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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL
“LISANDRO ALVARADO”
LA AUDITORÍA OPERACIONAL COMO HERRAMIENTA EN LA EVALUACIÓN DE LA EFICIENCIA Y EFICACIA DEL PROCESO DE
ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS DE LA ALCALDÍA VALMORE RODRÍGUEZ DURANTE EL EJERCICIO FISCAL 2005.
YOLEIDA ABREU
Maracaibo, 2007
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL
“LISANDRO ALVARADO” DECANATO DE CONTADURIA Y
ADMINISTRACION
LA AUDITORÍA OPERACIONAL COMO HERRAMIENTA EN LA EVALUACIÓN DE LA EFICIENCIA Y EFICACIA DEL PROCESO DE
ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS DE LA ALCALDÍA VALMORE RODRÍGUEZ DURANTE EL EJERCICIO FISCAL 2005
Proyecto de investigación presentado para optar al Grado de Especialista de Contaduría Pública Mención Auditoría
Por: YOLEIDA ABREU
Maracaibo, 2006
LA AUDITORÍA OPERACIONAL COMO HERRAMIENTA EN LA EVALUACIÓN DE LA EFICIENCIA Y EFICACIA DEL PROCESO DE
ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS DE LA ALCALDÍA VALMORE RODRÍGUEZ DURANTE EL EJERCICIO FISCAL 2005
Por: YOLEIDA ABREU
Trabajo de grado aprobado
_____________________________ ___________________________ Tutor: PROF. JUAN LEAL Prof. Gil Alirio Vilchez M Jurado Principal
_________________________________ Prof. William Pirela
Coordinador Presidente
Maracaibo, 23 de Febrero del 2007
DEDICATORIA A Dios todo poderoso, quien guía mis pasos y me
ilumina en el camino de cada una de mis metas. A mis padres que me dan fortaleza y me han
enseñado el valor de la vida y el amor a Dios por sobre todas las cosas, gracias por haberme inculcado los
valores, la educación y el amor al trabajo A mi hijo Diego, el maravilloso regalo que Dios me dio, mi razón de ser y de existir, a el le dedico todos
mis logros. A Rafael gracias por estar siempre en mi
camino, quien con su ayuda incondicional dándome apoyo y amor.
A mi Familia por estar a mi lado en todo momento.
AGRADECIMIENTO
Al Prof. Juan Leal, mi tutor, gracias por su ayuda, orientación y estimulo en la realización de este
trabajo, y quien con su amor a Dios me dio fuerzas para seguir a delante.
Al Prof. Alexis Crespo por la valiosa asesoría, orientación y aportes al realizar esta investigación.
¡Gracias!
ÍNDICE GENERAL Pág.
DEDICATORIA……………………………………………………………..
AGRADECIMIENTO……………………………………………………….
ÍNDICE DE FIGURAS……………………………………………………....
ÍNDICE DE TABLAS…………………………………………………….….
RESUMEN……………………………………………………………………
INTRODUCCIÓN……………………………………………………………
iv
v
ix
x
xi
1
CAPITULO
I EL PROBLEMA
Planteamiento del problema…………………………………...
Objetivos…………………………………….…………………
General………………………………………………...
Específicos…………………………………………….
Justificación e importancia……………………………………
Alcance y Limitaciones………………………………………..
3
8
8
9
11
II MARCO TEÓRICO
Antecedentes de la investigación………………………………
Bases teóricas y legales………………………………………
La Auditoría Operacional……………………………………
Objetivos de la Auditoría Operacional………………………
Aplicación de la Auditoría Operacional……………………….
Fases de la Auditoría Operacional…………………………….
Conceptos de eficacia, economía y eficiencia………………..
Indicadores de gestión…………………………………………
Control interno………………………………………………..
Componentes del control interno………………………………
El control en el ámbito de la gestión pública…………………..
Control externo……………………………………………….
13
21
21
22
23
23
38
41
50
52
59
61
El control posterior………………………………………….
Normas para la auditoría del Estado…………………………
Normas relativas al Auditor…………………………………..
Normas relativas a la Planificación……………………………
Normas relativas a la ejecución…….…………………………
Normas relativas al informe de auditoría………………………
Normas generales de contabilidad del sector público…………
Principios de contabilidad del sector público…………………
Sistemas de contabilidad fiscal………………………………
Función contable financiera dentro de la Administración
Pública…………………………………………………………
Publicación 21…………………………………………………
Estructura del Departamento de Contabilidad en las
organizaciones públicas………………………………………
Gestión Pública………………………………………………...
La contabilidad pública como un sistema de información…….
Rendición de cuentas…………………………………………
El control ciudadano y la corrupción…………………………
Mecanismos para el control del Estado por los ciudadanos en
Venezuela……………………………………………………..
Código de conducta de los servidores públicos………………
Principios éticos del servidor público…………………………
El sistema de contabilidad aplicable a los organismos del
Poder Público…………………………………………………
Elementos del sistema contable………………………………
64
72
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86
86
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94
95
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99
101
102
102
103
III MARCO METODOLÓGICO
Tipo de Investigación………………………………………..
Diseño de la investigación……………………………………
Técnicas para la recolección de datos…………………………
Fuentes de información consultadas………………………….
108
108
110
110
Manejo de los resultados………………………………………
Población………………………………………………………
Muestra………………………………………………………..
Tratamiento de la información…………………………………
Variable independiente y dependiente. ………………………
111
111
111
112
112
IV
V
VI
ANALISIS E INTERPRETACION DE LA INFORMACION
Fase I ………….………………………………………..
Fase II ………….………………………………………..
Fase III ………….………………………………………..
Fase IV Conclusión y Recomendaciones……………………
Propuesta …………………………………………………….
114
131
135
164
168
ÍNDICE DE FIGURAS
Pág.
Figura 1. Sistema de control de gestión………………………………………
Figura 2. Esquema de tipo de indicadores……………………………………
34
35
ÍNDICE DE TABLAS
Pág.
Tabla 1. Proceso de información ……………………………………………
Tabla 2. Cuadro de variables…………………………………………………
76
103
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL
“LISANDRO ALVARADO” DECANATO DE CONTADURIA Y
ADMINISTRACION
LA AUDITORÍA OPERACIONAL COMO HERRAMIENTA EN LA EVALUACIÓN DE LA EFICIENCIA Y EFICACIA DEL PROCESO DE
ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS DE LA ALCALDÍA VALMORE RODRÍGUEZ DURANTE EL EJERCICIO FISCAL 2005
Autora: YOLEIDA ABREU Tutor: PROF. JUAN LEAL MELO
RESUMEN
El presente trabajo esta relacionado a la Auditoria Operacional como herramienta en la evaluación de la eficiencia y eficacia del proceso de elaboración de estados financieros de la Alcaldía Valmore Rodríguez durante el ejercicio fiscal 2005, para ello empezaremos definiendo conceptos, y una breve descripción de la Auditoria Operacional, Objetivos, alcance e importancia; evaluación del Control Interno utilizando una metodología práctica y adaptable a nuestra realidad, bajo la normatividad emitida por el Órgano Rector del Sistema Nacional de Control, es decir por la Contraloría General de la República. Para el control de la gestión se incluyen los conceptos y descripción de los principales indicadores, su medición e importancia, incluye también la normativa vigente según la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Con este trabajo se espera contribuir con la aplicación de un sistema integrado que permita suministrar información oportuna para una mejor consolidación de los informes financieros y para el logro de una acertada toma de decisiones, en presencia de los conceptos de eficiencia y eficacia en la aplicación de los recursos, en concordancia con los lineamientos pautados en el anteproyecto de presupuesto y el plan operativo anual, las cuales direccionan la actividad financiera. Palabras claves: auditoría, estados financieros, administración pública, eficiencia, eficacia
1
INTRODUCCION
El tema central de la presente Investigación está relacionado a la Auditoría
Operacional y la evaluación del Control Interno en las entidades públicas, para ello
se definirá el concepto, y una breve descripción del enfoque moderno de la Auditoria
Operacional, objetivos, alcance e importancia; evaluación del Control Interno
utilizando una metodología práctica y adaptable a nuestra realidad, bajo la
normatividad emitida por el Órgano Rector del Sistema Nacional de Control, es decir
por la Contraloría General de la República. Se diseñarán modelos de operaciones de
la información contable financiera de la empresa que serán materia del trabajo del
auditor.
Asimismo, se espera contribuir a la ampliación de conocimientos del auditor
como es el estudio de la organización, el dominio de las principales técnicas acordes
con la modernidad y avance tecnológico, que representa un reto para el trabajo del
auditor, como es su compromiso y responsabilidad frente a la modificación de los
Dictámenes del Auditor.
Por otro lado, es importante que las Contralorías Municipales velen por que el
auditor público proporcione la información financiera al pueblo, esto implica
exponer si los recursos presupuestarios del municipio futuros serán probablemente
suficientes para mantener los servicios públicos y para hacer frente a las obligaciones.
En este sentido, el presente trabajo tiene como objetivo principal evaluar
mediante la Auditoria Operacional la eficiencia y eficacia del proceso de elaboración
de los Estados Financieros en la Alcaldía del Municipio Valmore Rodríguez.
De acuerdo a lo planteado se efectuó la siguiente investigación documental
relacionando la variable auditoría con la variable control, quedando dicha
investigación estructurada de la siguiente manera:
El Capítulo I, denominado El Problema, en el cual se desarrolla el
planteamiento del problema, se presenta la justificación e importancia del estudio, se
formulan el objetivo general y los objetivos específicos, y finalmente los alcances y
delimitaciones de la investigación.
1
El Capítulo II, titulado Marco Teórico, donde se hace referencia a los
antecedentes tanto de la investigación como del control, las bases teóricas, las cuales
son fundamentales para este estudio y las bases legales.
El Capitulo III, titulado Marco Metodológico, se refiere al diseño de la
investigación, la población y muestra utilizada y las técnicas e instrumentos de
recolección de datos.
1
CAPÍTULO I
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La evaluación del desempeño en los organismos públicos ha alcanzado un
nivel de importancia para los gerentes de las organizaciones, debido a que los
gobiernos se rigen por el objetivo de mejorar las vidas de los ciudadanos en modos
que no pueden ser fácilmente valorados en dinero. Para los empleados públicos y los
programas que gestionan, existe a menudo mucha ambigüedad sobre cuál es el
objetivo último. Dicha ambigüedad crea una situación que nunca se observa en el
sector privado: espacio para el desacuerdo sobre qué constituye un “resultado” y
“desempeño” y, por tanto, espacio para el desacuerdo sobre la forma adecuada de
evaluación del desempeño.
Específicamente en el caso venezolano, según Informe de gestión presentado
por la Contraloría General de la República al Congreso de Venezuela 2004, la
administración pública financiera evidencia la existencia de inadecuados sistemas de
controles administrativos, contables y presupuestarios, lo cual se traduce en la
insuficiencia o ineficacia de los mecanismos de control para lograr conocer en
cualquier momento el desarrollo de sus actividades y operaciones, detectándose entre
otros, la discrepancia en la información sobre un mismo aspecto suministradas por
dependencias distintas de un mismo ente, la formulación de presupuestos insinceros,
la adquisición de compromisos sin disponibilidad presupuestaria, traslados de
recursos a programas no presupuestados, concesiones de anticipos sin que se inicien
los proyectos, registros contables de transacciones sin soportes, debido a esto se
evidenciaron entes donde resultó difícil conocer la ubicación física de algunos bienes
y entes donde los mecanismos de control informáticos no garantizan la salvaguarda
e integridad de los datos procesados, errores en los registros ó ausencia de los
mismos, en la gestión de cobranza, ausencia de adecuados controles en el
otorgamiento y seguimiento de créditos público en su conjunto. Paralelamente, la
1
dinámica de la administración y de las finanzas públicas fue incrementando su
complejidad en consecuencia haciendo más difícil su gerencia.
De lo anterior descrito surge el reconocimiento de la importancia de la
información financiera en el funcionamiento de sus respectivas instituciones, de
cuyos órganos depende, sin embargo, el logro de una efectiva acción pública en
términos financieros y administrativos a través de toma de decisiones eficientes,
sumado a esto los estados financieros permiten a los funcionarios que administran
recursos públicos rendir cuentas por el uso de estos.
Una información financiera eficiente es importante también en la rendición de
cuentas de las instituciones públicas, para los efectos del control externo ejercido por
las Entidades Fiscalizadores Superiores de Control EFS, a través de sus direcciones
de Control Municipal, Oficinas Regionales, Contralorías del Estado y otras entidades
fiscalizadoras de la Administración Central. las cuales según la Contraloría General
de la Republica de Venezuela en la revista de Control Fiscal Nº 158, del mes de
mayo-agosto (2005, p.17) especifica que la función de estas entidades es ejercer
control en el ámbito jurídico, proteger y velar por el debido uso del patrimonio
público, así como por la y transparencia de la gestión financiera del Estado, para lo
cual las EFS verifican la legalidad, eficiencia y transparencia de las operaciones y
resultados de la gestión de los organismos sujetos a su control, para estos efectos
presentación de estados financieros oportunos y transparentes, sirven de herramienta
de control.
A este respecto, cuando un gobierno proporciona a la ciudadanía información
sobre su condición financiera no sólo satisface las necesidades de los que utilizan los
informes financieros, sino que explica a la sociedad la emisión de nueva deuda para
afrontar los gastos de actividades que producen beneficios corrientes frente a los
gastos por actividades de inversiones cuyos beneficios se producirán en el futuro,
estos son los mecanismos de control ciudadano, mediante la participación ciudadana
la cual representa un factor prioritario en el control de gestión del estado, mediante
este mecanismo la sociedad contribuye al con la vigilancia en el manejo de los
recursos públicos.
2
Es por ello que la información contable, sirve de fuente para el control interno
para la Auditoría Interna que realiza el mismo organismo y tiene como objetivo
primordial salvaguardar y proteger los activos propiedad de la entidad, dar
confiabilidad y veracidad de toda la información contable y promover el buen
desenvolvimiento de las operaciones normales de la entidad.
En la actualidad, ambos tipos de Auditorías han trascendido en su enfoque,
dando entrada a la Auditoría operacional, que según Pinilla (1996), tiene como
finalidad medir el grado de eficacia y eficiencia operacional, al comparar la realidad
de los hechos contra las normas de desempeño implementadas por la organización,
efectuando las sugerencias necesarias para mejorar los procesos y por consiguiente, la
consecución de los objetivos de la organización.
En este contexto las instituciones contraloras a través de dependencias
especialmente dedicadas al control de los municipios practican diversas actuaciones
fiscales, entre ellas Auditorías operativas, de gestión y de legalidad.
Una vez finalizada la revisión al sistema administrativo contable, el auditor
debe hacer entrega de su informe, donde le hará saber a la gerencia de la empresa
todos aquellos puntos que él considere de mayor relevancia y que de una u otra forma
puedan afectar a la organización en el futuro, partiendo del supuesto que no se tomen
las medidas correctivas pertinentes al caso.
Tanto los auditores internos como externos del Estado, deben desarrollar sus
procedimientos basados en las Normas de Auditoría del Sector Público en Venezuela,
y aplicarlos de acuerdo a su criterio profesional, técnicas y procedimientos que más
se adecuen a las necesidades, naturaleza y condiciones del negocio.
Es evidente que una eficaz gestión pública en Venezuela se ha convertido en
una meta para las autoridades institucionales que representan los tres niveles
administrativos que constituyen el Poder del Estado.
Según Acosta (1999, p.94) en Venezuela, como Estado Federal, la
Administración Pública está formada por tres niveles de Administración: Nacional,
Estadal y Municipal. La Administración Municipal es parte integrante de la
Administración Pública. Sin embargo, es importante destacar que estas
3
administraciones son autónomas, cada una tiene sus propias competencias y
atribuciones. Como consecuencia, sus respectivas entidades son controladas y
fiscalizadas por órganos que a su vez gozan de autonomía funcional, administrativa y
organizativa, y orientan su actuación a las funciones de inspección de los organismos
y entidades sujetas a su control.
Por ello, a los ingresos propios generados por los Municipios en el ejercicio de
sus potestades tributarias, se reconoce que son tres los instrumentos presupuestarios
que les aportan los recursos financieros necesarios para cumplir con sus
compromisos: Situado Constitucional; el Fondo Intergubernamental para la
Descentralización (FIDES); y la Ley de Asignaciones Económicas Especiales para
cumplir con las diversas responsabilidades transferidas a las administraciones
municipales y regionales.
Específicamente en el ámbito municipal los Estados Financieros constituyen
una herramienta importante para el suministro de información a las entidades de
Auditoría externa, que en el ámbito público es ejecutada por las instituciones
contraloras, a través de dependencias especialmente dedicadas al control de los
Municipios, que practican diversas actuaciones fiscales entre ellas Auditorías
operativas, de gestión, de legalidad así como para las evaluaciones y análisis de la
situación financiera de la institución, y en la emisión de una opinión sobre la
razonabilidad de las cifras presentadas en los estados financieros, sin dejar de evaluar
los procedimientos llevados a cabo para el registro y control de las operaciones,
puesto que los mismos se reflejan en los estados financieros.
En relación con las instituciones que representan la organización a nivel
Municipal, cabe referir la existencia de las Contralorías Municipales como
organismos competentes cuya acertada intervención cumple el fin de controlar y
fiscalizar los recursos financieros derivados de los ingresos ordinarios del Estado,
cuya aplicación por parte de las diversas gobernaciones y alcaldías del país, persigue
ser cada vez más rentable y eficiente dentro de un sistema cuyo presupuesto es la
mejor evidencia de la necesidad de controlar su uso razonable con objetividad.
4
A la Contraloría del Municipio Valmore Rodríguez, le corresponde ejercer el
control posterior de la Hacienda Pública Municipal por medio del control, vigilancia
y fiscalización sobre la administración y manejo de acuerdo con la normativa legal
aplicable, sin menoscabo de las funciones de control del estado, a los fines de
garantizar la prestación de servios públicos que satisfagan eficazmente las
necesidades de la colectividad.
Como una solución a esta situación, conlleva a reflexionar sobre cual es la
importancia para los procesos administrativo-financieros de la Alcaldía Valmore
Rodríguez la emisión de estados financieros confiables mediante el sistema
contable aplicado en la organización que ocupara esta investigación y razón por la
cual se aplicará la Auditoría Operacional como instrumento que permitirá evaluar si
se ha logrado consolidar y generar información oportuna y confiable, para el
conocimiento apropiado de la gestión administrativa necesaria para la toma de
decisiones por parte de los funcionarios responsables y su análisis por parte de
terceras personas interesadas.
Por otra parte, asegurar la absoluta transparencia de las cuentas públicas,
interrelacionando los sistemas de administración financiera existentes, integrando
estos aspectos con los de control interno y externo, a fin de incrementar la eficacia de
estos, son unas de las funciones más importantes dentro de la gestión pública de la
Alcaldía Valmore Rodríguez.
Esta propuesta planteada es importante para los órganos de control internos y
externos el cual sirve para la mejora de la evaluación del proceso que se lleva a cabo
en la Alcaldía Valmore Rodríguez en la presentación de sus estados financieros y
mejorar el control interno para abarcar los objetivos que se trace, tales como la
productividad financiera, eficiencia, efectividad, rendimiento y la rentabilidad, el
balance de sus egresos y el uso razonable de los bienes públicos, razones válidas para
considerar esta propuesta, tomando en cuenta que su aporte es directamente
proporcional a sus requerimientos.
5
La información que se considere relevante a este objetivo debe evidenciar los
riesgos financieros asociados frecuentemente, a las implicaciones a largo plazo de los
procesos ligados al Presupuesto Municipal.
En Auditorías anteriores realizadas por la Contraloría Valmore Rodríguez al
Departamento de Contabilidad de la Alcaldía Valmore Rodríguez, se observó que el
90% de la información de los Proveedores (Tesorería, Presupuesto, Bienes,
Ordenación de Pagos) no envían la información (Insumos), al Departamento de
Contabilidad, y este no realiza la gestión de obtención de estos insumos, por lo que el
proceso no se lleva a cabo en el momento contable que lo exige el Reglamento Nº 4
de la Ley de Administración Financiera del Sector Publico (RLAFSP), en el artículo
7, de allí surge la necesidad de realizar auditarías operativas para buscar la causa de
esta situación.
Este es el objetivo de la investigación para mejorar la información financiera
en la Alcaldía Valmore Rodríguez que surge de los administradores de esta
organización los cuales deben estar en capacidad de preparar, de manera fidedigna y
transparente, sus Estados Financieros y utilizar como herramienta las observaciones y
recomendaciones que surjan de La Auditoría Operacional como fortalecimiento para
la información financiera de los Estados Financieros de la Alcaldía Valmore
Rodríguez.
OBJETIVO GENERAL
Evaluar mediante la Auditoría Operacional la eficiencia y eficacia del proceso
de elaboración de los Estados Financieros en la Alcaldía del Municipio Valmore
Rodríguez.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Evaluar el Control Interno contable y de la determinación de áreas críticas.
Determinar el grado de eficiencia y eficacia en el proceso de información
contable para medir el desempeño en su cumplimiento.
6
Verificar la existencia de Objetivos y Metas, en el proceso de información
contable para medir el desempeño en su cumplimiento.
JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA
La propuesta de investigación se justifica desde el punto de vista técnico
financiero, por cuanto al determinarse la aplicabilidad de la evaluación del proceso de
información contable, proporcionará el uso razonable de los recursos manejados por
la Alcaldía Valmore Rodríguez.
Debido a la necesidad de promover un cambio en la concepción de los
procesos financieros, basados en el registro y producción de información sobre la
gestión financiera de los organismos públicos. La Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República (LOCGR) , vigente desde el 1° de febrero de 1996, atribuye
al Ejecutivo Nacional, por órgano del Ministerio de Finazas, competencia para el
establecimiento de los sistemas de contabilidad para todos los ramos y organismos
del sector público a que se refiere el numeral 1 del artículo 5º de dicha Ley, previa
aprobación de la Contraloría General de la República. Por su parte, el Reglamento
sobre la Organización del Control Interno en la Administración Pública Nacional
asigna la referida responsabilidad a la Superintendencia Nacional de Control Interno
y Contabilidad Pública, a cuyos efectos debe dictar las normas e instrucciones
necesarias en materia de contabilidad, centralizar las cuentas de las dependencias
oficiales y elaborar tanto las cuentas generales que se deban rendir anualmente al
Congreso de la República, como los balances y estados financieros que considere
convenientes y los que solicite Congreso de la República o la Institución Contralora.
El cumplimiento de tal cometido tiene además el propósito de atender las necesidades
de la administración, de modo que la información contable se constituya en
herramienta fundamental para la toma de decisiones.
La información contable aplicable a los organismos públicos es importante
para registrar sistemáticamente todas las transacciones que afecten o puedan llegar a
afectar la situación económico-financiera del ente contable, producir los estados
7
financieros básicos: Estado de Resultados (Ingresos y Gastos), Flujo Efectivo y
Balance General, a los fines de mostrar los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y
gastos del ente contable, además de producir información financiera necesaria para la
toma de decisiones por parte de los responsables de la gestión financiera pública y
para los terceros interesados en la misma, presentar la información contable, los
estados financieros y la respectiva documentación de apoyo, ordenados de tal forma
que facilite el ejercicio del control y la Auditoría interna y externa, suministrar
información necesaria para la redición de las de las cuentas nacionales, y a la
comunidad ejerciendo mediante el Poder Ciudadano y la Contraloría Social.
Mediante la aplicación de la Auditoría Operativa, la Contraloría Valmore
Rodríguez podrá utilizar herramientas que sirvan de ayuda en la capacidad de
respuesta de las necesidades de información financiera de la organización.
La propuesta proporcionará a la Contraloría Valmore Rodríguez y a otras
Contralorías, procedimientos generales que le permitirán profundizar en la Auditoría
Operacional, de esta manera obtendrán una seguridad más razonable sobre las cifras
presentadas en los estados financieros y poder así dictaminar con seguridad sobre las
mismas. Además, generará mayor valor agregado al trabajo de los funcionarios de la
Alcaldía Valmore Rodríguez, en el proceso de emisión de estados financieros debido
a que las observaciones y recomendaciones sobre la eficiencia y eficacia del sistema,
podrán ser tomadas en cuenta en la toma de decisiones de la gerencia, formando parte
de los planes estratégicos de la entidad.
Por otra parte, el estudio resalta la importancia de contar con un adecuado
ambiente de control interno, en lo relacionado al sistema de gestión, puesto que la
deficiencia en el control de uno de los procesos trae consigo que la información que
el sistema genere, relacionado con los mismos no será muy confiable, útil y precisa
para la gerencia al momento de la toma de decisiones.
Al determinarse la importancia funcional de la información financiera para la
presentación de los estados financieros de la Alcaldía Valmore Rodríguez esta
proporcionará a los gerentes y a la comunidad un sistema provisto de información
confiable, que les permita implementar las políticas y estrategias que conduzcan al
8
correcto aprovechamiento y uso racional de los recursos del Municipio y así
contribuir al registro transparente de la gestión y en la rendición de cuentas
correspondientes, asegurando de este modo el derecho a la información veraz en el
momento. La información suministrada en los estados financieros prevé el registro
de las transacciones vinculadas con la ejecución del presupuesto de ingresos y gastos,
con las operaciones de crédito público, movimiento de fondos de la Tesorería
Nacional y demás operaciones financieras básicas que se realicen en el ámbito de la
administración municipal, que afecten la Hacienda Pública Nacional, así como de
aquéllas que, en principio, no la afecten pero que en el futuro pudieran hacerlo, y las
cuales se ha previsto registrar en cuentas de orden o que se solicite.
De igual forma, la presente investigación sirve para reconocer las condiciones
y elementos que determinan la propuesta de la Auditoría Operacional como
herramienta de evaluación de la eficiencia y eficacia en el proceso de información
contable financiera de la Alcaldía Valmore Rodríguez, se considerará la realización
de un estudio bajo un enfoque epistemológico empirista-inductivo de tipo descriptivo,
con el fin de proporcionar resultados objetivos, concretos y actualizados, que
contribuyan a la comprensión y enriquecimiento de este tema en un ámbito de estudio
mayor y con toda la amplitud del contexto al cual este conocimiento pertenece.
ALCANCE Y LIMITACIONES
Al desarrollar un tema de investigación se deben revisar los trabajos previos,
artículos del tema, libros, revistas referentes a la misma, con la finalidad de contar
con referencias del tema planteado y además para revisar los objetivos trazados en las
otras investigaciones, y llegar a objetivos y conclusiones particulares. En tal sentido,
la presente investigación entre sus antecedentes posee trabajos de grado, artículos de
otros países referentes al tema, citas textuales de libros, que aportarán conocimiento y
servirán para desarrollar y sustentar a propuesta.
En base a lo anterior descrito, el trabajo de investigación presentado propone
elaborar mediante una auditoría operaciones una evaluación de la eficiencia y eficacia
9
de la información contable y financiera, determinar las áreas críticas, evaluar en que
medida se están alcanzando las metas y objetivos planteados en el Plan Operativo
Anual realizado por la Alcaldía Valmore Rodríguez, y basado en normas de
auditorías de aceptación general en el sector público, la finalidad es la evaluación de
un control interno del sistema de información contable financiera, de esta manera
aportar soluciones en búsqueda del mejoramiento, en cada una de las etapas del ciclo
operacional del sistema de información contable financiera de la Alcaldía Valmore
Rodríguez, basándose este diseño en las instrucciones y modelos utilizados en la
Publicación 21, mediante los cuales se llevan a cabo las Auditorías Financieras del
Balance General de la Hacienda de la Alcaldía Valmore Rodríguez, y llevar estos
parámetros de una auditoría financiera a una auditoría operaciones en los períodos del
01-01-05 al 31-12-05
10
CAPITULO II
MARCO TEORICO
En los últimos 30 años ha surgido la necesidad de contar con otro tipo de
auditoria llamada “Auditoria Operativa” que tiene en consideración el rápido
conocimiento de la complejidad empresarial y el incremento de la atención que las
organizaciones hacen de su administración.
La auditoria operativa nació por la necesidad que tenía la alta dirección o
gerencia de estar de acuerdo tanto con la adecuación y validez de los informes
operativos como de los informes financieros.
La necesidad de la auditoria operacional fue anticipada por William P.
Leonard, de Estados Unidos de Norteamérica, quién definió a esta técnica como “el
examen comprensivo y constructivo de una estructura organizacional de una
empresa”, o cualquier componente de las mismas, tales como una división o
departamento, así como de sus planes y objetivos, sus métodos de operación y la
utilización de los recursos físicos y humanos..
ANTECEDENTES
Para efectos de esta investigación la bibliografía consultada contiene
información relacionada con la presente investigación, y los mismos están enfocados
hacia la necesidad de diseñar un mecanismo de control y evaluación, en diversas
áreas de la administración pública.
Dentro de los trabajos revisados y que presentan cierta similitud a la presente
propuesta se encuentran:
El Lic. Rafael E. Cordero H. (2005) en su trabajo de grado titulado
Importancia del Sistema Integrado de Gestión y Control en las Finanzas Publicas
(SIGECOF) en los Procesos Administrativos-Financieros del Subsistema de
Contabilidad en las Universidades Públicas Nacionales. presentado para optar al
grado de Magíster Scientiarum en Gerencia Financiera, plantea el Sistema Integrado
1
de Gestión y Control de las Finanzas Públicas (SIGECOF) y el aplicado actualmente
denominado Sistema Integrado de Administración y Finanzas; SIAD en el caso de la
Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, revela una situación que debe ser
examinada con absoluta sinceridad y objetividad, por todos los actores que
intervienen en su dinámica y funcionamiento, es decir las autoridades universitarias.
Este examen debe hacerse en un contexto jurídico, administrativo, financiero,
económico y académicos, en los cuales están presentes factores objetivos, reales, de
indudable importancia; y factores subjetivos ideo-políticos, que desnaturalizan la
concepción que ha animado a la creación desarrollo e implementación del SIGECOF
en las Universidades Públicas Nacionales.
A través de los antecedentes de esta investigación se concluyó que los
elementos sobre los cuales se basan los sistemas integrados de información financiera
SIGECOF (1999, Pag.6), presentados en el esquema (Entradas, Proceso-
Almacenamiento, Salidas) antiguamente llamado Sistema de Caja Negra, es
incompleto al no considerar el elemento esencial de Corrección y Perfeccionamiento
para Adaptaciones Futuras, como es el Proceso de Retroalimentación (Feed-Back), ya
que no existe sistemas perfectos e infalibles y es necesario disponer de un mecanismo
permanente de feedback que asegure el monitoreo del proceso y la prevención de
dificultades informando a los niveles superiores acerca del impacto de los cambios.
Igualmente, se determinó la necesidad de evaluar la importancia del Sistema
Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas SIGECOF como nuevo
marco jurídico vigente y programa de modernización de la administración pública, en
la actividad financiera de las Universidades Publicas Nacionales y especialmente en
la UCLA.
Este trabajo sirve de apoyo para los requerimientos de la actividad financiera
de la Alcaldía Valmore Rodríguez, para la aplicación de un sistema integrado que
permita suministrar información oportuna para una mejor consolidación de los
informes financieros y para el logro de una acertada toma de decisiones , en presencia
de los conceptos de eficiencia y eficacia en la aplicación de los recursos, en
2
concordancia con los lineamientos pautados en el anteproyecto de presupuesto y el
plan operativo anual, las cuales direccionan la actividad financiera.
De igual manera, José Mauro Brusa (2005) Director del Banco Interamericano
de Desarrollo. Departamento de Integración y Programas Regionales División Fiscal
en su trabajo de investigación titulado La Gerencia Financiera Pública, tiene por
finalidad proponer y someter a la correspondiente discusión técnica líneas
estratégicas para el futuro del trabajo de modernización de la gerencia financiera.
Es importante conocer este tema debido a la influencia que tiene en la manera
en que realizan las Auditoria los funcionarios competentes en las Contralorías, ya
que la gerencia financiera pública constituye el soporte para la gerencia sustantiva del
Sector Público y tiene por actividad la programación de las finanzas públicas, el
recaudo de los ingresos, la ejecución de egresos, el manejo del financiamiento y la
evaluación del impacto de la gestión, todo ello para que la gerencia sustantiva pueda
atender su cometido de producir las regulaciones, los bienes y los servicios que
demanda la sociedad en procura del desarrollo humano.
En consecuencia las Contralorías en sus auditorias deben tomar en cuenta que:
• La auditoría o control externo intraestatal, es decir de unas entidades públicas
sobre otras, no debe ser concebida como parte de ningún sistema integrado con
la administración, sino como una actividad independiente que se ejerce sobre la
gerencia financiera sin interferir ni invadir ningún aspecto de los procesos de la
misma.
• Los controles internos son mecanismos incorporados por la gerencia en sus
procesos con base en decisiones de costo\beneficio y persiguiendo la prevención
de conductas transgresoras de la organización. No deberían ser percibidos como
un sistema diferenciado con organización y objetivos propios.
• La auditoría externa no debería tener ninguna rectoría sobre los mecanismos de
control interno de la gerencia, salvo la competencia que emana de su evaluación
profesional independiente y posterior.
Este planteamiento es un aporte al trabajo de investigación en la aplicación de
estrategias para modernizar los procesos de Auditoria por parte de la Contraloría
3
Valmore Rodríguez y aunado a esto para mejorar los procesos de información
financiera existentes en la Alcaldía Valmore Rodríguez mediante un diseño integrado
y automatizado, la opción es incorporar a las bases de datos las transacciones una
sola vez y con todos sus atributos, incluidos los contables, o continuar duplicando la
captura para cumplir en forma inoportuna e ineficiente los requisitos formales de una
contabilidad gubernamental aferrada a las prácticas del pasado.
Por otra parte el profesor Juan Leal. (2004), de la Universidad Lisandro
Alvarado (UCLA) en la Tesis Programa General de Auditoría Operacional para
evaluar la eficiencia y eficacia de los sistemas de acumulación de costos por órdenes
específicas bajo la técnica del costo estándar, afirma que la Auditoria Operacional, al
principio, era relacionada directamente con la administración pública, no obstante, los
avances teóricos han permitido, que la Auditoria Operacional pueda ser aplicada de
manera general, tanto en organizaciones públicas como privadas, en virtud que
ambas presentan iguales necesidades, tales como el alcanzar sus objetivos de una
manera eficaz y eficiente.
Por otra parte en la ponencia base para la X Asamblea de OLACEFS (2002),
cuyo tema se refirió a la Auditoria Ambiental, la Contraloría General de la
República de Costa Rica y la Fiscalización de la Gestión Ambiental del Estado,
especifican que la Contraloría General de la República de Costa Rica (CGR), es un
órgano auxiliar de la Asamblea Legislativa en la vigilancia de la Hacienda Pública,
con absoluta independencia funcional y administrativa en el desempeño de sus
labores.
A partir de mayo de 1999, este órgano contralor inició un profundo proceso de
modernización tendente a lograr un modelo de fiscalización integral, que incorpora
como pilares fundamentales la integración de procesos, el uso intensivo de la
tecnología, el trabajo en equipos interdisciplinarios, la especialización con base en las
distintas áreas de acción del Sector Público, la orientación al cliente y la fiscalización
de ”segundo piso”, orientada principalmente a velar porque los entes y órganos de
control ejerzan su labor en forma efectiva. El rediseño de los procesos permitió
4
integrar la auditoria, el análisis presupuestario y la asesoría técnica y jurídica en un
solo proceso denominado Fiscalización Operativa y Evaluativo.
Uno de los insumos básicos para realizar las auditorias operativas es el
análisis presupuestario, el cual realiza la CGR como un deber asignado por la
Constitución Política. Este análisis consiste en la evaluación, aprobación o
desaprobación de los presupuestos públicos de las entidades del Estado, los cuales
son la expresión financiera del plan anual operativo, por lo que es posible extraer de
ellos los postulados básicos de las entidades así como sus objetivos, metas y acciones
que llevarán a cabo durante cada año.
Tales aspectos le sirven de base a la Contraloría de Valmore Rodríguez para
poder medir la eficacia de los procesos de información contable utilizados en la
Alcaldía Valmore Rodríguez. Tomando en cuenta así el análisis de procesos,
programas, actividades o procedimientos en los que la Alcaldía utilizó los recursos
presupuestados. Le sirve además en la evaluación de sus operaciones (administrativas
o financieras) o de procesos de trabajo teniendo como parámetros los resultados
obtenidos por esas operaciones y/o procesos.
En este mismo orden de ideas Ángel González.- Malaxechevarria (2002)
Consultor Internacional dictó un foro denominado Visión Futurista de la Auditoria
Publica como Instrumento de Comunicación con la Sociedad Civil; de la auditoría
integrada a la auditoría global. El autor explica en este articulo que el objetivo es el
estudio de la gestión operativa del Estado en función de las 3 "Es".Se define este
objetivo como de gestión operativa en el cual la información financiera a ser
proporcionada por el Gobierno del país debe permitir, a quienes vayan a utilizar la
información, evaluar el esfuerzo realizado por mantener los servicios, los costos y
logros de la Unidad Económica en cuestión de qué manera se han financiado tales
esquemas y logros, y la administración de los activos, bienes y propiedades de la
Nación, así como sus obligaciones, ingresos y costos.
Al respecto este Foro plantea que el objetivo de utilizar los criterios de
economía, eficiencia y eficacia en la gestión operativa del Estado significa que el
Gobierno pueda responder sobre cómo se aplican tales criterios a los fondos y dinero
5
utilizado, al manejo de los créditos, préstamos y garantías, a los procesos de
adquisiciones o compras (inventarios, equipos, materiales, etc.) a la vida útil y costo
de reemplazo de los sistemas y equipos mas importantes, al seguimiento de los gastos
institucionales no pagados, etc.
Este aspecto es importante en la investigación para implementar el
fortalecimiento de las Contralorías Sociales donde la Comunidad y las Contralorías
Municipales trabajan juntas en el proceso de control del manejo de los recursos del
Municipio y la sociedad se mantiene informada, además de que en este foro se toman
en cuenta aspectos como la economía, eficiencia y eficacia elementos fundamentales
en el proceso de gestión financiera de la Alcaldía Valmore Rodríguez.
Según el estudio realizado por Heredia (1999), en su trabajo “Formulación de
Indicadores para el Control de Gestión, en el Área de Compras de la Universidad
Nacional Experimental Politécnica Antonio José de Sucre”; desarrolla su
investigación sobre la base de la información obtenida en trabajos y modelos de
Control de Gestión de diversos autores, seleccionando la metodología del Modelo de
Caja Negra (entrada- insumo-proceso-producto-efecto-impacto); como modelo para
la generación, análisis e interpretación de Índices de Gestión; aplicados a la
valoración del sistema de seguimiento, evaluación, control en las áreas de análisis de
eficiencia, Eficacia, economía, productividad, entre otros. Sus conclusiones expresan
que el Control de Gestión se ejerce con la conformación de un sistema de indicadores
que permitan el Seguimiento, Control y Evaluación de la unidad de análisis. La cual
puede comprender una Nación, Estado, Empresa Pública o Privada, un Programa,
Proyecto, entre otros.
En la formulación de indicadores para el área de compra se recurrió en
primera instancia a evaluar el control interno, tomando en cuenta que todos los
elementos de control interno constituyen instrumentos de gestión. Se utilizó en una
segunda instancia la metodología de Caja Negra, propuesta por Deofante Acevedo en
función de los cuales se formularon indicadores de eficiencia, eficacia y economía
para cada uno de los elementos del sistema.
6
El mencionado autor concluye su trabajo de investigación con la siguiente
afirmación: “Con la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República de 1996,
se pone de manifiesto un nuevo campo normativo que tiene como finalidad
modernizar el control y auditoria del Estado.”
Este trabajo sirve de referencia para la realización de este proyecto ya que
enfoca su análisis hacia dos componentes fundamentales dentro de toda organización,
como lo son el control interno y la teoría de sistemas. La metodología desarrollada
por Deofante Acevedo, según lo indica Guevara (2000), ha sido aceptada por la
Contraloría General de la República Bolivariana de Venezuela para aplicar el control
de gestión en el sector público.
El trabajo que se trató, de una u otra forma, da un aporte valioso a esta
investigación; que a pesar de ser un área totalmente diferente al tema desarrollado
por este autor; está directamente vinculados con lo que es un punto muy importante
dentro de una de las fases de la Auditoria Operacional donde se aplican los
indicadores de gestión y enfoca el control, la evaluación y su investigación
aplicando la teoría de los sistemas, el modelo de caja negra que no es mas, que la
composición de un sistema de producción en donde se requiere de una entrada que
sería todas las informaciones con incidencia contable y financiera, unos insumos que
deben ser procesados para convertirse en productos que son los Estados Financieros
los cuales generaran un efecto que es la salida, que a largo plazo pueda generar un
impacto en la toma de decisiones de la Alcaldía Valmore Rodríguez.
Del mismo modo, Lourdes Torres Prada (1999) en su investigación la
Auditoría Operativa, un Instrumento para la Mejora de la Gestión Pública, realizada
en la Universidad de Zaragoza, afirma que entre las iniciativas llevadas a cabo por
los países involucrados en la mejora de la economía, eficiencia de las
Administraciones Públicas destacan, junto a la auditoria operativa, la gestión y
control por objetivos, la participación de operadores privados en la prestación de
servicios públicos, la implantación de líneas de responsabilidad, de sistemas de
costes, la evaluación de políticas públicas y la calidad como orientación para la
renovación del los servicios.
7
En este trabajo se ubica la auditoría operativa en el contexto actual de
reformas de las Administraciones Públicas, resaltando su papel como instrumento
para la mejora continua de la gestión y de la rendición de cuentas. Tanto a nivel
nacional como internacional, la auditoría operativa está considerada por todos los
órganos institucionales de control como un componente básico de la auditoría
pública, que proporciona una evaluación independiente de la actividad y logros de la
entidad.
La auditoría operativa, con una metodología, técnicas de trabajo y normas o
directivas cada vez más definidas y contrastadas, se encuentra actualmente en plena
expansión, aunque la delimitación de "las mejores prácticas" y el diseño de
indicadores todavía suponen retos importantes, en los que esta obra profundiza.
Este aspecto del tema es importante como una herramienta para la evaluación
del Control Interno de la Alcaldía Valmore Rodríguez, como mejora para la
rendición de cuentas, aplicación de los indicadores de gestión y los demás aspectos
relacionados con las reformas implementadas en la administración pública.
En tal sentido, las organizaciones buscan que sus zonas operativas puedan
nutrirse de los conocimientos, herramientas y avances de la auditoria operativa y más
en general de la teoría organizativa.
La auditoria operacional, provee de herramientas sofisticadas, orientadas a las
organizaciones extremadamente diversas, extensas y complejas, características
propias de las organizaciones públicas.
La instrumentalización de los sistemas de control se pueden dar a través de la
Auditoria Operacional que se aplica en las empresas dentro de un período
determinado para conocer sus restricciones, problemas, deficiencias, etc. como parte
de la evaluación.
En este sentido y aplicando esta herramienta a los procesos de fiscalización y
Control de la Contraloría del Municipio Valmore Rodríguez es importante conocer
los conceptos de Auditoria Operativa y como se aplican a las Organizaciones.
8
BASES TEORICAS Y LEGALES
A continuación se presenta la teoría que fundamenta la investigación, la cual
comprende la bibliografía sobre el tema de La Auditoria Operacional como
Herramienta del Fortalecimiento Del Control Posterior en la Contraloría Valmore
Rodríguez en el área de información contable financiera, para así determinar la
relación existente entre ambas disciplinas como variables de la investigación,
dándosele un enfoque especial a la primera variable (auditoría operativa) que es lo
que se propone en este estudio.
LA AUDITORIA OPERACIONAL
La Auditoría Operacional es la investigación, consulta, revisión, verificación,
comprobación y evidencia aplicada a la organización.
Según Pinilla (1996), la auditoria operacional tiene como finalidad medir el
grado de eficacia y eficiencia operacional, al comparar la realidad de los hechos
contra las normas de desempeño implementadas por la organización, efectuando las
sugerencias necesarias para mejorar los procesos y por consiguiente, la consecución
de los objetivos de la organización.
Se pueden definir, dos tipos de perspectivas de acción, en la auditoria
operativa:
a) Cuando la actividad de la auditoria operativa, es entendida como una acción
de control.
Este concepto supone que la auditoria se pone en marcha, una vez que se ha
producido el desarrollo organizativo en la unidad a ser auditada. Se hace un análisis
de la estructura, de los procedimientos y se analiza, si los resultados de los mismos
se encuentran adecuados con los objetivos y los recursos predefinidos.
En caso de existir desviaciones o diferencias marcadas entre la situación real
de estos aspectos, con el estándar ideal o predefinida, se impulsan una serie de
cambios, con el objetivo de subsanar la brecha de la desviación.
9
b).Cuando la actividad de auditoria operativa es una acción de apoyo y de
auxilio a las unidades inmersas en un proceso organizativo, como es el caso de las
funciones de la Contraloría
Esta situación se produce, cuando una unidad considera que su sistema de
organización no es el más adecuado para dar respuesta a las exigencias y cree que ella
no está suficientemente capacitada para encontrar la raíz de sus problemas y por lo
tanto de encontrar las soluciones, en tal sentido, solicita el auxilio de una unidad
especializada en temas de organización, es decir, que la auditoria operacional se
inicia a petición de una unidad con deficiencias organizativas.
OBJETIVO DE LA AUDITORIA OPERACIONAL
Es importante conocer el objetivo de la Auditoria Operacional ya que sirva
aplicarla dentro de las potestades fiscalizadoras de la Contraloría no solo en los
análisis de los Estados Financieros sin no también abarcar los aspectos organizativos
del desempeño y de los resultados de la gestión.
El objetivo de la Auditoria Operacional se cumple al presentar
recomendaciones que tiendan a incrementar la eficiencia en las entidades a que se
practique.
Existen tres niveles en que el contador público puede participar en apoyo a las
entidades, a saber:
a) En la emisión de opiniones sobre el estado actual de lo examinado
(diagnóstico de obstáculos).
b) En la participación para la creación o diseño de sistemas, procedimientos,
entre otros, interviniendo en su formación.
c) En la implantación de los cambios e innovaciones (implantación de sistemas).
La auditoria operacional, al revisar las funciones de una entidad, investiga,
analiza y evalúa los hechos, es decir, diagnóstica obstáculos de la infraestructura
administrativa que los respalda y presenta recomendaciones que tiendan a
eliminarlos.
10
A PLICACION DE LA AUDITORIA OPERACIONAL.
En las fiscalizaciones practicadas por la Contraloría del Municipio Valmore
Rodríguez, no ha comenzado a aplicarse este tipo de Auditoria, razón cual es
importante conocer como se aplican, cuando comienza su primera fase hasta su
implementación.
Aunque no pueden establecerse reglas fijas que determinen cuando debe
practicarse la auditoria operativa, sí se pueden mencionar aquellas que habitualmente
los administradores de entidades, los auditores internos y los consultores, han
determinado como más frecuentes, éstas son:
• Para optar recomendaciones que resuelven un problema conocido.
• Cuando se tienen indicadores de ineficiencia pero se desconocen las razones.
• Para contar con un respaldo para la prevención de ineficiencias o para el sano
crecimiento de las entidades.
FASES DE LA AUDITORIA OPERACIONAL
a) Fase I: estudio preliminar
El objeto de esta fase del proceso de Auditoría Operacional, es el de obtener
información sobre la entidad, organismo o empresa pública, la cual deberá servir
como instrumento para el desarrollo de las siguientes etapas del examen y para la
ilustración general del personal de Auditoría que sea agregado a la ejecución del
trabajo.
Recopilación de Información
Se debe recopilar en esta fase la máxima información útil en el tiempo más
corto posible sobre, por lo menos, sobre los siguientes aspectos:
Antecedentes
• Por qué y para qué se creó la empresa o entidad
• Cambios en los objetivos iniciales
• Informes financieros recientes
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• Informes técnicos recientes
Marco Legal
• Disposición legal de creación
• Estatutos
• Reglamentos
• Pacto o Convenio Laboral
• Leyes, decretos y demás normas de carácter legal externo que tengan
incidencia directa en el desarrollo de las operaciones de la entidad, organismo o
empresa.
Organización
• Organigrama
• Asignación de Responsabilidad
• Delegación de autoridad o grado de autonomía
• Manual de Funciones
• Reglamento Interno o Manual General Administrativo
Operaciones
• Operaciones o actividades de importancia
• Manuales de procedimiento
Financiamiento
• Fuentes de Financiamiento
• Presupuesto
Control
• Manual de Auditoría Interna
• Manuales específicos de control
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Información Adicional
La demás información de carácter interno o externo, que tenga relación con la
naturaleza de las operaciones o actividades de la entidad, organismo o empresa y que
se considere de importancia o utilidad para la Auditoría Operacional.
Características de la Fase I de Estudio Preliminar
La Fase de Estudio Preliminar presenta las siguientes características:
• No es una lectura detallada de información o de manuales
• Es un proceso rápido de recopilación de información escrita y mediante
entrevistas con funcionarios.
• Si en la ejecución de esta fase se observan indicios de áreas críticas, no se
deben examinar; solamente se dejará constancia en los papeles de trabajo
para ser tenidos en cuenta posteriormente.
Procedimientos Generales para el Desarrollo de la Fase de Estudio Preliminar
A continuación se relacionan los procedimientos de carácter general que
deben desarrollarse durante esta fase de la auditoría.
• Entrevista con el titular de la entidad, organismo o empresa (Ministro,
Director o Gerente) y demás funcionarios de importancia, para obtener
información sobre los 7 aspectos.
• Recopilación de la información sobre dichos aspectos.
• Visita de familiarización a las oficinas e instalaciones de la entidad,
organismo o empresa, para: conocer su ubicación física, apreciar su
tamaño, y conocer brevemente a los funcionarios responsables.
• Clasificación y referenciación de la información.
• En síntesis la fase de estudio preliminar en auditoría operacional es similar
a la auditoría financiera y solamente se diferencia en la diversidad y
cantidad de la información a recopilar, especialmente cuando se trata de la
primera auditoría, y, en que para su revisión y análisis existe una fase
específica en el proceso.
13
b) Fase II. Comprensión de la entidad auditada
En esta etapa el auditor debe examinar la información recopilada en la etapa
anterior con la finalidad de determinar y analizar los objetivos, políticas y normas de
la entidad, organismo o empresa pública. Es de importancia en esta etapa determinar
los objetivos principales del ente auditado, la autoridad delegada por la Junta
Directiva, el Directorio o el titular de la entidad a los funcionarios principales, las
restricciones para el financiamiento de las operaciones, etc.
Actividades Mínimas para Comprender la Entidad Auditada
• Determinar por qué se creó la entidad, organismo o empresa pública. Cuál fue
la necesidad de su creación y los propósitos u objetivos que señalaron su
creación.
• Determinar si los objetivos iniciales han cambiado durante el transcurso del
tiempo.
• Determinar con claridad la misión primordial de la entidad, organismo o
empresa pública y cuáles son los objetivos principales para alcanzar la misión
primordial.
• Determinar las operaciones o actividades de importancia para alcanzar los
objetivos principales y los propósitos de cada actividad.
• Determinar con claridad la regulación de carácter legal, aplicable a la entidad,
organismo o empresa. Este aspecto tiene gran importancia cuando se trata de
una entidad pública.
• Revisar únicamente los documentos que contengan disposiciones generales
con respecto a las operaciones de la entidad. Los manuales de procedimiento
serán o no revisados posteriormente según la determinación de las áreas
críticas.
Al final de esta fase o etapa del proceso de Auditoría Operacional el auditor
habrá adquirido un buen grado de conocimiento sobre la entidad en que está actuando
14
como auditor operacional, interno o externo, que le permita intercambiar opiniones
válidamente con los funcionarios de la administración.
Una de las evidencias de que el auditor ha cumplido con los objetivos de la
fase, es la presentación gráfica de la misión primordial, los objetivos principales y las
operaciones o actividades más significativas, jerarquizando su importancia mediante
la asignación de un número en orden consecutivo correspondiendo el Nº 1 a la mayor
jerarquía. Esta presentación gráfica constituye lo que se denomina el "Árbol de
Misión, Objetivos y Operaciones".
c) Fase III. Identificación y selección de las áreas débiles o críticas que serán
auditadas. Aspectos Básicos
El alcance ilimitado de la Auditoria Operacional enfrenta el problema respecto
a una entidad determinada, que para poder evaluarla en su totalidad se requiere varios
años de auditoria. Por lo tanto, para llevar a cabo esta clase de auditoria es necesario
reducir la cantidad de operaciones o actividades de la entidad a un número que
razonablemente pueda ser medido en términos de eficacia, economicidad y eficiencia
en un tiempo también prudencial o razonable, generalmente de cuatro a seis meses,
con un grupo no menor de cinco auditores calificados.
El hecho de que la Auditoria Operacional se aplique a solo una parte de las
operaciones de una entidad no reduce su utilidad y beneficio. Además tratándose del
sector público, una adecuada planificación del control externo posterior a mediano o
largo plazo permite que una entidad pública de significativa importancia pueda ser
evaluada operacionalmente en sus áreas más importantes en el transcurso de varios
años, que se contemplarían en el plan general.
La realidad respecto a una entidad específica es que se hace necesario
identificar cuales áreas deben ser auditadas y entre estas seleccionar aquélla que
tendrá la prioridad en la evaluación. Por principio de Auditoría Operacional, los
esfuerzos deben orientarse hacia las áreas débiles o críticas y dentro de estas
seleccionar las más significativas o importantes para dirigir hacia ellas,
prioritariamente la aplicación de la auditoría operacional.
15
El grado de dificultad en la identificación y selección de las áreas depende de
las circunstancias. Por ejemplo: la entidad auditada puede tener razones válidas y
justificadas para sugerir el área a ser examinada; o la Contraloría conoce previamente
problemas o debilidades específicas en la entidad; o en la entidad existen áreas que
por la naturaleza de sus operaciones no han sido sujetas de auditoría financiera y sea
conveniente un examen operacional; o los resultados e informes de auditoría
financiera indican que áreas se consideran críticas para ser sometidas a auditorías
operacionales.
Si no existe ninguno de los indicios mencionados se debe recurrir a la
evaluación del sistema de control interno para establecer las áreas con debilidades en
el sistema de control, lo cual resulta un buen camino pues es fácilmente demostrable
que en una unidad, área, operación o actividad que presente deficiencia de controles
internos, el logro de las metas no se da (efectividad o eficacia), los costos son
excesivos (economicidad) y consecuencialmente la eficiencia no será óptima.
Además, la evaluación del sistema de control interno, como medio de
identificación de áreas criticas, reduce la subjetividad y garantiza la independencia de
la acción de auditoría. Por otra parte, si la Contraloría ha realizado auditoría
financiera previamente a la auditoría operacional que se practicará, la evaluación del
control interno que se haya efectuado debería indicar las áreas débiles de la entidad,
resultado que sería utilizado en la auditoria operacional, evitando repetir dicho trabajo
y permitiendo que en esta fase se reduzca a la selección del área a examinar y evaluar.
De acuerdo a lo antes citado es conveniente que la evaluación de la eficacia
del sistema de control interno que efectúe la Contraloría en ejercicio de la auditoría
financiera, no solo se enfoque a los propósitos de este tipo de auditoría, sino que
también debe proporcionar resultados útiles a futuras auditorías operacionales.
De no ser así, en esta fase o etapa del proceso de auditoría operacional se
revisaría y evaluaría el sistema de control interno a efecto de identificar las
debilidades importantes en la organización administrativa que amerite orientar hacia
ellas la acción de auditoría operacional.
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Para el efecto con base en la información acumulada en las dos fases
anteriores, se seleccionarán operaciones típicas y representativas de todas las
actividades, examinándolas para obtener evidencias prácticas sobre:
• Forma en que se efectúan las operaciones en la realidad.
• Necesidad o utilidad de los distintos pasos en el procesamiento
• Resultados de las transacciones según los objetivos, políticas y normas.
El auditor operacional considerará en la evaluación, con respecto a cada área
de actividades, los elementos básicos del control interno para lo cual es conveniente
enfocar la evaluación del control interno auditando la efectividad y cumplimiento de
los sistemas de administración y de los controles internos incorporados en ellos,
mediante el análisis de los ciclos de transacciones. Igualmente evaluará los elementos
relativos al proceso de control interno de carácter gerencial u operacional que se
señalan a continuación.
Control Interno Operacional
El control interno operacional para una entidad o de un área determinada,
implica un proceso cuyos elementos son los siguientes:
• El Desarrollo de los Objetivos
El Primer paso es determinar lo que se quiere lograr. Se deben señalar los
objetivos de la Unidad y las metas periódicas a alcanzar, que deben estar dentro del
marco de los objetivos y políticas generales de la organización como conjunto. La
Efectividad del control interno operacional está relacionada directamente con la
forma como se establecen los objetivos y las metas.
• La medición de los resultados
Una vez establecidos los objetivos y metas es necesario proveer la medición
del rendimiento actual para determinar si la unidad está progresando hacia el logro de
dichos objetivos. Esta información tiene que estar disponible oportunamente.
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• Comparación del rendimiento actual o real con los Objetivos y metas
propuestas
Esta comparación hace posible la identificación de diferencias o desviaciones
que se pueden emplear para determinar los puntos débiles en el proceso.
• Análisis de las causas de las diferentes desviaciones
Determinar por que resultaron las desviaciones significativas.
• La determinación de la acción gerencial apropiada
Al analizar la situación es necesario determinar que acción correctiva debe
tomar la gerencia respecto a las desviaciones de los objetivos.
• La toma de acción
La acción correctiva debe ser tomada lo más rápido posible para concordar las
operaciones reales con los objetivos.
• Revisión continua
Después de haber efectuado la acción correctiva es necesario efectuar un
seguimiento para asegurar si ha sido efectiva y si han surgido otras desviaciones.
Selección de las áreas débiles o críticas
Al finalizar la evaluación del control interno, el auditor con base en los
resultados de esta evaluación establecerá las áreas débiles o críticas, que son las que
presentan debilidades de control interno y seleccionará dentro de éstas las de mayor
importancia relativa y que tengan las condiciones necesarias para orientar hacia ellas
los esfuerzos de auditoría operacional.
El alcance del examen detallado estará relacionado con los recursos
disponibles para efectuar el examen y la disponibilidad de criterios de medición y de
información sobre los resultados obtenidos en la ejecución de las operaciones o
actividades a examinar, por lo tanto también podrá reducir su examen a las
operaciones o actividades mas importantes del área crítica seleccionada para efectuar
su evaluación en un tiempo razonable.
Para poder identificar las áreas débiles o críticas, el auditor operativo debe
elaborar una matriz que le permita ver de una manera objetiva el impacto que las
18
desviaciones o deficiencias de los controles internos tienen en los sistemas de
administración y en las áreas tanto de administración como sustantivas.
En dicha matriz presentará a la izquierda las deficiencias de control, ya sea
porque no existen controles, porque existen y no funcionan, o porque existen y son
innecesarios. A la derecha se titularán los objetivos del Control Interno, los sistemas
de administración y las áreas de la entidad. Con una x se marcará, en las casillas de la
derecha que corresponda, el impacto de la deficiencia de control de tal forma que en
el último renglón se pueda totalizar la cantidad de x que han afectado cada sistema de
administración y cada área de la entidad. Los sistemas y áreas con más x serán los
sistemas y las áreas débiles o críticas de la entidad auditada entre las cuales el auditor
operacional seleccionará las más importantes de acuerdo a los criterios derivados de
los resultados de la Fase II y dentro de estas, escogerá las más propicias para el
examen detallado.
d) Fase IV. Examen detallado de áreas críticas
Esta etapa es la más extensa en un proceso de auditoría operacional. Tiene por
objetivo evaluar los posibles hallazgos que puedan existir en el área o áreas críticas
seleccionadas, para determinar el grado de eficacia o efectividad, economía y
eficiencia de las operaciones y para formular recomendaciones para mejorar dicho
grado. Sin embargo, cuando los recursos humanos de auditoría son limitados para
examinar en detalle todas las operaciones del área o existen limitaciones de tiempo
para la ejecución del examen detallado, el alcance del trabajo se podrá limitar a
algunas de las operaciones más significativas, de tal forma que se puedan obtener
resultados en un tiempo prudencial.
Al terminar el examen detallado de las áreas críticas o débiles, el auditor
operacional tendrá identificados plenamente los hallazgos de auditoría que sean
significativos y tendrá competentemente fundamentadas las conclusiones y
recomendaciones que va a proponer en su informe.
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Actividades que comprende el examen detallado de las áreas críticas o débiles
Para alcanzar el objetivo de esta fase, el auditor operacional deberá desarrollar
las siguientes actividades:
• Revisión detenida de la información recopilada en las fases anteriores que
tenga relación con el área crítica seleccionada.
• Recopilación de información adicional por medio de entrevistas,
inspecciones físicas, observación directa de las operaciones, consulta de
literatura especializada, etc.
• Determinación de la precisión, confiabilidad y utilidad de la información
del área para uso de la gerencia o dirección de la entidad.
• Clasificación de los posibles criterios de medición que podrán utilizarse
(Leyes, decretos, resoluciones, normas, políticas, objetivos y metas
establecidas en el presupuesto programático o en el Programa Anual de
Operaciones PAO, estándares de desempeño, indicadores de rendimiento).
• Determinación de la necesidad de obtener asesoría técnica de un
especialista que no este involucrado en las operaciones examinadas.
• Selección de la operación u operaciones que se consideren más
importantes o significativas y dentro de estas las más viables, para ser
examinadas a profundidad.
• Identificación y desarrollo de las características de los posibles Hallazgos
de Auditoría Operacional (HAO), para establecer si las operaciones
seleccionadas del área examinada están logrando los objetivos y metas
establecidas, dentro de los objetivos generales del área o unidad y de la
entidad y para establecer la economía y eficiencia en la utilización de los
recursos humanos, materiales y financieros involucrados en las áreas
criticas.
• Formulación de las conclusiones e identificación de las recomendaciones
para mejorar la efectividad o eficacia, economía y eficiencia de las
operaciones involucradas en los hallazgos de auditoría operacional.
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Los anteriores puntos serán la base para elaborar el Programa General de la
Fase, el cual contemplará como último procedimiento la discusión de los resultados
de los HAO con los funcionarios responsables, para llegar a un acuerdo sobre los
mismos.
Programas de Auditoría para el Examen de las Áreas Críticas
Las actividades anteriores pueden plasmarse en un programa de
procedimientos generales de auditoría operacional para desarrollar la Fase IV, pero
será necesario elaborar programas de trabajo detallados y a la medida, que contengan
los pasos a seguir en el desarrollo de dichos procedimientos, según sean el tipo y la
naturaleza del área, unidad u operaciones que serán evaluadas.
Los programas de trabajo deberán tener una estructura lógica que conduzca a
alcanzar los objetivos de establecer y mejorar el logro de las metas propuestas
(efectividad) o a reducir el costo de las operaciones (economía) o a determinar y
mejorar el nivel de eficiencia. Como ya se indicó en la sección dedicada a la
metodología, en auditoria operacional los programas deberán ser lo suficientemente
flexibles que le permitan al auditor desarrollar la iniciativa profesional ante las
circunstancias imprevistas que pueden presentarse en el desarrollo de la evaluación.
Características del Hallazgo de Auditoría Operativa
Las operaciones o actividades que se encuentran afectadas en la efectividad,
economía o eficiencia, constituyen los denominados hallazgos de auditoría
operacional.
En cumplimiento del examen detallado de las áreas críticas o débiles (4ta.fase
o etapa del proceso), el auditor debe evaluar dichos hallazgos lo cual consiste en
desarrollar e identificar con claridad cada una de sus características.
Las características del hallazgo de auditoria operacional son cuatro a saber:
a) La Condición
Esta característica está dada por la situación actual encontrada por el auditor
(lo que es).
21
b) El Criterio
El criterio, está dado por las unidades de medida, las disposiciones legales o
normas aplicables, los indicadores o índices y en general por los parámetros que el
auditor utiliza para comparar o medir la situación actual. Puede decirse que “el
criterio es lo que debe ser”, es decir la situación ideal.
c) El Efecto
Es el resultado adverso de la comparación de la condición contra el criterio.
Hay efectos que se pueden rescatar en el futuro, pero también hay efectos
irrescatables.
d) La Causa
Es el motivo o razón de las evaluaciones o efectos establecidos al comparar la
condición contra el criterio; es el porqué del efecto o de la condición.
Conclusiones y Recomendaciones sobre los HAO
Una vez que el auditor operacional haya desarrollado las características de un
hallazgo estará en condiciones de concluir sobre el mismo y de proceder a identificar
la mejor solución, para formular finalmente la recomendación o recomendaciones,
propósito de su trabajo.
• La conclusión es la síntesis redactada con objetividad y con impacto, de
las características del hallazgo (condición, criterio, efecto y causa). Dicha
síntesis no debe exceder de dos frases presentando la gravedad del
problema.
• Las recomendaciones son las sugerencias presentadas por el Auditor para
corregir o mejorar la eficacia, economía y eficiencia de las operaciones
involucradas en el hallazgo. Las recomendaciones estarán orientadas a
evitar que la causa del hallazgo se repita en el futuro y a rescatar los
efectos cuando estos sean recuperables. Igualmente las recomendaciones
de auditoria operacional, deben ser practicables, útiles y costeables.
22
Finalmente, la evaluación del hallazgo finaliza con los comentarios de los
funcionarios involucrados en el respectivo hallazgo.
e) Fase V. Comunicación de los resultados de Auditoria Operativa. Aspectos
Básicos de la Comunicación de Resultados
El auditor operacional debe ir comunicando los resultados de su examen,
verbalmente durante el transcurso de la cuarta etapa, para obtener el punto de vista de
los funcionarios de la empresa, y para debatir con ellos los hallazgos de auditoría.
Igualmente, al final del trabajo el auditor debe tener una conferencia, un ciclo de
conferencias o un seminario con los funcionarios principalmente responsables de las
operaciones examinadas para comunicarles y discutir los resultados de su examen.
La comunicación oficial y formal de los resultados de la auditoria operativa,
se efectúa en un informe escrito en el cual el auditor presenta debidamente
documentados dichos resultados, teniendo cuidado de que las expresiones sean
efectivamente convincentes al lector de la importancia de los hallazgos, la
razonabilidad de las conclusiones y la conveniencia de aceptar las recomendaciones.
Asimismo, la comunicación oficial de los resultados debe incluir los puntos de
vista de los funcionarios de la empresa o entidad, cuando sean diferentes o contrarios
al criterio del auditor. La presentación equitativa de los distintos puntos de vista
contribuye notablemente a aumentar la posibilidad de que las recomendaciones sean
acogidas y aceptadas.
El auditor Operacional debe tener en cuenta al redactar los resultados del
trabajo, los principios para redacción del informes y si es el caso consultar
bibliografía al respecto, para asegurarse de la adecuada presentación del informe
final. En consecuencia, debe tener en cuenta por lo menos, los siguientes requisitos:
Importancia, Utilidad y Oportunidad, Sustentación exacta, suficiente y adecuada,
Convicción, Objetividad y Concisión, Integridad, Tono Constructivo.
23
El Informe de Auditoría Operativa
En la elaboración del informe el auditor gubernamental deberá tener en cuenta
la Norma de Auditoria, en los aspectos relacionados con el informe sobre los
resultados de una auditoría.
El informe de auditoria operativa, puede contener básicamente las siguientes
partes:
• Síntesis o resumen del informe (Resumen ejecutivo)
• Información introductoria (Introducción)
• Resultados de la Auditoría (Capítulos individuales sobre hallazgos de
auditoría)
• Anexos (cuando sean considerados necesarios)
Síntesis o Resumen (Resumen Ejecutivo)
En esta parte del informe el auditor deberá exponer brevemente las
características de la auditoría realizada y las conclusiones y recomendaciones mas
significativas de su trabajo, de tal forma que los ejecutivos de la entidad tomen
rápidamente una visión general del trabajo realizado y sus principales resultados y a
la vez por la gravedad motive a los interesados.
Información Introductoria
El auditor deberá incluir en su informe una introducción, en la cual hará
referencia a los antecedentes de la entidad, tales como origen y creación, naturaleza y
determinación de sus actividades, organización y administración, en términos muy
generales. Igualmente, manifestará en la introducción las áreas examinadas y la
naturaleza y alcance del examen practicado.
En resumen, en esta parte del informe se incluirá cualquier antecedente y
datos que puedan ser útiles para leer los demás capítulos, teniendo especial cuidado
de no presentar información innecesaria que pueda tratarse en las secciones que
siguen y de que no exceda de tres o cuatro páginas.
24
Resultados de la Auditoría (Hallazgos de Auditoría Operativa)
En estas secciones del informe deben presentarse suficientemente sustentados
y en orden de importancia, respecto a las áreas críticas examinadas, los hallazgos
desarrollados durante la auditoría.
Debe tenerse en cuenta que para cada hallazgo de auditoría es conveniente
destinar una sección o capítulo en esta parte del informe, siguiendo el siguiente
orden:
a) Conclusión
b) Condición
c) Criterio
d) Efecto
e) Causa
f) Comentarios de los funcionarios responsables
g) Recomendaciones, incluyendo cualquier acción ya tomada al respecto
La presentación de cada HAO debe llevar como título el asignado al
respectivo hallazgo en la sumaria; pero no es necesario que al presentar los hallazgos
se titule cada una de las características o elementos de los mismos, excepto las
recomendaciones. Basta relacionarlos en párrafos consecutivos siguiendo el orden
anterior.
Anexos
Finalmente, en el informe el auditor operacional podrá adjuntar los
documentos que considere estrictamente necesarios o sea aquellos que por su
naturaleza no pudieron desmembrarse y presentarse para su análisis en la sección
correspondiente. El auditor operacional debe tener en cuenta que remitir al lector el
examen de anexos presentados al final del informe, desmotiva el interés en la lectura
de un documento.
25
CONCEPTOS DE EFICACIA, ECONOMIA Y EFICIENCIA
La auditoría ha venido evolucionando en el transcurso del tiempo y que uno
de sus objetivos primordiales en la actualidad es la evaluación de las operaciones para
determinar y aumentar su grado de eficacia, economía y eficiencia; criterios estos
conocidos en la ciencia administrativa como las tres ¨ Es ¨ de la Gerencia.
Tales criterios son los que maneja la auditoría operacional, pero con un
alcance que transciende los propósitos de la tradicional auditoría financiera. Es
conveniente por tanto, que antes de analizar el concepto o definición de esta
especialidad de la auditoría, el auditor gubernamental tenga claro el significado de los
términos eficacia, economía y eficiencia.
Eficacia o Efectividad
Como índice de gestión gubernamental, es el grado en que una entidad
pública, o un programa, proyecto, actividad o función consigue los objetivos
establecidos en las políticas del Gobierno, las metas operativas establecidas y otros
logros o efectos previstos de la planificación nacional
En una concepción elemental, clara y sin eufemismos la efectividad, también
denominada eficacia, consiste en lograr o alcanzar los objetivos propuestos, las metas
programadas, o los resultados deseados. De tal forma que una actividad, una
operación, un proyecto, un programa o una gestión, según sea el grado de alcance que
se le de, serán efectivas en la medida en que los propósitos, metas o resultados sean
obtenidos, alcanzados o logrados.
La eficacia es la esencia de la gerencia pública, pues su misión es conducir el
ente hacia el logro de los objetivos, metas y resultados deseados. Las organizaciones,
organismos o empresas, existen para cumplir con unos objetivos; por principio no
puede concebirse ningún ente público que carezca de finalidades o propósitos, pues
no tendría justificación su existencia.
Los objetivos estratégicos de una institución gubernamental generalmente
están señalados en la disposición legal que la crea u ordena su creación y las metas
periódicas en los planes y programas de la entidad. El logro de los objetivos
26
estratégicos es una responsabilidad del titular de la entidad, para lo cual se apoya en
el control interno operacional, siendo necesario desarrollar dichos objetivos o misión
primordial de la organización, fijando metas o resultados periódicos a alcanzar, los
cuales podrán ser mensurables o cualitativos.
Economicidad o Economía
Es el grado en que un organismo del Estado, programa, proyecto, actividad o
función minimiza el costo de los recursos humanos, financieros y físicos adquiridos o
utilizados, después de dar debida consideración a la cantidad y calidad adecuada, en
la oportunidad debida y a los mejores precios.
Economía es desde el punto de vista de la auditoría operacional, la
economicidad o desarrollo de las operaciones es lograr el costo mínimo posible, o sea
gastar solamente lo razonablemente necesario o prudente para alcanzar un objetivo,
una meta o un resultado deseado.
En términos pragmáticos lo más económico es no gastar ningún dinero, pero
el no gastar impide alcanzar los objetivos o las metas deseadas para la organización o
institución, por lo tanto la economía debe visualizarse en función de dichos objetivos
o metas.
Es el medio de que se valen las entidades para poder medir los costos
invertidos en la obtención de las metas, objetivos o resultados deseados.
Esta capacidad de suministrar información razonable y oportuna de los costos
debe estar en invertidos en el logro de los objetivos, metas o resultados deseados o en
el proceso para lograrlos.
La economía o economía de las operaciones o actividades de las entidades
públicas se expresa en términos monetarios.
Eficiencia
La eficiencia es el criterio integral que maneja la auditoria operacional, pues
relaciona la productividad de las operaciones o actividades, con un estándar de
desempeño o con una medida o criterio de comparación.
27
Con gran razón algunos autores señalan a la auditoria operacional como
sinónimo de auditoria de eficiencia, pues es claro que ésta involucra además los
conceptos de eficacia y economía.
No obstante, para de aplicación pragmática, en auditoria operacional se
manejan en forma independiente los criterios de eficacia, economía y eficiencia. La
eficiencia se expresa normalmente en términos porcentuales (relativos).
La eficiencia es la relación entre la producción de bienes y servicios y otros
resultados alcanzados por el Estado a través de sus entidades o unidades económicas,
y los recursos utilizados o producidos para alcanzarlos. Puede referirse a la totalidad
de la entidad o ente, o simplemente a una parte del mismo (programa, proyecto o
actividad
Productividad y Rentabilidad
Por productividad se entiende la relación entre el monto de los bienes o
servicios producidos y el monto de los recursos utilizados en su producción. La
rentabilidad es la capacidad que tienen los capitales propios o ajenos invertidos en
una empresa o entidad, de generar una renta o utilidad a favor de las mismas.
En el sector público puede establecerse una rentabilidad que estaría dada por
el grado de capacidad de cada entidad pública para retribuir en servicios los tributos
impuestos, cualquiera que sea su forma, que pagan los contribuyentes.
Esta concepción se deriva de la teoría del valor a cambio de dinero (Value for
Money). Esta teoría trata de dar respuesta, a la pregunta: ¿Qué reciben los
contribuyentes por los impuestos que pagan?
El marco de auditoría gubernamental en Nicaragua, contenido en la
Constitución Política, señala como atribución de la Contraloría General de la
República el examen y evaluación de la gestión administrativa y financiera de los
entes públicos, los subvencionados por el Estado y las empresas públicas o privadas
con participación de capital público. Este marco presenta un amplio hor izonte
orientado hacia la realización de auditorías integrales, con enfoques tan trascendentes
y útiles como los promovidos en los países anglosajones, en donde la administración
28
y el control descansan en el criterio de responsabilidad pública por resultados de la
gestión (accountability). En este proceso la auditoría operacional tiene un lugar
primordial.
INDICADORES DE GESTIÓN
El uso de indicadores en la auditoría permite medir:
• La eficiencia y economía en el manejo de los recursos.
• Las cualidades y características de los bienes producidos o servicios
prestados (eficacia)
• El grado de satisfacción de las necesidades de los usuarios o clientes a
quienes van dirigidos (calidad).
Todos estos aspectos deben ser medidos considerando su relación con la
misión, los objetivos y las metas planteados por la organización.
Los indicadores nos sirven para determinar, en la práctica, que unidades
concretas de observación hay que tener en cuenta para que podamos afirmar que el
concepto al cual representan, son variaciones significativas. Como indica González
(1980), según este autor, se deben considerar tres tipos de indicadores:
Los normativos, objetivos y subjetivos esto tomando como referencia la posición que asuma el investigador, para el primero debe de existir una aceptación general de un determinado aspecto social, el segundo no acepta la interpretación subjetiva de una realidad observada, y el tercero admiten una interpretación subjetiva de la realidad que miden. (p.227) El resultado obtenido de la aplicación de un indicador de este tipo, será la
medida para interrelacionar variables. Estos resultados son la representación
aritmética de la combinación de un grupo de variables representativas de un
problema determinado. El valor numérico resultante de la combinación aritmética de
variables, puede ser enmarcado dentro de escalas, las cuales pasan a ser el
instrumento de medida, al igual que los indicadores, clasificados de acuerdo a las
29
propiedades semánticas de las palabras y características numéricas; con los cuales,
se pueden valorar los resultados obtenidos en el proceso de evaluación basados en
indicadores de gestión.
La formulación e implantación de un buen sistema de indicadores de gestión,
permitirá a la Gerencia, la evaluación continua de los resultados obtenidos por el
programa y por los subprogramas que la conforman para un período determinado. Lo
que facilitará, la evaluación de las situaciones claves para la toma de decisiones y
para los ajustes a que puedan dar lugar los análisis practicados en el monitoreo de
actividades.
Una de las causas en las que se visualiza claramente la magnitud del problema
que se presenta ante la ausencia de un Sistema de Indicadores de Gestión, para la
Alcaldía Valmore Rodríguez representan las evaluaciones aplicadas por las auditorias
de gestión de la Contraloría Municipal; quien ante la ausencia de un manual de
indicadores propios para la Institución, usan indicadores de desempeño que no son
aplicables al sector, y no son representativos de la gestión cumplida por el programa.
El uso de indicadores de gestión en la auditoria operativa
Se ha identificado tres indicadores que permiten la evaluación de las
operaciones a diferentes niveles, áreas, funciones, componentes o puntos de
observación en general: eficiencia: de utilización de recursos e insumos; eficacia: de
obtención de resultados en productos o servicios; y de economía.
Una de las características de las organizaciones modernas es que han
incorporado a sus procesos, elementos de gestión que les permitan evaluar sus logros
o señalar deficiencias para aplicar los correctivos necesarios.
Estos elementos conocidos como indicadores se deben establecer desde el
mismo momento en que se elabora el plan de desarrollo estratégico y se aplican a éste
y al plan operativo, los resultados se verán en la etapa de evaluación.
Los indicadores sirven para medir el desempeño de una organización en
cuanto a calidad y productividad, permitan interpretar en un momento dado las
30
fortalezas, las debilidades, las oportunidades y las amenazas; son útiles para el
mejoramiento de las organizaciones.
Un indicador es una magnitud que expresa el comportamiento o desempeño
de un proceso, que al compararse con algún nivel de referencia permite detectar
desviaciones positivas o negativas. Ejemplos: cantidad de defectuosos por semana,
rotación del personal, número de accidentes mensuales, porcentaje de incumplimiento
del estándar, errores por informe.
Objetivo: Debe expresar el ¿para qué? se utiliza: eliminar, maximizar,
sintetizar, tener cero retrasos, etc.
Niveles de referencia: El acto de medir se realiza con base a la comparación y
contra la cual contrarrestar el resultado del indicador.
Indicadores de Economía. Determina que en igualdad de condiciones de
calidad, los bienes y servicios se obtengan al menor costo. Significa que el valor
contratado sea menor o igual que el valor del mercado, deberán realizarse en un
tiempo adecuado, y su costo deberá ser el más bajo posible.
Indicadores de Eficiencia: Determina que la asignación de los recursos sea la
más conveniente para maximizar resultados. Significa que con unos recursos
determinados se obtiene el máximo resultado posible, o la que con unos recursos
mínimos mantiene la calidad y cantidad adecuada de un determinado servicio.
Indicadores de Eficacia: Determina que los resultados se logren de manera
oportuna y guarden relación con los objetivos y metas. El valor pagado debe ser
menor o igual que el valor del beneficio.
Metodología para la generación de indicadores de gestión
Según lo plantea el Guevara (2000), la metodología más acorde para generar
indicadores de gestión es la desarrollada por Deofante Acevedo, la cual ha sido
aceptada por la Contraloría General de la República Bolivariana de Venezuela.
El mencionado modelo de control de gestión parte de la premisa de que deben de existir dos subsistemas de indicadores. Uno denominado subsistema de Gestión, que contempla los elementos de entrada, insumo, proceso y producto. El otro subsistema de indicadores
31
denominado de resultados, contempla los elementos consecuencia, es decir, los efectos e impactos alcanzados, medidos en cuanto a satisfacción individual y colectiva respectivamente. Ambos subsistemas de indicadores (Gestión y de Resultados) contextualizados en tres categorías: la física, la económica y la cronológica” (p. 15)
Fig. 4 Sistema de Control de gestión de la Contraloría General de la
República Bolivariana de Venezuela.
Figura 1. Sistema de Control de Gestión (según la Metodología de Deofante Acevedo)
El esquema de generación de indicadores de gestión, que presenta el citado
autor, está representado mediante la premisa de que dentro de un sistema, existen
dos subsistemas: Uno denominado Subsistema de Gestión y el otro subsistema de
Resultados. Ambos subsistemas se unen a través de la interrelación de los siguientes
elementos:
SISTEMA DE INDICADORES DE
GESTION
SISTEMA DE INDICADORES DE
RESULTADOS
1. ENTRADA 2. INSUMOS 3. PROCESOS 4. PRODUCTO
ECONÓMICOS FISICOS Y CRONOLOGICOS
5. EFECTO 6. IMPACTO
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GESTIÓN
ENTRADA
INSUMOS
PROCESOS
PRODUCTOS
RESULTADOS
EFECTOS
IMPACTO
ECONÓMICO CRONOLÓGICO
FISICOS
Fuente: Guevara, 2000
Figura 2. Esquema de Tipos de Indicadores
El autor antes citado define cada elemento mostrado en la figura 2, como
variables que pueden ser transformadas en indicadores de:
Entrada: describe los requerimientos de unidades o personas, que accionan el
proceso para el uso de recursos. Igualmente puede definirse como la cantidad de
requerimiento o solicitud de un producto o servicio que hacen los usuarios internos o
externos de una unidad de análisis.
Insumos: conjunto de recursos que debe disponer la organización, de acuerdo
al requerimiento y producto esperado, contempla condiciones de adquisición,
cantidad, calidad, oportunidad y costo de los recursos.
Proceso: incluye actividades, tareas o esfuerzos realizados para la
transformación de los insumos disponibles en una unidad de análisis, para atender las
expectativas de un usuario de acuerdo a los requerimientos de productos o servicios.
Producto: es el proceso final de la transformación de un insumo,
convirtiéndolo en un bien o servicio diseñado para satisfacer la demanda de un
cliente o usuario. Este puede ser de tres formas:
1. Resultados de un Proceso de transformación
33
2. Resultados de la conjugación de insumos en forma óptima
3. Lo que da satisfacción al requerimiento de una demanda insatisfecha
Efectos: nivel de repercusión en los usuarios directos a corto, mediano y largo
plazo. Los efectos de una gestión o de un conjunto de acciones en una población
determinada, representan un indicador externo al proceso que va a retroalimentar al
sistema, ya que permiten evaluar el grado de afectación de una realidad existente o de
un requerimiento o necesidad manifiesta por el consumidor final del servicio.
Impacto: nivel de repercusión en el entorno a largo plazo, caracteriza la
misión y visión de la organización. Los indicadores de impacto miden el grado de
cumplimiento de la misión y visión de la organización, es el retorno de la inversión
realizada por la organización para la consecución de un objetivo final.
Otro aspecto que el mismo autor resalta como parte fundamental para el
desarrollo de cualquier sistema de indicadores es la visión estratégica de la
organización (Visión, Misión, Objetivos y Metas), las cuales deben de estar
orientadas hacia el público que atiende o clientes internos y externos; lo que es lo
mismo, debe orientarse a satisfacer necesidades, aportando el máximo beneficio a
sus clientes.
Así mismo, un elemento importante para el proceso de control y que debe
medir el sistema de indicadores de gestión, es la calidad del servicio que se le ofrece
a los clientes o beneficiarios de los productos de la organización. Stoner (1996),
expone sobre el enfoque de calidad “como el enfoque del compromiso dinámico, la
administración de la calidad total que debe formar parte del vocabulario de todo
gerente”. De allí se desprende la importancia de este elemento a ser evaluado dentro
de los procesos de control interno.
Criterios para Medir con Indicadores de Gestión
El desempeño de un sistema de control de gestión, puede ser regulado bajo la
aplicación de ciertos criterios que pueden medir los resultados obtenidos, a saber:
34
• La eficiencia: es la relación que mide lo que se produce dividido entre lo que
se consume, puede ir de 0 a 100 por ciento. Es un término relativo, el cual se
emplea para comparar la capacidad de un sistema.
• La eficacia: es la medida del grado de cumplimiento de metas, objetivos, y
producto; se calcula al dividir el total de metas alcanzadas entre el total de
metas establecidas.
• La efectividad: es la relación entre lo producido y la necesidad del servicio o
del producto, es decir, mide en que grado la actividad cumplida satisface la
demanda del bien o servicio en términos generales.
• Impacto: mide el nivel de repercusión del producto final de una organización
en su entorno, a mediano o largo plazo.
Requisitos para Formular Indicadores de Gestión
Bajo la perspectiva sistémica, los indicadores de gestión deben cumplir
ciertos requisitos:
1. Deben de ser comprensivos, y no limitarse a la dimensión financiera, que no
representen las relaciones internas de la organización sino también las
relaciones que tiene la misma con su medio ambiente externo.
2. Deben representar pasado, presente y futuro y servir de soporte para realizar
una prognosis y que relacione ambas entre sí, es decir, que relacione
perspectiva con prospectiva.
3. Que sirvan de insumo para lo que son, que sean un medio eficaz para la
finalidad por la que se concibieron y que integre la acción de control.
El uso efectivo de indicadores de gestión conlleva a la empresa a querer hacer
un uso efectivo de los indicadores de gestión. Motivando a las organizaciones
públicas a:
1. Establecer objetivos
2. Identificar mediciones de los resultados
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3. Efectuar estudios sobre el valor generado por el dinero, para medir la Eficacia
de la inversión, según indicadores de Eficacia.
4. Descentralizar el sistema presupuestario
5. Desarrollar sistemas de información gerencial
6. Reorganizar la estructura organizacional para alinearla con nuevos sistemas
presupuestarios.
Todos estos elementos sirven de base para desarrollar sistemas o subsistemas
de control, que permitan evaluar el grado de cumplimiento de las normativas, los
procesos y el logro de objetivos y metas.
Según Rodríguez (2001)
Las organizaciones públicas, al igual que las privadas, requieren para su funcionamiento de recursos financieros, hoy día muy limitados, y que deben generar bienes o servicios programados (eficiencia) al menor costo (economía), a partir del menor gasto de recursos (eficiencia), de manera oportuna en condiciones óptimas de producción y según los estándares de calidad esperados (productividad) y sobre todo que los bienes y servicios generados logren incrementar los niveles de vida de la población atendida (impacto). (p. 43)
El autor citado anteriormente expresa en su discurso la interrelación que existe
entre las acciones a ejecutar en una gestión pública y es en función de cada uno de
estos parámetros que el auditor centra su evaluación lo que conlleva a enfocar el
diseño de un sistema de indicadores con base en cada una de estas premisas. En ese
orden de ideas, Rodríguez (2001) señala algunas conclusiones importantes con
relación a la importancia de control y de la auditoria:
1. Los administradores son responsables por los bienes, fondos, ingresos y demás recursos entregados para su administración, por tanto, les competen implantar los sistemas de control interno, de información y de gestión necesarios y suficientes para garantizar el mejor uso de los recursos.
2. El control de gestión, y en consecuencia, la generación e interpretación de indicadores que reflejen los resultados de su gestión; deben ser implantados por los administradores en su organización, a fin de evaluar de manera permanente los
36
resultados de los procesos productivos; a la vez que puedan adoptar de manera oportuna y efectiva los correctivos requeridos para subsanar las fallas y desviaciones que surjan durante el cumplimiento de sus actividades de producción, así como para certificar el logro eficaz las metas corporativas y evaluar en su entorno social el impacto de su actuación.
3. Comprende al órgano de control interno y externo competentes, realizar las auditorias de gestión; dirigidas a establecer los niveles de economía, eficiencia, eficacia e impacto resultado de las actividades cumplidas por la organización sujeta a su control, en cualquier oportunidad del proceso productivo, a fin de identificar oportunamente las posibles desviaciones, fallas o debilidades en la gestión cumplida por los administradores y formular recomendaciones pertinentes para encausar los procesos al logro de resultados exitosos.
4. Todos los órganos sujetos a control, están obligados a implantar en sus organizaciones sistemas de control de gestión, dirigidos a medir o evaluar mediante indicadores los resultados de su actuación, sus alcances y las incidencias de estos resultados sobre los organismos sujetos a su control. (p. 44)
El autor concluye su exposición dando unos lineamientos generales que se
deben cumplir en cualquier organismo público e incluso en el privado para obtener
buenos resultados de una gestión. Quedando de manifiesto que el sistema de control y
los indicadores son dos elementos dentro del sistema organizacional, que pueden
llevar al éxito o al fracaso de una gestión.
De acuerdo con lo planteado por Guevara (2000) “... una efectiva medición y
evaluación de la gestión, debe evaluar las potencialidades y posibilidades de la
misma en alcanzar metas y objetivos de mejor y mayor calificación, es decir, la
gestión no solo debe maximizar los resultados sino optimizar los recursos y procesos
necesarios para su transformación”. (p.13). Para Guevara (op.cit)
El Sistema de Indicadores para Evaluar y medir la Gestión Pública, debe abarcar el ámbito administrativo, contable, presupuestario, fiscal y legal. Además de evaluar de forma permanente, la adecuación de los planes, programas y proyectos y los términos referenciales de eficiencia, eficacia y economía de los mismos con respecto a los resultados obtenidos; así como también, los efectos e impactos que generan en la comunidad. (p.13)
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El párrafo anterior describe perfectamente los elementos que se deben evaluar
mediante un sistema de indicadores de gestión, los cuales en conjunto sirven de
patrón a la implantación de otros sistemas como lo es el presupuestario, el contable y
el de control de gestión.
Fundamentación legal de los indicadores de gestión
El artículo 30 del Reglamento de la Ley orgánica de la Contraloría General de
la República dispone:
“Los indicadores se utilizarán para medir los avances de los planes y programas y sus resultados. En el caso de programas cuya ejecución corresponda a mas de un ejercicio presupuestario, la medición de los avances se hará con base en un período determinado en relación con lo alcanzado durante el mismo periodo en el año inmediatamente anterior y con el objetivo a largo plazo que se hubiese fijado en el programa en particular o en la Ley que regula la actividad administrativa en el sector o área de que se trate”
En ese mismo sentido, conforme con lo dispuesto en el artículo del citado
Reglamento, si la organización auditada dispone de indicadores de gestión, éstos se
usan en la evaluación sin menoscabo de que también puedan ser utilizados los que el
órgano auditor considere significativos para dar mayor información acerca de la
gestión auditada. En efecto, según el referido artículo la evaluación:
“… se realizará fundamentalmente a partir de los indicadores de gestión que cada organismo o entidad establezca. Cuando no se hayan establecido, la Contraloría General de la República podrá servirse de indicadores por ella elaborados, por sector o área susceptible de control”.
EL CONTROL INTERNO
El control interno comprende un plan de organización y el conjunto de
métodos y medidas adoptadas para salvaguardar los recursos, esta función
Controlara debe llevarse a cabo tomando en cuenta las políticas prescritas.
La ley Orgánica de la Contraloría General de la República y el Sistema
Nacional de Control Fiscal, señalan que el control interno de la Administración
38
Pública difiere del control externo, en virtud que el primero lo realiza la
administración activa y el segundo y el otro un ente distinto a él.
El control interno conforme a esta ley es un sistema que comprende un plan de
organización, las políticas, las normas, así como los métodos para salvaguardar los
recursos, estimular la observancia de las políticas prescritas. Así tenemos los
siguientes artículos:
El Artículo 131, señala que el sistema de control interno tiene por objeto
asegurar el acatamiento de las normas legales, salvaguardar los recursos y bienes que
integran el patrimonio público, asegurar la obtención de información administrativa,
financiera y operativa útil, confiable y oportuna para la toma de decisiones promover
la eficiencia de las operaciones y 1ograr el cumplimiento de los planes, programas y
presupuestos, en concordancias con las políticas prescritas y con los objetivos y
metas propuestas, así como garantizar razonablemente la rendición de cuentas.
El sistema de control interno de cada organismo será integral e integrado,
abarcará los aspectos presupuestarios. Económicos, financieros, patrimoniales
normativos y de gestión, así como la evaluación de programas y proyectos, y estará
fundado en criterios de economía, eficiencia y eficacia, esto se especifica en el Art.
132 de la Ley Orgánica de Administración Financiera, para luego continuar con el
Artículo 133, donde aclara que el sistema de control interno funcionará
coordinadamente con el de control externo a cargo de la Contraloría General de la
República.
De la misma forma la Ley Orgánica de la Administración Financiera del
Sector Público, señala que la administración financiera del sector público comprende
el conjunto de sistemas, órganos, normas y procedimientos que intervienen en la
captación de ingresos públicos y en su aplicación para el cumplimiento de los fines
del Estado, y estará regida por los principios constitucionales de legalidad, eficiencia,
solvencia, transparencia responsabilidad, equilibrio fiscal y coordinación
macroeconómica.
La administración hará su propio control. A tal efecto, la administración
activa creará unidades de auditoria interna que en el ámbito de sus competencias
39
podrá realizar auditoria, inspecciones, fiscalizaciones sin perjuicio de las facultades
de los órganos externos. Esta Ley especifica las siguientes funciones:
Artículo 5. El sistema de control interno del sector público, cuyo órgano rector
es la Superintendencia Nacional de Auditoria Interna, comprende el conjunto de
normas órganos y procedimientos de control, integrados a los procesos de la
administración financiera así como la auditoria interna El sistema de control interno
actuará coordinadamente con el Sistema de Control Externo a cargo de la Contraloría
General de la República tiene por objeto promover la eficiencia en la captación y uso
de los recursos públicos, el acatamiento de las normas legales en las operaciones del
Estado, la confiabilidad de la información que se genere y divulgue sobre los mismos;
así como mejorar la capacidad administrativa para evaluar el manejo de los recursos
del Estado y garantizar razonablemente el cumplimiento de la obligación de los
funcionarios de rendir cuenta de su gestión.
Están sujetos a las regulaciones de esta Ley según el Art. 6, los entes u
organismos que conforman el sector público, enumerados seguidamente:
1 La República.
2. Los estados
3. El Distrito Metropolitano de Caracas
4. Los distritos
5. Los municipios
6. Los institutos autónomos.
7. Las personas jurídicas estatales de derecho público,
COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO
Para auditar la gestión de los organismos y entidades sujetas a su control,
debemos conocer los componentes del Control Interno.
El control interno consta de cinco (5) componentes, los cuales se encuentran
interrelacionados entre sí. Dichos componentes son aplicables a cualquier entidad, sin
embargo las compañías pequeñas pueden implementarlos de manera diferente a las
40
grandes organizaciones, toda vez que los controles establecidos por éstas, son en la
mayoría de los casos menos formales y estructurados.
Los componentes del control interno, son los siguientes:
• Ambiente de control
• Valoración de riesgos
• Actividades de control
• Información y comunicación
• Monitoreo
Ambiente de Control
Constituye el tono de la organización, toda vez que a través de él se instituye
la conciencia de control en las personas. Es la base de los demás componentes del
control interno, ya que es el encargado de proporcionar la disciplina y la estructura de
control.
Factores del ambiente de control
• Integridad y valores éticos.
La conducta ética y la integridad administrativa son producto de la cultura
organizacional, la cual incluye estándares éticos y de comportamiento, la manera de
cómo son comunicados y como se refuerzan en la práctica.
Existen factores organizacionales, que pueden influenciar en la práctica de
actuaciones fraudulentas o cuestionables, así como en la conducta ética. Estos
factores, son los siguientes:
• Incentivos y tentaciones.
Entre estos incentivos tenemos: Presiones por cumplir objetivos de
desempeño irreales, particularmente, resultados a corto plazo, altas recompensas
dependientes del desempeño, cortes de operaciones superiores.
41
• Proporcionar y comunicar orientación moral
Una orientación moral débil, incapaz de señalar que es existe en
organizaciones donde sus individuos no conocen “el deber ser”, puesto que realizan
actos equivocados o erróneos, considerando que actuaban en favor del mejor interés
de la organización. Dicha situación es generada por una estructura o correcto y que
está equivocado.
• Compromisos para la competencia
La competencia debe reflejar el conocimiento y las habilidades necesarias
para realizar las tareas que definen los trabajos individuales.
• .Filosofía y estilo de operación de la administración
La filosofía y el estilo de operación de la administración afecta la manera
como la empresa es manejada, incluyendo el conjunto de riesgos normales de los
negocios. Una compañía administrada informalmente puede controlar sus
operaciones, mediante el contacto cara a cara con los administradores claves, sin
embargo, otras administradas formalmente deben confiar su control interno en
políticas escritas, indicadores de desempeño e informes de excepción.
• Estructura Organizacional
La estructura organizacional provee la estructura conceptual mediante la cual
se planean, se ejecutan, se controlan y monitorean sus actividades para la consecución
de los objetivos organizacionales.
• Asignación de autoridad y responsabilidad
Comprende el grado en el cual los individuos y los equipos son alentados para
usar su iniciativa en la solución de problemas, así como los límites de su autoridad
42
• Políticas y prácticas sobre recurso humano
Las prácticas sobre recursos humanos usan el envío de mensajes a los
empleados para recibir los niveles esperados de integridad, comportamiento ético y
competencias. Tales prácticas se relacionan con empleo, orientación, entrenamiento,
evaluación, conserjería, promoción, compensación y acciones remediables.
Valoración de Riesgos
La sola decisión de estar en los negocios, genera riesgo. Las organizaciones
enfrentan una serie de riesgos en todos sus niveles, cuyo origen puede ser interno o
externo, éstos pueden afectar la operacionalidad de las organizaciones, de allí que
deben crearse mecanismos capaces de identificar y tratar a los mismos, en especial
los asociados con los cambios y de esa manera determinar cuanto riesgo es prudente
aceptar.
Objetivos
Los objetivos están representados por lo general, por la misión de la
organización, el conocer las debilidades y fortalezas de ésta, así como sus amenazas y
oportunidades permite crear una estrategia global a seguir.
De esta estrategia, surgen los objetivos más específicos, los cuales se
encuentran relacionados a cada actividad a ser desarrollada dentro de la organización,
tales como producción, ventas y otros.
Categoría de los objetivos
• Objetivos de operaciones
Son objetivos que se relacionan con la consecución de la misión básica de la
organización. Hacen alusión, a la efectividad y eficiencia de las operaciones de la
entidad, incluyendo objetivos de rentabilidad y desempeño, así como recursos de
salvaguarda contra pérdidas.
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• Objetivos de información financiera
Se orientan a la preparación de estados financieros, a objetos de que los
mismos sean confiables. El soporte de estos objetivos, son una serie de aseveraciones
que fundamentan los estados financieros, tales como:
a. Existencia u ocurrencia
b. Registro de eventos que ocurrieron en un período determinado.
c. Totalidad
Se deben registrar todos aquellos eventos que ocurrieron en un período
específico.
a. Presentación y Revelación
Los ítems de los estados financieros deben ser ordenados y clasificados.
• Objetivos de cumplimiento
Se refieren a la adhesión a las normas y leyes a las cuales está sujeta la
organización. Depende de factores externos, tales como regulaciones ambientales.
Riesgos
El proceso de identificación de riesgos en todos los niveles de la organización,
es un proceso interactivo.
• Identificación de riesgos
El riesgo de una organización, puede ser a causa de factores internos (Calidad
del personal, ruptura de un proceso de sistemas de información, un departamento de
auditoria interna, que no es efectivo, entre otros) y externos (Desarrollos
tecnológicos, la competencia, la legislación, catástrofes, entre otros), los cuales
pueden afectar los objetivos ya establecidos.
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• Análisis de riesgos
Identificados los riesgos, se hace necesario realizar un análisis de los mismos.
Los riesgos son difíciles de cuantificar, por tal motivo la metodología de análisis
puede variar, sin embargo existen aspectos fundamentales, que deben ser
considerados a la hora de evaluar un riesgo.
• Actividades de control
Son políticas y procedimientos establecidos con el fin de asegurar que las
pautas establecidas por la organización, se están llevando a cabo.
• Tipos de actividades de control
Se han planteado diferentes descripciones de las distintas actividades de
control, incluyendo controles preventivos, computarizados, manuales y
administrativos. Por lo expresado, se presenta a continuación una relación de ciertas
actividades de control, como una forma de ilustrar el rango y la diversidad de las
mismas.
• Revisiones de alto nivel
Se hace una revisión del desempeño real, contra presupuestos, pronósticos,
periodos anteriores y competidores, se verifica el mejoramiento de producción y
programas para reducir costos. Las acciones administrativas que se realizan y los
consiguientes informes, representan actividades de control.
Información y Comunicación
La organización debe capturar y comunicar información financiera y no
financiera de forma clara y oportuna, que permita a las personas cumplir con sus
responsabilidades. Esta información debe fluir de arriba abajo y de lado a lado en la
organización, todo el personal debe recibir una información clara sobre las
responsabilidades de control que deben asumir seriamente y aceptar su papel en el
sistema de control interno.
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Monitoreo
Todo sistema de control interno necesita ser monitoreado, a objeto de evaluar
la calidad de éste en el tiempo. Los sistemas de control cambian con el correr de los
años, se pueden hacer inefectivos, es así, que el mismo debe evolucionar y adaptarse
a las exigencias del medio.
El monitoreo asegura que el control interno continúe operando de manera
efectiva, el mismo se puede realizar de dos (2) maneras:
Actividades de monitoreo
Incluye actos regulares de administración y supervisión, comparaciones,
conciliaciones y otras acciones rutinarias. Ejemplo de ello, son los siguientes:
a) Cuando los reportes de operación se concilian con el sistema de información
financiera.
b) Comunicaciones recibidas de partes externas, corroboran la información
financiera generada internamente.
c) Una estructura organizacional apropiada y las actividades de supervisión
proporcionan una visión amplia de las funciones de control y de la
identificación de deficiencias. Las obligaciones de los individuos que se
dividen entre diversas personas sirven para comprobarse el uno con el otro.
d) Las tomas físicas de inventarios y conteos de bienes, se pueden comparar con
los registros contables y se reportan las diferencias.
e) Los auditores internos y externos proporcionan recomendaciones de cómo
puede fortalecerse los controles internos, puestos que en la mayoría de los
casos éstos identifican las debilidades de control interno y se recomiendan
acciones correctivas.
f) Los seminarios de entrenamiento, las sesiones de planeación y otras reuniones
proporcionan retroalimentación importante, referida a que controles son
efectivos.
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Al personal se le pregunta periódicamente si entiende y cumple con el código
de conducta de la organización. Se mide por el grado de cumplimiento de sus metas y
objetivos.
EL CONTROL EN EL AMBITO DE LA GESTION PÚBLICA.
Es conveniente indicar que en el ámbito de la gestión pública, el control se ha
reconocido en los últimos años como la herramienta de la administración establecida
para garantizar el cumplimiento de sus fines, siendo ésta una de las razones que ha
impulsado entender su significado y propósito.
Control, en concordancia con la aceptación que pretende usar este estudio,
significa asegurarse de que todo lo que se hace y ocurre en la Administración Pública
de acuerdo con los parámetros establecidos por ley y por autoridad, lo cual
comprende, las instrucciones dadas y los planes, programas y metas previamente
definidos. De aquí, que se proponga subordinar la actuación de los órganos públicos
al Estado de Derecho y velar por su gestión.
Ahora bien, tratar de concebir el control en su carácter operacional amerita
comprender el control como un sistema, por cuanto se compone de una serie de
elementos de gestión que coordinados entre sí, permiten su aplicación en el ámbito
gerencial que se proponga.
Bajo este enfoque, se considera al Control Público como un sistema. Un buen
sistema de control permite tomar las decisiones de control rutinarias y salvo ciertas
De acuerdo con el propósito de este estudio conceptual, el interés se centra en
el control administrativo financiero jurisdiccional de la Hacienda Pública. Este
control trabajo, se podría considerar este sistema integrado por seis elementos básicos
para su adecuada operacionalización en cualquier sistema organizacional,
entendiendo que, la inexistencia o mal funcionamiento de alguno de ellos, haría al
sistema de control ineficaz a los fines propuestos para su aplicación.
En este orden de ideas, los elementos básicos de un sistema de control que se
proponen considerar, son los siguientes:
• Existencia de objetivos o propósitos claramente definidos.
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• Existencia de parámetros de comparación. Deben existir normas, instrucciones,
planes, programas y metas a los cuales la actuación de los controlados debe
ajustarse.
• Agentes que deseen alcanzar resultados efectivos bajo los parámetros
establecidos.
• Una comunicación que permita el flujo de información de los controlados hacia
los controladores y de éstos hacia aquéllos.
• Disponer de procedimientos detectores que permitan identificar de una manera
eficaz y eficiente las discrepancias surgidas con respecto a los parámetros
establecidos.
• Disponer de procedimientos correctores que permitan tomar acciones correctivas
o en caso necesario y, en un caso extremo, establecer sanciones.
Ahora bien, los procedimientos correctores vendrían a ser los procedimientos
establecidos en las Leyes, Reglamentos, Decretos, Normas, Instrucciones y demás
Disposiciones que permiten tomar las acciones preventivas y correctivas, o en caso
extremo, la imposición de sanciones.
Entre los procedimientos correctores, podemos mencionar a titulo de ejemplo,
los reparos, los informes, los dictámenes, las instrucciones, la asesoría, la visa o
consulta y las sanciones. Mediante las objeciones, se rechaza el acto en proceso, de
manera que, se le niega la autorización o la aprobación y, por lo general, se instruye a
la administración activa para que corrija las anomalías detectadas. Los Reparos por su
parte, son producto del control posterior, por lo que vienen a ser las objeciones que
resultan del examen de las cuentas que deben rendir, las personas señaladas por la
Ley.
Los informes, cuando corresponden a la competencia del órgano contralor y
contiene elementos de juicios sobre aspectos de la administración activa que deben
ser corregidos, constituye un elemento corrector relevante.
Seguidamente, los dictámenes, bien sea en materia legal o administrativa en
general, pueden conducir a tomar medidas correctivas de control, ya porque ellos
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sean de carácter vinculante, ya por la importancia de las recomendaciones que
contengan ó porque se constituyan en un requisito previo a la toma de decisiones y,
sin los cuales, no podrían tomarse éstas.
Las instrucciones, son actos de competencias del órgano contralor mediante
los cuales se prescriben en forma amplia y detallada, aspectos técnicos que debe
seguir la administración activa en el ejercicio de sus funciones.
Las sanciones, son elementos correctores en el sistema de control tal como se
ha hecho mención anteriormente, en el entendido que se considere una medida
ejemplarizante. El carácter coaccionador de las sanciones a que haya lugar para
aquellos que trasgredan las normas establecidas o que obstaculicen la gestión de
control, se constituye, de esa manera, en un corrector preventivo.
El Control llevado a cabo por los órganos públicos tiene distintas modalidades
o tipos, así que se puede tratar sobre el Control Jurisdiccional, que como se señalara
anteriormente, corresponde -aunque no en forma exclusiva-, a los Tribunales.
Por otra parte, se tiene el Control no Jurisdiccional, el cual es llevado a cabo
sin forma de juicio, por la vía del conocimiento de recursos administrativos no
contenciosos o de oficio.
De acuerdo con el propósito de este estudio conceptual, el interés se centra en
el control administrativo financiero jurisdiccional de la Hacienda Pública. Este
control puede clasificarse en Control Interno y Control Externo, sobre los cuales se
hace a continuación una breve referencia.
Al respecto del Control Interno, cabe mencionar que tanto los órganos
controladores como los controlados, auto-controlan su administración en sus variados
aspectos, pudiendo llegar a tener unidades propias dedicadas exclusivamente al
control de las operaciones que de una u otra forma afecten su patrimonio.
CONTROL EXTERNO.
El Control externo es realizado por instituciones a quienes se le ha otorgado
potestad de controlar órganos ajenos o distintos a ellas, Este control, es
responsabilidad de órganos que actúan con autonomía e independencia del ente
49
controlado. Por escapar de las subordinaciones organizacionales de la institución
controlada, se considera, en principio, que éste en un verdadero y eficiente control,
cuyo ejercicio por lo general, no debe dar lugar a dudas.
Cuando existe un control externo, la facultad contralora la ejerce un órgano
que, por lo general, es autónomo e independiente de la organización que controla.
Pero, es necesario tener claro que el sistema de control abarca tanto al ente
controlado, como al controlador. Éstos, por cuanto el control debe verse como un
proceso del cual una parte de él la debe llevar a cabo la administración controlada ó
también llamada Administración Activa, que es donde nacen o se originan los actos
administrativos; y otra parte, de ésta tarea es llevada a cabo por el ente contralor
designado, el cual constituye lo que se llama Administración Pública Contralora, o
simplemente, Administración Fiscalizadora a la cual se someten los actos
administrativos generados en la administración activa para su control.
La Contraloría General de la República, las Contralorías Estadales y las
Municipales, tienen la responsabilidad del control de la Hacienda Pública, y así se
encargan de la vigilancia y fiscalización de los ingresos, gastos y bienes nacionales,
estadales y municipales, así como de las operaciones relativas a los mismos.
Asimismo dentro de las innumerables innovaciones que se han establecido en
nuestro marco institucional, la Constitución de la República Bolivariana de
Venezuela, se encuentra la creación del Sistema Nacional del Control Fiscal, se ha
perseguido una modernización de no solo las modalidades de fiscalización y control,
sino la integración, redefinición y transformación de los Órganos Externos de
Control Fiscal.
Los Estados y los Municipios están sujetos por expreso mandato del Art. 289
de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela al Control, vigilancia y
fiscalización de sus ingresos, gastos y bienes públicos por parte de la Contraloría
General de la República. Debido a ello se analizarán algunos artículos relacionados
con las funciones de Control y Fiscalización por las que se rige la Contraloría
Valmore Rodríguez .En el Artículo 9. De la ley de la Contraloría General de la
República se especifica que están sujetos a su control, vigilancia y fiscalización.
50
1) Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público
Nacional.
2) Las demás personas de Derecho Público nacionales, estadales, distritales y
municipales.
En complemento a este articulo el Artículo 26. Contempla que son órganos
del Sistema Nacional de Control Fiscal los que se indican a continuación:
1. La Contraloría General de la República.
2. La Contraloría de los Estados, de los Distritos, Distritos Metropolitanos y
de los Municipios.
3. La Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional.
4. Las unidades de auditoría interna de las entidades.
La Ley Orgánica de la Contraloría General extendió las potestades
fiscalizadoras hasta los análisis y evaluaciones de los aspectos financieros,
organizativos del desempeño y de los resultados de la gestión de las entidades sujetas
a su control. Debido a ello es importante conocer el ámbito del Control Externo como
función de las Contralorías Municipales.
En el Artículo 42. Se especifica que el control externo comprende la
vigilancia, inspección y fiscalización ejercida por los órganos competentes del control
fiscal externo sobre las operaciones de las entidades, de esta Ley, con la finalidad de:
1) Determinar el cumplimiento de las disposiciones constitucionales, legales,
reglamentarias o demás normas aplicables a sus operaciones.
2) Determinar el grado de observancia de las políticas prescritas en relación con el
patrimonio y la salvaguarda de los recursos de tales entidades.
3) Establecer la medida en que se hubieren alcanzado sus metas y objetivos.
4) Verificar la exactitud y sinceridad de su información financiera, administrativa
y de gestión.
5) Evaluar la eficiencia, eficacia, economía, calidad de sus operaciones, con
fundamento en índices de gestión, de rendimientos y demás técnicas aplicables.
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6) Evaluar el sistema de control interno y formular las recomendaciones necesarias
para mejorarlo.
El CONTROL POSTERIOR:
Se ejecuta después de realizado el acto administrativo, en realidad es un
examen de las cuentas que deben rendir los funcionarios que tienen a su cargo la
administración, depósito o custodia de fondos o bienes públicos.
Mediante este control se verifica, en el caso de los gastos, que la
administración pagó lo que debía pagar sujeta a la normativa legal; o bien en el caso
de los ingresos, que estos fueron efectivamente recibidos en las cantidades que
legítimamente debían colectarse.
Por lo expuesto, el control posterior, es básicamente un control de legalidad
tanto del gasto, como del ingreso. También, se acostumbra a clasificar como tal al
llamado Control de Gestión, por cuanto mediante ésta función, el ente contralor
verifica y evalúa la forma como ha desarrollado la Administración Pública, sus
funciones en cuanto a las decisiones, planes y programas preestablecidos; se verifica
si los objetivos y metas previamente establecidos se cumplieron o incumplieron.
El órgano contralor del Municipio Valmore Rodríguez realiza control
posterior mediante auditorias y exámenes especiales, para evaluar si las medidas en
que las normas internas, lineamientos y procedimientos puestos en practica por las
entidades han sido eficaces para salvaguardar sus activos, asegurar la confiabilidad
de la información contable, tender a una gestión eficiente que cumpla las metas y
programas trazados así como a la obtención de resultados previstos.
En líneas generales, la Contraloría Municipal es el órgano de control externo
de la Hacienda Pública Municipal, previsto en la Orgánica del Poder Público
Municipal. Dicho órgano, es de obligatoria creación en todos los Municipios con una
población igual o superior a cien mil (100 000) habitantes; y, de creación
discrecional, en aquellos Municipios cuya población sea inferior a cien mil (100 000)
habitantes.
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Como ya se ha enfatizado con anterioridad, a la Contraloría Municipal le
corresponde ejercer, con autonomía orgánica y funcional y bajo la responsabilidad y
dirección del Contralor Municipal, el control, la vigilancia y la fiscalización de los
ingresos, gastos y bienes públicos municipales, así como las operaciones relativas a
los mismos.
La relación de los órganos de control con el Gobierno, en este período de
reformas del Estado, debe desarrollarse en el sentido de adaptar las nuevas técnicas
de auditoria y control al mismo tiempo en que incentiva a la propia Administración a
transformarse de manera de gastar menos, pero atendiendo las demandas de servicios
y obras de modo más creativo, rápido y eficiente.
Así es de señalar que en el artículo 46. La Contraloría General de la República
y los demás órganos de control fiscal externo, en el ámbito de sus competencias,
podrán realizar auditorías, inspecciones, fiscalizaciones, exámenes, estudios, análisis
e investigaciones de todo tipo y de cualquier naturaleza en los entes u organismos
sujetos a su control, para verificar la legalidad, exactitud, sinceridad y corrección de
sus operaciones, así como para evaluar el cumplimiento y los resultados de las
políticas y de las acciones administrativas, la eficacia, eficiencia, economía, calidad e
impacto de su gestión.
Se puede decir que el Estado es el ente que administra los bienes y recursos de
la nación, por tal razón se debe llevar un proceso de rendición de cuentas para lograr
una gestión transparente a la comunidad y es una manera de medir el desempeño del
órgano que se va a fiscalizar, esto se abarca en el Artículo 51. El cual indica que
quienes administren, manejen o custodien recursos de los entes y organismos, de esta
Ley, estarán obligados a formar y rendir cuenta de las operaciones y resultados de su
gestión, en la forma, oportunidad y ante el órgano de control fiscal que determine la
Contraloría General de la República, mediante Resolución que se publicará en la
Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela. Tienen igual obligación
quienes administren o custodien, por cuenta y orden de los referidos entes y
organismos, recursos pertenecientes a terceros. La rendición de cuentas implica la
53
obligación de demostrar formal y materialmente la corrección de la administración,
manejo o custodia de los recursos.
La Ley del Poder Público Municipal constituye la base fundamental para el
desarrollo de un Municipio Venezolano sustentado en el nuevo ordenamiento
constitucional que centra su atención en el ejercicio de la soberanía popular, que
descansa intransferible en el pueblo, en la participación de las comunidades para la
formación, ejecución y control de la gestión pública y en la orientación de los poderes
y administración pública hacia los intereses y necesidades de los ciudadanos y
ciudadanas.
Corresponde a esta Ley el Artículo por el cual se crean las Contralorías
Municipales En el Artículo 88, donde señala que en cada municipio existirá una
contraloría que gozará de independencia orgánica y funcional. La Contraloría
Municipal ejercerá, de conformidad con esta ley y con los instrumentos normativos
municipales que la desarrollen, el control, vigilancia y fiscalización de ingresos,
gastos y bienes públicos, así como de las operaciones
En cuanto al control posterior también se puede tomar en cuenta el Artículo
96 de la participación nacional. La Contraloría Municipal formará parte del Sistema
Nacional de Control Fiscal, y como tal recibirá asesoría de la Contraloría General de
la República, en cuanto a la organización, funcionamiento y demás aspectos técnicos
que requiera.
Es importante conocer las nuevas funciones de las Contralorías para el estudio
del tema que se va a tratar conforme al contenido de la disposición normativa, se
colige que a las Contralorías Municipales se les suprimió la competencia para ejercer
el control previo al compromiso y al pago de los gastos con cargo a la Hacienda
Pública Municipal respectiva, tal como lo contemplaba el ordinal 1° del artículo 95 de
la derogada Ley Orgánica de Régimen Municipal (Gaceta Oficial N° 4.109
Extraordinaria del 15 de junio de 1989), conservando la atribución para ejercer el
control posterior de los organismos y entes descentralizados, es decir, en todo el
ámbito municipal.
54
Asimismo es de destacar que la recién promulgada Ley Orgánica del Poder
Público Municipal, suprimió la competencia de las Contralorías Municipales, para
realizar el control previo de los terrenos ejidales para construcciones, tal como lo
establecía el último aparte del artículo 125 de la derogada Ley Orgánica de Régimen
Municipal.
Es de significar que ésta competencia igualmente le fue suprimida a la
Contraloría General de la República, quien a tenor de lo prescrito en la disposición
normativa supra mencionada, efectuaba el control previo para la enajenación de
ejidos, cuando no existiese una Contraloría Municipal en la Localidad respectiva.
Dada las consideraciones anteriores, la conformación de los expedientes para
la enajenación de terrenos ejidos así como el informe final en el cual se dictamine la
procedencia y el cumplimiento de los extremos previstos en la vigente Ley Orgánica,
así como en las Ordenanzas que regulen la materia, le corresponderá al Síndico
Procurador Municipal, ello en su carácter de asesor jurídico del Poder Público
Municipal; en ejercicio de la representación y defensa de los intereses del municipio,
con relación a los bienes y derechos de la entidad; así como en su carácter de Fiscal
de Hacienda que le otorga la referida Ley en sus artículos 11, numerales 1, 2 y 3 del
artículo 121 y 122, respectivamente.
En tal sentido y atendiendo al principio de legalidad o de sujeción de la
actividad administrativa al sistema jurídico, contenido en el artículo 137 de la
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, conforme al cual los Entes
que conforman el Poder Público, dentro de este marco de la legalidad, podrán realizar
sólo aquéllas actividades que les hayan sido atribuidas constitucional o legalmente,
los Titulares de las Contralorías Municipales deberán abstenerse de realizar el control
previo de los compromisos financieros así como de los pagos de la Administración
Pública Activa de la Entidad respectiva; así como del control previo de los terrenos
ejidales para construcciones.
Adicionalmente vale acotar, con relación a este aspecto del control previo, que
con ocasión de la sanción de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República y del Sistema Nacional de Control Fiscal vigente, se previó en su artículo
55
125 que: “Los órganos de control fiscal externo señalados en los numerales 2 al 4 del
artículo 43 de esta Ley, se abstendrán de practicar actividades de control previo
cuando se aseguren, previa evaluación, que el sistema de control interno del
respectivo ente territorial garantiza el cumplimiento de los requisitos señalados en el
artículo 38 de esta Ley” .
El criterio de esta institución contralora, en cuanto a la aplicación de la
disposición normativa y con la finalidad de que se estableciera un adecuado sistema
de control interno, que esa abstención en el ejercicio del control previo por parte de
los órganos de control externo de los municipios, estaba sujeta a dos condiciones, a
saber: a) una previa evaluación que al respecto deberá realizar la Contraloría
Municipal al sistema de control interno del ente respectivo, ello a tenor de lo prescrito
en el artículo 42 numeral 6 y; b) que del resultado de esa evaluación se asegurara que
el sistema de control interno está en capacidad de garantizar el cumplimiento de los
requisitos del artículo 38 de la Ley Orgánica que rige el funcionamiento de esta
Máxima Institución Fiscalizadora.
Las Contralorías Municipales, en cuanto al ejercicio del control previo de
compromisos y gastos de la Hacienda Pública Local, el sistema de control interno de
la administración activa respectiva, asume este control previo, conforme a lo anterior
señalado.
En tal sentido, y dado que el ejercicio del control previo corresponderá a la
administración activa, se recomienda a los titulares de los órganos de control fiscal
externo, comunicar a las máximas autoridades jerárquicas de cada ente sujeto al
control de la Contraloría Municipal, que a los fines del estricto cumplimiento de tal
competencia, antes de proceder a la adquisición de bienes o servicios, o a la
elaboración de otros contratos que impliquen compromisos financieros, se aseguren
del cumplimiento de los requisitos expresamente establecidos en el artículo 38 de la
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de
Control Fiscal, ello con la finalidad de velar por la legalidad, veracidad y sinceridad
de dichas operaciones, cuyas actividades en esencia deben estar dirigidas a
56
salvaguardar el patrimonio público, a través del manejo transparente y eficaz de los
recursos públicos.
A tal efecto, igualmente le corresponde a las Contralorías Municipales, como
órgano integrante del Sistema Nacional de Control Fiscal y en ejercicio del principio
de colaboración que debe imperar entre los órganos a los que incumbe el ejercicio del
poder público, previsto en el artículo 136 de la Constitución de la República
Bolivariana de Venezuela, prestar asesoría a la administración activa, a los fines de
facilitar la implantación y establecimiento de un adecuado sistema de control interno
en los entes y organismos sujetos a su control.
De conformidad con lo establecido en el ya mencionado artículo 104 de la
Ley Orgánica del Poder Público Municipal, se desprende que a las Contralorías
registro del personal municipal, anteriormente municipales se les suprimió la
atribución de llevar el contemplado en el numeral 11 del artículo 95 de la derogada
Ley Orgánica de Régimen Municipal, así como del registro de contratistas, por lo que
se les exhorta, de manera perentoria, a reestructurar la estructura organizativa del ente
de control fiscal de que se trate, en el sentido de remitir los registros actualizados a la
administración activa respectiva, a los fines de que continúe con su efectivo
funcionamiento.
En el Artículo 95, se especifica que La Contraloría Municipal o la Distrital,
según el caso, tendrá las funciones que le asignen las ordenanzas fundamentales, las
siguientes:
1° El control posterior de los ingresos y egresos de la Hacienda Pública
respectiva y el control posterior de los organismos descentralizados, empresas y
fundaciones del Municipio o Distrito.
Con la Ley Orgánica del Poder Público Municipal, se suprimieron las
siguientes funciones: El Control Previo de los ingresos y Egresos de la Hacienda
Pública donde refleja que la ordenanza respectiva fijará el límite máximo de la
excepción al control previo de los compromisos financieros y establecerá los
57
requisitos que deberán cumplirse en tales casos; todo ello, sin perjuicio del control
posterior que deberá ejercer la Contraloría sobre tales operaciones.
Así como se suprimió que el Contralor, mediante Resolución, o en su defecto
el Concejo o Cabildo, establecerá el monto que proceda aplicar de dicho límite de
excepción. En la Ordenanza igualmente se establecerá que la decisión conforme a la
cual la Contraloría objete una orden de pago, podrá ser recurrida por el Alcalde ante
el Concejo o Cabildo, organismo que deberá de decidir dentro de las cuatro (4)
sesiones ordinarias siguientes a la fecha del recibo de la apelación. Si la Cámara
ratificare la orden, lo que no podrá hacer cuando la objeción se fundamente en falta
de disponibilidad presupuestaria, la Contraloría, dentro de los cinco (5) días hábiles
siguientes a la notificación, deberá darle curso, dejando constancia, al pie de la
misma, de la decisión de la Cámara;
2° El control y las inspecciones en los entes públicos, dependencias y
organismos administrativos de la Entidad, con el fin de verificar la legalidad y
sinceridad de sus operaciones;
3° Las fiscalizaciones que considere necesarias en los lugares,
establecimientos, edificios, vehículos, libros y documentos de personas naturales o
jurídicas que sean contribuyentes o que en cualquier forma contraten, negocien o
celebren operaciones con el municipio,
4° El control perceptivo que sea necesario con el fin de verificar las
operaciones de los entes municipales o distritales sujetos a control, que de alguna
manera se relacionen con la liquidación y recaudación de ingresos, el manejo y
empleo de los fondos, la administración de bienes, su adquisición y enajenación, así
como la ejecución de los contratos.
La verificación a que se refiere el presente ordinal tendrá por objeto no solo la
comprobación de la sinceridad de los hechos en cuanto a su existencia y efectiva
58
realización, sino también examinar si los registros y sistemas contables respectivos se
ajustan a las disposiciones legales y técnicas prescritas;
5° El control, vigilancia y fiscalización de los bancos auxiliares de la
Tesorería Municipal o Distrital, en cuanto a las operaciones que realicen por cuenta
del tesoro;
6° Establecer los sistemas de contabilidad para todos los ramos de A tal
efecto, prescribirá los libros, registro y formularios que deban ser utilizados, así como
los procedimientos para llevar las cuentas y los lapsos para rendirlas, mediante
instrucciones y modelos que serán publicados en la Gaceta Municipal.
Los Entes Descentralizados y Mancomunidades prepararan sus sistemas de
contabilidad y los someterán a la aprobación de la Contraloría;
7° Centralizar las cuentas de todas las dependencias sometidas a su control,
que administren, custodien o manejen fondos u otros bienes del Municipio o del
Distrito, velaran por el cumplimiento de las disposiciones establecidas en materia de
contabilidad y resolverán las consultas que al respecto se le formulen;
8° Preparar el Balance General de la Hacienda Pública Municipal o Distrital y
los demás Estados Financieros que crea conveniente;
9° Evaluar periódicamente los sistemas que haya prescrito e introducir las
modificaciones necesarias para lograr uniformidad de las normas y procedimientos de
contabilidad gubernamental;
10° Ordenar los ajustes que fueren necesarios en los registros de contabilidad
en los entes sujetos a su control, los cuales estarán obligados a incorporarlos en el
lapso que se les fije, salvo que demuestren la improcedencia de los mismos;
59
11° El registro del personal municipal con indicación de la fecha del
nombramiento y del sueldo o salario y otras remuneraciones que le este asignado.
12° El control de los resultados de la acción administrativa y, en general, la
eficacia con que operan las entidades sujetas a su vigilancia, fiscalización y control;
13° La vigilancia para que los aportes, subsidios y otras transferencias o
Distrito o a sus dependencias, Entidades Descentralizadas y Mancomunidades o las
que hiciere el Concejo o Cabildo a otras entidades públicas o privadas sean invertidos
en las finalidades para los cuales fueron efectuados. A tal efecto, podrá practicar
inspecciones y establecer los sistemas de control que estime convenientes;
14° Velar por la formación y actualización anual del inventario de bienes, que
corresponde hacer al Alcalde, conforme a las normas establecidas por la Contraloría
General de la República;
15° Elaborar el Proyecto de Presupuesto de Gastos de la Contraloría, el cual
remitirá al Alcalde, quien deberá incluirlo, sin modificaciones en el Proyecto de
Presupuesto que presentara a la Cámara. La Contraloría, en ejercicio de la autonomía
financiera que le establece la presente ley, esta facultada para ejecutar los créditos de
su respectivo presupuesto, con sujeción a las leyes, reglamentos y ordenanzas
respectivas.
NORMAS DE AUDITORIA DEL ESTADO
Sin perjuicio de las atribuciones que competen a la Contraloría General de la
República, los órganos de control externo e interno, dentro del ámbito de sus
respectivas competencias, velarán por el cumplimiento de las presentes normas.
La auditoria de Estado atiende al interés general de la sociedad en la honesta y
eficiente administración del patrimonio público; resuelve dictar las siguientes:
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Las presentes normas están dirigidas a optimizar la labor de auditoría de
Estado y unificar criterios y principios atinentes a su desarrollo, mediante el
establecimiento de un marco técnico normativo para el análisis y la evaluación de la
gestión pública y el ejercicio de la actividad técnica del auditor. Están sujetos a su
cumplimiento:
1. La Contraloría General de la República.
2. Los órganos de control externo de los Estados y Municipios.
3. El órgano de control al cual se refiere el artículo 148 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República.
4. Las sociedades de auditores externos y los profesionales independientes
contratados para que participen en el proceso de auditoría de Estado.
5. Los órganos de control interno de los organismos y entidades.
A los efectos de estas normas se entiende por auditoría de Estado el examen
objetivo, sistemático, profesional y posterior de las operaciones financieras,
administrativas y técnicas efectuadas por los organismos y entidades señaladas por la
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, con las finalidades
siguientes:
1. Establecer si se han cumplido las disposiciones legales y reglamentarias
en el manejo del patrimonio público.
2. Determinar la razonabilidad y exactitud de la información financiera, la
aplicación consistente de las Normas. Generales de la Contraloría General
de la República y de los principios de contabilidad generalmente
aceptados.
3. Determinar el grado en que se han alcanzado los objetivos previstos con
relación a las metas programadas.
4. Conocer el grado de eficiencia, efectividad y economía de la gestión
pública.
5. Promover el fortalecimiento del sistema de control interno del organismo
o dependencia auditada.
61
La auditoria de Estado es externa cuando la realiza directamente la
Contraloría General de la República, las Contralorías Estadales y Municipales o las
sociedades de auditores externos o profesionales independientes contratados para
tales fines, y es interna cuando la practican los órganos de control interno de cada
organismo o entidad.
La auditoria de Estado deberá ejecutarse con arreglo a criterios y principios
de calidad y excelencia, para garantizar su eficiencia y eficacia. Sobre la auditoria se
debe ejercer una diligente supervisión, desde su planificación hasta la presentación al
ente auditado del informe definitivo para procurar el exacto cumplimiento de los
objetivos propuestos.
NORMAS RELATIVAS AL AUDITOR
El auditor debe poseer formación profesional, capacidad técnica y experiencia
proporcionales al alcance y complejidad de la auditoría que se le haya encomendado.
El auditor deberá observar una actitud objetiva y de absoluta independencia de
criterio en el ejercicio de sus funciones, de la Ley Orgánica de Procedimientos
Administrativos y cuando exista sociedad de intereses con algunos de los
responsables del área u operación auditada.
El auditor será responsable por la opinión que emita con ocasión de las
actuaciones que practique.
Además, deberá mantener el debido celo y diligencia profesional, tanto en la
ejecución de su trabajo como en la elaboración del informe respectivo.
El auditor deberá ser respetuoso y cortés con el personal del organismo,
dependencia o área donde practique la auditoría, El auditor mantendrá absoluta
reserva respecto a los datos e información relacionados con la auditoría que realiza,
aún después de haber cesado en sus funciones, y en ningún caso retendrá para sí,
documentos que por su naturaleza deban permanecer en los archivos de la entidad u
organismo.
62
El auditor debe abstenerse de aceptar atenciones, obsequios o gratificaciones,
que puedan entenderse como dirigidas a influir en el resultado de las gestiones que le
han sido encomendadas.
El auditor deberá ejercer sus labores sin entrabar el normal funcionamiento
administrativo del organismo o dependencia, donde efectúe la actividad auditora.
NORMAS RELATIVAS A LA PLANIFICACIÓN
La función de auditoría estará sujeta a una planificación en la cual se aplicarán
criterios de economía, objetividad, oportunidad y relevancia material, atendiendo a
juicio de la necesaria firmeza y seriedad que deba imprimirle a sus actuaciones. Los
planteamientos y solicitudes de la Contraloría General de la República y demás
organismos y entidades competentes, a las denuncias recibidas, a los resultados de la
gestión anterior de inspección y fiscalización, así como a la situación administrativa,
importancia, dimensión y áreas críticas de los organismos o entidades.
Previa a la ejecución de la auditoria deberá efectuarse una adecuada
programación que incluya las actividades idóneas dirigidas a conocer la misión del
organismo, entidad o dependencia y la normativa legal, Reglamentaria o estatutaria
que la regula. La programación procurará además, que el auditor obtenga un
conocimiento integral de los requerimientos en cuanto a enfoque, objetivos, alcance,
técnicas, métodos, procedimientos y oportunidad de los trabajos a desarrollar, para
alcanzar los propósitos fijados.
NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCIÓN
Para realizar labores de auditoria externa o interna, el auditor deberá estar
formalmente acreditado ante el respectivo organismo, entidad o dependencia.
Podrán incorporarse al equipo de auditoria, en calidad de apoyo, los
profesionales y/o especialistas cuyos conocimientos y experiencia se consideren
necesarios para el trabajo que se desarrolla. Los resultados de sus labores se
incorporarán en el Informe, o como anexos al mismo, según se considere pertinente.
63
Según el alcance de la auditoria, se deberá evaluar el control interno del
organismo, entidad, dependencia o área objeto de la misma para determinar su grado
de confiabilidad e identificar los aspectos críticos que requieran examen exhaustivo, y
como consecuencia de ello establecer la naturaleza, oportunidad, métodos,
procedimientos y técnicas aplicables en sus fases ulteriores.
El auditor deberá evaluar el cumplimiento de las leyes, reglamentos y demás
normativa aplicable a la entidad y a las operaciones objeto de la auditoria.
En la auditoría financiera, y en cualquier otro tipo de auditoría, cuando
proceda, el auditor verificará si se han cumplido las Normas Generales de
Contabilidad del Sector Público y los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados para la presentación de los estados financieros.
En este sentido, el análisis de las cuentas deberá proporcionar una base
razonable para poder expresar una opinión sobre ellas.
El auditor deberá obtener las evidencias suficientes, convincentes y
pertinentes, que le permitan tener la certeza razonable de que los hechos revelados se
encuentran satisfactoriamente comprobados; que las evidencias son válidas y
confiables; y que existe relación entre éstas y los hechos que se pretenden demostrar,
todo ello con el fin de fundamentar razonablemente los juicios, opiniones,
conclusiones y recomendaciones que formule. Las evidencias documentales deberán
obtenerse en original o en copias debidamente certificadas, en aquellos casos en que
se aprecien como pruebas o indicios de hechos generadores de responsabilidad
administrativa, civil o penal. Si en el transcurso de la auditoría se determinan indicios
de hechos presuntamente irregulares que pudieran generar responsabilidad
administrativa, civil y/o penal, el auditor deberá identificar el efecto de los mismos
sobre las operaciones del organismo o dependencia y comunicar lo pertinente, en
forma inmediata, cuando la situación lo amerite, y previa consulta formal con el
supervisor respectivo, a las autoridades de la entidad o dependencia donde se
desarrolle la auditoria, para que se adopten las medidas correctivas y se dispongan las
demás acciones a que haya lugar.
64
Cuando se trate de sociedades de auditores externos o profesionales
independientes contratados, éstos deberán, además, comunicar tales hechos al órgano
de control correspondiente.
Antes de la presentación formal de los resultados de la auditoria, las
observaciones derivadas del análisis efectuado se deberán someter a discusión y
consideración de los responsables de las áreas involucradas, con la finalidad de
asegurarse de la solidez de las evidencias, la validez de las conclusiones, la
pertinencia de las recomendaciones y la objetividad e imparcialidad del ulterior
Informe de Auditoria.
Papeles de trabajo
El auditor deberá organizar un registro completo y detallado en forma de
papeles de trabajo, debidamente agrupados y referenciados, con las evidencias de la
auditoria practicada, los cuales, de acuerdo a sus características, formarán parte del
archivo permanente o transitorio, según corresponda. Los papeles de trabajo
pertenecen al órgano de control que practique directamente la auditoria, o al
organismo contratante en el caso de las sociedades de auditores o profesionales
independientes contratados al efecto.
El archivo permanente
Contendrá información que se considere de interés y utilidad para auditorias
sucesivas; deberá actualizarse en cada nueva auditoria y revisarse periódicamente. El
archivo transitorio incluirá sólo información relativa al período auditado.
NORMAS RELATIVAS AL INFORME DE AUDITORIA
Al término de la auditoría, se presentará en forma escrita el Informe de
Auditoría, el cual deberá contener las observaciones o hallazgos, identificando las
causas y efectos de los mismos, así como las conclusiones y recomendaciones
correspondientes, con señalamiento expreso de que el trabajo ha sido realizado
conforme a las normas generales correspondientes.
65
El informe definitivo a que se refiere el presente artículo, deberá ser firmado
por el nivel directivo o gerencial competente para notificar los resultados.
El Informe deberá ser redactado de manera objetiva, persuasiva y constructiva
y en forma clara, precisa y concreta; así mismo, deberán insertarse los detalles
necesarios, que contribuyan a evitar equívocos y ambigüedades.
El Informe deberá ser presentado oportunamente, a objeto de que la
información en él contenida tenga actualidad, utilidad y valor para que las autoridades
a quienes corresponda, adopten las medidas inmediatas tendentes a corregir las
deficiencias señaladas.
La Contraloría General de la República es el órgano rector de los sistemas de
control externo e interno de la Administración Pública Nacional, Centralizada y
Descentralizada, y en tal carácter, debe dictar las normas e instrucciones y formular
las recomendaciones necesarias para el funcionamiento coordinado de dichos
sistemas, siendo la información suministrada por la contabilidad parte importante
para el ejercicio de dichos controles;
NORMAS GENERALES DE CONTABILIDAD DEL SECTOR PÚBLICO
Se definen como normas generales de contabilidad del sector público los
supuestos fundamentales, conceptos básicos o postulados que tienen por propósito
que la contabilidad de los organismos y entidades para el logro de el objetivo de
producir sistemática y estructuralmente información cuantitativa, expresada en
unidades monetarias, veraz, útil y oportuna sobre las transacciones que realiza una
entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables
La contabilidad del sector público se lleva conforme a las disposiciones
legales y reglamentarias, y a los Principios de Contabilidad del Sector Público
descritos en el Capítulo II de las presentes normas, los cuales se fundamentan en las
normas básicas y principios de contabilidad de aceptación general, adaptados a la
naturaleza de las actividades financieras y económicas que realizan los organismos y
entidades sujetos al control, vigilancia y fiscalización de la Contraloría General de la
República.
66
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD DEL SECTOR PÚBLICO
Los sistemas de contabilidad del sector público deberán sujetarse a los
siguientes principios:
Entidad: Debe definirse claramente la entidad contable, la cual está
constituida por la unidad económica identificable, con o sin personalidad jurídica y
con presupuesto propio, creada para cumplir determinadas metas y objetivos,
conforme al ordenamiento jurídico que la origina.
Continuidad: Se presume que toda entidad contable realiza una actividad
continua con proyección de futuro, excepto que su instrumento jurídico de creación
limite su existencia a un plazo determinado o la extienda solamente, por el tiempo
que requiera, al cumplimiento de un objetivo específico.
Registro: Los hechos contables deben reconocerse y registrarse
oportunamente, de una sola vez, en orden cronológico, consecutivo, sin que existan
vacíos u omisiones en la sistemas, métodos y procedimientos que se estimen
adecuados, a fin de garantizar la coherencia de la información. Conforme a los
sistemas, métodos y procedimientos que se estimen adecuados, a fin de garantizar la
coherencia de la información.
Periodo contable: La situación financiera y los resultados de las operaciones
de los entes deben presentarse en forma periódica y por lapsos iguales a un año
coincidente con el ejercicio fiscal, salvo el primer período que pudiera tener una
duración menor, a los efectos de hacer posible la comparación de los datos de un
ejercicio con otro. La información contable deberá indicar claramente el período a
que se refiere.
Revelación suficiente: Los estados financieros deben contener en forma clara
y comprensible toda la información necesaria que exprese los resultados y la
situación económica financiera del ente, de manera tal que facilite a los usuarios la
toma de decisiones pertinentes, igualmente, deben revelarse las políticas contables
más importantes seguidas por el ente.
Importancia relativa: La información procesada y presentada por la
contabilidad incluirá aquellos aspectos cuya revelación sea importante. Una partida
67
contable tendrá importancia relativa cuando un cambio en su presentación,
evaluación, descripción o en cualquiera de sus elementos pudiera modificar el análisis
o la toma de decisiones basadas en los estados financieros. La aplicación de este
principio no podrá implicar en ningún caso la trasgresión de normas legales.
Prudencia: Al efectuar el registro de una transacción o hecho financiero se
debe adoptar la alternativa que ofrezca resultados más prudentes o conservadores. Se
deben contabilizar los ingresos y gastos efectivamente realizados, así como también
los gastos que supongan riesgos previsibles o pérdidas eventuales información y en
moneda de curso legal,
Uniformidad: El registro contable y los estados financieros deben elaborarse
mediante la aplicación en el tiempo de los mismos principios, políticas, normas y
procedimientos de contabilidad, a los fines de que la información sea comparable.
Todo cambio de importancia será revelado mediante notas a los estados financieros
que expongan la naturaleza y razones del mismo y cuantifiquen sus efectos.
Precio de adquisición: Los bienes, derechos y obligaciones se deben registrar
al valor original de adquisición, producción, construcción o intercambio, representado
por la suma de efectivo pactada o su equivalente, como si se hubiesen adquirido de
contado y pagado en efectivo, salvo cuando se autoricen, por los organismos
competentes o por disposición legal, otros métodos de valuación alternativos, en cuyo
caso deberá revelarse el método de valuación adoptado.
Causado y devengado: Los gastos e ingresos serán reconocidos para su
registro en el momento en que se causen o se devenguen respectivamente, haya o no
movimiento de efectivo. Un gasto se considera causado al hacerse exigible el pago de
la obligación correspondiente y un ingreso se considera devengado cuando se
adquiere el derecho a percibir una determinada cantidad de recursos.
Unidad y universalidad: La contabilidad fiscal o pública constituirá un
sistema único e integral que cubra todas las operaciones financieras de los entes
públicos. Se podrán constituir subsistemas de contabilidad para algunas actividades o
proyectos, siempre y cuando estén debidamente integrados con el sistema principal.
68
Dualidad económica: Constituirá la representación contable de los recursos
de los que dispone el ente público para la realización de sus fines y de las fuentes que
originaron dichos recursos.
Registro e imputación presupuestaria: La contabilidad registrará, de
acuerdo con el Plan de Cuentas que se prescriba y las normas que al efecto se dicten,
la obtención de los ingresos y la ejecución de los gastos autorizados en el presupuesto
del ente público, los cuales deberán imputarse a las correspondientes partidas
presupuestarias, de conformidad con las normas y criterios que establezca la Oficina
Nacional de Presupuesto (ONAPRE).
Las transacciones presupuestarias de gastos deberán registrarse en la
contabilidad por el sistema de partida doble en todas sus etapas, es decir, autorización
del gasto, establecimiento del compromiso, reconocimiento de la obligación o gasto
causado, ordenación o solicitud de pago y extinción de la obligación. Asimismo, las
transacciones relativas a los ingresos deberán registrarse en sus etapas, devengado y
recaudado.
Correlación de ingresos y gastos: El sistema de contabilidad debe permitir
evidenciar la relación entre los gastos realizados y los ingresos necesarios para su
financiamiento dentro de un ejercicio. El resultado económico patrimonial del
ejercicio estará constituido por la diferencia entre los ingresos y los gastos realizados.
Principios contables supletorios: En caso de situaciones no previstas en los
anteriores principios, se tomará como marco de referencia los Principios de
Contabilidad de Aceptación General emitidos por la Federación de Colegios de
Contadores Públicos de Venezuela.
Cada ente público aplicará con imparcialidad los principios de Contabilidad
previstos en éstas normas, de modo que la información de los hechos económicos sea
equitativa, indistintamente de su destinatario.
De los Requisitos de la Información Contable La información contenida en los
estados financieros periódicos que se elaboren deberá cumplir los requisitos
69
a) Identificación
La información contable se refiere a entes públicos perfectamente definidos en
cuanto a su actividad económica, a momentos o lapsos temporales identificados y a
transacciones específicas de carácter económico y financiero.
b) Oportunidad
La información contable debe ser del conocimiento de los usuarios
oportunamente y en las circunstancias que determine la normativa legal y
reglamentaria, a los fines de adoptar las decisiones que se estimen convenientes.
c) Claridad
La información contable debe ser presentada en forma clara y sencilla a los
fines de facilitar su utilización por parte de los diferentes destinatarios.
d) Relevancia o pertinencia
La información contable debe ser completa por lo que es necesario incluir
todos los datos pertinentes e informaciones adicionales que puedan incidir en la toma
de decisiones del ente público.
e) Economicidad
La información contable que se proporcione a los destinatarios debe ser
procesada bajo el criterio de costo- beneficio en cuanto al mayor o menor nivel de
detalle.
f) Objetividad
La información contable debe procesarse utilizando métodos y procedimientos
que impidan al máximo el uso de criterios subjetivos
g) Verificabilidad
El sistema de contabilidad debe generar información susceptible de control y
revisión a nivel interno o externo.
h) Imparcialidad
La información contenida en los estados financieros debe registrarse con
criterio neutral e imparcial a fin de no distorsionar o tergiversar los datos,
indistintamente de su destinatario.
70
i) Utilidad
La información producida por la contabilidad debe ser eficaz y eficiente, su
contenido debe ser significativo, relevante, veraz y comparable, de modo tal que sirva
para satisfacer razonablemente las necesidades de los diferentes usuarios.
j) Confiabilidad
La información contable debe reunir requisitos de certidumbre tal que le
otorgue, frente a los usuarios, el carácter de creíble y válida para adoptar decisiones
pertinentes.
LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD FISCAL
Todas las operaciones que afecten la Hacienda Pública deben ser objeto de
registro contable. Los registros que se prescriban puedan ser llevados mediante
sistemas de procesamiento electrónico de datos siempre que incluyan efectivos
controles internos contables, adecuadas pistas o rastros de auditoría, control lógico de
archivos y programas mediante el uso de claves de acceso, suficiente respaldo de los
archivos de las transacciones, así como normas y procedimientos formales de
desarrollo y mantenimiento de los sistemas de procesamiento de datos. Los libros
podrán conformarse con salidas de sistemas de procesamiento electrónico de datos,
siempre que tengan carácter oficial y hayan sido autorizados por el órgano
competente. Los organismos y entidades de la Administración Central, podrán
establecer adicionalmente los sistemas de información y los registros estadísticos que
se consideren necesarios.
Toda transacción financiera dará lugar a un registro simultáneo, por partida
doble, en el debe y en el haber, por valores iguales, afectando las cuentas que
correspondan según la naturaleza de la operación. Por tanto, la confiabilidad
mantendrá la igualdad básica: Activo igual a Pasivo más Patrimonio.
A los fines de la centralización de la contabilidad de todas las dependencias
que administren, custodien o manejen fondos o bienes nacionales, prevista en el
artículo 75 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, los estados
financieros deberán presentar los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos de
71
los entes públicos, y a los efectos de la presentación de los estados financieros
Consolidados, el Ejecutivo Nacional, por órgano del Ministerio de Hacienda,
efectuará las eliminaciones de las transacciones recíprocas entre ellos.
El Ministerio de Hacienda deberá prever en los sistemas que prescriba, todos
los aspectos normativos y procedimentales necesarios a los efectos de la formación y
rendición de cuentas por parte de los ministerios y demás organismos ejecutores del
Presupuesto Nacional, en la forma y oportunidad que determine la Contraloría
General de la República.
El ámbito de la administración financiera abarca también el sistema de
Contabilidad Publica que será auditado y controlado en parte por las Contralorías
Municipales
El Sistema de Contabilidad Pública según el Art. 121 de la Ley Orgánica de
Administración Financiera especifica que comprende el conjunto de principios,
órganos, normas y procedimientos técnicos que permiten valorar, procesar y exponer
los hechos económicos financieros que afecten o puedan llegar a afectar el patrimonio
de la República o de sus entes descentralizados.
Para la realización de auditorias de Estados Financieros se debe tener claro
que el Artículo 122 describe el Sistema de Contabilidad Pública para conocer sus
funciones las cuales tendrán por objeto.
1) El registro sistemático de todas las transacciones que afecten la situación
económica financiera de la República y de sus entes descentralizados
funcionalmente.
2) Producir los estados financieros básicos de un sistema contable que
muestren los activos, pasivos, patrimonio ingresos y gastos de los entes
públicos sometidos al sistema.
3) Producir información financiera necesaria para la toma de decisiones por
parte de los responsables de la gestión financiera pública y para los
terceros interesados en la misma.
72
4) Presentar la información contable, los estados financieros y la respectiva
documentación de apoyo, ordenados de tal forma que facilite el ejercicio
del control y la auditoria interna o externa.
5) Suministrar información necesaria para la formación de las cuentas
nacionales
FUNCION CONTABLE FINANCIERA DENTRO DE LA ADMINISTRACION
PÚBLICA.
Es conocido que la transparencia, la gestión y el control, son los pilares
esenciales de la gobernabilidad en las administraciones públicas, y recientemente, en
las privadas. La adopción de los códigos de transparencia fiscal recomendados para el
ejercicio del poder público y las normas del buen gobierno corporativo para la
interacción en los mercados, sugeridos en el ámbito internacional, son el componente
basilar para la legitimación de la competencia leal y el desarrollo humano sostenible.
En este contexto, la información confiable y oportuna se convierte en la herramienta
esencial para cumplir con estos estándares internacionales. En nuestro país, en el
ámbito de lo público, se ha procurado por generar reglas de juego claras que permiten
que los diversos entes públicos adopten de forma plena criterios únicos de registro de
sus operaciones y generen estados e informes contables que reflejen su situación y
resultados de forma fidedigna.
No obstante los avances logrados, perviven factores de distorsión, derivados
en algunas ocasiones por la propia inflexibilidad normativa, en otras, por la
corrupción administrativa y la ineficacia de los mecanismos de control interno y
externo.
El proceso de información contable se puede observar en el cuadro anexo:
73
Tabla Nº 1. Proceso de información
PROVEEDORES INSUMOS PROCESO PRODUCTO Tesorería Presupuesto Hacienda Bienes Servicios Administrativos: (Unidad Ordenación de Pagos)
Ejecución Presupuestaria Resumen Mensual (Relación de Ingresos y Gastos) Relación de planillas liquidadas Resumen mensual de Bienes Muebles. Ordenes de Pago
Trascripción Asientos Diarios Ajustes
ESTADOS FINANCIEROS
Fuente: Abreu (2006)
PUBLICACION 21:
Para llevar a cabo las funciones de información contable y financiera se han
implantado una serie de instrucciones y modelos utilizados para la contabilidad fiscal
de los Municipios, mediante esta Publicación se presentan las normas y
convenciones generales en materia de Contabilidad Patrimonial por las que se regirán
las Administraciones Municipales, los registros contables principales y auxiliares que
deben ser utilizados.
ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD EN LAS
ORGANIZACIONES PÚBLICAS.
Funciones del Departamento de Contabilidad
• Elaborar los balances de comprobación mensuales.
• Contabiliza las órdenes de pago emitidas.
• Contabiliza las órdenes canceladas.
• Registra las órdenes de pago sin cancelar.
74
• Registra los libros diarios y mayores.
• Realiza balance general anual.
• Registra los gastos e ingresos mensuales, trimestrales y anuales.
• Todo lo referente a la Contabilidad Fiscal del Municipio.
• Elabora las conciliaciones bancarias de las diferentes entidades y cuentas
mensualmente.
• Relaciona las órdenes de pago elaborada durante el mes.
• Relaciona las ordenes de pago canceladas durante del mes.
• Relaciona las órdenes sin cancelar hasta la fecha.
• Elabora la relación de depósito, traspaso y reintegros, mensualmente.
• Realiza los reportes de ingresos diarios enviados.
• Registra la compra y ventas de bienes
El departamento de contabilidad tiene como único fin el control y registro de
todas las operaciones o transacciones financieras realizadas por las Alcaldías de los
Municipios. Por tratarse este departamento de un ente público rige sus normas y
procedimiento en el manual de instrucciones y modelos para la contabilidad fiscal
(Publicación 21), en la cual se observan los registros de las cuentas utilizadas por los
organismos municipales, estos registros tienen la finalidad de salvaguardar el
patrimonio de la institución.
El departamento de contabilidad trabaja conjuntamente con el Departamento
de Tesorería Municipal, el cual presenta los fondos ordinarios y extraordinarios del
Fisco Municipal existente en la Tesorería, procedentes de ingresos presupuestados,
disponibles para atender el pago u otras operaciones legalmente autorizadas, así como
los fondos provenientes de ingresos extraordinarios. El Departamento de
Contabilidad utiliza las siguientes cuentas para asentar los registros de las
operaciones utilizadas:
Cuentas del Tesoro:
Activo:
75
102 Tesorería Municipal.
110 Fondo del Situado Coordinado.
120 Documentos Negociables.
122 Ingresos por Recaudar.
126 Fondos en Avance.
128 Anticipos a Contratista.
130 Fondos Especiales:
132 Fondos de Terceros.
Pasivo:
101 Ordenes de Pago.
103 Gastos por Pagar.
109 Prestamos a Corto Plazo.
131 Depósitos Especiales.
133 Depósitos a Terceros.
141 Reservas de Previsión..
199 Situación Financiera del Tesoro.
Cuentas de Hacienda Municipal:
Activos:
200 Situación Fiscal del Tesoro.
202 Fondo para pago Deuda Pública Municipal.
204 Intereses Prepagados Deuda Pública Municipal.
210 Aportes de Capital y Acciones (Aguas de Portuguesa).
212 Bienes Inmuebles.
214 bienes Muebles.
216 Proveedurías y Almacenes.
220 Ingreso de lenta y Difícil Recaudación.
240 Otros Activos
Pasivos:
201 Deuda Pública Municipal.
76
203 Obligaciones Diferidas.
221 Reservas para Activos Dudosos.
Cuentas de presupuesto:
300 Gastos Presupuestarios.
301 Ingresos.
303 Ingresos Extraordinarios.
Cuenta de Resultado del Presupuesto:
309 Ejecución Presupuestaria.
Cuenta de patrimonio:
299 Hacienda municipal.
Cuentas del Tesoro:
Activo Corriente:
102 Tesorería Municipal:
• Representa los fondos ordinarios del Fisco municipal existentes en la Tesorería,
procedentes de ingresos presupuestarios, disponibles para atender el pago de
gastos u otras operaciones legalmente autorizadas, así como los fondos
provenientes de ingresos extraordinarios. Su saldo debe corresponder exactamente
al total de los fondos de cajas menores, cuentas corrientes bancarias y los que se
encuentran transitoriamente en poder de pagadores auxiliares de Tesorería,
distintas de los fondos en avance.
Las subcuentas de este rubro son:
• Las correspondientes a cada uno de los ingresos del Fisco Municipal que de
acuerdo con la ley, tengan una destinación específica, tales como los provenientes
de operaciones de crédito público, de venta de bienes inmuebles municipales, de
donaciones y legados, de contribuciones de mejoras, etc.
77
o Los bancos locales donde se establezcan las cuentas corrientes destinadas
al manejo del resto de los ingresos.
o Las cajas principales y auxiliares.
Los asientos enunciados estarán respaldados por planillas de depósito
bancarios, planillas de transferencia de fondo, notas de debito y crédito bancario,
informes de recaudación, cheques, ordenes de pago y actas de arqueo debidamente
certificadas.
110 Fondos del Situado Coordinado:
Representa los fondos del Situado Municipal, que de acuerdo con la Ley
deberán invertirse en coordinación con lo ejecutivos regionales, pero que deban
manejarse y registrarse separados de los fondos ordinarios, en virtud de que tiene
destinación específica y tratamiento administrativo y contable especial. Su saldo debe
corresponder a la existencia del Situado Coordinado en la respectiva cuenta bancaria
debidamente conciliada.
La subcuenta de este rubro es el banco local al cual son transferidos por la
Gobernación del Estado, los Fondos del Situado Coordinado Municipal.
El respaldo de los asientos mencionados estará constituido por:
Comunicaciones emanadas de la Gobernación el Estado, planillas de depósitos
bancarios, resumen de órdenes de pagos, cheques, notas de debito y crédito bancario.
120 Documentos Negociables:
Representa los valores realizables a favor del Tesoro, tales como cédulas,
bonos, letras, pagarés, etc., que corresponden a inversiones transitorias del Fisco
Municipal que deben conservarse en la Tesorería y pueden ser convertidos en
efectivo a corto plazo. Se advierte que las acciones u otro título representativos de
inversiones permanentes no se registrarán en este rubro sino en la cuenta Nº "210-
Aporte de Capital y Acciones". Tampoco figuraran en el rubro "Documentos
Negociables" las letras de cambio aceptadas por los contribuyentes para amparar
ingresos morosos pendientes de recaudación.
78
Los documentos que respaldan el monto de las inversiones y los
comprobantes de ingreso por la venta o cobro de los valores que configuran la cuenta
constituirán los soportes documentarios de los asientos respectivos.
122 Ingresos por Recaudar
Representa el monto de los impuestos, tasas, aportes, contribuciones y otros
impuestos presupuestarios sometidos al procedimiento de liquidación anticipada,
inclusive las cuotas devengadas del Situado Municipal, que no avía sido recaudadas
se considera exigibles a favor del Tesoro Municipal. Su saldo debe corresponder por
cada ramo de renta, al total de los ingresos presupuestarios pendientes de recaudar.
Los soportes para los asientos enunciados estarán constituidos por la planilla
de depósitos bancarios, cheques, notas de debito y créditos bancarios y demás
documentos correspondientes a la recepción de egresos de los fondos.
132 Fondos de Terceros
Representa el dinero correspondiente a tercera persona o entidades, que
maneja la Tesorería, y provienen de depósitos y retenciones, que se mencionan en la
cuenta correlativa Nº "133 – Deposito de Terceros". También deben figurar en esta
cuenta el efectivo y los cheques ya girados correspondientes a jornales, sueldos u
otros gastos contabilizados, cuyo valor esta pendiente de entregar a su beneficios.
Estos fondos también deben mantenerse separados en cajas o cuentas corriente
bancarias distintas de las utilizadas para el manejo de los fondos ordinarios y los del
Situado Coordinado. Su saldo representa el efectivo, cheques, sobres contentivos de
dinero por entregar y depósitos en las cuentas bancarias respectivas. El saldo de esta
cuenta debe coincidir permanentemente con el de su correlativa Nº "133 – Depósitos
de Terceros".
79
Pasivos correspondientes
101 Ordenes de Pago:
Representa el valor de las órdenes de pago giradas contra los fondos
ordinarios del Tesoro y los fondos del Situado Coordinado, debidamente autorizadas
por la Contraloría Municipal, si existiese, o en un defecto por la Administración
Municipal. Su saldo debe corresponder al valor de las órdenes giradas, pendiente de
pago.
Las ordenes de pago, las anulaciones y los cheques, respaldaran los asientos
mencionados.
103 Gasto por Pagar
Representa el monto de los gasto por pagar, causados durante la vigencia,
tanto por concepto de recepción de bienes, servicios y otras ejecutadas, como por el
monto de los vencimientos mensuales de las ordenes de pago permanentes,
autorizadas por Administración Municipal. Su saldo corresponde al monto de los
gastos causados por pagar pendientes de giras.
Su registro esta amparados por la emisión de la orden de pago.
Las subcuentas de este rubro son:
• Presupuesto Ordinario.
• Situado Coordinado.
Los documentos que respaldan estas operaciones están constituidos por la
constancia de recepción de bienes y servicios, las valuaciones de obras, los
comprobantes de gastos y las ordenes de pago.
109 Prestamos a Corto Plazo:
Representa el pasivo ocasionado por los créditos que obtengan la
Administración Municipal, así como los sobregiros que le sean concedidos por
bancos u otras entidades, para ser cancelado dentro de la vigencia, con el objeto de
solucionar situaciones transitorias de la Tesorería. Su saldo corresponde al monto de
80
los prestamos y sobregiros pendientes de pago, sin los intereses; estos se cargaran a la
cuenta Nº "300 – Gastos Presupuestarios".
Los asientos estarán respaldados por las notas de débitos y crédito bancarios y
por los cheques emitidos para la cancelación de dicho préstamos
Descripción del Proceso Contable:
El plan de cuenta que utilizan es la publicación N º 21, se cuenta con apoyo
informativo.
GESTION PÚBLICA::
Es el conjunto de acciones mediante las cuales las entidades tienden al logro
de sus fines, objetivos y metas, los que están enmarcados por las políticas
gubernamentales, establecidas por el poder ejecutivo (Decreto Ley Nº 26162 Ley del
Sistema Nacional de Control)
El papel de la gestión pública. Dentro de las aproximaciones necesarias para
realizar un modelo efectivo decisional, se requieren adaptar cinco opciones tipo,
según (Clayton, 1993):
a) Decisión gerencial autónoma. En este tipo de decisión el administrador requiere
resolver el problema sin la consulta del público. Este tipo de decisiones
mayormente se realizan, a nivel operativo.
b) Decisión modificada de la autonomía gerencial. En este segundo tipo, se busca
que el administrador localice la información necesaria de los segmentos del
público, se informe de ideas y sugerencias, para que la decisión tomada refleje
la influencia del grupo. Este segundo tipo es común dentro de los niveles
coordinadores.
c) Consulta pública segmentada. El administrador comparte el problema en forma
separada con segmentos del público, también obtiene ideas y sugerencias.
d) Consulta pública unitaria. El administrador comparte el problema con el
público, como un grupo único.
81
e) Decisión pública. En este tipo de decisiones el administrador comparte el
problema con el público en su conjunto. Así, el administrador y la comunidad
buscan alcanzar un acuerdo en las soluciones. Este tipo de decisiones son
comunes en el nivel estratégico.
Las cinco modalidades presentadas en el proceso decisorio son importantes
ante la nueva gestión pública. Identificar la forma en la que el proceso decisorio se
lleva a cabo permite y fomenta el desarrollo de instrumentos administrativos,
peculiarmente necesarios en la nueva gestión.
La gestión pública innovadora debe de reconocer cuatro niveles de
profundidad. Según Cabrero y Arellano, los niveles de innovación son:
1. Funcional. Éste se refiere al mejoramiento del proceso administrativo y de la
mejora en el uso de los recursos.
2. Estructural. Ésta se refiere a las reformas administrativas, que incluyen nuevas
estructuras y formas organizacionales.
3. Comportamental. Éste se refiere a las nuevas actitudes y valores. Es el
reconocimiento de la tendencia al conflicto.
4. Relacional. Éste se refiere a nuevas formas de relación: organización-sociedad.
Aquí se destacan las formas de interlocución de la organización con su entorno.
Los cuatro niveles de innovación, permiten identificar en que grado se logra
mejorar la gestión pública, con la adopción de modelos de toma de decisión.
LLA CONTABILIDAD PÚBLICA COMO UN SISTEMA DE INFORMACIÓN,
La Contabilidad Publica es una herramienta de control fiscal fundamental
para el ejercicio del control público en todas sus manifestaciones como lo son Control
Interno, Control Fiscal, disciplinario, político, ciudadano. Su relevancia es crucial en
la medida de información real, permite proyectar las necesidades de ahorro, inversión
y financiamiento, facilitando así la integración de los procesos de información
financiera, procesos administrativos cooperando sobre el fortalecimiento de una
verdadera cultura contable.
82
RENDICIÓN DE CUENTAS:
Es la presentación de la Ejecución Presupuestaria de los gastos efectuados
mediante los Fondos de Avances otorgados, con la correspondiente imputación a la
partida que corresponda, de conformidad con el clasificador presupuestario que se
reflejan también en la contabilidad fiscal.
En cuanto a la rendición de cuentas, se debe tomar como base para su
aplicación la Ley contra la Corrupción que tiene por objeto el establecimiento de
normas jurídicas para regir la conducta que deben asumir las personas sujetas a ella,
con la finalidad de salvaguardar el patrimonio público, garantizar el manejo adecuado
y transparente de los recursos públicos, con fundamento en los principios de
honestidad, transparencia, participación, rendición de cuentas y responsabilidad.
La Ley contra la corrupción está imbricada a la Ley Orgánica de la
Administración Financiera del Sector Público y la Ley Orgánica de La Contraloría
General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Es así como
quedan sujetos en esta Ley los funcionarios públicos en los siguientes artículos:
Según el Artículo 20. Los funcionarios públicos a que se refiere de la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de
Control Fiscal deberán rendir cuentas de los bienes y recursos públicos que
administren de conformidad con las disposiciones establecidas en dicha Ley.
En todo caso, el informe de rendición de cuentas correspondiente será público
y a él tendrá acceso cualquier ciudadano.
Los funcionarios y empleados públicos responden civil, penal, administrativa
y disciplinariamente por la administración de los bienes y recursos públicos, de
conformidad con lo establecido en la Ley.
Los funcionarios y empleados públicos ceñirán sus actuaciones a las
disposiciones del Código de Ética para el Funcionario Público, sin perjuicio de las
demás normativas aplicables.
El Contralor General tiene la facultad de solicitar a las máximas autoridades
de los entes sometidos a control fiscal la aplicación de medidas preventivas con el
83
objeto de asegurar la presentación de las declaraciones juradas de patrimonio, como
lo especifican los siguientes artículos.
Sin perjuicio de lo establecido en la Ley Orgánica de la Contraloría General
de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, las personas deberán
presentar declaración jurada de su patrimonio dentro de los treinta (30) días
siguientes a la toma de posesión de sus cargos, según el Artículo 23.
El Artículo 26, aclara que La declaración jurada de patrimonio deberá cumplir
los requisitos que establece la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República
y del Sistema Nacional de Control Fiscal y los que mediante Resolución señale el
Contralor General de la República, de conformidad con lo establecido en dicha Ley.
El capitulo I y II contempla además la suspensión sin goce del sueldo y la
inhabilitación para el ejercicio del cargo público
Para la puesta en marcha de cada una de las fases de la Auditoria Operativa
es necesario conocer los elementos conceptuales y normativos en el marco del
Control de las entidades fiscalizadoras y específicamente de la Contraloría Valmore
Rodríguez no solo para la sinceridad y racionabilidad de la información financiera y
la efectividad y regularidad operacional sino para la transparencia en la rendición de
cuenta de la gestión financiera de la Alcaldía Valmore Rodríguez.
La Constitución Nacional Bolivariana dispone en su artículo 141:
“La Administración Pública está al servicio de los ciudadanos y ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad, participación, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendición de cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la función pública, con sometimientos plena a la ley y al derecho” La Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, también lo
consagra en el artículos 51, en sus diferentes aspectos de importancia.
Artículo 51. Rendición de cuentas
“Quienes administren, manejen o custodien recursos de los entes y organismos señalados en el articulo 9, numerales 1 al 11 de la ley, están obligados a formar y rendir cuentas de las operaciones y resultados de su gestión, en la forma, oportunidad y ante el órgano de control fiscal que determine la Contraloría General de la República…”
84
Sujetos a rendir cuentas
En la Ley orgánica del Poder Público Municipal en sus artículos 8,35 numeral
8, 88 numeral 18 y 19 y 107 refiere: Artículo 8: “Las autoridades del Municipio, de
sus entes descentralizados y de las entidades locales deberán presentar informes de su
gestión y rendir cuentas públicas, transparentes, periódicas y oportunas ante las
comunidades de su jurisdicción”.
Asimismo, existen los Artículos 35: Rendición de cuentas de los miembros de
la Junta Parroquial; Articulo 88 numeral 18 y 19: Rendición de cuentas del Alcalde;
Artículo 107: Rendición de cuentas del Contralor Municipal;
En cuanto al Artículo 11 de la Ley orgánica de Administración Pública nos
explica: “Las autoridades, funcionarios y funcionarias de la Administración Pública
deberán rendir cuentas de los cargos que desempeñen, en los términos y condiciones
que determine la Ley.
Proceso de rendición de cuentas
Es el acto mediante el cual el obligado a rendir cuentas, pone a disposición del
organismo contralor, todos los libros y comprobantes que integran la cuenta, a los
efectos de su correspondiente examen y esta es aceptada.
Periodos de rendición
La rendición de cuentas debe ser presentada dentro del lapso establecido
según el instructivo, manual o resolución o según el agotamiento de recursos
asignados.
Organismo donde deben presentar la rendición
Los cuentadantes deben presentar la rendición de cuentas en original y dos (2)
copias ante la Unidad de Auditoría Interna del Municipio. Quien a su vez remitirá los
originales a la Contraloría Municipal para el respectivo examen de la cuenta.
85
Requisitos que deben presentar los comprobantes para rendir cuentas
1) Los comprobantes deben ser originales, contener la fecha de emisión y
sello de cancelado.
2) El gasto debe ser imputado correctamente al gasto.
3) El concepto debe ser claro, preciso, describir correctamente el bien o el
servicio adquirido, indicando cantidad, precio unitario, porcentaje de
descuento, pero neto, condiciones de pago y costo total.
4) Firma y número de cédula de identidad del beneficiario o impresión
digital en caso de que lo requiera. Cuando la firma sea ilegible debe
escribirse el nombre debajo de la firma.
5) Anexar autorización del beneficiario en cado de efectuar el cobro
personalmente
6) El gasto debe ser conformado y sellado por los funcionarios autorizados al
efecto.
7) No presentar borrones, tachaduras ni enmiendas.
8) Evitar errores de cálculo
9) Los precios deben ser justos y razonables. Además en caso de adquisición
se debe anexar las cotizaciones requeridas.
EL CONTROL CIUDADANO Y LA CORRUPCION
El control ciudadano en el ejercicio de la fiscalización y en la prevención y
lucha contra la corrupción tiene fundamento en criterios constitucionales y legales.
Así encontramos que la Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela
consagra la conformación de una sociedad democrática, participativa y protagonista,
sus postulados fundamenta la participación de la sociedad civil en las funciones del
Estado, con lo que busca garantizar de esta forma una mayor transparencia en la
función pública.
La Ley Orgánica de la Contraloría General de la República Bolivariana y del
Sistema de Control Fiscal precisa que uno de sus objetos es fomentar la participación
de los ciudadanos en el ejercicio de la función Contralora; en La Ley Orgánica del
86
Poder Ciudadano se propone la formación de actividades pedagógicas y dirigidas al
conocimiento y estudio de la Constitución, mientras que la Ley contra la Corrupción
prevé que los particulares y las organizaciones de la sociedad civil tienen el derecho a
participar en la formulación evaluación y ejecución presupuestaria.
MECANISMOS PARA EL CONTROL DEL ESTADO POR LOS
CIUDADANOS EN VENEZUELA
Existen en Venezuela tres mecanismos ó estrategias para la participación
ciudadana en el control del Estado: las Oficinas de Atención al Ciudadano, las
Contralorías Sociales y los Consejos Locales de Planificación.
Las Oficinas de Atención al Ciudadano.
La Contraloría General de la Republica atendiendo a la necesidad de
incorporar a la sociedad en la lucha contra la corrupción y comprendiendo la
obligación de mantenerla informada creó la Oficina de Atención al Ciudadano cuya
función es atender al ciudadano, para velar por el uso adecuado de los ingresos,
bienes y recursos, canalizando las quejas, reclamos, peticiones y/o denuncias.
Son creadas para garantizar al ciudadano la participación en el ejercicio de la
función de control y el uso que se da al dinero de todos los venezolanos y con la
misión de promover y ofrecer al ciudadano un medio que le permita participar de
manera directa, organizada , individual y asociativa, en la actividad de control del
Estado.
La Constitución Nacional, al establecer los medios generales de participación
política y social, prevé en su artículo 70, una norma programática que refiere a la Ley
el desarrollo de estos medios. Efectivamente el artículo 70 de la Constitución
Nacional dice: "Son medios de participación y protagonismo del pueblo en ejercicio
de su soberanía, en lo político: la elección de cargos públicos, el referendo, la
consulta popular, la revocación del mandato, las iniciativas legislativa, constitucional
y constituyente, el cabildo abierto y la asamblea de ciudadanos y ciudadanas cuyas
decisiones serán de carácter vinculante, entre otros; y en lo social y económico: las
87
instancias de atención ciudadana, la autogestión, la cogestión, las cooperativas en
todas sus formas incluyendo las de carácter financiero, las cajas de ahorro, la empresa
comunitaria y demás formas asociativas guiadas por los valores de la mutua
cooperación y la solidaridad.
La Ley establecerá las condiciones para el efectivo funcionamiento de los
medios de participación previstos en este artículo"; consecuencialmente, se le impone
al legislador la obligación de legislar para hacer efectivos y viables todos estos
derechos, creando los mecanismos y vías que permitan la concreción real de estos
postulados.
Es importante aclarar, que no es posible que se prepare una Ordenanza de
Participación Ciudadana, sin que se hicieran todos los esfuerzos para consultar a
todas las personas y grupos interesados en opinar, aportar, discutir y participar en este
instrumento legislativo de vital importancia para el municipio.
Las Contralorías Sociales.
Se crearon vinculadas a las gobernaciones, alcaldías y contralorías de Estados
y Municipios, aparecen como instancias públicas de representación ciudadana y como
apoyo a los organismos competentes, promueven la participación a través de
mecanismos democráticos que garantizan la participación del ciudadano en el control
y fiscalización de la gestión local y el patrimonio público.
Dichas Contralorías deben constituirse como organismos no políticos y para
apoyo de la gestión de control de los órganos competentes entre sus funciones
destacan promover y ejercer el control social para vigilar y resguardar los recursos
económicos públicos y ambientales y velar por la calidad de las obras, programas y
servicios.
Los Concejos Locales de Planificación Pública
Son creación reciente en Venezuela y surgieron vinculados a las Asambleas
Legislativas de los Estados y Municipios. Ellos representan la instancia a asegurar la
coordinación y participación social en la elaboración y seguimiento del Plan
88
municipal de Desarrollo, de los programas y acciones que se ejecuten en el
municipio, así como garantizar los planes Municipales de Desarrollo, de los
programas y acciones que se ejecuten en el municipio, así como garantizar los Planes
Estadales de Desarrollo, promoviendo la red de Consejos Parroquiales y comunales
en cada uno de los espacios de la sociedad civil. Estos aspectos están nombrados en la
Ley Orgánicas de Planificación de los Consejos Locales de Planificación. Publicada
en Gaceta Oficial Nro 37.463 extraordinario del 12 de Junio del año 2.002, creada
con el objeto de establecer las disposiciones y bases de los Consejos para su
organización y funcionamiento, para hacer más eficaz su intervención en la
planificación de los diferentes niveles territoriales del gobierno así como el
fortalecimiento de los mecanismos de consulta y participación democrática de las
mismas., conjuntamente con el gobierno municipal y las comunidades organizadas.
CÓDIGO DE CONDUCTA DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS
El instrumento con que cuenta el Estado para lograr hacer lo que debe es el
funcionario público y la Contraloría General de la República, comprendiendo la
importancia de esto dictó en 1.997 El Código de Ética del Funcionario Público, con el
propósito de establecer una herramienta ética que los guíe en el ejercicio de sus
funciones.
Objeto y alcance del Código
Según el Artículo 1°: Este Código tiene por objeto fundamental normar la
conducta de los servidores públicos respecto a los principios éticos que han de regir el
ejercicio de las funciones que desempeñan en la administración pública nacional.
A los efectos de este Código las expresiones "funcionario público", "empleado
público" y "servidor público" tendrán un mismo y único significado.
En el Artículo 2°: se especifica que todo servidor público que conozca de
cualquier hecho contrario a la normativa dispuesta en el presente Código, que atente
contra los principios contenidos en el artículo 3, está en el deber de informar a los
directivos de la institución donde preste sus servicios el presunto infractor.
89
PRINCIPIOS ÉTICOS DEL SERVIDOR PÚBLICO
A los efectos de este Código en el Art. Nº 3 se aclara que son principios
rectores de los deberes y conductas de los servidores públicos respecto a los valores
éticos que han de regir la función pública:
a) La honestidad.
b) La equidad.
c) El decoro.
d) La lealtad.
e) La vocación de servicio.
f) La disciplina.
g) La eficacia.
h) La responsabilidad.
i) La puntualidad.
j) La transparencia
k) La pulcritud.
El ejercicio de la función pública administrativa de cualquier servidor público
propenderá a la combinación óptima de estos principios, debiendo tener prioridad la
honestidad
EL SISTEMA DE CONTABILIDAD APLICABLE A LOS ORGANISMOS DEL PODER PÚBLICO
Uno de los objetivos básicos de la gestión pública lo constituye la
modernización de la administración financiera pública. Con tal motivo, el Ministerio
de Finanzas a través del Sistema SIGECOF (Sistema integrado de Gestión y de
Control de las Finanzas Públicas), tiene la responsabilidad de programar, diseñar y
efectuar las acciones tendentes a alcanzar ese objetivo, en el marco de la normativa
vigente.
El sistema de contabilidad permitirá consolidar y generar información
oportuna y confiable, para el conocimiento apropiado de la gestión administrativa y la
situación financiera del sector público, necesaria para la toma de decisiones y para las
90
finanzas públicas por parte de los funcionarios responsables y para su análisis por
parte de terceras personas interesadas.
El sistema contable registrará todas las transacciones de tipo financiero-
patrimonial que ocurran en los organismos del Poder Nacional.
La contabilización de las transacciones deben realizarse en el mismo lugar y,
en lo posible, en el mismo momento en que ocurren los hechos susceptibles de
registro.
ELEMENTOS DEL SISTEMA CONTABLE
Centros de registro
Se denomina “Centro de Registro” a cada una de las unidades administrativas
desde donde se podrá introducir datos al sistema, de conformidad con la normativa
aplicable, según se describe en los manuales respectivos.
Los centros de registro funcionarán en cada una de las unidades integrantes
del sistema, los cuales son: la Oficina Central de Presupuesto (OCEPRE), la
Dirección General Sectorial de Finanzas Públicas, la Tesorería Nacional, la
Superintendencia Nacional de Control Interno y Contabilidad Pública (SUNACIC),
las unidades administradoras, centrales o desconcentradas, calificadas como tales en
cada organismo ordenador de compromisos y pagos de la administración central y las
unidades liquidadoras de ingresos públicos nacionales.
Estos centros ingresarán los datos al sistema sobre la base de cada transacción
que se haya producido, según se describe en los manuales respectivos.
Debe señalarse que los centros de registro no sólo introducen al sistema los
datos contables básicos sobre cada transacción, sino también todos aquellos
necesarios para administrar con eficacia los distintos subsistemas administrativos
interrelacionados.
Transacciones
Las transacciones son los hechos económicos que afectan los valores de la
ecuación patrimonial (activo, pasivo o patrimonio), cuyo reconocimiento se refleja en
91
forma de un asiento en los registros de contabilidad, se expresa en cantidades
monetarias y se encuentra formada por una igualdad entre débitos y créditos.
En la teoría contable se consideran dos clases de transacciones: Las externas,
en las cuales participan otras entidades e implican transmisión de bienes, servicios,
recursos, transferencias o el intercambio de una obligación por otra; y, las internas, en
las cuales solamente interviene el ente u organismo, entre estas se señalan la
depreciación y amortización de los bienes, modificaciones y reversiones de asientos,
ajustes y cierre de cuentas.
En el sistema, y sobre la base de que la mayoría de las operaciones efectuadas
por los organismos del Poder Nacional provienen de los recursos de la Ley de
Presupuesto, las transacciones pueden ser presupuestarias o no presupuestarias; son
presupuestarias, las vinculadas tanto con los recursos monetarios obtenidos por la
República en virtud de sus facultades de captar recursos del dominio público y para
realizar actividades del dominio privado, como los gastos en los cuales puede incurrir
para adquirir los bienes y servicios que requiere la administración pública o para
transferir recursos, todo conforme a las previsiones de la mencionada Ley y demás
ordenamiento legal y reglamentario aplicable. Las no presupuestarias, son aquellas
operaciones a las cuales no corresponde ninguna imputación de las previstas en la
Ley de Presupuesto, las de cierre de cuentas, las de determinación de resultado y las
que informan situaciones o hechos vinculados con la gestión pública, que no derivan
directamente de la ejecución del presupuesto.
Comprobantes
Los comprobantes son los documentos que sirven de prueba o de evidencia de
las transacciones realizadas; es decir, para informar la naturaleza, propiedad e importe
de las partidas de ingresos, erogaciones, activo o pasivo.
La información relativa a cada transacción ingresada al sistema debe
especificar las referencias necesarias para identificar y localizar el comprobante
material o informático que la justifica.
92
Plan de cuentas
Las transacciones se agrupan por su tipo y efecto sobre el patrimonio y se
registran en cuentas previamente identificadas y catalogadas en el marco de la teoría
contable y de acuerdo con las características propias de cada institución. El conjunto
de cuentas y las instrucciones para su uso, constituyen el plan de cuentas de la
contabilidad general. Las cuentas de la contabilidad, por su efecto, pueden ser
patrimoniales o de orden. Las patrimoniales son aquellas que se utilizan para registrar
las transacciones que afectan alguno de los elementos integrantes de la ecuación
fundamental del balance; es decir, del activo, pasivo y patrimonio.
Las de orden se emplean para registrar y controlar información relacionada
con hechos contables realizados por el ente contable, que no afectan su patrimonio
pero que pudieran afectarlo en un futuro.
El plan de cuentas de la contabilidad general permite el acoplamiento
automático con los clasificadores presupuestarios analíticos vigentes.
Libros principales y registros auxiliares
El sistema contable está integrado por el libro diario y el libro mayor, en
calidad de registros principales o centrales y por los registros auxiliares necesarios
para cumplir con los requerimientos legales, técnicos y de control, así como para
organizar la información y presentarla en forma apta para la toma de decisiones por
parte de los responsables de la gestión financiera gubernamental. El libro diario es
aquel en el cual se anotan los hechos y las cifras esenciales asociadas con todas las
operaciones. El libro mayor es una recopilación de todas las cuentas de activo,
pasivo, patrimonio, ingresos, egresos y orden, el cual refleja el movimiento individual
de las mismas.
Los registros auxiliares del sistema son aquellos que permiten llevar anotación
detallada de las operaciones, la información contenida en los mismos es más
desagregada que la que reportan los libros principales con los cuales están
conciliados; los mencionados registros auxiliares, permiten mayor eficiencia en la
93
administración de cada rubro y efectividad en las actividades de control y de auditoría
realizadas a partir de los estados financieros auxiliares.
Metodología de registro
Los datos de cada una de las transacciones que ingresan al sistema se anotarán
sobre la base de la información contenida en los documentos respectivos y en la
oportunidad en que ocurran, en los registros auxiliares que deben ser utilizados en los
centros de registro donde se generan, de conformidad con las instrucciones
contenidas en los manuales que forman parte del sistema.
Las operaciones se registrarán, además, en orden cronológico en el libro diario
utilizado por la Superintendencia Nacional de Control Interno y Contabilidad Pública
con empleo de la regla de la partida doble, la cual se utiliza a los fines de permitir el
equilibrio patrimonial a través del sistema de cuentas. Para ello, cada hecho o
fenómeno en contabilidad origina dos o más efectos compensados que afecta dos o
más cuentas, de modo que, en atención a las disposiciones de nuestro Código de
Comercio, cada partida indique quién es el acreedor y quién es el deudor.
Estados financieros
Los estados financieros reflejan la recopilación y resumen de los datos
contables.
En la Superintendencia Nacional de Control Interno y Contabilidad Pública se
producirán obligatoriamente, al término de cada mes y de cada ejercicio, los estados
financieros básicos que surjan de las anotaciones en los libros diario y mayor.
También podrán elaborarse en cualquier oportunidad y a solicitud de las autoridades
de las instituciones interesadas en el conocimiento de la gestión.
En cada centro de registro se podrán producir los estados financieros o
cuadros que las autoridades del mismo estimen conveniente, a partir de los datos
contabilizados en los registros auxiliares; también podrá ser requerida la información
que se estime pertinente a la base de datos administrada por la mencionada
Superintendencia.
94
Controles de seguridad e integridad de la información
El control de acceso al sistema tiene por finalidad la protección del contenido
de la base de datos en sus diferentes momentos (uso, almacenamiento y
transmisión).El esquema de seguridad e integridad para el control de acceso y
auditoría al nivel de aplicaciones y contenido de los datos está basado en un modelo
de seguridad e integridad. Los controles son ofrecidos por el manejador de la base de
datos y se habilitan las herramientas necesarias a los fines de impedir manipulación
por parte de los administradores de dicha base de datos en complicidad con otros
usuarios.
95
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
Tipo de investigación.
Para reconocer las condiciones y elementos que determinan la propuesta de la
Auditoria Operativa como herramienta de evaluación de la eficiencia y eficacia en el
proceso de información contable financiera de la Alcaldía Valmore Rodríguez , se
consideró la realización de una investigación de tipo descriptivo, con el fin de
proporcionar resultados objetivos, concretos y actualizados, que contribuyan a la
comprensión y enriquecimiento de este tema en un ámbito de estudio mayor y con
toda la amplitud del contexto al cual este conocimiento pertenece.
Padrón JP Cabe agregar, que este enfoque descriptivo, por cuanto permite que
los datos recogidos contribuyan a ampliar los conocimientos registrados en un ámbito
mayor y general. Este enfoque es válido para obtener proposiciones que permitan
explicar aquellas realidades que requieren de una mayor información.
El carácter descriptivo se reconoce tomando en cuenta que se parte del hecho
de que hay una realidad existente en la Dirección de Inspección y Fiscalización de la
Contraloría del Municipio, que requiere ser conocida bajo patrones más específicos
de comportamiento para proponer las medidas adecuadas que coadyuven al
mejoramiento de su funcionamiento, como es el caso de la propuesta de este estudio.
Diseño de la investigación.
Es no experimental debido a que no se construye ninguna situación en
particular o especifica provocada por el investigador, sino por el contrario se
observan situaciones efectivamente ya existentes dentro de la organización, es decir
109
la elaboración de los programas de auditoria para evaluar la eficiencia y eficacia del
sistemas de gestión relaciona la variable de información contable financiera con la
variable de Auditoria. Operativa.
En consecuencia, esta investigación realiza una sistematización de los
procedimientos generales de auditoria operativa que debe seguir un auditor tanto
interno como externo para evaluar la eficiencia y eficacia del proceso de información
contable y financiera en la Alcaldía Valmore Rodríguez.
El propósito de establecer el diseño de la investigación se refiere con el fin de
identificar el método aplicado para obtener los resultados necesarios bajo el
desarrollo de procedimientos objetivos y confiables para el proceso de estudio que se
realizará
Según este punto de vista, el diseño de este estudio es netamente documental,
considerando que la satisfacción de sus objetivos específicos se correspondería con la
realización de una revisión crítica del conocimiento registrado en archivos y
evidencias documentales. Esto significa revisar, analizar y presentar esquemática y
estadísticamente los resultados establecidos acerca de la implementación de la
Auditoria Operativa en la Alcaldía Valmore Rodríguez en el proceso de su
información en la elaboración de Estados Financieros.
La necesidad de llevar a cabo la revisión documental es por cuanto en los
documentos se describe el funcionamiento del área organizacional, con el objeto de
lograr una Auditoria Operativa efectiva, según el marco normativo que rige el
funcionamiento de estas competencias.
Barrios, M (1998, p83) Este tipo de diseños de investigación se corresponden
con estudios que se llevan a cabo con el propósito de integrar, organizar y evaluar la
información existente sobre un tema definido que está siendo objeto de discusión,
focalizando diferentes aspectos y elementos a tratar para aportar soluciones que
contribuyan al entendimiento de su contenido y cuyo análisis se realice bajo la
consistencia de las conceptualizaciones y metodología descrita.
Durante su realización, la investigación documental permitió reconocer la
realidad acerca de la gestión realizada en la Alcaldía Valmore Rodríguez. de acuerdo
110
con su organización actual, cuyos datos evidenciaron suficientemente las
características bajo las cuales se debería presentar la propuesta sugerida.
TTééccnniiccaass ppaarraa llaa rreeccoolleecccciióónn ddee ddaattooss..
La técnica planteada para llevar a cabo el propósito de este estudio fue
básicamente la observación documental, las cual se aplicó para la revisión de los
principales aspectos, condiciones y características que permitieran al investigador
describir, ampliar y relacionar la información y conocimientos adquiridos sobre las
categorías observadas a partir de una fuente escrita.
Esta técnica sirvió para la identificación de los medios que aportaran los
datos para el diseño de la propuesta, constituyéndose en un medio de información
válido para fundamentar su contenido de acuerdo con el contexto situacional
evaluado.
Fuentes de información consultadas
La investigación monográfica documental se basó en fuentes bibliográficas y
documentales, y en estudios comparados de análisis de situaciones reales. Las
referencias consultadas para esta investigación comprenden:
• Publicaciones especializadas, editadas por organizaciones nacionales en las
cuales se plantean situaciones relacionadas con la investigación objeto de estudio,
tales como revistas de Control Fiscal.
• Bibliografía referente al área de auditoria operativa de autores tanto
nacionales como extranjeros.
• Investigaciones realizadas tanto en el área de auditoria como de gestión
municipal que tienen relación con el tema objeto de estudio.
111
Manejo de los resultados
Se empleó en el análisis de las fuentes de la observación documental,
resumen analítico, cuadros comparativos, gráficos que midan la eficiencia y eficacia
de las operaciones, entrevistas, cuestionarios de Control Interno, flujo gramas del
proceso diagramas de análisis, etc., aplicados también en el análisis de la normativa
legal.
Población
Se definió previamente como población la totalidad las observaciones y
acciones ocurridas en La Alcaldía del Municipio Valmore Rodríguez, Gerentes,
Directores, Analistas, que son los actores en el proceso de suministro de información
contable y financiera que se analizará, también se tomaran, reportes, documentos,
resúmenes elaborados en las operaciones realizadas en el las áreas involucradas.
Muestra
Nuestro conocimiento, nuestras actitudes y nuestras acciones, están basadas
en gran parte en muestras. Esto es igualmente cierto en la vida cotidiana y en la
investigación científica. La opinión de una persona sobre una institución que lleva a
cabo cantidad de transacciones diarias, con frecuencia está determinada por los
encuentros que esta persona ha tenido con la institución, debido a esto es habitual que
se utilicen muestras como medio de acercarse al conocimiento de la realidad. Sin
embargo para que esto sea posible es necesario reducir el universo por medio de una
muestra y que el diseño muestral se atenga a los principios de muestreo, el objetivo
más importante en la presente investigación es el de hacer inferencias de una muestra
hacia una población de interés y que la muestra sea representativa.
De la población se tomó una muestra debido a que el alcance ilimitado de la
auditoria operacional enfrenta el problema respecto a una entidad determinada, que
112
para poder evaluarla en su totalidad se requiere de varios años de auditoria. Por lo
tanto, para llevar a cabo esta clase de auditoria es necesario reducir la cantidad de
operaciones o actividades y utilizar una muestra representativa de la entidad en las
áreas involucradas, que serán las áreas de Contabilidad, liquidación, Tesorería,
Control Presupuestario, Bienes, Sindicatura y Administración, las cuales son los
actores en el proceso de información contable financiera que se va a evaluar.
En el proceso de información contable financiera se tomaron muestras
aleatorias a un número que razonablemente pueda ser medido en términos de eficacia,
economía y eficiencia en un tiempo también prudencial o razonable.
El hecho de que la auditoria operacional se aplique a solo una parte de las
operaciones y a una muestra de la población de la entidad no reduce su utilidad y
beneficio. Además tratándose del sector público, una adecuada planificación del
control externo posterior a mediano o largo plazo permite que una entidad pública de
significativa importancia pueda ser evaluada operacionalmente en sus áreas más
importantes en el transcurso de varios años, que se contemplarían en el plan general.
Tratamiento de la Información
Una vez recolectada la información se efectuará el análisis documental en
función a las categorías de las variables siguientes:
Variable Independiente y Dependiente
Para este estudio, la variable independiente está constituida, por la aplicación
de una Auditoria Operativa, se elaborarán los programas de Auditoria Operativa y
se van a aplicar para la evaluación de dicho proceso; por lo tanto la variable
dependiente está representada por la información contable financiera en la Alcaldía
Valmore Rodríguez
113
TABLA Nº 2. CUADRO DE VARIABLES OBJETIVOS
ESPECIFICOS VARIABLES DIMENSIONES INDICADORES
Evaluar el Control Interno contable y de la determinación de áreas críticas.
Evaluar el Control interno.
Ambiente de control Valoración de riesgos Actividades de control Información y Comunicación
Informa Monitoreo
Integridad y valores éticos. Estructura Organizacional Valoración de autoridad y responsabilidad. Políticas y Prácticas de Recursos Humanos. Objetivos Globales Objetivos a nivel de actividad. Riesgos. Manejo de cambios. Cumplimiento de políticas administrativas Procesamiento de información. Revisión de alto nivel Existencia de un sistema de información adecuado. Evaluaciones Separadas. Reporte de deficiencias.
Determinar el grado de eficiencia y eficacia en el proceso de información contable financiera
Determinar la eficiencia y eficacia en el proceso
Eficiencia Eficacia
Tiempo de entrega de los Estados Financieros
Cantidad de errores en registros.
Presentación Oportuna de los Estados Financieros
Verificar la existencia de Objetivos y Metas, en el proceso de información contable para medir el desempeño
Verificar Objetivos y Metas
Objetivos Metas
Cumplimiento de los objetivos del Plan Operativo Anual.
Conocimiento de la existencia de Objetivos y Metas
Fuente: Abreu (2006)
113
1
CAPITULO IV
ANALISIS E INTERPRETACION DE LA INFORMACION
Para lograr los objetivos propuestos se planteó el desarrollo de cuatro fases consecutivas y sistemáticas a saber: FASE I. Estudio Preliminar y Programación. FASE II. Evaluación del Control Interno y Determinación de Áreas Críticas. FASE III. Evaluación de Resultados y Análisis de las Áreas Críticas. FASE IV. Presentación de Resultados y seguimiento de Recomendaciones.
Para el desarrollo de estas fases, se utilizaron las técnicas de auditoría
generalmente aceptadas tales como la indagación, cuestionarios, entrevistas,
observación directa, comparación, revisión selectiva y rastreo; así como también, la
comprobación documental, análisis y conciliación. Es de hacer notar, que esta
auditoría se realizó tomando en cuenta las Normas Generales de Auditoría de Estado
emitidas por la CGR en Gaceta Oficial Nº 36.229 de fecha 17-06-1997.
FASE I. 1.- Estudio Preliminar y Programación. Esta fase tuvo por objetivos, obtener el conocimiento general de la
organización auditada, detectar los procesos medulares o sustantivos y de apoyo; así
como el de identificar el esquema de análisis sistémico del Departamento objeto de
estudio y hacer la debida programación de la auditoría.
2
1.1- Características Generales de la Organización.
Ubicación Geográfica:
La Alcaldía Valmore Rodríguez se encuentra ubicada en Bachaquero
Municipio Valmore Rodríguez. Estado Zulia.
Principales actividades económicas del Municipio.
La actividad económica fundamental del Municipio es el sector
hidrocarburos, principalmente la extracción de petróleo y gas, localizada en su capital
Bachaquero, siendo esta el segundo campo petrolero de importancia como productor
de crudos pesados en la subregiòn Costa Oriental del Lago, (C.O.L).
Identificación de la Organización.
Dentro de la planificación estratégica la administración pública en el caso
especifico de la Alcaldía Valmore Rodríguez se ha visto influida para que de alguna
manera sea medida su gestión y así hacerla más competitiva dentro del área de
producción de servicio.
Una de estas formas son los sistemas de control de gestión de resultados,
definidos en los planes operativos de gestión pública, donde se indica los criterios y
parámetros de medida de resultados, que le permitirán al Gerente Municipal rendir
sus cuentas, rectificar sus desviaciones como tomas de decisiones para rectificarlas.
Este instrumento empleado dentro de la planificación le permite al
administrador municipal medir y evaluar su propia gestión ya que tendrá los
instrumentos que le servirán de base o de unidad de medida para hacer un
seguimiento y evaluación de sus áreas y niveles, periódicamente, variables
claves de su comparación con los diferentes parámetros internos y externos
para su control.
3
En consecuencia a lo anterior expuesto se evaluó la Alcaldía Valmore
Rodríguez, en cuanto a su administración, verificando los proceso mediante el cual
medirán los logros finales obtenidos por las dependencias que integran la actual
administración, como es la implementación del plan operativo 2006, dentro del cual
están definidos los parámetros de control de gestión, instrumento que estará orientado
a evaluar los objetivos / metas y actividades a través de una unidad de medida
(indicadores), magnitud empleada para medir o comparar los resultados
efectivamente obtenidos en la ejecución de proyectos, obras, programas, actividades,
rendimiento del recurso humano y su capacidad técnica en la ejecución del objetivo o
meta planteada en la unidad administrada. Así como las causales de desviación o
incumplimiento de todas aquellas tareas definidas dentro del plan.
MISION Llevar de forma positiva la razón de ser de cada objetivo, meta, actividad,
como del indicador planteado dentro del plan operativo 2006, donde los resultados
obtenidos permitirá medir la gestión de gobierno positivamente o negativamente,
teniendo como referencia obligante la misión de la Alcaldía del Municipio Valmore
Rodríguez.
VISION Generar en el corto plazo sistemas de información que fundamenten el control
y que este genere resultados que indique logros, reorientar o redimensionar los
objetivos/ metas/ actividades, previstas en el plan operativo 2006.
OBJETIVOS GENERALES
Cerciorarse de que los objetivos, metas y actividades vayan de acuerdo a los
criterios y parámetros establecidos en el plan operativo 2006.
4
Establecer instrumentos de control en las unidades organizativas.
Mejorar la eficiencia administrativa.
Establecer un sistema de rendición de cuentas para el Alcalde.
Establecer una base de datos para fortalecer la toma decisiones.
OBJETIVOS ESPECIFICOS 1. Diseñar los requisitos que debe tener el sistema de seguimiento y control.
2. Diseñar los indicadores que apoyarán la elaboración del sistema de Control de
Gestión.
3. Ensamblar los reportes de auditorias en función del plan operativo, enmarcadas en
la medición de resultados parciales y globales por dependencia.
4. Sintetizar decisiones de apoyo a la administración a nivel estratégico.
5. Proponer reajustes de objetivos y metas en el plano de control de Gestión.
6. entregar trimestralmente un reporte de los logros, desviación o inclusión de
objetivos/ metas/ actividades, así como la generación de decisiones para
superarlas.
NORMATIVA LEGAL APLICABLE
A los efectos de verificar la normativa legal aplicable a los procedimientos de las
operaciones realizadas por la Alcaldía en el área de Planificación y Presupuesto, se
consideró el siguiente marco regulatorio:
TABLA Nº 3 CUADRO DE NORMATIVA LEGAL APLICABLE
Instrumento Legal
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela
Ley Orgánica del Poder Público Municipal
5
Instrumento Legal
Resolución N° 285 relativa a los Gastos de Inversión o de Formación de Capital
Resolución Nº 253 sobre los Gastos de Inversión
Ordenanza de Presupuesto de Ingresos y Gastos del Ejercicio Fiscal 2005.
Disposiciones Generales de la Ley de Presupuesto para el Ejercicio Fiscal 2005
Instructivo N° 21 para la Formulación del Presupuesto para los Municipios
Instructivo del Sistema de Información de la Ejecución Financiera del Presupuesto de Gastos para las Entidades Municipales
Clasificador presupuestario de Recursos y Egresos
Ley Orgánica de la Administración Pública
Ley Orgánica de Planificación
Ley de los Consejos Locales de Planificación Pública
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal
Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República
Normas Generales de Control Interno
Normas Generales de Contabilidad del Sector Público
Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público
Reglamento N° 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, sobre el Sistema Presupuestario
TABLA Nº4 .RELACION DE ORDENANZAS VIGENTES
- Relación de Ordenanza Vigente en el Municipio. FECHA Nº GACETA ORDENANZA
17/04/1990 s/n-1.990 Régimen Legal Transitorio Del Municipio Valmore Rodríguez
28/01/1990 s/n-1.990 Apuestas Licitas
26/01/1993 O5-1.993 Creación Dirección De Planificación Y Presupuesto
05/05/1995 26-1.995 Fundación Valmore Rodríguez
13/06/1995 s/n-1.995 Reforma Premio Municipal De Periodismo
6
13/03/1996 s/n-1.996 Servicio Sobre Prevención Y Lucha Contra Incendios
19/03/1996 O8-1.996 Sobre Cementerios
14/05/1996 s/n-1.996 Sobre Espectáculos Públicos
14/05/1996 s/n-1.996 Sobre Publicidad Comercial
18/06/1996 s/n-1.996 Sobre Mercados Públicos Municipales
16/08/1996 16-1.996 Reforma Parcial A La Ordenanza Sobre Licitaciones
10/09/1996 s/n-1.996 Sobre Uso, Limpieza Y Conservación De Aceras
06/12/1996 s/n-1.996 Ejercicio De Comercios Ambulante Y Pequeños Comerciantes En Las Vías Públicas (Buhoneros)
16/12/1996 s/n-1.996 Creación Del Instituto Autónomo De Policía Municipal
21/10/1997 45-1.997 Hacienda Municipal
21/10/1997 s/n-1.997 Impuesto Patente Industria Y Comercio
28/10/1997 s/n-1.997 Ordenanza De Instituto Municipal Del Deporte Valmore Rodríguez
28/10/1997 s/n-1.997 Reforma parcial a la Ordenanza de Impuestos sobre Inmuebles Urbanos
12/12/1997 s/n-1.997 Reforma parcial a la Ordenanza sobre la Creación Del Instituto Autónomo De Policía Municipal
28/01/2000 O1-2.000 Premio Municipal Al Profesional De La Educación
14/02/2000 O2-2.000 Contraloría Municipal
22/02/2000 O3-2.000 Ejidos Y Terrenos Municipales
15/05/2000 O4-2.000 Reforma Parcial Del Día De La Enfermera
30/05/2000 O5-2.000 Creación De SITUR (Turismo)
08/09/2000 O6-2.000 Sobre Jueces De Paz
03/10/2000 O7-2.000 Instituto Municipal De Desarrollo Agropecuario (IMDAVAR)
24/01/2001 O8-2.001 Ley Orgánica De Protección Al Niño Y Adolescente
11/09/2001 O9-2001 Creación Del Instituto Municipal Del Gas De Valmore Rodríguez
11/09/2001 10-2.001 Sobre El Régimen Administrativo Del Concejo Municipal
11/09/2001 11-2.001 Transporte Transito Y Circulación
30/10/2001 12-2.001 Sobre Tarifas Del Servicio De Aseo Urbano Y Domiciliario En El Municipio Valmore Rodríguez
30/10/2001 13-2.001 Convenio De Municipios Ribereños
07/12/2001 14-2.001 Sobre Cronista Municipal
07/12/2001 15-2.001 Premio De Conservación Y Difusión Ambiental "Prof. Eumelia Torrealba”
07/12/2001 16-2.001 Sobre Áreas Verdes Publicas Municipales
02/07/2002 17-2.002 Ordenanza sobre Reforma Parcial a la Ordenanza a la Ordenanza sobre el Premio Municipal de Periodismo.
23/04/2002 18-2.002 Ordenanza sobre reforma parcial a la ordenanza Sobre Tarifas Del Servicio De Aseo Urbano Y Domiciliario En El Municipio Valmore Rodríguez
23/04/2002 19-2.003 Ordenanza sobre Reforma Parcial sobre Impuesto Patente Industria Y Comercio
06/08/2002 2O-2.003 Ordenanza sobre símbolos del Municipio Valmore Rodríguez
27/08/ 2002 21-2.004 Ordenanza sobre la creación del Instituto Municipal de la vivienda
30/09/2002 22-2.004 Ordenanza sobre la organización y el funcionamiento del Concejo Local de Planificación Pública.
06/08/2003 23-2.004 Ordenanza sobre Condecoración Orden del Rosario de Fátima
13/08/2003 30-2.005 Ordenanza reforma parcial a la Ordenanza De la creación Instituto Municipal Del Deporte y recreación del Municipio Valmore Rodríguez
14/07/2004 32-2.005
Ordenanza sobre la aprobación de convenio de armonización Entre los Municipios Ribereños del Lago de Maracaibo para la unificación de tarifas y procedimientos de recaudación del impuesto, comercio, servicio o de índole similar, por actividades realizadas en dicho lago.
15/06/05 33-2.005 Ordenanza obre la Reforma parcial de la Ordenanza de Viáticos
7
27/12/05 45-2.005 Ordenanza sobre funcionamiento de las Juntas Parroquiales
24/11/05 46-2.005 Ordenanza sobre Participación Ciudadana
20/09/05 47-2.005 Ordenanza sobre Gaceta Municipal
24/11/05 50-2.005 Ordenanza de Impuesto sobre Actividades Económicas
27/09/06 52-2.006 Ordenanza sobre el Régimen Administrativo del Concejo Municipal
07/02/06 53-2.006 Ordenanza de la Orden General Rafael Urdaneta
07/02/06 54-2.006 Ordenanza del Instituto Municipal de Desarrollo Agrícola, Pecuario, Pesquero, Forestal y afines del Municipio Valmore Rodríguez
1.2. Relación de Factores Internos y Externos VISION SISTEMICA DE LA ORGANIZACIÓN Y LA GESTION. APLICACIÓN DE PARAMETROS PARA EVALUAR LA GESTION.
VV II SS II ÓÓ NN SS II SS TT ÉÉ MM II CC AA DD EE LL AA OO RR GG AA NN II ZZ AA CC II ÓÓ NN
ENTORNO
ALCALDIA VALMORE
RODRIGUEZ
EMPLEADOS PROCESOS
FACTORES POLÍTICOS
FACTORES TECNOLÓGICOS
FACTORES SOCIALES
AMBIENTE
Contraloría
General del
Estado
Contraloría
General de la
Republica
CONTRALORIA MUNICIPAL
Gobernación
Contratistas
Proveedores
Asociaciones
Civiles y
Comunidades
Sujetos de Protección
Social
8
Fuente: Abreu 2006. Figura 4. Visión Sistémica de la Organización Análisis de Factores Externos. Clientes Principales.
Todas las personas de la comunidad del Municipio Valmore Rodríguez PROVEEDORES: Externos:
Contratistas.
Proveedores.
Gobierno.
Organismos Públicos.
Instituciones Financieras Análisis de Factores Internos. Cultura Organizacional. El sistema de valores que caracteriza al personal del organismo esta compuesto por:
valores, ética, profesionalismo, responsabilidad, compromiso institucional, pro
actividad, puntualidad, honradez, con habilidad y destrezas acordes a su cargo.
Sistemas.
La Alcaldía Valmore Rodríguez, existen procesos automatizados y otros
procesos manuales para la administración, actualmente se encuentra implementando
LEYES CONDICIONES CLIMATOLÓGICAS
9
un sistema integrado de gestión denominado Zafiro, el cual se diseñó con la finalidad
de simplificar las tareas del procedimiento y control contable, presupuestario y
financiero, integrando la información que procede de los módulos fiscales y
presupuestarios, logrando obtener la información confiable, adaptándose a las normas
de la Publicación 21 y el Plan Único de Cuentas de la OCEPRE..Trabaja en una
modalidad multiusuario, el cual permite el procedimiento de varios usuarios al mismo
tiempo en diferentes equipos conectados a una red de acceso local (LAN).
122
Estructura Organizativa. Figura 5
A continuación se presenta la Estructura Organizativa de la Alcaldía del Municipio Valmore Rodríguez.
1
Concejo Municipal
Junta Parroquial . Dr. Raúl C
Junta Parroquial . La Victoria
Junta Parroquial . Rafael Urdaneta
Alcalde
Dirección Medica
Sec de cámara
Sindicatura
Cultura Dirección General
Control y Evaluación
Prensa
Direc. Presupuesto
Dpto. Bienes Muebles
Direc ing. Mpal
Direcc Hacienda
Direc. OMDS
Direc. Serv.Público.
Direc. Sanea. amb.
Direc. Serv. Admin.
Catastro OMPU Dpto Liquidación
Dpto Tesorería
Coord. Transp. Cementerio Municipal
Dpto. Contabilidad
Dpto Compras
Inst. Mcpal Del Deporte
Inst. Mcpal Del gas
Fun. Cuerpo Bomberos
Dirección de Rec. Humanos
123
Fuente: Alcaldía Del Municipio Valmore Rodríguez
123
INSUMOS:
El personal con que cuenta la Alcaldía es de 300 personas entre empleados, obreros y
gerentes. Personal Contratado. (Contratistas, Recaudadores).
Recursos asignados por FIDES, LAE, y Recursos propios.
VISION ESTRATEGICA. La visión estratégica sirve de marco de referencia para el análisis de la
situación actual de la Organización.
L proceso de Planificación Estratégica consiste en realizar un análisis interno
y del entorno de la organización desde el punto de vista estratégico.
Sobre la base de la información obtenida al analizar la visión sistema de la
organización, se realiza el análisis interno y del entorno, desde el punto de vista
estratégico.
Una de las metodologías para realizar este análisis se encuentra el análisis de
las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas ( F.O.D.A), que se presenta
a continuación.
124
TABLA Nª 5
125
Fuente: Abreu 2006 PROCESOS:
Lista de Fortalezas
F1. Combate contra la corrupción.
F2.Programas de potenciación de las capacidades de los gobiernos locales.
F3.Plataforma de concentración de las capacidades de los gobiernos locales..
F4. Creciente interés en la elaboración de planes estratégicos.
F5. El 90% del personal son profesionales capacitados.
Lista de Debilidades
D1. Debilidad en el sistema de información.
D2. Visión Débil de Desarrollo Regional..
D3. Débil programación física y financiera.
D4. Falta de espacio físico para trabajar cómodamente y.
D5. Baja disposición a la innovación
Lista de Oportunidades.
O1 Tendencia internacional al desarrollo de la institucional al democrática.
O2.Importancia de la Alcaldía O3. Cooperación técnica y financiera.
FO (Maximizar las fortalezas como las Oportunidades).
1.- Fortalecer los programas de lucha contra la corrección.
2.- Optimizar los recursos asignados.
DO( Minimizar las Debilidades y Maximizar las Oportunidades)
1.-Fortalecer el desarrollo del sistema de información.
2.- Optimizar la Programación Física financiera.
Lista de Amenazas.
A1. Fragilidad del estado de derecho..
A2. Situación política, económica y social del país.
A3. La Costa Oriental no asume con claridad, coherencia los procesos de diseñar y ejecutar una estrategia integral de desarrollo a largo plazo.A4. Corrupción local
FA (Maximizar las Fortalezas y minimizar las amenazas).
1.- Reactivar Programas de empleo.
2.- Reactivar estrategias de desarrollos.
DA (Minimizar tanto Amenazas como Debilidades)
1.- Revisión de los Programas de Presupuestos de acuerdo a los objetivos de la Alcaldía.
2.- Revisión de los planes y proyectos de factibilidad de acuerdo a las necesidades de la colectividad.
Factores Internos
Factores Internos
126
DESCRIPCION DE LOS PROCESOS QUE SON LA RAZON DE SER DE LA
ORGANIZACIÓN:
.La Alcaldía del Municipio Valmore Rodríguez se dedica a la actividad del
SERVICIO: En cuanto concierne a la vida local, en especial la ordenación y promoción del
desarrollo económico y social, la dotación y prestación de los servicios públicos
domiciliarios, la aplicación de la política referente a la materia inquilina ría con criterios de
equidad, justicia y contenido de interés social, la promoción de la participación, y el
mejoramiento, en general de las condiciones de vida de la comunidad para lograr el Cambio y
Prosperidad que requiere el Municipio.
PROCESOS SUSTANTIVOS O MEDULARES DE LA ALCALDÍA DE
VALMORE RODRIGUEZ
. El instituto cuenta con Procesos Medulares acordes con la misión y objetivos
de la institución.
• Gestión de Recursos financieros.
Planificación de las Actividades para la contratación de Obras.
Recaudación y cobranza de las Contribuciones Municipio.
Planificación, Formulación y Ejecución Presupuestaria.
Direccionalidad y Control de la Alta Gerencia.
Planificación, controles y seguimiento implantados por la Auditoria Interna.
Sistemas de Administración del Personal.
Políticas, planificación y programación de Compras y Suministros.
127
Almacén y Archivo.
Control de calidad en los servicios.
Mantenimiento de maquinarias y equipos. USUARIOS.
CLIENTES EXTERNOS:
Grupos Familiares de escasos recursos económicos, sujetos de protección Social ubicados en el Municipio.
Gobernación del Estado.
Entes Descentralizados de la Gobernación.
Contraloría General del Estado
Contraloría General de la República
ENTORNO:
Factores Políticos.
Factores Tecnológicos.
Leyes.
Entorno Económico.
Marco jurídico que rige el aspecto laboral
EFECTOS:
Aumento del empleo en debido a los programas de empleo.
Incremento de ingresos por contribuciones.
128
Disminución del tiempo de espera de la comunidad en ser atendidos.
IMPACTO:
Disminución de la tasa de desempleo.
Aumento de las contribuciones en el Municipio.
Características Generales del Departamento Objeto de Estudio.
Identificación del Departamento.
El Departamento objeto de estudio es el Departamento de Contabilidad.
Objetivos del Departamento de Contabilidad de la Alcaldía Valmore Rodríguez.
El departamento de contabilidad tiene como fin el control y registro de todas
las operaciones o transacciones financieras realizadas por la Alcaldía. Rige sus
normas y procedimiento en el manual de instrucciones y modelos para la contabilidad
fiscal (Publicación 21), en la cual se observan los registros de las cuentas utilizadas
por los organismos municipales, estos registros tienen la finalidad de salvaguardar el
patrimonio de la institución.
129
PROCESO DE ELABORACION DE ESTADOS FINANCIEROS.
El Proceso Medular de la INFORMACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS se compone de los siguientes pasos:
Tabla Nº 6 PROCESO DE ELABORACION DE ESTADOS FINANCIEROS
DEPARTAMENTOS CON INCIDENCIA FINANCIERA
Formularios Resumen Mensual Relaciónes Planillas Soportes Pagos Ingresos
Trascripción Asientos Diarios Ajustes
ESTADOS FINANCIEROS
Fuente: Alcaldía Valmore Rodríguez
130
Estructura Funcional Departamento de Finanzas
Figura Nº 6
Fuente: Alcaldía Valmore Rodríguez
Agentes Reguladores y Leyes
Gerencia de Finanzas y adm. Tributarria
Dirección de Planificación y Presupuesto
Dirección Contabilidad Fiscal
Dirección de Rentas
Dirección de Informática
Compras y Suministros
Tesorería Municipal
131
Entre los agentes reguladores de la Alcaldía Valmore Rodriguez,
encontramos a la CGR, a la Contraloría General del Estado Zulia, a la Gobernación
del Estado Zulia y a las Comunidades Organizadas como control social.
ALCANCE DEL TRABAJO A REALIZAR. Nuestra evaluación se realizará de acuerdo con normas de
auditoria promulgadas por la Federación de Colegios de Contadores
Públicos de Venezuela por consiguiente, incluirán aquellas pruebas de
los registros y demás procedimientos de auditoria que consideramos
necesarios y apropiados según las circunstancias, para poder medir la
eficiencia, eficacia, y economía de los procedimientos aplicados en los
procesos en un determinado plan, programa, actividad, proyecto u
operación y así emitir una opinión sobre su cumplimiento.
Debido a las características y finalidad de esta evaluación en el
cual aplicaremos técnicas de muestreo durante la realización de nuestras
pruebas, el mismo no tiene como objetivo primario descubrir
irregularidades u otras situaciones semejantes, no obstante, de estar
presentes, podrán ser descubiertas.
Objetivos de la Auditoria.
• Verificar que los mecanismos establecidos estén adecuados, de acuerdo
a las necesidades organizacionales.
• Verificar y evaluar que el proceso , estén acorde a los lineamientos
establecidos por la organización.
• Evaluar el sistema de Control interno.
• Evaluar los parámetros de medición de eficiencia, eficacia y economía
en el proceso.
Para dar cumplimiento a los objetivos establecidos en la
Auditoria, evaluaremos el sistema de control interno y los procedimientos
administrativos , las pruebas requeridas según las circunstancia.
132
Al término de dicha labor, procederemos a formular un informe
donde se mostraran las observaciones y recomendaciones, de los
hallazgos detectados.
AUDITORES. Asignaremos 10 auditores necesarios para la ejecución y buen resultado
del trabajo, A fin de que siempre haya profesionales conocidos por ustedes,
familiarizados con las operaciones de la Corporación. El equipo estará
conformado por 10 Auditores Asistente y un Director.
ASISTENCIA DE LAS AREAS A EVALUAR Esperamos contar con el apoyo del personal de la Alcaldía,
especialmente del departamento de Planificación y Presupuesto en
labores tales como; suministrar las informaciones administrativas
requeridas para la obtención del resultado esperado y la elaboración
de confirmaciones.
Recursos Humanos que se necesitan para la Auditoria: (1) Administrador. (10) Auditores. 1 Asesor Jurídico (5) Auxiliares. (1) Mensajero. (1) Archivista.
No se cuenta con todo el personal para realizar la auditoria de gestión Ya que algunos se encuentran realizando otras tareas. Lapsos de Ejecución: Fecha de Inicio: 01/12/2005. Fecha de culminación 30/06/06. Restricciones Tecnicos - Politicas:
La situación económica y política del país no permiten tener un personal calificado
que se pueda contratar con todos los procesos de selección del personal adecuado, se
manejan los recursos en función política y no en función de los proyectos y objetivos
de la entidad.
133
FASE II.
Evaluación del Control Interno y Determinación de Áreas Críticas.
Esta fase tuvo como objetivo, determinar la capacidad de revisión y
autocontrol de la unidad auditada, verificar la orientación del control interno al logro
de los objetivos y metas así como la confiabilidad de la información; identificar líneas
de responsabilidades y, por último, determinar y jerarquizar las áreas críticas.
Una vez conocido el proceso medular o sustantivo auditado, identificado en la
Fase I, como lo es el proceso de elaboración de Estados Financieros se procedió a
identificar las áreas críticas que intervienen en este Sub-Programa de la Gerencia de
Finanzas. En el proceso de información contable.
En el proceso de información de la elaboración de los Estados Financieros
realizado por el Departamento de Contabilidad intervienen las siguientes unidades,
que a su vez se convierten en áreas críticas.
TABLA N° 7
EXAMEN DE AREAS CRÍTICAS
AREAS CRITICAS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
PUNTAJE
Unidad de Recolección de información
75
Unidad de Verificación y Registro de asientos contables
65
Unidad de Análisis de Cuentas
66,66
134
Unidad de Presentación de Estados Financieros
96,66 AREA CRITICA SELECCIONADA
MATRIZ DE ANALISIS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
TABLA Nº 8
135
ENTORNO ORGANIZACIONAL PRINCIPIO BASICO: LA MAXIMA AUTORIDAD A DEFINIDO LAS FUNCIONES EN LA ORGANIZACIÒN LO CUAL FACILITA EL LOGRO DE LA MISION Y OBJETIVO
SI
NO
NO
SABE
PREGUNTA SI
NO
NO SABE % % %
1.-Conoce Ud la misión del Instituto? 6
4 60 40
2.- ¿Conoce Ud la visión del Instituto? En caso de ser afirmativo ¿Cual es?
4 6 40 60
3.- ¿Conoce Ud los objetivos del Instituto? 3
7
30
70
4.- ¿Conoce Ud los objetivos del departamento de Finanzas? 3
7
30
70
5.- ¿Considera Ud que se cumplen los objetivos antes mencionadas? 5
5
50
50
6.- ¿Considera Ud que los objetivos antes mencionados se adecuan a la realidad del instituto?
7
3
70
30
7.- ¿Conoce Ud las políticas del instituto en relación con los procesos de información financiera? En caso de ser afirmativo. ¿En que lugar o de que forma se encuentran plasmadas?
2
8
20
80
8.- ¿Considera Ud que se cumplen las políticas antes mencionadas? Explique
2
8
20
80
9.- ¿Considera Ud que las políticas antes mencionadas se adecuan a la
realidad del instituto? 2
8
20
80
10.- ¿Cuenta el instituto con un Manual de procedimientos que
contengan detalladamente los pasos a seguir en al área de
Contabilidad?
3
7
30
70
11.- ¿Se lleva un control de toda la información de los otros
departamentos que recibe el Departamento de Contabilidad? 1
9
10
90
136
TABLA Nº 9
TABLA Nº 10
SUB AREA. UNIDAD DE RECOLECCION DE INFORMACON
PRINCIPIO BASICO:
REALIZA LAS ACCIONES NECESARIAS PARA LOGRAR EL CUMPLIMIENTO DE RECOLECCION DE INFORMACION PARA EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS Y METAS
PREGUNTA SI
NO
NO SABE % % %
1.- ¿Los asientos de contabilidad están debidamente sustentados o
soportados con documentos originales? 1
9
10
90
2.- ¿Se lleva algún control en la obtención de la información de los
otros departamentos? Explíquelos brevemente 4
6
40
60
SUB AREA.
UNIDAD DE VERIFICACION Y REGISTRO DE ASIENTOS
CONTABLES:
PRINCIPIO BASICO:
POSEE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS QUE LE PERMITAN LA VERIFICACION
DE REGISTROS.
PREGUNTA SI
NO
NO SABE % % %
1.- ¿Existe una persona responsable de realizar los asientos contables? 4
6
40
60
2.- ¿Se realizan los Estados Financieros en forma Mensua1.- ¿Describa
brevemente que criterios se utilizan para la elaboración de los Estados
Financieros?
0
10
100
3.- ¿Se lleva algún registro que permita verificar: a) Numero de Ajustes elaborados? b) Numero de Asientos necesarios?
c) Tiempo que se lleva realizar los Estados Financieros Mensuales?
1
9
10
90
4.- ¿Sabe ud si existen leyes (Reglamentos, decretos, resoluciones, que
regulen el proceso de información contable financiera? 9
1
90
10
137
TABLA Nº 11
SUB AREA.
UNIDAD DE ANALISIS DE CUENTAS
PRINCIPIO BASICO:
MANEJA FORMULARIOS DE ANALISIS DE CUENTAS CONTABLES COMO
UNA HERRAMIENTA PARA EVITAR ERRORES EN CODIGOS PARA EL
CUMPLIMIENTO DE COMPROMISOS.
PREGUNTA SI
NO
NO SABE % % %
1- ¿Se aplican todas las normativas vigentes al momento de analizar
los asientos contables? 4
6
40
60
2.- ¿ Se analizan los Estados Financieros desde el punto de vista
técnico?
2
8
20
80
3.- ¿Se realizan revisiones a fin de verificar los saldos de cada una de
las cuentas que integran los Estados Financieros? En caso de ser
afirmativo. Cada cuanto tiempo
4
6
40
60
138
TABLA Nº 12
SUB AREA UNIDAD DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS. LOS ESTADOS FINANCIEROS SON UTILIZADOS
CIOMO UNA HERRAMIENTA DE CONTROL DE
GESTIÓN Y PARA LA TOMA DE DECISIONES, PARA
ELLO LA GERENCIA SUPERVISA Y MONITOREA ,
IMPLANTANDO INDICADORES DE GESTION.
SI NO NO SABE
PREGUNTA SI NO NO SABE
% % %
1.- ¿Han existido demoras en las entregas de los EstadFinancieros mensuales? SI afirmativa ¿Qué consecuenocasionado esto?
10
0
100
2-¿Se aplican todas las normativas
vigentes al momento de preparar los
Estados Financieros?
Existe algún método o procedimiento que garantice
al personal del departamento de Finanzas
estar informado sobre la normativa vigente
en esa área?
40
60
40
60
¿Existen indicadores de gestión, oficializados o no, en
departamento de Finanzas? 10 100
3.-En caso de ser afirmativa la respuesta ¿Considera U
indicadores se ajustan al departamento?
4 - En caso de ser negativa la respuesta anterior
¿Qué considera Ud que es importante medir a través d
indicador, en la gestión elaboración
de los Estados Financieros.?
10
100
¿Cuenta el instituto con un Manual de
procedimientos que contengan
detalladamente los pasos a seguir en la
supervisión del personal para agilizar la
preparación de los Estados Financieros?
10
100
139
Es importante resaltar que, en razón a la evaluación del control interno, a las
respuestas enunciadas se les aplicaron pruebas sustantivas y de cumplimiento
apoyándose en información suministrada por el departamento objeto de estudio y,
relacionándolas con disposiciones legales, reglamentos, misión y visión establecidas;
objetivos y metas, estructura organizativa, procesos sustantivos y de apoyo a la
gestión, recursos presupuestarios y estados financieros referentes al objeto de
actuación.
FASE III
Evaluación de Resultados y Examen de las Áreas Críticas.
Esta fase tuvo como objetivos, verificar que los resultados de la gestión
corresponden a la misión, objetivos y metas de la organización, calificar si el uso de
los recursos asignados fue de forma eficiente y económica y determinar si los
productos obtenidos satisfacen los requerimientos de los usuarios.
En esta fase se logró el cumplimiento del segundo objetivo de la investigación
en cuanto a la evaluación y aplicación de los indicadores de gestión presentados por
la institución, tomando como base para su aceptación, los siguientes criterios:
• Los indicadores de gestión presentados, están conformados por variables que
representan la mínima desagregación de las partes que interactúan en el proceso de
elaboración de Estados Financieros.
• Los indicadores mostrados le permiten a la alta gerencia la toma de
decisiones operativas y estratégicas oportunas y están relacionados con la
administración de recursos y el cumplimiento de la misión y objetivos tanto del
Departamento de Contabilidad.
Para dar cumplimiento al objetivo de la investigación a continuación se
muestra el resultado del análisis de los indicadores evaluar la eficiencia y eficacia en
los procesos de elaboración de los Estados Financieros.
140
Titulo
Consumo de material
Criterio Código EUI Tipo Insumo
Eficiencia en la Utilización de los Insumos
X1 = Total de Bs Invertidos en Material para la elaboración de E.F Total de Bs Presupuestado en Material para elaboración de E.F. X1= 900= 0,6 1500
Jerarquia de las Variables Categoria de
las Variables Fisicas Tendencia < 1
Objetivo
Verificar si la cantidad de Estados Financieros son elaborados en base a la disponibilidad de la informacion. Permite estimar las capacidades economicas y gerenciales de los administradores para dar respuesta oportuna al momento de tomar decisiones sobre los pagos a cancelarse.
Rangos de Desempeño
≥ 0,60 ó = 1,00 se considera una gestión eficiente . ≥ 1.01 ó ≤ 1,10 se considera una gestión regular. ≥ 1.5 se considera una gestión ineficiente.
Causas de Variación
Económicas:
Falta de Información de los departamentos con incidencia
financiera
Procedí mentales:
Retardo en la Recaudación de la información contable
141
Correctivos
Elaborara los Estados Financieros en función a las necesidades de informacion para la toma de decisiones.
Niveles de Aplicación
Para todos los Beneficiarios: Gerencia, colecctividad.
Comparación de otros Indicadores
Comparar con el indicador de Economía en la realización de los procesos, es decir, Cuanto de los Estados Financieros relacionados son los necesarios y en que perjudica la toma de desiciones.
Ubicación Física De los Datos
En la Gerencia de Finanzas de la Alcaldia del Municipio Valmopre Rodriguez.
Fuente de Información de los
Datos Informacion de los Departamentos con incidencia contable y financiera
Periodicidad de la toma de datos
Diaria
Periodicidad de uso Diario
Usuarios Potenciales
- Tesoreria Municipal - Gerencia de Finanzas - Despacho del Alcalde
-l Gerente General Hallazgo: Consumo de Materiales y Suministro Condición: Del 100% de Bs presupuestados en material para la elaboración de los Estados Financieros, ha sido utilizado el 60%, y no se prepararon en su totalidad la cantidad de Estados Financieros requeridos. Criterio: El Departamento de Contabilidad para el año 2006 presupuestó 1.500.000 Millones de Bs para la elaboración de Estados Financieros. Causa: No se preparó el total de Estados Financieros requeridos, solo se preparo el 50% . Efecto: El material se encuentra en existencia, por la falta de cumplimento en el tiempo de elaboración de los Estados Financieros, existe una subutilización del recurso
142
Titulo Tiempo Invertido
Criterio Código EUT Tipo PROCESOS
Eficiencia en la utilización del tiempo
X2= TOTAL DIAS. ADICIONALES REQUERIDOS PARA LA ELABORACION DE ESTADOS FINANCIEROS TOTAL DIAS. ASIGNADOS PARA EL PROCESO DE ELABORACION DE ESTADOS FINANCIEROS X2 = 60 = 12 12
Jerarquia de las Variables
Categoria de las
Variables
Cronologica
Tendencia
Igual a Cero
Objetivos
Verificar cada etapa del proceso para identificar los cuellos de botellas. Permite identificar el tiempo exacto para realizar el proceso de ELABORACION DE ESTADOS FINACIEROS de tal manera que no se incurra en retrazos para cumplir con los compromisos adquiridos.
Rangos de Desempeño
≥ 0,90 ó = infinito se considera una gestión ineficiente. ≥ 0,80 ó ≤ 0,89 se considera una gestión Poco eficiente. ≥ 0,60 ó ≤ 0,69 se considera una gestión regular. ≥ 0,50 ó ≤ 0,59 se considera una gestión buena. Menos de 0,49 se considera una gestión eficiente.
Causas de Variación
Procedimentales: Retardo en la Ubicación de la información fianciera
Insumos: Toda la información que genere información contable.
Tecnicos: Problemas en el software.
143
Correctivos Mantenimiento correctivo y preventivo.
Niveles de Aplicación
Para todos los usuarios del sistema.
Comparación de otros Indicadores Comparar con el indicador de Eficiencia en la utilización del tiempo.
Ubicación Física De los Datos
En la Gerencia de Finanzas de la Alcaldia del Municipio Valmore Rodriguez.
Fuente de Información de
los Datos Dptos. Tesoreria, compras, hacienda, Bienes.
Periodicidad de la toma de datos
Diaria
Periodicidad de
uso Diario
Usuarios Potenciales
- Tesoreria Municipal - Gerencia de Finanzas - Despacho del Alcalde - El Gerente General
Hallazgo: Tiempo adicional invertido en el proceso de elaboración de Estados Financieros. Condición: De los 5 días asignados al proceso de elaboración de Estados Financieros fueron utilizados 60 días. Y no se prepararon en su totalidad la cantidad de Estados Financieros requeridos. Criterio: Se asignaron 5 días para cumplir con el proceso de elaboración de Estados Financieros. Causa: Inadecuado control en el manejo del proceso de recolección de información de los departamentos con incidencia en la información financiera. Insuficiente recurso tecnológico. Insuficiente Recurso Humano. El proceso de automatización no ha sido implantado en su totalidad. Efecto: Se utilizaron 60 días adicionales en el proceso de elaboración de los Estados Financieros, lo que dificulta la toma de decisiones de la Gerencia.
144
Titulo Tiempo invertido
Criterio Código EDR Tipo PROCESO
Eficiencia en el desempeño de los RR.HH
X3= Total Hrs. Hombres Utilizadas en la Supervisión Total Hrs. Hombres Requeridas X3 = 64 = 1,18 54
Jerarquia de las Variables Categoria de
las VariablesCronológic
a Tendenci
a =1
Objetivo
Verificar en cuanto tiempo el personal encargado de la supervision logra ejercer sus funciones. Permite evaluar si el personal encargado esta capacitado para realizar el proceso e identificar el proceso contable.
Rangos de Desempeño
= 1,00 se considera una gestión eficiente. Mayor a 1 se considera una gestión ineficiente Menor a 1 se considera una gestión ineficiente.
Causas de Variación
Procedimentales: exceso de actividades.
145
Ausencia de adiestramiento del personal.
Correctivos Adiestramiento.
Niveles de Aplicación
Para todos los usuarios del sistema.
Comparación de otros Indicadores Comparar con el indicador de Eficiencia en la utilización del tiempo.
Ubicación Física De los Datos
En la Gerencia de Finanzas de la Alcaldia del Municipio Valmore Rodriguez.
Fuente de Información de los
Datos Dptos. Tesoreria, compras, hacienda, Bienes.
Periodicidad de la toma de datos
Diaria
Periodicidad de uso Diario
Usuarios
Potenciales
- Tesoreria Municipal - Gerencia de Finanzas - Despacho del Alcalde - El Gerente General
Hallazgo: Tiempo invertido en el proceso de supervisión para la elaboración de Estados Financieros. Condición: De los 54 horas asignadas al proceso de elaboración de Estados Financieros fueron utilizados 64 horas Criterio: Se asignaron 54 horas para cumplir con el proceso de elaboración de Estados Financieros. Causa: Retraso en la presentación de los Estados Financieros. Exceso de actividades.
146
Insuficiente Recurso Humano. La Organización no ha establecido un manual de Control. Efecto: Se utilizaron 64 horas en la supervisión para el proceso de elaboración de los Estados Financieros, lo que representan horas adicionales en el proceso. Debido a que no existen manuales de control dentro de la empresa no se le da un buen seguimiento y supervisión al proceso.
Titulo Estados Financieros Elaborados
Criterio Código ECP Tipo Producto
Eficacia en el cumplimiento de los programas
X4= X4= Total de Estados Financieros Elaborados Total Estados Financieros Requeridos X4= 6 = 0,50 12
Jerarquia de las Variables Categoria de
las Variables Fisica Tendencia
Hacia uno
Objetivo Verificar cuantas de las ordenes requeridas fueron canceladas. Permite estimar las capacidades economicas, presupuestarias y gerenciales para la toma de decisiones Gerenciales.
Rangos de Desempeño
≥ 0,90 ó = 1,00 se considera una gestión eficaz. ≥ 0,80 ó ≤ 0,89 se considera una gestión buena. ≥ 0,60 ó ≤ 0,69 se considera una gestión regular. ≥ 0,50 ó ≤ 0,59 se considera una gestión poco eficaz Menos de 0,49 se considera una gestión ineficaz
Causas de Variación
147
Economicas: No se tuvieron los recursos de información contable
Gerenciales: No se tomaron las decisiones pertinentes.
Correctivos Politicas de elaboracion de Estados Financieros . Publicacion 21
Niveles de Aplicación
Para todos los usuarios del sistema.
Comparación de otros Indicadores
Comparar con el indicador de Economia en la realizaciçon de los procesos.
Ubicación Física De los Datos
En la Gerencia de Finanzas de la Alcaldia del Municipio Baralt, frente a la plaza urdaneta.
Fuente de Información de
los Datos Todos los Departamentos con incidencia contable y Financiera
Periodicidad de la toma de datos
Diaria
Periodicidad de uso Diario
Usuarios Potenciales
- Tesoreria Municipal - Gerencia de Finanzas - El Alcalde - El Gerente General
Calificación: Categoría Física Hallazgo: Demanda insatisfecha en cuanto a cantidad. Condición: Se elaboraron 6 Estados Financieros. Criterio: Se requieren 12 Estados Financieros. Causa: Retraso en la presentación de los Estados Financieros. Exceso de actividades. Insuficiente Recurso Humano.
148
El proceso de automatización no ha sido implantado en su totalidad. Efecto: No tiene la información financiera necesaria al momento de la realización de una auditoria, así como también falta de información para la elaboración del informe de gestión.
Titulo Personas Satisfechas
Criterio Código ESD Tipo Demandas
Eficacia en la satisfacción de la demanda
X5= = Total Personas Satisfechas con la información los Estados Financieros Total de Personas Encuestadas X5=10= 0,2 50
Jerarquia de las Variables Categoria de
las Variables Fisica Tendencia Hacia uno
Objetivo Verificar cuantos de la informacion Seleccionada fue la realmente adquiridos. Permite estimar las capacidades economicas, presupuestarias y gerenciales para cumplir con la toma de decisiones gerenciales.
Rangos de Desempeño
≥ 0,90 ó = 1,00 se considera una gestión eficaz. ≥ 0,80 ó ≤ 0,89 se considera una gestión buena. ≥ 0,60 ó ≤ 0,69 se considera una gestión regular. ≥ 0,50 ó ≤ 0,59 se considera una gestión poco eficaz. Menos de 0,49 se considera una gestión ineficaz.
149
Causas de Variación
Carencia de un Cronograma de recoleccion de informacion
Falta de informacion
Correctivos Planificar los compromisos para el proceso de elaboracion de Estados Financieros.
Niveles de Aplicación
Comparación de otros Indicadores
Comparar con eficacia en el cumplimiento de los programas, para verificar el logro de las metas previstas, es decir cuanto de los compromisos adquiridos se cancelan y en que medida perjudican a los beneficiarios si no se extinguen.
Ubicación Física De los Datos
En la Gerencia de Finanzas de la Alcaldia del Municipio Valmore Rodriguez.
Fuente de Información de
los Datos Todos los Departamentos con incidencia contable financiera
Periodicidad de la toma de datos
Diaria
Periodicidad de uso Diario
Usuarios Potenciales
- Tesoreria Municipal - Gerencia de Finanzas - El Alcalde - El Gerente General - Dirección de planificación y presupuestos.
Hallazgo: Demanda insatisfecha en cuanto a la información de los Estados Financieros. Condición: 10 personas satisfecha con la información de los Estados Financieros. Criterio: Mejorar la condición de la Información Contable.
150
Causa: Exceso de actividades. El proceso de automatización no ha sido implantado en su totalidad para cumplir con el servicio de información a tiempo. Insuficiente Recurso Humano. Falta de conocimiento por parte del personal de las políticas a través de objetivos desarrollados. Efecto: No tiene la información financiera necesaria al momento de la realización de una auditoria, así como también falta de información para la elaboración del informe de gestión, insuficiencia en la información que se le ofrece a la comunidad.
Titulo Díaz requeridos para la elaboración de Estados Financieros
Criterio Código EGP Tipo Producto
Eficiencia en el uso del tiempo.
X6= = Total días de retardo en la elaboración de Estados Financieros Total Díaz requeridos X6= 120= 24 5
Jerarquia de las Variables Categoria de
las VariablesEconçomi
cas Tendencia = 0
Objetivo Verificar en que medida Los Estados Financieros se realizan al menor tiempo. Permite la optimización de los recursos en el proceso de Elaboracion de Estados Financieros.
Rangos de Desempeño
≥ 0,90 ó ≤ 1,00 se considera una gestión ineficiente. ≥ 0,80 ó ≤ 0,89 se considera una gestión Poco eficiente. ≥ 0,60 ó ≤ 0,69 se considera una gestión regular. ≥ 0,50 ó ≤ 0,59 se considera una gestión buena.
151
Menos de 0,49 se considera una gestión eficiente.
Causas de Variación
No hubo
Correctivos Ninguno
Niveles de Aplicación
Niveles de analisis de Cuentas.
Comparación de otros Indicadores
Comparar con el indicador de “Eficiencia en el manejo de los insumos.”
Ubicación Física De los Datos
En la Gerencia de Finanzas de la Alcaldia del Municipio Baralt, frente a la plaza urdaneta.
Fuente de Información de
los Datos Departamentos con incidencia financiera
Periodicidad de la toma de datos
Diaria
Periodicidad de uso Diario
Usuarios Potenciales
- Tesoreria Municipal - Gerencia de Finanzas - Despacho del Alcalde - El Gerente General - Departamento de presupuesto.
Hallazgo: Retardo en el proceso de elaboración de Estados Financieros.
152
Condición: De los 5 días asignadas al proceso de elaboración de Estados Financieros fueron utilizados 120 días Criterio: Se asignaron 5 días para cumplir con el proceso de elaboración de Estados Financieros. Causa: Retraso en la presentación de los Estados Financieros.
El proceso de automatización no ha sido implantado en su totalidad. Exceso de actividades. Insuficiente Recurso Humano. La Organización no ha establecido un manual de Control. Efecto: Se utilizaron 120 días para el proceso de elaboración de los Estados Financieros, lo que representan horas adicionales en el proceso. Debido a que no existen manuales de control dentro de la empresa no se le da un buen seguimiento y supervisión al proceso.
Titulo AJUSTES PROPUESTOS
Criterio Código EGP Tipo Producto
153
Eficiencia en la elaboración de
Ajustes
X7= = Total de Ajustes propuestos en la revisión de Estados Financieros Total de Estados Financieros Elaborados X7= 3 =0,5 6
Jerarquia de las Variables Categoria de
las Variables Fisica Tendencia = 0
Objetivo Verificar en que medida Los Estados Financieros se realizan en la menor de asientos propuestos y la optimización de los recursos en el proceso de Elaboracion de Estados Financieros.
Rangos de Desempeño
≥ 0,90 ó = 1,00 se considera una gestión ineficiente. ≥ 0,80 ó ≤ 0,89 se considera una gestión Poco eficiente. ≥ 0,60 ó ≤ 0,69 se considera una gestión regular. ≥ 0,50 ó ≤ 0,59 se considera una gestión buena. Menos de 0,49 se considera una gestión eficiente.
Causas de Variación
No hubo
Correctivos Ninguno
Niveles de Aplicación
Niveles de analisis de Cuentas.
Comparación de otros Indicadores Comparar con el indicador de “Eficiencia en el manejo de los insumos.”
Ubicación Física De los Datos
En la Gerencia de Finanzas de la Alcaldia del Municipio Baralt, frente a la plaza urdaneta.
Fuente de Información de los
Datos Departamentos con incidencia financiera
154
Periodicidad de la toma de datos
Diaria
Periodicidad de uso Diario
Usuarios Potenciales
- Tesoreria Municipal - Gerencia de Finanzas - Despacho del Alcalde - El Gerente General - Departamento de presupuesto.
Hallazgo: Ajustes Propuestos Condición: No se han propuestos Ajustes. Criterio: Información Contable Confiable. Causa: A pesar del exceso de actividades, Insuficiente Recurso Humano, Insuficiente Recurso Técnico, el personal está preparado. Efecto: La información financiera que se genera es confiable.
155
Titulo
Criterio Código EGP Tipo Producto
Eficiencia en la Entrega de los Estados Financieros
X8= = Total de Estados Financieros devueltos Total de Estados Financieros Entregados X8= 1 =0,125 8
Jerarquia de las Variables Categoria de
las Variables Fisica Tendencia = 0
Objetivo Verificar en que medida Los Estados Financieros se realizan en la menor cantidad devueltas y la optimización de los recursos en el proceso de Elaboracion de Estados Financieros.
Rangos de Desempeño
≥ 0,90 ó = 1,00 se considera una gestión ineficiente. ≥ 0,80 ó ≤ 0,89 se considera una gestión Poco eficiente. ≥ 0,60 ó ≤ 0,69 se considera una gestión regular. ≥ 0,50 ó ≤ 0,59 se considera una gestión buena. Menos de 0,49 se considera una gestión eficiente.
Causas de Variación
No hubo
Correctivos Ninguno
Niveles de Aplicación
Niveles de analisis de Cuentas.
Comparación de otros Indicadores Comparar con el indicador de “Eficiencia en el manejo de los insumos.”
156
Ubicación Física De los Datos
En la Gerencia de Finanzas de la Alcaldia del Municipio Baralt, frente a la plaza urdaneta.
Fuente de Información de los
Datos Departamentos con incidencia financiera
Periodicidad de la toma de datos
Diaria
Periodicidad de uso Diario
Usuarios Potenciales
- Tesoreria Municipal - Gerencia de Finanzas - Despacho del Alcalde - El Gerente General - Departamento de presupuesto.
Resultados: 0,125. Se considera una gestión eficaz. Calificación: Categoría Física Hallazgo: Cantidad de Estados Financieros. Condición: 1 Estado Financiero devuelto. Criterio: Información Contable Confiable. Causa: Exceso de actividades. Insuficiente Recurso Humano. Insuficiente Recurso Técnico. Efecto: La información financiera que se genera es confiable.
157
A continuación, se procede a evaluar la gestión del Departamento de
Contabilidad en cuanto a: eficacia, eficiencia, economía del proceso.
Para dar cumplimiento al objetivo número 3, en el cual se verifican la
existencia de objetivos y metas, en el proceso de información contable:
• Se tomo en cuenta para la evaluación los objetivos del plan operativo.
Hallazgo: No se cumple uno de los Objetivo del Plan Operativo. Condición No se cumple con el objetivo del Plan Operativo en cuanto al plazo en la
entrega de los Estados financieros.
Criterio: Deben ser establecidos para cada área en forma aplicable y razonable. Articulo 4
de las Normas Generales de Control Interno.
Causa: Los Objetivos No están bien definidos.
Efecto: Se dificulta el logro del mismo
158
• Evaluación y seguimiento de las actividades:
Hallazgo: Cantidad de Estados Financieros. Condición: Existen debilidades del control interno debido a que la entidad no ejerce una
evaluación y seguimiento a las actividades que coordina.
Criterio: Las Normas Generales de Control Interno en su artículo 1 en los Literales
a y c cita que los niveles directivos y gerenciales deben vigilar permanente los programas,
proyectos u operaciones que tengan a su cargo y que los controles internos contribuyan al
logro de los resultados esperados de la gestión, respectivamente.
159
Causa: No se realiza una evaluación periódica de los procesos de información financiera.
Efecto: Dificulta la verificación de los avances en el cumplimiento y la obtención de
resultados razonables en las operaciones contables
160
161
163
1.-Copia de Cheque Ordenes de Pago Facturas ó Recibos Planillas de Liquidación
Planillas de Depósitos.
Notas de Débitos. Notas de Créditos. 2.- Copias de Cheques Copias de Ordenes de Pago.
Copias de Depósitos
EDO EJEC PRESUPUESTARIA
Cédula de Ajuste
Resumen Mensual Tesorería
2
Relación Planillas Liquidadas y Ajustes
Relación Planillas Liquidadas y Ajustes
Resumen Mensual Tesorería
Relación de Órdenes de pago Emitidas
Resumen Mensual de Bienes Muebles
Cédula de Ajustes
B-C
Contratos O.C
Relación de Ordenes de pago Emitidas
Resumen Mensual de Bienes Muebles
Cuenta Bienes Inmuebles
Contratos O.C
A. Verifica y prepara los Asientos en las Cuentas Reales. B. Prepara asientos en las Cuentas de Orden. C. Prepara Estados Financieros y los remite al Administrador.
164
CONTROL PRESUPUESTARIO
TESORERIA
LIQUIDACION
CONTABILIDAD
ORDENACION DE PAGO
BIENES Y SINDICATURA
ADMINISTRACION
162
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
OBSERVACIONES DERIVADAS DEL ANÁLISIS.
Descripción de diferencias o aspectos favorables (Hallazgos):
• Los objetivos contemplados en el plan operativo no cumple con las metas.
• Algunas de las metas asociadas a los objetivos no están establecidas.
• No existe manual de normas y procedimientos y reglamento interno.
• La evaluación y seguimientos de las actividades por parte de la entidad no es permanente.
• Retardo en la entrega de la información contable.
CONCLUSIONES.
En la evaluación del Control interno contable de la Alcaldía Valmore Rodríguez,
tomando en cuenta el examen de las áreas criticas, y el cuestionario de Control Interno
elaborado, se concluye que la Alcaldía Valmore Rodríguez, no presenta un manual de
control definido, esto impide evaluar de una manera eficiente las operaciones de la
organización.
163
La aplicación del cuestionario de Control Interno aplicado al personal del
Departamento de Contabilidad, arrojó como resultado, que el personal no conoce las
herramientas de planificación estratégicas de la institución, sin embargo, el personal
afirman que estos instrumentos existen en la organización.
La institución maneja herramientas claras y comprensibles en lo referente a
planificación estratégica, tales como: misión, visión, planes, políticas y estrategias.
En cuanto al control interno, existen debilidades debido a que la entidad no
ejerce una evaluación y seguimiento a las actividades que coordina.
La Alcaldía Valmore Rodríguez, presenta un Plan Operativo Anual, donde se tiene
claramente definido sus objetivos y los mismos guardan relación directa con la misión de la
institución, cuenta con el personal suficiente y capacitado para cumplir con las metas;
además, se tienen definidas las líneas de jerarquía, de comunicación y de responsabilidad.
Los procedimientos de información contable y financiera, están formalmente
establecidos. No obstante, los mismos están desactualizados, debido a que cuenta con un
sistema computarizado concatenado con los módulos de presupuesto, contabilidad,
finanzas, compras, recursos humanos, tesorería, hacienda pero no han sido puesto en
marcha en su totalidad lo que impide la total confiabilidad de las transacciones y de la
información suministrada, situación que contraviene el Artículo 36 de la LOCGR y SNCF,
en concordancia con el Artículo 134 de la LOAFSP, los cuales establecen que corresponde
a las máximas autoridades de cada organismo, establecer el control interno (manuales)
mantenerlo y adecuarlos a la naturaleza, estructura y fines de la organización.
164
A nivel institucional, se observó una clara división del trabajo por departamentos, los
cuales cumplen las funciones específicas en cada uno de ellos. Además, se comprobó que
los procedimientos de la Gerencia de Finanzas, están formalmente establecidos.
Según el cuestionario los empleados, se constató, que el Departamento de
Contabilidad no cumple satisfactoriamente con el tiempo previsto para la preparación
de los Estados Financieros ,ya que, el tiempo de el tiempo transcurrido es mayor a los 5
días luego de finalizado el mes, lo que incumple con el Art .4to Numeral Nro 3 de la
Resolución 01-00-00-032, en cuanto al registro oportuno de los hechos contables y la
Publicación 21 en el capitulo II , sobre las Normas y Convenciones Generales Numeral
segundo.
En la evaluación de la satisfacción a la Gerencia se obtuvo de acuerdo con la
información generada por los Estados Financieros para la toma de decisiones, solo que
el tiempo de entrega no es el adecuado.
En cuanto a la determinación del grado de eficiencia y eficacia en el proceso de
información contable se pudo evidenciar que la Gerencia de Finanzas no cuenta con
indicadores de gestión que permitan medir los avances de los planes y programas y sus
resultados, tal como lo establece el artículo 37 de la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal en concordancia con
el artículo 29 del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República.
En cuanto al logro de los objetivos y metas ,no se cumple con el objetivo del
Plan Operativo en cuanto al plazo en la entrega de los Estados financieros.
RECOMENDACIONES.
La Institución debe reforzar las herramientas de planificación estratégica entre
165
sus funcionarios.
Colocar en lugares visibles la misión, visión y objetivos institucionales.
Simplificar los trámites administrativos del proceso de información contable.
Crear programas de adiestramiento dirigidos a los empleados Departamento de
Contabilidad, con el fin de actualizarlos en cuanto a la Contabilidad
Gubernamental.
Los Departamentos que generen información con incidencia contable y financiera
deben aportar las herramientas necesarias para la ejecución de los Estados
Financieros.
Implementar los Manuales de Normas y Procedimientos.
Generar los indicadores de eficiencia y eficacia lo cual se logra identificando cuales
son las principales repercusiones que tienen en el proceso de información contable
y que contribuyan en la tarea de obtención y registro de la información confiable,
objetiva y oportuna para el diseño y evaluación de los indicadores.
La aplicación de estas recomendaciones traerá consigo un mejoramiento
continuo de la eficacia, eficiencia, economía, de las operaciones efectuadas en la Alcaldía
Valmore Rodríguez a corto, mediano y largo plazo.
PROPUESTA A LA ALCALDÌA VALMORE RODRIGUEZ
166
Basados en el estudio de la evaluación de la eficiencia y eficacia en la
elaboración de los Estados Financieros de la Alcaldía Valmore Rodríguez se
presenta la siguiente propuesta .
METODOLOGÍA PARA EL SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN
DE LA GESTION
1. Bases del Seguimiento a la Gestión:
Balance de la gestión (resultados efectivamente obtenidos) por trimestre.
Análisis y tabulación de la información de los objetivos, metas y
actividades legalmente ejecutados en el tiempo establecido.
Evaluación de las causales de desvió o incumplimiento de objetivos,
metas, actividades.
Toma de decisiones necesarias para superar desviaciones o
incumplimiento
Medición de logros (indicadores planteados).
2. Requerimientos que deben cumplir para hacer el control.
Crear una Unidad Organizacional.
Crear el Comité o Directiva que realice el seguimiento, control y
evaluación.
Crear la base de datos que genera la información requerida.
Crear el sistema de control y evaluación de las unidad organizativas.
167
Consolidar el sistema de flujo de información estratégica entre las
unidades organizativas – Dirección de Planificación, Presupuesto y
Control de Gestión y la Alta Dirección.
168
• Haga clic para modificar el estilo de texto del patrón
• Segundo nivel• Tercer nivel• Cuarto nivel• Quinto nivel
• Haga clic para modificar el estilo de texto del patrón
• Segundo nivel• Tercer nivel• Cuarto nivel• Quinto nivel
MODELO DE BALANCE DE HACIENDA
BALANCE DE HACIENDA PUBLICAAL 31/12/XX
CUENTAS DEL TESORO
ACTIVO
102. Tesorería Municipal110. Fondos del Situado Coordinado.120. Documentos Negociables.122. Ingresos por Recaudar126. Fondo en Avance.128. Anticipos a Contratistas.130. Fondos Especiales.
CUENTAS DE HACIENDA
200. Bienes Inmuebles.212. Bienes Muebles220. Ingresos de Lenta y Difícil Recaudación.
CUENTAS DEL PRESUPUESTO
300 Gastos Presupuestarios
PASIVO
101. Orden de Pago.103. Gastos por Pagar.131. Depósitos Especiales.133. Depósitos de Terceros.
200. Situación Financiera del Tesoro.
299. Hacienda Municipal.203. Obligaciones Diferidas.
301. Ingresos
Fuente: Publicación 21 ( Instructivos y Modelos para la Contabilidad Fiscal de los Municipios)
