Reconciliacion de efectivo parte i

Guía Reconciliación Efectivo - Centros de Efectivo y cajeros AutomáticosOficina Regional Latinoamérica y el Caribe

¡¡¡ BIENVENIDOS !!!

QUITO, 2012

SISTEMA VIRTUAL DE FORMACIÓN EN SEGURIDAD INTEGRAL

-SIVFOSEG-


GUÍA DE RECONCILIACIÓN DE EFECTIVO CENTROS DE EFECTIVO Y CAJEROS

AUTOMÁTICOSLATAM

TERCERA PARTE


CENTRO DE FORMACIÓN EN SEGURIDAD PRIVADACENTRO DE FORMACIÓN EN SEGURIDAD PRIVADA

ANTECEDENTES ATM & CENTROS DE EFECTIVOS EN LA REGIÓN

QUITO, 2012

1


Antecedentes ATM & Centros de Efectivos en la Región

A Diciembre 2011, hay en la Región 24 centros de efectivo y 1974 cajeros automáticos ubicados en 10 países que ofrecen servicio de valores, tal como se relaciona en el siguiente reporte:

País Centro de EfectivoCantidad

ATM

Barbados Brighton 39

Colombia

1.Bogotá2.Medellín3.Cali4.Barranquilla 5.Cartagena

6.Bucaramanga7.Armenia8.Pereira9.Manizales

1377

Costa Rica San José 259

Ecuador

1.Quito2.Guayaquil3.Manta4.Cuenca

0

Grenada Saint George´s 3

Paraguay Asunción 27

Perú Lima (monedas) 0

República Dominicana

1.Santo Domingo2.Santiago de los Caballeros3.La Romana

190

Saint Lucia Castries 0

Trinidad & Tobago

1.Puerto España2.San Fernando 79



DEFINICIÓN DE SERVICIOS DE

VALORESQUITO, 2012

2


Definición de Servicios de Valores.

• La terminología de “Servicio de Valores” es usada para identificar los servicios proveídos por G4S que están relacionados con el manejo de dineros en efectivo tanto en billetes como en monedas.

• Cualquier servicio de valores ofrecido por el Grupo esta clasificado en una de las siguientes categorías:

CATEGORIA DESCRIPCION

Transporte de EfectivoTransferencia de efectivo en tulas entre las instalaciones de los clientes y los centros de efectivo del Grupo.

Procesamiento de Efectivo

Conteo físico de los dineros de los clientes con el fin de suministrar un balance de efectivo diario.

Aprovisionamiento de Efectivo

Preparar dinero para los clientes que lo solicitan.

Almacenamiento de Efectivo

La tenencia de dinero de propiedad de los clientes en las instalaciones de G4S de manera segura y confiable.

Operaciones Cajeros Automáticos “ATM”.

Todos los aspectos relacionados con cajeros automáticos como son pedidos de dinero, transporte de valores y retorno de efectivo.



OBJETIVO AUDITORIA DE RECONCILIACIÓN DE EFECTIVO

QUITO, 2012

3


Objetivo Auditoria de Reconciliación de Efectivo.

El objetivo primordial de las auditorias de reconciliación de Efectivo es la de asegurar que todos los procesos desarrollados en el centro de efectivo y que están relacionados con la manipulación física del dinero, cuenten con los controles mínimos establecidos por la Región para:

• Primero. Identificar y disminuir el riego inherente a este tipo de operaciones.

• Segundo. Fortalecer los controles existentes o proponer los que hagan falta.

• Tercero. Aprender de la experiencia vivida en los países de la Región y del Grupo y compartirla para evitar la ocurrencia de siniestros previamente identificados.



CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS DEL CENTRO DE EFECTIVO

QUITO, 2012

4


Clasificación de los procesos del centro de efectivo.

Las operaciones claves desarrolladas por el centro de efectivo, fueron dividas y clasificadas en los siguientes procesos para efecto de la labor de auditoria.

Organización del Centro de Efectivo. Controles administrativos. Procesamiento de efectivo. Provisión de efectivo. Fondos de efectivo en la bóveda. Transporte de efectivo. Operaciones ATM



ORGANIZACIÓN CENTROS DE EFECTIVO

QUITO, 2012

5


Organización del Centro de Efectivo.

En la organización del centro de efectivo se pretender evaluar:

Que la estructura organizacional sea la adecuada,

Que no hay concentración de funciones claves sin la adecuada supervisión,

Que exista un procedimiento de reclamaciones establecido para conocer las quejas de los clientes oportunamente; y,

Establecer cargos y límites de autoridad para administrar las diferencias de efectivo encontradas.


Organización del Centro de Efectivo.Estructura Organizacional

OBJETIVO RIESGO POLÍTICA

Comprobar que en la estructura organizacional del centro de efectivo hay una adecuada segregación de responsabilidades, que evite la presencia de concentraciones de funciones claves sin una adecuada supervisión.

Los fondos de efectivo de los clientes pueden ser asignados de manera ineficiente o sustraídos de las instalaciones del centro de efectivo, generando así pérdidas financieras.

La estructura actual de centro de efectivo debe estar organizada para evitar la concentración de funciones en cargos claves del centro de efectivo.

El centro de efectivo debe tener plenamente definidos los siguientes puestos de trabajo:

Cargos operativos que desarrollan los procesos en el centro de efectivo.

Cargos de nivel supervisor que controlan y aprueban las actividades de los cargos operativos

Cargos de control independientes de los procesos operativos como son los funcionarios administrativos del área de operaciones.

El cargo de auditoria interna del centro de efectivo.


Organización del Centro de Efectivo.Reclamaciones y quejas


El centro de efectivo debe tener un adecuado proceso para atender las reclamaciones y quejas de los clientes

No identificar oportuna-mente reclamaciones de los clientes que tengan relación con perdidas de dineros depositados en los fondos de efectivo

Debe existir un área en el centro de efectivo encargada de supervisar la gestión de reclamaciones y denuncias de los clientes. Esta área debe llevar un registro escrito de las reclamaciones de cada cliente con la correspondiente acción de seguimiento.

Deben hacerse reuniones periódicas con los clientes para administrar las quejas y novedades existentes, estas reuniones deben estar documentadas con el nombre de los participantes, la fecha de la reunión, quejas presentes, acciones correctivas tomadas y debe tener el nombre de los funcionarios que reciben este tipo de información dentro de la compañía.

Además todas las quejas atendidas deben tener supervisión por parte de un área de control independiente del proceso de reclamaciones de clientes.


Organización del Centro de Efectivo.Límites de autoridad para cancelar novedades de efectivo


La cancelación de novedades por diferencias de efectivo debe ser aprobada por personas debidamente autorizadas para tal fin

Los fondos generados por diferencias y novedades de efectivo pueden ser manipulados para asignarlos de manera ineficiente o sustraídos a través de la autorización de uno misma persona o registrando en el sistema entradas o salidas incorrectas de dineros.

Deba haber por escrito un documento que relacione los niveles de autoridad y las personas que tienen autorización para cancelar una novedad relacionada con el efectivo del cliente.

El área de operaciones debe tener

un registro escrito de las anulaciones de diferencias y novedades de efectivo, historial en el sistema de información.

Indicadores de gestión: Número de reclamaciones por cliente, valor, ATM, nombre que atiende la reclamación.


¡NO PASE!

RESUELVA LA ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No. 1 Y LA EVALUACIÓN EL LÍNEA

QUITO, 2012

http://s3.images.com/huge.2.11853.JPG

Documents

Reconciliacion de efectivo parte i