NDICEContenido

NDICE1PRESENTACIN2INTRODUCCIN3RECOLECCIN DE DATOS4TCNICAS PARA HALLAR DATOS4LA ENTREVISTA4QU ES UNA ENCUESTA?5EL CUESTIONARIO6LA OBSERVACIN8DIAGRAMA DE FLUJO9DICCIONARIO DE DATOS11CONCLUSIN13

PRESENTACIN

Docente de la UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE LOS ANDES CUSCO, Ing. Paula B. Sernaque FernandezTenemos el agrado de presentarle este trabajo denominado Recoleccin de Datos, el cual fue realizado con mucho entusiasmo y dedicacin, recopilando informacin y revisando materiales referentes, lo cual nos hemos motivado a realizar el presente trabajo de investigacin, el cual ponemos a su disposicin para que esta recopilacin permita consagrar los conocimientos, inquietudes y potencialidades como futuros profesionales.

Atte. Sus Alumnos.

INTRODUCCIN

La recoleccin dedatosse refiere al uso de una gran diversidad detcnicasyherramientasque pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar lossistemasdeinformacin, los cuales pueden ser laentrevistas, laencuesta, elcuestionario, laobservacin, eldiagrama de flujoy eldiccionariode datos. Todos estos instrumentos se aplicarn en un momento en particular, con la finalidad de buscar informacin que ser til a unainvestigacinen comn. En la presente investigacin trata con detalle los pasos que se debe seguir en elprocesoderecoleccin de datos, con las tcnicas ya antes nombradas.

RECOLECCIN DE DATOS

TCNICAS PARA HALLAR DATOS

Los analistas utilizan una variedad demtodosa fin de recopilar los datos sobre una situacin existente, como entrevistas, cuestionarios, inspeccin deregistros(revisin en el sitio) y observacin. Cada uno tiene ventajas y desventajas. Generalmente, se utilizan dos o tres para complementarel trabajode cada una y ayudar a asegurar una investigacin completa.

LA ENTREVISTA

Las entrevistas se utilizan para recabar informacin en forma verbal, a travs de preguntas que propone el analista. Quienes responden pueden ser gerentes o empleados, los cuales son usuarios actuales delsistemaexistente, usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos que proporcionarn datos o sern afectados por la aplicacin propuesta. El analista puede entrevistar alpersonalen forma individual o engrupos. Sin embargo, las entrevistas no siempre son la mejor fuente de datos de aplicacin.Dentro de unaorganizacin, la entrevista es la tcnica ms significativa y productiva de que dispone el analista para recabar datos. En otras palabras, la entrevista es un intercambio de informacin que se efecta cara a cara. Es un canal decomunicacinentre el analista y la organizacin; sirve para obtener informacin acerca de las necesidades y la manera de satisfacerlas, as como concejo y comprensin por parte del usuario para toda idea o mtodo nuevos. Por otra parte,la entrevistaofrece al analista una excelente oportunidad para establecer una corriente de simpata con el personal usuario.

Preparacin de la Entrevista

1. Determinar la posicin que ocupe de la organizacin el futuro entrevistado, sus responsabilidades bsicas, actividades, etc. (Investigacin).2. Preparar las preguntas que van a plantearse, y losdocumentosnecesarios (Organizacin).3. Fijar un lmite detiempoy preparar la agenda para laentrevista.4. Elegir un lugar donde se puede conducir la entrevista con la mayor comodidad. 5. Hacer la cita con la debida anticipacin (Planeacin).Conduccin de la Entrevista

1. Explicar con toda amplitud el propsito y alcance del estudio (Honestidad).2. Explicar lafuncinpropietaria como analista y la funcin que se espera conferir al entrevistado. (Imparcialidad).3. Hacer preguntas especficas para obtener respuestas cuantitativas (Hechos).4. Evitar las preguntas que exijan opiniones interesadas, subjetividad yactitudessimilares (habilidad).5. Evitar el cuchicheo y las frases carentes de sentido (Claridad).6. Ser corts y comedio, abstenindose de emitir juicios devalores. (Objetividad).7. Conservar elcontrolde la entrevista, evitando las divagaciones y los comentarios al margen de la cuestin.8. Escuchar atentamente lo que se dice, guardndose de anticiparse a las respuestas (Comunicacin).

Determinacin del tipo de Entrevista

Laestructurade la entrevista vara. Si elobjetivode la entrevista radica en adquirir informacin general, es conveniente elaborar una serie de pregunta sin estructura, con una sesin de preguntas y respuesta libresLas entrevistas estructuradas utilizan pregunta estandarizada. El formato de respuestas para las preguntas pueden ser abierto o cerrado; las preguntas para respuestas abierta permiten a los entrevistados dar cualquier respuesta que parezca apropiado. Pueden contestar por completo con sus propias palabras. Con las preguntas para respuesta cerradas se proporcionan al usuario un conjunto de respuesta que se pueda seleccionar. Todas las personas que respondes se basan en un mismo conjunto de posibles respuestas.Los analistas tambin deben dividir el tiempo entre desarrollar preguntas para entrevistas y analizar respuesta. La entrevista no estructurada no requiere menos tiempos de preparacin, porque no necesita tener por anticipado las palabras precisas de las preguntas. Analizar las respuestas despus de la entrevista lleva ms tiempo que con la entrevista estructuradas. El mayorcostoradica en la preparacin,administraciny anlisis de las entrevistas estructuradas para pregunta cerradas.

QU ES UNA ENCUESTA?

Nuestra "sociedad", requiere un rpido y preciso flujo de informacin sobre las preferencias, necesidades ycomportamientode sus miembros. Es en respuesta a esta necesidadcrticade informacin por elgobierno, elcomercioy lasinstitucionessociales que tanta confianza se pone en lasencuestas.Hoy en da la palabra "encuesta" se usa ms frecuentemente para describir un mtodo de obtener informacin de unamuestrade individuos. Esta "muestra" es usualmente slo una fraccin de lapoblacinbajo estudio.Por ejemplo, antes de una eleccin, una muestra de electores es interrogada para determinar cmo los candidatos y los asuntos son percibidos por el pblico un fabricante hace una encuesta almercadopotencial antes de introducir un nuevoproducto una entidad del gobierno comisiona una encuesta para obtener informacin para evaluar legislacin existente o para preparar y proponer nueva legislacin.No tan slo las encuestas tienen una gran variedad de propsitos, sino que tambin pueden conducirse de muchas maneras, incluyendo portelfono, por correo o en persona.Una "encuesta" recoge informacin de una "muestra." Una "muestra" es usualmente slo una porcin de la poblacin bajo estudio.El estndar de laindustriapara todas lasorganizacionesrespetables que hacen encuestas es que los participantes individuales nunca puedan ser identificados al reportar los hallazgos. Todos los resultados de la encuesta deben presentarse en resmenes completamente annimos, tal como tablas ygrficasestadsticas.

EL CUESTIONARIO

El Cuestionario es un instrumento de investigacin. Este instrumento se utiliza, de un modo preferente, en el desarrollo de una investigacin en el campo de las ciencias sociales: es una tcnica ampliamente aplicada en la investigacin de carcter cualitativa.Caractersticas Es un procedimiento de investigacin. Es una entrevista altamente estructurada. "Un cuestionario consiste en un conjunto de preguntas respecto a una o ms variables a medir". Presenta la ventaja de requerir relativamente poco tiempo para reunir informacin sobre grupos numerosos. El sujeto que responde, proporciona por escrito informacin sobre s mismo o sobre un tema dado. Presenta la desventaja de que quien contesta responda escondiendo la verdad o produciendo notables alteraciones en ella. Adems, la uniformidad de los resultados puede ser aparente, pues una misma palabra puede ser interpretada en forma diferente por personas distintas, o ser comprensibles para algunas y no para otras. Por otro lado, las respuestas pueden ser poco claras o incompletas, haciendo muy difcil la tabulacin. Sirve para analizar a grandes cantidades de personas Debe disearse muy bien para tener una mxima eficacia En su construccin pueden considerarse preguntas cerradas, abiertas o mixtas.

Cuestionario Restringido o Cerrado Es aquel que solicita respuestas breves, especficas y delimitadas. "Para poder formular preguntas cerradas es necesario anticipar las posibles alternativas de respuestas". Estas respuestas piden ser contestadas con: Dos alternativas de respuestas (respuestas dicotmicas): Si o No. Varias alternativas de respuestas: donde se seala uno o ms tems (opcin o categora) en una lista de respuestas sugeridas. Como no es posible prever todas las posibles respuestas, conviene agregar la categora Otros o Ninguna de las Anteriores, segn sea el caso. En otras ocasiones, el encuestado tiene que jerarquizar opciones o asignar un puntaje a una o diversas cuestiones. Ventajas: Requiere de un menor esfuerzo por parte de los encuestados. Limitan las respuestas de la muestra. Es fcil de llenar. Mantiene al sujeto en el tema. Es relativamente objetivo. Es fcil de clasificar y analizar.Cuestionario No Restringido o Abierto Las preguntas abiertas no delimitan de antemano las alternativas de respuesta. "Las preguntas abiertas son particularmente tiles cuando no tenemos informacin sobre las posibles respuestas de las personas o cuando esta informacin es insuficiente". Es aquel que solicita una respuesta libre. Esta respuesta es redactada por el propio sujeto. Proporciona respuestas de mayor profundidad. Es de difcil tabulacin, resumen e interpretacin.Cuestionario Mixto Es aqul que considera en su construccin tanto preguntas cerradas como abiertas.Requerimientos para la Construccin de un Buen Cuestionario: Hacer una lista de aspectos (variables) que se consideran importantes de incluir. Determinar el propsito del cuestionario. Se refiere a un tema significativo. Sealar el ttulo del proyecto, del aspecto o tema a que se refiere, y una breve indicacin de su contenido. Las instrucciones deben ser claras y completas. Especificar algunos datos generales: Institucin, fecha, nombre del encuestador, etc. Establecer la mejor secuencia de dichos aspectos o temas. Los trminos importantes deben estar definidos. El cuestionario no ha de ser demasiado largo. No es conveniente iniciar el cuestionario con preguntas difciles o muy directas.

LA OBSERVACIN

Otra tcnica til para el analista en su progreso de investigacin, consiste en observar a las personas cuando efectan su trabajo. Como tcnica de investigacin, la observacin tiene amplia aceptacin cientfica. Los socilogos, siclogos e ingenieros industriales utilizan extensamente sta tcnica con el fin de estudiar a las personas en sus actividades degrupoy como miembros dela organizacin.

El propsito de la organizacin es mltiple: permite al analista determinar que se est haciendo, como se est haciendo, quien lo hace, cuando se lleva a cabo, cuanto tiempo toma, dnde se hace y porque se hace

Tipos de Observacin

El analista de sistemas puede observar de tres maneras bsicas.

Primero:Puede observar a una persona oactitudsin que el observado se d cuenta y suinteraccinpor aparte del propio analista. Quiz esta alternativa tenga poca importancia para el anlisis de sistemas, puesto que resulta casi imposible reunir las condiciones necesarias.

Segundo:El analista puede observar una operacin sin intervenir para nada, pero estando la persona observada enteramente consciente de la observacin.

Por ltimo:Puede observar y a la vez estar en contacto con las personas observas. La interaccin puede consistir simplemente en preguntar respecto a una tarea especfica, pedir una explicacin, etc.Preparacin para la Observacin

1. Determinar y definir aquella que va a observarse.1. Estimular el tiempo necesario de observacin.1. Obtener la autorizacin de la gerencia para llevar a cabo la observacin.1. Explicar a las personas que van a ser observadas lo que se va a hacer y las razones para ello.Conduccin de la Observacin

1. Familiarizarse con los componentes fsicos del rea inmediata de observacin.1. Mientras se observa, medir el tiempo en forma peridica.1. Anotar lo que se observa lo ms especficamente posible, evitando las generalidades y las descripciones vagas.1. Si se est en contacto con las personas observadas, es necesario abstenerse de hacer comentarios cualitativos o que impliquen un juicio de valores.1. Observar las reglas de cortesa y seguridad.

Secuela de la Observacin

1. Documentar y organizar formalmente las notas, impresionistas, etc.1. Revisar los resultados y conclusiones junto con la persona observada, el supervisar inmediato y posiblemente otro de sistemas

DIAGRAMA DE FLUJO

Es una representacin pictrica de los pasos en proceso. til para determinar cmo funciona realmente el proceso para producir un resultado. El resultado puede ser un producto, un servicio, informacin o una combinacin de los tres. Al examinar cmo los diferentes pasos es un proceso se relacionan entre s, se puede descubrir con frecuencia lasfuentesde problemas potenciales. Losdiagramasde flujo se pueden aplicar a cualquier aspecto del proceso desde el flujo dematerialeshasta los pasos para hacer laventau ofrecer un producto. Con frecuencia este nivel de detalle no es necesario, pero cuando se necesita, el equipo completo de trabajo ms pequeo puede agregar niveles segn sea necesario durante elproyecto.

Cundo se utiliza unDiagramaDe Flujo?Cuando un equipo necesita ver cmo funciona realmente un proceso completo. Este esfuerzo con frecuencia revela problemas potenciales tales como cuellos de botella en el sistema, pasos innecesarios y crculos de duplicacin de trabajo.Algunas aplicaciones comunes son:

Definicin deProyectos: Identificar oportunidades de cambios en el proceso. Desarrollar estimados decostosde mala calidad. Identificar organizaciones que deben estar representadas en el equipo. Desarrollar una base comn de conocimiento para los nuevos miembros del equipo. Involucrar a trabajadores en los esfuerzos de resolucin de problemas para reducir lasresistenciasfuturas alcambio.Identificacin de las causas principales: Desarrollar planes para reunir datos. Generarteorassobre las causas principales. Discutir las formas de estratificar los datos para el anlisis para identificar las causas principales. Examinar el tiempo requerido para las diferentes vas del proceso.Diseo de soluciones Describir los cambios potenciales en el proceso y sus efectos potenciales. Identificar las organizaciones que ser afectadas por los cambios propuestos.Aplicaciones desoluciones: Explicar otros el proceso actual y la solucin propuesta. Superar la resistencia al cambio demostrando cmo los cambios propuestos simplificarn el proceso.Control (retener las Ganancias): Revisar y establecer controles y monitorias al proceso. Auditar el proceso peridicamente para asegurar que estn siguiendo los nuevos procedimientos. Entrenar a nuevos empleados.

DICCIONARIO DE DATOS

Losdiccionariosde datos son el segundo componente del anlisis del flujo de datos. En s mismos los diagramas de flujo de datos no describen por completo el objeto de la investigacin. El diccionario de datos proporciona informacin adicional sobre el sistema. Esta seccin analiza que es undiccionario de datos, por qu se necesita en el anlisis de flujo de datos y como desarrollarlo. Se utilizar el ejemplo del sistema de contabilidadpara describir los diccionarios de datos.Un diccionario de datos es una lista de todos los elementos incluido en el conjunto de los diagramas de flujo de datos que describen un sistema. Los elementos principales en un sistema, estudiados en las secciones anteriores, son el flujo de datos, elalmacenamientode datos y los procesos. El diccionario de datos almacena detalles y descripciones de estos elementos.Si los analistas desean conocer cuntos caracteres hay en un dato, con qu otros nombres se le conoce en el sistema, o en donde se utilizan dentro del sistema deben ser capaces de encontrar las respuesta en un diccionario de datos desarrollado apropiadamente.El diccionario de dato se desarrolla durante el anlisis de flujo de datos y ayuda el analista involucrado en la determinacin de los requerimientos de sistemas. Sin embargo, como se ver ms adelante, tambin el contenido del diccionario de datos se utiliza durante el diseo del sistema.Eninformtica, base de datos acerca de la terminologa que se utilizar en un sistema de informacin. Para comprender mejor el significado de un diccionario de datos, puede considerarse su contenido como "datos acerca de los datos"; es decir, descripciones de todos los dems objetos (archivos, programas, informes, sinnimos...) existentes en el sistema. Un diccionario de datos almacena la totalidad de los diversos esquemas y especificaciones de archivos, as como sus ubicaciones. Si es completo incluye tambin informacin acerca de qu programas utilizan qu datos, y qu usuarios estn interesados en unos u otros informes. Por lo general, el diccionario de datos est integrado en elsistema de informacinque describe.

Descripcin de los Datos en el DiccionarioCada entrada en el diccionario de dato consiste en un conjunto de detalles que describen los datos utilizados o producidos en el sistema. Cada artculo se identifica por un nombre de dato,descripcin, sinnimo y longitud de campo y tiene valores especficos que se permiten para ste en el sistema estudiado.

Nombre de los DatosPara distinguir un dato de otro, el analista les asigna nombre significativos que se utilizan para tener una referencia de cada elemento a travs del proceso total de desarrollo de sistemas. Por lo tanto, debe tenerse cuidado para seleccionar, en forma significativa y entendible, los nombres de los datos, por ejemplo la fecha defacturaes ms significativa si se llama FECHA FACTURA que si se le conoce como ABCXXX.Descripcin de los DatosEstablece brevemente lo que representa el dato en el sistema; por ejemplo, la descripcin para FECHA-DE-FACTURA indica que es la fecha en la cual se est preparando la misma (para distinguirla de la fecha en la que se envi por correo o se recibi.Las descripciones de datos se deben escribir suponiendo que a gente que los lea no conoce nada en relacin del sistema. Deben evitarse termino especiales o argot, todas las palabras deben se entendible para el lector

AliasCon frecuencia el mismo dato puede conocerse con diferentes nombres, dependiendo de quien lo utilice. El uso de los alias debe evitar confusin. Un diccionario de dato significativo incluir todos los alias.

Longitud de campoCuando las caractersticas del diseo del sistema se ejecuten ms tarde en el proceso de desarrollo del sistema, ser importante conocer la cantidad de espacio que necesita para cada dato.

Valores de los datosEn algunos procesos solo se permiten valores de datos especficos. Por ejemplo, en muchas compaas con frecuencia los nmeros de orden de compra se proporcionan con un prefijo de una letra para indicar el departamento del origen.

Registro de las descripciones de datosDadas que las descripciones se utilizarn en forma repetitiva a travs de una informacin y despus, durante el diseo, se sugiere un formato fcil para utilizar que simplifique el registro y los detalles de consulta cuando se necesiten.

CONCLUSIN

La Recoleccin de Datos, consiste en la recopilacin de informacin; se lleva a cabo por medio de entrevistas, cuestionarios y observacin; donde el analista obtiene y desarrolla los sistemas de informacin logrando sus metas yobjetivos.El analista debe de demostrar y desarrollar las destrezas de sus conocimientos manifestando su honestidad, imparcialidad, habilidad, objetividad, control, comunicacin, comprensin y cortesa para lograr la bsqueda de informacin a travs de las herramientas antes mencionada.La entrevista, se lleva a cabo en todos los niveles de operacin desde el Presidente o el Jefe de Operaciones.Utilizando procedimientos que pueden varar desde muy formales hasta los casuales.El cuestionario, es otra de las utensilios que usa el analista con el fin de lograr un consenso, siendo un canal de comunicacin poco limitado, el analista debe determinar lo que desea saber, estructurar preguntas que pueden dar las respuestas y formular el cuestionario.La observacin, se emplea para verificar los resultados de una entrevista y tiene una aceptacin cientfica.El diagrama de flujo, es el proceso para plantear un problema y determinar un resultado en una empresa.El diccionario de datos, se aplica para la examinacin de los diagramas de flujos de datos y a su vez registra detalles adicionales dentro del flujo de un sistema.