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REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (ROF)
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REGLAMENTO DE
ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES (ROF)
Calca, Febrero 2016
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (ROF)
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REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (ROF)
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REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (ROF)
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INDICE
INTRODUCCIÓN ............................................................................................... 3
TÍTULO I GENERALIDADES ............................................................................. 4
OBJETIVO FINALIDAD ALCANCE DEL REGLAMENTO
TÍTULO II ORGANIZACIÓN .............................................................................5
CAPÍTULO I OBJETIVOS FUNCIONALES GENERALES................................5
CAPÍTULO II ESTRUCTURA ORGÁNICA DE EMSAPA S.R.L .......................6
CAPÍTULO III DEL ÓRGANO DE LA ALTA DIRECCIÓN .............................. 9
CAPÍTULO IV DEL ÓRGANO DE DIRECCIÓN ............................................ 10
CAPÍTULO V DEL ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL.................... 12
DE LOS ÓRGANOS DE APOYO................................................................... 17
DE LOS ÓRGANOS DE LÍNEA ......................................................................17
RÉGIMEN LABORAL.................................................................................... 19
DEL RÉGIMEN ECONÓMICO....................................................................... 20
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS ..................................................... 20
DISPOSICIONES TRANSITORIAS Y FINAL 21
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (ROF)
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INTRODUCCION.
El presente Reglamento de Organización y Funciones, ROF permite
formalizar los cambios en la actual organización, la misma que se verá
consolidada, posteriormente el Manual de Organización y Funciones (MOF).
El Manual de Organización y Funciones es un instrumento normativo de
gestión institucional que determina las funciones, responsabilidades y
relaciones de los cargos de la Empresa. Su objetivo es establecer funciones y
responsabilidades a cada cargo a fin de orientar el trabajo diario de los
trabajadores, promover el trabajo multifuncional y en equipo, no limitando la
iniciativa y creatividad para realizar un trabajo eficiente y de mejor calidad.
Permite cubrir los cargos señalando su perfil. Este Reglamento ha sido
elaborado tomando como base el nuevo Reglamento de Organización y
Funciones que establece la nueva organización de la Empresa, aplicando el
método de análisis de puestos de trabajo y análisis documental y alineamiento
de funciones en coordinación con el trabajador), que permitirá adecuar los
cargos a la nueva estructura organizacional.
Por último es importante mencionar que el ROF es un documento de gestión
que permitirá mejorar la gestión de la Empresa garantizando un servicio
sostenible.
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GENERALIDADES.
Artículo 1°.- La Organización y Gestión de la Empresa Municipal de Servicio
de Agua Potable y Alcantarillado Calca es una EPS, EMSAPA CALCA, S:R:L:
Es una entidad prestadora de servicios de saneamiento de propiedad
Municipal, que opera en el marco de la Legislación Nacional para la provisión
de estos servicios, como personería jurídica de derecho público. Es de régimen
privado con autonomía técnica, administrativa y económica, es normada por la
Ley Orgánica de Municipalidades (Nº 27972), Ley de la Actividad Empresarial
del Estado (Nº 24948), Ley General de Sociedades (DL. Nº 601), Ley General
de Servicios de Saneamiento (Nº 26338) y su Reglamento (Nº 09-95-PRES).
Presupuestalmente es normado por la Dirección Nacional de Presupuesto
Público, cuyo ámbito jurisdiccional de prestación de servicios comprende la
Ciudad de Calca.
ARTÍCULO 2º
Las normas y disposiciones legales que sustentan el presente
Reglamento de Organización y Funciones- ROF, son las siguientes:
Estatutos de la Empresa Municipal de Servicio de Agua Potable y
Alcantarillado de Calca Sociedad de Responsabilidad Limitada EMSAPA
CALCA S.R.L.
Ley Nº 26338 Ley General de los Servicios de Saneamiento y su
Reglamento.
Ley Nº 26284, Ley General de la Superintendencia Nacional de
Servicios de Saneamiento y su Reglamento.
Ley Nº 26887, Ley General de Sociedades.
Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la
Contraloría General de la República. Decreto Supremo Nº 043-2006-
PCM. Lineamientos para elaboración y aprobación del ROF.
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ARTÍCULO 3º La Sede Institucional está ubicada en la ciudad de Calca,
Provincia Calca, Departamento Cusco
Artículo 4°.- El presente Reglamento de Organización y Funciones, es el
documento de gestión que, define la estructura orgánica de la Empresa de
Servicio de Agua Potable y Alcantarillado de Calca Sociedad de
Responsabilidad Limitada; especifica las funciones generales de los órganos
de dirección, de control, de asesoría, de apoyo, de línea y órganos
desconcentrados.
Artículo 5°.- El ámbito de aplicación de este Reglamento es el conjunto de la
organización de la Empresa de Servicio de Agua Potable y Alcantarillado de
Calca, Sociedad de Responsabilidad Limitada.
Artículo 6°.- La Empresa de Servicios de Agua Potable y Alcantarillado de
Calca, a efectos de la aplicación de este Reglamento, se denominará EMSAPA
CALCA, S:R:L.
DE LA NATURALEZA Y FINALIDAD.
Artículo 5.- La finalidad de EMSAPA CALCA S.R:L.. es satisfacer las
necesidades de los servicios de agua potable y alcantarillado en el ámbito de
su jurisdicción, según lo establecido en su Estatuto Social. La cobertura y
calidad de los servicios, estará en función de su capacidad operativa,
administrativa y de la factibilidad económica - financiera de la Empresa.
AMBITO Artículo 6° EMSAPA CALCA S.R:L., realiza todas las actividades
vinculadas a la prestación de los servicios de agua potable y alcantarillado en
la Provincia de Calca.
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CAPÍTULO I
OBJETIVOS FUNCIONALES GENERALES.
Los objetivos básicos que la Empresa EMSAPA CALCA debe lograr, en función
de su capacidad operativa y disponibilidad de sus recursos económicos y
financieros, son:
Producir y brindar servicios de agua potable en la cantidad, continuidad
y calidad requerida por la colectividad; así como el servicio de
alcantarillado sanitario.
Ampliar la capacidad de producción de agua potable.
Instalar redes de distribución de agua potable, de alcantarillado sanitario
y comercializar tales servicios.
Realizar estudios e investigaciones para optimizar todas las
actividades tendientes a la productividad y calidad de los servicios que
brinda.
Modernizar la empresa, mejorando la producción, la operación y
calidad de los servicios e incrementar la productividad.
Optimizar la gestión Institucional.
Mejorar la relación y los niveles de satisfacción de las necesidades de
los servicios a nuestros Clientes.
DE LAS FUNCIONES GENERALES
EMSAPA CALCA S.R:L., dentro del ámbito normativo existente le
compete, las siguientes funciones:
1. Producir, distribuir y comercializar agua potable, de calidad a todos
nuestros usuarios.
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2. Operar, mantener y renovar las instalaciones y equipos utilizados en la
prestación de los servicios de saneamiento, de acuerdo a las normas técnicas y
a lo establecido en el presente Reglamento.
3. Efectuar la prestación de los servicios en los niveles de calidad, cantidad,
continuidad y demás condiciones establecidas en la Ley y Reglamento de la
Ley General de Servicios de Saneamiento.
4. Formular y ejecutar Planes Maestros Optimizados.
5. Asesorar en aspectos técnicos y administrativos a las localidades del ámbito
rural comprendidas en la jurisdicción de su responsabilidad.
6. Formular estudios, proyectos y ejecutar obras para ampliar la capacidad de
los servicios que brinda, teniendo en cuenta las normas establecidas para los
aspectos de cuidado del medio ambiente, seguridad y salud.
7. Aprobar, supervisar y evaluar los proyectos a ser ejecutados por terceros
dentro de su ámbito de responsabilidad y coordinar las acciones que sean
necesarias para la transferencia de aquellos que serán administrados por la
Empresa.
CAPITULO II
DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA
La Estructura Orgánica de la Empresa EMSAPA CALCA, S.R.L.
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OFICINA
DE
LOGISTICA
JEFATURA DE OPERACIONES Y
MANTENIMIENTO
CONTROL DE CALIDAD Y
OPERACIÓNES DE PLANTA DE
SUMINISTRO DE AGUA
JUNTA GENERAL
GERENCIA GENERAL
UNIDAD DE CONTABILIDAD
CAJA Y
ATENCION
AL CLIENTE
ALMACEN Y
PATRIMONIO
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CAPÍTULO IV DEL ÓRGANO DE LA ALTA DIRECCIÓN
DE LA JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS
La Junta General de Accionistas es el órgano de mayor jerarquía de la
Empresa, le compete los asuntos que señale el Estatuto de la Empresa y lo
que le atribuye la Ley General de Servicios de Saneamiento Ley N° 26338 y su
Reglamento, así como aquellas que le establece supletoriamente la Ley
General de Sociedades. La conformación de la Junta General de Accionistas y
los aspectos referidos a su competencia, se establecen en el Estatuto de la
EPS EMSAPA CALCA.
Son Funciones de la Junta General de Accionistas:
1. Efectuar la modificación del Estatuto Social.
2. Remover a los miembros del Directorio y designar a sus reemplazantes,
(De acuerdo al número de acciones que representa cada accionista).
3. Acordar la transformación, fusión, escisión, disolución y liquidación de la
sociedad.
4. Determinar las tarifas y el aumento de las mismas de acuerdo a lo
señalado en la Ley General de Servicios de Saneamiento y sus Normas
Reglamentarias.
5. Acordar el aumento o reducción de capital social, así como autorizar la
emisión de obligaciones, debiendo comunicar este hecho a la
Superintendencia Nacional de Servicios de Saneamiento.
6. Acordar la transferencia y/o adjudicación de bienes que integran el
activo no negociable de la Sociedad, así como acordar la enajenación,
en un solo acto, de activos cuyo valor contable exceda el cincuenta por
ciento (50%) del capital social.
7. Disponer las Investigaciones y Auditorias especiales. La contratación de
auditores externos se hará previa autorización de la Contraloría General
de la República, en virtud a lo previsto por la normatividad vigente.
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8. Declarar en reorganización la sociedad de acuerdo a las normas legales
correspondientes.
9. Nombrar y remover al Gerente General.
10. Fijar el monto de las dietas que percibirán los Miembros del Directorio de
acuerdo con los límites presupuestales aprobados por la Dirección
Nacional de Presupuesto Público del Ministerio de Economía y
Finanzas.
11. Resolver los asuntos que le somete el Directorio, así como aquellos en
los que resulte comprometido algún interés de la sociedad.
DE LA GERENCIA GENERAL
La Gerencia General tiene por objetivo lograr el cumplimiento de la visión,
misión y objetivos establecidos para EMSAPA CALCA S.R.L, generando
condiciones propicias y adecuadas de dirección empresarial, que permitan
alcanzar los resultados esperados en términos de eficiencia, eficacia y
efectividad. La Gerencia General es la más alta autoridad ejecutiva de
EMSAPA CALCA S.R.L,. Artículo 16°.- Son funciones de la Gerencia General:
1. Celebrar y ejecutar los actos y contratos relativos al objeto social y otros que
estuvieren dentro de sus facultades o que le fueren delegados por el Directorio.
2. Dirigir las operaciones comerciales, administrativas y de ejecución de las
operaciones sociales que se efectúen.
3. Organizar el régimen interno de la sociedad, expedir la correspondencia,
cuidar que la contabilidad esté al día, inspeccionar los libros, documentos y
operaciones de la sociedad y dictar disposiciones pertinentes para el correcto
funcionamiento de la misma.
4. Ordenar pagos y cobros, otorgando cancelaciones o recibos.
5. Contratar, sancionar y despedir a los trabajadores y a los otros
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Gerentes, fijándoles remuneraciones y labor a efectuar, de acuerdo a los
lineamientos establecidos por el Directorio.
6. Dar cuenta en cada sesión del Directorio o de la Junta General de
Accionistas cuando se le solicite, del estado y de la marcha de los negocios
sociales.
7. Presentar los Estados Financieros cuando sea requerido por el Directorio.
8. Supervisar la ejecución de los planes y presupuestos de acuerdo a las
normas legales aplicables.
9. Ejecutar acuerdos y disposiciones del Directorio.
10. Llevar la firma y representación legal de la sociedad ante las distintas
entidades nacionales y extranjeras, públicas o privadas, pudiendo
suscribir los convenios interinstitucionales correspondientes.
11. Vigilar la correcta aplicación de las normas técnicas y legales que rigen
la prestación de los servicios.
12. Participar en las sesiones de la Junta General de Accionistas y del
Directorio como Secretaría, salvo que dichos órganos dispongan lo
contrario.
13. Asistir a las sesiones del Directorio y de la Junta General de Accionistas
con voz, pero sin voto, salvo que estos órganos dispongan que el
Gerente General no asista a dichas sesiones.
14. Adquirir, enajenar, constituir garantía mobiliaria y transferir bienes
muebles e inmuebles de acuerdo a Ley.
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15. Velar por el cumplimiento de las normatividades de seguridad y salud en
el trabajo.
16. Supervisar la ejecución y cumplimiento de las normas y procesos de su
competencia considerados en el Plan de Gestión Ambiental.
17. Otras funciones asignadas por el Directorio.
DE LA ÁREA DE CONTABILIDAD:
FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CONTADOR:
Son funciones del Contador:
1) Revisar y aprobar la información y los documentos que lo sustentan,
presentados y generados por las áreas de Contabilidad, Recursos Humanos,
Tesorería, Logística y por los diferentes órganos de la Empresa, que
repercuten directamente en los estados financieros;
2) Proponer y elaborar la actualización, modificación ó adecuación del Plan
Contable General de la Empresa, de acuerdo al nivel de análisis que requieran
sus actividades, así como en cumplimiento de la normatividad tributaria ó
regulatoria vigente;
3) Participar conjuntamente con el Jefe del Departamento de Administración y
Finanzas en la formulación, actualización ó reformulación del Plan Maestro
Optimizado, Plan Estratégico Institucional, Plan Operativo Anual, Presupuesto
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Anual, Memoria Institucional y otros documentos de gestión de la Empresa,
encargándose de las proyecciones de la información financiera entre otros
reportes requeridos;
4) Dirigir el proceso de formulación, consolidación e integración de la
información contable para generar los estados financieros de la Empresa;
5) Autorizar, presentar y sustentar oportunamente los estados financieros, sus
notas de interpretación e información complementaria de periodicidad anual y
semestral, requeridos por la Dirección General de Contabilidad Pública para la
elaboración de la Cuenta General de la República de acuerdo a la normatividad
vigente;
6) Formular y presentar oportunamente los informes de ejecución financiera
trimestral, que permita evaluar cualitativa y cuantitativamente su desarrollo, de
acuerdo a la normatividad vigente;
7) Supervisar y coordinar las actividades para determinar y registrar
adecuadamente los costos operacionales, comerciales y administrativos, los
costos de los proyectos y obras, así como los costos totales unitarios;
8) Emitir informes oportunamente cuando se detecten desfases en los ingresos,
costos y/o gastos, que pongan en riesgo el cumplimiento de metas y objetivos
establecidos en los documentos de gestión;
9) Plantear, desarrollar y actualizar los procedimientos contables, supervisando
y asesorando a los órganos de la Empresa en lo referente a su adecuado
tratamiento;
10) Dirigir la organización, control y conservación del archivo de la información
contable y de la documentación que lo sustenta.
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11) Coordinar con las áreas competentes la renovación de equipos y
programas del sistema de Contabilidad, de Costos, de Tesorería, Recursos
Humanos, Suministros y Activos Fijos;
12) Proponer y participar activamente en la implementación y mantenimiento de
sistemas de información automatizado y adecuadamente formulados, de
acuerdo a los cambios que la normatividad contable y tributaria lo exige;
13) Revisar la información registrada en los sistemas informáticos de
Contabilidad, Costos, Tesorería, Recursos Humanos, Suministros y Activos
Fijos;
14) Revisar y autorizar las liquidaciones formuladas para el pago de
obligaciones tributarias, laborales y de otra índole; de acuerdo a la
normatividad legal vigente y dentro de los plazos establecidos;
15) Supervisar la clasificación, codificación, registro e ingreso de los bienes
patrimoniales y obras de inversión adquiridos por la Empresa, transferidos y/o
donados;
16) Revisar y aprobar los procedimientos de depreciación, amortización y
reevaluación, mediante la aplicación de factores de ajuste legalmente
establecidos;
17) Analizar el resultado de los inventarios físicos de activos fijos y bienes
patrimoniales, proponiendo las acciones correctivas pertinentes de ser el caso;
18) Coordinar y supervisar la implementación del proceso de control de
inventarios; así como, dirigir y coordinar las normas especificas para la
administración del sistema logístico que garanticen las operaciones de la
Empresa.
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19) Supervisar la apertura y actualización de los libros y registros contables de
la Empresa, verificando que estos se ajusten a los requerimientos mínimos
establecidos por la normatividad contable y tributaria vigente;
20) Mantener permanentemente informado al Jefe del Departamento de
Administración y Finanzas sobre el desarrollo de sus actividades y logros;
21) Cumplir con las normas y procedimientos establecidos en el Reglamento
Interno de Trabajo de la Empresa;
22) Otras funciones vinculadas a su campo de actividad que le sean asignadas
por la Jefatura de Administración y Finanzas y otros órganos superiores.
Área de Informática
FUNCIONES ESPECÍFICAS:
Las funciones del profesional de Informática son:
1) Formular, ejecutar, supervisar y actualizar permanentemente los planes de
desarrollo informático y de comunicaciones;
2) Formular, ejecutar, supervisar y actualizar permanentemente el Plan de
Contingencia de informática.
3) Elaborar programas informáticos (aplicativos y utilitarios) que lo requiera las
diversas áreas de la Empresa;
4) Coordinar y controlar las actividades de procesamientos de datos, por las
diferentes áreas de la Empresa de acuerdo a los aspectos normativos.
5) Coordinar con las personas responsables de ingresar información al Sistema
de Captura y Transferencia de Datos (SICAP), para luego enviar a la
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Superintendencia Nacional de Servicios de Saneamiento (SUNASS) en tiempo
oportuno;
6) Promover y divulgar los nuevos sistemas de información, orientando y
enseñando su utilización;
7) Procesar y entregar la información que le soliciten las áreas de la Empresa
para la generación de los indicadores de gestión;
8) Velar por normal funcionamiento de los equipos informáticos;
9) Participar como miembro de la comisión de adquisición de software y
equipos informáticos;
10) Capacitar al personal cuando lo requiera en el software implementado en la
Empresa;
11) Elaborar y ejecutar el plan de mantenimiento de los equipos de cómputo de
la Empresa;
12) Mantener permanentemente actualizada la página web de la Empresa;
13) Cumplir con las normas y procedimientos establecidos en el Reglamento
Interno de Trabajo de la Empresa.
DE LOS ÓRGANOS DE LÍNEA.
Los órganos de línea son aquellos que están encargados directamente de
brindar y comercializar la prestación del servicio de saneamiento, para cumplir
con sus objetivos, entre los órganos de línea tenemos:
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DEL ÁREA DE OPERACIONES
Supervisar todas las instalaciones de agua y desague para su adecuada
instalación.
Coordinar, controlar, supervisar y ejecutar el mantenimiento de todos los
elementos conformantes del sistema de redes de agua potable y
alcantarillado;
Programar, supervisar y realizar los trabajos de limpieza, mantenimiento
y desatoro de los colectores, según cronograma y órdenes de trabajo;
Atender a los usuarios con los diferentes requerimientos, difundir
mediante el buen trato y servicio al usuario la buena imagen de la
entidad;
Controlar y supervisar la operatividad de los diferentes equipos a su
cargo;
Prever, reportar y resolver en forma inmediata cualquier situación que
ocasione paralizaciones en la distribución del agua potable;
Prever, reportar y resolver en forma inmediata cualquier situación que
ocasione atoros en la red de distribución del alcantarillado.
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DEL ÁREA DE LOGÍSTICA:
Proveer en forma oportuna, con la adecuada calidad y el menor
costo, los bienes y servicios necesarios para el desarrollo normal
de las actividades de la Empresa;
Supervisar los procesos de ingresos y salidas de materiales,
combustibles, útiles de escritorio y otros bienes del almacén,
dando su visto bueno;
Ejecutar de acuerdo a los procedimientos internos vigentes, las
compras de bienes y contratación de servicios requeridos y
menores de tres (03) Unidades Impositivas Tributarias (UIT),
haciendo cumplir las estipulaciones contractuales de validez de
precios, plazo de entrega, forma de pago, garantías exigidas y
otras condiciones previstas;
Coordinar, controlar y ejecutar los procesos de importación de los
bienes adquiridos por la Empresa, determinando el plazo de
entrega en almacén;
Solicitar cotizaciones de los bienes y servicios requeridos por las
diferentes áreas de la Empresa, según las características técnicas
y elaborar cuadros comparativos de las ofertas presentadas, así
mismo opinar sobre las propuestas previa evaluación;
Emitir y controlar las órdenes de compra y de servicios,
aprobando aquellas que las normas se lo permitan y canalizando
las demás al órgano de Contrataciones de acuerdo a la
normatividad establecida.
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Programar las necesidades de materiales de uso rutinario en la
Empresa, estableciendo niveles de stock mínimos requeridos
ÁREA DE RECAUDACION:
Es el órgano de línea encargado de programar, organizar y controlar la
actualización de la cartera de clientes, la correcta y oportuna toma de lecturas
de medidores y facturación de los servicios, realizar los cortes y reaperturas del
servicio de agua y velar por el mejoramiento continuo de los niveles de
ingresos de facturación y cobranzas.
DEL REGIMEN LABORAL
Los funcionarios, empleados y personal obrero de la Empresa de
Servicio de Agua Potable y Alcantarillado de Caca, Sociedad de
Responsabilidad Limitada, son servidores estables y contratados.
DEL REGIMEN LABORAL
Los funcionarios, trabajadores y obreros de la Empresa se encuentran
comprendidos en el Régimen Laboral de la Actividad Privada. Los
procedimientos y procesos laborales se rigen por lo establecido en el Texto
Único Ordenado del Decreto Legislativo N° 728 - Ley de Productividad y
Competitividad Laboral, aprobado por el Decreto Supremo N° 003- 97-TR y
demás normas modificatorias y complementarias.
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Se encuentran comprendidos en el Régimen de Pensiones que correspondan
al Decreto Ley N° 19990 o al Sistema Privado de Pensiones, según le
corresponda a cada trabajador.
DEL REGIMEN ECONÓMICO
La Empresa cuenta con recursos económicos que se obtiene de las siguientes
fuentes:
Los Recursos Directamente recaudados que se generan como
resultados de pagos de recibos de agua potable por parte de nuestros
usuarios.
Cobros de colaterales de instalaciones nuevas de Agua y Desague.
TITULO VI DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
PRIMERA Los Jefes de Áreas velarán por el cumplimiento del presente
Reglamento de Organización y Funciones, por cada uno de los trabajadores a
su cargo.
SEGUNDO El Departamento de Contabilidad, y Informática una vez aprobado
el ROF hará llegar a través de la Gerencia General, un ejemplar, a todos los
Jefes de Áreas para su conocimiento y cumplimiento.
TERCERO El Departamento de Contabilidad y Informática en coordinación con
los demás órganos de la Empresa efectuará la revisión periódica del ROF y
planteará las modificaciones acordes con los objetivos, marco legal vigente y
metas de la Empresa.
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TITULO VII DE LAS DISPOSICIONES TRANSITORIAS Y FINALES
PRIMERA Deróguese o déjese en suspenso, según corresponda, las
disposiciones que se opongan a las normas contenidas en el presente
Reglamento.
SEGUNDO La Modificación de la Estructura Orgánica, no significa pérdida de
la estabilidad laboral del trabajador nombrado ni disminución de sus
remuneraciones.
TERCERO El presente Reglamento entrará en vigencia a partir día siguiente de
la publicación de la Resolución que la aprueba.
