“CONCEPTOS DE REQUISICIÓN DE PERSONAL Y VACANTE EN LAS

ORGANIZACIONES”

Competencia: 210201024

Ficha de caracterización # 659517

UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR - CONVENIO SENA

PROGRAMA DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

BARRANQUILLA D.E.I.E.P., Mayo 27 DE 2014

VACANTE

El proceso se inicia cuando se presenta una vacante, cuya definición literal es: puesto que no tiene titular. Para efectos de este ensayo, se entiende como tal la disponibilidad de una tarea a realizar o puesto a desempeñar, que puede ser de nueva creación debido a imposibilidad temporal o permanente de la persona que lo venía desempeñando. Antes de proceder a cubrir dicha vacante, deberá estudiarse la posibilidad de redistribución del trabajo, con objeto de que dichas tareas sean realizadas entre el personal existente y, solo en caso de no ser posible, se solicitara que se cubra.

LA REQUISICIÓN DE PERSONAL

El proceso de selección de personal inicia cuando el jefe del área vacante informa al jefe de recursos humanos la necesidad de realizar el proceso de reclutamiento y selección del puesto vacante para lo cual utilizará una requisición de personal. El formato debe ser sencillo pero en él se deben indicar el tipo de puesto a contratar, el área de adscripción, el análisis de puesto y los datos generales de contratación como la fecha en que deberá estar cubierto el puesto, el tiempo por el cual se va a contratar, departamento, turno y horario.

Como parte inicial del proceso de integración de personal a la organización se debe generar una vacante en algún área de la organización, quien tiene el conocimiento de esos hechos es el responsable del área, así este es el encargado de notificar al departamento de Recursos Humanos esta situación. El documento que se utiliza para notificar las vacantes es la requisición de personal.

Este documento debe contener los datos del perfil del puesto tales como:

a) Título del puesto.

b) Fecha de solicitud de cobertura de la vacante.

c) Área donde se genero la vacante.

d) Motivo que genera la vacante.

e) Remuneración económica de ese puesto de trabajo.

f) Los requerimientos del puesto.

g) Las competencias conductuales y técnicas.

h) Firmas de autorización para la cobertura de las vacantes.

Esto ayudará al reclutador a planear el proceso de reclutamiento y le permitirá contar con elementos básicos para realizar una preselección de personal. Además sirve como documento de control para la organización ya que aquí se requieren firmas de autorización para la cobertura de la vacante.

Este documento es un modelo de procedimiento que tiene como fin permitir que el recurso humano de la empresa tenga oportunidad de ser ascendido o trasladado a cargos que le conlleve a mayores beneficios en la compañía, sin dejar de contemplar los requerimientos para el puesto vacante. Puede ser redactado de la siguiente manera:

Para: Todo el Personal

Objetivo:

1. Los cargos que surjan como vacantes se informarán a través de memorándum dirigido a todo el personal.

2. Aquel trabajador que esté interesado en concursar para un cargo vacante, debe comunicarse al Departamento de Recursos Humanos.

3. Se le dará a conocer los requisitos imprescindibles del cargo al personal interesado. Se hará un análisis de acuerdo con las expectativas o necesidades de la compañía.

4. De considerarse que reúne la mayor cantidad de los requisitos solicitados, concursará en el proceso de selección, con las mismas pruebas y entrevistas que los candidatos externos. Esto conlleva a pruebas de habilidades, técnicas y de personalidad de acuerdo con el cargo que se esté evaluando, entrevistas con el Departamento de Recursos Humanos, Gerente General y/o Gerente /Supervisor del Departamento donde existe el cargo vacante.

5. De ser seleccionado el trabajador de la compañía, se revisará el salario y se le dará a conocer los objetivos que debe cumplir en el nuevo cargo al cual ha sido ascendido o transferido.

6. Si el trabajador de la compañía no es seleccionado, se le asesorará sobre las medidas que debe tomar para así alcanzar objetivos de desarrollo o crecimiento futuro.

ROTACIÓN DE PERSONAL

El término de rotación de persona se usa para definir la fluctuación de personal entre una organización y su ambiente; en otras palabras, es el inter-cambio que ingresan y salen de la organización.

Hay dos tipos de rotación Interna y Externa.

Rotación Interna:

Se define con el número de trabajadores que cambian de puesto, sin salir de la empresa:

Transferencia: se entiende por ésta. El cambio estable a otro puesto, no supone mayor jerarquía, ni mayor salario.

Ascensos: Puede considerarse como el cambio de un trabajador a un puesto de mayor importancia y salario.

Promociones: Se entiende por ésta el cambio de categoría, consecuentemente, un incremento de salario del trabajador, sin cambiar de puesto.

Descensos: Consiste en el paso de puesto de mayor importancia y salario a otros, que suponen características inferiores en estos dos elementos.

Rotación Externa

Se refiere la entrada y salida de personal de la organización, ésta se puede dar en casos como: La muerte de un trabajador, jubilación, incapacidad permanente, renuncia del trabajador, despido, mala selección e inestabilidad familiar, entre otras.

Ventajas de la rotación de personal

La empresa cuenta con personal más joven. El personal nuevo devenga salarios menores que el personal que tenga

más antiguo. En caso de retiro, el personal tendrá menor cantidad de derecho. Permite tener trabajadores mejor capacitados. El personal nuevo puede adoptar ideas frescas. Permite remplazar el personal que no tiene un buen desempeño.

Desventajas de la rotación de personal

El alto costo que presenta. Se incurre en costo de desvinculación, tiempo perdido en producciones, costo de proceso de selección, contratación, capacitación y costo de aprendizaje del nuevo elemento.

Falta de integración y coordinación del grupo de trabajo, o el área en que se produce la vacante.

La imagen de la empresa puede resultar afectada, con un alto índice de rotación.

Posibilidad de divulgación de sistemas, formulas, etc.

Causas de la rotación de personal

La rotación de personal no es una causa, sino un efecto de ciertos fenómenos producidos en el interior o exterior de la organización, que condicionan la moral y el comportamiento del personal. Por lo tanto es una variable dependiente de los fenómenos internos y externos de la organización.

Fenómenos internos que podemos mencionar

Política salarial Política de beneficio Supervisión Ofertas de otras organización Relaciones humanas Ambiente de trabajo Clima organizacional Reclutamiento y selección Programa de capacitación y entrenamiento Disciplina Evaluación del desempeño Flexibilidad de la política

Entrevista de salida o retiro

Constituye uno de los principales medios de contratar y medir los resultados de la política de personal desarrollada por la organización. A menudo, es el principal medio utilizado para diagnosticar y determinar las causas de la rotación. Algunas empresas solo aplican la entrevista de retiro a los empleados que dimiten por iniciativa propia.

SEPARACIÓN DE PERSONAL.

Proceso de separación del empleado

Incluir un proceso de separación de los empleados en un manual de políticas y procedimientos puede ayudar a una compañía a evitar problemas legales, mejorar el rendimiento de sus directivos y asegurarse de que la organización toma las medidas adecuadas previas a la salida de un empleado. Es una buena idea usar

una lista de verificación u hoja de cálculo empleada para enumerar los pasos del proceso.

Separación involuntaria

Una separación involuntaria se refiere a la terminación o despido de un empleado. Una empresa debe tener cuidado para documentar los incidentes o acontecimientos que llevaron a la decisión de terminar el trabajo, incluso en los estados que practican empleo a voluntad. Cuando los gerentes correspondientes notifican al empleado de su decisión, de inmediato deben confiscar los productos de la compañía en posesión del empleado, incluyendo tarjetas de identificación, tarjetas de acceso, tarjetas de presentación, los archivos de la empresa, uniformes y computadoras. Tras la notificación de esta decisión, el empleado debe recibir una carta de despido que establece claramente las razones de la terminación, junto con un cheque de pago final.

Retiros: Las organizaciones deben tener ciertos planes, que permitan o en su defecto, obliguen a los trabajadores a salir de la empresa, cuando hayan cumplido con cierto número de años trabajando, lo que suele combinarse con que hayan llegado a cierta edad.

Renuncias: El individuo que se marcha, en ocasiones es un empleado insatisfecho o una persona con problemas que no puede ser ayudado por la empresa.

Separación voluntaria:

Cuando un empleado decide abandonar la empresa por su cuenta o renuncia, la mayoría de las empresas solicita que lo haga con previo aviso por escrito. La cantidad estándar de tiempo para proporcionar un aviso de la intención es dentro de dos semanas de la fecha de separación. Cuando una empresa se entera de que un empleado quiere renunciar, el departamento de recursos humanos debe programar una reunión con ella en las primeras 24 horas para saber más acerca de su decisión. Esa reunión puede ayudar a la empresa a saber acerca de los problemas de gestión o de darles la oportunidad de negociar con el empleado si decide irse a una empresa que ofrece un mejor salario o paquete de beneficios. Una vez que una compañía se entera de una separación voluntaria, se debe dar al empleado una lista de tareas para terminar de atar cualquier cabo suelto, controlar o restringir mensajes de correo electrónico de los empleados y apoderarse de los archivos virtuales y físicos del empleado antes de que pueda eliminar o llevárselos. El empleado debe recibir su cheque de pago final en su último día de trabajo.

Desertar

Cuando un empleado deserta, renuncia sin previo aviso o razón. En algunos casos, un empleado no puede simplemente aparecer en el trabajo o llegar a la propiedad de la empresa. En tal caso, la empresa debe tratar de llamar al empleado para saber más acerca de la situación. Si los gerentes no pueden comunicarse con el empleado, la empresa debe enviar tres cartas separadas en un intento de comunicar de inmediato el decomiso de los artículos en su puesto de trabajo, comenzar a analizar sus mensajes de correo electrónico y detener su pago. Si el empleado posee elementos que pertenezcan a la empresa, es posible que tenga que buscar la ayuda de la policía y los abogados para recuperarlos.

Muerte

El departamento de personal tiene que involucrase inmediato con los parientes del difunto, y en el proceso de reclamación del seguro y otras prestaciones.

Permiso de ausencia

Solicitan permisos prolongados por enfermedades, convalecencias, o para resolver asuntos familiares. La concesión involucra costos administrativos, pago y separación de las personas que reemplazan a las de permiso.

Despidos.

La recisión del contrato de un trabajador, o cuando la empresa tenga que sustituirlo, por dos razones:

Por acción disciplinaria: El propósito de un despido disciplinario es separar al empleado indeseable de su asociación con la empresa. Las bases para los despidos incluyen la subordinación, el robo a activos de la organización, robo a otros empleados, mentira o falsear datos en formas de empleo, y la negligencia o deficiencia grave en la realización de los deberes y el cumplimiento de las responsabilidades más imperiosas.

Por reducción en la fuerza de trabajo: Las presiones y condiciones económicas (inflación o contracción). Manejar presiones económicas es por medio de despidos masivos. Estas separaciones es una especie de despidos definitivo de los empleados.

Consideraciones

En caso de despido o reducción de personal, es importante dejar que el empleado sepa si la separación es con o sin perjuicio de indicar si hay una posibilidad de que pueda tener su trabajo si está disponible. Los empleadores no deben utilizar tácticas de manipulación para hacer salir a un empleado en lugar de tener que

despedirlo. El empleado puede percibir acciones tales como hostigamiento, discriminación o represalias, y las acciones pueden ser ilegales en tu estado.

RETIRO DE EMPLEADOS

El procedimiento de retiro de empleados empieza cuando el jefe inmediato acepta la renuncia del trabajador y termina cuando se paga la liquidación definitiva de prestaciones sociales. Son responsables por el correcto desarrollo del proceso, en cada una de sus fases:

Recursos Humanos: Por aceptar la renuncia de los empleados y emitir la respectiva Resolución.

Jefes de cada departamento: Por aceptar la renuncia de los empleados por escrito.

Empleados: Por pasar por escrito su renuncia.

Asistente de Nómina: Por realizar la liquidación definitiva de prestaciones sociales.

Secretaria Principal: Por entregar la orden de examen médico de retiro.

A continuación algunos términos con sus respectivas definiciones sobre el proceso de retiro de empleados:

DESTITUCIÓN: Evento en el cual es cesado del servicio público un funcionario por la autoridad disciplinaria competente, como consecuencia de un procedimiento que demuestra una grave responsabilidad disciplinaria.

INVALIDEZ ABSOLUTA: El retiro se produce cuando al funcionario se le ha reconocido su pensión de invalidez absoluta mediante resolución expedida por la autoridad competente.

INVENTARIO DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS: Se refiere a la descripción de los elementos que tiene el empleado bajo su directa responsabilidad que una vez comunicado su retiro de la entidad debe entregar bien sea mediante el traspaso a otro funcionario o mediante su devolución al jefe inmediato o encargado.

INVENTARIO DOCUMENTAL: Se refiere a todos los documentos en medio impreso o magnético que el empleado posee para el desarrollo de sus labores, los cuales pueden estar en proceso de análisis, pendiente de revisión o con actuaciones ya finalizadas y aún reposan en su poder.

RENUNCIA: Se produce cuando el empleado manifiesta en forma escrita e inequívoca su voluntad de separarse y culminar definitivamente su relación laboral.

VACANCIA DEL CARGO POR ABANDONO DEL MISMO: Evento en el cual un empleado sin justa causa no reasume sus funciones al vencimiento de una licencia, vacaciones, etc., o deja de concurrir al trabajo por tres (3) días consecutivos, caso en el cual, la administración previa el cumplimiento del debido proceso, puede declarar la vacancia del cargo que ocupa el funcionario.

DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO DE R.E.

PRESENTAR LA RENUNCIA: El empleado pasa por escrito su renuncia. Si la renuncia es aceptada pasa a 3, en caso contrario pasa a 2.

NO ACEPTAR LA RENUNCIA: El empleador no acepta la renuncia del empleado.

ACEPTAR LA RENUNCIA: En este caso la renuncia es aceptada y el empleador procede gestionar el retiro.

RECIBIR EL PUESTO DE TRABAJO: El Jefe del departamento recibe el puesto de trabajo, incluyendo la entrega del inventario de elementos de oficina dispuestos para el ejercicio de sus funciones, así como un informe de las actividades que venía desarrollando, indicando las pendientes y un informe ejecutivo de su gestión (devolución de Carné y equipos de oficina).

LIQUIDAR LA NÓMINA: La Asistente de Nómina le liquida al empleado todo lo correspondiente a prestaciones sociales, sueldo etc.

EXPEDIR CERTIFICADO LABORAL: La Secretaria Principal de Recursos Humanos expide el certificado de tiempo de servicio de acuerdo al procedimiento dispuesto para ello.

RECONOCER CESANTÍAS: La Asistente de Nómina adelanta el reconocimiento de cesantías para que sean canceladas al empleado en retiro.

ARCHIVAR HOJA DE VIDA DE EMPLEADOS RETIRADOS: La Secretaria Principal de Recursos Humanos archiva la carta de renuncia, liquidación de cesantías y prestaciones sociales en la respectiva Hoja de vida y el inventario de elementos de oficina

TRANSFERENCIA DE PERSONAL A OTRA EMPRESA

Ante puestos de trabajo críticos por cubrir, se decide cubrirlos con empleados de dentro de la compañía, desapareciendo así el puesto que se queda vacío y repartiendo las tareas de éste entre el resto de la plantilla cercana.

Esta estrategia puede ayudar a reducir costes de reclutamiento, evitar despidos y, por tanto, sus consecuencias en cuanto a gastos y desánimo en la empresa y, al mismo tiempo, servir de estímulo al presentarse como un aumento en oportunidades de promoción interna.

Sobre esto se aconsejan que estas transferencias aparezcan en los “career sites” (apartado de RRHH y reclutamiento) en las webs corporativas de las empresas, pues también contribuye a dar imagen de dinamismo profesional dentro de éstas y de posibilidades de promoción y potenciación de la carrera profesional de sus empleados. Este factor, en tiempos de bajo reclutamiento, dará una impresión positiva a potenciales talentos que se puedan interesar en trabajar para dicha empresa, y una buena imagen de fortaleza en general de cara al mercado.

No obstante, está claro que no todo va a ser ventajas, pues no siempre se cubrirán el puesto con el perfil más adecuado, pues se cuenta con un limitado grupo de candidatos posibles. Aquí intervendrá bastante la suerte y la formación o entrenamiento que la empresa pueda proporcionar al candidato seleccionado.

Otro Concepto

Es un convenio laboral donde se cede un empleado (o sea su relación laboral ) de una empresa a otra diferente , sin que haya cesión del establecimiento , manteniéndose las mismas e idénticas condiciones laborales, todo ello con el consentimiento expreso y escrito del empleado

Instrumentación

Se debe hacer un Acta Acuerdo por ante la Subsecretaria de Trabajo correspondiente al domicilio laboral, donde deben comparecer personalmente los representantes de la empresa cedente de la empresa cedida y el empleado

Legislación

art. 229 de la Ley de Contrato de Trabajo 20744