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PAULA ANDREA GÓMEZ VELASCO

ESPECIALIZACIÓN EN ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA EMPRESA

CERO PAPEL

Oficinas cero papel u oficina sin papel es la metodología que usan las empresas para reducir sistemáticamente el uso del papel mediante la sustitución de este por soportes y medios electrónicos.

Utilizando las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones se esta buscando que las empresas u organizaciones vayan reduciendo paulatinamente el uso de papel contribuyendo a la protección del medio ambiente pero sin desaparecerlo por completo por que de todas maneras existen procesos que requieren su uso.

PORQUE REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL

Inicialmente todos pensamos que la evolución de las tecnologías de información ayudaría a reducir al máximo el consumo de papel, pero exactamente el auge de las TIC hizo todo lo contrario el consumo de papel para impresión y escritura creció por encima del 10% entre los años 1980 y 2000  y el 30% del papel que consumimos actualmente corresponde a funcionalidades que hace 10 años no existían.

Los efectos ambientales del entorno tecnológico son muy grandes por los residuos que hace posible la impresión: tóner, embalajes, impresoras, faxes, etc.

Adicionalmente el consumo energético para producir un papel y para realizar la impresión son muy altos sabiendo que los documentos una vez finalizado los tramites terminan almacenados en un archivo solo de consulta lo que puede cambiar pasando a ser generado, tramitado y archivado digitalmente.

• Obtener una hoja de papel a partir de 100% de madera precisa 17 Wh y a partir de papel reciclado, 12 Wh.

• Consumo de agua (para obtener 1 tonelada de papel se precisan 2 tonelada de agua si se trata de papel reciclado o bien 15 tonelada si se trata de papel de pasta química).

• Vertidos, que contienen elevada carga contaminante (sólidos en suspensión, compuestos orgánicos halogenados, etc.) y que han de ser depurados

Consumo Energético

VENTAJAS DE LA REDUCCIÓN DE PAPEL

• Eficiencia en el entorno de trabajo• Movilidad y colaboración• Transacciones comerciales a través de la

Red• El correo electrónico, otra forma de

comunicación• La educación on line• Publicaciones digitales• Uso de la Intranet• Uso del correo electrónico• Herramientas de colaboración• Aplicaciones de gestión de documentos

electrónicos de archivo y gestión de contenido

BARRERAS PARA IMPLEMENTAR UNA OFICINA SIN PAPEL

• Malos hábitos de imprimir• Dificultad de implantar la firma

electrónica• Dificultad de lectura en los

monitores• Necesidad de nuevos

equipamientos y tecnologías

Por consumo responsable de materiales, agua y energía

• Impresión y fotocopiado (se puede lograr un 20% de ahorro)

• Consumo de electricidad (se puede lograr un 10% de ahorro)

• Consumo de agua (se puede lograr un 10% de ahorro)

• Disposición de basura (se puede lograr un 20% de ahorro)

AHORROS ECONÓMICOS

Una empresa cero papel u oficina verde esta completamente comprometida con el medio ambiente.

ORACLEOracle, una de las grandes empresas de Software del mundo intenta eliminar las impresoras de sus oficinas. Sus empleados han sido entrenados para hacer todas sus transacciones sin moverse de sus escritorios, ahorrando cerca de 4.000 kilos de papel por semana en todo el mundo y cerca de 1.000 millones de dólares al año. 

Se ha logrado reducir el 80% del papel que utilizaban los más de 30.000 empleados que trabajan en diferentes partes del mundo.

Entre las operaciones más frecuentes que ya no requieren papel figuran las hojas  de gastos, las compras y ventas, los pedidos, las transferencias bancarias y las nóminas.

También se están ahorrando toneladas de papel en el área de contabilidad, transacciones administrativas, contratos, formularios de todo tipo, presupuestos, memos, informes, archivos y hasta la compra de tiquetes aéreos y reservas de hoteles. 

Además de ahorrar papel, esta práctica ayuda a disminuir los niveles de error, a aumentar la transparencia de los procesos y se asignan mejor los recursos económicos.

Se han mejorado los procesos comerciales, administrativos y de gestión, de forma que sea posible una reducción drástica del uso del papel como soporte de información en favor de la sustitución de soportes electrónicos, reduciendo un 25% el tiempo dedicado a desarrollar tareas relacionadas con la búsqueda, distribución, impresión, copia y archivo de documentos en papel, así como una reducción significativa del coste económico y medioambiental que supone la utilización del papel en dichos procesos.

CAJA MADRID

• Eliminación de un total de 600.000 expedientes anuales .

• Eliminación del 100% de los listados en soporte papel .

• Habilitar la firma electrónica a todos los clientes.

• Gestión de circulares y comunicados internos a través de

su Intranet corporativa .

• Correspondencia electrónica por Internet a clientes.

• Programas de formación, sensibilización para la

utilización cada vez menor del papel.

• Creación de un centro corporativo de digitalización de

documentos.

• Despliegue de 150 escáneres integrados en red local.

• Uso de tablet PCs entre los empleados.

• Implantación del modelo documental corporativo.

Telefónica, La Caixa, Microsoft y decenas más han lanzado iniciativas similares orientadas a cumplir poco a poco con el paradigma de la oficina sin papeles; pero sin lugar a dudas es el concepto de e-gobierno el que ha vuelto a impulsar la gestión documental y la idea de “ paperless office”.

El e-gobierno ha marcado como objetivo la eliminación del papel y la reducción del tiempo en los procesos administrativos mediante la implantación de tecnologías de gestión del ciclo de vida de la información y la adopción de metodologías documentales afines al concepto de oficina sin papeles.

En España, la adopción de la factura digital por parte del la Agencia Tributaria y el apoyo del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio de España

En Colombia las entidades gubernamentales lideran este proceso mediante el eslogan Vive Digital

OTRAS GRANDES EMPRESAS

Podemos pues concluir que el slogan futurista de la “paperless office” que se inició hace más de 30 años puede en la actualidad hacerse realidad aunando por un lado los últimos avances de las nuevas tecnologías de gestión documental, de registros, input management y workflows, y por otro lado de un necesario cambio organizativo y de mentalidad en el usuario final.

CONCLUSIÓN

GRACIAS

TO

ME

MO

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CI E

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I A D

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