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EMPRESA LOCAL DE AGUA POTABLE Y
ALCANTARILLADO SUCRE - ELAPAS
REGLAMENTO ESPECÍFICO
DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD
INTEGRADA
(Documento Compatibilizado)
SUCRE-BOLIVIA
2012
E L A P A S EMPRESA LOCAL DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO SUCRE
RE-SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA 2
CONTENIDO
REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE
CONTABILIDAD INTEGRADA
CAPITULO I
Aspectos Generales del Sistema
Articulo 1. Concepto y Objetivos del Reglamento Especifico
Artículo 2. Alcance
Articulo 3. Revisión y Actualización.
Articulo 4. Incumplimiento al Reglamento.
Artículo 5. Previsión
Artículo 6. De la Universalidad de los Registros
Artículo 7. Concepto de Principios de Contabilidad Integrada
Artículo 8. Principios de Contabilidad Integrada
CAPITULO II
Disposiciones Generales
Articulo 9. Componentes del Sistema de Contabilidad Integrada
Artículo 10. Interrelación con otros Sistemas
Articulo 11. Niveles de Organización y Responsabilidad
Artículo 12. Responsabilidad y Firma de los Estados Financieros
CAPITULO III
Aspectos técnicos.
Articulo 13. Metodología de registro
Articulo 14. Proceso de registro.
Articulo 15. Instrumentos del Subsistema de Registro Presupuestario
Artículo 16. Aplicación de los Sistemas de Registro
CAPITULO IV
Registro y preparación de la información
Articulo 17. Catalogo de Cuentas.
Artículo 18. Manual de Contabilidad Integrada de Acuerdo a la Naturaleza de la
Entidad
Artículo 19. Libros Contables y Registros Auxiliares
Artículo 20 Clasificación de las Transacciones Asientos Tipo.
Artículo 21. Presentación de la información de Ejecución Presupuestaria a la
Dirección General de Contabilidad Fiscal
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CAPITULO V
Estados Financieros Básicos y Complementarios.
Artículo 22. Estados Financieros Básicos
Artículo 23.- Estados Financieros Complementarios
CAPITULO VI
Reglas Específicas
Articulo 24. Reglas Específicas
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REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD
INTEGRADA
EMPRESA LOCAL DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO SUCRE
CAPITULO I
Aspectos Generales del Sistema
Articulo 1.- Concepto y Objetivos del Reglamento Específico
El presente Reglamento Específico del Sistema de Contabilidad Integrada de la Empresa Local
de agua Potable y Alcantarillado Sucre, es un instrumento técnico-operativo, que establece
procedimientos, responsables, plazos y acciones necesarias para el funcionamiento de los sub
sistemas de contabilidad integrada.
El Reglamento Específico del Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada (RE-SCI) se
enmarca en las Normas Básicas e instructivos respectivos aprobados por el Ministerio de
Economía y Finanzas Públicas, está establecido en la Ley Nº 1178 (SAFCO) de 20 de julio de
1990 y enmarcado en las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada, aprobada
mediante Resolución Suprema Nº 222957 de fecha 4 de marzo del 2005 y la Resolución
Suprema 227121 de 31 de enero de 2007.
El reglamento, está subordinado a las siguientes normas legales y técnicas:
• La estructura jurídica conformada por la Constitución Política del Estado, Ley de
Administración y Control Gubernamental
.• Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada (NBSCI).
• Manual de Contabilidad Integrada, instructivos y guías de contabilidad elaboradas por el
Viceministerio de Presupuestos y Contabilidad Fiscal y la Dirección General de Normas de
Gestión Pública del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.
• Normas de Contabilidad emitidas por el Consejo Técnico Nacional de auditoría y Contabilidad
del Colegio de Auditores de Bolivia.
• Principios, Normas Generales y Básicas del Control Interno Gubernamental emitidas por la
Contraloría General del Estado.
El sistema de Contabilidad Integrada (SCI) de la Empresa Local de Agua Potable y
Alcantarillado Sucre, comprende el conjunto de principios, normas, y procedimientos, que
opera como un sistema común único y uniforme integrador de los registros presupuestarios,
económicos, financieros y patrimoniales, que genera la información financiera y económica
clara y transparente de fácil comprensión para los usuarios.
Los Objetivos del Reglamento Específico del Sistema de Contabilidad Integrada (RE-SCI) en
La empresa Local De Agua Potable y alcantarillado Sucre son:
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a) Constituirse en el marco normativo interno y específico para ELAPAS, estableciendo un
conjunto de disposiciones de aplicación obligatoria, conceptos, niveles de organización,
facultades, responsabilidades y aspectos técnicos para el funcionamiento del Sistema de
Contabilidad Integrada en la empresa.
b) Uniformar y optimizar el uso de métodos, técnicas y procedimientos del Sistema de
Contabilidad Integrada durante el ejercicio fiscal correspondiente para el registro de las
operaciones y la generación de información patrimonial, presupuestaria y financiera
c) Establecer las funciones esenciales del Sistema de Contabilidad Integrada, con relación al
registro uniforme de las operaciones económicas financieras, de ingresos y de gastos.
d) Contribuir a la elaboración útil, oportuna y confiable y a la responsabilidad de los informes
y estados básicos financieros.
e) Posibilitar que en las diferentes Áreas y unidades administrativas, cuenten con
información desagregada para los fines de toma de decisiones en la administración de
los recursos.
f) Establecer la interrelación entre el Sistema de Contabilidad Integrada con los diferentes
sistemas, establecidos y regulados por la Ley ―SAFCO” 1178.
Artículo 2.- Alcance
El presente reglamento específico, se aplicará a todo el ámbito inherente a la contabilidad de la
empresa y de su aplicación dependerá que el Sistema de Contabilidad Integrada actúe como
fuente principal de información gerencial en la adopción de decisiones y en el referente
fundamental para el ejercicio de Auditoría Interna y/o Externa y facilitar tareas de Control Interno
y Externo Posterior.
El Reglamento Especifico del Sistema de Contabilidad Integrada es de uso y aplicación
obligatoria para todos los funcionarios de la Empresa Local de Agua Potable y Alcantarillado
Sucre, según su estructura orgánica aprobada para la empresa, principalmente en las Áreas y/o
Unidades Organizacionales, y que intervengan en cualquier fase de registro y aplicación de la
Contabilidad Integrada (Contabilidad Patrimonial, Presupuesto, Tesorería y Crédito Público).
Asimismo deberá ser de conocimiento de todos los funcionarios que prestan servicios en la
empresa Local de Agua Potable y Alcantarillado Sucre, a objeto de respetar los procedimientos
contables estipulados en el presente Reglamento.
Es de responsabilidad de la gerencia Administrativa cumplir y hacer cumplir el presente
reglamento.
Articulo 3. Revisión y Actualización.
El reglamento interno debe ser revisado y actualizado por la Gerencia Administrativa y la
responsable de la jefatura de contabilidad, una vez al año o cuando:
a) El Órgano Rector del Sistema realice modificaciones en las Normas Básicas del Sistema
de Contabilidad Integrada.
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b) Existan recomendaciones y observaciones fundamentales de las autoridades.
c) Se revisen otras disposiciones técnico legal pertinente.
d) La experiencia resultante de su aplicación y de la dinámica administrativa así lo
determine.
El presente reglamento deberá ser aprobado por el Directorio de la empresa, una vez
compatibilizado por el órgano rector.
Articulo 4. Incumplimiento al Reglamento.
El incumplimiento del presente Reglamento generará responsabilidades de acuerdo a lo
establecido en el capítulo V de responsabilidad por la Función Pública de la Ley No 1178, al
Decreto Supremo Nº 23318-A Reglamento de la Responsabilidad por la Función Pública y D.S.
26237 de 29 de junio de 2001 y la reglamentación interna de control y fiscalización vigente.
Artículo 5.- Previsión
En caso de presentarse dudas, omisiones, contradicciones y/o diferencias en la Interpretación
del presente Reglamento Específico de la empresa Local de Agua Potable y alcantarillado
Sucre, estas serán solucionadas en los alcances y previsiones de la R.S. Nº 222957 del 4 de
marzo del 2005 referente a las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada y lo
estipulado por el Órgano Rector.
Artículo 6.- De la Universalidad de los Registros
Todas la transacciones con efecto presupuestario, financiero y patrimonial, deben registrarse en
el SCI en forma separada, combinada o integral ocurridos en un proceso de gestión, el
procesamiento de la información en el sistema computarizado se realiza utilizando
instrumentos técnicos, como: clasificadores presupuestarios, catálogos de cuentas, manual de
cuentas, para la elaboración de los Estados Financieros, enmarcados en los principios del
sistema de contabilidad integrada y de acuerdo a las necesidades de cada unidad, previamente
inscritos y aprobados en el POA- Presupuesto de ELAPAS y de acurdo a la respectiva fuente
de financiamiento.
La omisión del registro de operaciones, establecerá responsabilidad a determinarse de acuerdo
a disposiciones legales existentes.
Principios de Contabilidad Integrada
Artículo 7.- Concepto de Principios de Contabilidad Integrada
Los principios de Contabilidad Integrada constituyen la base teórica sobre la cual se
fundamenta el proceso contable del Sistema de Contabilidad Integrada (SCI), cuyo propósito es
uniformar los distintos criterios de valuación, contabilización, exposición, información y
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RE-SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA 7
consolidación, cuando corresponda, de los hechos económicos – financieros que se registran
en la contabilidad de la Empresa Local de Agua Potable y alcantarillado Sucre.
Artículo 8.- Principios de Contabilidad Integrada
El postulado básico del Sistema de Contabilidad Integrada es:
a) Equidad
La equidad es el postulado básico o principio fundamental que debe orientar la actividad
relacionada con la contabilidad y la elaboración de la información de La Empresa Local de agua
Potable y Alcantarillado Sucre, de manera que el registro, valuación y exposición de las
transacciones presupuestarias, patrimoniales y financieras, se efectúen de manera imparcial,
sin favorecer a una de las partes que efectúa la transacción en perjuicios de los intereses de la
otra.
Los estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen con equidad los distintos
intereses en juego de ELAPAS.
Los principios del Sistema de Contabilidad Integrada son:
b) Legalidad
Los hechos económicos financieros de La empresa Local de agua potable y Alcantarillado
Sucre, se registran en el Sistema de Contabilidad Integrada, previo cumplimiento de
disposiciones legales vigentes y pertinentes establecidas por las normas básicas de
administración y control.
Los principios contables deben encontrarse en armonía con las disposiciones legales.
Eventualmente cuando exista oposición entre normas legales y técnicas, prevalece la aplicación
del derecho público, debiendo informar de este hecho y su impacto en la posición financiera y
los resultados, en notas a los Estados Financieros, los que serán elaborados por la jefatura
financiera y contable de ELAPAS.
c) Universalidad y Unidad
El Sistema de Contabilidad de la Empresa Local de Agua Potable y Alcantarillado Sucre, debe
registrar las transacciones presupuestarias, financieras y patrimoniales en un sistema único,
común, oportuno y confiable; afectando, según la naturaleza de cada operación, a sus
componentes en forma separada, combinada o integral mediante registro único.
Las operaciones que realiza ELAPAS corresponden a diversas etapas de su gestión pública,
por consiguiente el universo de las mismas debe reflejarse en la contabilidad y sus estados.
El Sistema de contabilidad Integrada registra dichas transacciones una sola vez en un sistema
único, lo que permite obtener información coherente, en razón a que la misma es originada en
una única fuente informativa.
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d) Devengado
El conocimiento de recursos y gastos para determinar el resultado económico y su efecto en el
patrimonio como corresponden a un ejercicio, debe registrarse en el momento en que sucede el
hecho sustancial que determine su origen y queda perfeccionado desde el punto de vista de la
legislación o prácticas comerciales aplicables y se hayan evaluado los riesgos inherentes a tal
operación, sin considerar si se han cobrado o pagado.
Devengado de Recursos, El devengamiento de los recursos, se produce cuando se crea una
relación jurídica entre la empresa y terceros por la naturaleza de bienes y la prestación de
servicios, en virtud de la cual se origina un derecho de cobro por parte de la Entidad y una
obligación de pago por parte de terceros.
En los casos de donaciones o transferencias, por no existir contraprestación de bienes o
servicios, ni derecho de cobro, el devengamiento es simultáneo a la percepción de los recursos.
Devengado de Gastos, El devengado del gasto, se produce cuando se genera la obligación de
pago a favor de terceros por la recepción de bienes o servicios a conformidad, adquiridos por la
entidad, al vencimiento de la fecha de pago de una obligación o cuando por un acto de
autoridad competente se dispone efectuar una transferencia a terceros.
El devengado del gasto implica la afectación definitiva de los créditos presupuestarios
correspondientes, es decir, la ejecución del presupuesto. Es a partir del devengado que se
producen los asientos de partida doble en la contabilidad.
e) Ente
ELAPAS es un organismo de la administración pública, con personería propia con jurisdicción
nacional, autonomía de gestión técnica, administrativa y económica, responsable del logro de
los objetivos de acuerdo al Programa de Operación anual, por lo cual administra recursos
asignados en el PGN, con presupuesto propio y produce Estados Financieros.
Los programas y proyectos emergentes de convenios de crédito y/o donaciones con otros
gobiernos u organismos internacionales que no cumplen con los requisitos señalados
anteriormente, no constituyen Entes Contables. Deben procesar información según lo
establecido por el Órgano Rector, de acuerdo a necesidades propias de información del
programa o proyecto y las condiciones establecidas por dichos convenios; en consecuencia los
resultados obtenidos por ELAPAS deben ser medidos en forma independiente del ente que
ejerce tuición y/o de la cabeza del sector, identificando como responsables de los resultados de
la gestión al Gerente General.
f) Bienes económicos
Los estados financieros de ELAPAS, presentan información contable relativa a bienes
materiales e inmateriales, derechos y obligaciones que poseen valor económico y por tanto, son
susceptibles de ser valuados objetivamente en términos monetarios.
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Este principio define la naturaleza de los bienes que deben ser reconocidos en los estados
financieros: activos, pasivos, patrimonio, recursos y gastos cuantificables económicamente.
Bienes de Dominio Privado o Institucional, constituidos por activos tangibles intangibles de
uso de la entidad constituyen activos fijos de ELAPAS, cuyo derecho propietario está registrado
a nombre de la misma y contribuyen a la prestación de servicios públicos tales como edificios,
terrenos, equipos y otros de similar naturales; los costos de depreciación, amortización o
agotamiento registrados, pueden ser confrontados con los recursos corrientes.
Bienes de Dominio Público o de uso de la comunidad, como puentes, carreteras, plazas,
áreas verdes, etc. Constituyen activos del ente ejecutor durante el periodo de su construcción o
mejoramiento, una vez terminados deben darse de baja y registrarse en cuentas de orden de la
entidad destinataria o encargada de su mantenimiento. Son bienes de uso irrestricto por la
comunidad, plazas y carreteras y en algunos casos de uso restringido por tasas o derechos que
no tienen el propósito de reponer dichos bienes; autopistas, aeropuertos, franjas de aterrizaje,
etc.
g) Entidad en marcha
El presente Reglamento Especifico, presumen la continuidad indefinida de las operaciones de
ELAPAS, a menos que se indique lo contrario, en cuyo caso se aplicara técnicas contables de
reconocido valor.
La aceptación de este principio permite presentar la información contable clasificada en Activos
y/o pasivos de corto y largo plazo, en concordancia con el criterio adoptado en la formulación
del presupuesto y en el plan de cuentas.
h) Ejercicio
El ejercicio constituye el periodo en el que regularmente la Empresa Local de Agua Potable y
Alcantarillado debe medir los resultados económicos, de ejecución presupuestaria, situación
financiera, de tesorería y cumplimiento de metas de su programación de operaciones. Los
ejercicios deben ser de igual duración para permitir su comparación.
El ejercicio contable comprende del primero de enero al treinta y uno de diciembre de cada año,
al final del cual se debe realizar el proceso de cierre.
ELAPAS puede establecer fechas diferentes de presentación de Estados financieros , para
medir parcialmente los resultados, asimismo cuando normas legales aplicables a empresas
públicas obliguen a presentar Estados Financieros entre fechas diferentes al cierre, deben
elaborarlos independiente de cumplir con el ejercicio fiscal.
i) Moneda de Cuenta
Las transacciones que registra ELAPAS deben efectuarse en bolivianos que se constituye en la
moneda de curso legal y vigente en el país, es la expresión común que se expresan en los
estados financieros unificando la presentación de todos sus componentes permitiendo su
agrupación y comparación de los hechos patrimoniales y de resultados.
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Cuando existan créditos u obligaciones en moneda de otros países, la contabilización de estos
debe efectuarse al valor que cotiza la unidad monetaria de curso legal en el país, tipo de cambio
oficial del día de la transacción, fijado por el Banco Central de Bolivia.
ELAPAS expondrá según requerimiento legal de otros entes o financiadores externos, podrá
presentar estados de cuenta en la moneda de origen, sin que esto signifique alterar la
naturaleza de la información contable en bolivianos.
j) Uniformidad
El registro contable y los Estados Financieros resultantes deben ser elaborados mediante la
aplicación de los mismos criterios de identificación, valuación y exposición durante el ejercicio
económico y en periodos sucesivos en que se exponen las actividades de la Empresa Local de
Agua potable y alcantarillado Sucre.
Cualquier cambio de importancia en la aplicación de los principios generales y Normas con
efecto en los estados contables, deben exponerse expresamente en las Notas a los estados
Financieros.
k) Objetividad
Los cambios en el valor de activos, pasivos y en la expresión contable del patrimonio neto
deben registrarse inmediatamente para que sea posible medirlos objetivamente y expresar
dichos cambios en moneda de curso legal, con base en la documentación de respaldo.
La información que posee el SCI de ELAPAS será registrada libre de prejuicios, de manera que
refleje los acontecimientos con incidencia económico-financiera de forma transparente y ser
susceptibles de verificación por parte de terceros independientes.
l) Prudencia
Los ingresos y gastos de ELAPAS, no se sobrestiman, subestiman, anticipan o difieren. Cuando
existieran dos alternativas para el registro de un activo o de un recurso, se debe optar por el
más bajo y en el caso de un pasivo o gasto por el más alto, de manera que no sobrevalue los
activos ni se subvalúe los pasivos.
Se contabilizaran los recursos devengados que en derecho correspondan a ELAPAS durante el
periodo contable y no así los ingresos potenciales o sujetos a alguna condición o eventualidad.
Por el contrario deben contabilizarse no solo los gastos devengados, sino también aquellos
potenciales cuando se tengan conocimiento y razonable seguridad, es decir aquello que
supongan riesgos previsibles o pérdidas eventuales cuyo origen se determine en un periodo
actual o en periodos anteriores.
Este principio general se puede expresar contabilizando todas las pérdidas cuando se conocen
y las ganancias solamente cuando se hayan realizado.
La aplicación inadecuada de este principio, no es conveniente si resulta en detrimento de la
presentación razonable de la situación financiera y el resultado de las operaciones.
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m) Valuación al Costo
Las transacciones se registran por su valor original de adquisición, construcción o producción.
El valor de costo, adquisición o producción constituye el criterio principal y básico de valuación
que condiciona la formulación de los Estados Financieros en correspondencia con el concepto
de empresa en marcha.
Valor de costo es la suma de dinero pactada y demás costos y gastos incidentales necesarios
para poner los bienes en condiciones de utilización o enajenación.
Esta afirmación no significa desconocer la existencia y procedencia de otras reglas y criterios
aplicables en determinadas circunstancias, sino que, por el contrario, significa afirmar que en
caso de no existir una circunstancia especial debe prevalecer el de costo como concepto básico
de valuación.
Las fluctuaciones del valor de moneda de cuenta con su efecto de correctivos que inciden o
modifican las cifras monetarias de los costos de determinados bienes, no constituyen
alteraciones al principio expresado, porque solamente son ajustes a la expresión numérica de
los respectivos costos.
No existen criterios definidos que fijen los límites entre lo que es y no es significativo, debiendo
aplicar el mejor criterio y experiencia para resolver lo que corresponde en cada caso, de
acuerdo con las circunstancias; tomando en cuenta por ejemplo, el efecto de activos y pasivos
en el patrimonio o en los resultados.
n) Exposición
Los estados contables y financieros de ELAPAS deben contener toda la información básica y
complementaria y la discriminación necesaria que expresen adecuadamente el estado
económico – financiero de manera tal que los usuarios puedan estar informados de la situación
presupuestaria, patrimonial y financiera, a que se refieren, para que en su caso tomar
decisiones pertinentes.
La información contable y financiera se relaciona con distintos órganos directivos y de control,
cuyos intereses son diversos, por tal motivo es importante que se expongan los diferentes
estados en forma clara y consistente a los efectos de su correcta interpretación.
CAPITULO II
Disposiciones Generales
Articulo 9.- Componentes del Sistema de Contabilidad Integrada
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El SCI tiene como componentes los siguientes Subsistemas: Registro Presupuestario, Registro
Patrimonial y Registro de Tesorería, los que hacen un sólo sistema integrado y que se
identifican individualmente únicamente para efectos de una mejor comprensión y manejo
operativo de las unidades.
a) Subsistema de Registro Presupuestario
La contabilidad de la ejecución presupuestaria es parte de la Contabilidad Integrada que
registra las transacciones con incidencia económica - financiera en la etapa de la ejecución del
presupuesto.
La ejecución presupuestaria consiste en la utilización de créditos presupuestarios aprobados en
los momentos contables con los que trabaja el presupuesto para mejorar el control
administrativo, donde sus objetivos son:
- Producir información que permita al órgano rector del sistema, evaluar la gestión
presupuestaria de cada entidad y consolidarla con la del resto del sector público.
- Producir información con el fin de posibilitar la evaluación y el control del cumplimiento legal
del presupuesto y de los resultados de gestión.
- Mostrar la ejecución presupuestaria de recursos y gastos.
La herramienta que utiliza este subsistema es el Clasificador Presupuestario de recursos y
gastos.
b) Subsistema de Registro Patrimonial
Contabiliza las transacciones que afectan los activos, pasivo, patrimonio y resultados
económicos de ELAPAS integrados con los módulos de presupuesto y tesorería, con el objeto
de proveer información sobre:
- La posición financiera, determinar los impactos de la gestión sobre el patrimonio de
ELAPAS.
- Conocer los resultados de un periodo determinado.
- Permitir evaluar los cambios en su Posición Financiera
- Los Cambios de su Patrimonio neto.
El instrumento que utiliza es el Plan de Cuentas Básico de la Contabilidad Integrada.
c) Subsistema de Registro de Tesorería
El Subsistema de Registro de Tesorería es parte de la Contabilidad Integrada que registra las
transacciones que implican el movimiento del efectivo o equivalentes a través de caja o cuentas
bancarias, integradas con los subsistemas de registro patrimonial y presupuestario, cuyo
objetivo es:
- Programar y administrar los flujos de fondos.
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- Producir información sobre operaciones efectivas de caja para análisis y evaluación.
- Permite el análisis, evaluación y control de la adecuada asignación y utilización de fondos.
Artículo 10.- Interrelación con otros Sistemas
El Sistema de Contabilidad Integrada de acuerdo a la Ley 1178 de Administración y Control
Gubernamental, tiene una relación integral con los sistemas que se detallan a continuación.
a) Relación con el Sistema Nacional de Planificación
El SCI proporciona información económica-financiera sobre los planes y programas
establecidos en inversión pública, presupuesto y programación de operaciones vigentes.
b) Relación con el Sistema Nacional de Inversión Pública.
Define a través del Presupuesto, los proyectos de pre-inversión e inversión para su registro en
el SCI, este último proporciona información acerca de la aplicación de recursos en dichos
proyectos.
c) Relación con Presupuesto y Tesorería y Crédito Público.
La información que genera el Sistema de Presupuesto, Tesorería y Crédito Público se registran
en el SCI y constituyen un único sistema de información. Por lo tanto la relación entre estos
sistemas es integral y directa.
El sistema de Presupuesto y Tesorería y Crédito Público, está bajo la responsabilidad operativa
de la unidad de presupuestos y Tesorería y Crédito Público y gerencia administrativa
d) Relación con el Sistema de Programación de Operaciones.
El SCI procesa información de las actividades de funcionamiento, pre-inversión e inversión
definidas por el Sistema de Programación de Operaciones, para el seguimiento u evaluación de
las metas establecidas en el mismo.
Este sistema está bajo la responsabilidad operativa de Planificación y la unidad de
Presupuesto.
e) Relación con el Sistema de Administración de Personal
Proporciona información sobre acciones de personal que tiene efecto económico y financiero
para su correspondiente registro; a su vez el SCI suministra información sobre costos de los
recursos humanos y su relación con la gestión presupuestaria.
Este sistema está bajo la responsabilidad operativa de la Jefatura Recursos Humanos.
f) Relación con el Sistema de Administración de Bienes y Servicios
El Sistema de Administración de Bienes y Servicios informa acerca de las actividades de
contratación, manejo y disposición de los bienes y servicios con efecto económico - financiero.
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El SCI a su vez brinda información presupuestaria, patrimonial y la disponibilidad de recursos,
vinculadas a dichas actividades.
Este sistema está bajo la responsabilidad de la unidad de adquisiciones dependientes de la
gerencia Administrativa.
g) Relación con el sistema de Control gubernamental
El Sistema de Contabilidad Integrada de la empresa Local de Agua Potable y Alcantarillado
Sucre, permite y facilita el control Externo posterior proporcionando información económica—
financiera; recibiendo a su vez recomendaciones para mejorar la calidad de la información
presentada.
El Órgano Rector del Sistema de Control Gubernamental es la Contraloría General del Estado.
Articulo 11. Niveles de Organización y Responsabilidad
Se establece los siguientes niveles de organización y responsabilidad en funcionamiento del
Sistema de Contabilidad Integrada de la Empresa Local de Agua Potable y alcantarillado
Sucre.
a) Nivel Normativo y Consultivo:
El Ministerio de Economía y Finanzas Públicas es el Órgano Rector del Sistema de Contabilidad
Integrada, cuyas funciones en materia normativa y consultiva, están señaladas por el artículo 5)
de Resolución Suprema 222957 y el articulo 20) de la Ley 1178.
b) Nivel Fiscalizador
- Por el directorio de ELAPAS, que sin ser limitativo tiene la facultad de :
a. Solicitar al gerente general información contable financiera de forma cuatrimestral o
cuando considere pertinente, la misma que será objeto de revisión y opinión
respectiva.
b. Es responsable de analizar, aprobar o rechazar los Estados Financieros Básicos, la
ejecución Presupuestaria, y la memoria correspondiente a cada gestión anual
presentado por el gerente general.
c. La aprobación de los Estados Financieros de la gestión deberá realizarse dentro de
los dos (2) primeros meses de la siguiente gestión.
d. Aprobar el presente Reglamento específico del sistema de Contabilidad Integrada y
otras normas técnico administrativas de aplicación interna y fiscalizar su
cumplimiento.
- Por los responsables superiores, respecto de los resultados alcanzados por las
operaciones y actividades bajo su directa competencia.
- Por la Unidad de Auditoría Interna de ELAPAS, quien será la responsable de determinar la
confiabilidad de los registros y estados presupuestarios, teniendo que remitir todos sus
informes a la Máxima Autoridad Ejecutiva y Contraloría General del Estado.
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- Por la Contraloría General del Estado quien ejercerá control posterior a normativas de los
sistemas contables de ELAPAS.
c) Nivel Ejecutivo
El nivel ejecutivo está representado por el Gerente general de ELAPAS como máxima autoridad
ejecutiva, cuyas funciones y atribuciones es la responsabilidad de toda la Empresa, en
cumplimiento con lo establecido en el artículo 27) de la Ley No 1178 de Administración y
Control Gubernamental.
Las funciones de este nivel son:
- Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales vigentes.
- Elaborar normas, manuales específicos compatibilizados con las
Normas Básicas.
- Implantar, mantener y actualizar el SCI.
- Delegar funciones correspondientes y la autoridad adecuada en los funcionarios a nivel
superior para el logro de los objetivos.
- Dirigir la ejecución presupuestaria y realización de los planes y objetivos.
- Dirigir a los funcionarios de alto nivel de la ELAPAS a partir de las gerencias de área.
- Informar ante el directorio de las actividades de ELAPAS
- Mantener estrecha relación con Auditoría Interna, Asesoría Legal y Planificación, para
recibir el asesoramiento respectivo.
d) Nivel Operativo
El nivel operativo se ejerce mediante la Gerencia Administrativa y Financiera, depende de la
gerencia general y su sector de dependientes son la División de Contabilidad y Finanzas y
División Administrativa y de Personal, las funciones gerenciales son de cumplir y hacer
cumplir las normas, disposiciones legales, técnicas y este reglamento, planificar, organizar
dirigir y controlar todas las actividades administrativo financiero y presupuestario de ELAPAS
de tal forma que todas las actividades de trabajo sean coordinadas en base a los objetivos,
políticas, procedimientos y programas, trabajo de acuerdo a normas establecidas por ELAPAS.
El Gerente Administrativo Financiero de ELAPAS, que sin ser limitativo tiene la facultad de:
Establecer políticas contables para el registro oportuno e íntegro de las transacciones
relacionadas por las actividades de ELAPAS en una gestión. Así mismo, por el análisis y
difusión de los estados financieros correspondientes, sujetos a control gubernamental.
Asignar, supervisar y evaluar las labores del personal a su cargo, vigilar que los procedimientos
administrativos contable y presupuestario sean cumplidos así como la realización de los
estados financieros dentro de las fechas programadas y aprobar los mismos.
Autorizar el procesamiento contable de las operaciones económico-financiero, basándose en
los antecedentes y documentos necesarios y suficientes, considerando los criterios de
legalidad, pertinencia y oportunidad.
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Evaluar los Estados Financieros, Presupuestarios y Tesorería y establecer medidas correctivas
si corresponde.
La Empresa Local de Agua Potable y Alcantarillado Sucre (ELAPAS), es responsable del
adecuado archivo de los comprobantes contables y sus documentos de respaldo, permitiendo su
localización oportuna, para uso de ejecutivos y personal de la entidad, para revisión por parte de
los organismos que ejercen tuición, por el Órgano Rector y por el Sistema de Control
Gubernamental y de disponer las medidas administrativas para su preservación y conservación
conforme a la normativa legal vigente.
El acceso a la información contable y documentación de respaldo, será posible con autorización
expresa del responsable del área administrativa – financiera.
Los comprobantes de contabilidad y la documentación de respaldo, sean estos registros
manuales o producto de procesos electrónicos, los estados financieros básicos y
complementarios deben ser conservados, de acuerdo a disposiciones legales en vigencia.
Las funciones de la Jefatura Financiera y Contable son:
Asignar, evaluar las labores del personal a su cargo, obtener y registrar toda la información con
la documentación de soporte pertinente en el sistema de contabilidad integrada, verificar el
cumplimiento del sistema de control interno gubernamental, elaborar, aplicar y actualizar el
Reglamento Especifico de Contabilidad Integrada.
Hacer cumplir las normas legales y técnica en los procesos que tienen efecto económico
financiero para su registro en el sistema.
Recibida la autorización y documentación sustentatoria suficiente y pertinente, el jefe de
contabilidad revisará la misma y dada su conformidad, realizará el procesamiento contable
consistente en la apropiación de cuentas presupuestarias, patrimoniales y financieras.
Emite información confiable y oportuna para su respectivo análisis.
La información generada en las distintas áreas o unidades de ELAPAS deberá ser revisada y
aprobada por el jefe financiero y contable quien será responsable de su custodia.
El archivo de comprobantes se realizara de forma correlativa y cronológica, los comprobantes
de contabilidad se adjuntaran todo el respaldo documentado debidamente foliado.
Todos los Estados Financieros Básicos complementarios emitidos y firmados por los
responsables deberán ser resguardados a partir del cierre de gestión.
El archivo de documentos es de propiedad de ELAPAS y por ningún motivo los funcionarios
podrán modificar, alterar o sustraer total o parcialmente los documentos que los conforman, en
cuyo caso dichas acciones serán tipificadas como delitos señalados en el código penal.
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RE-SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA 17
Realizara de forma periódica arqueos de caja, así como control de inventario de bienes y
activos fijos aplicando las normas y procedimientos establecidos para su control respectivo.
Encargado de Tesorería y Crédito Publico
Que sin ser limitativo tiene las funciones de:
Los ingresos recaudados diariamente por los cajeros, el encargado de tesorería debe verificar la
documentación sustentatoria, sumas aritméticas del efectivo recaudado con las facturas
emitidas por la empresa.
El efectivo recaudado por los cajeros, el tesorero deberá controlar que sean depositados en la
cuenta corriente bancaria de la empresa a las 24 horas en forma íntegra y oportuna.
Conciliara mensualmente en el plazo máximo dentro de los diez días del mes siguiente o
cuando se requiera los extractos bancarios con las libretas de banco y con los registros
auxiliares de bancos emitido por el sistema.
Para los desembolsos, previamente debe verificar la documentación de respaldo y certificación
presupuestaria efectuado por el encargado de presupuestos de acuerdo al Programa de
Operación Anual aprobado.
Artículo 12.- Responsabilidad y Firma de los Estados Financieros
Los estados financieros básicos y complementarios deben estar firmados a la fecha de emisión
de los mismos, identificando nombres y cargos de acuerdo al siguiente detalle:
• Gerente General
• Gerente Administrativo Financiero
• Jefe Financiero y Contable
Idoneidad del personal del área contable
El Jefe financiero contable de ELAPAS debe tener formación profesional, registro y autorización
para el ejercicio de las funciones contables, el gerente general es responsable de la
contratación de profesionales idóneos para el ejercicio de la función contable así como la
permanente actualización y capacitación del personal del área financiera.
Plazo de presentación
De acuerdo instrucciones del Ministerio de Economía y Finanzas Publicas de Presupuesto y
Contabilidad Fiscal, establece la fecha de presentación de los Estados financieros, incluido el
informe de auditoría interna hasta el 28 de febrero del siguiente año, ELAPAS presentara
obligatoriamente a la contaduría General del Estado y poner a disposición de la Contraloría
General de la República y las entidades establecidas por Ley, los Estados Financieros Básicos
y complementarios de la gestión anterior.
ELAPAS, presentara a la Contaduría General del Estado La ejecución presupuestaria de
recursos, gastos e inversión, hasta el 10 del mes siguiente.
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RE-SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA 18
CAPITULO III
Aspectos Técnicos
Artículo 13.- Metodología de registro
ELAPAS debe aplicar la metodología de registro establecida en las Normas Básicas de
Contabilidad Integrada (NB-SCI) y el uso de instrumentos y directivas emitidas por la Dirección
General de Normas de Gestión Pública para la aplicación e implementación del Sistema de
Contabilidad Integrada.
Artículo 14.- Proceso de registro.
El diseño, implantación y funcionamiento del SCI en la Empresa Local de Agua Potable y
Alcantarillado Sucre como un sistema integral que vincula los registros presupuestarios,
financieros y patrimoniales, cumple con los siguientes requisitos establecidos en la Norma
Básica del Sistema de Contabilidad Integrada, que se describen a continuación:
a) Registro Universal:
Todas las transacciones con efecto presupuestario, financiero y patrimonial deben ser
registradas por el Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental en forma separada,
combinada e integral.
b) Registro Único:
Cada transacción debe ser incorporada una sola vez al Sistema de Contabilidad Gubernamental
Integrado afectando, según su naturaleza, los distintos subsistemas y evitando la duplicidad de
registro.
c) Conceptualización Ampliada de los términos Recursos y Gastos:
El sistema de Contabilidad Integrada considera como Recurso, toda transacción que signifique
la utilización de un medio de financiamiento (fuente de Fondos) y como Gasto, a toda
transacción que implique una aplicación financiera (uso de fondos) independientemente de sí
los mismos, tienen o no incidencia en el efectivo o disponible de ELAPAS.
d) Diseño de un Sistema Integrado de Cuentas:
Los clasificadores presupuestarios de cuentas patrimoniales, de tesorería y económicos deben
estar debidamente integrados. Estos Instrumentos son denominados ―Clasificadores del
Sistema Integrado de Información Financiera‖.
e) Selección de Momentos de Registro Contable:
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RE-SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA 19
Permiten interrelacionar los subsistemas de registro presupuestario, financiero y patrimonial. El
proceso de la Contabilidad Integrada de ELAPAS inicia con el registro del presupuesto
aprobado para el ejercicio fiscal, y el asiento contable de apertura.
Las Entradas
Son las operaciones económico-financieras que se producen en ELAPAS, los que son
registrados en comprobantes de contabilidad, respaldado por la documentación pertinente y
autorizados por las instancias correspondientes.
Sin ser limitativos, la información de respaldo a que se refiere en el anterior párrafo es la
siguiente:
Para el registro de Ingresos:
- Presupuesto de recursos aprobado para la gestión o su reformulado respectivo
- Resumen diario de recaudaciones
- Resumen diario de ingresos por otros Servicios
- Resumen de Ingresos por cajeros emitidos del sistema
- Arqueo diario de Caja
- Convenios de donación
- Contratos de Créditos
- Papeletas de depósitos bancarios
- Extractos bancarios
- Otros
Para el registro de gastos
- Presupuesto de gastos aprobado de la gestión o su reformulado
- Solicitud, Cotización de bienes y servicios y cuadro comparativo de ofertas
- Contratos
- Planillas de avances de obra
- Planillas de sueldos y dietas
- Informe de asistencia del personal
- Memorando y autorización de gastos
- Documentos de recepción y conformidad de Bienes y Servicios
- Orden de Pago
- Informes y detalle de gastos
- Resoluciones de Directorio en situaciones que corresponda
- Otros
El procesamiento de la información integra los tres subsistemas: Presupuestario. Patrimonial y
de Tesorería, incorporando, agregando y clasificando las transacciones que tengan o no efecto
monetario según su naturaleza.
Las salidas del sistema son los Estados Financieros Básicos y Complementarios, que con las
firmas autorizadas, tienen efecto administrativo y legal, permiten evaluar, fiscalizar y controlar la
gestión de ELAPAS en el logro de los objetivos planificados en el POA de la gestión.
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RE-SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA 20
Articulo 15.- Instrumentos del Subsistema de Registro Presupuestario
El subsistema de Registro Presupuestario, parte integral del SCI, registra las transacciones con
incidencia económica y financiera del presupuesto y se desarrolla sobre dos instrumentos
técnicos:
a) Momentos de Registro Contable de las Transacciones
El registro de las transacciones que representan un recurso o un gasto, no se originan en un
acto administrativo único, sino, que cada una de ellas es resultado de un proceso administrativo
que generalmente comprende varias etapas. Por esta razón se define los momentos de registro
contable, que se producen en los procesos de gestión. Tanto para los recursos como para los
gastos.
La definición de estas etapas en las cuales debe producirse los registros en el sistema de
información financiera, permiten además, la integración de sus componentes de información
financiera; presupuestaria, tesorería y contabilidad.
El registro de estos momentos es de carácter obligatorio como una medida de
Carácter administrativo y financiero que demuestran la existencia de una autorización
presupuestaria y cuota de compromiso suficiente para atender los gastos.
La contabilidad debe registrar los siguientes momentos:
1. Recursos (fuentes) 2.Gastos (aplicaciones)
a) Estimación Presupuestaria a) Apropiación Presupuestaria
b) Devengado b) Compromiso
c) Percibido o ingresado c) Devengado
d) Pagado
1. Momentos del Recurso
a. Estimación Presupuestaria
La estimación presupuestaria, es el registro de los importes aprobados en el presupuesto por la
Ley del Presupuesto General del Estado para cada uno de los rubros de los recursos. Es un
registro del componente presupuestario solamente y no tiene efecto en la contabilidad
patrimonial, la estimación presupuestaria permite abrir los mayores y auxiliares de registro
presupuestario de recursos. Establece los recursos que financiaran el presupuesto de gastos
derivados del Programa Anual de Operaciones de ELAPAS.
El presupuesto de recursos tiene carácter indicativo excepto el endeudamiento que tiene
carácter limitativo.
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RE-SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA 21
b. Devengado
Se considera devengado de recursos al registro del derecho de cobro a terceros, esta se crea
cuando existe una relación jurídica entre ELAPAS y terceros por la prestación de servicios de
agua potable y alcantarillado y venta de accesorios de bienes en virtud de la cual se origina un
derecho de cobro por parte de la entidad y un derecho de pago por parte de los usuarios .Este
derecho de cobro debe registrarse cada mes, independientemente del cobro , ejecutándose de
esta forma el presupuesto de recursos de la Entidad.
El registro del devengado de los recursos se realiza sobre la base de la facturación emitida por
ELAPAS en forma mensual.
c. Percibido o Ingresado
Se produce cuando se registran transacciones de recursos con movimiento de efectivo,
cheques u otros valores legalmente reconocidos, provenientes de las diferentes fuentes de
financiamiento establecidas en el presupuesto de ELAPAS.
El registro presupuestario y financiero de este momento se realiza sobre la base de los
documentos que respalda el ingreso a Tesorería como ser: facturación de ingresos recaudados,
resumen diario de recaudaciones, arqueo diario por cajero, arqueo de caja, papeletas de
depósitos, extractos bancarios y otros.
En el momento de la percepción, la contabilidad registra el asiento de partida doble que
corresponda, previa identificación de la existencia del devengado del recurso.
2. Momentos Contables Definidos para el registro de los Gastos
Los momentos de registro presupuestario para los gastos son:
a. Apropiación Presupuestaria
La apropiación presupuestaria o asignación de gastos es el momento de registro de los
importes habilitados en el presupuesto aprobado para cada una de las partidas por objeto de
gastos.
Determina los gastos necesarios para el cumplimiento de objetivos y metas definidas en la
programación anual de operaciones, cuyo importe es considerado y definidas en la
Programación Anual de Operaciones, cuyo importe es considerado, modificado y aprobado por
el Ministerio de Economía y Finanzas Públicas, la Ley del Presupuesto General del Estado es el
respaldo para la apertura de los registros auxiliares de control de la ejecución presupuestaria de
gastos.
Toda transacción que representa una aplicación de fondos debe ser imputada a una partida
presupuestaria con crédito presupuestario suficiente para ello.
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RE-SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA 22
b. Compromiso
El compromiso es un acto administrativo interno, formal que se refiere a una obligación jurídica
o acto administrativo o acto de voluntad de disponer de una suma de dinero, cuyo objetivo de
registro es de reservar y controlar créditos presupuestarios así como informar de los saldos
presupuestarios no utilizados a nivel de compromiso. Los documentos de respaldo para el
registro contable de este momento son: órdenes de compra, contratos firmados, nombramiento
de personal, contratos de asesoría legal y otros de similar naturaleza.
El registro del compromiso en el subsistema de registro presupuestario parte del sistema de
contabilidad integrada de ELAPAS, es de carácter obligatorio y se efectúa en los mayores
presupuestarios indicando previamente la partida respectiva, es como una medida de control
administrativo y financiero que muestre la existencia de un crédito presupuestario suficiente
para atender los gastos originados por un acto o hecho jurídico, técnico, comercial o
administrativo. No podrán registrarse compromisos para los cuales no existan saldo de
asignación presupuestaria disponible, ni disponer de asignaciones de recursos para una
finalidad distinta a la prevista.
Para el caso de modificaciones presupuestarias, que constituyan las variaciones de las
asignaciones presupuestarias contempladas en el presupuesto de ELAPAS, estas deberán
sujetarse a las disposiciones contenidas en D.S. Nº 29881 Reglamento de Modificaciones
Presupuestarias y el Reglamento Especifico del Sistema de Presupuesto de ELAPAS.
El registro del compromiso es un registro presupuestario que no afecta a la contabilidad
general, porque no modifica la composición del patrimonio.
Aclaración sobre el preventivo
Para fines de registro y control el preventivo es un acto administrativo, útil para dejar
constancia, certificar o verificar la disponibilidad de créditos presupuestarios y efectuar la
reserva de los mismos al inicio de un trámite de gastos. No constituye un momento contable,
sino un registro auxiliar de la administración de créditos en la ejecución presupuestaria, registra
un importe provisorio con el propósito de reservar asignación presupuestaria, hasta el momento
del compromiso.
c. Devengado
El devengado de gastos modifica cualitativa y cuantitativamente la composición de patrimonio,
originada por transacciones con incidencia económica, financiera y presupuestaria, se produce
cuando se crea una obligación jurídica entre ELAPAS y terceros por la compra de bienes y la
recepción de servicios. El registro del devengado de los gastos se realiza sobre la base de
documentos que respalden el perfeccionamiento jurídico y económico de la operación,
habiéndose cumplido con los requisitos administrativos dispuestos para los casos de gastos.
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RE-SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA 23
Su registro implica la afectación definitiva de los créditos presupuestarios Correspondientes y se
produce por lo siguiente:
- Por la recepción conforme de los bienes o servicios adquiridos por la entidad.
- Al vencimiento de la fecha de pago de una obligación.
- Cuando por acto de una autoridad competente, se autoriza a efectuar una donación o
transferencia a terceros.
En el momento de este registro el sistema verificará la existencia del compromiso, confirmará
la ejecución del crédito presupuestario y permitirá contar con información actualizada de la
deuda exigible al comparar este con el monto del pago realizado.
d. Pagado
El registro del pagado, se produce al registrar transacciones de gastos con movimiento de
efectivo, cheques y otros valores que tienen poder cancelatorio legal, entregado a terceros. El
pago se considera la entrega de efectivo o equivalente a terceros para cancelar una
obligación.
El registro de este momento permitirá conocer el grado de cumplimiento de compromisos
contraídos como obligaciones, saldos disponibles en bancos, cheques emitidos, entregados y
pagados.
Cualquier salida de fondos es un egreso; no obstante no todo egreso constituye pago. La
puesta a disposición de un servidor público de recursos líquidos, constituye un egreso pero no
debe ser considerado como pago.
Dicha entrega de recursos constituye la simple traslación de dinero, a quienes actúan en forma
eventual o permanente, como agentes de la tesorería. Con dicha entrega los recursos
permanecen en la Entidad y lo que se opera es un cambio en la calidad de los activos: de
Bancos pasa a fondos en avance
Clasificadores Presupuestarios
Los clasificadores presupuestarios constituyen los Planes de Cuentas del subsistema de
Registro Presupuestario que permiten el registro en detalle de las transacciones
presupuestarias, para satisfacer el control y evaluación de la ejecución presupuestaria, en
cumplimiento al requisito del SCI diseño de un Sistema Integrado de Cuentas.
Los clasificadores de recursos por rubros y por objeto del gasto, emitidos por el
Ministerio de Economía y Finanzas Públicas, se consideran básicos o analíticos y los
verdaderos planes de cuenta de este Subsistema, pues a partir de éstos se establece la
relación presupuestaria, patrimonial, tesorería y económica para el registro y control de los
gastos y recursos de la Empresa Local de Agua Potable y Alcantarillado Sucre. Son de uso
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RE-SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA 24
obligatorio en la Entidad estos clasificadores, los mismos que son emitidos y aprobados
anualmente por el órgano rector.
Es responsabilidad del Órgano Rector, es mantener la eficacia de los clasificadores
presupuestarios así como la actualización periódica y publicación de los mismos. Estos hechos
no deben dañar la naturaleza de estos, ni perjudicar al SCI.
Artículo 16.- Aplicación de los Sistemas de Registro
La Empresa Local de Agua Potable y Alcantarillado Sucre, hace uso de un sistema
computarizado integrado propio (VISUAL FOX PRO), para el registro y generación de la
información que cumple con los requisitos técnicos y metodológicos definidos por el Órgano
rector del Sistema.
Las transacciones serán registradas cuando se cumplan los siguientes requisitos:
Presupuesto aprobado
Autorización del gerente general, gerencia administrativa, Jefatura Financiera y Contable
Crédito presupuestario suficiente
Documentación legal y válida
Centro de Registros de la información de ELAPAS
Los centros de registro de información de ELAPAS son las unidades organizacionales donde se
generan, ejecutan y registran las operaciones.
En ELAPAS las entradas al sistema contable y su proceso, se produce en un solo centro de
registro de información que es la unidad de Contabilidad donde se registran las operaciones
presupuestarias, patrimoniales y financieras.
Comprobantes de registro de las transacciones.
El registro de las transacciones en el sistema de Contabilidad Integrada de ELAPAS debe
realizarse a través del comprobante único evitando la duplicidad del registro y debiendo estar
adecuadamente respaldado por la documentación pertinente.
Están constituidos por formatos considerados de primera entrada, cuyo propósito fundamental
es el de capturar datos de forma integral y establecer responsabilidades por la autorización,
proceso y supervisión de las operaciones.
Responsabilidad del centro de registro de información.
El centro de registro de información de ELAPAS es responsable del adecuado procesamiento
de las transacciones ejecutadas, de la elaboración de de información útil y oportuna, así como
el adecuado archivo y salvaguarda de la documentación de respaldo correspondiente.
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RE-SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA 25
Sin perjuicio de las responsabilidades señaladas por Ley, el centro de registro de Información
procesa y registra las transacciones, archiva y mantiene la documentación de respaldo y es
responsable de:
a. Registrar todas las transacciones en los comprobantes contables que correspondan a las
operaciones efectivamente ejecutadas por la Entidad.
b. Respaldar toda transacción con la documentación de soporte correspondiente.
c. Mantener al día los registros auxiliares.
d. Elaborar oportunamente los Estados financieros Básicos y complementarios señalados por
el Órgano Rector.
e. Archivo la documentación de respaldo para posterior uso y fácil verificación por parte de
las entidades señaladas por Ley.
f. El acceso a la información contable y documentación de respaldo, será posible con
autorización expresa del responsable del área administrativa y financiera.
Archivo de comprobantes contables y sus documentos de respaldo.
Los comprobantes contables y los documentos de respaldos, constituyen de propiedad de
ELAPAS, el archivo y conservación en medios magnéticos o físicos debe ser protegido y
archivado en forma adecuada, de tal forma que brinde seguridad y de fácil localización en
cumplimiento a normas legales.
a. Los documentos de respaldo constituyen el soporte de las transacciones registradas en los
comprobantes contables, como contratos, facturas, planillas, autorizaciones escritas,
memorándums de nombramiento de personal y otros.
b. ELAPAS por delegación de la gerencia administrativa, es responsable del adecuado archivo
de los comprobantes contables y los correspondientes documentación de respaldo en
concordancia con el articulo 51) del código de comercio, permitiendo su localización
oportuna para el uso de los ejecutivos y personal de la Entidad, para revisión del control
externo posterior por parte de la Contraloría General de la República, auditoría interna,
firmas de auditoría externa, por el ente regulador AAPS
c. Los comprobantes de contabilidad y la documentación de respaldo, deben ser conservados
por el tiempo de diez (10) años, contados a partir del cierre del ejercicio contable al que
correspondan, desde la fecha del último asiento, documento o comprobante y podrá
realizarse por cualquier o otro medio diferente al archivo físico, cuando este ofrezca
seguridad.
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RE-SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA 26
CAPITULO IV
Registro y Preparación de la Información
Articulo 17.- Catalogo de Cuentas
La Contabilidad Integrada de ELAPAS, opera sobre un conjunto de catálogos o planes de
cuentas debidamente integrados que constituyen el medio de entrada de información al
sistema, el cual se encuentra adjunto como anexo del presente Reglamento.
El catálogo o plan de cuentas básico está definido por el mismo que está estructurado en
diferentes niveles de desagregación, siguiendo un método de codificación, siendo de aplicación
obligatoria para ELAPAS.
El Plan de Cuentas de Contabilidad Integrada es aprobado por la Dirección General de Normas
de Gestión Pública, del Ministerio de Economía y finanzas Públicas, unidad técnica
especializada que ejerce la dirección y supervisión del Sistema de Contabilidad Integrada.
Artículo 18.- Manual de Contabilidad Integrada de Acuerdo a la Naturaleza de la Entidad
El manual es una herramienta con la que se cuenta para normar y facilitar el uso y manejo de
cuentas, es emitido por la Dirección General de Normas de Gestión Pública. El Plan de Cuentas
de la Contabilidad Integrada para el sector público, es definido por la Dirección General de
Normas de Gestión Pública. En la estructura del catálogo de cuentas.
ELAPAS, preparará el manual de cuentas específico, tomando en cuenta el Catálogo de
Cuentas desarrollado de acuerdo con las características y necesidades de la entidad.
El objetivo del manual de Contabilidad Integrada, es explicar elementos descritos en cada una
de las cuentas, el manejo y funcionamiento de las mismas, es aplicar la supervisión del manejo
correcto y su aplicabilidad, coadyuvando los procesos administrativos y objeticos de ELAPAS,
así mismo permitiendo la evaluación objetiva, (anexo adjunto).
ELAPAS hará uso del Plan de Cuentas Único de Contabilidad Integradas para el sector público
definido por el Ministerio de Economía y Finanzas Públicas, el cual está estructurado en:
a) Título, constituido por cada una de las partes principales en que se divide el plan de
cuentas, ejemplo; Activo, Pasivos, Patrimonio, Recursos y Gastos.
b) Capítulo, presentará la desagregación de los títulos, según la naturaleza de los conceptos,
ejemplo; Activo Corriente, Activo no Corriente, Pasivo Corriente, Pasivo no Corriente,
Capital, Recursos Corrientes, etc.
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RE-SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA 27
c) Grupo, corresponderá a la desagregación de los capítulos del catálogo o plan de cuentas,
por conceptos genéricos, ejemplo; Activo disponible, Activo Exigible a Corto Plazo,
Obligaciones a Corto Plazo, etc.
d) Cuenta Principal, corresponderá a la desagregación de los grupos por conceptos
específicos, por ejemplo; Caja, Bancos, Inversiones Temporales; Cuentas a Cobrar a Corto
Plazo, etc.
e) Subcuenta, es la última desagregación correspondiente al quinto nivel del plan de cuentas,
por ejemplo, Cuenta Única del Tesoro, Depósitos a Plazo Fijo, Cuentas a Cobrar de
Gestiones Anteriores, etc.
f) Auxiliares, de conformidad a las necesidades de información y control institucional. Cuando
las necesidades de información y control de ELAPAS lo justifiquen.
g) Cuentas de Cierre, permiten el cierre de las cuentas de recursos y gastos corrientes del
ejercicio, reflejando el resultado positivo o negativo a ser mostrado en la cuenta Resultados
del Ejercicio.
h) Cuentas de Orden, en el caso de ELAPAS se utiliza para registrar operaciones que, sin
constituir activos ni pasivos de una entidad, reflejan hechos de interés de la administración,
necesarios para dar a conocer su posible efecto y repercusión en la estructura patrimonial
del Ente; tales como el registro de bienes de dominio público, deuda contratada y no
desembolsada a favor del Tesoro General del Estado y otras de similar naturaleza.
A partir de los niveles no definidos en el Plan Único de cuentas aprobado por la Contaduría
General del Estado, ELAPAS podrá realizar las desagregaciones de acuerdo a las
características y necesidades de información que requiera
Es de responsabilidad de Gerencia Administrativa realizar labores de actualización, ajuste
adecuación del Plan de Cuentas en forma periódica o cuando el órgano rector modifique el Plan
de Cuentas modelo.
Artículo 19.- Libros Contables y Registros Auxiliares
Los libros y registros contables forman parte del SCI, se habilitan de acuerdo a normas técnicas
y legales, disposiciones de acuerdo a los formatos establecidos por la Dirección General de
Contabilidad Fiscal, al procesamiento específico y a las necesidades específicas de información
y control del El SCI, implementado en la Empresa local de Agua Potable y Alcantarillado Sucre,
tiene registros obligatorios y auxiliares de acuerdo al catálogo o plan de cuentas de la Dirección
General de Contabilidad Fiscal y están integrados a su estructura.
Los libros contables obligatorios utilizados mínimamente por ELAPAS son:
1. Diario
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RE-SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA 28
2. Mayores
3. Mayores Auxiliares por Cuenta
4. Inventarios de Materiales y Suministros
5. Inventarios de Activos Fijos
7. Fondos en Avance
8. Deudores y Acreedores
9. Libretas Bancarias
10. Libro Compras y Ventas IVA
Formatos de Registro Presupuestario.
1. Ejecución Presupuestaria Por Organismo, Estructura Programática y Objeto de Gastos.
2. Ejecución Presupuestaria por Rubro de Recursos.
3. Mayores Auxiliares de Ejecución del Presupuesto de Recursos y Gastos.
Archivo de Comprobantes Contables y Documentos de Respaldo
El archivo y conservación de comprobantes y registros contables sean magnéticos o físicos, así
como sus documentos de respaldo, debe ser protegidos y archivados en forma adecuada, de tal
manera que ofrezca seguridad y fácil localización en cumplimiento a normas legales
Los comprobantes y registros contables son producto del SCI; las transacciones registradas en
los comprobantes contables, deben estar suficientemente respaldadas por contratos, facturas,
planillas, autorizaciones escritas y otros en originales o copias legalizadas.
La Empresa Local de Agua Potable y Alcantarillado Sucre, a través de sus responsables, deben
tener un adecuado archivo de los comprobantes contables y sus documentos de respaldo,
permitiendo su localización oportuna, para uso de ejecutivos y personal de la entidad, para
revisión por parte de los organismos que ejercen tuición, por el Órgano Rector y por el Sistema
de Control Gubernamental.
El acceso a esta información contable y documentación de respaldo, será posible con
autorización expresa del responsable de gerencia administrativa – financiera.
Los comprobantes de contabilidad y la documentación de respaldo, sean estos registros
manuales o producto de procesos electrónicos, deben ser a partir del cierre del ejercicio fiscal
que corresponda o desde la fecha del último asiento, documento o comprobante de la gestión.
Archivos Informáticos del Sistema
El proceso de generación de información del SCI, está desarrollado a través de medios
informáticos, la documentación financiera de la gestión pública y la información generada por el
sistema de contabilidad, radican en un archivo constituido por un conjunto de procedimientos y
equipos de tecnología digital.
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RE-SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA 29
La documentación así archivada, de conformidad a norma legal vigente, constituye prueba de
los actos administrativos y tiene como propósito economizar recursos y mejorar la calidad y
eficiencia de las consultas de información.
El archivo digital debe asegurar la perdurabilidad e inalterabilidad de la información.
Articulo 20.- Clasificación de las Transacciones, Asientos Tipo.
Las transacciones en el SCI serán registradas a partir de la aprobación del presupuesto de la
entidad por el Ministerio de Economía Y Finanzas Públicas, autorización para realizar la
transacción, crédito presupuestario suficiente y cuente con documentación legal y suficiente
para respaldar la transacción.
En el Sistema de Contabilidad Integrada las transacciones tienen naturaleza y efecto
presupuestario, patrimonial y de tesorería, en forma separada, combinada o integral, de
acuerdo al momento cronológico en que se efectúan. La clasificación de las transacciones es la
siguiente:
a) Presupuestarias
Son todas aquellas que tienen efecto solo en el módulo presupuestario, como: la apropiación y
estimación, las modificaciones y el registro de compromiso presupuestario.
b) Patrimoniales
Registro que tienen efecto solo en el módulo patrimonial como por ejemplo: los asientos de
apertura, baja de activos fijos, ajustes y cierre de gestión.
c) De Tesorería
Son registros que únicamente tienen efecto en el módulo de tesorería como es el registro del
presupuesto de tesorería y sus modificaciones.
d) Presupuestarias - Patrimoniales
Registro en el SCGI que tienen efecto en los dos módulos por el devengamiento de las partidas
y/o rubros presupuestarios y sus respectivas cuentas patrimoniales.
f) Patrimoniales y de Tesorería
Movimientos que afectan ambos módulos, son ingresos o salidas de dinero previos o
posteriores al devengamiento de las partidas y, o rubros presupuestarios. Por ejemplo, son
previos, los anticipos financieros de corto plazo, ingresos y/ o gastos registrados por adelantado
que correspondan al mismo ejercicio.
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RE-SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA 30
g) Presupuestarias - Patrimoniales y de Tesorería
Corresponden a la mayoría de los registros en el sistema integral y afectan los tres
Subsistemas. Por ejemplo la adquisición de bienes, servicios y las transferencias recibidas y
otorgadas con flujo de efectivo.
h) Reversión de Comprobantes
Está destinado a anular o modificar registros realizados en comprobantes ya Ingresados al
sistema de contabilidad integrada. Las reversiones pueden ser totales del asiento contenido en
un comprobante de contabilidad o parciales de registro dentro de un registro.
Articulo 21.- Presentación de la información de Ejecución Presupuestaria a la Dirección
General de Contabilidad Fiscal
La Empresa local de Agua potable y Alcantarillado Sucre, tiene la responsabilidad de presentar
mensualmente la información de su ejecución presupuestaria de recursos y gastos a la
Dirección General de Contabilidad Fiscal, hasta el 10 del mes siguiente al de la ejecución, de
acuerdo a los formatos establecidos en la Resolución Ministerial Nº 115 de fecha 10 de mayo
de 2010 emitida por el Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.
Asimismo, los estados financieros deben presentarse anualmente hasta el 28 de febrero a la
Dirección General de Sistemas de Gestión de Información Fiscal, conforme al inciso e) del
Artículo 27º de la Ley Nº 1178 y el Artículo 22 de la Ley Nº 62 del Presupuesto General del
Estado gestión 2011, en medio impreso y en medio magnético.
CAPITULO V
Estados Financieros Básicos y Complementarios
Artículo 22.- Estados Financieros Básicos
La Empresa Local de Agua Potable y Alcantarillado Sucre, a través de los estados financieros
básicos y complementarios, muestran la situación presupuestaria, económica, financiera, y
patrimonial, señalados conforme a lo establecido en las Normas Básicas del Sistema de
Contabilidad Integrada, debiendo remitir a la Dirección General de Contabilidad Fiscal, los
siguientes estados:
a. Balance General
Muestra a una fecha determinada la situación y cuantificación de los bienes y derechos,
expresado en partidas del activo corriente y no corriente. Las obligaciones a favor de
terceros como pasivos corrientes y no corrientes y el correspondiente patrimonio que revela
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la participación del Estado en las entidades públicas y el patrimonio de la comunidad a
través del patrimonio público.
b. Estado de Recursos y Gastos Corrientes
Es un resumen analítico de los hechos que durante el periodo al que corresponden, dieran
lugar a un aumento o disminución de los recursos económicos netos; por lo tanto, muestra
el resultado de la gestión por las operaciones de recursos y gastos corrientes realizados en
el ejercicio fiscal.
c. Estado de Flujo de Efectivo
Identifica las fuentes y usos del efectivo o equivalentes empleados por la entidad. Este
estado muestra el flujo de efectivo según las actividades que las originan, sean estas: de
operación, de inversión o de financiamiento, mediante el ―método directo y la base de caja‖.
d. Estado de Cambios en el Patrimonio Neto
Este estado muestra las modificaciones ocurridas en el ejercicio, de las cuentas que
corresponden al Patrimonio Neto, incluyendo los ingresos y gastos de capital.
e. Estados de Ejecución de Presupuesto de Recursos
Muestra los recursos estimados, las modificaciones presupuestarias, presupuesto
actualizado, ejecución en el momento de devengado y percibido, el saldo por percibir, para
cada rubro del presupuesto aprobado de recursos.
f. Estado de Ejecución de Presupuesto de Gastos,
Muestra el presupuesto aprobado por Ley, las modificaciones, el presupuesto actualizado, la
ejecución en momentos del preventivo, compromiso, devengado y pagado, saldos
pendientes de ejecución para cada una de las partidas aprobadas en el presupuesto en las
diferentes categorías programáticas fuentes y organismos financiadores aprobados en el
presupuesto.
g. Cuenta Ahorro Inversión Financiamiento
Este estado muestra el ahorro o desahorro generado en la cuenta corriente, el superávit o
déficit en la cuenta de capital y la aplicación del superávit o la forma de cubrir el déficit
mediante la cuenta financiamiento.
Con base en la ejecución presupuestaria se obtiene la clasificación económica del gasto y
del recurso para elaborar la Cuenta Ahorro - Inversión – Financiamiento.
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Artículo 23.- Estados Financieros Complementarios
La Empresa Local de Agua Potable y alcantarillado Sucre, deberá de forma complementaria
preparar toda aquella información que detalla o analice la información contenida en los
diferentes estados financieros básicos los que se detallan a continuación.
a. Estado de recursos y Gastos
Presenta un resumen analítico de los hechos que, durante el periodo al que corresponden
dieron lugar a un aumento o disminución de los recursos económicos netos, por lo tanto
muestra el resultado de la gestión por las operaciones de ingresos y gastos corrientes
realizados.
b. Estado de Movimiento de Activos Fijos
Muestra a nivel del detalle, el inventario al inicio del ejercicio, las incorporaciones y
desincorporaciones de los activos fijos realizadas en el periodo, las depreciaciones,
depreciaciones acumuladas, las revalorizaciones, actualizaciones efectuadas y el inventario
final actualizado.
c. Inventario de Almacenes o Existencia
Mostrando el nivel de cuenta y detalle de ítem, los distintos componentes de las existencias
en almacén al final del ejercicio.
d. Estados de Libretas y Cuentas Bancarias
Se deberá efectuar conciliaciones de las cuentas bancarias existentes en ELAPAS, a objeto
de contar con saldos reales de los recursos con que cuenta la entidad.
e. Detalle de Deudores y Acreedores
Se deberá llevar un registro auxiliar de las cuentas por cobrar y por pagar por antigüedad de
las mismas, a objeto de proceder a su recuperación y en caso de tener deudas pendientes
proceder a su pago, asimismo llevar un control detallado de las mismas por fuentes de
financiamiento.
f. Balances Comparativos
Los estados financieros básicos de ELAPAS, excepto los de registro presupuestario,
deberán contener información sobre el periodo inmediato anterior.
La información del año actual estará presentada en la columna a continuación de los
conceptos que se informa y en la segunda columna la información de la gestión anterior,
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reexpresada a moneda de cierre de la gestión actual a cuyo propósito se efectuara de
acuerdo a la Norma de Contabilidad Nº 3 del Concejo Técnico Nacional de Auditoria y
Contabilidad del Colegio de Auditores de Bolivia.
ELAPAS podrá elaborar otra información que sea necesaria para una adecuada comprensión.
Notas a los Estados Financieros
ELAPAS deberá hacer las revelaciones o declaraciones necesarias para facilitar la
interpretación de la información contenida en los estados financieros básicos, mediante notas
explicativas que forman parte integral de los Estados Financieros.
Las notas a los estados financieros podrán ser:
a. Redactadas en forma narrativa para eventos de carácter teórico – conceptual.
b. Compiladas en forma de planillas o cuadros para ampliar y explicar los efectos
cuantitativos de las cifras expresadas en los estados o producto de hechos importantes.
Contenido de las notas a los estados financieros
La existencia de las notas deberá ser claramente señalada en los mismos estados
financieros relacionándolas con los rubros o cuentas a las cuales se refieren su contenido
ampliara la información relativa a:
a. Naturaleza de las operaciones de ELAPAS
b. Bases contables utilizadas y criterios de valuación de los principales componentes de
los estados financieros: describiendo los métodos de evaluación utilizados y en base a la
materialidad de los componentes de los Estados Financieros, describiendo para los
casos de cuenta extranjera o con la clausula de mantenimiento de valor los tipos de
cambios utilizados.
c. Restricciones sobre determinados componentes del Balance General estados
presupuestarios; es decir se podrían presentar algunos casos como por ejemplo
garantías recibidas en disponibles los cuales deberían ser revelados en notas a los
Estados Financieros.
d. Evolución, cambios de una fecha a otra o composición de acuerdo al grado de
desagregación, de los componentes de los Estados Financieros; cuando se presentan
cambios significativos, por ejemplo en cuentas por cobrar o pagar los mismos deberán
ser explicados en las notas a los estados financieros.
e. Acontecimientos posteriores relevantes que tengan implicancia en la interpretación de
los estados financieros y que ocurran hasta la fecha de emisión de dichos estados;
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como ejemplo se puede citar la destrucción fortuita de algunos bienes relevantes de
ELAPAS siempre que dicho evento hubiera ocurrido después de la fecha de cierre de los
estados financieros.
f. Naturaleza de los resultados obtenidos en cada ejercicio, tomando en cuenta que
ELAPAS no busca fines de lucro.
g. Las notas a los Estados Financieros contendrán la información comparativa cuando
corresponda.
h. Explicaciones acerca del cumplimiento legal sobre el uso de los recursos destinados a
gastos corrientes o de funcionamiento e inversión real y social.
CAPITULO VI
Reglas Específicas
Artículo 24.- Reglas Específicas
La Entidad tiene la obligación de implementar reglamentos específicos o instructivos de carácter
interno, para reglamentar sus actividades mediante un registro integrado, oportuno y útil de las
operaciones económicas financieras se deberán establecer criterios mínimos y uniformes; para
que los responsables por la emisión de información sostengan y practiquen conceptos técnicos
homogéneos. Asimismo a efectos de reforzar el control interno, ha desarrollado y aprobado
para el control y fiscalización de sus operaciones, entre los cuales podemos citar a
continuación:
- Estatuto Orgánico
- Reglamento Interno del Sistema de Programación de Operaciones
- Reglamento Especifico de Tesorería
- Reglamento Especifico de Presupuestos
- Reglamento Especifico del sistema de Administración de Bienes y Servicios
- Manual de procedimientos de Activos Fijos y Almacenes
- Manual de Procedimientos de compras menores
- Manual de procedimientos de Auditoría Interna
- Manual de Organización de funciones
- Reglamento Interno de Pasajes y Viáticos
- Reglamento Interno para Uso y manejo de Caja Chica.
- Otros que se consideren necesarios.
