Resolución de Secretaría General Nº )A5 -2015-0EFA/SG

Lima, 2 2 DIC. 2015

VISTOS: El Informe Nº 109-2015-0EFA/OA, el Informe Nº 105-2015-0EFA/OPP, el Informe Nº 402-2015-0EFA/OAJ; y,

CONSIDERANDO:

Que, la Ley Nº 27658 - Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado tiene como finalidad fundamental la obtención de mayores niveles de eficiencia del aparato estatal , de manera que se logre una mejor atención a la ciudadanía, priorizando y optimizando el uso de los recursos públicos;

Que, de acuerdo con lo dispuesto por el Artículo 16º y el Literal h) del ,o~ Artículo 17° del Reglamento de Organización y Funciones del Organismo de Evaluación

~ ,..;,- (,<~\ y Fiscalización Ambiental - OEFA, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 022-2009-& ,-CRETARiA i \MINAM, la Secretaria General es la máxima autoridad administrativa del OEFA y tiene % GENERAL i Jentre sus funciones expedir directivas sobre asuntos administrativos para el adecuado \\! ly funcionamiento de las unidades orgánicas que se encuentran bajo su supervisión; ~-QcF ¡,.. --~ ~

Que, de los documentos de vistos se desprende que los Procedimientos para la Administración de Transportes, Uso de Vehículos, Control de Combustible,

.,·:.::.:;.:.-;:·- .. Lubricantes y Mantenimiento de la Flota Vehicular en el Organismo de Evaluación y .:_):-'~'"" · · 1-.~<i-:,., Fiscalización Ambiental - OEFA permitirá una eficiente administración de los vehículos

(/ -. ( ·:,::r :'> ::"'·- 'l¡ y el co~trol de combu~tjbles, lubricantes, ~~puestos y mantenimiento de la flota ~ehicular i-t/:,: N,:, 1, ·:; :01 1 ,-. , a traves de una gest1on ordenada, planificada y transparente en observancia de los -~,º-o- ,, t,;>' principios de racionalidad , austeridad y disciplina presupuestaria;

, .. #_':,__:; . .,.'

Que, contando con la opinión favorable de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto y de la Oficina de Asesoría Jurídica, resulta necesario emitir el acto de administración que apruebe la Directiva que establezca los Procedimientos para la Administración de Transportes, Uso de Vehículos, Control de Combustible, Lubricantes

,,</,'- ¡,:l'h:S,~-. y Mantenimiento de la Flota Vehicular en el Organismo de Evaluación y Fiscalización /_.;-),... "'(:' Ambiental - OEFA;

:q;· ":7' f f!J or, ... !n;. 0E \

\?, )?:i :jtt~2t :.. . Con el visado de la Oficina de Administración , de la Oficina de \t:\:, .",-:;(Planeamiento y Presupuesto, así como de la Oficina de Asesoría Jurídica;

',·~.-: ?~'~\·.~--·~ De conformidad con lo dispuesto en los Literales d) y h) del Artículo 17°

del Reglamento de Organización y Funciones del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 022-2009-MINAM;

SE RESUELVE:

Artículo 1º.- Aprobar la Directiva Nº 017-2015-0EFNSG "Procedimientos para la Administración de Transportes, Uso de Vehículos, Control de Combustible, Lubricantes y Mantenimiento de la Flota Vehicular en el Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA", la misma que forma parte integrante de la presente Resolución.

Artículo 2º.- Disponer la publicación de la presente Resolución y la Directiva aprobada en su Artículo 1 º en el Portal Web Institucional del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA (www.oefa.gob.pe).

Artículo 3º.- Déjese sin efecto la Directiva Nº 0002-2010-0EFNOA "Normas para el uso de vehículos de transporte terrestre y dotación de combustible en el Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA", aprobada mediante Resolución de Secretaría General Nº 015-2010-0EFNSG, así como cualquier otra disposición interna que se oponga a lo señalado en la presente Resolución.

Regístrese y comuníquese.

DIRECTIVA Nº 017-2015-0EFA/SG

PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE TRANSPORTES, USO DE VEHICULOS, CONTROL DE COMBUSTIBLE, LUBRICANTES Y MANTENIMIENTO

DE LA FLOTA VEHICULAR EN EL ORGANISMO DE EVALUACIÓN Y FISCALIZACIÓN AMBIENTAL-OEFA

l. OBJETO

Establecer procedimientos internos para el uso de los vehículos, control de combustible, lubricantes y mantenimiento de la flota vehicular del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental (en adelante, el OEFA).

11. FINALIDAD

111.

v.

Lograr una eficiente administración de los vehículos, control de combustible, lubricantes y mantenimiento de la flota vehicular a través de una gestión ordenada, planificada y transparente en observancia de los principios de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestaria.

ALCANCE

Las disposiciones establecidas en la presente Directiva son de aplicación y cumplimiento obligatorio por todas las áreas del OEFA, dentro del ámbito de su competencia.

BASE LEGAL

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10

4.11

4.12

4.13

4.14

Ley Nº 27181 - Ley General de Transporte y Tránsito Terrestre. Ley Nº 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General. Ley Nº 27815 - Ley del Código de Ética de la Función Pública. Ley N° 30057 - Ley del Servicio Civil. Ley N° 29946 - Ley del Contrato de Seguro. Ley Nº 28411 - Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley de Presupuesto del Sector Publico para el Año Fiscal vigente. Decreto Ley Nº 22056 - Ley del Sistema Nacional de Abastecimiento. Decreto Legislativo Nº 295 - Código Civil. Decreto Legislativo Nº 1013 - Decreto Legislativo que aprueba la Ley de creación, organización y funciones del Ministerio del Ambiente. Decreto Supremo Nº 058-2003-MTC - Decreto Supremo que aprueba Reglamento Nacional de Vehículos. Decreto Supremo Nº 033-2005-PCM - Decreto Supremo que aprueba el Reglamento de la Ley del Código de Ética de la Función Pública. Decreto Supremo Nº022-2009-MINAM - Decreto Supremo que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental. Decreto Supremo Nº 040-2014-PCM - Decreto Supremo que aprueba el Reglamento General de la Ley Nº 30057, Ley del Servicio Civil.

Las referidas normas incluyen sus respectivas disposiciones ampliatorias, modificatorias y conexas, de ser el caso.

VIGENCIA

La presente Directiva entra en vigencia desde su publicación en el Portal Web Institucional del OEFA (www.oefa.gob.pe).

VI. DEFINICIONES

6.1 Área: Son los Órganos, Coordinaciones y Áreas Funcionales del OEFA.

6.2 Agente de vigilancia particular (AVP): Persona natural que presta el servicio de seguridad y vigilancia en el OEFA, contratada por la Entidad, bajo cualquier modalidad contractual directa o indirectamente.

6.3 Área de Logística: Área de la Oficina de Administración que supervisa la actuación del Encargado de Almacén, Encargado de Control Patrimonial, Encargado de Servicios Generales y del personal a cargo de los procesos de contratación de bienes.

6.4 Comisión de servicio: Acción administrativa que consiste en el desplazamiento temporal del personal a cualquier localidad del territorio nacional, dispuesto por el Jefe del Área al que pertenece.

6.5 Conductor: Persona encargada de conducir un vehículo del OEFA para transportar personas.

6.6 Contrato de seguro: Es aquel documento mediante el cual el asegurador se obliga mediante el cobro de una prima y para el caso de que se produzca el evento cuyo riesgo es objeto de cobertura, a indemnizar dentro de los límites pactados el daño producido al asegurado o a satisfacer un capital, una renta u otras prestaciones convenidas.

6. 7 Cuaderno de bitácora: Cuaderno físico o digitalizado en el cual consta la información mecánica de cada vehículo, relacionada al mantenimiento preventivo y correctivo, desperfectos y reparaciones, pérdidas y reposiciones de accesorios, cambios de repuestos, recarga de combustible, kilometraje y lubricantes, entre otros aspectos. Este cuaderno será elaborado y actualizado por el Supervisor de Transportes.

6.8 Encargado de Control Patrimonial: Responsable de la planificación, coordinación y ejecución de las acciones referidas al registro, administración, supervisión y disposición de los bienes muebles, de acuerdo a la normativa vigente y a las Directivas emitidas por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales, que depende funcionalmente del Área de Logística.

6.9 Encargado de Servicios Generales: Responsable de la administración, cuidado, mantenimiento y control diario de la flota vehicular así como del control del combustible, lubricantes y repuestos destinados para su operatividad. Depende funcionalmente del Área de Logística.

6.1 O Flota vehicular: Vehículos registrados en el inventario de mobiliario institucional en estado de operatividad o que se encuentran bajo su administración por afectación en uso, comodato o cualquier otro título de posesión.

6.11 Historial técnico: Documento en el que se detalla la información del vehículo, datos generales, adquisición, obtención, registró vehicular, entre otros.

6.12 Parte diario: Cuaderno físico del AVP en el que se registra diariamente las ocurrencias encontradas durante el día.

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6.13 Parte vehicular: Documento en el cual el conductor registra diariamente todos los servicios de movilidad realizados, la hora de salida, hora de llegada, destino, kilometraje, conformidad del usuario comisionado, entre otros aspectos relevantes.

6.14 Personal: Funcionarios o servidores que prestan servicios en el OEFA bajo cualquier modalidad de contratación .

6.15 Siniestro: Acontecimiento que origina daños concretos que se encuentran garantizados en la póliza de seguros obligando a la aseguradora a restituir, total o parcialmente al asegurado o a sus beneficiarios, el capital garantizado en el contrato del seguro. No se considera siniestro al robo o hurto del vehículo o de sus autopartes.

VII. DISPOSICIONES GENERALES

7.1 El Encargado de Servicios Generales y el Encargado de Control Patrimonial, previa coordinación con el Responsable del Área de Logística, efectúan las gestiones administrativas respecto a las infracciones, seguros, siniestros, permisos vehiculares, trámites registrales y policiales de la flota vehicular, de acuerdo a sus respectivas funciones.

7.2 La Oficina de Administración proporcionará para el uso exclusivo de la Alta Dirección un vehículo de forma permanente con sus respectivos conductores. Para tal efecto, en el documento de asignación se determinará el modo en que se efectuará la misma.

7.3 La flota vehicular es controlada por el Supervisor de Transportes de Servicios Generales (en adelante, el Supervisor de Transportes), quien reporta sus acciones al Encargado de Servicios Generales, y este a su vez reporta al Responsable del Área de Logística de la Oficina de Administración.

7.4 Cada vehículo deberá llevar en un lugar visible la denominación completa del OEFA acompañado de las siglas y logos institucionales aprobados, el Escudo Nacional con la inscripción "República del Perú" y el logo institucional del Poder Ejecutivo, así como el rótulo "Vehículo Oficial".

7.5 Los vehículos deben ser protegidos, conservados y utilizados racionalmente, de manera exclusiva, para el desarrollo de labores institucionales; evitando el abuso, derroche, desaprovechamiento o uso para fines particulares o propósitos para los cuales no hubieran sido destinados.

VIII. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

8.1 DE LOS VEHÍCULOS EN LAS SEDES DE LIMA

8.1.1 Administración de vehículos

8.1.1.1 Los vehículos en las sedes de Lima son asignados patrimonialmente al Encargado de Servicios Generales. Para tal efecto, suscribe los formatos correspondientes de acuerdo a la Directiva "Normas y Procedimientos para el Registro, Uso, Custodia y Control de los Bienes Muebles del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental -OEFA" que se encuentre vigente.

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8.1.1.2 El Encargado de Servicios Generales debe requerir, renovar y controlar que los vehículos en estado de operatividad cuenten con: Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito (SOAT), contrato de seguro vehicular contra toda eventualidad o siniestro, revisiones técnicas, licencia de lunas polarizadas (de corresponder), rastreo satelital y otros que permitan su desplazamiento en cumplimiento del marco legal vigente.

8.1.1.3 El Supervisor de Transportes debe verificar que los vehículos deban tener la respectiva tarjeta de identificación vehicular, la placa única nacional de rodaje en la parte delantera y posterior; además de los distintivos de tránsito establecidos en la normativa vigente.

8.1.1.4 El Supervisor de Seguridad debe verificar que los AVP verifiquen el estado del vehículo asignado para cada comisión de servicio a la hora de ingreso y salida, anotando en el parte diario: kilometraje y estado del vehículo.

8.1.1.5 Los vehículos pernoctarán únicamente en las sedes del OEFA o estacionamientos autorizados, bajo responsabilidad del Supervisor de Transportes y conductor a quien fue asignado. En caso excepcional, ante la imposibilidad de retorno de algún vehículo, el conductor informará dicha situación al Supervisor de Transportes, quien informará al Encargado de Servicios Generales y éste, a su vez, al Responsable del Área de Logística para que de ser el caso, autorice el pernocte del vehículo en un lugar distinto o adopte las medidas que correspondan.

8.1.1 .6 Los vehículos no podrán circular en días y horas no laborables, a excepción de aquel de uso exclusivo de la Alta Dirección y aquellos autorizados de manera expresa por la Oficina de Administración.

8.1.1.7 Los vehículos destinados a la atención de comisiones de servicios serán asignados por el Supervisor de Transportes a un conductor, entregándosele el vehículo previa suscripción del Formato Nº 1: Acta de asignación e inventario de vehículos de la presente Directiva. Este procedimiento será aplicado cada vez que se realice un cambio de conductor o por solicitud expresa del Supervisor de Transportes.

8.1.1 .8 La dirección de los conductores es controlada por el Supervisor de Transportes, quien reporta sus acciones al Encargado de Servicios Generales, y este a su vez reporta al Responsable del Área de Logística de la Oficina de Administración.

8.1.1 .9 El Supervisor de Transportes establece un rol de turnos de los conductores, el mismo que debe cubrir como mínimo el horario de trabajo de 8:30 a 18:00 horas, así como el horario de 14:00 a 22:00 horas de lunes a viernes. Por necesidad del servicio de movilidad, se podrá establecer un turno los sábados y domingos de acuerdo a la necesidad institucional, de acuerdo a lo autorizado por el Responsable del Área de Logística.

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8.1.2 Servicio de movilidad para comisiones de servicio

8.1.2.1 Solicitud de movilidad institucional local (Lima y Callao)

La solicitud de movilidad institucional para el traslado de colaboradores a nivel local (Lima Metropolitana y Callao) deberá ser formulada ante el Supervisor de Transportes exclusivamente por el Jefe o Encargado del Área solicitante o el personal que éste haya autorizado ante la Oficina de Administración mediante comunicación escrita. El Supervisor de Transportes no atenderá solicitudes realizadas por personas que no se encuentren previamente autorizadas.

a) Requisitos de la solicitud de movilidad

La solicitud se deberá realizar a través de un correo electrónico dirigido a transportes@oefa.gob.pe. Si la solicitud fuera realizada por el personal autorizado para tal fin, ésta deberá ser requerida con copia al Jefe de su Área.

El correo deberá contener la siguiente información:

(i) Número, nombres completos y cargos de los comisionados

(ii) Motivo de la comisión de servicios (iii) Lugar y hora de salida (dirección exacta) (iv) Lugar y hora de destino (dirección exacta) (v) Tiempo de espera en el lugar de destino (vi) Tipo de vehículo requerido, de ser el caso (vii) Cualquier otra información que se considere pertinente.

Si el tiempo de espera en el lugar de destino es igual o mayor a dos (2) horas, se deberá solicitar dos (2) servicios de movilidad de manera simultánea: uno para el traslado al lugar · de destino y el otro para el recojo del lugar de la comisión, salvo que por la distancia del lugar donde se hará efectiva la comisión sea más eficiente la espera del comisionado. Dichos casos serán evaluados por el Supervisor de Transportes.

b) Desplazamiento de bienes de la institución

En caso que el servicio de movilidad incluya el desplazamiento de materiales, maquinarias o equipos, la solicitud deberá adjuntar el Formato Nº 3: "Orden de salida e ingreso de bienes muebles" de la Directiva "Normas y Procedimientos para el Registro, Uso, Custodia y Control de los Bienes Muebles del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA", debidamente firmado por el Encargado de Control Patrimonial, o quien haga sus veces.

c) Plazos aplicables a la solicitud de movilidad

El Supervisor de Transportes tramitará las solicitudes de movilidad que hayan sido ingresadas de lunes a viernes en el horario de 8:30 a 18:00 horas, con una anticipación no menor a veinticuatro (24) horas de la hora programada para el traslado.

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Excepcionalmente, en el caso del traslado de Jefes de Área o, cuando debido a una urgencia justificada se requiera que el traslado se realice el mismo día de la solicitud, ésta se deberá realizar con una anticipación no menor a quince (15) minutos, a fin de que el Supervisor de Transportes verifique la disponibilidad de unidades vehiculares y, de ser el caso, atienda lo solicitado.

d) Confirmación de la solicitud de movilidad

Efectuada la programación para la utilización del serv1c10 de movilidad, el Supervisor de Transportes designará al conductor y vehículo respectivo y comunicará al solicitante a través de un correo electrónico de respuesta, en un plazo no mayor de una hora de recibido el referido correo.

De no poder atender el serv1c10 de movilidad se pondrá en conocimiento del solicitante de manera inmediata vía correo electrónico de respuesta, a fin de que éste pueda tomar las precauciones del caso. Dicho correo podrá ser utilizado como sustento para el uso de movilidad externa, de acuerdo a lo regulado en la Directiva para la administración de la Caja Chica del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA aprobada para cada año fiscal.

e) Tiempo máximo de espera al comisionado

En todos los casos, el tiempo máximo de espera al comisionado por parte del conductor y de la unidad vehicular asignada para el inicio del servicio de movilidad es de quince (15) minutos, siendo responsabilidad del comisionado cumplir con dicho plazo. Transcurrido los quince (15) minutos, el servicio de movilidad será reasignado, salvo supuestos debidamente justificados.

f) Acumulación de servicios de movilidad

Con la finalidad de optimizar los recursos existentes y en tal sentido, atender mayores requerimientos, el Supervisor de Transportes podrá acumular solicitudes de movilidad para trasladar a varios comisionados, siempre que se encuentren en una misma ruta.

g) Estacionamiento de los vehículos durante la atención de la solicitud

(i) El estacionamiento de los vehículos durante la atención de la solicitud de movilidad institucional local se efectuará preferentemente en una playa de estacionamiento cercana que ofrezca la seguridad para el resguardo del vehículo de la institución.

(ii) En caso que no existiera una playa de estacionamiento cercana al lugar de destino de la comisión, el conductor podrá estacionarse en los alrededores, siempre que se encuentre permitido y no se transgredan las normas de tránsito o disposiciones municipales.

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(iii) En caso que el lugar de destino se encuentre ubicado en una zona que no ofrece seguridad para el estacionamiento de vehículos en los alrededores, no podrá ofrecerse el servicio de espera, salvo que el Área usuaria haya coordinado el ocupar un espacio de la playa de estacionamiento o garaje de la institución o local visitado.

8.1 .2.2 Solicitudes especiales de movilidad

Las solicitudes especiales de movilidad serán efectuadas mediante memorando, dirigido al Jefe de la Oficina de Administración, con copia al Responsable del Área de Logística y al Encargado de Servicios Generales, el cual autoriza dicha solicitud en función a la disponibilidad de los vehículos y conductores del OEFA. Se consideran solicitudes especiales de movilidad los siguientes:

a) Solicitud para uso de vehículos fuera del horario de trabajo o en días no laborables

La solicitud para el uso de los vehículos en comisión de servicio a ejecutarse fuera del horario de trabajo o en días no laborables será efectuada con una anticipación no menor a dos (2) días hábiles.

b) Solicitud para com1s1on de servicio fuera de Lima Metropolitana y Callao

Las solicitudes de traslado para superv1s1ones o comisiones de servicio fuera de Lima Metropolitana y Callao deberán realizarse en un plazo no menor de cinco (5) días hábiles.

c) Solicitud para asignaciones a tiempo completo

Las solicitudes para asignación de vehículos a tiempo completo de más de un ·día serán efectuadas con una anticipación no ·menor a cinco (5) días hábiles. En el Memorando de solicitud, deberá especificarse lo siguiente:

(i) Área que solicita la asignación (ii) Motivo de la asignación (iii) Número, nombres completos y cargos de los comisionados (iv) Fechas exactas y horario (v) Número de vehículos requeridos (vi) Rutas que cubrirán los vehículos.

8.1.3 Responsabilidad de la custodia física y control de los vehículos

8.1 .3.1 El Encargado de Servicios Generales es responsable de controlar el uso adecuado, cuidado y mantenimiento oportuno de todos los vehículos. Para ello efectuará, a través del Supervisor de Transportes, cada vez que sea necesario, la supervisión o inspección ocular de las condiciones en que se encuentren. De existir alguna falla, desperfecto, falta de accesorios o repuestos informará al Responsable del Área de Logística, a fin de que adopte las medidas correctivas necesarias.

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8.1 .3.2 La responsabilidad frente al hurto o robo de los vehículos seguirá lo establecido en el Numeral 8.6 de la Directiva "Normas y Procedimientos para el Registro, Uso, Custodia y Control de los Bienes Muebles del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA" en lo que resulte pertinente; en particular, respecto a la cobertura de la póliza de seguros que hubiere sido contratada.

8.1.3.3 El Encargado de Servicios Generales en coordinación con el Encargado de Control Patrimonial solicitará mediante informe técnico dirigido al Responsable del Área de Logística, la baja física de aquellos vehículos que no se encuentren operativos o cuyo costo de mantenimiento o de reparación resulte mayor en relación a su valor real de mercado.

8.1.4 Del mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos

8.1.4.1 El Encargado de Servicios Generales elabora el historial técnico para cada vehículo, como parte del sistema de control vehicular, que registrará como mínimo la siguiente información:

8.1.4.2 Datos generales del vehículo: tipo, modelo, clase, placa, marca, año de fabricación , color, número de motor y de chasis, entre otros.

8.1.4.3 Documentos de adquisición y obtención : orden de compra, factura, resolución de donación, acta de entrega-recepción , convenio, entre otros.

8.1.4.4 Documentos obligatorios del vehículo: tarjeta de identificación vehicular, certificado de identificación vehicular de la Dirección de Robo de Vehículos de la Policía Nacional del Perú, copia literal del registro vehicular, pólizas de seguros (contrato de seguro), seguro obligatorio de accidentes de tránsito - SOAT, certificado de Revisión Técnica del vehíc_ulo vigente, permiso _de lunas polarizadas, entre otros.

8.1.4.5 Documentos varios: comprobantes de pago de consumo de combustibles o lubricantes, reporte de fallas del vehículo, servicios de mantenimiento y reparaciones realizadas, cambio de llantas, cambio de repuestos, entre otros.

8.1.4.6 El Encargado de Servicios Generales establece el programa anual de mantenimiento preventivo y correctivo de acuerdo al kilometraje de cada vehículo, el mismo que deberá ser aprobado por la Oficina de Administración. La contratación del servicio de mantenimiento será requerido al Área de Logística, previa presentación de un Informe Técnico Sustentatorio, en los plazos establecidos en el programa anual de mantenimiento preventivo y correctivo.

8.1.4. 7 El Encargado de Servicios Generales tendrá un registro de provisión de combustible, lubricantes, mantenimiento y cambio de repuestos de cada uno de los vehículos que conforman la flota vehicular y será responsable de su actualización.

8.1.4.8 El servicio de mantenimiento externo de los vehículos será realizado en los talleres de mecánica debidamente contratados por el OEFA. Para ello se suscribe el Formato Nº 1: Acta de asignación e inventario de vehículos, el cual debe ser firmado por el conductor

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y el receptor del vehículo. Si como consecuencia del servicio de mantenimiento se identifica la necesidad de adquirir repuestos, combustibles y lubricantes el Encargado de Servicios Generales realizará el requerimiento respectivo al Responsable del Área de Logística, de corresponder, adjuntando el informe técnico sustentatorio respectivo.

8.1.4.9 El Encargado de Servicios Generales realiza el seguimiento de la reparación y permanencia del vehículo en el taller y de la verificación de los trabajos contratados dentro del plazo previsto.

8.1.4.1 O Las llaves de los vehículos serán rotuladas y su manejo estará a cargo del Supervisor de Transportes, quien deberá mantenerlas en un lugar seguro, bajo su responsabilidad. Diariamente el Supervisor de Transportes entregará las llaves del vehículo al conductor que realice el servicio de movilidad, debiendo este a su vez al término del servicio devolver las llaves al Supervisor de Transportes para su custodia.

8.1.4.11 Todos los vehículos deben contar como mínimo, con las siguientes herramientas y accesorios:

• Llanta de repuesto y llave de ruedas • Elevador (gata) • Cable pasacorriente (lagarto) • Triángulo de seguridad • Extintor de polvo químico seco (mínimo de 6 kilos) • Soga o cordel resistente para remolque • Alicate, destornillador y otras herramientas necesarias • Botiquín de primeros auxilio

8.1.4.12 El envío de la documentación física requerida es de carácter obligatorio y debe ser remitida como plazo máximo, hasta dentro de los cinco (5) días hábiles de iniciado el mes siguiente al que corresponde la información enviada. Asimismo, dicha información deberá ser remitida mediante correo electrónico a la dirección: transportes@oefa.gob.pe, con atención al Supervisor de Transportes.

8.1.5 Suministro de combustible y lubricantes

8.1 .5.1 La Oficina de Administración dispondrá anualmente la asignación máxima mensual de combustible y de lubricantes que se requiera para la movilización de los vehículos, de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

8.1 .5.2 El Encargado de Servicios Generales remitirá semestralmente un informe técnico al Responsable de Logística y, este a su vez a la Oficina de Administración sobre el uso del combustible y de los lubricantes asignados a cada vehículo.

8.1 .5.3 El conductor es el responsable de verificar que el suministro de combustible y lubricantes esté dentro de lo autorizado. Asimismo el Supervisor de Transportes está encargado de registrar en el Cuaderno de bitácora los siguiente aspectos: a) kilometraje antes de cada recarga, b) cantidad aprovisionada y, c) número y tipo de

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documento que sustenta la recarga de combustible o lubricantes.

8.1.5.4 El importe para la dotación de combustible de los vehículos en comisión de servicio fuera de Lima Metropolitana y Callao será solicitado de ser necesario, a través de una asignación adicional por gastos de combustible como complemento de la planilla de viáticos del conductor. A su retorno presentará al Encargado de Servicios Generales copia de los comprobantes de pago con el visto bueno del comisionado del Área solicitante, para su revisión y conformidad antes de la rendición del gasto.

8.1.5.5

8.1.5.6

El Supervisor de Transportes realizará inopinadamente un control a la salida y llegada de los vehículos, de acuerdo al lugar del servicio de movilidad, con el objetivo de controlar el consumo de combustible, lubricantes y la distancia recorrida (kilómetros). Asimismo utilizará una hoja de cálculo en la que se registrarán los datos del vale de combustible para evaluar el rendimiento de cada unidad y determinar si se encuentra dentro de los parámetros de consumo proporcionado por el taller autorizado y el fabricante, así como establecer algún manejo irregular. Para dichos efectos será de aplicación la siguiente formula:

Kf - Ki R =

Ga - Ult

R Rendimiento de vehículo km x galón Kf Kilometraje correspondiente al último abastecimiento de

combustible en el periodo Ki Kilometraje correspondiente al primer abastecimiento de

combustible en el periodo Ga Total de galones consumidos en el periodo Ult ~alones del último abastecimiento efectuado en el pe~fodo

Los materiales e insumos de limpieza que sean necesarios para la correcta conservación del vehículo se solicitarán a través del Encargado de Servicios Generales y, deberán permanecer dentro del vehículo.

8.1.6 Obligaciones de los conductores

8.1 .6.1 Mantener su licencia de conducir vigente y entregar una copia al Encargado de Servicios Generales, así como cuidar que el vehículo se mantenga limpio, debiendo como mínimo, una vez por semana, limpiarlo interna y externamente.

8.1.6.2 Registrar en el Formato Nº 2: Parte vehicular, al iniciar y finalizar cada servicio, la siguiente información:

• Fecha y número de solicitud de movilidad. • Kilometraje al inicio y retorno del servicio. • Hora de salida y retorno. • Lugares de destino. • Nombres y apellidos de los comisionados. • Área que solicitó el servicio. • Firma del Conductor.

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• Firma del comisionado en señal de conformidad. • Cualquier otra información relevante.

8.1.6.3 Antes del inicio de cada servicio de movilidad:

a) Se reportarán ante el Supervisor de Transportes y deberán verificar que el Formato Nº 2: Parte vehicular esté detallado el destino del servicio de movilidad y el nombre de los comisionados, bajo responsabilidad.

b) Deberán constatar que el vehículo se encuentre operativo, caso contrario lo reportarán al Encargado de Servicios Generales haciendo uso del Formato Nº 5: Reporte de fallas de vehículos. Para tal efecto, deberán verificar los sistemas de lubricación, luces, frenos y neumáticos a fin de comprobar la operatividad o detectar posibles deficiencias o desperfectos.

La verificación comprenderá como mínimo la revisión de:

• Nivel de aceite en el motor. • Nivel de agua o refrigerante en el radiador. • Nivel de agua de batería. • Nivel de líquido de freno. • Nivel de líquido de embrague. • Estado de llantas (incluida llanta de repuesto) . • Estado de luces, espejos y limpia parabrisas.

c) Verificarán que se cuente como mínimo con la siguiente documentación:

• Licencia de Conducir vigente, acorde con el tipo de vehículo.

• Tarjeta de propiedad del vehículo. · • Documento Nacional de Identidad. • Copia de póliza de Seguro del Vehículo (Contrato de

seguro). • Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito (SOAT)

vigente. • Certificado de Inspección Técnica Vehicular vigente. • Parte vehicular.

d) Si un vehículo inoperativo es movilizado, o si no se cuenta con la documentación descrita en el literal anterior y se da inicio al servicio de movilidad, la responsabilidad será compartida por el Supervisor de Transportes y el conductor del vehículo.

8.1.6.4 Conducir el vehículo durante la prestación del servicio en forma diligente, cumpliendo las normas de tránsito. En ningún caso cederá al usuario, acompañante o terceros la conducción del vehículo.

8.1.6.5 Ningún conductor puede incumplir lo establecido en la presente Directiva, bajo responsabilidad.

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8.1.7 Siniestro de vehículos

8.1.7.1 Acciones a realizar inmediatamente de ocurrido un siniestro

a) Producido un siniestro, el conductor del vehículo en forma inmediata debe comunicar el hecho al Supervisor de Transportes quien a su vez comunicará a la Compañía de Seguros para que se gestione la presencia de su personal en el lugar de los hechos.

b) En caso el conductor del vehículo se encuentre imposibilitado de efectuar la comunicación antes referida y, el Supervisor de Transporte tuviese conocimiento de la existencia del siniestro a través de los medios que se habiliten para dicho fin, además de la comunicación a la Compañía de Seguros, acudirá al lugar de los hechos conjuntamente con un vehículo y un personal de seguridad de apoyo, en caso corresponda.

c) Si producto del siniestro hay daños personales, el conductor del vehículo y/o el Supervisor de Transportes comunica de inmediato el hecho a la compañía aseguradora que otorga cobertura por el Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito (SOAT), para la asistencia médica correspondiente.

d) Frente a la ocurrencia de un siniestro, el conductor del vehículo es responsable de adoptar las medidas de seguridad necesarias para evitar pérdidas mayores y/o daños posteriores al vehículo, con excepción de aquellos casos en los que se encuentre imposibilitado.

8.1.8 Acciones a realizar luego de ocurrido el siniestro

8.1.8.1 De ser posible y, en tanto no se cuente con presencia policial en las inmediaciones del siniestro, el conductor del vehículo deberá requerir mediante comunicación telefónica la intervención policial correspondiente siempre que ello no implique el incumplimiento de la obligación establecida en el Numeral 8.10.1.4.

8.1 .8.2 En caso la ocurrencia del siniestro no genere daños patrimoniales o personales a terceros y, si el vehículo se encuentra operativo, previa autorización del Supervisor de Transportes, se dirigirá con el vehículo a denunciar el hecho ante la Comisaría del lugar donde ocurrieron los hechos y esperar al personal de la compañía de seguros para la constatación respectiva.

8.1.8.3 Posteriormente, en caso corresponda el conductor se someterá a la prueba del dosaje etílico. El conductor será responsable de solicitar la copia de la denuncia respectiva y de recabar la notificación para la constatación de daños. Para dichos efectos el conductor deberá coordinar con el Encargado de Servicios Generales la asignación del monto correspondiente para la realización de dichos trámites.

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8.1.8.4 Una vez realizada la constatación, el conductor gestionará que se le entregue la copia del resultado con la finalidad de remitir dicho documento al Supervisor de Transportes para la elaboración del expediente de siniestro.

8.1.9 Acciones administrativas a realizar con posterioridad al siniestro

8.1.9.1 El conductor del vehículo en un plazo de cuarenta y ocho (48) horas de ocurrido el siniestro deberá presentar al Supervisor de Transportes un informe detallando lo sucedido, adjuntando los siguientes documentos:

a) Copia de la denuncia policial. b) Reporte del siniestro de la compañía de seguros.

8.1 .9.2 El conductor del vehículo debe asistir en forma obligatoria a las diligencias policiales y/o judiciales, presentando al Supervisor de Transportes un Informe de asistencia a cada diligencia.

8.1.9.3 En caso el conductor que se encuentra involucrado en un accidente de tránsito o siniestro no haya cumplido con el procedimiento señalado en Numeral 8.10.2 de la presente Directiva asumirá el costo de la reparación del vehículo, sin perjuicio de la responsabilidad civil, penal y administrativa a que hubiere lugar.

8.1.9.4 La reparación del vehículo siniestrado se realizará en un taller que cuente con la aprobación del Área de Logística de la Oficina de Administración . Si el conductor fue responsable del siniestro o accidente de tránsito, deberá cancelar el monto correspondiente al deducible que se haya cancelado a la compañía de seguros y/o todos los gastos en que haya incurrido el OEFA, ello sin perjuicio de la responsabilidad civil , penal y administrativa a que hubiere lugar.

8.1 .1 O Infracciones de tránsito

8.1.10.1 El Supervisor de Transportes es responsable de verificar semanalmente vía internet, el record de infracciones de tránsito cometidas con las unidades de la Flota vehicular y de informar al Encargado de Servicios Generales sobre las infracciones detectadas para las acciones correspondientes.

8.1 .10.2 Las papeletas originadas por una infracción de tránsito imputable a la negligencia o dolo del conductor del vehículo serán canceladas por dicho conductor, sin perjuicio de la sanción administrativa que le corresponda.

Para tal efecto, el Encargado de Servicios Generales mediante memorando notifica la papeleta al conductor y le requiere su cancelación en un plazo no mayor de cinco (5) días hábiles, contados a partir de la notificación de la papeleta; debiendo acreditarse dicha cancelación con el comprobante de pago correspondiente en un plazo no mayor de siete (7) días hábiles.

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Previa autorización escrita, el referido pago se podrá descontar de la remuneración del conductor, en cuyo caso, el OEFA realiza directamente el pago de la multa impuesta.

8.1 .10.3 El Encargado de Servicios Generales llevará un control actualizado de las infracciones que hayan recaído en los conductores con los vehículos de la Flota vehicular informando mensualmente al Responsable del Área de Logística sobre las infracciones detectadas, quién deberá hacerlo de conocimiento del Jefe de la Oficina de Administración para las acciones correspondientes.

8.2 ADMINISTRACIÓN DE VEHÍCULOS EN LAS OFICINAS DESCONCENTRADAS Y OFICINAS DE ENLACE

8.2.1 Los vehículos de las Oficinas Desconcentradas u Oficinas de Enlace son asignados patrimonialmente a cada Jefe o Responsable de Oficina. Para tal efecto, suscriben los formatos correspondientes de acuerdo a la Directiva "Normas y Procedimientos para el Registro, Uso, Custodia y Control de los Bienes Muebles del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA" que se encuentre vigente.

8.2.2 Los vehículos asignados serán entregados al Jefe o Responsable, según corresponda, previa suscripción del Formato Nº 1: Acta de asignación e inventario de vehículos de la presente Directiva. Este procedimiento será aplicado cada vez que se designe a un nuevo Jefe de Oficina Desconcentrada o Responsable de Oficina de Enlace.

8.2.3 El Jefe de la Oficina Desconcentrada o el Responsable de la Oficina de Enlace, según sea el caso, será el responsable de controlar y reportar el uso, cuidado y mantenimiento oportuno de los vehículos asignados, así como de cumplir y supervisar el cumplimiento de los procedimientos establecidos en la presente Directiva, en lo que corresponda.

8.2.4 El Jefe de Oficina Desconcentrada o Responsable de Oficina de Enlace, según sea el caso, deberá remitir por intermedio de la Coordinación General de Oficinas Desconcentradas del OEF A, un informe mensual dirigido a la Oficina de Administración, con copia al Responsable del Área de Logística y al Encargado de Servicios Generales, consignando lo siguiente:

• Parte vehicular (Ver Formato Nº 2). • Registro de mantenimiento del vehículo (Ver Formato Nº 4). • Informe de mantenimiento preventivo y correctivo, de darse el

caso.

8.2.5 Los vehículos pernoctarán únicamente en las sedes de las Oficinas Desconcentradas o de Enlace, o en estacionamientos autorizados, bajo responsabilidad del Jefe o Responsable. En caso excepcional, ante la imposibilidad de retorno de algún vehículo, el conductor informará dicha situación al Jefe o Responsable, para que de ser el caso, autorice el pernocte del vehículo en un lugar distinto o adopte las medidas que correspondan.

14

8.2.6 El Jefe de Oficina Desconcentrada o el Responsable de Oficina de Enlace, según sea el caso, estará a cargo de la entrega del vehículo al conductor únicamente para comisiones de servicio.

8.2.7 El Jefe de Oficina Desconcentrada o el Responsable de Oficina de Enlace, según sea el caso, será el responsable de seguir lo establecido en el Numeral 8.6 de la Directiva "Normas y Procedimientos para el Registro, Uso, Custodia y Control de los Bienes Muebles del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA" frente al hurto o robo de los vehículos y de efectuar la solicitud de baja que corresponda en coordinación con el Encargado de Control Patrimonial.

8.2.8 Los materiales e insumos de limpieza que sean necesarios para la correcta conservación del vehículo se solicitarán a través del Jefe de Oficina Desconcentrada o del Responsable de la Oficina de Enlace, según corresponda, y deberán permanecer dentro del vehículo, bajo responsabilidad del conductor del mismo.

8.2.9 Los Jefes de las Oficinas Desconcentradas o Responsables de las Oficinas de Enlace remiten mensualmente al Encargado de Servicios Generales el Reporte de Combustible (Ver Formato Nº 3), adjuntando los comprobantes de pago y conformidad por el servicio de suministro de combustibles y lubricantes, los mismos que se presentaran debidamente visados por el Jefe o Responsable.

RESPONSABILIDADES

9.1 La Oficina de Administración es la encargada de supervisar el cumplimiento de la presente Directiva a través del Área de Logística.

9.2 El Encargado de Servicios Generales es el responsable de gestionar toda la documentación existente para el trámite de la cobertura del seguro por parte de la empresa aseguradora, así como para la determinación de las responsabilidades.

9.3 Ningún conductor, bajo responsabilidad puede incumplir alguna norma de tránsito así como ningún funcionario y/o servidor podrá solicitar que lo haga.

9.4 Todos las Áreas en el marco de su competencia son responsables del cumplimiento de la presente Directiva.

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS FINALES

PRIMERA. - DIFUSIÓN DE LA DIRECTIVA

La Oficina de Administración a través del Área de Logística realizará las acciones para la difusión de la presente Directiva entre todas las Áreas del OEFA.

SEGUNDA.- RESOLUCIÓN DE CASOS NO PREVISTOS

Los casos no previstos en la presente Directiva, serán resueltos por el Jefe de la Oficina de Administración en coordinación con el Responsable del Área de Logística, en el marco de las normas legales vigentes .

15

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XI. DISPOSICIÓN COMPLEMENTARIA DEROGATORIA

ÚNICA.- Se dejan sin efecto las disposiciones contenidas en la Directiva Nº 0002-2010-0EFA/OA "Normas para el uso de vehículos de transporte terrestre y dotación de combustible en el Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA", aprobada mediante Resolución de Secretaría General Nº 015-2010-0EFA/SG, así como cualquier otra disposición interna que se oponga a lo señalado en la presente Directiva.

XII. ANEXOS

Forman parte integrante de la presente Directiva, los siguientes formatos y flujogramas:

Formato Nº 1 Formato Nº 2 Formato Nº 3 Formato Nº 4 Formato Nº 5 Flujograma N° 1 Flujograma N° 2

Acta de asignación e inventario de vehículos. Parte vehicular Reporte de combustible Registro de mantenimiento del vehículo Reporte de fallas de vehículos Servicio de movilidad para comisiones de servicio Suministro de combustible y lubricantes

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FORMATO Nº 1 OEFA© Acta de Asignación e Inventario de Vehículos

cr.,.•, •:;>,::,, ... ,~..e-:.~ "( ~'.·i ..... .C'I .... ~~ , ·'J.

DEPENDENOA 1 NOMBRE DEL CHOFER FECHA HORA

1

CARACTERISTICAS DE LA UNIDAD MOVIL DESCRIPCIÓN SI NO DESCRIPCIÓN SI NO DESCRIPCIÓN

TARJETA DE PROPIEDAD CÓDIGO PATRIMONIAL MOTORN"

POUZA DE SEGURO OASE CHASISN"

SOAT MARCA N" DE OUNDROS

PLACA DELANTERA MODELO KILOMETRAJE

PLACA TRASERA COLOR TIPO DE COMBUSTIBLE

REVlSION TÉCNICA AÑO DE FABRICAOÓN BITACORA

ACCESORIOS Y HERRAMIENTAS DESCRIPCIÓN SI NO DESCRIPCIÓN SI NO DESCRIPCIÓN SI

LLAVE DE ENCENDIDO ELEVALUNAS MANUAL GUIA DE CALLES

VELOOMETRO OAXÓN UNfERNADEMANO

ASIENTOS CODERAS LISTADO DE EMERGENOAS

AIREACONDIOONADO ESPEJOS RETROVISORES LLAVE DE RUEDAS

CENICEROS FAROS DELANTEROS LLEVE DE BUJIAS

OlAPAS DE PUERTAS LUCES DIRECCIONALES LLAVE FRANCESA

ONTURON DE SEGURIDAD FRENO DE MANOS LLAVE DE BOCA

RADIO MANIJAS OOERJORES ALICATE

ENCENDEDORES MANIJAS INTERIORES EXTINTOR

PARLANfES ANTENA DE RADIO

TAPIZADO MASCARAS

LUZ DE SALÓN RADIADOR

DESARMADORDEESTRELLA TAPASOL

DESARMADOR PLANO PARABRISAS

CABLE DE REMOLQUE PERILLAS

CABLE PARA BATERIA 1

1 1

CARROCERIA '

DESCRIPCIÓN N I B R M N I B R M N B R M OBSUNAOONES

COSTADO DERECHO ' · , t;:OSTADOIZQUIERDO

~RTDEMOTOR

-íijlvA

{;;/ ' ,· ?/ LLANTAS

, DESCRIPCIÓN ÍV1 DESCRIPCIÓN N B R OBSERVACIONES N B R M OBSERVAOONES

LLANTA DELANTERA DEREOiA

LLANTA DELANTERA IZQUIERDA

LLANTA TRASERA DERECHA

> LLANTA TRASERA IZQUIERDA . \

i.iAm-A DE REPUESTO CT>N ARO

.: i y: ENTREGA RECEPCIÓN

POR LA ENTREGA POR LA RECEPCIÓN OBSERVACIONES

:~_, ._ ,t; ......

\~~ ·<?!';t!;: .• s/ ____!_

2 -3 -4

5

JEFE DE LOGÍSTICA CON VºBº DE SERVICIOS CHOFER: FIRMA/NOMBRES Y APELLIDOS FECHA

GENERALES

ENTREGA· DEVOLUCIÓN

POR LA DEVOLUCIÓN POR LA RECEPCIÓN OBSERVACIONES

____!_ 2 ,_

---ª-----4

5

CHOFER FIRMA/ NOMBRES Y APELLIDOS JEFE DE LOGÍSTICA CON VºBº DE SERVICIOS GENERALES FECHA

17

FORMATO Nº 2

OEFA@ 1

FECHA: 1

ORGANISMO DE EVALUACIÓN Y FISCAllZ,\CIÓN AMBIENMl

1 PARTE VEHICULAR

1

AREA USUARIA:

COMISIONADO:

PLACA 1 TIPO UNIDAD ICAPAC :

KILOMETRAJE INICIAL KILOMETRAJE FINAL :

DESTINOS DE ORIGEN Y FINAL R IDA ORIGEN: DESTINO: u T VUELTA ORIGEN: DESTINO: A

, ·;HORA DE INICIO: '"'<~

1 HORA DE TERMINO: 1 TIEMPO DE ESPERA:

DE).',ALLE: ''" i) l.

.0; ~ ....

( //

: ~P.!= LO QUE SE PUDO OBSERVAR, AGRADACEREMOS INFORMAR LO SIGUIENTE:

§ ''\\ • Vehículo en perfecto estado de funcionamiento, conservación e higiene. ; t,\ • En conductor se mostró cortes en todo momento. ,_ vu?i/. El conductor portaba el fotocheck de la OEFA que permita su fácil

,.t:/ Identificación. / / • El condµcto se presentó correctamente yestido ( camisa y pantalón)

1 1 CALIFIQUE EL SERVICIO DE MOVILIDAD BRINDADO:

Bueno 1 1

Malo 1 1

Regular 1 1

Observaciones:

SS.GG CONFORMIDAD DEL SERVICIO

FIRMA FIRMA

Nombre y Apellido: _______________ Nombre y Apellido: ________ -------------------

--------------- -------- ------------------- -----------------

DNI: DNI: --------------- --- --------------- ---

18

FORMATO N° 3

REPORTE DE COMBUSTIBLE OEFA® PROVEEDOR: ORGA, ISMO DE EVAIUACIÓN

ORDEN DE TIPO DE Y flSCAJZACIÓN ANBIENTAl

SERVICIO: SIAF: CONTRATO: MONTO:

PRECIO GAS- GAS- BIODESEL Nº PLACA CONDUCTOR KILOMETRAJE GALONES VALE 90 95 B5

TOTAL UNITARIO

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

MONTO TOTAL SI.

FIRMA DEL CONDUCTOR FIRMA DEL JEFE DE ODE

19

FORMATO Nº4

REGISTRO DE MANTENIMIENTO DEL VEHICULO OEFA@J ORGANISMO DE EVAlUACIÓN Y FISCAUZACIÓN AMB1EN1Al

MARCA:

MODELO:

AÑO: TRABAJO

FECHA DE Y/O FECHA DE Nº INGRESO KILOMETRAJE SERVICIO TIPO DE MANTENIMIENTO SALIDA EMPRESA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

FIRMA DEL CONDUCTOR FIRMA DEL JEFE DE ODE

20

FECHA DE

OCURRENCIA

TIPO DE

OCURRENCIA

CAUSA DE LA

OCURRENCIA

MARCA

COLOR

PLACA DE RODAJE

ÁREA/ USUARIO

ASIGNADO

1

1

2

3

4

5

6

7 8

9

10

11

12

13

14

15

NOMBRES Y APELLIDOS

FORMATO Nº 5

REPORTE DE FALLAS DE VEHÍCULOS

HORA

DATOS DEL VEHICULO

MODELO

AÑO

KILOMETRAJE

REPORTE DE LA FALLA U OCURRENCIA

DATOSDELCONDUCTOR

FIRMA

OEFA~ ORGANJSt'},0 DE EVAlUACIÓN Y FISCALIZACIÓN A/./1BIENT/\l

1

DATOS DEL USUARIO DEL SERVICIO (EN CASO DE ENCONTRARSE PRESENTE EN LA OCURRENCIA)

NOMBRES Y APELLIDOS FIRMA

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FLUJOGRAMA Nº 1

SERVICIO DE MOVILIDAD PARA COMISIONES DE SERVICIO

¿Incluye traslado de materiales?

Denegar dicha solicitud y

comunicar al solicitante

Solicitudes especiales de movilidad

Solicitud de movilidad institucional local

Sí

No

¿Existe disponibilidad de vehículo y conductor?

Efectuarsolicitud mediante memorando dirigido a la

Oficina de Administración, con copia al Responsable delkea delogísticay al Encargado de

Servicios Generales

Adjuntar el FormatoN' 3: Orden de Salida e lngr<so de Bienes Muebles, debidamente firmado por el Encargado de

Control Patrimonial

Autorizar sotidb.Jdy comunicar al

Encargado de Servicios Generales

Levantar o observaciones t-------¡K ,,..------------~

Comunicar observaciones

Realizarsolidtud de movilidad institu<ional al

correo transportes@oefa.gob.pe

No ¿Conforme?

Tramitar las solicitudes de

movilidad institucional

¿Se podrá at?nder el servicio de movilidad?

A

Realizar la programación para@ utilización del seMdo

de movilidad institucional

22

No

Se realiza de acuerdo a los plazosestablecidosy debe contener: a)Número, nombres completos y cargos de los comisionados b)Motivo de la comisión de servicios c)lugar y hora de salida (dirección exacta) d)lugaryhorade destino (dirección exacta) e)Tiempo de espera en el lugar de destino f)Tipo devehículorequerido, de serelcaso g)Cualquierotra información que se consider< pertinent?.

Poner en conocimiento del solicitan!? de

manera inmediata vía correo electrónico

Designar al conductor y

vehículo

Comunicar al solicitante a trav~s de un

correo electrónico

Ejecutar el servicio de movilidad

A

i!l z <( u

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"

FLUJOGRAMA Nº 2

SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES

? Anualmente

Oh pom rl a asignaaón máxima mensual de

combustib le y de lu bncant:ts qu! se requieran para la

movilización de los vehículos

1

~ Cada vez que Q serequiera r

Controlarque el suministro de combusti ble y

lubrica ntes esté dentro de lo autottZ"ado

¿Comisión d e servicio fu era d e

lima f',1etrop o!binay

Callao ?

No

Solicita rla dotación de combustible a través de una

as ,gnaciónadicional Por gastos de combustib le como f-----.i

complemento de la pla~ de viáticos del condudor

Presentar al Encargado de Servicios Generales copia de los comprobantes de

p ago con e1v-s· dd comisionado del ka

solicitante

23

En el cuaderno de bitáoora registrar el ki lometraje antts

de cada rec;i rga, cantidad aprovisionada, número y tipo de docume nto que sustt:nQ la recarga de combustible o

lub ricantes

¿Ofi in3s Descon .nb"adas?

SI

Realiza r el control de IJ dotación de combustlbf~

a las unidad e~ vehicu lares de la ODE

,,i Mensualmente (Bj

T Remitir un informe mensual adjuntando el Formato ~.r 3: "Reporte de Combusbble: comprobantt: de pagoy

conformidad por el suminis tro de combustibles

y lub ricantes

No

o,>"-------, t Presentar a la Oficina de

Administración un informe ti cn loo

semestra l il través de l Área de Logística

Realizar el conbol de 1a dotaóónde

combustible a las unidades

ve h1cu lartsdt l3s sede~ del OEFA