Rectoría del Sistema Nacional de Archivos: nueva estrategia · las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos. Estas instituciones deben remitir sus documentos con

Rectoría del Sistema Nacional de Archivos:

nueva estrategia

Guiselle Mora Durán

Natalia Cantillano Mora

Antecedentes. Dictámenes de la PGR

C-230-2006 de 05 de junio de 2006

• A solicitud del Archivo Nacional

• Relacionado con la autonomía de la Universidad de Costa Rica

C-420-2006 de 04 de octubre de 2006


• Ampliación al dictamen C-230-2006 sobre la autonomía universitaria a la luz de la Ley n° 7202.


C-405-2008 de 11 de noviembre de 2008


• Relacionado con la aplicación de la Ley n°7202 al Poder Judicial (artículo 47 bis de la Ley Orgánica del Poder Judicial)

C-225-2015 de 26 de agosto de 2015


• Sobre la autonomía de los bancos del Estado


C-157-2016 de 18 de julio de 2016


• Solicitud de aclaración sobre la aplicación de la Ley n°7202 a las instituciones autónomas y municipalidades

C-183-2016 de 01 de setiembre de 2016


• Relativo a la emisión de directrices obligatorias por parte del órgano rector del Sistema Nacional de Archivos a los Poderes de la República y Sector Público Descentralizado


C-001-2017 de 06 de enero de 2017


• Ampliación de los dictámenes C-157-2016 y C-183-2016 relacionados con la aplicación de la Ley n°7202 a los Poderes de la República y Sector Público Descentralizado

Conclusiones importantes de los dictámenes de la PGR

•Instituciones de la Administración Central: la JAAN, la DG y la CNSED pueden emitirles actos concretos y normativa obligatoria.

•Poderes Judicial y Legislativo, Organismo Electoral , instituciones autónomas, semiautónomas, empresas públicas estatales y no estatales , entes públicos no estatales, municipalidades y universidades públicas: la JAAN, la DG y la CNSED no pueden emitirles actos concretos ni normativa obligatoria. Pueden emitir normas técnicas generales y recomendaciones.

1. Emisión de Normativa. La JAAN

como órgano rector del SNA, la DG y la CNSED

son órganos pertenecientes al Poder Ejecutivo, por lo que se

encuentran imposibilitados para

emitir actos concretos y obligatorios para los

entes con independencia administrativa y

política.

Importante

• Las normas técnicas generales y recomendaciones que emita la CNSED en relación con el valor científico-cultural de los documentos deberán incorporarse obligatoriamente por todos los Poderes de la República, el Organismo Electoral y todo el sector público descentralizado en su propia normativa.

Sector Público Costarricense

Presidencia de la República

Ministerio de Gobernación y

Policía MEP

Ministerio de Hacienda

MTSS

Ministerio de Seguridad

Pública

Ministerio de Relaciones

Exteriores y Culto

MOPTMinisterio de la

Presidencia

MCJMinisterio de

Salud

MIDEPLAN MEIC

Ministerio de Justicia y Paz

MIVAH

MAG MICITT

MINAEMinisterio de

Comercio Exterior

PODER EJECUTIVO

Archivo Nacional

Ejerce control

concreto y emisión de normativa obligatoria

Otros Poderes de la República AN no ejerce control concreto ni emite normativa obligatoria

ORGANISMO ELECTORAL PODER LEGISLATIVO PODER JUDICIAL

Tribunal Supremo de Elecciones

Asamblea Legislativa

CGR Defensoría de los Habitantes

Corte Suprema de Justicia (Salas)

Tribunales Juzgados

OIJMinisterio Público

Defensa Pública Escuela Judicial

Centro electrónico de Información Jurisprudencial

Sector Público Descentralizado Institucional AN no ejerce control concreto ni emite normativa

obligatoria

INSTITUCIONES AUTÓNOMAS

INSTITUCIONES SEMIAUTÓNOMAS

EMPRESAS PÚBLICAS ESTATALES

ENTES PÚBLICOS NO ESTATALES

ENTES ADMINISTRADORES DE FONDOS PÚBLICOS

EMPRESAS PÚBLICAS NO ESTATALES

35 instituciones 8 instituciones

21 empresas 50 entidades

6 empresas 1 entidad

Sector Público Descentralizado Territorial AN no ejerce control concreto ni emite normativa obligatoria

SAN JOSÉ ALAJUELA

HEREDIA CARTAGO

PUNTARENASGUANACASTE

20 municipalidades 15 municipalidades



LIMÓN

6 municipalidades


•Instituciones de la Administración Central: el Archivo Nacional puede realizar de oficio inspecciones a los archivos centrales y de gestión y emitirles disposiciones de carácter obligatorio y recomendaciones técnicas.

•Poderes Judicial y Legislativo, Organismo Electoral , instituciones autónomas, semiautónomas, empresas públicas estatales y no estatales , entes públicos no estatales, municipalidades y universidades públicas: en el caso de que la institución acceda a que el Archivo Nacional inspeccione su desarrollo archivístico, el órgano rector solo podrá emitir recomendaciones.

2. Fiscalización. Obligatoria para

el Poder Ejecutivo y para las demás instituciones del

sector público costarricense se puede efectuar con la anuencia de la institución

involucrada


•La competencia de la CNSED fue asignada de manera exclusiva por la ley, en tutela del patrimonio histórico cultural como bien de la Nación

•Poderes Judicial y Legislativo, Organismo Electoral , instituciones autónomas, semiautónomas, empresas públicas estatales y no estatales , entes públicos no estatales, municipalidades y universidades públicas: no están sometidos a la consulta obligatoria a la CNSED para la eliminación de documentos.

3. Determinación del valor

científico cultural de los

documentos.

La CNSED es el único órgano competente a

nivel nacional para determinar el valor

científico cultural de los documentos.


•La Constitución Política protege el patrimonio cultural e histórico de la Nación (art. 89), los documentos declarados con vcc son parte de ese patrimonio. •El Archivo Nacional es la institución con potestad para verificar la conservación y custodia de los documentos con valor histórico cultural. •Al Archivo Nacional le corresponde la custodia final del patrimonio documental, por lo que las instituciones no pueden apropiarse de los documentos con vcc, independientemente del grado de autonomía que posean

4. Potestad de verificar el estado de conservación y

custodia de los documentos con valor científico

cultural. El Archivo Nacional es el órgano

encargado de proteger el patrimonio

documental de la Nación


•Artículo 2.La presente ley y su reglamento regularán el funcionamiento de los órganos del Sistema Nacional de Archivos y de los archivos de los poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo y de los demás entes públicos, cada uno con personalidad jurídica y capacidad de derecho público y privado, así como de los archivos privados y particulares que deseen someterse a estas regulaciones.

5. Ámbito de aplicación de la

Ley 7202.

.

Importante

• El legislador pretendió someter a todos los entes del Estado a las disposiciones de la Ley n°7202. Si los entes emiten normativa interna en materia archivística, debe estar ajustada a las disposiciones establecidas por el legislador en esta materia.

Importante

• Las obligaciones de la Ley n°7202 son oponibles a todos los órganos y entes públicos sin perjuicio de lo indicado en cuanto a que deben interpretarse conforme a la CP aquellas normas que puedan atentar contra la autonomía administrativa o política, como por ejemplo las que se refieren al control concreto de los órganos del Poder Ejecutivo.


•Debe existir coordinación entre el Poder Central y los demás entes públicos.

•Puede existir un sometimiento voluntario de las instituciones con autonomía que deseen encontrar orientación en materia archivística del órgano rector.

•El sometimiento voluntario no atenta contra la autonomía de los entes públicos, pues son ellos los que ponen en consideración del Archivo Nacional un tema específico.

6. Sometimiento voluntario de los

entes y órganos con independencia

administrativa o política ante el órgano rector.

Estrategia para la Rectoría del SNA a la luz de los dictámenes de la PGR

Políticas, directrices y normativa técnica

Obliga

Poder Ejecutivo

Instruye

Poder Legislativo

Poder Judicial

Y demás entes públicos con autonomía

administrativa y política

Junta Administrativa del Archivo Nacional

Tres tareas pendientes del órgano rector en esta materia

Revisar directrices vigentes y determinar su modificación respecto al contenido que pueda atentar contra la autonomía de los entes públicos

Revisar y actualizar los requisitos y procedimientos de los servicios de inspección y valoración documental, establecidos en la guía de trámites del Archivo Nacional

La Comisión del Archivo Nacional que trabaja en la redacción de las reformas

a la Ley n°7202 deberá tomar en cuenta los dictámenes de la PGR

A corto plazo A mediano plazo

Fiscalización a instituciones que componen el Sistema Nacional de Archivos

Archivo Nacional fiscalizará

De oficio

• Instituciones del Poder Ejecutivo

Con aprobación del jerarca

• Todos los demás entes de los Poderes Legislativo, Judicial y que posean autonomía administrativa o política


Las inspecciones a las instituciones del Poder Ejecutivo

• Generarán disposiciones de carácter obligatorio y recomendaciones técnicas

• Se les dará seguimiento a su ejecución

• En caso de incumplimiento injustificado se entablarán las denuncias administrativas o judiciales del caso


Las inspecciones a los Poderes Legislativo, Judicial y demás entes que posean autonomía administrativa o política

realizadas con la anuencia del jerarca

•Producirán recomendaciones técnicas

•No se interpondrán denuncias en caso de incumplimiento

Verificación de la conservación y custodia de documentos con valor científico cultural

Archivo Nacional posee potestad para

Verificar la conservación y custodia de los documentos con valor histórico cultural de todas las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos, independientemente de su naturaleza jurídica y tipo de autonomía, a través de visitas in situ ordenadas de oficio o para atender alguna denuncia

Si se comprueba pérdida, extravío o eliminación de documentos con valor científico cultural

Se interpondrán las denuncias administrativas o judiciales que correspondan; independientemente si la institución pertenece al Poder Ejecutivo o a los demás Poderes del Estado o entes públicos con autonomía administrativa y política

Atención de denuncias contra los Poderes Legislativo, Judicial y demás entes que posean autonomía administrativa o política

Archivo Nacional procederá a trasladar la denuncia al jerarca

y a la auditoría interna de las

instituciones o entes denunciados, para lo de su competencia.

Se comunicará al denunciante sobre el trámite efectuado y las razones por las que se traslada a

dichas autoridades.

Transferencia y conservación de documentos

El Archivo Nacional es el órgano competente para proteger el patrimonio cultural e histórico documental de la Nación, de acuerdo con la Ley n° 7202.

Los documentos con valor científico cultural son bienes culturales de la Nación, amparados por el artículo 89 de la Constitución Política, por lo que ninguna institución puede apropiarse de los documentos que producen y posean este valor.

Transferencia y conservación de documentos

El Archivo Nacional solicitará, de acuerdo con los resultados de las visitas de verificación sobre el estado de conservación y custodia de los documentos con valor científico cultural o su plan de transferencias, los documentos que deberán transferir las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos. Estas instituciones deben remitir sus documentos con valor científico cultural según lo establecen los artículos 3, 4, 8, 46 y 47 de la Ley 7202 y 60 al 65 y el 67 del nuevo Reglamento Ejecutivo a la Ley 7202.

Valoración, Selección, Eliminación de Documentos

• Se reitera que la CNSED es por ley, el único órgano competente para determinar el valor científico y cultural de los documentos, en tutela del patrimonio histórico cultural como bien de la Nación

• Recordar que todas las instituciones mencionadas en el artículo n° 2 de la Ley 7202 deben ajustar sus regulaciones internas a la normativa técnica general emitida por la CNSED


La CNSED continuará emitiendo declaratorias generales con valor científico cultural de unidades administrativas comunes y declaratorias

generales sectoriales (universidades, municipales,

bancos estatales, energía, etc.)


Se mantiene el deber de las instituciones de elaborar tablas de

plazos de conservación de documentos

Todas las instituciones del SNA deben tener presente que no

pueden eliminar documentos que hayan sido declarados por la CNSED

como de valor científico cultural.


• Las instituciones con autonomía que lo deseen, pueden solicitar orientación en materia archivística del órgano rector

Existe un deber de coordinación entre el Poder Central y los entes públicos descentralizados

• Deben respetar los procedimientos y requisitos establecidos

Las instituciones que presenten sus

tablas de plazos ante la CNSED

Otros temas regulados en la Ley n° 7202

Asesorías en Archivística

Actividades de capacitación

Actividades de Difusión

Archivista miembro de la

JAAN representante de los archivos

del SNA

Personal y funciones de los archivos

del SNA

Informe de desarrollo

archivístico

CISED

19, 20 y 21 de julio de 2017

San José, Costa Rica

Guiselle Mora Durán

[email protected]

Natalia Cantillano Mora [email protected]

Rectoría del Sistema Nacional de Archivos: nueva

estrategia

Documents

Rectoría del Sistema Nacional de Archivos: nueva estrategia · las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos. Estas instituciones deben remitir sus documentos con