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RENDICIÓN DE CUENTAS INFORME EJECUTIVO
COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES
2012
INFORME EJECUTIVO DE RENDICIÓN DE CUENTAS CGFM 2012 Página 2 de 42
ÍNDICE
I. AVANCES Y RESULTADOS EN EL CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE ACCIÓN
DE LA ENTIDAD.
1. Evaluación Plan de acción del IV Trimestre del 2011. 2. Evaluación del seguimiento al plan de acción del primer semestre del
2012.
II. INFORME DE AVANCE EN LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL ASOCIADA A LAS METAS PROPUESTAS Y SU IMPACTO FRENTE A LA CIUDADANÍA.
III. ACCIONES PARA EL FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL.
1. Plan de Mejoramiento Institucional 2. Estado de implementación del Modelo Estándar de Control Interno
“MECI” y acciones de mejora. 3. Evaluación de la implementación del Sistema de Gestión de la
Calidad - SGC. 4. Planta de personal de la entidad y número de contratistas.
IV. CLASIFICACIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS. 1. Avance en el mejoramiento de trámites institucionales 2. Acciones para garantizar la participación ciudadana en la gestión
institucional 3. Quejas y peticiones frecuentes 4. Quejas y peticiones frecuentes por áreas o servicios institucionales 5. Propuestas de mejoramiento 6. Derechos y servicios priorizados por grupos de interés 7. Problemas de servicio institucional identificados por grupos de
interés 8. Principales programas o servicios solicitado
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I. AVANCES Y RESULTADOS EN EL CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE ACCIÓN DE LA ENTIDAD.
1. Evaluación Plan de acción del IV Trimestre del 2011.
De acuerdo a la información suministrada por los procesos a través del software
“Suite Visión Empresarial”, el cual es usado como herramienta para el seguimiento
de la gestión, a continuación se presenta un informe sobre las principales
evidencias y resultados observados en el desarrollo de los Planes de Acción, para
lo cual se realizó un corte con fecha 31 de Diciembre de 2011 así:
Se tuvieron presentes las políticas de operación que se encuentran establecidas
en la Guía para la formulación y evaluación de los Planes de Acción en su
segunda versión, publicada en la Suite Visión y divulgada a cada uno de los 29
procesos del Comando General.
Para el IV trimestre del 2011
se reporta un avance
acumulado del 98% de
cumplimiento en relación
planeado/ejecutado, que
representa la gestión
realizada por los diferentes
procesos en el consolidado
del año.
A continuación se puede
observar que de los 90
Planes de Acción
formulados por los 29 procesos del sistema de Gestión Integrado (SGI), 87 planes
que corresponden al 97% del total de los planes, se encuentran en un rango de
cumplimiento EXCELENTE, mientras que 2 planes que corresponden a 2% están
en DEFICIENTE presentando retraso en la gestión y 1 plan en rango
ACEPTABLE. De acuerdo a lo anteriormente descrito, a continuación se muestra
una grafica en la cual se relaciona el avance en la gestión alcanzado por planes
de acción.
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Los planes que presentaron retraso se relacionan en la siguiente tabla:
Planes en Rango de Evaluación Deficiente
Nro. PROCESO PLAN DE ACCIÓN CON EVALUACIÓN
DEFICIENTE
% DE
AVANCE
1. Sanidad
militar
Implementación de un sistema de
inducción, re inducción y evaluación del
Talento Humano de la DGSM.
40 %
2. Venta de servicios 40 %
Planes en Rango de Evaluación Aceptable
Nro. PROCESO PLAN DE ACCIÓN CON EVALUACIÓN
ACEPTABLE
% DE
AVANCE
1. Sanidad
militar
Elaboración de estrategias para la
sostenibilidad financiera del SSFM 84 %
Para el cuarto trimestre del 2011 los procesos del Comando General de las
Fuerzas Militares presentaron una notable mejoría en la ejecución de los Planes
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de Acción en comparación con el porcentaje de avance de ejecución del tercer
trimestre de este mismo año, teniendo en cuenta que de nueve procesos que se
encontraban en el rango de evaluación DEFICIENTE (incumpliendo) en el tercer
trimestre, se disminuyó a cero procesos en rango deficiente en el trimestre actual.
En la tabla presentada a continuación se presenta una comparación de los niveles
de gestión del plan de Acción en el segundo, tercer, cuarto trimestre del 2011.
RANGO
EVALUACIÓ
N
II TRIMESTRE III TRIMESTRE IV TRIMESTRE
Número
de
Proceso
s
%
Cumpt
o
Número
de
Proceso
s
%
Cumpt
o
Número
de
Proceso
s
%
Cumpt
o
EXCELENTE 18 62% 26 90% 29 100%
ACEPTABLE 2 7% 2 7% 0 0%
DEFICIENTE 9 31% 1 3% 0 0%
Al analizar la información por procesos se observa que el total de los procesos
del Comando General, obtuvieron un rango de evaluación EXCELENTE, logrando
de esta forma un 98% de cumplimiento.
En el gráfico presentado a continuación, se presenta la gestión individual de los 29
procesos del Comando general del las Fuerzas Militares, permitiendo observar un
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comparativo entre el porcentaje de tareas planeadas a cumplir en el periodo Vs. la
gestión realizada para el cumplimiento de las mismas:
100 100 100 100
99
105
100
100
103
92
100 100 100 99
100 100
100
100 100
90
100 100 100 100 100 102
100
90
COMPARATIVO POR PROCESOSPLANEADO VS GESTIÓN ACUMULADO AL IV TRIMESTRE 2011
LOGRADO META
A cada uno de los procesos que componen el sistema de gestión integral del
Comando General de las fuerzas Militares, se les realizo una retroalimentación
individual, en la cual se establecieron los siguientes compromisos a cumplir, con el
fin de procurar una mejora continúa:
1. Efectuar una revisión de los aspectos relevantes observados por Planeación y
descritos en las asesorías y acompañamientos del IV Trimestre.
2. Formular el respectivo Plan de Mejoramiento y enviarlo al proceso de Gestión
Integral con Plazo 31 de Enero de 2012, en caso de haber presentado
incumplimiento o de ser necesario efectuar Acciones de Mejora, Preventivas
y/o Correctivas de acuerdo al resultado de la gestión, reportada por el proceso
en la Suite Visión Empresarial.
3. Recordar que el autocontrol y autogestión depende directamente del líder del
proceso y que las actividades del plan de acción deben ser ejecutadas por los
responsables e interiorizarlas en sus respectivos programas de trabajo.
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2. Evaluación del seguimiento al plan de acción del primer semestre del 2012.
Los planes de acción están compuestos por tareas que generan valor agregado al
proceso que las plantea y que además dinamizan el cumplimiento de los objetivos
que se deben cumplir. Las tareas que cada proceso planea realizar, están
programadas cronológicamente para desarrollarse en la vigencia del presente año
y el conjunto de las mismas evidencia la forma como se pretende lograr un
objetivo propuesto.
A continuación se presenta un informe sobre el resultado de los avances en los 33
planes de acción del CGFM, suscritos por los 27 procesos QUE EN EL AÑOO
2012 componen el Sistema de Gestión Integrado.
La información se consolidó con fecha de corte 30 de Junio de 2012.
RESULTADO GLOBAL CUMPLIMIENTO PLANES DE ACCIÓN CGFM
En el Gráfico No. 1 se refleja que el resultado obtenido en el cumplimiento de los planes de acción para el segundo trimestre de 2012 presentó un cumplimiento con referencia a lo programado para el corte del segundo trimestre de 104%, observándose un 4% por encima de lo planeado que corresponde a tareas que se encontraban programadas para desarrollar en fechas futuras al corte realizado, pero que sin embargo fueron desarrolladas antes de la fecha prevista.
Con referencia a la gestión realizada en el primer trimestre, se evidencia una notable mejora, representada en el cumplimiento del 100% de lo planeado, un 3% mayor al periodo anterior e inclusive un adelanto de tareas futuras del 4%.
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Gráfico No. 1
En la Gráfica No.2 se observa, representada con la curva azul la gestión planeada,
la cual es enfrentada con la curva roja que representa la gestión ejecutada en los
planes de acción de los 27 procesos del CGFM. En la misma gráfica se presenta
una curva verde que representa el porcentaje de cumplimiento comparando las
tareas planeadas versus los logros alcanzados.
COMPORTAMIENTO DE LOS PLANES DE ACCIÓN POR PROCESOS PARA
EL II TRIMESTRE - 2012
Gráfico No. 2
Es de resaltar que ningún proceso se encuentra por debajo del 70% de
cumplimiento en los planes de acción; por lo tanto y de acuerdo a la Guía para la
Formulación de Planes de Acción del CGFM, todos los procesos se encuentran
dentro del rango de la gestión aceptable para el CGFM y no requieren de la
formulación de un plan de mejoramiento, sin embargo deben realizar un análisis
de resultados e internamente trazar las acciones pertinentes para incrementar su
gestión para el siguiente trimestre.
En la Gráfica No.3, se muestran las conclusiones finales respecto al
comportamiento de los planes de acción del Comando General así:
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COMPORTAMIENTO GENERAL PLANES DE ACCIÓN II TRIMESTRE – 2012
0,00% 5,00% 10,00% 15,00% 20,00% 25,00% 30,00% 35,00% 40,00% 45,00% 50,00%
% AVANCE ACUMULADO I SEM-12
% PLANEADO I SEM-12
% EJECUTADO II TRIMESTRE -12
% PLANEADO II TRIMESTRE-12
49,09%
48,41%
30,73%
28,91%
Gráfico No. 3
Finalmente se destacan los procesos que en el primer y segundo trimestre han
presentado un cumplimiento del 100% en su gestión, que han sido oportunos y
efectivos en el registro del avance de sus tareas, estos son:
Gestión Integral Gestión Ambiental Comunicaciones Estratégico
Acción Integral Conjunta Operaciones Conjuntas Gestión Logística
Gestión Legal Financiera Contratación
Publicaciones Seguridad Militar Soporte técnico
Gestión Documental Incorporación Inspección y seguimiento
Asesoría y Acompañamiento Control Armas, Municiones y Explosivos
Asuntos Disciplinarios y Administrativos
Así mismo, se relacionan los procesos que en el segundo trimestre presentaron un
cumplimiento inferior al 90%, quedando en estado de alerta, aunque cabe anotar
que no requieren presentar un plan de mejoramiento, ya que de acuerdo a la guía,
solo lo deben hacer aquellos procesos que queden por debajo del 70% de
cumplimiento, estos son:
Gestión Estratégica Control Armas Municiones y Explosivos
Desarrollo Humano Conjunto Apoyo Logístico
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II. INFORME DE AVANCE EN LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL ASOCIADA A LAS METAS PROPUESTAS Y SU IMPACTO FRENTE A LA CIUDADANÍA.
III. ACCIONES PARA EL FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL 1. PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL
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Estado del plan de mejoramiento:
El informe final presentado por la Contraloría General de la República establece 23 Hallazgos,
de acuerdo a esto se remite a la contraloría el Plan de Mejoramiento Institucional y se
suscribe el 17 de agosto de 2011. A marzo del 2012 se da un avance de ejecución del 100%
del Plan de Mejoramiento Institucional.
No. Metas
Concertadas
No. Metas
Cumplidas al
100%
No. Metas
Pendientes o
en desarrollo
No. Metas
vencidas a
la fecha de
corte
%
cumplimiento
% de avance
48 48 0 0 100% 100%
2. ESTADO DE IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO “MECI” Y ACCIONES DE MEJORA.
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INFORME EJECUTIVO ANUAL - MODELO ESTANDAR DE CONTROL
INTERNO - MECI VIGENCIA 2011
Radicado No: 1481
Subsistema de Control Estratégico
Avances
Con relación a la evaluación del 2010, este subsistema se incremento en el 13%, al
evidenciar mejoramiento del componente “Ambiente de Control”. En términos
generales conviene destacar que el Sistema de Gestión Integrado (Modelo
Estándar de Control Interno -MECI, Calidad y Sistema de Desarrollo Administrativo-
SISTEDA), ha registrado avances en:
a) El “Código de Ética del Comportamiento Militar” contiene los principios y valores
institucionales, que es socializado por medio de las Ordenes Internas de Personal,
los programas de Inducción (meses de febrero y julio para el personal nombrado y
designado en comisión de servicios al Comando General) y Reinducción, la Guía de
Planeamiento Estratégico, las formaciones de personal, la Intranet y la Página WEB
www.fuerzasmilitares.mil.co
b) Con la Directiva Permanente 015 del 28 de enero del 2011, se impartieron y
cumplieron las normas e instrucciones relacionadas con la administración de
personal, la planeación y ejecución de las actividades de capacitación y bienestar
del personal de oficiales, suboficiales y civiles que laboran en las jefaturas,
direcciones, dependencias y unidades del Comando General FF.MM. De igual
forma se emitió la Directiva Permanente 067 de 09 de agosto de 2011 para el
fomento de la práctica del deporte para el personal Militar y Civil del Comando
General FF.MM., en desarrollo del derecho de todas personas a una formación
física adecuada.
c) Dada la facultad del Comandante General de las Fuerzas Militares para
determinar la composición y organización de los elementos integrantes del
Comando General de las Fuerzas Militares y de cada una de las fuerzas -Art. 29 del
Decreto 1512 de 2000-, se expidió la Disposición 014 del 17 de mayo del 2011,
mediante la cual se establecieron las Tablas de Organización y Equipo –TOE de las
dependencias y unidades del Comando General de las Fuerzas Militares, que fue
aprobada con la Resolución Ministerial No. 3410 del 11 de julio de 2011.
d) Con base en el Plan de Guerra “Bicentenario”, se formuló la Guía de
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Planeamiento 2011-2014 suscrita por el Señor Almirante Edgar Augusto Cely
Núñez, entonces Comandante General de las Fuerzas Militares, donde están
contenidos los principios, valores, objetivos estratégicos, líneas de acción
estratégica y criterios de evaluación que orientan y alinean el planeamiento anual
de las unidades y dependencias del Comando General de las Fuerzas Militares.
El objetivo estratégico No. 9 “Fortalecer la Gestión Logística y Administrativa a
través de los modelos integrales de gestión de las Fuerzas Militares” de la citada
guía, se establecieron dos Líneas de Acción Estratégica relacionadas con el
compromiso y respaldo en el ejercicio del control interno, a saber: 1. Sostenimiento
y mejora de los modelos de gestión (MECI, Calidad, Informática y Ambiental), y 2.
Protección de los recursos públicos asignados, a través de mecanismos que
promuevan la transparencia, la administración del riesgo y la rendición de cuentas.
e) Con las reuniones de análisis estratégico – RAE (metodología del Balanced
Socrecard), las revisiones por el Alto Mando (numeral 5.1 NTCGP 1000:2009), las
reuniones del Estado Mayor Conjunto, los Acuerdos de Comandantes y la labor
autónoma e independiente de la Inspección General de las Fuerzas Militares, se
efectúa la verificación y seguimiento a las políticas y objetivos estratégicos, tanto del
Plan de Guerra como de la Guía de Planeamiento Estratégico.
f) Las estadísticas de las investigaciones disciplinarias del personal militar
aperturadas en el Comando General de las Fuerzas Militares, disminuyeron
respecto del 2010 (de cinco pasaron a cuatro), sin embargo es pertinente aclarar
que la cifra es mínima si se tiene en cuenta que el Comandante General de las
Fuerzas Militares tiene las máximas atribuciones disciplinarias con la totalidad del
personal militar.
En lo que respecta al personal civil que integra la planta de personal del Comando
General de las Fuerzas Militares, la Oficina de Control Interno Disciplinario del
Ministerio de Defensa Nacional (competente para aperturar éstas investigaciones),
reportó que para el 2011 se iniciaron tres investigaciones, una menos que las
iniciadas en el 2010.
g) El índice de transparencia - ITC para el periodo 2008-2009 registró una
disminución favorable del 0.2%, sin embargo, para el periodo 2010-2011 y de
acuerdo con la información suministrada por la organización Transparencia por
Colombia, no se efectuaron evaluaciones, las cuales se prevén para la vigencia
2012.
h) Con la activación de los módulos de Balanced Scorecard - Planes y de Riesgos
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en la Suite Visión Empresarial, los procesos mejoraron los mecanismos de control
sobre el planeamiento, ejecución y verificación de las metas y tareas que hacen
parte de los Planes de Acción Anual y de los Planes de Mitigación del Riesgo,
además de ofrecer información sobre el comportamiento de los indicadores de
eficacia y eficiencia.
i) La Sección Financiera del Comando General FF.MM., ejerce el control periódico
de la ejecución presupuestal por rubros presupuestales, donde se toman decisiones
sobre la redistribución o traslado de los saldos de apropiación, para optimizar el uso
de los recursos. En el 2011 la ejecución presupuestal fue del 98,2% en los gastos
de funcionamiento y del 97% en inversión, los porcentajes restantes corresponden a
reintegros por diferencial cambiario, principalmente, y por las adiciones
presupuestales que se distribuyeron en reserva presupuestal y para cubrir déficits
de gastos de nómina en las fuerzas.
j) La actividad contractual observó los lineamientos emitidos desde el Ministerio de
Defensa Nacional con la Directiva Permanente No. 11 del 28 de enero del 2011, los
cuales permitieron la mayor participación de los entes de control para hacer el
acompañamiento; la publicidad de los actos administrativos que no se constituyan
en reserva; la publicación en el sitio web de una base de datos de contratistas de
obra pública y la implementación de mecanismos de control para utilizar la
modalidad de contratación directa reservada del sector defensa, previo concepto del
Ministerio de Defensa Nacional. Además se fortaleció la capacitación a los usuarios
del correo electrónico en temas relacionados con las funciones de la supervisión a
través de tips informativos y se cumplieron actividades para utilizar el Sistema
Electrónico de Contratación Pública – SECOP.
k) El Mapa de Procesos fue ajustado teniendo en cuenta las oportunidades de
mejora (Radicado No. 20111220017613 del 27 de enero de 11), donde se requirió
cumplir con las Líneas de Acción Estratégica de Disciplina y Educación dispuestas
en la Política Integral de DD.HH y DIH del Ministerio de Defensa Nacional, para que
el proceso de Inspección y Seguimiento – PROINSE asumiera la línea de disciplina
y el proceso de Educación y Doctrina la línea de Educación y evitar que la
Inspección General de las Fuerzas Militares incurriera en el potencial riesgo de ser
juez y parte, al direccionar la temática de DD.HH y DIH que posteriormente debía
evaluar. Como resultado fueron distribuidos los procedimientos entre los dos
procesos en mención y se suprimió el proceso de Derechos Humanos y Derecho
Internacional Humanitario, al igual que el proceso de Operaciones Especiales
Conjuntas, pasando de 29 a 27 procesos.
l) A 31 de diciembre del 2011, se ejecutó al 98% el Plan de Acción 2011 del
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Comando General de las Fuerzas Militares, que se conformó con 90 planes de
acción formulados por todos los procesos, el 2% faltante correspondió a planes de
acción de la Dirección General de Sanidad Militar que no alcanzaron su total
ejecución, al quedar pendientes tareas relacionadas con la elaboración de
estrategias de financiamiento del Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares y la
implementación de un Sistema de Inducción y Reinducción.
m) De acuerdo con los resultados del Informe de Auditoría Gubernamental que
practicó la Contraloría General de la República a 31 de diciembre del 2010, sobre
los estados contables, el balance general y la actividad financiera, económica y
social de la unidad ejecutora del Comando General de las Fuerzas Militares, se
emitió un concepto de razonabilidad con observaciones, con una calificación de
0.03 que indica que el control interno contable es eficiente, y el fenecimiento de la
cuenta fiscal. De los 23 hallazgos informados, 1 tiene posible alcance fiscal, 1 con
indagación preliminar, y ninguno con incidencia disciplinaria y/o penal.
Dificultades
Ambiente de Control – Elemento Desarrollo del Talento Humano
El elemento que obtuvo menor porcentaje dentro del Subsistema de Control
Estratégico es el de “Desarrollo de Talento Humano” con el 86.8%, aunque el
proceso de Administración de Personal formuló y socializó la “Guia para la
formulación y seguimiento del Plan de Mejoramiento Individual CGFM-PROADMPE-
D96.7”, su aplicación no se ha generalizado entre los funcionarios que tienen
responsabilidad de mando y por ende la evaluación del desempeño de los
subalternos.
Subsistema de Control de Gestión
Avances
a) En el mes de diciembre de 2011 se venció la vigencia de la certificación obtenida
en el 2008 sobre el Sistema de Gestión de Calidad bajo las normas ISO 9001:2004
y la NTCGP 1000:2005, para lo cual, fue necesario contratar la auditoría externa de
recertificación y que el 100% de los procesos fueran nuevamente evaluados, cuyos
resultados fue tener nuevamente el reconocimiento por el ente certificador
acreditado en Colombia, con la obtención de la certificación del sistema en las
versiones vigentes de las normas (ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009), sin que se
declarara ninguna No Conformidad por parte de la firma SGS de Colombia.
INFORME EJECUTIVO DE RENDICIÓN DE CUENTAS CGFM 2012 Página 16 de 42
Es importante precisar que para la Escuela Superior de Guerra fue necesario
implementar un Sistema de Gestión Calidad interdependiente con el Comando
General de las Fuerzas Militares, dado el alcance sobre la prestación de servicios
de educación, en consecuencia, también fue sujeto de una auditoría externa por
parte de ente certificador - SGS de Colombia, obteniendo la recertificación con la
declaración de cuatro No Conformidades Menores, las cuales son tratadas a través
del respectivo Plan de Mejoramiento por Procesos.
b) El Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – TIC, a
través del Programa de Gobierno en Línea - GEL, entregó una placa de
reconocimiento al Comando General de las Fuerzas Militares por su compromiso
con el cumplimiento al 100% de los criterios impuestos en los manuales de
implementación (versiones 1 y 2) a través de las fases ejecutadas (información,
interacción, transacción, transformación y democracia) en el periodo 2008-2011.
c) La activación del Comité de Renovación Estratégica e Innovación – CREI por
parte del Ministerio de Defensa Nacional con la participación del Comando General
de las Fuerzas Militares, es un espacio de reflexión y análisis de diferentes
temáticas importantes y transversales para el sector defensa, dentro de las cuales
está la Comunicación Estratégica como un factor crítico de éxito, que permitió la
formulación de acciones conjuntas para crear el Sistema Integral e Integrado de
Comunicación Estratégica para el sector.
d) En el componente “Comunicación Pública” se emitió direccionamiento para la
implementación y uso de los buzones de sugerencias como un canal de
comunicación ascendente entre los miembros de la Institución y el alto mando; la
reglamentación y uso de las carteleras generales y administrativas, como un medio
de comunicación efectivo para difundir las políticas, mantener informado a todo el
personal del Comando General de las Fuerzas Militares, fortalecer el sentido de
pertenencia, la identidad institucional y mejorar el clima organizacional (Directiva
Permanente No. 2011274000532 del 05 de abril de 2011 y Directiva Permanente
No. 20112740005123).
De igual forma se tienen diferentes medios de comunicación pública como son el
Noticiero Insignia (canal institucional), el periódico “Las Fuerzas”, el sitio web
www.fuerzasmilitares.mil.co, los boletines para los agregados militares, links de
opinión, intranet, uso de las emisoras de las fuerzas, entre otros.
e) Del componente “Información” las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias
PQRS que llegan al Comando General de las Fuerzas Militares provienen de la
Presidencia de la República, Acción Social de la Presidencia de la Presidencia de la
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República, el Ministerio de Defensa Nacional y las instauradas por el ciudadano a
través de la página web o de medios escritos, sobre temáticas relacionadas con el
orden público, seguridad ciudadana (que en su mayoría se redireccionan por
competencia a los Comandos de Fuerzas -Ejército Nacional, Armada Nacional y
Fuerza Aérea Colombiana- y a la Policía Nacional), y principalmente por los trámites
para la autorización y uso de armas, municiones y explosivos.
En el proceso de control comercio de armas, municiones y explosivos las PQRS
recepcionadas están distribuidas así: el 97% son peticiones de solicitud de
información sobre revalidación de permiso y cesión de armas, el 0.4% son quejas
por deficiencia en la atención y demora en los trámites y el 2.3% son tutelas por la
decisión de negar permisos ante el incumplimiento de requisitos y dada la potestad
discrecional otorgada por la norma (Decreto 2535/93) al Jefe del Departamento
Control Comercios de Armas, Municiones y Explosivos. Al comparar las vigencias
2010 y 2011, se registró un incremento del 18% en los mecanismos de participación
ciudadana dispuestos (PQRS, tutelas y desacatos), sin embargo es importante
dimensionar que los trámites de autorización para el uso de un arma y/o explosivos
tiene la finalidad de controlar que su comercialización sea legal, sin pretender hacer
extensivo al ciudadano el acceso a las armas, municiones y explosivos, de ahí que
se instauren varias PQRS.
En el 2011 y de manera formal se aplicó una encuesta de satisfacción e
insastisfacción del ciudadano con un 98% de satisfacción, el 2% de insatisfacción
corresponde en su orden a demora en la atención por ventanilla, desinformación,
mala atención y alto costo del trámite.
f) El índice de favorabilidad e imagen positiva en las Fuerzas Militares, alcanzó en el
2011 un alto porcentaje con un acumulado del 84.3% según los resultados de las
encuestas de opinión aplicadas por Gallup. En el mes de noviembre de 2011 (última
encuesta aplicada), las Fuerzas Militares obtuvieron el 83%, por encima de los
medios de comunicación, la Procuraduría General de la Nación y la Fiscalía General
de la Nación.
g) El Manual de Operación del MECI está operacionalizado en la Suite Visión
Empresarial, como una herramienta que sirve de repositorio de los formatos, guías,
procedimientos y demás documentos que soportan el Sistema der Gestión
Integrado del Comando General de las Fuerzas Militares y es de consulta por todos
los usuarios registrados en la intranet.
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Dificultades
Información – Elemento: Información Primaria
De acuerdo con las recomendaciones del Comité de Trabajo de Gobierno en Línea
del Comando General de las Fuerzas Militares y de la reunión de Revisión por el
Alto Mando del mes de noviembre del 2011, se consideró la necesidad de activar la
Oficina de Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes - PQRS, a cargo del proceso
de Comunicaciones Estratégicas (actividades que se estaban realizando de manera
dispersa entre la Ayudantía General, el Departamento Control Comercio de Armas,
Municiones y Explosivos y las dependencias que tenían conocimiento de alguna
PQRS), para concentrar la responsabilidad de administrar la temática.
Subsistema de Control de Evaluación
Avances
a) Las iniciativas emprendidas en el 2010 sobre el autocontrol, autogestión y
autoevaluación, se formalizaron en el 2011 a través de las políticas de operación y
la formulación de la Guía para la realización de la autoevaluación – autocontrol por
procesos CGFM-PROGEINT-D-96.2, la cual se ha aplicado trimestralmente por los
lideres de proceso en un trabajo autónomo y participativo con los integrantes del
proceso, donde se analiza toda la información relacionada con su desempeño
(ejecución plan de acción, estado de las acciones correctivas, preventivas y/o de
mejora formalizadas en los Planes de Mejoramiento por Procesos, estado de los
indicadores de gestión, cumplimiento de los Planes de Mitigación del Riesgo, entre
otros), y se formulan planes de mejoramiento.
b) Las encuestas de autoevaluación suministradas por el Departamento
Administrativo de la Función Pública son socializadas y aplicadas a través del
Comité Operativo del Sistema de Gestión Integrado del Comando General (activado
mediante la Orden Interna 006 del 11-FEB-11, con la representación de todos los
procesos), cuyos resultados se analizan como insumo para la elaboración del
Informe Ejecutivo Anual de Control Interno y para determinar acciones de mejora.
c) En la Inspección General de las Fuerzas Militares como el máximo ente de
control interno se lideran los procedimientos relacionados con las Inspecciones
dentro del marco de la Ley 87/93 y las auditorías internas de calidad - Ley 872/03,
para garantizar la complementariedad de los dos sistemas (Sistema de Control
Interno y Sistema de Gestión de Calidad) y observando que la finalidad de cada uno
es distinta e independiente.
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d) El procedimiento obligatorio de la Auditoría Interna de Calidad se ejecutó en 42
Auditorias In situ sobre los procesos de primer y segundo nivel del Sistema de
Gestión Integrado –SGI del Comando General, que representó el 98% de
cumplimiento de los planes de auditorías, el 2% restante correspondió a la auditoria
programada al proceso de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario
que fue suprimido del Mapa de Procesos. Como resultado de la auditoría interna
2011, se declararon 113 No Conformidades respecto de la NTCGP 1000:2009 y del
Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005.
Dificultades
a) Las principales debilidades sobre la conformidad de los numerales de la Norma
Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, se presentaron en:
1. la documentación del sistema respecto del control de documentos; 2. la
aplicación del procedimiento obligatorio para el Diseño y Desarrollo de Directrices
CGFM-PROGEINT-D-94.20 por parte de los procesos misionales cuando proceden
a realizar el direccionamiento estratégico a través de la formulación de directivas
(permanentes y/o transitorias), planes, programas, proyectos, guías, políticas,
ocasionado por vacios en la comprensión del procedimiento como un documento
complementario al Manual de Estado Mayor, especialmente en lo relacionado con
las etapas de revisión, verificación y validación; 3. la aplicación de métodos para
demostrar la capacidad del proceso para cumplir los resultados planificados y tomar
las acciones preventivas, correctivas y/o de mejora, a que hubiere lugar.
b) Por los tres Subsistemas del Modelo Estándar de Control Interno MECI
1000:2005, se evidenció que:
- El Subsistema de Control Estratégico el elemento “Desarrollo del Talento Humano”
se vio reflejado en las evidentes limitaciones de la planta de personal respecto de
las Tablas de Organización y Equipo y la pérdida de recursos invertidos en
capacitación dada la alta rotación de personal uniformado bajo las políticas de
administración del talento humano que tienen las fuerzas.
- El mayor número de No Conformidades fueron declaradas para el Subsistema de
Control de Gestión, en el elemento “Controles”, teniendo en cuenta que a nivel de
procedimientos algunas actividades no son controladas, en otros hay excesivos
controles que no garantizan la eficacia de la actividad, o porque a pesar de tener
buenos controles, no se aplican con la frecuencia necesaria.
- Y en el Subsistema de Control de la Evaluación, la mayor participación la obtuvo el
elemento “Planes de Mejoramiento por Procesos”, porque algunas iniciativas
INFORME EJECUTIVO DE RENDICIÓN DE CUENTAS CGFM 2012 Página 20 de 42
ejecutadas por el autoevaluación, los resultados de producto y/o servicio no
conforme, por resultados de encuestas o de peticiones, quejas y reclamos no están
documentadas en los respectivos Planes de Mejoramiento que garanticen el
tratamiento de las acciones correctivas y/o preventivas y el control sobre su
trazabilidad.
c) Como se había indicado en el subsistema de control estratégico al referenciar el
elemento “Desarrollo del Talento Humano”, en éste subsistema el elemento de
“Plan de Mejoramiento Individual” calificó con el 85%, siendo el porcentaje más
bajo, dado que la metodología para la formulación y seguimiento de dichos planes
esta en implementación y no todos los jefes de dependencia la aplican como parte
de la evaluación del desempeño del personal subalterno.
Estado general del Sistema de Control Interno
El puntaje sobre el Sistema de Control Interno bajo el Modelo Estándar de Control
Interno– MECI registró un comportamiento positivo en el 2011, a incrementar en un
3,81% el porcentaje alcanzado en el 2010, ubicando al Comando General de las
Fuerzas Militares en el rango 90 – 100% que indica que la información suministrada
sobre el MECI tiene un desarrollo óptimo
Con relación al puntaje de calidad se obtuvo el 84,8%, cuyo rango permite
conceptuar que se observa la conformidad de la Norma Técnica de Calidad para la
Gestión Pública NTCGP 1000:2009 y que las acciones de mejora y sostenibilidad
del Sistema de Gestión Integrado permiten orientar acertamente hacia un nivel de
madurez que responda a las expectativas y necesidades de nuestro clientes.
Recomendaciones
De manera prioritaria, se deben emprender las acciones correctivas dentro del
Sistema de Gestión Integrado del Comando General de las Fuerzas Militares, a
través de los Planes de Mejoramiento por Procesos que presenten los directos
responsables, con base en las siguientes recomendaciones:
1. Sección de Personal – Procesos de Incorporación (PROINCP) y Administración
de Personal (PROADMPE)
• Revisar la composición de la actual planta de personal, el porcentaje de
vinculación bajo la modalidad de contratación de prestación de servicios y las
necesidades reales del Comando General de las Fuerzas Militares para presentar
INFORME EJECUTIVO DE RENDICIÓN DE CUENTAS CGFM 2012 Página 21 de 42
un proyecto de modificación que permita ampliar el número de empleos
preponderando los niveles profesional y técnico.
• Aplicar mecanismos de control interno eficaces para lograr la aplicación de la Guía
para el diligenciamiento y seguimiento del Plan de Mejoramiento Individual CGFM-
PROADMPE-D-96.7 por todas las autoridades que tengan competencia sobre la
evaluación del desempeño, analizar los resultados y tomar decisiones para la
reubicación de personal, mejoramiento de competencias y/o la solicitud de las
acciones jurídicas a que hubiere lugar.
• Conocer y establecer acciones concretas para observar las normas para suprimir
o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la
Administración Pública, definidas en el Decreto 019/12, en todo lo relacionado con
la administración de personal.
• Ejecutar actividades relacionadas con la reinducción y la medición del clima
organizacional, teniendo en cuenta que los últimos informes se efectuaron en el
2009.
2. Oficina de Comunicaciones Estratégicas – Proceso Comunicaciones Estratégicas
PROCOMES
• Estructurar formalmente la Oficina de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias
– PQRS del Comando General FF.MM para concentrar las funciones de recepción,
trámite, trazabilidad de respuesta, control de satisfacción del peticionario y/o
quejoso, información estadística y análisis de datos.
Diligenciado por: VALM. JAIRO JAVIER PEÑA GOMEZ Fecha: 27/02/2012 04:00:45 p.m.
Revisado por: GR. ALEJANDRO NAVAS RAMOS Fecha: 27/02/2012 04:02:49 p.m.
Aprobado por: GR. ALEJANDRO NAVAS RAMOS Fecha: 28/02/2012 09:12:26 a.m.
INFORME EJECUTIVO DE RENDICIÓN DE CUENTAS CGFM 2012 Página 22 de 42
3. EVALUACIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD - SGC.
Las principales actividades adelantadas en procura de la sostenibilidad y mejora
del Sistema de Gestión Integrado del Comando General de las Fuerzas Militares,
se resumen a continuación:
Revisión y ajustes de la plataforma estratégica de los procesos y de la
documentación en general.
Durante los meses de octubre-noviembre-diciembre de 2011, los procesos del CGFM por autocontrol, realizaron revisión y actualización de documentos y registros internos del Sistema de Gestión Integrado, de igual manera lo hiso el proceso de gestión Integral con los documentos obligatorios de manejo general, los cuales posteriormente fueron ubicados para conocimiento y aplicación de los mismos en el software de administración de la gestión “Suite Visión Empresarial”.
Coordinación de las actividades para la recertificación del Sistema de
Gestión Integrado
El proceso de Gestión Integral, con fecha 31 de octubre de 2011, dio a conocer la Directiva transitoria No 111/2011 que tenía como finalidad la de “Asignar responsabilidades a las Jefaturas y Dependencias del Comando General de las Fuerzas Militares, en relación con las actividades necesarias para el desarrollo de la auditoría externa a desarrollarse entre los días 21 al 25 de noviembre de 2011 dentro del proceso de recertificación del Sistema de Gestión Integrado - SGI (Sistema de Gestión Calidad - NTCGP 1000:2009, Modelo Estándar de Control Interno - MECI 1000:2005, Sistema de Desarrollo Administrativo - SISTEDA)”, su aplicabilidad va desde el.
Coordinación de la Revisión estratégica por el Alto Mando.
El 18 de Noviembre de 2011, en la “Sala de Crisis” del Comando General, se realizó la Revisión de la Alta Dirección (Revisión por el Alto Mando), presidiéndola el señor Mayor General, Jefe de Estado Mayor Conjunto; en dicha reunión se tomaron decisiones importantes y estratégicas para la mejora Sistema Gestión Integrado del Comando General y se cumplió con un requisito fundamental para la recertificación.
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Verificación del procedimiento diseño y desarrollo para emisión de nuevas
directrices.
En la primera semana del mes de octubre, se diseño y puso en práctica procedimiento de diseño y desarrollo de directrices para las nuevas políticas, con dos registros anexos que son: “el registro de planificación del diseño” y “validación del diseño”.
Determinación de las competencias y las responsabilidades de los
funcionarios integrantes de las áreas de planeación e investigación.
Se investigaron varias competencias y perfiles para los funcionarios que deben integrar las secciones de Planeación e Investigación del Comando General, estas capacidades se definieron en un anexo técnico, el cual fue comunicado a los integrantes del “Comité Operativo del Sistema de Gestión Integrado”, creándose secciones de planeación en las siguientes dependencias: Inspección General, Asuntos Disciplinarios, Dirección Nacional de GAULAS, Inteligencia y Contrainteligencia, Acción Integral, Jefatura de Educación y Doctrina Conjunta, Control Comunicaciones y Sistemas, Departamento Control Comercio de Armas, Municiones y Explosivos.
Fortalecimiento de los mecanismos de autocontrol en los procesos del
Sistema de Gestión Integrado.
En la segunda semana del mes de octubre de 2011, el proceso de Gestión Integral envió a todos los procesos del Sistema de Gestión Integrado la retroalimentación de la actividad de autoevaluación, la cual fue realizada por los procesos del Comando General con base en las en la guías establecidas y las instrucciones dadas y encaminadas a la mejora contínua.
Medición de la Satisfacción del Cliente (Externo)
Con base en la medición de percepción del cliente del Comando General que se
realizo en la vigencia 2010, bajo la metodología de grupos focales, para la
vigencia 2011 se cambió la metodología de los grupos focales por la de
“encuesta”. Por lo cual se diseño una encuesta con la cual se pretende conocer la
percepción que tienen los señores Jefes de Jefaturas de los Comandos de Fuerza
acerca de la misión de Direccionamiento Estratégico que cumple el Comando
General.
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Con esta actividad además de dar cumplimiento a uno de los requisitos de la
NTCGP1000 (8.2.1.), se esperaba poder identificar aspectos que mejoren el
Sistema de Gestión Integrado del Comando General, es decir, su gestión.
Las encuestas diligenciadas fueron tabuladas, y los resultados se presentaron en
reunión de Estado Mayor. Las instrucciones dictadas en dicha reunión fueron que
cada proceso del Comando General verificara y analizara los resultados, y si es el
caso, definiera acciones a tomar para tratar los aspectos débiles presentados o
potenciar los aspectos positivos.
Auditoria de Recertificación Comando General.
En la primera semana del mes noviembre de 2011, la firma SGS Colombia envió el “Plan de Auditoria de Recertificación”, este plan fue dado a conocer en reunión de Estado Mayor a los señores Líderes de Proceso y/o Jefes de Jefaturas. El “Plan de Auditoria de Recertificación” tuvo dos ajustes debido a las agendas de los líderes de proceso, sin embargo todos los procesos del Comando General fueron auditados en su totalidad.
Mediante comunicado oficial en la segunda semana del mes de diciembre, la
firma Certificadora SGS Colombia envió el informe de la auditoria de
recertificación al Comando General, en el cual hace referencias al cierre de la
No Conformidad de la vigencia 2010 que hace referencia a las novedades del
numeral 6.2.2; dejando anotaciones positivas y observaciones a algunos de los
procesos del Comando General, pero sin ninguna no conformidad para la
vigencia 2011 en el Sistema de Gestión Integrado.
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4. PLANTA DE PERSONAL CIVIL DEL COMANDO GENERAL DE LAS FUERZAS MILITARES 268 Y NÚMERO DE CONTRATISTAS 60
Debido a la falta de personal que desempeñe labores especiales dentro de
la Unidad se hace necesario realizar Contratación por Prestación de
Servicios, por lo tanto dentro de la Institución se tiene un 81,7% de
Personal de Planta representado por 268 civiles; frente a un 18,3% de
Personal por Contrato de Prestación de Servicios representado por 60
contratados.
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IV. CLASIFICACIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS.
1. AVANCE EN EL MEJORAMIENTO DE TRÁMITES INSTITUCIONALES
Gracias al nuevo diseño de la página del Comando General a través del link
Quejas y Reclamos se ha permitido que más ciudadanos tengan la
oportunidad de participar y comentar los detalles a mejorar.
2. ACCIONES PARA GARANTIZAR LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA EN
LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
Con el fin de brindar una mejor y oportuna atención al ciudadano,
actualmente el Comando General de las Fuerzas Militares adelanta la
implementación formal de la Oficina de atención y orientación ciudadana en
instalaciones de fácil acceso al ciudadano. Con ello se busca fortalecer el
trabajo realizado por la oficina de Comunicaciones Estratégicas para
establecer un canal de comunicación más ágil en la recepción de las PQRS
allegadas al Comando General de las Fuerzas Militares.
3. QUEJAS Y PETICIONES FRECUENTES
Durante el segundo semestre de 2012 el Comando General de las Fuerzas
Militares ha recepcionado 3044 peticiones relacionadas en su mayoría con
aspectos de seguridad ciudadana y territorial las cuales han sido tramitadas
oportunamente a las autoridades pertinentes para brindar la respuesta a los
peticionarios.
Se recibieron 1013 peticiones relacionadas con aspectos administrativos
y de manejo de armas las cuales se han resuelto a través de la Dirección de
Control Comercio de Armas y Municiones.
4. QUEJAS Y PETICIONES FRECUENTES POR ÁREAS O SERVICIOS
INSTITUCIONALES
A continuación se relacionan las PQRS más frecuentes:
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CLASIFICACIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS- DCCA
01-Ago-
31Dic 2011 01-Ene-31-Jul-12 TOTAL
Quejas y peticiones frecuentes por áreas servicios
institucionales
Tutelas 29 77 106
Solicitudes varias 820 1155 1975
Quejas 5 9 14
Derechos de petición 552 655 1207
Desacato 3 3 6
Peticiones de interés general (ADMINISTRATIVO)
Citas 64 90 154
Información Arma (compra, devolución de
arma, novedades) 198 280 478
Revalidación 166 233 399
Cesión 156 219 375
Descargo 135 191 326
TOTAL 1013
ESDEGUE 8 10 18
CGFM 67 122 189
Total 2203 3044 5247
Cantidad de usuarios y ciudadanos inconformes
por servicio o proceso de la entidad 5 8 13
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5. PROPUESTAS DE MEJORAMIENTO
1. El Comando General inició el proceso de implementación de la oficina
de Atención y Orientación Ciudadana, con ventanilla al usuario,
infraestructura y dotación necesaria para brindar una excelente atención
a los ciudadanos. Se espera implementar una línea gratuita nacional
018000. Se cuenta con la línea directa (2224697) para facilitar la
atención a los usuarios, en la dirección (Dirección: Calle 44 No. 59-36 -
Barrio Esmeralda- Bogotá). correos electrónicos:
[email protected], [email protected].
2. Se presento el proyecto de Ley, el ajuste al artículo 45 del Dec. 2535/93,
respecto a los casos en los que procede el trámite de cesión y
actualización de los registros de armas de fuego y permisos vencidos,
artículos 93 y 97 del Decreto 0019 del 10 de enero de 2012.
3. Mejora en la atención que prestan los funcionarios en las ventanillas,
mediante capacitaciones permanentes de servicio al ciudadano, este
ítem ha sido evaluado por los usuarios como excelente del 95% en las
encuestas realizadas.
6. DERECHOS Y SERVICIOS PRIORIZADOS POR GRUPOS DE INTERÉS
Los temas o quejas llegados a esta dependencia son todos de prioridad por
tal motivo no se excluye ninguno.
7. PROBLEMAS DE SERVICIO INSTITUCIONAL IDENTIFICADOS POR
GRUPOS DE INTERÉS
Hasta el momento no hay problemas identificados por el ciudadano.
8. PRINCIPALES PROGRAMAS O SERVICIOS SOLICITADOS
Los temas de interés ciudadano son de seguridad y manejo de armas el
cual es de resorte de la oficina (DCCA) Dirección de Control Comercio de
Armas y Municiones.
