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Carmen de Guerrero MansoObCP - Universidad de Zaragoza
Mérida, 30 de septiembre de 2016
Redacción de pliegos de
prescripciones funcionales
Jornada Taller “Desarrollo de procesos de Compra Pública de Innovación”
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¡¡IMPOSIBLE hacer pliegos tipo!!
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• Características de las especificaciones funcionales
• Las especificaciones funcionales en la Directiva 2014/24
• Posibles métodos (teóricos) para elaborar clausulas funcionales
• Criterios para redactar los pliegos funcionales
Sumario
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Contexto: ¿Cómo comprar innovación?
Antes- Establecer y definir necesidades- Involucrar a los proveedores: mapa de demanda temprana; diálogo con el mercado; gestión de propuestas no solicitadas- Reparto riesgos y DPI- Decidir si se admiten variantes - Estrategia: PYMEs; Compra pública medioambiental, social, laboral- Elegir el mejor procedimientocontractual
Durante- Evaluación de las propuestas: criterios de selección y de adjudicación- Evaluación de los riesgos- Evaluación de las variantespresentadas (en su caso) - Posibilidad de innovacióndurante el contrato
Después- Reparto de riesgos y beneficios- Administrar los incentivos- Administrar el propio contrato mejora continua
CARACTERÍSTICAS DE LAS ESPECIFICACIONES FUNCIONALES
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¿Qué características tienen las especificaciones funcionales?
a) definen la función, objetivo o rendimiento a alcanzar, – no el producto o servicio objeto del contrato
b) piensan en el resultado que se desea,– no en una solución técnica específica
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¿Qué características tienen?c) Plasman en el pliego lo que se
necesita, no lo que se quiere, – de modo que cada oferente pueda plantear
una manera de resolver el problema– Estar abiertos a alternativas variantes y mejoras en CP ordinaria
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En el fondo son 2 preguntas• Órgano de contratación:
– ¿qué debe hacer el producto/servicio?
• Licitadores:– ¿cómo debe hacerlo?
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Requisitos1. Proporcionar a los licitadores una idea
clara de lo que se está buscando, grado de detalle suficiente (transparencia)
– Entender qué se solicita– Saber por qué
2. Asegurar que las diferentes ofertas sean comparables
ESPECIFICACIONES FUNCIONALES EN LA DIRECTIVA 2014/24
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Especificaciones funcionales en la Directiva 2014/24
• Refuerza su papel:– Se prevén en la Asociación para la
Innovación– Las incluye como posibles maneras de
formular las especificaciones técnicas
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Posibles maneras formular especificaciones técnicas (Art. 42.3):
a) en términos de rendimiento o de exigencias funcionales, incluidas las características medioambientales, siempre que los parámetros sean lo suficientemente precisos para permitir a los licitadores determinar el objeto del contrato y a los poderes adjudicadores adjudicar el contrato.
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Posibles maneras formular especificaciones técnicas (Art. 42.3):
c) en términos de rendimiento o de exigencias funcionales según lo mencionado en la letra a), haciendo referencia, como medio de presunción de conformidad con estos requisitos de rendimiento o exigencias funcionales, a las especificaciones contempladas en la letra b) [normas o estándares técnicos]
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Posibles maneras formular especificaciones técnicas (Art. 42.3):
d) mediante referencia a las especificaciones técnicas mencionadas en la letra b) [normas o estándares técnicos] para determinadas características, y mediante referencia al rendimiento o exigencias funcionales mencionados en la letra a) para otras características.
POSIBLES MÉTODOS (TEÓRICOS) PARA ELABORAR CLAUSULAS FUNCIONALES - TLC-PE- FAST
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• TLC-PE (total life-cycle functional and performance description) relaciona la descripción funcional y los objetivos de desarrollo, categorizandoambos en torno a las distintas fases del ciclo de vida del producto, servicio o suministro
Métodos para elaborar las clausulas funcionales
Producción Entrega Instalación Uso Gestión Mantenimiento Eliminación
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• FAST (Functional Analysis System Technique). El elemento básico del sistema es la función: se describe el objetivo principal que se pretende que desarrolle el producto, servicioo suministro.
Para describir la función recurre a unafórmula de dos palabras: un verbo activo y un sustantivo. El verbo responde a la pregunta: ¿Qué hace
esto?El nombre responde a la pregunta: ¿a qué se
aplica el verbo?
CRITERIOS PARA REDACTAR LOS PLIEGOS FUNCIONALES
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Algunos aspectos previos a tener en cuenta
• Presupuesto y duración máxima del contrato– para mantener los costes a un nivel adecuado según
los beneficios esperados• Cuántos licitadores/proveedores deben participar
– para minimizar el riesgo de no obtener ningún resultado satisfactorio
• Condiciones funcionales y de desempeño mínimas– para entender que se ha llegado a una solución con la
calidad/eficiencia buscada
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Criterios para redactar los pliegos funcionales
1. Tener una idea clara de lo que se está buscando
– Establecer y definir la necesidad– Conocer el estado del arte – Conocer el mercado – Conocer la opinión de los usuarios
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Criterios para redactar los pliegos funcionales (2)
2. Especificaciones comprensibles y comparables:
– Encontrar el equilibro necesario entre la precisión (necesaria para garantizar la presentación de proposiciones y la adjudicación del contrato) y la liberad creadora de los licitadores
– Asegurar que las ofertas sean comparables– Estándares, ecoetiquetas,…
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Criterios para redactar los pliegos funcionales (3)
3. Garantizar la neutralidad: – redactar los requisitos de rendimiento de modo
que no prejuzguen el resultado del procedimiento a favor de un licitador
– Asegurar la competencia
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Criterios para redactar los pliegos funcionales (4)
4. Dejar un margen de libertad:– nuevas soluciones y más participantes, – Estableciendo un grado de detalle suficiente
y requisitos mínimos– previsiones sobre precio/remuneración;
plazos; DPI; riesgos...
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Criterios para redactar los pliegos funcionales (5)
5. Prueba de habilidad técnica: – debe exigirse a los licitadores una prueba
adecuada de su solvencia técnica para proporcionar las prestaciones exigidas por la CPI;
– las soluciones innovadoras exigen habilidades especiales
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Criterios para redactar los pliegos funcionales (6)
6. Especificaciones necesarias para la función o el desempeño – Ligadas al objeto del contrato– Evitar reducir innecesariamente la
competencia7. Posibilidad de introducir criterios
medioambientales y/o sociales
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Pros y contras de la forma definir necesidades
Amplia DetalladaNúmero licitadores Mayor MenorPosibilidad comparar ofertas Compleja SencillaCompetencia real Menor MayorDefinir necesidad Más sencillo Más complejoEvaluar Eº cuestión, consultas mercado, DPI, Riesgos
Más complejo Más sencillo
Sensación operadores, incitar a concurrir
Difusa, menos participación
Concreta, más participación
Posibilidad lograr un resultado utilizable
Genérico Concreto
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¿Debo utilizar especificaciones funcionales?
• Conocer la estructura organizativa de la entidad contratante y de sus necesidades de compra
• Análisis funcional de las necesidades de la entidad contratante– AENOR UNE-EN 16271:2013
• Plasmar las especificaciones funcionales
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Análisis funcional, 3 parámetros:
• Datos financieros internos: ciclo de vida completo– Presupuesto anual y datos adicionales
• Datos cualitativos internos– Objetivo, finalidad y función del bien,
producto o servicio• Análisis de mercado
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Requisitos funcionales SMART
• SMART:– Específicos (Specific): describir el objetivo
clara y concretamente, vinculado a un número, cantidad, porcentaje, y otros datos cuantitativos.
– Medibles (Measirable): debe haber un sistema, un método y un procedimiento para determinar la medida en que el objetivo se ha alcanzado en un determinado momento.
Guía WaterPipp
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Requisitos funcionales SMART
– Aceptables (Acceptable) ¿hay apoyo para lo que se está haciendo? ¿Está en línea con la política y los objetivos de la organización?
– Realistas (Realistic): ¿es un objetivo alcanzable?
– En Plazo Fijo (Fixed Timeframe): Clara fecha de inicio y de finalización.
Guía WaterPipp
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Plasmar especificaciones funcionales
• Necesidades a satisfacer por el producto • Etapas previstas para el desarrollo del
producto• Esquema soluciones que el proveedor puede
ofrecer (guía mínima, dejando espacio innovación). Neutralidad tecnológica
• Mejora esperada, ventaja competitiva• Descripción ciclo vida total del producto
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Plasmar especificaciones funcionales
• Posibilidad variantes • Uso que se dará por el proveedor y por el
cliente• Marco límite de soluciones: evitar que estén
fuera de los ejes estratégicos del cliente• Interacciones clientes público-proveedor
durante el contrato y el ciclo de vida producto
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¡Gracias por su atención!
http://www.obcp.es/http://www.unizar.es/
