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Gestión administrativa
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Concepcionistas Misioneras de la Enseanza Misin Apostlica Nacional REFLEXIN SOBRE EL ACOMPAAMIENTO DE LA GESTIN ADMINISTRATIVA DE LOS
EQUIPOS DIRECTIVOS CONCEPCIONISTAS
El mdulo de la gestin administrativa fue una muy buena oportunidad para hacer revisin de los procesos administrativos que impulsan los equipos directivos de los centros educativos concepcionistas y, particularmente, las tareas que se desarrollan desde la Misin Apostlica a fin de acompaar a los Equipos y potenciar su misin.
El revisar las tareas que deben desarrollar los equipos, quines son responsables, los
tiempos dedicados, la utilidad de dichas tareas y su finalidad ha sido un elemento clave para potenciar la gestin. Para m es importante reconocer que los equipos directivos tienen fortalezas y debilidades y, en la medida que se apoye para la concientizacin de las mismas, se puede avanzar en el logro de una gestin de mayor eficiencia que responda a la misin que tenemos propuesta.
Para la presente actividad tom en consideracin, por una parte (ficha 1), los recaudos
administrativos de uno de los centros concepcionistas ya que esta realidad se replica en la mayora de los centros y para la segunda parte (ficha 2) me bas en las actividades que desarrollo desde la misin que llevo a cabo que es la Direccin de la Misin Apostlica Provincial de los Centros Educativos Concepcionistas.
Requisitos
Administrativos
(P) o
(A)
Qu favorece su
realizacin?
Qu obstaculiza
su realizacin?
Responsable
(s)
Acta de inicio de
actividades
P
Tener registro de la fecha y del personal que asisti al inicio de la actividad escolar. Es una constancia ante el MPPE de la regularidad del inicio de actividad
El que al ser el
primer da, con
frecuencia, este
requisito
administrativo se
descuida como
menos importante
Director
Se delega a la
secretaria
Matrcula Inicial
P Garantizar que existe registro de todos los alumno(as) del plantel ante el MPPE y esto permite la continuidad de sus estudios
La dificultad que presenta el sistema de inscripcin implementado por el MPPE.
Director y Coordinadora del Control de Estudios y Evaluacin
Modificaciones
de matrcula
P Permite la inscripcin de los alumnos(as) en centros diferentes al del inicio. Es una garanta para el centro de cules son los alumnos de los que tiene que responder oficialmente
La negligencia en
la formalizacin de
los procesos.
Cuando no existe
un control riguroso
de la asistencia de
los alumnos
Director y
Coordinadoras
de Nivel.
Concepcionistas Misioneras de la Enseanza Misin Apostlica Nacional
Seguimiento del
plantel y
renovacin
P Tener toda la documentacin al da del personal, los requisitos de funcionamiento y permisologa del centro educativo
La negligencia del
personal en traer
sus recaudos y la
dificultad para
conseguir los
permisos,
fundamentalmente
el de bomberos.
Director y
secretaria
Acta
constitutiva de
los Consejos
Educativos
P La posibilidad de generar
mayores oportunidades de
participacin a los padres,
madres y representantes
La poca funcionalidad de esta propuesta. El desinters o imposibilidad real de muchos padres, madres y representantes para comprometerse en los comits
Director
Estadstica P Tener la visin general del
centro en cuanto al
alumnado, personal,
condiciones de
infraestructura. Datos
numricos generales y
especficos.
El no contar con la informacin exacta y la repeticin de datos que hace que una misma persona se contabilice ms de una vez y aparecen los datos abultados
Director, con
apoyo de las
coordinacione
s y lo
transcribe la
secretaria
Cronograma
para la
actualizacin y
socializacin de
las normas de
convivencia
P Tener criterios comunes
para el funcionamiento del
centro educativo, los cuales
son revisados, conocidos y
aprobados por todos los
miembros.
Tambin favorece la
participacin e integracin
de los distintos miembros
de la comunidad educativa
El conocimiento y o
profundizacin de la
filosofa del centro
La poca
participacin de los
padres, madres y
representantes.
La desmotivacin
por la rutina de
tener que hacer la
revisin
anualmente
Director,
subdirectora y
el equipo de
coordinadoras
de nivel
Concepcionistas Misioneras de la Enseanza Misin Apostlica Nacional
La Gestin del Equipo de la Misin Apostlica
Tareas Responsables Tiempos Informacin que
proporciona
Sirve para
Revisin de
correo para
verificar
informacin
Responsable
Misin
Apostlica
30 Recibir informacin de los
equipos directivos de los
centros educativos
concepcionistas
Confirmar que se
est dando
seguimiento a los
procesos de
acompaamiento de
cada centro, verificar
que se reciban las
informaciones y
aclarar dudas
Visita a los
centros
educativos
concepcionistas
segn
cronograma
Director(a) de
cada centro
Una
maana
Depende del equipo que se
rena (Directivo, Pastoral o
Docente)
Dar seguimiento a la
puesta en prctica
del Plan Estratgico
de la Misin
Apostlica
Concepcionista
(PEMAC)
Saludo al
personal
Coordinador(a)
de cada nivel
20 Conocimiento del personal
de los distintos centros
Generar un mayor
acercamiento a los
miembros del
personal
Reunin con el
equipo que
corresponda
segn el
cronograma
(directivo,
pastoral,
docentes)
Responsable
de cada
equipo
90 Comunicacin sobre la
puesta en prctica de los
lineamientos del Plan
Estratgico de la Misin
Apostlica Concepcionista
(PEMAC)
Dar seguimiento al
plan operativo de
cada equipo y
realizar los ajustes
pertinentes.
Concepcionistas Misioneras de la Enseanza Misin Apostlica Nacional
Sistematizacin
de los acuerdos y
conclusiones
Responsable
de la Misin
Apostlica y
Secretario(a)
de cada
encuentro
30 Llevar registro de los
procesos
Sistematizar el
proceso de puesta
en prctica del
(PEMAC) en cada
centro.
Analizar el proceso
para tomar
decisiones.
Socializacin de
los acuerdos y
conclusiones
Responsable
de la Misin
Apostlica y de
cada equipo
que se rene
20 Dar a conocer los acuerdos
y conclusiones de cada
encuentro
Fortalecer la
identidad, sentido de
pertenencia y dar
continuidad a
PEMAC
Revisin del
cronograma
Director(a) del
centro
10 Fechas de las
programaciones
Confirmar la
planificacin del
siguiente encuentro
Reporte al
Equipo Provincial
Responsable
de la Misin
Apostlica
30 Resumen de los avances
debilidades de la
implementacin de los
lineamientos del PEMAC en
cada centro
Dar cuenta al Equipo
Provincial de los
avances del PEMAC
en cada centro para
la toma de
decisiones.
Anlisis de las fichas:
Algunas de las reflexiones las sealo a continuacin:
El director(a) de los centros dedica mucho tiempo a dar respuesta al cumplimiento con
los recaudos administrativos los cuales varan con mucha frecuencia en cuanto a
formato y estilo. Esto genera retrasos y dificulta la rutina ya que cada ao es preciso
esperar lineamientos nuevos para dar respuesta a los mismos.
Aun cuando en todos los centros hay equipos administrativos de apoyo (secretaria y o
coordinadores) el director(a) es el ltimo responsable de dar seguimiento a estos
requerimientos. En este esquema solo se han mencionado algunos, sin embargo hay
una proliferacin de exigencias en cuanto a recaudos, las cuales, a su vez, responden
Concepcionistas Misioneras de la Enseanza Misin Apostlica Nacional
muchas veces a las improvisaciones de las autoridades de turno en cada una de las
zonas educativas.
Esta dedicacin a lo administrativo, sin duda acrecentada por las improvisaciones y
notificaciones de ltima hora dificultan la mayor participacin del director(a) en el plano
pedaggico pastoral.
Esta realidad exige contar con equipos intermedios (coordinadores pedaggicos de y
de pastoral) que garanticen la puesta en prctica de los mbitos pedaggico y pastoral,
aspectos claves de la gestin de los centros educativos ya que marcan su razn de ser.
Otro aspecto interesante es que la falta, por parte de los docentes, de valoracin de lo
referido a los recaudos administrativos y su negligencia para aportar las informaciones
pertinentes, con frecuencia, obstaculiza el cumplimiento gil de estos procesos.
Existe un proceso de acompaamiento desde la Misin Apostlica Provincial, sin
embargo, la clave de la continuidad est en cmo cada centro asume estos lineamientos
como aspectos fundamentales de la gestin del centro.
Hasta el momento el acompaamiento est centrado en una persona aun cuando en el
organigrama hay equipos responsables de cada uno de los mbitos de la gestin. Esto
ha hecho que el acompaamiento ms directo sea bastante espordico.
El aspecto antes mencionado pudiera solventarse o minimizar su incidencia si se
aprovecharan ms los medios tecnolgicos.
Se tiene un modelo de gestin compartida, con funciones definidas para cada equipo,
sin embargo, en la prctica se entrecruzan las funciones y muchas veces los
imprevistos y el salir al paso prevalece sobre la planificacin. Esto, en ocasiones genera
confusin, falta de claridad en la consecucin de los objetivos esperados y tareas que
quedan pendientes porque no son asumidas por nadie.
Es importante cuidar que el acompaamiento que se realiza no sea visto como una
carga ms sino que realmente sea un aporte significativo para una gestin de calidad
enmarcada en los lineamientos del MPPE y los propios de la Congregacin de
Religiosas Concepcionistas Misioneras de la Enseanza. (De los ocho centros cinco son
subvencionados y de estos dos de Fe y Alegra) Esto implica que adems hay otras
instancias a las que rendir cuentas de ah la necesidad de analizar bien el por qu y para
qu de los acompaamientos y recaudos solicitados.