REALIZACIÓN DE ENTREVISTAS

García Benítez Rebeca

Hernández Álvarez Viridiana

Navarrete Martínez Arturo

Habilidades Directivas

Profesora: L.A. Verónica Sánchez Lara

Introducción

Con excepción de las conversaciones, las entrevistas tal vez sean el suceso que ocurre con

más frecuencia como forma de comunicación

Los individuos se entrevistan para obtener un puesto, para reunir información y desempeñar

su trabajo, y los directivos entrevistan a los subalternos para revisar su desempeño y dar

orientación y entrenamiento.

Las personas consideran las entrevistas

como simples conversaciones durante las

cuales se recopila información.

Aunque las entrevistas son similares a las conversaciones, existen

diferencias importantes.

Una entrevista es una forma

especializada de

comunicación realizada

para un objetivo específico

relacionado con una

Actividad.

De hecho, una razón por la que algunos directivos

no son buenos entrevistadores es que tratan esta

“comunicación intencional” de manera demasiado

casual, como si fuera únicamente una

conversación.

Como resultado de una mala planeación y de la

falta de atención para manejar el

proceso de entrevista, no logran cumplir su objetivo

y a menudo alejan al entrevistado en ese proceso.

Planeación de la entrevista

Establecer el objetivo

Es importante definir con claridad los objetivos de la entrevista

Las preguntas surgen de su objetivo y de su agenda

Son medios fundamentales para obtener información

Establecer el objetivo

Asegurarse de que las preguntas se expresen con claridad y soliciten la información

que usted desea

Pueden utilizarse diferentes tipos de preguntas

Preguntas abiertas

Ejemplo ¿Cómo va su trabajo?

Preguntas cerradas

¿Preferiría trabajar en el proyecto A o en

el proyecto Z?

A menudo, un entrevistador sin preparación hará

preguntas difíciles de responder o que impedirán

respuestas abiertas y honestas.

Un ejemplo es la pregunta de doble contenido

Otro tipo de pregunta problemática es la

pregunta bipolar

falsa. Una pregunta bipolar ofrece al

entrevistado dos

opciones: “¿Votó usted a favor o en contra

del contrato

sindical?”. Ésta podría ser una pregunta

pertinente y legítima.

Un último tipo de pregunta problemática es

la pregunta guiada, en la que se deja saber

al entrevistado la respuesta que usted

quiere escuchar por la forma en que

plantea la pregunta:

• ¿No piensa que utilizar este plan

resolverá los problemas que hemos

tenido?

• ¿Está a favor de esta política, al igual

que todos sus compañeros de trabajo?

Al momento de que planee sus preguntas, preste mucha atención en la forma en que las

expresa

Un ejemplo es

o Si hay algo que haría que se quedara ¿Qué seria?

o Si usted no tuviera otra opción, mas que usar este sistema ¿Cómo lo utilizaría

productivamente ?

Estructurar la entrevista utilizando auxiliares

de entrevista

Después de determinar el objetivo y la

agenda, y luego de formular sus

preguntas, el siguiente paso en la

preparación de una entrevista es

desarrollar la estructura. Para hacer

esto, necesita pensar en tres cosas: la

guía de la entrevista, la secuencia de

las preguntas, y las transiciones.

Los dos tipos más comunes de

secuencias de preguntas son la

secuencia de embudo y la secuencia

de embudo invertido.

Se necesita prestar atención a la

secuencia de las preguntas,

es decir, cómo se interconectarán.

La secuencia de embudo comienza con preguntas generales y luego avanza hacia preguntas cada vez

más específicas.

Su decisión de qué secuencia utilizará depende de lo que

quiera lograr en la entrevista.

La secuencia de embudo invertido modificaeste orden, comenzando con preguntas

específicas, para luego avanzar hacia preguntas más

abiertas hacia el final.

Las transiciones en una entrevista desempeñan la misma función

que las transiciones en una presentación oral: sirven para

que los escuchas se mantengan enfocados y conscientes de la

ubicación del orador en términos de la organización general.

Anticipar los problemas y preparar las respuestas

Cuando se prepare una

entrevista tiene que tomar en

cuenta los problemas que se

presentaran

Consiste en la personalidad

del entrevistado y como

permite que el individuo se

explaye en la entrevista

Realización de la entrevista

Establecer y mantener una atmósfera de comunicación de apoyo

Introducción de la entrevista

Desarrollo del cuerpo de la entrevista

Conclusión de la entrevista

Registro de la información

Establecer y mantener una atmósfera de

comunicación de apoyo

Una entrevista, como cualquier otro acto de comunicación interpersonal, debería ser una

interacción de apoyo en la que los participantes Se sientan libres de comunicarse con

precisión.

En general, debe tratar de

establecer una atmósfera de

comodidad y apertura, libre de

incongruencias.

Para mantener una atmósfera

productiva y de apoyo es necesario

que constantemente analice y se

adapte a la interacción conforme

ésta se desarrolla.

Introducción de la entrevista

La comunicación de apoyo comienza de manera inmediata en la introducción, donde

usted establece el tono y la atmósfera de la entrevista.

Debe saludar al entrevistado en una forma que ayude a establecer una buena relación.

Las impresiones creada en los minutos iniciales de una entrevista son cruciales para su

éxito.

Debe decir al entrevistado:

1. el objetivo de la entrevista;

2. cómo ayudará él o ella a satisfacer ese

propósito, y

3. cómo se utilizará la información obtenida

durante la entrevista.

Desarrollo del cuerpo de la entrevista

Existen tres tipos de guías:

Estructuradas,

Semiestructuradas

No estructuradas

Si la guía de la entrevista es estructurada, usted simplemente leerá las preguntas de la guía y registrará las respuestas del entrevistado.

Una guía semiestructurada incluye diversas preguntas recomendadas para cada tema.

Si la guía de entrevista es no estructurada, entonces utilizará la guía sólo como una agenda. En particular

en una entrevista no estructurada, el entrevistado necesitará que usted lo aliente para responder a sus preguntas de la forma más cabal posible.

Conclusión de la entrevista

Primero

• Asegúrese de indicar explícitamente que la entrevista está a punto de terminar. Diga algo como: “Bien, ésas son todas las preguntas que tengo” o “usted ha sido de gran ayuda”.

Segundo • Tratar de resumir la información que obtuvo

Tercero

• Permita que el entrevistado sepa lo que va a sucede después: ¿Necesitarán reunirse de nuevo? ¿Realizará usted un informe?

Cuarto

• Asegúrese de seguir reforzando la relación al expresarle su aprecio por el tiempo y por sus juiciosas respuestas.

Registro de la información

Aunque haya planeado la entrevista

perfectamente y haya realizado

todas las preguntas y los sondeos

correctos, si no logra recordar con

precisión la información obtenida, la

entrevista no puede considerarse

como un éxito.

Una mejor forma de recordar la

información es

tomar notas durante la

entrevista.

Si se necesita una

transcripción literal de la

entrevista,

entonces es aconsejable

utilizar una grabadora.

Tipos específicos de entrevistas organizacionales

Entrevista para obtener

información

Entrevista de selección de

personal

Entrevista de evaluación del

desempeño

Entrevista para obtener información

Es un tipo de entrevista el cual busca la obtención de la información.

Esta sirve para resolver un problema.

Es muy eficiente ya que se planea la cual se debe tener un objetivo general, elaborar una

agenda, desarrollar preguntas, el entorno y anticipar los problemas.

Se encuentran dos factores el primero quien puede dar la información y quien esta

dispuesto a hacerlo.

El uso del embudo es adecuado en la entrevista.

Entrevista de selección de personal

La entrevista de empleo se utiliza para ayudar

a que los miembros actuales de la empresa

elijan a los nuevos miembros.

Los temas a tratar son: experiencia laboral,

escolaridad y capacitación, la personalidad y

actividades de interés.

3 fuentes de información: descripción de

puesto, formato de evaluación y currículo y

carta de presentación.

También pedir información mala y buena.

Entrevista de evaluación del desempeño

El objetivo es evaluar al miembro de la

organización para no solo saber el

desempeño si no para mejorarlo.

El entrevistador deberá preparar el

entorno de la entrevista y el tiempo

además de evaluar el desempeño

laboral, el puesto, las metas

personales y organizacionales, etc..

4 tipos de entrevistas para medir el

desempeño.