q.z. - Portal de Transparencia Regional Madre de Diostransparencia.regionmadrededios.gob.pe/descarga...El Memorando Nº 1172-2016-GOREMAD/GRPPYAT, de fecha 15 de julio del 2016;

COPIA FIEL DEL ORIGINAL

GOBIER N O REGIONAL DE MADRE DE DIOS ~ .J ~ Jirón Cusco N' 351 - Puerto Mald onado ~-•. · · ,

Teléf.: (0051) (082) 571199 / 572546 - Fax: (0051 ) (082) 571199 ,. · Website: www.regiunmadrededios.gob.pe - E-mail: regionmddp@regionmadrededios. gob.pe f;. ,

"AÑO DE LA CONSOLl!JACION DEL MAR DE GRAU" " MADRE DE DIOS, C.O.PITAL DE LA BIODIVERSIDAD DEL PERÚ"

RESOLUCIÓN EJECUTIVA REGIONAL Nº \q.z. -2016-GOREMAD/GR.

Puerto Maldonado, O· 2 AGO. lUlb VISTO: El Memorando Nº 1172-2016-GOREMAD/GRPPYAT, de fecha 15 de julio del 2016;

informe Té,cnico Nº 018-2016-GOREMAD-GRPPYAT/SGDIEI de fecha 14 de julio del 2016 ; Informe Nº 088-2016-GOREMAD/ORA de fecha 11 de julio del 2016; Proyecto de Directiva sobre directiva de Normas para la contratación de bienes y servicios iguales o inferiores a ocho unidades impositivas tributarias para el Gobierno Regional de Madre de Dios; y,

CONSIDERANDO:

Que, los Gobiernos Regionales son personas de Derecho Público, con autonomía política , económica, y administrativa; teniendo por misión, organizar y conducir la gestión pública regional, de acuerdo a sus competencias exclusivas, compartidas y delegadas en el marco de las políticas regionales y sectoriales, para la contribución al desarrollo integral t.--sostenible de la Región.

Que, mediante Memorando Nº 1172-2016-GOREMAD/GRPPYAT, de fecha 15 de julio del 2016, el Gerente Regional de Planeam iento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial , solicita se apruebe mediante acto resolutivo la directiva sobre Normas para la contratación de bienes y servicios iguales o inferiores a ocho unidades impositivas tributarias para el Gobierno Regional de Madre de Dios, la misma que cuenta con opinión favorable de la Sub Gerencia de Desarroll o Institucional del Gobierno Regional de Madre de Dios .

Que el literal a) del artícu lo 5 de la Ley N° 30225 - Ley de Contrataciones del Estado, ~blece que están sujetos a supervisión del Organismo Supervisor de las Contrataciones (OSCE) los siguientes supuestos excluidos de la aplicación de la Ley: Las contracciones cuyos montos sean iguales o inferiores a ocho Unidades Impositivas Tributarias , vigentes al momento de la Transacción. Lo señalado en el presente literal no es aplicable a la contrataciones de bienes y servicios incluidos en el Catalogo electrónico del Acuerdo Marco.

Que, mediante Informe Técnico Nº 018-2016-GOREMAD-GRPPYAT/SGDIEI de fecha 14 de julio del 2016 la Sub Gerencia de Desarrollo Institucional e Informática del Gobierno Regional Madre de Dios concluye con opin ión favorable, para la aprobación de la propuesta de directiva sobre sobre Normas para la contratación de bienes y servicios iguales o inferiores a ocho unidades impositivas tributarias para el Gobierno Regional de Madre de Dios, siendo acorde con la Estructura esquemática de una directiva , encontrándose enmarcada en la normativa de la finalidad.

Que, el Reglamento de Organ iz9ción y Funciones - ROF del Gobierno Regional de Madre de Dios , aprobado mediante Ordenanza Regional Nº 007-2012-GRMDD/CR, respecto a las atribuciones del Presidente Regional, en el inciso i) del artículo 27° señala: "Aprobar las Normas y Directivas Reglament~rias de Organización y Funciones de las dependencias admin istrativas del Gobierno Regional ", concordante con los incisos h) y n) del artículo 2,1 ºdela Ley Nº 27867, Le·y Orgánica de los Gobiernos Regionales.

5

Que es necesario establecer los procedimientos que permitan atender de manera oportuna los requerimientos de bienes y servicios que requieran las diferentes áreas usuarias del Gobierno Regional de Madre de Dios, cuyos montos sean iguales o menores a ocho (8)

.;/

GOBIERNO REG I O NAL DE MADRE DE DIOS Jirón Cusc a Nº 351 - Puerto Maldonado

Teléf . (0051) (082) 571199 / 572G46 - Fax: (0051) (082) 571 199 Website: www.regiorimadr~1jec:! ios .gob.pe - E-n1.=ti i: regionmddp@iegionmadrededios .gob.pe

"AÑO DE LA CONSOLIDACION DEL MAR DE GRAU" "MADRE CE DIOS, CAPITAL DE LA 8IOD1VERS1DAD DEL PERÚ"

~ , J r ~ ~ -~'t:._ ..,.r_;_

unidades impositivas tributarias y que se encuentren fuera del ámbito de aplicación de la Ley de Contrataciones del Estado Nº 30225, y estando a que la finalidad de la indicada directiva es la de contribuir el uso eficiente y eficaz de los fondos públicos asignadm; al Gobierno Region;al de Madre de Dios , para la adquisición de bienes y contratación de servicios mediante mecanismos transparentes , en forma oportuna y bajo las mejores cond icioner. de precio y calidad ; y estando al objetivo de la directiva cua l es el de regular el proced imiento para la adquisición de bienes y contratación de servicios, cuyos montos sean iguales o inferiores a ocho (8) unidades impositivas Tributarias (UIT); a fin de garantizar que se efectué en condiciones de eficacia, eficiencia, celeridad, economía y calidad , e'l estricta aplicación de los criterios de simplicidad, austeridad , concentración y ahorro en uso de los fondos público~; que te han sido asignados al Gobierno Regional de Madre de Dios ; por consiguiente la propuesta de directiva sobre Normas para la Ccntratación de bienes y servicios iguales o inferiores a ocho Unidades Impositivas Tributarias para el Gobierno Regional de Madre de Dics, debe de ser aprobado.

Con las visaciones de la Oficina Regional de Asesoría Jurídica, Oficia Re~ iona l de Adm in istración , Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento ::e.r-ritorial , Gerencia Reg ional de Infraestructura, Gerencia Regional de Desarrollo Económ ico ,

Gerencia Reg ional de Desarrollo Social , Gerencia Regional de Recursos Naturales y Gestión del Medio Ambiente y la Gerencia General Regional del Gobierno Regional de Madre de Dios ; y en uso de las facultades conferidas por la Ley N° 27783 Ley de Bases de la Descentralización y sus modificatorias, Ley N° 27867, Ley Orgánica de los Gobiernos Regionales y sus modificatorias, la Resolución Nº 3801 -2014-J NE y la Credencial de fecha 22 de Diciembre del 2014, emitidas por el Jurado Nacional de Elecciones .

SE RESUELVE:

ARTICULO PRIMERO.- APROBAR la Directiva denominada "Normas para la Contratación de Bienes y Servicios iguales o inferiores a ocho Un idades Impositivas Tributarias para el Gobierno RegiQDal de Madre de Dios".

ARTICULO SEGUNDO.- DISPONER que la Oficina Regional de Administración sea la responsable de la implementación de la Directiva aprobada mediante el presente acto resolutivo.

ARTICULO TERCERO.- DISPONER la publicación de la presente Resolución en el Portal Web de la Entidad .

REGÍSTRESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE --

~ "'~n~ ~ ,, Bº

I. OBJETIVO

60BIBRNO RK€ÜONAI. Dfi MADRE. DE DIOS "Año de la Consolidación de! Mar de Grau" "Madre de Dios, Capital de la Biodiversidad de! Perú"

DIRECTIVA Nº OZ -2016-GOREMAD-GR

N ormar el procedimiento de bienes y servicios menores o iguales a ocho (8) Unidades Impositivas Tributarias - UIT realizadas del Gobierno Regional de Madre de Dios; salvo que se trate de bienes y servicios incluidos por Acuerdo Marco.

II. FINALIDAD Establecer los lineamientos a seguir para las contrataciones directas de bienes y servicios fuera del ámbito de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento cuyos montos sean iguales o inferiores a las 8 UIT.

__ BASE LEGAL >"' Ley 28716 Ley de Control Interno de las Entidades del Est...1.cl.o

>"' Ley Nº 28411 Le y General del Sistema.Nacional de Presupuesto.

>"' Ley de Presupuesto vigente para el ejercicio presupuesta! >"' Ley Nº 30225, Ley de Contrataciones del Estado, y sus modificatorias.

>"' Ley del Procedimiento Administrativo General - Ley Nº 27444. >"' la Ley Nº 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales, >"' Resolución Contraloría Nº 320-2006-CG, Normas de Control Interno del

Sector Público

>"' Reglamento de Organización y Funciones

Las referidas normas incluyen sus respectivas disposiciones ampliatorias, modificatorias y conexas, de ser el ca.so .

IV. ALCANCE La. presente Directiva es de aplicación obligatoria para las Unidades Orgánicas del Gobierno Regional de Madre de Dios, siendo responsable de su ejecución la Oficina Regional de Administración a través de la Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares.

V. DISPOSICIONES GENERALES. 5.1 Las contrataciones por montos iguales o inferior~s a ocho (08) Unidades

Impositivas Tributarias -UIT, son aquellas adquisiciones no programa.bles en el Plan Anual de Contrataciones - PAC, que se realizan mediante acciones directas no encontrándose sujetas al cumplimiento de los irequisitos de la Ley de Contrataciones del Estado.

5.2 Las contrataciones cuyos montos sean iguales o inferiores a. 8 UIT constituyen un supuesto excluido del ámbito de aplicación de la normativa. de contratación pública sujeto a supervisión, por lo que el OSCE, conforme a los criterios establecidos para ello, podrá verificar, entre otros aspectos, que la Entidad no haya incurrido en una vulneración a la prohibición de fraccionamiento

(

! -/-

,.......-o.r • .,'"U ··o ~ ~

i 60BIERNO RE6lONAL D-R MADRE. DR DIOS

"Año de la Consolidación del Mar de Grau" "Madre de Dios, Capital de la Biodiversidad del Perú"

5.3 Para efectuar las referidas contrataciones, con independencia de su monto, la de la Oficina de Abastecimiento Y. Servicios Auxiliares. verificará la no configuración de los impedimentos previstos en la normativa de contratación pública.

5.4 Para efectuar las referidas contrataciones, a los proveedores les aplica la obligación de contar con inscripción . vigente en el Registro Nacional de Proveedores, salvo en aquellas cuyos montos sean iguales o inferiores a una Unidad Impositiva Tributaria (1 UIT). Siendo responsabilidad de la de la Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares su cumplimiento de dicho requisito. .

5.5 Las áreas usuarias mediante docun~ento expreso dirigido a la Oficina Hegional de Administración, designarán a una persona que actuará como responsable de los requerimientos de bienes y servicios ante la de la Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares, quien coordinará respecto del trámite de su requerimiento desde su presentación hasta su atención.

5.6 Las áreas usuarias, serán responsables de realizar el requerimiento, debiendo obligatoriamente adjuntar los siguientes documentos:

5.6.1 . Requerimiento según fonnc).to establecido. 5.6.2. Especificaciones técnicas o ténninos de referencia de los bienes y

servicios a contratar definiendo con precisión sus características y cantidades en relación a sus objetivos, funciones u operatividad.

5.6.3. Reglamentos técnicos, normas metrológicas y/o sanitarias nacionales aprobadas, de ser el caso.

5 .6 .4. Disponibilidad Presupuesta..!, cuando corresponda. 5.6.5. Otros.

5.7 Es responsabilidad del Área Usuaria verificar previamente que la contratación directa del bien y servicio no se requiera de manera continua o periódica por un plazo no menor a un (1) año, en cuyo caso comunicará a la de la Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares, a efecto que esta última determine si el valor total estimado no supera las 8 UIT. Es responsabilidad del área usuaria no dividir los requerimientos de bienes y servicios para dar lugar a una o varias contrataciones menores a 8 UIT.

5.8 El área usuaria es la responsable ele constatar que la contratación directa. del bien y/o servicio requerido no se encuentre prevista en el Plan Anual de Contrataciones (PAC) de la Entidad registrado en el SEACE, en cuyo caso debaá formular el requerimiento correspondiente para que se convoque al respectivo procedimiento de contratación. Ninguna Unidad Orgánica de la Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares, en ningún caso podrán optar por este procedimiento de contratación de bienes y servicios; para evitar la re.:Jizaóón de los procedimientos de selección sei'iala¡los en la Ley de Contrataciones del Estado, ya que estarían tr;:insgredienclo la prohibición de fraccionamiento de

las contrataciones.

5.1 O La de la Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares deberá llevar un expediente del proceso de contratación, el que debe ordenar, archivar y preservar la documentación que respalda las actuaciones realizadas desde la

16

,;f;:~~'.:~) Ir:'.:~· ·,.· _; \ oJ f~d ~< ;) /.01 lro '" #!' o -~ \'.), ~ ... ,}5

G'oBÉRI'\;"

60BIBRNO RR6IONAL DE MADRE. DE DIOS "Año de la Consolidación del Mar de Grau" "Madre de Dios, Capital de la Biodiversidad del Perú"

fmmulación del requerimiento del área usuaria hasta el cumplimiento total de las obligaciones derivadas del contrato.

5 .11 La contratación de bienes o servicios m a y o r a 1 UIT hasta 8 UIT, como mínimo deberá contar con dos (2) cotizaciones que satisfagan las especificaciones técnicas y/o términos de referencia solicitadas por el área usuana.

5.12 Solo se requerirá de una (1) cotización o una (1) sola propuesta, en los siguientes casos:

5.12.1 La contratación de bienes o servicios por montos hasta 1 UIT, siempre y cuando el proveedor satisfaga las especificaciones técnicas y/o términos de referencia solicitadas por el área usuaria.

5.12.2 Para la contratación de servicio de arrendamiento de bienes inmuebles.

5.12.3 La contratación de bienes y servicios, cuando exista la necesidad urgente de la Entidad de continuar con la ejecución de las prestaciones no ejecutadas derivadas de un contrato resuelto, siempre que se haya invitado a: los demás postores que participaron en el procedimiento de seleccipn y no hubiese obtenido aceptación a dicha invitación y el monto total a pagarse no supere las 8 UIT, contándose previamente con la conformidad del área usuaria.

5.12.4 La contratación de bienes y servicios no programables e imprevistos de carácter urgente que permitan la atención inmediata de acciones que por naturaleza de la.s funciones y adecuado cumplimiento de los objetivos pongan en riesgo o paralice el servicio que presta la Entidad a la población, sin ; perjuicio de la determinación de responsabilidades si la situación fue generada por negligencia inexcusable del funcionario o servidor de la Entidad.

5.12.5 La Contratación de Bienes y Servicios que puedan obtenerse de un determinado prov,eedor que posea derechos exclusivos respecto de ellos.

5 .13 La presente Directiva no es de aplicación para:

5.13.1 La contratación de notarios públicos para que· ejerzan funciones prevista en la Ley de Contrataciones cid Estado y su Reglamento, entre otros.

5.13.2 Los semc10s contratados por conciliadores, árbitros, centro de conciliación, instituciones arbitrales y demás derivados de la función

5.13.3

--------conciliatoria y arbitral.

Las contrataciones que deban proveedor, por mandato expreso jurisdiccional.

realizarse con determinado ele la Ley o ele la autoridad

5.13.4 La contratación de servicios públicos, siempre que no exista la posibilidad de contratar con m~s de un proveedor.

5.13.5 Por los servicios de inspecciones técnicas de seguridad en defensa civil.

En estos supuestos bastarA la autorización cld responsable de adquisiciones

l~

-~;, ....... ..-,.o , .e: <.:>f.n~ ~..,_,. - ·-- ·-:A.

~

(q~·J.'·' ,.->t s.,: "'P )

G> .(,¡ q~.... .._,.'\~ .!

1

6.0BIEF..NO IU::(UONl>..L DE. MADaE. DE. DIOS "Año de la Consolidación del Mar de Grau" "Madre de Dios, Capital de la Biodiversidad del Perú"

Y el jefe de abastecimiento mediante ia. suscripción de la respec::iva orden de compra y ordenes de servicio.

5.14 Será causal de nulidad de la contratación cuando no se haya utilizado los procedimientos previstos en la. presente Directiva, pese a que la contratación se encontraba bajo su ámbito de aplicación.

5.15 No obstante lo expuesto en el numeral precedente, de ser el c.aso que la Entidad se haya beneficiado con las prestaciones ejecutadas por el proveedor contratado de forma irregular, y en aplicación de los principios generales que vedan el enriquecimiento indebido, le corresponde a la Oficina Regional de Administración evaluar y resolver mediante acto resolutivo si corresponde reconocer el íntegro del precio de mercado; sin perjuicio de la determinación de responsabilidades del funcionario o funcionarios involucrados en la contratación irregular.

5.16 La Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares es competente para devolver el requerimiento indicando las observaciones del caso, y cuando advierta que el objeto de la contratación corresponde aplicar la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.

5.17 La Oficina de Contabilidad es la responsable de efectuar la verificación documentaria (control previo) y registro contable de la contratación así como de realizar las fases de devengado SIAF.

VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICA

6.1. DEFINICIONES Área usuaria/Unidad Orgánica: Cualquier dependencia de la Municipalidad Provincial de Tarnbopata, que tiene la necesidad de contratar bienes y servicios para el cumplimiento de sus metas previstas. Asimismo, debe considerarse como área usuaria a la dependencia que por especialidad consolida los requerimientos de otras .dependencias.

Bienes: Son objetos que requiere una Entidad para el desarrollo de sus actividades y cumplimiento de sus funciones y fines.

Contratación: Es la acción que deben realizar las Entidades para proveerse de bienes y servicios, astuniendo el pago del precio o de la retribución correspondiente con fondos públicos, y demás obligaciones derivadas de la condición del contratante.

Contrato: Es el acuerdo para crear, regular, modificar o extinguir una relación jurídica dentro de los alcances de la presente Directiva, cuando se trate de prestación única se formalizará mediante la notificación de la orden de compra o de servicio, cuando se trate de prestaciones periódica se formalizará mediante la suscripción del respectivo contrato. ·

Contratista: El proveedor que celebre un contrato con una Entidad, de conformidad con las disposiciones de la presente Directiva.

Especificaciones técnicas: Descripciones de las características técni~as y/o requisitos funcionales del bien a ser contra~do. Incluye 1~ c~b.dades, calidades y las condiciones bajo las que deben eJecutarse las obligaciones.

•'

J U

~~="=.~-~ f/...~?}v. r. .. '\,

'r' ··°'' ..... fl ;.;) --; ...

.¡n-: ~ p o ... ij

'

% , w -~JI "ó>, .};j y~~;,/

60BIERNO RE.6IONAL DE MADRE. DE DIOS "Año de la Consolidación del Mar de Grau" "Madre de Dios, Capital de la Biodive,·sidad del Perú"

Expediente de Contratación: Conjunto de documento~ en el que aparecen todas las actuaciones referidas a una determinada contratación, desde la decisión de adquirir o contratar ,hasta la culminación del contrato, incluyendo la información previa referida a las características técnicas, cotizaciones, la disponibilidad presupuestal y su fuente de financiamiento .

Prestación: La prestación del servicio o la entrega del bien cuya contral:ación se regula en la presente Directiva.

Proveedor: Persona natural o jurídico que vende o arrienda bienes, presta servicios generales o de consultoría.

Requerimiento Técnico Mínimo: Son'los requis.itos indispensables que debe reunir una propuesta técnica para ser admitida.

Servicio: Actividad o labor que requiere una Entidad para el desarrollo de sus actividades y el cumplimiento de sus funciones y fines. Los servicios pueden clasificarse en servicios en general, consultoría en general y consultoría de obra. La mención a consultoría se entiende que alude a consultoría en general y consultoría de obras.

Servicio en general: Cualquier servicio que puede estar sujeto a resultados para considerar terminadas sus prestaciones.

Suministro: La entrega periódica de bienes requeridos por una Entidad para el desarrollo de sus actividades y el cumplimiento de sus funciones y fines.

Ténninos de referencia; Descripción de las características técnicas y las condiciones en que se ejecuta la contratación de servicios en general, consultoría en general y consultoría de obra. En el caso de consultoría, la descripción además incluye los objetivos, las metas o resultados y la extensión del trabajo que se encomienda (actividades), así como si la Entidad debe suministrar infonnación básica, con el objeto de facilitar a los proveedores de consultoría la preparación de sus ofertas

Órgano Encargado de las Contrataciones: Unidad organica que asume las funciones de abastecimiento de bienes, servicios y obras en una entidad, recibiendo denominaciones diversas ele acuerdo al disei'l.o organizacional (Logistica y Servicios Auxiliares, Abastecimiento, Recursos Materiales, y otros).

6.2. DEL REQUERIMIENTO

6.2.1. El trámite se inicia con la determinación de la necesidad del área usuaria de contar con un bien o un servicio para el cumplimiento de sus metas y objetivos.

6.2.2. Si la necesidad corresponde a un bien el área ·usuaria coordinará con el Almacén Central sobre la existencia de stock disponible, en cuyo caso presentará una Nota de Pedido (FORMATO Nº 04) debidamente autorizado por su Jefe Inmediato y la Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares. con el cual se elaborará el Pedido Comprobante de Salida (PECOSA) , para que se haga entrega del bien requerido.

J?,

ofl-E;G~~ ,;¡, ~1-3~~)~ é) ·º

Q 'r~~ 0,9,,.~.,, r :S:.J

60BIBRNO Rf:6IONAL DE MADRE DE DIOS "Año de la Consolidación d~I Mar de Grau" "Madre de Dios, Capital de la Biodiversidad del Perú"

6.2.3. Si la necesidad corresponde a un servicio, el área usuaria verificará si puede ser ~jecutado con su propio personal o el de otras unidades orgánicas considerando la naturaleza de las funciones y competencias, en cuyo caso coordinará con la unidad orgánica respectiva la atención del servicio requerido.

6.2 .4 . En caso que el bien no esté disponible ert el Almacén o el servicio no pueda ser ejecutado con personal propio o de otra unidad organ1c;1. procederá a elaborar el requerimiento definiendo con precisión los ¡ Requerimientos Técnicos Mínimos (Términos de Referencia y/o Especificaciones Técnicas) del bien y/o servicio a contratar debiendo obligatoriamente los siguientes formatos:

./ FORMATO Nº 01, cuando se trate de bienes

./ FORMATO Nº 02, cuando se trate de servicios en general

./ FORMATO Nº 03, cuando se trate de servicio de consultoría en general.

6.2.5. El área usuaria es responsable de la adecuada formulación del · requerimiento, debiendo asegurar la calidad técnica y reducií la necesidad de su reformulación por errores o deficiencias técnicas que repercutan su conlratación.

6.2.6. Los requerimientos, deberá estar acompañados de la cadena funcional programática, indicando la fuente de financiamiento, rubro y tipo de recurso, cuando corresponda; de manera que se acredite la disponibilidad presupuest<j-1 y financiera; debiendo ser presentados a la Oficina Regional de Adminístración, que en un plazo máximo de 48 horas lo canalizará a la Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares., para la indagación ele precios .

6.2. 7. El responsable de adquisiciones verificará la correcta elaboración del requerimiento de contratación, caso contrario coordinará con el área usuaria la correcóón del mismo, suspendiéndose el trámite hasta. que se subsane lo observado. 1

6.2.8. El plazo para la presentación de los requerimientos será dentro de los diez (1 O) días hábiles de cada mes, para su atención a partir del siguiente mes, pasa.da la fecha indica.da será responsabilidad del área usuaria. Aquellos requerimientos que se generen y recepcionen fuera de plazo y se consideren urgentes serán atendidos previo visto bueno del de la Of¡cina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares.

6.3. NOTIF1CACI0N DE LAS S0LICIT1JDES DE COTIZACION, PRESENTACION DE OFERTA Y ADJUDICACION .

. 3.1 . Con la fonnail.ización del requerimiento se procederá a la indagación de precios con lo cual empieza el proceso de contratación de bienes y servicios cuyo valor es igual o menor a 8 UIT.

6.3.2. Las invitaciones se efectuaran mediante la solicitud de cotizaciones pre numeradas, que se emiprán mediante el formato establecido

~Q,IIQ.~ .

• 60BIERNO Rf:Ei.IONAL Dt: MADRE DE DIOS


adjuntándose las especifi~aciones técnicas o términos de referencia, según corresponda.

6.3.3. La solicitudes de cotización podrán ser notificadas a los potenciales proveedores a través de cualquiera de los siguientes medios: '

a) Vía correo electrónico corporativo del Cotizador o por el · correo asignado a la Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares o Área de Negociaciones, debiendo imprimirse obligatoriamente el correo como constancia de envío, de omitirse dicho requisito invalidará la cotización.

b) Mediante entrega personal a cargo del Cotizador, bajo cargo de recepción.

c) Mediante información publicada en la Página WEB de la Entidad, medios de comunicación radial o televisiva, u otros medios q,ue implemente la Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxilia.res.

6.3.4. Los Proveedores presentaran su propuesta en secret.aría de la de la Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares en sobre cerrado o vía electrónica a los correos electrónicos corporativos asignados por la oficina de informática y que se indicaran en las solicitudes de cotización. No se recepcionarán ofertas que no cumplan con lo establecido en el presente párrafo.

6.3.5. Cuando el requerimiento sea de carácter urgente, solo en ese caso los cotizadores estarán autorizados a recepcionar las ofertas de los proveedores y entregarlos en secretaria de la oficina de abastecimiento garantizando que estas se encuentren en sobre cerrado, caso contrar:io se invalidará la cotización y se pondrá de conocimiento al proveedor mediante documento expreso el motivo por el cual no fue aceptada.

6.3.6. En ningún caso las ofertas presentadas por los proveedores tendrá una antigüedad de cinco (5) días calendarios desde su notificación, de contarse con dos ofertas antes del vencimiento del quinto día se procederá a evaluar y adjudicar a quien corresponda.

6.3.7. Todas las ofertas obligatoriamente serán registradas en el cuaderno de ingresos obteniendo un número de registro con fecha y hora ele recepción.

6.3.8. Se elaborará el "Cuadro Comparativo de Cotizaciones" pre numerado, utilizando el formato establecido, admitiéndose las propuestas que cumplan con requerimientos técnicos mínimos 1 aquellas que no cumplan serán consideradas como no presentadas, siendo responsabilidad del proveedor recoger de secretnia de la Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares en un plazo no mayor de 48 horas.

6.3.9. Cuando se requiera dos o más cotizaciones, se adjudicará con la

,,

60BIBRNO RE6IONAL Dli MADRE. DE DIOS "Año de la Consolidación del Mar de Grau" "Madre de Pios, Ca.pito.! de la Riodiversidad del Perú"

Buena pro al proveedor que pÍerte el menor costo, si el objeto de la contratación es ,divisible se prorrateara la buena pro adjudicándose a las ofertas de menor costo de los proveedores participantes garantizándose que la oferta más baja sea igual o mayor a la suma equivalente al 20% de la UIT.

6.3.l O. De ser necesario, se solicitará opinión técnica al área usuaria, sobre las cotizaciones recibidas por parte de los proveedores en forma previa a la contratación.

'

6.3.11. El responsable de la Unidad de N egocíaciones y el Director de Abastecimiento y Servicios Auxiliares suscribirán el cuadro comparativo de cotizaciones en señal de conformidad de la (s) propuesta (s) adjudicadas.

6.3.12. En el caso de servicios de consultoría se solicitará a los proveedores seleccionados que adjunten los siguientes documentos:

a) Curricular Vitae ref~rencial (Hoja de Vida) . b) La Oferta Económica (Estructura de Costos) c) · Declaración Jurada el e conocer y someterse a los

· ténninos de referencia y plazos que se indican.

6.4. REQUERIMIENTO DE 1A CERTIF1CACION DE CREDITO PRESUPUEST AL 6.4.1 . Éste se realizará de acuerdo a lo establecido en la Directiva Nº

005-2010-EF/ 76.0l "Directiv~ ejecución del presupuesta!", y sus modificatorias.

6.4.2. El responsable de la Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares solicitará la certificación de crédito presupuestal a más tardar dentro de las 24 horas de adjudicado la buena pro teniendo como sustento el cuadro comparativo de cotizaciones debidamente suscritas por el responsable de negociaciones y el director de abastecimiento y servicios auxiliares. Excepcionalmente se solicitará la certificación de crédito presupuestal teniendo como sustento las órdenes de compra o de servicio.

6.4.3 La solicitud de la certificación del crédito presupuestario se realizará utilizando el reporte emitido por el sistema SIAF.

6.5. EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

El expediente de contratación contendrá lo siguiente:

a) Orden de Compra o de Servicios; b) Contrato, cuando corresponda; c) Certificado de crédito presupuesta!; d) Cuadro Comparativo ele cotizaciones y Acta de otorgamiento

de la Buena pro, cüando corresponda; e) Cotizaciones; f) Especificaciones técnicas y/o términos ele referencia, según

corresponda.

;,r--

ii 60BIBR.NO Rli6I0NAL DE MADRE DE. D!OS


El expediente debidamente foliado será aprobado por el responsable de Negociaciones y el Director de Abastecimiento y servicio" auxiliares, con la sola suscripción de los documentos fuentes (cuadro comparativo, orden de compra u orden de servicio).

6.6. DEL PERFECCIONAMIENTO DE LA CONTRATACION.

------

6.6.1. La de la Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares elaborará la orden de compra y/o de servicios en cualquiera de los casos seüalados, cuyo sustento es el expediente de contratación debidamente aprobado.

Solo en los casos de contratación de suministro de bienes o servicios periódicos se suscribirá el respectivo contrato.

6.6.2. La Orden de Compra y Servicios deberá expresa Jo siguiente:

contener en forma

a. Detalles específicos de los bienes, debiendo incluir marcas, modelos, series cuando corresponda

b. Detalles específicos dei servicio contratado c. Monto de la contratación, incluido impuestos. d. Lugar y plazo de entrega y/o ejecución para servicios. e. Área encargada de la conformidad de la prestación. f. Penalidades aplicables por incumplimiento en la

entrega del bien o la prestación del servicio, los cuales no deberán exceder del 10% del mont<) total de la contratación.

g. Solicitud del Código de cuenta interbancaria (CCI), cuando corresponda.

6.6.3. La Orden de Compra o de Servicio será suscrita por el responsable de la unidad de Negociaciones o servicios auxiliares y el director de abastecimiento y sen:icios auxiliares, o de quienes hagan sus veces.

En el caso de perfeccionarse mediante el contrato, será suscrita por el Director de la oficina regional de administración y el proveedor.

6.6.4. Una vez aprobada la certificación presupuestal y registrado el expediente SIAF La Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares. notificará la Orden de Compra o Servicio de la siguiente manera:

• ·· Una copia al Área del Almacén Una Copia al área usuaria •

•

a)

b)

Una copia al proveedor a través de cualquiera de los siguientes medios.

Vía correo electrónico, debiéndose obtener I a conformidad de recepción por parte del proveedor y el reporte de envío por parte del responsable.

Entrega personal, bajo cargo con la respectiva firma y sello de

./.:"''."'":,~ f/;;,.~º .:r ~~!', {;/ -.~-"\

rt U, ,;vY.;51' ·r¡i '\'\?-'- _;J ' ·-. .~,i;

·<? :~~/

.\

'ij 6 0BIER.NO rutUlCINAL DE: MADRE. DE DIOS

"Año de la Consolidación del Mar de Grau" "Madre de Dios, Capital de la Biodiversidad de! Perú"

recepción.

6.7. DE 1A EJECúCION DE 1AS PRESTACIONES, CONFORMIDAD YPAGO

6. 7 .1. Las prestaciones se efec tuarán dentro del plazo establecido en las especificaciones técnicas y/o términos de referencia.

6.7.2. En la entreg-d de bienes, la recepción será efect1.1ada por el responsable del Almacén Central. Para la verificación del cumplimiento de las especificaciones técnicas, se podrá requerir la participación del área usuaria al momento de la entrega.

La conformidad se verifica con el sello y firma del responsable del Almacén Central en la Orden de Compra. Ello no impide el reclamo posterior del área usuaria respecto del cualquier vi,::io oculto o incumplimiento de las especificaciones técnicas no detectadas al momento de la entrega a fin que el proveedor los subsane en forma oportuna.

6. 7 .3. En la prestación de servicios, la conformidad será otorgada por el área usuaria.

6.7.4. De existir ob3ervaciones se consignará en el Acta .>rc>spectiva indicándose claram ente el sentido de estas, dándose al proveedor un plazo de dos (2) días para que la subsane, si pese al plazo otorgado, el proveedor no cumpliese· a cabalidad con la subsanación, en el caso de bienes el responsable de Almacén remitirá el expediente a la ¡Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares. para anulación de la Orden de Compra, en el caso de servicio el área usuaria emitirá el infonne respectivo para la anulación de la Orden de Servicio.

6.7.5.

6.7.6.

6.7.7.

La conformidad se emitirá en un plazo no mayor a tres (3) días de recepcionado el bien o prestado el servicio, con lo cual se acreditará ·¡a atención del bien o servicio contratado, a petición del sub gerente de abastecimiento de ser necesario solicitará al área usuaria un informe detallado de la conformidad.

1

Ingresado los bienes y otorgada la conformidad de la entrega, el responsable del Almacén Central devolverá la orden de compra con la factura respectiva en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles remitirá a la Oficina de Contabilidad, el expediente de contratación que incluye los documentos a), b), c) y d) del numeral 6.5 de la presente Directiva, para su devengado y la continuación del trámite y, posteriormente procederá a la entrega de los bienes al área usuaria, previa presentación del Pedido Comprobante de Salida (PECOSA) suscrita por el funcionario o servidor responsabie.

Otorgada la conformidad del servicio realizado, el área usuaria lo remitirá en un plazo no mayo:r a dos (2) días hábiles a la Sub

6~~-~~ [§'7\1 ~JI ,. .ffa '._¿ ¡~..:'. ' r.o ,. , \ '· ' ib o! '}¡_l)

..... ,

i~~· .. · ·---~:~~

!!} \ r v~··.'.)i É;

(.!) ._ 7/p >:, . '/,:

ii

----

6.7.8.

6.7.9.

GOBIERNO RE6IONA1. DE. MADRE DE. DIOS "Año de la Consolidación del Mar de Grau" "Madre de Dios, Capital _de la Biodiversidad del Perú"

Gerencia de Abastecimiento para la continuación del trámite.

La Unidad de Servicios Auxiliares. en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles remitirá a la Oficina de Contabilidad, el expediente de contratación que incluye los documentos a), b), c) y d) del numeral 6.5 de la presente Directiva, para su devengado.

La Oficina de Contabilidad efectuará las accio.nes de control previo realizando la revisión de la Orden de Compra o Servicio, así como la documentaciót1 sustentatoria anexa, luego de lo cual efectuará el registro devengado en el SIAF.

6.7.10. Una vez de.vengado la O rden de Compra o de Servicio, el expediente de contratación, será remitido a la Oficina de Tesorería para la verificación del calendario de pago su correspondiente registro, formulándose el cheque o la disposición de pago vía transferencia electrónica, de corref ponder; en un plazo no mayor a tres (3) días de recepcionado el expediente.

6.7.11. El pago se realizará con los documentos que acrediten que el bien o servicio fue entregado conforme al requerimiento solicitado por parte del área usuaria.

6.8

. INCUMPLlMIENTO DE LA PRESTACION Y ANULACION DE LA

ORDEN DE COMPRA U ORDEN DE SERVICIO.

6.8.1. En caso de incumplimiento de las condiciones de entrega del bien o prestación del servicio por parte del proveedor, transcurrido tres (3) días calendarios de su notificación, a la Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares podrá autorizar la anulación de la Orden de compra u Orden de Servicio, en tal sentido, de corresponder se podrá llamar al proveedor que ocupó el segundo lugar de acuerdo al cuadro comparativo de cotizaciones.

6.8.2. En caso de retraso injustificado en la C::jecución de las prestaciones objeto del contrato, la Entidad le aplicará al contratisra. una penalidad por cada día de atraso, hasta por w1 monto máximo equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato vigente o, de ser el caso, del ítem que debió ejecutarse. Esta penalidad será deducida de los p2gos a cuenta, del pago final o en la liquidación final; o si fuese necesario se cobrará del monto resultante de la ejecución de las garantías de fiel cwnplimiento o por el monto diferencial de propuesta.

En todos los casos, la penalidad se aplicará automáticamente y se calculará de acuerdo con fa. siguiente fórmula:

Penalidad diaria = 0.10 x Monto F x Plazo en días

Donde F tendrá los siguientes valores: a) Para plazos menores o iguales a sesenta (60) días: F = 0.40 .

y1.f.L~~~

~

-,<<¡< rt" -,\~ liJ rn ,~i. , 1 o O] \¡~ }?_! iZ~é1 0oeEm,~~

jj 60BIE.R.NO IIB6IONAL DR MADRE DR DIOS


1

b) Para plazos mayores a sesenta (60) días: F= 0.25

Tanto el monto como el plazo se refieren, según corresponda, al contrato o ítem que debió ejecutarse o, en caso que estos involucraran obligaciones de ejecución periódica, a la prestación parcial que fuera materia de retraso.

Para efectos del cálculo de la penalidad diaria se considerará el monto del contrato vigente.

VII. RESPONSABILIDADES

Los funcionarios y servidores, que participan en los procesos de contratación de bienes y serviaos menores o · iguales a 8 UIT, son responsables del cumplimiento de la presente Directiva.

DIPOSICIONES COMPLEMENTAR! AS.

8.1. La Oficina de Abastecin1iento y Sei;vicios Auxiliares es la única responsable de planificar, dirigir, ejecutar y controlar los procesos de contratación de bienes y servicios requeridos por todas las unidades orgánicas del Gobierno Regional de Madre de Dios; por lo que ninguna otra unidad orgánica está autorizada a contratar bienes y servicios directamente con los proveedores.

La de la Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares no reconocerá gastos contraídos o efectuados por otras unidades orgánicas distintas a la Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares.

8.2. Queda terminantemente prohibido que el área usuaria solicitante proceda directamente a la contratación de bienes y servicios, bajo responsabilidad de los involucrados.

8.3. Los funcionarios responsables de cada área usuaria deben tomar las previsiones del caso a efectos de programar con la debida anticipación sus respectivos requerimientos de contratación de bienes y servicios, a fin que no se afecten los productos o resultados de sus proyectos o actividades, de acuerdo a sus metas y objetivos previstos.

------

8.4. Los requerimientos d(:ben elaborarse y presentarse antes de la ejecución de la prestación, por tanto, no se admitirán regularizaciones de ningún tipo, sin perjuicio de las responsabilidades a que hubiere lugar

8.5. La indagación de precios en el mercado de los bienes y servicios mediante cotizaciones o cualquier otra fuente de información de precios, así como la selección del proveedor, corresponde únicamente a la Oficina ele Abastecimiento y Servicios Auxiliares.

8.6.

8.7.

El responsable de la unidad de negociaciones tendrá a su cargo la custodia de las Órdenes de Compra, Órdenes de Servicios, Cuadro¡; Comparativos de cotizaciones de fom1a correlativa y ordenada, incluyendo las propuestas presentadas de los proveedores que dieron lugar a la buena pro.

Los responsables de las notificación de las solicitudes de cotización (cotizadores) tendrán a su eargo la custodia de los cargo de dichos documentos, garantizando que se encuentren debidamente archivados Y de

~ ,-\º~~~~ ' s-- '\ 7_

~ \t ::,,, ..., l~

C[J ve ¡ "''" J o,_ ' o -.ii ii(:; ¡ t'.( l.0 Q irf!J· Q _,..,.,,_ ' ('}CRNAC\\.Y·

jj 60BIE.RRO RE.tilONAL DE. MADRE DE. DIOS

"Año de la Consolidación del Mar de Grau" "Madre de Dios, Capital de la Biodiversidad de! Perú"

manera ordenada.

IX. DISPOSICIONES FINALES.

9.1. La presente directiva entrará en vigencia a partir del día siguiente de su aprobación, mediante Resolución Ejecutiva Regional

9.2. Para todo lo no previsto en la presente directiva, será de aplicación lo dispuesto en el Código Civil y demás normas generales y específicas que resulten aplicables.

----

-¡, 6.0Blf:R.NO RE.6.IONAL DR MADRE DE DIOS

"Año de la Collsolidación del Mar de Grau" "Madre de Dios, Capital de la Biodiversidad del Perú"

FORMATOOI ESPECIFICACIONES TECNICAS Y REQUERIMIENTO TECNICO

UNIDAD ORGANICA MINIMO (BIENES)

-----------~---~ DENOMINACION DE 1A CONTRATACION

FINALlDAD PúBLICA

,':7

/- CARACTERISTICAS y CONDICIONES

REGLAMENTOS TECNICOS, NORMAS MEfROWGICAS Y/0 SANITARIAS NACIONALES

SISTEMA DE CONTRATACION

MODALIDAD DE E;JECUCION CONTRACTUAL (DE CORRESPONDER)

GARAN11A COMERCIAL

ALCANCE:

PERIODO DE 1A GARANTIA: l

INICIO DE CÓMPUTO DEL PERIODO DE GARANTIA:

LUGAR Y PLAZO DE E;JECUCION DE 1A PRESTACION:

LUGAR:

CONFORMIDAD

ANEXOS Reporte del formato de Requerimiento. Ficha Técnica, Planos, Diserlos, et.e. (Cuando corresponda)

ºjj is· 60BIBR.NO REG.IONAL DE ~«E DE DIOS


1

FORMAT002

TERMINOS DE REFERENCIA PARA LA CON'IBATACION DE SERVICIOS EN GENERAL UNIDAD ORGANICA

DENOMINACION DELA CON'IBATAC10N

FINALIDAD PÚBLlCA

/ ~CE y DESCRIPCION DEL SERVICIO ¿_- 1 ACTMDADES:

PROCEDIMIENTOS:

PLAN DE TRABAJO:

RECURSOS A SER PROVISTOS POR EL PROvtEDOR:

RECURSOS Y FACILIDADES A SER PROVISTOS POR LA ENTIDAD:

REQUERIMIENTO DEL PROVEEDOR REQUISITOS DEL PROVEEDOR:

PERFIL DEL PROVEEDOR:

PERFIL DEL PERSONAL (CUANDO LO REQUIE;RA):

LUGAR Y PLAZO DE PRESTACION DEL SERVICIO: LUGAR:

PLAZO (O CRONOGRAMA):

RESULTADOS ESPERADOS:

OTRAS OBLlGACIONES DEL PROVEEDOR:

SISTEMA DE CON'IBATACION

MEDIDAS DE CONTROL DURANTE LA EJECUCION CONTRACTUAL: AREA DE COORDINACION CON EL PROVEEDOR:

AREA RESPONSABLE DE LA MEDIDA DE CONTROL

AREA QUE BRINDARA LA CONFORMIDAD:

FORMA DE PAGO

~

[ ________ ___ CONFORMIDAD.

ANEXOS

no::S

ji 60BIER.NO REGIONAL DE.1.IADRE. DE. DIOS

"Año de la Co11solidación del Mar de Grau" "Madre de Dios, éapital de la Bio9iversidad dei Perú"

En esta sección : se deberá adJunt.ar la información adi'cional que se considere relevante para la elaboración de los TDR y que no haya sido posi'ble mclw'rla dentro de los múmos.

FORMAT003

TERMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACION DE SERVICIOS DE CONSULTOIUA EN GENERAL

UNIDAD ORGANICA e ----·-------DENOMINACION DE 1A CONTRATACION

- ? ~ .-fffiALÍDADPÚBLlCA

L.------- - ---------------- -------'

ALCA..."l'CE Y DESCRIPCION DE LA CONSULTOIUA. ACTIVIDADES:

MEfODOLOGIA:

PLAN DE TRABAJO:

RECURSOS A SER PROVISTOS POR EL CONSULTOR:

RECURSOS Y FACILIDADES A SER PROVISTOS POR 1A ENTIDAD:

REQUERIMIENTO DEL CONSULTOR

REQUISITOS DEL CONSULTOR:

PERFIL DEL CONSULTOR:

PERFIL DEL PERSONAL (CUANDO LO REQUIERA): ------------------' LUGAR Y PLAZO DE PRESTACION DEL SERVICIO:

LUGAR:

PLAZO (O CRONOGRAMA):

PRODUCTOS O ENTREGABLES:

OTRAS OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA:

SISTEMA DE CONTRA TACION J

MEDIDAS DE CONTROL DURANTE 1A EJECUCION CONTRACí1JAL: AREA DE COORDINACION CON EL CONSULTOR:

AREA RESPONSABLE DE 1A MEDIDA DE CONTROL:

ARE.A QUE BRINDARA 1A CONFORMIDAD: ~ FORMA DE PAGO

CONFORMIDAD

[

..

'-,.

... ~--~~:) ~~. t:.- G;<)~-... ·qS' ;,,----(Íé ~

~-~ /V~;~ '::\t. q, ... ! Q "", J_o

G'o ---<~ ~ ti

··~"' .... • ANEXOS

60BIB.RNO RE.G!ONAL DE. MADRE DE. DIOS "Año de la Consolidación del Mar de Grau"

1

"Madre de Dios, Capital de la Biodiversidad del Perú"

En esta sección se deberá ad.funtu la información adicional que se considere relevante para la elaboraa6n de los TDR y que no haya siclo posible incluirla dentro de los mismos.

FORMAT004

NOTA DE PEDIDO DE BIENES (Solo para bienes existentes en Stock de Almacén)

Señores : Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares

Solicito Entregar a :

DESCRIPCION DEL BIEN U.M. CANTIDAD

-- Puerto Maldonado, ... de ....... .... del... ... ..... .

Solicitante (Sello y Firma) Autorización (Sello y Firma)

Area Usuaria Director de Abastecimiento y Servicios Auxiliares

(i'J(f).f

Documents

q.z. - Portal de Transparencia Regional Madre de Diostransparencia.regionmadrededios.gob.pe/descarga...El Memorando Nº 1172-2016-GOREMAD/GRPPYAT, de fecha 15 de julio del 2016;