La carta

¿Que es una carta?Es un medio de comunicación escrito que un emisor

(remitente) envía a un receptor (destinatario). Generalmente se compone de: el encabezado, el numero consecutivo, la fecha, datos del destinatario ,el saludo, el texto, la despedida y el remitente o firma. La carta contiene un texto distinto para cada ocasión.

Tipos de carta1. Cartas de agradecimiento.

Son aquellas en las que expresamos nuestras más sinceras gracias por un favor realizado, por una ayuda prestada, por una hospitalidad recibida, etc. Aunque el teléfono ha dado al traste con la mayor parte de ellas.

2. Cartas de disculpa.

Aquellas cartas que escribimos para disculpar cierta incorrección, actitud o error cometido en el transcurso de un encuentro. Generalmente se da la razón por la que cometió el error o por la falta de asistencia.

3. Cartas de solicitud.

En determinadas ocasiones necesitamos información, datos sobre un producto o servicio, un empleo, etc. En todas ellas habrá que expresar de forma muy clara el objeto de la misma, de forma breve y clara. 

4. Cartas de felicitación. Si desarrollamos una mínima vida social, hay múltiples

ocasiones en las que poder felicitar. Desde el nacimiento de un nuevo bebé, hasta un ascenso en el trabajo, la obtención de un título académico, etc. Aunque la mayoría de ellas comparten una estructura común, podemos encontrar diferentes maneras de expresarlo por medios escritos.

5. Cartas de presentación.

Aunque son cartas que prácticamente no se utilizan el actualidad, en otros tiempos fueron muy utilizadas para darse a conocer en el nuevo entorno donde se iba a desarrollar nuestra vida laboral o profesional. Hoy día se utiliza la presentación personal, por que se juzga más conveniente y directa. No obstante si queremos hacer llegar más detalles nuestros, no está demás redactar una carta de presentación para nuestros superiores o compañeros de trabajo o profesión.

6. Cartas de invitación.

Aunque lo habitual es confeccionar una "invitación" para la mayor parte de celebraciones, existen muchas otras ocasiones en que invitamos a un reducido grupo de amigos, familiares o compañeros de trabajo y no se hace necesaria tal formalidad; si queremos algo más que una llamada telefónica, podemos recurrir a una carta de invitación.

CARACTERÍSTICAS DE UNA CARTA

La carta :

Es breve y precisa.

Se organiza con claridad, concisión, precisión y exactitud.

Busca dar información completa.

Recurre a un vocabulario exacto y cortés.

Usa oraciones completas organizadas correctamente.

No abrevia las palabras.

Utiliza una puntuación adecuada al sentido de lo que se quiere expresar.

PARTES DE LA CARTASe compone generalmente de:

El encabezamiento (membrete, dirección del destinario)

El numero consecutivo de la cartaLa fechaDatos del destinatarioSaludoTextoDespedidaRemitente o firma

EL ENCABEZAMIENTOEl encabezamiento abarca la parte superior de la carta.

Contiene siempre el membrete que cumple la función de etiqueta de presentación.

Además, incluye la fecha y la dirección de la persona que recibe la carta (receptor).

LA FECHALa fecha es uno de los elementos más importantes. Toda

carta tiene que ir fechada. Su colocación depende del tamaño de la carta.

En español el patrón a seguir es : día-mes-año. Ejemplo: 21 de abril de 2009. En inglés se usa el patrón mes-día-año y el mes se escribe en mayúscula. Ejemplo: May 15, 2009.

Datos del destinatariose escriben en el margen izquierdo del papel, a cuatro

espacios verticales después de la fecha. Esta información debe escribirse a espacio sencillo.

Incluye: el tratamiento del destinatario, nombre completo en mayúscula fija, cargo que desempeña en la empresa, nombre de la ciudad donde esta ubicada la empresa

saludoSon las frases de cortesía para iniciar la carta Es importante destacar que en el saludo los títulos no se

abrevian. Puede comenzar de la siguiente forma:Respetado(a) señor (a) _____________Estimado (a) señor (a) ______________Cordial saludoEn el blanco se escribe el nombre completo si es mujer o

apellido si es hombre, a quien va dirigida la carta.

textoEl texto de la carta es la parte más importante.

Es el mensaje que se presenta en la carta. Puede ser de carácter expositivo o argumentativo. Se ubica a dos espacios debajo del saludo. Es importante destacar que entre cada párrafo hay que dejar dos espacios verticales y se escriben a espacio sencillo.

despedidaEs la fórmula de cortesía con la cual cerramos el

mensaje o contenido de la carta. Se escribe a dos espacios de la última línea del texto. El uso de la coma dependerá de la puntuación que se utilice. Algunos ejemplos de una despedida lo son:

Atentamente Cordialmente Sinceramente Respetuosamente

Remitente o firmaEl remitente y la firma incluye el nombre, el título

o puesto de la persona que firma la carta. Dicha firma se escribe a cuatro espacios verticales después de la despedida.

EN ConclusiónEs importante que al momento en que decidas redactar

una carta conozcas que debe tener todas sus partes y comunicar lo que realmente deseas sin que el texto o cuerpo de la carta sea extenso. Además, debes tomar en consideración el formato a utilizar y la puntuación que ésta ha de llevar.

EL MEMORANDOEs un comunicado personalizado de carácter interno,

elaborado con el fin de informar, solicitar una acción determinada o llamar la atención sobre alguna situación, en particular.

CARACTERISTICASDebe ser cortoTema especificoProvee pautas de conducta interna

Partes del memorandoMembreteRazón social de la empresaNombre del documentoLa palabra memorando, puede colocarse en el centro o

al lado izquierdo de la hoja con mayúscula sostenida con un tamaño de letra mas grande y en negrilla

Componentes del memorando

Para: Nombre y cardo del destinatarioDe: Dependencia o cargo del remitenteAsunto: Tema central del comunicadoFecha: Día, mes y año del comunicadoFirma: Nombre del emisor del mensaje

El informeEs la respuesta a un requerimiento de un ejecutivo

de nivel jerárquico superior. Como tal, el informe da cuenta de la situación de un proyecto de investigación o de un proceso cualquiera en el cual está comprometida la empresa.

Estructura del informePortada: contiene el título del informe. Nombre del

autor o autores, ciudad y fecha. Índice: es igual al que se usa en un libro. Resumen: constituye la síntesis del trabajo o

proyecto. Introducción: incluye los antecedentes del

problema, los objetivos, la justificación y el contexto general, esto es, cómo y dónde se realizó la investigación o se desarrolló el proyecto.

Método: es una explicación de las técnicas que se usaron para la realización del trabajo.

Resultados: resumen los datos recolectados y el tratamiento que se les dio.

Análisis: exposición de los hechos, circunstancias y detalles que constituyen la verdadera razón de ser del trabajo.

Conclusiones, recomendaciones e implicaciones: en esta parte se derivan conclusiones, se hacen recomendaciones, bien sea para la toma de decisiones operativas o para nuevas investigaciones, y se analizan las implicaciones de la investigación

Bibliografía: sustento teórico en libros, documentos, revistas especializadas u otro tipo de publicación.

Apéndices: tablas o gráficos que amplían la información, glosario de términos y otros elementos que aclaren o refuercen el contenido del informe.

El actaEste documento tiene como objetivo dejar constancia

de lo acontecido, de los acuerdos o discrepancias a los que se han llegado en reuniones, sesiones, juntas o asambleas.

El acta supone un documento muy utilizado en muchas profesiones, no obstante, el profesional del secretariado deberá conocer la relevancia de este documento, el formato adecuado del mismo, sus reglas, etc. ya que a menudo, asistirá a reuniones de trabajo o juntas donde tenga que redactar un acta para dejar constancia de los puntos allí tratados.

Un acta deberá puede contener lo siguienteFecha, hora y lugar en la que se celebra la reunión

o junta.Cuando el acta lo formaliza una determinada

sociedad, deberá figurar el nombre de ésta.Nombre y apellidos de todos los convocados,

indicando quienes han asistido y quiénes no.Nombre y apellidos de encargado de presidir la

reunión o junta (el presidente).

Orden del día a tratar. En él se indicarán los puntos a tratar tratando de que éstos se relacionen por orden de tratamiento.

Se indicarán los acuerdos adoptados en la reunión o junta, pero también se podrán indicar aquellos aspectos o puntos en los que no se ha podido establecer un acuerdo.

Personas que han intervenido en el establecimiento de los acuerdos.

Cuando se trata de juntas, se deberá de indicar el número de asistentes con derecho a voto ya que no todos los presentes tienen derecho a voto, e incluso, hay asistentes que tienen derecho a votar pero su voto no resulta vinculante. Por otra parte, se indicará quiénes son las personas que votan personalmente o quiénes delegan su derecho de voto sobre otras (representantes) por medio de la autorización correspondiente.

Cierre y firmas del presidente o director y del

secretario o secretaria, siendo esta última persona la encargada de levantar el acta oficial, es decir, con la firma se entiende que el acta es aprobada en reunión.