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CENTRO DE FORMACIÓN DE
ADULTOS DE DOLORES
C/ San Antonio, 2 1ª Planta 03150-Dolores
Teléf.: 692 674 592 correo-e: [email protected]
Web: http://cfpadolores.edu.gva.es
Introducción
a la Hoja de cálculo
excel
Centro de Formación de Personas Adultas de Dolores
Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 2/42
Índice
Introducción a la Hoja de Cálculo Excel ...........................................................................3
Tema 1. Introducción.........................................................................................................3
Abrir Microsoft EXCEL ............................................................................................... 3
Nuestra primera hoja de cálculo ................................................................................... 3
Tema 2. Una hoja de cálculo como Control de Caja .........................................................7
¿Qué aspecto tendrá al imprimirse?.............................................................................. 9
Tema 3. Insertar una hoja de cálculo en un documento de Word .....................................9
Utilizar una tabla para distribuir el texto ................................................................ 10
FACTURA ................................................................................................................. 10
Insertar una hoja de cálculo ........................................................................................ 11
Las fórmulas ............................................................................................................... 12
Mejorar las fórmulas ................................................................................................... 12
Actualización automática de la fecha ......................................................................... 12
Plantillas de documento .............................................................................................. 13
Eliminar la plantilla .................................................................................................... 14
FACTURA ................................................................................................................. 15
Tema 4. Rellenar series de datos .....................................................................................16
Tema 5. Trabajando con la Hoja de Cálculo Excel .........................................................20
Planteamiento del problema ................................................................................... 20
Recopilación y organización de los datos............................................................... 20
Resolución del supuesto ......................................................................................... 21
Tema 6. Aplicación de formatos a la hoja de cálculo ......................................................28
Cambios en la visualización de las celdas con números ........................................ 28
Cambios en la alineación de las celdas ................................................................... 28
Cambios sobre el aspecto de las celdas .................................................................. 28
Aplicar bordes y sombreados a las celdas .............................................................. 29
Color del contenido de las celdas ........................................................................... 31
Altura de las filas de la hoja de cálculo .................................................................. 31
Impresión del documento ....................................................................................... 31
Tema 7. Las referencias relativas ....................................................................................32
Planteamiento del supuesto .................................................................................... 32
Resolución del supuesto ......................................................................................... 32
Introducción de los rótulos y de los datos numéricos ............................................. 32
Resolución del supuesto ......................................................................................... 33
Aplicación de formatos a la hoja de cálculo ........................................................... 35
Impresión de la hoja de cálculo .............................................................................. 35
Tema 8. Las referencias absolutas I ...............................................................................36
Tema 9. Las referencias absolutas II ...............................................................................39
Planteamiento del supuesto .................................................................................... 39
Resolución del supuesto. Fases de desarrollo. ........................................................ 39
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Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 3/42
Introducción a la Hoja de Cálculo Excel
Tema 1. Introducción
Una hoja de cálculo es un programa que nos va a facilitar la realización de cálculos,
sobre todo cuando son repetitivos. La hoja de cálculo tiene forma de tabla; en cada cel-
da podemos colocar diversos valores: numéricos, texto, fórmulas.
Abrir Microsoft EXCEL
1. Haz clic en Inicio / Todos los programas / Microsoft Office / Microsoft Excel. Se
mostrará una ventana como la siguiente:
Nuestra primera hoja de cálculo
Vamos a crear una hoja de cálculo como la siguiente, de forma que las columnas
SUMA, PRODUCTO Y RESTA se calculen de forma automática.
NÚMERO A NÚMERO B SUMA PRODUCTO RESTA
34 8 42 272 26
22 54 76 1188 -32
12 23 35 276 -11
7 54 61 378 -47
32 85 117 2720 -53
41 2 43 82 39
1. Escribe los títulos en la primera fila. En la fila nº 1, columna A (es la celda A1),
escribe “NÚMERO A”; en la fila nº 1, columna B (celda B1) escribe “NÚMERO
B”, etc...
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Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 4/42
2. Para pasar de una celda a la siguiente usa el Tabulador o las Teclas de dirección.
También puedes colocar el punto de inserción en la celda que quieras con el ratón.
3. Haz clic en la celda A1 y, arrastrando el ratón, selecciona los títulos: haz clic en
Centrar y Negrita.
4. Para colocar bordes a las celdas: Selecciona las celdas que forman la hoja de datos.
5. Escoge el comando Celdas del menú Formato. Se mostrará el siguiente cuadro de
diálogo:
a. Escoge la ficha Bordes.
b. Escoge el Estilo de borde (1) y, para colocarlo en el contorno de la tabla,
haz clic sobre el botón Contorno.
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c. Escoge el Estilo de borde señalado con un 2 en la ilustración y, para colocar-
lo en todas las líneas internas de la tabla, haz clic en el botón Interior.
Acepta.
d. Selecciona las celdas de los títulos y ponles un borde inferior grueso: For-
mato / Celdas / Bordes / Botón borde inferior.
6. Para colocar la fórmula que hará que la celda C2 (bajo el título SUMA) se coloque
de forma automática el resultado de sumar los contenidos de las celdas A2 y B2, si-
gue estas instrucciones:
a. Coloca el punto de inserción en la celda C2.
b. Escribe la fórmula =A2+B2 (aparecerá en la barra de fórmulas).
c. Al terminar de escribir la fórmula presiona Intro (en C2 aparecerá un 0, que
de momento es el resultado de la suma).
7. La fórmula sólo está colocada en la primera celda de la columna SUMA, pero que-
remos que esté en todas las celdas de la columna:
a. Haz clic en la celda C2.
b. Observa que en la esquina inferior izquierda de la celda hay una marca (1).
Coloca el cursor sobre la marca (cambiará de forma:).
c. Cuando el cursor cambien de forma, haz clic y arrastra hasta el final de la
columna. Hemos copiado la fórmula a toda la columna. Compruébalo, colo-
cando valores en las columnas A y B.
8. Ahora colocaremos las fórmulas que calculan el producto y la resta:
a. En D2: =A2*B2
b. En E2: =A2-B2
9. Copia las fórmulas a toda la columna (recuerda la marca de la parte inferior izquier-
da de la celda).
10. Coloca valores a tu gusto en las columnas A y B.
11. Es posible que al copiar las fórmulas a toda la columna, se haya modificado el tipo
de borde de alguna celda. Corrígelo. Como ves, es mejor dejar el formato para el
final.
12. Ahora vamos a aplicar un sombreado alterno a nuestra hoja de cálculo.
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Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 6/42
13. Selecciona la fila de títulos y con el botón Color de relleno ( ), rellena la
fila con un gris suave. Deberás rellenar con gris fila sí y fila no.
14. Ahora vamos a hacer algunas modificaciones en la hoja de cálculo que nos sirvan
para familiarizarnos con el uso del programa.
15. Primero insertaremos una columna más, que añadiremos a la izquierda:
a. Haz clic en la parte superior de la primera columna (donde pone A) para
seleccionarla.
b. Escoge el menú Insertar y el comando Columnas.
c. Coloca nuevos títulos tomando como modelo la siguiente ilustración:
16. Para que aparezca la suma de toda la columna en la celda B8 colocaremos la si-
guiente fórmula: =SUMA(B2:B7).
a. En la Barra de fórmulas escribe =SUMA(
b. Con el ratón señala el intervalo de celdas que se han de sumar (en la
fórmula aparecerá la expresión: B2:B7).
c. Para terminar la fórmula, cierra el paréntesis y presiona Intro.
d. Copia la fórmula en toda la fila SUMA.
e. En la celda B9 coloca la fórmula: =PROMEDIO(B2:B7).
f. Copia la fórmula en toda la fila MEDIA.
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g. Formatea los bordes como en el modelo.
h. Introduce distintos valores en las filas columnas NÚMERO A y NÚME-
RO B para comprobar el funcionamiento.
i. Guarda el documento como C:\ Mis documentos \ Tu carpeta \ Excel \
Ejercicio 1.
Tema 2. Una hoja de cálculo como Control de Caja 1. Abre Microsoft Excel.
2. Coloca en las celdas correspondientes los títulos como muestra la ilustración:
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3. Para aumentar la anchura de la columna B (CONCEPTO), en la cabecera de la
columna (donde pone la letra B), haz clic sobre el borde derecho y arrastra el ratón
hasta que la columna tenga la anchura adecuada.
4. Escribe el primer concepto: “Saldo anterior”:
5. Vamos a colocar una fórmula que calcule los saldos de forma automática:
a. Selecciona la celda E3.
b. En la Barra de fórmulas escribe la fórmula: =E2+C3-D3.
c. Presiona Intro.
d. Ahora Copia la fórmula en la columna SALDO a partir de la celda E3.
La hoja tendrá ahora éste aspecto:
6. Prueba a colocar algunos valores en la celda E2 y en las celdas de ENTRADAS y
SALIDAS para comprobar el funcionamiento de la hoja de cálculo.
No queda muy bien que se repita el valor del SALDO en toda la columna aunque no
haya entradas ni salidas. Podemos evitar esto corrigiendo la fórmula.
Excel dispone de unas fórmulas que se llaman funciones lógicas, vamos a usar una
de ellas, la Función Condicional. Su estructura es como sigue:
SI(condición; acción 1; acción 2)
Con esta función le indicamos al programa que, si se cumple la condición, realice la
acción 1 y, si no se cumple la condición, realice la acción 2.
Nosotros vamos a indicar al programa que si no hay fecha (A3=0) escriba un espa-
cio en blanco (“”) y, de lo contrario, calcule el saldo (E2+C3-D3).
7. Selecciona la celda E3.
8. Escribe la fórmula: =SI(A3=0;””;E2+C3-D3).
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9. Pulsa Intro.
10. Copia la nueva fórmula en toda la columna SALDO a partir de E3.
11. Coloca algunos valores para comprobar el funcionamiento. No olvides colocar la
fecha si quieres que funcione la fórmula.
Ahora vamos a dar formato a la tabla.
Selecciona las celdas que quieras modificar y utiliza el comando Celdas del menú
Formato. Después escoge la ficha adecuada: Bordes, Tramas, Fuente…
En la ficha Número del comando Celda, podrás dar formato a los números. Escoge
Moneda, en Símbolo, escoge el símbolo del euro y en Posiciones decimales 2. La ta-
bla debe quedar así:
¿Qué aspecto tendrá al imprimirse?
Vamos a comprobar que aspecto tendrá nuestra hoja de cálculo una vez impresa. Si
es necesario podemos modificar los márgenes.
1. Haz clic en el botón Visión preliminar ( ) y verás la Hoja tal como se va a im-
primir.
2. Verás una imagen de la página y el puntero del ratón tomará forma de lupa. Haz clic
en la zona del documento que quieras ver ampliada.
3. Vuelve a hacer clic para reducir el tamaño del documento.
4. Si quieres modificar los márgenes:
a. Haz clic en Configurar y escoge la ficha Márgenes
b. Coloca los valores que desees en los márgenes y comprueba el resultado.
c. Acepta.
5. Para imprimir la hoja haz clic en el botón correspondiente ( ).
6. Guarda el documento como C:\ Mis documentos \ Tu carpeta \ Contabilidad \
Caja.
Tema 3. Insertar una hoja de cálculo en un documento de Word
Vamos a diseñar una factura de manera que al introducir el número de artículos y su
precio, se realicen de forma automática todos los cálculos necesarios. Guardaremos la
factura como plantilla de documento para poderla utilizar en repetidas ocasiones.
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Utilizar una tabla para distribuir el texto
Primero vamos a crear un encabezado para la factura utilizando una tabla para distri-
buir el texto; el resultado final lo tienes en la página 101.
1. Escribe el título con estilo Título 1 y céntralo. Presiona Intro.
2. Para componer la parte de los datos del establecimiento y los del cliente, utiliza una
tabla como la de la ilustración.
FACTURA
PAPELERÍA CERVANTES DATOS DEL CLIENTE
C/ Miguel de Unamuno, 25 NOMBRE
03150-Dolores DIRECCIÓN
965 726 001 LOCALICAD C.P.
NIF: 74182468 NIF
a. Inserta una tabla de 2 columnas y 5 filas.
b. Quita todos los bordes (Barra de herramientas Tablas y bordes). Si no
puedes ver la tabla, activa el comando Mostrar líneas de división del
menú Tabla.
c. Coloca el cursor en la 2ª celda de la 2ª columna (NOMBRE), en el menú
Tabla escoge el comando Dividir celdas ( ), escoge la opción: 2 co-
lumnas 1 fila y acepta.
d. Repite el punto anterior en las celdas 3, 4 y 5 de la misma columna. Ten
en cuenta que las celdas 4 y 5 están divididas en 4 columnas.
e. Escribe el contenido de cada celda según el modelo.
f. Para insertar el símbolo del teléfono (), coloca el punto de inserción
en la celda y escoge el comando Símbolo del menú Insertar. En Fuente,
escoge Wingding, busca el símbolo y selecciónalo. Por último pulsa Inser-
tar y, luego, Cerrar.
g. Para ajustar la anchura de las celdas, selecciona primero la fila y después
arrastra el borde que desees modificar (si no seleccionas la fila, el cambio
afectará a toda la tabla).
h. Para terminar coloca Bordes y Sombreados según el modelo.
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Insertar una hoja de cálculo
1. Coloca el punto de inserción en un nuevo párrafo.
2. Selecciona el menú Insertar, comando Objeto y, en el cuadro de diálogo que apa-
rece, escoge Hoja de cálculo de Microsoft Excel. Aparecerá una cuadrícula (que es
la hoja de cálculo) y nuevas barras de herramientas, las de Excel.
3. Selecciona las cuatro primeras columnas presionando el botón que hay sobre ellas
y que muestra la letra de la columna (puedes seleccionar varias columnas arrastran-
do el ratón) y modifica el tamaño de la fuente a 14 pt.
4. Escribe los títulos según el modelo de la página 91.
5. Alrededor de la tabla aparecerá un recuadro cuyos bordes puedes mover con el
ratón. Arrastra los bordes hasta que se muestren las celdas que deseas que luego
aparezcan en el documento:
6. Arrastra los bordes de las columnas de forma que tengan una anchura adecuada.
Hazlo en la parte superior, donde aparecen las letras de cada columna.
7. En cualquier momento puedes volver al documento Word haciendo clic en el ex-
terior del recuadro.
8. Puedes volver a la hoja de cálculo haciendo doble clic sobre la tabla.
9. Selecciona las celdas que quieres que tengan borde (no podrás seleccionarlas todas
de una vez). Escoge: Formato / Celdas / Bordes y aparecerá un cuadro de diálogo.
Escoge el Estilo de borde y después presiona los botones Contorno e Interior.
Acepta.
10. Selecciona las celdas de los títulos. Escoge Formato / Celdas / Tramas, escoge un
color y acepta.
Arrastra las marcas
hasta que sólo mues-
tre 4 columnas y 18
filas
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11. Para cambiar el color de la fuente, selecciona las celdas y escoge: Formato / Cel-
das / Fuentes. Escoge el color y acepta. No olvides centrar los títulos.
Las fórmulas
1. Si no son visibles las barras de herramientas de Excel, haz un doble clic sobre la
hoja de cálculo.
2. Selecciona la celda D2.
3. En la Barra de fórmulas escribe: =A2*C2 y presiona Intro. Esta fórmula multipli-
cará el número de objetos por su precio por unidad.
4. Ahora, haz clic y arrastra la marca de la esquina inferior izquierda de la celda D2
hasta la celda D14.
5. En la celda D15 coloca la fórmula: =SUMA(D2:D14). De esta manera la hoja de
cálculo colocará en esta celda el resultado de la suma de todos los importes.
6. Para calcular el IVA, coloca en la celda correspondiente la fórmula: =D15*16/100.
7. En la celda TOTAL coloca la fórmula: =D15+D16.
8. Comprueba el funcionamiento de las fórmulas introduciendo algunos valores en las
celdas correspondientes.
Mejorar las fórmulas
Las celdas con fórmula presentan todas el valor 0. Esto se puede evitar modificando
un podo la fórmula.
1. En D2 coloca la siguiente fórmula: =SI(A2=0;””;A2*D2).
La fórmula se leería así: Si A2 es igual a cero, entonces (;)escribe nada (“”), si no (;)
multiplica A2 por D2.
2. En D15: =SI(SUMA(D2:D14)=0;””;SUMA(D2:D14).
3. Intenta mejorar las otras fórmulas.
IVA: =SI(SUMA(D2:D14)=0;"";SUMA(D2:D14)*16/100)
TOTAL: =SI(SUMA(D2:D14)*16/100=0;"";D15+ SUMA(D2:D14)*16/100)
Recuerda que podemos hacer que el programa coloque los puntos de mil, las comas
decimales y la abreviatura de euro.
1. Selecciona las celdas en las que hay que aplicar este formato (no podrás seleccio-
narlas todas de una vez).
2. Escoge el comando Celdas del menú Formato.
3. Escoge la ficha Número, opción Moneda. En Posiciones decimales, selecciona 2;
en Símbolo, selecciona el símbolo del euro. Acepta.
4. Comprueba el funcionamiento de la hoja introduciendo valores. Si en alguna celda
con fórmula aparece el símbolo ######, es porque la celda no es lo suficientemente
ancha. Corrige la anchura.
Actualización automática de la fecha
1. Haz clic fuera de la hoja de cálculo para volver a Word.
2. Puedes mover o cambiar el tamaño de la tabla, de igual manera que con una imagen.
3. Coloca el punto de inserción donde queremos colocar la fecha.
4. Escribe “Dolores,” (no olvides el espacio detrás de la coma).
5. Escoge el comando Fecha y hora del menú Insertar.
6. Escoge el tipo de fecha que quieres insertar y activa la casilla Actualizar automá-
ticamente.
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Plantillas de documento
Si necesitas rellenar un impreso muy a menudo, puedes utilizar una plantilla de do-
cumento. En nuestro caso, si guardamos la factura como plantilla de documento, nos
servirá como modelo para rellenar todas las facturas que queramos, sin correr el riesgo
de que se borre.
1. Haz clic en Guardar.
2. En la Lista desplegable Guardar como tipo (señalada en la ilustración) escoge
Plantilla de documento. No te preocupes de la carpeta donde se guardará, pues
Word pose un directorio (una carpeta) predeterminado para sus plantillas.
3. En Nombre de archivo escribe FACTURA, haz clic en Guardar y cierra Word.
4. Ya hemos creado la plantilla. Ahora vamos a suponer que necesitamos hacer una
factura.
5. Primero, vamos a cambiar la fecha del calendario del ordenador para comprobar que
la fecha de la factura se actualiza automáticamente.
a. En la parte inferior derecha de la pantalla aparece el Reloj. Haz doble
clic en la zona de la hora. Aparecerá un cuadro de diálogo con la fecha y la
hora:
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b. Modifica la fecha seleccionando día, mes y año a tu gusto.
c. Cambia también la hora. Haz clic en Aceptar.
6. En el menú Archivo, escoge el comando Nuevo. Aparecerá el Panel Nuevo do-
cumento (en la parte derecha de la pantalla). Escoge la opción En mi PC… y apa-
recerá un cuadro de diálogo con las plantillas que tenemos en el disco duro, ente
ellas estará la nuestra: FACTURA.
7. Selecciona FACTURA y acepta.
8. Rellena con tus datos la tabla DATOS DEL CLIENTE.
9. Haz doble clic en la hoja de cálculo. Se abrirá Excel.
10. Introduce los datos del modelo de la página ****.
11. Comprueba que la fecha se ha actualizado y guarda el documento como C:\ Mis
documentos \ Tu carpeta \ FACTURA.
Eliminar la plantilla
1. Cierra todos los documentos abiertos.
2. Haz clic en Abrir y busca el documento: C:\ Documents and Settings \ ”pablo” \
Datos de programa \ Microsoft \ Plantillas.
3. Selecciona el archivo y presiona la tecla Spr.
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FACTURA
PAPELERÍA CERVANTES DATOS DEL CLIENTE
C/ Miguel de Unamuno, 25 NOMBRE
03150-Dolores DIRECCIÓN
965 726 001 LOCALICAD C.P.
NIF: 74182468 NIF
Nº ARTÍCULO PRECIO U. IMPORTE
SUMA
IVA (16%)
TOTAL
Dolores, 23 de octubre de 2011
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Tema 4. Rellenar series de datos
Vamos a realizar un ejercicio donde utilizaremos el comando “Series” del menú
“Edición” para rellenar de forma automática unas series de datos.
Primero, copiaremos los siguientes datos en una hoja de cálculo en blanco:
Una vez introducidos los datos y calculadas las fórmulas, seleccionamos la primera
fila (Serie Lineal) desde la celda D2 hasta la celda J2.
Ahora vamos a rellenar la fila seleccionada con el menú Edición, comando Relle-
nar, subcomando Series.
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Al activar el subcomando Series, aparece una ventana como la siguiente:
En esta ventana indicaremos que queremos rellenar una Fila, el tipo de la serie será
Lineal, con un incremento de 1. Al aceptar, la fila seleccionada se rellena automática-
mente con los siguientes valores:
El siguiente paso será seleccionar desde la celda D3 hasta la J3, y volver a acti-
var la opción: Edición~Rellenar~Series.
Esta vez marcaremos como tipo de serie “Geométrica” y un incremento de 2. Al
aceptar, las celdas seleccionadas se rellenan automáticamente con los siguientes valores:
Repetimos la operación ahora seleccionando las celdas comprendidas entre la D4 y
la J4, volvemos a activar el subcomando Series (Edición~Rellenar~Series):
El tipo, automáticamente se ha colocado en Cronológico, ya que el valor de la cel-
da D4 es una fecha), y como unidad de tiempo dejamos marcado Fecha. Aceptamos y
visualizamos la siguiente serie:
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Seleccionamos ahora las celdas desde D5 a J5, para calcular la siguiente serie. Ac-
tivamos de nuevo la opción: Edición~Rellenar~Series:
Dejamos el Tipo como Cronológico, pero en la Unidad de Tiempo activamos Día
Laborable y pulsamos Aceptar. La serie resultante es:
En esta serie, no se ha tenido en cuenta los sábados ni los domingos por no ser la-
borables.
Ahora realizaremos una serie donde calcule los meses. Para ello seleccionamos las
celdas desde D6 a J6, y activamos la opción Series: Edición~Rellenar~Series:
El Tipo lo dejamos en Cronológico, pero en la Unidad de Tiempo, activamos la op-
ción Mes. Aceptamos y obtenemos:
La serie que aparece muestra una sucesión de meses. Comprueba que al finalizar
los meses del año, incrementa el año y continúa con la serie.
Finalmente, para acabar con el ejercicio de creación de Series, seleccionamos las
celdas que van desde D7 a la celda J7. Después de seleccionar, volvemos a activar la
opción: Edición~Rellenar~Series:
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En esta última serie, el Tipo continúa siendo Cronología, pero en la Unidad de
Tiempo activaremos la opción Año. Aceptamos, y el resultado será:
Por último, nos queda guardar el documento: menú Archivo, comando Guardar.
Podemos ponerle como nombre: “Series”.
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Tema 5. Trabajando con la Hoja de Cálculo Excel
El trabajo con hojas de cálculo supone un proceso que podemos dividir en cuatro
fases: planteamiento del problema, recopilación y organización de los datos, resolución
de los cálculos del problema y presentación de los resultados. Vamos a ver un ejemplo.
Planteamiento del problema
Una familia tiene la costumbre de anotar en una libreta todos los gastos que realiza;
cada mes, cada trimestre y al final de cada año, se realizan una serie de cálculos que
permiten conocer el total de los gastos por mes, por trimestre, además del gasto medio
mensual en los diferentes conceptos, etc.
Recopilación y organización de los datos
La información que hay que recopilar se podría resumir así:
Los datos sobre los gastos.
La organización de estos datos.
Los resultados que desea obtener.
Los cálculos necesarios para obtener los resultados deseados.
En la siguiente tabla se resumen los datos:
MES CONCEPTO IMPORTE
Enero Alquiler 510,86 €
Enero Comunidad de vecinos 15,03 €
Enero Alimentación 108,18 €
Enero Teléfono 39,07 €
Enero Gas 87,15 €
Enero Electricidad 63,11 €
Enero Ropa, calzado, etc. 153,26 €
Enero Dentista 108,18 €
Febrero Alquiler 510,86 €
Febrero Comunidad de vecinos 15,03 €
Febrero Alimentación 90,15 €
Febrero Teléfono 45,08 €
Febrero Gas 63,11 €
Febrero Electricidad 75,13 €
Febrero Ropa, calzado, etc. 33,06 €
Febrero Mecánico 132,22 €
Marzo Alquiler 510,86 €
Marzo Comunidad de vecinos 15,03 €
Marzo Alimentación 129,22 €
Marzo Teléfono 51,09 €
Marzo Gas 72,12 €
Marzo Electricidad 58,30 €
Marzo Ropa, calzado, etc. 93,16 €
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Los gastos se pueden dividir en tres grandes grupos:
Gastos fijos: alquiler y comunidad de vecinos.
Gastos variables: Alimentación, Teléfono, Gas, Electricidad, Ropa y cal-
zado, etc.
Gastos esporádicos (no periódicos): Dentista, Mecánico, etc.
Los resultados que se desean obtener y las operaciones necesarias son los siguien-
tes:
Total mensual de cada tipo de gasto (suma).
Total mensual de gastos (suma).
Promedio mensual de gastos (media aritmética).
Total trimestral de cada concepto de gasto (suma).
El resultado debería quedar plasmado en una hoja impresa.
Resolución del supuesto
Una vez lanzada la aplicación, deberemos seguir las fases de desarrollo habituales
en este tipo de programas:
1. Introducción de rótulos (textos), que nos permiten comprender el significa-
do de los números y organizar el supuesto.
2. Introducción de números, que son los datos que nos servirán de base a los
cálculos.
3. Introducción de fórmulas y funciones, que nos solucionarán los problemas
planteados.
4. operaciones de formato sobre la hoja.
5. Impresión del trabajo.
1º paso: Iniciar Microsoft Excel.
2º paso: Introducción de los rótulos (textos). Desplazarse a las celdas indicadas y escri-
bir los rótulos que se indican:
Celda A1: GASTOS DOMÉSTICOS
Celda B3: Enero
Celda C3: Febrero
Celda D3: Marzo
Celda A4: Gatos Fijos
Celda A5: Alquiler
Celda A6: Comunidad de vecinos
Celda A7: Total Gastos Fijos
Celda A9: Gastos Variables
Celda A10: Alimentación
Celda A11: Teléfono
Celda A12: Gas
Celda A13: Electricidad
Celda A14: Ropa, calzado, etc.
Celda A15: Total Gatos Variables
Celda A17: Otros Gastos
Celda A19: Total Gastos
Celda A21: Promedio Gastos
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Una vez introducidos los rótulos, podemos comprobar que algunos de ellos, debido
a su longitud, utilizan la celda de su derecha. Esto es así porque estas celdas están vac-
ías; en el momento en que las usemos, los rótulos de la columna A, quedarán limitados
a la anchura de esta columna. Para solucionarlo, deberemos ampliar la columna hasta
que quepa la entrada más larga: la A15; colócate en la zona de las cabeceras de las co-
lumnas (donde están los nombres de las columnas: A, B, C…) con el puntero del ratón
en la línea que separa la A de la B y cuando aparezca el puntero de cambio de tamaño
arrastra el ratón hacia la derecha, comprueba el resultado y ajusta la anchura según sea
conveniente.
Una vez hecho lo anterior, le resultado debe ser parecido a la siguiente imagen:
Aprovecha el momento para guardar todo lo hecho hasta ahora.
3º paso: introducción de los datos numéricos.
Desplázate a las celdas indicadas y escribe los números que se especifican:
Celda B5: 510,86
Celda C5: 510,86
Celda D5: 510,86
Celda B6: 15,03
Celda C6: 15,03
Celda D6: 15,03
Celda B10: 108,18
Celda C10: 90,15
Celda D10: 129,22
Celda B11: 39,07
Celda C11: 45,08
Celda D11: 51,09
Celda B12: 87,15
Celda C12: 63,11
Celda D12: 72,12
Celda B13: 63,11
Celda C13: 75,13
Celda D13: 58,30
Celda B14: 153,26
Celda C14: 33,06
Celda D14: 93,16
Celda B17: 108,18
Celda C17: 132,22
Celda D17: 0
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Tras la introducción de los anteriores datos tu hoja tendrá que asemejarse a esta
imagen:
Antes de continuar guardamos los cambios.
4º paso: Resolución del supuesto: entrada de fórmulas.
Una vez planteado el supuesto vamos a resolverlo. Para ello usaremos fórmulas con
operadores directos y funciones.
Nos situamos en la celda B7 y escribimos la siguiente expresión (fórmula):
=B5+B6
Esta expresión sumará el contenido de la celda B5 y el de la celda B6. No olvidar
el signo igual (=) porque es el que informa a Excel de que lo que le sigue es una expre-
sión que debe calcular (una fórmula). Recordar que los operadores directos disponibles
en Excel son:
Signo Operación Ejemplo
^ Potenciación =A2^A7
* Multiplicación =A2*A7
/ División =A2/A7
+ Suma =A2+A7
- Resta =A2-A7
Es importante también el uso de los paréntesis dada la jerarquización de las opera-
ciones, es decir, que en ausencia de paréntesis, primero se calculan las potencias, segui-
damente las multiplicaciones y divisiones y por último las sumas y las restas. Visto esto,
observa la diferencia en el resultado de las siguientes expresiones:
2 + 3 * 5 = 17 (2 + 3) * 5 = 25
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De la misma manera, en la celda C7 introducimos la fórmula: = C5 + C6 y en la
celda D7, la fórmula: =D5+D6
Vamos ahora a sumar los gastos variables. En principio, la fórmula a utilizar sería
semejante a la que sumaba los gastos fijos, por ejemplo, para sumar los gastos variables
de enero introduciríamos la fórmula:
=B10+B11+B12+B13+B14
El resultado sería el correcto, pero esta forma de calcular no es la óptima. Imagina
que en lugar de 5 conceptos a sumar te encontraras con una lista de 40, la fórmula sería
de una dimensión difícil de manejar.
Para realizar de una manera técnicamente correcta esta operación, escribe la en cel-
da B15 la siguiente expresión y seguidamente la estudiamos: =SUMA(B10:B14)
Hemos utilizado una función, en este caso la función SUMA.
Las funciones son unas expresiones predefinidas de Excel que nos permiten reali-
zar diferentes cálculos. La función lleva dentro de los paréntesis una serie de parámetros
con los que opera. En este caso el parámetro requerido por la función es un rango. Un
rango es un conjunto de celdas sobre las que se actúa conjuntamente y que queda identi-
ficado por las referencias de la primera y la última celdas que lo forman, separadas por
dos puntos (:).
De la misma manera introduciremos las fórmulas que calculan los totales de Febre-
ro y Marzo:
En la celda C15: =SUMA(C10:C14)
En la celda D15: =SUMA(D10:D14)
Ahora debemos calcular el total de gastos, para ello sumaremos el total de gastos
fijos, el total de gastos variables y la partida definida como otros gastos. Por lo tanto, en
la celda B19 introduciremos la siguiente expresión:
= B7+B15+B17
En este caso también podemos utilizar la función SUMA, pero como parámetros
introduciríamos las referencias de tres celdas independientes separadas por puntos y
coma (;) y no un rango continuo. Pruébalo sustituyendo la expresión de la celda B19 por
la siguiente:
=SUMA(B7;B15;B17)
De forma similar introduce las fórmulas en las celdas C19 y D19.
Celda C19: =SUMA(C7;C15;C17)
Celda D19: =SUMA(D7;D15;D17)
Poco a poco vamos resolviendo todas las operaciones planteadas, ahora solo nos
quedan las que van a ocupar la última columna de nuestro supuesto. Salvo la última,
todas las operaciones son la suma de las entradas de Enero, Febrero y Marzo de los dife-
rentes conceptos, por lo tanto, vamos a introducir las siguientes expresiones:
Celda E5: =SUMA(B5:D5)
Celda E5: =SUMA(B6:D6)
Celda E5: =SUMA(B7:D7)
Celda E5: =SUMA(B10:D10)
Celda E5: =SUMA(B11:D11)
Celda E5: =SUMA(B12:D12)
Celda E5: =SUMA(B13:D13)
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Celda E5: =SUMA(B14:D14)
Celda E5: =SUMA(B15:D15)
Celda E5: =SUMA(B17:D17)
Celda E5: =SUMA(B19:D19)
En este momento hemos llegado a la última celda del ejercicio y, por lo tanto, a la
última expresión de cálculo. Vamos a utilizar un método distinto para introducirla. En
los casos anteriores te hemos dado la expresión que debías escribir, ahora en cambio vas
a ser tú el que la localice utilizando la herramienta que Excel nos ofrece para tal fin: el
Asistente para Funciones.
Como primer paso, colócate en la celda donde queremos la fórmula, es decir, en la
celda E21. Ahora debes localizar en la barra de herramientas estándar el botón “Insertar
función”:
Cuando lo pulses te aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
En la lista desplegable de categorías de funciones elige Estadísticas y en la ventana
de abajo la función PROMEDIO (puedes comprobar que es la función deseada leyendo
la pequeña información que sobre su sintaxis y su objetivo se nos muestra en el mismo
cuadro de diálogo). Pulsa el botón Aceptar.
En tu pantalla aparecerá lo siguiente:
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En este momento se nos pide la introducción de los datos base para la función. En
nuestro caso, es el rango de los totales mensuales de gastos que deseamos promediar, es
decir, B19:D19.
Pulsa sobre el botón que al final del cuadro de texto Número 1 tiene una flechita
roja:
El cuadro se reduce permitiéndote actuar sobre la hoja. Utilizando el ratón, selec-
ciona el rango a promediar: B19:D19.
Si miras la barra de fórmulas, verás que la función se va rellenando con tus selec-
ciones. Pulsa ahora el botón que hay al final del cuadro de texto y que te devolverá al
cuadro de diálogo de origen:
Y por fin, tras pulsar el botón Aceptar, habrás finalizado la introducción de las
fórmulas del ejercicio. Es otro buen momento par guardar los cambios.
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Una vez realizados los cálculos en la hoja, el resultado obtenido es el que puede
verse en la imagen siguiente:
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Tema 6. Aplicación de formatos a la hoja de cálculo
Hasta ahora hemos desarrollado la parte fundamental de la hoja de cálculo: calcu-
lar. A partir de este momento, nos vamos a dedicar a mejorar el aspecto del resultado.
Los cambios pueden afectar a diferentes elementos y en distintos aspectos.
Cambios en la visualización de las celdas con números
Las celdas que contienen números, sobre todo si éstos son muy grandes, son difíci-
les de leer, dada la ausencia de separadores de miles. Para solucionarlo, selecciona el
rango que abarque a todos los números y pulsa el botón de la barra de herramientas de
formato que aplica puntos a los miles (Estilo millares).
Observa el resultado. Cuando los valores numéricos representan a valores moneta-
rios, como es nuestro caso, podemos usar el Estilo moneda. Selecciona de nuevo todas
las celdas numéricas y aplica el estilo al que hacemos referencia utilizando el botón co-
rrespondiente de la barra de herramientas de formato.
Cambios en la alineación de las celdas
A las celdas se les pueden dar las alineaciones habituales (izquierda, centro y dere-
cha), ya contengan textos o números, con la salvedad de que las celdas numéricas se
suelen dejar alineadas a la derecha para facilitar su lectura.
Comprueba cómo las celdas que encabezan las columnas numéricas (Enero, Febre-
ro, Marzo y Total) parecen desplazadas con respecto a los números que identifican.
Vamos a cambiar la alineación de estos rótulos. Selecciona el rango B3:E3 y centra los
rótulos en las celdas con el botón Centrar de la barra de herramientas de formato:
Observa el resultado.
Cambios sobre el aspecto de las celdas
Vamos ahora a cambiar el aspecto de las celdas a nivel de fuentes. Comencemos
con el título; selecciónalo (celda A1 y combinadas) y cambia la fuente a Times New
Roman, el tamaño a 18 puntos y el estilo Negrita. Utiliza los controles correspondientes
de la barra de herramientas de formato.
Al resto de los rótulos aplícale el estilo Negrita.
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Aquí nos encontramos el problema de la selección de rangos no adyacentes; para
ello selecciona el primer bloque a formatear: A4:B19, pulsa la tecla Control y, sin sol-
tarla, selecciona el segundo bloque: B3:E3. Ahora puedes aplicar el estilo Negrita.
Aplicar bordes y sombreados a las celdas
Para resaltar diferentes zonas de la hoja de cálculo podemos utilizar las herramien-
tas de bordes y sombreados. Aunque esto parezca una contradicción, no lo es, ya que las
líneas que ves en la pantalla dividiendo las diferentes celdas no aparecen en la impre-
sión.
Selecciona la celda A1 (celda A1 y combinadas) y, utilizando el panel de Bordes de
la barra de herramientas, aplícales un contorno al título.
Iremos aplicando lo mismo con todas las zonas que nos interesa resaltar:
Rango A3:E3 Rango A15:E15
Rango A7:E7 Rango A9:A15
Rango B3:B7 Rango B9:B15
Rango C3:C7 Rango C9:C15
Rango D3:D7 Rango D9:D15
Rango E3:E7 Rango E9:E15
Rango A21 Rango E21
Rango B21:D21
También vamos a usar el tipo de borde que remarca todas las celdas de un rango:
Aplícalo a los rangos:
Rango A17:E17
Rango A19:E19
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El resultado que habrás obtenido será parecido a la siguiente imagen:
Con el objetivo de resaltar todavía más algunas zonas de la hoja, vamos a aplicar
sombreados a las celdas. Para ello utilizaremos el panel de Color de relleno de la barra
de herramientas de formato.
Puedes utilizar el color que quieras, pero ten en cuenta siempre si el resultado lo
vas a ver en pantalla o si lo quieres imprimir, ya que entonces tendrás que tener en cuen-
ta también el tipo de impresora (color o b&n). Te proponemos un Gris Claro que se ve
bien siempre. Aplica este formato a los siguientes rangos:
Rango A1
Rango A7:E7
Rango A15:E15
Rango A17:E17
Rango A19:E19
Rango A21:E21
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Color del contenido de las celdas
También podemos resaltar el contenido de las celdas cambiando su color. Selec-
ciona el rango E5:E21 (la columna de los totales) y, con el panel Color de Fuente de la
barra de herramientas de formato, aplica el color Rojo.
Altura de las filas de la hoja de cálculo
Continuando con nuestro propósito de resaltar diferentes zonas de la hoja de cálcu-
lo, ahora queremos aumentar la altura de varias filas. En principio, la fila se ajusta a la
altura del texto que la ocupa (observa la fila 1). Pero se puede modificar a voluntad.
Vamos a hacerlo a hacerlo en varias filas a la vez aplicando una altura determinada.
Primero realiza una selección múltiple de filas; recuerda que se hace utilizando la tecla
Control, haciendo Clic en las cabeceras de fila (donde está el número de fila). Seleccio-
na las filas: 7, 15, 17, 19 y 21.
Accede al menú Formato, submenú Fila, opción Alto. Al requerimiento de Alto de
Fila indícale 21 puntos. Esta operación podíamos haberla realizado con el ratón, co-
locándonos en la cabecera de las filas, justo en la división de una fila y otra. Evidente-
mente en una de las filas seleccionadas. Pruébalo.
El resultado obtenido será similar al siguiente:
Terminado el formato, deberíamos guardar el documento.
Impresión del documento
Una vez terminado el formato sólo queda imprimir el trabajo. Antes de mandar el
trabajo a la impresora, es preferible que, accediendo a la vista preliminar, observes
cómo va a quedar el resultado y, si es necesario, realices alguna modificación.
A la vista preliminar se puede acceder mediante el menú Archivo, o bien mediante
el botón correspondiente de la barra de herramientas estándar:
Como podrás comprobar, nuestra hoja se imprimirá ajustada a los bordes superior e
izquierdo del papel, sin márgenes. Ésta es una de las características que vamos a modi-
ficar. Para ello, desde la Vista preliminar pulsa el botón Configurar… que aparece en la
barra de herramientas de esta pantalla. Este botón, te llevará a un cuadro de diálogo
compuesto por cuatro fichas.
La modificación que en este momento nos interesa la ejecutaremos desde la segun-
da ficha, Márgenes. Accede a ella.
Utilizaremos los cuadros numéricos correspondientes para indicar que queremos 2
cm. de margen, tanto superior e inferior como derecho e izquierdo.
Activaremos también la casilla de verificación correspondiente al centrado horizon-
tal en la página. Con ello conseguirás que tu hoja se imprima centrada entre los márge-
nes izquierdo y derecho. En cuanto a la alineación vertical, al no activar la casilla de
centrado vertical, el ejercicio quedará ajustado al margen superior, es decir, a 2 cm. del
borde superior de la página.
Una vez aceptadas las modificaciones, utiliza el botón Imprimir que verás en la
parte superior de la Vista preliminar.
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Tema 7. Las referencias relativas
Planteamiento del supuesto
Nos encontramos con una pequeña empresa dedicada a la venta que cuenta con
diez comerciales. Hasta ahora todos ellos habían cobrado un sueldo fijo, pero a partir de
estos momentos el jefe decide incentivarlos ofreciéndoles un porcentaje de las ventas
que realicen.
Debemos preparar una hoja de cálculo en la que a final de mes D. Antonio, el jefe,
introduciendo el sueldo fijo de cada empleado, las ventas realizadas ese mes y el por-
centaje sobre las ventas que les va a dar, pueda calcular el sueldo total que deben cobrar.
Resolución del supuesto
Fases de desarrollo:
1. Introducción de rótulos (textos), que nos permiten comprender el significa-
do de los números y organizar el supuesto.
2. Introducción de números, que son los datos que nos servirán de base a los
cálculos.
3. Introducción de fórmulas y funciones que solucionarán los problemas plan-
teados.
4. Operaciones de formato sobre la hoja.
5. Impresión.
Introducción de los rótulos y de los datos numéricos
Fijándote en la siguiente imagen introduce los rótulos y cifras presentados en las
celdas correspondientes.
Recuerda que deberás aumentar el ancho de la columna A para que queden los
nombres completos. La forma más simple de hacerlo es colocar el puntero del ratón
entre las columnas A y B, en la zona de encabezados de columna, y arrastrando, ampliar
su anchura ajustándola al nombre más largo.
Este es un buen momento para guardar el ejercicio.
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Resolución del supuesto
Como habrás podido comprobar, debemos calcular los valores correspondientes a
las columnas E y F, además de los totales de la fila 19.
Colócate en la celda E8 e introduce la siguiente fórmula que calcula la comisión
correspondiente al primer comercial.
=C8*D8/100
No te limites a introducir la fórmula sin más, intenta ser consciente de lo que calcu-
las con ella. Es fundamental perder un poco de tiempo interpretando el porqué de lo que
haces para asimilar todos los conceptos y avanzar con seguridad.
En este caso simplemente estamos calculando cuál es el 1,5% de 8.980.000 ptas.
Ahora no es necesario que las introduzcas (lo haremos de una forma nueva) pero
piensa en el resto de las fórmulas de la columna “Comisión”:
E9: =C9*D9/100
E10: =C10*D10/100
E11: =C11*D11/100
Si te fijas, una vez descubierta la primera expresión, el resto del trabajo es rutina-
rio: usamos la misma fórmula variando el número de fila de las referencias. Esta repeti-
ción de fórmula con la modificación de la fila que tú harías de manera casi automática,
igualmente la puede hacer Excel.
Para ello vamos a utilizar una de las posibilidades básicas de la hoja de cálculo: co-
piar la fórmula que acabas de introducir al resto de la columna “Comisión”. Antes de
comenzar, debe estar seleccionada la celda que contiene la fórmula a copiar (en este
caso la celda E8). Observa el marco que la bordea y coloca el puntero del ratón en la
parte inferior derecha, justo donde tiene dibujado un pequeño cuadradito: es el cuadro
de arrastre de fórmulas. El puntero deberá pasar a tener la forma de una pequeña cruz
negra:
Una vez que aparezca el puntero que acabamos de comentar, arrastra el ratón hacia
abajo hasta que cubras todas las celdas de las comisiones del resto de agentes, suelta el
ratón y observa el resultado.
Para entender lo que acaba de suceder, deberás “pasarte” por las celdas recién cal-
culadas y mirar la barra de fórmulas, ya que en ella verás la expresión que Excel ha uti-
lizado para calcular el resultado que ves en cada celda.
Lo que acabamos de hacer es posible gracias a la utilización que hemos hechos,
aún sin saberlo, de las referencias relativas.
Fíjate cómo al copiar la fórmula, Excel ha sustituido las referencias de las celdas
incrementando el indicativo de fila de cada una de ellas.
Esta es la característica fundamental de las fórmulas establecidas con referencias
relativas; al ser copiadas a otra ubicación, las referencias se modifican de acuerdo con el
desplazamiento que ha sufrido la copia.
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Vamos a calcular ahora el Sueldo Total. Colócate en la celda F8 e introduce la si-
guiente expresión:
=B8+E8
Esta operación sumará el Sueldo Base más la Comisión del primer agente. Igual
que en el caso anterior, el resto de sueldos totales los calcularemos sumando cada suel-
do base con cada comisión. Si te fijas, otra vez tenemos la repetición de fórmulas con la
pequeña variación del número de fila. Por ello podemos usar de nuevo la herramienta de
arrastre de fórmulas, pero ahora vamos a ver un pequeño truco.
Selecciona la celda a copiar (F8), colócate en el cuadro de arrastre, pero, en vez de
arrastrar, haz un doble clic, el resultado deberá ser el mismo que el que conseguiríamos
arrastrando.
Por último calcularemos las celdas de la fila 19. En ella necesitamos la suma de los
valores de cada columna. Colócate en la celda B19.
En esta celda necesitamos la suma del rango de valores que se encuentran encima
de ella. Como es una operación muy habitual, Excel nos ofrece un botón en la barra de
herramientas estándar que nos ayuda: el botón Autosuma
Úsalo y verás que Excel te propone una expresión que coincide con la que nos in-
teresa; solo necesitamos aceptarla pulsando la tecla Intro o bien el botón introducir de la
barra de fórmulas.
En el resto de columnas podríamos repetir el mismo proceso pero no lo vamos a
hacer ya que en este ejercicio lo que nos interesa es practicar el uso de referencias rela-
tivas y la correspondiente copia de fórmulas.
Colócate en la celda B19 y utilizando el botón de arrastre, copia la fórmula al resto
de celdas de la fila 19. Observa que la suma de la celda D19 no tiene sentido; colócate
en esa celda y con la tecla Suprimir elimina ese valor.
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Antes de seguir, deberías guardar los cambios realizados. El ejercicio debería tener
un aspecto similar a este:
Aplicación de formatos a la hoja de cálculo
Ya hemos resuelto los cálculos que necesita este supuesto, ahora vamos a aplicar
algunos formatos.
No vamos a indicarte los pasos para ello, ya que todos los procesos necesarios han
sido descritos en el Ejercicio 1. Simplemente observa el resultado final del ejercicio y
actúa en consecuencia.
Terminado el formato, deberíamos volver a guardar el documento.
Impresión de la hoja de cálculo
Como proceso final, imprime el documento.
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Tema 8. Las referencias absolutas I
Cuando copiamos fórmulas, es necesario controlar las celdas que estamos copian-
do. Las referencias absolutas, son referencias que no varían al copiar la fórmula. Pode-
mos bloquear la fila, la columna o ambas. Por ejemplo:
$A$1 fila y columna bloqueadas (referencia absoluta).
$A1 columna bloqueada (referencia mixta).
A$1 fila bloqueada (referencia mixta).
Para asignar el símbolo del dólar a una referencia de celda, lo podemos hacer como
se explica a continuación:
Tecleando el signo directamente del teclado.
Pulsando la tecla de función F4. Dependiendo del número de pulsaciones
que realicemos el signo $ se sitúa en la referencia así:
Una pulsación = $A$1
Dos pulsaciones = A$1
Tres pulsaciones = $A1
Cuatro pulsaciones = A1
Para comprender el funcionamiento, crearemos un Libro que contenga fórmulas
con este tipo de referencias. El Libro que vamos a crear generará un presupuesto.
Abre un nuevo libro y en la celda A2 teclea: MODELO PARA GENERAR PRE-
SUPUESTOS.
Continúa introduciendo los valores que aparecen en la figura siguiente:
Las fórmulas que vamos a introducir son las siguientes:
Importe: =Cantidad * Precio
Descuento: =Total * Descuento reflejado en (B4)
Total: =Importe – Descuento de la columna E.
A continuación introduciremos la fórmula que calcula el Importe: teclea en la celda
D9 la siguiente fórmula:
=B9*C9
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Pulsa Intro y arrastra el controlador de relleno de la celda D9 hasta la celda D14.
Comprueba el resultado de la columna Importe.
La siguiente fórmula que asignaremos calculará el Descuento: en la celda E9 te-
clea:
=D9*B4
Pulsa Intro y arrastra el controlador de relleno de la celda E9 hasta la celda E14.
Observa que el resultado obtenido es erróneo.
Al arrastrar el controlador de relleno, la fórmula asignada en la celda E9 ha incre-
mentado en 1 la referencia de la fila. Para la referencia de la columna D, la operación de
incremento de fila es correcta, pero para la referencia de la columna B, el incremento no
se debe de dar. Para estos casos debemos utilizar las referencias absolutas y mixtas.
Haz clic en la celda E9 y pulsa la tecla de función F2 para editar la fórmula. Pulsa
dos veces la tecla de función F4 para insertar un $ entre la columna y la fila de la refe-
rencia B4.
Con esta operación hemos bloqueado el incremento de fila que se produce al arras-
trar el controlador de relleno. Pulsa Intro. Arrastra el controlador de relleno de la celda
E9 hasta la celda E14. Comprueba el resultado.
Guarda el libro con el nombre Presupuestos.
Para calcular los valores de la columna Total vamos a asignar una fórmula que re-
alice la diferencia del Importe menos el Descuento.
Haz clic en la celda F9. Introduce la fórmula =D9-E9. Pulsa Intro y arrastra el con-
trolador de relleno de la celda F9 hasta la celda F14. Comprueba los resultados.
Para completar el libro Presupuestos, vamos a asignar seis fórmulas que nos permi-
tirán calcular los Totales, IVA y Total con IVA.
Teclea Totales en la celda A16.
Sitúate en la celda D16. Haz clic en el botón Autosuma. Pulsa la tecla Intro. Arras-
tra el controlador de relleno de la celda D16 hasta la celda F16.
El siguiente paso nos permitirá calcular el IVA de la columna Total, en esta fórmu-
la volveremos a utilizar las referencias absolutas y relativas.
Teclea IVA en la celda A17. En la celda F17 teclea la siguiente fórmula:
=F16*$B$5
Pulsa Intro.
Para finalizar, vamos a calcular el Total con IVA en la celda F18.
Teclea Total con IVA en la celda A18. En la celda F18 escribe la fórmula:
=F16+F17
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Si has realizado correctamente todos los pasos de este ejercicio, el resultado ha de
ser el siguiente:
Dale formato, guarda y cierra el libro.
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Tema 9. Las referencias absolutas II
Planteamiento del supuesto
La empresa “Fitosanitarios el Carrascal” desea utilizar Excel para calcular los suel-
dos que debe pagar a sus empleados. Cada comercial realiza unas ventas, de las que va a
recibir una comisión, ésta sumada a su sueldo base, nos debe dar el sueldo total.
En el presente caso, todos los comerciales van a recibir la misma comisión y el
mismo sueldo base.
Evidentemente, lo que no vamos a hacer es repetir las cifras del sueldo base y del
porcentaje de descuento tantas veces como comerciales tengamos en la empresa. Estas
cifras las escribiremos una sola vez y en el cálculo intervendrán las referencias absolu-
tas que nos ocupen.
Resolución del supuesto. Fases de desarrollo.
1. Introducción de rótulos que nos permitan comprender el significado de los
números y organizar el supuesto.
2. Introducción de números, que son los datos que nos servirán de base a los cálcu-
los.
3. Introducción de fórmulas y funciones que nos solucionen los problemas plantea-
dos.
4. Formato e impresión de la hoja de cálculo.
Fijándote en la siguiente imagen, introduce los rótulos y cifras presentados en las
celdas correspondientes.
Recuerda que deberás aumentar el ancho de la columna A para que quepan los
nombres completos.
Este es un buen momento para guardar el ejercicio.
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Entrada de fórmulas
Como habrás podido comprobar, debemos calcular los valores correspondientes a
las columnas C y D, además de los totales de la fila 23.
Colócate en la celda C12 e introduce la siguiente expresión:
=B12*B8
Esta fórmula calcula correctamente lo que nosotros queremos.
De la misma manera que aprendimos en el ejercicio anterior (con el botón de auto-
rrelleno) copia la fórmula al resto de celdas de la columna C. Observa el resultado y no
te preocupes.
Como habrás podido comprobar, se producen una serie de resultados erróneos.
Vamos a estudiar lo que ha sucedido.
Como ya sabemos, si copiamos una fórmula que contiene referencias relativas,
ésta cambia, ya que las referencias se adaptan a la nueva posición que ocupa la fórmula.
Por ello, la fórmula original correcta, al ser copiada, se ha transformado en fórmulas
incorrectas.
=B12*B8
=B13*B9
=B14*B10
=B15*B11
=B16*B12
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Si observamos en la tabla anterior lo que ha sucedido, podemos comprobar que el
cambio que se ha producido a nivel de la primera referencia ha sido correcto, es decir,
cada vez el cálculo se produce con una celda de ventas diferente (B12, B13, B14…);
pero no así el producido respecto a la segunda referencia, en este caso, siempre se de-
bería calcular usando la celda B8. Por tanto, debemos buscar, una manera de decirle a
Excel que, al copiar la fórmula, una de las referencias cambie y la otra no. Aquí es don-
de aparece el nuevo concepto: las referencias absolutas.
Debemos escribir una celda usando una referencia relativa y la otra usando una re-
ferencia absoluta.
¿Y cómo se le indica a Excel que una referencia es absoluta y por lo tanto no debe
cambiar? Usando el signo del dólar ($) para fijar la parte de la referencia que queremos
fijar. Podemos fijar la letra que indica la columna, el número que indica la fila o ambos.
A4 Referencia relativa
$A$4 Referencia absoluta
$A4 Referencia mixta. Columna absoluta, fila relativa
A$4 Referencia mixta. Columna relativa. Fila absoluta
En nuestro caso, basta con fijar el número indicativo de la fila, ya que en la copia
que vamos a realizar no se va a producir un cambio en la referencia a la columna.
Borra el rango C12:C22
Colócate en la celda C12.
Introduce la siguiente expresión:
=B12*B$8
Arrastrando, copia la fórmula de la celda C12 al resto de celdas de la columna C.
Ahora verás que el resultado obtenido sí que es el que buscamos.
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Programa Formativo de Introducción a la Informática. Tema Excel. 42/42
De la misma manera, vamos a calcular el sueldo total.
Sucede algo parecido al caso anterior, debemos sumar una celda variable (la comi-
sión es diferente para cada comercial) y una celda fija (el sueldo base es igual para to-
dos). Colócate en la celda D12.
Introduce la siguiente expresión:
=C12+B$7
El resultado que obtendrás será similar a la siguiente imagen:
Por último, calcularemos los totales de la fila 23. Selecciona el rango B12:D23.
Pulsa el botón Autosuma. Guarda el ejercicio.
Aplicación de formato a la hoja de cálculo
Ya hemos resuelto los cálculos que necesitaba el supuesto, ahora vamos a aplicar
algunos formatos. Observa el resultado final del ejercicio y actúa en consecuencia. Ter-
minado el formato deberíamos volver a guardar el documento. Finalmente, queda im-
primir la hoja de cálculo.