RELACIONES Y CONSULTAS EN ACCESS

RELACIONES

Es común que informaciones de una tabla estén asociadas con informaciones de

otras tablas. En este caso podemos establecer una relación entre las dos tablas.

Es a través de la relación que el Access consigue, a partir de informaciones en

una tabla, obtener informaciones registradas en la otra tabla. Existen tres tipos de

relaciones entre dos tablas A y B: uno – a – uno, uno – a – varios, varios – a –

varios.

Relaciones uno a uno:

La relación uno a uno ocurre cuando un registro de la tabla A posee como máximo un registro asociado en la tabla B y un registro de la tabla B posee como máximo un registro asociado en la tabla A.

Esta relación está presente en el número de gerente/número de empleado, entre el PADRÓN DE DEPARTAMENTOS y el PADRÓN DE EMPLEADOS. Para cada número de gerente identificamos apenas un registro en el PADRÓN DE EMPLEADOS y cada funcionario es eventualmente gerente de apenas un departamento

Relaciones uno a varios

La relación uno a varios ocurre cuando un registro de la tabla A puede tener mas

de un registro asociado en la tabla B, mientras que, un registro de la tabla B posee

como máximo un registro asociado en la tabla A

Esta relación está presente en la sigla del departamento entre el PADRÓN DE

DEPARTAMENTO y el PADRÓN DE EMPLEADOS. Para cada sigla del PADRÓN

DE DEPARTAMENTOS identificamos varios registros con esta sigla en

el PADRÓN DE EMPLEADOS, mientras que, para cada sigla en el PADRÓN DE

EMPLEADOS identificamos como máximo un registro en el PADRÓN DE

DEPARTAMENTOS.

Relaciones varios a varios

Relaciones de este tipo varios a varios no pueden ser especificadas directamente

en Access. Es necesario la creación de una tabla intermediaria que en nuestro

caso podría tener el nombre: cargos ocupados. Cada registro en esta tabla sería

compuesto de tres campos: Número de empleado, Código del cargo y Fecha de

admisión a este cargo. Como se observa, se creó una relación uno a varios entre

el PADRÓN DE EMPLEADOS y el PADRÓN DE CARGOS OCUPADOS y,

análogamente, otra relación uno a mucho entre el PADRÓN DE CARGOS Y

SALARIOS y el PADRÓN DE CARGOS OCUPADOS. Por lo tanto una relación

varios a varios es convertida en dos relaciones una a varios cuando hubiera

informaciones asociadas a los pares relacionados.

CONSULTAS

Una consulta recupera informaciones de la Base de Datos y eventualmente las presenta en la pantalla. Serán estudiados tres tipos de consultas:

De selección: selecciona y presenta registros en formato patrón

De referencias cruzadas: selecciona y presenta registros en formato de planilla

De acción: altera el contenido de registros en una única operación

Los registros seleccionados constituyen un conjunto. Este conjunto es dinámico en el sentido de que su contenido tiene por origen varias tablas y con el sentido de solo existir mientras la consulta esté activa. Al cerrar una consulta, el conjunto de registros deja de existir. Esto constituye una gran ventaja pues si alteramos los datos de una tabla las consultas sobre ella automáticamente reflejarán esas alteraciones.

Las consultas constituyen un recurso práctico para obtener informaciones específicas contenidas en la Base de Datos. Con ellas podemos:

Elegir campos específicos de tablas específicas; Seleccionar informaciones vía criterios; Mostrar las informaciones en varios órdenes; Obtener datos de varias tablas simultáneamente; Calcular totales; Crear formularios e informes; Crear otras consultas y gráficos.

Generar una nueva consulta

La obtención de una nueva consulta es hecha a partir de la ventana Base de Datos, seleccionando consultas y picando en la opción Nuevo. En respuesta aparecerá un cuadro de diálogo que le permite a Ud. elegir el modo de cómo, la consulta, debe ser construida. O Ud. mismo monta la consulta a través del modo Vista Diseño o Ud. utiliza los Asistentes, que facilitan el montaje tanto de consultas como de informes, formularios, etc.

Adicionar campos a la consulta

Inicialmente se debe seleccionar los campos en la tabla. Se Puede seleccionar varios campos picando y apretando simultáneamente SHISFT o CTRL. Enseguida, apuntar para alguno de los campos seleccionados y arrastrarlo para la línea Campo: en el área inferior.

También es posible adicionar un campo seleccionándolo desde el Campo en el área inferior. Basta abrir el cuadro de combinaciones que aparece cuando el punto de inserción está posicionado en el área del Campo y elegir entre los campos listados.

Para adicionar todos los campos de la tabla a la planilla QBE es necesario inicialmente seleccionar todos los campos. Hay un atajo para esta tarea: basta picar dos veces en la barra de título de la tabla. Otro método consiste en el arrastre de la línea de asterisco de la tabla para algún campo de la parte inferior. Mientras tanto, en este caso él arrastra toda la tabla y produce un efecto secundario interesante: en caso que la tabla vaya a ser alterada en su estructura, por adición/exclusión de campos, no será necesario rehacer la consulta. Por otro lado, campos QBE basados en asterisco no admiten criterio de clasificación y selección.

Para insertar un campo entre otros ya existentes en la planilla QBE basta arrastrar un campo seleccionado, en la parte superior, para el campo que quedará a la derecha del campo insertado. Para reordenar campos en la planilla QBE basta seleccionar y arrastrar para otra posición. Para eliminar un campo, basta seleccionar y dar DEL. Para remover todos los campos de la planilla use la opción Borrar cuadrícula del menú Edición.

El texto que identifica columnas, en la hoja de datos, es el nombre del campo. Muchas veces ese nombre es largo y se desea substituirlo por otro. Para ello basta preceder al nombre del campo en la planilla QBE con el nombre deseado seguido de dos puntos.

Ejemplo: Cargo: Código del cargo. Mientras tanto, si la columna posee la propiedad leyenda esta tendrá prioridad.

Eventualmente si es necesario utilizar un campo en una consulta sin que haya necesidad de mostrarlo en la hoja de datos, por ejemplo, cuando ese campo participa de la llave de clasificación. En este caso basta desactivar la marca de Mostrar R correspondiente en la planilla QBE.

Clasificación de los datos presentados.

Basta especificar el orden de clasificación (creciente o Decreciente) de los campos que hacen parte de la llave de clasificación. Observar que el orden de los campos pasa a ser importante y, eventualmente, es necesario reordenar las columnas en relación a su orden en la tabla original.

Grabar e imprimir consultas.

Para grabar la consulta, use las opciones Guardar y Guardar como o Exportar del menú Archivo.

Para imprimir la consulta debemos estar en la hoja de datos y accionar Vista preliminar para ver el layout de la hoja a ser impresa. La opción Imprimir del menú Archivo realiza la impresión permitiendo eventualmente imprimir apenas los registros seleccionados en la hoja de datos. Para eso, basta elegir la opción Registro Seleccionados como Intervalo de Impresión.