REGLAS PARA: LA CONSTITUCIÓN Y OPERACIÓN …sitios.dif.gob.mx/.../ReglasOperacionArchivoGeneralSNDIF.pdfREGLAS PARA LA CONSTITUCIÓN Y OPERACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DEL SNDIF. México,

Nacional

REGLAS PARA: LA CONSTITUCIÓN Y OPERACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DEL SNDIF

GOBIERNO FEDERAL

REGLAS PARA:

LA CONSTITUCIÓN Y OPERACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DEL SNDIF

OCTUBRE, 2008

Versión dictaminada por el Comité de Mejora Regulatoria Interno (COMERI), la cual entra en vigor a partir del día siguiente de su publicación en la Nórmatela interna.

REGLAS PARA LA CONSTITUCIÓN Y OPERACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DEL SNDIF.

México, D.F, octubre de 2008.

Elaboró Aprobó Visto Bueno Director General de Profesionalización de la

Asistencia Social. Titular del SNDIF Nacional COMERI

Ing. Sergio Luis Matute Cifuentes Lic. Cecilia Landerreche Gómez Morín Fecha de Dictamen - Sello

INDICE

APARTADO PÁGINA 1. OBJETIVO………………………………………………………………….2 2. FUNDAMENTO LEGAL…………………………………………………..3 3. AMBITO DE APLICACIÓN…………………………………………….…4 4. VIGENCIA………………………………………………………………….5 5. DISPOSICIONES GENERALES………………………………………...6 6. INDICADORES ………………………………………………….………15 7. DEFINICIONES………………………………………………………..…16

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1. OBJETIVO 1.1. Establecer las reglas de integración y operación de los tres tipos de Archivos del SNDIF: Trámite,

Concentración e Histórico.

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2. FUNDAMENTO LEGAL

2.1 Artículos 1, 4, 32 y décimo transitorio de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información

Pública Gubernamental, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 11 de junio de 2002, ultima

reforma publicada el 6 de junio de 2006.

2.2 Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y

Entidades de la Administración Pública Federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 20

de febrero de 2004.

2.3 Articulo 2, 3 y 27 del Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia.

Publicado el 8 de febrero de 2006, ultima reforma publicada el 27 de mayo de 2008.

2.4 Artículo 42 al 46 del Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información

Pública Gubernamental, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 11 de junio de 2003.

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3. AMBITO DE APLICACIÓN 3.1. Estas reglas son aplicables a todas las áreas que conforman el Sistema Nacional DIF.

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4. VIGENCIA

4.1 El presente documento entrará en vigor a partir del día siguiente de su publicación en la normateca

interna.

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5. DISPOSICIONES GENERALES

5.1 Del Área Coordinadora de Archivos

a) El Área Coordinadora de Archivos del Sistema Nacional DIF. es el Centro de Documentación DIF, Adscrito a la Dirección General de Profesionalización de Asistencia Social.

b) El Coordinador de Archivos es el Titular de la Dirección General de Profesionalización de Asistencia

Social. c) El Responsable del Archivo de Concentración e histórico es el titular de la Subdirección de Información

y Documentación en Asistencia Social. d) El Área Coordinadora de Archivos del Sistema Nacional DIF, supervisar las instalaciones, resguardos

y clasificación de los Archivos de Trámite. Al menos 1 veces al año conforme al ANEXO X 5.1.1. De las funciones del Área Coordinadora de Archivos.

a) Apoyar al Comité de Información en el establecimiento de criterios específicos en materia de organización y conservación de archivos;

b) Elaborar y presentar al Comité de Información los procedimientos archivísticos para facilitar el acceso a la información;

c) Elaborar, en coordinación con los archivos de trámite, de concentración e histórico, el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental, así como el inventario general de la dependencia o entidad;

d) Coordinar las acciones de los archivos de trámite;

e) Establecer y desarrollar un programa de capacitación y asesoría archivística para la dependencia o entidad;

f) Elaborar y actualizar el registro de los titulares de los archivos de la dependencia o entidad;

g) Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación, con base en la normatividad vigente y la normalización establecida por el Archivo General de la Nación, y

h) Coordinar con el área de tecnologías de la información de la dependencia o entidad, las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la gestión de documentos electrónicos

5.2. De las funciones de los responsables del Archivo de Trámite

Las funciones del Archivo de Trámite son:

a) Integrar los expedientes de Archivo, asignándoles la clasificación archivística correspondiente.

b) Conservar y organizar la documentación activa y aquella que ha sido clasificada como reservada o confidencial, conforme al catálogo de disposición documental.

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c) Tener el control del préstamo de expedientes.

d) Colaborar con el área coordinadora de Archivos, en la actualización del cuadro general de

clasificación archivística, el catálogo de disposición documental y el inventario general

e) Realizar los inventarios de transferencia primaria al Archivo de Concentración

f) Valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las series documentales, con el objeto de realizar las transferencias primarias al Archivo de Concentración, conforme al catálogo de disposiciódocumental del SNDIF.

5.2.1 De la organización del Archivo de Trámite

a) Cada Unidad administrativa tendrá un responsable del Archivo de Trámite designado por el titular de esa Unidad.

b) El personal designado como responsable del Archivo de Trámite deberá contar con capacitación

en archivonomía y deberá contar al menos con un auxiliar que apoye en las actividades inherentes al puesto.

c) El Archivo de Trámite puede contar hasta un máximo de 3 extensiones físicas bajo la coordinación

del Responsable del Archivo de Trámite y previa notificación al Área Coordinadora de Archivos. d) Los Titulares de las Unidades Administrativas supervisaran el resguardo y clasificación archivística

e Instalaciones de su Archivo (s) de Trámite en el formato reporte al menos una vez al año, estas se llevará a cabo en el mese de junio de cada año. ANEXO IX.

e) Los responsables de los archivos de trámite deberán enviar al Área Coordinadora de Archivos el

formato-reporte del resguardo y clasificación de sus expedientes, así como el estado de sus instalaciones en los meses de julio conforme al ANEXO IX.

f) Cada Unidad Administrativa implementará acciones de organización y mejora que considere

convenientes para el adecuado funcionamiento de su Archivo de Trámite, siempre y cuando no contravenga la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Publica Federal y las presentes Reglas.

g) Los Titulares de las Unidades Administrativas evitarán en lo posible la sustitución del responsable

del Archivo de Trámite 5.2.2 De la recepción, integración y organización de expedientes

a) El Archivo de Trámite implementará el sistema de recepción de documentación y/o expedientes, que más le convenga.

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b) Para la recepción de expedientes y/o documentación en grandes volúmenes podrán utilizar el

ANEXO II. Formato e instructivo del inventario de expedientes entregados al Archivo de Trámite.

c) Se integrará un nuevo expediente únicamente en el caso de que no exista antecedentes sobre el asunto o materia o cuando la acción corresponda a gestiones gubernamentales diferentes y se trate de programas y proyectos.

5.2.3 De la integración de expedientes se realizará bajo los siguientes criterios

a) Cada expediente contendrá una portada de expediente con los siguientes datos:

• Unidad administrativa • Área generadora • Título • Clasificación: fondo, sección, serie, subserie. • Número de expediente • Fechas • Resumen del contenido • Valor documental • Vigencia documental • Valoración histórica • Número de legajos o carpetas • Número de fojas

b) El llenado de la portada se realizará con base al Instructivo proporcionado por el área coordinadora

de Archivos, ANEXO I de este documento. c) La integración y/o organización de expedientes la realizará únicamente el responsable y/o auxiliares

que laboren en el Archivo de Trámite; y en su caso, las extensiones que lo conformen. d) El responsable del Archivo de Trámite implementará el sistema de ordenación de expedientes que

más le convenga a fin de facilitar su fácil localización e) La documentación resguardada en el Archivo de Trámite será aquella documentación original, con

valor oficial o institucional, validada por las autoridades correspondientes. 5.2.4 De la clasificación de expedientes

a) La clasificación de expedientes la realizará únicamente el responsable y/o auxiliares que laboren en el Archivo de Trámite; y en su caso, las extensiones que lo conformen.

b) La clasificación de los expedientes se realizará en la portada y en la ceja del expediente con base al

Cuadro General de Clasificación Archivística: fondo, sección serie y, en su caso, subserie.

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c) Al principio de la clasificación archivística se le asignará el código identificador que le corresponde a

cada unidad administrativa según el Anexo VIII. 5.2.5 Del préstamo de expedientes

a) El Archivo de Trámite atenderá las solicitudes de préstamo de expedientes únicamente al personal

del SNDIF, así como al titular de la Unidad de Enlace. b) El préstamo de expedientes se realizará con un vale de préstamo según el ANEXO III. c) Cada Archivo de Trámites deberá establecer su horario de servicio, garantizando que el préstamo

de expedientes no se vea afectado. 5.2.6 De los instrumentos archivísticos

a) El Cuadro General de Clasificación Archivística es el instrumento técnico que refleja la estructura del Archivo con base en las atribuciones y funciones del SNDIF. Está organizado en fondo, sección, serie y subserie. Es elaborado por las distintas unidades administrativas del SNDIF bajo la coordinación e integración del Área Coordinadora de Archivos.

b) El Catálogo de Disposición Documental es el registro general y sistemático que establece los

valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final. Es elaborado por las distintas unidades administrativas del SNDIF bajo la coordinación e integración del Área Coordinadora de Archivos.

c) La Guía Simple de Archivo es el esquema general de descripción de las series documentales de los

Archivos del SNDIF, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales

d) Los instrumentos archivísticos Cuadro de Clasificación Archivística y Catálogo de Disposición

Documental se actualizan cada año en el mes de enero. e) El responsable del Archivo de Trámite deberá coadyuvar con el área coordinadora de Archivos para

la elaboración de los inventarios documentales.

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5.2.7 De la transferencia primaria

a) La Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales y la Dirección General de Profesionalización de la Asistencia Social , a través del Área Coordinadora de Archivos, Establecerán acciones para organizar las transferencias primarias del Archivo de Trámite al Archivo de Concentración, que lleven a cabo las diferentes unidades administrativas.

b) Una vez transcurrido el plazo de conservación (conforme al Catálogo de Disposición Documental),

el responsable del Archivo de Trámite, deberá realizar la transferencia primaria al Archivo de Concentración, previo llenado del formato de transferencia primaria ANEXO IV.

c) El llenado del formato de transferencia primaria se realizará conforme a su instructivo de llenado.

ANEXO IV.

d) El responsable del Archivo de Trámite, deberá entregar formato de transferencias primaria en forma impresa debidamente requisitada así como en formato electrónico. ANEXO IV

e) Para efectuar la transferencia primaria, el responsable del Archivo de Trámite realizará una

solicitud de servicio a la Subdirección de Servicios Generales de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales del SNDIF.

f) Las unidades administrativas podrán realizar la transferencia primaria de enero a agosto de cada

año. g) La transferencia de documentos implica traspaso de custodia, en ningún caso de propiedad

responsabilidad de gestión. h) La transferencia primaria de los expedientes deberán estar dentro de cajas con las siguientes

características: Tamaño 43cm.x39 cm.x28 cm. soporte: 15 kg. volumen en m3:0.0394, cartón reforzado retardante al fuego y otras agresiones ambientales, con impresiones: Logotipo DIF 7.5 x 4.2 en parte superior izquierda, Logotipo del Archivo General del SNDIF 7.5 x 4.2 en parte superior derecha, Unidad Administrativa: Letra arial normal a 28 puntos alineado a la izquierda, Sección (es): Letra arial normal a 28 puntos alineado a la izquierda, No. Expedientes: Letra arial normal a 28 puntos alineado a la izquierda. Fechas(s):. Letra arial normal a 28 puntos alineado a la izquierda, Plazo de Conservación: Letra arial normal a 28 puntos alineado a la izquierda.

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5.3 De las funciones del responsable del Archivo de Concentración

Las funciones del Archivo de Concentración son:

a) Recibir de los Archivos de Trámite la documentación semiactiva.

b) Conservar precautoriamente la documentación semiactiva hasta cumplir su vigencia documental conforme al catálogo de disposición documental, o al cumplir su periodo de reserva.

c) Solicitar al área coordinadora de archivos del SNDIF, en su caso, con el visto bueno de la unidad administrativa generadora, la liberación de los expedientes para determinar su destino final.

d) Coadyuvar con el área coordinadora de archivos en la elaboración y actualización del cuadro general de clasificación, el catálogo de disposición documental y el inventario general.

e) Elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria.

f) Valorar en coordinación con el Archivo histórico, en su caso, los documentos y expedientes de las series resguardadas conforme al catálogo de disposición documental.

g) Realizar, en su caso, las transferencias secundarias al Archivo Histórico del SNDIF, o al Archivo General de la Nación.

5.3.1 De la organización del Archivo de Concentración

a) La administración, operación y organización del Archivo de Trámite se realizará a través de la coordinación entre la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales y la Dirección General de Profesionalización de la Asistencia Social.

b) La operatividad y traslado de expedientes de las diversas áreas que conforman el SNDIF, así como

la titularidad y mantenimiento del inmueble y/o espacios físicos destinado al Archivo de Concentración, estará a cargo de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales.

c) La organización, ordenación, clasificación, procesamiento técnico de la documentación contenida en el Archivo de Concentración así como préstamo expedientes a las diversas áreas que conforman el SNDIF estará a cargo de la Dirección General de Profesionalización de la Asistencia Social.

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5.3.2 Del préstamo de expedientes del Archivo de Concentración

a) El Archivo de Concentración atenderá las solicitudes de préstamo de expedientes únicamente al personal del SNDIF, así como al titular de la Unidad de Enlace.

b) El préstamo de expedientes se realizará con un vale de préstamo según el ANEXO VI. c) El Archivo de Concentración mantendrá a disposición de las diversas áreas los expedientes que se

encuentren bajo su custodia para su consulta. d) El Archivo de Concentración brindará servicio de lunes a viernes de 9:00 a 15:00 hrs.

5.3.3 De la transferencia secundaria

a) La Dirección General de Profesionalización de la Asistencia Social, a través del Área Coordinadora de Archivos, coordinará acciones para realizar las transferencias secundarias que se realicen del Archivo de Concentración al Archivo Histórico.

b) Una vez transcurrido el plazo de conservación conforme al Catálogo de Disposición Documental,

el responsable del Archivo de Concentración deberá realizar:

c) La transferencia secundaria de documentos con valor evidencial, testimonial o científico al Archivo

Histórico, (previo llenado del formato de transferencia secundaria) ANEXO V. d) El llenado del formato de transferencia secundaria se realizará conforme a su instructivo de

llenado. ANEXO V. e) Para efectuar la transferencia secundaria, el responsable del Archivo de Concentración promoverá

las acciones pertinentes para realizar el traslado de la documentación con valores secundario al Archivo Histórico.

f) La transferencia secundaria deberá estar dentro de cajas con las siguientes características:

Tamaño 43cm.x39 cm.x28 cm. soporte: 15 kg. volumen en m3:0.0394, cartón reforzado retardante al fuego y otras agresiones ambientales, con impresiones: Logotipo DIF 7.5 x 4.2 en parte superior izquierda, Logotipo del Archivo General del SNDIF 7.5 x 4.2 en parte superior derecha, Unidad Administrativa: Letra arial normal a 28 puntos alineado a la izquierda, Sección (es): Letra arial normal a 28 puntos alineado a la izquierda, No. Expedientes: Letra arial normal a 28 puntos alineado a la izquierda. Fechas(s):. Letra arial normal a 28 puntos alineado a la izquierda, Plazo de Conservación: Letra arial normal a 28 puntos alineado a la izquierda.

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5.3.4 De la baja documental

a) El Archivo de Concentración es la única instancia autorizada para la depuración (eliminación) de la documentación inactiva.

b) Para los plazos de conservación y depuración de los documentos, el Archivo de Concentración aplicará lo establecido en el Catálogo de Disposición Documental.

c) Aquellos documentos que hayan sido objeto de solicitudes de acceso a la información se conservaran por dos años más a la conclusión de su vigencia documental.

d) En el Archivo de Concentración se deberá realizar un calendario de caducidades de toda la documentación que le sea transferida, a efecto de detectar y retirar oportunamente la documentación caduca que conserva.

e) Antes de proceder a la depuración (eliminación) de la documentación que conserva, el Archivo de Concentración recabará la aprobación de la unidad administrativa que haya transferido los materiales en cuestión para garantizar la prescripción efectiva de los valores primarios de tales documentos. Si no se encuentra inconveniente, deberá continuar el proceso de la baja documentos.

f) El Archivo de Concentración deberá contar con la aprobación por escrito del Archivo General de la Nación para depurar la documentación inactiva. Si no existe inconveniente se procede a la eliminación de dicho material, en caso de existir alguna observación o inconveniente la documentación se traslada al Archivo Histórico o se evalúa un convenio de comodato con el Archivo General de la Nación.

g) Se elaborará un informe final de la depuración, describiendo el conjunto documental depurado, así como las técnicas aplicadas, los resultados de los procesos y se entregará una copia al Archivo Histórico para que pueda ser consultada por el público interesado.

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5.4 De las funciones del responsable del Archivo histórico

a) Coadyuvar con el área coordinadora de Archivos o, en su caso, con el Archivo de Concentración, en la elaboración del cuadro general de clasificación, el catálogo de disposición documental y el inventario general;

b) Validar la documentación que deba conservarse permanentemente por tener valor histórico, para el dictamen del Archivo General de la Nación;

c) Recibir los documentos con valor histórico enviados por el Archivo de Concentración;

d) Organizar, conservar, describir y difundir la documentación con valor histórico;

e) Establecer un programa que permita respaldar los documentos históricos a través de sistemas ópticos y electrónicos, y

f) Estimular el uso y aprovechamiento social de la documentación, difundiendo el acervo y sus instrumentos de consulta.

5.4.1 De la organización del Archivo histórico

a) La organización y administración del Archivo Histórico estará a cargo de la Dirección General de Profesionalización de la Asistencia Social.

b) El responsable del Archivo Histórico deberá contar al menos con un auxiliar que apoye en las

actividades inherentes al Archivo Histórico. c) Los documentos deberán agruparse bajo el principio de orden original.

5.4.2 Del préstamo de expedientes del Archivo histórico

a) El Archivo Histórico atenderá las solicitudes de información, a través del Centro Nacional de Documentación DIF, a todas aquellas personas interesadas en consultar documentación histórica del Sistema Nacional DIF.

b) El préstamo de documentos se realizará con un vale de préstamo según el ANEXO VII. c) El préstamo de documentos históricos será exclusivamente en sala. Ningún documento podrá salir

de las instalaciones del Archivo Histórico. d) El Archivo Histórico brindará servicio de lunes a viernes de 9:00 a 15:00

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6. INDICADORES

6.1 Con la finalidad de dar seguimiento y evaluar el nivel de avance de cada una de las unidades administrativas en la conformación y organización de sus archivos de trámite la DGPAS realizara visitas a cada una de ellas para verificar los trabajos realizados.

Para lo cual se realizara una supervisión anual a cada área en la cual se valoraran las condiciones generales del archivo de trámite ANEXO X.

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7. DEFINICIONES

Archivo: Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones del SNDIF. Archivo de Concentración: Unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas del SNDIF, y que permanecen en él hasta su destino final Archivo de Trámite: Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa Archivo Histórico: Unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional.

Baja documental: Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos. Catálogo de Disposición Documental: Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final. Clasificación Archivística: Proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional del SNDIF. La cual está constituida en fondo, sección, serie y subserie. Conservación de Archivos: Conjunto de procedimientos y medidas destinados asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas de información de los documentos de Archivo. Cuadro General de Clasificación Archivística: Instrumento técnico que refleja la estructura de un Archivo con base en las atribuciones y funciones del SNDIF. Destino Final: Selección en los Archivos de Trámite o concentración de aquellos expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de darlos de baja o transferirlos a un Archivo Histórico. Documentación Activa: aquella necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el Archivo de Trámite. Documentación Histórica: aquella que contiene evidencia y testimonios de las acciones del SNDIF, por lo que debe conservarse permanentemente. Documentación Semiactiva: aquella de uso esporádico que debe conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables en el Archivo de Concentración.

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Expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de Archivo, ordenados y relacionados con un mismo asunto, actividad o tramite del SNDIF. Extensión Física de Archivo: Es aquel espacio físico perteneciente al Archivo de Trámite que por motivos de su operatividad requiere constituirse o integrarse en otra ubicación distinta al archivo. Guía Simple de Archivo: Esquema general de descripción de las series documentales de los Archivos del SNDIF, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales. Inventarios Documentales: Instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización Transferencia Primaria: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un Archivo de Trámite a un Archivo de Concentración. Transferencia Secundaria: Traslado controlado y sistemático de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del Archivo de Concentración al Archivo histórico. Valor Documental: Condición de los documentos que les confiere características administrativas legales fiscales o contables en los Archivos de Tramite o Concentración (valores primarios); o bien, testimoniales e informativos en los archivos históricos (valores secundarios). Valoración: Actividad que consiste en la identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia. Vigencia Documental: Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.

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ANEXO I.

FORMATO E INSTRUCTIVO DE LA PORTADA DEL EXPEDIENTE

NOMBRE DEL FORMATO PORTADA DE EXPEDIENTE OBJETIVO Tener un adecuado control de los expedientes que se generan en el área y que

son resguardados en al Archivo de Trámite ELABORADO POR El responsable del Archivo de Trámite NO. DE EJEMPLARES Original DISTRIBUCIÓN Original: Archivo de Trámite

No. CONCEPTO ANOTAR

1 UNIDAD ADMINISTRATIVA: Nombre de la Unidad Administrativa a la que pertenece el Área Generadora.

2 ÁREA GENERADORA: Nombre del área administrativa que genera el documento

3 TÍTULO: El nombre del expediente de manera clara 4 CLASIFICACIÓN:

Se refiere a la clave compuesta por el Código Identificador por Unidad Administrativa y la clasificación archivística que le corresponda según el Cuadro General de Clasificación Archivística del SNDIF

FONDO: Según el Cuadro General d e Clasificación Archivística del SNDIF

SECCIÓN

Según el Cuadro General d e Clasificación Archivística del SNDIF

SERIE

Según el Cuadro General d e Clasificación Archivística del SNDIF

SUBSERIE Según el Cuadro General d e Clasificación Archivística del SNDIF

5 NÚMERO DE EXPEDIENTE: Consecutivo generado por orden natural

6 FECHAS: La fecha (día, mes y año) de cuando inicia el expediente y la fecha (día, mes y año) de cuando se termina

Apertura Fecha Inicial

Cierre Fecha Final 7 RESUMEN DEL CONTENIDO De manera breve el contenido del expediente. 8 VALOR DOCUMENTAL Administrativo Documentos que se generan para el desarrollo de los Trámites que se realizan

dentro de la institución, ejemplo: oficios, tarjetas informativas,planes, programas, proyectos, etc.

Legal Documentos que tengan que ver con propiedad, escrituras, bienes, leyes, decretos, acuerdos, etc.

Contable Impuestos, ventas, finanzas, contabilidad, edos. financieros, créditos, manifestación de bienes

9 VIGENCIA DOCUMENTAL: Plazo de conservación del expediente en los diferentes tipos de Archivo según el Catálogo de Disposición Documental

Archivo de Trámite: Plazo de conservación del expediente en el Archivo de Trámite según el Catálogo de Disposición Documental

Archivo de Concentración: Plazo de conservación del expediente en el Archivo de Concentración según el Catálogo de Disposición Documental

10 VALORACIÓN HISTÓRICA Señalar en el caso de que los documentos del expediente tengan algún valor, testimonial, evidencial, histórico o científico

11 NÚMERO DE LEGAJOS O CARPETAS:

Número de legajos o carpetas que contiene el expediente.

12 NÚMERO DE FOJAS: Número de fojas que contiene el expediente.

PORTADA DE EXPEDIENTE 1. UNIDAD ADMINISTRATIVA:

2. ÁREA GENERADORA:

3. TÍTULO:

4. CLASIFICACIÓN: FONDO:

SECCIÓN: SERIE:

SUBSERIE: 5. NÚMERO DE EXPEDIENTE

6. FECHAS: Apertura: Cierre: 7. RESUMEN DEL CONTENIDO

8. VALOR DOCUMENTAL:

Administrativo Legal Contable 9. VIGENCIA DOCUMENTAL:

Archivo de Trámite: Archivo de Concentración: 10. VALORACIÓN HISTÓRICA

11. NÚMERO DE LEGAJOS O CARPETAS:

12. NÚMERO DE FOJAS:

ANEXO II FORMATO E INSTRUCTIVO DEL INVENTARIO DE EXPEDIENTES

ENTREGADOS AL ARCHIVO DE TRÁMITE

NOMBRE DEL FORMATO INVENTARIO DE EXPEDIENTES ENTREGADOS AL ACHIVO DE TRÁMITE

OBJETIVO Tener un control de los expedientes, que el personal de las distintas las áreas entregan al Archivo de Trámite.

ELABORADO POR Área generadora que entrega expedientes

NO. DE EJEMPLARES Original y 1 copia

DISTRIBUCIÓN Original: Archivo de Trámite Copia: Área generadora que elabora el formato.

No. CONCEPTO ANOTAR 1 HOJA ___ DE___ Número de hojas que contiene el formato

2 SECCIÓN O UNIDAD GENERADORA:

Nombre de la Unidad Administrativa que genera el formato

3 SERIE: Espacio para ser llenado por el responsable del Archivo de Trámite

4 FECHA:

Día, mes y año de elaboración del formato

5 No. DE EXPEDIENTE Opcional Número de expediente sólo en caso de que se tenga, de lo contrario dejar este espacio en blanco

6 TÍTULO DEL EXPEDIENTE En forma breve el título del expediente

7 FECHAS EXTREMAS Las fechas (día, mes y año) en que se origina y termina la integración del expediente

8 No. DE FOJAS Número total de hojas con que cuenta el expediente.

9 No. DE LEGAJOS O CARPETAS

Número de carpetas o legajos que integran el expediente.

10 OBSERVACIONES Algún comentario que se considere relevante.

11 ENTREGA NOMBRE, CARGO Y FIRMA

Nombre completo, el cargo y la firma del responsable del área administrativa que entrega los expedientes en el Archivo de Trámite.

12 RECIBE NOMBRE, CARGO Y FIRMA

Campo que deberá ser requisitado por el responsable del Archivo de Trámite

INSTRUCTIVO DE LLENADO

INVENTARIO DE EXPEDIENTES ENTREGADOS AL

ARCHIVO DE TRÀMITE

HOJA __DE (1) ...................................................... SECCIÒN GENERADORA: (2) ...................................................... SERIE: (3) FECHA__/__/__ (4)

No. DE EXPEDIENTE

TÌTULO DEL EXPEDIENTE FECHAS EXTREMAS

No. DE FOJAS

No. DE LEGAJOS O CARPETAS

OBSERVACIONES

(5) (6) (7) (8) (9) (10)

(11) (12)

ENTREGA NOMBRE, CARGO Y FIRMA

RECIBE NOMBRE, CARGO Y FIRMA


INVENTARIO DE EXPEDIENTES ENTREGADOS AL

ARCHIVO DE TRÀMITE

HOJA __DE ...................................................... SECCIÒN GENERADORA: ...................................................... SERIE: FECHA__/__/__

No. DE EXPEDIENTE


No. DE FOJAS

No. DE LEGAJOS O CARPETAS

OBSERVACIONES



ANEXO III FORMATO E INSTRUCTIVO DEL PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES

INSTRUCTIVO DE LLENADO NOMBRE DEL FORMATO VALE DE PRÉSTAMO

OBJETIVO Tener un control administrativo de los expedientes, que el personal encargado del

Archivo de Trámite, presta a las áreas que los requieren.

ELABORADO POR Área solicitante


DISTRIBUCIÓN Original: Archivo de Trámite Copia: Unidad Administrativa que solicita el expediente.

No. CONCEPTO ANOTAR 1 Clasificación Archivística: Campos que deberán ser requisitados por el responsable del Archivo de

Trámite según el Cuadro General de Clasificación Archivística del SNDIF2 No. de Expediente: 3 Fecha de solicitud Día, mes año en que se elabora la solicitud. 4 Título del Expediente Nombre completo de expediente. 5 Asunto:

De manera breve, anotar el contenido del expediente. 6 Nombre del Solicitante: Nombre completo de la persona que realiza la solicitud.

7 Área:

Ärea que solicita el expediente

8 Fecha de Devolución: Día, mes y año en que se devuelve el expediente.

9 Autorizó Campos que deberán ser requisitados por el responsable del Archivo de Trámite. El que autoriza debe ser el Responsable del Archivo de Trámite o su jefe inmediato

10 Entrega El que entrega el expediente

11 Recibe Nombre completo y firma de quien recibe el expediente.

ARCHIVO GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DIF

ARCHIVO DE TRÁMITE

VALE DE PRÉSTAMO

Clasificación Archivística: (1)

No. de Expediente: (2) Fecha de Solicitud: / (3) /

Título de Expediente: (4)

Asunto: (5)

Nombre del Solicitante: (6)

Área: (7) Fecha de Devolución: / (8) /

Autorizó Entrega Recibe

(9)

(10)

(11)

Nombre y Firma Nombre y Firma Nombre y Firma


ARCHIVO DE TRÁMITE

VALE DE PRÉSTAMO

Clasificación Archivística:

No. de Expediente: Fecha de Solicitud: / /

Título de Expediente:

Asunto:

Nombre del Solicitante:

Área: Fecha de Devolución: / /



ANEXO IV FORMATO E INSTRUCTIVO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA


NOMBRE DEL FORMATO TRANSFERENCIA PRIMARIA

OBJETIVO Tener un control de los expedientes, que el personal de las distintas las áreas

entregan al Archivo de Trámite. ELABORADO POR Área generadora que entrega expedientes NO. DE EJEMPLARES Original y 1 copia DISTRIBUCIÓN Original: Archivo de Trámite

Copia: Área generadora que elabora el formato.


2 No. TRANSFERENCIA Espacio para ser llenado por el responsable del Archivo de Concentración 3 No REMESA Espacio para ser llenado por el responsable del Archivo de Concentración 4

FECHA: Día, mes y año de elaboración del formato

5 DEPENDENCIA:

Siglas de la dependencia (SNDIF).


Nombre de la Unidad Administrativa que genera el formato.

7 SERIE: De acuerdo al Cuadro de Clasificación Archivística

8 CLASIFICACIÓN:

Poner la clasificación del expediente de acuerdo al Cuadro de Clasificación Archivística

9 No. DE EXPEDIENTE Número de expediente correspondiente.



12 PLAZO DE CONSERVACIÓN Años que permanecerá el expediente de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental.

13 CLAVE TOPOGRÁFICA Espacio para ser llenado por el responsable del Archivo de Concentración.

14 OBSERVACIONES Algún comentario que se considere relevante, como el número de caja en la que se encuentra el (los) expediente(s).

15 EL PRESENTE INVENTARIO CONSTA DE

Número de cajas.

16 AMPARA LA CANTIDAD DE Número de expedientes.


Nombre completo, el cargo y la firma del responsable del Archivo de Trámite de la unidad administrativa que entrega los expedientes al Archivo de Concentración.

18 TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

Nombre completo, el cargo y la firma del Titular de la Unidad Administrativa y/o responsable de Archivo de trámite.


Campo que deberá ser requisitado por el responsable del Archivo de Concentración

FORMATO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA

HOJA __DE __ (1) DEPENDENCIA: (5) No. TRANFERENCIA.:_______(2) SECCIÒN O UNIDAD GENERADORA: (6) No. REMESA:___________ (3) SERIE: (7) FECHA__/__/__ (4)

CLASIFICACIÓN No. DE EXPEDIENTE


PLAZO DE CONSERVACIÓN

CLAVE TOPOGRAFICA

OBSERVACIONES

(8) (9) (10) (11) (12) (13) (14)

EL PRESENTE INVENTARIO CONSTA DE ___(15)__ CAJAS Y AMPARA LA CANTIDAD DE __(16)___ EXPEDIENTES

(17) (18) ) (19)

ENTREGA

NOMBRE, CARGO Y FIRMA

Vo. Bo TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA


RECIBE


FORMATO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA

HOJA __DE __ DEPENDENCIA: No. TRANFERENCIA.:_______ SECCIÒN O UNIDAD GENERADORA: No. REMESA:___________ SERIE: FECHA__/__/__



PLAZO DE CONSERVACIÓN

CLAVE TOPOGRAFICA

OBSERVACIONES

EL PRESENTE INVENTARIO CONSTA DE ________ CAJAS Y AMPARA LA CANTIDAD DE ________ EXPEDIENTES

ENTREGA


Vo. Bo TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA


RECIBE


ANEXO V FORMATO E INSTRUCTIVO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA


NOMBRE DEL FORMATO TRANSFERENCIA SECUNDARIA

OBJETIVO Tener control de expedientes con valor histórico, que el personal del Archivo de Concentración entrega al Archivo Histórico.

ELABORADO POR Archivo de Concentración NO. DE EJEMPLARES Original y 1 copia DISTRIBUCIÓN Original: Archivo de Trámite

Copia: Área generadora que elabora el formato.


2 No. TRANSFERENCIA Espacio para ser llenado por el responsable del Archivo Histórico 3 No REMESA Espacio para ser llenado por el responsable del Archivo Histórico 4

FECHA: Día, mes y año de elaboración del formato

5 DEPENDENCIA:

Siglas de la dependencia (SNDIF) .


Nombre de la Unidad Administrativa que genera el formato.

7 SERIE: De acuerdo al Cuadro de Clasificación Archivística

8 CLASIFICACIÓN:

Poner la clasificación del expediente de acuerdo al Cuadro de Clasificación Archivística

9 No. DE EXPEDIENTE Número de expediente correspondiente.



12 CLAVE TOPOGRÁFICA Espacio para ser llenado por el responsable del Archivo Histórico

13 OBSERVACIONES Algún comentario que se considere relevante, como el número de caja en la que se encuentra el (los) expediente(s).

14 EL PRESENTE INVENTARIO CONSTA DE

Número de hojas.

15 AMPARA LA CANTIDAD DE Número de expedientes.

16 LOS AÑOS CONTENIDOS EN Periodo en años.

17 CONTENIDOS EN Número de cajas

18 PESO APROXIMADO DE Peso en kgs aproximado.


Nombre completo, el cargo y la firma del responsable del Archivo de Concentración.


Campo que deberá ser requisitado por el responsable del Archivo Histórico.

FORMATO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA

HOJA __DE __ (1) DEPENDENCIA: (5) No. TRANFERENCIA.:_______(2) SECCIÒN O UNIDAD GENERADORA: (6) No. REMESA:___________ (3) SERIE: (7) FECHA__/__/__ (4)



CLAVE TOPOGRAFICA

OBSERVACIONES

(8) (9) (10) (11) (12) (13)

EL PRESENTE INVENTARIO CONSTA DE ___(14)__ HOJAS Y AMPARA LA CANTIDAD DE __(15)___ EXPEDIENTES DE LOS AÑOS DE (16) (PERIODO) CONTENIDOS EN_____(17)___CAJAS CON UN PESO APROXIMADO DE___(18)___kgs.

(19) (20)



FORMATO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA

HOJA __DE __ DEPENDENCIA: No. TRANFERENCIA.:_______ SECCIÒN O UNIDAD GENERADORA: No. REMESA:___________ SERIE: FECHA__/__/__


TÌTULO DEL EXPEDIENTE FECHAS

EXTREMAS CLAVE

TOPOGRAFICA OBSERVACIONES

EL PRESENTE INVENTARIO CONSTA DE ________ HOJAS Y AMPARA LA CANTIDAD DE _______ EXPEDIENTES DE LOS AÑOS DE ___ (PERIODO) CONTENIDOS EN__________CAJAS CON UN PESO APROXIMADO DE________kgs.



ANEXO VI FORMATO E INSTRUCTIVO DEL VALE DE PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES

DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN


NOMBRE DEL FORMATO VALE DE PRÉSTAMO

OBJETIVO Tener un control administrativo de los expedientes, que el personal encargado del Archivo de Concentración, presta a las áreas que los requieren.

ELABORADO POR Área solicitante


DISTRIBUCIÓN Original: Archivo de Concentración Copia: Unidad Administrativa que solicita el expediente.

No. CONCEPTO ANOTAR 1 Clasificación Archivística: Campos que deberán ser requisitados por el responsable del Archivo de

Concentración según el Cuadro General de Clasificación Archivística del SNDIF

2 No. de Expediente: 3 Fecha de solicitud Día, mes año en que se elabora la solicitud. 4 Título del Expediente Nombre completo de expediente. 5 Asunto:

De manera breve, anotar el contenido del expediente. 6 Nombre del Solicitante: Nombre completo de la persona que realiza la solicitud.

7 Área:

Ärea que solicita el expediente


9 Autorizó Campos que deberán ser requisitados por el responsable del Archivo de Concentración. El que autoriza debe ser el Responsable del Archivo de concentració o su jefe inmediato




ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

VALE DE PRÉSTAMO




Asunto: (5)




(9)

(10)

(11)



ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

VALE DE PRÉSTAMO



Signatura Topográfica:


Asunto:





ANEXO VII FORMATO E INSTRUCTIVO DEL VALE DE PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES

DEL ARCHIVO HISTÓRICO


NOMBRE DEL FORMATO VALE DE PRÉSTAMO

OBJETIVO Tener un control de los expedientes, que el personal encargado del Archivo Histórico, presta a los usuarios que los requieren.

ELABORADO POR Usuario solicitante

NO. DE EJEMPLARES Original

DISTRIBUCIÓN Original: Archivo Histórico

No. CONCEPTO ANOTAR 1 Clasificación Archivística: Campos que deberán ser requisitados por el responsable del Archivo

histórico según el Cuadro General de Clasificación Archivística del SNDIF

2 No. de Expediente: Campos que deberán ser requisitados por el responsable del Archivo histórico

3 Fecha de solicitud Día, mes año en que se elabora la solicitud. 4 Título del Expediente Nombre completo de expediente. 5 Asunto:

De manera breve, anotar el contenido del expediente. 6 Nombre del Solicitante: Nombre completo del usuario.


9 Autorizó Campos que deberán ser requisitados por el responsable del Archivo histórico. El que autoriza debe ser el Responsable del Archivo Histórico o su jefe inmediato




ARCHIVO HISTÓRICO

VALE DE PRÉSTAMO




Asunto: (5)




(9)

(10)

(11)



ARCHIVO HISTÓRICO

VALE DE PRÉSTAMO




Asunto:





ANEXO VIII CÓDIGO IDENTIFICADOR POR UNIDAD ADMINISTRATIVA

CÓDIGO IDENTIFICADOR POR UNIDAD ADMINISTRATIVA

CODIGO AREA A Secretaria Particular de la Titular del Organismo B Dirección General de Enlace Interinstitucional

C Oficialia Mayor D Dirección General de Recursos Humanos E Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales F Dirección General de Programación Organización y Presupuesto

G Unidad de Atención a Población Vulnerable H

HA Dirección General de Alimentación y Desarrollo Comunitario Centro de Desarrollo Comunitario “Tlazocihualpilli”

I Dirección General de Protección a la Infancia J Unidad de Asistencia e Integración Social K Dirección General Jurídica y de Enlace Interinstitucional L Dirección General de Rehabilitación y Asistencia Social

LA * Casa Hogar para niñas Graciela Zubirán Villareal LB * CREE Iztapalapa LC * Instituto Nacional para Rehabilitación de Niños Ciegos y Débiles Visuales LD *Casa Cuna Coyoacan LE *Gaby Brimmer LF *Casa Cuna Tlalpan LG *Casa Hogar para Ancianos Arturo Mundet LH *Casa Hogar para Varones Ll *Casa Hogar para Ancianos Olga Tamayo LJ *CREE Tlazocihualpilli LK *Centro Modelo Nacional "Vicente García Torres LL *Centro Amanecer para Niños

M Dirección de Comunicación Social

N Dirección de Asuntos Internacionales

O Dirección General de Profesionalización de la Asistencia Social P Órgano Interno de Control

ANEXO IX FORMATO REPORTE DE ARCHIVO DE TRÁMITE

Unidad Administrativa:_________________________________________ Fecha: __________________.

Instalaciones

CONCEPTO

SI

NO

OBSERVACIONES

Instalaciones Espacio Exclusivo Fácil Acceso Planta Baja Iluminación Artificial Mobiliario Ex profeso Equipo de Computo Seguridad (Bajo Llave) Extinguidores Limpieza Células de Archivo GUARDA Cajas de Cartón para Archivo

Carpetas Otro (Especifique) Libre de Plagas Fumigación Personal Responsable de Archivo Personal Capacitado Auxiliar de Archivo Expediente Portada y Clasificación

1. Unidad Administrativa 2. Área Generadora 3. Titulo

Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia Dirección General de Profesionalización de la Asistencia Social

Dirección de Normalización Evaluación e Información en Asistencia Social Archivo General del Sistema Nacional DIF

“FORMATO REPORTE DE ARCHIVO DE TRÁMITE”

Unidad Administrativa:______________________________ Fecha:___________

CONCEPTOS Si No OBSERVACIONES

4. Clasificación * Fondo * Sección * Serie * Subserie 5. Numero de Expediente 6. Fecha * Apertura * Cierre 7. Resumen del Contenido 8. Valor Documental 9. Vigencia Documental * Archivo de Tramite * Archivo de Concentración 10. Valor Histórico 11. Numero de Legajos 12. Numero de Fojas

Publico Reservados Expedientes Clasificados Año Año Año Año Año Año

Total GeneralAño Año Año Año Año Año

Total General

Cantidad de Expedientes por Año

Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia Dirección General de Profesionalización de la Asistencia Social

Dirección de Normalización Evaluación e Información en Asistencia Social Archivo General del Sistema Nacional DIF

“FORMATO REPORTE DE ARCHIVO DE TRÁMITE”

Nombre y Firma Responsable de Archivo de Tramite

Nombre y Firma Director (a)

ANEXO X FORMATO DIAGNOSTICO DE FUNCIONAMIENTO DEL

ARCHIVO DE TRÁMITE

Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia Dirección General de Profesionalización de la Asistencia Social Archivo General del Sistema Nacional DIF

Diagnóstico de Funcionamiento del Archivo de Trámite


CONCEPTOS Si No DEFICIENTE REGULAR BUENO EXCELENTE

INSTALACIONES

Espacio Exclusivo

Fácil Acceso

Planta Baja

Iluminación Artificial

Mobiliario Ex profeso

Equipo de Computo

Seguridad

Extinguidor

Limpieza

Células de Archivo

GUARDA

Cajas de Cartón para Archivo

Carpetas u otro

Libre de Plagas

Fumigación

PERSONAL

Responsable de Archivo

Auxiliar de Archivo

Personal Capacitado EXPEDIENTE

PORTADA Y CLASIFICACIÓN

1. Unidad Administrativa

2. Área Generadora

3. Titulo

Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia Dirección General de Profesionalización de la Asistencia Social Archivo General del Sistema Nacional DIF

Diagnóstico de Funcionamiento del Archivo de Trámite


CONCEPTOS Si No DEFICIENTE REGULAR BUENO EXCELENTE

4. Clasificación

* Fondo * Sección * Serie

* Subserie

5. Numero de Expediente

6. Fecha

* Apertura * Cierre

7. Resumen del Contenido

8. Valor Documental

9. Vigencia Documental * Archivo de Tramite

* Archivo de Concentración

10. Valor Histórico

11. Numero de Legajos

12. Numero de Fojas

Conserva su Alta: SI ( ) NO ( )

Observaciones:

Nombre y Firma Responsable y/o Auxiliar

Archivo de Tramite

Nombre y Firma Jefe Inmediato

Nombre y Firma Área Coordinadora de Archivo SNDIF

Documents

REGLAS PARA: LA CONSTITUCIÓN Y OPERACIÓN …sitios.dif.gob.mx/.../ReglasOperacionArchivoGeneralSNDIF.pdfREGLAS PARA LA CONSTITUCIÓN Y OPERACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DEL SNDIF. México,