REDACCION COMERCIAL

5/17/2018 REDACCION COMERCIAL - slidepdf.com

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REDACCIÓNREDACCIÓN COMERCIALCOMERCIAL Y SU Y SU

IMPORTANCIA EN LOSIMPORTANCIA EN LOS

NEGOCIOSNEGOCIOS

Facilitadora:Facilitadora:

Lic. María Isabel Luna PérezLic. María Isabel Luna Pérez

M2G&JB



La comunicaciónLa comunicación

• Vivimos en la eradel conocimiento,lo que demandauna claracomunicacióntanto oral como

escrita



La comunicaciónLa comunicación

• Puesto que gran parte del trabajorealizado en la oficina se hace

oralmente, será necesario que losdiálogos, mensajes, preguntas einstrucciones, sea claros, seguros,comprensibles y corteses.



Modos de comunicaciónModos de comunicación

• Hoy día los modos de comunicación sonmenos formales.

• Los compañeros se llaman entre sí por

su nombre de pila y algunosproveedores, clientes y personal engeneral, también lo hacen

• Se ha producido una relajación en ellenguaje empleado, con un aumento enel uso de frases coloquiales



Modos de ComunicaciónModos de Comunicación

• Sin embargo, a algunaspersonas puede no gustarles

ese tipo de trato y debemostener el tacto suficiente parareconocer este tipo desituaciones.



Consideraciones generalesConsideraciones generales::

comunicación escritacomunicación escrita • La escritura, es uno de los

medios de comunicación másantiguos de la humanidad.



Consideraciones generalesConsideraciones generales::

comunicación escritacomunicación escrita • Poco a poco, a través del

tiempo, los escritos han ido

evolucionando hacia ladespersonalización



En lEn la comunicacia comunicacióónnescritescritaa

• Hay que asegurarse de:• Que los detalles están claros

• Tener a mano cualquier documentación

que se necesite consultar • Dar los detalles con un orden lógico

• Transmitir la información en palabras yexpresiones precisas y apropiadas deloyente



La comunicación escritaLa comunicación escrita::Presentación de ideasPresentación de ideas

• Se divide en tres partes:• la apertura,

• el cuerpo y

• la conclusión.



La Apertura del MensajeLa Apertura del Mensaje

• Persigue captar la atención dellector

• Trata de dejar una buenasensación

• Debe tener una estructura lógica yun orden secuencial



El CuerpoEl Cuerpo del Mensajedel Mensaje

• Consiste en el desarrollo delmensaje

• Debe despertar el interés



ConclusiConclusióónn

• Debe resumir el contenido

• Proponer o resolver algo que sepresenta en el documento (objetivo)

• Agradecimiento y despedida



CÓMO DAR BUENA IMPRESIÓN

• Al escribir, mucha gente intentaimpresionar.

• Utiliza frases largas ycomplicadas juntamente conpalabras enrevesadas.

• De hecho, estas frases no

impresionan en absoluto, másbien lo contrario.



CÓMO DAR BUENA IMPRESIÓNCÓMO DAR BUENA IMPRESIÓN

• Sus lectores desean que la lecturasea fácil y directa, para así poderconcentrarse en el contenido, en

lugar de en el estilo.

• El secreto de una buena redacción

pasa por conseguir una propuestasencilla y fácil de leer.



SoluciónSolución

• Como regla general, si no empleauna palabra en su lenguaje diario, nola use en la propuesta.

• Si no acostumbra a decir:"Permítame que llame su atenciónsobre el punto antes citado..." no loescriba.

• Simplemente inicie con un: "Comoya he mencionado antes..."



PRIMERA REGLA DEPRIMERA REGLA DE LLAABUENA REDACCIÓNBUENA REDACCIÓN

• Escribir de forma sencilla:

•Párrafos cortos

•Frases cortas

•Palabras cortas



ALGUNAS PALABRAS SON CULPABLES DEALGUNAS PALABRAS SON CULPABLES DEQUE CIERTASQUE CIERTAS CARTASCARTAS RESULTENRESULTEN

DIFÍCILES DE ENTENDER DIFÍCILES DE ENTENDER

• Conectores como: "hasta estemomento", "a pesar de" y"etcétera"

• Términos pomposos como: "deahora en adelante", "de estemodo! " y "sucesivamente“

UtilízalUtilízaloos sólo cuando nodispongas de otro recurso.



•E E JERCICIO 1JERCICIO 1autoevaluación de habilidades deautoevaluación de habilidades de

escrituraescritura

.



RECOMENDACIONESRECOMENDACIONESpara una buena redacciónpara una buena redacción

• Utilice un lenguaje normal • Sustantivos concretos que den

una imagen clara de algoespecífico (palabras quedenominen cosas: coche, perro,

vacaciones, teléfono, periódico).



RECOMENDACIONESRECOMENDACIONESpara una buena redacciónpara una buena redacción

• Evitar:• Términos abstractos,

especialmente los que no aportan

una imagen visual.–Por ejemplo: situación, actividades,

actuación.

–A la gente le aburre leerlos, y leresultan más difíciles de entender.



LO QUE SE DEBE HACERLO QUE SE DEBE HACER

• Utilizar verbos en voz activa.

• Un verbo es un término que remite auna acción: correr, ayudar, encontrar,utilizar, exagerar, etc.

• Los verbos en voz activa son los que seutilizan cuando el sujeto de la frase

hace algo: "ayer conocí a un clientemuy importante".



LO QUE SE DEBE HACERLO QUE SE DEBE HACER

• Los verbos en voz pasiva, son aquellosen los que el sujeto recibe la acción:"ayer fui conocido por un cliente muy

importante".• Son lentos y pesados, en contraposición

a los verbos en voz activa que le

confieren a la propuesta mayor vida,dinamismo y acción



SoluciónSolución• Para estar seguro de que utilizas un

verbo en voz activa, pregúntate quiénlleva a cabo la acción y colócalo en

primer lugar.• Si fueses pisoteado por un elefante, el

elefante es quien lleva a cabo elpisoteo.

• Inicia la frase con el sujeto y,entonces, lograrás una frase muchomás natural: el elefante me pisoteó.



EVITAR EVITAR • El abuso de frases hechas hace que

éstas pierdan significado y que el lectorlas obvie.

• Piensa que si recurres a expresionescomo "cubrir las necesidades delcliente" o "una amplia variedad deproductos y servicios", tu

argumentación perderá fuerza.• Casi siempre hay un modo mejor de

decir lo mismo sin variar la frase.



CÓMO ESCRIBIR CARTASCÓMO ESCRIBIR CARTAS

Normas GeneralesNormas Generales• Si no nos gusta escribir cartas, lo menos quepodemos hacer es seguir unas normaselementales a la hora de escribir nuestra

correspondencia• Hay que contestar lo antes posible a lascartas recibidas

• Si la carta contenía una pregunta, la carta

enviada puede limitarse a su respuesta, yaque la persona que nos envió la cartaespera nuestra respuesta con impaciencia



Las 3 claves en todoLas 3 claves en todo

escrito sonescrito sonClaridadConcisiónSencillez

En general, las cartas no han de ser

demasiado largas. Lo esencial es que seescriba la idea correctamente, aunque seaen pocas lineas.



EJERCICIO 2EJERCICIO 2Escoja un tema para escribir una carta:Escoja un tema para escribir una carta:presentación, búsqueda de empleo opresentación, búsqueda de empleo orenuncia, queja, acuse de recibo, etc.renuncia, queja, acuse de recibo, etc.



LA CORRESPONDENCIA

La palabra carta se deriva del latín charta y

significa, papel escrito que se manda a unapersona para darle cuenta de algo. Se llamatambién epístola, misiva o comunicación.

Tomando en cuenta la forma de suredacción, la carta es realmente unaconversación. Por eso, todas las normas y

requisitos exigidos por esta , son tambiénnecesarios para la carta.

http://www.monografias.com/trabajos5/recicla/recicla.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/perde/perde.shtml

http://www.monografias.com/trabajos12/fundteo/fundteo.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/ortografia/ortografia.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtml

http://www.monografias.com/trabajos4/leyes/leyes.shtml











La palabra carta se deriva del latín charta ysignifica, papel escrito que se manda a una

persona para darle cuenta de algo. Se llamatambién epístola, misiva o comunicación.

Tomando en cuenta la forma de su redacción

, la carta es realmente una conversación. Por eso, todas las normas y requisitos exigidospor esta , son también necesarios parala carta.

















LA CARTA COMERCIALLA CARTA COMERCIAL

• Actualmente, la correspondenciacomercial ha perdido parte de lafunción que ejercía en épocas

anteriores como único contactoentre una compañía y susclientes u otras firmas



Ventaja de la carta comercial

La carta comercial tiene varias ventajas otros tipos de

comunicaciones comerciales. Es mucho menos costosaque una visita personal.

Su costo en relación con una llamada telefónicadependerá del tiempo y la distancia. La carta llegará aldestinatario, mientras que una llamada telefónica puedecorrer el riesgo de no ser aceptada.

La carta proporciona, además, un registro escrito de una

transacción, que puede ser utilizado legalmente como unaprueba.

La carta comercial tiene la ventaja adicional de ser

confidencia

http://www.monografias.com/trabajos/lacomunica/lacomunica.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/fuper/fuper.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/coad/coad.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/meti/meti.shtml

http://www.monografias.com/trabajos13/ripa/ripa.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/regi/regi.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/regi/regi.shtml

http://www.monografias.com/trabajos13/ripa/ripa.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/meti/meti.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/coad/coad.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/fuper/fuper.shtml

http://www.monografias.com/trabajos/lacomunica/lacomunica.shtml



Importancia de la Habilidad para Escribir Cartas Comerciales

En primer lugar, si usted puede escribir unabuena carta comercial, le será mucho más fácilconseguir empleo

Su habilidad para comunicarse claramente por escrito le ayudará a ascender en su trabajo y aobtener aumentos de salario.

El mantenimiento de flujo de información esesencial para el funcionamiento de las empresas comerciales de hoy y del futuro.

PP t d tt d t

http://www.monografias.com/trabajos/fintrabajo/fintrabajo.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/salartp/salartp.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/mantenimiento-industrial/mantenimiento-industrial.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/mantenimiento-industrial/mantenimiento-industrial.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/salartp/salartp.shtml

http://www.monografias.com/trabajos/fintrabajo/fintrabajo.shtml



PPartes de una cartaartes de una cartacomercialcomercial

• El membrete – Logotipo (optativo). – Nombre completo de la empresa o la

persona.

– Breve identificación (por ejemplo, maquinariade construcción, pediatra, asesoría jurídica,psicóloga, etc.).

–Dirección (calle, número, piso, ciudad,código postal, provincia, país).

– Apartado postal. – Número de teléfono



La fechaLa fecha

• La fecha se escribe en el ángulosuperior derecho del papel

dejando de dos a tres líneasdespués del membrete, debeincluir el día, mes y año.

• Se escribe exactamente debajodel membrete, procurando quearmonice con éste.



El destinatarioEl destinatario

• Es muy importante que se cite aldestinatario de igual manera en

el sobre que en el interior de lacarta



El saludoEl saludo

• En las cartas comerciales elsaludo es uno de los

componentes primordiales,ya que es el inicio de lacarta, el primer contacto con

el destinatario.



El saludoEl saludo

• Se han estandarizado una serie deexpresiones y f órmulas típicas de saludoque son las más empleadas:

• Señor:

• Muy señor mío:• Estimado cliente:

• Estas expresiones se escriben en el margenizquierdo, dos líneas después de la dirección,

y deben usarse en plural o singular, femeninoo masculino como correspondan



El SaludoEl Saludo

• Otro tipo de fórmulas son aquéllasempleadas en los casos que la cartase dirija a personalidades o que seande carácter oficial. En estos casos sepuede utilizar: –

Excelentísimo señor. – Honorable señor.



La introducciLa introduccióónn

• Sirve para iniciar e introducir elcontenido de la carta.

• El estilo de la introducción essiempre cortés, aunque el tema dela carta sea una reclamación, perotambién directo.



La introducciLa introduccióónn

• Debe escribirse en forma clara y concisa: – La presente tiene por objeto el comunicarle...

– En respuesta a su carta del día ....

– Acusamos recibo de su carta del .....

– Les suplicamos sírvanse ponerse en contacto... – De conformidad con su atento pedido de fecha... – Sentimos mucho no poder contestar ......

– Confirmándole nuestra carta del día ......

– A nuestro pesar nos vemos obligados areclamarles ..........

– Me es grato comunicarle que.......



Cuerpo de la CartaCuerpo de la Carta

• Consta de tres partes: – Introducción

– Desarrollo – Conclusión




• INTRODUCCIÓN: en ella se diráalgo que atraiga la atención del

lector.• Procure que este inicio seaexcelente, pues es el punto dondemuchas cartas son echadas a unlado.




• DESARROLLO: en esta segundafase se exponen los datos que

pueden despertar el interés dellector. Argumentos, hechos ybeneficios, debidamente ordenados,conducen al interés por el objeto,

que debe transformarse en el deseode obtenerlo.




• CONCLUSIÓN: por último, hayque lograr incitar al lector a

actuar, ya sea comprar unproducto, para una cuenta omudar de opinión.

Ó



INTRODUCCIINTRODUCCIÓÓN - DESARROLLON - DESARROLLO- CONCLUSI- CONCLUSIÓÓNN

• En esta estructura se iránmontando las distintas piezas queformarán todo el cuerpo de la

carta • El cuerpo de la carta es la

exposición lógica, ordenada y

concreta del contenido de lamisma.

• El contenido no debe tratar más deun tema

INTRODUCCIINTRODUCCIÓÓN DESARROLLON DESARROLLO



INTRODUCCIINTRODUCCIÓÓN - DESARROLLON - DESARROLLO- CONCLUSI- CONCLUSIÓÓNN

• El contenido no debe tratarmás de un tema

• Se deben redactar párrafoscortos, que irán precedidos ono de sangría, dependiendo deltipo o estilo de la carta

• Es norma dejar una línea enblanco entre párrafos.



FFóórmulas de cierre yrmulas de cierre ydespedidadespedida

• El escrito finaliza siempre con unafórmula cortés, al igual que el saludo odespedida, que introducirá la firma:

– Le saluda atentamente

– Sin otro particular, le saludo atentamente

– Reciba un cordial saludo– Muy atentamente



Fallos deFallos de

correspondenciacorrespondencia

• Hay que suprimir todo lo que sea

superfluo, sea en información uadjetivos.

Fallos deFallos de



Fallos deFallos decorrespondenciacorrespondencia

• NoNo deben aparecer en sus cartas lassiguientes frases:

• Agradeciéndole por anticipado• En respuesta a• Les anticipamos las gracias• Prontas noticias

• Aprovechamos la ocasión• Quedamos a su disposición



Fallos de correspondenciaFallos de correspondencia

• NoNo deben aparecer en sus cartas lassiguientes frases:• En espera de• Quedo de usted

• Muy señores nuestros• Muy señor mío

• De nuestra consideración

• Espero verme honrado• Quedamos a sus órdenes

• Nos complace

• Ponemos en su conocimiento



AnexosAnexos

• Aquellos documentos que se adjuntana la carta.

• Deben citarse en el margen izquierdode la hoja, introducidos por la palabra

Anexos, detallándose el tipo dedocumentos que son



Los estilos deLos estilos demecanografiadomecanografiado

• La forma tradicional de escribircartas es en ESTILOSEMIBLOQUE , es decir párrafossangrados, pero cada vez másse impone la carta en ESTILOBLOQUE



Consejos finalesConsejos finales

• 1.Determine claramente el objetivo• 2.Evite irritar al lector.• 3.Escoja cuidadosamente el tono de la carta.

• 4.Reúna todos los datos posibles sobre eldestinatario• 5.EVITE FRASES como ésta: "si ya envió

respuesta, ignore este áviso".

• 6.Procure que no se transparentedemasiado el propósito de su carta de modoque no resulte hiriente.

L b i tL b i t



Las abreviaturasLas abreviaturas

• Use sólo las necesarias y sobre todo lasobligatorias, como Sr., Sra., Srta., enlas direcciones.

• Sin embargo, estas mismas abreviaturasno deben utilizarse en el saludo nidentro del texto.

– afmo. (afectísimo) – atta. (atenta) – attmte. (atentamente) – q.b.s.m. (que besa su mano) – s.s.s. (su seguro servidor) – Ud., V., Uds., Vds. (usted, ustedes)

L b i tL b i t



Las abreviaturasLas abreviaturas

• Algunas de las más usuales en el ámbitocomercial: – a/c. a cuenta

– admón. administración com. comisión

– ch/ cheque apdo. apartado

– art. artículo D., Da. don. doña

– atn. atención D/A documentos contra aceptación

– depto. Departamento – B.O. Boletín oficial D/L Decreto Ley

– doc. docena, documento c/ cargo



Las mayLas mayúúsculassculas

• Se escribe con mayúscula laprimera letra de la palabra inicial

• Incorrecto: con Cordiales Saludos,Reciba Nuestros Atentos Saludos,Se Despide Muy Atentamente

• Correcto: Reciba atentos saludos,Se despide muy atentamente.



Signos de PuntuaciónSignos de Puntuación

• La coma (,) es la representación deuna breve pausa que haríamos si lafrase escrita fuera pronunciada. Seusa para unir elementos en unadescripción y se elimina cuando sellega al elemento final y debe ser

usada la conjunción "y": la casa, losárboles y el automóvil.




• El punto y coma (;) define una pausamayor que la de la coma. Es el términomedio entre la pausa representada por la

coma y la representada por el punto.Suele separar oraciones de sentidoopuesto o que, siendo largas, guardenentre sí estrecha relación

• Se utiliza también para separar ideascuando sirven de explicación a loselementos de una descripción




• Los dos puntos (:) son una pausa un pocomás larga que el punto y coma que funcionacomo anuncio de que una frase que debe ser tomada en cuenta para entender la anterior

está por ser pronunciada (lo comprendíentonces: había llegado mi fin), o para hacer una cita textual

• Algo importante es que la presencia de los

dos puntos no quiere decir que la palabrasiguiente deba iniciar con mayúsculas. Estees un error bastante común.




• El punto representa la pausa máslarga de todas. Marca el final de unafrase y el inicio de otra.

• Exclamación e interrogación: identificanuna exclamación o una preguntadirectamente. Se escriben al abrir y al

cerrar la exclamación o la pregunta:¿está muy cerca? ¡ya viene!




• Paréntesis: se utilizan abriendo ycerrando una expresión que amplía laposibilidad de comprender una fraseespecífica. El hombre caminó (nuncahabía corrido) lo más rápido que pudo.




• Comillas: destacan palabras o giros (le

llamó “Juan”) y reproducen citastextuales (dijo: “No tienen nada quever”). También encierran títulos departes de obras, títulos de revistas yperiódicos.



Tipos de cartasTipos de cartascomercialescomerciales

• Hay muchos tipos de cartascomerciales, dependiendo del tipo denegocio o servicio

• Órdenes de pedidos• Cotizaciones• Permisos

• Reclamos• Atención al cliente• Solicitudes a otras organizaciones



ReclamacionesReclamaciones• Los escritos de reclamos son aquellos

que dirige un particular o empresa aotra firma para expresar su queja en

los servicios (mercancías en malestado, facturas equivocadas,cambios en los pedidos de género...)

• El tono de la carta debe ser cortés peroexigente -se está usted quejando, nosaludando a la empresa

El MEl M je saje dde o eo



El MEl Mensajeensaje de correode correoelectrónicoelectrónico

• Al escribir un mensaje de correoelectrónico nos haremos las mismaspreguntas que nos hacemos ante

cualquier otro tipo de comunicación:¿Cuál es el motivo del mensaje?

¿Quiénes son los destinatarios delmensaje?

¿Qué queremos obtener de ellos?



Como Redactar une-mail

• El e-mail es una forma decomunicación que debe ser corta,clara y consisa

•

•

•



El AsuntoEl Asunto

• El asunto resulta mucho más importante en uncorreo electrónico que en cualquier otro tipo decomunicación.

• El asunto le permitirá al receptor reconocer eltema del mensaje y decidir si abre ese mensajede inmediato o bien si abre cualquier otro de subuzón de correo.



El Asunto

• Este resulta mucho más importanteen un correo electrónico que encualquier otro tipo de comunicación.

• Le permitirá al receptor reconocer eltema del mensaje y decidir si abreese mensaje de inmediato o bien siabre cualquier otro de su buzón decorreo.



Los destinatariosLos destinatarios

• Una de las grandes ventajas del correoelectrónico es la facilidad para enviarun mensaje a varias personas

simultáneamente.• Sin embargo, esta ventaja no está

exenta de riegos. No hay que caer enla tentación de enviar mensajes a unapersona simplemente porque resultefácil hacerlo.



Los destinatariosLos destinatarios

• Si adoptamos la costumbre deenviar los mensajes únicamente aaquellas personas a quienes lesinteresa de verdad, los receptoresde nuestros mensajes terminaránpor darse cuenta de que nuestros

mensajes merecen la pena serleídos en cuanto se reciban.



•No hay que olvidar que el correoelectrónico, si bien consigue lainmediatez de la comunicación oral,también presenta la permanencia de

la comunicación por escrito.• No hay que escribir nada en un

mensaje que no incluiríamos en

un memorándum.



El motivo del mensaje

• Dada la facilidad de envío del correoelectrónico, resulta fácil caer en latrampa de enviar mensajes sinpararse a pensar si son importanteso no, o a quién no.

• Esto lleva a pérdidas de tiempo,tanto a nosotros como al receptor del mensaje,

LL t



La respuesta a un correoLa respuesta a un correoelectrónicoelectrónico

• Sólo hay que responder cuando senecesite una respuesta

• No debemos enviar una respuesta a

todos los nombres de la lista de correo.En muchos casos, sólo unos cuantosnecesitarán conocer la respuesta.

• Para las respuestas breves, debemos

usar el título para enunciarlas, aunqueluego las incluyamos en el mensaje, yaque muchas personas abren losmensajes sin leer su título.



Ejercicio 3Ejercicio 3Redacte un correo electrónico como loRedacte un correo electrónico como lo

hace habitualmentehace habitualmente



Resumen

• El correo electrónico se ha convertido enla principal forma de comunicación en lamayoría de las oficinas.

• Con el correo electrónico también hansurgido problemas, como el envío masivode mensajes y el descuido del estilo y dela estructura de los mensajes



Resumen

• Al igual que haríamos con cualquier otrotipo de comunicación escrita, antes deenviar un mensaje por correo debemos

pensar en nuestro propósito. • Hay que decidir qué personas

necesitan recibir la informacióncontenida en el mensaje, y estructurarlodel modo más adecuado.



Resumen

• Debemos utilizar nuestroprograma de correo electrónicopara ordenar nuestros mensajes,y así poderlos controlar de modomás efectivo.



GRACIAS POR SUGRACIAS POR SUPARTICIPACIÓNPARTICIPACIÓN

M2G&JB

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