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PG_062 POLÍTICA DE PRIVACIDAD RELACIONADA CON PROCESOS DE
TALENTO HUMANO DE LAS COMPAÑÍAS.
Fecha de Revisión:2018-05-25
Rev.: 01
1
REGISTRO DE REVISIONES
Número de Revisión Fecha Sección Cambios Realizados
01 2018 /05/25 Todo el documento Creación del
documento
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CONTENIDO
1. OBJETIVO Y ALCANCE
2. RESPONSABILIDAD
3. AUTORIDAD
4. CONTENIDO
5. Anexos
4.1 ¿Quiénes somos?
4.2 Aceptación de esta Política de Privacidad y Finalidades del Tratamiento de
la información.
4.3 Campo de aplicación.
4.4 Información y datos personales que tratamos
4.5 Vigencia del Tratamiento de la información y datos personales.
4.6 Veracidad de la información.
4.7 Información de niños, niñas y adolescentes menores de edad.
4.8 Uso de cookies.
4.9 Protección, seguridad y confidencialidad de la información y datos
personales
4.10 Derechos que le asisten al Titular de la información.
4.11 Procedimientos para el ejercicio de los derechos de los Candidatos,
Aspirantes, Colaboradores y/o Terceros vinculados.
4.12 Modificaciones a la Política de Privacidad
4.13 Vigencia del Tratamiento de la información y datos personales.
4.14 Reserva de la historia clínica ocupacional
4.15 Línea ética.
5.1 Anexo Colombia
5.2 Anexo México
5.3 Unión Europea.
5.4 Anexo Perú
5.5 Anexo Canadá
5.6 Anexo Los Estados Unidos
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1. OBJETIVO Y ALCANCE
Reconocemos la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de la información personal
que los Titulares de la información suministran a nuestras Compañías a través de los diversos canales
habilitados (incluyendo sitios web, aplicaciones, documentos físicos), y estamos comprometidas con la
protección y Tratamiento adecuado de los mismos, conforme al régimen legal de protección de datos
personales aplicable a cada territorio donde operemos.
Comunicar a los Titulares de la información personal, el tipo de datos, las finalidades del Tratamiento, la
protección y los derechos que le asisten como Titular de la información y los procedimientos para
ejercerlos.
Índice
2. RESPONSABILIDAD
Responsable del tratamiento: Aerovías del Continente Americano S.A. Avianca
Nº registro:890.100.577-6 NIT
Dirección postal: Calle 26#59-15 (Colombia)
Teléfono: 5877700
E-mail: [email protected].
Índice
3. AUTORIDAD
Dirección de Riesgos, Seguridad y Cumplimiento de la Información.
Índice
4. CONTENIDO
4.1 ¿QUIÉNES SOMOS?
4.1.1 Las Compañías:
Aerovías del Continente Americano S.A. Avianca sociedad comercial incorporada en la República de
Colombia quien actúa en calidad de empleador, directamente o a través de sus sucursales legalmente
constituidas en los territorios de Argentina, Aruba, Colombia, Brasil, Curazao, España, Londres, Panamá
y Venezuela.
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Tampa Cargo S.A.S., sociedad comercial incorporada en la República de Colombia quien actúa en
calidad de empleador, directamente o a través de sus sucursales legalmente constituidas en los territorios
de Colombia y Estados Unidos.
Taca International Airlines S.A., sociedad comercial incorporada en la República de El Salvador quien
actúa en calidad de empleador, directamente o a través de sus sucursales legalmente constituidas en
los territorios de El Salvador y Guatemala.
Trans American Airlines S.A., sociedad comercial incorporada en la Republica de Perú quien actúa en
calidad de empleador, directamente o a través de sus sucursales legalmente constituidas en los territorios
de Argentina, Bolivia, Brasil, Guatemala, Paraguay, Perú.
Avianca Ecuador S.A., sociedad comercial incorporada en la República de Ecuador quien actúa en
calidad de empleador en el territorio de Ecuador.
Líneas Aéreas Costarricenses S.A. Lacsa, sociedad comercial incorporada en la República de Costa
Rica, quien actúa en calidad de empleador, directamente o a través de sus sucursales legalmente
constituidas en los territorios de Costa Rica, Cuba, República Dominicana y Venezuela.
Aviateca S.A., sociedad comercial incorporada en la República de Guatemala de Guatemala, quien actúa
en calidad de empleador en el territorio de Guatemala.
Aviaservicios S.A. sociedad comercial incorporada en la República de Guatemala de Guatemala, quien
actúa en calidad de empleador en el territorio de Guatemala.
Pitasa S.A. sociedad comercial incorporada en la República de Guatemala de Guatemala, quien actúa
en calidad de empleador directamente en el territorio de Guatemala.
American Central Corporation sociedad comercial incorporada en los Estados Unidos de América quien
actúa en calidad de empleador, directamente o a través de sus sucursales legalmente constituidas en
los territorios de Estados Unidos, Canadá y Puerto Rico.
Grupo Taca de Chile S.A. sociedad comercial incorporada en la República de Chile, quien actúa en
calidad de empleador en el territorio de Chile.
Isleña de Inversiones, S.A. de C.V., sociedad comercial incorporada en la Republica de Honduras quien
actúa en calidad de empleador en el territorio de Honduras.
Servicio Terrestre, Aéreo y Rampa S.A. sociedad comercial incorporada en la República de Costa Rica,
quien actúa en calidad de empleador en el territorio de Costa Rica.
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Servicios Aéreos Nacionales S.A. sociedad comercial incorporada en la República de Costa Rica, quien
actúa en calidad de empleador en el territorio de Costa Rica.
Servicios Aeronáuticos PilotCrew-CR S.A.. sociedad comercial incorporada en la República de Costa
Rica, quien actúa en calidad de empleador en el territorio de Costa Rica.
Servicios Misceláneos Australes S.A. sociedad comercial incorporada en la República de Costa Rica,
quien actúa en calidad de empleador en el territorio de Costa Rica.
Tripulantes de Taca S.A. sociedad comercial incorporada en la República de Costa Rica, quien actúa en
calidad de empleador en el territorio de Costa Rica.
Vu-Marsat S.A. sociedad comercial incorporada en la República de Costa Rica, quien actúa en calidad
de empleador en el territorio de Costa Rica.
Taca de Costa Rica S.A. sociedad comercial incorporada en la República de Costa Rica, quien actúa en
calidad de empleador en el territorio de Costa Rica.
Pilotos de Taca S.A. de C.V. sociedad comercial incorporada en la República de El Salvador quien actúa
en calidad de empleador en el territorio de El Salvador.
Technical and Training Services, S.A. de C.V. sociedad comercial incorporada en la República de El
Salvador quien actúa en calidad de empleador en el territorio de El Salvador.
Avianca Inc. sociedad comercial incorporada en los Estados Unidos de América quien actúa en calidad
de empleador en el territorio de Estados Unidos.
Taca de Honduras S.A. de C.V. sociedad comercial incorporada en la Republica de Honduras, quien
actúa en calidad de empleador en el territorio de Honduras.
Grupo Taca Panamá S.A. sociedad comercial incorporada en la República de Panamá, quien actúa en
calidad de empleador en el territorio de Panamá.
Nicaragüense de Aviación S.A., sociedad comercial incorporada en la Republica de Nicaragua, quien
actúa en calidad de empleador en el territorio de Nicaragua.
Taca de México S.A., sociedad comercial incorporada en Los Estados Unidos de México, quien actúa en
calidad de empleador en el territorio de México.
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C.R. Int'l Enterprises, Inc. sociedad comercial incorporada en los Estados Unidos de América quien actúa
en calidad de empleador en el territorio de Estados Unidos.
Todas denominadas en adelante individual y colectivamente como las Compañías, quienes para efectos
de la prestación y comercialización de los servicios de transporte aéreo de pasajeros y productos y
servicios conexos tales como paquetes turísticos, servicios de transporte aéreo y/o terrestre de carga,
servicios de mensajería expresa y servicios de courier, servicios aeroportuarios, servicios de
entrenamiento y capacitación, programas de lealtad, podemos actuar bajo las marcas comerciales
AVIANCA, AVIANCA ECUADOR S.A., AVIATECA, LACSA, TACA, AVIANCA CARGO, AVIANCA
SERVICES, AVIANCA TOURS, DEPRISA, PREFERENCIA "Programa para viajes
empresariales", AVIANCA EXPERIENCE AIRPASS, AVIANCA STORE, o solo bajo la marca comercial
AVIANCA, todas respectivamente y como corresponda Responsables y/o Encargadas del Tratamiento
de la información y los datos personales.
4.2 Aceptación de esta Política de Privacidad y Finalidades del Tratamiento de la información.
Para efectos de esta Política, se entiende por “Tratamiento” cualquier operación o conjunto de
operaciones sobre datos personales tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o
supresión de los mismos.
La aceptación de esta Política de Privacidad y del Tratamiento de los datos personales conforme a los
términos de la misma, ocurre cuando el Candidato y/o Aspirante, Colaborador Vinculado mediante
contrato de trabajo, Tercero Vinculado, Colaborador Pensionado y/o Jubilado, proporciona sus datos
personales a través de cualquier canal o medio establecido por Las Compañías, para la correcta
ejecución de los diferentes procesos y procedimientos de Talento Humano.
Conforme se define en este documento, el colaborador vinculado mediante contrato de trabajo y/o los
terceros vinculados, que suministren datos personales propios y/o datos personales de Titulares
pertenecientes a su grupo familiar y/o de sus beneficiarios, conoce y acepta que las Compañías realizan
Tratamiento de información personal, para las finalidades previstas en esta Política, garantizando la
transparencia y cumplimiento de las regulaciones actuales y de las políticas internas de la Organización,
cuando el Colaborador vinculado mediante contrato de trabajo y/o los terceros vinculados actúen
mediante representación o estipulación en favor de otro o por otro, se entiende que lo hacen bajo el
principio de buena fe.
Al aceptar esta Política de Privacidad, y al momento de firmar la autorización en la firma del contrato,
cada uno de los Titulares de la información (incluyendo los del grupo familiar y/o beneficiarios del
Colaborador vinculado mediante contrato de trabajo y/o los terceros vinculados), autorizan que las
Compañías realicen el Tratamiento de su información personal de forma parcial o total, incluyendo su
recolección, almacenamiento, uso, circulación, grabación, procesamiento, transmisión y/o transferencia
nacional e internacional, y únicamente para las finalidades aquí descritas:
4.2.1 Gestión de los Procesos relacionados con Talento Humano dentro de las Compañías.
• Tratar la información personal para el adecuado manejo de todos los procesos relacionados con
Talento Humano dentro de las Compañías, así como para el envío de información relacionada con
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dichos procesos, tales como: Promover los procedimientos de verificación y evaluación de los
aspirantes en los procesos de selección de las Compañías, control y seguimiento del proceso de
contratación, soporte y ejecución de los beneficios colectivos derivados de un contrato de trabajo,
tales como, pero sin estar limitados a: la inscripción del colaborador y sus beneficiarios en el
sistema AVIAJAR para la emisión de tiquetes beneficio, desprendibles de nómina o boletos de
pago, afiliación y pago de las cotizaciones al sistema integral de seguridad social, inscripción y/o
actualización de beneficiarios ante el sistema integral de seguridad social, pago de la nómina,
cursos de capacitación y formación, atención de actividades de bienestar, gestionar el sistema de
seguridad y salud en el trabajo en el ejercicio de las diferentes actividades laborales y/o cualquier
otro tipo de información relacionada directa e indirectamente el cumplimiento de las obligaciones
derivadas de contrato de trabajo, contrato civil o comercial y con la administración del Talento
Humano.
• Suministrar la información personal a las autoridades de control y vigilancia, administrativas, de
policía y judiciales, nacionales e internacionales, en virtud de un requerimiento legal o
reglamentario, en defensa de los derechos y/o de la propiedad de las Compañías, de sus clientes,
usuarios o de sus sitios web para la detección o prevención de fraude, lavado de activos,
financiación del terrorismo, prevención de conflicto de intereses, detección de personas expuestas
pública o políticamente (PEPs), para la prevención, detección, aprehensión o persecución de
actos criminales o cuando Las Compañías de buena fe consideremos que la entrega de la
información y datos personales es en el mejor interés para preservar la seguridad interna y/o
externa.
• Permitir el acceso a la información y datos personales a los auditores o terceros contratados para
llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad comercial que
desarrollamos.
• Consultar y actualizar la información y los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de
mantener la veracidad de la información.
• Contratar con terceros el almacenamiento y/o procesamiento de la información y datos personales
para la correcta ejecución de los procesos y procedimiento propios de Talento Humano, bajo los
estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales estamos obligados.
• Transmitir los datos personales a países distintos de aquellos donde se recolecta la información,
para lo cual las Compañías procuraran la protección de dichos datos conforme a los estándares
legales de seguridad y confidencialidad establecidos en este documento.
• Transferir su información y sus datos personales en caso de cambio de control de una o más de
Las Compañías o de alguna de las unidades de negocio a través de fusión, adquisición, quiebra,
escisión, o creación, a la nueva entidad en control de Las Compañías o de la unidad de negocio.
Si como consecuencia del cambio de control, hay cambio en el Responsable del Tratamiento de
la información y datos personales, dicha situación será informada a los Titulares de la información
y de los datos personales, para que ejerzan los derechos de conformidad con la ley aplicable. Las
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condiciones bajo las cuales los Titulares podrán ejercer sus derechos serán indicadas al momento
de informar el cambio de control.
4.3 Campo de aplicación.
La presente Política de Privacidad de Datos Personales, así como las finalidades antes descritas, aplican
para los Titulares de la información que actúen bajo alguna de las calidades que a continuación se
describen.
4.3.1 Candidatos y/o aspirantes a ocupar una vacante, plaza o cargo en las Compañías (en adelante “candidato”)
Se entiende por candidato, aquella persona natural que manifieste a través de cualquier medio dispuesto
por las Compañías, su interés de participar en los procesos de atracción del Talento Humano. Al aceptar
esta Política de Privacidad, cada uno de los candidatos, actuando en calidad de Titular de la información,
autoriza que las Compañías realicen el Tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo
la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y/o
transferencia a terceros en los términos de la presente Política de Privacidad, para las finalidades
descritas en el numeral 6.1 y especialmente para:
• El envío de correos electrónicos, información relacionada con procesos de selección,
administración de las vacantes disponibles en las Compañías, procesos de contratación y/o
cualquier otro tipo de información relacionada directa e indirectamente con el cumplimiento de las
obligaciones derivadas de contrato de trabajo, civil o comercial con la administración del Talento
Humano.
• Procesos de verificación y consulta de la veracidad de la información, referencias personales y/o
laborales, antecedentes disciplinarios y/o judiciales o aquellos relacionados con listas restrictivas
de riesgos, prevención de lavado de activos, corrupción y financiación del terrorismo.
• Consultar y actualizar la información y los datos personales, en cualquier tiempo.
4.3.2 Colaborador vinculado mediante contrato de trabajo.
El Colaborador vinculado mediante Contrato de Trabajo, es la persona que está vinculada a través de un
contrato laboral con cualquiera de Las Compañías (en adelante “Colaborador vinculado mediante
Contrato de Trabajo”). Al aceptar esta Política de Privacidad, el Colaborador vinculado mediante Contrato
de Trabajo, actuando en calidad de Titular de la información de los datos personales recolectados,
autoriza expresamente que Las Compañías realicen el Tratamiento de los mismos, de forma parcial o
total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión,
transmisión y/o transferencia a terceros países en los términos de la presente Política de Privacidad, para
las finalidades descritas en el numeral 6.1 y especialmente para:
• Enviar información relacionada con los procesos y procedimientos propios de Talento Humano,
tales como: desprendibles de nómina o boletos de pago, beneficios colectivos derivados de un
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contrato de trabajo, solicitud de información relevante para la Compañía, certificados de retención
en la fuente, solicitud de actualización de datos, información de interés, solicitud de documentos,
programación de turnos de trabajo, circulares, políticas, manuales, cursos de capacitación y
formación, reservas y pre-reservas en uso de los tiquetes beneficio, convenios corporativos,
confirmación de baucher para el uso del transporte y/o cualquier otro tipo de información
relacionada directa e indirectamente el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la existencia
de un contrato de trabajo.
• Verificar la veracidad de la información suministrada, consultar referencias personales y/o
laborales, así como consultar en los portales oficiales los antecedentes disciplinarios y/o judiciales.
• Consultar y actualizar la información y los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de
mantener actualizada dicha información.
4.3.3 Terceros vinculados.
Son terceros vinculados las personas naturales, distintas de los colaboradores vinculados mediante
contrato de trabajo, que presten sus servicios o apoyen la ejecución de algunos procesos en Las
Compañías, incluyendo los miembros de las Juntas Directivas de Las Compañías, o se encuentren al
servicio de algún contratista o proveedor de bienes y servicios, bien sea persona natural o jurídica, que
tiene celebrado un contrato civil o comercial con Las Compañías, y que en razón de cualquiera de estos
contratos cumple tareas o funciones de apoyo operativo, técnico, administrativo o comercial, (en adelante
“Tercero vinculado”).
Al aceptar esta Política de Privacidad, el Tercero Vinculado, actuando en calidad de Titular de la
información, autoriza expresamente que las Compañías realicen el Tratamiento de los mismos, de forma
parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento,
supresión, transmisión y/o transferencia a terceros en los términos de la presente Política de Privacidad,
para las finalidades descritas en el numeral 6.1 y especialmente para:
• Enviar información relacionada con los procesos y procedimientos propios de Talento Humano,
tales como: confirmación de reservas y pre-reservas generadas a través de los sistemas de la
Organización, convenios corporativos y/o cualquier otro tipo de información relacionada directa e
indirectamente con el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la existencia de un contrato
civil o comercial con las Compañías.
• Consultar y actualizar la información y los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de
mantener actualizada dicha información.
4.3.4 Grupo familiar y/o beneficiario.
Se entiende por Grupo Familiar, todas aquellas personas naturales que tienen un vínculo de
consanguinidad y/o civil con cualquier Colaborador vinculado mediante Contrato de Trabajo o tercero
vinculado, que disfrute de los beneficios otorgados de manera directa por las Compañías. Es beneficiario,
aquella persona natural que sea registrada en los sistemas de administración de Talento Humano por un
colaborador vinculado mediante contrato de trabajo o por un tercero vinculado, para el otorgamiento de
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los beneficios entregados de manera directa por Las Compañías (en adelante “Grupo familiar y/o
beneficiario”).
4.3.5 Colaborador retirado.
Es aquella persona natural que tuvo un vínculo laboral generado por un contrato de trabajo con alguna
de Las Compañías y que término por cualquiera de las causas legales establecidas (en adelante
“Colaborador retirado”)
Al aceptar esta Política de Privacidad, el Colaborador Retirado, actuando en calidad de Titular de la
información, autoriza expresamente que las Compañías realicen el Tratamiento de los mismos, de forma
parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento,
supresión, transmisión y/o transferencia a terceros en los términos de la presente Política de Privacidad,
para las finalidades descritas en el numeral 6.1 y especialmente para:
• Envió correos electrónicos, información relacionada con los procesos y procedimientos propios de
Talento Humano y que puedan surgir después de la terminación del contrato de trabajo, tales
como: confirmación de reservas y pre-reservas generadas a través de los sistemas, convenios
corporativos y/o cualquier otro tipo de información relacionada directa e indirectamente con el
cumplimiento de obligaciones que se puedan derivar después de la terminación del contrato de
trabajo.
4.3.6 Colaborador jubilado/pensionado.
Es aquella persona natural que tuvo un vínculo laboral generado por un contrato de trabajo con alguna
de Las Compañías y se terminó con ocasión al reconocimiento de su derecho pensional de manera
directa por Las Compañías o reconocida a través del Sistema de Seguridad Social (en adelante
“Colaborador Jubilado /Pensionado”).
Al aceptar esta Política de Privacidad, el Colaborador Jubilado o Pensionado, actuando en calidad de
Titular de la información, autoriza que las Compañías realicen el Tratamiento de los mismos, de forma
parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento,
supresión, transmisión y/o transferencia a terceros en los términos de la presente Política de Privacidad,
para las finalidades descritas en el numeral 2 y especialmente para:
• Envió información relacionada con los procesos y procedimientos propios de Talento Humano,
tales como: confirmación de reservas y pre- reservas generadas a través de los sistemas y/o
cualquier otro tipo de información relacionada directa e indirectamente con el cumplimiento de
obligaciones que se puedan derivar de la terminación del contrato de trabajo o de gestión de
información como pensionado/jubilado.
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4.3.7 Cualquier otro Titular interesado de información que repose en los archivos de
administración de personal (en adelante “otro interesado”)
Al aceptar esta Política de Privacidad, Cualquier Otro Titular Interesado, actuando en calidad de Titular
de la información de los datos personales recolectados, autoriza expresamente que Las Compañías
realicen el Tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, la recolección, almacenamiento,
grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y/o transferencia a terceros en los
términos de la presente Política de Privacidad, para las finalidades descritas en el numeral 6.1 y
especialmente para:
• Envió de información relacionada con los procesos y procedimientos propios de Talento Humano,
tales como: confirmación de reservas y pre-reservas generadas a través de los sistemas internos,
convenios corporativos y/o cualquier otro tipo de información relacionada directa e indirectamente
el cumplimiento de las obligaciones derivadas de un contrato civil o comercial celebrado con alguna
de Las Compañías.
4.4 Información y datos personales que tratamos.
Las Compañías pueden recolectar información y datos personales de: candidatos, colaboradores
vinculados mediante contrato de trabajo, terceros vinculados, grupo familiar y/o beneficiario, colaborador
retirado, pensionado/ jubilado, y/o cualquier otro Titular interesado, la cual puede variar en razón de
requerimientos de autoridades locales, facilidades tecnológicas, naturaleza del contrato, naturaleza de
los beneficios legales y extralegales, entre otros. Para tales efectos, se puede recolectar la siguiente
información y datos personales, los cuales pueden ser almacenados y/o procesados en servidores
ubicados en centros de cómputo, ya sean propios o contratados con terceros, que pueden estar
localizados en la nube o distintos países:
Para el caso de candidatos a ocupar un cargo en Las Compañías, se hace Tratamiento de:
• Nombres y apellidos.
• Tipo y número de identificación.
• Nacionalidad.
• Fecha de nacimiento.
• Género.
• Estado civil.
• Teléfonos fijos y celulares de
contacto del candidato y de las
referencias personales y laborales que
informa en su hoja de vida.
• Direcciones postales y electrónicas del
candidato y de las referencias
personales y laborales que informa en
su hoja de vida.
• Fax (personal y/o laboral).
• Profesión u oficio.
• Perfil Académico.
• Perfil Profesional
Para el caso de trabajadores activos, pensionados, jubilados y demás personas que hayan tenido
un contrato de trabajo con Las Compañías:
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• Nombres y
apellidos.
• Tipo y número de
identificación.
• Fecha de
nacimiento.
• Género.
• Estado civil.
• Teléfono
residencia.
• Teléfono celular.
• Fax (personal y/o
laboral).
• Profesión u oficio.
• Perfil Académico.
• Perfil Profesional.
• Fecha Ingreso.
• Nacionalidad.
• Departamento.
• Grupo sanguíneo.
• Nombre de la
Madre.
• Nombre del Padre.
Nombre de
miembros del
grupo familiar a
incluir como
beneficiarios de
tiquetes.
• Empleo anterior.
• Deficiente Físico.
• Relación con algún
funcionario – grado
de parentesco.
• Tipo Contrato.
• Término Contrato.
• Bono Transporte.
• Ing para pax.
• Sindicato de
Contribución.
• Cargo.
• Sueldo.
• Función.
• Perfil del cargo.
• Días laborados
semana.
• Jornada mensual.
• Jornada semanal.
• Tipo pago.
• Cuenta Bancaria
para pagos de
nómina.
• Agencia pago.
• Fondo Cesantía.
• Fondo Salud.
• Fondo Pensión.
• Caja
Compensación
Familiar.
• Entidad prestadora
de salud EPS.
• Entidad de
medicina
prepagada.
• Certificaciones de
exámenes médicos
de ingreso,
periódicos y de
retiro.
•
*Otros datos necesarios para la ejecución de la relación contractual
Para los terceros vinculados (entendidos estos como: las personas naturales, distintas de los
trabajadores vinculados mediante contrato de trabajo, que presten sus servicios a las Compañías
bajo cualquier contrato diferente del contrato laboral, o que se encuentren al servicio de algún
contratista o proveedor de bienes o servicios, bien sea persona natural o jurídica, que tiene celebrado
un contrato civil o comercial con las Compañías , y que en razón de cualquiera de estos contratos
cumple tareas o funciones de apoyo operativo, técnico, administrativo o comercial):
• Nombres y
apellidos.
• Tipo y número de
identificación.
• Fecha de
nacimiento.
• Género.
• Estado civil.
• Teléfono
residencia.
• Teléfono celular.
• Direcciones
postales y
electrónicas
(personales y/o
laborales).
• Fax (personal y/o
laboral).
• Profesión u oficio.
• Perfil Académico.
• Perfil Profesional.
• Nacionalidad.
• Departamento.
• Relación con algún
funcionario – grado
de parentesco.
• Tipo Contrato.
• Término Contrato.
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Para el caso del grupo familiar y beneficiarios (hace referencia a datos de familiares para el disfrute
de beneficios de tiquetes o beneficios extralegales de acuerdo con los datos de hoja de vida y
formato de inscripción "Documentos beneficiarios").
• Nombre (beneficiario).
• Documento de identidad
• Fecha inicio vigencia (fecha ingreso a Compañía del colaborador).
• Fecha nacimiento (de beneficiario).
• Nacionalidad.
• Departamento.
• País.
• Sexo.
• Parentesco con colaborador.
Los Titulares de la información no estarán obligados en ningún evento a autorizar el Tratamiento de
datos sensibles. Sin perjuicio de lo anterior, en los casos en que para hacer posible la correcta
administración de los procesos de talento Humano, los Titulares suministren algún dato personal
sensible a las Compañías, se entiende que se ha autorizado su uso, para las finalidades expresas
en este documento, lo cuales serán tratados de acuerdo a la política de seguridad de la compañía.
Adicionalmente, para fines de seguridad, las Compañías pueden recolectar, almacenar, compartir y
cotejar con distintas autoridades administrativas, de control y vigilancia, autoridades de policía y
autoridades judiciales, nacionales e internacionales, la información y datos personales, incluyendo
datos biométricos, obtenidos a través de cualquier dispositivo biométrico, de grabación de imagen,
audio o vídeo, ubicados en nuestras instalaciones, (tales como oficinas administrativas, puntos de
venta, salas VIP, módulos de atención en aeropuertos, oficinas administrativas ubicadas en los
diferentes aeropuertos, áreas restringidas de los aeropuertos). Las Compañías informan de este
hecho al público en general mediante la publicación de Avisos de Privacidad situados en los lugares
de recolección de datos personales.
4.5 Vigencia del Tratamiento de la información y datos personales.
La información suministrada por los candidatos a ocupar un cargo vacante dentro de Las Compañías
permanecerá almacenada hasta por el término de un (1) año contado a partir de la fecha del último
Tratamiento, para ser tenido en cuenta en futuros procesos de selección en donde participe el
candidato.
La información suministrada por los trabajadores activos, trabajadores retirados, pensionados,
jubilados y demás personas que hubieren tenido un vínculo laboral directo con Las Compañías,
permanecerá hasta por el término de dos (2) años contados a partir de la fecha del ultimo
Tratamiento, en cumplimiento de obligaciones legales y/o contractuales a su cargo, o por todo el
tiempo necesario para atender las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los
aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información, o en todo
evento previsto en la ley.
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Finalizado el periodo precaucional de dos (2) años, la historia laboral es almacenada físicamente, en
medios electrónicos o demás medios que se dispongan por Las Compañías para tal fin, por todo el
tiempo necesario para atender las disposiciones legales y/o contractuales a su cargo, especialmente
en políticas corporativas, obligaciones legales y/o contractuales o por todo el tiempo necesario para
atender las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos,
contables, fiscales, laborales y de seguridad social, jurídicos e históricos de la información, o en todo
evento previsto en la ley.
4.6 Veracidad de la información.
Es obligación del Titular interesado, suministrar información veraz sobre sus datos personales para
la realización de los procesos de: Atracción del Talento Humano y formalización del vínculo laboral,
así como para hacer posible la prestación del servicio personal contratado, para la administración de
beneficios y obligaciones laborales legales y extralegales de Las Compañías como empleadores,
bajo cuyas condiciones aceptan entregar la información requerida.
Las Compañías presumen la veracidad de la información suministrada y no verificamos, ni asumimos
la obligación de verificar la identidad, así como tampoco la autenticidad de los documentos
entregados por los Titulares de los datos, ni la vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos que
cada uno de ellos proporcione. Por tanto, no asumimos responsabilidad por daños y/o perjuicios de
toda naturaleza que pudieran tener origen en la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o
autenticidad de la información, incluyendo daños y perjuicios que puedan deberse a la homonimia o
a la suplantación de la identidad. Todo lo anterior, sin perjuicio de las sanciones de carácter
administrativo/disciplinario y consecuencias jurídicas derivadas de la existencia de la relación laboral
y que pueden implementar Las Compañías, conforme a lo establecido en la legislación laboral y
políticas internas.
4.7 Información de niños, niñas y adolescentes menores de edad.
Las Compañías, podrán ser depositarias de información de niños, niñas y adolescentes menores de
edad, que tengan un vínculo de consanguinidad o afinidad o simplemente sean parte del grupo
familiar del colaborador vinculado mediante contrato de trabajo, tercero vinculado, grupo familiar y/o
beneficiario, colaborador retirado, pensionado/ jubilado, y/o cualquier otro Titular interesado a Las
Compañías. En el evento en que los padres o representantes legales de estos menores detecten un
Tratamiento de datos no autorizado podrán presentar sus consultas o reclamaciones al correo
electrónico [email protected] Compañías velaremos por el uso adecuado de los datos
personales de los niños, niñas y adolescentes menores de edad, garantizando que en el Tratamiento
de sus datos se respeten las leyes que les sean aplicables, así como el interés superior de ellos, y
sus derechos fundamentales y en lo posible, teniendo en cuenta su opinión como Titulares de sus
datos personales.
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4.8 Uso de cookies.
Las Compañías pueden hacer uso de cookies y otras tecnologías similares, en sus páginas web,
aplicaciones móviles, kioskos electrónicos y en los dispositivos electrónicos utilizados para acceder
a éstos, con el fin de conocer la procedencia, incrementar la funcionalidad y la accesibilidad de los
sitios web, verificar que los usuarios cumplan con los criterios requeridos para procesar sus
solicitudes y para adaptar sus productos y servicios a las necesidades de los usuarios, pudiendo
obtener la siguiente información general:
1. El tipo de navegador y sistema operativo utilizado.
2. Los sitios web visitados.
3. La dirección IP.
4. Duración del tiempo de navegación.
5. Idioma del dispositivo.
6. Los vínculos a los que se accede.
7. El sitio visitado antes de entrar a Avianca.com.
Estas cookies, y otras tecnologías similares pueden ser deshabilitadas y eliminadas por el Usuario
cuando él lo desee. Para este efecto el candidato, colaborador vinculado mediante contrato de
trabajo, tercero vinculado, grupo familiar y/o beneficiario, colaborador retirado, pensionado/ jubilado,
y/o cualquier otro Titular interesado, pueden consultar y/o solicitar la ayuda del navegador de Internet
que utilicen.
Visita nuestra Política de cookies y conoce cómo utilizamos tus datos personales para que tengas
una mejor experiencia.
4.9 Protección, seguridad y confidencialidad de la información y datos personales
La protección, seguridad y confidencialidad de la información y datos personales de los Titulares de
la información, es de vital importancia para las Compañías. Se establecieron políticas,
procedimientos y estándares de seguridad de la información, los cuales podrán cambiar en cualquier
momento a discreción de las Compañías, cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad,
confidencialidad y disponibilidad de la información y datos personales, independientemente del
medio o formato donde se encuentren, de su ubicación temporal o permanente o de la forma en que
éstos sean transmitidos. En este sentido, nos apoyamos en herramientas tecnológicas de seguridad
e implementamos prácticas de seguridad reconocidas en la industria, que incluyen: transmisión y
almacenamiento de información sensible a través de mecanismos seguros, tales como cifrado, uso
de protocolos seguros, aseguramiento de componentes tecnológicos, restricción de acceso a la
información sólo a personal autorizado, respaldo de información, prácticas de desarrollo seguro
de software, entre otros.
Todo contrato de las Compañías con terceros (contratistas, consultores externos, colaboradores
temporales, etc.) que involucre el Tratamiento de información y datos personales de candidato,
colaborador vinculado mediante contrato de trabajo, tercero vinculado, grupo familiar y/o beneficiario,
colaborador retirado, pensionado/ jubilado, y/o cualquier otro Titular interesado, incluye un acuerdo
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de confidencialidad que detalla sus compromisos para la protección, cuidado, seguridad y
preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de los mismos.
4.10 Derechos que le asisten al Titular de la información.
Se le informa al Titular de la información sobre los derechos que las leyes aplicables le conceden
como Titular de sus datos personales y que se enuncian a continuación:
a) Conocer, actualizar y rectificar su información y datos personales frente a la entidad
Responsable del Tratamiento o encargada del Tratamiento de su información y
datos personales.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo
cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el encargado del Tratamiento,
previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a la información y datos personales.
d) Presentar ante las autoridades competentes quejas por infracciones al régimen de
protección de datos personales que le sea aplicable.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de la información y datos
personales en los términos de la presente Política de Privacidad.
f) Acceder a su información y datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento,
previa solicitud a Las Compañías, en los términos de la normatividad vigente que le
sea aplicable. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes
calendario, Las Compañías cobraremos al Titular que solicite dicha información, los
gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos
4.11 Procedimientos para el ejercicio de los derechos de los Candidatos, Aspirantes,
Colaboradores y/o Terceros vinculados.
El Candidato y/o aspirante, Colaborador vinculado, Tercero vinculado, Colaborador retirado,
pensionado/ jubilado, y/o cualquier tiene derecho a conocer los detalles del tratamiento de sus datos
personales y a ejercer los derechos que les asisten como Titulares de los mismos, en los términos
de las normas de protección de datos que les sean aplicables y conforme lo establecido en la
presente Política de Privacidad.
Para efectos de lo anterior, la presente política define el procedimiento general para el ejercicio de
los derechos por parte de los Titulares de la información, sin perjuicio de la aplicación de
estipulaciones específicas que las leyes locales de cada territorio puedan contemplar. En caso de
discrepancia entre el procedimiento general y las estipulaciones específicas o procedimientos
especficos contenidas en las normas locales aplicables de cada territorio, primarán las estipulaciones
específicas.
El área de Privacidad de Datos Personales es la Responsable dentro de la Organización, de
promover, y hacer cumplir el Programa de Protección de Datos Personales. Para esto la
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Organización ha habilitado canales de atención específicos para que los interesados puedan ejercer
sus Derechos frente al Tratamiento de sus Datos Personales como lo es el correo electrónico:
4.11.1 Consultas.
a) El Titular de la información y/o quien ejerce el derecho en su nombre, debe acreditar su Titularidad
con el fin de evitar la pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por una persona
distinta del Interesado y/o que no tenga mandato legal para actuar en nombre de este.
-La acreditación por parte del Titular se surtirá mediante él envió de: copia física o digital del
documento de identificación pertinente y de su pasaporte (Número de identificación en
vuelos internacionales), de acuerdo con el medio de presentación de la consulta.
-Cuando la petición sea formulada por persona distinta al Titular, el tercero deberá acreditar
en debida forma la personería o mandato para actuar en nombre del mismo enviando los
documentos que lo soporten
b) La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados en el numeral 10 debe ser
presentada por: medio escrito, físico y/o digital por medio de los canales habilitados por la
Organización para ello e identificados en la presente Política de Privacidad.
c) La solicitud del ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados debe contener como mínimo
la siguiente información:
✓ Nombre del Interesado, de su representante y/o la persona que ejerce el derecho en su
nombre.
✓ Petición concreta, precisa y justificada del derecho invocado.
✓ Dirección física y/o electrónica para notificaciones.
✓ Documentos que soportan la solicitud (si aplica)
✓ Firma del peticionario de acuerdo con el medio de la solicitud.
La petición se gestionará por el área y/o delegado encargado dentro de la organización para la
protección de datos personales únicamente cuando se pueda acreditar la Titularidad y se cumpla
con los requisitos anteriormente nombrados.
4.11.2 Reclamos.
a) El Titular y/o quien ejerce el derecho en su nombre, debe acreditar su Titularidad con el fin de
evitar la pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por una persona distinta del
mismo y/o que no tenga mandato para actuar en nombre de este.
- La acreditación por parte del Titular se surtirá mediante él envió de: copia física o digital del
documento de identificación pertinente y de su pasaporte (Número de identificación en
vuelos internacionales), de acuerdo con el medio de presentación de la reclamación
- Cuando la petición sea formulada por persona distinta al Titular, el tercero deberá acreditar
en debida forma la personería o mandato para actuar en nombre del mismo enviando los
documentos que lo soporten.
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b) La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados en el numeral 10 debe ser
presentada por: medio escrito, físico y/o digital por medio de los canales habilitados por la
Organización para ello e identificados en la presente Política de Privacidad.
c) La solicitud del ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados debe contener la siguiente
información:
✓ Nombre del Interesado, de su representante y/o la persona que ejerce el derecho en su
nombre.
✓ Petición concreta, precisa y justificada del derecho invocado.
✓ Dirección física y/o electrónica para notificaciones.
✓ Documentos que soportan la solicitud (si aplica)
✓ Firma del peticionario de acuerdo con el medio de la solicitud.
d) La petición se gestionará por el área y/o delegado encargado dentro de la organización para la
protección de datos personales únicamente cuando se pueda acreditar la Titularidad y se cumpla
con los requisitos anteriormente nombrados.
4.11.3 Vulneración de seguridad
a) Cuando en la petición del Titular se identifique una vulnerabilidad que pueda llevar a un
incumplimiento regulatorio o la vulneración del derecho asociado a la privacidad de datos
personales, se seguirá el proceso de los literales anteriores con la siguiente especificidad y
excepciones:
Clasificación del tipo de incidente:
• Nivel crítico: Involucra datos sensibles, o hay una exposición de datos privados o
semiprivados sin la autorización del Titular que conlleve a la posible pérdida de
confidencialidad de la información.
• Nivel No tolerable: Involucra datos privados o semiprivados asociados a un indebido
manejo de acuerdo con obligaciones contractuales o de acuerdo con la autorización
otorgada por el Titular.
b) Toma de acciones de mitigación, según lo establecido en el Manual Interno de privacidad y
manejo de la información.
4.11.4 Términos.
Serán tomados los siguientes términos generales como referencia, sin embargo, se tiene que tener
en cuenta la región de la cual es el Titular de la información, los tiempos y requisitos para dar
respuesta pueden variar, por lo tanto, dependiendo la región la lectura del presente numeral debe
hacerse en forma conjunta con los anexos establecidos y deberá hacer remisión a los que sean
pertinentes.
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Consulta: Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la
fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término,
informaremos los motivos de la demora, señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual
en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos: Serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del
día siguiente a la fecha de su recibo debidamente soportado. Cuando no fuere posible atender el
reclamo dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora y la fecha en que se
atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al Titular dentro de los cinco (5) días siguientes a la
recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del
requerimiento, sin que se presente la información requerida por el interesado, entenderemos que se
ha desistido del reclamo.
4.11.5 Canales Habilitados para la atención de consultas y reclamos
Para hacer efectivos sus derechos, los Aspirantes, Colaboradores vinculados, Terceros vinculados,
y demás Titulares de la información puede ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y
suprimir su información y datos personales, enviando su solicitud al correo electrónico.
[email protected] según la unidad de negocio o servicio de que se trate.
En el caso de que cualquier Aspirante, Candidato, Colaborador vinculado mediante contrato de
trabajo, tercero vinculado, grupo familiar y/o beneficiario, colaborador retirado vinculado mediante
contrato de trabajo, y/o cualquier otro Titular interesado de la información, considere que un
contenido utilizado en cualquiera de nuestros canales de comunicación, tales como los sitios web,
aplicaciones móviles, y kioscos, conlleva alguna violación de sus derechos de propiedad intelectual,
deberá enviarnos una comunicación con la siguiente información a las direcciones electrónicas arriba
indicadas:
• Datos personales: nombre, dirección, número de teléfono y dirección de correo electrónico
del reclamante.
• Firma auténtica, con los datos personales del Titular de los derechos de propiedad intelectual
infringidos o de la persona autorizada para actuar en nombre y por cuenta del Titular de los
derechos de propiedad intelectual infringidos.
• Indicación precisa y completa del contenido protegido mediante los derechos de propiedad
intelectual infringidos, así como su localización.
• Declaración expresa y clara de que la utilización del contenido indicado se ha realizado sin
el consentimiento del Titular de los derechos de propiedad intelectual infringidos.
• Declaración expresa, clara y bajo la responsabilidad del reclamante que la información
proporcionada en la notificación es exacta y que la utilización del contenido constituye una
violación de sus derechos de propiedad intelectual.
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Las reclamaciones originadas en estos hechos se someterán en su Tratamiento y solución a los
trámites jurídicos aplicables, según la naturaleza y alcance de las mismas.
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización o la solicitud de
limitación del uso y divulgación de los datos personales no procederán cuando el Titular tenga un
deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, en los términos que las leyes aplicables
dispongan.
Sin perjuicio de la aplicación del procedimiento general establecido en esta Política de Privacidad,
hemos identificado algunos territorios en los que las leyes locales contemplan estipulaciones
específicas. Para efectos de consultar dichas estipulaciones específicas diríjase a los Anexos
señalados a continuación:
• Anexo Colombia
• Anexo México
• Anexo Perú
• Anexo Unión Europea
• Anexo Canadá
• Anexo Estados Unidos
Estos anexos se aplican en concordancia con y forman parte integral de la Política General de
Privacidad para la Protección de Datos Personales relacionada con procesos de Talento Humano
de las Compañías.
4.12 Modificaciones a la Política de Privacidad
Las Compañías se reservamos el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o
actualizaciones a esta Política de Privacidad, para la atención de novedades legislativas, políticas
internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos.
Estas modificaciones estarán disponibles al público a través de los siguientes medios: anuncios
visibles en sus establecimientos o centros de atención a clientes, en nuestros sitios web, aplicaciones
para teléfonos inteligentes (Smartphones) o Kioscos electrónicos (Aviso de Privacidad) o a través
del último correo electrónico proporcionado.
Sujeto a las leyes aplicables, la versión en español de esta Política de Privacidad prevalecerá sobre
cualquier versión divulgada en otro idioma. En el evento en que exista cualquier inconsistencia entre
la versión en español y cualquier traducción de esta Política de Privacidad en otro idioma,
prevalecerá la versión en español.
4.13 Vigencia del Tratamiento de la información y datos personales
La vigencia de la información, depende del cumplimiento de la finalidad y del uso, por lo tanto la
información suministrada por los aspirantes, colaboradores vinculados mediante contrato de trabajo,
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tercero vinculado, grupo familiar y/o beneficiario, colaborador retirado, pensionado/ jubilado, y/o
cualquier otro Titular interesado, permanecerá almacenada físicamente, en medios electrónicos o
demás medios que se dispongan por las Compañías para tal fin, por todo el tiempo necesario para
atender las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos,
contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información, o en todo evento, siguiendo lo establecido
por el art. 264 del Código sustantivo del Trabajo.
4.14 Reserva de la historia clínica ocupacional
El artículo 14 de la Resolución 2346 de 2007 emitida por el Ministerio del Trabajo de Colombia, define
la historia clínica ocupacional como el conjunto único de documentos privados, obligatorios y
sometidos a reserva, en donde se registran cronológicamente las condiciones de salud de una
persona, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que
interviene en su atención. Puede surgir como resultado de una o más evaluaciones médicas
ocupacionales. Contiene y relaciona los antecedentes laborales y de exposición a factores de riesgo
que ha presentado la persona en su vida laboral, así como resultados de mediciones ambientales y
eventos de origen profesional. La historia clínica ocupacional forma parte de la historia clínica
general, por lo que le son aplicables las disposiciones legales que a esta la regulan.
4.15 Línea ética
La Organización cuenta con una Línea Ética, administrada por Navex Global Inc., sociedad
constituida bajo las leyes de Delaware, EEUU, e independiente a La Organización, para que los
colaboradores, terceros vinculados, proveedores, accionistas, viajeros, clientes, usuarios y el público
en general interpongan consultas, revelen conflictos de interés o realicen denuncias, las cuales serán
tratadas de manera confidencial. A través de esta Línea Ética se garantiza el anonimato, en caso de
que quien reporte desee mantener oculta su identidad.
La Línea Ética se encuentra disponible 24/7 en el portal web http://aviancaholdings.ethicspoint.com
y en varias líneas telefónicas para el funcionamiento de la Línea Ética, disponibles en el anterior
vínculo.
El tratamiento de los datos personales y su protección y privacidad será efectuado por las compañías
integradas de Avianca Holdings S.A, con la finalidad de investigar las denuncias, absolver las
consultas y tomar las acciones administrativas o legales que sean procedentes. Este tratamiento se
llevará a cabo conforme a sus Políticas de Privacidad, disponibles para consulta en la sección
“Políticas” del portal de la Línea Ética.
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5. Anexos
5.1 Anexo Colombia.
Para el caso de la información y los datos personales cuyo Tratamiento se realice en Colombia, los
procedimientos para el ejercicio de los derechos de los titulares será el previsto en la Ley 1581 de
2012 y sus decretos reglamentarios.
En cumplimiento al Artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, LAS AEROLÍNEAS solicitamos su
autorización para continuar con el Tratamiento de su información y datos personales, conforme la
presente Política de Privacidad. Así mismo, en cumplimiento del literal a) del artículo 26 de la ley
1581 de 2012, le informamos que con la aceptación expresa de esta Política de Privacidad, Usted
nos otorga su autorización para transmitir y/o transferir su información y datos personales a terceros
países en los que operamos, los cuales pueden tener niveles de protección de datos personales
distintos a los exigidos en Colombia, entre ellos El Salvador, Perú, Ecuador, Bolivia, Guatemala,
Brasil, Costa Rica, EEUU, Uruguay, Paraguay y Argentina.
Usted puede ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir sus datos personales
a través del correo electrónico [email protected], conforme los procedimientos generales
indicados en el numeral 12 de esta Política General de Privacidad. Para hacer efectivos sus
derechos, los viajeros, clientes o usuarios pueden ejercer sus derechos de conocer, actualizar,
rectificar y suprimir su información y datos personales enviando su solicitud al correo
electrónico [email protected] o a través del servicio de Sugerencias y Reclamos en
www.avianca.com, o al Call Center desde Bogotá al 4013434 o desde otras ciudades en Colombia
al 018000953434, de conformidad con esta Política de Privacidad.
Los datos de contacto de LAS AEROLÍNEAS en Colombia son:
Dirección: Avenida Eldorado No. 59 – 15, Bogotá.
Teléfonos en Bogotá: 4013434.
Desde otras ciudades en Colombia: 018000953434.
Correo electrónico: [email protected].
5.2 Anexo México.
Para el caso de la información y los datos personales cuyo Tratamiento se realice en México, los
procedimientos para el ejercicio de los derechos de los titulares será el previsto en la Ley Federal de
Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (DOF 05-07-2010), con su
respectivo Reglamento (DOF 21-12-2011).
Procedimientos para el ejercicio de los derechos ARCO en México: De acuerdo con lo
establecido en la ley mexicana, los titulares de la información y los datos personales tienen derecho
al acceso, rectificación, cancelación u oposición al Tratamiento de sus datos personales, para lo cual
deberá seguirse el siguiente procedimiento: El área encargada del Tratamiento de datos personales
(Dirección e inteligencia de la información) podrá ser contactada a través de los siguientes canales
y para el envío de la información y documentación necesaria:
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Dirección: Avenida Eldorado No. 59 – 15, Bogotá.
Correo electrónico: [email protected]
La solicitud para el acceso, rectificación, cancelación u oposición debe contener, por lo menos:
• Nombre completo y domicilio del titular de la información y los datos personales, u otro medio
para comunicarle la respuesta a su solicitud.
• Documentos que acrediten la identidad o la representación legal del titular de la información
y los datos personales.
• Descripción clara y precisa de la información y los datos personales respecto de los que se
busca ejercer alguno de los derechos antes mencionados.
• Cualquier otro elemento o documento que facilite la localización de la información y los datos
personales.
• Indicar de las modificaciones a realizarse y/o las limitaciones al uso de la información y los
datos personales, conforme a lo establecido en la presente Política de Privacidad.
• Aportar la documentación que sustente su petición. LAS AEROLÍNEAS comunicaremos al
titular de la información y los datos personales la determinación adoptada, en un plazo no
mayor a 20 días hábiles contados desde la fecha en que se recibió la solicitud. Este plazo
podrá ser ampliado por nosotros en una sola ocasión por un periodo igual, siempre y cuando
así lo justifiquen las circunstancias del caso.
Con base en lo anterior, y de acuerdo con lo establecido en la Ley, LAS AEROLÍNEAS informaremos
al titular de la información y los datos personales el sentido y motivación de la resolución, por el
mismo medio por el que se llevó a cabo la solicitud, y acompañaremos dicha resolución con las
pruebas pertinentes, en su caso. Cuando la solicitud sea procedente, se hará efectiva por LAS
AEROLÍNEAS dentro de los 15 días hábiles siguientes a la comunicación de la resolución adoptada.
El titular podrá presentar ante el Instituto Federal de Acceso a la Información (IFAI) una solicitud de
protección de datos por la respuesta recibida o falta de respuesta de LAS AEROLÍNEAS. Dicha
solicitud deberá presentarse por el titular dentro de los 15 días hábiles siguientes a la fecha en que
se comunique la respuesta al titular por parte de LAS AEROLÍNEAS, y se sujetará a lo previsto en
la Ley.
En caso de solicitudes de acceso a la información y datos personales, será necesario que el
solicitante o su representante legal acrediten previamente su identidad.
La obligación de acceso a la información se dará por cumplida cuando LAS AEROLÍNEAS pongamos
a disposición del titular la información y los datos personales o mediante la expedición de copias
simples o documentos electrónicos.
En el supuesto en que un viajero, cliente o usuario nos solicite el acceso a su información y datos
personales presumiendo que LAS AEROLÍNEAS son las responsables y resultara que no lo fueren,
bastará con que LAS AEROLÍNEAS indiquemos al titular por cualquier medio para tener por
respondida la solicitud.
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La contestación a la solicitud para acceso, rectificación, cancelación u oposición de los datos
personales será gratuita. Nuestros clientes, viajeros o usuarios deberán cubrir únicamente los gastos
justificados de envío o el costo de reproducción en copias u otros formatos, los cuales, en su
momento informaremos.
En caso de que el mismo cliente, viajero o usuario reitere la solicitud de acceso, rectificación,
cancelación u oposición de la información y los datos personales en un periodo menor a 12 meses
contado a partir de la fecha de la última solicitud, la contestación de la solicitud podrá tener un costo
adicional señalado por LAS AEROLÍNEAS, de acuerdo con lo establecido en artículo 35 de la Ley
Federal de Protección de Datos Personales.
Las Compañías podrán negar el acceso total o parcial de la información y los datos personales o la
realización de la rectificación, cancelación u oposición al Tratamiento de los mismos, en los
siguientes supuestos:
• Cuando el solicitante no sea el titular o el representante legal no esté acreditado para ello.
• Cuando en la base de datos de LAS AEROLÍNEAS no se encuentren la información y los datos personales del solicitante.
• Cuando se lesionen los derechos de un tercero.
• Cuando exista impedimento legal o resolución de una autoridad.
• Cuando la rectificación, cancelación u oposición haya sido previamente realizada, de manera que la solicitud carezca de materia.
La cancelación de la información y los datos personales dará lugar a un periodo de bloqueo tras el
cual procederá a la supresión de los datos correspondientes. Una vez cancelada la información y los
datos personales correspondientes, LAS AEROLÍNEAS daremos aviso a su titular.
Hecho lo anterior, LAS AEROLÍNEAS podremos conservar los datos personales exclusivamente
para efectos de las responsabilidades derivadas del Tratamiento a que se refiere esta política.
Cuando la información y los datos personales se hubiesen transmitido a terceros o encargados antes
de la rectificación o cancelación y sean tratados por dichos terceros, LAS AEROLÍNEAS debemos
informar la solicitud presentada por el titular, para que procedan a efectuar tales rectificaciones o
cancelaciones.
LAS AEROLÍNEAS no estaremos obligadas a cancelar la información y los datos personales cuando
se trate de los supuestos establecidos en el artículo 26 de la Ley Federal de Protección de Datos
Personales, así como tampoco cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer
en la base de datos, en los términos que la ley disponga. Asimismo, cuando la información y los
datos personales recabada deje de ser necesaria para el cumplimiento de las finalidades previstas
en esta política y en las disposiciones jurídicas aplicables, la información y los datos personales
serán cancelados de las bases de datos de LAS AEROLÍNEAS.
Mecanismos y Procedimientos para revocar su consentimiento:
En todo momento los titulares podrán revocar su consentimiento al Tratamiento de su información y
datos personales. Para ello es necesario enviarnos un correo electrónico redactado en idioma
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español a la siguiente dirección electrónica: [email protected], la cual deberá contener los
mismos requisitos señalados para el ejercicio de los derechos ARCO haciendo un señalamiento de
la información y los datos personales a los cuales desea revocar su consentimiento. En un plazo no
mayor a 15 (quince) días hábiles contados a partir de la recepción de su correo, haremos la
revocación de los datos solicitados.
Opciones con las que cuenta el titular para limitar el uso o divulgación de la información y
datos personales:
En todo momento los titulares podrán limitar el consentimiento para el Tratamiento de su información
y datos personales para las finalidades de mercadeo y promociones mediante el envío de un correo
electrónico a la siguiente dirección electrónica: [email protected] haciendo mención de las
limitantes. En un plazo no mayor a 10 (diez) hábiles, días contados a partir del envío del correo
electrónico, dejaremos de hacerle llegar información.
Los datos de contacto de LAS AEROLÍNEAS en México son:
Dirección: Avenida Paseo de la Reforma 195-301, Colonia Cuauhtémoc, CP 06500, México, D.
Teléfonos en México: 01800 1233120.
Correo electrónico: [email protected]
5.3 Anexo Unión Europea.
En cumplimiento de la legislación aplicable y a través de este Anexo: Política-Unión Europea, a
continuación, informamos a los Empleados de nuestras Compañías en la Unión Europea, a sus
Beneficiarios y a los Candidatos que se presenten a los procesos de selección de personal de dichas
Compañías, sobre la forma en que tratamos sus datos personales y los derechos que les asisten en
relación con los mismos.
5.3.1 Alcance: La presente Política de Privacidad de datos personales es aplicable a las siguientes
categorías de interesados:
• Candidatos y/o aspirantes a ocupar una vacante, puesto o cargo en las Compañías:
Son aquellas personas naturales que manifiesten, a través de cualquier medio dispuesto por
Las Compañías, su interés en participar en los procesos de selección de personal (en
adelante “Candidato/s”).
• Empleados: Son las personas que están o han estado vinculadas a cualquiera de las
Compañías a través de un contrato de trabajo en régimen de prestación de servicios por
cuenta ajena (en adelante “Empleado/s”).
• Terceros Vinculados: son las personas naturales, distintas de los Empleados, que prestan
sus servicios o apoyan la ejecución de algunos procesos en Las Compañías, incluyendo los
miembros de las juntas directivas de Las Compañías, o se encuentran al servicio de algún
contratista o proveedor de bienes y servicios, bien sea persona natural o jurídica, que tiene
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celebrado un contrato civil o comercial con las Compañías y que, en razón de cualquiera de
estos contrato, cumple tareas o funciones de apoyo operativo, técnico, administrativo o
comercial (en adelante “Tercero Vinculado”).
• Beneficiarios: son todas aquellas personas naturales que, bien por haber sido Empleados
de las Compañías y estar retirados o jubilados, o bien por tener un vínculo de
consanguinidad y/o civil con cualquier Empleado, disfrutan de los beneficios otorgados de
manera directa por las Compañías. Es Beneficiario el Empleado retirado o jubilado o aquella
persona natural registrada en los sistemas de administración del Talento Humano por un
Empleado para el otorgamiento de los beneficios entregados de manera directa por las
Compañías (en adelante, “Beneficiario/s”).
5.3.2 ¿Quién es el Responsable del Tratamiento de sus datos?
El Responsable del Tratamiento será aquélla de nuestras Compañías para la que el Empleado y/o
Tercero Vinculado trabaje o a las que el Candidato aplique, y cuyos datos se recogerán el
correspondiente contrato. En concreto, nuestras Compañías en la Unión Europea son:
Aerovías del Continente Americano S.A.
Avianca Sucursal en España
Nº registro: NIF A4801001A
Dirección postal: C/ Castelló, nº 23 – 4º
Izquierda Madrid (España)
Teléfono: +34 91 758 91 22
E-mail: [email protected]
Aerovías del Continente Americano S.A. Avianca
UK Branch
Dirección postal: 36 Kennington Road, Lambeth,
Londres (Reino Unido)
Teléfono: +44 800 0314206
E-mail: [email protected]
5.3.4 Finalidad del Tratamiento de Datos Personales.
Utilizamos sus datos personales con los siguientes fines:
• Celebración y Gestión de la relación contractual: Llevar a cabo evaluaciones y selección
de proveedores potenciales; Establecer relaciones de negocio para adquirir bienes o
servicios. Control y pagos por los bienes y servicios recibidos; Evaluaciones cualitativas y
cuantitativas de los niveles de servicio recibidos de los proveedores; Comunicación de
Políticas y procedimientos sobre la forma de hacer negocios con los proveedores; Proceso
de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores; Consultas,
auditorias y revisiones derivadas de la relación de negocio con el proveedor; Cualquier otra
actividad necesaria para el efectivo cumplimiento de la relación comercial entre el proveedor
y Las Compañías. Tratar la información y los datos personales suministrados para el
adecuado manejo de todos los procesos relacionados con el Talento Humano de Las
Compañías, así como para enviar por los canales de comunicación dispuestos para ello,
información relacionada con dichos procesos, tales como: administración de las vacantes
disponibles en Las Compañías, información relacionada y referente al proceso de selección,
proceso de contratación, beneficios colectivos derivados de un contrato de trabajo,
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desprendibles de nómina o boletos de pago, beneficios colectivos derivados de un contrato
de trabajo, solicitud de información relevante para la Compañía, certificados de retención en
la fuente, solicitud de actualización de datos, información de interés, solicitud de
documentos, programación de turnos de trabajo, circulares, políticas, manuales, cursos de
capacitación y formación, convenios corporativos, confirmación de voucher para el uso del
transporte y/o cualquier otro tipo de información relacionada directa e indirectamente el
cumplimiento de las obligaciones derivadas de la existencia de un contrato de trabajo,
contrato civil o comercial y con la administración del Talento Humano. Consultar y actualizar
la información y los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada
dicha información.
• Selección de personal: Tratar la información y los datos personales suministrados para el
adecuado manejo de todos los procesos relacionados con el Talento Humano de Las
Compañías, así como para enviar por los canales de comunicación dispuestos para ello,
información relacionada con dichos procesos, tales como: administración de las vacantes
disponibles en Las Compañías, información relacionada y referente al proceso de selección,
proceso de contratación, y/o cualquier otro tipo de información relacionada directa e
indirectamente el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la administración del
Talento Humano.
Verificar la veracidad de la información suministrada, consultar referencias personales y/o
laborales, así como consultar en los portales oficiales los antecedentes disciplinarios y/o
judiciales o aquellos relacionados con listas restrictivas de riesgos, prevención de lavado de
activos, corrupción y financiación del terrorismo.
• Cumplimiento de obligaciones legales: Cumplimiento de obligaciones legales como
empleador de colaboradores vinculados mediante contrato de trabajo frente a entidades,
tales como pero sin estar limitadas a, de seguridad social, gubernamentales como Ministerio,
de impuestos/tributación, aspectos fiscales y legales con entidades de gobierno y
regulatorias; Atender procedimientos legales, efectuar reportes o atender requerimientos de
las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia nacionales o internacionales,
autoridades de policía o autoridades judiciales, identificación de fraudes y prevención de
lavado de activos y de otras actividades delictivas; Línea ética. Permitir el acceso a la
información y datos personales a los auditores o terceros contratados para llevar a cabo
procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad comercial que desarrollamos.
• Seguridad y Control de Acceso: Seguridad de las instalaciones de las Compañías y control
de acceso.
• Beneficios: Tramitación de reservas y pre-reservas en uso de los tickets beneficio y disfrute
de otros beneficios, así como remisión de comunicaciones en relación a los mismos.
5.3.5 Vigencia del Tratamiento de la información.
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Los datos personales proporcionados por los Candidatos se conservarán hasta por el término de un
(1) año contado a partir de la fecha del último Tratamiento, para ser tenido en cuenta en futuros
procesos de selección en donde participe el candidato.Los datos personales proporcionados por los
Empleados y por los Beneficiarios que han sido Empleados de las Compañías pero se han jubilado
o retirado, permanecerá almacenada físicamente, en medios electrónicos o demás medios que se
dispongan por Las Compañías para tal fin, mientras dure la relación laboral con Las Compañías y
por todo el tiempo necesario para atender las disposiciones legales y/o contractuales a su cargo,
especialmente en políticas corporativas, obligaciones legales y/o contractuales o por todo el tiempo
necesario para atender las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos
administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información, o en todo evento previsto
en la ley.
5.3.6 Legitimación para el Tratamiento de sus datos.
En el caso de los Empleados de las Compañías y de los Terceros Vinculados, la base legal
fundamental que nos permite el Tratamiento de sus datos es la ejecución del contrato, del que se
derivan derechos y obligaciones para ambas partes. También, existen obligaciones legales (entre
otras, las contenidas en las normas/estatutos laboral locales vigentes) que nos obligan a llevar a
cabo determinados Tratamientos de datos. Por ejemplo, la ley exige la afiliación al sistema integral
de seguridad/previsión social correspondiente al país en donde presta los servicios.
En algunas ocasiones, el Tratamiento que llevamos a cabo tiene como fundamento nuestro interés
legítimo empresarial, como pueden ser el control de acceso a las instalaciones de las Compañías, y
siempre que no prevalezcan los intereses o los derechos y libertades de los proveedores. Asimismo,
en ocasiones, recabaremos el consentimiento expreso de los Empleados de las Compañías para
determinados Tratamientos (leasing de vehículos, beneficios por ser Empleado, prestamos). En el
caso de los Candidatos y los Beneficiarios, la base legal que legitima el Tratamiento de sus datos es
el consentimiento. En todo caso, tendrá derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento,
de lo cual le informaremos debidamente en el momento de prestación del mismo.
Para la realización de la contratación laboral, así como en cumplimiento de determinados
requerimientos legales, se deben recabar ciertos datos indispensables. El Empleado está obligado
a facilitar aquellos datos personales (veraces y actualizados) que son exigidos por requerimiento
legal y los que son necesarios para suscribir el contrato. En caso de no facilitarlos, no podremos
gestionar y perfeccionar la relación contractual. Cuando se realice la contratación se le informará
qué datos son obligatorios y cuáles no lo son, de forma que la no comunicación de los obligatorios
supondrá la imposibilidad de llevar a cabo la contratación.
5.3.7 Terceros y/o destinatarios a los cuáles se comunicarán sus datos.
Los datos de nuestros proveedores podrán ser comunicados legítimamente a los siguientes terceros:
• Para la gestión de la relación contractual: A las empresas del grupo del que nuestras
Compañías en la Unión Europea forman parte, a saber: Aerovías del Continente Americano
S.A. Avianca Tampa Cargo S.A.S, Avianca Ecuador S.A., Taca International Airlines S.A.,
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Líneas Aéreas Costarricenses S.A. Lacsa, Trans American Airlines S.A., Aviateca S.A.,
Servicios Aéreos Nacionales, Sociedad Anónima (SANSA), Isleña de Inversiones, S.A. de
C.V.; proveedores de herramientas de seguridad para procesamiento de transacciones
bancarias, entidades bancarias, aseguradoras, nuestros representantes o agentes, terceros
con quienes se contratar el almacenamiento y/o procesamiento de la información y datos
personales para la correcta ejecución de los procesos y procedimientos propios de Talento
Humano.
• Para el cumplimiento de obligaciones legales: Servicios nacionales de empleo, seguridad
social, mutualidades, autoridades en materia laboral y de impuestos, Autoridades
administrativas, jurídicas, fiscales y/o regulatorias, fuerzas y cuerpos de seguridad y organismos
regulatorios, cuando lo exijan las leyes.
• Para la gestión de la Línea Ética: Navex Global Inc., Inc., sociedad constituida bajo las leyes
de Delaware, EEUU, como encargado de Tratamiento de nuestra Línea Ética. Asimismo, en
aquellos casos en que así lo consientan los correspondientes interesados: A los terceros
colaboradores de las Compañías para prestar beneficios a los Empleados/Beneficiarios, como
las empresas del grupo del que nuestras Compañías en la Unión Europea forman parte,
aerolíneas asociadas, LifeMiles, empresas de leasing de vehículos, seguros privados de salud,
empresas de vales restaurante.
Muchas de las Compañías del Grupo Avianca están situadas fuera de la Unión Europea y, por ello,
también muchos de nuestros encargados lo están. Es posible que en algunos casos los destinatarios
de la información y los datos personales estén situados fuera de la Unión Europea y todo ello con el
único fin de la ejecución de las obligaciones contractuales. En caso de que se transfieran datos fuera
de la Unión Europea se realizarán de conformidad con la normativa en vigor (Reglamento (UE)
2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la Protección de
las Personas Físicas en lo que respecta al Tratamiento de Datos personales y a la Libre Circulación
de estos Datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE -Reglamento General de Protección de
Datos-, así como, las legislaciones nacionales de los Estados Miembros en la materia). En el caso
de los países que no cuentan con una decisión de adecuación de la Comisión, Avianca ha adoptado
las garantías adecuadas de conformidad con la normativa aplicable.
5.3.8 Tipos de Datos Personales Tratados.
Para el caso de los Beneficiarios pertenecientes al grupo familiar de los Empleados de las
Compañías y respecto de los que los Empleados facilitan los datos a las Compañías para que
aquéllos puedan disfrutar de los beneficios, los datos son aquellos que se recaban a través del
correspondiente formulario de inscripción denominado "Documentos beneficiarios", a saber:
• Nombre (beneficiario).
• Documento de identidad
• Fecha inicio vigencia (fecha ingreso a Compañía del colaborador).
• Fecha nacimiento (de beneficiario).
• Nacionalidad.
• Departamento.
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• País.
• Sexo.
• Parentesco con el colaborador.
5.3.9 Cuáles son sus derechos cuando nos facilita sus datos.
De forma eventual solicitaremos a nuestros Empleados y Candidatos que revisen y actualicen la
información que tenemos sobre ellos. Así mismo los Empleados y Candidatos pueden solicitar
cualquier cambio a la información suministrada y ejercer los derechos legales como Titulares de
datos personales comunicándose con [email protected].
Nuestros Empleados y Candidatos tienen derecho a obtener confirmación sobre si estamos tratando
datos personales que les conciernan o no.
Asimismo, tienen derecho a acceder a sus datos personales, así como a solicitar la rectificación de
los datos inexactos o, en su caso, solicitar su supresión cuando, entre otros motivos, los datos ya no
sean necesarios para los fines que fueron recogidos.
En determinadas circunstancias, nuestros Empleados y Candidatos podrán solicitar la limitación del
Tratamiento de sus datos, en cuyo caso, con excepción de su conservación, únicamente los
trataremos para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones o en los demás supuestos
previstos en la legislación aplicable.
En determinadas circunstancias y por motivos relacionados con su situación particular, nuestros
Empleados y Candidatos podrán oponerse al Tratamiento de sus datos. Dejaremos de tratar los
datos, salvo por motivos legítimos imperiosos, o para la formulación, el ejercicio o la defensa de
posibles reclamaciones.
Para ello, deben dirigir su solicitud escrita, junto con su la documentación que acredite su identidad,
por correo electrónico a [email protected] o por correo postal a la dirección del
Responsable del Tratamiento para quien trabaja o a la que ha solicitado un puesto:
Aerovías del Continente Americano S.A.
Avianca Sucursal en España
C/Castelló 23, 4º Izq.
28001 Madrid España
Aerovías del Continente Americano S.A. Avianca
UK Branch
36 Kennington Road
Lambeth, SE1 7BL Londres (Reino Unido)
Si desean obtener más información sobre sus derechos, si no han obtenido satisfacción en el
ejercicio de sus derechos y/o desean presentar una reclamación, pueden hacerlo dirigiéndose a la
autoridad de control en materia de protección de datos (Agencia Española de Protección de Datos).
Podrán encontrar los datos de
http://www.agpd.es/portalwebAGPD/CanalDelCiudadano/contacteciudadano/index-ides-idphp.php.
5.3.10 Línea Ética
Hemos puesto a disposición de nuestros colaboradores, proveedores, terceros vinculados,
accionistas, viajeros, clientes, usuarios y el público en general, una Línea Ética en la que pueden
presentar denuncias o consultas relacionadas con la aplicación o incumplimiento del Código de Ética
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y Normas de Conducta en los Negocios, la Política Anticorrupción y las demás políticas corporativas
adoptadas por Avianca. Hemos contratado la Línea Ética con Navex Global Inc., quien ha dispuesto
de un portal web http://aviancaholdings.ethicspoint.com y varias líneas telefónicas para el
funcionamiento de la misma.
Para efectos de las obligaciones legales derivadas de las normas de protección y privacidad de los
datos personales recolectados a través de la Línea Ética, Navex Global Inc. actúa como Encargado
y realizará el Tratamiento de los mismos por cuenta de las Compañías integradas, quienes
conjuntamente serán Responsables. Avianca Holdings S.A. no hará Tratamiento directo de los datos
personales recolectados. El Tratamiento será efectuado por sus Compañías integradas, con la
finalidad de investigar las denuncias, absolver las consultas y tomar las acciones administrativas o
legales que sean procedentes, Tratamiento que se hará conforme a sus Políticas de Privacidad,
disponibles para consulta en la sección “Políticas” de este Portal.
5.3.11 Cambios a la Política de Privacidad.
Las Compañías nos reservamos el derecho de actualizar y efectuar, en cualquier momento,
modificaciones o actualizaciones a esta Política de Privacidad, para la atención de novedades
legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus
servicios o productos.
Sujeto a las leyes aplicables, la versión en español de esta Política de Privacidad prevalecerá sobre
cualquier versión divulgada en otro idioma. En el evento en que exista cualquier inconsistencia entre
la versión en español y cualquier traducción de esta Política de Privacidad en otro idioma,
prevalecerá la versión en español.
5.3.12 Vigencia.
Esta Política General de Privacidad es efectiva desde el día de su publicación. La última revisión
publicada es de 25 de mayo de 2018.
5.4 Anexo Perú
Para el caso de la información y los datos personales cuyo Tratamiento se realice en Perú, los
procedimientos para el ejercicio de los derechos de los titulares será el previsto en la Ley 29733 y el
Decreto Supremo 003-2013-JUS (en adelante la Ley y su Reglamento).
Los viajeros, clientes o usuarios tienen derecho a conocer los detalles del Tratamiento de la
información y los datos personales que realizamos, a conocer la información y los datos personales
recopilados, a oponerse cuando corresponda, a solicitar su rectificación en caso de ser inexactos o
incompletos, así como a cancelarlos cuando no estén siendo utilizados conforme a ley, a los términos
y condiciones del servicio o producto adquirido, al contrato respectivo o a los términos contemplados
en esta Política de Privacidad.
Con la aceptación de esta Política de Privacidad, usted manifiesta libre, expresa y previamente haber
sido informado sobre los derechos que la ley peruana le concede como titular de su información y
datos personales los cuales se enuncian a continuación:
• Acceso.
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• Información.
• Rectificación o actualización.
• Cancelación.
• Oposición.
Para ejercer estos derechos es necesario enviar una solicitud dirigida a LAS AEROLÍNEAS con lo
siguiente:
• Nombres y apellidos y acreditación de la identidad del solicitante (copia del documento nacional de identidad o pasaporte).
• Petición concreta que da lugar a la solicitud.
• Domicilio o dirección electrónica a efectos de las notificaciones de respuesta.
• Documentos que sustenten la petición (en el caso del derecho de rectificación, cancelación u oposición).
• Firma del solicitante.
Los procedimientos para el ejercicio de sus derechos serán los siguientes:
Derecho de acceso e información: Los titulares podrán ejercer el derecho de acceso para
visualizar los datos que estén incluidos en nuestra base de datos, caso en el cual les suministraremos
el acceso a la información solicitada.
La solicitud de acceso será atendida en un término máximo de veinte (20) días hábiles contados a
partir del día siguiente de recibida la solicitud.
Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se le informarán los motivos de
la demora y se ampliará el plazo de respuesta por veinte (20) días hábiles adicionales. Asimismo, el
titular de los datos podrá ejercer el derecho de información para conocer la manera en la cual han
sido recopilados sus datos.
Dicha solicitud será atendida en un máximo de ocho (8) días hábiles contados a partir del día
siguiente de recibida la solicitud. En caso la solicitud de ejercicio del derecho de acceso o de
información resulte incompleta, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción
del reclamo la subsanación del mismo.
Transcurridos cinco (5) días desde la fecha del requerimiento sin que usted presente la información
requerida, se tendrá por no presentada la solicitud.
• Derecho de rectificación, actualización, oposición o cancelación:
Si el titular considera que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de
corrección, actualización o supresión, podrá presentar una solicitud debidamente
sustentada, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas: Si la solicitud resulta
incompleta, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo
la subsanación del mismo.
Transcurridos cinco (5) días desde la fecha del requerimiento sin que usted presente la
información requerida, se tendrá por no presentada la solicitud.
Por otro lado, en caso de que la información o documentos que sustenten la solicitud sean
insuficientes, LAS AEROLÍNEAS podrán requerir, dentro de los siete (7) días siguientes de
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recibida la solicitud, documentación adicional para atender la solicitud, requiriendo al titular
a entregar dicha documentación en el plazo diez (10) días hábiles.
De igual modo, transcurrido dicho plazo sin que usted presente la información requerida, se
tendrá por no presentada la información. Durante el proceso de rectificación o cancelación,
LAS AEROLÍNEAS o el encargado dispondrán el bloqueo, quedando impedido el acceso a
los datos por parte de terceros.
El término máximo para atender la solicitud de derecho de rectificación, actualización,
oposición o cancelación será de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a
la fecha de recibida su solicitud. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho
término, se le informarán los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo,
la cual en ningún caso podrá superar los diez (10) días hábiles siguientes.
Los datos de contacto de LAS AEROLÍNEAS en Perú son:
Dirección: Avenida Jose Pardo 831 (Piso 4) Miraflores Lima Perú.
Teléfono En Perú (Lima): 2136060.
Correo electrónico: [email protected]
5.5 Anexo Canadá
Para el caso de la información y los datos personales cuyo Tratamiento se realice en Canadá, los
procedimientos para el ejercicio de los titulares será el establecido en el Acto de Protección de la
Información Personal y Documentos Electrónicos también conocido como PIPEDA o Acto. El cual es
un estatuto federal que opera para establecer las reglas que gobiernan la recolección, el uso y
divulgación de la información personal dentro de Canadá. Este Acto aplica dentro de Canadá con
excepción de las provincias de British Columbia, Alberta y Quebec. Estas provincias están exentas
de la aplicación de este estatuto por cuanto tienen en sus normatividades locales, regulaciones
sustancialmente similares a lo estipulado en PIPEDA.
PIPEDA impone una obligación general a las organizaciones de recolectar, usar y divulgar la
información personal para propósitos que sean razonables y apropiados en las circunstancias.
Además, enuncia una lista de 10 principios los cuales cada organización privada debe cumplir en el
momento de recolectar, usar y divulgar la información personal de cualquier viajero, cliente o usuario,
los cuales pueden ser consultados en PIPEDA.
Los usuarios también podrán rechazar las opciones de recibir cualquier tipo de información sobre los
servicios de LAS AEROLÍNEAS cuando les sea solicitado algún tipo de dirección electrónica de
contacto y podrán, en todo momento, darse de baja de los servicios de información en los que se
hubieran inscrito.
El titular de la información y datos personales puede ejercer sus derechos enviando su solicitud,
queja o reclamo a [email protected] y la misma será atendida en los términos de la
presente Política de Privacidad y las leyes aplicables.
5.6 Anexo Los Estados Unidos.
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El Departamento de Trasporte de los Estados Unidos de América (en adelante DOT) establece que
LAS AEROLÍNEAS deberán informar de una manera suficiente la recolección, el uso y la divulgación
de la información personal y los datos personales de los viajeros, clientes o usuarios.
Aunque no existe un estatuto federal que regule específicamente el Tratamiento de la información y
los datos personales en este país. El DOT podrá investigar y prevenir cualquier práctica relacionada
con la venta de servicios de transporte aéreo, lo que también abarca el Tratamiento de la información
y los datos personales nuestros viajeros, clientes o usuarios.
LAS AEROLÍNEAS nos comprometemos con el cumplimiento de la Ley de Privacidad de Protección
de Menores en los Estados Unidos de América (también conocida como COPPA).
La ley COPPA que regula la protección de la privacidad de menores en los Estados Unidos, faculta
al DOT para investigar cualquier uso de la información y datos personales que se realicen a menores
de 13 años en la web.
En el caso en que una persona menor de 13 años nos proporcione información personal o datos
personales sin el consentimiento previo de los padres o tutor o representante legal, éstos podrán
contactar a LAS AEROLÍNEAS a través de [email protected] y LAS AEROLÍNEAS
atenderán la solicitud, queja o reclamación en los términos de la presente Política y de las Leyes
aplicables.
Adicionalmente, según aplique, puedes consultar nuestras Políticas de Privacidad y
protección de datos.
• Si usted es proveedor de alguna de LAS AEROLÍNEAS y desea consultar las condiciones
de privacidad aplicables a su información y datos personales por favor consulte nuestra
Política de privacidad para Proveedores.
• Si usted es viajero, cliente o usuario de nuestros servicios y desea consultar las condiciones
de privacidad aplicables a su información y datos personales por favor consulte nuestra
Política General de Privacidad para la Protección de Datos Personales de Viajeros, Clientes
Y Usuarios.
• Si usted es accionista de Avianca S.A. y desea consultar las condiciones de privacidad
aplicables a su información y datos personales por favor consulte nuestra Política de
Privacidad de Aerovías del Continente Americano S.A. Avianca para la Protección de Datos
Personales de Accionistas e Inversionistas.
• Si usted es accionista de Avianca Holdings S.A. y desea consultar las condiciones de
privacidad aplicables a su información y datos personales por favor consulte nuestra Política
de Privacidad de Avianca Holdings S.A. para la Protección de Datos Personales de
Accionistas e Inversionistas.
