Resolución de Secretaría General Nº 085-2015-0EFA/SG

Lima, 3 O SET. 2015

VISTOS: El Memorando Nº 4662-2015-0EFNOA, el Informe Nº 191-2015-0EFNOPP y el Informe Nº 398-2015-0EFNOAJ, y;

CONSIDERANDO:

Que, mediante Resolución de Contaduría Nº 067-97-EF/93.01 se aprobó el Instructivo Nº 3 "Provisión y Castigo de las Cuentas Incobrables" que tiene por finalidad establecer los lineamientos para la determinación de la provisión y el castigo de las cuentas incobrables de las Entidades Públicas;

Que, el Numeral 6.7 del referido Instructivo establece que las Entidades Públicas deberán elaborar y aprobar el Instructivo Interno correspondiente, adecuándolo

~ a sus propias fun~iones; 1,.:,\

"'' ECRETARi.l\ ~\ Que, la provisión de cobranzas dudosas y el castigo de las cuentas \ GE~JERAL lf..1 incobrables es de naturaleza contable, por lo que su aplicación a las multas impuestas ~.)·ou/1-::··f~ por la Entidad no significa la extinción de las mismas;

'-.....:_.:....:.---

Que, el Artículo 16º y el Literal h) del Artículo 17° del Reglamento de Organización y Funciones del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental -OEFA, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 022-2009-MINAM, señalan que la Secretaría General es la máxima autoridad administrativa de la Entidad y tiene entre sus funciones expedir directivas sobre asuntos administrativos para el adecuado funcionamiento de las unidades orgánicas que se encuentren bajo su supervisión;

Que, en ese sentido, resulta necesario aprobar la Directiva denominada "Procedimiento para la Provisión de Cobranza Dudosa y el Castigo de las Cuentas

~--- ··~ Incobrables en el Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA"; con la ~1{.}.J\' ! ) l·1v-/f) · 1 '-\~, finalidad de sincerar los saldos de los estados financieros de las cuentas por cobrar que

í~J ri~:::~··i·\~Jm \f:") registra el Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA;

\~(''l([r ~EST~/;/ Con el visado de la Oficina de Administración, de la Oficina de Planeamiento '~z.Jp.:..:t> y Presupuesto y de la Oficina de Asesoría Jurídica;

!

obh ~ De conformidad con lo establecido en el Literal d) del Artículo 17° del ~~-.j'r' · ' is~~ Reglamento de Organización y Funciones del Organismo de Evaluación y Fiscalización

f1 CNM E ~\') Ambiental - OEFA, aprobado mediante el Decreto Supremo Nº 022-2009-MINAM; ¡f,AD IN/ Ti"sACION5:

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1

SE RESUELVE:

Artículo 1º.- Aprobar la Directiva Nº 012-2015-0EFA/SG denominada "Procedimiento para la Provisión de Cobranza Dudosa y el Castigo de las Cuentas Incobrables en el Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental -OEFA", la misma que forma parte integrante de la presente Resolución.

Artículo 2º.- Notificar la presente Resolución a la Oficina de Administración, al Área de Contabilidad y al Área de Ejecución Coactiva; para su conocimiento y fines pertinentes.

Artículo 3º.- Poner en conocimiento la presente Resolución a la Dirección General de Contabilidad Pública del Ministerio de Economía y Finanzas, en el marco de lo establecido en el Instructivo N° 03, aprobado mediante Resolución de Contaduría Nº 067-97-EF/93.01, modificado mediante Resolución Directora! Nº 011-2009-EF/93.01.

Artículo 4º.- Disponer la publicación de la presente Resolución y la norma aprobada en su Artículo 1 º en el Portal Web Institucional del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA (www.oefa.gob.pe).

Regístrese y comuníquese.

2

DIRECTIVA Nº 012-2015-0EFA/SG

PROCEDIMIENTO PARA LA PROVISIÓN DE COBRANZA DUDOSA Y EL CASTIGO DE LAS CUENTAS INCOBRABLES EN EL ORGANISMO DE

EVALUACIÓN Y FISCALIZACIÓN AMBIENTAL -OEFA

l. OBJETO

Establecer los criterios técnicos y procedimientos que regulen la determinación de la provisión dé cobranza dudosa y el castigo de las cuentas incobrables en el Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA.

11. FINALIDAD

Sincerar los saldos de los estados financieros de las cuentas por cobrar que registra el OEFA.

111. ALCANCE

La presente Directiva es de aplicación para todas las Áreas vinculadas al proceso de provisión de cobranza dudosa y al castigo de las cuentas incobrables en el OEFA.

IV. BASE LEGAL

4.1 4.2 4.3 4.4

4.5

4.6

4.7

Ley Nº 26979 - Ley del Procedimiento de Ejecución Coactiva. Ley Nº 27 444 - Ley del Procedimiento Administrativo General. Ley Nº 28708 - Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Decreto Supremo Nº 018-2008-JUS - Texto Único Ordenado de la Ley Nº 26979, Ley de Procedimiento de Ejecución Coactiva. Decreto Supremo Nº 069-2003-EF - Reglamento de la Ley del Procedimiento de Ejecución Coactiva. Resolución de la Contaduría Pública Nº 067-97-EF/93.01 , que aprueba el Instructivo Contable N° 3 Provisión y Castigo de Cuentas Incobrables. Resolución Directora! Nº 001-2009-EF/93.01, que aprueba el uso obligatorio del Plan Contable Gubernamental.

Las referidas normas incluyen sus respectivas disposiciones ampliatorias, modificatorias y conexas, de ser el caso.

V. VIGENCIA

La presente Directiva entra en vigencia el día siguiente de su publicación en el Portal Web Institucional del OEFA (www.oefa.gob.pe) .

VI. DEFINICIONES

Para efectos de la presente Directiva se entiende por:

6.1 Área.- A los Órganos y Áreas Funcionales del OEFA, tales como: la Oficina de Administración, el Área de Contabilidad y el Área de Ejecución Coactiva.

6.2 Cobranza dudosa.- Son aquellas cuentas por cobrar y cuentas por cobrar diversas que están en proceso de cobranza y que no existe la certeza de su posible recuperación.

6.3 Cuentas incobrables.- Son aquellas cuentas por cobrar y otras cuentas por cobrar diversas provenientes de adeudos de naturaleza no tributaria que han sido debidamente provisionadas y se tiene la certeza de que no se pueden recuperar.

6.4 Castigo.- Retiro de los registros contables de un determinado importe de derecho de cobranza, que agotaron los medios de cobro y que previamente fue registrada en su respectiva cuenta de valuación. El castigo se clasifica en:

a) Castigo Directo.- Reclasificación de cuenta contable por cobrar debidamente provisionada como cobranza dudosa y que no supera las dos (2) Unidades Impositivas Tributarias, de manera que el adeudo para efectos contables quede saldado.

b) Castigo Indirecto.- Reclasificación de cuenta contable por cobrar debidamente provisionada como cobranza dudosa y que supera las dos (2) Unidades Impositivas Tributarias, de manera que el adeudo para efectos contables quede saldado.

6.5 Cuenta de valuación.- Aquellas que sirven para determinar el valor contable de ciertos activos. Comprende la estimación de cuentas de cobranza dudosa por las cuentas por cobrar y las cuentas por cobrar diversas.

6.6 Estimación de cuenta de cobranza dudosa: Cuenta de valuación que agrupa las subcuentas que acumulan las estimaciones de dudosa recuperación para cubrir en su caso, las pérdidas provenientes de la cobranza que han entrado en morosidad y se encuentran en situación de riesgo por su incobrabilidad.

6.7 Órganos Resolutivos.- Se refiere a la Dirección de Fiscalización, Sanción y Aplicación de Incentivos, así como al Tribunal de Fiscalización Ambiental del OEFA.

6.8 Provisión.- Valor de las estimaciones que debe efectuar el OEFA para cubrir contingencias de pérdidas como resultado del riesgo de incobrabilidad, de mercado y depreciación del costo de los activos, así como las estimaciones para cubrir obligaciones, costos y gastos futuros no determinados o acreencias laborales no consolidadas, como consecuencia del proceso operacional o actividades permanentes que lleve a cabo.

6.9 Unidad Impositiva Tributaria (UIT).- Es un valor referencial que puede ser utilizado en las normas tributarias, entre otros; y que se determina mediante Decreto Supremo refrendado por el Ministerio de Economía y Finanzas - MEF.

VII. DISPOSICIONES GENERALES

7.1 La provisión de cobranzas dudosas y el castigo de las cuentas incobrables de procedencia de obligaciones de naturaleza no tributaria se realizará en el marco de lo dispuesto en el Instructivo Nº 3 "Provisión y Castigo de las Cuentas Incobrables", aprobado por Resolución de Contaduría Nº 067-97-EF/93.01.

7.2 La provisión de cobranzas dudosas y el castigo de las cuentas incobrables de procedencia de obligaciones de naturaleza no tributaria que se regula en la presente Directiva es de naturaleza contable, por lo que su aplicación a las multas impuestas por la Entidad no significa la extinción de las mismas.

7.3 La provisión de cobranzas dudosas debe estar relacionada a aquellas multas impuestas por los Órganos Resolutivos en estado consentido o firme, en atención al tiempo excedido desde la fecha de exigibilidad de las mismas.

7.4 El castigo de las cuentas incobrables se realizará siempre que se haya realizado la provisión para cuentas de cobranza dudosa, a través del castigo directo y el castigo indirecto, de conformidad al procedimiento establecido en el Numeral VIII de la presente Directiva.

DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

8.1 Procedimiento para la provisión de las cuentas de cobranza dudosa

8.1.1 El Área de Ejecución Coactiva informará semestralmente al Área de Contabilidad, dentro de los diez (1 O) días hábiles siguientes al vencimiento de los meses de junio y diciembre, respecto a las cuentas por cobrar que, vencida la fecha de pago, no se hayan hecho efectivas y que por' su morosidad ameriten reclasificarlas como cuentas de cobranza dudosa en la subcuenta 1202.99 -Cuentas por cobrar diversas de dudosa recuperación .

8.1.2 El porcentaje que se debe aplicar para el cálculo de la provisión de cobranza dudosa será en base a la antigüedad del vencimiento de las cuentas por cobrar, conforme al siguiente porcentaje escalonado que se va incrementando a mayor número de días vencidos de los derechos de cobro:

Por vencer Vencimiento a seis meses Vencimiento a un año Vencimiento a un año y seis meses

0% 10% 25% 50%

Vencimiento a más de dos años 100%

8.1.3 El Área de Contabilidad se encargará de la reclasificación y contabilizará con cargo a las respectivas subcuentas que reflejan las cuentas de cobranza dudosa, con abono a las cuentas por cobrar correspondientes. Para tal efecto, deberá realizar el registro anual de la provisión para cuentas de cobranza dudosa, con cargo a la cuenta que refleje las estimaciones del ejercicio.

8.1.4 Las cuentas que inciden en la reclasificación y provisión son las siguientes:

1202.99

- 1209 - 5801

Cuenta por cobrar diversas de dudosa recuperación Estimación de Cuentas de Cobranza Dudosa (CR) Estimaciones del Ejercicio

8.2 Procedimiento para el castigo directo e indirecto de las cuentas incobrables

El castigo es un tratamiento contable que no significa extinción de la deuda, por lo que las cuentas continuarán con el procedimiento de cobranza que corresponde, mientras no se extingan.

El procedimiento para el castigo directo y el castigo indirecto de las cuentas incobrables se realizará de acuerdo al siguiente detalle:

8.2.1 Para efectuar el castigo se debe cumplir con los siguientes factores concurrentes:

- Que se haya efectuado la respectiva provisión para cuentas de cobranza dudosa.

- Que se haya ejecutado las acciones de ejecución coactiva hasta que se determine el estado de incobrabilidad.

- Que la deuda haya permanecido impaga por un tiempo no menor de un (1) año, contado a partir de su exigibilidad, de conformidad con lo establecido en el Artículo 9º de la Ley Nº 26979 - Ley de Procedimiento de Ejecución Coactiva.

8.2.2 El Área de Contabilidad, previo registro contable de la provisión para cuentas de cobranza dudosa, al advertir una deuda impaga por un tiempo mayor de un (1) año, contado a partir de su exigibilidad, solicitará al Área de Ejecución Coactiva el inicio del trámite del castigo directo o indirecto.

8.2.3 El Área de Ejecución Coactiva elaborará un Informe Técnico en atención a los criterios que sustentan la incobrabilidad de una deuda, establecidos en el Anexo 1 de la presente Directiva, adjuntando la documentación pertinente; y proyectará la Resolución que autoriza el castigo directo o indirecto; los cuales remitirá al Área de Contabilidad.

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8.2.4 El Área de Contabilidad de encontrarlo conforme visará el proyecto de Resolución y lo remitirá al Jefe de la Oficina de Administración, quién con su visto lo remitirá a la Oficina de Asesoría Jurídica.

8.2.5 La Oficina de Asesoría Jurídica visará el proyecto de Resolución y lo remitirá conjuntamente con sus antecedentes al Presidente del Consejo Directivo o a la persona a quien este delegue dicha facultad, a fin de que emita la Resolución que respalde el registro contable.

8.2.6 Respecto al tratamiento contable, se debe considerar lo siguiente:

- Emitida la Resolución que autoriza el castigo, la Oficina de Administración remitirá una copia fedateada de la referida resolución, copia simple del Informe Técnico que la sustenta y de la documentación adjunta al Área de Contabilidad.

- El Área de Contabilidad efectuará el registro contable del castigo con cargo a la cuenta 1209 - Estimación de Cuentas de Cobranza Dudosa, de manera que el adeudo contablemente quede saldado.

- Las cuentas de cobranza dudosa castigadas directamente y cuyo derecho a cobro no se ha extinguido, se controlarán a través de la cuenta de orden 9103.06 Valores y Documentos en Cobranza Entregados y la cuenta de orden 9104.06 Control de Valores y Documentos en Cobranza Entregados.

RESPONSABILIDADES

8.3 La Oficina de Administración es responsable de dirigir, coordinar, ejecutar y supervisar el cumplimiento de la presente Directiva.

8.4 El Área de Contabilidad es responsable de efectuar el registro contable de la provisión de la cobranza dudosa y el castigo de las cuentas incobrables.

8.5 El Área de Ejecución Coactiva es responsable de comunicar al Área de Contabilidad sobre las multas en situaciones de cobranza dudosa para la respectiva provisión de la cobranza dudosa; así como sustentar la determinación del castigo de las cuentas incobrables.

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS FINALES

Primera.- El Ejecutor Coactivo informará trimestralmente al Área de Contabilidad sobre la recaudación de los cobros relacionados con las deudas materia de provisión de la cobranza dudosa y el castigo de las cuentas incobrables .

Segunda.- El procedimiento para el castigo de las cuentas incobrables se realizará por cada deudor; los documentos originales que sustenten el referido procedimiento serán custodiados por el Área de Ejecución Coactiva .

XI.

Tercera.- Independientemente al cumplimiento de los factores concurrentes expuestos en el Numeral 8.2.1 de la presente Directiva, no se considerará efectuado el castigo de las cuentas incobrables si no existe documentación sustentatoria del derecho a cobro.

DISPOSICIÓN COMPLEMENTARIA TRANSITORIA

Única.- Por única vez, dentro de los cuarenta y cinco (45) días hábiles de la entrada en vigencia de la presente Directiva, el Área de Ejecución Coactiva realizará la verificación sobre la morosidad de las multas, e informará al Área de Contabilidad, a efectos de dar cumplimiento a lo establecido en el Numeral 8.1 de la presente Directiva.

ANEXO

Anexo Nº 1 - Criterios para la elaboración de los informes técnicos que sustentan la incobrabilidad de una multa o deuda.

Anexo Nº 2 - Diagrama de Flujo.

Anexo Nº 1

Criterios para la elaboración de los informes técnicos que sustentan la incobrabilidad de una multa o deuda

El Área de Ejecución Coactiva para elaborar los informes técnicos que sustentan la incobrabilidad de una multa o deuda, en el marco de lo establecido en los Numerales 8.2.1 .1 y 8.2.2.1 de la presente Directiva, deberá considerar los siguientes criterios:

1. Los expedientes coactivos se encuentran en trámite por más de un (01) año.

2. En cada uno los expedientes coactivos se hayan agotado todas las acciones contempladas en el procedimiento de ejecución coactiva, salvo que existan circunstancias que generen expectativas de cobro efectivo.

3. Se entenderá que se han agotado todas las acciones contempladas en un procedimiento de ejecución coactiva, cuando se acredite la inexistencia de bienes, fondos, valores u otros derechos de los cuales el deudor sea el titular; o existencia de bienes de ejecución no factible .

4. Se acredita la inexistencia de bienes, fondos, valores u otros derechos de deudores con domicilio incierto, considerándose lo siguiente:

4.1 En los casos de personas jurídicas, se entiende que un obligado tiene domicilio incierto cuando:

4.2

a)

b)

El Auxiliar Coactivo del OEFA acredite con el acta de verificación o razón respectiva que los deudores no pueden ser ubicados en el domicilio proporcionado por el órgano resolutivo del OEFA que dispuso la cobranza, ni en el último domicilio que el deudor haya señalado ante el OEFA en otro procedimiento análogo en la propia entidad dentro del último año, ni en el domicilio fiscal que pueda aparecer en el reporte de la Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria - SUNAT. Se aprecie en la información de la SUNAT que el deudor ya no realiza actividad comercial o s-u domicilio se encuentre "no habido" .

c) No exista constancia de recepción de las notificaciones cursadas o existan reiteradas y verosímiles devoluciones de cédulas de notificación, circunstancias que se podrán acreditar con las actas o reportes de notificación que emita la unidad de correspondencia u otro personal de mensajería.

d) Se haya realizado la notificación por publicación en la vía administrativa, de conformidad con lo establecido en el Artículo 23º de la Ley Nº 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General.

En los casos de personas naturales, se entiende que un obligado tiene domicilio incierto cuando, además¡ de lo previsto en el Numeral 4.1, el Auxiliar Coactivo del OEFA acredite con el acta de verificación o razón respectiva que los deudores no pueden ser ubicados en el domicilio señalado en el respectivo Documento Nacional de Identidad.

6.

4.3 Se acredita la inexistencia de bienes de un obligado que tiene domicilio incierto cuando conste en el expediente el certificado negativo de propiedad expedido por la Superintendencia Nacional de Registros Públicos -SUNARP o razón suscrita por el Auxiliar Coactivo, dando fe de haber obtenido resultado negativo de propiedad en la búsqueda en línea en la página web de SUNARP, debidamente acreditada con la impresión de la visualización de tal resultado.

4.4 Se acredita que no existen fondos, valores u otros derechos de crédito cuando:

a) Obran en autos respuestas de los terceros retenedores, señalando que el deudor no registra fondos , garantías, valores, bienes, depósitos, cuentas corrientes o acreencias en su poder; o

b) Existiendo constancia del mandato de embargo, no existe respuesta alguna de los terceros retenedores, dándose por entendido que la respuesta es negativa, en aplicación a lo establecido en el Artículo 8° del Reglamento de la Ley del Procedimiento de Ejecución Coactiva, aprobado por Decreto Supremo Nº 069-2003-EF.

Se acredite la inexistencia de bienes, fondos, valores y otros derechos de crédito de deudores con domicilio cierto cuando, además de lo previsto en los Numerales 4.3 y 4.4 del presente Anexo 1, el Auxiliar Coactivo levanta el Acta que deje constancia que en el domicilio no se encuentran bienes susceptibles de embargo.

Se acredita la existencia de bienes de ejecución no factible cuando éstos:

a)

b)

c)

Se encuentren gravados de tal manera que las anotaciones preferentes a favor de otros acreedores superen el valor del bien registrado en la última transferencia de propiedad inscrita; Se encuentran bajo el régimen de sociedad de gananciales o existan otras circunstancias que no permita afectar dichos bienes al pago de la deuda; o Adicionalmente, en el caso de vehículos, cuando su circulación se encuentre restringida o prohibida por mandado legal o existan certificaciones señalando que ha sido objeto de robo, destrucción, baja, o cuenten con órdenes de captura de manera reiterativa sin ningún resultado positivo.

Anexo Nº 2

Diagrama de Flujo

Semestralmente

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