r COMPENDIO DE NORMAS, POLITICAS,...COMPENDIO DE NORMAS, POLITICAS,r INSTRUCTIVOS, DIRECTRICES Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRA TIVOS PARA LA SECMCA AGOSTO, 2009 lntroduccion Aprobado mediante

CONSEJO MONETARIO CENTROAMERICANOSECRETARIA EJECUTIV A

CO~SEJO MONETARIO CENTROAMERICANO

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COMPENDIO DE NORMAS, POLITICAS,INSTRUCTIVOS, DIRECTRICES Y

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRA TIVOSPARA LA SECMCA

AGOSTO, 2009

lntroduccion

Aprobado mediante acuerdo SE/l04/DIC-07,modificado mediante Acuerdo SE/l14/0CT -08modificado mediante Acuerdo SE/l25/AGO-09

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INDICE

Introduccion1. Normas Generales2. Manual de Politicas Administrativas

2.1 Reunion Administrativa2.2 Ingreso y Permanencia en el Edificio2.3 Llaves del edificio y cajas de seguridad2.4 Aseguramiento2.5 Envio y recepcion de correspondencia2.6 Informatica2.7 Cuentas corrientes y emision de cheques2.8 Inversiones temporales2.9 Tarjeta de credito2.10 Caja chica2.11 Compras de bienes 0 servicios no personales2.12 Contratacion de servicios personales2.13 Inventarios2.14 Compra de Pasajes Aereos2.15 Viaticos2.16 Asistencia y Puntualidad2.17 Vacaciones2.18 Pago de salarios2.19 Parqueo2.20 Uso del vehiculo de la Secretaria2.21 Telefono2.22 Mensajeria, mantenimiento y limpieza2.23 Registros e informes contables2.24 Elaboracion, seguimiento y liquidacion del presupuesto

3. Manual de Instructivos y Directrices3.1 Manual de descripcion de puestos y funciones de la SECMCA

3.1.1 Direccion Tecnica3.1.2 Descripcion de puestos para Economistas Consultores3.1.3 Descripcion de puestos para Asistencia Tecnica3.1.4 Descripcion de puestos para Economistas Visitantes3.1.5 Descripcion de puestos para Personal Administrati vo

4. Manual de Organlzacion de la SECMCA5. Manual de Instructivos y Directrices

5.1 Manual de Reuniones Administrativas5.2 Manual de Ingreso y Permanencia del Edificio5.3 Directrices sobre Informatica5.4 Instructivo sobre Haves del edificio y cajas de seguridad5.5 Manual de Uso de la Tarjeta de Credito5.6 Manual de Inventarios5.7 Manual de elaboracion y seguimiento del presupuesto5.8 Manual de registros contables

pAGINA

3591010101111111112131314141415151516161616171717171921232533414559707173767982848991

5.9 Manual para control de asistencia y puntualidad5.10 Instructivo sobre uso del parqueo5.11 Manual de uso del vehiculo de 1a SECMCA5.12 Manual sobre control de llamadas telef6nicas5.13 Instructivo sobre el servicio de mensajeria a la SECMCA5.14 Manual de mantenimiento del edificio5.15 Manual del servicio de aseo ala SECMCA

6. Manual de Procedimientos Operativos6.1 Manual de Procedimientos Operativos6.2 Definiciones aplicab1es a flujogramas de procedimientosCorrespondenciaCuentas corrientes y emisi6n de chequesInversiones temporalesCompras de bienes y servicios personales y no personalesCaja ChicaPresupuestoRegistro e Informes ContablesExoneraci6n de compras

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lntroduccion

INTRODUCCION

Las normas y politicas administrativas son las reglas 0 guias para regular los metodos ypasos a seguir por parte de las personas y areas involucradas en la operatividad de la SecretariaEjecutiva, por 10 que su observancia en todos sus extremos es de caracter obligatorio, y cadafuncionario sera responsable de su aplicaci6n.

Previamente a iniciar la formulaci6n de las normas y politicas administrativas, esnecesaria la identificaci6n de los riesgos a los que puede estar expuesta la Secretaria Ejecutiva.Para tales efectos, se han categorizado los riesgos desde una perspectiva generic a y otraespecifica que se pueden resumir de la siguiente manera:

RIESGOS

RIESGO GENERICO RIESGO ESPECIFICO AREAS AFECT ADAS

Riesgo de activos. Terremoto, fuego, robos, Edificio, mobiliario, equipo,fraudes, asaltos. finanzas.

Propiedad intelectual, Finanzas, proveeduria,Riegos comerciales reputacion, incumplimiento defuncionamiento.contratos.

Sistemas informaticos, Direccion, areas tecnicas yRiesgo de informacion informacion de respaldo,archivos, confidencialidad. administrativas.

Reputacion y demandas por Finanzas, Direccion, personalRiesgo legal incumplimiento de leyes, tecnico y administrativo.contratos y otra normativa

vigente.

En raz6n de que este manual involucra todas las actividades y operaciones que sedesarrollan en la Secretaria, la totalidad de riesgos definidos estill involucrados en ellas, por 10que su identificaci6n puntual se observara en el Manual de Instructivos y Directrices.

Considerando que tanto las operaciones, como las practicas administrativas y de susfuncionarios son cambiantes, peri6dicamente deb en revisarse y ajustarse, de ser necesario, lasnormas, politicas, instructivos, directrices y procedimientos administrativos considerados en elpresente manual.

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Introduccion

La modificaci6n de 10 incluido en el presente compendia s6lo puede hacerse por elSecretario Ejecutivo, debiendo en todo momenta dejar formalizado el fundamento del cambio,as! como actualizar el manual con las acotaciones necesarias para que los distintos usuarios delmismo puedan identificar dicha modificaci6n.

La interpretaci6n 0 cumplimiento de contenido de este acuerdo correspondeexclusivamente al Secretario Ejecutivo.

A efectos de identificar el contenido del presente compendia de administraci6n, sedetaIl a seguidamente la estructura de su contenido:

1. Normas Generales,2. Manual de Politicas Administrativas,3. Manual de Instructivos y Directrices; y,4. Manual de Procedimientos Operativos.

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Normas Generales

1. NORMAS GENERALES

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Normas Generales

NORMAS GENERALES

El personal de la Secretaria debe observar incondicional y permanentemente las normasque se detallan, de manera que su conducta y desempefio sean consecuentes con la naturalezay objetivos de la organizacion.

a) CONFIDENCIALIDAD

Los funcionarios de la Secretaria no deb en compartir la informacion que, por razon desu cargo, sea de su conocimiento. No pueden divulgar la informacion sobre operaciones de laSecretaria 0 de otros entes 0 personas que, por relaciones con la Secretaria, este enconocimiento de los funcionarios, sin su consentimiento expreso.

Los funcionarios deben gozar del derecho a la confidencialidad de sus datos personaleso de los criterios que expongan en sus trabajos en tanto no sean publicados para elconocimiento general.

Toda persona que, con motivo de trabajo, empleo, cargo, puesto, desempefio deprofesion 0 relacion de negocios, tenga acceso a alguna informacion que sea confidencial en elsentido estricto 0 que este legitimamente bajo su control y no sea facilmente accesible paraotras personas, 0 que tenga un valor comercial, 0 haya sido razonablemente objeto de medidaspara preservar su confidencialidad, debe abstenerse de usarla 0 revelarla sin causa justificada 0

sin consentimiento de la persona que guarda esa informacion 0 del usuario autorizado.

b) RESPONSABILIDAD PERSONAL

Los funcionarios de la Secretaria deb en de cumplir a cabalidad los compromisos yobligaciones de su cargo, aceptando la responsabilidad por sus propias acciones.

Deben hacerse cargo de los problemas 0 actividades criticas dando solucionescompletas y poner cuidado y atencion a 10 que se hace y a 10 que se dice.

Los funcionarios estan obligados a utilizar de manera fiduciaria los bienespatrimoniales de la Secretaria y a desarrollar las actividades que tienen encomendadas demanera eficiente, actuando con diligencia, teniendo la obligacion de reparar 0 indemnizar porlas consecuencias perjudiciales de sus actos para terceros, incluyendo ala Secretaria Ejecutiva.

c) PROPIEDAD INTELECTUAL

Los funcionarios de la Secretaria deben de cumplir las leyes y tratados relativos a losderechos de propiedad intelectual. Para tal efecto, deben adoptar los procedimientos y emplearlas mejores practicas con el fin de respetar los derechos de autor y otros derechos de lapropiedad intelectual.

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Normas Generales

Antes de usar 0 aplicar cualquier tecnologia, los funcionarios debenin hacer todo 10

posible por identificar cualquier restricci6n relacionada con el uso de productos y procesos queincorporen dicha tecnologia,

Los funcionarios deben prestar el debido respeto al hecho de que el material utilizadose encuentra, en muchos casos, protegido por derechos de propiedad intelectual, tales comoderechos de reproducci6n, bases de datos y protecci6n de programas de computadoras.

En todos los casos, los funcionarios deben velar por la correcta atribuci6n de la autoria,reconocimiento de fuentes, correcta referencia y abstinencia del plagio.

d) A USTERIDAD

Los funcionarios de la Secretaria seran severos en adoptar medidas de austeridad yrigurosamente ajustados a las normas de disciplina presupuestaria.

En la medida de 10 po sible, la adquisici6n de bienes se hara mediante comprasconsolidadas para obtener mejores precios y se hara uso de las existencias de almacen, En esesenti do, se debe contar con los controles necesarios y suficientes para realizar analisismensuales del consumo y gasto por areas de trabajo.

Se debe hacer un amplio uso de pnicticas de reciclado de materiales y utiles deimpresi6n y reproducci6n, en 10 que sea posible sin menoscabo de la eficiencia, y reducir alminimo po sible el uso de fotocopiado.

Se deben restringir las llamadas de larga distancia a las estrictamente necesarias yutilizar c6digos de bloqueos y mecanismos de cargo al usuario para llamadas no oficiales.Asimismo, se debe hacer un uso racional de la energia electrica, apagando las luces cuando nosean necesarias, y del combustible, debiendose contar con controles sobre su uso. Los gastosen atenciones sociales deben restringirse a las reuniones de trabajo imprescindibles.

e) TRANSPARENCIA

Los funcionarios de la Secretaria deberan tratar de hacer visible su gesti6n tanto paracon las autoridades como para con los usuarios y publico en general. Para tal efecto, deberanentregar informaci6n adecuada y oportuna sobre sus actividades, de forma que se facilite laparticipaci6n de los 6rganos de control y de los usuarios en el conocimiento y aceptaci6n delcumplimiento de las funciones de la Secretaria.

j) CONTROL INTERNO

Los funcionarios de la Secretaria deben estar convencidos de que el control internoprovee un grado de seguridad razonable de que los objetivos institucionales son alcanzados.En ese sentido, deb en cumplir las normas, politicas, instructivos, directrices y procedimientosadministrativos, tanto preventivos como correctivos, que se establezcan, buscando ladisminuci6n de los niveles de riesgo en I.s oper.ciones de I. Secretari •. Debe tenerse co~,

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Normas Generales

principio en el dictado de normas y procedimientos administrativos para el control intemo queel costa de implementarlos no sobrepase el beneficio de su acatamiento.

Los funcionarios deben reconocer que un entomo institucional en donde se privilegie elcontrol intemo genera beneficios para todos, ya que la informacion y comunicacion que generason vitales para la conduccion de la institucion y el control de sus operaciones.

g) RAC/ONAL/DAD

Los funcionarios de la Secretaria deb en tender a actuar optimarnente con respecto a susobjetivos y los objetivos de la Secretaria, siempre de acuerdo a las normas institucionales,eticas y morales, con conocimiento pleno de las consecuencias y condicionantes de susdecisiones.

h) REG/STRO DOCUMENTAL

Los funcionarios de la Secretaria deb en procurar el registro documental de todos susactos y decisiones dentro de la institucion, como una tecnica que facilita la adrninistracion, laplanificacion y el control de la gesti6n institucional. Para tal efecto, se deben privilegiar lascomunicaciones escritas, ya sea en medios fisicos 0 electronicos, la creacion y mantenimientode archivos e inventarios, asi como de registros sistematicos que permitan obtener informaciontrascendente sobre todas las actividades de la Secretaria,

i) RESPETO PROFES/ONAL Y LABORAL

La Secretaria velara por el respeto y cumplimiento en todo momenta de los derechoslaborales de sus empleados y sera exigente en cuanto al cumplimiento de las obligaciones delos empleados para con la institucion.

En el desempefio de sus labores, los funcionarios de la Secretaria se inspiraran en elrespeto mutuo, en la sana competencia y en la solidaridad profesional, sin recurrir a injurias,calumnias 0 difamacion de sus compafieros de trabajo, tanto en 10 que respecta al desempefiodel ejercicio profesional como a su vida privada. Asimismo, el personal de la Secretaria debeaceptar las diferencias de raza, nacionalidad, credo politico y religioso como elementossustantivos al ser humano.

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Manual de Politicas Administrativas de la SECMCA

2. MANUAL DE POLITICASADMINISTRATIVAS DE LA SECMCA

Se detallan a continuaci6n las operaciones contenidas en el presente manual, cuyaspoliticas se podran identificar en el mismo orden:

2.12.22.32.42.52.62.72.82.92.102.112.122.132.142.152.162.172.182.192.202.212.222.232.24

Reuni6n administrativaIngreso y permanencia en el edificioLlaves del edificio y cajas de seguridadAseguramiento de activos y personalCorrespondenciaInformaticaAdministraci6n de cuentas corrientes y emisi6n de chequesInversiones temporalesTarjeta de creditoCaja chicaCompra de bienes y servicios personales y no personalesContrataci6n de servicios personalesInventariosCompra de pasajes aereosViaticosAsistencia y puntualidadVacacionesPago de salariosParqueoUso del vehiculoTelefonoMensajeria, mantenimiento y limpieza.Elaboraci6n, seguimiento y liquidaci6n del presupuestoRegistros e informes contables

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2.1. REUNION ADMINISTRATIVA

Se debe realizar reuniones administrativas para coordinar los aspectos relacionados conla administraci6n general de la Secretaria en las actividades de tesoreria, proveeduria ycontabilidad y presupuesto.

Se debe confeccionar una minuta formal, firmada por el Secretario Ejecutivo y elAsistente Administrativo, de los temas tratados en la reuni6n y de las resoluciones 0

instrucciones que de eHa se deriven.

Se debe dar seguimiento a las resoluciones administrativas que constan en las minutas.

2.2 INGRESO Y PERMANENCIA EN EL EDIFICIO

El personal de la Secretaria debe marcar su ingreso 0 egreso de la jomada laboral en elsistema de control.(Asi modificado mediante Acuerdo SE/114/0CT-08)

El personal de la Secretaria fuera del horario regular debe utilizar su carne para ingresara las areas de trabajo de los niveles 2 y 3.

Es prohibido, tanto para el personal de la Secretaria como para personas ajenas 0

visitantes, el ingreso de armas 0 sustancias peligrosas al edificio de la Secretaria.

No se permite el ingreso, ni siquiera al area de recepci6n, a personas en estado deembriaguez 0 drogadicci6n, 0 cuando por su presentaci6n 0 cualquier circunstancia sepermita dudar del futuro buen comportamiento dentro del edificio 0 se considere que consu ingreso se compromete la seguridad del edificio 0 de sus ocupantes.

El funcionario que autorice el ingreso y permanencia de personas ajenas a la Secretariadebe asumir la responsabilidad de cualquier acto 0 comportamiento inadecuado que realiceel visitante dentro de las instalaciones.

2.3 LLAYES DEL EDIFICIO Y CAJAS DE SEGURIDAD

S6lo los funcionarios designados por la Direcci6n, pueden tener y utilizar bajo su enteraresponsabilidad y para el desempefio de sus labores, una Have de las puertas de acceso deledificio de la Secretaria.

Se debe mantener centralizado y con la custodia adecuada un juego de Haves de todaslas puertas del edificio, asi como de todo el mobiliario de la Secretaria.

Cada funcionario de la Secretaria Ejecutiva debe tener bajo su entera responsabilidad ypara el desempefio de sus labores, Haves de su oficina de trabajo y del mobiliario a su

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cargo, con el objeto de que mantenga convenientemente custodiados los documentos ybienes de la Secretaria.

2.4 ASEGURAMIENTOLa Secretaria debe velar por el aseguramiento racional de sus activos y su personal.

2.5 CORRESPONDENCIA

Toda la documentaci6n oficial que ingrese a la Instituci6n debe hacerlo por medio de larecepci6n de la Secretaria.

La Direcci6n designara lats) persona(s) a cargo de llevar el archivo general de laSecretaria. El funcionario designado tendra bajo su responsabilidad la Have del archivo.

Toda la documentaci6n della Secretaria debe de mantenerse en forma fisica por unperiodo de diez afios, convenientemente archivada, de manera que resulte facil suidentificaci6n y busqueda.

El Asistente Administrativo debe solicitar al Secretario Ejecutivo la autorizaci6n de ladestrucci6n de la documentaci6n con mas de 10 afios de archivada.

2.6 INFORMATICA

El acceso al area de servidores de la Secretaria es restringido, por 10 que s6lo se podraentrar a dicha area con la autorizaci6n expresa de la Direcci6n.

El personal de la Secretaria tiene prohibido instalar en el equipo de trabajo a su cargoprogramas 0 aplicaciones que no cuenten con la licencia respectiva.

Se debe mantener actualizado el registro auxiliar de equipos y materiales informaticos,y adecuadamente custodiados los respaldos del software y manuales informaticos,

Los funcionarios de la Secretaria deben poner en un area afin de las carpetas publicas lainformaci6n 0 archivos que estime que es conveniente compartir 0 poner a disposici6n deotros empleados.

2.7 CUENTAS CORRIENTES Y EMISION DE CHEQUES

La Secretaria Ejecutiva debe tener las cuentas corrientes estrictamente necesarias parasu eficiente funcionamiento.

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Toda emisi6n de cheque 0 solicitud de realizaci6n de transferencia de fondos con cargoa alguna cuenta corriente de la Secretaria Ejecutiva debe llevar la firma mancomunada dedos funcionarios de la Secretaria.

La designaci6n de funcionarios para registrar su firma como autorizada en cualquierade las cuentas corrientes de la Secretaria Ejecutiva, asi como el retiro de ese poder, debehacerse por escrito por parte del Secretario Ejecutivo.

Salvo los pagos regidos por la Caja Chica, todo pago emanado por la Secretaria debehacerse mediante cheque 0 transferencia electr6nica, segun corresponda.

Para la emisi6n de cualquier cheque 0 transferencia electr6nica debe contarse con ladocumentaci6n de respaldo suficiente y pertinente, que incluya los requisitos legales yexoneraciones aplicables.

Los cheques deben tener numeraci6n correlativa, girarse en orden crono16gico y seremitidos y custodiados guardando las mejores y estrictas normas de seguridad.

Se fija el jueves de cada semana como dia de entrega de cheques.(Asi modificado mediante Acuerdo SE/114/0CT-08)

El encargado de realizar los registros contables no debe estar entre los funcionariosautorizados para egresos de las cuentas corrientes de la Secretaria.

Los cheques que no hayan sido retirados despues de tres meses de su emisi6n seninanulados y su monto debera ser provisionado.

2.8 INVERSIONES TEMPORALES

La Secretaria debera mantener prudentemente los montos de efectivo minimosnecesarios para su normal funcionamiento.

Se velara por la obtenci6n de rentas sobre los recursos excedentes, observando en todocaso la liquidez y seguridad de los instrumentos escogidos.

Se debe mantener informaci6n detallada y permanente de las inversiones y susrendimientos.

Se debe llevar un flujo de efectivo semanal que facilite la toma de decisiones a laDirecci6n.

Antes de veneer la inversi6n y con base en el flujo de caja, el Asistente Administrativodebe informar en la Reuni6n Administrativa sobre la fecha del vencimiento para tomar unadecisi6n sobre el titulo.

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Antes de veneer la inversion y con base en el flujo de caja y la estimacion de gastos, setoma la decision sobre el camino a seguir con dicha inversion.

2.9 TARJETADECREDITO

La Secretaria Ejecutiva debe tener las tarjetas de credito estrictamente necesarias parasu eficiente funcionamiento.

La designacion de funcionarios para registrar su firma como autorizada en cualquierade las tarjetas de credito de la Secretaria Ejecutiva, asf como el retiro de ese poder, debehacerse por escrito por parte del Secretario Ejecutivo.

El uso y custodia de las tarjetas de credito deberan en todo momenta contar con lasmejores normas de seguridad

El uso de la tarjeta de credito de la Secretaria Ejecutiva queda reservadoexclusivamente para asuntos oficiales de la Secretaria, y unicamente para los fines quedefina la Direccion.

Se debe velar por no hacer uso del credito de las tarjetas de la Secretaria.

Es terminantemente prohibido utilizar la tarjeta de credito de la Secretaria para asuntosde caracter personal 0 para realizar retiros en efectivo por medio de cajeros automaticos.

2.10 CAJA CHICA

La Secretaria Ejecutiva contara con un fondo rotativo de recursos en efectivo, enmoneda nacional, para hacer frente a gastos de poca cuantia 0 para realizar compras enaquellos casos en que el proveedor no acepte cheques.

En ningun caso se pueden hacer anticipos y pagos para fines personales ni cambiarcheques personales con recursos de caja chica.

Cada gasto 0 erogacion del fondo de caja chica debe incurrirse para adquisiciones 0

contrataciones de la Secretaria, por 10 que se le debe asignar la partida presupuestariacorrespondiente.

Las liquidaciones de la caja chica deb en hacerse en el mes en que se realizan laserogaciones.

Cuando 10 considere conveniente, pero por 10 menos una vez por afio, el SecretarioEjecutivo debe nombrar a los funcionarios de la Secretaria para realizar arqueos de CajaChica. Los funcionarios encargados de los arqueos de Caja Chica deberan informar sobresus hallazgos directamente al Secretario Ejecutivo.

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2.11 COMPRAS DE BIENES 0 SERVICIOS NO PERSONALES

Toda compra 0 contrataci6n de bienes 0 de servicios no personales debe contar concontenido presupuestario y con la autorizaci6n del Secretario Ejecutivo, quien este designe,o del Comite de Compras, segun proceda.

Se debe establecer y documentar la mejor opci6n de compra 0 contrataci6n.

Las compras 0 contrataciones de bienes 0 de servicios no personales deben hacerseutilizando la exoneraci6n del impuesto de que goza la Secretaria, con excepci6n de lasrealizadas con fondos de caja chica.

Las compras 0 contrataciones de bienes 0 de servicios no personales deben contar conla orden de compra correspondiente, convenientemente autorizada, con excepci6n de lasrealizadas con fondos de caja chi ca.

Las compras y contrataciones de bienes y servicios mayores de $1.500 debenadjudicarse por concurso.

2.12 CONTRATACION DE SERVICIOS PERSONALES

Toda contrataci6n de servicios personales debe contar con contenido presupuestario ycon la autorizaci6n del Secretario Ejecutivo, quien este designe, 0 del Comite de Comprassegun proceda.

Toda contrataci6n de servicros personales debe contar con la orden de compracorrespondiente, convenientemente autorizada.

Las contrataciones de servicios personales mayores de $15.000 deb en adjudicarse porconcurso.

2.13 INVENTARIOS

A efectos de agrupar y controlar sus activos, en la Secretaria Ejecutiva se llevaranpermanentemente cuatro tipos de inventarios: a) inventario de activos; b) inventario delalmacen de materiales y suministros; c) inventario de la bodega de bienes disponibles; y,d)inventario de equipo, material y software de informatica.

La Direcci6n designara al funcionario responsable del registro, control y actualizaci6nde dichos inventarios.

Es prohibido el retiro, venta 0 donaci6n de bienes obsoletos sin la autorizaci6n delSecretario Ejecutivo.

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Cuando 10 considere conveniente, pero por 10 menos una vez por afto, el SecretarioEjecutivo debe nombrar los funcionarios de la Secretaria para realizar un inventario fisicode activos de la Secretaria. Los funcionarios encargados de realizar el inventario debeninformar sus hallazgos directamente al Secretario Ejecutivo.

Para el retiro de articulos 0 material de desecho se debera contar con la autorizacion delAsistente Administrativo 0 Auxiliar de Administraci6n.(Adicionado mediante Acuerdo SE/114/0CT-08)

2.14 COMPRA DE PASAJES AEREOS

La Secretaria compra los pasajes aereos para las misiones oficiales 0 traslado depersonal, de acuerdo con 10 estipulado en las resoluciones CMCA-l/224/00 y CMCA-2/224/00, ambas del Consejo Monetario Centroamericano.

Los pasajes aereos deben adquirirse haciendo uso de la exoneracion del impuesto sobrepasajes aereos de que goza la Secretaria

Las compras de pasajes aereos deben hacerse con la anticipacion suficiente, parabeneficiarse de bajos precios, y por la rota mas directa posible.

2.15 VIATICOS

La Secretaria reconoce viaticos por cormsiones oficiales de conformidad con 10dispuesto en las resoluciones CMCA-1I224/00 y CMCA-2/224/00, ambas del ConsejoMonetario Centroamericano.

El calculo y entrega de viaticos solo puede hacerse con autorizaci6n estricta delSecretario Ejecutivo 0 quien le este sustituyendo formalmente.

2.16 ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD

Todo el personal de la Secretaria debe cumplir con una jomada de trabajo minima de41 :15 horas semanales.

El horario regular de trabajo de la Secretaria es de 8:30 a 16:45 horas, incluyendo unperiodo de almuerzo de 45 minutos.

El sistema electr6nico de control de asistencia es el instrumento administrativo paradocumentar la asistencia y puntualidad del personal de la Secretaria,

Todo funcionario debe realizar dos marc as diarias correspondientes a su entrada y

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2.17 VACACIONES

En diciembre de cada aiio, el Secretario debera contar con el plan anual de vacacionesde cada funcionario, el cual sera flexible para incorporar eventos en la forma en que sepresenten.

El disfrute de vacaciones debe ser aprobado de previa por la Direcci6n.

Todo empleado de la Secretaria debe disfrutar el periodo de vacaciones a que tienederecho, para 10 cual debe coordinarse apropiadamente para que las labores de la Secretariano se yean afectadas.

2.18 PAGO DE SALARIOS

Con la periodicidad establecida, los salarios deben ser acreditados en las cuentaspersonales de cada empleado en el banco que la Secretaria haya escogido para el efecto.

La acreditaci6n de salarios debe ser aprobada por la Direcci6n, dejando para talesefectos los registros del caso.

2.19 PARQUEO

Los espacios del parqueo seran asignados por el Secretario 0 quien el designe,dependiendo de la disponibilidad, rango y demas factores pertinentes.

Todo usuario del parqueo debe tomar todas las precauciones para evitar accidentes almomenta de ingreso 0 egreso.

La Secretaria no se hace responsable de los daiios que puedan sufrir los vehiculos en elarea de parqueo.

2.20 USO DEL VEHicULO DE LA SECRETARIA

El vehiculo de la Secretaria se destina exclusivamente para el cumplimiento de laslabores oficiales.

Par ningun motivo se facilita a terceras personas 0 se usa para asuntos de caracterfamiliar 0 personal de los funcionarios de la Secretaria 0 de terceros, ya sea durante lajomada laboral 0 fuera de ella.

Salvo disposici6n en contrario del Secretario Ejecutivo, -concluido el horario de trabajoo cumplidas las misiones oficiales, el vehiculo de la Secretaria debe permanecer en lasinstalaciones de la Secretaria.

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Es prohibida la circulaci6n del vehiculo de la Secretaria fuera de los limites de CostaRica y fuera del GAM sin autorizaci6n del Secretario Ejecutivo.

2.21 TELEFONO

Los telefonos de la Secretaria Ejecutiva son para realizar tramites oficiales.

Toda llamada intemacional de caracter personal en la Secretaria debe ser autorizadapor la Direcci6n.

Cuando se determine el costa de llamadas intemacionales de caracter personal, y salvodisposici6n en contrario de la Direcci6n, el funcionario debe reintegrarlo por medio de lascuentas bancarias de la Secretaria,

2.22 MENSAJERlA, MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA

Los servicios de mensajeria, mantenimiento y limpieza deben ser contratados a otrosentes econ6micos, observando en todos sus extremos el cumplimiento de las sanaspracticas administrati vas.

2.23 REGISTROS E INFORMES CONTABLES

Los estados financieros se deb en preparar en un plazo no mayor a cinco dias habilesdespues del cierre mensual.

Toda transacci6n llevada a cabo por la Secretaria debe quedar registrada y respaldadaoportunamente.

Tanto los registros contables como la informaci6n que de ellos se emane debe hacersede conformidad con las normas que les regulen.

2.24 ELABORACION,PRESUPUESTO

SEGUIMIENTO Y LIQUIDACION DEL

La Secretaria funciona bajo el sistema de un presupuesto anual, integrado por losprogramas de: a) funcionamiento; b) inversi6n; y, c) aportes al fondo de prestaciones.

Los programas 0 proyectos que cuentan con financiamiento por parte de la cooperaci6ninternacional llevan presupuestos por aparte, en cuanto se refiere al uso de dichos recursos.

Debe quedar evidencia suficiente para las fases de preparaci6n, seguimiento y

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El Asistente Financiero debe preparar un informe sobre la ejecucion presupuestalmensual y presentarlo al Secretario Ejecutivo en la primera reuni6n administrativa posteriora los cinco primeros dias habiles del mes siguiente del que se trate. Dicho informe debeincluir un detalle de los ingresos y de los gastos a nivel de partida y los cuadros resumenesy graficas necesarios para la comprensi6n de la evoluci6n presupuestal de la Secretaria.Adicionalmente, dicho informe debe incluir, entre otros, los estados financieros de lainstituci6n, el analisis tecnico de la situaci6n econ6mico-financiera de la instituci6n, asicomo la evaluaci6n de la necesidad de realizar transferencias entre partidas.

Al final de cada trimestre calendario, el informe mencionado en el parrafo anterior debeampliarse de tal forma que incluya un analisis tecnico de la situaci6n econ6mico-financierade la instituci6n; detalle de necesidades de transferencias de partidas presupuestarias; y,estados financieros del fondo de prestaciones.

Como maximo a finales de la tercera semana de enero de cada afio, el AsistenteFinanciero debe tener preparado un informe completo de la liquidaci6n presupuestaria delafio anterior, tomando en consideraci6n los informes trimestrales preparados, y debenpresentarlo a consideraci6n del Secretario.

El proceso de liquidaci6n presupuestaria debe hacerse comparativo con el periodo 0

periodos anteriores, establecido oportunamente por el Secretario.

Debe establecerse un programa de vinculaci6n presupuestaria con los objetivosestrategicos del Consejo Monetario, debiendo hacerse evaluaciones peri6dicas deseguimiento.

Para la preparaci6n del informe trimestral de ejecuci6n del presupuesto por finalidaddel gasto, los economistas, estadisticos e informaticos de la Secretaria, asi como el AsesorJuridico, deben, a mas tardar el ultimo dia de cada trimestre calendario, presentar alAuxiliar de Administraci6n un reporte sobre el avance trimestral de los proyectos 0

programas a su cargo y de su participaci6n en otros proyectos 0 programas, en los formatospreparados para la determinaci6n de la vinculaci6n de los proyectos con el presupuesto.

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Manuafes de lnstructivos y Directrices de fa SECMCA

3. MANUALES DE INSTRUCTIVOS YDIRECTRICES DE LA SECMCA

Se detalla a continuaci6n las actividades que cuentan con manuales, instructivos ydirectrices, precisando 0 en las cuales se precisan los riesgos, controles, disposicionesgenerales y responsabilidades asumidas con el prop6sito de puntualizar las obligaciones yconsecuencias de su no aplicaci6n.

3.1 Manual para la descripci6n de puestos y funciones de la SECMCA.3.2 Manual de organizaci6n de la SECMCA.3.3 Manual para las reuniones administrativas.3.4 Manual de ingreso y permanencia en el edificio.3.5 Manual de directrices sobre informatica.3.6 Instructivo sobre Haves del edificio y cajas de seguridad.3.7 Manual de uso de la tarjeta de credito.3.8 Manual de inventarios.3.9 Manual para la elaboraci6n, seguimiento y liquidaci6n del presupuesto.3.10 Manual de registros e informes contables3.11 Manual para el control de asistencia y puntualidad.3.12 Instructivo para el uso del parqueo.3.13 Manual del uso del vehiculo.3.14 Manual sobre el control de llamadas telef6nicas.3.15 Instructivo sobre el servicio de mensajeria de la Secretaria Ejecutiva.3.16 Manual de mantenimiento del edificio.3.17 Manual de aseo de la Secretaria Ejecutiva.

(Numeracion corregida mediante Acuerdo SE/l14!OCT-08~ .

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Manuafes de Instructivos y Directrices de fa SECMCA

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3.1 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS YFUNCIONES DE LA SECMCA.

EI presente manual contiene informaci6n sobre la naturaleza y funciones de cadapuesto 0 cargo de trabajo, con sus respectivos requisitos de ingreso. Precisa la identificaci6n,relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los puestos en la Secretaria Ejecutiva.

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3.1.1 DIRECCION TECNICA

EI Secretario Ejecutivo y el Subsecretario Ejecutivo son electos por el ConsejoMonetario por consenso de sus miembros, para un periodo de cuatro aiios, no pudiendo serreelectos. Ambos cargos deb en ser desempefiados por nacionales de los Estados miembros delConsejo, asegurandose la rotaci6n de las nacionalidades en la sucesi6n de los puestos.

EI perfil de puesto establecido para la Direcci6n esta sujeto a los requerimientos delConsejo Monetario Centroamericano en el momenta de su nombramiento.

23


24

Manuales de Instructivos y Directrices de la SECMCA

3.1.2 DESCRIPCION DE PUESTOS PARAECONOMISTAS CONSUL TORES

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MANUAL DE PUESTOSECONOMISTA CONSUL TOR

MERCADO DE CAPITALES Y OPERACIONES FINANCIERAS

DESCRIPCION DE PUESTOA. NOMBRE DEL PUESTO:

Economista Consultor (Mercado de Capitales y Operaciones Financieras)B. UBICACION ORGANIZATIV A: Area Tecnica

DEPENDE DE: I SUPERVISA A:Secretario y Subsecretario EiecutivoC. PROPOSITO GENERAL DEL PUESTO:

Impulsar la integraci6n financiera Centroamericana mediante servicios tecnicos en materia deanalisis de mercados financieros y la coordinaci6n de Comites de consulta, equipos de proyectos yotras acciones relacionadas.

D. FUNCIONES A CARGO1. Brindar asistencia tecnica a los Bancos Centrales miembros y a los demas 6rganos del CMCA.2. Realizar estudios tecnicos sobre el desarrollo de Sistema de Pago, Sistema Financiero y Mercado deCapitales de la regi6n, y especialmente en temas relacionados con integraci6n financiera.3. Coordinar, participar y/o supervisar proyectos orientados a promover la integraci6n financieraregional.4. Proponer mecanismos de coordinaci6n con los entes supervisores en materia financiera, de valores,seguros y pensiones a nivel Centroamericano que contribuyan al proceso de integraci6n financieraregional.5. Coordinar y facilitar el funcionamiento de Comites de Consulta.6. Dar seguimiento y elaborar informes sobre la evoluci6n econ6mical financiera de los paisesCentroamericanos y del avance del proceso de integraci6n econ6mica.7. Participar en el desarrollo y mantenimiento del Sistema de Informaci6n Econ6mico Financiero.8. Realizar gestiones con orgamsmos internacionales y representar a la SECMCA en forosinternacionales.9. Proponer proyectos de trabajo y asistencia tecnica con los organismos internacionales.10. Participar en la formulaci6n de planes de trabajo de la SECMCA y en la elaboraci6n de informesde resultados.

E. RELACIONES DEL PUESTOCON PARASecretario y Subsecretario Ejecutivo Definir lineamientos de acci6n.

Canalizar gestiones con otras entidades.Informar sobre el desarrollo de las actividades delComite a cargo.

Bancos Centrales Centroamericanos y Comite Coordinar participaci?n de representantes en actividadesde consulta a cargo. de Comite a cargo.

, \~

27

Otras entidades proveedoras y usuarias deinformacion.

Coordinar actividades de asistencia tecnica eintercambio de informacion.

Otros organismos regionales e intemacionales. Coordinar actividades e intercambio de informacion.

Otros Comites de consulta y equipos deproyecto.

Gestionar convenios y coordinar realizacion de eventosconjuntos.

Intercambiar informacion y coordinar avances deestudios ro ectos.

F. REQUISITOS DEL PUESTO

Educacion: Licenciatura en Economia 0 Administracion de Empresas con especialidad en FinanzasIntemacionales.

Experiencia: Cinco afios minimos como funcionario del Banco Central u organismo intemacional enel area economica 0 financiera.

Conocimientos y habilidades:• Dominio de metodos de trabajo y tecnicas aplicadas para el analisis del

comportamiento de Sistemas Financieros.• Conocimiento de la normativa y legislacion que regula el establecimiento,

funcionamiento, y supervision prudencial de instituciones financieras.• Dominio de metodos y tecnicas para el analisis de riesgos financieros.• Conocimientos de experiencias y teorias sobre el desarrollo de mercados de

capitales.• Excelentes fundamentos de macroeconomia y finanzas intemacionales.• Habilidad para la elaboracion de documentos tecnicos y presentaciones.• Lectura y escritura en el idioma ingles,• Manejo de software de oficina (Procesador de texto, hojas de trabajo y elaboracion

de presentaciones) y programas para analisis cuantitativo de variables economicasy financieras.

Otras competencias:• Habilidad para investigacion y busqueda de informacion.• Capacidad analitica• Habilidades de planeacion y coordinacion.• Habilidad para trabajo en grupo.• Habilidades de comunicacion y persuasion.

28


MANUAL DE PUESTOSECONOMISTA CONSULTOR

pOLiTICA MONETARIA


Economista Consultor (Area de Politica Monetaria)B. UBICACION ORGANIZATIVA: Area TecnicaDEPENDE DE: I SUPERVISA A:Secretario y Subsecretario EjecutivoC. PROPOSITO GENERAL DEL PUESTO:

Impulsar la integraci6n monetaria centroamericana mediante servicios tecnicos en materia de politicamonetaria y la coordinaci6n de Comites de consulta, equipos de proyectos y otras accionesrelacionadas.D. FUNCIONES A CARGO1. Brindar asistencia tecnica a los Bancos Centrales miembros del CMCA y a los demas 6rganos delCMCA.2. Realizar estudios tecnicos sobre la evoluci6n econ6mica de la regi6n, especialmente en temasrelacionados con la politica monetaria.3. Coordinar, participar y/o supervisar proyectos orientados a promover la integraci6n monetaria.4. Coordinar y facilitar el funcionamiento de Comites de Consulta.5. Dar seguimiento y elaborar informes sobre la evoluci6n economica/ financiera de los paisesCentroamericanos y del avance del proceso de integraci6n econ6mica.6. Disefiar y proponer indicadores para el seguimiento y analisis del comportamiento econ6mico de laregi6n.7. Participar en el desarrollo y mantenimiento del Sistema de Informaci6n Econ6mico Financiero.8. Realizar gestiones con los organismos intemacionales.9. Representar a la SECMCA en foros intemacionales.10. Participar en la formulaci6n de planes estrategicos de trabajo de la SECMCA y en la elaboraci6nde informes de resultados.


Canalizar gestiones con otras entidades.Informar sobre el desarrollo de las actividades delComite a cargo.

Bancos Centrales Centroamericanos y Cornite Coordinar actividades de asistencia tecnica ede consulta a cargo. intercambio de informaci6n. Coordinar participaci6n de

representantes en actividades de Comite a cargo.,

Otras entidades proveedoras y usuarias de Coordinar actividades e intercambio de informaci6n.informaci6n.

~~29

Otros organismos regionales e intemacionales. Gestionar convenios y coordinar realizaci6n de eventosconjuntos.

Otros Comites de consulta y equipos deproyecto.

Intercambiar informaci6n y coordinar avances deestudios y proyectos.

F. REQUISITOS DEL PUESTOEducacion: Maestria en Economia con especialidad en Macroeconomia 0 Politica Monetaria.

Experiencia: Cinco afios minimos como funcionario del Banco Central u organismo intemacional ene1area de estudios econ6micos 0 politica monetaria.

Conocimientos y habilidades:• Dominio de metodos de trabajo y tecnicas aplicadas a la programaci6n monetaria.• Manejo de modelos para e1 analisis e interpretaci6n del comportamiento de los

agregados monetarios.• Conocimientos de experiencias y teorias sobre la integraci6n econ6mica regional.• Exce1entes fundamentos de macroeconomia.• Habilidad para la elaboraci6n de documentos tecnicos y presentaciones.• Lectura y escritura en el idioma ingles.• Manejo de software de oficina (Procesador de texto, hojas de trabajo yelaboraci6n

de presentaciones) y programas para analisis cuantitativo de variables econ6micasy financieras.

Otras competencias:• Habilidad para investigaci6n y busqueda de informaci6n.• Capacidad analitica• Habilidades de planeaci6n y coordinaci6n.• Habilidad para trabajo en grupo.• Habilidades de comunicaci6n e influencia.

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MANUAL DE PUESTOSECONOMISTA CONSULTOR

CUENTAS MACROECONOMICAS


Economista Consultor en Cuentas MacroeconomicasB. UBICACION ORGANIZATIVA: Area TecnicaDEPENDEDE: I SUPERVISA A:Secretario y Subsecretario Ejecutivo

C. PROPOSITO GENERAL DEL PUESTO:Impulsar la integracion monetaria centroamericana mediante servicios tecnicos en metodologiapara la elaboracion y divulgaci6n de estadisticas economic as y financieras y la coordinacion deComites de consulta, equipos de proyectos y otras acciones relacionadas.

D. FUNCIONES A CARGO1. Brindar asistencia tecnica a los Bancos Centrales miembros y a los demas organos del CMCA en laaplicacion de metodologias estadisticas estandarizadas y modelos econometricos de pronostico.2. Participar en la realizacion de estudios tecnicos sobre la evolucion economica y financiera de laregion.3. Coordinar, participar y/o supervisar proyectos para la adopcion en los paises Centroamericanos demetodologia y nomenclaturas estadisticas intemacionales.4. Coordinar y facilitar el funcionamiento de Comites de Consulta.5. Dar seguimiento y elaborar informes sobre la evolucion economica lfinanciera de los paisescentroamericanos y del avance del proceso de integracion econornica.6. Disefiar y proponer indicadores y modelos para el seguimiento, analisis y proyeccion delcomportamiento economico de la region.7. Participar en el desarrollo y mantenimiento del Sistema de Informacion Economico Financiero.8. Realizar gestiones con organismos intemacionales.9. Representar a la SECMCA en foros intemacionales.10. Participar en la formulacion de planes de trabajo de la SECMCA y en la elaboracion de informesde resultados.

E. RELACIONES DEL PUESTOCON PARA

Secretario y Subsecretario Ejecutivo Definir lineamientos de accion.Canalizar gestiones con otras entidades.Informar sobre el desarrollo de las actividadesdel Comite a cargo.

Bancos Centrales Centroamericanos y Comite de Coordinar actividades de asistencia tecnica econsulta a cargo. intercambio de informacion, participacion de

representantes en actividades de Comite,--,-tf~

31

Entidades proveedoras y usuarias de datos. Coordinar intercambio de datos.

Otros organismos regionales e intemacionales. Gestionar convenios y coordinar realizacion deeventos conjuntos.

Otros Comites de consulta y equipos de proyecto. Intercambiar informacion y coordinar avancesde estudios y proyectos.


Educacion: Maestria en Economia (Metodos Cuantitativos), preferible con Doctorado en Economia,

Experiencia: Cinco aiios como funcionario del Banco Central, instituciones de investigacioneconomica u organismos intemacionales en el area de estudios econ6micos 0 politica monetaria.

Conocimientos y habilidades:• Dominio de metodologia y nomenclaturas intemacionales para la elaboracion y

divulgacion de estadisticas economicas y financieras.• Modelos y tecnicas de pronostico de variables economicas y financieras.• Manejo de modelos para el analisis e interpretacion del comportamiento de los

agregados monetarios.• Excelentes fundamentos de macroeconomia.• Habilidad para la elaboracion de documentos tecnicos y presentaciones.• Lectura y escritura en el idioma ingles.• Manejo de software de oficina y programas para analisiscuantitativo de variables

economicas y financieras.Otras competencias:

• Habilidad para investigacion y busqueda de informacion.• Capacidad analitica• Habilidades de planeaci6n y coordinacion.• Habilidad para trabajo en grupo.• Habilidades de comunicacion e influencia.

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3.1.3 DESCRIPCION DE PUESTOS PARALA ASISTENCIA TECNICA

_______ 'V.33

34


MANUAL DE PUESTOSESTADisTICO ECONOMICO

DESCRIPCION DE PUESTOA. NOMBRE DEL PUESTO: Estadistico econ6mico.B. UBICACION ORGANIZATIV A: Asistencia TecnicaDEPENDEDE: I SUPERVISA A:Secretario y Subsecretario EjecutivoC. PROPOSITO GENERAL DEL PUESTO: Asesorar y capacitar en tecnicas para el analisis;presentaci6n, divulgaci6n y manejo de informaci6n econ6mica y financiera; asi como, participar en eldesarrollo de las bases de datos estadisticos del Sistema de Informaci6n Econ6mico y Financiero.

D. FUNCIONES A CARGO1. Brindar asistencia tecnica a los Bancos Centrales miembros y a los demas 6rganos del CMCA en laaplicaci6n de tecnicas para el analisis, presentaci6n, divulgaci6n y manejo de estadisticas econ6micasy financieras.2. Apoyar al personal de la Secretaria en la realizaci6n de estudios tecnicos sobre la evoluci6necon6mica y financiera de la regi6n.3. Participar en proyectos para la adopci6n en los paises Centroamericanos de metodologias ynomenclaturas estadisticas internacionales.4. Apoyar el funcionamiento de Comites de Consulta y equipos de proyectos, en cuanto al analisis, ypresentaci6n de estadisticas econ6micas.5. Mantener series de datos actualizadas de las diferentes variables econ6micas y financieras yadministrar la base de datos econ6micos/ financieros del CMCA.6. Realizar pron6sticos de variables macroecon6micas.7. Participar en el seguimiento y elaboraci6n de informes sobre la evoluci6n econ6mica/financiera delos paises Centroamericanos y del avance del proceso de integraci6n econ6mica.8. Investigar, ensayar y promover la utilizaci6n de nuevas tecnicas estadisticas de pron6stico y analisisde informaci6n.9. Coordinar la actualizaci6n, desarrollo y operaci6n del sitio WEB de la SECMCA.10. Apoyar la realizaci6n de gestiones con organismos internacionales.11. Participar en la formulaci6n de planes de trabajo de la SECMCA y en la elaboraci6n de informesde resultados.


Secretario y Subsecretario Ejecutivo Definir lineamientos de acci6n.Canalizar gestiones con otras entidades.Informar sobre el desarrollo de las actividadesasignadas.

,

Bancos Centrales Centroamericanos y Comite Coordinar actividades de asistencia tecnica ede consulta a cargo. intercambio de informaci6n.

,tj.35

Otras entidades proveedoras y usuarias de Coordinar intercambio de informacion.informacion.

Otros organismos regionales e intemacionales. Gestionar convenios y coordinar realizacion de eventosconjuntos.

Comites de consulta y equipos de proyecto. Intercambiar informacion y brindar apoyo tecnico paraestudios y proyectos.


Educaci6n: Licenciatura en Economia con Postgrado en Estadistica.

Experiencia: Dos afios como funcionario de un Banco Central, Instituciones dedicadas a lainvestigacion economica, u organismo intemacional en las areas de estadisticas economicas,

Conocimientos y habilidades:• Dominio de metodologia y tecnicas para el analisis, presentacion y proyeccion de

datos estadisticos.• Conocimientos de modelos y tecnicas de pronostico de variables economicas y

financieras.• Habilidades para analisis e interpretacion de informacion estadistica.• Fundamentos de Macroeconomia,• Habilidad para elaboracion de documentos tecnicos y presentaciones.• Lectura y escritura del idioma ingles.• Manejo de software de oficina y programas para analisis cuantitativo de variables

economic as y financieras.Otras competencias:

• Habilidad para investigacion y busqueda de informacion.• Capacidad analitica y de sintesis.• Habilidad para trabajo en grupo.• Habilidades de comunicacion.

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MANUAL DE PUESTOSASESOR JURIDICO


Asesor JuridicoB. UBICACION ORGANIZATIV A: Area TecnicaDEPENDE DE: I SUPERVISA A:Secretario y Subsecretario EjecutivoC. PROPOSITO GENERAL DEL PUESTO:

Asesorar a los diferentes 6rganos del Consejo en materia juridica y participar en la elaboraci6n 0

modificaci6n de instrumentos juridicos, que apoyen la integraci6n monetaria y financiera regional.

D. FUNCIONES A CARGO1. Investigar y dar seguimiento al desarrollo de instrumentos de ordenamiento juridico que seanaplicables al proceso de integraci6n monetaria y financiera, y al funcionamiento del ConsejoMonetario Centroamericano en general.2. Brindar asesoria juridica a la Secretaria Ejecutiva, Bancos Centrales miembros y demas 6rganos delCMCA en la interpretaci6n del marco legal aplicable al funcionamiento del Consejo.3. Participar en la elaboraci6n 0 modificaci6n de instrumentos juridicos que apoyen la integraci6nmonetaria y financiera regional.4. Analizar y proponer medidas para la armonizaci6n de las legislaciones monetaria, cambiaria,crediticia y financiera de los paises miembros del CMCA5. Coordinar el Comite de Estudios Juridicos.6. Apoyar el funcionamiento de otros comites de consulta y equipos de proyectos, en cuanto a lasimplicaciones juridicas de sus propuestas.7. Mantener actualizada la informaci6n sobre el marco legal econ6mico financiero en el Sistema deInformaci6n del CMCA.8. Participar en el seguimiento y elaboraci6n de informes sobre la evoluci6n econ6mica/financiera delos paises centroamericanos y del avance del proceso de integraci6n econ6mica, en 10 referente a laarmonizaci6n del marco legal.9. Realizar gestiones y suscribir convenios con organismos intemacionales.10. Fungir como notario en los actos administrativos que suscriba cualquiera de los 6rganos delCMCA y mantener un adecuado control y resguardo de los instrumentos juridicos resultantes.11. Participar en la formalizaci6n de planes de trabajo de la SECMCA y en la elaboraci6n de informesde resultados. ~

V

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Secretario y Subsecretario Ejecutivo Definir lineamientos de accion.Asesorar y atender consultas juridicas en general.Informar sobre el desarrollo de las actividadesasignadas.

Comite de Estudios Juridicos Coordinar la agenda de trabajo de las reuniones, asicomo la participacion y asistencia de los miembros.

Bancos centrales Centroamericanos Coordinar actividades de asistencia tecnica eintercambio de informacion.

Otras entidades proveedoras y usuarias deinformacion.

Coordinar intercambio de informacion.

Otros organismos regionales e intemacionales. Gestionar y suscribir convenios, y coordinarrealizacion de eventos conjuntos.

Comites de consulta y equipos de proyecto. Intercambiar informacion y brindar apoyo en materiaiuridica,


Educacion: Licenciatura en Derecho 0 Ciencias Juridicas, preferiblemente con estudios de economiao finanzas.

Experiencia: Dos afios como funcionario de un Banco Central u organismo financiero intemacionalen el area juridica,

Conocimientos y habilidades:• Conocimientos de doctrina, legislacion y jurisprudencia economica y financiera

Centroamericana.• Fe publica: debe ser notario reconocido y tener licencia para ejercer en el pais sede.• Habilidad para la elaboracion de documentos tecnicos y presentaciones.• Lectura y escritura en el idioma ingles,• Manejo de software de oficina (Procesador de texto, hojas de trabajo y elaboracion

de presentaciones).Otras competencias:

• Habilidad para investigacion y busqueda de informacion.• Comprension y fluidez verbal.• Habilidad para trabajo en grupo.• Habilidades de planeamiento y coordinacion. '• Capacidad analitica.

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MANUAL DE PUESTOSINFORMATICO

DESCRIPCION DE PUESTOA. NOMBRE DEL PUESTO: Informatico.B. UBICACION ORGANIZATIV A: Asistencia Tecnica.DEPENDEDE: I SUPERVISA A:Secretario y Subsecretario EjecutivoC. PROPOSITO GENERAL DEL PUESTO:

Asesorar y participar en la adquisici6n, adaptaci6n y utilizaci6n de la tecnologia informatica para elcumplimiento efectivo de los obietivos del CMCA.D. FUNCIONES A CARGO1. Determinar las necesidades de tecnologia informatica para el cumplimiento de objetivos yfunciones del CMCA e investigar sobre los avances de tecnologia informatica aplicables.2. Investigar oportunidades de adquisici6n de tecnologia.3. Formular y dar seguimiento a planes de desarrollo de la tecnologia de informaci6n.4. Coordinar la adquisici6n y adaptaci6n de tecnologia.5. Participar 0 supervisar el desarrollo de aplicaciones automatizadas y bases de datos.6. Brindar asistencia tecnica en materia informatica a los 6rganos del Consejo.7. Administrar los recursos informaticos para asegurar la continuidad de los servicios informaticos.8. Coordinar el desarrollo de Base de Datos y del Sistema de Informaci6n.9. Coordinar 0 participar en la realizaci6n de proyectos que requieren el apoyo informatico.10. Coordinar con Bancos Centrales miembros para promover la convergencia tecno16gica que faciliteel intercambio e integraci6n de informaci6n econ6mica y financiera.11. Coordinar las Comisiones Especiales en la materia, creadas por el CMCA.12. Mantener relaciones de comunicaci6n y coordinaci6n con otros organismos 0 entidades cuya labortenga impacto en la plataforma tecno16gica del CMCA.13. Realizar otras acciones afines al puesto que le sean encomendadas.


Secretario y Subsecretario Ejecutivo Recibir lineamientos e instrucciones.

Entidades extemas Realizaci6n de gestiones e intercambio de informaci6n ycoordinaci6n de actividades.

Personal de la SECMCA y demas 6rganos del Intercambio de informaci6n y coordinaci6n deCMCA. actividades de asistencia tecnica.

Proveedores de tecnologia de informaci6n Conocer sobre avances tecno16gicos y coordinar laadquisici6n de tecnologia. r-,

-HV

39


Educacion: Licenciatura en Ciencias de la Computaci6n 0 Ingenieria de Sistemas

Experiencia: Tres afios en puestos similares.

Conocimientos y habilidades:• Conocimiento amplio de bases de datos relacionales.• Dominio en herramientas para el desarrollo de aplicaciones en ambiente cliente

servidor y WEB.• Conocimientos y dominio en sistemas operativos de red y herramientas de usuario

final.• Conocimientos de instalaci6n, configuraci6n y administraci6n de software en

ambientes graficos,• Dominio del idioma ingles.

Otras competencias:• Buenas relaciones interpersonales.• Capacidad analitica• Habilidad para trabajo en grupo y cooperaci6n.• Disposici6n e interes por el orden y la cali dad.• Habilidad para el planeamiento y organizaci6n.

40

Manua/es de lnstructivos y Directrices de /a SECMCA

3.1.4 DESCRIPCION DE PUESTOS PARAECONOMISTAS VISITANTES

4/

42


MANUAL DE PUESTOSECONOMISTA VISITANTE

DESCRIPCION DE PUESTOA. NOMBRE DEL PUESTO: Economista VisitanteB. UBICACION ORGANIZATIVA: Area TecnicaDEPENDEDE: I SUPERVISA A:Secretario y Subsecretario Ejecutivo

C. PROPOSITO GENERAL DEL PUESTO:1. Apoyar las labores de la SECMCA en el area de la politic a monetaria y/o finanzas.2. Apoyar el plan de trabajo del Comite de Politica Monetaria y/o del Comite de Mercados Capitales.3. Entrenarse en area de integracion monetaria y financiera regional, para aportar en esa materia alBanco Central que corresponda.D. FUNCIONES A CARGO1. Colaborar en los proyectos asignados.2. Brindar apoyo en los trabajos asociados a los Proyectos.3. Colaborar en la realizacion de estudios tecnicos sobre la evolucion economica de la region,especialmente en temas relacionados con politica monetaria y politica financiera.4. Participar en proyectos orientados a promover la integracion monetaria.5. Disefiar y proponer indicadores para el analisis del comportamiento economico de la region.6. Representar a la SECMCA en foros regionales.7. Participar en la formulacion de planes de trabajo de la SECMCA y en la elaboracion de informes deresultados.8. Apoyar la labor de los coordinadores de Comites de Consulta del CMCA.9. Apoyar en otras labores que se le soliciten.


Secretario y Subsecretario Ejecutivo Definir lineamientos de accion.Canalizar gestiones con otras entidades.Informar sobre el desarrollo de las actividades a cargo.

Bancos Centrales Centroamericanos y Comite Coordinar actividades de asistencia tecnica ede consulta a que apoya. intercambio de informacion.

Coordinar actividades e intercambio de informacion.

Otras entidades proveedoras y usuarias de Coordinar intercambio de informacion.informacion.

,

Otros organismos regionales e intemacionales. Intercambiar informacion. t1

I7"=>

V43


Educacion: Economista con Grado de Maestria, en Macroeconomia, Politica Monetaria 0 FinanzasIntemacionales segun 10 requiera la Direcci6n.

Experiencia: Minimo de tres afios como funcionario del Banco Central en el area de estudiosecon6micos 0 politica monetaria y/o financiera.

Conocimientos y habilidades:• Dominio de metodos de trabajo y tecnicas aplicadas a la programaci6n monetaria

y/o financiera.• Conocimientos de modelos, experiencias y teorias sobre la integraci6n econ6mica.• Excelentes fundamentos de macroeconomia.• Habilidad para la elaboraci6n de documentos tecnicos y presentaciones.• Lectura y escritura del idioma ingles,• Manejo de software de oficina (Procesador de texto, hojas de trabajo y elaboraci6n

de presentaciones) y programas para analisis cuantitativo de variables econ6micas.Otras competencias:

• Habilidad para investigaci6n y busqueda de informaci6n.• Capacidad analitica.• Habilidades de planeaci6n y coordinaci6n.• Habilidad para trabajo en grupo.• Habilidad de comunicaci6n e influencia.

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3.1.5 DESCRIPCION DE PUESTOS PARA ELPERSONAL ADMINISTRATIVO

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46



MANUAL DE PUESTOSASISTENTE FINANCIERO

DESCRIPCION DE PUESTOA. NOMBRE DEL PUESTO: Asistente FinancieroB. UBICACION ORGANIZATIV A: Area Administrativa

DEPENDE DE: I SUPERVISA A:Secretario y Subsecretario Eiecutivo Servicio de SeguridadC. PROPOSITO GENERAL DEL PUESTO:

Coordinar y participar en las funciones administrativas y financieras para el desempefio efectivo deSECMCA.

D. FUNCIONES A CARGO1. Velar por el cumplimiento de los aspectos financieros y contables contenidos en el Estatuto de

Relaciones Laborales entre la Secretaria Ejecutiva y su Personal y en la Normativa sobre laAdministraci6n del Fondo de Reserva para Prestaciones Sociales a los Funcionarios de laSecretaria Ejecutiva; asi como de los aspectos presupuestarios contenidos en el Acuerdo MonetarioCentroamericano.

2. Realizar las actividades de registro y control contable.3. Realizar las actividades de vinculaci6n de proyectos.4. Elaborar Informes mensuales sobre la ejecuci6n presupuestaria y proyectar la situaci6n financiera

de la Secretaria Ejecutiva a final de cada afio.5. Elaborar peri6dicamente Informes sobre el estado financiero y proyecciones del Fondo de Reserva

para las Prestaciones de los Funcionarios de la Secretaria Ejecutiva.6. Actuar como funcionario de enlace entre la secretaria Ejecutiva y el Banco Agente Administrador

del FOCEM.7. Calcular los montos de salarios del personal incluidas las deducciones, confeccionar la n6mina e

informa con detalle a cada funcionario sobre la acreditaci6n de salarios.8. Coordinar la formulaci6n, documentaci6n y seguimiento de los aspectos normativos de la

elaboraci6n, ejecuci6n y control del Presupuesto de la Secretaria Ejecutiva.9. Coordinar la formulaci6n, documentaci6n y seguimiento de los aspectos normativos de la

elaboraci6n, ejecuci6n y control del Presupuesto de Proyectos con fondos ajenos.10. Mantener actualizado el estado individual de las vacaciones del personal.11. Atender requerimientos de auditoria intema.12. Proponer y coordinar el desarrollo de proyectos intemos tendientes a la mejora del funcionamiento

de la SECMCA.13. Realizar otras acciones afines al puesto que le sean encomendadas.

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E. RELACIONES DEL PUESTOCONSecretario y Subsecretario Ejecutivo

PARARecibir lineamientos e instrucciones

Entidades externas Realizaci6n de gestiones e intercambio de informaci6n ycoordinaci6n de actividades.

Personal de la SECMCA y demas 6rganos delCMCA

Intercambio de informaci6n y coordinaci6n deactividades.

F. REQUISITOS DEL PUESTOEducaci6n:Administrador de Empresas con Licenciatura en Contaduria PublicaExperiencia:Tres afios en puestos similaresConocimientos y habilidades:

• Conocimiento de leyes y reglamentos laborales y administrativos.• Dominio de software financiero 0 contable.• Tecnicas de administraci6n financiera• Conocimientos de instrumentos financieros• Habilidades para la redacci6n de documentos• Preferiblemente con dominio del idioma ingles

Otras competencias:• Buenas relaciones interpersonales• Capacidad analitica• Habilidad para el trabajo en grupo y cooperaci6n• Disposici6n e interes por el orden y la calidad• Habilidad para el planeamiento y organizaci6n• Confidencialidad en el manejo de la informaci6n de su competencia.

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\ ,

48


MANUAL DE PUESTOSASISTENTE ADMINISTRA TIVO


Asistente AdministrativoB. UBICACION ORGANIZATIV A:

Area Administrativa.SUPERVISA A:Servicios de Conserjeria.Servicio de Mensaieria

C. PROPOSITO GENERAL DEL PUESTO:Coordinar y participar en las funciones administrativas y financieras para el desernpefio efectivo deSECMCA.

D. FUNCIONES A CARGOI. Velar por el cumplimiento de los aspectos administrativos y las acciones de personal contenidos en elEstatuto de Relaciones Laborales entre la Secretaria Ejecutiva y su Personal; la Normativa de Gastos por elTraslado de Residencia Funcionarios de la Secretaria Ejecutiva; y la Normativa sobre de Gastos de Viaje enMisiones Oficiales de Funcionarios de la Secretaria Ejecutiva.2. Calcular y tramitar viaticos, gastos de representaci6n, gastos de traslado y otras erogaciones de personal.3. Administrar los contratos de seguros medicos, de accidentes y de vida.4. Tramitar y administrar contratos de suministros, asi como los contratos de servicios tecnicos y profesionalesespecializados.5. Apoyar en la formulaci6n, documentaci6n y seguimiento a la ejecuci6n de planes.6. Mantener actualizada la normativa administrativa interna de la SECMCA.7. Efectuar pagos mediante entrega de cheques, efectivo 0 transferencias bancarias.8. Realizar seguimiento a los pagos para su cancelaci6n oportuna9. Manejar las cuentas corrientes en moneda local y d61ares10. Tramitar los dep6sitos bancarios y llevar registro de los mismos.II. Proyectar flujo de efectivo, administrar e informar sobre las disponibilidades, inversiones financieras,fondos circulantes y caja chica.12. Elaborar las minutas de las reuniones en las cuales se conocen los estados financieros y se discute el flujo decaja de la Secretaria Ejecutiva, velando por la correcta aplicaci6n de los acuerdos tornados en dichas reuniones.13. Proponer y coordinar el desarrollo de proyectos internos tendientes a la mejora del funcionamiento de laSECMCA.14. Llevar los cuadros estadisticos necesarios que permitan dar un seguimiento de las compras que realiza laSecretaria, para analizar la ejecuci6n del presupuesto, y para la preparaci6n del proyecto de presupuesto anual.15. Coordinar el uso del parqueo16. Llenar formatos de 6rdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos deservicio, y otras asignaciones especiales.17. Informar a los proveedores sobre la cancelaci6n de las facturas.18. Ve1ar por el uso adecuado de la caja fuerte.19. Coordinar la apertura y del cierre de Edificio.20. Llevar el control de la Caja Chica21. Realizar otras acciones afines al puesto que Ie sean encomendadas.

DEPENDEDE:Secretario y Subsecretario Ejecutivo

.."- \v--

49

-E. RELACIONES DEL PUESTO

CON PARA

Secretario y Subsecretario Ejecutivo Recibir lineamientos e instrucciones

Entidades extemas Realizacion de gestiones e intercambio deinformacion y coordinacion de actividades

Personal de la SECMCA y demas organos delCMCA

Intercambio de informacion y coordinacion deactividades

Proveedores de bienes y servicios Conocer sobre ofertas y coordinar la adquisicion debienes y servicios.

Asistente Financiero Recibir revision de ciertos tramites,

Auxiliar de Administracion Intercambio de informacion y coordinacion deactividades

F. REQUISITOS DEL PUESTOEducacion: Licenciatura en Administracion de EmpresasExperiencia: 3 afios en puestos similaresConocimientos y habilidades:

• Conocimiento de leyes y reglamentos laborales y administrativos.• Dominio de software de oficinas• Tecnicas de administracion financiera y desarrollo organizacional.• Conocimientos de instrumentos financieros• Habilidades para la redaccion de documentos.• Preferiblemente con dominio del idioma ingles.

Otras competencias:• Buenas relaciones interpersonales• Capacidad analitica• Habilidad para trabajo en grupo y cooperacion,• Disposicion e interes par el orden y la cali dad• Confidencialidad en el manejo de la informacion financiera• Habilidad para el planeamiento y organizacion,

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MANUAL DE PUESTOSAUXILIAR DE ADMINISTRACION


Auxiliar de Administraci6nB. UBICACION ORGANIZATIVA: Area AdministrativaDEPENDE DE: I SUPERVISA A:Secretario y Subsecretario Ejecutivo

C. PROPOSITO GENERAL DEL PUESTO:Ejecutar y coordinar funciones administrativas y financieras para el correcto y eficiente desempefio dela SECMCA.D. FUNCIONES A CARGO1. Apoyar a las autoridades de la SE en la formulaci6n, documentaci6n y seguimiento a la ejecuci6nde los planes de la SECMCA.2. Apoyar al Asistente Financiero en la elaboraci6n del Informe de Vinculaci6n PresupuestariaTrimestral.3. Colaborar con la elaboraci6n del proyecto de presupuesto del afio siguiente de laSECMCA.4. Llevar los cuadros estadisticos necesarios que permitan dar un seguimiento de las compras querealiza la Secretaria, para analizar la ejecuci6n del presupuesto, y para la preparaci6n del proyecto depresupuesto anual.5. Realizar estudios de mercado para determinar las mejores opciones para las compras de bienes yservicios y llevar el archivo de los mismos.6. Tramitar contratos de suministros; de servicios tecnicos y profesionales especializados.7. Velar porque el Inventario de la Secretaria este debidamente actualizado y todos sus activosidentificados; llevar los registros adecuados del inventario al cargo del personal de la SE y laasignaci6n de responsabilidad sobre bienes, materiales y suministros, y bienes usados disponibles.8. Realizar los tramites para el abastecimiento del almacen. Llevar un control sobre frecuencia de usode los productos y maximos y minimos deseables de existencias. Llevar un registro auxiliar donde seidentifiquen las existencias a nivel de producto especifico, calidad, cantidad y otras caracteristicas.9. Velar por el cumplimiento de la normativa sobre el uso del vehiculo de la Secretaria e informar porescrito a la Direcci6n. Llevar un control del kilometraje recorrido y del consumo combustible yrealizar un informe de las comisiones realizadas, para ser utilizado en la evaluaci6n de la ejecuci6n delpresupuesto y en la preparaci6n del proyecto de presupuesto anual.10. Llevar el control de asistencia y puntualidad del personal, introducir al sistema electr6nico, losavisos por vacaciones, permisos y participaciones en misiones oficiales u olvido de carne, y revisar elreporte del sistema.11. Realizar las funciones encomendadas al Asistente Administrativo cuando se encuentre ausente.12. Realizar otras acciones encomendadas por la Direcci6n.13. Coordinar la apertura y del cierre de edificio en horas de almuerzo.

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Secretario y Subsecretario Ejecutivo Recibir lineamientos e instrucciones.

Entidades extemas Realizaci6n de gestiones e intercambio deinformaci6n y coordinaci6n de actividades.

Personal de la SECMCA y demas 6rganos delCMCA

Intercambio de informaci6n y coordinaci6n deactividades.

Proveedores de bienes y servicios Conocer sobre ofertas y coordinar la adquisici6n debienes y servicios.


Educaci6n: Licenciatura en Administraci6n de Empresas.

Experiencia: 3 aiios en puestos similares.

Conocimientos y habilidades:• Conocimiento de leyes y reglamentos laborales y administrativos.• Dominio de software de oficinas.• Tecnicas de administraci6n financiera y desarrollo organizacional.• Conocimientos de instrumentos financieros.• Habilidades para la redacci6n de documentos.• Preferiblemente con dominio del idioma ingles.

Otras competencias:

• Buenas relaciones interpersonales.• Capacidad analitica.• Habilidad para trabajo en grupo y cooperaci6n.• Disposici6n e interes por el orden y la cali dad.• Confidencialidad en el manejo de la informaci6n financiera.• Habilidad para el planeamiento y organizaci6n.

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MANUAL DE PUESTOSASISTENTE EJECUTIVO

DESCRIPCION DE PUESTOA. NOMBRE DEL PUESTO: Asistente EjecutivoB. UBICACION ORGANIZATIV A: Area AdministrativaDEPENDEDE: I SUPERVISA A:Secretario y Subsecretario Ejecutivo ChoferC. PROPOSITO GENERAL DEL PUESTO:

Apoyar las funciones administrativas y de protocolo del Secretario y SubsecretarioD. FUNCIONES A CARGO1. Elaborar y dar seguimiento de agendas de trabajo.2. Coordinar y preparar reuniones, eventos y otras actividades intemas 0 extemas.3. Apoyar a los funcionarios en los tramites y gestiones para realizar viajes y sesiones conrepresentantes de paises miembros.4. Llevar un registro de aetas y acuerdos del CMCA.5. Recepci6n y control de la correspondencia.6. Atender y canalizar llamadas telef6nicas locales e intemacionales.7. Recibir y enviar documentos por medios electr6nicos y de telefonia.8. Transcribir, traducir y reproducir documentos.9. Colaborar en la atenci6n de visitas.10. Colaborar en otras acciones afines al puesto que le sean solicitadas.



Entidades extemas Coordinar la asistencia de los funcionarios a eventos.Intercambio de informaci6n.

Personal de la SECMCA Intercambio de informaci6n y coordinaci6n deactividades.


Educaci6n: Secretariado Ejecutivo 0 tecnico administrativo.

Experiencia: Tres aiios en puestos similares

, -,T 'if

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Conocimientos y habilidades:• Habilidad para la redacci6n de documentos• Dominio completo del idioma ingles• Excelente manejo de software y equipo de oficinas• Conocimiento de practicas y reglas de protocolo.

Otras competencias:• Buenas relaciones interpersonales• Actitudes para el servicio al c1iente• Habilidad para trabajo en grupo y cooperaci6n.• Disposici6n e interes por el orden y la cali dad.• Confidencialidad en la informaci6n de su conocimiento.

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MANUAL DE PUESTOSSECRETARIA RECEPCIONISTA

DESCRIPCION DE PUESTOA. NOMBRE DEL PUESTO: Secretaria RecepcionistaB. UBICACION ORGANIZATIVA: Area AdministrativaDEPENDEDE: I SUPERVISA A:Secretario y Subsecretario EjecutivoC. PROPOSITO GENERAL DEL PUESTO:Realizar funciones administrativas y secretariales para contribuir al desempeiio efectivo de la SECMCA.

D. FUNCIONES A CARGO1. Colaborar en la preparaci6n de reuniones, eventos y otras actividades.2. Apoyar a los funcionarios en los tramites y gestiones para realizar ..viajes y sesiones conrepresentantes de los paises.3. Recepci6n y control de la correspondencia.4. Colaborar en el control de archivos y documentos de Comites y Comisiones a cargo de la SecretariaEjecutiva.5. Atender y canalizar llamadas telef6nicas locales e intemacionales.6. Recibir y enviar documentos por medios electr6nicos y de telefonia.7. Transcribir y reproducir documentos.8. Colaborar con el Asistente Administrativo en la distribuci6n de suministros y la atenci6n denecesidades de mantenimiento de instalaciones fisicas.9. Administrar el funcionamiento de la biblioteca.10. Colaborar en la atenci6n de visitas.11. Colaborar en otras acciones afines al puesto que le sean solicitadas.



Entidades extemas Coordinar la asistencia de los funcionarios a eventos.Intercambio de informaci6n.

Personal de la SECMCA Intercambio de informaci6n y coordinaci6n deactividades.

F. REQUISITOS DEL PUESTOEdueacion: Secretariado.Experiencia: 1 en afio en puestos similares. ,

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Conocimientos y habilidades:

• Habilidad para la redacci6n de documentos• Dominio completo del idioma ingles• Excelente manejo de software y equipo de oficinas• Conocimiento de organizaci6n de archivos de documentos.

Otras competencias:

• Buenas relaciones interpersonales• Actitudes para el servicio al c1iente• Habilidad para trabajo en grupo y cooperaci6n.• Disposici6n e interes por el orden y la calidad.

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MANUAL DE PUESTOSCHOFER

DESCRIPCION DE PUESTOA. NOMBRE DEL PUESTO: Chofer- UjierB. UBICACION ORGANIZATIVA: Area AdministrativaDEPENDEDE: SUPERVISA A:Secretario y Subsecretario EjecutivoAsistente Ejecutivo

C. PROPOSITO GENERAL DEL PUESTO:1. Apoyar las labores de la SECMCA en el area de transporte y mensajeria.D. FINALIDADES.1. Verificar que el vehiculo de la Secretaria Ejecutiva parte de la tarjeta de circulaci6n, los documentosde segura y los demas documentos necesarios.2. Verificar peri6dicamente el buen estado del vehiculo de la Secretaria Ejecutiva, en particular, elfuncionamiento de los sistemas de direcci6n, frenos, luces, lubricantes, combustible, presi6n dellantas, incluida la de repuesto, y sus condiciones, cinturones, nivel de agua y sefiales de emergencia.3. Mantener el vehiculo de la SECMCA en 6ptimas condiciones de limpieza.4. Cumplir los programas de mantenimiento del vehiculo de la SECMCA.Llevar la bitacora del vehiculo de la SECMCA.5. Guardar el vehiculo de la SECMCA en un estacionamiento, con el fin de asegurar su resguardo.6. Atender actividades oficiales y sociales que brinde la Secretaria Ejecutiva.7. Realizar otras funciones propias como chofer emanadas de la Direcci6n.


Asistente Ejecutiva Coordinar comisiones.

F. REQUISITOS DEL PUESTOEducacion: Bachillerato en Secundaria como minimo,Experiencia: Minimo de tres afios en puestos similares.Conocimientos y habilidades:

• Licencia de conducir B 1 al dia.• Tener conocimientos basicos sobre mantenimiento de activos.

Otras competencias:• Buenas relaciones interpersonales.• Habilidad de comunicaci6n.• Por la naturaleza del puesto debe ser discrete, mantener confidencialidad,, ,"vprudencia, amabilidad, colaborador.

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3.2. MANUAL DE ORGANIZACION DE LASECRET ARiA EJECUTIV A DEL

CONSEJO MONETARIO CENTROAMERICANO

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MANUAL DE ORGANIZACION DE LA SECRETARIAEJECUTIV A DEL CONSEJO MONET ARlO

CENTROAMERICANO=.1"1::=-=CONSEJO MONETARIO CENrROAlIERICANO

Secreta ria Ejecutiva Consejo Monetario CentroamericanoFECHA DE HOJA

AUTORIZACION No.

DiA MES ANO 101 01 08

INDICE

HOJA

I. INllItODlJCCI()N---------------------------------------------------------------------------2

II. 0 BJE 'nv0 DEL MANlJAL -------------------------------------------------------------- 2

III. ANllECED ENllES HISll() nrCOS-------------------------------------------------------3

IV. INllEGAACI()N Y OBJEllIVOS ESllAA TEGICOS DEL CONSEJO ---------4

V. MAItCO JlJmD ICO ------------------------------------------------------------------------ 5

VI. JflJNCIONES ---------------------------------------------------------------------------------6

VII. MISI()N Y VISI()N -------------------------------------------------------------------------7

VIII. ESlllt lJClllJAA 0 ItGANICA ------------------------------------------------------------- 7

IX. 0 ItGANIGAAMA --------------------------------------------------------------------------- 8

X. GLOSAm 0 DE llEItMIN OS------------------------------------------------------------- 9

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MANUAL DE ORGANIZACION DE LASECRETARIA EJECUTIV A DEL CONSEJO

MONETARIO CENTROAMERICANO

CONSElO MONETARIO CENTROAMERICANO

Secreta ria Ejecutiva Consejo Monetario CentroamericanoFECHADE

AUTORIZACION

DiA MES ANO01 01 08

HOJANo.

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I. INTRODUCCION

Para el logro de los objetivos estrategicos y metas definidos por el Consejo Monetario Centroamericano se requiere contarcon un instrumento administrativo que contenga los antecedentes historicos, marco juridico, funciones, estructura organica yfunciones de su organa tecnico-administrativo y su conducto regular de comunicacion: la Secretaria Ejecutiva del ConsejoMonetario Centroamericano.

Por 10 anterior y con el fin de orientar e informar al personal de la institucion es que se elaboro el presente Manual deOrganizacion de la Secretaria Ejecutiva; que va a permitir delimitar las responsabilidades y el ambito de competencia de lasdistintas areas que integran la estructura y al mismo tiempo servira de apoyo para la capacitacion del personal que ya laboraen la institucion, asi como para el de nuevo ingreso.

II. OBJETIVO DEL MANUAL

Brindar informacion clara, confiable y suficiente de las atribuciones, funciones y niveles de responsabilidad que conformanla Secretaria Ejecutiva del Consejo Monetario Centroamericano.

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MANUAL DE ORGANIZACION DE LASECRET ARiA EJECUTIV A DEL CONSEJO

MONETARIO CENTROAMERICANO=:1-1:::==-=CONSEjO MONITARIO CENTROlltERICANO

Secretaria Ejecutiva Consejo Monetario CentroamericanoFECHADE

AUTORIZACIONDiA MES ANO01 01 08

HOJANo.

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III. ANTECEDENTES HISTORIC OS

La materia relativa a la union 0 integracion monetaria y financiera fue objeto de estipulacion marginal en el Articulo X del"Tratado General de Integracion Economica Centroamericana" de 1960. De ahi que los Bancos Centrales, ante laimposibilidad de ajustar sus actuaciones a las disposiciones legales 0 contractuales especificas propias del procesointegracionista, consideraron apropiado celebrar entre si, al tenor del Tratado, acuerdos voluntarios llamados a normar suparticipacion en tal proceso. Dichos acuerdos fueron, entre otros, el "Acuerdo de la Camara de CompensacionCentroamericana" de 1961, el "Acuerdo para el Establecimiento de la Union Monetaria Centroamericana" de 1964 y el"Acuerdo del Fondo Centroamericano de Estabilizacion Monetaria" de 1969.Las necesidades y requerimientos de la epoca llevaron, sin embargo, a que los Presidentes de los Bancos Centrales recopilarany actualizaran, en un solo instrumento, los tres citados. De esa forma, el Acuerdo Monetario Centroamericano, vigente desdeel 25 de octubre de 1974, nacio a la vida juridica como un "entendimiento, arreglo 0 concurso de voluntades" de los cincoBancos Centrales Centroamericanos, con el proposito de contribuir en el campo de su competencia a la integracioncentroamericana. Si bien dicho instrumento no constituyo un convenio intemacional, por no cumplir con los requisitosjurldicos que un instrumento de esa naturaleza requiere, siempre fue reconocido por todos los paises centroamericanos comouna normativa juridica regional, cuyo objetivo era que los bancos centrales armonizaran y coordinaran sus politicasmonetarias y cambiarias, a fin de realizar gradual y progresivamente la Union Monetaria Centroamericana y contribuir alproceso de integracion economica regional.Para el cumplimiento de los fines del Acuerdo se creo, mediante el mismo instrumento, el Consejo MonetarioCentroamericano y Republica Dominicana, formado por los Presidentes de los Bancos Centrales de Costa Rica, EI Salvador,Guatemala, Honduras y Nicaragua, a cuyo cargo estaria la ejecucion del mismo Acuerdo Monetario. De esa forma nacio elConsejo Monetario Centroamericano, como un mecanismo valido y juridicarnente existente de cooperacion monetariaregional, cuya vigencia y autoridad en el area de su competencia ha sido reconocida a 10largo de su existencia por los organose instituciones regionales y por la comunidad intemacional. En el citado Acuerdo se crea la Secretaria Ejecutiva como elorgana tecnico - administrativo del citado Consejo y su conducto regular de comunicacion,EI Acuerdo Monetario Centroamericano fue reformado integramente el 22 de enero de 1999. Mediante dicha reforma,vigente desde su aprobacion, se reunio en un solo instrumento el Acuerdo Monetario y su Reglamento General, se Ie actualizosegun 10dispuesto en los Protocolos de Tegucigalpa y Guatemala, y segun las necesidades que la practica diaria Ie habiasenalado desde que inicio funciones el Consejo Monetario y su Secretaria Ejecutiva. Conforme los Protocolos vigentes(Art.50 del Protocolo de Guatemala), el CMCA dicta sus propias normas y acuerdo constitutivo, por 10 cual el CMCA elAMCA es una norma de derecho comunitario derivado que no requiere de aprobacion legislativa.

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MANUAL DE ORGANIZACION DE LASECRET ARIA EJECUTIV A DEL CONSEJO

MONETARIO CENTROAMERICANOCONSEjO MONETARIO CENTROAMERICANO


AUTORIZACION

DtA MES ANO01 01 08

HOJANo.

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IV. INTEGRACION Y OBJETIVOS ESTRATEGICOS DEL CONSEJO

El Consejo Monetario Centroamericano es un 6rgano del Subsistema de Integraci6n Econ6mica del Sistema de Integraci6nCentroamericana, con caracter de Consejo Sectorial de Ministros, con autonomia funcional en el ejercicio de suscompetencias. Esta integrado por los Presidentes de los Bancos Centrales de Costa Rica, El Salvador, Guatemala, Honduras,Nicaragua y por el Gobemador del Banco Central de Republica Dominicana.

Los objetivos estrategicos del Consejo Monetario Centroamericano estill directamente vinculados a su Visi6n y Mision y asu posici6n como instituci6n lider del proceso de integraci6n monetaria y financiera centroamericana. Sus objetivosestrategicos resumen aquellos contenidos en el Acuerdo Monetario Centroamericano y fueron definidos por el ConsejoMonetario para orientar su accionar en el quinquenio 2007 - 2011 :

1. Propiciar la coordinaci6n, armonizaci6n y convergencia de las politicas monetaria, cambiaria y financiera de lospaises miembros.

2. Promover en la regi6n la conformaci6n de un espacio financiero unico;3. Fortalecer la cooperaci6n y coordinaci6n entre los bancos centrales miembros y con otras instituciones

regionales e intemacionales;4. Propiciar la investigaci6n econ6mica con enfoque regional, asi como la producci6n y divulgaci6n de estadisticas

econ6micas y financieras armonizadas; y5. Fortalecer las capacidades tecnicas de la Secretaria Ejecutiva.

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MONETARIO CENTROAMERICANO=:1"1===-=CONSEjO MONETARIO CENTROAMERICANO


AUTORIZACION

DfA MES ANO01 01 08

HOJANo.

S

v. MARCO JURiDICO

El fundamento juridico y las atribuciones del Consejo Monetario Centroamericano y su Secretaria Ejecutiva se encuentranen el "Protocolo al Tratado General de Integracion Economica Centroamericana (denominado "Protocolo de Guatemala") yen su propio acuerdo constitutivo, el "Acuerdo Monetario Centroamericano", el cual fue reformado integramente en 1999para actualizarlo y adecuarlo a los nuevos instrumentos juridicos de la integracion centroamericana (el "Protocolo deGuatemala" y el "Protocolo de Tegucigalpa a la Carta de la Organizacion de Estados Centroamericanos"). EI Banco Centralde Republica Dominicana se adhirio al Consejo Monetario Centroamericano el 22 de junio de 2002.

En razon de que la Secretaria Ejecutiva del Consejo Monetario Centroamericano tiene su sede en San Jose, Costa Rica secuenta con el "Convenio de Sede entre el Gobiemo de Costa Rica y la Secretaria Ejecutiva del Consejo MonetarioCentroamericano", la cual establece los privilegios, inmunidades y exenciones de la Secretaria Ejecutiva y sus funcionarios,no costarricenses. Este Convenio fue aprobado por Costa Rica mediante la ley No. 7860, que fue public ada en La GacetaNo. 27 del martes 9 de febrero de 1999. Asi mismo, la Secretaria Ejecutiva cuenta con Cedula Juridica No. 3-003-071802para tramites con instituciones de Gobiemo y con personas de derecho privado.

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MONETARIO CENTROAMERICANO=:1--1::::::-:CONSEjO MONETARIO CENTROAMERICANO


AUTORIZACION

DiA MES ANO01 01 08

HOJANo.

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VI. FUN ClONES

De conformidad con el Acuerdo Monetario Centroamericano, la Secretaria Ejecutiva tiene las siguientes funciones:

I. Realizar los estudios tecnicos que sean necesarios para la ejecuci6n del Acuerdo Monetario y para darcumplimiento a los planes y programas de trabajo aprobados por el Consejo;

II. Comunicar la convocatoria y preparar las reuniones del Consejo, participar en ellas con voz pero sin voto yllevar los registros y aetas correspondientes;

III. Proponer al Consejo los planes y programas de trabajo y sugerir el orden de prioridades;IV. Desempefiar las funciones de secretaria en las reuniones intersectoriales en que participe el Consejo, ya sea

independientemente 0 en colaboraci6n con otros organismos de integraci6n;V. Representar a cualquier 6rgano, mecanismo 0 sistema dependiente del Consejo, salvo disposici6n en contrario;VI. Coordinar y armonizar las labores de los Comites de Consulta, preparar sus reuniones y participar en ellas, con

voz, pero sin voto. Asimismo prestarles asistencia tecnica, material y de secretaria;VII. Contratar los servicios temporales de tecnicos y especiaiistas centroamericanos y extranjeros , para realizar

estudios especificos necesarios para el cumpiimiento de sus funciones;VIII. Llevar el registro y archivo de los estudios tecnicos elaborados por la Secretaria Ejecutiva, los Comites de

Consulta, Comisiones Especiales, Grupos Ad hoc, asi como los que realicen y envien los Bancos CentralesCentroamericanos;

IX. Preparar y pub Iicar peri6dicamente un Informe Econ6mico que retina datos e informaciones de caractermonetario, cambiario, crediticio y fiscal, asi como los referentes a balanza de pagos y comercio exterior de lospaises centroamericanos;

X. Depositar en la Secretaria General del Sistema de Integraci6n Centroamericana, los instrumentos quecontengan actos administrativos de alcance general que adopte el Consejo en el ejercicio de su competencia;

XI. Gestionar, cuando 10 disponga el Consejo, ante los bancos Centrales la publicaci6n de los actosadministrativos de alcance general en los Diarios Oficiales de los Estados Centroamericanos. Asimismocomunicar los actos de alcance particular a los interesados;

XII. Extender certificaciones de los actos administrativos del Consejo;XIII. Someter cada afio a la consideraci6n y aprobaci6n del Consejo su propio presupuesto;XIV. Presentar al Consejo un informe anual de labores y la liquidaci6n anual del presupuesto; yXV. Desempefiar cualquier otra actividad que Ie encargue el Consejo.

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=:Clal::::=-=CONSEjO MONET.\RIO CENTROAMERICANO

Secretaria Ejecutiva Consejo Monetario CentroamericanoFECHA DE HOJA

AUTORIZACrON No.


VII. MISION Y VISION

MISIONPropiciar el proceso de integracion monetaria y financiera regional, dentro de un marco de estabilidad macroeconornica.

VISIONSer la instituci6n lider de la integracion monetaria y financiera regional, en un marco de estabilidad macroeconomica.

VIII. ESTRUCTURA ORGANICA

1. Secretario Ejecutivo

1.1 Comite Administrativo

1.2 Comite Fondo de Prestaciones

2. Subsecretario Ejecutivo

3. Economistas Consultores y Estadistico

4. Asesoria Legal

5. Economistas visitantes

6. Informaticos

7. Personal Administrativo

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Manua/es de /nstructivos y Directrices de /a SECMCA



=.1"1====-=CONSEjO MONETARIO CENTROAMERICANO

Secreta ria Ejecutiva Consejo Monetario CentroamericanoFECHA DE HOJA

AUTORIZACION No.


IX. ORGANIGRAMA

SECRETARIO EJECUTIVO

SUBSECRETARIO EJECUTIVO

EconomlstasConsulto •.•• yEstadistico

AsesorfaLegalEconomlstas

Vlsltantes Infonn6tlco. PersonalAdmlnlstratlvo

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=:1"1::::==CONSEjO MONETARIO CENTROAMERICANO


AUTORIZACION

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x. GLOSARIO DE TERMINOS

Administracien: Proceso a traves del cual se destin an recursos humanos, servicios y recursos financieros a las diferentes areas de laInstituci6n para el cumplimiento de los programas y procesos.

Atribuciones: Es la aplicaci6n de las facultades, actividades 0 tareas que Ie sean asignadas al Secretario Ejecutivo del Consejo MonetarioCentroamericano.

Areas Tecnicas y/o Administrativas: Descripci6n de cada una de las unidades estructurales que componen una organizaci6n.

Eficacia: Obtener el mejor resultado en tiempo, lugar calidad y cantidad de los objetivos establecidos por el Consejo MonetarioCentroamericano y su Secretaria Ejecutiva.

Eficiencia: Utilizar racionalmente los medios con que se cuentan para ellogro de los objetivos

Funciones Especificas: Son las actividades afines y coordinadas que realiza cada unidad administrativa con el fin de lograr los objetivos,planes y programas de la instituci6n.

Acuerdos: Resoluciones del Consejo Monetario Centroamericano 0 del Secretario Ejecutivo, las cuales se refieren al ambito del trabajo adesarrollar en la Instituci6n.

Lineamientos: Directriz que establece los limites dentro de los cuales han de realizarse las actividades y tareas asignadas.

Manual de Organizacion: Documento de consulta que contiene informaci6n referente a los objetivos, atribuciones, misi6n, visi6n yfunciones de una organizaci6n.

Metas: Los compromisos que asume el Consejo Monetario Centroamericano y el Secretario Ejecutivo, que pueden ser cualitativos ycuantitativos.

Norma: Regia de conducta 0 precepto que regula la interacci6n de los individuos en una organizaci6n, asi como la actividad de unaunidad administrativa 0 de toda una instituci6n. Generalmente la norma conlleva una estructura de sanci6n para quienes no la observan.

Objetivo: El fin 0 prop6sito que se pretende cumplir, y que especifica con claridad "el que" y el "para que" se proyecta y se debe realizaruna determinada acci6n. El objetivo debe responder a la pregunta (,para que? se formula y se ejecuta dicho programa.

Organigrama: Descripci6n grafica que nos muestra la estructura de la instituci6n.

Programa: Documento Administrativo en el que se detallan un conjunto de instrucciones y actividades que permiten ejecutar una serie deo eraciones determinadas ue conlleven allo ro de los obietivos de la instituci6n ..

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Manuafes de fnstructivos y Directrices de fa SECMCA

.. ~

MANUAL DE INSTRUCTIVOS Y DIRECTRICES

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3.3 MANUAL PARA LAS REUNIONES ADMINISTRA TIVAS

En este manual se describen los aspectos relevantes sobre la coordinaci6n y formalizaci6n delas reuniones administrativas.

El objetivo principal es velar por la coordinaci6n y formalizaci6n de las decisionesadministrativas relacionadas con la toma de decisiones sobre operatividad de la SECMCA.

RIESGOS

Riesgo generico Riesgo especifico Areas afectadas

Riesgo de activos. Manejo de los recursos y bienes Edificio, mobiliario, equipo,deficiente y falto detransparencia. finanzas.

Riegos comerciales Incumplimiento de contratos. Finanzas, proveeduria,funcionamiento.

Falta de coordinaci6n de viajes,compras y demas aspectos

Direcci6n, areas tecnicas yRiesgo de informaci6n administrativos.Posibilidad de que no se cumpla administrativas.

con las disposiciones adoptadas.

Reputaci6n y demandas por Finanzas, Direcci6n, personalRiesgo legal incumplimiento de leyes,

tecnico y administrativo.contratos y otra normativavigente.

RESPONSABILIDADES

• La presentaci6n de los asuntos a tratar y posibles problemas para el manejo operative,recae sobre el Asistente Administrativo, el Auxiliar de Administraci6n y el AsistenteFinanciero.

• El Asistente Administrativo debe levantar una minuta por sesi6n.

• El Asistente Financiero debe dar seguimiento a los acuerdos tornados.

• La Direcci6n tiene la responsabilidad de tomar las decisiones administrativasnecesanas.


CONTROLES

• Presentaci6n de las necesidades, dificultades y demas aspectos relacionado con laadministraci6n de recursos humanos y materiales.Elaboraci6n de minutas formales sobre los temas tratados y decisiones tomadas.Seguimiento peri6dico de los temas tratados y decisiones tomadas.

••

DISPOSICIONES GENERALES

• Las reuniones administrativas se deben realizar en la medida de 10 posible de manerasemanal, con el prop6sito de coordinar los aspectos relacionados con la administraci6ngeneral de la Secretaria en las actividades de tesoreria, proveeduria y contabilidad ypresupuesto.

• Los participantes de las reuniones administrativas seran la Direcci6n, el AsistenteAdministrativo, el Asistente Financiero y cualquier otro funcionario que la Direcci6nconvoque.

• El Asistente Administrativo confecciona una minuta que contenga un detalle de lostemas tratados en la reuni6n y de las resoluciones 0 instrucciones que de ella se deriveny debe someterla a aprobaci6n de la Direcci6n en la siguiente reuni6n administrativa.

• Una vez aprobada la minuta, debe suscribirla el Secretario Ejecutivo y el AsistenteAdministrativo, quedando este ultimo encargado de su custodia y archivo y deproporcionar una copia de la misma al Asistente Financiero.

• El Asistente Financiero debe llevar un seguimiento de las resoluciones, acuerdos 0

instrucciones tomadas en la reuni6n e informa peri6dica y oportunamente sobre su nivelde cumplimiento.

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3.4 MANUAL DE INGRESO Y PERMANENCIA EN ELEDIFICIO

En este manual se describen los aspectos relevantes sobre el control adecuado y eficaz deingreso y permanencia tanto del personal que labora en la Secretaria Ejecutiva, asi como depersonas ajenas a la instituci6n. A la vez se precisan los riesgos, controles, disposicionesgenerales y responsabilidades asumidas a que hubiere lugar por la acci6n u omisi6n quecontravenga las obligaciones y prohibiciones de los funcionarios.

EI objetivo principal del manual es velar por la seguridad del personal, infraestructura, equipo,mobiliario, utiles de propiedad al servicio de la Secretaria Ejecutiva.

Las disposiciones contenidas en el presente manual son de aplicaci6n a todo el personal yvisitantes de la Secretaria, con excepci6n de los miembros del Consejo MonetarioCentroamericano, los funcionarios de alto nivel de los bancos centrales miembros y losconsultores de la Secretaria Ejecutiva quienes pueden ingresar sin mayor tramite a lasinstalaciones.

RIESGOS

Riesgo generico Riesgo especlfico Areas afectadas

Riesgo de activos Robos, asaltos Activos, tesoreria y personal

Riesgo de informacion Sistemas informaticos, Documentacion, informatica 0

confidencialidad de archivo

RESPONSABILIDADES

• Los mecanismos 0 controles establecidos en el ambito organizacional que regulan elcontrol de ingreso y permanencia de los funcionarios de acuerdo con la jomadaordinaria de trabajo establecida estan bajo responsabilidad del Auxiliar deAdministraci6n, con apoyo del oficial de seguridad.

• EI funcionario que autorice el ingreso y permanencia de personas ajenas a la Secretariadebe asumir la responsabilidad de cualquier acto 0 comportamiento inadecuado querealice el visitante dentro de las instalaciones.

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• En caso de que algun miembro del personal incumpla con la disposici6n de marcar suingreso 0 egreso, el Auxiliar de Administraci6n debera informarlo en los reportesmensuales como falta.(Adicionado mediante Acuerdo SE/114/0CT-08)

CONTROLES

• Marcas del ingreso 0 egreso al edificio por parte de los funcionarios en el sistemaelectr6nico de control.Registro de ingreso y egreso de los visitantes por parte del oficial de seguridad.•


Para personal de la Secretaria:

• El personal de la Secretaria debe marcar su ingreso 0 egreso de la jomada laboral en elsistema de control.(Asi modificado mediante Acuerdo SE/114/0CT-08)

• El personal de la Secretaria puede circular libremente por el edificio dentro del horarioregular de trabajo, pero fuera de ese horario debe utilizar su came para ingresar a lasareas de trabajo de los niveles 2 y 3.

Para personas ajenas a la Institucion:

• La Recepcionista solicita a cualquier persona ajena que se presente al edificio de laSecretaria, indicar el tramite 0 asunto que desea tratar 0 el funcionario a quien busca.Cuando es necesario el ingreso de personas ajenas a la Secretaria a otras areas deledificio distintas de la recepci6n, la Recepcionista debera coordinar con el funcionario aqui en viene a buscar y avisar al guarda de seguridad para las anotaciones respectivas.(Asi modificado mediante Acuerdo SE/114/0CT-08)

• En caso de mensajeros, despachadores de alimentos, cobradores y similares, laRecepcionista notifica al funcionario interesado para que este atienda el asunto, en lamedida de 10 po sible, en el area de recepci6n.

• Cuando las personas ajenas a la Secretaria ingresan a areas distintas de la recepci6n esnecesario que se identifiquen ante la Recepcionista.

• El guarda de seguridad lleva un registro de ingreso y egreso de los visitantes. En casode que al finalizar la jomada ordinaria de trabajo algun visitante no haya salido, laRecepcionista informa al guarda de seguridad para que verifique la salida de la persona,y 10 consigne en la bitacora.

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Manuafes de fnstructivos y Directrices de fa SECMCA

• En caso de que por razones de trabajo fuese necesario que personas ajenas a laSecretaria permaneciesen en el edificio despues de las 16:45 horas, el funcionario queautoriz6 su ingreso notifica tal extremo a la Recepcionista por correo electr6nico paraque tome las previsiones del caso y notifique al oficial de seguridad.(Asi modificado mediante Acuerdo SE/114/0CT-08)

• En el caso de contratistas, proveedores 0 personal de mantenimiento, para su ingreso aledificio se solicita la autorizaci6n del Asistente Administrativo 0 del Auxiliar deAdministraci6n y cumplir los requisitos de identificaci6n y aviso de permanencia en eledificio fuera del horario regular de trabajo, si fuera el caso.(Asi modificado mediante Acuerdo SE/114/0CT-08)

Para visitantes a reuniones 0 eventos especiales organizados por la Institucion:

• En caso de eventos especiales, tales como seminarios, congresos, cursos 0 talleres, elfuncionario encargado de la organizaci6n del mismo entrega al AsistenteAdministrativo un listado de participantes, para que este, a su vez, notifique a laRecepcionista y al oficial de seguridad sobre la autorizaci6n de ingreso.

Para miembros del Consejo Monetario Centroamericano, funcionarios de alto nivel de losbancos centrales de los bancos centrales y consultores de la Secretaria Ejecutiva:

• La Recepcionista y el oficial de seguridad simplemente toman nota de su ingreso ysalida.

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3.5 MANUAL DE DIRECTRICES SOBRE INFORMATICA

En este manual se describen los aspectos relevantes sobre el registro y actualizaci6nadecuados de los bienes informaticos de la Secretaria Ejecutiva, asi como tarnbien laresponsabilidad de los funcionarios sobre dichos bienes. A la vez se precisan los riesgos,controles, disposiciones generales y responsabilidades asumidas a que hubiere lugar por laacci6n u omisi6n que contravenga las obligaciones y prohibiciones de los funcionarios.

El objetivo principal es velar por mantener actualizado el registro de equipos y materialesinformaticos y asegurar el uso adecuado de dichos bienes.

Las disposiciones contenidas en el presente manual son de aplicaci6n a todo el personal dela Secretaria Ejecutiva.

RIESGOS


Robos. Posibilidad de caducidad deRiesgo de activos los equipos.

ActivosPosibilidad de perdida de equipos yprogramas 0 aplicaciones.

Contratos mal especificados. RiesgoContrataciones con proveedores.Riegos comerciales de malas adquisiciones informaticas,Activos.Posibilidad de riesgo reputacional.

Posibilidad de perdida de

Riesgo de informacion informacion. Documentacion, informatica.Posibilidad de invasion a la Normativa institucional.privacidad.

Riesgo legal Posibilidad de violar leyes de Comercial y financiera,propiedad intelectual. normativa institucional.

RESPONSABILIDADES

• El Informatico es el responsable de custodiar los discos, disketes 0 cualquier materialde respaldo del software, asi como cualquier manual.

•,

Cada funcionario es responsable del equipo 0 material informatico que se Ie haasignado.

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• Los servidores y equipos centrales estan bajo la responsabilidad del Informatico.

• El Informatico debe velar par que la Secretaria cumpla con las leyes de propiedadintelectual en materia informatica, asegurandose que en los equipos de la Secretarias6lo se instalen programas 0 aplicaciones que cuenten con la respectiva licencia.

• El Informatico debe velar par que se respete el derecho a la privacidad de cadaempleado, sin detrimento de la eficiencia.

• El Informatico es el responsable de indicar al Auxiliar de Administraci6n sabrecualquier equipo 0 material informatico que no este en uso para que 10 ingrese a labodega de bienes usados disponibles.

• El Informatico es responsable de velar por que todo software 0 licencias de cualquiertipo adquirido por la Secretaria esten identificados plenamente en el registro auxiliar deequipos y materiales de informatica, con indicaci6n de fechas de adquisici6n y devencimiento, asi como del mimero de unidades adquiridas, utilizadas y disponibles.

• El Informatico es responsable de llevar un registro permanente del inventario a sucargo.

CONTROLES

• Plan informatico estrategico presentado por el Informatico.

• Archivos de respaldo de los principales sistemas y archivos de usuarios.

• Reporte sobre el estado y desarrollo del sistema informatico.

• Registro de las solicitudes presentadas por los empleados de la Secretaria.


• El Asistente Informatico presenta al Secretario Ejecutivo, en julio de cada afio, un planinformatico estrategico (mediano plazo) que contemple las necesidades basicas a cubrir,los recursos a utilizar, los plazos a cumplir y los resultados a obtener.

• El Asistente Informatico informa al Secretario Ejecutivo cualquier hallazgo que violelas leyes de propiedad intelectual.

• El Asistente Informatico realiza peri6dicamente archivos de respaldo de los principalessistemas y archivos de usuarios, con el fin de garantizar el restablecimiento de lasoperaciones ante eventuales accidentes que impliquen caidas del sistema 0 perdida dearchivos con informaci6n sobre el trabajo del personal de la Secretaria.

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• El Informatico realiza un back-up de los principales sistemas y archivos y los mantieneen un servidor en Internet y 10 actualiza por 10 menos una vez por meso

• Ante la ocurrencia de un desperfecto en el equipo informatico a cargo de cualquierempleado de la Secretaria, el funcionario 10 reporta por correo electronico alInformatico, quien toma todas las medidas necesarias para solucionar el desperfecto.

• El Asistente Informatico lleva un registro de las solicitudes presentadas por losempleados de la Secretaria.

• En el transcurso de la primera semana de cada trimestre calendario, el Informaticopresenta al Secretario Ejecutivo un reporte sobre el estado y desarrollo del sistemainformatico durante el trimestre anterior, debiendo remitir copia del mismo al Auxiliarde Administracion.(AsEmodificado mediante Acuerdo SE/114/0CT-08)

• El Asistente Administrativo tiene un gafete que Ie permite el ingreso al area deservidores en caso de emergencia, el cual debe estar guardado en la caja de seguridad asu cargo.

• Todo empleado de la Secretaria coloca en un area de carpetas publicas la informacion 0

archivos que estime que es conveniente compartir 0 poner a disposicion de otrosempleados.

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3.6 INSTRUCTIVO SOBRE LLA YES DEL EDIFICIO Y CAJASDE SEGURIDAD

El objetivo principal es velar por la coordinaci6n en la asignacion y custodia de losinstrumentos de acceso y activos que sirven para la salvaguarda de activos, valores y demaspertenencias de la SECMCA.

RIESGOS


Riesgo de activos. Robos y dafios. Edificio, mobiliario, equipo,finanzas.

Incumplimiento de horarios de Personal de la Secretaria,Riegos comerciales Finanzas, proveeduria,apertura y cierre de oficinas.

funcionamiento.

Riesgo de informacion Posibilidad de extraccion de Direccion, areas tecnicas yinformacion. administrativas.

Reputacion por incumplimiento Direccion, Finanzas,Proveeduria, personal tecnico yRiesgo legal de horarios y disposiciones administrativo.vigentes.

RESPONSABILIDADES

• Cada funcionario de la Secretaria Ejecutiva tiene Haves de su oficina de trabajo y delmobiliario a su cargo, con el objeto de que mantenga convenientemente custodiados losdocumentos y bienes de la Secretaria,

• El Asistente Administrativo, la Auxiliar de Administraci6n y el Asistente Financieromantienen, bajo su responsabilidad, una Have de la puerta de acceso del edificio de laSecretaria, con el unico prop6sito de asegurar su apertura y cierre en los horarios ysituaciones dictadas por la Direcci6n.

• Con el prop6sito de cumplir con los horarios establecidos por la Direcci6n, se debeobservar en estricto apego 10 siguiente:

a. El Asistente Administrativo debe abrir la puerta principal del edificio a las8:30 am, y cerrarla a las 4:45 pm.

,b. La Auxiliar de Administraci6n debe cerrar la puerta principal del edificio alas 12:30 pm y abrirla a la 1:30 pm.

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Manuafes de Instroctivos y Directrices de fa SECMCA

c. La puerta principal s6lo debe abrirse 0 cerrarse en horas distintas a lasdictadas en los numerales a y b con autorizaci6n expresa de la Direcci6n.

d. En caso de ausencia de uno de los funcionarios encargados de abrir 0 cerrar lapuerta principal, la recepcionista 0 quien haga sus veces solicitara al otrofuncionario autorizado su apertura 0 cierre, segun corresponda.(Asi modificado mediante Acuerdo SE/114/0CT-08)


• En el momenta de recibir las Haves los funcionarios deb en firmar la constancia derecepcion. En el momenta de dejar de pertenecer al personal de la Secretaria losfuncionarios deben entre gar dichas Haves al Asistente Administrativo y este entre garconstancia de su recibo.

• El Asistente Administrativo mantiene, ademas, un juego de Haves de todas las puertasdel edificio, asi como de todo el mobiliario de la Secretaria, convenientementeordenado de manera que pueda utilizarse en caso de emergencia. El AsistenteAdministrativo debe tener, ademas, una copia del carne para el ingreso al area deservidores de informatica. S6lo en casos de emergencia 0 de fuerza mayor puedehacerse uso de las copias de las Haves que el Asistente Administrativo tiene encustodia.

• El Asistente Administrativo, el Asistente Financiero y el Secretario Ejecutivo tienen asu cargo cada uno una caja de seguridad para guardar los valores de la instituci6n queles han sido confiados. Una copia de las Haves y de la combinaci6n de las cajas deseguridad del Asistente Administrativo y del Asistente Financiero permanecen en lacaja de seguridad bajo custodia de Asistencia Ejecutiva, en sobres convenientementelacrados.

• La Secretaria cuenta ademas con una cajilla de seguridad bancaria en la cual debeguardarse, entre otras cosas, una copia de la Have y de la combinaci6n de la caja deseguridad del Secretario Ejecutivo en un sobre convenientemente lacrado.

• En el caso del Asistente Financiero, hara uso de su Have para abrir y cerrar la puertaprincipal del edificio, unicamente cuando la Direcci6n asi 10 instruya.

• Una copia de la Have de la oficina del Asistente Administrativo debe estar, en un sobreconvenientemente lacrado, en la caja de seguridad del Asistente Financiero.

• En caso de ausentarse de sus labores el Asistente Administrativo, debe trasladar lacustodia de la Have de la cajilla de seguridad al Asistente Financiero, guardando todaslas formalidades, por escrito.

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Manua/es de Instructivos y Directrices de /a SECMCA

CONTROLES

• Es responsabilidad de la recepcionista llevar un control sobre la apertura y cierre de lasoficinas, 10 cual debe estar respaldado con las anotaciones que los oficiales deseguridad llevan en sus bitacoras, El primer dia habil del mes, la recepcionista debepreparar y entregar al Asistente Financiero un informe que indique las personas y horasde apertura y cierre del edificio, asi como un resumen de los incumplimientos. ElAsistente Financiero presentara el informe en referencia en la reunion administrativasiguiente.

• Cuando 10 estime conveniente, el Secretario, bajo su observacion 0 nombramiento defuncionarios, puede constatar el cumplimiento de 10 dispuesto.

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3.7 MANUAL DE USO DE LA TARJETA DE CREDITO

En este manual se describen los aspectos relevantes sobre el control adecuado y eficaz del usode la tarjeta de credito del SECMCA. A la vez, se precisan los riesgos, controles,disposiciones generales y responsabilidades asumidas a que hubiere lugar por la acci6n uomisi6n que contravenga las obligaciones y prohibiciones de los funcionarios.

El objetivo principal es velar por un uso adecuado de los recursos de la SECMCA a trasves dela tarjeta de credito de la SECMCA.

Las disposiciones contenidas en el presente manual son de aplicaci6n al AsistenteAdministrativo, funcionario a quien se le asign6 el uso de la tarjeta de credito,

RIESGOS


Posibilidad de extravio de la tarjeta; de haceruso de la tarjeta para fmes personales; de

Riesgo de activoshacer uso de la tarjeta para violentar elproceso de compras; de tener cargos por Activos y personalconsumos no realizados ,y de hacer cargospor financiamiento por no pagar a tiempo losconsumos y pago de intereses por el uso delcredito,

Riesgos comerciales Contrataci6n servicios no presupuestados 0 Contrataciones, proveedores,compra de bienes no autorizados. mercado fmanciero

Riesgo legal Cumplimiento de leyes y contratos.Comercial, financiera, normativainstitucional

RESPONSABILIDADES

• Los mecanismos 0 controles establecidos en el ambito organizacional que regulan eluso de la tarjeta de credito estan bajo responsabilidad del Asistente Administrativo.

CONTROLES

• Revisi6n de la emisi6n de las 6rdenes de compra y comprobantes de pago por parte delAsistente Financiero.

• Revisi6n de los estados de cuenta al final del mes.


• El manejo de la tarjeta de credito de la Secretaria Ejecutiva esta a cargo del AsistenteAdministrativo, quien es responsable de su uso y resguardo. Cuando no se utilice, la

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tarjeta de credito de la Secretaria debe mantenerse en la caja fuerte a cargo delAsistente Administrativo.

• El uso de la tarjeta de credito de la Secretaria Ejecutiva queda reservadoexclusivamente para asuntos oficiales de la Secretaria, y unicamente para los finessiguientes: a) pago de boletos aereos por comisiones oficiales y traslado defuncionarios; b) pago de suscripciones a publicaciones en el exterior; c) pago porcompras de bienes y servicios en el exterior; y, d) garantia para reservaciones de hotelespara comisiones oficiales.

• En casos excepcionales, debidamente justificados, se puede utilizar la tarjeta de creditode la Secretaria para realizar otro tipo de pagos, para 10 cual se debera contar con laprevia autorizaci6n escrita del Secretario Ejecutivo.

• Es terminantemente prohibido utilizar la tarjeta de credito de la Secretaria para asuntosde caracter personal 0 para realizar desembolsos en efectivo por medio de cajerosautomaticos.

• Con el fin de cubrir eventualidades por robo 0 fraude la tarjeta de credito de laSecretaria deb era contar con el segura que para tales prop6sitos ofrece el emisor de latarjeta. El Asistente Administrativo debe velar por que dicho seguro se encuentrevigente siempre.

• Para la realizaci6n de cualquier operaci6n que implique pago mediante el uso de latarjeta de credito de la Secretaria debe contarse con la correspondiente orden decompra.

• El Asistente Administrativo debe llevar un registro auxiliar de los pagos realizados conla tarjeta de credito de la Secretaria, con el cual debe conciliar mensualmente el estadode cuenta que presenta el emisor de la tarjeta, previa a realizar el pago de la misma.

• El pago de la tarjeta de credito se hace mediante cheque, para 10 cual el AsistenteAdministrativo debe hacer las gestiones para tramitaci6n y transferencia electr6nica yverificar que el pago se realice antes de la fecha de vencimiento, con el prop6sito de noutilizar la finalidad de financiamiento que la tarjeta de credito ofrece.

• El Asistente Administrativo debe trasladar al Asistente Financiero, en forma mensual,una vez recibido el estado de cuenta, la documentaci6n de respaldo de las operacionesrealizadas con la tarjeta de credito para los registros contables pertinentes. Ladocumentaci6n de respaldo debe contener, como minimo, 10 siguiente: a) orden decompra; b) factura 0 documento que haga sus veces; c) voucher; y, d) constancia derecepci6n del bien 0 servicio adquirido. Para prop6sito del registro, la documentaci6nde cada pago realizado con la tarjeta de credito debe llevar consignada la partidapresupuestaria a que debe cargarse.(Asi modificado mediante Acuerdo SE/114/0CT-08)

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3.8 MANUAL DE INVENTARIOS

En este manual se describen los aspectos relevantes sobre el registro, control y actualizaci6nadecuado para cada uno de los Inventarios de la Secretaria. A la vez, se precisan los riesgos,controles, disposiciones generales y responsabilidades asumidas a que hubiere lugar por laacci6n u omisi6n que contravenga las obligaciones y prohibiciones de los funcionarios.

EI objetivo principal es registrar, controlar y actualizar de la manera mas eficiente los activosde la Secretaria Ejecutiva.

Las disposiciones contenidas en el presente manual son de aplicaci6n a todo el personal de laInstituci6n.

En la Secretaria Ejecutiva se llevan cuatro inventarios: a) inventario de activos; b) inventariodel almacen de materiales y suministros; y, c) inventario de la bodega de bienes usadosdisponibles, d) inventario de equipos y materiales de informatica

RIESGOS

Riesgo gene rico Riesgo especifico Areas afectadas

Riesgo Activos Robos, perdida, registros Activos, Finanzasfaltantes.

Riesgo Propiedad Posibilidad de causar dafios, Activos.

RESPONSABILIDADES

• Auxiliar de Administraci6n: Registro, control y actualizaci6n de activos tangibles.

• Informatico: Registro, control y actualizaci6n de software, discos, disketes 0 cualquiermaterial de respaldo del software, asf como los manuales.

• Funcionarios: Custodia, buen uso y mantenimiento de los activos asignados. Solicitaral Auxiliar de Administraci6n, el traslado de alguno de sus activos asignados, en casode ser necesario.

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CONTROLES

• Registros auxiliares del inventario por parte del Auxiliar de Administracion.

• Inventarios periodicos realizados por un funcionario de la Secretaria Ejecutiva.

• Boletas 0 correos electronicos de asignacion de responsabilidad personal de los bienes.(Asi modificado mediante Acuerdo SE/114/0CT-08)


Inventario de activos

• El inventario de activos debe tener, como minimo, las siguientes categorias: a) terreno;b) edificio; c) ascensor; d) mobiliario; e) equipo informatico; f) equipo de oficina; y, g)vehiculo. Pueden incluirse categorias adicionales en aras de la mejor comprension deltipo de activos con que cuenta la Secretaria, siempre atendiendo al periodo dedepreciacion del bien de que se trate.

• En el inventario de activos, como minima, debe constar: a) el valor inicial 0 de compradel bien; b) la depreciacion mensual; c) la depreciacion acumulada; y, d) el valor a lafecha del inventario.

• El ultimo dia habil de cada mes el Auxiliar de Administracion actualiza el inventario deactivos y traslada un resumen que incluya las categorias y los distintos valores de losbienes al Asistente Financiero, para que este incluya el valor de la depreciacion en losestados financieros de la Secretaria.(Asi modificado mediante Acuerdo SE/114/0CT-08)

• Cada vez que se adquiere un activo nuevo el Auxiliar de Administracion identifica losactivos mediante una placa numerada 0 aditamento similar que permita la rapidaidentificacion del bien en el inventario de activos.

• En el transcurso de junio de cada afio el Auxiliar de Administracion presenta alSecretario Ejecutivo un informe que contenga el inventario de activos de la Secretaria

• (Parrafo derogado mediante Acuerdo SE/114/0CT-08)

Inventario del almacen de materiales y suministros

• El Auxiliar de Administracion debe mantener un stock de materiales y suministros deuso recurrente que asegure el normal funcionamiento de la Secretaria. Para tal efecto,lleva un control sobre frecuencia de uso de los productos y maximos y minimosdeseables de existencias.

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• El Auxiliar de Administraci6n realiza estudios de mercado peri6dicos por medio devarias cotizaciones para determinar los mejores precios y caracteristicas para lascompras de bienes de gran recurrencia.

• El Auxiliar de Administraci6n realiza y archiva los estudios de mercadocorrespondientes para este prop6sito.

• Cuando 10 considere conveniente, segun el control de existencias, el Auxiliar deAdministraci6n inicia los tramites para el abastecimiento del almacen a traves de unasolicitud de compra.

• Todos los materiales y suministros adquiridos por la Secretaria se ingresan, en primerainstancia, al almacen de materiales y suministros y de alli deb en salir cuando seanecesano su uso.

• El funcionario de la Secretaria que requiera materiales y suministros debe solicitarlosal Auxiliar de Administraci6n y firmar su recepci6n.(Asi modificado mediante Acuerdo SE/114/0CT-08)

• El inventario del almacen de materiales y suministros debe tener las divisiones quehagan funcional su uso, atendiendo ala clasificaci6n por objeto del gasto que utiliza laSecretaria.

• El Auxiliar de Administraci6n lleva un registro auxiliar donde se identifican lasexistencias a nivel de producto especifico, calidad, cantidad y otras caracteristicas.

• El Auxiliar de Administraci6n lleva los cuadros estadisticos necesarios que permitanllevar un seguimiento de las compras que realiza la Secretaria, asi como del inventariodel almacen, de 10 cual informa mensualmente al Secretario Ejecutivo despues del diacinco de cada mes. Tales cuadros estadisticos se usan de base para analizar la ejecuci6ndel presupuesto, asi como para la preparaci6n del proyecto de presupuesto anual.

• Cuando 10 considere conveniente, pero por 10 menos una vez por afio, el SecretarioEjecutivo nombra a un funcionario de la Secretaria para realizar un inventario fisico delalmacen de materiales y suministros. El funcionario encargado de realizar el inventarioinforma sus hallazgos directamente al Secretario Ejecutivo.

Inventario de la bodega de bienes usados disponibles

• El Auxiliar de Administraci6n lleva un inventario actualizado de la bodega de bienesusados disponibles.

• Ante el requerimiento por parte de algun empleado de la Secretaria de mobiliario,equipo informatico 0 equipo y utiles de oficina, el Auxiliar de Administraci6n verificaque no existan tales bienes en condiciones de ser usados en la bodega de bienes usadosdisponibles, antes de pro ceder a iniciar cualquier tramite de compra.

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• Periodicamente el Auxiliar de Administraci6n revisa los bienes de la bodega de bienesusados disponibles para identificar aquellos bienes obsoletos 0 inservibles, debiendo, enjunio de cada afio, hacer al Secretario Ejecutivo una propuesta sobre la manera depro ceder con los mismos.

• Si el Secretario Ejecutivo dispusiera la venta de bienes de la bodega de bienes usadosdisponibles por estimar que ya no son de utilidad para la Secretaria, el Auxiliar deAdministracion propone un precio razonable, de acuerdo a las condiciones del bien ydel mercado, y buscar compradores. El Secretario podra autorizar vender bienes de laSecretaria a funcionarios que formen parte de su personal, siempre que la venta serealice a precio de mercado.

• En caso de ausencia del Asistente Administrativo, este debera coordinar con el Auxiliarde Administracion, con la debida anticipacion las actividades pendientes, entrega deformularios, cheques, documentos y cualesquiera otros asuntos necesarios paradesempefiar el puesto en sustituci6n. Si la sustituci6n es del Auxiliar de Administraci6ncorrespondera a este la coordinacion pertinente con el Asistente Administrativo.(Adicionado mediante Acuerdo SE/114/0CT-08)

• Cuando 10 considere conveniente, pero por 10 menos una vez por afio, el SecretarioEjecutivo nombra a un funcionario de la Secretaria para realizar un inventario fisico dela bodega de bienes usados disponibles. El funcionario encargado de realizar elinventario informa sus hallazgos directamente al Secretario Ejecutivo.

Registro auxiliar de asignacion de responsabilidad personal sobre bienes

• El Auxiliar de Administracion lleva en forma actualizada un registro del mobiliario,equipo informatico y equipo y utiles de oficina asignados a cada funcionario de laSecretaria, quien es el responsable de su custodia y buen uso y mantenimiento.

• Cada funcionario de la Secretaria firma el registro de responsabilidad personal por elmobiliario, equipo informatico y equipo y utiles de oficina que le han sido asignados ydebe velar porque se mantenga actualizado. Los funcionarios de la Secretaria reportanal Auxiliar de Administracion cualquier desperfecto que amerite la reparacion 0 lasustituci6n de cualquier mobiliario 0 equipo a ellos asignado.

• En caso de que un funcionario dejase de pertenecer a la Secretaria, el Auxiliar deAdministracion debe recibirle los bienes que tiene asignados y, si procede, extenderconstancia de haberlos recibido de conformidad. El Asistente Administrativo requierela mencionada constancia como paso previa para proceder a la liquidacion quecorresponda.

• Para el traslado de mobiliario, equipo informatico y equipo y utiles de un area detrabajo a otro, se requiere autorizacion del Auxiliar de Administracion y el cambio en elregistrode asignacionde bienes,tanto del funcionariode cuya custodia sl b:n


como del que 10 recibe. Cuando se trate de equipo informatico debe contarse tambiencon la aprobaci6n del Asistente Informatico. El Auxiliar de Administraci6n decide,bajo su responsabilidad, si autoriza el traslado por si mismo 0 si 10 somete a laaprobaci6n del Secretario Ejecutivo.

Registro auxiliar de equipos y materiales de informatica

• El Asistente Informatico lleva un registro auxiliar de todos los equipos y materialesinformaticos propiedad de la Secretaria, el cual debe incluir software, licencias 0

cualquier tipo de aditamento de los equipos informaticos. Dicho registro auxiliarincluye, tambien, la indicaci6n del funcionario a quien le han sido asignados losequipos 0 materiales, la ubicaci6n fisica de los mismos, asi como todas lascaracteristicas que permitan la identificaci6n plena de los bienes.

• El Asistente Informatico vela por mantener actualizado el registro auxiliar de equipos ymateriales informaticos y coordina con el Auxiliar de Administraci6n para asegurar elregistro adecuado de los bienes informaticos en el inventario de activos y en elinventario de la bodega de bienes usados disponibles.

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3.9 MANUAL DE ELABORACION Y SEGUIMIENTO DELPRESUPUESTO

En este manual se describen los aspectos relevantes sobre el control adecuado y eficazinvolucrados en la elaboraci6n y control del presupuesto de la Secretaria.

EI objetivo principal es velar por que la formulaci6n, seguimiento y evaluaci6n del presupuestose haga con bases de racionabilidad 0 austeridad que amerita la Secretaria Ejecutiva.

RIESGOS


Documentacion remitida al Consejo Monetarioy a los demas usuarios de la misma.

Calculos e informaciones La Direccion por posibilidad de que no tengaRiesgo de informacion

erroneas, control sobre la ejecucion del presupuesto.Finanzas, Direccion y personal administrativopor posibilidad de realizar gastos noautorizados

Incumplimiento de leyes,plazos y demas normativa

Finanzas, Direccion y personalRiesgo legal vigente establecida para la

administrativo.formulacion, ejecucion,seguimiento y liquidacion delpresupuesto.

RESPONSABILIDADES

• Los mecanismos 0 controles establecidos para la formulaci6n presupuestaria sonresponsabilidad del Asistente Administrativo, el Auxiliar de Administraci6n y elAsistente Financiero.

• Sobre el Asistente Financiero recae la responsabilidad del seguimiento y liquidaci6n delpresupuesto.

• Es responsabilidad de la Direcci6n la ejecucion presupuestaria por su poder deautorizaci6n de erogaciones, informar trimestralmente al Consejo Monetario, aprobarlos traslados de partidas y proponer los mismos a la Presidencia del Consejo, cuandocorresponda.

CONTROLES

• Participaci6n de la Direcci6n en la revisi6n de las distintas etapas que involucra elpresupuesto.

• Establecer y cumplir con los cronogramas necesarios para las distintas etapas.• Reportes diarios sobre ejecuci6n presupuestaria.

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Para al area financiera y administrativa:

• La preparaci6n del proyecto de presupuesto se debe fonnular de acuerdo con el plan detrabajo.

• La estimaci6n de los ingresos debe tomarse en consideraci6n todas las fuentes deingresos, con arreglo a la clasificaci6n por fuente de recursos.

• Cualquier estimaci6n de gasto debe estar identificada a nivel de tres digitos de laclasificaci6n de cuentas presupuestarias.

Para fa Direccion:

• El Secretario Ejecutivo debe participar activa y oportunamente en todas las etapas deelaboraci6n y seguimiento del presupuesto.

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3.10 MANUAL DE REGISTROS CONTABLES

EI objetivo principal es regular e instruir sobre las formalidades que se deben observar para elregistro y salvaguarda de los respaldos contables y de la informaci6n que de ellos se emane.

RIESGOS


Cal cui os, registros e Documentaci6n remitida al ConsejoRiesgo de informaci6n

informaciones err6neas. Monetario y a los demas usuarios de lamisma.

Riesgo legal Incumplimiento de leyes y Finanzas, Direcci6n y personaldemas normativa vigente. administrativo.

RESPONSABILIDADES

• La formalidad, revisi6n aritmetica, exoneracion y demas aspectos legales de losdocumentos que respalden los registros contables, esta bajo la responsabilidad delAsistente Administrativo y del Auxiliar de Administraci6n, segun corresponda.

• Proponer a la Direcci6n oportunamente los traslados de partidas presupuestarias, estabajo la responsabilidad del Asistente Financiero, Asistente Administrativo y delAuxiliar de Administraci6n, segun corresponda.

• Los mecanismos 0 controles establecidos en el registro contable y la informaci6n quede ellos se emane, estan bajo la responsabilidad del Asistente Financiero.

CONTROLES• Contabilizaci6n y reportes diarios de las operaciones.

• Respaldo documental debidamente ordenado y clasificado de los registros contables yestados financieros.


Para at area financiera y administrativa:

• EI Asistente Administrativo y el Auxiliar de Administraci6n segun corresponda, deb enrevisar, previa a su traslado para contabilizaci6n, que la documentaci6n que respaldalos registros cumpla con todos los requisitos y calculos formales y legales.

• EI Asistente Financiero debe velar que los registros contables esten amparados con ladocumentaci6n de respaldo suficiente y competente.

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• EI Asistente Financiero debe tener a disposici6n de los usuarios, debidamente orden aday salvaguardada, la documentaci6n de respaldo de los registros e informes contables.

Para fa Direccion:

• Debe mantenerse informada permanentemente de la ejecucion presupuestaria, ymensualmente de la situaci6n econ6mica y financiera de la Secretaria.

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3.11 MANUAL PARA EL CONTROL DE ASISTENCIA YPUNTUALIDAD

En este manual se describen los aspectos relevantes sobre el control adecuado y eficaz delcumplimiento en puntualidad y asistencia del personal de la Secretaria. A la vez, se precisanlos riesgos, controles, disposiciones generales y responsabilidades asumidas a que hubierelugar por la acci6n u omisi6n que contravenga las obligaciones y prohibiciones de losfuncionarios.

EI objetivo principal es velar por el cumplimiento efectivo de la jornada semanal de trabajo delos funcionarios Secretaria Ejecutiva.

Las disposiciones contenidas en el presente manual son de aplicaci6n a todo el personal conexcepci6n de la Direcci6n Ejecutiva.

RIESGOS


Riesgo Posibilidad de generar anarquia Instituci6n.Organizacional administrativa.

Riesgo Legal Posibilidad de no cumplir la normativa Instituci6n.dictada por el Consejo.

RESPONSABILIDADES

• Los mecanismos 0 controles establecidos en el ambito organizacional que regulan lapuntualidad y asistencia de los funcionarios de acuerdo con la jornada ordinaria detrabajo establecida estan bajo responsabilidad del Auxiliar de Administraci6n conapoyo del oficial de seguridad.

• EI Informatico tiene bajo su responsabilidad el funcionamiento permanente y encondiciones de eficiencia del sistema de control de asistencia.

CONTROLES

• Marcas de los ingresos 0 egresos de los funcionarios en el sistema de control.• Reporte mensual de asistencia y puntualidad entregado por el Auxiliar de

Administraci6n.


• diarias 'en el sistema de controlTodo funcionario debe realizar 2 marcascorrespondientes a su entrada y salida. 1\

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• En caso de no portar el carne 0 el extravio del mismo, el funcionario notifica al Auxiliarde Administraci6n a traves de un correo electr6nico.

• Cada funcionario solicita al Secretario y Subsecretario a traves de un correoelectronico, con copia al Asistente Financiero los dias de vacaciones a que tienederecho.

• Cada funcionario informa a la Recepcionista a traves de un correo electronico, concopia al Auxiliar de Administracion, los dias en que estara de mision oficial y/ovacaciones.

• Cada funcionario informara a la Recepcionista a traves de un correo electronico, concopia al Auxiliar de Administracion de su ausencia en horas de trabajo, indicando laraz6n de la misma, en el entendido que las horas respectivas se repondran en diassiguientes.

• El Auxiliar de Administracion lleva el control de asistencia y puntualidad del personal eingresa al sistema informaciones tales como avisos por vacaciones, permisos yparticipacion en misiones oficiales.

• En la primera reunion administrativa de cada mes el Auxiliar de Administracionpresenta al Secretario Ejecutivo un informe sobre la asistencia y puntualidad delpersonal de la Secretaria en el mes anterior.

• El informe incluye para cada empleado, como minimo: a) grade de cumplimiento de lajornada de trabajo semanal; b) dias de vacaciones gozados; c) dias de participacion enmisiones oficiales; c) cantidad de permisos gozados, tiempo que incluye y motivo delpermiso; d) cantidad de veces que el empleado no realizo la marca en el sistemaelectronico de control.

• El Auxiliar de Administraci6n coordina con el Asistente Administrativo la elaboracionde un nuevo carne para un funcionario en caso de robo 0 extravio. El AsistenteAdministrativo debe velar porque el costo de la reposicion sea cancelado de maneraoportuna por el funcionario.

• En caso de ausencia parcial 0 total, el funcionario debe contar con la autorizacionexpresa y previa por parte de la Direccion; caso contrario, por defecto se hara el cargode vacaciones que corresponda.(Adicionado mediante Acuerdo SE/114/0CT-08)

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3.12 INSTRUCTIVO PARA EL USO DEL PARQUEO

En este manual se describe los aspectos relevantes sobre el uso adecuado y eficaz del parqueode las instalaciones de la Secretaria Ejecutiva. A la vez se precisan los riesgos, controles,disposiciones generales y responsabilidades asumidas a que hubiere lugar por la acci6n uomisi6n que contravenga las obligaciones y prohibiciones de los funcionarios.

El objetivo principal es velar por el uso correcto del parqueo y la seguridad de los vehiculospropiedad de los funcionarios de los visitantes de la Secretaria Ejecutiva.

Las disposiciones contenidas en el presente manual son de aplicaci6n a todo el personal yvisitantes de la Secretaria Ejecutiva.

RIESGOS

Riesgo gene rico Riesgo especifico Areas afectadas

Posibilidad de causar dafios avehiculos 0 instalaciones.

Activos de la Instituci6n yRiesgo Activos Posibilidad de ingreso de personasajenas por descuido.

del personal.

Secuestros.

RESPONSABILIDADES

• El Asistente Administrativo tiene bajo su responsabilidad la autorizaci6n del ingreso devehiculos dentro del parqueo.

• La Secretaria no se hace responsable de los dafios que puedan sufrir los vehiculos en elarea de parqueo.

• El funcionario que cuente con dispositivo de apertura y cierre a control remoto esresponsable de asegurarse que la puerta quede convenientemente cerrada.

• El personal que tenga espacio para parqueo de su vehiculo dentro de las instalacionesde la Secretaria es responsable de tomar todas las precauciones para evitar accidentes almomenta de ingreso 0 egreso.

CONTROLES

• Marcas de los mgresos 0 egresos de los funcionarios en el sistema electr6nico decontrol.

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• Registro de ingreso y egreso de los visitantes por parte del oficial de seguridad.

• Autorizaciones del Asistente Administrativo para el ingreso y permanencia.


Para el ingreso de vehiculos de funcionarios 0propiedad de la Institucion:

• El personal de la Secretaria podra ingresar su vehiculo al parqueo del edificio y seestacionara en el espacio que le haya sido asignado por el Asistente Administrativo,guardando las medidas de precauci6n y seguridad que las circunstancias ameriten.

• Cualquier empleado de la Secretaria puede solicitar al Asistente Administrativo que leasigne espacio para el parqueo de su vehiculo dentro de las instalaciones de laSecretaria, quien 10 asigna dependiendo de la disponibilidad e informa 10 conducente alSecretario Ejecutivo.

Para el ingreso de personas ajenas por el parqueo:

• En caso de que personal de la SECMCA ingrese al parqueo del edificio con personasajenas en su vehiculo, informa al oficial de seguridad y deberan cumplir los requisitos ymedidas de seguridad a que se refiere la normativa que corresponde.

• El oficial de seguridad solicita la autorizaci6n del Asistente Administrativo para queingrese un vehiculo ajeno a la Instituci6n y que no sea propiedad de algun funcionariode la Secretaria.

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3.13 MANUAL DE USO DEL VEHicULO DE LA SECMCA

En este manual se describen los aspectos relevantes sobre el uso adecuado y eficaz del vehiculode la Secretaria Ejecutiva. A la vez se precisan los riesgos, controles, disposiciones generales yresponsabilidades asumidas a que hubiere lugar por la acci6n u omisi6n que contravenga lasobligaciones y prohibiciones del chofer y/o usuarios del vehiculo.

El objetivo principal es regular el adecuado usa del vehiculo de la Secretaria Ejecutiva.

RIESGOS


Malversar recursos usando vehiculo para finespersonales; Terceras personas darien bienes de la

Riesgo de activos Instituci6n; Terceras personas hagan incurrir alaSECMCA en responsabilidades civiles; Perdida Activos y personalo disminuci6n del valor del activo de laSecretaria; Falta de transparencia en lautilizaci6n de recursos.

Riesgo legal Denuncias / choques, cumplimiento de leyes. Activos, personal ynormativa institucional.

RESPONSABILIDADES

• Los mecanismos 0 controles establecidos en el ambito organizacional que regulan elusa del vehiculo estan bajo responsabilidad del Asistente Ejecutivo y el Chofer 0 quienhaga sus veces.

CONTROLES

• Emisi6n de boleta por parte del Asistente Ejecutivo con la diligencia que debe realizarel chofer en el vehiculo de la Instituci6n.

• El Chofer debe llevar una bitacora donde anote cada vez que sale en comisi6n de laInstituci6n.


• El Asistente Administrativo lleva un expediente del vehiculo de la Secretaria en dondeconste el numero de inventario, los documentos que acrediten la propiedad, los datossobre marca, modelo y caracteristicas especificas, herramientas y accesorios, la p6lizade seguro, la tarjeta de circulaci6n, el registro de mantenimiento, asi como toda aquellainformaci6n pertinente para el casu de qne ocurra W1 siniestro. Tambien debe~~


parte del expediente toda la documentaci6n sobre accidentes en que se yea envuelto elvehiculo.

• El Asistente Administrativo debe velar por la realizaci6n oportuna de los tramitesrequeridos por la normativa costarricense para la circulacion del vehiculo, asi como porque el seguro del vehiculo cubra los riesgos minimos y se encuentre vigente en todomomento.

• El vehiculo de la Secretaria debe ser conducido por el chofer de la Secretaria. Solo porcausas excepcionales podra conducirlo otra persona, siempre que sea funcionario de laSecretaria. El chofer de la Secretaria debe velar por el buen funcionamiento ymantenimiento del vehiculo, debiendo reportar al Auxiliar de Administracion losservicios 0 reparaciones necesarias, quien las autoriza segun su mejor criterio. Elchofer tiene prohibido agregar, desprender 0 cambiar cualquier parte 0 accesorio delvehiculo sin la autorizaci6n del Auxiliar de Administraci6n. El mantenimiento delvehiculo y los servicios preventivos y correctivos del mismo deb en realizarse en lostalleres autorizados por el Instituto Nacional de Seguros (INS), previa autorizacion delAuxiliar de Administraci6n.

• La utilizacion del vehiculo de la Secretaria esta bajo la responsabilidad del AsistenteEjecutivo, quien autoriza, en cada caso, su uso. Cualquier funcionario de la Secretariaque requiera el uso del vehiculo debe solicitarlo al Asistente Ejecutivo, llenando laboleta correspondiente. El Asistente Ejecutivo debe llevar un registro de lascomisiones efectuadas, con indicacion, como minimo, de fecha, hora, lugar de destino ymotivo de la comisi6n.

• El Asistente Ejecutivo debe entregar, dentro de los cinco primeros dias habiles de cadames un reporte al Secretario Ejecutivo, con copia al Auxiliar de Administracion, sobrelas comisiones cubiertas por el vehiculo en el mes anterior, en el que consten lascaracteristicas de la comision.

• El chofer del vehiculo debe llevar una bitacora, en la cual debe anotar, como minima, lafecha, hora, lugar de destino y motivo de cada cornision, el kilometraje que marque elodometro del vehiculo al momenta de entrar y salir del edificio de la Secretaria, asicomo cualquier otro dato 0 circunstancia que estime pertinente.

• Cada vez que se cargue combustible al vehiculo, la factura debe incluir, como minima,la fecha, el kilometraje que marque el od6metro del vehiculo, la cantidad decombustible servido, el monto pagado y el nombre y ubicaci6n de la estaci6n deservicro.

• El Auxiliar de Administracion debe llevar un estricto control del kilometraje recorridopor el vehiculo de la Secretaria, asi como del consumo de combustible. Dentro de losdiez primeros dias de cada mes, en la reunion administrativa, presenta un informe alSecretario Ejecutivo en el que conste el kilometraje recorrido y el consumo decombustible en el mes anterior, asi como un resumen de las comisiones realizadas y

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cualquier discrepancia entre el reporte presentado por el Asistente Ejecutivo, la bitacoray el od6metro del vehiculo. En dicho informe tambien deben constar los servicios 0

reparaciones realizadas en el mes anterior, asi como su costo. El Auxiliar deAdministraci6n debe mantener un archivo con los reportes realizados para ser utilizadoen la evaluaci6n de la ejecuci6n del presupuesto y en la preparaci6n del proyecto depresupuesto anual.

• En caso de que el chofer, 0 quien haga sus veces, fuese declarado en sede judicialresponsable de un accidente en el que estuviere involucrado el vehiculo de laSecretaria, debera pagar el monto correspondiente del deducible que, eventualmente,tenga que girarse 0 haya sido girado, segun la normativa del INS, 0 en su caso, elmonto de las indemnizaciones que se deban hacer a favor de terceros, sin perjuicio delas sanciones civiles, penales y laborales que resulten aplicables.

• El chofer de la Secretaria, 0 quien eventualmente haga sus veces, esta obligado,ademas, a: a) contar con la licencia de conducir apropiada y vigente, de acuerdo con laley, y portarla mientras conduzca el vehiculo de la Secretaria; b) cumplir con lasdisposiciones de observancia obligatoria de los conductores de Costa Rica; c) verificarque el vehiculo de la Secretaria porte la tarjeta de circulaci6n, los documentos delsegura y los demas documentos necesarios; d) verificar peri6dicamente el buen estadodel vehiculo, en particular el funcionamiento de los sistemas de direcci6n, frenos, luces,lubricantes, combustible, agua, cinturones y sefiales de emergencia; e) mantener elvehiculo en 6ptimas condiciones de limpieza; f) cumplir los programas demantenimiento del vehiculo; g) escoger la rota mas corta y segura en las comisiones 0,

en su defecto, justificar en la bitacora las causas de la rota escogida; h) salvaguardar laseguridad del vehiculo y sus ocupantes; i) asumir el pago de multas que Ie seanimpuestas por la no observancia de la ley de transito de Costa Rica, debiendo entre garal Auxiliar de Administraci6n, dentro de las veinticuatro horas siguientes una copia delcomprobante de pago y un informe escrito; j) no ceder, bajo ninguna circunstancia, laconducci6n del vehiculo a particulares 0 funcionarios no autorizados, salvo fuerzamayor debidamente comprobada; k) cuando se encuentre en comisi6n, guardar elvehiculo en un estacionamiento, con el fin de asegurar su resguardo; y, 1) en caso deaccidente, cumplir los procedimientos que establece la normativa del INS y, ademas,presentar al Auxiliar de Administraci6n un informe escrito sobre las circunstancias delsiniestro, adjuntando los datos y la documentaci6n pertinentes.

• El Auxiliar de Administraci6n debe velar por el cumplimiento de la normativa sobre eluso del vehiculo de la Secretaria e informar par escrito al Secretario Ejecutivo sobrecualquier anomalia. Asimismo, debe trasladar copia del comprobante de pago a que serefiere el inciso i) del numeral anterior y del informe a que se refiere el inciso 1) delnumeral anterior al Asistente Administrativo para su archivo en el expedientecorrespondiente.

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3.14 MANUAL SOBRE EL CONTROL DE LLAMADASTELEFONICAS

En este manual se describen los aspectos relevantes sobre el uso adecuado y eficaz del lostelefonos de la Secretaria Ejecutiva en 10 que a tiempo de uso por extensi6n, destino y duraci6nde las llamadas realizadas se refiere. A la vez, se precisan los riesgos, controles, disposicionesgenerales y responsabilidades asumidas a que hubiere lugar por la acci6n u omisi6n quecontravenga las obligaciones y prohibiciones de los funcionarios.

El objetivo principal es garantizar el correcto uso del telefono de la Secretaria Ejecutiva porparte de los funcionarios de esta,

Las disposiciones contenidas en el presente manual son de aplicaci6n a todo el personal de laSecretaria Ejecutiva.

RIESGOS

Riesgo genertco Riesgo especifico Areas afectadas

Danos de los telefonos.Posibilidad de utilizar el telefono de la

Riesgo de activos Secretaria para uso personal.Posibilidad de que la Secretaria cubra Activos, Finanzas.pagos por llamadas telef6nicas personales.Posibilidad de que se haga mal uso deltelefono para usa oficial.

Riesgo de informaci6n Confidencialidad Informaci6n confidencial.

Riesgo legal Llamadas en falso al 911 Finanzas

RESPONSABILIDADES

• Las extensiones telef6nicas a cargo del personal de la Secretaria, tienen un bloqueo quehace imposible las llamadas intemacionales directas, por 10 que todas las llamadasintemacionales en la Secretaria deben hacerse a traves del Asistente Ejecutivo 0 laRecepcionista, quienes, ademas del Secretario Ejecutivo y del Subsecretario Ejecutivo,son los unicos autorizados para realizarlas.

• Cada funcionario es responsable de las llamadas que se hagan del telefono que se le hasido asignado.

100


CONTROLES

• Bitacora de las llamadas intemacionales que le son solicitadas al Asistente Ejecutivo ya la Recepcionista.


• Los telefonos de la Secretaria Ejecutiva son para realizar tramites oficiales, pero si poremergencia algun empleado de la Secretaria tuviera que realizar una Hamadaintemacional de caracter personal, puede solicitarla a los funcionarios autorizados,quienes toman nota del caracter privado de la Hamada en la respectiva bitacora,

• EI Asistente Ejecutivo y la Recepcionista llevan una bitacora de las llamadasintemacionales que le son solicitadas, en la cual debe constar, como minimo, el nombredel funcionario que solicita la Hamada, el pais, la institucion 0 el numero de telefono dedestine, la fecha y hora, asi como la duracion de las llamadas personalesintemacionales.

• Mensualmente, la Recepcionista revisa la bitacora contra los recibos telefonicos aefecto de obtener un reporte de las llamadas intemacionales realizadas, en el queconste, la extension desde la cual se realize, la fecha y hora de la Hamada.

• Dentro de los tres primeros dias de cada mes la Recepcionista presenta al AsistenteAdministrativo un informe sobre el uso de los telefonos de la Secretaria durante el mesanterior, en el que se indique, entre otros aspectos, tiempo de uso por extension y unresumen por destino y duracion de las llamadas intemacionales realizadas, asi como lasllamadas intemacionales de caracter personal. EI Asistente Administrativo presentadicho informe al Secretario Ejecutivo el dia cinco de cada meso

• En cuanto se cuente con el recibo de telefono presentado para su cobro par el ICE, elAsistente Administrativo identifica el costa de las llamadas intemacionales de caracterpersonal y pro ceder a su cobro al empleado que la realize.

• EI Asistente Financiero ingresa el producto de dichos pagos a las cuentas bancarias dela Secretaria y al sistema de contabilidad y presupuesto. -sv-

101


3.15 INSTRUCTIVO SOBRE EL SERVICIO DE MENSAJERiAA LA SECRET ARiA EJECUTIV A

En este manual se describen los aspectos relevantes sobre el control adecuado y eficaz parabrindar el servicio de mensajeria a la Secretaria Ejecutiva. A la vez, se precisan los riesgos,controles, disposiciones generales y responsabilidades asumidas a que hubiere lugar por laacci6n u omisi6n que contravenga las obligaciones y prohibiciones de los funcionarios.

El objetivo principal es maximizar el resultado de las labores de mensajeria brindadas a laSecretaria Ejecutiva.

Las disposiciones contenidas en el presente manual son de aplicaci6n a todo e1 personal y laempresa contratada para brindar el servicio de mensajeria a la Instituci6n.

RIESGOS

Riesgo generice Riesgo especifico Areas afectadas

Abuso del servicio de mensajeria para

Riesgo comercial. fines particulares; posibilidad de no Secretaria Ejecutiva ypoder evaluar el trabajo de la empresa personal de la Institucion.contratada; posibilidad de que no secubran los encargos institucionales.

Riesgo legal Posibilidad de demandas por mala Secretaria Ejecutiva yejecuci6n del contrato de mensajeria. personal.

RESPONSABILIDADES

• El servicio de mensajeria estara bajo la responsabilidad del Asistente Administrativo,qui en coordinara los aspectos generales del servicio, entre la Secretaria Ejecutiva y laempresa que este contratada para brindar ese servicio.

CONTROLES

• Solicitar un informe mensual a la empresa que realiza el servicio de mensajeria por mesfinalizado.

• Coordinar las labores de mensajeria.

/02

Monuoles de Instructivos y Directrices de 10 SECMCA


• La coordinaci6n y supervisi6n del servicio del servicio de mensajeria esta bajo laresponsabilidad del Asistente Administrativo, quien diariamente fija las prioridadesinstitucionales de los tramites y encomiendas a realizar.

• El Asistente Administrativo debe solicitar a la empresa que presta el servicio uninforme mensual de las actividades.

• Dos meses antes de vencerse el contrato de servicios de mensajena el AsistenteAdministrativo debe presentar al Secretario Ejecutivo un informe de actividades y unaevaluaci6n de los servicios de la empresa contratada.

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3.16 MANUAL DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO

En este manual se describen los aspectos relevantes sobre el control adecuado y eficaz para darmantenimiento al edificio de la Secretaria Ejecutiva. A la vez, se precisan los riesgos,controles, disposiciones generales y responsabilidades asumidas a que hubiere lugar por laacci6n u omisi6n que contravenga las obligaciones y prohibiciones de los funcionarios.

El objetivo principal es velar por la seguridad del personal, infraestructura, equipo, mobiliario,utiles de propiedad 0 al servicio de la Secretaria Ejecutiva.

Las disposiciones contenidas en el presente manual son de aplicaci6n a todo el personal yvisitantes de la Secretaria.

RIESGOS


Riesgo de activos Deterioro de las instalaciones deledificio sede de la Secretaria Activos y personal.Ejecutiva.

Riesgo legal Posibilidad de demandas por mala Secretaria Ejecutiva y personal.ejecuci6n del contrato demantenimiento.

RESPONSABILIDADES

• Estara bajo la responsabilidad del Asistente Administrativo, quien coordinara losaspectos generales de mantenimiento del edificio de la Secretaria Ejecutiva con laempresa que este contratada para brindar ese servicio a la Instituci6n.

CONTROLES

• Solicitar un informe mensual a la empresa que realiza la labor de mantenimiento deledificio sede de la Secretaria Ejecutiva sobre las labores desarrolladas y las pendientesdurante el mes en cuesti6n.

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• La coordinaci6n y supervisi6n del servicio de mantenimiento del edificio esta bajo laresponsabilidad del Asistente Administrativo, quien diariamente fija las prioridades delos tramites y encomiendas a realizar.

• El Asistente Administrativo debe solicitar a la empresa que presta el servicio uninforme mensual de las actividades.

• Dos meses antes de vencerse el contrato de servicios de mantenimiento el AsistenteAdministrativo debe presentar al Secretario Ejecutivo un informe de actividades y unaevaluaci6n de los servicios de la empresa contratada.

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3.17 MANUAL DEL SERVICIO DE ASEO A LA SECRETARiAEJECUTIVA

En este manual se describen los aspectos relevantes sobre el control adecuado y eficaz parabrindar el servicio de aseo a la Secretaria Ejecutiva. A la vez, se precisan los riesgos, controles,disposiciones generales y responsabilidades asumidas a que hubiere lugar por la acci6n uomisi6n que contravenga las obligaciones y prohibiciones de los funcionarios.

El objetivo principal es maximizar las labores de aseo de la sede de la Secretaria Ejecutiva.

Las disposiciones contenidas en el presente manual son de aplicaci6n a la empresa contratadapara brindar el servicio de aseo a la Instituci6n.

RIESGOS


Posibilidad de falta de coordinacion en laRiesgo uso inadecuado supervision de las labores de aseo de la Instalaciones de la Secretariadel servicio de aseo. sede de la Secretaria Ejecutiva; Posibilidad Ejecutiva.de no poder evaluar el trabajo de la empresa

que brinda este servicio.

Posibilidad de demandas por mala Secretaria Ejecutiva,Riesgo legal ejecucion del contrato de servicio de aseo. personal y empresa brinda el

servtcio aseo.

RESPONSABILIDADES

• Estara bajo la responsabilidad del Asistente Administrativo, quien coordinara losaspectos generales del servicio de aseo de la sede de la Secretaria Ejecutiva con laempresa que este contratada para brindar ese servicio.

CONTROLES

• Solicitar un informe mensual a la empresa que realiza el servicio de aseo y limpieza pormes finalizado.

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• La coordinaci6n y supervisi6n del servicio de aseo estara bajo la responsabilidad delAsistente Administrativo con el personal que realiza las labores de limpieza y aseo enla sede de la Instituci6n.

• EI Asistente Administrativo debe solicitar a la empresa que presta el servicio uninforme mensual de las actividades.

• Dos meses antes de vencerse el contrato de servicios de aseo el AsistenteAdministrativo debe presentar al Secretario Ejecutivo un informe de actividades y unaevaluacion de los servicios de la empresa contratada. -f1'

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Manual de Procedimientos Operativos

4. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOSDELASECMCA

4.1. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERA TIVOS

Los procedimientos administrativos de la Secretaria son las actividadesformal mente establecidas para el desarrollo de las operaciones que permitan velar por lasalvaguarda de sus activos, la confiabilidad y confidencialidad de su informaci6nfinanciera, estimular la adherencia a las practicas emanadas de la Direcci6n, as! comoprocurar una eficiencia continua en el desarrollo de las actividades que en ella se llevan acabo. Se detalla a continuaci6n los procedimientos contenidas en el presente manual, cuyodesarrollo se podran identificar en el mismo orden:

• Correspondencia.Administraci6n de cuentas corrientes y emisi6n de cheques.Inversiones temporales.Compra de bienes y servicios.Caja chica.Elaboraci6n, seguimiento y liquidaci6n del presupuesto.Registros e informes contables.

••••••

108

Manual de Procedimientos Operativos

4.2 DEFINICIONES APLICABLES A FLUJOGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS

Los flujogramas son una representaci6n grafica en la que se observa la secuencia de lasoperaciones y personas involucradas en una actividad 0 proceso determinado, con elprop6sito de facilitar su observaci6n y analisis.

Para entender los flujogramas de la Secretaria, es conveniente exponer de previa elsignificado de cada uno de los simbolos y abreviaturas utilizados, tal como se detalla acontinuaci6n:

SIMBOLOGiA

Se usa para identificar el inicio de un proceso. c===>L1MITES

Se usa para identificar el fin de un proceso. lL1MITES

Significa el sentido que toma la siguiente etapa del )proceso.

CONECTOR

Representa una etapa operativa del proceso. I IOPERACIONES

Significa que como resultado de una operacion se 0emite un documento.DOCUMENTO

Representa al punta del proceso donde se debe~Sltomar una decision. Como es normal, la decision

puede ser afirmativa 0 negativa, por 10 que la NOcontinuidad indica el resultado de la misma. DECISION

ABREVIA TURAS DE PUESTOS

AA Asistente AdministrativoAE Asistente EiecutivaAF Asistente FinancieroAJ Asesor JuridicoAX Auxiliar de Administraci6ncn ChoferDG Direcci6n GeneralFU Funcionario -Aplica a cualquier funcionario de la Secretaria-GA Gruno Ad-hocRE RecencionistaSE Secretario eiecutivo

,SS Subsecretario Eiecutivo

pAGINA: 110 DE 144NOMBRE: ENVio Y RECEPCI6N DE CORRESPONDENCIAEDICI6N: TERCERAFECHA VIGENCIA: 1 DE AGOSTO DE 2009

co~o MO:\TIMUO C&VTROAMERICANO

OBJETIVO 0 PROPOSITO:Llevar a cabo un proceso adecuado de recepci6n, entrega, archivo yregistro para la correspondencia entrante y saliente de la SECMCA.

ALCANCE:El proceso de correspondencia comprende cuatro fases: a) recepci6n dedocumentos; b) registro de los documentos c) archivo de documentos y d)envio de documentos.

RESPONSABILIDAD:Asistente Ejecutivo: Archivo y custodia de la correspondencia ydocumentaci6n relacionada con el Consejo Monetario Centroamericano 0 conlos Presidentes de los Bancos Centrales.Recepcionista: Recepci6n, registro, archivo y custodiainformaci6n entrante y saliente de la Secretaria Ejecutiva.la llave del archivo.

de toda laCustodia de

Secretaria especi£ica: Archivo y custodia de informaci6n relacionada congrupos de trabajo 0 proyectos especificos a su cargo.

DEFINICIONESiCorrespondencia: Conjunto de cartas, paquetes que se intercambian,entregan 0 reciben entre la Secretaria Ejecutiva y demas instituciones.

Archivo: Conjunto de documentos enviados y recibidos por la Secretariaque son conservados en un orden tematico y correlativo.

Registro: Recibo 0 resguardo que lleva la Recepcionista donde consta quela correspondencia ha sido registrada.

Custodia: Protecci6n 0 vigilancia a la correspondencia.

Recepcion: Acci6n de recibir un documento.

llO

pAGINA: 111 DE 144NOMBRE: ENVio Y RECEPCION DE CORRESPONDENCIAEDICION: TERCERAFECHA VIGENCIA: 1 DE AGOSTO DE 2009

~:I·I====-=co~ 1ll0NENJO CF.NI'ROAMEKlCANO

CODIGOS DE EJECUTORES:FU: Funcionario.RE: Recepcionista.AE: Asistente Ejecutiva.

REFERENCIA A OTROS DOCUMENTOS:

2.5CODIGO

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIEN

Recepcien de documentos

RE Recibe la documentaci6n.

Registra la correspondenciarecibida en donde conste el

RE 2 asunto, la fecha y hora derecepci6n y funcionario al que sele traslada.3.1 Con la correspondenciaoficial se traslada una copia alfuncionario ue com ete.

REI 3 3.2 Si existe duda sobre elAE

Tfuncionario a cuyo conocimientodebe trasladarse, se envia laco ia al Asistente Eiecutivo,

Custodia y responsabilidad del I i=JRE 4 registro y archivo del original dela correspondencia recibida.

III

pAGINA: 112 DE 144NOMBRE: ENVio Y RECEPCI6N DE CORRESPONDENCIAEDICI6N: TERCERAFECHA VIGENCIA: 1 DE AGOSTO DE 2009

~:I"I:::=:-:CQNSEjO t.lO~·rnRlO CENTROA,ldERICANO

7. CONTROL

Firma Secretario Ejecutivo:

Firma de responsable:

Vigencia a partir de: 1 de enero de 2008.

Modificaciones(Asi modificado mediante Acuerdo SE/114/0CT-08)

112

pAGINA: 113 DE 144NOMBRE: CUENTAS CORRIENTES Y EMISION DE CHEQUESEDICION: TERCERAFECHA VIGENCIA: 1 DE AGOSTO DE 2009

=::CI'I::::==-=CQNSfJO WO:.'iEfUUO CEN'I1l:0AMERlCANO

Garantizar un proceso segura y transparente en el manejo de las cuentascorrientes de la SECMCA can el proposito de mitigar los riesgosinherentes al maneja de cheques para el pago de bienes a servicios queadquiere la Institucion, dentro de un marco de calidad y oportunidad, deacuerdo can la normativa institucional.

ALCANCE:Comprende el proceso para mantener de manera segura y responsable laschequeras que la SECMCA disponga para pagos de bienes a servicios, asicomo el proceso de emision de cheques siguiendo las normas de seguridadestablecidas par la Institucion.

RESPONSABILIDAD:Asistente Administrativo:la custodia y manejo deemision de cheques.Asistente Financiero: Realizar los registros contables can base en ladocumentacion de respaldo que Ie entregue el Asistente Administrativo, demanera diaria, par cada cheque, transferencia a deposito realizado atraves de las cuentas corrientes de la SECMCA. Realizar lasconciliaciones de las cuentas corrientes de la SECMCA, los primeros diasdel siguiente meso

Funcionario que tiene bajalas cuentas corrientes de

su responsabilidadla Institucion y

DEFINICIONES:Cuentas corrientes: Las cuentas que la SECMCA abre en un banco paramanejo de efectivo y realizar pagos de bienes y servicios.

Emisi6n de cheques: Cheques que se emiten para cancelar la compra de unbien 0 un servicio prestado a la Instituci6n.

Custodia de las chequeras: Protecci6n de las chequeras que tenga laSECMCA para confeccionar cheques.

113

pAGINA: 114 DE 144NOMBRE: CUENTAS CORRIENTES Y EMISI6N DE CHEQUESEDICI6N: TERCERAFECHA VIGENCIA: 1 DE AGOSTO DE 2009

~:::c•..•===:-::eoNSFJO tdONEf.\RIO CENTROAMERICANO

AA: Asistente AdministrativoDG: Direcci6n GeneralAF: Asistente Financiero

REFERENCIA A OTROS DOCUMENTOS: .

CODIGOManual de Politicas Administrativas / Cuentas Corrientes y ernision de cheques/ Pa inas 8 9.2.7

114

pAGINA: 115 DE 144NOMBRE: CUENTAS CORRIENTES Y EMISION DE CHEQUESEDICION: TERCERAFECHA VIGENCIA: 1 DE AGOSTO DE 2009

=:Z:I·I====-=CONSFJO tdO!\'mRIO CENTROAMERlCANO

DESCRIPCION DEL PRO CEDI

RESP. # ACTIVIDADES

Procedimientos para el manejo de las cuentas corrientes de la SECMCA

DOAutoriza la apertura de las cuentascorrientes que la SECMCA requiere parasu operaci6n y los Funcionarios de laInstituci6n que firmaran en ellas.

AA 2

Anota en ellistado de control para uso deformulas de cheques los que va a utilizarde manera consecutiva, el mismo debeincluir el numero de cheque, elbeneficiario y monto.

AARecibe la orden de compra y factura,cotizaci6n 0 pro forma y/o contrato.

3

AAProcede a emitir el cheque con ladocumentaci6n de respaldo.

4

AFRevisa el cheque emitido y ladocumentaci6n de respaldo y procede adarle el visto bueno.

5

AA Procura las firmas de los cheques.6

AA 7Se deja el cheque con el comprobanteoriginal para entregarlo al beneficiario.

AA 8Entrega la documentaci6n de respaldo alAsistente Financiero

AF 9 Con la documentaci6n de respaldoprocede a contabilizar.

AA 10 Entrega el cheque al girado.

AATraslada el comprobante original alAsistente Financiero.

11

AF Asistente Financiero archiva comprobanteoriginal.12

AA DG AF

< .

C]--l.<0i9<

c:JI ~_I_-r±JCD111 I~--- ep

SI

pAGINA: 116 DE 144NOMBRE: CUENT AS CORRIENTES Y EMISI6N DE CHEQUESEDICI6N: TERCERAFECHA VIGENCIA: 1 DE AGOSTO DE 2009

=.1,,1::==-=CONSFJO tdOtliETUUO CENfROAMERICANO

CONTROL DE REVISIONES, APROBACIONES Y MODIFICACIONES:

Vigencia a partir de: 1 de enero de 2008. Firma Secretario Ejecutivo:

Modificaciones Firma de responsable:

116

pAGINA: 117 DE 144NOMBRE: INVERSIONES TEMPORALESEDICI6N: TERCERAFECHA VIGENCIA: 1 DE AGOSTO DE 2009

=.1·1=====(ONS£JO MONET\RIO CENTIl:OAMERICANO

Garantizar un proceso segura y transparente en el manejo de lasinversiones temporales de la SECMCAcon el prop6sito de mitigar losriesgos inherentes al manejo de dichas inversiones a traves de la BolsaNacional de Valores y el puesto de bolsa con quien la SECMCAhaga lasinversiones del caso, dentro de un marco de calidad y oportunidad, deacuerdo con la normativa institucional.

ALCANCE:Establecer un mecanismo para el manej0 de las inversiones, de manerasegura y aqi.L, desde el momenta en que se toma la decisi6n de realizaruna inversi6n hasta el momenta en que vence la misma y se deposita elprincipal y los intereses en la cuenta corriente de la instituci6n.

RESPONzSABILIDAD:Asistente Administrativo: Funcionario que tiene bajo su responsabilidadel manejo de las inversiones temporales de la Institucion.

Asistente Financiero: Realizar los registros contables con base en ladocument.aci.cn de respaldo que le entregue el Asistente Administrativo,cada vez que se haga una inversion, llevar controles de coricd Li.acLonentre el saldo contable y las inversiones vigentes.

DEFINICIONzES:Manejo de las inversiones: Proceso que se sigue, a traves del puesto debolsa que el Secretario Ejecutivo designe, para canalizar las inversionestemporales de la SECMCAen la Bolsa Nacional de Valores.

Puesto de Bolsa: Institucion a traves de la cual la SECMCArealiza lasinversiones en la Bolsa Nacional de Valores.

CODIGOS DE EJECUTORES:

AA: Asistente AdministrativoDG: Direcci6n GeneralAF: Asistente Financiero

117

~:I"I::::=CONSEjO tdO~mRlO CENTROAMERICANO

REFERENCIA

CODIG

2.8

PAGINA: 118 DE 144NOMBRE: INVERSIONES TEMPORALESEDICI6N: TERCERAFECHA VIGENCIA: 1 DE AGOSTO DE 2009

118


Resp # ACTIVIDADES AA DG AF

Procedimientos para eI manejo de las inversiones temporales

Prepara semanalmente unaestimaci6n de pagos a realizarse en

AAla semana siguiente, con el fin depresentarla a consideraci6n delSecretario Ejecutivo en la reuni6nadministrativa.Prepara una estimaci6n del flujo deefectivo para las pr6ximas 4 COsemanas, con el fin de presentarlo a

AF 2la consideraci6n del SecretarioEjecutivo en la pr6xima reuni6nadministrati va.

D 3Define el monto, titulo y plazo ainvertir.Realiza gestiones y gira

AA 4instrucciones al puesto de bolsasobre el tratamiento a dar a esainversi6n.Recibe y custodia la documentaci6n

AA 5 que el puesto de bolsa remite sobrela inversi6n realizada.Traslada al Asistente Financiero la

AA 6documentaci6n sobre el movimientoefectuado con la inversi6n quevenci6. ep

AF 7Procede a realizar los registroscontables.

~

~:C."I::C:=:-:CONSEJO WO:'imRlO CENTROAMERlCANO

119

PAGINA: 120 DE 144NOMBRE: INVERSIONES TEMPORALESEDICI6N: TERCERAFECHA VIGENCIA: 1 DE AGOSTO DE 2009

eoNSEJO MO!\TI\RIO CENTROAMERlCANO

CONTROL



120


Resp # ACTIVIDADES AA DG AF

Procedimientos para el manejo de las inversiones temporales

Prepara semanalmente unaestimaci6n de pagos a realizarse en

AAla semana siguiente, con el fin depresentarla a consideraci6n delSecretario Ejecutivo en la reuni6nadministrativa.Prepara una estimaci6n del flujo deefectivo para las pr6ximas 4 Li=Jsemanas, con el fin de presentarlo a

AF 2la consideraci6n del SecretarioEjecutivo en la pr6xima reuni6nadministrati va.

o 3Define el monto, titulo y plazo ainvertir.Realiza gestiones y gira

AA 4instrucciones al puesto de bolsasobre el tratamiento a dar a esainversi6n.Recibe y custodia la documentaci6n

AA 5 que el puesto de bolsa remite sobrela inversi6n realizada.Traslada al Asistente Financiero la

6documentaci6n sobre el movimiento

AAefectuado con la inversi6n quevenci6. ep

AF 7Procede a realizar los registroscontables.

~

=:CI ..I====-=CONSEj(} WONEl\RIO CENTROAMERICANO

119


~:I'"I:::=::-::CONSFjO IdO!\TI\R1O CENTROAMElICANO

CONTRO ONES:



~e--"

120

pAGINA: 121 DE 144NOMBRE: COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS PERSONALES

Y NO PERSONALESEDICI6N: TERCERAFECHA VIGENCIA: 1 DE AGOSTO DE 2009=:CI-I====-=

co, MOrmARIOCOOROAMERICANO

OBJETIVO 0 PROPOSITO:Garantizar un proceso transparente durante la adquisici6n, dotaci6n yadministraci6n de bienes y servicios necesarios para atender lasdemandas de la Instituci6n, dentro de un marco de calidad, oportunidad,de acuerdo con normativa institucional.

ALCANCE:Comprende el proceso de adquisici6n de bienes y servicios para laSecretaria Ejecutiva sea a traves de compra directa 0 por concurso.El proceso de compra de bienes y servicios comprende cuatro fases: a)Procedimiento para compra de bienes 0 servicios; b) Solicitud de comprade bienes 0 servicios c) Proceso de adjudicaci6n de compra de bienes 0servicios por concurso y d) Proceso de emisi6n de compra.

RESPONSABILIDAD:Asistente Financiero: Revisar si se cuentapresupuestario necesario y con la autorizaci6n delo de quien este designe para el efecto, para laservicio.

con el contenidoSecretario Ejecutivocompra del bien 0

Asistente Administrativo:Solicitar la autorizaci6n para la compra de bienes 0 de serviciosno personales.Realizar la orden de compra correspondiente, convenientementeautorizada por el Secretario Ejecutivo 0 de quien este designepara el efecto. Realizar el pago correspondiente.Informar a los proveedores sobre exoneraciones y demas preceptosnormativos. Revisar nota de exoneraci6n para el proveedor y/orealizar los tramites de reembolso de impuestos.Dar prioridad a los proveedores que acepten lacarta deexoneraci6n.

Auxiliar de Administraci6n: Realizar cotizaciones, estudios demercado, pasar la solicitud de compra al Asistente Administrativo,recibir y revisar los bienes, registrar y actualizar los productos enlos inventarios. Someter a verificaci6n del Asistente Financiero sobreel contenido presupuestario de la compra.

Recepcionista: Preparar la documentaci6n necesaria para la exoneraci6ny enviarla al Ministerio de Relaciones Exteriores.

f·/2/


Y NO PERSONALESEDICI6N: TERCERAFECHA VIGENCIA: 1 DE AGOSTO DE 2009=.I"I==::-C

CO~O MONE1\RIOC~"'NTROAMERlCANO

DEFINICIONES:Bienes 0 servicios no personales: Pagos a personas fisicas 0 juridicasen compensaci6n por la prestaci6n de servicios 0 usa de activos, talescomo servicios publicos, comunicaciones, impresiones, mantenimiento yseguros, pagos que no tienen relaci6n alguna con el personal de lainstituci6n.

Ordenes de compra: Solicitud escrita a un proveedor, por determinadosarticulos a un precio convenido. Autorizaci6n al proveedor paraentregar los articulos y presentar una factura.

Solicitudes de compra: Mensaje que se le envia por correo electr6nicoal Auxiliar de Administraci6n con el fin de solicitar la compra de unbien 0 servicio.

CODIGOSUEEJECUT0RES:'SAX: Auxiliar de Administraci6nFU: FuncionarioAA: Asistente AdministrativoDG: Direcci6n GeneralGA: Grupo Ad hocAF: Asistente Financiero

2.112.12 11

CODIGO

122

=:CI"I===-=CONSFjO MOmUia CENIllOAMERICANO

PAGINA: 123 DE 144NOMBRE: COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS PERSONALES

Y NO PERSONALESEDICI6N: TERCERAFECHA VIGENCIA: 1 DE AGOSTO DE 2009

DESCRIPCI6N DELPROCEDIMI

Resp. ACTIVIDADES AX FU

Procedimientos para la compra de bienes y servicios (Menor cuantia)

Solicita una compra urgente, demenor cuantia 0 recurrente atraves de correo electr6nico alAuxiliar de Administraci6n.

Fu

AX 2

AXlAA 3

AXfAA 4

Determina si la compra no esimprevista 0 de menor cuantia.

3.1 Si la compra es urgente 0 demenor cuantia el AsistenteAdministrativo la realiza porcaja chica.3.2 En caso contrario el Auxiliarde Administraci6n determina sies recurrente. Realiza la solicitudde compra y la remite alAsistente Administrativo.4.1 Si la compra no es recurrenterealiza la solicitud de compra yse la envia por correo electr6nicoal Asistente Administrativo.4.2 Si la compra es recurrente elAsistente Administrativo analizay propone la cantidad dearticulos a comprar, y realiza laorden de com ra.

SI

NO

4.1Solicitud de

compra

AA

G1 Caia Chi;::>SI

4.2Orden decompra

123


Y NO PERSONALESEDICI6N: TERCERAFECHA VIGENCIA: 1 DE AGOSTO DE 2009

Resp. # ACTIVIDADES DG AFProeedimientos eompras de bienes y servicios (Mayor euantia)

Envia a traves de un eorreo electronico la

Fusolicitud de compra con las !..................>especificaciones del producto a adquirirpara su tramite,

Realiza un cuadro resumen de lasAX 2 cotizaciones realizadas y 10 presenta al

Grupo Adhoc

GA 3 Deterrnina si la compra es necesaria 0no.

4.1. En caso negativo el proceso Ilega a

GA 4su final.4.2 En caso positivo se deterrnina si lasespecificaciones estan correctas.

5.1. Si las especificaciones no cumplencon 10 requerido se solicita un cambio de NOespecificaciones al funcionario

GA 5solicitante y se inicia el proceso 'V \Vnuevamente. :........·..·................·..·....05. 2 Si las especificaciones cumplen seconsulta al Asistente Financiero sobre elcontenido presupuestario.

=::::c 1"1==:=-=CONSFjO MONnUtIO COOROAMERICANO

AF/GA

6.1 Si no hay contenido presupuestario elAsistente Financiero prepara unatransferencia de partidas.6.2 Si existe contenido presupuestario elGrupo Adhoc aprueba la compra del bieno servicio.

6

SE/GA

7.1 EI Secretario emite el acuerdo detransferencia de partidas.7.2 Si el Grupo Adhoc aprobo la comprase deterrnina si el monte es mayor alindicado en eI inciso 2.11 del Manual dePoliticas Administrativas8.1 Si la compra no es mayor al monteindicado en el inciso 2.11 del Manual dePoliticas Administrativas, el AsistenteAdministrativo realiza una orden decompra.8.2 Si la compra es la indicada en elinciso 2.12 del Manual de PoliticasAdministrativas se adjudica porconcurso.

7

AA 8

j~

_SI ~7'20<- NO

l csp

124


Y NO PERSONALESEDICI6N: TERCERAFECHA VIGENCIA: 1 DE AGOSTO DE 2009=::1"1==:=-=

CO!'lSfJO tdONElARlO COOROUfERleANO

Resp. # ACTIVIDADES

Procedimiento de adjudicacieu de compra de bienes 0 servicios por concurso

AX

Una vez autorizado el inicio de tal procesopor el Secretario Ejecutivo en la Reuniondel Grupo AdHoc, hace sirnultaneamentedel conocimiento, mediante fax 0 correoelectronico, a por 10 menos tres potencialesproveedores la intencion de compra,enviando las especificacionescorrespondientes, asi como la indicacionclara sobre el periodo y forma depresentacion de las ofertas.

AX

Realiza un cuadro resumen de lascotizaciones recibidas para determinar los

2 mejores precios y caracteristicas para lascompras de bienes y servicios de granrecurrencia.

AXSolicita al Secretario Ejecutivo convocar a

3 reunion con el Grupo Adhoc y les presentalas ofertas recibidas.

GA

4.1 Si no se cumple las especificaciones,finaliza el proceso.

4 4.2 Si se cumplen las especificaciones sedetermina si alguna oferta conviene y cuales la mejor opcion.

5.1 Si ninguna de las ofertas presentadasconviene se anula 10 actuado e inicia un

GA 5 nuevo proceso.5.2 Si alguna de las ofertas conviene seadjudica la compra.

AA Una vez adjudicada la compra, prepara laorden de compra.

6

GA AX AA

2

3

/25


Y NO PERSONALESEDICI6N: TERCERAFECHA VIGENCIA: 1 DE AGOSTO DE 2009~::.".==:-:

cO.'lSEjO MONf<.TUUO CENIROAMERICANO

RESP. # ACTIVIDADES

Proceso de Emisi6n de orden de Compra

AA Prepara la orden de compra

AA 2 Solicita la firma al Secretario Ejecutivo

AA 3 Envia la orden de compra al proveedor

AX 4 Recibe los bienes y revisa si cumple lasespecificaciones y condiciones.

5.1 Si no cumple determina si tiene arreglo.

AX 5 5.2 Si cumplen las especificaciones informa alAsistente Administrativo para que emita elcheque.

6.1 Si no tiene arreglo el Auxiliar deAX Administraci6n informa al Asesor Juridico y al

Secretario Ejecutivo.6.2 Si tiene arreglo el Auxiliar de

6 Administraci6n informa al proveedor ydevuelve eI bien.6.3 Asistente Administrativo emite el cheque y

AA 10 pasa para firma del Secretario Ejecutivo 0 lapersona autorizada en hacerlo en su ausencia.

7.1 Cancela orden de compra.AA 7

7.2 Entrega cheque al proveedor

8.1 Devuelve el bien al proveedor.AX 8 8.2 Determina si requiere ingreso al

inventario.

AX 9 9.1 Finaliza el proceso.9.2 Hace registro en inventario.

AX 10 Entrega el bien al usuario.

AA AX

)

~

s¥o'-V 'Vt-.

1~EJT~

G)

126


Y NO PERSONALESEDICI6N: TERCERAFECHA VIGENCIA: 1 DE AGOSTO DE 2009==1"1====-=

CONSf,JO MONET.\RIO CEVfROAMERICMiO


Modificaciones(Asi modificado mediante Acuerdo SE/114/0CT-08)


127

pAGINA: 128 DE 144NOMBRE: CAJA CHICAEDICI6N: TERCERAFECHA VIGENCIA: 1 DE AGOSTO DE 2009

==1"1====-=CONSEjO MONEURfO CENTRO.4.MERICANO

Garantizar un proceso segura y transparente en el maneja de la cajachica de la SECMCA can el prop6sito de mitigar los riesgos inherentesal maneja de dicha caja para el pago de bienes a servicios de menorcuantia, dentro de un marco de calidad y oportunidad, de acuerdo can lanormativa institucional.

ALCANCE:Dar un maneja segura, transparente, sin riesgos a los fondos de cajachica par parte del Asistente Administrativo, en las compras de bienesde menor cuantia.

RESPONSABILIDAD:Asistente Administrativo: Funcionario que tiene bajo su responsabilidadel manejo de la caja chica de la Instituci6n.

Asistente Financiero: Realizar los registros contables con base en ladocumentaci6n de respaldo que le entregue el Asistente Administrativo,cada vez que liquide la caja chica. Realizar arqueos de la caja chicacuando el Secretario Ejecutivo 10 considere conveniente.

DEFINICIONES:Caja chica: Fondo rotativo por un monto de US$ 500.00, a cargo delAsistente Administrativo, para compra de bienes 0 servicios de menorcuantia para la SECMCA.(Asi modificado mediante Acuerdo SE/114/0CT-08)

Adelanto 0 anticipo de dinero: Monto queAdministrativo a un funcionario para el pago deun bien para la SECMCA.

adelanta el Asistenteun servicio 0 compra de

Reintegro de gastos: Reembolso que se efectua a un funcionario cuandohaya comprado un bien 0 servicio para la SECMCA.

Pago de gastos: Cancelaci6n de un servicio 0 compra de un bien, pagadodirectamente de la caja chica.

128


=:1"1===-=CO~ hlONrfUUQCNIJlOutERlCANO

C6DIGOS DE EJECUTORES:

FU: FuncionarioAA: Asistente AdministrativoAX: Auxiliar de Administraci6n.

2.10

RESP # ACTIVIDADES

Procedimientos para el manejo de la caja chica colones

AA

Para adelanto 0 anticipo de dinero: Le entrega alempleado de la SECMCA 0 mensajero contra recibodonde indique el bien 0 servicio a adquirir, el dineronecesario para realizar alguna compra de bienes 0

servicios requeridos por la instituci6n.

FUEI empleado de la SECMCA 0 mensajero realiza lacompra, requiere del proveedor la documentaci6n derespaldo en original y a nombre de la SECMCA.

2

FU Le entrega al Asistente Administrativo el biencomprado y la documentaci6n correspondiente

3

AA 4 Cancela el anticipo y devuelve el recibo.

AA Procede al archivo de la documentaci6n para laliquidaci6n del fondo de caja chica.

5

AA

En caso de que proceda, registrar el bien adquirido enel inventario de la SECMCA se entrega al Auxiliar deAdministraci6n de conforrnidad con el procedimientoestablecido.

6

FU AA AX

7I 2 I~

'VepI ~ II 5 I

SI


=:CI·I===-=co~o tdON"E1\R1O COOROAMERlCA.'llQ

RESP # ACTIVIDADES FU AA AX

Reintegro Caja Chica

FU Para reintegro de gastos: EI Funcionario realiza un

~gasto por cuenta de la SECMCA de un bien 0 servicio.

FU 2 Solicita la aprobaci6n del gasto adjuntando la I IjIdocumentaci6n. .N~Realiza el reintegro del efectivo al funcionario y

AA 3 archiva la documentaci6n para cuando se realice la SIliquidaci6n del fondo de caja chica. 3

En caso de que proceda, registrar el bien adquirido en NO yel inventario de la SECMCA de conformidad con elAA 4procedimiento establecido y 10 pasa al Auxiliar deAdministraci6n.

RESP # ACTIVIDADES AA AX

Pago Directo de Caja Chica

AA Para pago de gastos: realiza el pago respectivo.

SI

AA 2 Archiva la documentaci6n de respaldo para cuando serealice la liquidaci6n del fondo de caja chica.

AA 3

En caso de que proceda, registrar el bien adquirido enel inventario de la SECMCA de conformidad con elprocedimiento establecido y 10 pasa al Auxiliar deAdministraci6n.

AA 4 Solicitar el reintegro del fonda de caja chica, debiendoproceder a hacer la liquidaci6n correspondiente.

130


=.1('1:::==-=CONSfjO MONEOOUQ CF.VJROAMERICANO



ModificacionesModificado mediante Acuerdo SE/114/0CT-08)


131

pAGINA: 132 DE 144NOMBRE: PRESUPUESTOEDICI6N: TERCERAFECHA VIGENCIA: 1 DE AGOSTO DE 2009==1"1====-=

CONSfjO MONETUUO CEYfROUfERICANO

Garantizar a los usuarios tanto internos como externos,seguido un proceso 16gico y formal tanto en la preparaci6nseguimiento del presupuesto de la Secretaria.

que se hacomo en el

ALCANCE:

Comprende el proceso de la determinaci6n de variables presupuestarias,la formulaci6n del presupuesto de ingresos y gastos, asi como elseguimiento y control de la ejecuci6n del presupuesto de laSecretaria.

El proceso presupuestario comprendepresupuestoi b) seguimiento dec) seguimiento de la vinculaci6npresupuestaria.

cuatro fases:la ejecuci6n

presupuestariai

a) pr-eparaci.on deldel presupuestoiy, d) liquidaci6n

RESPONSABILIDAD:

Asistente Administrativo, Auxiliar de Administracion yFinanciero: Revisar, procesar y tener a disposici6n datosconsumo, precio, proyecci6n y demas variables a considerarelaboraci6n del presupuesto de gastos.

Asistentesobre elpara la

Asistentesobre lasIngresos.

Financiero: Revisar, procesar y tener a d.iaposi ci.on datosvariables a considerar para la elaboracion del presupuesto de

Asistente Financiero: Velar porque las aplicaciones y erogaciones queIe sean sometidas a su revision, cuenten con contenido presupuestario

Asistente Financiero: Alertar oportunamente a la Direccion sobreproblemas presupuestarios previsibles.

Direcci6n: Participar en todo el proceso de formulacion y seguimientodel presupuesto de ingresos y gastos. Autorizar solo aquellasaplicaciones y erogaciones que tengan contenido presupuestario.

DEFINICIONES:Presupuesto de ingresos y gastos: Resumen ordenado de las previsionesde las fuentes y aplicaciones de recursos para un periodo determinado.

Ejecuci6n presupuestaria: Grado de consumo de los gastos previstos.

~-' ----- 132

pAGINA: 133 DE 144NOMBRE: PRESUPUESTOEDICION: TERCERAFECHA VIGENCIA: 1 DE AGOSTO DE 2009=::CI-I==:J,:

CONSfjO MONETUlIO CENTROUfERICANO

Detalle de tercer nivel: Desglose de partidas presupuestarias con elmaximo nivel de detalle.

Estado de Ejecuci6n Presupuestaria: Informe sobre el grado de consumode los gastos presupuestados.

C6DIGOS DE EJECUTORES:

DG: Direcci6n GeneralFU: FuncionarioSE: Secretario EjecutivoAA: Auxiliar Administraci6nAX: Auxiliar de Administraci6nAF: Asistente FinancieroAE: Asistente Ejecutivo


2.24

C6DIGO

fr

133

RESP #

Fu

AF 2

DG 3

AA/ 4

AX

AX 5

DG 6

AF 7

AE 8

DG 9

SE 10

AF II

Jf',

pAGINA: 134 DE 144NOMBRE: PRESUPUESTOEDICI6N: TERCERAFECHA VIGENCIA: 1 DE AGOSTO DE 2009~:::.".::=:-:

CONSfjO MONETUUOCEYfROUIERICAN"O

ACTIVIDADES

El ultimo dia de agosto de cada afto Loseconomistas, estadisticos e inforrnaticos de laSecretaria, asi como el Asesor J uridico, debenpresentar al Auxiliar de Administraci6n unaestimaci6n de las actividades a desarrollar el anosiguiente en los formatos preparados para ladeterminacion de la vinculacion de proyectos.

EI Asistente Financiero consolida los reportes enuno solo y 10 presenta a consideracion del SecretarioEjecutivo.

En el transcurso de la segunda quincena de agostode cada afto el Secretario Ejecutivo instruye alAsistente Financiero, al Asistente Administrativo yal Auxiliar de Administracion sobre losIineamientos generales para la elaboracion delproyecto de presupuesto para el afto siguiente.

En el transcurso de la segunda quincena de agostode cada afto el Asistente Administrativo y elAuxiliar de Administracion presentan al AsistenteFinanciero y detalle de tercer nivel sobre elconsumo, precio, proyecci6n y demas variables aconsiderar en la compra de bienes y contrataci6n deservicios para la elaboracion del presupuesto degastos.

Consolida, analiza y ordena la informacion recibida,procede a la elaboracion del proyecto depresupuesto, el cual 10 remite al SecretarioEjecutivo.

Revisa el proyecto de presupuesto y 10 devuelve alAsistente Financiero con sus observaciones 0 con suaprobacion.

Ajusta el proyecto de presupuesto aprobado por laDireccion, y 10 remite ala Asistente Ejecutiva.

Formaliza el documento de presupuesto que endefinitiva se sometera al Consejo Monetario y 10traslada al Secretario Ejecutiva.

Firma eI documento de presupuesto y 10 remite alConsejo Monetario para su aprobaci6n.

Remite el presupuesto aprobado al AsistenteFinanciero.

Actualiza sus registros contables y presupuestarios.

)

AA AE

2

4

8

134

P.6.GINA: 135 DE 144NOMBRE: PRESUPUESTOEDICI6N: TERCERAFECHA VIGENCIA: 1 DE AGOSTO DE 2009~:z::•..•::::=:-:

CONSfjO MONFIARIO CEYIROUIERICANO

RESP ACTIVIDADES AA AF SE

Seguimiento de la ejecuci6n del presupuesto

SE.

Antes de formalizar un gasto 0

aplicaci6n presupuestaria, debenconsultar al Asistente Financierosobre su contenido. Si tienecontenido el Asistente Financieropermite el t rami.te, en casocontrario se desestima laformalizaci6n 0 se somete alSecretario Ejecutivo para eltraslado de partidas.

SI

< !

ANAX 2

Revisado el contenidopresupuestario, cada vez que seafecte una partida deberan deremitir al Asistente Financierola documentaci6n para losregistros pertinentes.

AF 3

Lleva a cabo los registrospertinentes, prepara el Estado deejecuci6n Presupuestaria, y 10remite al Secretario Ejecutivo.

135

pAGINA: 136 DE 144NOMBRE: PRESUPUESTOEDICI6N: TERCERAFECHA VIGENCIA: 1 DE AGOSTO DE 2009=:1·1===-=

CONSfjO MONETUUOCOOROAMER[CA.~O

RESP # ACTIVIDADES

Seguimiento de la vinculacion presupuestaria

Fu

El ultimo dia de cada trimestredeben presentar un reporte sobreel avance trimestral de losproyectos 0 programas a su cargoy de su participaci6n en otrosproyectos 0 programas, en losformatos preparados para ladeterminaci6n de la vinculaci6nde los proyectos con elpresupuesto. Cualquier duda,aclaraci6n ampliaci6n etc, quetenga sobre los reportesindividuales debe evacuarladirectamente con el funcionarioque corresponda.

AA.Consolida los reportes ypresenta a consideraci6n delAsistente Financiero.

AF

Lleva a cabo la vinculaci6nrespectiva, prepara el informecorrespondiente, y 10 remite alSecretario Ejecutivo para suaprobaci6n.

DG Remite la vinculaci6n aprobadaal Asistente Financiero.

AFIncluyeejecuci6nconcernienteaprobada porEjecutivo.

en el informe depresupuestaria 10a la vinculaci6n

el Secretario

Fu AF DG AA

136

pAGINA: 137 DE 144NOMBRE: PRESUPUESTOEDICI6N: TERCERAFECHA VIGENCIA: 1 DE AGOSTO DE 2009

=::C 1"1===-=CONSfjO tdONEnJUO CE.\"IROUIERICA'iO

RESP # ACTIVIDADES

Liquidacion presupuestaria

AF

Al finalizar el ano deejecuci6n, el AsistenteFinanciero prepara el Informe deEjecuci6n Presupuestaria del anocorriente.

DGRevisa el Informe de Ejecuci6nPresupuestaria y 10 devuelve alAsistente Financiero con susobservaciones 0 con suaprobaci6n.

2

AF

Ajusta el Informe de Ejecuci6nPresupuestaria aprobado por laDirecci6n, y 10 remite a laAsistente Ejecutiva.

3

AE

Formaliza el documento deInforme de Ejecuci6nPresupuestaria que en definitivase sometera al Consejo Monetarioy 10 traslada al SecretarioEjecutiva.

4

DG

Firma el documento de Informe deEjecuci6n Presupuestaria y 10remite al Consejo Monetario parasu aprobaci6n, y remite copia alAsistente Financiero para susregistros, quedando el acto adisposici6n de la AuditoriaInterna.

5

DG AF AE

4


Vigencia a partir de: 1 de enero de 2008. Firma Secreta rio Ejecutivo:


1\

J .c

137

--------------------------------------~-----------------

pAGINA: 138 DE 144NOMBRE: REGISTRO E IN FORMES CONTABLESEDICI6N: TERCERAFECHA VIGENCIA: 1 DE AGOSTO DE 2009=:Z:I~'I:::=:-:

m~sE'JO MONrf.mIOCE'N'rROAMERleANO

OBJETIVO 0 PROPOSITO:

Garantizarinformaci6nsuficiente,

a los usuarios, tanto internos como externospresupuestaria, financiera y econ6mica

que les ayuden a la toma de decisiones.

contaroportuna

cony

ALCANCE:

Comprende el proceso de recepci6n, procesamiento e informaci6n productode las operaciones que concrete la Secretaria.

RESPONSABILIDAD:

Asistente Administrativo y Auxiliar de Administraci6n: Revisar ysuministrar que la documentaci6n que respalde los registros contablescumpla con todos los requisitos formales, legales y administrativos queconlleve a su correcto registro

Asistente Financiero: Llevar a cabo los registros pertinentes velandopor el cumplimiento de las normas y tecri i oa s profesionales. Tener adisposici6n de los usuarios los respaldos de los registros contables yla informaci6n que de ellos se emana.

Direcci6n: Evaluar la informaci6n sobre lafinanciera y econ6mica de la Secretaria,pertinentes en forma oportuna.

ejecuci6ntomando

presupuestaria,las decisiones

DEFINICIONES:Registro contable: Procedimiento por medio del cual las operacionesrealizadas por la Secretaria son anotadas formalmente.

Informaci6n financiera: Resumenes de los resultados de las operacionesregistradas que para efectos de la Secretaria se resumen en Estados deEjecuci6n Presupuestaria, Estado de Resultados, Balance de Situaci6n yBalance de Comprobaci6n

CODIGOSDE

AA: Asistente AdministrativoAF: Asistente FinancieroAX: Auxiliar de Administraci6n

/38

pAGINA: 139 DE 144NOMBRE: REGISTRO E INFORMES CONTABLESEDICI6N: TERCERAFECHA VIGENCIA: 1 DE AGOSTO DE 2009==1"1=====

CONSE,JO tdONIT-'R1O CIMROA.MERICANO

2.23 Manual de Politicas Administrativas/ Re istros e Informes Contables / Pa ina 14

RESP # ACTIVIDADES AA I AF I AX

Procedimiento para la contabilizaci6n de operaciones

Cada vez que se realice una transacci6n, el

~AA Asistente Administrativo y el Auxiliar de

AX 1 Administraci6n, seran los responsables deremitir al Asistente Financiero la documentaci6n \V \Vque se genere en las operaciones realizadas.

I 1 I I 1 IEl Asistente Financiero lIeva a cabo los registros

I\V

IAF 2 pertinentes, en forma exacta y oportuna.

I 2 IDiariamente el Asistente Financiero remitira a la \V

AF 3 Asistente Ejecutiva un informe actualizado de la Qejecuci6n presupuestaria.

El ultimo dia habil de cada mes, el AsistenteFinanciero procedera a hacer el cierre respectivo 4J

AF 4 Y debera emitir los estados financieros, loscuales deben estar disponibles para la Direcci6na mas tardar cinco dias habiles despues de la ------fecha del cierre.

Cuando al Direcci6n 10 estime conveniente, el \Asistente Financiero expondra un analisis 9AF 5 tecnico sobre la situaci6n Econ6mica,Financiera y Presupuestaria derivada de dichosEstados.

EI Asistente Financiero tendra debidamente C(AF 6c1asificada y orden ada la documentaci6n querespalda la informaci6n emanada de lacontabilidad.

139

pAGINA: 140 DE 144NOMBRE: REGISTRO E INFORMES CONTABLESEDICI6N: TERCERAFECHA VIGENCIA: 1 DE AGOSTO DE 2009=::CI"I===-=

CONSE,JO MONElARHl CEVfIlOAMERICANO

CONTROL DE REVISIO

Vigencia a partir de: 1 de enero de 2008. Firma Secreta rio Ejecutivo:


140

pAGINA: 141 DE 144NOMBRE: EXONERACI6N DE COMPRASEDICI6N: TERCERAFECHA VIGENCIA: 1 DE AGOSTO DE 2009

=:CI·I=====co, 0 MONET.\RIQC~OAMERlCANO

OBJETIVO 0 PROPOSITO:

Llevar a cabo un proceso adecuado en la exoneraci6n de compras debienes y contrataci6n de servicios de la SECMCA.

ALCANCE:

Definir el mecanismo adecuado y segura para la exoneraClon del impuestode ventas en las compras de bienes y contrataci6n de servicios de laSECMCA. El proceso comprende tres fases: a) Recepci6n de la factura, b)Aprobaci6n de la exoneraci6n y c) Reembolso del Impuesto de Ventas.

RESPONSABILIDAD:

Recepcionista:exoneraci6n.

Llenar los formularios correspondientes para la

Asistente Administrativo: Recepci6n de la factura y la realizaci6n delprocedimiento para la exoneraci6n del impuesto de ventas.

Auxiliar de Administracion:cumple con 10 establecidoAsistente Administrativo para

Revisar la factura para verificar queen la compra. Devolver la factura alque inicie procedimiento de exoneraci6n.

Direccion: Firmar los formularios correspondientes para la exoneraci6n.

DEFINICIONES:

Factura: Cuenta detallada de la compra y/o servicio, don de se expresa lacantidad, descripci6n y precio de 10 adquirido.

Formularios de exoneracion: Impresos emitidos por el Ministerio deHacienda con espacios en blanco donde se solicita informaci6n para laejecuci6n de la exoneraci6n.

Exoneracion: Acci6n 0 efecto de librar un bien 0 servicio del pago deimpuestos.

Impuesto de Ventas: Cantidad de dinero que es igual a un porcentaje delprecio de compra, por el cual el gobierno recolecta dinero para darsoporte a servicios publicos.

141

r-- -~-------- -----------------------------------------------------

r--- ----

pAGINA: 142 DE 144NOMBRE: EXONERACI6N DE COMPRASEDICI6N: TERCERAFECHA VIGENCIA: 1 DE AGOSTO DE 2009==1"1===-=

CONSEjO MONET~RIO CF.vrROAMERIC.ANO

CODIGOS DE EJECUTORES:·RE: Recepcionista.AF: Asistente Financiero.AA: Asistente Administrativo.AX: Auxiliar de Administraci6n.DG: Direcci6n General.


CODIGO

142

pAGINA: 143 DE 144NOMBRE: EXONERACION DE COMPRASEDICION: TERCERAFECHA VIGENCIA: 1 DE AGOSTO DE 2009=::1"1===-=

CONSE}O MONEI\RIO COOROUfERICANO

DESCRIPCION

RESP # ACTIVIDADES

Procedimiento para exoneraci6n de compras y contrataci6n de servicios

AASe presenta orden de compra con nota deexoneraci6n al proveedor indicando que laSecretaria Ejecutiva esta exenta de impuestos.

2.1 En caso de que el proveedor no acepte notade exoneraci6n, el Asistente Administrativodebe preparar trimestralmente un cuadro enExcel con la informaci6n de las compras, el cualentrega a la recepcionista para completar losformularios de exoneraci6n correspondientes.2.2 Se procede con 10 establecido en el numeral2.lldel Manual de Politicas Administrativas delaSECMCA.

AA 2

RE

L1ena el formulario del Departamento deExenciones con la informaci6n solicitada (bien,servicio, impuesto, etc.) Saca copias de lainformaci6n y 10 pasa para revisi6n delAsistente Administrativo.

3

AADa visto bueno de la informaci6n suministradapor la recepcionista y 10 pasa para firma de laDirecci6n General.

4

DGFirma los formularios correspondientes y 10remite a la recepcionista para el envio a laCancilleria.

5

RE Envia el formulario a Relaciones para suaprobaci6n.

6

AACoord ina con mensajeria para estar chequeandoen el Ministerio de Relaciones Exteriores si laexoneraci6n esta aprobada.

7

AA

8.1 En caso de no obtener la aprobaci6n de laexoneraci6n, se pasa nuevamente al punto 3 deeste procedimiento.8.2 En caso de obtener la exoneraci6n, elAsistente Administrativo coord ina para enviarlaat proveedor, para proceder al reembolso delimpuesto.

8

AA AF AX

~NO SISe obtiene

Exoneracion?

143

pAGINA: 144 DE 144NOMBRE: EXONERACION DE COMPRASEDICION: TERCERAFECHA VIGENCIA: 1 DE AGOSTO DE 2009

=:C 1"1====-=CONSfjO MONE1ARIOCE.'lrROAMERlCANO

7. CONTROL DE REVISIONES,

Vigencia a partir de : Firma Secretario Ejecutivo:


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r COMPENDIO DE NORMAS, POLITICAS,...COMPENDIO DE NORMAS, POLITICAS,r INSTRUCTIVOS, DIRECTRICES Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRA TIVOS PARA LA SECMCA AGOSTO, 2009 lntroduccion Aprobado mediante