ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS

1. PROCEDIMIENTOS

1.1.Encabezado:

1.2.Contenido:

OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE DEFINICIONES NORMATIVIDAD DISPOSICIONES GENERALES

DIAGRAMA DE FLUJO ACTIVIDADES DOCUMENTOS INTERNOS DOCUMENTOS EXTERNOS CONTROL DE CAMBIOS

1.2.1. OBJETIVO: Definición clara de la misión o finalidad pretendida con el desarrollo de las actividades del procedimiento.

Qué se hace + con qué fin.

1.2.2. ALCANCE: Son los límites del procedimiento o donde es aplicable.

1.2.3. RESPONSABLE: Se indica quien o quienes son los responsables del cumplimiento del procedimiento. Se utiliza el nombre de cargo o función del que debe llevar a cabo las tareas. No utilizar nombres propios.

1.2.4. DEFINICIONES: Breve significado de los términos usados en el texto necesario para un mejor entendimiento del documento por parte de quienes lo utilicen.

1.2.5. NORMATIVIDAD: Leyes, decretos o normatividad general vigente aplicable a las actividades descritas en el procedimiento.

1.2.6. DISPOSICIONES GENERALES: Información general relacionada con el procedimiento.

1.2.7. DIAGRAMA DE FLUJO: Representa a través de símbolos, y como una secuencia lógica, las acciones propias de un proceso. Las flechas indican el flujo del procedimiento.

1.2.8. ACTIVIDADES: Deben redactarse secuencialmente y su descripción debe hacerse en verbos infinitos (ar, ir, or).

1.2.9. DOCUMENTOS INTERNOS: Generalmente formato que se convierten en registros de determinada actividad.

1.2.10. DOCUMENTOS EXTERNOS: formatos, normas y documentos en general que proporcionan entes externos pero que son usados para realizar las actividades o mostrar evidencias de la realización de una.

1.2.11. CONTROL DE CAMBIOS: Apartado donde se consignan lo cambios que ha sufrido el documento, fecha y versiones.

1.3. Pie de página:

2. FORMATOS

2.1.Encabezado:

2.2.Contenido

2.3.Pie de página:

REGLAS AL DILIGENCIAR LOS FORMATOS

Un Formato es una forma pre-impresa o en medio magnético que se utiliza para registrar información y que puede hacer parte de un documento. Cuando un formato es diligenciado se convierte en un registro.

Los registros pueden almacenarse en medios impresos o electrónicos, y emitirse en formato electrónico o impreso. Un registro apropiado debe ser:

Veraz (describe lo que efectivamente sucedió) Exacto (lleva doble verificación) Permanente (no usa lápiz ni tinta lavable) Oportuno (se realiza en tiempo real) Claro (entendible para todos) Coherente (en lo que hace a fechas, temperaturas, pesos, tiempos, etc.) Legible (Contenido de fácil comprensión, letra clara) No alterable (no usar corrector ni borrador) Completo (no deja espacios en blanco, se cruza con una raya lo que no se llena o se coloca

NA: No Aplica).