REGLAMENTO PARA LA ADMINISTARCION Y MANEJO DE FONDOS DE

FUNCIONAMIENTO DEL FIDEICOMISO

“FONDO NACIONAL PARA LA REACTIVACIÓN Y MODERNIZACIÓN DE LA

ACTIVIDAD AGROPECUARIA -FONAGRO-”

En aras de salvaguardar el patrimonio, así como los intereses financieros

presupuestarios del fideicomiso “Fondo Nacional para la Reactivación y

Modernización de la Actividad Agropecuaria –FONAGRO-“ velando en su

ejecución por la correcta aplicación de las leyes y reglamentos que rigen en el

país en dicha materia, buscando la transparencia y eficiencia en el logro de los

objetivos trazados, se considera necesaria la elaboración del presente

reglamento por medio del cual se norme lo relativo al manejo administrativo y

financiero de los fondo no reembolsables destinados al funcionamiento de la

unidad operativa del FONAGRO.

Este reglamento será de aplicación obligatoria en todas las actividades internas

del Fideicomiso “Fondo Nacional para la Reactivación y Modernización de la

Actividad Agropecuaria –FONAGRO-.

TITULO I

ASPECTOS GENERALES

Artículo 1. Base Legal. Reglamento para la Administración y Funcionamiento

del Fondo Nacional para la Reactivación y Modernización de la Actividad

Agropecuaria FONAGRO fue probado por el Acuerdo Ministerial No. 161-94 de

fecha 29 de septiembre de 1994, modificado por el Acuerdo Ministerial No. 176-

96 del 20 de diciembre de 1996; los cuales fueron modificados por los Acuerdos

Ministeriales No. 1530 y No. 741 del siete de noviembre del año dos mil,

modificados por el Acuerdo Ministerial No. 136-2011 de fecha 11 de julio de 2011.

Articulo 2. Objeto. El presente reglamento tiene por objeto, que el fideicomiso

FONAGRO cuente con un instrumento que facilite el manejo y ejecución de sus

planes y objetivos, así como la liquidación de gastos efectuados, su

contabilización oportuna, contar con su respectiva documentación de respaldo,

garantizando a través de la fiscalización de la Unidad de Auditoría Interna (UAI),

el correcto manejo del fondos de funcionamiento para tener la seguridad

documental y legal de fiscalización posteriores a a la ejecución presupuestaria.

TITULO II

ADMINISTRACION DE FONDOS DE FUNCIONAMIENTO

Articulo 3. APERTURA DE CUENTA BANCARIA. Para la administración de los

fondos de funcionamiento deberá de aperturarse en el Banco de Desarrollo Rural

-BANRURAL- cuenta de depósitos monetarios en la cual el fiduciario deberá de

acreditar los fondos no reembolsables anualmente asignados y aprobados por el

Consejo Directivo para cubrir los gastos de funcionamiento de la unidad

operativa del FONAGRO. Los intereses que se generen en la cuenta aperturada,

deberán de ser trasladados al fideicomiso FONAGRO.

Artículo 4. APERTURA DE CAJA CHICA. Deberá de constituirse un fondo de

caja chica, por medio del cual se cubran todos aquellos gastos menores que se

generen derivados del funcionamiento del fideicomiso. El monto será

determinado y autorizado por la gerencia del FONAGRO, conforme las

necesidades operativas que se presenten.

TÍTULO IIIVIATICOS AL INTERIOR

Artículo 5. Objeto. Se establecen las presentes normas relacionadas para la

utilización de gastos de viáticos y otros gastos conexos, derivados del

cumplimiento de comisiones relacionadas con el fideicomiso y que se llevan a

cabo en el interior de la república, por parte del personal que presta sus servicios

en el fideicomiso "FONAGRO".

Artículo 6. Definición de Viático. Se denomina viático, a las asignaciones

destinadas a cubrir los gastos por hospedaje, alimentación y otros gastos

conexos en que se incurre, por parte de la unidad operativa del FONAGRO, para

el cumplimiento de comisiones fuera del lugar ordinario de trabajo.

Articulo 7. Gastos Conexos. Se entiende por gastos conexos los que se

ocasionaren por concepto de:

a) Pasajes,

b) Gastos de peaje u otros,

c) Transporte de equipo de trabajo,

d) Reparación de vehículos, así como sus repuestos, combustibles y

lubricantes, y,

e) Otros gastos debidamente comprobados que se ocasionen por caso

fortuito o fuerza mayor durante la comisión. Estos gastos deberán ser

aprobados por la Gerencia General de FONAGRO

Articulo 8. Nombramiento y Autorización. Corresponde a la Gerencia General

de FONAGRO, nombrar y autorizar al personal para la realización de las

comisiones así como el pago correspondiente a los gastos de viático y otros

gastos conexos a que se refieren los artículos anteriores.

Articulo 9. Formularios. Para el cobro y comprobación de los pagos de viáticos

y gastos conexos, se establecen los siguientes formularios:

a) Nombramiento de Comisión

b) Formulario V-A Viático Anticipo

c) Formulario V-C Viático Constancia

d) Formulario V-L Viático Liquidación

Estos formularios deberán contar con la autorización de la Contraloría General

de Cuentas.

Articulo 10. Anticipo de Gastos de Viático. A la persona nombrada para el

desempeño de una comisión, mediante firma del formulario V-A "Viático

Anticipo", le serán desembolsados los fondos asignados para la comisión, quien

se obliga a presentar posteriormente la respectiva liquidación en el formulario V-L

"'Viático Liquidación" y acompañado de su V-C "Viático Constancia".

Articulo 11. Categoría. Para los efectos de asignación de viáticos al interior del

país, se tomará como base las categorías que se indican a continuación:

CATEGORÍAS ASIGNACIÓN DIARIA TOTALGerencia General, Jefes y Coordinadores

Quinientos quetzales exactos (Q.500.00)

Personal Técnico y Profesional Trescientos quetzales exactos (Q.300.00)

Artículo 12. Cuotas Diarias. Con base en las categorías que se indican en el

artículo anterior, la cuota diaria cubre veinticuatro (24:00) horas a partir de las

cero (00:00) horas. Cuando el tiempo empleado en la comisión comprenda

fracciones de día, los gastos de viáticos se computarán conforme a porcentajes

que se indican en el Artículo 13 de la presente normativa.

Artículo 13. Fracción de Día. Cuando una comisión se cumpla en menos de

veinticuatro (24:00) horas, los gastos de viáticos se reconocerán conforme los

porcentajes establecidos, de la manera siguiente:

a) Desayuno Quince por ciento (15%)

b) Almuerzo Veinte por ciento (20%)

c) Cena Quince por ciento (15%)

d) Hospedaje Cincuenta por ciento (50%)

Articulo 14. Nombramiento. En el nombramiento para la comisión a realizar, se

deberá establecer: el lugar, la duración y la actividad que se llevará a cabo.

Articulo 15. Comprobación de Tiempo. El personal que sea designado para el

desempeño de una comisión en el interior del país, deberá solicitar a las

instancias correspondientes (Policía Nacional Civil o Alcaldías Municipales), que

firme y selle el formulario V-C "Viático Constancia", lugar de permanencia, fecha

y hora de llegada y salida.

Artículo 16. Liquidación de Gastos de Viáticos y Otros Gastos Conexos. El

personal comisionado debe presentar el formulario V-L "Viático Liquidación”

dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de haberse cumplido la

comisión, con la aprobación de la autoridad que la ordenó, la liquidación de los

gastos efectuados acompañando, según sea el caso, el formulario V-A "Viático

Anticipo" o el formulario V-C "Viático Constancia", así como el Informe de

Comisión con el visto bueno de la persona que la autorizó. El incumplimiento de

estas condiciones serán motivo para que reintegre los fondos asignados para la

comisión y ante su negativa será motivo de la formación de expediente que

deberá ser conocido por la Gerencia General de FONAGRO para los efectos

correspondientes.

Artículo 17. Viáticos para nueva comisión. No se proporcionará anticipo de

viáticos para nuevas comisiones, mientras existan comisiones pendientes de

liquidar, salvo el caso que por la inminencia o urgencia de la nueva comisión no

pueda efectuar la liquidación en el plazo indicado anteriormente, situación que

deberá ser justificada y autorizada por la Gerencia General de FONAGRO.

Artículo 18. Reintegro de fondos. Cuando por alguna causa la comisión

quedare en suspenso o fuere cancelada, los fondos anticipados deberán

reintegrarse inmediatamente a la cuenta específica de los fondos de

funcionamiento del FONAGRO.

Articulo 19. Viáticos para personal de otras instituciones en apoyo al

fideicomiso.

Cuando la unidad operativa del FONAGRO requiera del apoyo de personal de

otras unidades del MAGA, podrán otorgarse los viáticos al interior, con cargo a

los fondos de funcionamiento del fideicomiso FONAGRO. Para el efecto, las

personas nombradas deberán cumplir con el proceso de liquidación descrito en

los artículos anteriores

TÍTULO IV

VIATICOS AL EXTERIOR

Articulo 20. Viáticos al exterior. Los gastos de viático en el exterior del país,

para el Gerente General del FONAGRO, serán autorizados a través de

nombramiento de comisión, por el señor Ministro del Ministerio de Agricultura

Ganadería y Alimentación -MAGA- o en su ausencia por el Viceministro que esté

a cargo del Despacho Ministerial interinamente.

Para el personal técnico y profesional del fideicomiso, los viáticos al exterior

serán autorizados por la Gerencia General de FONAGRO.

Las categorías del personal son las siguientes:

Categoría I: Ministros

Categoría II: Viceministros

Categoría III: Directores, Subdirectores y Asesores de Dependencias

Administrativas

Categoría IV: Jefes y Subjefes

Categoría V: Otro personal no especificado en las categorías anteriores

Los grupos geográficos son:

Grupo 1: Países de Europa, Asia, Africa, Oceanía, Argentina, Brasil y Chile

Grupo 2: Estados Unidos de América, Canadá, Venezuela, Panamá, Perú y

Ecuador

Grupo 3: México, Islas del Caribe y demás países de América del Sur

Grupo 4: Países de Centroamérica y Belice

Las cuotas diarias por categoría y grupo geográfico, asignadas en Dólares de los

Estados Unidos de América (US. $), son las siguientes:

CATEGORIA GRUPO 1 GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO 4I 400.00 350.00 300.00 250.00 II 350.00 300.00 250.00 200.00 III 300.00 250.00 200.00 150.00 IV 250.00 200.00 150.00 100.00 V 200.00 150.00 100.00 75.00

Articulo 21. Comprobación de tiempo. Las personas a quienes se les autorice

gastos de viático para el desempeño de comisiones oficiales en el exterior de la

República, deberán presentar a su regreso copia de pasaporte donde conste su

ingreso y egreso al país destino y cumplir con los documentos establecidos que

se indican en el artículo 16 del presente reglamento.

Articulo 22. Cómputo de gastos de viático. Los gastos de viático del personal

de FONAGRO y de otro personal del MAGA que se desempeñe, se determinará

en la forma siguiente:

a) El día de salida del país se pagará completo y el día de ingreso se pagará

el 50% de la cuota diaria que corresponda.

..

TITULO V

CONTROL DE BIENES INVENTARIABLES

Artículo 23. Objeto. Las presentes normas y procedimientos, establecen los

lineamientos para la adquisición, administración y custodia de activos, que son

adquiridos por el fideicomiso FONAGRO con sus recursos para su propio

funcionamiento para lo cual se implementa el control sobre el patrimonio del

fideicomiso.

Articulo 24. Definiciones.

a) Activos Tangibles: Son bienes que tienen sustancias corpóreas tales

como: Vehículos, mobiliarios y equipo, herramienta y otros.

b) Activos Intangibles: Se incluyen en esta categoría, bienes tales como

software o programas de cómputo, licencias y otros afines.

c) Bienes Fungibles: Son aquellos bienes que por su valor y por su constante

uso y movimiento, no están sujetos a ser inventariados, tales como:

Engrapadoras, saca grapas, sacabocados, sacapuntas, lapiceros, etc.

Dichos bienes se controlará a través del procedimiento de Kardex.

Articulo 25. Adquisiciones. Para la ejecución de las adquisiciones de

activos la Unidad Administrativa Financiera deberá velar por que se cumplan los

requisitos siguientes:

a) Requisición firmada por la persona que solicita el bien, entendiéndose éste

como uno nuevo, o como una mejora a un bien ya existente, con el visto bueno

del jefe inmediato superior. Describiendo:

- La justificación de la adquisición

- Características del bien o sus especificaciones

- Propuesta de variables a utilizar para la adjudicación de la

adquisición.

Articulo 26. Registro. Todos los activos deberán ser registrados por el

encargado de inventarios de la Unidad Administrativa Financiera, para lo que

deberán especificarse las características, tales como: Número de registro, marca,

modelo, color, número de serie, entre las principales, con el objeto de hacer fácil

su identificación.

Articulo 27. Control de los Inventarios. El encargado de inventarios de la

Unidad Administrativa Financiera, será quien tenga la responsabilidad del registro

y control de los activos adquiridos con fondos del fideicomiso FONAGRO, quien

cuatrimestralmente informará al departamento de inventarios del MAGA, para su

traslado y registro de las altas y bajas al Sistema de Contabilidad Integrado del

Estado -SICOIN- debidamente fiscalizado por Auditoría Interna del

FIDEICOMISO.

Artículo 28. Tarjetas de responsabilidad. Para dar cumplimiento a lo anterior,

el encargado de inventarios al momento de entregar al personal que laborará en

el fideicomiso FONAGRO los activos que utilizará para desempeñar sus

funciones, deberá elaborar la respectiva tarjeta de responsabilidad en donde se

anotarán dichos activos con su respectivo número de registro y valor. La tarjeta

de responsabilidad deberá ser elaborada en original y copia, el original quedará

en los archivos del encargado de inventarios de la Coordinación Administrativa

Financiera y la copia será entregada a la persona que tenga bajo su

responsabilidad dichos bienes, cuando el responsable cese en sus labores o

cualquier traslado de éste, se deberá notificar esta situación a la mayor brevedad

posible, para hacer entrega del equipo o efectuar el cambio respectivo en la

tarjeta de responsabilidad a la unidad de inventarios del MAGA, dicha acción

deberá ser fiscalizada por Auditoría Interna del FONAGRO.

Articulo 29. Baja de Inventarios. El procedimiento de baja de bienes de

inventario, se puede dar por las siguientes causales:

a) cuando un activo fuere destruido,

b) extraviado o pérdida,

c) depreciación o desuso total,

Para el efecto se deberá elaborar un informe por parte de la Unidad

Administrativa Financiera, debiendo informar a la unidad inventarios del MAGA

para que realice las gestiones administrativas correspondientes.

Articulo 30. Solvencia. Quien por cualquier causa, deje de prestar sus servicios

Profesionales o Técnicos al fideicomiso FONAGRO, deberá solicitar la solvencia

correspondiente al departamento de inventario del MAGA, previa verificación

física de los bienes bajo su responsabilidad por parte del encargado de

inventarios del fideicomiso FONAGRO.

Articulo 31. Cierre del ejercicio Contable. Al final de cada ejercicio contable, o

cuando se considere necesario la Auditoría Interna del FONAGRO, deberá

realizar una revisión física de los inventarios que se encuentren en el fideicomiso

FONAGRO, con el fin garantizar la salvaguarda del patrimonio financiero

presupuestario del proyecto.

TITULO VI USO Y CONTROL DE VEHÍCULOS

Articulo 32. Objeto. Las presentes normas y procedimientos, son el instrumento

administrativo y de control interno en base al cual se normará el registro, control

del uso de vehículos propiedad del fideicomiso FONAGRO o asignados o

prestados al mismo, así como la responsabilidad de las personas que laboran

para el fideicomiso, al momento de hacer uso de los vehículos.

Articulo 33. Registros. Se crearan los registros siguientes como complemento

de los controles de bienes de inventario.

a) Registro o listado de vehículos inventariados: Serán datos conteniendo

información general de todos los vehículos, condición de disponibilidad del

mismo, identificación si está asignado permanentemente, o

eventualmente.

b) Registro individual: Contendrá todos los datos de identificación del

vehículo, y el historial de usuarios del mismo; el mantenimiento tanto

preventivo como correctivo, registro de acumuladores, llantas y otros

accesorios y repuestos adquiridos, su costo proveedor, fecha y todos los

datos relevantes que sean necesarios.

c) Registro de asignación de combustibles: En el caso de adquirir el

combustible por medio de cupones con el proveedor que tenga gasolineras

en todos los municipios del interior del país, se llevará el control de éstos

para la respectiva liquidación de la respectiva compra.

d) Registro de Seguros: Se crea el registro de cobertura de seguros para

todos los vehículos, para cubrir siniestralidad, debiendo contener Valor del

vehículo, para establecer el monto a asegurar, prima, compañía

aseguradora, teléfonos de contacto para siniestros y cualquier otra

información de interés. Todos los registros estarán a cargo de inventarios

de la Unidad Administrativa Financiera del FONAGRO.

Articulo 34. Responsabilidad del conductor. Es responsabilidad de todo

conductor poseer licencia de conducir vigente y conducir vehículos cumpliendo

con las leyes de tránsito que rigen en el país.

Articulo 35. Pago de sanciones o multas. El conductor del vehículo asignado

será el responsable del pago de las multas y sanciones impuestas por las

autoridades de tránsito como producto de infracciones al reglamento de tránsito.

Articulo 36. Pago de deducible. El pago de deducible en el caso de percance

cubierto por la póliza de seguro contratada por el fideicomiso FONAGRO,

estará a cargo del mismo, excepto en el caso que se demuestre

fehacientemente que la responsabilidad en el siniestro (pérdida parcial o total del

bien), corresponde al conductor del vehículo.

Artículo 37. Sanciones. La inobservancia e incumplimiento por el responsable

de un vehículo al servicio del fideicomiso de las normas antes indicadas, con

resultados dañosos, será sancionado conforme lo establecido en las leyes

vigentes en la materia, debiendo el responsable de la violación de éstas normas,

responder inmediatamente del hecho ante la Unidad Administrativa Financiera,

para ejecutar las acciones correspondientes al caso concreto para la imposición

de la sanción que corresponda.

Articulo 38. Casos No Previstos. Los casos no previstos en la presente

normativa serán resueltos por el Consejo Directivo del Fideicomiso FONAGRO,

con base a las disposiciones contenidas en su Reglamento y la Escritura de

Constitución del Fideicomiso.

Articulo 39. Vigencia. Este normativo entra en vigencia a partir de la fecha de

aprobación por parte del Consejo Directivo, y se aplicará obligatoriamente para el

cumplimiento de las actividades propias del Fideicomiso FONAGRO.

Guatemala, diciembre de 2011

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