Qu es la Gestin de Contratos?La Gestin de Contratos busca administrar eficazmente un acuerdo surgido entre dos partes para alcanzar unbeneficio mutuo. Esta disciplina es particularmente importante en los Contratos de Infraestructura para ProyectosIndustriales, de Energa, Minera y Obras Viales.

La Gestin de Contratos es una disciplina que forma partede la Gestin de Proyectos y se ocupa de administrar enforma eficiente las obligaciones que dos o ms partes hancontrado para desarrollar un servicio con xito.

Este acuerdo puede ser variado, simple o complejo, deacuerdo a lo que deseemos, por ejemplo:

Acuerdo para aprender a tocar piano.Acuerdo para disear y fabricar un auto/avin/etc.Acuerdo para construir una planta de celulosa/central hidroelctrica.

La base de la Gestin de Contratos se encuentra en el acuerdo, al cual nos referiremos comnmente como contrato oacuerdo entre las partes.

Para que el acuerdo sea efectivo deben cumplirse los siguientes criterios bsicos:

1. Las partes del contrato: Deben haber dos partes competentes para acordar el servicio a contratar (personas naturales y/opersonas jurdicas representadas legalmente).

2. El objeto del contrato: El objeto del servicio debe estar claramente definido, como tambin las responsabilidades ydeberes de cada parte. En otras palabras, la cosa o servicio por una parte y el precio por la otra.

3. La propuesta / oferta: La parte prestadora debe haber entregado una propuesta u oferta por el servicio a contratar.

4. La aceptacin: La parte que contrata el servicio debe haber aceptado formalmente, normalmente por escrito, la propuestade la parte prestadora.

Una vez que se cumplen estos cuatro puntos podemos hablar de un Contrato o Acuerdo entre las partes.

Para que un acuerdo sea efectivo debe cumplir con: Las partes del contrato, el objetodel contrato, la propuesta u oferta y la aceptacin.

Actualmente, en proyectos de Minera, Energa o Infraestructura Vial, los acuerdos estn asociados a Servicios de Ingeniera,Servicios de Construccin, Servicios de Mantencin y Contratos para Provisin de Equipos y/o Materiales.

Sin embargo, esta tendencia no siempre fue as. Hasta 1985, el 95% de las actividades eran realizadas directamente por laempresa mandante o dueo del recurso. Las grandes empresas pblicas, como Codelco, contaban dentro de su organizacincon departamentos de Ingeniera, Mantencin, Desarrollo y, por supuesto, toda la produccin y operacin de las minas sehaca con recursos propios. La contratacin o subcontratacin de servicios no exista en esa poca. El boom de lacontratacin de servicios que hoy conocemos no exista hace 25 aos.

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Unidad 1 - Qu es la Gestin de Contratos?-1-

En los siguientes grficos podremos observar el crecimiento de las empresas de servicios en la industria de la Minera.

Evolucin de las horas/hombre subcontratos en la Minera chilena (2001 2007 / - 2010)

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Cdigo Civil y Ley de SubcontratacinDesde el punto de vista legal, los administradores deben saber que todos los contratos estn regulados por el Cdigo Civil deChile, Libro IV, y adems deben cumplir con la nueva Ley de Subcontratacin N 20.123, que regula la relacin laboral yresponsabilidades entre empresas mandantes, contratistas y subcontratistas

El outsourcing o contratacin de servicios a terceros, como se mencion anteriormente, no exista 25 aos atrs. Sinembargo, en 1979 se promulg el Decreto N 16.757, que permiti a las empresas ampliar las funciones de lossubcontratistas a todas sus reas, terminando as con la exclusin de las labores inherentes a la produccin principal ypermanente de la organizacin, as como de las labores de reparacin o mantencin habituales de los equipos que impona laLey N 1.263, o Rgimen de Contratistas desde 1975. Es en ese entonces cuando aparece la figura del subcontratistaen Chile.

Los contratos estn regulados por el Cdigo Civil y, adems, deben cumplir con lanueva Ley de Subcontratacin N20.123.

Responsabilidades del Administrador de ContratosLa Gestin de Contratos es la administracin eficaz del servicio contratado, entendiendo por administrar el asegurar elcumplimiento de las obligaciones, seguir y controlar que el contrato se desarrolle segn lo estipulado en el documento delacuerdo, sin desviaciones.

Para ello, los contratos generalmente definen quienes sern los Administradores del Contrato o representantes de cada unade las partes. De esta forma, existe mayor claridad en las partes sobre quin es la persona responsable, que adems cuentacon la autoridad para suscribir modificaciones, intercambiar correspondencia y tratar los temas asociados al servicio.

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Dependiendo del tamao de la empresa o proyecto, la organizacin tambin puede contar con un departamento o personaespecfica para la Gestin de los Contratos (Contract Manager Contract Department) o esta funcin puede ser desarrolladapor el Project Manager (Gerente de Proyecto) o la Gerencia de Operaciones de la compaa.

Principio de Transparencia e IgualdadAl contratar un servicio deben cumplirse una serie de requisitos que aseguren la transparencia del proceso, es por ello que lascompaas hacen llamados a Licitacin en forma pblica a travs de los medios de prensa y, generalmente, se evitan lasasignaciones directas. En el caso de las empresas del Estado, stas deben cumplir obligatoriamente con el Reglamento deContratacin de Suministros y Servicios.

Es muy importante considerar las siguientes recomendaciones frente a un proceso de licitacin:

1. Evitar barreras de entrada: La competencia debe ser abierta y todas las empresas deben tener derecho a presentar unaoferta.2. Toda la informacin disponible debe ser accesible para todos los proponentes.3. Establecer metodologas de adjudicacin libres de discrecionalidad.4. Eficiencia Econmica: En general, debe adjudicarse a la mejor oferta econmica.

Ciclo de vida de la Administracin de Contratos

Como se muestra en la figura, el contrato nace con el requerimiento o solicitud del servicio, este requerimiento, llamadointernacionalmente RFP o RFQ (Request for Proposal or Request for Quotation), es el primer paso en el proceso decontratacin de un servicio, en algunas compaas este proceso lo lidera el Departamento de Compras en otras algunaDivisin especialmente creada para un proyecto especifico.

Es por ello que para algunos la Administracin del Contrato se inicia solo cuando este ya ha sido adjudicado, ya que todo elproceso de Seleccin, Licitacin y Adjudicacin lo ha realizado un equipo que opera desde la casa matriz de la compaa. Ennuestro caso, estudiaremos el proceso desde el RFP hasta su finiquito.

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1. Solicitud del servicio.2. Preparacin de los documentos.3. Invitacin a los proponentes4. Proceso de negociacin licitacin.5. Adjudicacin del contrato.6. Ejecucin del contrato.

a. Administracin de las obligaciones.

b. Administracin de los cambios.

c. Auditoras/Informes.

7. Finiquito del contrato.

Cada uno de estos puntos ser desarrollado en profundidad en los siguientes mdulos, sin embargo, es necesariocomprender en trminos generales de qu se trata cada uno de ellos:

Preparacin de Documentos: Corresponder a todos los documentos tcnicos y administrativos necesarios para definir elobjeto del contrato y las obligaciones de las partes. Tambin se incluirn los documentos necesarios que definen elprocedimiento de licitacin, negociacin y adjudicacin, como tambin las regulaciones para realizar cambios y resolverconflictos.

Invitacin a Participar: Es el documento oficial en que la empresa que contrata invita a los proveedores a participar delproceso de licitacin.

Proceso de Licitacin: Corresponde al proceso en que la empresa contratante entrega los documentos o Bases deLicitacin. Los proponentes hacen sus consultas, normalmente se hacen visitas a terreno y se entregan las aclaracionesnecesarias, para que posteriormente los proponentes puedan entregar las ofertas tcnicas y econmicas, compitiendo enigualdad de condiciones.

Adjudicacin: Es el resultado final del proceso de licitacin o negociacin. Es una carta oficial aceptando los servicios ycondiciones ofrecidas por el proponente adjudicado.

Por ejemplo, en noviembre de 2013, la compaa minera australiana BHP Billiton adjudic un contrato de energa a largoplazo al consorcio formado por Korea Southern Power Co. (Kospo) (65%) y Samsung C&T Corporation para desarrollar elproyecto Kelar.

Kelar, comprende la instalacin de una planta de generacin de ciclo combinado a gas natural de 517 MW y su infraestructuraasociada, en la localidad de Mejillones, ubicada 90 km. al norte de Antofagasta.

El consorcio elegido financiar el desarrollo del proyecto, que costar aproximadamente US$600 millones y su adjudicacinse realiz luego de un proceso de licitacin competitivo. Entre sus factores de xito destacan la experiencia internacional desus miembros en el desarrollo y operacin de plantas de energa y el apoyo de varias instituciones del Gobierno Coreano,como la Embajada de Corea, la Trade Investment Promotion Agency (Kotra) y el Export-Import Bank of Korea, el cual seespera que provea la mayor parte del financiamiento para el proyecto. (Ver noticia completa en Material Complementario:BHP Billiton adjudica contrato de Central Kelar).

Ejecucin del Contrato o Servicio: Periodo en la cual el proveedor adjudicado desarrolla las actividades o partes delencargo, comprende normalmente las etapas de Investigacin en Terreno, Diseo, Movilizacin de Equipos y Recursos yEjecucin de las obras. (Construccin, fabricacin u otro).

Finiquito: Documento firmado entre las partes que pone trmino al acuerdo entre las partes.

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En resumen...La Gestin de Contratos es parte de la Direccin de Proyectos y se ocupa deadministrar eficientemente las obligaciones contradas entre dos o ms partespara desarrollar un servicio con xito.La clave de la Gestin de Contratos est en el acuerdo o contrato entre laspartes.Para que el contrato sea efectivo deben cumplirse los siguientes puntos: Laspartes del contrato; el objeto del contrato; la propuesta u oferta y laaceptacin.Los contratos estn regulados por el Cdigo Civil y, adems, deben cumplir conla nueva Ley de Subcontratacin N20.123.Los contratos definen Administradores del contrato o representantes de cadauna de las partes, responsables los trminos del acuerdo y de sus temasasociados.Dependiendo de la empresa, se puede contar con una persona o departamentoespecfica para la Gestin de Contratos (Contract Manager ContractDepartament) o esta funcin puede desempearla el Project Manager o laGerencia de Operaciones. Generalmente, se evitan las asignaciones directas y se opta por las licitacionespblicas para asegurar la transparencia e igualdad en el proceso de lacontratacin de servicios.Las empresas del Estado deben cumplir obligatoriamente con el Reglamento deContratacin de Suministros y Servicios. El Ciclo de vida de la administracin de contratos est compuesto por: 1.Solicitud de servicio; 2.Preparacin de los documentos; 3. Invitacin de losproponentes; 4. Proceso de negociacin Licitacin; 5. Adjudicacin del contrato;6. Ejecucin del contrato y 7. Finiquito del contrato.

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