reglas de operación para las oficinas de representación en el exterior

Dirección General Adjunta de Administración y Coordinación Internacional

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REGLAS DE OPERACIÓN PARA LAS OFICINAS DE REPRESENTACIÓN EN EL EXTERIOR

DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE ADMINISTRACIÓN Y COORDINACIÓN INTERNACIONAL


Consejo de Promoción Turística de México S.A. de C.V. Dirección General Adjunta de Administración y Coordinación Internacional

Viaducto Miguel Alemán No. 105, 2º Piso Col. Escandón

México, D.F., C.P. 11800, Tel. 52-78-42-00


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C O N T E N I D O

Número Tema Página 1. Objetivo 4

2. Alcance 4

3. Marco Jurídico 4

4. Abreviaturas 5 5. Definiciones 5 6. Políticas 10 6.1 En materia de Programación 10

6.2 En materia de Presupuestación 11

6.3 Solicitud de Recursos 11 6.4 Ampliación Presupuestal y Transferencias entre partidas 13 6.5 Comprobación de Gastos 13 6.6 Comprobación Mensual 16 6.7 Aclaración de Observaciones 17 7. Lineamientos 18 7.1 Reuniones con la Industria 18 7.2 Manejo de Gastos Menores 18 7.3 Cuentas de Cheques 18 8. Operaciones no Autorizadas 19 9. Cierre del Ejercicio 20 10. Evaluación y Selección de Proveedores Bancarios 21 11. Eventos a considerar en las Partidas 38301 y 38401 22 12. Partida 39902 Gastos de las Oficinas del Servicio Exterior Mexicano 27

13. Partidas 37104 Pasajes Aéreos Nacionales, 37106 Pasajes Aéreos Internacionales, 37206 Pasajes Terrestres Internacionales, 37504 Viáticos Nacionales, 37602 Viáticos Internacionales

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14. Consideraciones Generales 28 15. Comprobación Administrativa 28 16. Responsabilidades 29 17. Anexos 33


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1. Objetivo:

Establecer los criterios que permitan que la Programación y Presupuestación de las actividades y los recursos autorizados a las ORE´S en las partidas de gasto (37104, 37106, 37206, 37504, 37602, 38301, 38401 y 39902), se den con principios de eficiencia, eficacia, racionalidad, austeridad y transparencia, asegurando el cumplimiento de sus metas, la optimización de los fondos y el fortalecimiento de su operación. 2. Alcance:

Este documento será de aplicación y de observación obligatoria para las Oficinas de Representación en el Exterior y para todas aquellas áreas que intervengan directa o indirectamente en las operaciones que llevan a cabo las ORE´s, sin perjuicio de lo establecido en la normatividad aplicable. 3. Marco Jurídico:

3.1 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; 3.2 Ley de Planeación; 3.3 Ley Federal de las Entidades Paraestatales; 3.4 Ley de Fiscalización y Rendición de Cuentas de la Federación; 3.5 Ley del Servicio de Tesorería de la Federación; 3.6 Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria; 3.7 Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria; 3.8 Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos; 3.9 Ley del Impuesto sobre la Renta; 3.10 Ley de Ingresos de la Federación del Ejercicio Fiscal que corresponda; 3.11 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público; 3.12 Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público; 3.13 Ley del Servicio Exterior Mexicano; 3.14 Reglamento de la Ley del Servicio Exterior Mexicano; 3.15 Código Fiscal de la Federación; 3.16 Lineamientos que regulan las cuotas de Telefonía Celular en las Dependencias y Entidades

de la Administración Pública Federal; 3.17 Oficio 307-A-1534.-Lineamientos para el Proceso de Programación y Presupuestación para el

Ejercicio Fiscal 2015: 3.18 Guía para la Asignación y Comprobación de Viáticos y Pasajes; 3.19 DECRETO que establece las medidas para el uso eficiente, transparente y eficaz de los

recursos públicos, y las acciones de disciplina presupuestaria en el ejercicio del gasto público, así como para la modernización de la Administración Pública Federal;

3.20 Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal que corresponda; 3.21 Clasificador por el Objeto del Gasto; 3.22 Acuerdo por el que se modifica el Clasificador por Objeto de Gasto para la Administración

Pública Federal; 3.23 Estatuto Orgánico del Consejo de Promoción Turística de México S.A. de C.V., publicado en

el Diario Oficial de la Federación el 30 de junio de 2014, última reforma publicada el día 20 de enero 2015.

3.24 Manual de Organización del CPTM.

http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/1.pdf



http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LFRCF.pdf


http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LFPRH.pdf

http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/regley/Reg_LFPRH.pdf

http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/regley/Reg_LFPRH.pdf



http://www.dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5368103&fecha=13/11/2014


http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/regley/abro_Reg_LAASSP.pdf


http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/regley/Reg_LSEM.pdf


http://dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=4961367&fecha=02/02/2007


http://www.shcp.gob.mx/EGRESOS/PEF/programacion/programacion_2014/oficio307a1563_lineamientos_ppp_ef2014.pdf

http://www.shcp.gob.mx/EGRESOS/PEF/programacion/programacion_2014/oficio307a1563_lineamientos_ppp_ef2014.pdf

http://www.cptm.com.mx/asignacion-comprobacion-viaticos

http://www.normateca.gob.mx/Archivos/92_D_3345_12-12-2012.pdf



http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/PEF_2015.pdf








http://www.cptm.com.mx/sites/default/files/manual_de_organizacion_2014.pdf


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4. Abreviaturas: CPTM Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. DG Dirección General. DGAACI Dirección General Adjunta de Administración y Coordinación Internacional. DEAF Dirección Ejecutiva de Administración y Finanzas. DEOR Dirección Ejecutiva de Oficinas de Representación. CEPOR Coordinación de Evaluación y Proyectos de Oficinas de Representación. CA Coordinación de Administración. CFE Coordinación de Ferias y Eventos. DF Dirección de Ferias. CEI Coordinación de Enlace Interinstitucional DRF Dirección de Recursos Financieros. DRORE Dirección Regional de Oficinas de Representación en el Exterior. DORE Dirección de Oficina de Representación en el Exterior. DAORE Dirección Adjunta de Oficina de Representación en el Exterior. ATA Asistente Técnico Administrativo. AP Asistente de Promoción. GAL Gerencia de Adquisiciones y Licitaciones. GCAOE Gerencia de Control Administrativo de OEA’s. GC Gerencia de Contabilidad. GP Gerencia de Presupuesto. GSF Gerencia de Situación Financiera. ORE´s Oficinas de Representación en el Exterior. ORE Oficina de Representación en el Exterior. OCV´s Oficinas de Convenciones y Visitantes.

5. Definiciones:

Congreso: 1 Toda reunión profesional que se realiza con el objeto de encontrar, entre todos los asistentes, caminos comunes de acción en lo que se refiere a un tema u objeto de discusión. Se le llama así a toda reunión profesional que tiene por objeto realizar una discusión y un intercambio profesional y/o académico en torno a un tema de interés. La iniciativa de realizar el congreso puede ser gremial o institucional, la convocatoria es abierta y la participación voluntaria. Dentro de esta categoría pueden incluirse los seminarios y juntas de negocios que tienen objetivos de intercambio profesional y académico, aún en el caso de que el patrocinio fuese hecho por la entidad privada o pública. El programa profesional de los congresos incluye la celebración de simposios, mesas redondas, paneles, talleres, seminarios, coloquios, conferencias, presentación de ponencias o temas libres, cursos y exposiciones asociadas. Por sus dimensiones geográficas los congresos pueden ser: local, regional, nacional, internacional, continental y mundial.

1 Glosario de Turismo de Negocios: Terminología, Medidas y Capacidades, Secretaría de Turismo, 2004.


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La mayor parte de los congresos incluyen exposiciones entre sus actividades pero suelen restringir sus exhibiciones al público participante. Convención: 2 Se define como convención a toda reunión gremial o empresarial cuyo objetivo es el tratar asuntos comerciales entre los participantes en torno a un mercado, producto o marca. La iniciativa suele ser empresarial, la convocatoria es cerrada (limitada a un público personalizado y relacionado con el tema) y la participación suele ser por invitación. Se aplica a toda reunión institucional o que se realiza en torno a un tema u objetivo para la difusión y conocimiento del mismo entre todos los participantes. Exposición: 3 Todo evento que se organiza con un propósito comercial o cultural para mostrar productos, servicios y/o documentos a un público objetivo. Seminario: 4 Toda reunión o serie de reuniones de especialistas con diferentes habilidades y campos de especialización que comparten un interés común y se reúnen con propósito de aprendizaje o entrenamiento. El programa apunta a enriquecer la capacidad de los participantes, los cuales se conforman por tres fases: exposición, discusión y conclusión.

Conferencia de prensa: 5 Toda reunión en la que se convoca a los medios de información y líderes de opinión, con el objetivo de dar a conocer información relevante respecto a un evento, su formato, su contenido, etc. Feria: 6 Toda muestra o exhibición pública que organizan profesionalmente empresas, asociaciones o individuos y cuya finalidad es la venta de productos o servicios de un sector determinado de la economía.

Éstas pueden ser regionales, estatales, nacionales e internacionales. Viaje de familiarización: 7 Viaje de visita a un lugar para conocerlo en forma general: sus instalaciones, atractivos, actividades, servicios, entre otros. Permite al organizador darse una idea de las posibilidades de un destino para la recepción de grupos y reuniones. Generalmente es patrocinado por los proveedores (hoteles, líneas aéreas, etc.) en conjunto con las autoridades turísticas locales (OCV´s) y se dirige tanto a organizadores de reuniones, como a compradores potenciales, agentes de viajes o miembros de la prensa para que puedan conocer y evaluar los servicios del destino. Caravanas: 8

2 Glosario de Turismo de Negocios: Terminología, Medidas y Capacidades, Secretaría de Turismo, 2004. 3 Glosario de Turismo de Negocios: Terminología, Medidas y Capacidades, Secretaría de Turismo, 2004. 4 Glosario de Turismo de Negocios: Terminología, Medidas y Capacidades, Secretaría de Turismo, 2004. 5 Glosario de Turismo de Negocios: Terminología, Medidas y Capacidades, Secretaría de Turismo, 2004. 6 Glosario de Turismo de Negocios: Terminología, Medidas y Capacidades, Secretaría de Turismo, 2004. 7 Glosario de Turismo de Negocios: Terminología, Medidas y Capacidades, Secretaría de Turismo, 2004. 8 Definición realizada por el CPTM.


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Evento de promoción que se realiza en diversos lugares sede, organizado o en participación con la industria turística nacional e internacional y/o los Gobiernos de los Estados y/o Municipios de la República Mexicana y cuyo objetivo principal es exponer la oferta, los destinos y productos turísticos entre los touroperadores, mayoristas, agencias de viajes y consumidores de las ciudades o países visitados. Trade Show: 9 Evento local de tipo promocional de la actividad turística, dirigido a un segmento en especial o al público en general, cuyo objetivo principal es promover alguna categoría de producto, segmento de mercado, producto o destino turístico. Es una feria profesional o exposición organizada de modo que las compañías en una industria específica puedan mostrar y demostrar sus últimos productos, servicios, actividades del estudio de rivales y examinar tendencias y oportunidades recientes. Algunos están abiertos al público, mientras que otros se pueden atender solamente por los representantes de un sector y los miembros de la prensa.

Muestra gastronómica: 10 Evento que se organiza o participa con el objeto de promover, mediante la degustación de los platillos y bebidas típicos mexicanos, la cultura de México. Promoción en los medios de comunicación: 11 Participación en eventos o reuniones con representantes de los medios de comunicación especializados en materia turística a los que se les proporciona material informativo de México, sus destinos y productos turísticos en general y se comentan aspectos de coyuntura y oportunidad para los viajeros o turistas para que visiten México. Material promocional: 12 Materiales que se proporcionan en un evento para reforzar la presencia de la marca que se desea promover. Artículo promocional: 13 Puede ser cualquier artículo común que sea utilizado como herramienta de exposición y promoción de México, la Marca México, estados, destinos, entre otros, en donde aparezca el nombre, logo, marca y cualquier información relacionada al sector. Ejemplo: lápices, plumas, llaveros, calendarios, usb, pulseras, gorras, playeras, entre otros. Anteproyecto de presupuesto: 14 El planteamiento inicial que aborda las asignaciones necesarias y deseables para enfrentar los gastos que serán ejercidos en la ejecución de los programas y proyectos de las dependencias o entidades de la Administración Pública Federal en el año fiscal correspondiente.

Proyecto de presupuesto de egresos: 15

9 Definición obtenida de la página Web: http://en.wikipedia.org/wiki/Trade_show 10 Definición realizada por el CPTM. 11 Definición realizada por el CPTM. 12 Vocabulario del turismo y materias afines, Héctor Manuel Romero, Gobierno del Estado de Guerrero, 1991.p. 127. 13 Definición obtenida de la página Web: http://profamoffice.tripod.com/id3.html 14 Definición proporcionada por la Dirección de Recursos Financieros

http://en.wikipedia.org/wiki/Trade_show


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Es la etapa del presupuesto que se constituye de las asignaciones de recursos por partida presupuestal, que serán sometidas al examen, discusión y aprobación de la Cámara de Diputados. Presupuesto aprobado: 16 Las asignaciones presupuestarias anuales comprendidas en el Presupuesto de Egresos a nivel de partida presupuestal. Presupuesto devengado: 17 El reconocimiento de las obligaciones de pago por parte de las Oficinas de Representación en el Exterior, gasto a favor de terceros, por los bienes, arrendamientos o servicios recibidos por éstas, conforme a las disposiciones aplicables. Presupuesto pagado: 18 Etapa del presupuesto que se constituye en el momento del cumplimiento de una obligación de pago respecto del presupuesto devengado, presupuestariamente se registra una disminución de recursos con cargo al presupuesto autorizado. Activos fijos: Terrenos, edificios, mobiliario y equipo, displays, equipos y aparatos de comunicación y telecomunicaciones, equipo eléctrico y electrónico, maquinaria, equipo de transporte, equipo de cómputo, bienes artísticos y culturales, y cualquier otro bien mueble o inmueble cuyo valor sea igual o superior a USD 250.00 (doscientos cincuenta 00/100 dólares americanos). Economías: Ahorros o economías presupuestarios: La diferencia que resulte entre los recursos del presupuesto modificado autorizado y el presupuesto que ejerza la dependencia o entidad en el ejercicio de que se trate, sin afectar el cumplimiento de los objetivos de los programas, en los términos de las disposiciones aplicables. En este rubro se encuentran comprendidas las medidas previstas en las disposiciones generales en materia de ahorro y las vacantes en materia de servicios personales.

Excedente de efectivo: Diferencia entre los recursos transferidos y los gastos realizados, previamente conciliados con oficinas centrales. PARTIDA 37104 “Pasajes aéreos nacionales para servidores públicos en el desempeño de comisiones y funciones oficiales”: Asignaciones destinadas a cubrir los gastos de transporte en comisiones oficiales temporales dentro del país (México) en lugares distintos a los de su adscripción, por cualesquiera de los medios usuales, de servidores públicos de mando de las dependencias y entidades, en cumplimiento de la función pública. PARTIDA 37106 “Pasajes aéreos internacionales para servidores públicos en el desempeño de comisiones y funciones oficiales”: Asignaciones destinadas a cubrir los gastos de transporte en comisiones oficiales temporales fuera del país (México), en lugares distintos a los de su adscripción, por cualesquiera de los medios

15 Ibíd., p.9 16 Ibíd., p. 9 17 Ibíd., p.9 18 Definición proporcionada por la Dirección de Recursos Financieros.


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usuales, de servidores públicos de las dependencias y entidades, cuando el desempeño de sus labores o comisiones lo requiera, en cumplimiento de la función pública.

PARTIDA 37206 “Pasajes terrestres internacionales para servidores públicos en el desempeño de comisiones y funciones oficiales”: Asignaciones destinadas a cubrir los gastos de transporte en comisiones oficiales temporales fuera del país (México), en lugares distintos a los de su adscripción, por cualesquiera de los medios usuales, de servidores públicos de las dependencias y entidades, cuando el desempeño de sus labores o comisiones lo requiera, en cumplimiento de la función pública. PARTIDA 37504 “Viáticos nacionales para servidores públicos en el desempeño de funciones oficiales”: Asignaciones destinadas a cubrir los gastos por concepto de alimentación y hospedaje de servidores públicos de las dependencias y entidades, en el desempeño de comisiones temporales dentro del país (México), en lugares distintos a los de su adscripción. PARTIDA 37602 “Viáticos en el extranjero para servidores públicos en el desempeño de comisiones y funciones oficiales”: Asignaciones destinadas a cubrir los gastos por concepto de alimentación y hospedaje de servidores públicos de las dependencias y entidades, en el desempeño de sus labores y comisiones temporales fuera del país, en lugares distintos a los de su adscripción. PARTIDA 38301 “Congresos y Convenciones”: Asignaciones destinadas a cubrir el costo del servicio integral que se contrate con personas físicas y morales para la celebración de congresos, convenciones, seminarios, simposios y cualquier otro tipo de foro análogo o de características similares, que se organicen en cumplimiento de lo previsto en los programas de las dependencias y entidades, o con motivo de las atribuciones que les corresponden, siempre y cuando no puedan desagregarse en otras partidas de los capítulos 2000 y 3000. Esta partida incluye los gastos estrictamente indispensables que se ocasionen con motivo de la participación en dichos eventos de servidores públicos federales o locales, ponentes y conferencistas, entre otros. PARTIDA 38401 “Exposiciones”: Asignaciones destinadas a cubrir el costo del servicio integral que se contrate con personas físicas y morales para la instalación y sostenimiento de exposiciones y cualquier otro tipo de muestra análoga o de características similares, que se organicen en cumplimiento de lo previsto en los programas de las dependencias y entidades, o con motivo de las atribuciones que les corresponden, siempre y cuando no puedan desagregarse en otras partidas de los capítulos 2000 y 3000. Incluye el pago de indemnizaciones por los daños que sufran los bienes expuestos. PARTIDA 39902 “Gastos de las oficinas del servicio exterior mexicano”: Asignaciones destinadas a cubrir los gastos que requieran las oficinas del Servicio Exterior Mexicano para el desarrollo de sus funciones. Comprende gastos tales como: arrendamientos, reparaciones de muebles, servicios postales y telefónicos, entre otros, así como los honorarios consulares que señale la Secretaría de Relaciones Exteriores, de acuerdo con los lineamientos que para este efecto emita.

PRESUPUESTO ANUAL AUTORIZADO:


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Importe anual asignado a las ORE’s al inicio de cada ejercicio para el desarrollo de sus actividades, integrado por las partidas antes mencionadas. TRANSFERENCIA: Envío de recursos (ministración o radicación). TRANSFERENCIA DE PARTIDAS: Es el destino final que se le da a los recursos transferidos para un fin diferente al inicialmente aprobado y cuya operación se encuentra autorizada por escrito. SISTEMA DE REGISTRO Y CONTROL DE RADICACIONES Y COMPROBACIÓN (RADCOM): Sistema utilizado en el CPTM para el registro y control de las radicaciones y comprobaciones de las ORE’s, consistente en hojas de cálculo por cada mes, con acumulados anuales en un archivo electrónico de MS/Excel para cada oficina.

6. POLÍTICAS:

6.1 EN MATERIA DE PROGRAMACIÓN: 6.1.1 Las ORE’s, deberán elaborar su Programa Anual de Trabajo, mismo que estará conformado por objetivos, metas y las actividades que desarrollarán durante el ejercicio, con base en la estrategia del Plan de Mercadotecnia para cada mercado, a efecto de que puedan ser evaluados por los indicadores que se desarrollen para tal efecto. 6.1.2 Las ORE’s, deberán enviar su Programa Anual de Trabajo para su validación a las DRORE de cada mercado y éstas a su vez, las remitirán a la DEOR en las fechas señaladas para tal efecto, a fin de integrar el Programa Anual de Trabajo de las ORE’s, el cual será aprobado por la DGAACI. 6.1.3 Con base en los resultados del Programa Anual de Trabajo del ejercicio anterior, las ORE’s deberán elaborar sus proyectos de presupuesto para el siguiente ejercicio fiscal, el cual deberá estar directamente vinculado con su Programa Anual de Trabajo a desarrollar. 6.1.4 La DEOR remitirá a la DEAF la solicitud de presupuesto para las ORE’s, quien con base en el presupuesto global autorizado al CPTM, determinará y comunicará el monto que se destinará para cada una de las ORE’s y para cada una de las partidas, atendiendo a las disponibilidades presupuestales, previo acuerdo con la DGAACI. 6.2 EN MATERIA DE PRESUPUESTACIÓN: 6.2.1 Con base en el monto presupuestal comunicado, las ORE’s deberán presentar en los formatos denominados “Presupuesto asignado para el ejercicio 201X”, su propuesta presupuestal deberá contener fechas, nombres de los eventos y montos presupuestados por partida presupuestal Anexo No. 1. En estos formatos se encuentra cuantificado el programa de trabajo aprobado, con la descripción de los eventos a realizar, con fecha de ejecución y recursos asignados a los mismos.


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6.2.2 Las ORE’s deberán apegarse al Clasificador por el Objeto del Gasto vigente, a efecto de evitar afectar las partidas presupuestales con gastos que no estén debidamente justificados en las mismas. 6.2.3 La DGAACI revisará y evaluará las propuestas presupuestales de las ORE’s, comunicando en su caso los cambios; para el caso de proceder, la DGAACI propondrá el presupuesto al DG para su autorización. 6.2.4 Una vez que la DGAACI valide la información contenida en los formatos (ANEXO No. 1 y uno por cada partida –desglosado-), deberán enviarse debidamente requisitados y firmados en original por los titulares de las ORE’s y de las DRORE de cada mercado a la DEOR a efecto de recabar las firmas de autorizaciones de la DG y de la DGAACI para formalizar el presupuesto autorizado.

6.2.5 Cuando alguna ORE necesite realizar algún ajuste o movimiento al presupuesto inicial autorizado (ampliación o reducción), deberá en primer término, tramitar la autorización respectiva, a efecto de estar en posibilidad de realizar el traspaso de recursos. Para ello deberá remitir oficio de solicitud anexando los 9 formatos presupuestales al mismo. Estos formatos presupuestales se autorizarán por parte de la DG a propuesta de la DGAACI. 6.2.6 Los Presupuestos se cotizarán en dólares americanos, al tipo de cambio que determine la DGAACI, por conducto de la DRF. 6.2.7 Las partidas presupuestales serán asignadas por la DGAACI, por conducto de la DEAF, de conformidad con las necesidades y clasificación de los gastos que realicen las ORE’s, de acuerdo con sus Programas de Trabajo autorizados y que sean estrictamente indispensables para la operación de las ORE’s. 6.3 PARA SOLICITUD DE RECURSOS: 6.3.1 Para autorizar la transferencia de recursos mensuales a las ORE’s, éstas deberán haber comprobado el porcentaje mínimo respecto del total de recursos transferidos después de cada bimestre durante el ejercicio. El porcentaje mínimo es el siguiente: primer bimestre 50%, segundo bimestre 60%, tercer bimestre 70%, cuarto bimestre 80% y quinto bimestre 90%. 6.3.2 Sin excepción, no se transferirán recursos a las oficinas que acumulen comprobantes observados o sea, que no cumplan con los requisitos establecidos en las presentes reglas, por el equivalente al 5% o más del total de recursos transferidos durante el ejercicio. 6.3.3 Al término de cada bimestre, el excedente de efectivo (saldo contable reportado en las conciliaciones bancarias), superior a USD 2,000.00 (dos mil 00/100 dólares americanos), deberá considerarse a cuenta del envío de la siguiente transferencia. Se exceptuará de la aplicación de esta norma, cuando la ORE presente en tiempo y forma el formato “Justificación de Recursos Excedentes”, Anexo No. 2, con la autorización de la DRORE. 6.3.4 No serán transferidos recursos a las ORE’s que incumplan con el compromiso para la entrega de cualquier documentación o información.


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6.3.5 No serán transferidos los recursos solicitados para operaciones que no estén presupuestadas o que no cuenten con la autorización del área responsable que corresponda. 6.3.6 Las ORE’s solicitarán recursos a través del formato “Solicitud de Recursos”, Anexo No. 3, utilizando como base el calendario del presupuesto anual autorizado. No se podrán solicitar recursos anticipados al calendario del presupuesto autorizado. La GCAOE elaborará la “Relación –Solicitud de Transferencia de Recursos” Anexo No. 4, y entregará a la GSF/GP para radicar los recursos. 6.3.7 La solicitud y transferencia de recursos se deberá apegar a los siguientes criterios y calendario:

ORE solicita recursos: GCAOE transfiere recursos:

Del día 25 al 29 del mes en curso. A más tardar el día 7 del mes siguiente.

Del día 30 del mes en curso al 5 del mes siguiente.

Ejemplo: Si solicita recursos del 29 de septiembre al 5 de octubre.

A más tardar el día 12 del mes siguiente.

Ejemplo: la GCAOE radicará recursos a más tardar el 12 de octubre.

Fuera de los días antes mencionados

A consideración de la DRF y de conformidad con disponibilidades presupuestales.

Notas:

1. El horario de solicitud se considerará hasta las 12:00 a.m. (hora local de la ORE). 2. Los recursos de enero y en caso de así requerirse, los recursos de febrero, serán considerados

como anticipo al presupuesto asignado.

6.3.8 Las transferencias de recursos a las ORE’s por concepto de nómina, prestaciones al personal u otros servicios no considerados en estas reglas, deberán especificar con precisión, la moneda en la que se deberán de radicar los recursos (USD o EUROS exclusivamente).


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6.4 AMPLIACIÓN PRESUPUESTAL Y TRANSFERENCIAS ENTRE PARTIDAS: 6.4.1 Las solicitudes de ampliación al presupuesto de las ORE’s, deberán remitirlas a la DEOR misma que acordará con la DGAACI, y para el caso proceder, ésta última emitirá su opinión y propondrá a la DG para su autorización. 6.4.2 Las ORE’s podrán realizar eventos no presupuestados con cargo a economías, así como transferencias entre las partidas 37104, 37106, 37206, 37504, 37602, 38301 y 38401, hasta por un monto mensual por USD 15,000.00 (quince mil 00/100 dólares americanos o su equivalente). Dicha operación tendrá que ser reportada mensualmente a la DRORE correspondiente; asimismo, la ORE a través de la DEOR solicitará la autorización de la DGAACI, e informará a la DRF para que se considere en la comprobación. 6.4.3 Los movimientos no contemplados dentro de este documento, deberán ser presentados para su aprobación y mecánica operativa a la DRF.

6.4.4 Las Unidades Administrativas del CPTM podrán solicitar que se transfieran recursos no regularizables a las ORE’s cuando éstas sirvan como intermediarios para el pago de compromisos que se hayan contraído dentro de su área de adscripción. En la transferencia realizada a las ORE’s deberán incluirse los costos financieros en que se incurre por realizar los pagos mencionados. Para ello, deberán llenar el formato de “Acuerdo de Trabajo del Grupo de Dirección”, Anexo No. 7. 6.5 COMPROBACIÓN DE GASTOS:

6.5.1 Las ORE’s deberán resguardar una copia de la documentación soporte de todos los gastos efectuados, así como de los cheques o medios de pago utilizados. Dicho archivo deberá estar ordenado de tal forma que se identifique y localice fácilmente la información mensual por tipo de gasto. 6.5.2 La totalidad de los gastos realizados o pendientes de realizar deberán estar contemplados dentro del Presupuesto Anual Autorizado o en su caso, contar con la autorización correspondiente. 6.5.3 Los gastos realizados invariablemente estarán relacionados con la actividad propia de la oficina. 6.5.4 Los comprobantes emitidos en el extranjero deberán solicitarse en original y a nombre del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V., en español cuando sea factible, o en el idioma del país (hasta donde lo permita el campo disponible). Adicionalmente, los comprobantes deberán contener impreso el nombre y la dirección del proveedor o prestador del servicio. 6.5.5 Ningún comprobante deberá solicitarse únicamente a nombre de los funcionarios (excepto las facturas de hospedaje). 6.5.6 Los comprobantes emitidos en territorio nacional, deberán contar con los requisitos fiscales mencionados en el artículo 29 A del Código Fiscal de la Federación.


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6.5.7 Los comprobantes deberán contener la firma y rúbrica del ejecutor del gasto, así como del titular de la DORE, DAORE, o del DRORE, según corresponda; información que deberá estar integrada en la relación mensual de comprobación (Anexo 5) de gastos que a su efecto elaborará el ejecutor. 6.5.8 El personal que elabore la “Relación mensual de comprobación”, Anexo No. 5, clasificará el gasto realizado, de acuerdo con la partida y subpartida de gasto que corresponda (en el caso de las partidas de gasto 38301 y 38401). 6.5.9 Se identificará y relacionará con claridad cada gasto o depósito realizado con el cheque, transferencia o cualquier otra forma de pago utilizada o que lo generó.

6.5.10 La documentación que se detalla a continuación deberá estar en archivo electrónico en poder de la DRF, en las siguientes fechas compromiso, para lo cual las ORE’s deberán efectuar cortes periódicos mensuales:

Documentación Fecha límite

1. “Conciliación bancaria” (Anexo No. 6) 1. Hasta el día 10 de cada mes.

2. “Relación mensual de comprobación” (Anexo No. 5)

2. Hasta el día 10 de cada mes.

3. “Estados de cuenta bancarios” 3. Hasta el día 10 de cada mes. 6.5.12 Los gastos superiores a USD 250.00 (doscientos cincuenta 00/100 dólares americanos), se liquidarán sin excepción, a través de la emisión de un cheque o transferencia. 6.5.13 Cuando sean realizados consumos en restaurantes para realizar reuniones con la industria, la ORE indicará: a) el nombre de la persona o personas con la que asistieron a la reunión; b) motivo de la misma; c) breve descripción de los resultados obtenidos; d) teléfono; y e) compañía o institución a la que pertenece. Todo esto anotado fuera del documento comprobatorio, el cual deberá ser firmado por el ejecutor del gasto, así como por la DORE, DAORE, o DRORE, según corresponda. 6.5.14 La documentación comprobatoria de los eventos de promoción realizados con cargo a las partidas de gasto 38301 y 38401, tendrá que ser relacionada con claridad. Los comprobantes generados por este concepto se considerarán válidos, cuando se comprueben a través de documento que genere la obligación del pago con el logotipo del proveedor así como el nombre y la dirección del mismo. Las ORE’s son responsables de contar con una carpeta en la cual se integre la documentación comprobatoria de cada uno de los eventos realizados con cargo a estas partidas. 6.5.15 En todos los casos en que se realicen pagos por servicios a personas físicas, deberá adjuntarse sin excepción a cada pago, una copia de la identificación del prestador del servicio junto con el recibo correspondiente en el que se indique con claridad el servicio proporcionado. 6.5.16 Los talones de tarjetas de crédito (bouchers) no se considerarán documentos comprobatorios.


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6.5.17 Cuando el gasto realizado se efectúe en alguna divisa diferente a la del país en donde está ubicada la ORE, la oficina deberá anotar el tipo de cambio utilizado. Asimismo, la compraventa de divisas que se generen, deberá ser debidamente acreditada, mediante la documentación consistente en fichas electrónicas, entre otros. 6.5.18 Cada oficina deberá conciliar periódicamente y al menos bimestralmente con la DRF, en la moneda de radicación o en la moneda del país, los siguientes conceptos:

Recursos transferidos totales y por partida.

Recursos comprobados totales y por partida.

Saldos disponibles totales y por partida. 6.5.19 La comprobación de viáticos y pasajes se realizará siguiendo las políticas establecidas en la Guía para la Asignación y Comprobación de Viáticos y Pasajes del CPTM vigentes, utilizando los formatos definidos en el mismo, entre los que se encuentran los siguientes:

Formato Nombre DRF-05 Solicitud – Recibo de pago de viáticos y pasajes en moneda

nacional, dólares y/o euros. DRF-05A Relación de comprobación de viáticos. DRF-05B Relación sin comprobantes de viáticos.

Estos formatos se encuentran disponibles en la Guía Electrónica de Servicios Administrativos (GESA), para su acceso inmediato.

6.5.20 Los viáticos nacionales e internacionales se destinarán exclusivamente para los funcionarios del CPTM, por actividades directamente relacionadas con la operación de las ORE’s. 6.5.21 La DGAACI, establecerá las tarifas o montos máximos por ejercer mensualmente aplicables a determinados conceptos, como servicios de telefonía celular, gastos menores, gastos con la industria, entre otros, atendiendo a los lineamientos establecidos por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) y la Secretaría de la Función Pública (SFP). El exceso de gasto en estos conceptos tendrá que ser cubierto por el funcionario, en caso contrario será observado hasta que sea comprobado el reembolso correspondiente. 6.5.22 Las radicaciones especiales requieren del envío de la documentación comprobatoria a la unidad administrativa que solicita la radicación de los fondos (sueldos y prestaciones; ferias y eventos; adquisición de información; acciones promocionales; adquisición de activos fijos y otros pagos). El periodo máximo que se establece para recibir en las áreas correspondientes la documentación comprobatoria del pago es de 30 días hábiles a partir de la fecha en que reciban los recursos, dichos documentos son: facturas originales, copias de cheques, transferencias electrónicas, reembolsos de remanentes no utilizados, contratos y otros. 6.5.23 Las ORE’s a través de la DEOR, proporcionarán trimestralmente a la DRF una relación de las obligaciones fiscales a las que están sujetas, así como las fechas para su cumplimiento; adicionalmente, indicarán las obligaciones fiscales que son susceptibles de recuperación.


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6.5.24 De forma trimestral, las ORE’s deberán ratificar a la DRF del cumplimiento de las obligaciones fiscales; así como, el estado en que se encuentran los trámites realizados para la recuperación de impuestos. 6.5.25 En el caso de que las ORE’s recuperen los montos por conceptos de contribuciones, éstos deberán ser reportados y reintegrados en su totalidad a las oficinas centrales del CPTM a través de la DRF; por lo tanto, para hacer uso del mismo se requerirá autorización expresa por parte de la DEAF. 6.6 COMPROBACIÓN MENSUAL: 6.6.1 La GCAOE utilizará el Sistema de Registro y Control de Radicaciones y Comprobación (RADCOM) del CPTM, para el registro y control de las radicaciones y comprobaciones de las ORE’s, consistente en hojas de cálculo por cada mes, con acumulados anuales en un archivo electrónico de MS/Excel para cada oficina. 6.6.2 Mensualmente, las ORE’s enviarán en archivo electrónico el formato denominado “Relación mensual de comprobación” (Anexo No. 5). Dicho formato deberá enviarse mediante correo electrónico en los primeros diez días del mes siguiente a la GCAOE, de tal forma que la DRF cuente con esta información lo antes posible para iniciar el registro de gastos que permita obtener información confiable y oportuna para la presentación de los reportes respectivos. 6.6.3 Los lineamientos para la presentación y manejo del archivo electrónico correspondiente se indican a continuación:

a) El nombre del archivo se formará con letras de “Comp”, seguidas del nombre de la ORE, del mes en tres letras (ene, feb, mar, etc.), y del año en dos dígitos (13, 14), por ejemplo: Comp Buenos Aires May14.xls.

b) El archivo se enviará por correo electrónico a la GCAOE a más tardar el día 10 de cada mes, conteniendo la comprobación del mes anterior.

c) Deberá anotarse el número de cheque, en caso de cargo automático o transferencia del banco anotar la palabra "Cargo" o el número de cargo o transferencia. En caso de depósitos debe anotarse “Dep”. Los números (de cheque, transferencia o cargo) se anotarán de preferencia en orden consecutivo. Los depósitos deberán anotarse en orden cronológico o al final de la relación.

d) Deberá anotarse una descripción del concepto, suficientemente completa para que se pueda identificar. En caso de viáticos o pasajes anotar las iniciales del comisionado y el lugar, en caso de eventos, anotar el nombre del evento y concepto pagado. Procurar usar el mismo nombre del evento autorizado en el presupuesto. Deberá anotarse, para el caso de pago de eventos, viáticos o pasajes, el renglón del presupuesto en el que se encuentra autorizado el gasto (ejemplo: Pto12, suponiendo que se encuentra autorizado en el renglón 12 del presupuesto).

e) Deberá anotarse la fecha de la factura o comprobante del gasto. En caso de ser varios comprobantes, anotar la fecha del más reciente o en último caso la fecha del cheque.

f) Deberá anotarse el número de la partida a la que corresponda el gasto. Las partidas a anotar son: 37104, 37106, 37206, 37504, 37602, 38301, 38401 y 39902. No deberán anotarse otras partidas o títulos, con excepción de la partida 1000, para gastos relacionados con recursos humanos.


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g) Anotar la sigla de moneda en la que se realiza el gasto: las siglas de las monedas usadas actualmente en el CPTM son: USD=Dólares americanos, CAN=Dólares Canadienses, EUR=Euros, LE=Libra Esterlina, YEN=Yenes, PAR=Peso Argentino, REA=Reales y RMB=Yuanes chinos.

h) Anotar las observaciones que se deseen hacer en torno a la erogación realizada. En especial elementos aclaratorios que permitan referenciarlo o facilitar su comprobación.

6.6.4 Todos los pagos realizados deberán relacionarse, ya sea que se hayan hecho con cheques, transferencias, órdenes de pago, entre otros, del periodo comprobado, incluyendo los cheques cancelados (con importe ceros) y los correspondientes a recursos humanos (en ese caso con la partida 1000).

6.6.5 Para comisiones y cargos financieros y bancarios: Se deberán anotar en la relación mensual de comprobación, todos los cargos financieros y bancarios, así como comisiones ocurridas en el periodo en un solo renglón en caso de ser muchos, o en varios renglones de acuerdo a los movimientos que se tengan. La relación deberá estar firmada por la DORE, DAORE, o DRORE, según corresponda. 6.6.6 Depósitos de reembolso u otros: En la relación mensual de comprobación, TODOS los depósitos se anotarán con signo negativo. 6.6.7 Radicaciones no incluidas en el presupuesto: En caso de presentarse la comprobación de gastos por radicaciones especiales que se recibieron fuera del presupuesto, como es el caso de Acciones Promocionales, Ferias, Adquisición de Información u otros conceptos, deberá seguirse el procedimiento establecido para el efecto y las indicaciones recibidas en la radicación. 6.6.8 Registro de la comprobación: La GCAOE alimentará el Sistema de Registro y Control de Radicaciones y Comprobación (RADCOM), mediante la información contenida en el formato “Relación mensual de comprobación” (Anexo 5). En el sistema se asentarán las observaciones en caso de que existan. El archivo del sistema será enviado por correo electrónico a las ORE’s, una vez hecho el registro y análisis de la comprobación mensual, a fin de que la persona responsable verifique el resultado, actualice sus registros y prepare las aclaraciones a las observaciones en caso de que las hubiera. 6.6.9 Adicionalmente al envío de los formatos electrónicos, las ORE’s en la fecha compromiso (aludidas en el numeral 6.5.11) deberán remitir a la GCAOE una carpeta impresa que contenga los documentos originales comprobatorios de los gastos, así como los formatos mencionados. El DORE, DAORE, o DRORE (según corresponda), será el funcionario responsable de validar con su firma autógrafa que la documentación enviada a la DRF. Asimismo, la GCAOE informará mensualmente a la DRF sobre aquellas oficinas que dentro de la fecha compromiso no hayan proporcionado la documentación en comento; esta última a su vez analizará y acordará con la CA, en el levantamiento de constancia por el incumplimiento de esta obligación, misma que será turnada al área correspondiente. 6.7 ACLARACIÓN DE OBSERVACIONES:


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6.7.1 Mensualmente, las ORE’s presentarán a la DRF la relación de aclaraciones y la documentación comprobatoria a observaciones hechas a la comprobación de gastos de meses anteriores. 6.7.2 Para cada aclaración se indicará el mes, número de cheque/transferencia o cargo y renglón de la relación mensual que corresponda, así como los comentarios explicativos necesarios para solventar la misma. 6.7.3 La GCAOE revisará la documentación comprobatoria a las observaciones realizadas, haciendo las anotaciones que correspondan en el Sistema de Registro y Control de Radicaciones y Comprobación de aquellas que hayan quedado solventadas y anotando las nuevas observaciones en aquellas que no hayan podido solventarse. 7. LINEAMIENTOS:

7.1. REUNIONES CON LA INDUSTRIA:

Los gastos de reuniones con la industria deberán considerarse dentro de la Partida 38301 “Congresos y Convenciones”. Cada ORE tiene considerado un monto mensual que es autorizado por la DEAF, éste no podrá rebasarse. Para su comprobación deberá dar cumplimiento a lo establecido en el numeral 6.5.13. 7.1.1 Para el pago de alimentación con la industria se tendrá que presentar la factura respectiva apoyada con el formato denominado “Relación de Gastos Reuniones con la Industria”. 7.1.2 El cheque para reembolsar los gastos correspondientes deberá hacerse por el monto exacto de los comprobantes del mes. Los comprobantes correspondientes deberán relacionarse adecuadamente y adjuntarse con la copia del cheque elaborado para el efecto. En caso de incluirse consumos en restaurantes en este concepto, deberán seguirse los lineamientos previamente indicados para su comprobación. 7.2 MANEJO DE GASTOS MENORES DE LAS ORE’s: 7.2.1 Con los recursos radicados en el mes de enero, deberá hacerse un cheque para gastos menores (o caja chica), por la cantidad que se autorice para este propósito en el presupuesto de las ORE’s.

7.2.2 Con el efectivo del cheque mencionado se cubrirán los gastos menores del mes, obteniéndose los comprobantes correspondientes y sin rebasar el monto mensual autorizado. 7.2.3 Al fin de mes, se hará un cheque a nombre de la DRORE o DORE o DAORE, por el monto exacto de los comprobantes obtenidos durante el mes, que se adjuntarán debidamente relacionados y ordenados con la copia del cheque correspondiente. 7.2.4 Al final del año, deberá hacerse un depósito para reintegrar el importe total del cheque emitido a principio del ejercicio. 7.3 CUENTAS DE CHEQUES:


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7.3.1 Las cuentas de cheques deberán darse de alta a nombre del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V., en el idioma español, en la medida de lo posible. En caso de requerir utilizar algún nombre distinto relacionado con el Consejo, se justificará por escrito antes de la apertura de la cuenta. 7.3.2 Las cuentas de cheques deberán abrirse de manera mancomunada entre el DORE y/o el DAORE, cuando sea posible. Los cheques y/o transferencias bancarias se girarán en forma mancomunada por los mismos funcionarios cuando sea posible, de lo contrario la ORE justificará plenamente esta salvedad. 7.3.3 El manejo de las cuentas de cheques y de los recursos es única y exclusivamente para pagos relacionados con la operación de la oficina, así como para sueldos y prestaciones del personal y otros pagos relacionados con radicaciones especiales. Cualquier emisión de cheques de naturaleza contraria deberá quedar plenamente fundamentada por escrito. 7.3.4 El uso inadecuado de los recursos, así como de las cuentas de cheques, se informará al OIC y a DEAJ, se sujetará a lo establecido dentro de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. 7.3.5 La emisión de cheques y/o transferencias bancarias deberá realizarse a favor del prestador del servicio, mismo que deberá coincidir con el emisor del documento comprobatorio. Cualquier disposición contraria tendrá que ser justificada por escrito. 7.3.6 La emisión de cheques deberá realizarse con posterioridad o en la misma fecha en que se obtiene el documento comprobatorio. Deberán ser reportados a la DRF, tanto los ingresos recibidos de proveedores por concepto de bonificaciones, descuentos o devoluciones, como por cualquier otro concepto que se encuentre registrado en las cuentas de cheques, así como los cheques cancelados. 7.3.7 En caso de ser posible, las Oficinas de Representación en el Exterior deberán enviar a la Dirección de Recursos Financieros los datos mediante los cuales puedan consultar los movimientos y saldos de las cuentas registradas a nombre del CPTM.

8. OPERACIONES NO AUTORIZADAS:

8.1 Contratar personal o contratar los servicios de personas que puedan asimilarse a trabajadores y cuya actividad pudiera ocasionarle algún perjuicio o demanda al CPTM. Esta actividad por su naturaleza está reservada a la Dirección de Recursos Humanos. 8.2 Adquirir activos fijos con recursos autorizados para las partidas de operación o con recursos de cualquier otra partida, salvo que dicha adquisición haya sido previamente autorizada por la DEAF al haber obtenido autorización por parte de la SHCP. 8.3 Destinar los recursos a un fin diferente al originalmente presupuestado, con excepción de aquellos casos en los que se cuente con la autorización por escrito del área correspondiente. 8.4 Obtener financiamiento bancario para cualquier tipo de operación, sin autorización expresa por escrito de la DGAACI.


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8.5 Contraer compromisos superiores al presupuesto asignado, sin autorización expresa por escrito de la DGAACI. 8.6 Emitir cheques a favor de cualquier funcionario, cuya comprobación no sea entregada en un plazo máximo de un mes, contando a partir de la emisión del mismo y cuya expedición pudiera considerarse como préstamo a funcionarios y empleados. 8.7 Emitir cheques a favor de personas distintas a las que proporcionan el servicio, salvo que se cuente con la solicitud por escrito del proveedor para el cambio de designación del beneficiario y la autorización de la DRF. 8.8 Utilizar la cuenta de cheques del CPTM para liquidar operaciones de terceros. 8.9 Alterar los comprobantes a efecto de cumplir con los requisitos establecidos. 8.10 Recibir documentos de cobro a nombre de la Secretaría de Turismo, en caso de ser necesario, se tendrá que justificar plenamente. 8.11 Pagar viáticos y pasajes, tanto nacionales como internacionales, a personas que no sean funcionarios del CPTM. 8.12 Utilizar con fines personales o distintos a los requerimientos de la ORE los recursos disponibles, en especial de los siguientes conceptos: gastos menores y teléfonos (incluyendo celulares). 8.13 Exceder las tarifas establecidas en aquellos conceptos de gasto sujetos a un monto mensual fijo en el presupuesto, como gastos menores o caja chica, reuniones con la industria, telefonía celular, entre otros. 8.14 Incluir el pago de bebidas alcohólicas dentro de cualquier partida de gasto. 9. CIERRE DE EJERCICIO: 9.1 Las aclaraciones y observaciones pendientes de meses anteriores (enero a noviembre), deberán ser enviadas a la DRF a más tardar el 15 de diciembre. 9.2 Las aclaraciones a los pagos realizados en el mes de diciembre, deberán ser recibidas por la DRF a más tardar el 10 de enero del siguiente ejercicio. 9.3 Los gastos del mes de diciembre serán registrados en el formato “Relación mensual de comprobación” (Anexo No. 5), mismo que será entregado a la DRF a más tardar el 5 de enero del siguiente año. 9.4 Los compromisos de diciembre que no sean pagados dentro del mismo mes, sólo podrán ser pagados en el mes de enero del siguiente ejercicio. En caso de existir pagos pendientes del ejercicio anterior y no se hayan cubierto en el mes de enero, se pagarán siempre y cuando se justifiquen plenamente.


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9.5 Adicionalmente a las conciliaciones periódicas realizadas en el año, los recursos radicados a las ORE´s en el periodo enero a noviembre, se tendrán que conciliar con la DRF a más tardar el 15 de diciembre. 9.6 Los gastos erogados por partida de enero a diciembre se tendrán que conciliar con la DRF a más tardar el 10 de enero. 9.7 Los recursos remanentes por cada ORE al 31 de diciembre, deberán ser notificados a la DRF a más tardar el 5 de enero del año siguiente, con el objeto de ser reintegrados a la Tesorería de la Federación. 9.8 Todos los recursos que sean reintegrados por cualquier medio, deberán ser informados inmediatamente y remitido el comprobante respectivo a la DRF, para su seguimiento. 9.9 Al final de cada ejercicio, la ORE podrá mantener depositada la cantidad de USD 2,000.00 (dos mil 00/100 dólares americanos), por cada una de las cuentas de cheques, con el objeto de que no le sean canceladas. En caso de requerir contar con un monto superior, se tendrá que solicitar la autorización expresa por escrito de la DRF, justificando la causa. 9.10 La información del cierre presupuestal del ejercicio se dará a conocer por escrito por la DEAF a cada ORE, una vez recibida y revisada la información al mes de diciembre, incluyendo la recepción de los recursos remanentes, en caso de que los hubiera. 9.11 Cada ORE podrá emitir las consideraciones o aclaraciones que juzgue convenientes al informe de la DEAF, concluyendo con ello el cierre del ejercicio. 9.12 El importe de los documentos no comprobados conforme a los requisitos establecidos, será cargado a la cuenta personal de deudores diversos del responsable de la ORE, hasta su aclaración satisfactoria. 9.13 El personal responsable de la administración en la ORE, deberá prever no abandonar sus instalaciones durante el mes de diciembre o enero, si no se han efectuado las conciliaciones necesarias con la DRF para realizar el cierre presupuestal.

10. EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES BANCARIOS: 10.1 La DRF se encargará de evaluar a los proveedores bancarios a través de los cuales se efectúan las transferencias bancarias a las ORE ´s, tomando en cuenta los siguientes criterios:

a) Tener contratos de corresponsalías o filiales en cualquier parte del mundo, en especial

en las ciudades en donde se encuentran ubicadas las ORE ´s. b) Que las transferencias se operen el mismo día y sean depositadas en las cuentas de

las oficinas de representación en el exterior, en un tiempo máximo de 24 horas hábiles para las transferencias en dólares y de 48 horas hábiles para las transferencias en otras divisas.

c) Que el costo de las transferencias o comisiones bancarias sean razonables. d) Ser un banco de primer nivel.


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10.2 El DORE o el DAORE deberá solicitar autorización a la DRF para la apertura o cancelación de cada cuenta bancaria. 10.3 Una vez seleccionados los proveedores bancarios, se procederá a su registro en el sistema correspondiente. 10.4 RE-EVALUACIÓN DE PROVEEDORES BANCARIOS: 10.4.1 La re-evaluación de proveedores bancarios se llevará a cabo cada año por la DRF, de acuerdo con lo siguiente:

a) Seguir cumpliendo con los criterios de selección de proveedores bancarios. b) Que el 80% de las transferencias se hayan operado el mismo día. c) Que un mínimo del 80% de las transferencias a las ORE ´s, se hayan depositado en un

tiempo máximo de 24 horas para las transferencias en dólares y de 48 horas para las transferencias en otras monedas.

d) En su caso, las quejas presentadas por parte de las ORE ´s respecto al banco seleccionado.

11. EVENTOS A CONSIDERAR EN LAS PARTIDAS 38301 Y 38401: 11.1 PARTIDA 38301 “Congresos y Convenciones”: En esta partida se podrán incluir los gastos derivados a la organización y ejecución de los eventos tales como: 11.1.1 VIAJES DE FAMILIARIZACIÓN: Cuyo objetivo principal es el de promover a México en general, sus destinos, productos y servicios turísticos. Estos viajes se coordinan con los gobiernos de los estados de la República Mexicana, Secretarías Estatales de Turismo, Municipios y la Industria Turística Nacional.

Para esta actividad, se podrán presupuestar los viáticos y pasajes del personal de la ORE ´s en cuestión, en las partidas correspondientes conforme a la “Guía para la Asignación y Comprobación de Viáticos y Pasajes”.

Esta partida incluye los gastos estrictamente indispensables que se ocasionen con motivo de la participación en dichos eventos de servidores públicos federales o locales, ponentes y conferencistas entre otros. Por lo tanto, se podrán incorporar aquellos gastos que los destinos turísticos o industria turística no puedan cubrir, tales como transportación y traslados de materiales, equipos o personas, hospedaje, alimentos, entradas a centros culturales, de espectáculos deportivos, artísticos, entre otros (tales como museos, zonas arqueológicas, parques de diversiones, ecológicos, teatros, etc.), impresión de materiales (invitaciones, presentaciones), artículos o material promocional (carpetas, usb´s, discos compactos, DVD, entre otros materiales que lleven la Marca México), pago a guías de turistas, traductores, mensajería y paquetería, transporte de personas participantes, materiales y propinas. Para tal efecto, las ORE ´s previo a la realización del viaje de familiarización, deberán solicitar a la DRORE de su mercado, la autorización del gasto correspondiente por escrito. 11.1.2 CARAVANAS TURÍSTICAS: Para esta actividad, se podrán presupuestar: renta de espacios para llevar a cabo el evento, tales como salones de hotel, áreas en restaurantes o centros


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de negocio o de exposiciones, salas de recintos feriales y mobiliario tales como booths, stands, mesa de trabajo o similares, pago de renta de equipos (audiovisuales, pantalla, cañones, computadoras, equipo para traducción), servicio de alimentos (café, agua, refrescos, bocadillos, alimentos y bebidas), personal de apoyo (edecanes, meseros), impresión de materiales relacionados directamente con el evento (invitaciones, presentaciones), servicio de mensajería y paquetería, transporte de personas participantes y materiales, ambientación (arreglos florales, música de fondo, espectáculo artístico musical y cultural), traducciones simultáneas, traductores, servicios generales (luz, teléfono, internet, tomas eléctricas para el uso del stand o en el recinto, material o artículos promocionales, inscripción al evento.

11.1.3 SEMINARIO O CURSO DE CAPACITACIÓN: Seminario o curso de capacitación diseñados para touroperadores, mayoristas, agentes de viajes, integrantes de la industria turística, público en general de la localidad o área de circunscripción a cargo de cada una de las Direcciones del CPTM en el exterior, cuyo objetivo principal es brindar instrucción y adiestramiento a los participantes acerca de México, sus productos, circuitos, destinos turísticos, entre otros, que ofrece el país, así como de las acciones de coyuntura que incrementan la competitividad de México respecto de otros mercados. Éstos pueden ser promovidos u organizados por la industria turística nacional o internacional o por la propia oficina a efecto de incentivar la venta de productos, conocimiento de México y la intención de viaje. Para esta actividad, se podrán presupuestar renta de espacios para llevar a cabo el evento, tales como: salones de hotel, áreas en restaurantes, o centros de negocio o de exposiciones, salas de recintos feriales y mobiliario para el desarrollo del evento (mesas de trabajo, stands) pago de renta de equipos (audiovisuales, pantalla, cañones, computadoras, equipo para traducción), servicio de alimentos (café, agua, refrescos, bocadillos, alimentos y bebidas), impresión de materiales relacionados con el evento (invitaciones, presentaciones), servicio de mensajería y paquetería, transporte de personas participantes y materiales, ambientación (arreglos florales, música de ambientación, espectáculo artístico musical y cultural), apoyo de personal (edecanes, meseros, capacitadores, expositores, traductores, servicios generales (luz, teléfono, internet, tomas eléctricas para el uso del evento), materiales o artículos promocionales, así como personal especializado en temas para dictar los seminarios y pago de participación en el evento. 11.1.4 MUESTRA GASTRONÓMICA: Las muestras gastronómicas pueden ser organizadas por las Direcciones del CPTM en el exterior o participar en aquellas organizadas por terceros, siempre y cuando estén vinculadas a la promoción de México, sus destinos, productos, segmentos, entre otros. Para esta actividad, se podrán presupuestar: renta de espacios para llevar a cabo el evento, tales como salones de hotel, áreas en restaurantes o centros de negocio o de exposiciones, salas de recintos feriales y mobiliarios tales como booths, stands, mesa de trabajo o similares), pago de renta de equipos (audiovisuales, pantalla, cañones, computadoras, equipo para traducción), servicio de alimentos (café, agua, refrescos, bocadillos, alimentos y bebidas), personal de apoyo (edecanes, meseros, garroteros, coordinadores del evento), impresión de materiales relacionados directamente con el evento (invitaciones, presentaciones), servicio de mensajería y paquetería, transporte de personas participantes y materiales, ambientación (arreglos florales, música de ambientación, espectáculo artístico musical y cultural), traducciones simultáneas, traductores, servicios generales (luz, teléfono, internet, tomas eléctricas, gas, agua) para el uso del stand o en el recinto, material o


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artículos promocionales e inscripción o pago de participación en el evento si es organizado por terceros. 11.1.5 PROMOCIÓN EN LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN Y RUEDAS O CONFERENCIAS DE PRENSA: Se refiere a la participación en eventos o reuniones con representantes de los medios de comunicación a los que se les proporciona material informativo de México, sus destinos y productos turísticos en general y se comentan aspectos de coyuntura y oportunidad para el consumidor, viajeros o turistas para que visiten México. Incluye actividades tales como la coordinación, organización del evento para entrevistas, reportajes y entrega de materiales (electrónicos e impresos) de los destinos y productos turísticos de México, así como temas de interés general y casos de contingencia o crisis. Para esta actividad, se podrán presupuestar: renta de espacios para llevar a cabo el evento, tales como salones de hotel, áreas en restaurantes o centros de negocio o de exposiciones, salas de recintos feriales así como de mobiliario tales como mesa de trabajo, salas o similares, pago de renta de equipos (audiovisuales, pantallas, cañones, computadoras, equipo para traducción), servicio de alimentos (café, agua, refrescos, bocadillos, alimentos y bebidas), personal de apoyo (edecanes, meseros, garroteros, coordinadores del evento), impresión de materiales relacionados directamente con el evento (invitaciones, presentaciones, kits de prensa, boletines informativos), servicio de mensajería y paquetería, transporte de personas participantes y materiales, ambientación (arreglos florales, música de fondo), traducción simultánea, traductores, servicios de internet inalámbrico, material y artículos promocionales. En aquellos casos en que la conferencia de prensa se lleve a cabo en una ciudad diferente a la de adscripción del personal de las ORE ´s, se podrán contemplar viáticos y pasajes internacionales, conforme a las políticas para la solicitud y comprobación de viáticos y pasajes vigentes. 11.1.6 REUNIONES CON LA INDUSTRIA: Acción que deberá contemplarse en la partida 38301, misma que incluye principalmente los gastos relativos a la organización de las reuniones con la industria. En aquellos casos en que la reunión con la industria se lleve a cabo en una ciudad diferente a la de adscripción del personal de las ORE s, se podrán contemplar viáticos y pasajes internacionales, conforme a las políticas para la solicitud y comprobación de viáticos y pasajes vigentes.

Para esta actividad, se podrán presupuestar renta de espacios para llevar a cabo el evento, tales como salones de hotel, áreas en restaurantes o centros de negocio y mobiliario para el desarrollo del evento, pago de renta de equipos audiovisuales (pantalla, cañón proyector, computadoras, equipo para traducción), servicio de alimentos (café, agua, refrescos, bocadillos, alimentos y bebidas), comidas en restaurantes, impresión de materiales relacionados con el evento (invitaciones, presentaciones), servicio de mensajería y paquetería, transporte de personas participantes y materiales, ambientación (arreglos florales, música de fondo, espectáculo artístico musical y cultural), apoyo de personal (edecanes, meseros, capacitadores, expositores, traductores), servicios generales (teléfono, internet), materiales o artículos promocionales. 11.1.7 PRESENTACIONES EN CONGRESOS, CONVENCIONES, SIMPOSIUM: Impartición de pláticas, conferencias y presentaciones que realizan los representantes de las ORE ´s, en el marco de congresos, convenciones, reuniones, simposio, viajes de incentivo y familiarización y con


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gremios o cámaras y asociaciones especializadas que se vinculan con la actividad turística en los que se promueve México, sus destinos, productos y servicios turísticos, entre otros. Para esta actividad, se podrán presupuestar: renta de espacios para llevar a cabo la presentación, como salones de hotel, áreas en restaurantes o centros de negocio y mobiliario para el desarrollo del evento, pago de renta de equipos audiovisuales (pantalla, cañón proyector, computadoras, equipo para traducción), servicio de alimentos (café, agua, refrescos, bocadillos, alimentos y bebidas), impresión de materiales relacionados con el evento (invitaciones, presentaciones), servicio de mensajería y paquetería, transporte de personas participantes y materiales, ambientación (arreglos florales, música de fondo, espectáculo artístico, musical y cultural), apoyo de personal (edecanes, meseros) capacitadores, expositores, traductores, servicios generales (teléfono, internet), materiales o artículos promocionales, e inscripción o pago de participación en el evento si es organizado por terceros. En aquellos casos en que las presentaciones se lleven a cabo en una ciudad diferente a la de adscripción del personal de las ORE ´s, se podrán contemplar viáticos y pasajes nacionales e internacionales, conforme a las políticas para la solicitud y comprobación de viáticos y pasajes vigentes.

11.1.8 PARTICIPACIÓN EN EVENTOS DE PROMOCIÓN: Para esta actividad se podrán presupuestar: renta de espacios para llevar a cabo el evento, tales como salones de hotel, áreas en restaurantes o centros de negocio y mobiliario para el desarrollo del evento, pago de renta de equipos audiovisuales (pantalla, cañón proyector, computadoras, equipo para traducción), servicio de alimentos (café, agua, refrescos, bocadillos, alimentos y bebidas), impresión de materiales relacionados con el evento (invitaciones, presentaciones), servicio de mensajería y paquetería, transporte de personas participantes y materiales, ambientación (arreglos florales, música de fondo, espectáculo artístico, musical y cultural), apoyo de personal (edecanes, meseros, capacitadores, expositores, traductores), servicios generales (teléfono, internet), materiales o artículos promocionales e inscripción o pago de participación en el evento si es organizado por terceros. 11.2 PARTIDA 38401 “Exposiciones”: En esta partida se podrán incluir los gastos derivados de la organización, participación y ejecución de los eventos tales como: 11.2.1 FERIAS INTERNACIONALES: Organizadas por terceros, por oficinas centrales del CPTM y por las ORE ´s. Para la participación en ferias contempladas en el Programa Anual de Ferias Internacionales a cargo de la CEPF, no se deberán presupuestar los conceptos de piso, montaje y desmontaje, para este supuesto se podrán presupuestar: decoración del pabellón, la organización de eventos colaterales en el mismo recinto ferial que apoyen la visita de un mayor número de asistentes al Pabellón Institucional, salas de reuniones en el recinto ferial, mobiliario (stands, mesa de trabajo, booths) servicios generales (luz, internet, teléfono) tomas eléctricas para el uso del stand o en el recinto, renta de bodegas para guardar el material previo, durante y posterior al evento, pago de renta de equipos (audiovisuales, pantalla, cañones, computadoras, equipo para traducción), servicio de alimentos (café, agua, refrescos, bocadillos, alimentos y bebidas), servicio de mensajería y paquetería, transporte de personas participantes y materiales, ambientación (arreglos florales, música de ambientación, espectáculo artístico musical y cultural), apoyo de personal (edecanes, meseros), traducción simultánea y traductores o intérpretes, impresiones de materiales


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directamente relacionados con el evento, material o artículos promocionales e inscripción o pago de participación en el evento si es organizado por terceros. Respecto a las ferias internacionales en las que participen, organicen y coordinen las Direcciones del CPTM en el exterior, con cargo a su presupuesto, se considerarán los gastos inherentes al propio desarrollo del evento, pudiendo incluir en este caso los conceptos de piso, diseño, montaje y desmontaje. 11.2.2 TRADE SHOW: Para esta actividad se podrán presupuestar: renta de espacios para llevar a cabo el evento, tales como salones de hotel, áreas en restaurantes o centros de negocios o de exposiciones, salas de recintos feriales y mobiliario tales como booths, stands, mesa de trabajo o similares, pago de renta de equipos audiovisuales (pantalla, cañones, computadoras, equipo para traducción), servicio de alimentos (café, agua, refrescos, bocadillos, alimentos y bebidas), personal de apoyo (edecanes, meseros), impresión de materiales relacionados directamente con el evento (invitaciones, presentaciones), servicio de mensajería y paquetería, transporte de personas participantes y materiales, ambientación (arreglos florales, música de fondo, espectáculo artístico musical y cultural), edecanes, traducción simultánea, traductores, servicios generales (luz, teléfono, Internet), tomas eléctricas para el uso del stand o en el recinto, material o artículos promocionales e inscripción o pago de participación en el evento si es organizado por terceros.


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12. PARTIDA 39902 “Gastos de las oficinas del servicio exterior mexicano: En esta

partida se podrán considerar entre otros, los conceptos señalados en el siguiente cuadro:

No. CONCEPTO

1 Adquisición de consumibles, accesorios para equipo cómputo 1/

2 Adquisición de material de limpieza

3 Adquisición de material didáctico y apoyo informativo

4 Adquisición de papelería y útiles de oficina

5 Arrendamiento de bodega

6 Arrendamiento de mobiliario y equipo

7 Arrendamiento de oficinas

8 Gastos menores 2/

9 Seguro de daños a terceros

10 Seguros de bienes patrimoniales

11 Servicios de fletes y maniobras

12 Servicio de comunicación telefonía celular

13 Servicio de comunicación telefónica convencional

14 Servicio de comunicaciones internet

15 Servicio de fotocopiado e impresión

16 Servicio de limpieza

17 Servicio postal y mensajería

18 Servicios bancarios y financieros

19 Servicios básicos (agua, drenaje, gas y electricidad)

20 Servicios de cafetería y agua en la oficina

21 Servicios de mantenimiento de oficina

22 Servicios de mantenimiento de equipo

23 Servicios de apoyo administrativo 3/

24 Servicios de soporte de informática

25 Suscripciones, adquisición de revistas y publicaciones 4/

26 Cuota de inscripciones a cámaras, asociaciones, y confederaciones, entre otras, nacionales e internacionales especializadas en segmento de negocios o relacionadas con el sector.

Así como otros gastos con características similares a los antes mencionados. Nota:

1/ Sólo con autorización la adquisición de los equipos cómputo. 2/ Gastos Menores: Se deberán contemplar bajo este concepto, las adquisiciones o pagos

menores de bajo costo y pago inmediato, tales como papelería, fotocopias, combustibles, etc. -menores a USD 250.00 (doscientos cincuenta 00/100 dólares americanos)-, tal como lo indica este documento.

3/ Consultar en oficinas centrales, en la Dirección de Recursos Humanos. 4/ Se refiere a las revistas y publicaciones distribuidas en las salas de espera de las Oficinas de

Representación en el Exterior.

13. PARTIDAS 37104 “Pasajes nacionales”, 37106 “Pasajes internacionales”, 37206

“Pasajes terrestres", 37504 “Viáticos nacionales” y 37602 “Viáticos internacionales”:

En caso de que alguno de los eventos considerados en las partidas aprobadas en los programas de trabajo de las ORE ´s, requieran del uso de las partidas de viáticos y pasajes (nacionales e internacionales), se deberá registrar en el cuadro del formato de presupuesto respectivo y se indicará el número, título o nombre del evento de la misma manera que se denominó en la partida de referencia.


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En el caso de las reuniones regionales y reuniones de directores en México, únicamente se presupuestarán los viáticos y pasajes (nacionales o internacionales, según sea el caso). Se podrán contemplar reuniones regionales por mercado, reuniones de directores en México, incluyendo la celebrada en el marco del Tianguis Turístico que se realiza anualmente en México. Asimismo, se podrán registrar reuniones para los Directores de Oficina, Directores Adjuntos, Asistentes de Promoción y para los Asistentes Técnicos Administrativos. 14. CONSIDERACIONES GENERALES:

Se podrá considerar el otorgar un incentivo a los becarios de las oficinas cuando éstos participen como apoyo para cualquier evento de las ORE´s, siempre y cuando éste sea fuera del horario de la prestación de su servicio.

No se deberá contemplar pago de publicidad de la Marca México en las partidas de gasto 38301 y 38401.

Las ORE´s deberán apegarse estrictamente al uso del clasificador por objeto del gasto para efecto de cumplir con el principio de integralidad de las partidas 38301 y 38401, desde la Presupuestación y hasta el momento de ejercer el gasto, se deberán tener claramente identificados todos y cada uno los conceptos que incluyen el costo total de los eventos. Independientemente de que sean contratados con uno o varios proveedores. De igual manera, se deberán tener identificados estos elementos en aquellos casos en donde el CPTM por conducto de las ORE´s participe en el financiamiento parcial o total de eventos que se lleven a cabo de manera conjunta con destinos, socios comerciales, entre otros.

15. COMPROBACIÓN ADMINISTRATIVA:

Para cada evento organizado con cargo al presupuesto de las ORE´s, se deberá integrar un expediente con los siguientes elementos:

a) Presupuesto del evento. b) Propuesta (s) y/o cotización (es) de preferencia en hoja membretada, así como la propuesta

elegida. c) Contratos, Convenios y/o Agreement Form Anexo X, con los co-organizadores y prestadores

de servicios (hoteles, recintos feriales, entre otros). d) Gastos comprobados (documento legal que determine la obligación de pago, en el país en

donde se realice la contratación). e) Póliza cheque, copia de cheques emitidos para el pago de servicios, copia de las

trasferencias electrónicas (en su caso). f) Relación de comprobación de gastos, misma que deberá incluir firmas del ejecutor del gasto

y así como del DORE, DAORE o DRORE, según corresponda. g) Testigos que acrediten la prestación del servicio.

16. RESPONSABILIDADES:

http://www.hacienda.gob.mx/EGRESOS/PEF/lyn_presupuestarias/clasificador_objeto_gasto/mod_Cl_objeto_Gasto_27122011.pdf


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16.1 DIRECCIÓN GENERAL

a) Autorizar el presupuesto anual global para cada una de la ORE´s. Así como específicamente para las partidas de gasto 38301 “Congresos y Convenciones” y 38401 “Exposiciones”, de conformidad con la establecido en el artículo 63 de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.

16.2 DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE ADMINISTRACIÓN Y COORDINACIÓN INTERNACIONAL

a) Autorizar el Programa Anual de Trabajo de las ORE´s, así como sus modificaciones o

actualizaciones. b) Coordinar con la DEOR, la integración de los presupuestos de operación y de las

actividades o eventos de promoción de las ORE´s, con base en los techos presupuestales comunicados por la DEAF.

c) Autorizar las comisiones oficiales a México y a lugares fuera del ámbito de cobertura de los Directores y Directores Adjuntos de las Oficinas de Representación en el Exterior en concordancia con lo establecido en la “Guía para la Asignación y Comprobación de Viáticos y Pasajes”.

d) Autorizar la realización de eventos no programados que lleven a cabo las ORE’S con recursos derivados de sus economías.

e) Autorizar las actualizaciones al procedimiento.

16.3 DIRECCIÓN EJECUTIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

a) Comunicar a la DGAACI, DEOR, DRORE, DORE el Techo Global del Presupuesto Autorizado para el ejercicio fiscal de que se trate.

b) Comunicar las ampliaciones presupuestales a la DG, considerando la disponibilidad presupuestal.

c) Comunicar las reducciones del presupuesto anual asignado a las ORE´s, en caso de contingencias.

d) Proponer actualizaciones al procedimiento. e) Observar este procedimiento y hacerlo del conocimiento del personal y las áreas a su cargo.

16.4 DIRECCIÓN EJECUTIVA DE OFICINAS DE REPRESENTACIÓN

a) Proponer al DGAACI el Programa Anual de Trabajo de las oficinas de representación en el exterior, para enviarlo a la DGAACI para su aprobación.

b) Informar a las ORE´s acerca de todas las campañas y cooperativos con destinos que se realizarán en cada país para que éstas puedan replicarlos.

c) Informar a las unidades administrativas de oficinas centrales competentes acerca de todos los eventos promocionales que éstas vayan a realizar, tanto dentro de su área de adscripción, como en el territorio nacional, para que éstas den seguimiento a los mismos.

d) Mantener actualizada la información de contrataciones realizadas al amparo del artículo 16 de la LAASSP.

e) Obtener la firma de autorización de la DGAACI para la formalización de las asignaciones anuales en todas las partidas para las ORE’s.

f) Proponer y controlar los presupuestos de las ORE´s.


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g) Apoyar a las ORE´s en el seguimiento de sus asuntos con las demás áreas del Consejo. h) Acordar con el Director General Adjunto de Administración y Coordinación Internacional la

realización de los eventos no programados que lleven a cabo las ORE´s con recursos derivados de sus autonomías.

16.5 COORDINACIÓN DE FERIAS Y EVENTOS

a) Informar oportunamente a las Unidades Administrativas involucradas, las ferias internacionales a su cargo.

b) Realizar y coordinar con las áreas administrativas y las ORE’s los trámites indispensables para la realización de las ferias internacionales asignadas a su cargo, incluyendo el pago a los proveedores, el cual debe hacerse de manera coordinada con las ORE’s, así como obtener la documentación comprobatoria respectiva.

c) Realizar la comercialización de las ferias en que participa el CPTM y asegurar que el costo de recuperación sea reportado a la DRF.

16.6 DIRECCIÓN REGIONAL DE OFICINAS DE REPRESENTACIÓN EN EL EXTERIOR

a) Revisar y dar Vo.Bo. a cualquier ajuste o movimiento al presupuesto originalmente autorizado de las partidas 37104, 37106, 37206, 37504, 37602, 38301 y 38401, con las limitaciones establecidas.

b) Proponer la distribución del presupuesto anual de las ORE´s a su cargo. c) Dictaminar las ampliaciones presupuestales solicitadas por las ORE´s y en su caso, remitir

oficio solicitando autorización a la DGAACI. d) Supervisar los planes y programas de las ORE´s a través de los indicadores establecidos

para el caso. e) Dar seguimiento a la estrategia operacional y presupuestal del mercado a su cargo. f) Coordinar la integración del Programa Anual de Trabajo de las Oficinas del Consejo en el

Exterior del mercado a su cargo. g) Validar el Programa Anual de Trabajo de la DRORE a su cargo, así como de los Programas

Anuales de Trabajo de las Oficinas del CPTM bajo su circunscripción y supervisar su cumplimiento.

h) Autorizar los movimientos y cambios del Programa Anual de Trabajo de la Dirección Regional a su cargo, así como de los Programas Anuales de Trabajo de las oficinas del CPTM bajo su circunscripción, previo acuerdo de la DGAACI.

i) Aplicar las disposiciones contenidas en este documento. j) Coordinar a las ORE´s para que proporcionen la información de las contrataciones

realizadas al amparo del artículo 16 de la LAASSP. k) Solicitar la autorización de la DGAACI a través de la DEOR, para realizar eventos no

programados que lleven a cabo las oficinas del área de su adscripción, derivados de sus economías; asimismo, mensualmente entregará a la DEOR un reporte de estos eventos.

16.7 DIRECCIÓN DE OFICINA DE REPRESENTACIÓN EN EL EXTERIOR En caso de no existir DORE, será la DAORE, o el nivel inmediato inferior, o bien el

que designe la DRORE.

a) Integrar el proyecto del presupuesto anual a su cargo.


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b) Verificar el estricto cumplimiento del presupuesto asignado a la ORE a su cargo, solicitando los movimientos compensados que se requieran para compensar cualquier desvío del mismo.

c) Administrar y comprobar oportunamente los recursos recibidos. d) Cerciorarse de la adecuada utilización de los recursos conforme a presupuesto y

operaciones autorizadas. e) Supervisar el ejercicio del presupuesto con las limitaciones que establece la normatividad

vigente, conforme a las medidas de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal. f) Verificar que se informen a la DRF, los ingresos que reciban terceros en sus cuentas de

cheques por cualquier concepto. g) Asignar los viáticos al personal de la ORE. h) Supervisar el control y reembolso de los gastos de telefonía que no correspondan a

llamadas propias del CPTM. i) Solicitar recursos conforme al presupuesto calendarizado autorizado. j) Rechazar todos aquellos gastos que no estén relacionados con la operación de la oficina o

aquellos gastos que no cumplan con las políticas establecidas. k) Integrar el Programa Anual de Trabajo de la Oficina de Representación en el Exterior a su

cargo, con base en los lineamientos dictados por la DRORE. l) Validar el Programa Anual de Trabajo de la oficina a su cargo. m) Supervisar el cumplimiento del Programa Anual de Trabajo de la oficina a su cargo. n) Solicitar los movimientos y cambios del Programa Anual de Trabajo a su cargo, de la

DRORE. o) Revisar, validar y solicitar el Vo.Bo., del DRORE del seguimiento del Programa Anual de

Trabajo de la oficina a su cargo. p) Aplicar las disposiciones contenidas en este documento. q) Supervisar que se realice una adecuada clasificación de los gastos realizados, de acuerdo

con la partida y subpartida que corresponda (en el caso de las partidas 38301 “Congresos y Convenciones” y 38401 Exposiciones).

r) Revisar, validar y supervisar el envío oportuno de los reportes e informes requeridos para el seguimiento y control del ejercicio presupuestal.

s) Supervisar la conciliación de cifras del presupuesto radicado, comprobado, pendiente de comprobar y observaciones al gasto con la GCAOE.

t) Revisar, validar y supervisar que se realice el cierre del ejercicio conforme a fechas establecidas.

u) Verificar la guarda de una copia de la documentación comprobatoria del gasto, de conformidad con la normatividad establecida.

v) Proporcionar a la GAL la información de las contrataciones realizadas al amparo del artículo 16 de la LAASSP.

16.8 ASISTENTE TÉCNICO ADMINISTRATIVO O ASISTENTE DE PROMOCIÓN

a) Estimar el costo de la operación anual de la ORE de que se trate, con base en las estadísticas, así como en proyecciones analíticas y la estimación de la inflación y/ o variaciones de tipo de cambio.

b) Integrar los formatos de Presupuesto de las ORE’s, Anexo No.1. c) Someter a consideración y firma de su DORE o DAORE los formatos de presupuesto Anexo

No.1.


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d) Elaborar los reportes de avance y ejercicio de gasto presupuestal que se requieran, para validación del DORE o DAORE, la DRORE y la DRF.

e) Aplicar las disposiciones contenidas en este documento. f) Proponer al DORE o DAORE, la DRORE correspondiente, la actualización de este

documento cuando la operación así lo requiera. g) Integrar y relacionar la documentación comprobatoria del ejercicio del gasto. h) Realizar el registro contable de los ingresos y egresos de la ORE correspondiente. i) Conciliar en coordinación con la GCAOE, cifras del presupuesto radicado, comprobado,

pendiente de comprobar y observaciones al gasto. j) Las demás que le asigne el DORE o DAORE, la DRORE.

16.9 DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS

a) Otorgar el Vo.Bo. a las solicitudes de radicación de recursos a las ORE´s. b) Autorizar la solicitud de las ORE ´s, la adecuación de recursos de la partida 39902 a las

demás partidas (37104, 37106, 37206, 37504, 37602, 38301 y 38401) y viceversa. c) Preparar la información y la comunicación por escrito relativa al cierre del ejercicio

presupuestal de las ORE `s. d) Evaluar a los proveedores bancarios. e) Proponer la actualización que permita eficientar los procedimientos presupuestales y de

control interno de las ORE ´s. 16.10 GERENCIA DE CONTROL ADMINISTRATIVO DE OFICINAS EN EL EXTERIOR

a) Gestionar la oportuna transferencia de recursos a las ORE ´s conforme a los lineamientos y fechas estipuladas.

b) Registrar y controlar el presupuesto asignado a las ORE ´s de las partidas 37104, 37106, 37206, 37504, 37602, 38301, 38401 y 39902.

c) Operar la información relativa al control y registro de las radicaciones de recursos y comprobación de gastos, hasta concluir el cierre de ejercicio.

d) Informar a las ORE ´s las observaciones efectuadas a aquellos gastos que no cumplan con las políticas establecidas.

e) Conciliar cifras del presupuesto radicado y ejercido con las ORE ´s, GC y GP. f) Elaborar y presentar los informes y reportes relacionados con el ejercicio presupuestal de las

ORE ´s.

16.11 GERENCIAS: DE SITUACIÓN FINANCIERA, Y DE PRESUPUESTO

a) Verificar y transferir a las ORE ´s en tiempo los recursos solicitados por la GCAOE. b) Conciliar cifras del presupuesto radicado a las ORE ´s con la GCAOE.

16.12 GERENCIA DE CONTABILIDAD

a) Verificar que los comprobantes de gasto presentados por las ORE´s, cumplan con los requisitos establecidos para el caso y efectuar los registros contables correspondientes.

16.13 GERENCIA DE ADQUISICIONES Y LICITACIONES.


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a) Solicitar a las ORE´s (área requirente) el reporte trimestral de las contrataciones realizadas al amparo del artículo 16 de la LAASSP, conforme al Modelo No. 11, contenido en la “Guía para la Contratación de Bienes y Servicios conforme al Artículo 16 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Privado”.

17. ANEXOS

Anexo No. Nombre

1 Presupuesto asignado para el Ejercicio

2 Justificación de recursos excedentes

3 Solicitud de recursos

4 Relación–Solicitud de transferencia de recursos

5 Relación mensual de comprobación

6 Conciliación bancaria

7 Acuerdo de trabajo del grupo de dirección


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ANEXO No. 1

Nota: Este anexo consta de 9 páginas en las que se presupuestan las partidas autorizadas a las ORE´s.

PRESUPUESTO ASIGNADO PARA EL EJERCICIO 201X

R E S U M E N

OFICINA SEDE:

(CIFRAS EN DÓLARES DE LOS EUA. TIPO DE CAMBIO:xxx)

PARTIDA CONCEPTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TOTAL DEL PERIODO

37104 Pasajes aéreos nacionales

0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

37106 Pasajes aéreos internacionales

0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

37206 Pasajes terrestres internacionales

0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

37504 Viáticos nacionales

0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

37602 Viáticos internacionales

0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

38301 Congresos y convenciones

0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

38401 Exposiciones 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

39902 Gastos de las oficinas

0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

TOTALES 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

Solicita Valida

XXXXXX XXXXXXXXX

(Titular ORE) Director Regional para XXXXXX

Autorizan

XXXXXXXXX XXXXXXXXX

Director General Adjunto de

Administración y Coordinación Internacional

Director General

FO-DRF-GCAOE-1


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ANEXO No. 2

Justificación de Recursos Excedentes

XXXX Bimestre 201X

Oficina de Representación en el Exterior: Por este medio informo que esta oficina cuenta con un excedente en la cuenta de cheques por USD 00,000.00 (xx 00/100 dólares americanos). Cálculo promedio al xx de xxxxxx de 201X y dichos recursos se encuentran comprometidos en las operaciones que se detallan a continuación:

Proveedor

Concepto Evento

Importe en USD

TOTAL USD 00,000.00

Atentamente

xxxxxxxx xxxxxx xxxxxxx

(Titular ORE)

xx/xx/0x

FO-DRF-GCAOE-2


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ANEXO No. 3

SOLICITUD DE RECURSOS

Año: 201X

Página 1 de 1

OFICINA DE REPRESENTACIÓN EN EL EXTERIOR

PARTIDA IMPORTES CONCEPTO TOTAL POR PARTIDA

37104 $ - PASAJES AÉREOS NACIONALES PARA SERVIDORES PÚBLICOS

$ -

37106 $ -

PASAJES AÉREOS INTERNACIONALES PARA SERVIDORES PÚBLICOS $ -

37206 $ -

PASAJES TERRESTRES INTERNACIONALES PARA SERVIDORES PÚBLICOS $ -

37504 $ - VIÁTICOS NACIONALES PARA SERVIDORES PÚBLICOS $ -

37602 $ -

VIÁTICOS EN EL EXTRANJERO PARA SERVIDORES PÚBLICOS $ -

38301 $ CONGRESOS Y CONVENCIONES $ -

38401 $ - EXPOSICIONES $ -

39902 $ - GASTOS DE LA OFICINA $ -

Gran Total $ -

Fecha: xx de xxxx, 201X

Nombre y Firma:_________________________________

XXXXX XXXXX XXXXX (Titular ORE)

Observaciones de la GCAOE: xx/xx/201x

FO-DRF-GCAOE-3


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ANEXO No.4

México, D. F. a

Solicitud No. 000-201X

At´n: XXXXXXXXXXXXXXX Gerente de Presupuesto

Ref.: Se solicita la Radicación de Recursos en las oficinas del CPTM en el exterior, conforme al cuadro mostrado a continuación:

No. Sol No. Rad Partida Oficina Monto

Solicitado

Moneda

Solicitada

Importe

Radicado

Moneda de

Radicación

Referencia

A t e n t a m e n t e

Vo. Bo.

XXXXXXXXXXXXXXXX

Gerente de Control Administrativo

de Oficinas en el Exterior

XXXXXXXXXXXXXXXXXX

Director de Recursos Financieros

FO-DRF-GCAOE-4


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ANEXO No. 5

RELACIÓN MENSUAL DE COMPROBACIÓN

Oficina de Representación en el Exterior:

Comprobación del mes de:

No. No. de

cheque Concepto

Fecha

del

cheque

Partida

Párrafo del

presupuesto,

en que se

considera

Subpartida Moneda Monto Fecha del

comprobante Beneficiario Observaciones

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

Responsable de la información Titular ORE

XX/XX/201X

FO-DRF- GCAOE -5


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ANEXO No. 6

Conciliación Bancaria

Mes: de: 201X

Oficina de

Representación

en el Exterior:

Moneda: Banco:

Fecha: Cuenta: xxxxxxxxxxx

SALDO SEGÚN ESTADO DE CUENTA AL XX DE XXXXXX

DE 201X 0.00

SALDO

SOLICITADO

(ESTE DATO DEBE COINCIDIR AL 100% CON EL ESTADO DE CTA.

QUE NOS ENVÍAN)

a) MENOS ABONOS DE LA OFICINA NO CORRESPONDIDOS POR EL BANCO 0.00

b) MENOS ABONOS DEL BANCO NO CORRESPONDIDOS POR LA OFICINA 0.00

c) MÁS CARGOS DE LA OFICINA NO CORRESPONDIDOS POR EL BANCO 0.00

d) MÁS CARGOS DEL BANCO NO CORRESPONDIDOS POR LA OFICINA

SALDO CONTABLE 0.00

SALDO

SOLICITADO

Operador Administrativo

Director de Oficina de

Representación en el

Exterior

a) ABONOS DE LA OFICINA NO CORRESPONDIDOS POR EL BANCO

CHEQUES EN TRANSITO, ES DECIR TODOS AQUELLOS CHEQUES EXPEDIDOS Y

ENTREGADOS A CUALQUIER PROVEEDOR QUE NO HAYAN SIDO COBRADOS

NO. DE CHEQUE IMPORTE

0.00

0.00

0.00

c) CARGOS DE LA OFICINA NO CORRESPONDIDOS POR EL BANCO

RADICACIONES DE OFICINAS

CENTRALES

RADICACIÓN SUELDOS 0.00

RADICACIÓN GASTOS DE OPERACIÓN 0.00

0.00

EN AMBOS CASOS (SUELDOS Y GASTOS DE OPERACIÓN) SE REFIERE A RADICACIONES YA

CONFIRMADAS VÍA MAIL POR OFICINAS CENTRALES Y EN TRÁNSITO POR RECIBIR EN SU

BANCO.

FO-DRF-GCAOE-6


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ANEXO No. 7

Acuerdo de Trabajo del Grupo de Dirección

FO-DRF-GCAOF-7

FECHA: ASUNTO: (DESCRIPCIÓN Y RAZONES DEL AJUSTE PRESUPUESTAL). (Ejemplo)

Rubro Presupuesto DNR (MDP) Aumento Disminución

Presupuesto DNR Ajustado

(MDP)

Acciones No Programadas en el Plan Mercadotecnia

Mercado Nacional

Relaciones Públicas

Mercado Norteamérica (EUA y Canadá)

Mercado Nacional

Mercado Europa

Mercado Latinoamérica

Asia

Mercado Norteamérica

Acciones Promocionales

*Mercado Norteamérica

*Mercado Nacional

*Mercado Europa

*Mercado Latinoamérica

*Mercado Asia

*Mercado Canadá

AJUSTES COMPENSADOS

XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXX

Director General Director Ejecutivo de Oficinas de Representación

XXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXX

Director General Adjunto de Administración y Coordinación Internacional

Director General Adjunto de Mercadotecnia y Promoción

Documents

reglas de operación para las oficinas de representación en el exterior