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REORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE LA ENBA
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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
“REORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE LA
SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA QUE SE ENCUENTRA EN EL
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DE LA ESCUELA
NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA”
I N F O R M E D E S E R V I C I O S O C I A L
Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E
L I C E N C I A D O E N A R C H I V O N O M Í A
P R E S E N T A :
RICARDO BRAVO GARCÍA
ASESORES: Mtra. María Mercedes Fernández Carbajal Lic. Tania Muñoz Lara
MÉXICO, D. F. 2011
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
Prefacio ........................................................................................................................ V
Introducción ................................................................................................................. VI
Capítulo 1 La Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía
y su Archivo de Concentración
1.1 Antecedentes de la ENBA ...................................................................................... 1
1.2. Organigrama ........................................................................................................ 10
1.3. Misión, Visión, Objetivos y Funciones .................................................................. 27
1.4. Archivo de Concentración .................................................................................... 30
1.4.1 Antecedentes del archivo de Concentración ...................................................... 30
1.5. Servicios ............................................................................................................... 32
1.6. Usuarios ............................................................................................................... 32
Capítulo 2 La Organización Documental y el Archivo de Concentración
2.1. Organización Documental .................................................................................... 34
2.1.1 Definición ............................................................................................................ 35
2.1.2 Objetivo .............................................................................................................. 38
2.1.3 Funciones ........................................................................................................... 39
2.2 Ordenación Documental ........................................................................................ 40
2.2.1 Definición ............................................................................................................ 41
2.2.2 Objetivo .............................................................................................................. 42
2.3 Métodos de ordenación ......................................................................................... 43
2.3.1 Tipos ................................................................................................................... 43
2.4 Clasificación .......................................................................................................... 47
2.4.1 Definición ............................................................................................................ 47
2.5 Archivo de Concentración ..................................................................................... 48
2.5.1 Definición ............................................................................................................ 48
2.5.2 Objetivo .............................................................................................................. 50
2.5.3 Funciones ........................................................................................................... 51
2.5.4 Procesos ............................................................................................................ 52
2.6 Valoración documental .......................................................................................... 55
2.6.1 Definición ............................................................................................................ 55
2.6.2 Objetivo .............................................................................................................. 56
2.6.3 Tipos ................................................................................................................... 57
2.6.4 Valoración primaria ............................................................................................ 57
2.6.5 Valoración secundaria ........................................................................................ 59
Capítulo 3 Reorganización de la Documentación Perteneciente a la Subdirección Académica
3.1 Traslado del Archivo de Concentración ................................................................. 62
3.2 Diagnostico Documental ....................................................................................... 64
3.3 Objetivo de la Reorganización .............................................................................. 72
3.4 Actividades ........................................................................................................... 73
3.4.1 Identificación de las cajas .................................................................................. 75
3.4.2 Clasificación ....................................................................................................... 76
3.4.3 Rotulación cambio de folders ............................................................................. 83
Conclusiones ............................................................................................................. 86
Bibliografía ................................................................................................................. 89
V
Prefacio
El presente trabajo lleva por título Reorganización de la documentación de la
Subdirección Académica que se encuentra en el archivo de concentración de la Escuela
Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, surge por la necesidad de presentar e
informar a la comunidad de la ENBA una de las diversas actividades que se realizaron
dentro del Archivo de Concentración de la Escuela, así mismo, tiene como finalidad
resaltar la forma en que se llevo a cabo la reorganización documental.
Sumado a esto, el objetivo que pretendo alcanzar con la realización de este trabajo es
obtener el título de Licenciado en Archivonomía.
Es importante mencionar que de acuerdo a los conocimientos obtenidos, los cuales
adquirí en mi formación profesional de la Licenciatura en Archivonomía, durante 8
semestres en las aulas de esta institución, puedo decir que este trabajo es una
referencia de las enseñanzas obtenidos por el apoyo de los profesores y que al llevarlos
a la práctica compruebo la importancia que tiene la Archivonomía.
Me sería muy grato que este informe sirva como un recurso o medio de información
para las futuras generaciones de Archivónomos que se interesen en las actividades
que se realizan o se llevan a cabo en los Archivos de Concentración de cualquier
institución.
Agradezco la oportunidad que me dio la Escuela para formarme en sus aulas y
permitirme realizar el servicio social y con ello el informe que presento.
Por otra parte quisiera mencionar que el trabajo elaborado en este informe, no fue
nada fácil, es por ello que a mis Asesoras la Mtra. Ma. Mercedes Fernández Carbajal y
la Lic. Tania Muñoz Lara, quienes tuvieron la paciencia de revisar el trabajo, corregirlo,
hacerme los comentarios necesarios para su elaboración y aportarme ideas, les estoy
infinitamente agradecido por su tiempo y apoyo tan valioso, ya que sin ellas no hubiera
podido salir adelante.
VI
Introducción
El profesional de la licenciatura en Archivonomía, tiene la responsabilidad y recae en él
un gran compromiso, social e histórico, de preservar la documentación de forma
organizada de cualquier institución sea pública o privada y con ello facilitar el uso de la
información a los usuarios que así lo requieran.
El presente informe es el resultado de la realización del servicio social, efectuado con
una gran responsabilidad y compromiso en el proyecto denominado Reorganización de
la documentación de la Subdirección Académica que se encuentra en el archivo de
concentración de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía.
Es importante mencionar que la ENBA surge por la necesidad de que el país contara
con profesionales en Biblioteconomía y Archivonomía.
El informe se enfoca en presentar el proceso de reorganización realizado en los
expedientes y documentos de la Subdirección Académica y del departamento de
Psicopedagogía y División de Licenciaturas.
En la realización de este informe se utilizó el método analítico, este permite aplicar un
análisis general del problema explicando su naturaleza, el objeto de estudio y
describiendo cada una de las partes.
La investigación que se implemento fue de carácter documental, revisando en fuentes
bibliográficas aspectos teóricos, en los cuales menciono a los principales precursores
de la materia.
La estructura del presente informe de servicio social consta de tres capítulos.
En el primer capítulo denominado La Escuela Nacional de Biblioteconomía y
Archivonomía y su Archivo de Concentración, se mencionan y se analizan los
antecedentes que dieron origen al surgimiento y formación a esta reconocida
institución, observando los cambios y evolución que ha sufrido a través del paso de los
años, su estructura orgánica, Visión, Misión, Objetivos y Funciones, así como del
Archivo de Concentración del cual se incluyen antecedentes, servicios y usuarios.
VII
En el segundo capítulo titulado La organización Documental y el Archivo de
Concentración, se citan las bases que sustentan el marco teórico conceptual que
aborda lo referente a la Organización documental, su definición, objetivo y funciones,
así como también la Ordenación documental junto con su definición y objetivo, los
métodos de Ordenación, la Clasificación, Archivo de Concentración; definición, objetivo
y funciones, el Proceso de Valoración, definición, objetivo, Valoración primaria y
valoración Secundaria.
En el tercer capítulo denominado Reorganización de la Documentación de la
Subdirección Académica, describo las actividades que se desarrollaron durante el
servicio social, las cuales consistieron en realizar un diagnóstico documental, mencionar
los objetivos de la reorganización, los criterios y las actividades que se llevaron a cabo.
Y por último se presentan las conclusiones a las que se llego con la elaboración del
trabajo y la bibliografía consultada.
1
CAPÍTULO 1
LA ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
Y SU ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
En este capítulo se mencionan los antecedentes y los esfuerzos de diferentes
autoridades para que en este país se contara con instituciones o recintos en dónde
se impartieran conocimientos en Archivonomía y Biblioteconomía, además, de cómo
se encuentra estructurada en la actualidad la Escuela Nacional de Biblioteconomía y
Archivonomía (ENBA) de acuerdo a su organigrama, así como su misión, visión,
objetivos y funciones, incluyendo además información del archivo de concentración
señalando sus antecedentes, servicios que proporciona y usuarios que lo visitan.
1.1 Antecedentes de la ENBA
La Escuela como tal se formó en el año de 1945, pero antes de que esto sucediera
se hicieron varios intentos por crearla. En el año de 1915 se tenía la necesidad de
fundar una “Academia con la finalidad de formar personal preparado para estas
nuevas disciplinas”1 así que el 14 de abril de ese año, por una iniciativa de Don
Agustín Loera y Chávez y por decreto del Ejército Constitucionalista de Don
Venustiano Carranza se establece la Academia de Bibliografía, la cual tuvo sede en
la Biblioteca del Pueblo de Veracruz; esta Academia al poco tiempo se olvidó a base
de que en esa época el país se encontraba en guerra.
Don Agustín Loera y Chávez vuelve a tener otra iniciativa para desarrollar cursos a
los encargados de los archivos y bibliotecas públicas con el fin de prepararlos para
llevar a cabo la organización y dirigir el buen funcionamiento de estos. Así que se
presenta un proyecto para su creación y en 1916 se establece la primera Escuela de
Bibliotecarios y Archivistas por órdenes del subsecretario de Educación Pública y
1 ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Archivo Histórico. Guía del Acervo Documental del Archivo Histórico
de la ENBA. Expediente 9C.3, pasillo 1, gaveta 6, entrepaño 1. Año 1996.p.17.
2
Bellas Artes, el Lic. Félix F. Palavicini, adscrita a la Biblioteca Nacional; quedando a
cargo de la dirección Don Agustín Loera y Chávez.
Para poder tener acceso a los cursos, los interesados tenían que haber terminado la
primaria y ser mayores de quince y menores de cincuenta años; y en 1917 cuenta
con su plan de estudios. Lamentablemente esta Escuela tuvo que ser cerrada dos
años después por no cubrir las expectativas, así como, por la escases de la
comunidad estudiantil y la falta de presupuesto.
Se dio otro intento en el año de 1925 al ser inaugurada la “Escuela Nacional de
Bibliotecarios en el anfiteatro de la Escuela Nacional Preparatoria, figurando como
director Don Juan B. Iguiniz, organizada por el departamento de Bibliotecas de la
Secretaria de Educación Pública”2 teniendo duración sólo de dos años de haber
iniciado sus funciones por la deserción de los alumnos y el bajo salario que se les
ofrecía a los bibliotecarios, así que también tuvo que ser cerrada.
A partir de entonces, con un carácter no profesional, acontecieron una serie de
Conferencias y Cursos de capacitación de mayor o menor duración sobre
Biblioteconomía, organizados por el Departamento de Bibliotecas de la Secretaría de
Educación Pública, la Secretaría de Hacienda, la Biblioteca de la Cámara de
Diputados y la Escuela Nacional de Antropología.
Por estos fracasos que se habían obtenido se decide impartir cursos en los archivos,
bibliotecas y hemerotecas, estos fueron dados por correspondencia “El primero en
1929-1931 sobre Biblioteconomía a cargo de Juana Manrique de Lara y el Segundo
en 1937-1938 sobre Biblioteconomía y Archivonomía a cargo de Francisco
Gamoneda”3
2 ESCOBAR BARRIOS, Andrea. Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. Memoria Histórica. 2006. p.22.
3 Ibídem. p 18.
3
En 1944 “siendo Secretario de Educación Pública el Lic. Jaime Torres Bodet nombra
como Jefe del Departamento de Bibliotecas al Lic. Jorge González Durán, quien
convencido de la necesidad de bibliotecarios preparados convoca al tercer Congreso
Nacional de Bibliotecarios y Archivistas, aprobado por el Presidente de la República
Manuel Ávila Camacho”4
“La inauguración de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía se
realizó el 20 de julio de 1945, en el Palacio de Bellas Artes, ceremonia en la que
Torres Bodet, expuso que la Escuela formaba parte de cuatro áreas fundamentales
en la educación del país: Campaña nacional contra el analfabetismo; Mejoramiento
cultural y profesional de los maestros a través del Instituto Federal de Capacitación
Magisterial; intensificación de las actividades bibliotecarias en todo el país y; Labor
editorial”.5
El Lic. Jorge González Durán, Jefe del Departamento de Bibliotecas, consideró
necesario que se contara con bibliotecas ordenadas y con personal preparado.
A partir de este Congreso se aprobó la idea de la creación de la Escuela Nacional de
Bibliotecarios y Archivistas, encargada de formar profesionales en Biblioteconomía y
Archivonomía, los cuales estaban sujetos a prepararse durante su formación
profesional basados en un plan de estudios que se generó en ese mismo año.
Siendo aprobada por el actual presidente de la República Manuel Ávila Camacho, fue
inaugurada la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía (ENBA) iniciando
labores el 20 de julio de 1945 en el Palacio de Bellas Artes, quedando como director
el Dr. Francisco Orozco Muñoz.
“La Escuela inicia sus actividades en el cuarto piso del Palacio de Bellas Artes, con
una inscripción de 54 alumnos en tres niveles educativos: capacitación, técnico y
profesional, en Biblioteconomía; en Archivonomía se inició un año después, la
tercera y actual Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía bajo la
4 MORALES CAMPOS, Estela. Testimonios de la bibliotecología mexicana: educación 1915-1954. México: El autor, 1987.p.22.
5 Ibídem.
4
dirección de Francisco Orozco Muñoz permaneció en esta sede de 1945 hasta
mediados de 1946. Así mismo fue su primera sede para la impartición de clases”6
La Escuela fue creada con dos propósitos: “Uno el de fomentar al personal en
servicio que atendía las bibliotecas del Departamento de Bibliotecas de la SEP, así
como, al personal de los archivos del sector público. El segundo fue preparar a los
profesionales y técnicos en Biblioteconomía y Archivonomía que se requerían para
mejorar los servicios que proporcionaba las bibliotecas del país”7
“La Escuela funcionó en sus inicios, por medio de un Consejo de Regencia integrado
por representantes de diversas instituciones como la Universidad Nacional, la
Biblioteca del Congreso, el Archivo General de la Nación, la Biblioteca Benjamín
Franklin, la SEP, cuyo delegado fue el jefe del Departamento de Bibliotecas, y otras
instituciones más relacionadas con el programa educativo del nuevo plantel”.8
De 1946 a 1951 la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía estuvo
ubicada en Barcelona No. 15 Colonia Roma, de 1951 a 1962 su domicilio fue San
Idelfonso No. 40 Colonia Centro de la Ciudad de México.
Para 1960 ya que se habían reestructurado los planes de estudio que estuvieron
vigentes hasta 1964, fecha en la cual se establecen con mayor precisión los niveles
de técnico y también de maestría.”La reestructuración de los planes de estudio
determinó al nivel técnico como carrera terminal, después de la secundaria, y no
como continuación a la maestría”.9
6 BARQUET CONCEPCIÓN. Evolución de la ENBA, su papel en el Sistema Educativo Nacional. Bibliotecas y Archivos, 1985, no.16. p.37.
7 NAVARRETE ARRIOLA, Oscar y otros. Biblioteca Francisco Orozco Muñoz: propuesta de gestión de calidad y evaluación.
año 1998. p. 4.
8 LA ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECARIOS. Revista de Historia de América, 1945, vol. 20, p.395.
9 DIAZ SANTANA. Gilberto. Nivel medio superior: bachillerato técnico en biblioteconomía Bibliotecas y Archivos No. 9, 1979 .p.
87.
5
“A partir de 1972 se llevan a cabo una serie de reuniones entre el personal docente y
las autoridades de la Escuela con el fin de revisar y actualizar los planes y
programas, así como para modificar la denominación de técnico y el de maestría. A
raíz de estas reuniones y con base a la ley Federal de Educación Superior y a las
Normas Reglamentarias de la ANUIES, se modificaron los planes y los niveles de
enseñanza; el técnico se estableció como bachillerato y la maestría como
licenciatura, en ambas disciplinas, cambios que entraron en vigencia hasta 1974”.10
Para 1973 la ENBA pasa a depender de la Dirección General de Educación
Superior, que antes de este año se denominaba Dirección General de Enseñanza
Superior e Investigación Científica. En este año la Escuela se muda nuevamente, a
la Avenida Viaducto Miguel Alemán No. 155, domicilio que ocupa hasta 1987.
Durante el año de 1974 se implementaron los programas de bachillerato técnico y
los programas de licenciatura en Biblioteconomía y en Archivonomía. Para apoyar a
los egresados del técnico, se recurrió o se ofrecieron dos cursos propedéuticos (con
el nombre de Nivelación) la finalidad de los cursos era que los egresados pudieran
contar con la opción de cursar las asignaturas necesarias para obtener el certificado
de bachillerato y así poder acceder a la licenciatura.” La relación de la ENBA con el
sistema de educación tecnológica da como resultado el cambio de los programas de
técnico y de maestría a los de bachillerato y licenciatura, y marca un vínculo de sus
carreras con las ciencias sociales a diferencia de los programas vigentes hasta 1974
que se ligaban con las ciencias humanísticas”.11
En el año de 1975 el programa de maestría que establecía a un nivel técnico con
estudios superiores se mantuvo hasta este mismo año, en que se modifican y ajustan
los objetivos generales de la escuela, quedando de la siguiente forma:
10
BARQUET, Op.cit.p.41.
11 DÍAZ SANTANA, op.cit., p.75.
6
“Formar profesionales a nivel medio superior y superior en Biblioteconomía y
en Archivonomía.
Impartir cursos de actualización y posgrados en Biblioteconomía y en
Archivonomía, así como organizar cursos intensivos.
Prestar asesoramiento técnico a las instituciones que lo solicitasen.
Fomentar el desarrollo de la Biblioteconomía y Archivonomía en el país,
mediante la publicación de artículos y trabajos de investigación en estos
campos y por todos los medios posibles a su alcance”.12
“Patrocinado por el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología (CONACYT) se realizó
durante 1973-1978 un Curso Técnico Intensivo para personal que laboraba en
bibliotecas de las universidades públicas de los Estados de la República (más
conocido como Curso ENBA/CONACYT), el programa contaba con 950 horas
efectivas de clase a lo largo de un año”.13
La ENBA apoyó el Programa Nacional de Bibliotecas Públicas de la SEP en 1983 e
implementó en 1984-1986, solo por esa vez, el Plan B de la licenciatura en
Biblioteconomía con el ingreso de un total de 23 alumnos y egreso de 18.
“Este plan estaba diseñado en cuatrimestres y dirigido a personal que contara
cuando menos con un 30% de créditos de alguna otra licenciatura, que trabajara en
alguna biblioteca pública, y que a propuesta y con el apoyo de alguna entidad
federativa fuera candidato a ocupar la coordinación del subsistema estatal de
bibliotecas de la entidad proponente, además de tiempo completo para estudiar y
compromiso de regresar a su mismo lugar de trabajo”.14
12
BARQUET, op.cit., p.39.
13 Ibídem. p. 40.
14 Ibíd., p. 42.
7
“Desde 1990 la Subsecretaría de Educación Superior e Investigación Científica
(SESIC) empezó a operar el Fondo para Modernizar la Educación Superior
(FOMES), con recursos que representaron una proporción significativa de los
presupuestos ordinarios de las instituciones”15, esto permitió subsanar en parte
algunos rezagos de lo que se había invertido para la infraestructura y equipamiento
que se habían acumulado en la década anterior. Para tener acceso a recursos que
se necesitaban, las instituciones de educación superior (IES) tuvieron que realizar
procesos de autoevaluación y planeación anuales.
“En 1992 se renovaron los planes y programas de estudio para las licenciaturas y en
1993 se suprimió el bachillerato técnico”16 quedando solo la licenciatura, la cual le dio
un nuevo impulso a la disciplina y a la presencia de los profesionales de ambas
carreras así como a la Escuela misma.
Desde su fundación hasta nuestros días la ENBA ha ido cambiando de sedes o
edificios, siendo estos:
En la siguiente tabla se muestra de forma cronológica las diferentes ubicaciones que
ha tenido la E.N.B.A. en su transcurso histórico.
15
MARTINEZ RIZO, Felipe. La planeación y evaluación de la educación. Un siglo de Educación en México I. México: FCE, 1998.p.311.
16 NAVARRETE ARRIOLA, Oscar y otros. Biblioteca Francisco Orozco Muñoz .Op. cit. p.12.
8
“Así, en 1990 la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía (ENBA) se
reubico y paso a depender de la Dirección General de Educación Superior, con el
propósito de participar en el proceso de modernización de las instituciones de este
tipo de estudios”17
Después de varias sedes que tuvo la Escuela Nacional de Biblioteconomía y
Archivonomía, por fin obtiene un edificio propio en el año de 1993, ubicado al norte
de la ciudad en Calzada Ticomán # 645; en dónde se mantiene hasta la fecha.
Instalada en esta sede la ENBA lleva a cabo una serie de actividades como la
enseñanza teórica-práctica de la Biblioteconomía y la Archivonomía que no se
podían realizar a causa de que la escuela se mantenía en movimiento.
Esta institución ha pasado por circunstancias que le han obligado a moverse o
trasladarse a diferentes sedes que están ubicadas en el distrito federal.
“En 1993 se cambió a las instalaciones en que se ubica actualmente y que fueron
construidas ex profeso para uso de la Escuela”18
17 CRUZ RIVAS. Miguel Ángel. La Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía en el umbral del nuevo milenio.
Bibliotecas y Archivos. 2000, 3ª época, vol. 2, no.1.p. 6. 18
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Manual del estudiante.2009.p.5y6.
PERIODO UBICACIÓN
1945-1946 Palacio de Bellas Artes
1946-1951 Barcelona No. 15
1951-1962 San Idelfonso No. 40
1962-1965 Durango No. 93
1965-1973 Insurgentes Sur No.231
1973-1987 Viaducto Miguel Alemán No. 155
1987-1993 Miguel Ángel No.94
1993 Ticomán No. 645
9
Edificio de Aulas, donde se realiza la práctica docente, el cual se inauguró en
1993.
Edificio de Apoyo Académico e Investigación, en el que se ubican la
Biblioteca, la Sala de Usos Múltiples, el Laboratorio de Restauración,
Laboratorio de Idiomas(SAC), el Laboratorio de Computo Académico, El
Archivo Histórico, Departamento de Desarrollo y Organización Técnica de
Colecciones, Departamento de Colecciones Especiales, cubículos para
docentes, Departamento de Educación a Distancia, la Subdirección de
Servicios Bibliotecarios y Archivísticos, el Departamento de Psicopedagogía,
Sala de Juntas de la Modalidad, Sala de Maestros y por último Sala de
Capacitación, su construcción se concluyó en 1994.
Edificio Administrativo, donde se realizan las funciones de dirección y
administración, su construcción se terminó en 1995.
En 1998 concluye con el acondicionamiento del estacionamiento y de la entrada
principal. “En 1993, se suprimieron los estudios de bachillerato y el quehacer
académico de la escuela se orientó al fortalecimiento de los estudios de nivel
superior”19
De 1995-2000 siguiendo al Programa de Desarrollo Educativo y el Plan Institucional
de Desarrollo de la ENBA, la Escuela diseñó un Modelo Educativo que originó el
replanteamiento de nuevos principios como pedagógicos, filosóficos y metodológicos
que sirvieron de base para una revisión curricular. Con este Modelo Educativo la
Escuela atiende dos aspectos importantes en cuanto a la educación: la calidad
académica y la cobertura educativa.
Para 1997 se inicia la modalidad a distancia y abierta con cobertura nacional y se
revisaron los programas de estudio del 92, concluyéndose en 1998 para que entraran
19 CRUZ RIVAS, Miguel Ángel. En el umbral del nuevo milenio. 2000, Bibliotecas y Archivos;2(1)p.7
10
en vigor ese mismo año en el ciclo escolar que comenzaría. Así como también se
ofrece además de los estudios de licenciatura una formación profesional denominada
Profesional Asociado.
En la actualidad la Escuela ofrece cuatro programas educativos:
1.- Licenciatura en Archivonomía.
2.- Profesional Asociado en Archivonomía.
3.- Licenciatura en Biblioteconomía.
4.- Profesional Asociado en Biblioteconomía.
5.- A distancia y escolarizada.
1.2. Organigrama
Es importante señalar que la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía
para llevar una buena administración en todas sus áreas requiere de una estructura
en dónde se delimiten acciones y responsabilidades que la lleven al buen manejo de
sus recursos, y al mismo tiempo brindar un mejor servicio en cada una de sus
funciones tanto académicas como administrativas. La ENBA se conforma por una
dirección, cuatro subdirecciones, dos divisiones, dos coordinaciones y por 14
departamentos, mismos que se presentan en el siguiente organigrama.
11
“
“20
20
Fuente: ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Adecuación de la estructura orgánica de la Escuela Nacional de
Biblioteconomía y Archivonomía y su registro ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, Agosto, 2001.p.10
DIRECCIÓN
SUBDIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE
SERV. BIBLIOT. Y
ARCHIVÍSTICOS
SUBDIRECCIÓN
ACADÉMICA
SUBDIRECCIÓN DE
PLANEACIÓN Y
EVALUACIÓN
DIVISIÓN DE
POSGRADOS
DIVISIÓN DE
LICENCIATURAS
COORDINACIÓN DE
LICENCIATURAS EN
BIBLIOTECONOMÍA DEPARTAMENTO
DE DESARROLLO
INSTITUCIONAL DEPARTAMENTO
DE RECURSOS
HUMANOS
DEPTO.DE DESARR.
Y ORG.TECNICA DE
COLECCIONES
DEPARTAMENTO
DE EDUCACIÓN
ABIERTA Y A
DISTANCIA
DEPARTAMENTO
DE RECURSOS
FINANCIEROS
DEPARTAMENTO
DE SERVICIOS
COORDINACIÓN DE
LICENCIATURAS EN
ARCHIVONOMIA
DEPARTAMENTO
DE CONTROL
ESCOLAR
DEPARTAMENTO
DE ARCHIVOS
DEPARTAMENTO
DE APOYO Y
SERVICIO A LA
COMUNIDAD DEPARTAMENTO DE
RECURSOS MAT. Y
SERV. GRALES
DEPARTAMENTO
DE DESARROLLO
INFORMÁTICO
DEPARTAMENTO DE
CÓMPUTO
ACADÉMICO
DEPARTAMENTO
DE
PSICOPEDAGOGÍA
DEPARTAMENTO DEL
CENTRO DE AUTO ACCESO
PARA EL APRENDIZAJE DE
IDIOMAS
12
Dirección
Es importante señalar que la dirección es la base principal en la aplicación de los
conocimientos y la toma de decisiones; además tiene que identificar el
comportamiento del personal a cargo, como grupo y también como individuo de
forma apropiada para así alcanzar los objetivos, que se quieren lograr.
Por lo anterior en la dirección se deben guiar a un grupo de individuos para lograr
los objetivos de la Institución y para que estos se lleven a cabo se deben seguir
algunos puntos importantes:
“Planear, dirigir, coordinar, y evaluar el desarrollo de los programas
académicos y administrativos de la Escuela de acuerdo con las normas y
lineamientos establecidos por la Secretaría de Educación Pública.
Determinar y establecer las políticas a seguir para el logro de los objetivos de
la Escuela conforme a las disposiciones vigentes.
Dirigir y supervisar la administración de los recursos humanos, financieros,
materiales y de servicios generales, de conformidad con las normas y
lineamientos establecidos”21
Subdirección de Planeación y Evaluación
Esta subdirección está integrada por cuatro departamentos que son: Departamento
de desarrollo Institucional, departamento de control escolar, departamento de apoyo
y servicio a la comunidad y por último el departamento de desarrollo informático.
La Subdirección de Planeación y Evaluación se encarga de contribuir, proponer y
determinar la formulación de políticas, la creación de programas, planear y
programar los objetivos y metas que se generen y lo principal cuidando que se
21
SUBDIRECCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR, DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR Y UNIVERSITARIA, ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Estructura Orgánica y manual de organización de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y
Archivonomía. Enviados en Mayo de 2005-05-09. Abril 2005. Expediente 3 C10. Pasillo 1.p.9.
13
cumpla con los objetivos institucionales y ordenamientos legales los cuales son los
siguientes:
“Planear, organizar, dirigir, controlar y evaluar las actividades de planeación,
programación, presupuestación, de control escolar, extensión y vinculación
con instituciones públicas o privadas.
Coordinar y supervisar la elaboración de planes de desarrollo institucional a
corto, mediano y largo plazo.
Proponer a la dirección de la Escuela la creación, modificación o supresión de
asignaturas o licenciaturas”22
Departamento de Desarrollo Institucional
Este departamento se encuentra en primer lugar dentro de la subdirección de
planeación y evaluación, está encargado de crear o formular estrategias y líneas de
acción que permitan alcanzar los objetivos en materia de desarrollo institucional para
formar profesionistas estableciendo algunos puntos que son:
“Coordinar y elaborar programas de desarrollo institucional a mediano y largo
plazo de acuerdo con las normas y lineamientos vigentes.
Participar conjuntamente con el área administrativa en la reorganización y
actualización administrativa, colaborando con todas las áreas de la Escuela en
la elaboración y actualización de los manuales de organización, de
presupuestos y de procedimientos.
Coordinar el seguimiento y evaluación de los planes y programas
institucionales”23
22
SUBDIRECCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR, DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR Y UNIVERSITARIA, ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Op.cit.p.11.
23 SUBDIRECCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR, DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR Y UNIVERSITARIA, ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Op.cit.p.13.
14
Departamento de Control Escolar
Este departamento al igual que el anterior se encuentra ubicado dentro de la
subdirección de planeación y evaluación en el segundo lugar y está encargado de
proporciona al estudiante, información sobre sus calificaciones, servicios escolares
que imparte la institución, apoya al estudiante a que tenga conocimiento del progreso
de su avance académico y se basa en los siguientes puntos:
“Organizar, coordinar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con la
prestación de servicios escolares a los estudiantes, mantener actualizado su
registro y el resultado de sus evaluaciones.
Proporcionar a los estudiantes información sobre el registro de calificaciones.
Atender la expedientación y reposición de la documentación de acreditación
de estudios de la Escuela”24
Departamento de Apoyo y Servicios a la Comunidad
La subdirección de planeación y evaluación ubica en tercer lugar a este
departamento que está enfocado a dar un servicio de apoyo como su nombre lo
menciona a los estudiantes de la institución ofreciéndoles seguro médico, bolsa de
trabajo, servicio social, prácticas profesionales entre otros y lleva sus actividades de
acuerdo a los puntos que se mencionan a continuación:
“Difundir los programas de servicio social, prácticas profesionales, promoción
deportiva, difusión cultural y de apoyo académico que se realicen en la
institución.
Promover la obtención de becas y orientar a los aspirantes o becarios sobre
los requisitos y obligaciones para el otorgamiento de éstas.
Llevar el seguimiento y registrar el avance de los programas culturales,
artísticos, deportivos y recreativos que se efectúen en la Escuela.
24
SUBDIRECCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR, DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR Y UNIVERSITARIA, ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Op.cit.p.14.
15
Promover y coordinar la difusión de las actividades que realicen en la escuela.
Promover la participación de la comunidad escolar en la realización de
eventos culturales, artísticos, deportivos, sociales y recreativos que coadyuven
a la información integral del educando”25
Departamento de Desarrollo Informático
Por último ubicado en cuarto lugar dentro de la subdirección de planeación y
evaluación se encuentra este departamento, dirigido a crear y ejecutar un sistema de
copias para respaldar los datos, además de realizar y evaluar periódicamente los
registros de avance de la institución enfocándose en algunos puntos específicos que
son los siguientes:
“Administrar y dar seguimiento al programa de desarrollo informático
institucional.
Brindar asesoría y soporte técnico en materia de informática a todos y cada
uno de los departamentos que conforman la Escuela.
Analizar y desarrollar sistemas de información automatizados que apoyen y
faciliten las labores de las diversas áreas de la Escuela”26
Subdirección Académica
La Subdirección Académica está conformada por 2 divisiones una de licenciaturas y
otra de posgrados, dos coordinaciones la coordinación en Archivonomía y la
coordinación en biblioteconomía y por ultimo cuatro departamentos que son: el
departamento de educación abierta y a distancia, el departamento de computo
académico, el de psicopedagogía y por último el centro de auto acceso para el
aprendizaje de idiomas, está subdirección está enfocada a coordinar y desarrollar
25
SUBDIRECCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR, DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR Y UNIVERSITARIA, ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Op.cit.p.15.
26 SUBDIRECCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR, DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR Y UNIVERSITARIA, ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Op.cit.p.17.
16
todas las actividades académicas, su propósito es lograr el cumplimiento de los
planes y programas de estudio, además de dar seguimiento a las actividades
académicas docentes y menciona algunos puntos en los cuales se enfoca para
llevar a cabo sus actividades, los cuales son:
“Planear, organizar, dirigir y evaluar el desarrollo de los planes y programas de
estudio de licenciatura de la Escuela de acuerdo con las normas y
lineamientos establecidos por la Secretaría de Educación Pública.
Participar en la formulación del anteproyecto de presupuesto y del programa
operativo anual de la Escuela.
Aplicar la estructura orgánica autorizada para la Subdirección Académica y
verificar el cumplimiento de los procedimientos establecidos para el desarrollo
de las actividades”27
División de Licenciaturas
La división de licenciaturas está a cargo de las coordinaciones de biblioteconomía y
de Archivonomía, encargada de realizar actividades de los diferentes programas de
licenciatura, además de fomentar y desarrollar vínculos entre los programas de
licenciatura basándose en puntos esenciales que se mencionaran a continuación:
“Programar, organizar, dirigir y controlar las actividades académicas
relacionadas con las licenciaturas que se imparten en la ENBA.
Elaborar el calendario y horarios de las actividades académicas de las
licenciaturas, en coordinación con los órganos a su cargo y presentarlo a la
Subdirección Académica para lo conducente.
Establecer con las demás áreas orgánicas de la Escuela la coordinación
necesaria para el cumplimiento de las funciones encomendadas a la División.
27
SUBDIRECCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR, DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR Y UNIVERSITARIA, ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Op.cit.p.18.
17
Establecer con las demás áreas orgánicas de la Escuela la coordinación
necesaria para el cumplimiento de las funciones encomendadas a la División
de Licenciaturas”28
Coordinación de la Licenciatura en Biblioteconomía
Esta coordinación depende de la subdirección académica y está encargada de
planear, organizar, coordinar, controlar y evaluar el registro escolar en la
Licenciatura de Biblioteconomía. Su función de la coordinación es hacer cumplir los
reglamentos escolares vigentes llevando a cabo los siguientes puntos:
“Participar en el desarrollo de los planes, programas de estudio, técnicas e
instrumentos para la evaluación del aprendizaje, en la Licenciatura en
Biblioteconomía.
Registrar el avance y vigilar el cumplimiento del desarrollo de los programas
de estudio de las asignaturas de la Licenciatura en Biblioteconomía.
Planear, promover, coordinar y evaluar el Programa de Formación de
asesores de la Modalidad”29
Coordinación de la Licenciatura en Archivonomía
Esta coordinación como la anterior también depende de la subdirección académica y
se encarga de planear, organizar, coordinar, controlar y evaluar el registro escolar
en la Licenciatura de Archivonomía. Su función de la coordinación es hacer cumplir
los reglamentos escolares vigentes de acuerdo a los siguientes puntos:
28
SUBDIRECCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR, DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR Y UNIVERSITARIA, ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Op.cit.p.20 y 21.
29 SUBDIRECCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR, DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR Y UNIVERSITARIA, ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Op.cit.p.22.
18
“Participar en el desarrollo de los planes, programas de estudio, técnicas e
instrumentos para la evaluación del aprendizaje en la Licenciatura en
Archivonomía.
Programar, desarrollar y supervisar las actividades académicas de la
Licenciatura en coordinación con la División respectiva.
Analizar la información y documentación relativa a la asistencia y
aprovechamiento escolar en las diferentes asignaturas de la Licenciatura e
identificar las desviaciones y aplicar las acciones correctivas pertinentes”30
División de Posgrados
Esta división revisa y actualiza los programas de estudio y a su vez, se encarga de
crear y establecer programas para la formación de investigadores, docentes y
profesionales, partiendo de los siguientes puntos:
“Planear, organizar, dirigir y supervisar la impartición de estudios de posgrado
en la escuela.
Planear, organizar, dirigir y coordinar el desarrollo de los proyectos de
investigación y desarrollo tecnológico en Biblioteconomía y Archivonomía.
Coordinar el desarrollo de programas académicos orientados a la obtención
del grado, participar en la elaboración de programas de difusión cultural,
programas de actualización y superación académica y en la realización de
congresos y seminarios de carácter científico y cultural.
Coordinar el registro, control y seguimiento del avance de los programas que
se desarrollen en la División de Posgrados”31
30
SUBDIRECCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR, DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR Y UNIVERSITARIA, ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Op.cit.p.23
31 SUBDIRECCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR, DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR Y UNIVERSITARIA, ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Estructura Orgánica y manual de organización de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y
Archivonomía. Enviados en Mayo de 2004. Mayo 2004. Expediente 3 C10. Pasillo 1.p.23.
19
Departamento de educación Abierta y a Distancia
Este departamento está enfocado a impartir la educación de una manera más
accesible para aquellas personas que requieren estudiar pero no tienen la facilidad
de llegar hasta las instalaciones de la escuela, por eso existe una modalidad abierta
y a distancia que permite que los estudiantes tengan un horario flexible y vía internet
para que puedan seguir estudiando, normalmente se le envía el material para
investigar al estudiante, como textos escritos o videos si así lo requiriera, este
departamento se rige de acuerdo a los siguientes puntos que son:
“Planear, dirigir, coordinar y evaluar las actividades relativas a la Modalidad de
Educación Abierta y a Distancia que ofrece la escuela.
Planear, coordinar y evaluar el Programa de Autorías de las Guías de Auto
aprendizaje para los estudiantes de la Modalidad.
Analizar la información y documentación relativa al desarrollo académico de
los estudiantes de la Modalidad.
Establecer con las demás áreas orgánicas de la Escuela la coordinación
necesaria para el cumplimiento de las funciones encomendadas al
Departamento de Educación Abierta y a Distancia”32
Departamento de Cómputo Académico
Este departamento depende de la división de posgrados y tiene como fin dar servicio
a los alumnos, para que tengan un mejor desempeño académico y profesional en un
futuro, y respaldar los procesos académicos, de investigación y de vinculación que
se desarrollan en la ENBA y se enfoca en los siguientes puntos para llevar a cabo
sus actividades los cuales son:
32
SUBDIRECCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR, DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR Y UNIVERSITARIA, ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Op.cit.p.25
20
“Programar, organizar y evaluar las actividades relacionadas con la enseñanza
de la computación en el Laboratorio de Cómputo Académico, en apoyo a los
contenidos de los planes y programas de estudio que se imparten en la
Escuela.
Brindar apoyo y asesoría a los usuarios para la realización de prácticas
académicas en el Laboratorio de Cómputo Académico.
Formular programas de mantenimiento preventivo y correctivo para los
equipos y sistemas de trabajo del Laboratorio de Cómputo Académico y vigilar
su correcta aplicación”33
Departamento de Psicopedagogía
Al igual que el departamento anterior también depende de la división de posgrados y
esta encomendado a apoyar a la docencia y su función es facilitar la relación entre
el docente-alumno y el alumno-alumno, esto con el fin de mejorar las relaciones
interpersonales dentro y fuera del aula. También en la formación de los estudiantes
mediante actividades que faciliten su integración en el sistema escolar, su
desarrollo académico y personal tomando en cuenta los siguientes puntos:
“Participar con las Divisiones de Licenciatura en el desarrollo y actualización
de los planes y programas de estudios vigentes.
Determinar con la participación de las Divisiones y Coordinaciones
respectivas, las necesidades de materiales didácticos que se necesitan en el
cumplimiento de los planes y programas de estudio vigente.
Organizar, coordinar y evaluar el desarrollo de las asesorías individuales y
grupales, así como la aplicación de las evaluaciones académicas, de acuerdo
con las normas y lineamientos establecidos.
33
SUBDIRECCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR, DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR Y UNIVERSITARIA, ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Op.cit.p.27
21
Organizar, dirigir y controlar la prestación de servicios de orientación y apoyo a
estudiantes.
Evaluar conjuntamente las coordinaciones de carrera, el proceso enseñanza-
aprendizaje y promover las medidas correctivas que procedan.
Promover y coordinar talleres de apoyo académico al alumnado para facilitarle
su trabajo académico”34
Departamento del Centro de Auto acceso para el Aprendizaje de idiomas
Este departamento es un espacio en el que existe diferentes materiales y recursos
disponibles que facilitan el aprendizaje y práctica de idiomas de manera
independiente y en específico el idioma inglés.
Y algunos de los puntos que lleva a cabo este departamento para realizar sus
actividades son:
“Planear, organizar y evaluar el desarrollo de las actividades académicas
relacionadas con la enseñanza del idioma inglés en la escuela.
Planear las actividades del Departamento de Centro de Auto acceso para el
Aprendizaje de idiomas conforme al calendario y horarios de las actividades
académicas de las licenciaturas que se imparten en la Escuela, en
coordinación con la División de licenciaturas.
Coordinar el procesamiento de los materiales propios del auto acceso, así
como los utilizados en la enseñanza del idioma inglés.
Proponer a la Subdirección Académica objetivos, metas y actividades a
desarrollar en materia de inglés, relacionadas con las licenciaturas que se
imparten en la escuela”35
34
SUBDIRECCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR, DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR Y UNIVERSITARIA, ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Op.cit.p.29.
35 SUBDIRECCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR, DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR Y UNIVERSITARIA, ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Op.cit.p.30.
22
Subdirección de Servicios Bibliotecarios y Archivísticos
Esta subdirección se compone por tres departamentos los cuales son: el
departamento de desarrollo y organización técnica de colecciones, el departamento
de servicios y por último el departamento de archivos, además de estar encargada
de planear, dirigir, coordinar, supervisa todo lo que tenga que ver con la
actualización e innovación de programas para la escuela en el ámbito bibliotecario y
archivístico, convenios con otras escuelas u otros organismos y así tener mejores
propuestas de desarrollo, algunos puntos en los cuales lleva a cabo estas
actividades son los siguientes:
“Planear, dirigir, coordinar, supervisar y evaluar los programas de Desarrollo
de Colecciones, Organización Técnica de Materiales Documentales, Servicios
al Público, Sistema Integral de Archivos, Archivo Histórico y Automatización;
correspondientes a la Subdirección de Servicios Bibliotecarios y Archivísticos.
Planear, dirigir, coordinar, supervisar y evaluar los convenios de cooperación
con bibliotecas y archivos del país, del extranjero, así como con organismos
internacionales.
Elaborar y proponer programas destinados a mejorar la calidad de los
servicios bibliotecarios y archivísticos y someterlos a la consideración de la
Dirección”36
Departamento de Desarrollo y Organización Técnica de Colecciones
Básicamente este departamento dependiente de la subdirección de servicios
bibliotecarios y archivísticos, está dirigido a establecer políticas y normas para la
conservación de los documentos o materiales de suma importancia, referidos en los
siguientes puntos:
“Proponer las normas, lineamientos y políticas para llevar a cabo el desarrollo
de colecciones.
36
SUBDIRECCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR, DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR Y UNIVERSITARIA, ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Op.cit.p.33.
23
Diseñar y actualizar los catálogos de autoridad, de materia, de serie y de
editoriales.
Controlar las actividades correspondientes a la restructuración y
encuadernación de los materiales documentales”37
Departamento de Servicios
Al igual que el anterior departamento también depende de la subdirección de
servicios bibliotecarios y archivísticos, determinando el servicio que ofrece a los
usuarios y estableciendo mecanismos que le permitirán conocer las necesidades de
los mismos, mencionando algunos en los siguientes puntos:
“Establecer programas permanentes de mantenimiento de colecciones.
Ofrecer los servicios a los usuarios de conformidad con el Reglamento.
Establecer mecanismos que permitan conocer el grado de satisfacción de las
necesidades de información de la comunidad de la Escuela”38
Departamento de Archivos
Por último el departamento de archivos, que también depende de la subdirección de
servicios bibliotecarios y archivísticos, se encarga de crear y llevar a cabo las normas
en base a una normatividad que ya esta expedida, desarrolla y evalúa cursos de
capacitación a las personas que están a cargo del archivo de trámite, concentración
e histórico y menciona algunas de sus actividades en los siguientes puntos:
“Proponer a las instancias institucionales de la Escuela, las normas para la
integración y operación de su unidad de correspondencia y de sus archivos de
trámite, concentración e histórico, con base en la normatividad expedida por el
gobierno federal.
37
SUBDIRECCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR, DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR Y UNIVERSITARIA, ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Op.cit.p.34.
38 SUBDIRECCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR, DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR Y UNIVERSITARIA, ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Op.cit.p.35.
24
Proponer, desarrollar y evaluar cursos de capacitación a los responsables
directos de la operación de la unidad de correspondencia y de los archivos de
trámite y concentración de la Escuela.
Establecer con las demás áreas orgánicas de la Escuela la coordinación
requerida para el cumplimiento de las funciones encomendadas al
Departamento”39
Subdirección Administrativa
Esta subdirección se compone por tres departamentos, los cuales son los siguientes:
el departamento de recursos humanos, el departamento de recursos financieros y
por último el departamento de recursos materiales y servicios generales, está
destinada a llevar a cabo las normas y lineamientos de los recursos humanos,
financieros, materiales y servicios generales que estas rigen la institución para un
mejor progreso de acuerdo a los puntos mencionados a continuación:
“Establecer las normas, lineamientos y procedimientos a los que se sujetara la
asignación y control de los recursos humanos, financieros, materiales y
servicios generales y vigilar el cumplimiento de las aprobadas.
Coordinar y supervisar las actividades relativas al reclutamiento, contratación,
desarrollo y control de los recursos humanos, así como, determinar sus
necesidades de promoción, capacitación y actualización.
Establecer y coordinar el programa de mantenimiento preventivo y correctivo
que se realicen a las instalaciones, maquinaria y equipo, vigilar su
cumplimiento e informar a la dirección de la Escuela”40
39
SUBDIRECCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR, DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR Y UNIVERSITARIA, ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Op.cit.p36.
40 SUBDIRECCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR, DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR Y UNIVERSITARIA, ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Op.cit. p.37.
25
Departamento de Recursos Humanos
Este departamento, que depende de la subdirección administrativa, está a cargo de
realizar, llevar el control y la organización del personal que labora, así como, su
administración, pagos y remuneraciones, determinándolo en los siguientes puntos:
“Organizar, coordinar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con la
administración de personal de la Escuela, así como, el pago de sus
remuneraciones, conforme a las normas y lineamientos establecidos por la
Secretaría de Educación Pública.
Mantener actualizados los expedientes del personal administrativo y docente
de la Escuela.
Proporcionar en la Escuela los servicios relativos a certificaciones,
constancias, nombramientos, suspensiones, prestaciones, pagos de sueldos,
jubilaciones y credenciales que le requiera el personal”41
Departamento de Recursos Financieros
Este departamento, que también depende de la subdirección administrativa, está
destinado a llevar la contabilidad y resultados económicos de la institución como son
gastos, inversiones, pagos etc. Tiene que ver con la cuestión monetaria de la
Escuela y lleva a cabo las siguientes actividades:
“Elaborar los estados financieros y presupuestales de la Escuela.
Determinar los costos de operación de los programas, registrar y controlar los
recursos autorizados a la Escuela, los de asignación original y los de ingresos
propios.
41
SUBDIRECCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR, DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR Y UNIVERSITARIA, ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Op.cit.p39.
26
Evaluar las actividades relacionadas con la administración de los recursos
financieros de la Escuela conforme a las normas y lineamientos”42
Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales
Este departamento al igual que los dos departamentos anteriores depende de la
subdirección administrativa y está encargada de dar a conocer cuáles son las
necesidades que tiene la escuela en cuanto a recursos materiales, mobiliario,
utensilios, herramientas, bienes. Además de actividades de apoyo que recibe la
escuela por parte de trabajadores en diferentes actividades que a continuación se
mencionan:
“Determinar las necesidades de recursos materiales y servicios generales de
la Escuela y presentarlas a la Subdirección Administrativa para lo conducente.
Coordinar y controlar los procesos derivados de la adquisición de bienes, así
como, lo relacionado a la prestación de servicios generales.
Proporcionar los servicios de vigilancia, aseo, mensajería, comunicación,
reproducciones gráficas, así como, los de mantenimiento y reparación de las
instalaciones, bienes muebles y equipo”43
El organigrama de la E.N.B.A. establece la estructura y la disposición de los
elementos que lo conforman, este mismo describe los puestos de trabajo y la
asignación de responsabilidades según el nivel jerárquico, además, especifica la
relación de sus departamentos, a través de sus líneas de autoridad, nos representa
una visión clara del trabajo desempeñado en toda la institución y las posiciones
dentro de la institución
42
SUBDIRECCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR, DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR Y UNIVERSITARIA, ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Op.cit. p. 40.
43 SUBDIRECCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR, DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR Y UNIVERSITARIA, ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Op.cit.p41
27
1.3 Misión, Visión, Objetivos y Funciones
Este punto señala la, misión, visión, objetivos y funciones de la Escuela, estos están
enfocados a especificar que es lo más importante que se debe lograr, alcanzar y
cumplir las metas deseadas para obtener mejores resultados, haciendo esta
Institución educativa cada día mejor.
Misión
La misión se establece como la razón de ser de la institución, el motivo por la cual
existe y dentro de la misma especifica las funciones que la institución desempeñara
en el entorno que se encuentre para alcanzar su misión.
“Somos una institución pública de educación superior de la Secretaría de Educación
Pública, que forma con calidad a los profesionales de la biblioteconomía y de la
Archivonomía para desempeñar su profesión con compromiso social y contribuir al
desarrollo nacional, atendiendo a las demandas que en su ámbito generan los
diferentes sectores del país”44
Visión
La visión va a estar enfocada en lo que se quiere crear, alcanzar y culminar
refiriéndose a las metas propuestas que se pretenden concretar o culminar
positivamente.
Cuando ya está enfocada la visión que pretendemos para la institución, todas las
acciones se fijaran en un solo punto, pudiendo tomar decisiones acorde con la
misma.
44
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Misión en la Escuela Nacional de Biblioteconomía y
Archivonomía [en línea]. [México, D.F]: Agosto del 2010. [citado Agosto 28 del 2010]. Disponible de World Wide Web:
http://www.enba.sep.gob.mx/new800x600/mision/indexmision.htm disponible también en:
http://www.enba.sep.gob.mx/new800x600/Indexenba.htm.
28
“La Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía será una opción de
educación superior atractiva en la formación profesional de bibliotecarios y
archivistas, por la mejora en los niveles de calidad de sus programas educativos, lo
que estará sustentado en:
• Una adecuada formación docente y actualización profesional de sus profesores,
que posibilite la organización de éstos en Cuerpos Académicos.
•Una mayor eficiencia terminal de sus estudiantes.
• La evaluación continúa de sus planes y programas de estudio.
• La cobertura nacional de su oferta educativa.
• Su estrecha vinculación con los diversos sectores sociales; y El desarrollo de un
sistema de gestión de la calidad que contribuya a la acreditación de sus programas
educativos y a la certificación de sus procesos de gestión”45
Objetivos
Los objetivos nos enfocaran a seguir un curso ordenado que servirá como
motivación, reconociendo y enfocando los esfuerzos en una misma dirección, así
mismo nos ayudan a crear estrategias y sirven como base para realizar tareas y
actividades, en concreto son la base y la guía para obtener buenos resultados si
estos los comparamos con los objetivos, sabremos que tanto se logro y que fue lo
que faltó.
“Los objetivos delimitan el ámbito de competencia del hacer y quehacer de la
Escuela.
I. Preparar y formar Bibliotecónomos y Archivonómos capaces de desarrollarse
ética y profesionalmente en beneficio de los diferentes sectores de la población.
45
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Visión en la Escuela Nacional de Biblioteconomía y
Archivonomía [en línea]. México, D.F. [consultado el 28 de Agosto del 2010].Disponible en World Wide Web:
http://www.enba.sep.gob.mx/new800x600/vision/indexvision.htm
29
II. Promover la superación profesional de los especialistas en dichas áreas a través
de cursos de especialización y actividades de extensión educativa.
III. Desarrollar investigaciones acerca de la realidad y necesidades sociales en su
campo de conocimiento”46
Funciones
Las funciones son aquellas que realiza la institución para alcanzar sus objetivos,
basándose en las actividades que desempeña cada departamento.
De acuerdo a lo publicado en el Diario Oficial de la Federación el 14 de diciembre de
1988, se establecen los objetivos de la Escuela y con ello las funciones que se deben
de llevar a cabo para que sean cumplidos:
“Planear y programar la enseñanza que imparta y las actividades de
investigación y extensión educativa, conforme a la demanda de estos tipos de
profesionales en el ámbito nacional.
Elaborar políticas y programas encaminados al mejoramiento de los planes de
estudio en beneficio de la preparación de sus educados.
Expedir certificados de estudio y otorgar los títulos profesionales de licenciado
en Biblioteconomía y Archivonomía.
Programar la actualización y superación académica de los catedráticos que
formen parte de su plantilla docente.
Desarrollar las demás actividades conducentes al logro de su contenido
institucional que le sean encomendadas por la Secretaria de Educación
Pública”47
46
ESCOBAR BARRIOS, Óp. cit. p 23.
47 NAVARRETE ARRIOLA. Op.cit. p 9.
30
La Misión, Visión, Objetivos y Funciones de la E.N.B.A. bien establecidos con una
secuencia lógica y ordenada nos llevaran a saber qué es lo que buscamos, lo que
queremos concretar y hacia dónde nos dirigimos, además de saber qué es lo que
buscamos crear, las satisfacciones que queremos obtener y cuál es la imagen que
nos estamos creando o nos queremos crear.
1.4. Archivo de concentración
En este punto se incluye información relacionada con el archivo de concentración de
la ENBA, departamento en donde se llevó a cabo la presente investigación, además
de las actividades realizadas día con día durante el servicio social en el noveno
semestre de la licenciatura en Archivonomía.
1.4.1 Antecedentes del Archivo de Concentración
En la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía no se tiene un
documento que señale el origen del archivo de concentración, motivo por el cual se
entrevistó a la Prof. Martha Tapia Ortega, docente de la Escuela, quien estuvo a
cargo del archivo histórico en el 2003, misma que proporcionó la siguiente
información.
Menciona que fue a finales del 2003 y principios del 2004 cuando en la Escuela
surge una propuesta de crear el archivo de concentración, ya que no existía ninguno
y cada una de las áreas que componen el organigrama, resguardaba la
documentación que generaban en las mismas oficinas, lo que ocasionaba un sinfín
de problemas.
Por instrucciones del entonces director de la ENBA, Prof. Nahúm Pérez Paz se
aprobó el proyecto y se designó como encargada de este archivo de concentración a
la Prof. Martha Tapia.
Asimismo el espacio que se destinó en ese entonces fue un aula en el segundo piso
del edificio de la biblioteca, en dónde se encontraban diversos materiales
pertenecientes al departamento de servicios materiales y que por su estado físico ya
no estaban en uso, tales como sillas, escritorios, botes de pinturas, entre otros.
31
En este local se llevó a cabo el depósito de 13 cajas con documentación
perteneciente a las diversas áreas que conforman el organigrama de la Escuela,
estas cajas contenían documentación y expedientes sin ninguna organización.
A partir de ese momento se inició la etapa de organización y rescate de la
documentación y para ello se contó con el apoyo de alumnos de 5º semestre de la
licenciatura en Archivonomía quienes realizaron su estancia profesional en esta área.
Posteriormente se asignó otro local para el archivo en dónde se contó con mobiliario
y equipo ex profeso para su organización, este se ubicó en la planta baja del edificio
administrativo junto al consultorio médico.
Y actualmente se encuentra ubicado en el segundo piso del edificio de la biblioteca,
este archivo se encuentra conformado por 29 anaqueles, conformado por 115
entrepaños, que sus medidas son de 38.5cm de alto por 95cm de ancho y 58.5 cm
de profundidad, el archivo de concentración está conformado por 120 cajas
distribuidas en diferentes áreas los cuales mencionaré a continuación:
(D) Dirección.- Contiene 14 cajas.
(DCE) Departamento de Control Escolar.- Contiene 68 cajas.
(DRF) Departamento de Recursos Financieros.- Contiene 1 caja.
(DRH) Departamento de Recursos Humanos.- Contiene 2 cajas.
(SSBA) Subdirección de Servicios Bibliotecarios y Archivísticos.- contiene 4 cajas.
(DDOT) Departamento de Desarrollo de Organización técnica de Colecciones.-
Contiene7 cajas.
(DL) División de Licenciaturas.- Contiene 6 cajas.
(DPS) Departamento de Psicopedagogía.- Contiene 7 cajas.
(SAC) Subdirección Académica.- Contiene 11 cajas.
32
Todas las cajas distribuidas en estas áreas dan un total de 120 y un aproximado de
25,200 expedientes de todo el archivo.
1.5. Servicios
El servicio es aquello que se ofrece o se da para satisfacer las necesidades de la
población en este caso la E.N.B.A., otorga un servicio a los usuarios específicamente
de su misma institución para resolver dudas, tomar decisiones, establecer objetivos,
determinar resultados, entre otros.
Los servicios que otorga el Archivo de concentración son:
Préstamo: Con fines de referencia o consulta, reproducción, investigación o
exposición dependiendo del personal o usuario. Todo esto para brindar
asistencia al apoyo de un tema o asunto que se quiera saber.
Consulta: De acuerdo a la formación que tenga el usuario es decir que
profesión es la que tiene y que facilidad tiene para encontrar el asunto y tema
del documento requerido.
La recepción: Recibir la documentación de las áreas de la misma institución.
Búsqueda de información: se realiza la localización para recuperar las
unidades documentales existentes, de algún asunto o tema de interés para el
usuario y determinar alguna toma de decisión que pueda suscitarse.
Conservación documental.- Mantenimiento del soporte y texto, mediante
medidas de preservación y restauración de los documentos de archivo.
1.6. Usuarios
Los usuarios que acuden a este Archivo de Concentración, son usuarios internos de
la ENBA: alumnos, maestros, personal administrativo y directivo de la Escuela.
Estos usuarios consultan los expedientes por los siguientes motivos, para resolver
dudas, tomar decisiones dependiendo del asunto o tema a seguir, aclarar algún
33
tema que se tenga respecto de un proyecto, algún curso, revisar los listados de
determinado ciclo escolar, identificar porcentajes de alumnos que ingresaron o
egresaron de la institución, la difusión realizada en la escuela, entre otros.
Este capítulo establece los principios y acontecimientos relevantes de la Escuela
Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, así como, su organización dentro de
una estructura orgánica, junto con sus responsabilidades y enfoques hacia un futuro,
con motivo de generar una institución de alto rendimiento no sólo para los alumnos,
sino también para profesores y personal administrativo.
Todo esto planeado y conformado con una Misión, Visión, objetivos y funciones que
respaldaran a la escuela de una manera oficial y responsable, junto con sus metas y
logros alcanzados y que propondrán en un futuro nuevos alcances.
34
CAPÍTULO 2
LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Y EL ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
En el presente capitulo se abordaran temas referentes a la organización documental
y por lo tanto se tomara en cuenta las definiciones de autores renombrados en el
área de la archivonomía para posteriormente realizar un análisis de lo comprendido
señalando en primera instancia que es la organización documental, cual es su
definición de acuerdo a algunos autores, los objetivos que establece y las funciones
que lleva a cabo, además de resaltar cómo se emplea esta misma dentro del archivo
de concentración, por otra parte se añade también la Ordenación documental, su
definición y objetivo, para después adentrarnos a los métodos de ordenación y los
tipos que existen, además, de qué es la clasificación, su definición, pasando
después con Archivo de Concentración e igualmente cual es su definición, objetivo,
funciones y procesos, abordando después a la Valoración documental, su definición,
objetivo y tipos, finalmente para concluir, se hace mención de que es la Valoración
Primaria y la Valoración Secundaria, sus definiciones de acuerdo a algunos autores
y las funciones de acuerdo a un proceso establecido.
2.1. Organización Documental
La organización de un archivo responde a una necesidad doble, que quiere decir
esto, que en primer lugar debe proporcionar una estructura lógica al fondo
documental, es decir, que representa la naturaleza del organismo productor y en
segundo lugar facilitar la localización de los documentos.
La Organización documental es importante para conocer los fondos que integran al
archivo de concentración, además son el resultado de la acción administrativa de un
ente, esto es, que a lo largo de su historia desempeña una serie de funciones, para
lo cual se dota de una estructura administrativa, que establece variables en el
tiempo, por lo tanto, organizar un archivo consiste en dotarlo de una estructura que
reproduzca el proceso mediante el cual los documentos han sido creados. Esto
35
quiere decir, que se debe implementar un proceso “adecuadamente el archivo de
oficina y requiere el empleo de técnicas, en función directa con la complejidad y
volumen del mismo; ya que no se trata de los documentos de cada cual, sino de los
de todo un servicio, departamento o división administrativa”.48
La organización documental es el paso fundamental en todo proceso archivístico ya
que por medio de esta se conoce el acervo y nos muestra él o los fondos que
completan dicho acervo, las secciones y las series que lo integran, la organización
debe hacer énfasis en el origen y principio de la creación de la institución para
entender y reconocer la documentación desde su naturaleza y así darle una
ordenación de acuerdo a su asunto y tema.
Tomando en cuenta también la estructura administrativa de la misma, es decir, el
departamento que dio origen al documento, esto a su vez facilitara la rápida
localización de los diferentes fondos y su documentación en los procesos desde que
fueron creados.
2.1.1 Definición
La organización documental es considerada como un paso primordial en el proceso
del archivo ya que por medio de este conocemos los fondos que en él se resguardan,
cual es el procedimiento que se emplea y como se lleva a cabo y para ser más
específico se menciona a continuación:
El procedimiento de la organización.
Según Mario Jiménez Rodríguez “La organización del archivo debe planearse para
lograr mediante normas precisas, reducir la cuantía de los factores que hacen
deficitario su funcionamiento.
48 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. Madrid: 1994 .1ª ed.p.158. ISBN 84-86168-94-5(F.G.S.R.)
ISBN 84- 368-0860-6 (Pirámide)
36
Esa organización debe abarcar dentro de un contexto único toda la problemática que
enfrente el archivo, sin descuidar los recursos materiales y humanos vistos como un
todo y con la finalidad de conseguir a corto plazo un centro activo de información, en
el cual los documentos que se soliciten, se localicen en el menor tiempo posible y se
conserven en muebles y locales adecuados.”49
Como se lleva a cabo la organización.
En la organización intervienen cuatro funciones las cuales determinan su proceso, la
ordenación, conservación, rapidez y economía.
“Además en el archivo se deben cumplir determinadas funciones que involucran
aspectos físicos y humanos, sin los cuales cualquier tipo de organización es
imposible.
La función de Ordenamiento constituye una actividad primordial de tipo humano, el
buen funcionamiento del archivo depende del criterio con que se ordenen los
diversos documentos,”50
“La función de CONSERVAR se logra a través de los medios físicos adecuados,
local, mobiliario y equipo que aseguren su perfecto mantenimiento, permitan la
guarda de la documentación en una forma holgada.
La RAPIDEZ es una función que denota la eficiencia del archivo, se logra a través de
la combinación y adecuada interrelación de los medios humanos y físicos que
intervienen en las funciones anteriores.
La ECONOMIA es una función indispensable en toda actividad humana y en el caso
de la organización del archivo, éste se considera satisfactorio cuando su operación
ocasiona el menor gasto posible.”51
49
RODRIGUEZ JIMENEZ, Mario. Archivos administrativos. México D.F. 1983. 1ª ed.p.15
50 Ibídem.p.15
51 Ibídem.p.16
37
El autor Cruz Mundet, define a la organización de la siguiente forma; “La
organización facilita la localización de los documentos , proporcionando con su
estructura organizativa la información suficiente para orientar la búsqueda con
aciertos, con exclusividad, sin ambigüedades de ningún género; es decir, todas y
cada una de las unidades archivísticas , todas y cada una de las series que lo
integran, tienen asignada una ubicación conceptual posible y no otra, de manera que
la interrogación al esquema organizativo de un fondo documental siempre encontrará
respuesta cabal, siguiendo un camino lógico dentro del mismo y solo uno, sin dar
lugar a la ambigüedad ni a la disyuntiva. Empleamos este adjetivo para diferenciar
la localización física que de los documentos se hace en el depósito. La conceptual
permite conocer los términos bajo los cuales están agrupados los documentos, pero
sin acceder físicamente a ellos”.52
Arévalo Jordán define en su diccionario de términos archivísticos a la organización
y menciona que “…los registros o documentos pueden estar agrupados para que
reflejen la estructura de organización. Usualmente el arreglo que se da a una
dependencia puede determinarse por los fines o funciones para los que está
destinada. De esta manera frecuentemente la organización corresponde a las
funciones. La estructura de la organización de una dependencia puede subdividirse
en oficinas directivas o subalternas.”53
Núñez Fernández, Eduardo menciona que la organización es: “Como ya hemos
dicho, y salvo que se trate de una oficina nueva que inicia su andadura como unidad
administrativa productora de documentos, el tratamiento archivístico de un archivo de
gestión consiste realmente en una reorganización del mismo, en este caso, bajo
parámetros archivísticos.
52 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. Madrid: 1994 .1ª ed.p.157. ISBN 84-86168-94-5(F.G.S.R.)
ISBN 84- 368-0860-6 (Pirámide) 53
ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Diccionario de términos Archivísticos. Buenos Aires Agosto 2003. Primera edición virtual y
en papel, Ediciones del Sur .p.175 .ISBN 987-20868-0-X.
38
Teniendo en cuenta esto y dejando a un lado la previa existencia de una planificación
sensu stricto, la organización del archivo de gestión debe contemplar las siguientes
fases, a saber:
1. Identificación y valoración del fondo documental.
2. Elaboración del cuadro de clasificación y catálogo de tipos documentales de la
oficina.
3. Clasificación del fondo y de los documentos.
4. Ordenación de los documentos dentro de cada serie documental.
5. Descripción de unidades documentales y elaboración de los instrumentos de
consulta.
6. Instalación del fondo en el depósito de archivo.”54
La organización de los documentos es aquella que se emplea en cualquier
dependencia o institución para reflejar la estructura de la misma, es decir, que da a
conocer los fines y funciones para las que está destinada, además de facilitar la
localización rápida y precisa de la documentación.
2.1.2 Objetivo
El objetivo de la Organización documental es Reflejar la “…estructura de la
institución, según los fines y funciones para las que está destinada”55, se enfoca
hacia una dirección u objetivos que se pretendan llegar o alcanzar, informando a
aquellas personas que ignoran o desean saber algo en específico, es decir,
apoyando a los usuarios o personal a identificar un documento con mayor rapidez.
Objetivos de la organización.
54 NUÑEZ FERNANDEZ, Eduardo. Organización y Gestión de Archivos. Asturias España: 1999. p.209. ISBN. 84-95178-37-
0.634.
55 ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Diccionario de términos Archivísticos.Op.cit.p.175
39
1. “Resguardar todo el acervo documental producido y recibido en la Dirección,
en el cumplimiento de sus funciones.
2. Proteger, conservar y Organizar el patrimonio documental del Archivo de
Gestión por dos años”56.
El objetivo de la organización documental dentro de una institución es resguardar
todo el acervo documental que se produce y se recibe a la vez enfocándose en
objetivos planteados que se quieren alcanzar.
2.1.3 Funciones
Como se analizo anteriormente la organización es un proceso archivístico primordial
para todo acervo pero como cualquier otro tiene que desempeñar ciertas funciones
las cuales se explican a continuación:
“Esta fase nos debe permitir reconocer las diferencias existentes entre el fondo
formal del archivo de oficina, es decir, el que formalmente debe derivarse del estudio
de funciones.
Identificación, análisis y descripción de los procedimientos o procesos
administrativos.
Identificación, análisis, valoración y descripción de las tipologías
documentales en que se reflejan los procedimientos o procesos
descritos.
Identificación, análisis, valoración y descripción de las series
documentales que se derivan de las tipologías documentales
existentes”57.
56
MONOGRAFIAS.COM.S.A. [En Línea]. México. Consultado el 17 de Octubre del 2010. Disponible en : http://www.monografias.com
57 NUÑEZ FERNANDEZ, Eduardo. Organización y Gestión de Archivos. Asturias España: 1999.209 - 210.pp. ISBN. 84-95178-
37-0.
40
Las funciones que se realizan dentro de la organización están enfocadas en la
identificación y valoración del fondo documental que se desglosa en diferentes
operaciones realizadas en las actividades de la oficina.
2.2 Ordenación Documental
La ordenación estará enfocada en asignar a los documentos el tipo de ordenación
que se requiera o el que sea más adecuado al tema o asunto establecido en los
mismos.
Núñez Fernández señala que “La ordenación es una operación de tratamiento
archivístico que debe seguir a la de clasificación y que nunca puede ser realizada
antes de ella. La ordenación en sentido archivístico consiste en la ordenación de las
unidades documentales dentro de cada serie producida y clasificada como tal; por
tanto, una vez seleccionado el criterio de ordenación más adecuado a cada serie que
debe ser mantenido siempre la ordenación, que se ha definido generalmente como
una operación mecánica, sencilla no debe plantear mayores problemas.”58
Es necesario saber cuál es el motivo principal de la ordenación, para qué se usa y
cuáles son los resultados positivos al ejecutar este procedimiento. Cotinolo
Giuseppe menciona que “No se trata de reglas abstractas, sino de reglas prácticas
que tienen por fin facilitar el trabajo de recepción y búsqueda de documentos,
reduciendo al mínimo los casos dudosos y la necesidad de consultar varias
posiciones para encontrar el documento que se busca”59.
La ordenación facilita la localización de documentos de una manera precisa y exacta
dependiendo del método de ordenación que se haya empleado, es así, como estos
métodos agilizan la búsqueda y optimizan tiempos. “La ordenación de las series
documentales, en el caso de los archivos centrales, viene establecida ya desde los
archivos de oficina, puesto que son los documentos quienes de acuerdo a su gestión
58
NUÑEZ FERNANDEZ, Eduardo. Organización y Gestión de Archivos.Op.cit.p.213.
59 CONTINOLO, Giuseppe. El archivo en la organización moderna. Biblioteca E.N.B.A. FOM 2002.p.48.
41
diaria dan un orden natural a los expedientes generados, orden que no debe
romperse nunca en el archivo”.60
Al realizar la organización de un fondo esta no va a culminar en la clasificación, esta
terminara de completarse con la ejecución o disposición de los distintos elementos,
es decir, que dentro de una tarea material consistente se deben relacionar unos
elementos con otros de acuerdo con un criterio que ya este establecido, por ejemplo
ya sea la fecha, las letras del alfabeto, los números. La ordenación se aplicara sobre
diversos elementos o en niveles diferentes ya sean los documentos, los expedientes,
las series entre otros.
2.2.1 Definición
Para Cruz Mundet: “Los documentos se ordenan en el seno de los expedientes
siguiendo la lógica de su terminación que, por lo general, coincide con su secuencia
cronológica. Los expedientes, a su vez, se ordenan dentro de las series de acuerdo
con la misma lógica. Por su parte, las series y las demás agrupaciones documentales
(sub sección y sección, al menos) se ordenan teniendo en cuenta su jerarquía,
comenzando por las principales y terminando con las accesorias; aunque no siempre
es posible establecerla objetivamente.
Los métodos de ordenación dependen del criterio establecido: pueden ser letras del
abecedario (alfabético), las fechas de los documentos (cronológico), la secuencia de
los números (numérico), la combinación de varios de ellos (por ejemplo el
alfanumérico).”61
Para Arévalo Jordán la Ordenación es: “Todas las actividades por las que los fondos
se someten a un control administrativo e intelectual, incluyendo la organización
material de los fondos y la preparación de los medios de localización publicados e
60
MOLINA NORTES, Juana y Leyva Palma Victoria. Técnicas de Archivo y Tratamiento de la Documentación
Administrativa.Op.cit.p.164.
61 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística .Op.cit.p.250
42
inéditos, guías, inventarios, catálogos, calendarios, listas, índices, registros de
localización, etc. Esto no incluye los medios de localización transferidos o adquiridos
junto con los documentos y no establecidos por la organización de archivos.”62
Para Molina Nortes la ordenación es: “El proceso por el cual se UNEN y relacionan
los elementos constitutivos de cada SERIE DOCUMENTAL (documentos singulares,
expedientes, etc.) de acuerdo a un criterio preestablecido.
La ordenación es el siguiente paso a la clasificación, dentro de la organización de un
fondo, de manera que, el expediente estará incluido, dentro de su grupo o clase, en
el lugar que le corresponde.”63
La ordenación es la operación de carácter archivístico realizada dentro del proceso
de organización, que consiste en establecer secuencias dentro de las categorías y
grupos, de acuerdo a las series naturales, cronológicas y alfabéticas.
2.2.2 Objetivo
Para establecer los objetivos dentro de la ordenación se deben estudiar y analizar
los procesos que se llevan a cabo archivísticamente hablando y saberlos aplicar
mediante criterios y acciones que garanticen un buen proceso los cuales se
mencionan a continuación:
“Facilitar la ubicación instantánea de los documentos, preferentemente
por medios visuales inmediatos, como pueden ser el agrupamiento de
planos, de textos y de cintas magnéticas en distintos lugares, pero
identificables a primera vista.
Hacer conocer su índole y contenidos, en forma muy elemental.
62
ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Diccionario de términos Archivísticos. Op.cit. p.175.
63 MOLINA NORTES, Juana y Leyva Palma Victoria. Técnicas de Archivo y Tratamiento de la Documentación Administrativa.
Guadalajara, España: ANABAD Castilla La Mancha.1996.p.78.
43
Acondicionar los documentos de acuerdo a normas adecuadas a las
necesidades de consulta y de su conservación”64.
Para que se pueda llevar a cabo la ordenación dentro de un archivo de concentración
se deben aplicar conocimientos archivísticos aunados a un proceso analítico de
acuerdo a los puntos mencionados anteriormente. Todo esto conociendo y tomando
en cuenta el tipo de documentación de la dependencia de acuerdo a sus actividades.
2.3 Métodos de Ordenación
Los métodos de ordenación son la base en el procesamiento de los datos, esto
quiere decir, que dependiendo al método de ordenación que se vaya a emplear para
los expedientes será el destino de los mismos junto con la documentación que
integren a cada uno de estos ya sea numérico, alfabético, cronológico y mixto que
este es la fusión de cualquiera de los mencionados anteriormente según sea el caso.
2.3.1 Tipos
Para realizar la ordenación se selecciona el método que mejor se acomode a
nuestras necesidades ya que existen distintos métodos para los acervos.
“El problema fundamental de la archivística es, por el contrario, otro: el de ordenar
los documentos para conservar permanentemente y para poner a la libre consulta, es
decir, de ordenar los documentos producidos durante varios siglos, o al menos varios
decenios. Nuestros pocos manuales de archivística indican comúnmente algunos
llamados “métodos de ordenación de los archivos”: ordenación cronológica,
ordenación alfabética por nombres de persona, ordenación geográfica, ordenación
por materias.”65
Los métodos de ordenación surgen de acuerdo al tipo de expedientes o documentos
“Ejemplo clásico de este tipo de series activas durante mucho tiempo son la de
expedientes personales y la constituida por los documentos de facturación por 64
SCHELLENBERG, T.R.: Principios Archivísticos de Ordenación.(Reimpresión) Córdoba, CIDA, 1978,p.7.
65 LODOLINI, Elio. Archivística. Principios y problemas. Madrid 1993.p.115 .ISBN 84-604-6312-5
44
proveedores o clientes que permanecen durante bastante tiempo en las oficinas
correspondientes en armarios de carpetas colgantes y similares.”66
Los tipos de ordenación aplicables a los documentos de archivo que generalmente
se han definido son tres:
► Alfabética (onomástica, geográfica, materias).
► Cronológica.
► Numérica.
Alfabético
Se basa en ordenar de acuerdo a las letras del abecedario, ya sea por los nombres o
sus iníciales, también empleado para estados o países contemplando o tomando en
cuenta su jerarquía espacial.
“Utiliza las letras del abecedario como criterio de ordenación y su posición en la
palabra o frase sobre la que se basa. Así cuando se consideran nombres de persona
(Método onomástico), se ordenan poniendo el primer apellido, seguido del segundo y
el nombre propio. Es el idóneo, por ejemplo, para series de expedientes personales.
Si se consideran los nombres de lugar (método geográfico o toponímico), se ordenan
según su jerarquía espacial comenzando por las agrupaciones mayores y
terminando por las menores; así en una serie de obras se comenzará por el barrio,
distrito, calles, avenida, plaza, número de finca, planta y se finaliza con la vivienda.
Si no es factible discernir tal jerarquía, cual es el caso de las explotaciones
forestales, rurales… se sigue el orden alfabético de los topónimos”.67
Cronológico
Este método es el más difundido o aplicado para los documentos, específicamente
para los que se ordenan dentro de los expedientes, además de que coincide
66 NUÑEZ FERNANDEZ, Eduardo. Organización y Gestión de Archivos.Op.cit.p.214.
67 CRUZ MUNDET. José Ramón. Manual de Archivística. Op.cit.p.250 -251.
45
generalmente con el orden lógico que se establece en la tramitación administrativa,
la ordenación cronológica como su nombre lo menciona se enfoca en la, “…fecha de
los documentos es el criterio ordenador empleado por este método, siguiendo los
tres componentes de la misma de mayor a menor: el año, el mes y el día.
Comenzando por el año más remoto, los elementos se suceden hasta la fecha más
reciente, dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días. Si
desconociéramos el día, el elemento se colocará al final del mes, si es esta la
incógnita se situará al final del año, y desconociendo este último se ubicara al final de
la década o del siglo correspondiente”.68
Numérico
“Establece la ordenación de los documentos siguiendo la serie de los guarismos
desde el uno en adelante, o agrupaciones de éstos por bloques; es el empleado, por
ejemplo para los documentos contables.”69
Los tipos de ordenación mixta son aquellos que al llevar a la práctica los documentos
en muchos casos es necesario combinar dos tipos de ordenación por eso es que se
les llama mixtos, por ejemplo si habláramos de documentación de personal
administrativo se empezaría por los nombres y después por las fechas en que
empezaron a laborar así entonces se emplearía el método alfabetico-cronologico.
“Sin embargo, estos tres tipos de ordenación, que podemos denominar simples, son
de uso bastante frecuente pero, además de estos tipos simples, existen lo que
podemos denominar tipos de ordenación mixtos, que utilizan la combinación de dos
tipos de ordenación simples”70 mismos que se mencionan a continuación:
68
Ibídem.p.250 - 251.
69 Ibídem.p.250 - 251.
70 NUÑEZ FERNANDEZ, Eduardo. Organización y Gestión de Archivos.Op.cit.p.214.
46
Alfanumérico
“Consiste en la combinación de letras y números para componer los códigos de
ordenación. De entre estos métodos no es posible establecer, ni tampoco necesario,
cuál de ellos es el mejor; al decir el tipo de ordenación que se ha de aplicar en cada
momento, se elegirá aquél que mejor se adapte al objeto de la ordenación”.71
En este tipo de método también existen combinaciones, las cuales se señalan en los
siguientes párrafos.
“Alfabético-Cronológica.- Onomástico-Cronológica, Geográfico-Cronológica y por
Materias-Cronológica”.72
Onomástico-Cronológica este tipo de ordenación mixta conjuga nombres y
apellidos de las personas junto con sus fechas de nacimiento.
Geográfico-Cronológica “La ordenación geográfica puede disponer los
documentos por orden simplemente alfabético de nombres de lugar, o bien
según una progresión de norte a sur, de este a oeste, etc. Especialmente en el
primer caso, un problema particular lo constituyen las localidades o Estados e
incluso calles y plazas que cambian de nombre”73 aunado con las fecha de los
documentos integrado por el año, el mes y el día.
Materias-Cronológica “Según la materia tratada, sobre la base de un cuadro
de clasificación formado por el archivero”74 referido a la tipología documental,
es decir, mencionando si son actas, contratos informes entre otros junto con la
fecha de los documentos integrado por el año, el mes y el día.
71
Ibídem.p.250 - 251.
72Ibídem.p.215
73 ELIO LODOLINI. Archivística. Principios y problemas.Op.cit.p.119.
74 Ibídem.p.120.
47
Cronológico-Numérica es la combinación de la fecha que contienen los
documentos junto con el número consecutivo empezando por el uno.
Los métodos de ordenación son necesarios para establecer una clasificación exacta
de acuerdo al tipo de expediente y documento tomando en cuenta el departamento
del que provienen, es decir, ordenarlo conforme a la información que contiene.
2.4 Clasificación
Esta parte está enfocada a separar la documentación de acuerdo al fondo del que
proviene ya que pueden existir diferentes fondos en una institución.
2.4.1 Definición
En este punto se incluyen definiciones de este proceso. “Para toda organización de
archivos, proceso por el cual se clasifica y ordena la documentación, se parte de un
principio básico: el respeto a la procedencia y a la estructura interna de cada fondo.
Dicho principio consiste en mantener separados los fondos documentales
procedentes de diferentes instituciones respetando, asimismo, la estructura interna
de cada fondo.”75
Para Arévalo Jordán “Los documentos deben clasificarse con relación a las acciones
primero, funciones después y actividades al final, de esta manera se respeta el
conjunto orgánico de la institución”.76
Para establecer una clasificación documental “Es de vital importancia considerar los
documentos en función de la especialidad en que se desarrolla, además de
75
MOLINA NORTES, Juana y Leyva Palma Victoria. Técnicas de Archivo y Tratamiento de la Documentación Administrativa.
Op.cit.p.162.
76 ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Teoría, fundamentos y práctica de la Archivología. 1ª ed. virtual y en papel, e-libro.net,
2002.p.182 ISBN 987-95963-2-3.
48
considerar la naturaleza y complejidad de las funciones para efectos de una
clasificación total”77.
Núñez Fernández nos menciona que “En base al cuadro de clasificación elaborado
para la oficina se procederá a la clasificación y separación de las unidades
documentales correspondientes a cada serie, formando las series homogéneas que
figuran en el citado cuadro de clasificación.
Evidentemente hablamos de una clasificación de tipo orgánico-funcional puesto que
se trata de un órgano -la oficina- que produce documentos como reflejo de funciones
concretas”78.
2.5 Archivo de Concentración
El Archivo de Concentración proporciona un servicio apoyándose
administrativamente y está constituido por documentos que envían las entidades
productoras (instituciones) una vez que su documentación ha concluido su periodo
de vida activa, y que es necesario conservarla posteriormente para consultas o
confirmaciones posteriores.
2.5.1 Definición
Núñez Fernández menciona que “…los archivos centrales administrativos son los
encargados de recepcionar y procesar la documentación procedente de los archivos
de gestión de cualquier sistema archivístico”79.
77
Ibídem.p.184
78 NUÑEZ FERNANDEZ, Eduardo. Organización y Gestión de Archivos.Op.cit.p.210.
79 NUÑEZ FERNANDEZ, Eduardo.Op.cit.p.256.
49
Este mismo autor señala que “Esta fase corresponde a una archivación intermedia
en la que poco a poco va decreciendo el valor primario de los documentos,
desarrollándose el valor secundario”80.
El archivo de concentración es el lugar donde se concentra la documentación
semiactiva, es decir, que la entidad productora ya no la utiliza frecuentemente, para
comprender mejor este concepto se analiza la definición del glosario archivístico.
De acuerdo al Glosario de Archivística Civil, el Archivo de Concentración es “Aquel
en el que se concentran los documentos semiactivos que se reciben de los archivos
de trámite y en donde se conservan precautoriamente hasta que cumplen su vigencia
documental. También se le conoce como archivo de transferencia”81.
Elio Lodolini define al archivo de concentración como: “El archivo de depósito o
registratura de depósito se encuentra todavía en la oficina o entidad que ha
producido los papeles, pero, en general, en distribuciones más amplias que la oficina
misma: un archivo de depósito o registratura de depósito recibe ordinariamente los
papeles procedentes de muchos archivos corrientes o registraturas corrientes”.82
El diccionario de terminología archivística define al archivo de concentración como
“La institución archivística en la que se deposita para su conservación precaucional,
documentos que provienen de las unidades de documentación en trámite”.83
El autor Schellenberg nos dice que el Archivo de Concentración: “Son aquellos
registros de cualquier institución pública o privada que hayan sido considerados
80 HEREDIA HERRERA. Antonia. Archivística General: Teoría y práctica. Sevilla 1991. 5ª ed.p.173. I.S.B.N. 84 - 7798 - 056 - X.
81 GLOSARIO DE ARCHIVISTICA CIVIL. [En Línea]. México. Consultado el 9 de Octubre del 2010. Disponible en:
http://www.adabi-ac.org/glosarios/
82 ELIO LODOLINI. Archivística. Principios y problemas.Op.cit.p.35.
83 ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Glosario de terminología archivística y de ciertas
expresiones de administración.México:ENBA.1980.p.21.
50
ameritar su preservación permanente con fines de investigación o para referencia y
han sido depositados escogidos para guardarse en una institución archivística”.84
El Diccionario de terminología archivística define el archivo intermedio o de
concentración como: “Dentro del ciclo vital de los documentos, es el que coordina y
controla el funcionamiento de los distintos archivos de gestión y reúne los
documentos transferidos por los mismos, una vez finalizado su trámite y cuando su
consulta no es constante. En virtud de la normativa vigente, con carácter general y
salvo excepciones, no pueden custodiar documentos que superen los treinta años de
antigüedad.”85
El archivo de Concentración es aquel que se formara de la documentación
proveniente del Archivo de trámite, toma en cuenta los valores que tienen cada
documento y dependiendo de eso determina si se dan de baja o se transfieren al
Archivo histórico según sus valores.
2.5.2 Objetivo
El objetivo del Archivo de concentración es llevar a cabo el proceso de valoración,
expurgo y al último de selección en la documentación, para liberar espacios en las
áreas y dar lugar a los nuevos expedientes que ingresaran en un futuro.
Este archivo da servicio a todas las áreas de una institución sea pública o privada,
recibiendo de todas ellas la documentación correspondiente, proporcionando
servicios de préstamo y consulta. Estos archivos propiamente dichos contienen
documentos de asuntos cuyo trámite ha terminado o que, su consulta por áreas ya
es poco frecuente.
La documentación debe conservarse hasta que prescriba su plazo de conservación
con base en los diversos criterios que existen, para ello pueden contener
documentación normativa vigente y obsoleta pero útil. También contienen
84
SCHELLENBERG, Theodore. Archivos modernos: Principios y Técnicas, Archivo General de la Nación 1999.p.43.
85 ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Glosario de terminología archivística y de ciertas
expresiones de administración. México: ENBA. Op.cit.p.21
51
documentación histórica en espera del término de su vida administrativa para pasar a
un repositorio histórico, es decir que la documentación que es normativa que está
vigente u obsoleta sirve para la toma de decisiones o para la consulta de alguna
noticia pasada importante que sea relevante y necesaria para nuevas ideas y la
documentación histórica servirá para preservar la memoria de alguna empresa,
institución o algún hecho importante.
2.5.3 Funciones
La palabra función se refiere a la actividad o el conjunto de actividades, genéricas,
que desempeñaran, uno o varios elementos, estos a su vez se complementaran
entre sí para realizar o conseguir un objetivo concreto que ya este definido.
El archivo de concentración o intermedio dentro de sus funciones de acuerdo a
Molina Nortes “…es una pieza clave dentro del sistema para el tratamiento de los
documentos semiactivos. Mientras que los archivos de gestión se forman con la
producción documental natural derivada de la gestión administrativa, el central
depende de las transferencias regulares desde los archivos de oficina.
Su función prioritaria es el control y tratamiento de las series documentales
ingresadas, pero para llevar a cabo con eficacia dicha función, le es imprescindible
mantener una colaboración estrecha con todas las unidades productoras que
integran el organismo, colaboración que debe basarse en un intercambio de
información entre ambos”86.
Las funciones básicas que debe cumplir el Archivo de Concentración son:
1. “Liberar a las administraciones de los documentos que ya no son necesarios
para su trabajo diario, a fin de mejorar el funcionamiento de sus sistemas
documentales.
86
MOLINA NORTES, Juana y Leyva Palma Victoria. Técnicas de Archivo y Tratamiento de la Documentación Administrativa.
Guadalajara, España: ANABAD Castilla La Mancha.1996.p. 133-134.
52
2. Evitar el colapsar los archivos históricos con documentos que todavía no son
de libre acceso para el público, una parte considerable de los cuales está
destinada a ser destruida transcurridos ciertos plazos de tiempo.
3. Asegurar la selección de los documentos que van a ser conservados y los que
van a ser eliminados.
4. Garantizar a las administraciones de origen la plena disponibilidad de sus
documentos, es decir, el acceso a los mismos cuando sea necesario.
5. Realizar dichas funciones a bajo costo mediante el aprovechamiento intensivo
del espacio, ubicado en suelos e instalaciones más baratos”87.
El Archivo de Concentración está encargado y tiene la responsabilidad de llevar
un control de la documentación que recibe implementando un proceso técnico
para obtener mejores resultados y otorgar un mejor servicio a los usuarios que
requieran de sus servicios.
2.5.4 Procesos
Los procesos que se lleva a cabo en el archivo intermedio o de concentración se
desarrollan en el orden que se menciona a continuación:
En primera instancia comenzaremos con el ingreso de los documentos que es
donde se recibirán los mismos, conocido como la Recepción.
“Ocurre en la unidad que promueve la transferencia, verificando que los legajos se
encuentren debidamente formados (por serie documental y año de tramitación de los
expedientes) y empacados, que el registro de los mismos en general sea completo y
preciso, y que proceda la concentración de los expedientes sea por la conclusión del
asunto respectivo o por caducidad.”88
87
MAZIKANA, P.C.: La gestión des archives et des documents au service des decideurs: une étude RAMP. París: Unesco,
1990.pág.17.
88 LOS SISTEMAS RED DE ARCHIVOS DEL GOBIERNO FEDERAL. Manual red de archivos. Manual de Procedimientos de la
unidad de archivo de concentración.1 ed.1986. ISBN 968-805-301-5 México D.F.p.18.
53
La recepción de acuerdo a la autora Molina Nortes Juana y Leyva“…es la
primera acción que da comienzo al tratamiento de la documentación. La recepción de
ingresos consiste en controlar la descarga e instalación provisional en las estanterías
de los depósitos de cada una de las unidades recibidas. La forma de ingreso de la
documentación en los archivos centrales es, por regla general, mediante las
transferencias periódicas, procedentes de los archivos de oficinas que forman la
estructura del organismo”.89
Recibir, según el diccionario de terminología archivística”…puede ser también una
cosa a la que llega otra que se le incorpora, servir cierta cosa para que sea
introducida en ella otra que se expresa”,90además vigilar que los Archivos de trámite
cumplan con el calendario emitido para las concentraciones; para evitar la carga de
actividades del archivo; y evitar la saturación del mobiliario y espacio de las áreas
operativas.
También revisar que la documentación que se está enviando corresponda a la
especificada en las relaciones de las series transferidas.
Se tiene que verificar de igual modo que la documentación enviada, este con su acta
de referencia.
La segunda fase de este proceso es la Identificación documental.
Identificar la documentación
Se refiere a identificar que tipos de documentos son los que tenemos, esto quiere
decir, que asunto y tema tratan cada uno.
Núñez Fernández nos dice que “Esta fase nos debe permitir reconocer las
diferencias existentes entre el fondo formal del archivo de oficina, es decir, el que
formalmente debe derivarse del estudio de funciones previamente realizado, y el
89
MOLINA NORTES, Juana y Leyva Palma Victoria. Técnicas de Archivo y Tratamiento de la Documentación Administrativa.
Guadalajara, España: ANABAD Castilla La Mancha.1996.p.156.
90 ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Diccionario de términos Archivísticos. Buenos Aires Agosto 2003. Primera edición virtual y
en papel, Ediciones del Sur.p.201. ISBN 987-20868-0-X.
54
fondo real con que nos encontramos (documentación de apoyo informativo mezclada
con tipologías documentales de archivo, una tipología única fragmentada en varias
series diferentes, acumulación de tipologías muy diferentes en una única serie, etc.).
Esta fase de identificación y valoración del fondo documental se desglosa en realidad
en varias operaciones diferentes, a saber:
Identificación, análisis y descripción de las funciones y actividades de la
oficina.
Identificación, análisis y descripción de los procedimientos o procesos
administrativos en los que se plasman esas funciones y actividades.
Identificación, análisis, valoración y descripción de las tipologías documentales
en que se reflejan los procedimientos o procesos descritos.
Identificación, análisis, valoración y descripción de las series documentales
que se derivan de las tipologías documentales existentes.”91
Eduardo Núñez Fernández menciona que para identificar la documentación “De toda
transferencia de documentación se debe llevar a cabo un estudio por memorizado de
las series documentales ingresadas, investigando los dos elementos esenciales que
las constituyen:
1°) El elemento orgánico
2°) El elemento funcional
El primero consiste en identificar al órgano productor de la documentación,
diferenciándolo del remitente cuando así procede, puesto que en muchas ocasiones
no coinciden debido a que la documentación suele tener al menos 5 años de
antigüedad.
El elemento funcional está representado por la actividad administrativa que tiene
encomendada ese organismo productor, en virtud de la competencia que tiene a su
91
NUÑEZ FERNANDEZ, Eduardo. Organización y Gestión de Archivos.Op.cit.p.209-210.
55
cargo, que se plasma materialmente en el tipo documental básico, que compone la
serie documental. En ambos casos, la información se recoge a través de la propia
documentación.”92
Para poder transferir documentación debemos reconocer primero a la institución
productora es decir los departamentos de donde emana la documentación y
después las actividades encomendadas que tienen cada uno a su cargo a su cargo.
2.6 Valoración Documental
Miller Fredric menciona que “Al hacer una valoración documental hemos de tener en
cuenta estas nuevas corrientes de la historia, que han de partir de fuentes que
testimonian la actuación y la vida del hombre común y no de las Instituciones”.93
La valoración está encargada como su nombre lo indica de valorar e implementar un
proceso en el cual se determinara de acuerdo a los valores primarios y secundarios
que estos mismos contengan, cuales se darán de baja parcial o definitiva.
Este proceso se puede decir que es el más delicado, ya que mediante este se
determina el valor de las series documentales, definiendo así, que documento es
recomendable o necesario conservar y que documento deben eliminarse.
Este proceso es el más delicado, ya que un error en el mismo puede causar la baja
de documentación con valores trascendentales o al contrario conservar
documentación que no sea importante, es decir que no aporte nada positivo o de
provecho y solamente este ocupando más espacio.
2.6.1 Definición
El autor Eduardo Núñez Fernández menciona que la valoración “Es la fase del
tratamiento archivistístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios
92
MOLINA NORTES, Juana y Leyva Palma Victoria. Técnicas de Archivo y Tratamiento de la Documentación
Administrativa.Op.cit.p.158.
93 MILLER, Fredric M.: Social History un Archiva1 Practice, The American Archivist, Spring 1981, p. 113-124.
56
y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia,
acceso, y conservación o eliminación total o parcial.”94
En otra opinión para Ramón Aguilera “La valoración documental dentro de la
perspectiva histórica de las culturas no es solo un proceso para separar lo que se va
y lo que se queda, sino una actitud que nace en la misma persona ante el documento
y que le ofrece la posibilidad de vislumbrar el efecto que algún papel pudo tener en el
pasado, tiene en el presente y adquirirá en el futuro”.95
Para Cruz Mundet. “La valoración es la fase del proceso de expurgo destinada a
descubrir, a apreciar, los valores inherentes a los documentos y su degradación”.96
Tomando como referencia las definiciones anteriores, se puede mencionar que la
valoración es el conjunto de principios y actividades que tienden a la identificación de
valores de los documentos que van a determinar la vigencia de los mismos y su
disposición final.
2.6.2. Objetivo
El objetivo de la valoración es analizar y determinar los valores primarios y
secundarios, de las series documentales, tomando en cuenta también lo que nos
dice Ramón Aguilera que “La valoración documental dentro de la perspectiva
histórica de las culturas no es solo un proceso para separar lo que se va y lo que se
queda, sino una actitud que nace en la misma persona ante el documento y que le
ofrece la posibilidad de vislumbrar el efecto que algún papel pudo tener en el pasado,
tiene en el presente y adquirirá en el futuro”.97
94
Ibídem.p.164
95 AGUILERA MURGIA, Ramón. Hacia una Valoración Archivística. En: Congreso Nacional de Archivos (8º.
Monterrey 1996).1997.p.34
96 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1996.p.211
97 AGUILERA MURGIA, Ramón. Hacia una Valoración Archivística.Op.cit.p.34
57
2.6.3. Tipos
La valoración en relación con el ciclo vital del documento, tiene dos tipos de valores,
el valor primario y el valor secundario.
Antonia Heredia nos dice que “Existe, pues, un valor primario que nace con el
documento mismo, el de servir de memoria de la institución que lo produce,
cumpliendo una función esencial en la gestión administrativa. Pero llega un momento
en que los derechos y las obligaciones garantizados por los testimonios escritos
prescriben. El documento ha cumplido ya su proceso vital en el aspecto
administrativo, ha dejado de ser activo. A partir de este momento el documento cobra
una nueva vitalidad, la de servir con exclusividad como fuente de historia. Queda,
pues, en esta única dimensión: la histórica, siendo éste el valor secundario, en el
tiempo, no en la importancia con respecto al anterior. De la consideración del valor
primario y secundario se desprende la división de los Archivos en Administrativos e
Históricos,”98
2.6.4. Valoración Primaria
Esta valoración se realiza en la primera etapa del ciclo vital del documento, misma
que corresponde al Archivo de Trámite, dependiendo de las condiciones del lugar
donde cada área se responsabiliza de su documentación, a la persona que este
encargada de los documentos le compete desarrollar esta primera valoración, donde
se determinaran los valores primarios de los documentos, los cuales son:
Administrativos, Legal, Fiscal o Contable.
La ENBA menciona que “El valor primario de la documentación es la importancia
que tienen los documentos, para las oficinas productoras de los mismos; se relaciona
exclusivamente con las dos primeras etapas de la vida del documento y se ve
98 HEREDIA HERRERA. Antonia. Archivística General: Teoría y práctica. Sevilla 1991. 5ª ed.p.140. I.S.B.N. 84 - 7798 - 056 - X.
58
plasmada está valoración en fechas precisas que tienen que permanecer los
documentos en un Archivo de Trámite y de Concentración”99
Antonia Heredia establece que “Un valor primario referido a que desde su
nacimiento tiene como principal objetivo servir de garantía o de prueba de algo y es
el que denominamos también valor administrativo o valor legal, es decir sirve como
testimonio”100.
Valor Administrativo
Este valor que es el administrativo le corresponden o se enfoca en estos documentos
los cuales son: comunicados, oficios, ordenes de trabajo, memorándums, minutarios,
controles de correspondencia de expedientes con valor administrativo, tramites o
conclusión de asuntos o temas, entre otro tipo de información que solamente sirven
de evidencia de algunas acciones que se desarrollan en las Unidades
Administrativas.
“Es el periodo de tiempo en que los documentos producidos o recibidos por la Unidad
Administrativa deben ser conservados en la propia unidad para su utilización
inmediata”.101
Valor Legal
Este se determina en función del “Plazo durante el cual los documentos se
conservarán en la institución para su posible uso y así certificar derechos u
obligaciones de la administración pública o de sus ciudadanos”.102
99 ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Valoración Documental. Guía de Estudio. México:
ENBA, 2003. p.19 100
HEREDIA HERRERA. Antonia. Archivística General: Teoría y práctica.Op.cit.p.140
101 BECERRIL RAMÍREZ, Jaime. El proceso de Baja, Retiro, Trituración y Reciclaje de Documentos. En: Congreso Nacional de
Archivos (8º. Monterrey 1996). Memoria. México. 1997.p. 17
102 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual de Organización de los sistemas red de Archivos. México: AGN,
Dirección de Administración de Documentos del Gobierno Federal. 1986. p.76. ISBN 968805 297 3
59
Los documentos con valor legal los podemos identificar o ubicar por el asunto o tema
relacionado con bienes, propiedades, obligaciones, escrituras, documentos de
carácter normativo como leyes, acuerdos, decretos, entre otros.
De acuerdo a la vigencia legal se determina el plazo que se deben guardar los
expedientes cuando existe una disposición jurídica que implícita o explícitamente
determina un plazo de conservación documental.
Valor Fiscal o Contable
Estos documentos están integrados por lo que la autoridad determina “Aquellos
documentos que pueden servir de testimonio del cumplimiento de obligaciones
tributarias”103
El tipo de documentos que se pueden identificar dentro del valor fiscal o contable son
aquellos que avalan el pago de impuestos, ventas, estados financieros, contabilidad,
entre otros, la función que persiguen estos documentos queda establecida por ser
utilizados para justificar y comprobar gastos e ingresos, de acuerdo a este mismo
sentido queda registrada la información contable relacionada con facturas, depósitos
bancarios, avisos de cargos o débito, así como la documentación que registra
información financiera, fiscal, presupuestal, económica y de auditoría.
Dentro de lo que compete la vigencia fiscal se refiere al plazo durante el cual cierta
documentación debe guardarse de conformidad con disposiciones fiscales, por su
utilidad contable, de comprobación, o justificación presupuestal.
2.6.5. Valoración Secundaria
La valoración secundaria se aplica dentro de la segunda etapa del ciclo vital de los
documentos, que se ubica en el Archivo de Concentración. Cuando ya se
implemento un Archivo de Concentración para la institución en la que se estén
trabajando los procesos archivísticos se podrán desarrollar de una forma más
adecuada. Para esta segunda etapa se detectan los llamados valores secundarios,
103
Ibídem.p.77
60
los cuales son, el Informativo, Evidencial y Testimonial, cuando en los
documentos llega a existir o tener cualquiera de estos valores se procede a realizar
su transferencia al Archivo Histórico; la valoración secundaria no solo reconoce
aquella documentación que está dirigida hacia el Archivo Histórico, sino también
aquellos documentos que no son útiles para la institución, de esta manera se evita
saturar espacio.
Lorenza Remigio menciona que “Para que los documentos lleguen, por la llamada
Transferencia Secundaria al Archivo Histórico, se les debe aplicar una Valoración
Secundaria, esta valoración se realiza cuando la institución productora considera que
el documento ya no tiene valores primarios, entonces se procede al análisis o
evaluación para determinar qué se tiene que seleccionar; la documentación
seleccionada será aquella cuyo valor informativo, Testimonial o Evidencial, sea
permanente”.104
La valoración secundaria está enfocada y tiene que ver con la utilidad pública de los
documentos, después de que estos ya hayan perdido toda utilidad Administrativa,
Legal o Fiscal para la Institución que los creo.
Partiendo de lo mencionado anteriormente Lorenza Remigio menciona que “El valor
secundario determina la utilidad de los documentos con fines de investigación y
divulgación de la cultura, se presenta en ellos, únicamente después de concluidas las
vigencias de los archivos administrativos. Cuando el documento ha dejado de ser útil
a la Institución o empresa que lo produjo, se dice que han perdido sus valores
primarios y han concluido el tiempo de permanencia en el Archivo de Trámite y de
Concentración, su vigencia ya prescribió, solo entonces podemos hablar que desde
el punto de vista administrativo el documento se considera inactivo, que no tiene
movimiento. Se estima que de la producción total de los documentos, únicamente se
va a conservar el 5%. Por lo tanto luego de haber perdido utilidad para los archivos
104
REMIGIO MARCIAL, Lorenza. El Archivo Histórico Municipal de Chimalhuacán, Estado de México: Una
Propuesta de los Instrumentos de Consulta a Seguir. 1997.p.69
61
administrativos, la documentación seleccionada con valores permanentes se tendrá
que conservar en un Archivo Histórico”.105
Los valores secundarios por la importancia que tienen para la investigación son:
Valor Informativo
Estos valores llamados Informativos surgen o se derivan de información de los
documentos, de aquellos asuntos que realiza la institución referido a eventos,
personas, condiciones con relación a acciones que se han tomado.
Valor Testimonial
Como su nombre lo dice, da un testimonio de los cambios o transformaciones más
importantes o trascendentales que ha tenido la institución desde el punto de vista
legal. Donde se encontraran asuntos de correspondencia relevante, acuerdos legales
y operativos de la institución, organigramas institucionales, decisiones, reglamentos
internos, como también patentes y el registro de inventos, por mencionar algunos.
Valor Evidencial
El valor evidencial lo contienen los documentos que reflejan el origen, organización y
funcionamiento de las instituciones ya sean públicas o privadas.
Por lo tanto este proceso es el más importante dentro de la transferencia secundaria,
señalo lo anterior, porque en caso de que se tome una mala decisión se perderá
información que en el transcurso del proceso evolutivo e histórico de la institución
podría llegar a ser importante.
105
REMIGIO MARCIAL; Lorenza. Op.cit. p.61
62
CAPÍTULO 3
REORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN PERTENECIENTE A
LA SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA
En este capítulo se mencionan las actividades que se llevaron a cabo durante el
servicio social en el archivo de concentración de la Escuela Nacional de
Biblioteconomía y Archivonomía; estas labores iniciaron con el traslado del Archivo a
su nueva ubicación, asimismo se aplicó un diagnóstico, otros de los puntos son los
objetivos planteados para la reorganización, las actividades que se llevaron a cabo
dentro de este archivo, la identificación de las cajas pertenecientes a la Subdirección
Académica, así como la clasificación que se realizo a los expedientes, la rotulación
y el cambio de folders.
3.1 Traslado del archivo de concentración
En el Archivo Histórico de la ENBA se llevo a cabo una reestructuración para
trasladar el Archivo de Concentración, que se encontraba en un salón ubicado en la
planta baja del edificio administrativo “A”, en el cual se encuentra la Dirección, la
Subdirección Académica, Área de Vinculación, Subdirección Administrativa,
Departamento de Recursos Humanos, Departamento de Recursos Financieros,
Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, Subdirección de
Planeación y Evaluación, Departamento de Control Escolar, Departamento de
Desarrollo Institucional, Departamento de Apoyo y Servicios a la Comunidad,
Cafetería y el Servicio Médico; mismo que se cambio al edificio de Apoyo Académico
e Investigación “C”, en donde se encuentra la Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”,
Departamento de Desarrollo Informático, Área de Servidores, el Archivo Histórico
“Prof. Humberto Mundo Reyes”, Laboratorio de Computo Académico, Laboratorio de
Restauración de Documentos, Laboratorio de Idiomas, Departamento de Educación
a Distancia, Departamento de Psicopedagogía, Sala de Maestros para reuniones de
trabajo, Cubículos de Profesores, Sala de Capacitación, y la Subdirección de
Servicios Bibliotecarios y Archivísticos; cabe señalar que este cambio se realizo con
el fin de que quedaran en el mismo local los dos archivos.
63
La siguiente imagen muestra el Edificio Administrativo “A” y el local donde se
localizaba el Archivo de Concentración.
Se trasladaron 120 cajas, este cambio se llevo a cabo con la participación de tres
alumnos de la licenciatura en Archivonomía que nos encontrábamos prestando
servicio social en la E.N.B.A. Empezamos identificando el número de cajas
existentes por cada área o departamento, para después proceder a encintarlas, con
el fin de proteger los expedientes y que estos no fueran a salirse al momento de
realizar el traslado, esta actividad se efectúo con el apoyo de un diablito y una
carretilla, los tres nos intercalábamos las herramientas de transporte, es decir , uno
tomaba la carretilla, otro el diablito y el tercero se quedaba en el edificio “C”, para
subirlas una por una al primer piso, y así sucesivamente; una vez ubicadas todas las
cajas, el personal de servicios generales instalo 23 muebles llamados de esqueleto,
en donde se colocaron por departamento.
64
3.2 Diagnóstico Documental
En este punto se presenta el diagnóstico realizado en el archivo de concentración de
la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, señalando de forma más
detallada la documentación que pertenece a la Subdirección Académica, mismo que
se realizó con el fin de tener datos precisos y conocer de manera puntual el
departamento que se me asignó para realizar el servicio social.
Inicio señalando que es un diagnóstico, tomando como referencia el siguiente autor.
Armando Malebranch “El diagnóstico, como lo han explicado hasta la saciedad
expertos de diferentes disciplinas, es el proceso mediante el cual se llega a descubrir
las causas de los problemas que tiene o presenta aquello que se diagnostica, que
puede tratarse de cualquier persona, animal, cosa y fenómeno, o de cualquier
sistema, al que en general se denomina “sujeto de diagnóstico”.
En términos generales, para elaborar un diagnóstico se toman en cuenta las
siguientes acciones:
a) Recolección de información o datos del sujeto de diagnóstico y la realidad
circundante.
b) Análisis de la información recolectada para descubrir los problemas y
c) Descubrimiento de las causas de los problemas.
Por otro lado también es necesario conocer que todo sujeto de diagnóstico, tiene o
presenta cuatro situaciones relacionadas con el diagnóstico, que son:
Los síntomas
los signos
los problemas y
las causas de los problemas.
65
Tanto los síntomas como los signos no son los problemas, pero si las
manifestaciones de ellos. Los signos son manifestaciones visibles, evidentes o
palpables de ellos. La otra situación, son los problemas que no son otra cosa que las
desviaciones, o distorsiones que obstaculizan el funcionamiento normal del sujeto de
diagnóstico.
La tercera situación es la (s) causa (s) del (los) problema (s), o sean los factores
responsables de la existencia o presencia de los problemas”.106
En relación al diagnóstico que se aplicó en el archivo de concentración se puede
señalar lo siguiente:
El local en donde se reubico el Archivo de Concentración mide 9 metros con 48 cm
de largo por 8 metros con 33 cm de ancho, en total son 72 metros cuadrados, se
encuentra ubicado en el edificio “C”, su construcción es de concreto.
Tiene dos ventanas elaboradas con material de aluminio, sus medidas son de 4
metros con 33 cm de largo por 1 metro con 50 cm de alto. La parte superior está
106
D.ERASO MALEBRANCH, Armando. Conceptualización del diagnóstico, curso de proyectos sociales, segunda unidad:
Gerencia del proceso de diagnóstico. [en línea]. México. Consultado el 31 de Octubre del 2010. disponible en World Wide
Web: http://www.amalebranch.8m.com/GSP261.htm
66
diseñada por 8 espacios de forma cuadrada que miden 56 cm de ancho por 56 cm
de alto y en la parte inferior de estas mismas se encuentran 4 cristales grandes de 1
metro con 5 cm de ancho por 85 cm de alto.
El Archivo de concentración tiene una puerta que está elaborada con un marco de
aluminio y una hoja de triplay comprimido de color blanco y tiene las siguientes
medidas, las cuales son, 2 metros con 32cm de alto por 1metro con 16cm de ancho.
El piso está cubierto por loseta de color café arena de 32 cm de largo por 32 cm de
ancho.
La iluminación está conformado por 15 lámparas, cinco en el pasillo uno, cinco en el
pasillo numero dos y por ultimo cinco en el pasillo numero tres cada una estructurada
por cuatro balastras en su interior.
El mobiliario se compone de 23 muebles metálicos de color azul fuerte llamados de
esqueleto, estos tienen una altura de 2 metros con 36 cm de alto y están formados
por 5 anaqueles, que presentan las siguientes medidas: 99 cm de largo, por 34 cm
de alto y 61cm de profundidad. Las cajas que contienen la documentación son
67
modelo AM-07 tamaño oficio larga con las siguientes medidas 62.7 cm de largo y
34.5 de alto.
También cuenta con cinco mesas de estudio individual de madera con entrepaño,
sus partes laterales miden 80 cm de largo por 50 cm de ancho y la parte frontal mide
86 cm de largo por 50 cm de ancho tienen base metálica de 63 cm de ancho por 90
cm de largo.
En el mobiliario también se encuentra una mesa de trabajo con base de metal y en
la parte superior de madera, mide 90 cm de ancho por 1 metro con 20cm de largo.
Cuenta también con 6 mesas con estructura de metal y la base superior de madera
con las medidas de 75 cm de ancho por 90 cm de largo.
Un escritorio de metal tamaño ejecutivo, que mide 1 metro con 48 cm de largo por
76 cm de ancho modelo CUV.LINOLEUM.
Dos mesas de madera para computadora con soporte para teclado sus medidas son
88 cm de alto por 45 cm de ancho por 66.5 cm de largo.
68
También se encuentran 5 sillas de madera fija de metal asiento y respaldo de
madera y 6 sillas de metal tapiz tela color azul.
Un locker de metal de 1 metro con 82cm de alto y con 38cm de ancho con una
profundidad de 45.5cm.
Dos archiveros de metal con 4 gavetas color arena con una altura de 1 metro con
34cm por 44.5cm de ancho por 72cm de profundidad.
Una escalera triple de seguridad con ruedas, esta sirve para poder alcanzar las cajas
colocadas en la parte de arriba de los anaqueles llamados de esqueleto.
Tres bancos móviles con auto freno y cubierta antiderrapante, estos bancos sirven
para poder alcanzar cosas que estén en lugares muy altos, así como una
engargoladora.
Los recursos humanos se conforman por cuatro personas, el encargado del archivo y
tres trabajadores más, que laboran en el turno matutino y en el turno vespertino.
Los recursos técnicos con los que cuenta son: Catálogo de disposición documental,
Guía simple e inventario.
La tipología documental que podemos encontrar en este archivo va desde,
Currículos, Nominas ordinarias, lista de profesores en base de datos, mega
proyectos, fortalecimiento académico, minutarios, examen diagnóstico de la
asignatura de inglés, informe de avances trimestrales, informe de seguimientos de
difusión, ingreso de estudiantes, evaluaciones de maestros, informe de trabajo,
planeación curricular, proyecto de reglamento, horarios de maestros, cuestionarios
de evaluación docente, horarios, datos estadísticos, control universitario,
convocatorias y calendarios, junta de maestros, lista de exámenes de admisión,
69
promedios de grupo, planeación académica, plan de actividades, cursos,
capacitaciones, seminarios, cursos y talleres y un volumen documental aproximado
de 18,000 expedientes.
En la siguiente imagen se muestra el listado desglosado de todas las cajas
pertenecientes a la Subdirección Académica, las que me asignaron son las del
departamento de Psicopedagogía y la División de Licenciaturas, una vez revisadas
me percate que eran 18 y no 24 como se muestra en el listado.
Las medidas de seguridad que existen en el archivo están conformadas por 2
extinguidores y cuatro detectores de humo.
Los recursos financieros son aportados directamente por la Escuela, no existe un
estimado especial para este archivo, este recurso es interno y por lo tanto variable.
Los procesos archivísticos que se realizan son los relacionados con la
reorganización, la clasificación y la ordenación documental.
Los recursos tecnológicos con los que cuenta son 4 computadoras marca DELL
con dos bocinas y Windows vista, un scanner marca Xerox Documate 752, un
teléfono marca Sisco modelo CP-6971P y dos No break Soporte electrónico
regulado modelo SR 1000.
70
En relación al diagnóstico aplicado a la documentación de la Subdirección
Académica del Archivo de Concentración de la ENBA, se contemplaron tres puntos:
La situación actual de la documentación perteneciente a la Subdirección
Académica
Las condiciones en la que se encontraron los expedientes y documentos que
integran al departamento de la Subdirección Académica fue la siguiente:
Los expedientes y documentos se encontraron en buen estado, solo un poco
revueltos al interior de las cajas.
Las cajas en las cuales se encuentran los expedientes están maltratadas y algunas
rotas, dos estaban rotas de las esquinas y las 16 restantes solo maltratadas, es
decir, dobladas, el tipo de caja es AM-07, esta clave es asignada por parte de la
empresa que genera estas cajas.
Las cajas estaban acomodadas en el archivo de concentración por departamentos o
áreas administrativas.
El problema identificado
La documentación fue organizada por personal administrativo que labora en la
Escuela, mismos que no contaba con conocimientos en Archivonomía, pero el
principal problema es que los expedientes no se clasificaron tomando como
base el cuadro general de clasificación archivística, tampoco se realizo el
expurgo y la foliación.
Cabe señalar que me entregaron el cuadro general de clasificación archivística solo
con la información de la subdirección académica y las áreas por las que está
integrada, de las cuales me asignaron, el departamento de psicopedagogía y la
división de licenciaturas, esto con el fin de identificar y asignar las claves a los
expedientes de acuerdo al asunto y tema de los mismos.
71
En el siguiente cuadro se presentan los datos que se obtuvieron en la
aplicación del diagnóstico.
DIAGNÓSTICO
1.-Historia de la
Institución Ver Capítulo 1
2.-Nombre del fondo,
sección y serie Fondo.- E.N.B.A.
Sección.- Subdirección Académica.
Series.- Departamento de Psicopedagogía y División de Licenciaturas.
3.-Cantidad de cajas 18 cajas.
4.-Tipo de caja AM-07.
5.-Volumen
6.-Tipo de estantería
7.-Forma de ingreso de la
documentación
8.-Tipologia documental
1172 expedientes.
De esqueleto
Transferencia. (Cabe señalar que la última fue hace 6 años).
Currículos, Nominas ordinarias, lista de profesores en base de datos, mega proyectos,
fortalecimiento académico, minutarios, examen diagnóstico de la asignatura de inglés,
informe de avances trimestrales, informe de seguimientos de difusión, ingreso de
estudiantes, evaluaciones de maestros, informe de trabajo, planeación curricular,
proyecto de reglamento, horarios de maestros, cuestionarios de evaluación docente,
horarios, datos estadísticos, control universitario, convocatorias y calendarios, junta de
maestros, lista de exámenes de admisión, promedios de grupo, planeación
académica, plan de actividades, cursos, capacitaciones, seminarios, cursos y talleres.
72
3.3 Objetivo de la reorganización
Eduardo Núñez Fernández menciona el objetivo de la reorganización “Decimos
reorganización y no organización por dos razones diferentes pero complementarias.
La primera es que en todo archivo de oficina se presupone un nivel concreto de
organización caracterizado por la aplicación de unos criterios de organización
establecidos por las propias oficinas. En muchos casos esa organización de partida
presentará múltiples deficiencias desde el punto de vista archivístico pero es
necesario conservar o recuperar lo que se haya hecho bien. En segundo lugar, sobre
ese estado inicial de organización realizaremos la reorganización supervisada por
archiveros del sistema. La puesta en servicio del archivo de cada oficina se realizará
a medida que se van finalizando las reorganizaciones de los archivos de cada una de
ellas.”107
Así mismo comenta que “Como ya hemos dicho, y salvo que se trate de una oficina
nueva que inicia su andadura como unidad administrativa productora de documentos,
el tratamiento archivístico de un archivo de gestión consiste realmente en una
reorganización del mismo, en este caso, bajo parámetros archivísticos.
Teniendo en cuenta esto y dejando a un lado la previa existencia de una planificación
sensu stricto, la organización del archivo de gestión debe contemplar las siguientes
fases, a saber:
1. Identificación y valoración del fondo documental.
2. Elaboración del cuadro de clasificación y catálogo de tipos documentales de la
oficina.
3. Clasificación del fondo y de los documentos.
4. Ordenación de los documentos dentro de cada serie documental.
5. Descripción de unidades documentales y elaboración de los instrumentos de
consulta.
107
NUÑEZ FERNANDEZ, Eduardo. Organización y Gestión de Archivos.Op.cit.p.201
73
6. Instalación del fondo en el depósito de archivo.”108
La reorganización documental se llevo a cabo para identificar las deficiencias
existentes en la documentación que resguarda el archivo de concentración y fue
realizada por personal profesional y con conocimientos en materia archivística.
El objetivo consistió en identificar los expedientes y documentos de acuerdo al
asunto y tema que tratan y unificarlos basándose en el cuadro general de
clasificación archivística que se elaboro para la Escuela Nacional de Biblioteconomía
y Archivonomía y por ultimo asignarles una clave.
Cabe señalar que el trabajo que lleve a cabo, cumplió con el objetivo y actividades
que se me encomendaron ya que termine con la reorganización de las 18 cajas
asignadas.
3.4 Actividades
Ítalo Baldini establece que “Todos los técnicos de organización de empresas
recomiendan una organización racional y un uso adecuado del archivo. He aquí los
puntos a los que se debe prestar atención cuando se decide afrontar el problema de
los servicios de archivo en una empresa:
1.- Necesidad de crear un servicio de idóneo;
2.- disponer de personal competente;
3.- asignar al archivo unos locales completamente adecuados;
4.- emplear sistemas racionales de clasificación del material;
5.- instalar mobiliario de archivo adecuado;
6.- limpiar periódicamente el archivo de documentos ya inútiles;
108
NUÑEZ FERNANDEZ, Eduardo. Organización y Gestión de Archivos.Op.cit.p.210
74
7.- tener el archivo en las dependencias inmediatas propias o en las de un director
calificado;
8.- hacer funcionar el archivo en las dependencias inmediatas propias o en las de un
director calificado;
9.-requerir la colaboración de toda la empresa para una buena gestión de los
servicios de archivo”109.
Es necesario e importante tomar en cuenta estos nueve puntos como lo señala el
autor Ítalo Baldini ya que considero que son la base para que este bien organizado
un archivo y de resultados positivos de acuerdo a las necesidades que vayan
existiendo en cuanto a la documentación requerida.
En los seis meses que preste el servicio social aplique los nueve puntos que señala
este autor en la reubicación y reorganización del Archivo de Concentración de la
E.N.B.A.
En este punto se presentan cada una de las actividades que se llevaron a cabo en la
reorganización de la documentación de la Subdirección Académica.
Propuesta para realizar la reorganización documental
Una vez analizados los puntos anteriores se establece la siguiente propuesta, misma
que fue desarrollada en 6 puntos los cuales se mencionan a continuación:
1.- Ordenar la documentación al interior de los expedientes.
2.- Realizar un expurgo.
3. Limpieza documental.
4.-Foliar las fojas.
5.-Formato impreso.
109
BALDINI, Italo. El archivo en la empresa moderna. 5ª ed.p.7.1975.Barcelona España. ISBN: 84-255-0172-5.
75
6.- Revisión de las cajas.
A continuación se desarrollaran los puntos anteriores
1.- Ordenar la documentación al interior de los expedientes.
Se separaron los expedientes y documentos conforme al título y tema, es decir se
reviso la documentación para checar de qué trataban, así como el año de apertura y
cierre y posteriormente los documentos se ordenaron cronológicamente por asunto y
tema al interior del expediente.
2.- Referente a este punto es importante señalar que no se encontraron copias de los
documentos.
3. Se realizo limpieza documental a cada uno de los expedientes se quitaron grapas,
clips y algunos broches oxidados.
4.-Se asigno un numero o folio para llevar un control y una fácil localización de los
documentos, es decir un numero consecutivo empezando del uno hasta el último
número de expedientes con su documentación existente en cada caja.
5.- En cada uno de los folders se integro un formato impreso en hoja tamaño carta y
ya que se había llenado se anexaba al expediente.
6.- Se revisaron cada una de las cajas y se encontró que dos estaban rotas de
algunas orillas, las cuales se mejoraron con cinta canela.
3.4.1 Identificación de las cajas
Una vez realizado el traslado y llevar a cabo la identificación de las cajas, me
dedique a separar las cajas de la Subdirección Académica, las de Psicopedagogía y
las de División de Licenciaturas que son las áreas que llevaría a cabo dando un total
de 18 cajas a mi cargo, por lo que comencé a separar, ordenar y reorganizar la
documentación, claro, recalcando esto que es muy importante, siempre con la
supervisión y vo. bo. Del encargado del archivo.
76
Para realizar el trabajo elabore una bitácora, y con ello tener un control exacto del
trabajo realizado.
3.4.2 Clasificación
En la realización de este proceso se tiene que iniciar por lo que se marca en los
siguientes párrafos:
Se lee el expediente y se identifica el tema y el asunto
Antonia Heredia nos menciona que temas y asuntos pueden existir en los
expedientes y su documentación y resalta lo siguiente “Me refiero, es obvio, a los
documentos de archivo.
a) En primer lugar, y a simple vista, pueden ser:
Simples o piezas documentales.
Compuestos o unidades archivísticas.
77
Entre los primeros una Real Cédula, una carta, un mandamiento. Entre los segundos
están los documentos reunidos en razón de un proceso burocrático o de una práctica
cancilleresca o administrativa que forman un todo difícil de separar sin perder su
identidad. Sus distintas manifestaciones serán:
Expedientes que responden al testimonio de un procedimiento administrativo. Suelen
estar cosidos o reunidos en carpetas.
Registros que son una yuxtaposición de documentos que no tienen nada que ver uno
con otro, reunidos con finalidad de control. Suelen tener forma de libros.
Documentos agrupados en razón de un tema que no suelen responder a una
tramitación preestablecida. Es un término reciente y francés que se corresponde en
los fondos antiguos con documentos sobre documento principal con anejos, que no
suelen tener la entidad de un expediente por no haberse llevado a efecto una
tramitación administrativa completa o bien por razón de una práctica cancilleresca
que separaba los documentos.
Documentos textuales que trasmiten la información mediante texto escrito, así los
manuscritos, los impresos, los listados. Son los más abundantes y según el
procedimiento manual o mecánico de la escritura serán manuscritos,
mecanografiados o impresos. El soporte suele ser papel, pergamino, vitela. El
formato hojas, folios, sueltos o formando cuadernillos o en forma de libros.
Documentos gráficos en cuanto que la información está representada por formas y
colores (mapas, planos, dibujos). El tamaño suele ser mayor que en los textuales y
no suelen formar cuadernillos, ni libros, sino hojas sueltas. Su valor representativo
aligera el contacto con la información frente a los documentos textuales que hacen
precisa una lectura e interpretación para llegar hasta aquélla. Sus signos externos
ofrecen mayor atractivo a simple vista, que cualquier otro documento. Su formato
requiere un tratamiento distinto para su instalación y conservación”110.
110
HEREDIA HERRERA. Antonia. Archivística General: Teoría y práctica.Op.cit.p.137-138
78
Después de haber realizado este procedimiento empecé a trabajar con la
documentación de la Subdirección Académica e identificar sus expedientes por
asunto y tema, además de ordenarlos cronológicamente, es decir por fechas
extremas, la fecha más reciente hasta la más antigua.
Revisando y clasificando los expedientes y la documentación que contenían. Era
necesario e importante revisar caja por caja ya que existían expedientes que estaban
revueltos o eran de otros departamentos y se tenían que integrar a sus
departamentos correspondientes.
79
Imagen del cuadro general de Clasificación Archivística
Los expedientes que empecé a trabajar fueron los del departamento de la
Subdirección Académica constituido por 8 cajas
80
1.- La caja número uno estaba compuesta por 38 expedientes, estos expedientes
contenían temas o asuntos de currículos de profesores.
2.- La segunda caja contenía 65 expedientes, los expedientes de esta caja contenían
documentación de nominas ordinarias y listas de profesores en base de datos.
3.- La tercera caja contenía 43 expedientes y los temas que los conformaban eran,
mega proyectos, y fortalecimiento académico.
4.- La cuarta caja contenía 11 expedientes con minutarios.
5.- La quinta caja estaba conformada por 128 expedientes, donde se encontraban,
exámenes diagnósticos de la asignatura de inglés, e informes de avances
trimestrales.
6.- La sexta caja complementada por 11 expedientes, que son minutarios.
7.- La caja número siete compuesta por 119 expedientes con el tema de examen
diagnóstico de inglés.
8.- Por ultimo las cajas que conforman a la Subdirección Académica, la caja ocho
que contiene 42 expedientes de informes de seguimientos de diferente índole.
La segunda área que trabaje es la de Psicopedagogía conformado por 5 cajas
1.-La primera caja de este departamento contenía 53 expedientes con asuntos como
son, lista de ingreso de estudiantes, evaluación de maestros, informes de trabajo,
planeación curricular, proyecto de reglamento y apuntes de mesa redonda.
2.- La caja número 2 de este departamento conformado por 65 expedientes con
documentos de cuestionarios de educación docente, subproyectos y horarios de
maestros.
3.- La caja número tres contenía 26 expedientes con temas de documentos
académicos, propuesta de procedimientos y propaganda escolar.
81
4.- La cuarta caja conformada por 35 expedientes con asuntos y temas de horarios,
datos estadísticos, control universitario, convocatorias y calendarios escolares, junta
de maestros y junta de planeación curricular.
5.- La caja 5 contiene 93 expedientes, con listados de exámenes de admisión,
compendio de grupos, planeación académica y plan de actividades.
Terminando de reorganizar y clasificar la caja número 5 del departamento de
Psicopedagogía ya que una vez revisados y clasificados los expedientes se
acomodaban en las cajas y se depositaba la caja en los anaqueles.
Por último el área de División de Licenciaturas que estaba conformada por 5
cajas
1.- La caja número uno contenía 154 expedientes con asuntos como programas de
maestros para materias de tronco común, restauración y conservación de
documentos, encabezamiento de materias y seminario de tesis.
2.- La caja número dos, formada por 82 expedientes, de cursos, capacitaciones y
servicios.
3.- La caja número tres con un contenido de 86 expedientes con documentos de
cursos, talleres y seminarios.
4.- La caja número cuatro contenía 81 expedientes con asuntos y temas como
cursos, talleres y seminarios de igual forma que la anterior.
5.- La caja número 5 que fue la última, contenía 40 expedientes con documentación
estadística, formatos de solicitud de recursos materiales, acervos, y programas de
actividades.
El número de expedientes en total que trabaje fueron 1172 de las 18 cajas.
Estos muebles junto con sus anaqueles resguardan 120 cajas como se muestra en
las siguientes imágenes:
82
Archivo de concentración de la E.N.B.A.
Pasillo # 1
Pasillo # 2
Pasillo # 3
En el Archivo de Concentración se almacenan documentos que competen a diversos
departamentos de la Institución y de acuerdo al tamaño de la caja y del anaquel
caben 2 cajas como se muestra en las imágenes anteriores.
83
3.4.3 Rotulación, cambio de folders
Arévalo Jordán en su diccionario de términos archivísticos menciona que el rotulo es
el “título, epígrafe. Título general, constante, de una sección para indicar una materia
dentro de ella, o bien como antetítulo constante de una columna”111.
La rotulación de este formato se realizaba una vez que ya se había identificado en el
cuadro de clasificación archivística, el fondo, la sección y por último la serie, para
después proceder a asignar las claves a los expedientes según fuera su asunto y el
tema que conformaran el expediente.
Los campos que se llenaban de este formato eran los siguientes: Unidad
Administrativa, Código y nombre de la Sección, Código y nombre de la Serie, código
y nombre de la Subseries, la clave del expediente, número de fojas, fechas extremas
del expediente y por último el asunto.
111
ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Diccionario de términos Archivísticos.Op.cit.p.208
84
Estos tres capítulos que conformaron mi informe de servicio social mencionan en
primer instancia los principios y acontecimientos relevantes de la Escuela Nacional
de Biblioteconomía y Archivonomía, señalando como está organizada de acuerdo a
su organigrama institucional, junto con sus responsabilidades y enfoques hacia un
futuro, con motivo de que esta institución genere un alto rendimiento no sólo para
los alumnos, sino también para profesores y personal administrativo.
Todo esto establecido en un plan y respaldado con una Misión, Visión, objetivos y
funciones que avalaran a la escuela de una manera oficial y responsable, junto con
85
sus metas y logros alcanzados, que propondrán en un futuro nuevos alcances para
esta escuela.
Para después mencionar en el capitulo dos, temas referentes a la organización
documental tomando en cuenta definiciones de autores renombrados en el área de
la Archivonomía, esto con el objetivo de establecer un análisis de lo comprendido y
resaltando algunos puntos que nos harán entender cómo se conformo este capítulo.
Finalizando este informe con el capitulo numero tres que nos habla de las
actividades llevadas a cabo durante mi servicio social dentro de este archivo de
concentración de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía;
mencionando el traslado del Archivo a su nueva ubicación, el diagnóstico que se
aplico dentro del mismo, los objetivos planteados para la reorganización, junto con
las actividades que conformarían esta reorganización dentro del servicio social.
86
Conclusiones
Al inicio del servicio social en el Archivo de Concentración de la E.N.B.A. el
encargado nos dio una introducción de las actividades que realizaríamos, así como
una explicación del cuadro de clasificación archivística que se implemento para la
Escuela, señalando como proceder a identificar el departamento, su expediente y el
asunto o tema, para después poder asignar la clave ubicando el fondo, después la
sección y por último la serie o subseries según fuera el caso, el llenado de los
formatos y la identificación de algunas claves que no eran acordes con el asunto o
tema del expediente, todo esto fue esencial, para realizar de forma precisa el trabajo
encomendado.
La reorganización que se llevo a cabo en el Archivo de Concentración, en específico
en la documentación de la Subdirección Académica, el departamento de
Psicopedagogía y la División de Licenciaturas, fue esencial para poner en práctica
los conocimientos archivísticos adquiridos en los 9 semestres de la carrera en
Archivonomía, ya que puse en práctica los conocimientos teóricos, me di cuenta que
no es lo mismo estudiarlos que ejercerlos, tomar decisiones en base a un criterio
archivístico. Esta práctica también me ayudo adquiriendo experiencia.
Asimismo se desarrollaron los siguientes procesos archivísticos: la clasificación y la
ordenación, que son esenciales para la reorganización del Archivo y con ello lograr
un mejor funcionamiento del mismo y un mayor control para las personas que
laboran en él y con ello ofrecer un mejor servicio a los usuarios internos que
requieran información.
Algunas de las limitantes que retrasaron los avances del proyecto fue la falta de
folders, estos se me entregaron 2 meses después, por lo que ya no se cambiaron, en
su lugar se implementaron formatos en hojas tamaño carta con el mismo llenado que
los folders, la diferencia fue que solo se integrarían al expediente.
Otra de las limitantes es que realice por indicaciones del encargado del archivo la
revisión de las 18 cajas doble vez, con el fin de establecer correctamente las claves
87
a los formatos, esto me quito tiempo, pero no fue un impedimento para terminar el
trabajo.
En el desarrollo del servicio social también apoye en otras actividades como el
traslado del departamento de publicaciones periódicas a su nueva ubicación, ordenar
alfabéticamente las tesis una vez que se realizó el traslado y el apoyo en el día del
bibliotecario, recibiendo al personal invitado que acudiría, repartiendo los programas
en los dos días del evento, acomodando sillas, entre otras.
Considero que lo más importante en los archivos es tener organizada la
documentación, esto se logra implementado los procesos archivísticos, bajo la
responsabilidad de un Licenciado en Archivonomía y personal capacitado en materia
archivística.
Por otra parte lo que aprendí fue que no es tan sencillo realizar y ejecutar las
actividades en un archivo ya sea de Trámite, Concentración e Histórico, es decir no
es tan fácil como yo me imaginaba antes de entrar a la carrera, ahora sé que es
necesario poseer conocimientos archivísticos que respalden profesionalmente la
documentación de cualquier institución.
Considero que la licenciatura en Archivonomía desde tiempos pasados, en el
presente y a futuro es una de las carreras más importantes de todas no por ser la
que estudie, sino, porque como lo he visto, es la base de la organización de la
información de toda persona e institución.
Esta carrera permite tener el control de la documentación de cualquier dependencia
en todas sus áreas: recursos humanos, materiales, financieros, tecnológicos, toda
esta información permite conocer las ventajas, desventajas, ganancias, fraudes,
proyectos, planes, en fin todos aquellos datos que comprueben el porqué de la
situación de cualquier institución, además para tomar decisiones o implementar
proyectos, determinar resoluciones etc.
El servicio social es una actividad que afirma y amplía la información académica y
fomenta una conciencia de solidaridad con la sociedad a la que pertenece, además,
88
me llena de satisfacción y me deja una gran experiencia en mi desarrollo
profesional, ya que en estas circunstancias es donde puedo poner en práctica los
conocimientos adquiridos durante toda mi carrera profesional y saber de manera real
como se debe trabajar en un Archivo, en especifico de Concentración además de la
importancia, el valor a nuestra profesión y la responsabilidad que debemos poner
siempre en todas y cada una de las instituciones.
A nivel personal considero que mi carrera es uno de los logros más importantes en
mi vida y me da la satisfacción de saber que aportare mi trabajo y conocimientos
en cualquier institución que me requiera, adquiriendo ganancias de experiencia,
económicas, de superación personal, obteniendo así una gran pasión por mi carrera
profesional dando lo mejor de mí.
Académicamente, me seguiré preparando y aprendiendo más para poder algún día
enseñar lo que a mí me enseñaron y así incrementar el gusto por esta carrera que
es muy importante y significativa para el desarrollo de las dependencias públicas y
privadas.
Pude fortalecer mi formación integral ya que a nivel intelectual razone y analice las
actividades que realizaría, argumentando con ideas archivísticas lo que ejecutaría.
En mi formación humana me ayudo a relacionarme con compañeros de la carrera de
Archivonomía y trabajar con ellos de manera positiva.
En mi formación social también me relacione con personal de la institución y
establecí una forma de trabajo acorde con las necesidades del archivo.
89
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gaveta 6, entrepaño 1.
90
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orgánica de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía.
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