1Propuesta de panel Innovacin en la gestin pblica de un centro de investigacin y docencia: El caso de la Universitat Pompeu Fabra de Barcelona Coordinador: Carles Rami Matas Vicerrector de Programacin, Docencia y Evaluacin de la Universidad Pompeu Fabra La gestin de una universidad pblica presenta unas especificidades directamente vinculadas con la gestin de la investigacin y con la gestin acadmica y docente. Estas dos dimensiones suelen ser objeto de atencin en jornadas y congresos especializados. Pero la gestin de una universidad pblica tambin posee unos vectores bsicos de gestin pblica, as como de sus posibles vas de innovacin y mejora, similares a cualquier otra organizacin pblica. En este sentido, la gestin de una universidad pblica agrupa, entre otros, esfuerzos en planificacin y evaluacin, en gestin de la promocin externa e interna de la institucin, en gestin de los recursos de informacin combinados con las nuevas tecnologas y, tambin, en gestin de recursos humanos. Son precisamente estos mbitos sobre los que la Universidad Pompeu Fabra (Barcelona Espaa) que, como institucin pblica al servicio de la sociedad, a priorizado y ha elaborado en los ltimos aos unas estrategias de innovacin y mejora orientadas a incrementar su rendimiento institucional. Ponencia 1. La Universitat Pompeu Fabra como modelo de universidad pblica orientada a la mejora continuada de su rendimiento institucional Carles Rami Matas Vicerrector de Programacin, Docencia y Evaluacin de la Universidad Pompeu Fabra La Universidad Pompeu Fabra es una institucin pblica con cerca de quince aos de antigedad que ha logrado durante estos aos una fuerte presencia en el sistema universitario espaol e internacional destacando su impacto en el mbito de Amrica Latina. Se trata de un centro universitario de carcter pblico, con financiacin pblica, con gestin pblica y con valores pblicos que intenta trabajar con unos elevados niveles de exigencia y calidad. La UPF agrupa 13 titulaciones, fundamentalmente del campo de las ciencias sociales pero tambin con estudios de humanidades, tecnologas y biologa, con un total de 8.000 estudiantes de grado y 1.000 estudiantes de doctorado vinculados a 18 programas de doctorado. A nivel de personal la UPF posee cerca de 900 profesores de los cuales la mitad son a tiempo completo y de stos la gran mayora son doctores. Por su parte el personal de administracin y servicios agrupa 550 efectivos. En el contexto universitario pblico espaol la UPF es una universidad de muy reducidas dimensiones (es la tercera ms pequea de Espaa y las ms pequea de Catalua). Precisamente estas reducidas dimensiones y la juventud de esta institucin son ventajas competitivas que han permitido lograr un elevado rendimiento institucional (unas altas tasas de rendimiento acadmico, unos elevados porcentajes de insercin laboral de los graduados, logro de importantes ingresos en proyectos de investigacin competitivos, elevado volumen de publicaciones, etc.) y que sea considerada en diferentes evaluaciones independientes como una de las mejores universidades de Espaa.

2De todos modos, las escasas dimensiones de nuestra universidad lleva tambin asociados importantes problemas de gestin en el sentido que no dispone de suficiente masa crtica para atender de forma suficiente aspectos clave de gestin pblica de carcter general como la gestin estratgica, la gestin de los recursos internos fundamentales (por ejemplo, recursos humanos y recursos tecnolgicos) y la gestin del control y de la evaluacin. La pequea escala de esta universidad no facilita tener amplios equipos de gestores pblicos de elevado nivel (que si poseen la mayora del resto de las universidades pblicas espaolas que son los competidores- al tener unas dimensiones organizativas mucho ms grandes que la UPF). En este sentido, el objeto de la ponencia es presentar de forma general e introductoria las estrategias impulsadas por el actual equipo de gobierno de la UPF orientadas a lograr, a pesar de los escasos recursos de personal que posee, un elevado rendimiento a nivel de innovacin y mejora de la gestin pblica y, en concreto, de las actividades de promocin-comunicacin, de planificacin y evaluacin, de gestin de la informacin y las nuevas tecnologas y, finalmente, de una gestin estratgica de los recursos humanos. Todas estas actividades tienen como objetivo lograr un diseo institucional y organizativo moderno e innovador que permita dar un apoyo de calidad de las actividades finalistas de nuestra universidad, es decir: las actividades de investigacin y docencia en el marco de unos niveles de calidad competitivos a nivel internacional. Ponencia 2. Las actividades de planificacin, evaluacin e indicadores en la Universitat Pompeu Fabra Francesc Abad Jefe del Servicio de Estudios, Planificacin y Evaluacin de la Universitat Pompeu Fabra El modelo UPF ha implicado el despliegue duna intensa actividad en el mbito de la planificacin y la evaluacin, as como un esfuerzo constante para mantener unos sistemas de informacin y de indicadores potentes, capaces de alimentar las necesidades de todo el sistema. La actividad desarrollada por la UPF en ste mbito ha estado orientada a asegurar que la gestin de la UPF responda a sus objetivos como universidad: por una parte hacer posible su vocacin de renovacin y de modernizacin del sistema universitario de Catalua y por otra asegurar los resultados en las actividades que les son propias como universidad, un buen rendimiento acadmico en la docencia y el desarrollo de una investigacin de calidad. Una caracterstica esencial es que todo el sistema se desarrolla para incrementar la eficacia como universidad, no se plantea un sistema grandilocuente destinado a retroalimentarse continuamente. a) Planificacin: En el mbito de la planificacin la UPF ha centrado su actividad en la concrecin del modelo de universidad y habilitar su reconocimiento y visualizacin por los diferentes agentes, tanto internos como externos. Este esfuerzo lo ha realizado mediante el Plan Director (1999-2000), el contrato programa UPF-Generalitat de Catalunya (2002-2005) que es un documento de planificacin concertada y los planes de actuacin bienales: 2002-2003 y 2003-2005. b) Evaluacin: Las actividades de evaluacin se han centrado en dos grandes bloques: por una parte, la evaluacin institucional de la calidad de la universidad destinada bsicamente a la evaluacin de titulaciones y, por otra, la evaluacin de la docencia es una de las seas de identidad de la UPF. La UPF ha desarrollado un sistema pionero en el mbito de la evaluacin docente, configurando un modelo

3propio innovador que dota de ms y mejores herramientas de participacin y de informacin a estudiantes, profesorado y responsables acadmicos:

- innovador tecnolgicamente y metodolgicamente, al realizarse la evolucin en el entorno Campus Global (intranet de usos docentes, de gestin acadmica y de informacin) se supera la etapa de la evaluacin presencial en el aula, con la reduccin de costes que implica, permite una evaluacin ms serena y reflexiva, y completa en trminos cualitativos la tradicional evaluacin numrica. As mismo el acceso a los resultados de las ediciones activas para profesorado y responsables acadmicos se realiza en mdulos especficos dentro del Campus Global, que facilitan la consulta.

- innovador para adaptarse a la nuevas necesidades evaluativas. Mejora el tratamiento de la informacin y las innovaciones se centran en permitir una contextualizacin de los resultados cuantitativos con la intervencin de alumnos, profesorado evaluado y responsables acadmicos.

c) Sistemas de informacin e indicadores: La UPF ha integrado la informacin de su actividad y recursos en dos grandes sistemas con diferentes manifestaciones. Por una parte el sistema de informacin de docencia y por otra el de investigacin. En ambos casos los objetivos han sido consolidar estructuras capaces de garantizar una recogida y anlisis de la informacin que alimente el resto de sistemas: la planificacin y la evaluacin. Ponencia 3. La gestin integral de la comunicacin en la universidad: el plan de comunicacin de la Universitat Pompeu Fabra Maria ngels Ingla Jefa del Gabinete del Rectorado de la Universitat Pompeu Fabra En los ltimos aos la comunicacin en la universidad est pasando de ser un componente lateral de la gestin universitaria a incorporarse como una de las principales funciones directivas. En este sentido, relevantes temas como: - la divulgacin social de los resultados acadmicos y de investigacin que produce la universidad - el reclutamiento de ms y mejores estudiantes - la motivacin e implicacin institucional del profesorado y el personal de la administracin - la captacin de fondos y el acercamiento al tejido empresarial - la rendicin de cuentas a la sociedad - la necesidad de gestionar la marca, Por otro lado, dentro de la organizacin, las personas que tienen contactos con los medios de comunicacin, los que elaboran el boletn de comunicacin interna (el houseorgan), los que editan las guas para los estudiantes o los que disean las pginas web, a menudo pertenecen a departamentos distintos y con poca coordinacin entre ellos. La necesidad de generar una imagen institucional bien cohesionada , de potenciar la proyeccin externa de la universidad y de fortalecer la implicacin y motivacin de la comunidad hacia la consecucin de unos mismos objetivos institucionales, es lo que ha llevado a la UPF a dotarse de un plan de comunicacin que abordase, de una manera integral, todos los aspectos que tiene la comunicacin en la universidad.

4El plan de comunicacin parte del anlisis de todos los pblicos, tanto internos como externos, y establece una serie de objetivos y actuaciones orientadas hacia la consecucin eficaz, y con la mayor proyeccin interna y externa, de la misin institucional que se ha fijado la universidad. La metodologa de la elaboracin del plan ha sido muy participativa para lograr el mximo consenso interno y que los objetivos sean compartidos por todos los agentes que tienen que desarrollarlos. El plan tambin ha previsto medidas organizativas de manera que todas las actuaciones en materia de comunicacin se desarrollen bajo una nica direccin ejecutiva. Las medidas propuestas han tenido que ajustarse tambin a los condicionantes de gran contencin presupuestaria y a los del entorno laboral. Ponencia 4. Bibliotecarios e informticos: sumando esfuerzos, aprendiendo juntos Merc Cabo Rigol Jefa del rea de Recursos de Informacin Montserrat Espins Ferrer Directora de la Biblioteca de la UPF La Universitat Pompeu Fabra, despus de una fase de revisin y anlisis de sus estructuras, inici a finales del ao 2003 una reestructuracin organizativa. Esta reestructuracin se inscribe en un marco ms amplio de medidas de reforma de la administracin universitaria: el plan de medidas organizativas (PMO) de la UPF, cuya voluntad es la de aumentar la eficacia y la eficiencia en la prestacin de servicios, dotar a la universidad de una mayor capacidad para responder a las nuevas necesidades y los retos que los cambios en el entorno provocan y, en definitiva, dotar a la universidad, como servicio pblico, de una mayor transparencia y un mayor ajuste a las demandas que la sociedad le plantea. La creacin del rea de Recursos de Informacin (ARI) fue una de las medidas de la reestructuracin organizativa. La nueva rea aglutina los servicios de Biblioteca y de Informtica, que, hasta el momento, haban funcionado de manera disgregada y con dependencias orgnicas distintas. La convergencia de servicios bibliotecarios y servicios informticos es una tendencia que, con modelos organizativos distintos, se viene produciendo, desde la dcada de los noventa, en el entorno universitario anglosajn. Con la irrupcin de los recursos electrnicos, se han difuminado los lmites entre las operaciones que hay que hacer para prestar servicios en relacin a estos recursos. Es coherente tambin que, con formas distintas segn cada organizacin, se tienda a integrar uno y otro personal, mejorando la combinacin de los recursos humanos y la integracin de los recursos tcnicos y tecnolgicos. En los momentos actuales, los bibliotecarios no pueden continuar teniendo el monopolio de la gestin de los recursos de la informacin, ni los informticos pueden continuar controlando con exclusividad la tecnologa. Es necesario unir ambas responsabilidades y las capacidades que se aplican a ellas. Adems, si se considera la perspectiva del usuario -verdadera y nica razn de ser de ambos colectivos- sea cual sea su tipologa (acadmicos, estudiantes o personal de administracin y servicios), la separacin de los dos colectivos es confusa e innecesaria y no aporta ningn valor. Por el contrario, las operaciones que tienden a integrar, a unir, a concentrar los servicios y recursos de los que la universidad dispone para la realizacin de sus actividades que le son propias, docencia

5e investigacin, principalmente, confieren un mayor grado de visibilidad a estos recursos y servicios y ms agilidad y facilidad a su uso. As, en la lnea emprendida de sumar esfuerzos y aumentar sinergias, la nueva rea de Recursos de Informacin va a integrar tambin otros profesionales organizativamente dispersos hasta el momento, tales como los tcnicos aud iovisuales. La creacin de una estructura potente de apoyo a todos los mbitos de la actividad universitaria (administracin, docencia y aprendizaje e investigacin) coloca a la Universitat Pompeu Fabra en una situacin innovadora y de ventaja competitiva y de referente en su mbito de influencia. Ponencia 5 La gestin de personas: una prioridad en la agenda poltica del equipo de gobierno de la Universitat Pompeu Fabra Joan Montesinos Vicegerente y Jefe del rea de Recursos Humanos y Organizacin La Universitat Pompeu Fabra (UPF) est inmersa en un proceso de modificacin de sus modelos de gestin, especialmente mediante la utilizacin de instrumentos de planificacin estratgica y operativa que han comportado una serie de cambios en la estructura administrativa para articular mejor los niveles de direccin poltica con los niveles de gestin y de apoyo en la toma de decisiones. En este contexto, el nuevo modelo apuesta ntidamente por reducir las rigideces burocrticas e incorporar a la cultura administrativa la orientacin a los resultados, la transparencia en la gestin y el rendimiento de cuentas en todas las instancias. La nueva estructura administrativa es uno de los instrumentos necesarios para obtener el cambio deseado, pero este cambio no ser posible sin modificar la cultura administrativa, las actitudes, los comportamientos y los hbitos que hasta ahora han predominado en la organizacin. En una organizacin de servicios como la UPF, el principal activo que tenemos son las personas, y consideramos que el nuevo modelo de gestin slo tendr xito si conseguimos alinear a las personas con los objetivos de la institucin. El equipo de gobierno de la Universidad estima que las personas son imprescindibles para alcanzar los objetivos de la organizacin, y que de su calidad y motivacin depende en gran parte que los resultados que se obtengan sean mediocres, aceptables, notables o excelentes. Por ello, entre las prioridades de su agenda figura la poltica de gestin de personas, que tiene que ser un factor determinante para implantar con xito la reforma administrativa iniciada. Los gastos de personal representan un 26,6% del gasto corriente en el presupuesto de la UPF. La media de edad de la plantilla es de treinta y cinco aos, el porcentaje de estabilidad es de un 80%, la movilidad hacia otras instituciones es prcticamente nula y el clima laboral no es el ms ptimo. En un escenario de fuerte restriccin presupuestaria y con escasas posibilidades de renovar la plantilla, el equipo de gobierno de la Universidad ha aprobado un programa de actuaciones para el perodo 2004-2007 cuyo objeto es poder atraer, incorporar, desarrollar y retener a aquellas personas que mejor se ajusten el nuevo modelo de gestin.

6El objeto de la presente ponencia es dar a conocer los distintos problemas con que nos hemos encontrado y las correspondientes soluciones de gestin que estamos aplicando en el marco del programa de actuaciones de la institucin. Los problemas que se abordarn son, entre otros, los siguientes:

1. Una unidad de personal donde predomina la administracin de personal. 2. Una insuficiente motivacin y satisfaccin de los empleados. 3. La inadecuacin de las competencias del personal directivo al nuevo modelo de gestin. 4. El predominio de perfiles bajos en la composicin de la plantilla. 5. Un nivel elevado de sindicalizacin de la plantilla.

Las experiencias de gestin que estamos desarrollando se centrarn en la exposicin del programa de actuaciones aprobado por el equipo de gobierno de la Universidad para el perodo 2004-2007.