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Gestión del Cambio
Claudia Herrán Flórez
Dirección General de Gestión Humana
Subgerencia General de Servicios Corporativos
Agenda
1. Panorama de la gestión del cambio en las organizaciones
2. ¿Qué es la gestión del cambio?
3. Conozcamos un Modelo de Cambio
4. Experiencia de manejo del cambio Banco de la República
Factores más relevantes, que han presionado el cambio en
las organizaciones que basan sus operaciones en
conceptos de mejora e innovación permanente.
1. Panorama de la gestión del cambio en las organizaciones
Internacionalización de la economía
1. Panorama de la gestión del cambio en las organizaciones
Nuevas tendencias Organizacionales
Trabajo en Equipo Multidisciplinario
Flexibilidad laboral
Estilos de liderazgo gerencial
Incorporación de mejores prácticas
Mejoramiento continuo
Conciencia medioambiental
Velocidad estratégica organizacional.
Etc.
1. Panorama de la gestión del cambio en las organizaciones
Altos niveles de competencia
1. Panorama de la gestión del cambio en las organizaciones
Nuevas Tecnologías
1. Panorama de la gestión del cambio en las organizaciones
Agilidad en las comunicaciones y redes sociales
1. Panorama de la gestión del cambio en las organizaciones
1. Panorama de la gestión del cambio en las organizaciones
Estos son solo 5 de los muchos factores que existen.
Es una constante empresarial
Por eso, para estar a la vanguardia de la modernidad bajo estándares
de calidad y eficiencia, se debe ser:
1. flexible,
2. trabajar con prospectiva y
3. anticiparse a los cambios.
La gestión del cambio dentro del entorno empresarial, es acompañar y aprovechar los procesos de transformación para el desarrollo de la organización y el logro de los objetivos estratégicos.
Sus líderes deben desarrollar una aguda percepción para anticiparse a los cambios y poder estar siempre a la vanguardia.
2. ¿Qué es la gestión del cambio?
“Hay que hacer énfasis en plantear preguntas más que en buscar respuestas, en orden de obtener procesos de renovación continuos y exitosos.
Las compañías deben convertirse en ‘motores de indagación’ si quieren obtener provecho de los cambios y de los conflictos que vienen con ellos.”
Richard Pascale.
Autor Estadounidense
“El arte de la Gestión Japonesa”
2. ¿Qué es la gestión del cambio?
“Entendemos la gestión de cambio organizacional como el proceso deliberadamente diseñado que mitigue los efectos no deseados de este mismo cambio y potencie las posibilidades de crear futuro en la organización, su gente y contexto.”
BERNARDO BLEJMAR
2. ¿Qué es la gestión del cambio?
2. ¿Qué es la gestión del cambio?
Para trabajar en cambio, se debe ver a la organización
como un organismo vivo en constante transformación
2. ¿Qué es la gestión del cambio?
3. Conozcamos un Modelo de Cambio
Estrategia unificada de cambio
Plan intergrado de
comunicaciones para todos los
proyectos
Plan único de mercadeo
Plan único de Sensibilización,
Capacitación y Entrenamiento.
Gestión logística integrada.
Optimización de tiempos de
formación por colaborador.
Visual integrada de riesgos
e impactos.
Alertas organizacionales
Plan de reconocimientos y
de promotores de cambio
integrados
Plan Unico de Patrocinadores.
Desarrollo de destrezas y
habilidades de Gestión del cambio
como habilidad para cambiar y
promover el cambio.
4. Experiencia de manejo del cambio Banco de la República
Modernización de la Gestión Administrativa
El Banco no se puede rezagar a esa dinámica y es por ello que se
enfrenta a retos permanentes para mejorar el desempeño institucional.
Estratégicamente el Banco definió abordar la modernización
tecnológica y de servicios, incorporando la gestión del cambio en los
proyectos transversales a la organización.
Esto lo hace estar a la altura de las exigencias organizacionales,
dando pasos firmes en búsqueda de la excelencia administrativa,
generando motivación en forma proactiva para alcanzar la renovación
continua.
La Modernización de la Gestión Administrativa está acompañada por
un proceso de gestión del cambio que busca:
Cuidar la comunicación en todas sus etapas,
Identificar las mejoras a los servicios y procesos,
Coordinar las respectivas capacitaciones y actualizaciones
Reconocer los logros
Eso nos permite prepararnos para hacer parte de dicha modernización.
4. Experiencia de manejo del cambio Banco de la República
En el Banco la gestión del cambio se enfoca en:
1. Identificar el impacto de cada proyecto en las áreas involucradas,
para gestionar las acciones que deben ser adoptadas.
2. Permitir que este proceso de modernización de la gestión
administrativa se dé bajo condiciones controladas, facilitando de
esta manera el desarrollo de las diferentes etapas de cada
proyecto.
4. Experiencia de manejo del cambio Banco de la República
Algunos de los propósitos fundamentales buscados con esta
gestión:
Definir el modelo de manejo del cambio para el Banco.
Facilitar la adopción de los cambios y reducir el nivel de esfuerzo
requerido.
Acelerar el proceso de restauración del desempeño efectivo de la
organización producto de los constantes cambios.
Desarrollar la competencia de manejo de cambio.
Consolidar los diferentes equipos involucrados y su compromiso
con el cambio.
4. Experiencia de manejo del cambio Banco de la República
Para lo anterior se contrató una firma experta:
4. Experiencia de manejo del cambio Banco de la República
Objetivo y alcance de la contratación:
Administrar la consultoría de gestión del cambio dentro del programa de Modernización de la Gestión Administrativa (MGA) y los proyectos que lo conforman, así como dentro del proyecto de implementación de un ECM (Enterprise Content Management) en el Banco, realizando esta labor mediante la capacitación, el entrenamiento y la correcta aplicación de una metodología de cambio, en un término de 4 años.
4. Experiencia de manejo del cambio Banco de la República
Marco general del portafolio de Modernización
Gestión Basada en Procesos
Gestión de Cambio
ECM – Gestión Documental
Gobierno en gestión del cambio
Estructura Funcional
Comité Ejecutivo Gestión
del Cambio
(miembros del comité)
Patrocinador de Gestión
del Cambio
Gerente de Gestión del
Cambio
Agentes de Gestión del Cambio
Consultoras GH
Consultoría
Change Americas
Coordinación del Programa MGA
Sponsor de Gestión del
Cambio
Agentes de Gestión del Cambio
Miembro del equipo de proyecto (1)
NIIF INNOVA PI ECM B y S
Sponsor y gerentes de proyecto
Promotores de Cambio (60)
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Plan de Comunicaciones
Comité Ejecutivo
Grupo Estratégico de Cambio
Gerencia de
Cambio
Asesoría y apoyo firma especializada
“Change Americas”
Gerencia Innova Gerencia NIIF Gerencia
Plantas Industriales
Gerencia
Bienes y servicios
Gerencia ECM
Sponsor y Gerente de cambio, gerentes MGA
Portafolio de Modernización de la
Gestión Administrativa
4. Experiencia de manejo del cambio Banco de la República
Fases de Gestión del cambio Para el Portafolio
Diagnóstico
5 – 6 semanas
Junio28 de 2013 – Agosto 31 de 2013
Definición Estrategia y Plan de Trabajo
3 – 4 semanas
Septiembre de 2013
Implementación y Acompañamiento
50 talleres y 200 horas de consultoría
Julio de 2013 – 28 de junio de 2016
4. Experiencia de manejo del cambio Banco de la República
¿Para qué Gestionamos el cambio en el Banco?
Curva del cambio
La transición es la situación intermedia donde notamos las dificultades y los costes del cambio y donde, desafortunadamente, no hemos aún abandonado completamente las desventajas originales ni hemos obtenido todavía los beneficios que esperamos. Es en este momento en que el cambio es más frágil.
Inicio del Proyecto
Sin manejo del cambio
El cambio es un fenómeno conceptualmente simple en que intervienen dos conceptos bien identificados: una situación inicial de la que queremos salir y una situación objetivo que juzgamos como relativamente ventajosa. El tercer concepto, más difuso, mucho más difícil de calificar y de operar, es el de la transición.
Mejor que antes
Luz al Final del túnel
Entendimiento real del esfuerzo y complejidad requeridos Con manejo del cambio
El programa MGA al integrar diferentes proyectos con objetivos particulares, enfrentará situaciones significativas en relación a expectativas disimiles, cargas de trabajo altas, re procesos por alineación, que pueden llevar a retrasos u otros resultados no deseados
Desempeño futuro Desempeño incrementado
Desempeño actual
Desempeño disminuido
Tiempo para aumentar la destreza
Una equipo de trabajo que integra,
estandariza y apoya las estrategias
de gestión de la transformación.
GUÍA INTEGRACIÓN MONITOREO
De los proyectos del portafolio, que
son todos transversales
De las actividades
sincronizadas
De uso de 1 sola metodología
MGA
Innova
Plantas industriale
s
Bienes y Servicios
Contable: NIIF y
Modernización
Solución de integración
Plan Integrado de Cambio
ECM
GBP
4. Experiencia de manejo del cambio Banco de la República
Objetivos y Metodología C
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1. Gestión de Aprendizaje
3. Gestión de Impactos
5. Sostenibilidad
2. Gestión de Comunicaciones
4. Gestión de Grupos de interés
y motivación
Eficiencia administrativa Nivel de Madurez de
cambio
Integración en portafolios, programas y
proyectos
Competencia organizacional:
Adaptación al cambio
Visión de Cambio Organizacional
Impactados: Desarrollar Conciencia,
motivar el Deseo, generar Conocimiento, desarrollar Habilidad y promover el Mejoramiento Continuo
Equipos de proyecto: Cohesión e integración de
equipos Movilización y comunicación
de los cambios Orientación a la eficiencia
Líderes: Desarrollo de habilidades de
liderazgo para el cambio
Movilización del cambio
Marco estratégico de cambio
Objetivo: Diseñar y ejecutar, la estrategia de gestión
del cambio y patrocinio para los siguientes
proyectos del Proyecto de Modernización de la
Gestión Administrativa del BANCO DE LA REPUBLICA
Diagnóstico Herramienta Audiencia
Análisis del estilo de
liderazgo gerencial
Estilo de liderazgo -
ASC
Medición de la cultura
actual Encuesta de cultura
Medición del nivel de
madurez del cambio
Change Maturity Rating
- MMC
Nivel de esfuerzo del
cambio
Análisis socio
demográfico de
involucrados - ES
Análisis de impactados Change Tools -
ADKAR - HV
Alta gerencia
Sub gerentes -
Sponsor
Gerentes de
proyecto
Involucrados
Impactados
Algunas herramientas de diagnóstico utilizadas
4. Experiencia de manejo del cambio Banco de la República
4. Experiencia de manejo del cambio Banco de la República
Herramienta Hallazgos Conclusión Oportunidades
2. Encuesta de
cultura (atributos
culturales actuales)
1. Change Maturity
Rating
5. ADKAR - HV
El Banco se encuentra en el nivel 1 (1 menor a 5 mayor)
Diagnóstico para el portafolio MGA - ECM: Gestión del Cambio
Objetivo y alcance
3. Estilo liderazgo
gerencial para el
cambio
6. Análisis socio
demográfico de
involucrados
4. Dimensionador
de cambio
Existen tres atributos culturales de presentes en el banco que pueden ser limitantes del
proceso.
Alta capacidad y disposición en
las habilidades de los líderes para movilizar el cambio.
Coeficiente de esfuerzo de cambio mas alto: el proyecto ECM (74%), segundo NIIF (55%) y tercero INNOVA (35,7%)
Niveles medios de conciencia y deseo en el Banco respecto del Portafolio.
El tiempo de los líderes, la medición y el cambio de hábitos, son factores de resistencia para el Programa
Se basará la estrategia en mensajes asociados a excelencia y cumplimiento como pilares del MGA.
El acompañamiento en gestión del cambio para el Portafolio, contribuirá en aumentar el nivel de madurez del Banco.
Se aprovecharán las habilidades de los líderes asociadas a autoridad para el proceso de cambio y se desarrollarán las que tengan brecha.
Se debe bajar la información del Programa transversalmente y a los
líderes de las áreas ofrecerle sus beneficios.
Se debe informar el por qué y para qué del cambio y las consecuencias de no cambiar y en la responsabilidad individual para lograr el cambio
Se deben buscar elementos de
promoción del Programa que permitan que los líderes puedan mover las barreras sin destinar mucho tiempo.
La madurez de cambio será un indicador de
progreso en contribución del cambio al Banco.
Impactados con mayor conciencia y deseo.
Líderes que promuevan el
cambio.
Equipos de proyecto integradores y movilizadores.
Evolución y resultados 2013
Desafío
Transformar culturalmente el Banco hacia un enfoque de mayor efectividad.
Reto
Fortalecer el liderazgo participativo que promueva la gestión efectiva y facilite el desempeño y desarrollo de los equipos de trabajo
Logro
Se realizó la contratación, evaluación, preparación, implementación y consolidación de la gestión de cambio para apoyar los procesos de Modernización de la Gestión Administrativa – MGA, realizando acciones para gestionar conocimiento en temas de cambio, buscando el desarrollo de la gente y apoyando la transformación cultural.
• Contratación de la firma Change Americas
• Certificación en Cambio para el Gerente de cambio y el Sponsor
• Inicio del proceso en certificación internacional para la Alta Dirección del Banco
• Diagnóstico
• Definición e implementación del marco estratégico de gestión del cambio que implicó el plan de acción para cada proyecto y para el Banco
• Lanzamientos de proyectos
• Capacitación y divulgación
• Definición del equipo de cambio para apoyar el proceso
• Talleres de cambio
• Realización de 4 momentos de comunicación para proyectos
• Realización de talleres para levantamiento y gestión de impactos
Gestión de cambio 2014 - Retos
Objetivo o Iniciativa
estratégica
Nombre del objetivo
Actividades principales
Gestión del Cambio
iConecta NIIF
Innova Affinity
1. Capacitación en cambio: Continuar con el proceso de preparación en
gestión del cambio a todos los interesados a diciembre de 2.014. • A los equipos de los proyectos • Al equipo de cambio del portafolio • A los promotores de cambio • A los impactados • A las altas directivas de la Oficina Principal • A los líderes del Banco a nivel nacional
2. Manejo y gestión de impactos: Definir plan de trabajo para el manejo de
los impactos producto de Ios cambios que genera cada proyecto diciembre de 2.014. • Identificación y clasificación de impactos • Definir la estrategia para su manejo • Implementar la estrategia de gestión de impactos • Reportar avances en la gestión de impactos
3. Gestión de comunicaciones: Implementar el marco estratégico de
comunicaciones con el DCEF para el portafolio • Creación del plan de trabajo • Definición del logo símbolo para el portafolio • Definición de medios a utilizar • Identificación de Fases e Hitos importantes por fases de cada proyecto. • Definir los mensajes claves de cada proyecto a comunicar.
4. Experiencia de manejo del cambio Banco de la República
GRACIAS