REGLAMENTO PARA LA UTILIZACION - BackOfficeBVG · Web viewEl área de Tesorería aprueba la emisión del cheque por el valor del incremento del fondo rotativo. El Asistente de Valores

Procedimiento - Fondo Rotativo

PROCEDIMIENTO PARA LA UTILIZACIÓN

Y REPOSICIÓN DEL FONDO ROTATIVO

1. OBJETIVO

Permitir el manejo ágil y controlado de aquellos gastos imprevistos y de montos limitados que se efectúen en y para la institución, previa la autorización respectiva.

2. INTERVINIENTES

2.1. Director General o quien lo subrogue: Aprueba la constitución, liquidación e incremento del fondo rotativo.

2.2. Vicedirector de Contabilidad o quien lo subrogue: Recibe, revisa y procesa la orden de constitución, reposición, incremento o liquidación del fondo rotativo.

2.3. Vicedirector de Administración o quien lo subrogue: Solicita el incremento, constitución o liquidación del fondo rotativo, y aprueba su reposición.

2.4. Funcionario con firma autorizada para vales: Firma el “Vale de Caja” otorgando la autorización para la utilización del fondo.

2.5. Jefe del Departamento de Valores y Custodia, o quien lo subrogue: Revisa el cuadre del fondo rotativo.

2.6. Asistente de Valores : Administra, custodia y controla el fondo rotativo y elabora la planilla de reposición.

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3. CONSTITUCIÓN DEL FONDO

3.1. El Vicedirector de Administración, previo análisis de la necesidad de crear un fondo rotativo y del monto a ser asignado a éste, solicita por escrito al Director General la aprobación de su constitución.

3.2. Dicha aprobación debe ser notificada por parte del Vicedirector de Administración al área de Administración y Contabilidad.

3.3. Contabilidad crea la cuenta contable en el sistema Control de Pagos, requerida para el manejo del fondo y notifica de esto a Administración quien a su vez notifica al Asistente de Valores de Valores.

3.4. El Asistente de Valores de Valores debe generar los parámetros que tendrá el Fondo creado en la opción Parámetros del sistema Fondo Rotativo. El cual generará el respectivo reporte de Parámetros que deberá ser archivado por el Asistente de Valores en la carpeta Cuadre de Fondo Rotativo e informará a Administración.

3.5. Administración notifica de la constitución del fondo a todas las áreas de la institución y solicita a Tesorería la emisión del cheque.

3.6. El Asistente de Valores de Valores recibe el cheque, ordena su cambio y procede a archivar el comprobante en orden cronológico en la carpeta Cuadre de Fondo Rotativo.

3.7. Cuando los parámetros del Fondo ya han sido creados debe asignar el monto que tendrá dicho Fondo, en la opción Creación o Incremento del sistema Fondo Rotativo. Esta opción generará el Reporte de Contabilización que deberá ser archivado por el Asistente de Valores de Valores en la carpeta Cuadre de Fondo Rotativo.

4. PROCESO DE LOS VALES DE CAJA

4.1. Para solicitar la entrega de valores se utilizará el formulario numerado “Vale de Caja” (anexo 3), el cual se llena en original y una copia con la siguiente información completa y correcta:

Fecha

Valor solicitado.

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Persona autorizada a realizar el retiro (solicitante). Se capacitará a una persona por Área para que sea la encargada de llenar correctamente los Vales de Caja (Códigos y descripciones de Centros de Costos, Proyectos, Motivos y Submotivos).

Nombre y código del Centro de Costo (consultar carpeta de Tablas Grupo1 Sección1, para evitar equivocaciones en el código y descripción)

Nombre y código del Proyecto, (consultar carpeta de Tablas Grupo1 Sección2, para evitar equivocaciones en el código y descripción)

Descripción y código del Motivo (consultar carpeta de Tablas Grupo1 Sección3, para evitar equivocaciones en el código y descripción)

En caso de que el Vale de Caja no haya sido llenado en forma correcta el Asistente de Valores de Valores deberá colocar el sello Anulado tanto al original como a la copia, deberá permanecer con la copia de el vale incorrecto y almacenarlo en la carpeta Cuadre de Fondo Rotativo.

4.2. El formulario deberá ser firmado por un funcionario autorizado (ver anexo 1)

4.3. El funcionario autorizado deberá ser en primera instancia el Vicedirector de Area en caso de no estar presente, el solicitante deberá recurrir al Jefe de su Departamento, caso contrario debe recurrir al Vicedirector de Administración para solicitar esta aprobación, debiendo adjuntar al Vale de Caja una comunicación escrita ( correo en el cual el Vicedirector de Administración comunica al Vicedirector de Area del solicitante de esta petición). El funcionario que autorice el Vale de Caja debe a la vez chequear que dicho vale se haya llenado correctamente (códigos y descripciones de Centros de Costos, Proyectos, Motivos y Submotivos) por la persona encargada de hacerlo.

4.4. El Asistente de Valores recibe el original y copia del formulario “Vale de Caja” y:

Verifica que se encuentre la información completa y correcta del Vale de Caja, incluyendo los códigos de: Proyecto, Centro de Costos y Motivos con su respectiva descripción.

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Verifica que la firma autorizada corresponda al Vicedirector de Area o Jefe de Departamento. En caso de no contar con la firma autorizada del Vicedirector o Jefe de Area, y presentar el Vale autorizado por el Vicedirector de Administración.

Verifica que la fecha registrada en el vale sea máximo dos días laborables antes de la fecha actual en la cual se está cobrando el vale; caso contrario deberá rechazar dicho vale, sin cancelar el monto solicitado.

Verifica que el monto del vale se encuentre dentro del máximo y mínimo permitido (ver anexo 1).

Solicita la firma de la persona que retira el dinero (en la casilla Recibido).

Entrega el efectivo y la copia del Vale de Caja, firmando en la casilla “Procesado”

Archiva el original del “Vale de Caja” en orden cronológico, en la carpeta Cuadre de Fondo Rotativo.

4.5. El Asistente de Valores de Valores debe ingresar los datos del Vale de Caja en el sistema Fondo Rotativo en la opción Vales de Caja.

4.6. Si el solicitante ha obtenido algún vuelto del gasto realizado, debe acercarse al Departamento de Valores para hacer entrega del mismo al Asistente de Valores.

4.7. En cualquier caso ( deba o no entregar vuelto el solicitante) éste entrega además el comprobante legal que respalda dicho gasto, el cual debe encontrarse a nombre de la Bolsa de Valores de Guayaquil.

4.8. Si el solicitante no entrega el comprobante legal que respalda el gasto hasta el momento de efectuarse el proceso de Reposición, será sancionado con una multa, cuyo valor será igual al monto del Vale solicitado y cobrado por el rol de la quincena correspondiente.

VALES DE CAJA TEMPORALES

Se utiliza este tipo de Vales de Caja, en caso de ser un monto que se necesita en forma inmediata y que normalmente debería ser procesado por Control de Pagos, pero dada su urgencia no se puede esperar este proceso.

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El solicitante debe pedir la autorización de este Vale de Caja Temporal al Vicedirector de Administración, explicando el motivo de esta solicitud, quien según si criterio decidirá si es o no aprobada.

En caso de que la solicitud se aprobada el Vicedirector de Administración, colocará el sello de Vale Provisional tanto al original como a la copia.

El solicitante presenta dicho Vale de Caja en Valores y retira el dinero requerido, el original del Vale se archiva en Valores, mientras que la copia permanece con el solicitante. Este tipo de Vale de Caja no debe ser ingresado en el sistema de Fondo Rotativo.

El solicitante debe procesar el cheque equivalente a este monto, a través del sistema Control de Pagos, el plazo para hacerlo será de 2 días hábiles, contado desde el día de la solicitud del Vale Temporal.

Cuando el cheque ya ha sido procesado, el solicitante se encarga de hacerlo efectivo, devolviendo el dinero al Asistente de Valores de Valores y copia del Vale Temporal, este le entrega tanto el original como la copia del Vale de Caja, con el respectivo sello Anulado.

5. AUTORIZACION DE VALES DE CAJA POR ADMINISTRACION

5.1. Cuando el Vale de Caja es solicitado para el Transporte de Correspondencia, este puede ser autorizado por el Vicedirector de Administración.

5.2. Este tipo de Vales de Caja son llenados por Administración y autorizados por el Vicedirector de Administración. Permaneciendo el original de estos en el Departamento de Valores y la copia en el Departamento de Administración.

REINGRESO DE SALDOS

Una vez realizada la compra o gasto, motivo del vale, se entrega a Caja el correspondiente comprobante, y el valor sobrante, para realizar dicha entrega, el solicitante tendrá un plazo de 24 horas, siempre la devolución debe ser efectuada antes del Proceso de Reposición, caso contrario el valor total del vale será debitado al solicitante mediante el rol de pago.

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El Asistente de Valores de Valores debe ingresar en la opción Vales de Caja, del sistema Fondo Rotativo el valor reingresado en el campo Valor Devolución.

El Asistente de Valores de Valores adjunta el comprobante de venta al correspondiente vale de caja, anota el valor devuelto, obtiene por diferencia el valor definitivo del vale y procede a cerrar el vale, colocando su firma en el casillero “PROCESADO”.

El Asistente de Valores de Valores debe cambiar el estado del Vale de Caja en el sistema a Cerrado.

Por aquellos gastos de los cuales no se puede obtener comprobante, el Vale de Caja deberá ser cerrado al mismo momento de la entrega del efectivo a la persona autorizada.

6. REPOSICIÓN DEL FONDO

6.1. La reposición del fondo se realiza en el día y con la frecuencia establecida por el Vicedirector de Administración (ver anexo 1), para lo cual se utiliza la opción Reposición del sistema Fondo Rotativo.

6.2. El Asistente de Valores de Valores previo a la reposición debe imprimir el listado de Vales no Cerrados para supervisar cuales son los Vales que no se encuentran respaldados con el respectivo comprobante legal, se comunica con el solicitante para acordar la entrega del mismo.

6.3. Si definitivamente el Vale no tiene el comprobante legal que lo respalde, el Asistente de Valores de Valores procederá a cambiar el estado del Vale a Cerrado y a generar el proceso de Reposición.

6.4. El Asistente de Valores de Valores luego de generar el proceso de Reposición, imprime el Reporte de Reposición y lo cuadra con el correspondiente Reporte de Vales Contabilizados generado en un rango de tiempo determinado, este será desde la fecha de la última reposición hasta la reposición la realizada en ese momento.

6.5. Una vez que la información haya sido detallada y revisada debe colocar su firma y entregar el formulario al Jefe del Departamento de Valores, el cual revisa el cuadre y envía dicho Reporte con todos los

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“Vale de Caja”, y comprobantes al Vicedirector de Administración para su aprobación.

6.6. Realizada la aprobación del Monto a reponer por parte del Vicedirector de Administración, se envía el Reporte de Reposición con todos los “Vales de Caja” y comprobantes de venta al Área de Contabilidad.

6.7. La segunda copia la archiva el Asistente de Valores de Valores en orden cronológico en la carpeta Cuadre de Fondo Rotativo.

6.8. Contabilidad revisa el cuadre del fondo rotativo mediante el Reporte de Reposición con sus vales y comprobantes de venta cronológicamente.

6.9. El Área de Tesorería aprueba la emisión del cheque por el valor de la reposición del fondo rotativo.

6.10. Una vez emitido el cheque, el Asistente de Valores de Valores ordena su cambio y procede a archivar el comprobante en orden cronológico.

6.11. El Asistente de Valores de Valores debe generar el proceso de Reposición, en el sistema Fondo Rotativo, seleccionando la opción Reposición.

7. INCREMENTO DEL VALOR DEL FONDO

7.1. La Vicedirección de Administración debe analizar en la periodicidad establecida (ver anexo 1) la frecuencia y cuantía de los rubros manejados por el fondo para definir el nuevo monto de éste, si así se requiere.

7.2. Si realizado dicho análisis se concluye que existe la necesidad de un incremento, el Vicedirector de Administración lo solicita por escrito a la Dirección General.

7.3. Dada dicha aprobación debe ser notificada a todas las áreas involucradas: Administración, Contabilidad, Tesorería y Departamento de Valores y Custodia, y además a Organización y Métodos para la actualización correspondiente.

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7.4. El área de Tesorería aprueba la emisión del cheque por el valor del incremento del fondo rotativo.

7.5. El Asistente de Valores de Valores recibe el cheque, ordena su cambio y procede a archivar el comprobante en orden cronológico.

7.6. Ingrese el monto que se incrementó en dicho fondo en la opción Creación o Incremento del sistema de Fondo Rotativo.

8. CONTROL DE USO DEL FONDO

8.1. La Vicedirección de Administración realizará, con la frecuencia establecida (ver anexo 1), para lo cual contará con una serie de reportes, (Reporte de Contabilización) en los cuales se visualizarán los movimientos realizados en dicho fondo.

8.2. En caso de anomalías en el uso del fondo lo deberá notificar a la Dirección General para que se tomen las medidas correctivas pertinentes.

8.3. Una vez realizada la revisión deberá devolver dicho archivo a Contabilidad.

8.4. Para que cada Vicedirector de Área supervise y controle todos aquellos Vales de Caja autorizados el Vicedirector de Administración (solicitados para Transporte de Correspondencia), semanalmente el Asistente de Valores de Valores generará el Reporte Vales procesados con criterio de selección, que se encuentra en la opción Reportes del sistema Fondo Rotativo.

9. DISMINUCIÓN O LIQUIDACIÓN DEL FONDO

9.1. La disminución o liquidación del fondo se hará por disposición de la Dirección General, debiendo notificar del particular a todas las áreas de la institución.

9.2. Se precede a realizar la reposición del fondo de acuerdo a lo detallado en el punto 6. REPOSICIÓN DEL FONDO.

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9.3. Una vez que el Asistente de Valores recibe el cheque de la reposición, lo adjunta al valor sobrante en efectivo (si lo hubiere) y entrega a Caja Valores para que este dinero ingrese a la Bolsa a través de la opción Ingresos del sistema Control de Pagos.

9.4. El Asistente de Valores de Valores debe ingresar en la opción Disminución o Liquidación, el monto que se requiere disminuir del Fondo, para lo cual no debe existir ningún Vale de Caja pendiente.

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ANEXO 1

CONDICIONES GENERALES

1. MONTO DEL FONDO ROTATIVO: Doscientos dólares.

2. MONTO MÁXIMO POR VALE: Cinco dólares.

3. MONTO MÍNIMO POR VALE: Cuarenta centavos.

4. HORARIO DE SOLICITUDES: 9h00 a 13h00, y de 15h00 a 17h00.

5. FRECUENCIA DE REPOSICIÓN: Semanal o según sea necesario.

6. DÍA DE REPOSICIÓN: Lunes o cualquier día de la semana que sea necesario, hasta las 16h30.

7. FRECUENCIA DE CONTROL DEL FONDO: Mensual.

8. ACTUALIZACIÓN DEL FONDO: Semestral, en junio y diciembre.

9. FIRMAS AUTORIZADAS PARA VALES DE CAJA:

Director General o a quien él delegue Secretario General Vicedirectores

Excepción: Un vale de caja no puede ser aprobado por el beneficiario de éste, debiendo autorizarlo el jefe inmediato superior.

Jefe del Departamento.

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ANEXO 2

PROCESO CONTABLE

1.1. CONSTITUCIÓN O INCREMENTO

(Contabilización automática mediante el Sistema de Control de Pagos)

DB 002.001 FONDO ROTATIVOPor el valor del fondo o incremento

CR banco Por el valor del fondo o incremento

1.2. DISMINUCIÓN O LIQUIDACIÓN

(Contabilización automática mediante el Sistema de Fondo Rotativo)

DB 001.001 CAJA CHICAPor el valor del fondo o disminución

CR 002.001 FONDO ROTATIVOPor el valor del fondo o disminución

1.3. REPOSICIÓN DEL FONDO ROTATIVO

(contabilización automática mediante el Sistema de Control de Pagos)

DB cta. según motivo,centros de costo y proyecto Por el valor correspondiente

CR banco Por el valor total de la reposición

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ANEXO 3

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ANEXO 4

REPOSICIÓN DE FONDO ROTATIVO

FECHA:

Motivo y

Submotivo

Centro de|

Costos

Proyecto Descripción Valor

TOTAL DÉBITOS:

TOTAL CRÉDITOS:

ELABORADO REVISADO PROCESADO

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ANEXO 5

PROCESO DE CREACIÓN DEL FONDO ROTATIVO

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Inicio

Si

NoEs aprobado?

Vicedirector de Administraciónnotif ica a Administ ración y

Contabilidad

Asignación de MontoDel Fondo Rotativo

Fin

Reportes deContabilización

Reportes de Parámetros

Administraciónnotif ica solic ita

cheque a Tesoreria

Carpeta de Cuadrede Fondo Rotativo

Contabilidadnotif ica a a Administración

y a Cajero

Vicedirector Administraciónsolicita autorización a

Director General

Cajero recibe cheque

Contabilidadcrea una cta contable

y motivo en el sistemade Control de Pagos

CajeroAsigna Parámetros en el Sistema Fondo Rotativo

e informa a Administración

Carpeta deCuadre Fondo Rotativo

Comprobante originalde Retención


ANEXO 6

PROCESO DE UTILIZACIÓN DEL FONDO ROTATIVO

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No

Copia deFormulario de Vale de Caja

Firmado porFuncionarioAutorizado

Solicitante llena Formulario

Vale de Caja

Inf ormación Correcta?

Fin

Si

Cajero recibe original Vale de Caja y Verif ica Información

Solicitar f irmade ret iro

Entrega deEfectivo

Vale deCaja (original)

CajeroIngresa Vale de Caja

el sistema

Hay Comprobante de Pago?

Si Comprobantede Pago

No

CajeroCierra Vale

manualmente

Cambia EstadoVale de Caja en el sistema

1


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No

1

C2

C1

Reposición de FondoCajero archiva

2da copiaO

Jefe de ValoresRevisa cuadre

Jefe de ValoresEnvia formularios y

Vales de Caja a Administración

Vicedirector de AdministraciónRev isa y env ia original

a Contabilidad

Archiv a 1era. copiacomo respaldo de

cheque

ContabilidadEfectua

Proceso ContableSe liquida

el Fondo Rotativ o?

2

ArchivaComprobante decobro de cheque

Tesoreria aprueba yemite cheque

Archiva original y vales decaja

en orden cronológico

Cajerorecibe cheque

Cajero efectúa Proceso de

Reposiciónen el sistema

Si

Cajerodev uelve cheque

y efectivo de caja aContabilidad

Liquidación de Fondoen el sistema

Fin

2

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