RENDICIÓN DE CUENTAS...rendiciÓn de cuentas agn – vigencia 2015 presentaciÓn ... 31 de diciem bre de 2014 pasivo periodo actual 31 de diciem bre de 2015 p eriodo anterior 31 de

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2015

RENDICIÓN DE CUENTAS

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

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RENDICIÓN DE CUENTAS AGN – VIGENCIA 2015

PRESENTACIÓN De conformidad con lo establecido en la Constitución Nacional de la República de Colombia y La Ley de Participación Ciudadana, el proceso de rendición de cuentas propicia los espacios para socializar y retroalimentar una relación de doble vía entre la Administración y la ciudadanía, el cual permite incentivar el buen desempeño y comportamiento de las entidades y sus equipos de trabajo. En cumplimiento de lo anterior, el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado - AGN, como entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos - SNA, de regir la política archivística en nuestro País y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental que conserva, en concordancia con su Plan Estratégico “Hacia un programa de gestión documental electrónico 2015-2018” y el Plan Nacional de Desarrollo “Todos por un nuevo País”, pone a consideración de la ciudadanía los resultados obtenidos en la Gestión Institucional durante la vigencia 2015.

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DESPLIEGUE ESTRATÉGICO

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PLATAFORMA ESTRATÉGICA El AGN tiene como OBJETIVO PRINCIPAL la formulación, coordinación, control y seguimiento de la Política Nacional de Archivos y Gestión Documental con el fin de garantizar el acceso a la información, contribuir a salvaguardar los derechos de los ciudadanos y apoyar el desarrollo de políticas que mejoren la eficiencia en los trámites de la administración pública a través de la gestión documental articulada con el uso de la Tecnología.

MISION

VISION

ORGANIGRAMA

El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado es un establecimiento público del orden nacional encargado de formular, orientar y controlar la política archivística, coordinar el Sistema Nacional de Archivos, recuperar, conservar y difundir el acervo documental patrimonial del país y el que custodia; y servir a la comunidad fortaleciendo los principios, derechos y deberes constitucionales.

En el 2019 El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado habrá logrado ampliar la disponibilidad y acceso de los ciudadanos y entidades del Estado a los archivos públicos y patrimoniales de la nación, asegurando el cumplimiento de las políticas gubernamentales en el ámbito de archivos articulado al uso eficaz de medios tecnológicos y contribuyendo a los fines esenciales del Estado, a partir del uso masivo de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

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MAPA DE PROCESOS

Para el cumplimiento de los conceptos estratégicos y su promesa de valor hacia las partes interesadas, el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado – AGN tiene definidos 14 procesos: Alineado con el cumplimiento de su Objetivo Principal y a las metas del Plan estratégico del cuatrienio 2015-2018, la Entidad cuenta con cuatro (4) ejes estratégicos con sus objetivos específicos y que se desarrollan mediante la ejecución de siete (7) Proyectos de Inversión inscritos ante el Departamento Nacional de Planeación (DNP).

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EJES ESTRATEGICOS / OBJETIVOS POR EJE / PROYECTOS

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PRESUPUESTO

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PRESUPUESTO 2015 El presupuesto es el que permite mostrar la dinámica de nuestra gestión, para los años 2014 y 2015 fue de $ 19.311 y $ 29,663 millones los cuales logramos ejecutar en un 95 % y 99%, respectivamente. En las siguientes imágenes podemos ver cómo fue la distribución de los recursos.

Comparado contra la apropiación presupuestal definitiva para el año 2014 el AGN obtuvo la aprobación de recursos adicionales para Inversión (Crecimiento) del 53,6% y redujo su apropiación para funcionamiento en -7,6% y aumentamos la eficiencia en ejecución de recursos en un 4% La composición de recursos del presupuesto es dado por Nación en un 50,42% y propios 49,58% para el año 2014, para la vigencia 2015 fue del 56,05% de Nación y 43,95% en propios; el siguiente es un detalle del presupuesto y su ejecución por rubro.

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NACION $9.739 $9.736 $9.110 94% $19.894 $16.627 $14.172 85% 70,8% 55,6%

PROPIOS - VENTA DE SERVICIOS (20) $5.448 $5.448 $5.177 95% $9.689 $8.911 $8.911 100% 63,6% 72,1%

PROPIOS - RECURSOS DE CAPITAL (21) $4.127 $4.127 $4.036 98% $4.515 $4.124 $5.193 126% -0,1% 28,7%

TOTALES 19.314$ 19.311$ 18.323$ 95% 34.098$ 29.663$ 28.276$ 95% 53,6% 54,3%

GASTOS DE PERSONAL $7.485 $7.485 $6.831 91% $7.454 $6.832 $6.804 100% -8,7% -0,4%GASTOS GENERALES $2.082 $2.079 $1.938 93% $2.097 $1.915 $1.884 98% -7,9% -2,8%

TRANSFERENCIAS $92 $92 $77 84% $134 $179 $137 77% 95,1% 77,1%

INVERSION $9.655 $9.655 $9.477 98% $24.413 $20.737 $20.557 99% 114,8% 116,9%

1. MANTENIMIENTO Y ADECUACIÓN DE LAS INSTALACIONES DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

$632 $593 94% $2.488 $2.487 100% 293,5% 319,3%

2. RENOVACION E IMPLEMENTACION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN EN EL AGN

$1.468 $1.454 99% $2.349 $2.331 99% 60,0% 60,3%

3. PRESERVACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL COLOMBIANO $1.700 $1.677 99% $2.448 $2.401 98% 44,0% 43,2%

4. IMPLANTACIÓN DEL SNA $5.054 $4.958 98% $11.638 $11.554 99% 130,3% 133,0%

5. REMODELACIÓN Y ADQUISICIÓN DEL INMUEBLE ALEDAÑO AL EDIFICIO DE ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

$50 $50 99% $906 $903 100% 1711,5% 1718,3%

6. MEJORAMIENTO, DOTACIÓN Y ADECUACIÓN DEL INMUEBLE PARA LA CREACIÓN Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO INTERMEDIO DE LAS ENTIDADES FINANCIERAS PUBLICAS LIQUIDADAS

$543 $536 99% $693 $690 100% 27,6% 28,7%

7. APLICACION SISTEMA INTEGRAL NACIONAL DE ARCHIVOS ELECTRONICOS $208 $208 100% $214 $190 89% 2,9% -8,5%

TOTALES $19.314 $19.311 $18.323 95% $34.098 $29.663 $29.381 99% 53,6% 60,4%

% EJECUCION

CONCEPTOS % EJECUCION

APROP INICIAL

APROP DEFINITIVA EJECUCION

% EJECUCION

APROP INICIAL


INGRESOS

VAR

$8.825 99%FUNCIONAMIENTO $9.658 $9.655 $8.846 92% $9.685

% EJECUCION

RECURSO APROP INICIAL


-0,2%

VARIACAPROP

VAR

-7,6%

GASTOS

2014

2015

2014

2015

$8.926

APROP INICIAL

APROP DEFINITIVA

VARIACEJEC

EJECUCION


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El presupuesto de 2015 se redujo en un 12,42% frente a la apropiación inicial; ahora bien desde el punto de vista del ingreso la destinación de recursos de la nación crecieron un 70,8% y los propios un 63,5%, respecto al año 2014. Estos recursos se invirtieron el 50% en gastos de funcionamiento y 50% en inversión, en el año 2014 y para el año 2015 el 30% en funcionamiento y 70% en inversión.

ESTADOS FINANCIEROS COMPARATIVOS La situación financiera del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado – AGN la presentamos de conformidad con lo establecido por la Ley; publicamos nuestra información en la página WEB de la entidad en la siguiente dirección www.archivogeneral.gov.co; un resumen de los estados financieros es el siguiente:

ACTIVIDAD FINANCIERA

CUENTA

PERIODO ACTUAL

DICIEMBRE 31 DE 2015

PERIODO ANTERIOR

DICIEMBRE 31 DE 2014

INGRESOS 24.545.130 21.053.180

INGRESOS FISCALES 3.317 0

VENTA DE BIENES 6.069 27.345

VENTAS DE SERVICIOS 7.083.106 7.897.531

OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES 14.421.477 9.765.822

OTROS INGRESOS 3.031.161 3.362.482

GASTOS 23.363.524 17.792.716

DE ADMINISTRACION 3.315.178 3.093.553

DE OPERACION 18.461.747 14.443.162

PROVISION, DEPRECIACION Y AMORTIZACION 3.298 536

TRANSFERENCIAS 89.772 49.526

GASTO PÚBLICO SOCIAL 0 359

OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES 3.706 980

OTROS GASTOS 1.489.823 204.600

EXCEDENTE (DEFICIT) DEL EJERCICIO 1.181.606 3.260.464

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BALANCE GENERAL

ACTIVO

P ER IOD O A C T UA L

31 D E D IC IEM B R E

D E 2015

P ER IOD O A N T ER IOR

31 D E D IC IEM B R E D E

2014

PASIVO

P ER IOD O A C T UA L 31 D E D IC IEM B R E D E

2015

P ER IOD O A N T ER IOR 31 D E

D IC IEM B R E D E 2014

CORRIENTE 20.784.719 21.470.050 CORRIENTE 5.940.121 2.474.101

CUENTAS POR PAGAR 4.464.930 2.103.270EFECTIVO 484.300 6.783 OBLIGACIONES LABORALES 69.066 369.703INVERSIONES 5.731.379 18.634.581 PASIVOS ESTIMADOS 0 0DEUDORES 10.566.211 1.657.260 OTROS PASIVOS 1.406.125 1.128OTROS ACTIVOS 4.002.829 1.171.426

NO CORRIENTE 0 2.202.588

NO CORRIENTE 21.033.833 19.070.053 OTROS PASIVOS 0 2.202.588

TOTAL PASIVOS 5.940.121 4.676.689

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 9.265.420 7.511.348 PATRIMONIO

BIENES DE BENEFICIO Y USO PUBLICO 8.945.621 8.606.183 PATRIMONIO INSTITUCIONAL 35.878.431 35.863.414OTROS ACTIVOS 2.822.792 2.952.522 TOTAL PATRIMONIO 35.878.431 35.863.414

TOTAL ACTIVOS 41.818.552 40.540.103 TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 41.818.552 40.540.103

CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS 0 0

CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS 0 0 RESPONSABILIDADES CONTINGENTES 6.397.555 5.247.824

DEUDORAS DE CONTROL(DB) 33.529.533 35.212.121 ACREEDORAS DE CONTROL 844.492 844.492DEUDORAS POR CONTRA (CR) (33.529.533) (35.212.121) ACREEDORAS POR CONTRA (7.242.047) (6.092.316)

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CUMPLIMIENTO DE METAS

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PLAN ESTRATEGICO El plan estratégico se concibió en un horizonte de cuatro años 2015 – 2018, y se implementa a través de los planes de acción anuales. La ejecución de recursos entre el 01 de enero y el 31 de diciembre del año 2015 permitió cumplir en la ejecución del Plan estratégico y otras acciones importantes en cumplimiento de la Misión de la Entidad.

CUMPLIMIENTO DE LAS PRIORIDADES ESTRATEGICAS PARA EL CUATRIENIO Tabla 1 Objetivos estratégicos

PRIORIDAD ESTRATÉGICA UNIVERSO LINEA BASE

META 2015 AVANCE LOGRADO (%)

(1) Implementar el banco terminológico de series y tipos documentales para las entidades del nivel central, nacionales, departamentales, distritales y municipales (1.300 entidades).

11.656 0

Modelado y Creación del Banco Terminológico de series, subseries y tipologías documentales. (40%)

Cuarta versión del documento lineamientos para la formulación del banco terminológico. (100%)

(2) Promover la implementación de Tablas de retención documental en 1.300 entidades. (*1)

11.656 589 Total 800 entidades (*2)

839 Entidades atendidas en capacitaciones con componente de Asistencia Técnica (104%). Nota 1: Adicionalmente se adelantaron jornadas a 18 entidades privadas

(3) Promover el desarrollo del PGD en nivel 3 de madurez en 1.300 entidades. (*1)

11.656 0 Total 800 entidades (*2) 839 Entidades atendidas en Talleres con componente de Asistencia Técnica, dados con el SNA (104%).

(4) Lograr transferencias secundarias de 10.000 metros lineales de nuevos fondos

Entidad ejecutivas del

orden 40 2.000 metros lineales 2.123 metros lineales. (106%)

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documentales, a razón de 2.500 metros lineales por año.

nacional 323

(5) Digitalizar 20 millones de imágenes, incrementando la meta cuatrienal en un 390%.

62.000.000 5.847.840 Adecuación de espacios 4.000.000 de imágenes

4.947.867 imágenes. (123%)

(6) Intervenir 8 millones de documentos, incrementando la meta cuatrienal en un 390%.

62.000.000 12.343.37

1 2.500.000 documentos 2.789.349 (111%)

(7) Describir 40 fondos del acervo histórico. 417 203 10 fondos 9 fondos Terminados. (90%)

(8) Implementar sistema de autenticación electrónica de Archivos Notariales.

1 0 Estudios de mercado y diagnóstico

Elaboración del procedimiento consulta electrónica de protocolos notariales. En definición estructura de los campos de información en la plataforma (Arquitectura de datos). Se obtuvo oferta económica de la solución

(9) Desarrollo de aplicaciones móviles para el acceso a fondos documentales.

4 1 Estudio y desarrollo 1

Aplicación ArchiApp para dispositivos móviles tomando la data e información residente en ARCHIGES y ARCHIDOC. (100%).

(10) Implementación de servicios para población con enfoque diferencial.

2 0 SIN META PARA 2015

(11) Modernizar el laboratorio de conservación

1 0 Estudio Diagnóstico y propuesta de modernización del laboratorio de conservación y restauración del AGN. (100%)

14




(12) Dotación de la infraestructura tecnológica para el Archivo Nacional Digital.

1 0 Estudio y diseño de la arquitectura tecnológica

Documento propuesta de arquitectura de información repositorio digital AGN. Manual de Arquitectura Empresarial del AGN (100%)

(13) SISNA implementados al final del cuatrienio

1 0 Rama Ejecutiva orden nacional 323

Se realizó la actualización de 353 entidades del Orden Nacional en el SGDEA y que hacen parte de la Rama Ejecutiva (109%)

(14) SINAE implementados al final del cuatrienio

1 0 Adecuación normativa

Documentos: (i) guía de producción de documentos electrónicos, (ii) guía de preservación a largo plazo y (iii) Definición de estrategia final para implementación definitiva del micrositio del Observatorio del SNA. (iv) Infografía del PINAR e Infografía “Diagnóstico integral de Archivos“. (100%)

(15) Ampliar la cobertura del SNA en un 60% al final del cuatrienio.

11.656 1.466

Entidades nuevas

220 Entidades nuevas Se realizó atención a 272 Entidades nuevas (123%)

(16) Censo Nacional de Archivos implementado para 1.300 archivos del orden nacional, departamental y municipal

11.656 3.600

Municipios C1-4,(72) Distritos (5) Departamentos(32) Entidades descentralizadas del orden nacional 157 Total 266

311 entidades (de todo tipo) con difusión y solicitud del censo nacional de archivos. (116%)

(17) Implementación de plataforma virtual de capacitación

2 1 Estudios de mercado y diagnóstico

Entrega del licenciamiento para la capacitación virtual. Estudio de Mercado y Diagnóstico adelantados. (100%)

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(18) Sistema de información de Archivos Étnicos y de Derechos Humanos.

1 0 Estructuración del sistema de información

Desarrollo e implementación del plan de registro y base de datos de 16 comunidades. (50%)

(19) Implementación de la política de archivos de DDHH

1 0 Adopción de la política Emisión del Acuerdo 004 de 2015. Ámbito de aplicación de la Ley 594 de 2000. (100%)

(20) Construcción del Archivo Intermedio de la Administración Pública.

1 0 Contratación de consultoría

Como resultado del estudio no es viable adecuar Bodega Santander. (96,5%)

(21) Arrendamiento bodega gestión de proyectos.

1 0 Contratación Arrendamiento y aspectos de seguridad de la Bodega. (100%)

(22) Terminar restauración casa anexa 1 0 Contratación Meta cumplida en función a los recursos aprobados. (98,4%)

(23) Planta temporal para gestión de proyectos

1 0 Aprobación de la planta y vinculación de personal

Se adelantaron los trámites ante las autoridades competentes y se aplazado para la vigencia 2016.

(*1) Redefinición de la prioridad estratégica “Tablas de Retención Documental implementadas en 1.300 entidades” por “Promover la implementación de Tablas de retención documental en 1.300 entidades” y de la prioridad estratégica “PGD en nivel 3 de madurez en 1.300 entidades” por “Promover el desarrollo del PGD en nivel 3 de madurez en 1.300 entidades”: La meta de 800 entidades para el año 2015 no es acumulativa. (*2) Se refiere a 800 entidades acumuladas entre TRD y PGD

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CUMPLIMIENTO PLAN DE ACCION El cumplimiento global de la meta física anual, de lo acumulado en el año 2015 se resume en la siguiente tabla de acuerdo al siguiente reglaje de semaforización de resultados:

Tabla 2. Reglaje de semaforización

CALIFICACIÓN DESCRIPCIÓN

Cumplimiento superior al 90% para el acumulado del trimestre respecto a la Meta anual.

Cumplimiento entre el 60% y el 89.9% para el acumulado del trimestre respecto a la meta anual

Cumplimiento inferior al 60% para el acumulado del trimestre respecto a la meta anual

Para el efecto del indicador por semáforos, se toma como supuesto una programación lineal de la meta.

Tabla 3 Cumplimiento por subdirecciones de la meta física

El nivel de cumplimiento total para el AGN fue 96,2%, estos niveles de cumplimiento nos permitieron tener otros logros que si bien no estaban en el plan estratégico son desarrollos importantes para el AGN.Para dimensionar el alcance dado a algunos retos del plan estratégico ampliamos la información referente al impacto que generan, de acuerdo a la gestión realizada por cada una de las subdirecciones de la Entidad.

Subdirección Sistema Nacional de Archivos

La mayor parte del año esta Subdirección fue ejercida simultáneamente con la subdirección de Asistencia Técnica y Proyectos Archivísticos; el cumplimiento consolidado en cuanto a las metas físicas de la subdirección es del 93,4%.

Entre otros, los principales logros obtenidos en el año 2015 por esta subdirección fueron:

• Ampliar la cobertura del SNA en un 60% al final del cuatrienio De conformidad con el TÍTULO VIII del Decreto 1080 de 2015, se actualizo el procedimiento de Inspección y Vigilancia así como los formatos necesarios para el ejercicio de dicha función y se realizó el análisis de resultados de cumplimiento de ley 594 de 2000 por parte de las entidades, según lo reportado en el índice de gobierno abierto - IGA y FURAG con el fin de determinar las entidades a inspeccionar; en la vigencia 2015 se realizaron 143 inspecciones: a entidades del Orden Nacional (22), Orden Departamental (13), Municipal (103) y Distrital (5).

100,00% 100,00% 100,00%

CONS PAD PAI *96,2% 94,6% 97,7%96,9% 93,7% 100,0%93,4% 95,0% 91,7%100,0% 100,0% 100,0%92,4% 89,4% 95,4%94,9% 90,9% 98,9%98,8% 98,6% 99,0%

* Promedio Ponderado según peso del Ppto de Sub Dirección sobre total Ppto

Meta(%) mes de Diciembre

DEPENDENCIAS ARCHIVO GENERAL DE LA NACIONDIRECCION GENERAL

SUBD SATPASECRETARIA GENERAL

SUBD DE GESTION DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

SUBD DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOSSUBD TIADE

93,4%

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• Censo Nacional de Archivos implementado para 1.300 archivos del orden nacional, departamental y municipal

Esta labor en su primera fase tenía proyectada una cobertura de 266 entidades (Municipios Categoría 1-4 (72), Distritos (5), Departamentos (32), entidades descentralizadas del orden nacional 157), sin embargo, al iniciar las labores de envío y socialización de formularios, se estableció como política alcanzar una mayor cobertura, logrando alcanzar más de 311 entidades que hicieron entrega de su actualización.

• Acompañamiento a Grupos Étnicos Ampliamos la cobertura de población atendida y comunidades concertadas para iniciar el programa de acompañamientos de grupos étnicos en el registro, la conformación y la protección de sus archivos, en la vigencia 2015 atendimos 11 comunidades con una población atendida de manera directa de 332 personas.

Ilustración 1. Resguardo “El Tambo” Natagaima, Tolima – Ago. 20 de 2015

• Política pública relacionada con la gestión y administración de

los archivos de derechos humanos y memoria histórica En el año 2015 se dio inicio a la implementación del acuerdo 4 de 2015 que reglamenta la categoría especifica de los archivos de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario. La estrategia consistió en 18 capacitaciones en siete (7) regiones con una población atendida directamente de 749 personas. Además se realizaron 25 visitas a entidades del orden nacional.

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Se avanzó en la articulación con el centro regional de memoria en el plan de registro obligado por la ley 1448 de víctimas y se visitaron 10 entidades pertenecientes al Sistema Nacional de reparación integral a las víctimas – SNARIV. • Acompañamiento a los grupos étnicos, en el registro, la

conformación y la protección de sus archivos. Inicio de la elaboración de una propuesta de política sobre Archivos étnicos, y su implementación para las comunidades del País. Se realizó el seguimiento y capacitación a seis (6) comunidades de grupos étnicos identificados. Para la vigencia 2015 se estructuro y se inició la alimentación y traducción de información para los micros sitios de grupos étnicos.

Ilustración 2. Visita Centro de Documentación e Investigación Musical del Quindío. Armenia, Quindío – Sept. 3 de 2015

• Diseño e implementación política pública relacionada con la gestión y administración de los archivos sonoros, fotográficos, orales y otros archivos especiales

Se tienen para revisión interna del AGN y del Comité Asesor del SNA (Comité de Archivos Audiovisuales Sonoros y Fotográficos) dos (2) propuestas normativas: Un (1) decreto y una (1) guía. Se realizaron visitas a 10 entidades, en Bogotá y en las regiones, para terminar con el diagnóstico del tema de patrimonio audiovisual colombiano y así proyectar las acciones del 2016. • Becas Programa Nacional de Estímulos: Beca Archivos Sonoros de Colombia: El proyecto ganador fue la colección de la docente Rocío Londoño sobre la vida y obra de Juan de la Cruz Varela, cuyos contenidos fueron digitalizados y descritos.

Beca Archivos Fotográficos: El proyecto ganador fue la colección de Foto López en Santa Rosa de Cabal (Risaralda) gestionada en digitalización, elaboración de inventarios, clasificación y ordenación. Contiene material desde 1940 hasta 1990.

Beca Archivos y Derechos Humanos: El proyecto ganador corresponde al archivo de derechos humanos de una organización ubicada en Barrancabermeja, que ha realizado proyectos relacionados con la historia del Magdalena Medio. Se gestionó la documentación digital y electrónica y se realizó el alistamiento para su divulgación de la página WEB de la organización.

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• Presentación y puesta en marcha del observatorio del SNA En cumplimiento del decreto 1080 de 2015 el AGN implementó el observatorio del SNA, con el fin de recopilar, analizar, interpretar, monitorear y difundir información sobre el cumplimiento de la normatividad archivística colombiana y realizar estudios e investigaciones sobre el impacto de la gestión documental en las entidades que integran el Sistema Nacional de Archivos; http://observatoriosna.archivogeneral.gov.co/. El Observatorio del SNA es un sistema de Información para el desarrollo de la gestión documental en Colombia, que facilita el seguimiento e impacto del cumplimiento de la política archivística • Archivos para la transparencia.

Desarrollamos quince (15) jornadas de sensibilización, capacitación y asistencia técnica en el marco de la implementación de la ley de transparencia, donde participaron 1142 entidades impactadas y asistencia de 2963 participantes. Se adelantaron 32 eventos de capacitación con un total de 1471 participantes. Desarrollo del Programa de capacitación por parrilla con un total de 24 eventos y 1181 participantes y 8 jornadas de capacitación por la línea de ventas de servicios

• Promover la implementación de tablas de retención documental y el Plan de Gestión Documental – PGD en el nivel 3 de madurez en 1300 entidades.

Se hicieron 15 jornadas a nivel nacional “Archivos para la transparencia” en conjunto con el Sistema Nacional de Archivos y la Subdirección de Asistencia Técnica y proyectos Archivísticos, donde se brindaron horas de asistencia técnica y cursos taller y se establecieron 1528 compromisos a los que se les hará seguimiento durante la vigencia 2016 para impulsar su cumplimiento. • Comités técnicos y sectoriales del SNA Análisis de normas ISO relacionados con la gestión documental para el proceso de homologación en Colombia y elaboración de documentos técnicos para la buena práctica de la gestión documental y la función archivística, mediante el desarrollo de los planes de trabajo

Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental El cumplimiento consolidado por esta subdirección en cuanto a las metas físicas de la subdirección es del 92,4%.


92,4%

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• Lograr transferencias secundarias de 10.000 metros lineales de nuevos fondos documentales, a razón de 2.500 metros lineales por año.

Teniendo presente el comportamiento histórico de la Entidad hasta el 2014, el logro de la vigencia 2015m fue sobresaliente (2,123 metros lineales), como se evidencia en el siguiente gráfico:

• Digitalizar 20 millones de imágenes, incrementando la meta

cuatrienal en un 390%. Hasta el año 2009, se habían digitalizado aproximadamente 1.255.869 imágenes (2% del total del acervo documental del AGN) y entre las vigencias 2010 y 2014 se digitalizaron un total de

5.143.967 imágenes (8%). En la vigencia 2015 se digitalizaron un total de 4.947.867 imágenes, superando no solo las cifras históricas, sino también la meta anual proyectada, en un 23%. Es importante aquí resaltar el impacto de la alianza estratégica AGN-Family Search, una alianza público privada, que tiene como objeto aunar esfuerzos para la digitalización del acervo documental del AGN. • Intervenir 8 millones de documentos, incrementando la meta

cuatrienal en un 390%. Hasta el año 2009 se habían reportado 9.647.284 documentos intervenidos (folios, planos y mapas) y entre el cuatrienio 2010-2014: 2.696.087 (4,35%). Por lo tanto, la intervención en una sola vigencia de 2.789.349, superando la meta trazada inicialmente en un 11%, constituye un hito histórico para el AGN.

• Registro Nacional de Archivos Históricos Colombianos El Archivo General de la Nación estableció mediante Resolución Número 784 de 2015, el Registro Nacional de Archivos Históricos Colombianos - ReNAHC, como instrumento de acreditación y registro de los archivos poseedores de documentación con significación histórica; durante la vigencia 2015 se otorgó registro a 12 archivos históricos. El propósito es estimular la protección del Patrimonio Documental y reconocer el papel que han desempeñado en esta ardua labor los archivos históricos regionales.

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• Recuperación del acervo documental del AGN para destacar.

• Sellado de documentos Adelantar el proceso de sellado en un total de 2,5 millones de documentos que han ingresado al AGN a través de transferencias secundarias, es un avance significativo en la labor de preservación de este acervo.

• Microfilmación En la historia del Archivo General de la Nación es la primera vez que se entregan a la Sala de Investigación, en un mismo año, más de dos mil (2000) rollos para consulta del público.

• Registro Único de Series Documentales (RUSD) El RUSD es el instrumento mediante el cual se lleva el control de las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental aprobadas, evaluadas y convalidadas. En la vigencia 2015 se logró la inscripción de las primeras quince (15) Tablas de Retención Documental de algunas entidades públicas del orden departamental, municipal y distrital.

• Ferias Nacionales de Servicio al Ciudadano Desde la vigencia 2012, el AGN ha participado regularmente en casi la totalidad de jornadas. Durante la vigencia 2015, logrando acercar el AGN a aproximadamente 200 personas, en jornadas realizadas en los municipios de Arjona, Acacias, Buenaventura y La Virginia.

Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico El cumplimiento consolidado en cuanto a las metas físicas de la subdirección es del 100%.

Entre otros, los principales logros obtenidos en el año 2015 por esta subdirección fueron: • La nueva aplicación para dispositivos móviles –ARCHIAPP está

disponible en plataformas IOS y Android, a finales del mes de diciembre se hizo su lanzamiento en la página institucional.

100%

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• ARCHIDOC La implementación de mejoras tecnológicas en el aplicativo permitió brindar un mejor servicio que se evidencia en el incremento de las consultas, como se observa en el siguiente gráfico.

• Fortalecimiento del Laboratorio de Innovación Digital

El Laboratorio de Innovación Digital Archivística – LIDA (lida.archivogeneral.gov.co), busca fortalecer y dar difusión de buenas prácticas en gestión documental a través de monitoreo y valoración de herramientas o aplicaciones de código abierto disponibles en el mercado, susceptibles de aportar a los procesos

asociados a la función archivística en materia de gestión documental.

Durante la puesta en marcha de la página se han registrado 6.879 visitas y un total de 18.810 lecturas, donde los usuarios encuentran:

§ Instalación de alternativas de software libre, con sus respectivas guías de instalación, uso de administración y de usuario, así como la creación de sus grupos colaborativos.

HERRAMIENTA DESCRIPCION

DSPACE 5.1

Es un software de código abierto que provee herramientas para la administración de colecciones digitales, y comúnmente es usada como solución de repositorio institucional. http://lida.archivogeneral.gov.co/d-space/

XENA

Xena intenta evitar la obsolescencia digital convirtiendo archivos a un formato especificado abiertamente, como ODF o PNG. http://lida.archivogeneral.gov.co/xena/

MANIFEST MAKER

Es un software de código abierto creado por el Archivo Nacional de Australia (NAA – National Archives of Australia), para su preservación digital. http://bit.ly/1VGPqcl

CKESUM CHEKER

Es un programa libre, para la preservación digital de archivos, que capta los elementos esenciales de los documentos digitales, permite recuperar los en cualquier momento, soporta la transferencia de documentos digitales, mediante la producción de un archivo de “manifiesto” que cumple los requisitos para una transferencia digital y comprueba continuamente la integridad de los archivos digitales. http://bit.ly/1VGQbCd

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HERRAMIENTA DESCRIPCION

CKAN Es un sistema web de código abierto para el almacenamiento y la distribución de los datos. http://lida.archivogeneral.gov.co/ckan/

RAZUNA

Es un software de código abierto para la gestión de activos digitales que permite centralizar todos los activos digitales, automatizar y optimizar su flujo de trabajo, publicar sus activos directamente a la web y colaborar con su equipo en todos sus activos. http://lida.archivogeneral.gov.co/razuna/

OPENKM

Sistema de gestión documental de código abierto que integra en una única plataforma web, todas las funcionalidades para crear y gestionar documentos, proporcionando un sistema inteligente con capacidades completas de gestión documental, control de versiones, metadatos, escaneo, comentarios, foros sobre el documento, workflow, etc. http://lida.archivogeneral.gov.co/openkm/

§ Artículos publicados en el Blog de la página:

http://lida.archivogeneral.gov.co/blog/ ü Tips para los documentos electrónicos en un repositorio digital ü Experiencia: Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos

de Archivo – SGDEA ü Presentación de resultados Open Data Readiness Assessment

Colombia 2015. ü Requerimientos de Documentos Electrónicos para

personas con discapacidad

• Realización de la Semana de Innovación. El evento tuvo como el fin de promover y modernizar los archivos públicos del país por medio del desarrollo de la innovación tecnológica y la aplicación de estrategias y actividades que propendan por una administración pública transparente, eficiente y eficaz; se desarrollaron 3 espacios: ü Forum, tuvimos diez (10) ponentes nacionales y dos (2)

internacionales ü Showroom, con una participación de 16 empresas ü Workshop, participaron la Cancillería, Ministerio de las

tecnologías y el Banco de la Republica.

Asistencia total 276 Los cuales se detallan en el Micrositio del evento: http://innovacion.archivogeneral.gov.co/ Número de visitas, durante la transmisión del Streaming, de la Semana de Innovación, con un total de 1.193 visitas.

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• Elaboración de documentos técnicos Elaboración de documentos técnicos y normativos relacionados con gestión documental electrónica, preservación e innovación digital, herramientas de software libre, modelo de madurez, entre otros, los cuales se encuentran en el repositorio GESDOC para consulta, en los siguientes links: http://bit.ly/1S3LjIo y http://bit.ly/1PDkJ64.

• Realización del Piloto de Innovación 2015

Se llevó a cabo el piloto de Innovación con los funcionarios del Archivo General de la Nación, para la ejecución de este proyecto se contrató a la empresa LOAR, especializada en este tipo de eventos, la cual realizo un informe final de diagnóstico, el cual reposa en el expediente del Contrato No. 562/2015

• Piloto de Innovacion Facilitación / Gamificación / Mentoring: Treinta (30) funcionarios asistentes

• Formación al equipo directivo • Formación al Grupo de Innovación • Sesión masiva de Innovación e Ideación: Cincuenta y siete

(57) asistentes

• Propuesta de estructuración del Repositorio Digital de documentación en materia de Gestión Documental

Se estructuro un sitio, teniendo como base los instrumentos archivísticos, dando un acceso fácil a la documentación para cada

uno de estos temas, se propuso una estructura basado en Decretos, Acuerdos, Normas Técnicas y Manuales etc, agrupados por temas; esta herramienta fue socializada con la Subdirección de Patrimonio y con una de las Asesoras de Dirección General. En el siguiente enlace se encuentra la propuesta: http://10.10.6.103/repositorio

• Diseño y elaboración de objetos virtuales, diagramación y producción de herramientas

Se desarrollaron infografías, OVAs, sí como la administración de los Micrositios que soportan la estrategia de sensibilización, capacitación y divulgación de los proyectos del Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos – SINAE”. • Implementación del Banco Terminológico de series y tipos

documentales Este banco terminológico se desarrolló para las entidades del nivel central, nacionales, departamentales, distritales y municipales, el cual se encuentra en la ubicación: http://bit.ly/1JQ2Yxd. De igual manera se consolidó la GUÍA DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS.

Subdirección de Gestión de Proyectos Archivísticos

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El cumplimiento consolidado en cuanto a las metas físicas de la subdirección es del 94,9%.


• Generación de recursos propios. El grupo de proyectos archivísticos tiene bajo su liderazgo la obtención de la mayor parte del ingreso de los recursos propios los cuales ascendieron a $8.227,9 MM. (Según información suministrada por el Grupo de Gestión de Proyectos Archivísticos). Para la vigencia 2015, se ejecutaron 23 contratos por ventas de servicios relacionados con el portafolio del AGN

TIPOLOGÍA TIPOLOGIA

2015 ADMON INTEGRAL 4 ARRENDAMIENTO 8 CONSERVACIÓN 3 DIAGNÓSTICO 3 DIGITALIZACIÓN 2 INTERVENTORÍA 1 MICROFILMACIÓN 1 ORGANIZACIÓN 1

TOTAL 23

Con la suscripción de los anteriores contratos se cumplió con la misión del AGN de apoyar a las entidades públicas con la modernización de sus archivos, a través de aplicación de lineamientos y procesos archivísticos, para su conservación y organización a fin de facilitar el acceso y consulta a los ciudadanos; entre los principales proyectos se destacan: ü Aseguramiento de calidad al proceso de digitalización de los

Planos que recibió el MINISTERIO DE VIVIENDA, CIUDAD Y TERRITORIO de la extinta entidad: Instituto de Crédito Territorial y del INCORA, los cuales ingresan al Archivo General de la Nación por transferencia secundaria.

94,9%

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• Diagnósticos Integrales a los fondos: GOBERNACIÓN DEL

CASANARE, DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES DIAN (25 SECCIONALES), INSTITUTO DE CASAS FISCALES; como resultado se entregó el informe de diagnóstico integral el cual contempla las áreas de descripción en la norma ISAD(G), la evaluación de aspectos críticos, matriz DOFA, y la ruta de acción; herramientas que contribuyen para mejorar los procesos de gestión documental y como insumo para elaborar el Plan Institucional de Archivos - PINAR, Programa de Gestión Documental - PGD y Sistema Integrado de Conservación -SIC.

• Procesos de limpieza y desinfección de 39.282 folios y 7.438

microfichas, del liquidado INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES, relacionados con Historias Laborales.

ü Administración Integral para los fondos: MINISTERIO DE

AGRICULTURA, PAR ADPOSTAL, ARMADA NACIONAL, CAJA

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

7000

8000

VISITAS PRESTAMOS FISICOS

ENTREGADAS OTROS TOTAL RESPUESTAS

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AGRARIA, ACR, MINISTERIO DE CULTURA para un total de 7.520 consultas atendidas por el equipo de administración integral del grupo de gestión de proyecto durante la vigencia 2015. En cuanto a la Administración Integral del Fondo Documental correspondiente a los expedientes administrativos del extinto Departamento Administrativo de Seguridad - DAS- y de su Fondo Rotatorio, para la Vigencia 2015 el Grupo de Gestión de Proyectos Archivísticos atendió un total 2975 solicitudes de consultas realizadas por las áreas internas del AGN, con el objeto de responder los requerimientos provenientes de los

entes de control, autoridades judiciales del Estado, y particulares en relación con a los Archivos administrativos, custodiados por el Archivo General de la Nación - Jorge Palacios Preciado en el desarrollo de actividades asignadas por el Decreto 1303 del 11 de julio de 2014.

Microfilmación fondo documental del archivo histórico del Ministerio de Educación Nacional correspondiente a 242

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GESTIÓN INSTITUCIONAL

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GESTIÓN MISIONAL DE GOBIERNO Atendiendo los compromisos que se tienen con los indicadores de gobierno (SINERGIA) se mantuvo actualizada la información cuantitativa del indicador de imágenes digitalizadas correspondiente a En la vigencia 2015, 4.947.867 imágenes, superando no solo las cifras históricas, sino también la meta anual proyectada, en un 23%.

TRANSPARENCIA, PARTICIPACIÓN Y SERVICIO AL CIUDADANO

Entre otros, los principales logros obtenidos en el año 2015 fueron: • Mapa de Riesgos de Corrupción

Para la vigencia 2015, el AGN actualizó con cada Líder de Proceso, el Mapa de Riesgos de Corrupción y las medidas para su mitigación de acuerdo al Artículo 73 de la Ley 1474 de 2011. Identificados los riesgos por parte de los procesos, se consolido en la matriz respectiva, por la Oficina Asesora de Planeación. El Mapa de Riesgos de Corrupción se encuentra publicado en la página web de la Entidad.

Se realizó control y seguimiento al mapa de riesgos de contratación de la vigencia 2015. Igualmente se verificó la actualización del manual de funciones, plan de compras, y la actualización de los procesos y procedimientos del Grupo de Contratación. Se implementó en los Pliegos cuatro variables para la escogencia de la propuesta económica.

• Código de ética El AGN realiza inducción a todos los funcionarios que ingresan, contemplando el Código de Ética y del Buen Gobierno y los principios y valores que rigen el AGN. En este periodo se realizó el proceso de Inducción y Reinducción en las siguientes fechas: 29 de julio y 4 de agosto de 2015.

• Políticas de Seguridad de la información Se realizó la socialización de la Política de Seguridad Informática y se publica en el Sistema Integrado de Gestión. Se da cumplimiento a sus orientaciones transmitidas a través de los medios con que cuenta la Entidad. Intranet, Página Web y Sistema Integrado de Gestión.

• Rendición de Cuentas El AGN realizó Rendición de Cuentas de la vigencia anterior en el mes de febrero de 2015.

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Ilustración 3. Audiencia pública 2014

• Ferias Nacionales de Servicio al Ciudadano

El AGN reafirma su participación en las Ferias de Servicio al Ciudadano organizada por el Departamento Nacional de Planeación, que se han realizado el 30 de mayo en Pitalito (Huila), y el 11 de julio en Buenaventura y la feria que se realizó el día 22 de agosto en la Virginia - Risaralda. Más de 160 ciudadanos han recibido información acerca de los trámites, servicios y quehacer de la Entidad en estas ferias. Subdirección de Patrimonio Documental.

Ilustración 4. Ferias de atención al ciudadano 2015

• Caracterización de usuarios Fase 1 Se realizó la actualización del documento de caracterización de usuarios: Investigadores y Fondos Documentales Históricos de la Subdirección de Gestión de Patrimonio Documental. Las Caracterizaciones de usuarios del AGN, se encuentran publicadas en el menú del Servicio al Ciudadano, en el link http://www.archivogeneral.gov.co/caracterización-de-usuarios-sisna

Ilustración 5. Infografía Caracterización de Usuarios

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GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Los principales logros obtenidos en el año 2015 fueron: • Medición Clima Laboral

Se realizó la medición de clima laboral a través de contrato suscrito con una firma experta generando la fase diagnóstica del proceso, a fin de que en la vigencia 2016 se inicie la primera fase del Plan del Intervención en Clima Laboral. • Programa de Bienestar Social y Plan de Incentivos

Durante la vigencia se dio la participación en torneos deportivos de carácter interinstitucional (Juegos deportivos de la Función Pública). Adicionalmente, se realizó la ampliación del Plan de Incentivos, el cual permitió el otorgamiento de un número mayor de becas y apoyos educativos, las cuales ascendieron a: seis (6) becas y doce (12) apoyos educativos. • Sistema De Gestión De Seguridad Y Salud En El Trabajo

Mejoramiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo con procedimientos, protocolos, seguimientos y evaluación de acciones. Además, se realizó la medición de Riesgo Psicosocial en la Entidad a fin de determinar acciones de implementación para la vigencia 2016.

• Proyecto De Creación De Planta Temporal Y Gestión De Trámites – Proyecto DAS

Se efectuaron los ajustes requeridos a los documentos técnicos para la creación de una planta temporal que atienda las obligaciones asignadas al AGN, según las últimas indicaciones efectuadas por el Departamento Administrativo de la Función Pública Durante la vigencia 2015 el Grupo de Gestión Humana expidió 17.606 documentos para dar respuesta a trámites relacionados con los archivos generales del extinto DAS.

EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Entre otros, los principales logros obtenidos en el año 2015 fueron:

• Gestión de calidad El grado de entrega de la actualización de la documentación perteneciente al Sistema de Gestión de Calidad de la Entidad es el siguiente:

PROCESO TOTAL DOCUMENTOS % AVANCE AAD 24 100% DPA 5 100% ESC 12 100% GCA 35 100% GRF 31 84.72% GSA 26 100%

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PROCESO TOTAL DOCUMENTOS % AVANCE GDO 25 100% GES 23 100% GFI 24 100%

GHU 30 100% GJU 11 100% ICV 6 93.33% SIG 19 100% SNA 3 83.33%

Es de anotar el compromiso de la nueva Jefe del proceso de Gestión Documental (GDO), considerando que pasó de ser el proceso más atrasado en actualizar la documentación a tener un cumplimiento del 100% en la actualización, en el periodo noviembre – diciembre. También es de resaltar que de acuerdo al diagnóstico recibido al inicio del año, se ha logrado completar en un 97,24% de la actualización de la documentación. De acuerdo con el diagnóstico a intervenir, la totalidad de los procesos tuvo un significativo avance en la actualización de la documentación, pues logran un progreso de más del 80%. El proceso que menos documentos actualizó fue Gestión de Recursos Físicos (GRF), por lo que debe continuar con la labor para el año 2016 hasta completar el 100% de su documentación actualizada, en el momento el proceso reporta un avance del 84.72%.

El proceso del Sistema Nacional de Archivos (SNA), con un avance del 83%, tiene pendiente el procedimiento de Consejos Territoriales, el cual ya fue revisado y se encuentra en trámite de aprobación.

• Seguimiento al cumplimiento de la Ley de Transparencia: Se realizó la estructuración de la matriz de seguimiento de la Ley de transparencia, con definición de responsabilidades, se han llevado a cabo reuniones de seguimiento con las áreas implicadas y se han realizado mes a mes los adelantos de la misma, esta información se encuentra en el siguiente link: http://bit.ly/1KNPCWQ

• Seguimiento a la estrategia de Gobierno en Línea Durante la vigencia 2015, se realizó el seguimiento para el cumplimiento de la estrategia GEL, a través de reuniones con las áreas y con funcionarios de MINTIC, como orientación al

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cumplimiento de este fin. Finalizando la vigencia se presentaron los siguientes datos estadísticos: • Cero Papel

Durante la vigencia se realizó la actualización del Manual Verde, documento en el cual se como una herramienta de orientación para los gestores que intervienen en las diferentes etapas de manejo de los RAEE y fuente de consulta para el personal vinculado con el AGN.

Además, se realizó la socialización de las temáticas "Cero Papel" y "Tecnologías verdes" el día 21 de agosto para los servidores públicos del AGN y el día 2 de octubre se llevó a cabo una visita a un proyecto de aprovechamiento forestal para sensibilizar a la comunidad sobre la importancia de realizar una consumo sostenible de los recursos naturales.

Ilustración 6. Caminata Ecológica 2015

GESTIÓN TIC Entre otros, los principales logros obtenidos en el año 2015 fueron: • Adquisición y puesta en funcionamiento de office 365 y

comunicaciones unificadas durante la vigencia 2015 Con esta nueva plataforma se busca mejorar la productividad de la entidad porque les permite a los funcionarios tener los documentos e información disponible siete (7) por veinticuatro (24); asimismo, se ampliaron extensiones telefónicas para que cada trabajador pueda estar comunicado desde cualquier lugar mediante un dispositivo con acceso a internet.

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• Mayor velocidad y mejor seguridad en la red de datos.

Se realizó mantenimiento a la red de datos del Archivo General de la Nación cambiando switches y firewall segmentación lógica, impactando en la transmisión de datos a 10 GB permitiendo ampliar los puntos en las salas de capacitación, Access point para la conexión vía wi-fi con el fin de lograr mayor cobertura de la red. • Sistematización de las comunicaciones oficiales recibidas de

asuntos AGN Con la sistematización de las comunicaciones implementamos la herramienta de control- control al día y solución clic, mejoramos el control y la oportunidad en las respuestas a los usuarios del AGN.

MODERNIZACIÓN INSTITUCIONAL Entre otros, los principales logros obtenidos en el año 2015 fueron: • Mantenimientos Archivo Santander

En desarrollo del plan de mantenimiento a sedes, mejoro la canalización de las aguas lluvias, se reemplazaron de redes eléctricas de fuerza e iluminación, cambio de lámparas T8 y T12 fluorescentes a tecnología de iluminación LED, e impactando en la seguridad de los documentos que custodia de las entidades financieras públicas liquidadas y el ahorro energético, más amigable con el medio ambiente.

GESTIÓN DOCUMENTAL Entre otros, los principales logros obtenidos en el año 2015 fueron: • Durante la vigencia 2015 se dio inicio a la Fase IV del Proyecto

SGDEA, mediante la ejecución del Contrato 292 de febrero 2015. En este proyecto se crearon los procedimientos para Asistencia técnica y para la medición de los Indicadores SNA.

• Se realizó la atención de 213 consultas al Archivo Central de la Sede Central, así como la recepción y el cotejo de las Transferencias primarias.

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• Se realizó la publicación de las TRD de la Entidad. Enlace: http://www.archivogeneral.gov.co/programa-de-gesti%C3%B3n-documental

• Se realizó la radicación y distribución en control del 100% de

las comunicaciones oficiales recibidas de asuntos DAS, así como la radicación y reparto para las líneas de tutelas y requerimientos judiciales en 2 horas.

• Se realizó la implementación de las siguientes herramientas de control: Matriz de clasificación de entrada, Tablero de control – diario, Solución click, Planillas de control de entrega de correspondencia e Informes diarios de 472.

GESTIÓN FINANCIERA

• Plan anual de adquisiciones El Grupo de Compras y Adquisiciones – GCA, es el encargado de Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, a partir del Plan de Acción Institucional, de los Planes de Acción de Proyectos de Inversión y

de venta de Servicios, teniendo en cuenta la distribución presupuestal según decreto de liquidación de presupuesto de cada vigencia y la resolución interna de desagregación, además realiza el trámite para la publicación del mismo en la página web de la Archivo General de la Nación, y en la página web del Sistema Electrónico de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente SECOP - una vez sea aprobado por la Dirección General. ü Se elaboró y publicó el Plan Anual de Adquisiciones – PAA

– correspondiente a la Vigencia 2015, tanto en la página web como en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública SECOP, con fecha 27 de enero de 2015, así mismo se ha ajustado el PAA – obteniendo a la fecha 5 versiones, la cual se encuentra como evidencia en página del SECOP y la carpeta compartida del GCA.

ü Se tramitaron cien estudios previos (100), basados en las necesidades del PAA cumpliendo nuestro compromiso y sobrepasando el mismo.

ü En el mes de febrero se suministró información solicitada por la Oficina de Control Interno para consolidar el Informe SIRECI, de igual manera se presentaron informes solicitados por la Secretaria General para llevar a cabo el control de ejecución presupuestal respecto a los estudios previos de contratación realizados por el GCA.

ü Procedimientos: Uno (1) en mayo (aprobado por el líder del proceso y revisado por SIG)

ü Se actualizaron formatos dependiendo de las necesidades del GCA, junto con el acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeación.

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GESTIÓN CONTRACTUAL

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CONTRATACIÓN Para la vigencia 2015, el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado dio cumplimiento con la normatividad vigente, dando publicidad a todos sus procesos contractuales, haciendo uso de las diferentes modalidades de selección con el propósito de cumplir los derroteros institucionales adjudicando de ésta forma procesos contractuales tal y como se describe en cuadro resumen.

MODALIDAD PROCESOS VALOR ADJUDICACIÓN RP.

LICITACIÓN $ 1.924.953.133,00

SUBASTA INVERSA PRESENCIAL $ 1.284.347.476,00 MENOR CUANTÍA $ 3.872.281.751,00

ACUERDO MARCO DE PRECIOS $ 296.385.796,00 CONCURSO DE

MERITOS $ 170.367.706,00

MINIMA CUANTIA $ 189.026.561,00 CONTRATO DE PESTACIONESDE SERVICIOS PERSONALESAGN

11.057.149.575

CONTRATO DE PESTACIONESDE SERVICIOS PERSONALES DAS

$ 1.276.069.696

INTERADMINISTRATIVOS AGN 1.716.724.545

INTERADMINISTRATIVOS PORVENTA DE SERVICIOS

5.185.931.191

NO PLURALIDAD DE OFERENTES$ 1.195.332.605

ARRENDAMIENTO 1.271.910.145

CONTRATACION DIRECTA

SELECCIÓN ABREVIADA

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RENDICIÓN DE CUENTAS...rendiciÓn de cuentas agn – vigencia 2015 presentaciÓn ... 31 de diciem bre de 2014 pasivo periodo actual 31 de diciem bre de 2015 p eriodo anterior 31 de