Recepción - Mano corriente - · PDF fileManual Gran Hotel Pza. Honduras,29 y 46022 valencia y 963554654 y 96355.46.54 y [email protected] y - 1 - Recepción - Mano corriente . Desde

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Pza. Honduras,29 46022 valencia 963554654 96355.46.54 [email protected] - 1 -

Recepción - Mano corriente Desde esta pantalla se realizarán todas las acciones relacionadas con los cargos y facturación del cliente. Cada vez que un cliente ocupa una habitación, mantiene una cuenta abierta (que pueden llegar a ser hasta 5 – ver cuentas suplementarias -) en la que se irán incorporando los cargos que le correspondan. Mientras el cliente permanezca en el hotel, con la reserva activa, existirá una cuenta para él. Es posible que esta cuenta no llegue a tener ningún cargo (por ejemplo, cuando se trata de un cliente de una agencia que no produce ningún extra), pero siempre existirá, mientras esté alojado. 1. Datos del cliente En la parte superior izquierda de la pantalla existen una serie de celdas en las que se informará sobre los datos del cliente que está alojado en la habitación que se vaya a consultar o trabajar. Estos datos proceden de la Ficha de Reserva y de la Ficha del cliente alojado. Entre estos datos: Cliente: • Primer Apellido • Segundo Apellido • Nombre Dirección: • Tipo Calle • Calle • Número • Piso C.Postal: • Código Postal • Población • Provincia Nif: • NIF • Nota Estas casillas se completarán de forma automática con los datos que correspondan a la reserva, cada vez que se realice la entrada en la cuenta de una habitación.

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1.1. Botón Archivar Ficha Cliente Sin embargo, es posible realizar modificaciones sobre estos datos o completarlos. Para guardar las modificaciones realizadas directamente sobre las casillas se debe pulsar la tecla naranja que aparece debajo de ellos, de Archivar Ficha Cliente. Además existen una serie de botones amarillos, a la izquierda de estos datos y que ayudan también a completar los datos correspondientes al cliente: 1.2. Botón L: Limpiar datos del cliente Al hacer <clic> sobre este botón, los datos correspondientes al cliente se borrarán de la pantalla, en espera de que se introduzcan unos datos nuevos. De cualquier forma, hasta que no se pulse después sobre el botón de Archivar Ficha de cliente no se guardarán los cambios. Y no es posible archivar un cliente sin NIF. Este botón es útil para cuando se quiere cambiar totalmente el titular de la reserva (por ejemplo, cuando la reserva esta a nombre de una empresa y después queremos que esté a nombre del cliente, o cuando se ha realizado la reserva con una duplicación y deseamos cambiar el nombre…) 1.3. Botón B: Buscar cliente Con este botón podemos localizar los datos de cualquier cliente que tengamos en el histórico. Para utilizarlo es necesario que exista al menos algún criterio de búsqueda, es decir, que en cualquiera de los campos haya algo escrito, para que al hacer <clic> sobre este botón el programa localice a todos los clientes que coincidan con el criterio marcado. No es necesario que el dato se introduzca completo, basta con parte de él. Por ejemplo, basta con teclear “Valen” en el campo de población para que localice a todos los clientes de Valencia, o que se teclee “rez” en el primer campo para que localice a todos aquellos clientes en cuyo primer apellido aparezca la sílaba “rez” (Pérez, Ramírez, Alvarez….) Cuantos más datos introduzcamos, más fácil será localizar al cliente deseado. Si en la búsqueda solo localiza a un cliente, completará los datos en la ficha de forma inmediata. Si localiza más de un cliente que cumple con los criterios introducidos, aparecerá una tabla en donde se listan todos. Haciendo <doble clic> sobre el que queremos, se completarán los datos de las casillas.

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1.4. Botón R: Restaurar cliente Pulsando sobre este botón se restaurarán los datos iniciales (siempre que no se haya pulsado ya sobre el botón de Archivar Ficha de cliente). 2. Calculadora En la parte superior derecha de la pantalla se muestra una calculadora, compuesta por • Los botones correspondientes a los números entre 0 y 9 • La coma (,) para las cantidades con decimales • La C, que borra el carácter inmediatamente anterior al cursor (borra hacia la

izquierda) • El signo /, que se utilizará para los campos de las fechas exclusivamente,

para separar los días de los meses y de los años • Las flechas laterales roja y verde, que servirán para que cuando el cursor

esté situado en una celda, se mueva hacia la derecha o hacia la izquierda, sin borrar ningún carácter

• El Intro, que servirá para aceptar los datos introducidos. Cada vez que el cursor se encuentre en una celda en la que se deben introducir cantidades, se puede utilizar este teclado, ya sea desde el ratón, o desde la pantalla táctil. 3. Seleccionar habitación Entre los Datos del cliente y la Calculadora, existe una zona desde la cual, se seleccionará la habitación sobre la que se desea trabajar. Para localizar una cuenta abierta hay varios procedimientos: 3.1. Localizar Habitación por el nombre del cliente o su

reserva Cuando se conoce el nombre del cliente, o el número de reserva, pero no se conoce la habitación que ocupa en ese momento, es muy útil esta opción. Pulsando sobre la palabra habitación, se accederá a una ventana en la que se da un listado de todas las habitaciones que actualmente tienen alguna cuenta abierta, ofreciendo de cada una la siguiente información:

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• Número de habitación • Nombre de la Agencia o

cliente privado • Cliente: con Primer Apellido

Segundo apellido, nombre • Fecha de entrada • Fecha de salida • Número de adultos • Número de niños • Número de Reserva En este cuadro, tendrán fondo Rojo las habitaciones con factura emitida y no liquidada. Haciendo <clic> sobre la cabecera de cualquiera de las columnas (botones de cabeceras) la tabla se ordenará según la columna marcada. Poniendo el ratón sobre cualquiera de ellas y haciendo <clic> en pantalla se muestra los datos de la cuenta de la habitación seleccionada. 3.2. Localizar habitación por su número En los casos en los que se desea acceder a la cuenta de una determinada habitación conocida, el camino más rápido es seleccionarla con ayuda del desplegable. En él aparecen todas las habitaciones que tienen una cuenta abierta. 3.3. Teclear la habitación Es posible, y a veces, lo más rápido, teclear directamente el número de la habitación a la que se quiere acceder y pulsar después la tecla de flecha abajo. Si la habitación tecleada tiene cuenta abierta, es decir, está ocupada, se accederá a ella. 3.4. Rastrear Habitación Otra posibilidad consiste en ir viendo en pantalla cada una de las cuentas de las habitaciones actualmente abiertas. Para ello, basta con utilizar los botones de las flechas laterales roja y verde, que irán mostrando una a una cada una de las habitaciones.

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3.5. Control sobre las cuentas abiertas Cuando se intenta entrar en una habitación cuyo cliente debería haber abandonado ya el hotel, aparece un mensaje en pantalla indicándolo, y solicitando que se corrija en su ficha de reserva la fecha de salida. El programa nos lleva entonces a la ficha de reserva correspondiente. En cualquier caso, es posible volver a la cuenta de esta habitación sin haber realizado ningún cambio (al pulsar sobre el botón de salir de la ficha de reserva vuelve a la pantalla de Mano corriente a la cuanta de la habitación solicitada. 4. Cuerpo de la factura 4.1. Los apuntes En el centro de la pantalla hay una rejilla que compone el cuerpo de la factura o cuenta, es decir, donde se van introduciendo los cargos de esta habitación en concreto. Para introducir cargos es necesario haber seleccionado previamente una habitación con cuenta abierta, es decir, que tenga algún cliente alojado. Los cargos de las cuentas de las habitaciones aparecen siempre ordenados por fecha de llegada del cliente y número de cargo. El cuerpo de la factura está compuesto por las columnas siguientes: • Desde: fecha inicial del cargo. Por defecto, se considera la fecha de hoy. • Hasta: fecha final del cargo. Por defecto el programa considerará la fecha

de hoy. • Cargo: número (entre 1 y 64) del cargo. Para introducir este cargo basta

con teclear el número que le corresponde, o bien utilizar los Botones de Cargos.

Si se introduce antes el campo del Concepto, el número que le corresponde aparecerá de forma automática.

• Gr: Grupo. Si está enlazado con el economato, grupo al que corresponde al

cargo • Art: Artículo. Si está enlazado con Economato, código del artículo

correspondiente.

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• Concepto: Concepto del cargo variable correspondiente.

Si se ha tecleado previamente el número de cargo, aparecerá de forma automática el concepto que le corresponde.

El programa permite modificar este texto, y añadir texto detrás, para que la línea quede más personalizada, ya que será ese el texto que se imprima con la factura

• Cantidad: de veces que se va a contabilizar el cargo. Por defecto el

programa considerará uno. Para introducir este dato puede utilizarse el teclado, o la calculadora.

• Importe: unitario del cargo. Se debe introducir el precio unitario del cargo,

sin IVA ni descuentos a aplicar. El programa calculará de forma automática el importe Total, al que ya le aplica el porcentaje de IVA correspondiente así como el descuento si lo hubiera.

Para introducir las cantidades, se puede utilizar el teclado o la calculadora (con el ratón o pantalla táctil)

Si este cargo tiene predefinido un importe en la pantalla de Cargos Variables, éste aparecerá de forma automática.

Este importe se calculará de forma automática si se ha introducido previamente el importe total

• Total: Importe total

Este importe total está expresado teniendo en cuenta la cantidad, el porcentaje de IVA y los descuentos a aplicar sobre él.

Para introducir las cantidades, se puede utilizar el teclado o la calculadora (con el ratón o pantalla táctil)

Cuando se ha tecleado el importe unitario, el programa realiza de forma automática el cálculo del importe total.

Si se introduce antes el importe total del cargo (lo que se quiere cobrar), el programa se encarga de calcular el importe unitario, los descuentos aplicados y el IVA.

4.2. Botones de Cargos Sobre el cuerpo de la factura, en la parte izquierda de la pantalla, existen dos filas de botones que representan los distintos cargos variables que se pueden aplicar.

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En principio, se ven los 16 primeros cargos (sus iconos), pero con los botones de la flecha arriba (roja) y flecha abajo (verde) se ven todos las demás. 4.3. Cómo añadir un apunte a la factura o cuenta Cada apunte se puede completar pasando uno a uno por los campos correspondientes, o bien, con ayuda de los botones de cargos. Para introducir un nuevo cargo en la factura basta con hacer <clic> sobre uno de los botones de cargos. Automáticamente, en el cuerpo de la factura se habrán completado los campos de: • Desde: fecha de hoy • Cargo: número del cargo variable • Concepto: concepto del cargo variable • Importe: unitario, si está definido en la pantalla de Cargos Variables. Únicamente faltaría añadir: • Cantidad: si se desea una cantidad superior a 1 • Hasta: si se desea que abarque más de un día 4.4. Cómo añadir Cargos negativos en facturas Para realizar cargos negativos en facturas hay que proceder de la siguiente manera: El importe total negativo hay que teclearlo en la columna del Total (con en signo – delante).

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El programa se encarga de calcular el valor del Importe con el signo correspondiente: • Si en la columna de la Cantidad se ha introducido con el signo negativo, la

columna del importe quedará automáticamente como positiva • Si en la columna de la Cantidad se ha introducido con el signo positivo, la

columna del importe quedará automáticamente como negativa 4.5. Apuntes procedentes de MiniBar Si está conectado al módulo de MiniBar, al pulsar sobre el botón amarillo pequeño que aparece en el margen izquierdo de la pantalla, a la altura de los botones de las habitaciones suplementarias, aparecerá la lista de los artículos consumidos en las habitaciones, y que no han pasado de forma automática a la factura del cliente (porque la descarga se ha realizado tarde, por tratarse de un cliente recién llegado…). De esta forma, son las personas de recepción las que, teniendo todos los datos en la pantalla, pueden decidir si incorporan estos cargos a las cuentas de las habitaciones o no. En la ventana se informa, de la habitación solicitada o de todas las habitaciones de: • Número de habitación • Día del consumo • Artículo consumido • Cantidad • Precio unitario, según tarifa • Precio total • Estado, pasado ya a la cuenta de la habitación o no Pulsando el botón verde se actualiza la tabla con los datos de la habitación solicitada Pulsando el botón de impresión se obtiene el listado impreso de los artículos consumidos. Pulsando sobre el botón de Salir se vuelve a la pantalla de Mano Corriente. 5. Acciones sobre de apuntes Encima del cuerpo de la factura, y entre los botones de Cargos y la Calculadora hay seis botones que se refieren a distintas acciones a realizar con los apuntes ya introducidos:

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5.1. Acceso a apuntes anteriores No todos los usuarios tienen porqué tener acceso a los apuntes anteriores, para modificarlos o eliminarlos. Se puede limitar el acceso en función del puesto que ocupe. A los usuarios que no tengan permitido el acceso a modificar apuntes les aparecerá una ventana de aviso en la que lo indica, y no podrá, situar el cursor en apuntes anteriores al que están ahora. El control sobre los accesos a modificar apuntes está en el menú de Instalación, en la opción de Empleados, y a esta pantalla sólo podrán acceder los usuarios de máximo nivel. 5.2. Botón Ordenar apuntes Pulsando sobre este botón se ordenan los apuntes de la factura de la pantalla, colocándolos • Primero por orden de la fecha • Luego por el número de cargo Cuando termina de ordenar, si existen dos apuntes consecutivos de la misma fecha y del mismo cargo, el programa pregunta si se desea reagruparlos y convertirlos en uno solo. Si no se da el caso, el programa no llega a realizar la pregunta. 5.3. Botón Apunte anterior Cuando el cursor está situado sobre un apunte y se pulsa este botón, se desplaza hacia el apunte anterior, manteniéndose en la misma columna en la que se encontraba. Cuando el cursor está sobre la casilla de un apunte, el tamaño de la letra de la misma se agranda, para que se pueda distinguir en todo momento en el apunte sobre el que se está. 5.4. Botón Apunte Posterior Cuando el cursor está situado sobre un apunte y se pulsa este botón, se desplaza hacia el apunte posterior, manteniéndose en la misma columna en la que se encontraba.

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5.5. Botón Ver Pagos Al pulsar sobre este botón se abre una ventana en la que se especifican los pagos, y facturas se han efectuado y que corresponden a esta reserva. Se trata de una información muy útil, puesto que indica en cada momento si existen entregas a cuenta, pagos de facturas ya emitidas, y el saldo que mantiene esta reserva con el hotel. • Id: es el identificador del movimiento • Fecha: en la que se produce el pago o el abono o la emisión de factura • Concepto: del movimiento (entrega a cuenta, cobro factura…) • Haber: importe en el haber • Debe: importe en el debe • Saldo cliente: saldo después de ese movimiento • Forma P: forma en la que se ha realizado el pago (contado, tarjeta,

transferencia, …) 5.6. Botón Eliminar apunte Al pulsar sobre este botón se elimina el apunte en el que está el cursor en ese momento. En cualquier caso, pide confirmación de tal eliminación, para evitar posibles equivocaciones. Solo podrán eliminar apuntes los usuarios que tengan acceso a modificar apuntes. Ver Acceso a modificar apuntes 5.7. Botón Salir sin archivar Al pulsar sobre este botón, el programa sale de la factura de la habitación en la que se encuentra, sin archivar ninguno de los cambios efectuados. 6. Descuentos Para cada cuenta abierta se puede fijar el tipo de descuento que se realizará en el momento de emitir la factura. Debajo de los datos del cliente, existe un botón de Descuentos. A través de él se fijará el tipo de descuento que se va a realizar sobre la cuenta que está en la pantalla. Al pulsar sobre él se abre una ventana en la que se puede seleccionar:

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6.1. Tipo de descuento Se debe seleccionar en el desplegable el tipo de descuento deseado, siendo las opciones posibles: • Sin descuento • Sobre toda la factura, independientemente de los cargos que la compongan • Sobre la tarifa por el alojamiento • Sobre uno solo de los 64 cargos posibles 6.2. Porcentaje de descuento Se debe poner el porcentaje, cifra entre 0 y 100, que se desea aplicar sobre el tipo de descuento seleccionado. 6.3. Notas a tener en cuenta Si el cliente de esta habitación tiene definido en su ficha de cliente algún descuento, aparecerá aquí de forma automática. Sin embargo, siempre se puede aplicar un descuento diferente al marcado en la ficha de cliente. Para ello, basta con introducirlo en esta ventana. Las modificaciones realizadas sobre el tipo de descuento y porcentaje en esta ventana, no modificarán las establecidas en la Ficha del Cliente. Solo se utilizarán para esta factura en concreto. Para modificar de forma permanente el tipo de descuento y el porcentaje, se debe hacer desde la ficha de cliente. Una vez fijado los datos de descuento, hay que pulsar sobre el botón de Archivar para que se tengan en cuenta. 7. Datos sobre el Desglose de IVA Debajo del cuerpo de la factura, en la parte inferior izquierda de la pantalla, hay un cuadro en el que se desglosan los importes de todos los IVA utilizados, especificando: • IVA al 7% • IVA al 16% • IVA al 33% • Sin IVA Tanto

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• La base imponible para el cálculo • Importe de IVA que representa Este cuadro va modificándose a medida de que se añaden, modifican o eliminan apuntes en el cuerpo de la factura. 8. Datos sobre el Total Factura Debajo del cuerpo de la factura, en la parte inferior derecha de la pantalla, hay un cuado en el que se desglosan los importes totales de la factura que actualmente se ve, especificando: • Importe de la factura: suma de los importes de cada uno de los apuntes • Descuento: porcentaje de descuento aplicado e importe de la suma de

todos los descuentos aplicados, tal y como se ha fijado en la parte en la que se define el descuento (Ver Descuentos) a aplicar.

• IVA: suma total del importe de los IVA aplicados (ver datos sobre el

desglose de IVA) • Total factura: importe total de la factura, una vez calculados los descuentos

y el importe de IVA a aplicar. • A cuenta: importe que el cliente ha dejado a cuenta (Ver botón de Pagos) • Total a Pagar: importe total que debe abonar el cliente para saldar la

factura. Este cuadro va modificándose a medida de que se añaden, modifican o eliminan apuntes en el cuerpo de la factura. 9. Cuentas suplementarias Cada habitación ocupada tiene una cuenta abierta. Además, cada habitación dispone de hasta cuatro cuentas suplementarias más, que se representarán con el número de la habitación seguida de un punto y un número entre el 1 y el 4. De esta forma, los cargos correspondientes a una habitación pueden distribuirse por ejemplo, entre las personas alojadas en ella, entre una empresa y el cliente, o cualquier otra combinación.

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9.1. Botones de Cuentas suplementarias Cada una de las cuentas suplementarias de una habitación tiene un botón, situado en la parte izquierda de la pantalla, debajo de los Datos del cliente. • De color verde se representan las cuentas que todavía están vacías, es

decir, que no se les ha incluido ningún cargo • De color rojo se representan las cuentas en las que existe algún cargo. Basta con pulsar sobre cualquiera de ellos para ver en pantalla los apuntes de esta cuenta. Para volver a la cuenta principal, bastará con volver a seleccionar la habitación en el desplegable. 10. Serie de Factura y Número De cada cuenta de cada habitación se podrá emitir en cualquier momento la factura. Debajo de los botones para Localizar la habitación, hay un desplegable en el que se selecciona la serie de la factura que se emitirá de la habitación cuya cuenta está en pantalla. Cuando se entra en la cuenta de una habitación de la que ya se ha emitido una factura, este desplegable se sustituye por el número y serie de factura emitida. Aunque una habitación tenga la factura emitida, si no está liquidada, se permite modificar los cargos 11. Cuadro de información En la parte inferior de la pantalla, entre los cuadros del Desglose de IVA y de Total Factura, hay un cuadro con fondo blanco. Cuando en pantalla hay una cuenta abierta, en él se da información muy importante relativa a la Reserva a la que pertenece esta cuenta y al estado mismo de ella: • Número de Reserva a la que pertenece esta cuenta • Desde: fecha de llegada del cliente • Hasta: fecha prevista de salida del cliente • A: Número de adultos que compone la reserva • N: número de niños que compone la reserva

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• Cargos automáticos: si los cargos automáticos está realizados o no en

esta habitación. (Ver botón de Cargos automáticos) • Si se trata de un cliente privado o de agencia • Tipo de descuento y porcentaje que se aplica en la factura (ver

Descuentos) 12. Control del Límite de Crédito Cuando a un cliente se le ha marcado el límite de crédito (ver ficha de cliente), y en su factura se sobrepasa el mismo, al entrar en Mano Corriente a la cuenta de este cliente, el fondo del cuerpo de la factura quedará de color verde. Cuando un cliente se le ha marcado como Contado, el cuerpo de su cuenta quedará con fondo amarillo. 13. Acciones sobre facturas Encima del cuadro informativo, en el centro de la pantalla, se localizan una serie de botones que representan diferentes acciones que se pueden llevar a cabo con las cuentas: • Realizar Splitting • Consolidar facturas • Reimprimir facturas • Realizar los cargos automáticos • Emitir Nota proforma • Emitir factura • Liquidar factura Por ser cada una de ellas una acción importante, le dedicaremos un capítulo a cada una. 14. Botón de Splitting Consiste en trasladar apuntes desde esta cuenta a cualquier otra que esté abierta, ya sea una cuenta suplementaria (Ver Cuentas suplementarias) o de cualquier otra habitación.

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Los apuntes se trasladan de una cuenta a otra de uno en uno. Para iniciar el proceso del Splitting, el cursor debe estar situado sobre el apunte que se desea trasladar, sobre cualquiera de sus campos. Al hacer <clic> sobre este botón se accede a una ventana de Factura destino Splitting. 14.1. Splitting sobre una factura suplementaria Si el apunte seleccionado se desea trasladar a una cuenta suplementaria de esta misma habitación bastará con hacer <clic> sobre uno de los 4 botones de cuentas suplementarias que hay en esta nueva ventana, en la parte de la derecha, titulados como 1, 2, 3 y 4. En ese mismo instante el apunte seleccionado pasará a la cuenta suplementaria elegida. Desaparecerá de la pantalla la ventana del splitting, y el botón de la cuenta suplementaria a la que hemos pasado los cargos se marcará de color rojo (si todavía no tenía cargos) Si el splitting se desea realizar de forma porcentual hay que completar las casillas correspondientes (Ver splitting porcentual) antes de pulsar sobre el botón de la cuenta suplementaria deseada. 14.2. Splitting sobre una cuenta de otra habitación Cuando el cargo o apunte se quiere pasar a otra habitación, hay que completar la casilla de la Habitación destino. Hay que seleccionar en el desplegable una de las cuentas que están abiertas. • Número de reserva: se completa de forma automática al aceptar el número

de habitación destino • Cliente: nombre y apellidos del cliente alojado es la habitación destino. Se

completa de forma automática al aceptar el número de la habitación. Una vez marcada la habitación bastará con pulsar sobre el botón de Splitting para que el apunte pase a esa habitación. Si el splitting se desea realizar de forma porcentual hay que completar las casillas correspondientes (Ver splitting porcentual) antes de pulsar sobre el botón de Splitting. El botón de cancelar interrumpe el proceso y vuelve el programa a la pantalla de Mano Corriente

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14.3. Splitting porcentual El programa permite pasar el importe total de un apunte de una cuenta a otra, o bien pasar solo una cantidad porcentual de dicho importe. Se trata de indicarle al programa la parte del importe que se desea trasladar a la habitación destino.

Por defecto, el programa considera el 100%, es decir, que el apunte seleccionado pasará íntegramente a la cuenta de la habitación destino.

Pero el programa permite distribuir el importe en dos cuentas, es decir, pasar solo una cierta cantidad, y dejar la otra en esta cuenta origen. En este campo hay que indicar la parte del importe que se desea pasar.

Por ejemplo, si se escribe un 25%:

• En la cuenta origen queda el 75% del importe • A la cuenta destino pasa el 25% del importe Una vez completado la habitación destino y el porcentaje, se pulsa el botón verde de Splitting para ejecutar la acción. Si se pulsa el botón de Cancelar, se anula la operación. 15. Consolidar facturas Consiste en trasladar todos los apuntes desde esta cuenta a cualquier otra que esté abierta, ya sea una cuenta suplementaria (Ver Cuentas suplementarias) o de cualquier otra habitación. Para iniciar el proceso del Consolidar factura, hay que hacer <clic> sobre este botón, y aparecerá una ventana desde la que se realizará la acción. 15.1. Consolidar factura a habitación suplementaria Si se desea trasladar todos los apuntes de una cuenta a una cuenta suplementaria de esta misma habitación bastará con hacer <clic> sobre uno de los 4 botones de cuentas suplementarias que hay en esta nueva ventana, en la parte de la derecha, titulados como 1, 2, 3 y 4. En ese mismo todos los apuntes pasarán a la cuenta suplementaria elegida. Desaparecerá de la pantalla la ventana de Consolidar facturas, y el botón de la cuenta suplementaria a la que hemos pasado los cargos se marcará de color rojo (si todavía no tenía cargos)

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Si la consolidación se desea realizar de forma porcentual hay que completar las casillas correspondientes (Ver Consolidación porcentual) antes de pulsar sobre el botón de la cuenta suplementaria deseada. 15.2. Consolidar facturas sobre una cuenta de otra habitación Cuando los apuntes se quieren pasar a otra habitación, hay que completar la casilla de la Habitación destino. Hay que seleccionar en el desplegable una de las cuentas que están abiertas. • Número de reserva: se completa de forma automática al aceptar el número

de habitación destino • Cliente: nombre y apellidos del cliente alojado es la habitación destino. Se

completa de forma automática al aceptar el número de la habitación. Una vez marcada la habitación bastará con pulsar sobre el botón de Consolidar para que todos los apuntes pasen a esa habitación. Si la consolidación se desea realizar de forma porcentual hay que completar las casillas correspondientes (Ver Consolidación porcentual) antes de pulsar sobre el botón de Consolidar. El botón de cancelar interrumpe el proceso y vuelve el programa a la pantalla de Mano Corriente. 15.3. Consolidar facturas sobre una cuenta de una agencia Es posible que todos los apuntes de una habitación pasen a la factura de una agencia (Ver Facturación Agencias). En este caso, hay que seleccionar en el desplegable la agencia deseada, y tras pulsar sobre el botón de Agencia, todos los apuntes pasarán de forma automática al extracto de esa agencia. Si la consolidación se desea realizar de forma porcentual hay que completar las casillas correspondientes (Ver Consolidación porcentual) antes de pulsar sobre el botón de Agencia 15.4. Consolidación porcentual El programa permite pasar el importe total de una cuenta a otra, o bien pasar solo una cantidad porcentual de dicho importe. Se trata de indicarle al programa la parte del importe que se desea trasladar al destino.

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Por defecto, el programa considera el 100%, es decir, que el todos los apuntes pasarán íntegramente a la cuenta de destino.

Pero el programa permite distribuir el importe en dos cuentas, es decir, pasar solo una cierta cantidad, y dejar la otra en esta cuenta origen. En este campo hay que indicar la parte del importe que se desea pasar.

Por ejemplo, si se escribe un 25%:

• En la cuenta origen queda el 75% del importe • A la cuenta destino pasa el 25% del importe Una vez completado la habitación destino y el porcentaje, se pulsa el botón verde de Consolidar para ejecutar la acción. Si se pulsa el botón de Cancelar, se anula la operación. 16. Reimprimir facturas En cualquier momento se puede volver a imprimir una factura que ya ha sido emitida y liquidada. • Si se trata de un cliente privado, se puede volver a imprimir desde esta

opción • Si se trata de una factura de agencia o de empresa, se podrá volver a

imprimir desde la pantalla de Agencias y Empresas (Ver Fichero de agencias).

• Desde la opción de Impresión de Facturas, en el menú de Históricos. A esta opción se accede sin necesidad de tener abierta la cuenta de ninguna habitación. Al pulsar sobre este botón aparece una ventana de Reimprimir factura de privados en la que se da un listado de todas las facturas emitidas a clientes privados hasta el momento, con los datos siguientes:

• Fecha: de la factura • Número: de la factura • Serie: de la factura • Cliente: apellidos y nombre del cliente • Base: importe base de la factura • Descuento: importe del descuento aplicado • IVA: importe del IVA aplicado • Total: de la factura • Registro: número de registro o contador.

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Para localizar la factura que deseamos reimprimir, procederemos de la forma siguiente: Primero introducimos en las casillas de las fechas Desde y Hasta el periodo en el que sabemos que seguro se encuentra la factura. Pulsando después sobre el botón de Buscar aparecerá el listado completo de las facturas a privados emitidas dentro del periodo señalado. Si marcamos la casilla de Forma de Pago, en la factura impresa nos aparecerá la forma de pago de la misma. Una vez localicemos la factura a imprimir en el listado, bastará con situar el cursor sobre esa línea y hacer <clic> en el botón de Imprimir para que la factura salga impresa. Pulsando el botón de Salir se accede a la pantalla de Mano corriente 16.1. Cambiar el nombre del cliente en la factura En muchas ocasiones necesitamos volver a imprimir una factura porque los datos de la cabecera no son correctos o estaban incompletos. Desde esta opción, podremos cambiar y completar los datos y volver a imprimir una factura con estos datos corregidos. Lo único importante para poder realizar este trabajo es que el titular de la factura exista ya en el histórico de clientes. Si no es así, habrá que ir previamente al Fichero de clientes e introducir su ficha o completarla. En la parte inferior de la pantalla aparecen cuatro campos referentes a los apellidos, nombre y NIF del cliente. Basta con completar uno o más campos y pulsar sobre el botón de buscar para que el programa nos localice un cliente que cumpla con esa búsqueda. No es necesario introducir los datos completos. Basta con escribir parte de ellos, para que el programa localice todos aquellos que tienen coincidencia. Por ejemplo, si en la primera casilla escribimos “pez” y pulsamos sobre el botón de buscar, el resultado de la búsqueda nos dará un listado con todos aquellos que tienen la sílaba “pez” en su apellido. Aunque, cuanto más completemos, más fácil nos resultará localizarlo. En el desplegable que hay en la parte inferior de la ventana aparecerá la lista de todos los clientes localizados. Basta con seleccionar el que buscamos. En la casilla grande, sobre fondo amarillo se informa de los datos del cliente seleccionado (apellidos, nombre y NIF), así como también del número total de clientes localizados en la búsqueda.

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Una vez tenemos los datos del cliente en la casilla amarilla, bastará con pulsar sobre el botón de Archivar para que el programa realice el cambio de titular de la factura. La factura se imprimirá a nombre del cliente que hemos dejado. 17. Cargos Automáticos Los Cargos Automáticos son aquellos que se refieren a la estancia (alojamiento) del cliente en el hotel. 17.1. Cargos automáticos de clientes de Agencias o empresas Los clientes cuya estancia se cobra a través de una agencia o empresa, tendrán los cargos automáticos en la ficha de cargos de la empresa o agencia correspondiente (Ver en el menú de Agencias, la opción de Cargos A/E). Y en Mano Corriente, en la cuenta de la habitación que ocupe, así lo indicará si se pulsa el botón de Cargos Automáticos 17.2. Cargos automáticos de clientes privados Los clientes privados deberán tener los Cargos Automáticos en su cuenta de Mano Corriente. Cuando se tiene en pantalla una cuenta abierta de un cliente privado, en el cuadro de información que hay en la parte inferior, se avisa si los cargos automáticos de este cliente ya están o no realizados. En cualquier momento de la estancia de un cliente en el hotel se pueden realizar los Cargos Automáticos. Pulsando sobre el botón de Cargos Automáticos, en el cuerpo de la factura se completa un apunte en el que se refleja:

• Desde: la fecha de llegada del cliente • Hasta: la fecha de salida prevista • Car: cargo del alojamiento (entre el 1 y el 4) según el tratamiento

• Concepto: de forma automática aparece escrito el concepto

correspondiente al cargo, seguido del número de habitación en la que está alojado y el número de reserva que le corresponde. Pero hay que recordar que este concepto, el texto, puede modificarse manualmente.

• Cantidad: el número de días en que el cliente está alojado

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• Importe: importe de la estancia por día, calculado en función de los

datos introducidos en su Ficha de Reserva, en el apartado de la Tarifa

• Total: importe total de la estancia, incluyendo el descuento y el IVA. 17.3. Estancias que abarcan más de una temporada Cuando la estancia de un cliente abarca más de una temporada, y por tanto hay cambio de tarifa, al realizar los Cargos Automáticos se desglosará en diferentes apuntes, cada uno de ellos abarcará una de las temporadas. 18. Emitir nota Proforma Al pinchar sobre el botón de Emitir Nota Proforma, de forma inmediata, se emitirá por la impresora una nota proforma. La nota proforma es como la factura de los cargos que están en esta habitación, pero sin valor contable, es decir, que • En el documento pone que se trata de una Nota Proforma en vez de una

factura • No indica ningún número de factura Para todo lo demás, es igual. Las notas proformas se utilizan como dato informativo, bien sea para el cliente como para los que trabajan en recepción. 19. Emitir factura Al pulsar sobre este botón, con una cuenta de una habitación en pantalla, manda directamente la orden de imprimir la factura, con todos los cargos que hasta ese momento hay en la cuenta. • El número de la factura impresa será el siguiente a la última factura

impresa en esa misma serie, y automáticamente lo da el programa • La serie de la factura se debe haber seleccionado desde la pantalla de

Mano Corriente. Ver Serie de factura • Los apuntes de que consta la factura serán todos los que actualmente

existen en la cuenta que hay en pantalla.

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En cuanto termina la impresión, se pregunta en pantalla si se desea una nueva copia. Cuando se contesta que no se accede directamente a la pantalla de Liquidar factura. No es necesario liquidar la factura de forma inmediata. Se puede salir de la liquidación dejando la factura pendiente de liquidar. Los apuntes de la factura se mantienen en Mano corriente hasta que el cliente haya liquidado la misma. Cuando se entra en la mano Corriente de una habitación cuya factura ya ha sido emitida, y todavía no liquidada, en lugar de aparecer la posibilidad de modificar la serie de la misma, se da el número de la factura impresa. Es posible que el número de la habitación ocupada aparezca impresa en la factura. Para ello, basta con marcarlo en el menú de Parametrización, opción General. 20. Control de facturas emitidas y no liquidadas Puesto que el programa no obliga a liquidar una factura inmediatamente después de su emisión, es necesario realizar un control sobre todas aquellas facturas que ya han sido emitidas y todavía no han sido liquidadas, porque lo recomendable, a efectos contables, es que las facturas sean liquidadas siempre el mismo día de su emisión, aunque sea dejándolas pendientes de cobro. Existen dos formas de controlar estas facturas emitidas y no liquidadas: 20.1. Desde el Listado de habitaciones con cuentas abiertas Desde este listado, las habitaciones con facturas ya emitidas y todavía no liquidadas se verán sobre fondo rojo 20.2. Botón amarillo con la F en la parte inferior izquierdo de la

pantalla En la pantalla de Mano Corriente, en la parte inferior izquierda, al lado del desglose del IVA, aparece un botón pequeño. Vemos el cuadro en la parte inferior izquierda de la pantalla en color amarillo. Si es amarillo quiere decir que no existen facturas emitidas que no han sido liquidadas.

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Este recuadro se vuelve Rojo cuando existen facturas emitidas y no liquidadas. En el caso de que el botón esté de color rojo, al pulsar sobre él aparecerá una ventana en la que nos indica todas las facturas que se han emitido y no se han liquidado, y las habitaciones que les corresponden.

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21. Liquidar Factura Desde esta opción se liquidan las facturas emitidas. Se accede a esta ventana • directamente después de haber impreso la factura, • o pulsando el botón de Liquidar factura. Hay que tener en cuenta una serie de consideraciones: • No es preciso liquidar una factura inmediatamente después de haberla

impreso. En cuanto aparece esta ventana, basta darle al botón de No liquidar y se accederá a Mano Corriente.

• Se puede liquidar una factura en cualquier momento, siempre y cuando ya

se haya impreso. Bastará con pulsar el botón de Liquidar. • Hasta que una factura no se haya liquidado, los apuntes de la misma se

mantienen en Mano Corriente En la ventana se dan los datos siguientes: • Número de factura • Serie • Fecha de la factura • Importe total • Nombre del cliente Como referencia de la factura que se va a liquidar. 21.1. Sistema de liquidación El cobro de la factura se puede hacer de tres formas diferentes: • Caja (Contado) • Tarjeta • Pendiente El importe total de la factura aparece por defecto en el campo correspondiente a Caja (Contado). Pero esta cantidad, o parte de ella, se puede desplazar a las otras dos casillas, de forma que se admite hasta la combinación de las tres para llegar a la cantidad exacta de la factura. Por ejemplo, un cliente puede pagar cierta cantidad al contado y otra parte con una tarjeta de crédito.

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Para indicar qué cantidad paga de cada forma basta: • Borrar con el cursor la cantidad escrita en Caja y al pulsar Intro aparecerá

en la casilla de la tarjeta. Lo mismo para pasar a la siguiente • Escribir directamente la cantidad que el cliente va a pagar en la casilla

correspondiente, y al pulsar Intro, el programa calculará si falta algo y completará en Caja la diferencia.

Teniendo en cuenta que • El programa no permite poner una cantidad superior a la del total de la

factura en ninguna de sus casillas. • Si existe una cantidad que se va a cobrar con tarjeta de crédito, es

necesario seleccionarla en el desplegable que aparece en su derecha • Si existe una cantidad que va a quedar pendiente, es necesario completar

el cuadro que aparece a su derecha, y definir una ficha de pendiente para que luego se pueda controlar.

Cuando se haya completado las casillas, basta con pulsar sobre el botón de Liquidar factura. En la parte inferior de la ventana aparecen dos casillas en las que se informa de: • Si existe alguna cantidad entregada a cuenta • Si existe alguna cantidad entregada como depósito Si existiera conexión con PayLink, aparecería el botón de la conexión para iniciar el proceso de liquidación a través del lector de la tarjeta de crédito. Una vez liquidada la factura el programa pregunta si el cliente abandona el hotel. • Si el cliente abandona el hotel, desaparece en Mano corriente su cuenta y

se queda la habitación libre. La Reserva de este cliente pasará al histórico. • Si el cliente no abandona el hotel, se mantendrá la cuenta abierta de su

habitación aunque ya no aparezcan los cargos ya facturados. 21.2. Cobro en efectivo Una vez definido el sistema de cobro de la factura, si existe alguna cantidad a cobrar en caja, se pueden utilizar las casillas que hay en la parte inferior de la ventana.

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• Entregado: importe que el cliente entrega • A pagar: importe total que el cliente debe abonar, que aparecerá de forma

automática • Cambio: importe que se le debe devolver al cliente Y a su derecha, el teclado numérico para facilitar la introducción de dichas cantidades 22. Control en Mano corriente Todas las modificaciones efectuadas en Mano Corriente quedan archivadas en el programa, con el día, la hora y el usuario que ha efectuado dichas modificaciones. Para consultarlas, se accede desde la pantalla de Auditoría

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Recepción - Mano corriente - · PDF fileManual Gran Hotel Pza. Honduras,29 y 46022 valencia y 963554654 y 96355.46.54 y [email protected] y - 1 - Recepción - Mano corriente . Desde