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ELABORADO POR:

Ing. CESAR AUGUSTO RESTREPO MAZUERA

QUIROFANO CASALUD SAS

NIT. 800.222.727 – 0 COD P 6600100532

TIPO DE

DOCUMENTO PROCESO DE COMPRAS Y

MANEJO DE INVENTARIOS

DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS

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ENFERMERIA

FARMACIA

ADMINISTRACION

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1. INTRODUCCION

El presente documento, ilustra un proceso estándar que permite efectuar la compra de medicamentos, insumos y dispositivos médicos a los diferentes proveedores, entre los cuales se resalta como el más importante (EVEDISA); efectuando a su vez el control de los diferentes dispositivos médicos y medicamentos adquiridos y utilizados en los Stocks de las diferentes áreas o dependencias asistenciales de la Institución. Con lo cual se pretende entonces que el personal asistencial y administrativo tenga claro el procedimiento de manejo adecuado de los insumos y medicamentos a su cargo, de manera que permita el control de fechas de vencimiento, se pueda implementar el protocolo de FARMA Y TECNOVIGILANCIA, y de igual manera se facilite el proceso de inventario y se controlen los diferentes consumos de stocks de cada una de las diferentes bodegas. A su vez se facilitaría el control administrativo de los consumos por bodega, permitiría una toma de dediciones teniendo en cuenta los resultados de los inventarios para el caso de faltantes y/o sobrantes, permitiría el control de las cantidades exactas a reponer por bodega y adicionalmente facilitaría la alimentación del Software (XEMCO) de inventarios diariamente; con el fin de llevar un control estricto de la información en relación al inventario su interrelación directa con el modulo contable, al igual que con el módulo de facturación, lo cual permitiría un flujo de la información veraz y en tiempo real. Lo anteriormente enunciado le permitirá a la gerencia, el tener una herramienta de trabajo optima que le permita evitar los reprocesos de manera que la información fluya y que cada uno de los miembros que intervienen en la cadena del proceso tenga claridad en sus funciones, en el manejo documental, hacia quien debe dirigirse posteriormente la información y que documentos la acompañan, que controles deben implementarse para verificar la veracidad de la información generada y por ultimo establecer el responsable o los responsables en cada etapa del mismo. Se efectúa entonces una descripción global del proceso, para posteriormente efectuar una caracterización del mismo con un diagrama de flujo de procesos. Una vez clara la Ruta Crítica del Proceso, se efectúa una caracterización de los subprocesos o procedimientos, de manera que se describa de acuerdo al responsable, al área, a sus funciones, su participación en el mismo.


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2. OBJETIVOS

2.1. OBJETIVO GENERAL

Crear una herramienta de fácil entendimiento, que permita a las diferentes personas que intervienen en el proceso de compra, manejo y control de los medicamentos y dispositivos médicos en inventario de la Institución, entender cuál es su participación, cuáles son sus funciones, cuál es su responsabilidad y alcance dentro del mismo.

2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Efectuar un control estricto del inventario físico de las diferentes bodegas de medicamentos e insumos de la Institución.

Determinar un proceso de compras, que minimice el riesgo de eventos adversos en el uso de medicamentos y dispositivos médicos de dudosa procedencia.

Generar y propiciar una cultura en el personal en cuanto al manejo correcto de inventarios.

Usar la herramienta adquirida del módulo de inventarios de manera óptima (XEMCO).

Estandarizar el proceso de manejo y control de inventarios

Velar por uso adecuado y controlado de los bienes y pertenencias de la Institución

Obtener la información sistematizada en tiempo real a través de la herramienta XEMCO.

Mejorar el flujo y oportunidad de conocimiento de la información, de manera que se eliminen procesos o reprocesos innecesarios.


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3. GENERALIDADES

3.1. DESCRIPCION DEL SOFTWARE El Software utilizado en la Institución, es de la casa de Software de nombre XEMCO, el cual está compuesto por diferentes módulos, entre los cuales se encuentran:

Contabilidad

Facturación

Inventarios

Historias Clínicas

Gestión Hospitalaria

Cartera

Cada uno de los módulos descritos anteriormente se encuentran parametrizados y en funcionamiento desde el 1º de enero de 2010. Los módulos como facturación e inventarios funcionan con contabilidad en tiempo real. Lo anterior permite un flujo de información ágil y eficiente, facilitando la toma de decisiones, disminución del stock de inventario en las diferentes bodegas, adoptar políticas de pedidos a proveedores y el control de los diferentes stocks a nivel administrativo.

3.2. DESCRIPCION DE LAS DIFERENTES BODEGAS Para facilitar la comprensión del funcionamiento del sistema de inventarios, se definen a continuación las diferentes bodegas con su código respectivo, de acuerdo con el área de ubicación. Se definieron un total de 6 bodegas así: 01 ALMACEN (Farmacia) 02 SALAS DE CIRUGIA (Sala 1 y Sala 2). Unificadas 03 RECUPERACION - MED. DE CONTROL – CARRO DE PARO. Unificadas 04 CENTRAL DE ESTERILIZACION 05 NEVERA 06 RECUPERACION TARDIA


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Es de aclarar que se reestructuro la Hoja de Gastos, con la cual se Factura los diferentes consumos efectuados en cualquier procedimiento ya sea particular o de entidad. Teniendo en cuenta lo anterior, en la Hoja de Gastos, están descritos los medicamentos y dispositivos médicos exclusivamente de las bodegas 02, 03, 04, 05 y 06. Lo anterior, para facilitar el proceso de facturación, de acuerdo a la procedencia del consumo (Bodega 02-06) del medicamento o insumo.

Estas bodegas se interaccionan con la bodega 01, la cual es surtida principalmente por EVEDISA; funcionando como stocks en consignación surtiendo de los medicamentos y dispositivos médicos necesarios al almacén, para a su vez surtir las demás bodegas de acuerdo a sus necesidades de reposición, con respecto a los diferentes stocks definidos como política.

3.3. ALCANCE Y PERSONAL RESPONSABLE

3.3.1. PERSONAL DE FARMACIA

La Institución cuenta en la actualidad con una persona calificada de acuerdo a las exigencias normativas del MINISTERIO DE LA PROTECCION SOCIAL, en su Resolución Número 1403 de 2007, con referencia a la adopción del Manual de Condiciones Esenciales y Procedimientos dentro de un Servicio Farmacéutico y de acuerdo al nivel de complejidad de la Institución. Por lo tanto en cumplimiento de la normatividad, y en alianza estratégica con EVEDISA, para el suministro de los medicamentos y dispositivos médicos, se contrataron los servicios de un Regente de Farmacia en calidad de Director Técnico de Servicio Farmacéutico; con cargo a EVEDISA, quien es la persona responsable de efectuar los pedidos a EVEDISA y a los demás proveedores, con previa autorización de Gerencia, de la manipulación, dispensación de los diferentes medicamentos e insumos y a su vez de garantizar la existencia de los mismos, en las cantidades suficientes y garantizando su vida útil y fecha amplia de vencimiento.

La Directora Técnica del servicio Farmacéutico efectúa el abastecimiento de los diferentes medicamentos e insumos de las bodegas en consignación y demás proveedores a la Bodega 01. (Órdenes de Compra de Med. Y Disp. Médicos).

BODEGAS EN CONSIGNACION FARMACIA

EVEDISA OTROS PROVEEDORES


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La Directora Técnica del servicio Farmacéutico, efectúa el abastecimiento de los diferentes medicamentos y dispositivos médicos de la bodega 01, (Almacén) a las diferentes Bodegas de la Institución. 02, 03, 04, 05 y 06. (Traslados)

FARMACIA BODEGAS (STOCKS)

02 SALAS 1 Y 2

03 RECUPERACION – MEDICAMENTOS DE CONTROL Y CARRO DE PARO

04 CENTRAL DE MATERIALES

05 NEVERA

06 RECUPERACION TARDIA Reposición de Medicamentos y Dispositivos médicos a las diferentes Bodegas, basados en los formatos de Inventarios de cada una de las bodegas a reponer.

DIAGRAMA GENERAL DE ABASTECIMIENTO DE LA FARMACIA (BODEGA 01) Y DE REPOSICION DE LAS DIFERENTES BODEGAS EN STOCKS (02, 03, 04, 05 Y 06)

BODEGAS EN CONSIGNACION FARMACIA BODEGAS (STOCKS)

EVEDISA 02

03

04

OTROS 05 PROVEEDORES

06

3.3.2. PERSONAL ASISTENCIAL

La Institución cuenta con personal asistencial en horario laboral programado para ejecutar las labores correspondientes a realizar:


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3.3.2.1. PERSONAL ASISTENCIAL RECUPERACION TARDIA BODEGA (06)

Actualmente se cuenta con dos Auxiliares de Enfermería en el servicio de Recuperación Tardía y Preparación de pacientes, las cuales laboran en turnos de trabajo, contando con una programación flexible para efectuar los inventarios de los diferentes medicamentos e insumos de la bodega 06.

Dicho personal es responsable de efectuar los inventarios de manera periódica y de acuerdo a las necesidades de la Institución, bajo la supervisión de la Enfermera Jefe del servicio.

Una vez efectuados los inventarios de la Bodega 06, se deben suministrar dichos resultados a la Directora Técnica del Servicio Farmacéutico, para que dicho profesional efectué el proceso siguiente de traslado de medicamentos e insumos, en el sistema de Inventarios de XEMCO, de la bodega 01 (FARMACIA) previamente abastecida por EVEDISA y por otros proveedores en menor porcentaje, para posteriormente trasladarlos de la bodega (01) a la bodega (06), sumados, avalados y firmados por la Enfermera Jefe.

Una vez efectuada la reposición de los diferentes medicamentos e insumos, los cuales son suministrados por la Directora Técnica del Servicio de Farmacéutico, a la Bodega 06, el personal asistencial del servicio de Recuperación tardía, debe recibir dicha reposición, verificando que las cantidades concuerden con los faltantes para completar el Stock del servicio. Posterior a esto deberán acomodar en los lugares previamente destinados para tal fin, los diferentes medicamentos e insumos.

El personal asistencial del servicio además de lo anterior, deberá consignar en la Hoja de Gastos de cada paciente los diferentes Medicamentos y Dispositivos Médicos consumidos en el servicio en el recuadro destinado para la bodega 06. Con lo anterior se evitaría que la persona que factura con la Hoja de Gastos, pueda equivocarse de bodega, afectando los inventarios de otras bodegas.

3.3.2.2. PERSONAL ASISTENCIAL SALAS DE CIRUGIA BODEGA (02)

Actualmente se cuenta con tres Auxiliares de Enfermería y con dos Instrumentadoras Quirúrgicas en el servicio de Cirugía (Sala 1 y Sala 2), las cuales laboran en turnos de trabajo, contando con una programación flexible para efectuar los inventarios de los diferentes medicamentos e insumos de la bodega 02.


Una vez efectuados los inventarios de la Bodega 02, se deben suministrar dichos resultados a la Directora Técnica del Servicio Farmacéutico, para que dicho profesional efectué el proceso siguiente de traslado de medicamentos e insumos, en el sistema de Inventarios de XEMCO, de la bodega 01 (FARMACIA), previamente abastecida por EVEDISA y por otros proveedores en menor porcentaje, para posteriormente


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trasladarlos de la bodega (01a la bodega (02), sumados, avalados y firmados por la Enfermera Jefe.

Una vez efectuada la reposición de los diferentes medicamentos e insumos, los cuales son suministrados por la Directora Técnica del Servicio de Farmacéutico, a la Bodega 02, el personal asistencial del servicio de Cirugía, debe recibir dicha reposición, verificando que las cantidades concuerden con los faltantes para completar el Stock del servicio. Posterior a esto deberán acomodar en los lugares previamente destinados para tal fin, los diferentes medicamentos e insumos.

El personal asistencial del servicio además de lo anterior, deberá consignar en la Hoja de Gastos de cada paciente los diferentes medicamentos e insumos consumidos en cada una de las salas en el recuadro destinado para la bodega 02. Con lo anterior se evitaría que la persona que factura con la Hoja de Gastos, pueda equivocarse de bodega, afectando los inventarios.

La Enfermera Jefe elabora unas asignaciones, donde programa a cada uno de los recursos la tarea y el área que le corresponde, con relación a los inventarios físicos.

3.3.2.3. PERSONAL ASISTENCIAL (RECUPERACION, MEDICAMENTOS DE CONTROL Y CARRO DE PARO 03) – (CENTRAL 04) – (NEVERA 05)

Actualmente se cuenta con tres Auxiliares de Enfermería del servicio de cirugía y con dos Auxiliares de Enfermería del servicio de recuperación tardía, las cuales laboran en turnos de trabajo, contando con una programación flexible para efectuar los inventarios de los diferentes medicamentos e insumos de la bodega 03, 04 Y 05.


Una vez efectuados los inventarios de las Bodegas (03, 04 y 05) se deben suministrar dichos resultados a la Directora Técnica del Servicio Farmacéutico, para que dicho profesional efectué el proceso siguiente de traslado de medicamentos e insumos, en el sistema de Inventarios de XEMCO, de la bodega 01 (FARMACIA) previamente abastecida por EVEDISA y por otros proveedores en menor porcentaje, para posteriormente trasladarlos de la bodega (01) a las bodegas (03, 04 y 05), sumados, avalados y firmados por la Enfermera Jefe.

Una vez efectuada la reposición de los diferentes medicamentos e insumos, los cuales son suministrados por la Directora Técnica del Servicio de Farmacéutico, a las Bodegas (03, 04 y 05) el personal asistencial encargado, debe recibir dicha reposición, verificando que las cantidades concuerden con los faltantes para completar el Stock del servicio. Posterior a esto deberán acomodar en los lugares previamente destinados para tal fin, los diferentes medicamentos e insumos.

El personal asistencial del servicio además de lo anterior, deberá consignar en la Hoja de Gastos de cada paciente los diferentes medicamentos y dispositivos médicos consumidos en cada una de las salas en el recuadro destinado para la bodega 03, 04


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y/o 05. Con lo anterior se evitaría que la persona que factura con la Hoja de Gastos, pueda equivocarse de bodega, afectando los inventarios.

La Enfermera Jefe elabora unas asignaciones, donde programa a cada uno de los recursos la tarea y el área que le corresponde, con relación a los inventarios.

3.4. DOCUMENTOS DE CONTROL Y MANEJO DE LOS MEDICAMENTOS E INSUMOS

Los documentos se utilizan de acuerdo con, el pedido, el despacho al área de consumo y al control necesario.

3.4.1. BODEGA 01 (FARMACIA), BODEGAS (02, 03, 04, 05, 06) Y PROVEEDORES (EVEDISA Y OTROS PROVEEDORES)

Los documentos utilizados en la farmacia son de dos tipos:

3.4.1.1. SOPORTES DE INGRESO DE MEDICAMENTOS O INSUMOS

Es claro que a la Bodega 01 (farmacia) le surte de medicamentos e insumos principalmente (EVEDISA y otros proveedores). En algunos casos es en la modalidad de crédito, o de contado.

Es importante efectuar un inventario físico a fin de mes de la Bodega 01 (Farmacia). Lo anterior facilita el control de los consumos de los diferentes medicamentos e insumos en la Institución, a su vez que el control de la facturación de las bodegas en consignación a fin de mes (proveedores). Teniendo en cuenta lo anterior, el primer documento que se genera es una relación de medicamentos e insumos (Inventario físico), por EVEDISA), el cual contiene una descripción del medicamento y dispositivo medico en la primera columna, en la segunda columna contiene la cantidad relacionada como Stock mínimo, en la tercera columna la relación del conteo de las cantidades físicas y en la cuarta columna la relación por diferencia de los faltantes a reponer para completar el stock inicial. Dicho inventario se efectúa a cargo de la persona que maneja la bodega 01 (Director Técnico de Servicio Farmacéutico).

Después de identificar las cantidades a reponer por parte de EVEDISA y los demás proveedores, se elaboran dos documentos, con los cuales soportan la reposición de cada stock en consignación. Los documentos probables son: Una Remisión o una factura previas a una orden de compra autorizada por la Gerencia y/o Enfermera Jefe del servicio. Estos dos documentos deben ser recibidos por la Directora Técnica del Servicio Farmacéutico, con el objetivo de verificar que las cantidades relacionadas en las Remisiones o facturas, coincidan con las físicas entregadas y con la respectiva orden de compra. Una vez esto se verifique, la Directora técnica del Servicio Farmacéutico dará el visto bueno a cada documento ingresado al módulo de inventarios de XEMCO, las cantidades relacionadas en la Remisión y/o Factura, de acuerdo a cada bodega en consignación, mediante firma y sello del mismo y posteriormente se los entregara oportunamente a la Auxiliar Contable, quien efectuara el proceso posterior contable.


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Una vez abastecidas todas las bodegas en consignación y el Almacén 01 (Farmacia). Estarán listas para atender los requerimientos de las bodegas de la Institución así: Al momento que una de las bodegas (01, 02, 03, 04, 05 y 06) requiera una reposición para completar su Stock. La Directora técnica del Servicio Farmacéutico, deberá elaborar un documento a llamar “ORDEN DE COMPRA”, partiendo de la idea que EVEDISA posee los medicamentos y dispositivos médicos necesarios. Este documento seria el soporte para el abastecimiento de los medicamentos y dispositivos médicos de cada una de las bodegas de acuerdo a las requisiciones efectuadas por las bodegas internas del servicio (02, 03, 04, 05 y 06). Posteriormente, con el formato de Requisición, se traslada de la bodega en consignación 01, dándole salida al medicamento y/o dispositivo médico de la bodega en consignación correspondiente en el Software XEMCO y posteriormente se ingresan esas cantidades a las Bodegas 02, 03, 04, 05 y 06. BODEGAS EN CONSIGNACION FARMACIA BODEGAS (STOCKS)

DOCUMENTOS DOCUMENTOS DOCUMENTOS

1. FOR. INVENTARIOS 1. REPOSICIONES FISICAS 1. INVENTARIOS

2. REMISIONES (DOCUMENTO GENERADO 2. FORMATO DE RE 3. FACTURAS POR SOFTWARE) QUISICION INVEN.

4. ORDEN DE COMPRA 2. REPOSICIONES EXTEM- 3.REQUISICIONES EX

(TRASLADOS) SOFT PORANEAS (PENDIENTES) TEMPORANEAS WARE XEMCO. X15 3. ORDEN DE COMPRA 4. HOJA DE GASTOS

4. INVENTARIOS

5. FORM. VENTA DE MEDIC.

SALIDA DE INVENTARIOS

EVEDISA 02

03

04

OTROS 05 PROVEEDORES

06

Cada uno de los documentos son soportes de que efectivamente se realizó la operación compra, de traslado, de ingreso o salida del medicamento o insumo, por tal razón deben estar avalados por las personas que intervienen en el proceso, mediante firma y sello.


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01

4. DESCRIPCION DE LA RUTA CRÍTICA DE LOS MEDICAMENTOS E INSUMOS

(1) (2) (3)

(6) (5) (4)

CONVENCIONES DOCUMENTOS XEMCO

DOCUMENTO C01: ENVIO DEL PROVEEDOR DE PEDIDO FACTURADO SIN REMISION

PREVIA

DOCUMENTO C02: ENVIO DEL PROVEEDOR DE PEDIDO FACTURADO CON REMISION

PREVIA

DOCUMENTO C03: ENVIO DEL PROVEEDOR DE PEDIDO UNICAMENTE CON

REMISION

TRASLADOS DE BODEGA 01 ALMACEN A LAS BODEGAS (02, 03, 04, 05 Y 06):

DOCUEMNTO X 17


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INGRESO O

COMPRA A BODEGA 01 DE

MEDICAMENTOS Y

DISP. MED. DE BODEGAS

EVEDISA Y OTROS.

DOCUMENTO DE

INGRESO DE

FACTURAS Y REMISIONES. C01,

C02 Y C03

TRASLADO DE

BODEGA 01 DE

MEDICAMENTOS

Y DISP. MED. A

LAS BODEGAS 02,

03, 04, 05 Y 06.

INVENTARIOS,

DOCUMENTOS DE

REPOSICION DE

INVENTARIO

(TRASLADO) X 17

CONSUMO DE

MEDICAMENTOS

E INSUMOS EN

LAS BODEGAS 02,

03, 04, 05 Y 06

GENERACION DE

HOJAS DE

GASTOS

FACTURACION DE

LOS

MEDICAMENTOS E

INSUMOS

CONSUMIDOS EN

LAS BODEGAS 02,

03, 04, 05 Y 06

HOJAS DE GASTOS

PROCESO DE

FACTURACION

INVENTARIO DE

LOS

MEDICAMENTOS E

INSUMOS

CONSUMIDOS EN

LAS BODEGAS 01,

02, 03, 04, 05, 06 Y

DOCUMENTO DE

INVENTARIO

REPOSICION DE

LOS

MEDICAMENTOS E

INSUMOS

CONSUMIDOS EN

LAS BODEGAS 02,

03, 04, 05, 06

DOCUMENTO DE

REPOSICION,

FACTURAS

REMISIONES

ORDEN DE

COMPRA

5. DESCRIPCION DEL PROCESO DE COMPRA, MANEJO DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS DE LA INSTITUCION

5.1. CARACTERIZACION DEL PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO Y COMPRA DE MEDICAMENTOS E INSUMOS EN CONSIGNACION EVEDISA

PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE

1 Generar listado del inventario a fin de mes de los Medicamentos y Dispositivos Médicos en stock, desde el aplicativo sistematizado de EVEDISA.

REGENTE DE FARMACIA

2 Revisar mediante conteo físico de los diferentes medicamentos y dispositivos médicos del Stock en consignación de EVEDISA en los estantes, contra las cantidades del listado impreso.

REGENTE DE FARMACIA

3 Verificar que coincidan las cantidades de medicamentos y dispositivos médicos; físicos existentes a la fecha de elaboración del Inventario, contra el listado.

REGENTE DE FARMACIA

4 Verificar que se efectué el inventario de los medicamentos e insumos en consignación, en su totalidad.

REGENTE DE FARMACIA

5 Detectar las cantidades de medicamentos y dispositivos médicos con inconsistencias (faltantes o sobrantes)

REGENTE DE FARMACIA

6 Revisar las causas de las diferencias, corregirlas y justificarlas en el sistema de EVEDISA.

REGENTE DE FARMACIA

7 Determinar los medicamentos e insumos a solicitar a EVEDISA, de acuerdo a las necesidades de la Institución

REGENTE DE FARMACIA

8 Efectuar pedido de los medicamentos y dispositivos médicos necesarios a través de la Intranet con EVEDISA. O vía telefónica con otro proveedor.

REGENTE DE FARMACIA


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5.1.1. FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO Y COMPRA DE MEDICAMENTOS E INSUMOS EN CONSIGNACION DE EVEDISA

Personal responsable: REGENTE DE FARMACIA

GENERAR LISTADO DEL INVENTARIO A FIN DE MES DE LOS MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS EN STOCK, DESDE EL APLICATIVO SISTEMATIZADO DE EVEDISA. (REGENTE)

REVISAR MEDIANTE CONTEO FÍSICO DE LOS DIFERENTES MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS DEL STOCK EN CONSIGNACIÓN DE EVEDISA EN LOS ESTANTES, CONTRA LAS CANTIDADES DEL LISTADO IMPRESO. (REGENTE) OPERACION

DEMORA VERIFICAR QUE COINCIDAN LAS CANTIDADES DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS; FÍSICOS REGISTRO EXISTENTES A LA FECHA DE ELABORACIÓN DEL

INVENTARIO, CONTRA EL LISTADO. (REGENTE)

INSPECCION TRANSPORTE VERIFICAR QUE SE EFECTUÉ EL INVENTARIO DE LOS MEDICAMENTOS E INSUMOS EN CONSIGNACIÓN, EN SU PREPARACION TOTALIDAD. (REGENTE)

FIN

DETECTAR LAS CANTIDADES DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS CON INCONSISTENCIAS (FALTANTES O SOBRANTES) (REGENTE)

REVISAR LAS CAUSAS DE LAS DIFERENCIAS, CORREGIRLAS Y JUSTIFICARLAS EN EL SISTEMA DE EVEDISA. (REGENTE)

DETERMINAR LOS MEDICAMENTOS E INSUMOS A SOLICITAR A EVEDISA, DE ACUERDO A LAS NECESIDADES DE LA INSTITUCIÓN (REGENTE)

EFECTUAR PEDIDO DE LOS MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS NECESARIOS A TRAVÉS DE LA INTRANET CON EVEDISA. O VÍA

TELEFÓNICA CON OTRO PROVEEDOR. (REGENTE)

FIN


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5.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS DE FARMACIA BODEGA 01 PROPIOS

5.2.1. CARACTERIZACION DEL PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO Y COMPRA DE MEDICAMENTOS E INSUMOS PROPIOS DE FARMACIA BODEGA 01


1 Generar el formato de inventarios de medicamentos y dispositivos médicos de farmacia Bodega 01, el último día de cada mes.

REGENTE DE FARMACIA

2 Iniciar el conteo de los diferentes medicamentos e insumos del Stock propio de la Bodega 01, en el orden alfabético registrado en el formato de inventario.

REGENTE DE FARMACIA

3 Registrar en el Formato de Inventario físico, las cantidades de medicamentos existentes a la fecha de elaboración del Inventario de la Bodega 01.

REGENTE DE FARMACIA

4 Verificar que se efectué el inventario de los medicamentos y dispositivos médicos en su totalidad.

REGENTE DE FARMACIA

5 Generar un listado con el inventario de la bodega 01 del módulo de inventarios sistematizado XEMCO, para compararlo con el físico y detectar diferencias.

REGENTE DE FARMACIA

6 Elaborar el Formato de Orden de Compra de la Bodega 01, de acuerdo a las cantidades faltantes a reponer en dicha bodega, de acuerdo a las políticas de pedidos y necesidad.

REGENTE DE FARMACIA

7 Verificar cuales son los ajustes de inventario necesarios, para que las cantidades arrojadas por el inventario físico coincidan con las cantidades arrojadas en el listado del sistema XEMCO.

REGENTE DE FARMACIA

8 Efectuar los ajustes correspondientes en el módulo de inventarios XEMCO, con la autorización de Gerencia y la explicación pertinente.

REGENTE DE FARMACIA

9 Enviar formato de Orden de Compra a los diferentes proveedores, solicitando los medicamentos y dispositivos médicos requeridos en la farmacia. Bodega 01.

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5.2.2. FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO Y COMPRA DE MEDICAMENTOS E INSUMOS PROPIOS DE FARMACIA BODEGA 01


GENERAR EL FORMATO DE INVENTARIOS DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS DE FARMACIA BODEGA 01, EL ÚLTIMO DÍA DE CADA MES (REGENTE)

INICIAR EL CONTEO DE LOS DIFERENTES MEDICAMENTOS Y DISP. MED. DEL STOCK PROPIO DE LA FARMACIA (REGENTE)

REGISTRAR EN EL FORMATO DE INVENTARIO, LAS CANTIDADES DE MEDICAMENTOS EXISTENTES A LA FECHA DE ELABORACIÓN DEL INVENTARIO (REGENTE)

VERIFICAR QUE SE EFECTUÉ EL INVENTARIO DE LOS MEDICAMENTOS Y DISP. MED. EN SU TOTALIDAD

(REGENTE)

GENERAR UN LISTADO CON EL INVENTARIO DE LA BODEGA 01 DEL MODULO DE INVENTARIOS SISTEMATIZADO XEMCO, PARA COMPARARLO CON EL FÍSICO Y DETECTAR DIFERENCIAS. (REGENTE)

ELABORAR EL FORMATO DE ORDEN DE COMPRA DE LA BODEGA 01, DE ACUERDO A LAS CANTIDADES FALTANTES A

REPONER EN DICHA BODEGA. (REGENTE)

VERIFICAR CUALES SON LOS AJUSTES DE INVENTARIO NECESARIOS, PARA QUE LAS CANTIDADES ARROJADAS POR EL

INVENTARIO FÍSICO COINCIDAN CON LAS CANTIDADES ARROJADAS EN EL LISTADO DEL SISTEMA XEMCO. (REGENTE)

EFECTUAR LOS AJUSTES CORRESPONDIENTES EN EL MODULO DE INVENTARIOS XEMCO, CON LA AUTORIZACIÓN DE GERENCIA Y LA

EXPLICACIÓN PERTINENTE (REGENTE)


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TIPO DE




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5.0

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ELABORACION

25/07/16

ENVIAR FORMATO DE ORDEN DE COMPRA A LOS DIFERENTES PROVEEDORES, SOLICITANDO LOS MEDICAMENTOS E INSUMOS

REQUERIDOS EN LA FARMACIA. BODEGA 01. (REGENTE)

FIN


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5.3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS DE LA FARMACIA BODEGA 01

5.3.1. CARACTERIZACION DEL PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS DE EVEDISA Y OTROS PROVEEDORES) A LA FARMACIA BODEGA 01


1 Recepcionar los medicamentos y dispositivos médicos enviados por EVEDISA y los proveedores; según la relación en la Orden de Compra, revisando cantidades, descripción, concepto, fecha de vencimiento y estado de la mercancía, contra la Remisión o Factura. Aplicar protocolo de Recepción Técnica de Medicamentos y Dispositivos Médicos

REGENTE DE FARMACIA

2 Ubicar los Medicamentos y Dispositivos Médicos en los estantes y/o lugares destinados y apropiados para tal fin en la farmacia. Aplicando el Protocolo de Clasificación Medica de Dispositivos Médicos

REGENTE DE FARMACIA

3 Aplicar el protocolo de Control de factores Ambientales para conservar los medicamentos en buen estado durante el almacenamiento en la farmacia.

REGENTE DE FARMACIA

4 Ingresar al sistema en el módulo de inventarios del Software de XEMCO, de manera oportuna y cuidadosa las Remisiones y/o Facturas correspondientes a la reposición del Stock de la bodega 01.

REGENTE DE FARMACIA


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25/07/16

5.3.2. FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE MEDICAMENTOS E INSUMOS DE (OTROS PROVEEDORES) A LA BODEGA 01


RECEPCIONAR LOS MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS ENVIADOS POR EVEDISA Y LOS PROVEEDORES; SEGÚN LA

RELACIÓN EN LA ORDEN DE COMPRA, REVISANDO CANTIDADES, DESCRIPCIÓN, CONCEPTO, FECHA DE VENCIMIENTO Y ESTADO DE

LA MERCANCÍA, CONTRA LA REMISIÓN O FACTURA. APLICAR PROTOCOLO DE RECEPCIÓN TÉCNICA DE MEDICAMENTOS Y

DISPOSITIVOS MÉDICOS (REGENTE)

UBICAR LOS MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS EN LOS ESTANTES Y/O LUGARES DESTINADOS Y APROPIADOS PARA TAL

FIN EN LA FARMACIA. APLICANDO EL PROTOCOLO DE CLASIFICACIÓN MEDICA DE DISPOSITIVOS MÉDICOS (REGENTE)

APLICAR EL PROTOCOLO DE CONTROL DE FACTORES AMBIENTALES PARA CONSERVAR LOS MEDICAMENTOS EN BUEN ESTADO DURANTE EL ALMACENAMIENTO EN LA FARMACIA. (REGENTE)

INGRESAR AL SISTEMA EN EL MODULO DE INVENTARIOS DEL SOFTWARE DE XEMCO, DE MANERA OPORTUNA Y CUIDADOSA LAS REMISIONES Y/O FACTURAS CORRESPONDIENTES A LA REPOSICIÓN DEL

STOCK DE LA BODEGA 01. (REGENTE)

FIN


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5.4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS DE LAS BODEGAS (02, 03, 04, 05 Y 06)

5.4.1. CARACTERIZACION DEL PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS DE LAS BODEGAS (02, 03, 04, 05 Y 06)


1 Imprimir cada uno de los formatos de inventario de las Bodegas (02, 03, 04, 05 y 06) y entregarlo al personal asignado. Para elaborar el Inventario el último día del mes.

ENFERMERA JEFE

2 Iniciar el conteo de los diferentes medicamentos e insumos del Stock de las diferentes bodegas (02, 03, 04, 05 y 06), según la asignación efectuada por la Enfermera Jefe, en el orden alfabético registrado en el formato de inventario.

AUXILIAR DE ENFERMERIA,

INSTRUMENTADORA

3 Verificar simultáneamente al conteo de cada medicamento y/o insumo la fecha de vencimiento del mismo cada mes.


INSTRUMENTADORA

4 Reportar en relación adjunta al inventario, a la enfermera Jefe, el nombre del medicamento, la cantidad y la fecha próxima cercana de su vencimiento.


INSTRUMENTADORA

5 Registrar en el Formato de Inventario, las cantidades de medicamentos existentes a la fecha de elaboración del Inventario de cada una de las Bodegas (02, 03, 04, 05 y 06).


INSTRUMENTADORA

6 Verificar que se efectué el inventario de los medicamentos e insumos en su totalidad, comparándolo con el stock de cada Bodega (02, 03, 04, 05 y 06).


INSTRUMENTADORA

7 Entregar a la Enfermera jefe el Inventario físico, radicado en el formato, el mismo día de elaboración del inventario (El último día de cada mes).


INSTRUMENTADORA

8 Efectuar revisión final del formato de inventario elaborado, con firma y sello.

ENFERMERA JEFE

9 Entregar oportunamente al siguiente día hábil. El formato de inventario a la Directora Técnica del Servicio Farmacéutico.

ENFERMERA JEFE


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25/07/16

5.4.2. FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS DE LAS BODEGAS (02, 03, 04, 05 Y 06)

PERSONAL RESPONSABLE: REGENTE, INSTRUMENTADORA Y AUXILIAR DE ENFERMERÍA

MPRIMIR CADA UNO DE LOS FORMATOS DE INVENTARIO DE LAS

BODEGAS (02, 03, 04, 05 Y 06) Y ENTREGARLO AL PERSONAL ASIGNADO. PARA ELABORAR EL INVENTARIO EL ULTIMO DÍA DEL

MES. (ENFERMERA JEFE)

INICIAR EL CONTEO DE LOS DIFERENTES MEDICAMENTOS E INSUMOS DEL STOCK DE LAS DIFERENTES BODEGAS (02, 03, 04, 05 Y 06), SEGUN LA ASIGNACIÓN EFECTUADA POR LA ENFERMERA JEFE, EN EL ORDEN ALFABÉTICO REGISTRADO EN EL FORMATO DE INVENTARIO. (AUX. ENFERMERIA, INSTRUMENTADORA)

VERIFICAR SIMULTÁNEAMENTE AL CONTEO DE CADA

MEDICAMENTO Y/O INSUMO LA FECHA DE VENCIMIENTO DEL MISMO. (INSTRUMENTADORA Y AUX. ENFERMERIA)

REPORTAR EN EL INVENTARIO, A LA ENFERMERA JEFE, EL NOMBRE DEL MEDICAMENTO, LA CANTIDAD Y LA FECHA PRÓXIMA CERCANA DE VENCIMIENTO. (INSTRUMENTADORA Y AUX. ENFERMERIA) OPERACION

DEMORA REGISTRAR EN EL FORMATO DE INVENTARIO, LAS CANTIDADES DE MEDICAMENTOS EXISTENTES A LA FECHA DE ELABORACIÓN DEL INVENTARIO (INSTRUMENTADORA Y AUX. ENFERMERIA) REGISTRO

VERIFICAR QUE SE EFECTUÉ EL INVENTARIO DE LOS MEDICAMENTOS E INSUMOS EN SU TOTALIDAD

INSPECCION (INSTRUMENTADORA Y AUX. ENFERMERIA) TRANSPORTE ENTREGAR A LA ENFERMERA JEFE EL INVENTARIO FÍSICO, RADICADO EN EL FORMATO. (INSTRUMENTADORA Y AUX. ENFERMERIA) PREPARACION

FIN ENTREGAR EL FORMATO DE INVENTARIO ELABORADO, REVISADO Y AVALANDO SU VERACIDAD, CON FIRMA Y

SELLO A LA REGENTE. (ENFERMERA JEFE)

FIN


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5.5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE REPOSICION DE MEDICAMENTOS E INSUMOS DE FARMACIA (BODEGA 01) A LAS BODEGAS (02, 03, 04, 05 Y 06)

5.5.1. CARACTERIZACION DEL PROCEDIMIENTO DE REPOSICION DE MEDICAMENTOS E INSUMOS DE FARMACIA BODEGA (01) A LAS BODEGAS (02, 03, 04, 05 Y 06)


1 Diligenciar con firma y sello, diariamente formato de REQUISICION de medicamentos y dispositivos médicos, de acuerdo a las necesidades del servicio para las Bodegas (02, 03, 04, 05 y 06).

ENFERMERA JEFE

2 Llevar y entregar a la Regente de Farmacia los formatos de REQUISICION de medicamentos y dispositivos médicos a reponer, marcada por bodega (02, 03, 04, 05 y 06), según el caso.

AUXILIAR DE ENFERMERIA

3 Disponer la canastilla especifica a reponer, marcada por bodega (02, 03, 04, 05 y 06) respectivamente, para iniciar el proceso de reposición física en la Farmacia.

REGENTE DE FARMACIA

4 Guardar los formatos de Requisición de medicamentos y dispositivos médicos en archivo temporal, para posterior revisión y/o descargue en software de XEMCO.

REGENTE DE FARMACIA

5 Elaborar formato de Orden de Compra, en caso que el medicamento y/o dispositivo medico a reponer no se encuentre en existencia en la farmacia.

REGENTE DE FARMACIA

6 Archivar temporalmente las órdenes de compra para soporte de pedido con la facturación del proveedor.

REGENTE DE FARMACIA

7 Dispensar el medicamento o insumo del estante, vitrina, nevera de la Bodega 01 (FARMACIA), en las cantidades justas a reponer a las Bodegas (02, 03, 04, 05 y 06).

REGENTE DE FARMACIA

8 Depositar cada uno de los medicamentos o insumos en la canastilla correspondiente, en las cantidades exactas a reponer por Bodega (02, 03, 04, 05 y 06).

REGENTE DE FARMACIA


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9 Detectar los medicamentos e insumos con cantidades pendientes por reponer en su totalidad en cada una de las Bodegas (02, 03, 04, 05 y 06). Y reportarlos en el formato de reposición, señalado como pendientes a reponer.

REGENTE DE FARMACIA

10 Efectuar el descargue en el Software de inventarios de XEMCO. Como Reposición real de las Bodegas (02, 03, 04, 05 y 06).

REGENTE DE FARMACIA

11 Regularizar los pendientes al día hábil siguiente, diligenciando el Formato de Reposición de Pendientes, entregando copia a la Enfermera Jefe y para dar de baja de la Bodega de EVEDISA en el módulo de inventarios.

REGENTE DE FARMACIA

12 Llevar y Entregar al personal asignado por la Enfermera Jefe, copia de la reposición física de los diferentes medicamentos e insumos con la canastilla correspondiente a las Bodegas (02, 03, 04, 05 y 06), Revisando uno a uno lo recibido y firmando el formato de reposición como recibido.

REGENTE DE FARMACIA

13 Acomodar en los recipientes específicos, estantes o vitrinas marcadas, uno a uno los medicamentos e insumos de la reposición en las bodegas (02, 03, 04, 05 y 06) correspondientes verificando la cantidad recibida.

AUXILIARES DE ENFERMERIA

INSTRUMENTADORASENFERMERA JEFE


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25/07/16

5.5.2. FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO REPOSICION DE MEDICAMENTOS E INSUMOS DE FARMACIA (BODEGA 01) A LAS BODEGAS (02, 03, 04, 05 Y 06)

Personal responsable: DIRECTOR TECNICO DE SERVICIO FARMACEUTICO, INSTRUMENTADORA, ENFERMERA JEFE Y AUXILIAR DE ENFERMERIA.

DILIGENCIAR CON FIRMA Y SELLO, DIARIAMENTE FORMATO DE REQUISICION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS, DE

ACUERDO A LAS NECESIDADES DEL SERVICIO PARA LAS BODEGAS (02, 03, 04, 05 Y 06). (ENFERMERA JEFE)

LLEVAR Y ENTREGAR A LA REGENTE DE FARMACIA LOS

FORMATOS DE REQUISICION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS A REPONER, MARCADA POR BODEGA (02, 03, 04, 05 Y 06),

SEGÚN EL CASO. (AUXILIAR DE ENFERMERIA)

DISPONER LA CANASTILLA ESPECIFICA A REPONER, MARCADA

POR BODEGA (02, 03, 04, 05 Y 06) RESPECTIVAMENTE, PARA INICIAR EL PROCESO DE REPOSICIÓN FÍSICA EN LA

FARMACIA.AJUSTES. (REGENTE)

GUARDAR LOS FORMATOS DE REQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS EN ARCHIVO TEMPORAL, PARA

POSTERIOR REVISIÓN Y/O DESCARGUE EN SOFTWARE DE XEMCO. (REGENTE)

ELABORAR FORMATO DE ORDEN DE COMPRA, EN CASO QUE EL MEDICAMENTO Y/O DISPOSITIVO MEDICO A REPONER NO SE ENCUENTRE EN EXISTENCIA EN LA FARMACIA. (REGENTE)

ARCHIVAR TEMPORALMENTE LAS ÓRDENES DE COMPRA PARA SOPORTE DE PEDIDO CON LA FACTURACIÓN DEL PROVEEDOR. (REGENTE)

DISPENSAR EL MEDICAMENTO O INSUMO DEL ESTANTE, VITRINA, NEVERA DE LA BODEGA 01 (FARMACIA), EN LAS CANTIDADES JUSTAS A REPONER A LAS BODEGAS (02, 03, 04, 05 Y 06). (REGENTE)

DEPOSITAR EL MEDICAMENTO O INSUMO EN LA CANASTILLA CORRESPONDIENTE, EN LAS CANTIDADES EXACTAS A

REPONER. (REGENTE)


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DETECTAR LOS MEDICAMENTOS E INSUMOS CON CANTIDADES

PENDIENTES POR REPONER EN SU TOTALIDAD EN CADA UNA DE LAS BODEGAS (02, 03, 04, 05 Y 06). Y REPORTARLOS EN EL

FORMATO DE REPOSICIÓN, SEÑALADO COMO PENDIENTES A REPONER. (REGENTE)

EFECTUAR EL DESCARGUE EN EL SOFTWARE DE INVENTARIOS DE XEMCO. COMO REPOSICIÓN REAL DE LAS BODEGAS (02, 03, 04, 05 Y 06). (REGENTE)

REGULARIZAR LOS PENDIENTES AL DÍA HÁBIL SIGUIENTE, DILIGENCIANDO EL FORMATO DE REPOSICIÓN DE PENDIENTES,

ENTREGANDO COPIA A LA ENFERMERA JEFE Y PARA DAR DE BAJA DE LA BODEGA DE EVEDISA EN EL MODULO DE INVENTARIOS

(REGENTE)

ENTREGAR AL PERSONAL ASIGNADO POR LA ENFERMERA

JEFE, COPIA DE LA REPOSICIÓN FÍSICA DE LOS DIFERENTES MEDICAMENTOS E INSUMOS

CON LA CANASTILLA CORRESPONDIENTE, QUIEN FIRMA EL

FORMATO DE REPOSICIÓN COMO RECIBIDO. (REGENTE Y PERSONAL ASIGNADO)

ACOMODAR EN LOS RECIPIENTES ESPECÍFICOS, ESTANTES O

VITRINAS MARCADAS, UNO A UNO LOS MEDICAMENTOS E INSUMOS DE LA REPOSICIÓN EN LAS BODEGAS (02, 03, 04, 05 Y 06)

CORRESPONDIENTES. (AUXILIAR DE ENFERMERIA INSTRUMENTADORA)

FIN


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5.6. PROCESO DE SALIDA DE “INSUMOS CONSUMIBLES NO FACTURABLES” DE LA BODEGA 01 (ALMACEN) CONSUMIDOS EN LA BODEGA 04 (CENTRAL)

5.6.1. CARACTERIZACION DEL PROCEDIMIENTO DE SALIDA DE “INSUMOS CONSUMIBLES NO FACTURABLES” DE LA BODEGA 01 (ALMACEN) CONSUMIDOS EN LA BODEGA 04 (CENTRAL)

NOTA: Se caracterizan por ser insumos cuyo empaque es en galón. Isodine Solución, Isodine Espuma, entre otros.


1 Elaborar documento de REQUISICION de insumos, describiendo el tipo o clase de insumo agotado en su totalidad y solicitando uno nuevo. Firma de quien solicita.

AUXILIAR DE ENFERMERIA -

ENFERMERA JEFE- INSTRUMENTADORA

2 Entregar a la Enfermera Jefe el formato debidamente diligenciado.

AUXILIAR DE ENFERMERIA

INSTRUMENTADORA

3 Revisar el formato de REQUISICION del insumo consumible y autorizar dicha solicitud, con su firma y sello.

ENFERMERA JEFE

4 Entregar oportunamente y debidamente autorizado, el documento de salida del insumo consumido a la Directora Técnica del Servicio Farmacéutico

ENFERMERA JEFE

6 Verificar que el insumo consumible solicitado, se encuentre en la Institución. Lo anterior, con fin de proceder a efectuar la Orden de compra en caso que no se posea; de efectuar el respectivo traslado de la bodega 01, en el caso que se encuentre en consignación para proceder a su despacho inmediato, a la bodega 04.

REGENTE DE FARMACIA

7 Efectuar el descargue en el Software de inventarios de XEMCO. Como Reposición real de la Bodega (04), según documento de salida de insumo consumible no facturable, efectuando los traslados respectivos si es necesario de la bodega 01 a la bodega 04.

En caso que insumo consumible no facturable, se hubiese solicitado a otro proveedor, se debe efectuar el proceso de ingreso al sistema por medio de factura o remisión y posteriormente reponerlo de la bodega 01 a la bodega 04.

REGENTE DE FARMACIA


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8 Llevar hasta el servicio y entregar al personal que la Enfermera Jefe disponga el insumo, con el formato de entrega respectivo

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5.6.2. FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO DE SALIDA DE “INSUMOS CONSUMIBLES NO FACTURABLES” DE LA BODEGA 01 (ALMACEN) CONSUMIDOS EN LA BODEGA 04 (CENTRAL)

Personal responsable: DIRECTOR TECNICO DE SERVICIO FARMACEUTICO

ELABORAR DOCUMENTO DE SALIDA DE MEDICAMENTOS E

INSUMOS, DESCRIBIENDO EL TIPO O CLASE DE INSUMO AGOTADO EN SU TOTALIDAD Y SOLICITANDO UNO NUEVO. FIRMA DE QUIEN

SOLICITA. (ENFERMERA JEFE, AUXILIAR DE ENFERMERIA, INSTRUMENTADORA)

ENTREGAR A LA ENFERMERA JEFE EL FORMATO DEBIDAMENTE

DILIGENCIADO. (AUXILIAR DE ENFERMERIA, INSTRUMENTADORA)

REVISAR LA SOLICITUD EN EL DOCUMENTO DE SALIDA DEL INSUMO CONSUMIBLE Y AUTORIZAR DICHA SOLICITUD,

CON SU FIRMA Y SELLO. (ENFERMERA JEFE)

ENTREGAR OPORTUNAMENTE Y DEBIDAMENTE

AUTORIZADO, EL DOCUMENTO DE SALIDA DEL INSUMO CONSUMIDO A LA DIRECTORA TÉCNICA DEL SERVICIO

FARMACÉUTICO (ENFERMERA JEFE)

VERIFICAR QUE EL INSUMO CONSUMIBLE SOLICITADO, SE ENCUENTRE EN LA INSTITUCIÓN. LO ANTERIOR, CON FIN DE

PROCEDER A EFECTUAR LA ORDEN DE COMPRA EN CASO QUE NO SE POSEA; DE EFECTUAR EL RESPECTIVO TRASLADO DE LAS BODEGAS (90, 91 Y 92) A LA BODEGA 01, EN EL CASO QUE SE

ENCUENTRE EN CONSIGNACIÓN O PARA PROCEDER A SU DESPACHO INMEDIATO, EN CASO QUE SE ENCUENTRE EN LA

BODEGA 01. (REGENTE)

EFECTUAR EL DESCARGUE EN EL SOFTWARE DE INVENTARIOS DE XEMCO. COMO REPOSICIÓN REAL DE

LA BODEGA (04), SEGÚN DOCUMENTO DE SALIDA DE INSUMO CONSUMIBLE NO FACTURABLE, EFECTUANDO

LOS TRASLADOS RESPECTIVOS DE LA BODEGA 01.

EN CASO QUE EL INSUMO CONSUMIBLE NO FACTURABLE SE POSEA EN LA BODEGA 01, EN CASO QUE INSUMO CONSUMIBLE NO FACTURABLE, PROCEDER A EFECTUAR SE HUBIESE SOLICITADO A OTRO PROVEEDOR, SE

REPOSICIÓN EN XEMCO, DEBE EFECTUAR EL PROCESO DE INGRESO AL SISTEMA POR

TRASLADANDO DE LA BODEGA 01 MEDIO DE FACTURA O REMISIÓN Y POSTERIORMENTE

A LA BODEGA 04. REPONERLO DE LA BODEGA 01 A LA BODEGA 04


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LLEVAR HASTA EL SERVICIO Y ENTREGAR AL PERSONAL QUE LA ENFERMERA JEFE DISPONGA EL INSUMO, CON EL FORMATO DE ENTREGA RESPECTIVO (REGENTE)

FIN


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6. RECOMENDACIONES

Efectuar muestreo del stock de inventarios de cada una de las Bodegas (02, 03, 04, 05 y 06), una vez se hubiese efectuado la reposición, para confirmar que el stock se encuentre cuadrado, en caso que no este cuadrado, revisar consumo de hojas de gastos o conteo de inventarios contra reposición.

Efectuar un muestreo periódico (MENSUAL) de los medicamentos e insumos de la bodega (01) almacén; comparativamente con los datos arrojados por el software de inventarios EVEDISA, contra el físico.

Los muestreos para control de inventarios, se deben efectuar por tipo o clase de medicamento y/o dispositivo médico. Ejemplo: Muestreo de suturas, muestreo de analgésicos, Muestreo de Anestésicos, entre otros.

Aplicar los lineamientos y parámetros de la Resolución Numero 1403 de 2007, expedida por le MINISTERIO DE LA PROTECCION SOCIAL, para el manejo, dispensación y control de los diferentes medicamentos e insumos en la Institución.

Efectuar el control diario de los medicamentos de control, verificando que efectivamente se le de el uso adecuado y que estén soportados con los formatos de control expedidos por el Fondo Nacional de Estupefacientes, revisando firma del anestesiólogo o Medico Cirujano, que ordena el medicamento de control. Ajustándose a los lineamientos del protocolo de manejo de medicamentos de control.


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TABLA DE CONTENIDO

Pag.

1. INTRODUCCION ....................................................................................................................................................... 2

2. OBJETIVOS .............................................................................................................................................................. 3

2.1. OBJETIVO GENERAL ....................................................................................................................................... 3 2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS .............................................................................................................................. 3

3. GENERALIDADES .................................................................................................................................................... 4

3.1. DESCRIPCION DEL SOFTWARE ..................................................................................................................... 4 3.2. DESCRIPCION DE LAS DIFERENTES BODEGAS ........................................................................................... 4 3.3. ALCANCE Y PERSONAL RESPONSABLE ....................................................................................................... 5

3.3.1. PERSONAL DE FARMACIA ....................................................................................................................... 5 3.3.2. PERSONAL ASISTENCIAL ........................................................................................................................ 6 3.3.2.1. PERSONAL ASISTENCIAL RECUPERACION TARDIA BODEGA (06) .............................................. 7 3.3.2.2. PERSONAL ASISTENCIAL SALAS DE CIRUGIA BODEGA (02) ......................................................... 7 3.3.2.3. PERSONAL ASISTENCIAL (RECUPERACION, MEDICAMENTOS DE CONTROL Y CARRO DE PARO 03) – (CENTRAL 04) – (NEVERA 05) ...................................................................................................... 8

3.4. DOCUMENTOS DE CONTROL Y MANEJO DE LOS MEDICAMENTOS E INSUMOS ..................................... 9 3.4.1. BODEGA 01 (FARMACIA), BODEGAS (02, 03, 04, 05, 06) Y PROVEEDORES (EVEDISA Y OTROS PROVEEDORES) ................................................................................................................................................. 9 3.4.1.1. SOPORTES DE INGRESO DE MEDICAMENTOS O INSUMOS ........................................................... 9

4. DESCRIPCION DE LA RUTA CRÍTICA DE LOS MEDICAMENTOS E INSUMOS............................................... 11

5. DESCRIPCION DEL PROCESO DE COMPRA, MANEJO DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS DE LA INSTITUCION .................................................................................................................................................. 12

5.1. CARACTERIZACION DEL PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO Y COMPRA DE MEDICAMENTOS E

INSUMOS EN CONSIGNACION EVEDISA ............................................................................................................ 12 5.1.1. FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO Y COMPRA DE MEDICAMENTOS E INSUMOS

EN CONSIGNACION DE EVEDISA ........................................................................................................................ 13 5.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS DE

FARMACIA BODEGA 01 PROPIOS ....................................................................................................................... 14 5.2.1. CARACTERIZACION DEL PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO Y COMPRA DE MEDICAMENTOS E

INSUMOS PROPIOS DE FARMACIA BODEGA 01 ................................................................................................ 14 5.2.2. FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO Y COMPRA DE MEDICAMENTOS E INSUMOS

PROPIOS DE FARMACIA BODEGA 01 .................................................................................................................. 15 5.3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS

MEDICOS DE LA FARMACIA BODEGA 01 ............................................................................................................ 17 5.3.1. CARACTERIZACION DEL PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS

MEDICOS DE EVEDISA Y OTROS PROVEEDORES) A LA FARMACIA BODEGA 01 ......................................... 17 5.3.2. FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE MEDICAMENTOS E INSUMOS DE (OTROS PROVEEDORES) A LA BODEGA 01 ................................................................................................. 18

5.4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS DE LAS

BODEGAS (02, 03, 04, 05 Y 06) .............................................................................................................................. 19 5.4.1. CARACTERIZACION DEL PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS DE LAS BODEGAS (02, 03, 04, 05 Y 06) .......................................................................................................... 19 5.4.2. FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS DE LAS BODEGAS (02, 03, 04, 05 Y 06) ........................................................................................................................ 20

PERSONAL RESPONSABLE: REGENTE, INSTRUMENTADORA Y AUXILIAR DE ENFERMERÍA .................... 20


NIT. 800.222.727 – 0 COD P 6600100532

TIPO DE




AREA

RESPONSABLE CIRUGIA

ENFERMERIA

FARMACIA

ADMINISTRACION

CÓDIGO

AC PCMD - 001

VERSIÓN

5.0

FECHA DE

ELABORACION

25/07/16

5.5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE REPOSICION DE MEDICAMENTOS E INSUMOS DE

FARMACIA (BODEGA 01) A LAS BODEGAS (02, 03, 04, 05 Y 06) ....................................................................... 21 5.5.1. CARACTERIZACION DEL PROCEDIMIENTO DE REPOSICION DE MEDICAMENTOS E INSUMOS DE FARMACIA BODEGA (01) A LAS BODEGAS (02, 03, 04, 05 Y 06) .......................................................... 21 5.5.2. FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO REPOSICION DE MEDICAMENTOS E INSUMOS DE FARMACIA (BODEGA 01) A LAS BODEGAS (02, 03, 04, 05 Y 06) ................................................................. 23

5.6. PROCESO DE SALIDA DE “INSUMOS CONSUMIBLES NO FACTURABLES” DE LA BODEGA 01

(ALMACEN) CONSUMIDOS EN LA BODEGA 04 (CENTRAL) ............................................................................... 25 5.6.1. CARACTERIZACION DEL PROCEDIMIENTO DE SALIDA DE “INSUMOS CONSUMIBLES NO

FACTURABLES” DE LA BODEGA 01 (ALMACEN) CONSUMIDOS EN LA BODEGA 04 (CENTRAL) .................. 25 5.6.2. FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO DE SALIDA DE “INSUMOS CONSUMIBLES NO FACTURABLES” DE LA BODEGA 01 (ALMACEN) CONSUMIDOS EN LA BODEGA 04 (CENTRAL) .............................................. 27

6. RECOMENDACIONES ........................................................................................................................................... 29


NIT. 800.222.727 – 0

COD P 6600100532

TIPO DE

DOCUMENTO PROCESO DE COMPRAS Y MANEJO DE INVENTARIOS

DE MEDICAMENTOS Y

DISPOSITIVOS MEDICOS

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ENFERMERIA

FARMACIA

ADMINISTRACION

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AC PCMD - 001

VERSIÓN

5.0

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ELABORACION

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ANEXOS


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5.0

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ANEXO No. 1. FORMATO DE REQUISICION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS


NIT. 800.222.727 – 0 COD P 6600100532

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5.0

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25/07/16

ANEXO No. 2. FORMATO DE ORDENES DE COMPRA DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS


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VERSIÓN

5.0

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ELABORACION

25/07/16

ANEXO No. 3. FORMATO DE INVENTARIO DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS


NIT. 800.222.727 – 0 COD P 6600100532

TIPO DE




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QUIROFANO CASALUD AREA SAS TIPO DE AC …quirofanocasalud.com/app/webroot/js/tiny_mce3/kcfinder/upload/file... · de los miembros que intervienen en la cadena del proceso tenga claridad