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RESOLUCIÓN No. SEPS-IGT-IR-IGJ-2018-0279
CATALINA PAZOS CHIMBO
INTENDENTE GENERAL TÉCNICO
CONSIDERANDO:
Que, el Código Orgánico Monetario y Financiero publicado en el Segundo Suplemento
del Registro Oficial No. 332 de 12 de septiembre de 2014, regula los sistemas
monetarios y financieros, así como los regímenes de valores y seguros del Ecuador;
Que, el numeral 1 del artículo 62, en concordancia con el inciso segundo del artículo 74
del mencionado Código determina como función de la Superintendencia de
Economía Popular y Solidaria ejercer la vigilancia, auditoría, control y supervisión
de las disposiciones del Código Orgánico Monetario y Financiero;
Que, el numeral 7 del artículo 62 del aludido Código, establece como función de la
Superintendencia de Economía Popular y Solidaria, velar por la estabilidad, solidez
y correcto funcionamiento de las entidades sujetas a su control y, en general, vigilar
que cumplan las normas que rigen su funcionamiento, las actividades financieras
que presten, mediante la supervisión permanente, preventiva, extra situ y visitas de
inspección in situ que permitan determinar la situación económica y financiera de
las entidades, el manejo de sus negocios, evaluar la calidad y control de la gestión
de riesgo y verificar la veracidad de la información que generan;
Que, el último inciso del artículo 62 ibídem determina que la Superintendencia de
Economía Popular y Solidaria para el cumplimiento de sus funciones, podrá expedir
las normas en las materias propias de su competencia sin que pueda alterar las
disposiciones legales ni las regulaciones que expida la Junta de Política y
Regulación Monetaria y Financiera;
Que, el inciso primero del artículo 74 del citado cuerpo legal, dispone que la
Superintendencia de Economía Popular y Solidaria, en su organización,
funcionamiento y funciones de control y supervisión del sector financiero popular y
solidario, se regirán por las disposiciones de dicho Código y la Ley Orgánica de la
Economía Popular y Solidaria;
Que, en el artículo 163 de referido Código, determina que las cooperativas de ahorro y
crédito, las cajas centrales y las asociaciones mutualistas de ahorro y crédito para la
vivienda forman parte del sector financiero popular y solidario;
Que, el artículo 444 del Código Orgánico Monetario y Financiero determina que las
entidades financieras populares y solidarias están sometidas a la regulación de la
Junta de Política y Regulación Monetaria y Financiera y al control de la
Superintendencia de Economía Popular y Solidaria, quienes en las políticas que
emitan tendrán presente la naturaleza y características propias del sector financiero
solidario;
Que, el literal b) del artículo 151 de la Ley Orgánica de la Economía Popular y Solidaria,
determina entre las atribuciones del Superintendente de Economía Popular y
Solidaria, dictar las normas de control;
Que, la Junta de Política y Regulación Monetaria y Financiera mediante Resolución 128-
2015-F del 23 de septiembre de 2015, reformada por la Resolución 366-2017-F de 8
de mayo de 2017, expidió las “Normas para la administración integral de riesgos en
las cooperativas de ahorro y crédito, cajas centrales y asociaciones mutualistas de
ahorro y crédito para la vivienda”, cuya Disposición General Cuarta determina que
la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria podrá expedir las normas de
control necesarias para la aplicación de dicha resolución. Dichas resoluciones se
encuentran incluidas en la Codificación de Resoluciones Monetarias, Financieras,
de Valores y Seguros emitida por dicho cuerpo colegiado;
Que, la Junta de Política y Regulación Monetaria y Financiera mediante Resolución 346-
2017-F expidió la “Norma para la administración integral de riesgos de la
Corporación Nacional de Finanzas Populares y Solidarias”, la misma que se
encuentra en la Codificación de Resoluciones Monetarias, Financieras, de Valores y
Seguros emitida por la dicho cuerpo colegiado; cuya Disposición General Segunda
determina que la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria podrá expedir
las normas de control necesarias para la aplicación de dicha resolución;
Que, la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria, mediante resolución No.
SEPS-IGT-ISF-IGJ-2018-0105, de 6 de abril de 2018, expidió la “Norma de control
para la calificación y supervisión de las compañías y organizaciones de servicios
auxiliares del sector financiero popular y solidario”;
Que, conforme consta en el literal b) del artículo 1 de la Resolución No. SEPS-IGJ-2018-
001 de 2 de enero de 2018, el Superintendente de Economía Popular y Solidaria
delegó al Intendente General Técnico: “Dictar las normas de control en el ámbito
de su competencia, conforme a lo dispuesto en el literal b) del artículo 151 de la
Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria, en concordancia con subnumeral
2), literal b), numeral 10.1 del artículo 10 del Estatuto Orgánico de Gestión
Organizacional por Procesos de la Superintendencia de Economía Popular y
Solidaria;”;
Que, mediante acción de personal No. 733 de 25 de junio de 2018, el Intendente General
de Gestión Encargado, delegado por el Superintendente de Economía Popular y
Solidaria, “según lo dispuesto en la letra a) del numeral 1.2 del artículo 1 de la
Resolución No. SEPS-IGG-2016-090 de 28 de abril de 2016, en concordancia con
lo dispuesto en la letra d) del artículo 2 de la Resolución No. SEPS-IGJ-2018-001
de 2 de enero de 2018”, nombró como Intendente General Técnico a Catalina Pazos
Chimbo; y,
Que, es necesario que la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria expida una
norma de control para la administración del riesgo operativo y riesgo legal.
En ejercicio de sus atribuciones, resuelve expedir la siguiente:
NORMA DE CONTROL PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
OPERATIVO Y RIESGO LEGAL EN LAS ENTIDADES DEL SECTOR
FINANCIERO POPULAR Y SOLIDARIO BAJO EL CONTROL DE LA
SUPERINTENDENCIA DE ECONOMÍA POPULAR Y SOLIDARIA
SECCIÓN I. ÁMBITO Y OBJETO DE APLICACIÓN
Artículo 1.- Ámbito: Las disposiciones de la presente norma se aplicarán a las
cooperativas de ahorro y crédito, cajas centrales, asociaciones mutualistas de ahorro y
crédito para la vivienda, en adelante “entidades” y a la Corporación Nacional de Finanzas
Populares y Solidarias, en lo sucesivo “Corporación”, de acuerdo a su naturaleza,
complejidad de sus operaciones y segmento al que pertenezcan.
También se aplicará a las compañías y organizaciones de servicios auxiliares del sector
financiero popular y solidario, que brindan servicios de red, software financiero y de
computación, transaccionales y de pago, red de cajeros automáticos y puntos de pago.
Las entidades y la Corporación observarán también, según corresponda, las “Normas para
la administración integral de riesgos en las cooperativas de ahorro y crédito, cajas centrales
y asociaciones mutualistas de ahorro y crédito para la vivienda” y la “Norma para la
administración integral de riesgos de la Corporación Nacional de Finanzas Populares y
Solidarias”, emitidas por la Junta de Política y Regulación Monetaria y Financiera.
Artículo 2.- Objeto: La presente resolución tiene por objeto normar la administración de
riesgo operativo y riesgo legal para una adecuada administración integral de riesgos, a fin
de minimizar las pérdidas que se puedan derivar de eventos ocasionados por fallas o
insuficiencias de procesos, personas, tecnología de la información y eventos externos.
SECCIÓN II.-DEFINICIONES
Artículo 3.- Glosario de términos: Para la aplicación de esta normativa, se consideran las
siguientes definiciones:
Administración de la información: Es el proceso mediante el cual se captura,
procesa, almacena y transmite información por cualquier medio.
Aplicación informática: Son los procedimientos programados a través de alguna
herramienta tecnológica.
Base de datos: Sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos o
cualquier otro medio magnético que permite el acceso directo a ellos, estructurados
de manera fiable y homogénea, organizados independientemente, accesibles en
tiempo real.
Datos: Es cualquier forma de registro electrónico, óptico, magnético, impreso o en
otros medios, susceptible de ser capturado, almacenado, procesado y distribuido.
Evento de riesgo operativo: Es el incidente o hecho que se ha presentado o puede
presentarse que puede derivar en pérdidas financieras o de información, suspensión
de operaciones para la entidad, originadas por fallas o insuficiencias en los factores
de riesgo operativo.
Factores de riesgo operativo: Son las fuentes generadoras de riesgos operativos
tales como: personas, procesos, tecnología de la información y eventos externos.
Información crítica: Es la considerada esencial para la continuidad del negocio y
para la adecuada toma de decisiones.
Instalaciones: Es la infraestructura que permite alojar los recursos físicos
relacionados con la tecnología de la información.
Impacto: Es la afectación financiera que podría tener la entidad, en el caso de que
ocurra un evento de riesgo.
Línea de negocio: Procesos encaminados a generar productos y servicios
especializados para atender un segmento del mercado objetivo definido en la
planificación estratégica de la entidad.
Mapa de calor: Es una herramienta que permite visualizar de una manera rápida la
probabilidad de los riesgos y su intensidad, en caso de que estos se materialicen.
Mapa de procesos: Diagrama que presenta la visión global de la estructura de la
entidad, donde se presentan todos los procesos que forman parte de la organización
y sus principales relaciones.
Nivel administrativo: Lo integra los miembros del consejo de administración o
directorio según corresponda, consejo de vigilancia, representante legal y los
responsables máximos de cada área y/o departamento de acuerdo a la estructura
organizacional de cada entidad.
Nivel de riesgo: Representa el grado de exposición de riesgo al que podría
encontrarse expuesta una entidad de ocurrir un evento identificado.
Plan de contingencia: Es el conjunto de procedimientos alternativos para el
funcionamiento normal de los procesos críticos y de aquellos definidos por la
entidad que permitan su operatividad, a fin de minimizar el impacto operativo y
financiero que pueda ocasionar cualquier evento inesperado específico. El plan de
contingencia se ejecuta en el momento que se produce dicho evento.
Plan de continuidad: Es el conjunto de procesos y procedimientos orientados a
mantener la operatividad de la entidad ante eventos inesperados.
(Definición sustituida por el Artículo Único de la Resolución No. SEPS-IGT-IR-IGJ-2018-
0284 de 13 de diciembre de 2018.)
Plan de recuperación de desastres de tecnología de información: Es un proceso
de recuperación que cubre los datos, el hardware y el software crítico, para que una
entidad pueda comenzar de nuevo sus operaciones ante eventos de caso fortuito o
fuerza mayor.
Plataforma tecnológica: Conjunto de equipos, aplicaciones y sistemas
interconectados destinados a ofrecer productos y servicios a través del uso de los
recursos tecnológicos disponibles, a socios, clientes y/o usuarios.
Probabilidad: Es la posibilidad de que ocurra un evento de riesgo en un
determinado período de tiempo.
Procedimiento: Es el método específico y estandarizado para llevar a cabo una
actividad o un proceso.
Procesos: Es el conjunto de actividades estandarizadas que transforman insumos en
productos o servicios.
Proceso crítico: Es el conjunto de procedimientos indispensables para la
sostenibilidad y continuidad de las operaciones de la entidad, y cuya falta de
identificación o aplicación deficiente puede generarle un impacto negativo.
Riesgo inherente: Es el nivel de riesgos propio de la actividad con los controles
existentes en el momento de la evaluación del riesgo.
Riesgo residual: Nivel de riesgo esperado después de aplicar los controles.
Riesgo operativo: Es la posibilidad de que se produzcan pérdidas para la entidad,
debido a fallas o insuficiencias originadas en procesos, personas, tecnología de
información y eventos externos.
El riesgo operativo no incluye los originados por el entorno político, económico y
social, los riesgos sistémico, estratégico y de reputación.
Riesgo legal: Es la probabilidad de que una entidad incurra en pérdidas debido a la
inobservancia e incorrecta aplicación de disposiciones legales, normativas e
instrucciones emanadas por organismos de control; aplicación de sentencias o
resoluciones judiciales o administrativas adversas; deficiente redacción de textos,
formalización o ejecución de actos, contratos o transacciones o porque los derechos
de las partes contratantes no han sido debidamente estipuladas.
Seguridad de la información: Son los mecanismos que garantizan la
confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información y los recursos
relacionados con ella.
Sistemas internos de control integral: Son el conjunto integrado de políticas,
procesos, procedimientos y niveles de control formalmente establecidos y validados
periódicamente, tendientes a evitar la ocurrencia de eventos de riesgo o mitigar su
impacto.
Tecnología de la información.- Es el conjunto de herramientas y métodos
empleados para llevar a cabo la administración de la información. Incluye el
hardware, software, sistemas operativos, sistemas de administración de bases de
datos, redes, multimedia, servicios asociados, entre otros.
Tipo de evento: Identificación de los eventos de riesgo operativo de acuerdo a su
origen.
SECCIÓN III.- ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO OPERATIVO
Artículo 4.- Administración de Riesgo Operativo: En el marco de la administración
integral y control de riesgos, las entidades y la Corporación incluirán la metodología y los
procedimientos para gestionar el riesgo operativo como un riesgo específico, al que se
encuentran expuestas en el desarrollo de sus actividades y operaciones.
Con la finalidad de reducir las consecuencias y efectos de riesgo operativo, también
deberán decidir si el riesgo identificado se debe asumir, compartir, mitigar o transferir, de
acuerdo a lo establecido en las “Normas para la administración integral de riesgos en las
cooperativas de ahorro y crédito, cajas centrales y asociaciones mutualistas de ahorro y
crédito para la vivienda”; y, en la “Norma para la administración integral de riesgos de la
Corporación Nacional de Finanzas Populares y Solidarias”, emitidas por la Junta de Política
y Regulación Monetaria y Financiera.
4.1.- Etapas de la administración: Las entidades y la Corporación deben ejecutar las
etapas definidas para la administración de riesgo operativo que consisten en: identificar,
medir, priorizar, controlar/mitigar, monitorear y comunicar sus exposiciones a este riesgo.
Así mismo, de acuerdo al segmento al que pertenezcan y al tamaño y complejidad de sus
operaciones, desarrollarán sus propias metodologías y procedimientos de administración de
riesgo operativo.
4.2.- Líneas de negocio.- Para una adecuada administración del riesgo operativo las
entidades y la Corporación, deberán agrupar justificada y documentadamente sus procesos
por líneas de negocio de acuerdo a la siguiente clasificación:
a) Línea minorista.- Contempla las actividades de intermediación financiera tales
como: recepción de depósitos en cualquier modalidad; asesoramiento de
inversiones; otorgamiento de créditos en las modalidades de consumo y vivienda.
Este grupo incluye, servicios financieros, negociación de letras de cambio,
libranzas, pagarés, facturas y otros documentos que representen obligación de pago
creados por ventas a crédito, así como el anticipo de fondos con respaldo de los
documentos referidos. No incluye las operaciones y servicios relacionados con
tarjetas de crédito, débito, pago y prepago.
b) Línea de microfinanzas.- Incluye operaciones financieras como préstamos en el
segmento de microcrédito, ahorro o transferencias a personas naturales cuyo
sustento provenga de actividades económicas de menor escala.
c) Línea de tarjetas.- Contempla las actividades y servicios relacionados con tarjetas
de crédito, débito, pago y prepago.
d) Línea Comercial.- Incluye las operaciones de crédito comercial de primer piso,
operaciones financieras de segundo piso con cooperativas de ahorro y crédito y
asociaciones mutualistas de ahorro y crédito para la vivienda.
e) Línea Inmobiliaria.- Corresponde a la planificación, construcción y
comercialización de proyectos orientados al desarrollo de la vivienda y construcción
sean estos propios o de terceros.
f) Línea de compensación de pagos.- Contempla todas las actividades relacionadas
con la gestión de pagos, transferencias y compensación de acuerdo a lo establecido
en el artículo 470 del Código Orgánico Monetario y Financiero.
g) Línea de tesorería tradicional.- Representan actividades cotidianas de la gestión
de liquidez y administración de flujo de fondos.
4.3.- Las entidades de los segmentos 1, 2, 3, cajas centrales, asociaciones mutualistas de
ahorro y crédito para la vivienda y la Corporación, deberán implementar lo determinado en
los siguientes numerales:
4.3.1.- Manual de Riesgo Operativo: Elaborar un manual de riesgo operativo de acuerdo a
su estructura, tamaño y complejidad de sus operaciones, el que contendrá al menos, lo
siguiente:
a) Las políticas, procesos y procedimientos para la administración del riesgo operativo;
b) Los roles y responsabilidades de quienes participan en la administración del riesgo
operativo;
c) Las medidas necesarias para asegurar el cumplimiento de las políticas y objetivos de
la administración de riesgo operativo;
d) Las metodologías y procedimientos para identificar, medir (cuantificar), priorizar,
controlar, mitigar, monitorear y comunicar los riesgos operativos y su nivel de
aceptación;
e) Los procedimientos para priorizar y gestionar los eventos de riesgo, a excepción del
segmento 3;
f) Las estrategias de capacitación en temas de administración de riesgo operativo;
g) Los mecanismos o sistemas de reporte de la administración de riesgo operativo; y,
h) El proceso de análisis de riesgos para nuevas operaciones, productos o servicios.
4.3.2.- Tipos de eventos de riesgo operativo: Identificar por línea de negocio, los riesgos
operativos, agrupados por tipo de evento y las fallas o insuficiencias en los factores de
riesgo relacionados con personas, procesos, tecnología de la información y eventos
externos, conforme al detalle del anexo 1, que forma parte de esta norma.
Los tipos de eventos son los siguientes:
a) Fraude interno.- Pérdidas derivadas de algún tipo de actuación encaminada a
defraudar, apropiarse de bienes indebidamente o eludir regulaciones, leyes o
políticas, infidelidades de empleados o uso de información privilegiada para
beneficio propio;
b) Fraude externo.- Pérdidas derivadas de algún tipo de actuación encaminada a
defraudar, apropiarse de bienes o recursos indebidamente o eludir la legislación, por
parte un tercero, incluyendo daños ocasionados por individuos, grupos u
organizaciones externas que buscan explorar la dependencia de la institución en
recursos tecnológico;
c) Prácticas laborales y seguridad del ambiente de trabajo.- Pérdidas derivadas de
actuaciones incompatibles con la legislación o acuerdos laborales, sobre higiene o
seguridad en el trabajo, pago de reclamaciones por daños personales, casos
relacionados con la diversidad o discriminación y por responsabilidades generales
en el trabajo;
d) Prácticas relacionadas con los clientes, los productos y el negocio.- Pérdidas
derivadas del incumplimiento involuntario o negligente de una obligación
profesional frente a socios, clientes o usuarios, o de la naturaleza o diseño de un
producto;
e) Daños a los activos físicos.- Pérdidas derivadas de daños o perjuicios a activos
materiales como consecuencia de desastres naturales o por terrorismo, vandalismo,
incendio o inundaciones;
f) Interrupción del negocio por fallas en la tecnología de la información.- Pérdidas
derivadas por la ocurrencia de problemas de telecomunicaciones, servicios públicos
y apagones; y,
g) Deficiencias en la ejecución de procesos, en el procesamiento de operaciones; y
en las relaciones con proveedores y terceros.- Pérdidas derivadas de errores en el
procesamiento de operaciones, en la gestión de procesos y en relaciones con
contrapartes comerciales y proveedores.
Los eventos de riesgo operativo y las fallas o insuficiencias serán identificados en relación
con los factores de este riesgo a través de una metodología formal, debidamente
documentada y aprobada por el consejo de administración o el directorio, según
corresponda.
4.3.3 Metodologías: La metodología definida para la gestión del riesgo operativo, cuando
sea tomada en su conjunto, deberá considerar los factores de riesgo operativo y cumplir con
los siguientes criterios:
a) La metodología debe ser implementada en toda la entidad en forma consistente;
b) Asignación de recursos suficientes para aplicar la metodología en las principales
líneas de negocio, en los procesos de control y de apoyo;
c) Aplicación de metodologías integradas a los procesos de gestión de riesgos de la
entidad;
d) Establecimiento de mecanismos que permitan una mejora continua de la gestión del
riesgo operativo;
e) La aplicación de la metodología de gestión del riesgo operativo debe estar
adecuadamente documentada;
f) Instaurar procedimientos que permitan asegurar el cumplimiento de la metodología
de gestión del riesgo operativo; y,
g) Determinación de los límites de pérdidas aceptadas o administradas de acuerdo a lo
señalado en las políticas de riesgo operativo.
4.3.4 Base de eventos de riesgo: Las entidades de los segmentos 1, 2, cajas centrales,
asociaciones mutualistas de ahorro y crédito para la vivienda y la Corporación, deberán
registrar los eventos de riesgo identificados, con el fin de construir una base de eventos que
sea centralizada, histórica, actualizada y suficiente, que permita ordenar, clasificar y
disponer de información sobre fallas o insuficiencias, incluidas las de orden legal, su
impacto cuantitativo o cualitativo.
Los eventos de riesgo se caracterizan por generar:
a) Pérdidas que afecten al estado de resultados;
b) Pérdidas que no afecten el estado de resultados; y,
c) Potenciales pérdidas que aún no se hayan materializado.
Contarán con una matriz de riesgo operativo en la que se registren los eventos de riesgo
identificados en sus procesos, para lo cual deberán adoptar una metodología de riesgo de
acuerdo a lo establecido en las “Normas para la administración integral de riesgos en las
cooperativas de ahorro y crédito, cajas centrales y asociaciones mutualistas de ahorro y
crédito para la vivienda” y en la “Norma para la administración integral de riesgos de la
Corporación Nacional de Finanzas Populares y Solidarias”, emitidas por la Junta de Política
y Regulación Monetaria y Financiera.
Así mismo, deberán usar metodologías complementarias a la matriz de eventos de riesgo
para su gestión con el fin de fortalecer la administración de riesgo operativo.
Las entidades del segmento 3 deberán registrar sus eventos de riesgo al menos en un
reporte o registro que contemple, fecha de ocurrencia del evento, área, proceso, descripción
y valor, que deberá ser presentado al comité de administración integral de riesgos para la
definición de medidas correctivas.
4.3.5 Esquema de reportes: Las entidades de los segmentos 1, 2, cajas centrales,
asociaciones mutualistas de ahorro y crédito para la vivienda y la Corporación, deben
diseñar y mantener un esquema de reportes que permitan disponer de información
suficiente, pertinente y oportuna para la toma de decisiones. Los reportes deberán contener
al menos lo siguiente:
a) Detalle de los eventos que representan un mayor nivel de riesgo operativo;
b) Identificación de la evolución de los eventos de riesgo y reporte del grado de
cumplimiento de planes de acción (mitigación); y,
c) Mapa de calor en el que se identifique la concentración de eventos de riesgo por
nivel de riesgo.
d) Magnitud de pérdida suscitada por riesgo operativo, a partir de la base de eventos de
riesgo.
Estos reportes deben ser dirigidos por el responsable de la unidad de riesgos al comité de
administración integral de riesgos, con la finalidad de que en el proceso de administración
de riesgo operativo se pueda decidir si el riesgo se debe asumir, compartir, mitigar o
transferir, reduciendo sus consecuencias y efectos.
El conocimiento de la situación en relación a la administración de riesgo operativo,
permitirá que el nivel administrativo tenga una visión clara de la importancia de los
diferentes tipos de exposición al riesgo operativo y su prioridad, con el objeto de alertarlos
en la toma de decisiones y acciones, que entre otras, pueden ser: revisar estrategias y
políticas; actualizar o modificar procesos y procedimientos establecidos; implantar o
modificar límites de riesgo; constituir, incrementar o modificar controles; implantar planes
de contingencia y de continuidad del negocio; revisar términos de pólizas de seguro
contratadas; contratar servicios provistos por terceros; u otros, según corresponda.
Los reportes, matrices de riesgo y todo tipo de información referente a riesgo operativo
deben ser presentados por el responsable de la unidad de riesgos al comité de
administración integral de riesgos. Dichos reportes deberán estar disponibles cuando la
Superintendencia lo requiera.
4.3.6 Capacitación de riesgo operativo: Todas las entidades y la Corporación deben
diseñar, programar y coordinar planes de capacitación sobre la administración de riesgo
operativo, uso adecuado de tecnología y seguridad de la información, dirigidos a todos los
órganos internos y empleados, funcionarios o servidores. Las capacitaciones deben cumplir
al menos con las siguientes condiciones:
a) Ser de periodicidad anual;
b) Ser impartidas durante el proceso de inducción de los nuevos funcionarios,
empleados o servidores;
c) Contar con mecanismos de evaluación de los resultados obtenidos, con el fin de
determinar la eficiencia de dichos programas y el alcance de los objetivos
propuestos; y,
d) Mantener un registro del personal capacitado y de las sugerencias realizadas por los
participantes.
4.4.- Para mantener una adecuada administración del riesgo operativo las entidades de los
segmentos 4 y 5, sin perjuicio de lo dispuesto en el Capítulo III Administración de riesgos
en las cooperativas de ahorro y crédito de los segmentos 4 y 5 de las, “Normas para la
administración integral de riesgos en las cooperativas de ahorro y crédito, cajas centrales y
asociaciones mutualistas de ahorro y crédito para la vivienda”, emitida por la Junta de
Política y Regulación Monetaria y Financiera, deberán:
a) Definir adecuadamente los procesos de la entidad, los mismos que incluyan:
actividades, responsables, fecha de actualización y fecha de aprobación por parte
del consejo de administración;
b) Mantener un registro de sus eventos de riesgo, el mismo que contemple como
mínimo, fecha de ocurrencia, descripción, solución e impacto financiero de ser el
caso;
c) Garantizar una adecuada separación de funciones que evite la realización o el
ocultamiento de fraudes, errores, omisiones u otros eventos de riesgo operativo;
d) Implementar políticas y niveles de aprobación para las distintas líneas de negocio y
procesos con el fin de evitar conflictos de interés; y,
e) Elaborar un manual de administración del personal que contemple las políticas,
procesos y procedimientos para la incorporación, permanencia y desvinculación del
personal.
SECCIÓN IV.- FACTORES DE RIESGO OPERATIVO
Artículo 5.- Para reducir el nivel de riesgo operativo las entidades de los segmentos 1, 2, 3,
cajas centrales, asociaciones mutualistas de ahorro y crédito para la vivienda y la
Corporación, deberán administrar los factores de riesgo considerando su particularidad y la
interrelación entre ellos.
Artículo 6.- Personas: Las entidades y la Corporación deben contar con una estructura
orgánico-funcional acorde al tamaño, complejidad de sus operaciones y normativa vigente
que le aplica según su segmento. Además, deben identificar las fallas o insuficiencias
asociadas al factor “personas”, tales como: falta de personal adecuado, negligencia, error
humano, conflicto de intereses, falta de segregación de funciones, inapropiadas relaciones
interpersonales y ambiente laboral desfavorable, falta de especificaciones claras en los
términos de contratación del personal, entre otros.
6.1.- Manuales de talento humano: Las entidades y la Corporación, deberán documentar
en un manual descriptivo de talento humano los procesos de incorporación, permanencia y
desvinculación, y en otro manual en el que consten los cargos, las funciones,
responsabilidades, así como, la descripción del perfil técnico y de las competencias que
debe tener el ocupante de cada cargo.
6.2.- Independencia de funciones: Deberá existir una adecuada separación de funciones
que evite concentraciones de carácter incompatible, entendidas éstas como aquellas tareas
cuya combinación en las competencias y responsabilidades de una sola persona,
eventualmente, podría permitir la realización o el ocultamiento de fraudes, errores,
omisiones u otros eventos de riesgo operativo.
6.3.- Base de datos: Las entidades y la Corporación, deben mantener una base de datos con
información actualizada del recurso humano, que permita una adecuada toma de decisiones
por parte del nivel administrativo y la realización de análisis de la cantidad y calidad del
recurso humano de acuerdo con sus necesidades.
Dicha información debe contener como mínimo:
a) Datos personales del funcionario;
b) Formación académica, experiencia y referencias;
c) Fechas de selección, reclutamiento y contratación;
d) Cargos que han desempeñado en la entidad;
e) Resultados de evaluaciones realizadas;
f) Fechas, número de horas y temas de capacitaciones;
g) Fechas y días de vacaciones gozadas;
h) Días y horas de vacaciones disponibles;
i) Fechas y causas por las que el personal se ha desvinculado de la entidad; y,
j) Motivos de multas, sanciones y amonestaciones.
Artículo 7.- Procesos: Con el objeto de garantizar la optimización de los recursos y la
estandarización de las actividades, las entidades de los segmentos 1, 2, 3, cajas centrales,
asociaciones mutualistas de ahorro y crédito para la vivienda y la Corporación, deberán
contar con procesos definidos, documentados, aprobados, actualizados y socializados que
se encuentren alineados con la estrategia institucional y con las políticas adoptadas.
Las entidades y la Corporación, deberán definir formalmente procesos, políticas y
procedimientos que aseguren una apropiada planificación, administración y cumplimiento
de los objetivos institucionales; en concordancia, principalmente, con los factores de riesgo
personas y tecnología de la información.
Los procesos deberán ser agrupados de la siguiente manera:
7.1.- Procesos gobernantes o estratégicos: Se considerarán a aquellos que proporcionan
directrices y políticas a los demás procesos cuya responsabilidad compete al consejo de
administración o directorio y al representante legal, según corresponda, con el fin de
cumplir con los objetivos y políticas institucionales. Se refieren a la planificación
estratégica, los lineamientos de acción básicos, definición de estructura organizacional, la
administración integral de riesgos, entre otros.
7.2.- Procesos productivos, fundamentales u operativos: Son los procesos propios del
giro del negocio, que permitan ejecutar efectivamente las políticas y estrategias
relacionadas con la calidad de los productos o servicios que ofrecen a sus socios, clientes o
usuarios.
7.3. Procesos habilitantes, de soporte o apoyo: Son los procesos administrativos,
financieros, tecnología de información, contabilidad, control interno y talento humano, que
apoyan a los procesos gobernantes y productivos.
7.4.- Manual de administración de procesos: Las entidades y la Corporación, deberán
definir formalmente políticas, procesos y metodologías para un adecuado diseño, control,
actualización y mejoramiento de los procesos, que les permita adaptar sus procesos
oportunamente a los cambios y condiciones de mercado, mejores prácticas o disposiciones
normativas. Las políticas deberán actualizarse de acuerdo a la normativa vigente y
abarcarán por lo menos, los siguientes aspectos:
a) Diseño claro y actualización de los procesos, los cuales deben ser dinámicos y
compatibles con la entidad;
b) Descripción en secuencia lógica y ordenada de las actividades, tareas, y controles;
c) Determinación de los responsables de los procesos, que serán aquellas personas
encargadas de su correcto funcionamiento, a través del establecimiento de objetivos
y estrategias para gestionarlos y mejorarlos;
d) Definición de mapa de procesos en el que consten los procesos gobernantes o
estratégicos, procesos productivos, fundamentales u operativos y procesos
habilitantes, de soporte o apoyo;
e) Definición de límites y alcance, manteniendo contacto con los clientes internos y
externos del proceso para garantizar que se satisfagan sus necesidades y
expectativas;
f) Actualización y mejora continua a través del seguimiento permanente en su
aplicación;
g) Garantizar una adecuada separación de funciones que evite la realización o el
ocultamiento de fraudes, errores, omisiones u otros eventos de riesgo operativo; y,
h) Difusión y comunicación de los procesos buscando garantizar su total aplicación.
7.5.- Portafolio de procesos: Las entidades y la Corporación, deberán mantener
inventarios actualizados de procesos por línea de negocio, que cuenten, como mínimo con
la siguiente información: tipo de proceso, nombre del proceso, responsable, identificación
de procesos críticos, productos y servicios que genera el proceso, clientes internos y
externos, fecha de actualización y fecha de aprobación.
Artículo 8.- Tecnología de información: Las entidades y la Corporación, deben contar y
mantener tecnología de información acorde a su segmento, naturaleza y perfil de riesgo de
sus operaciones, que garantice la captura, procesamiento, almacenamiento y transmisión de
manera oportuna y confiable de la información para la toma de decisiones, incluyendo
aquella que está bajo la modalidad de servicios provistos por terceros.
Artículo 9.- Administración de la tecnología de la información.- Las entidades de los
segmentos 1, 2, 3, cajas centrales, asociaciones mutualistas de ahorro y crédito para la
vivienda y la Corporación deberán administrar la tecnología de información; para lo cual
deben contar con:
9.1 Área de tecnología de la información: Un comité, unidad, o responsable de tecnología
de información que garantice el normal funcionamiento de la misma, independiente de las
áreas operativas y de negocio de la entidad.
El área de tecnología de la información debe ser consistente de acuerdo al segmento,
naturaleza, complejidad y perfil de riesgo de las operaciones de la entidad.
9.2.- Estructura de gestión de tecnología: Con la finalidad de implementar de manera
eficiente la administración de la tecnología de información, las entidades deberán
contemplar una estructura de gestión de tecnología, de acuerdo al siguiente cuadro:
ÓRGANOS INTERNOS
SE
GM
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TO
1,
CA
JA
S
CE
NT
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MU
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OR
AC
IÓN
SE
GM
EN
TO
2
SE
GM
EN
TO
3
Comité de Tecnología de la Información X X N/A
Unidad de Tecnología de la Información X X N/A
Responsable de Tecnología de la
Información N/A N/A X
N/A = No aplica
Las cooperativas de ahorro y crédito del segmento 3, deberán tener al menos un
responsable de tecnología de la información, que brinde soporte tecnológico a la entidad y
canalice cualquier requerimiento a los proveedores.
9.2.1.- Conformación del Comité de Tecnología de la Información: El comité estará
conformado por: un vocal del consejo de administración o directorio, según corresponda,
quien lo presidirá y tendrá voto dirimente; el representante legal o su delegado; y, los
responsables de las áreas de riesgo y de tecnología que actuará como secretario, quienes
tendrán voz y voto. En las sesiones del comité podrán participar funcionarios vinculados
con los temas a tratarse quienes no tendrán derecho a voto. En el caso de no existir dicho
comité, estas atribuciones serán llevadas por el comité de administración integral de riesgos
o el organismo que haga sus veces.
9.2.2.- Funciones del Comité de Tecnología de la Información: El comité será
responsable principalmente de:
a) Planificar, coordinar y supervisar las actividades relacionadas con la tecnología;
b) Recomendar las políticas, procesos, procedimientos y metodologías de tecnología
de información para posterior aprobación del consejo de administración o el
directorio, según corresponda;
c) Establecer lineamientos para la formulación del plan estratégico de tecnologías de la
información, relacionado con el plan estratégico de la entidad y presupuestos
aprobados;
d) Recomendar al consejo de administración o al directorio, según sea el caso, el Plan
Estratégico de Tecnologías de la Información (PETI);
e) Priorizar la inversión de tecnologías de la información y proyectos con componente
tecnológico;
f) Recomendar al consejo de administración o al directorio, según corresponda, la
aprobación de modelos de operación para las tecnologías de la información y
comunicación; y,
g) Presentar periódicamente al consejo de administración o al directorio, según sea el
caso, informes de cumplimiento de la gestión de tecnología de la información.
9.2.3 Funcionamiento del Comité: Sesionará de manera ordinaria por lo menos cuatro
veces al año; y, extraordinariamente, por convocatoria del presidente, que deberá ser
notificada con un mínimo de 72 horas de anticipación a la fecha de realización de la sesión.
El comité de tecnología de información sesionará con, al menos, tres de sus integrantes y
las decisiones serán tomadas por mayoría de votos. El presidente del comité tendrá voto
dirimente.
Las resoluciones constarán en las respectivas actas. El secretario de comité, elaborará y
llevará actas fechadas y numeradas en forma secuencial de todas las sesiones, debidamente
suscritas por todos sus asistentes. Así mismo, será de su responsabilidad, la custodia de las
mismas, bajo los principios de confidencialidad, integridad y disponibilidad de la
información.
El comité, a través de su presidente, informará por escrito al consejo de administración o al
directorio, las evaluaciones y resoluciones adoptadas.
Artículo 9.3.- Políticas, procesos, procedimientos y metodologías para la
administración de la tecnología de información: Las entidades de los segmentos 1, 2, 3,
cajas centrales, asociaciones mutualistas de ahorro y crédito para la vivienda y la
Corporación, deberán definir políticas, procesos, procedimientos y metodologías que:
a) Se encuentren diseñadas bajo estándares de general aceptación que permitan
minimizar los riesgos en la tecnología de información y ejecución de los criterios de
control interno; y,
b) Contemplen al menos que el consejo de administración de las entidades de los
segmentos 1, 2, cajas centrales y asociaciones mutualistas de ahorro y crédito para
la vivienda o el directorio, según corresponda, aprueben un plan estratégico de
tecnología de la información (PETI) alineado con el plan estratégico institucional; y,
un plan operativo anual que establezca las actividades a ejecutar en el corto plazo,
traducido en tareas, cronogramas, personal responsable y presupuesto, de manera
que se asegure el logro de los objetivos tecnológicos propuestos.
9.3.1.- Con el objeto de garantizar que las operaciones de tecnología de la información
satisfagan los requerimientos de las operaciones, las referidas entidades deberán contar al
menos con lo siguiente:
a) Planificación Estratégica de Tecnología de la Información (PETI) y Presupuesto de
Tecnología de la Información;
b) Procedimientos de operación, acceso y uso de las instalaciones de procesamiento de
información;
c) Procedimientos de gestión de incidentes y problemas de tecnología de la
información, que considere al menos su registro, priorización, análisis, escalamiento
y solución;
d) Respaldos de información periódicos, acorde a los requerimientos de continuidad
del negocio que incluya la frecuencia de verificación, las condiciones de
preservación, eliminación y el transporte seguro hacia un sitio alterno, que no debe
estar expuesta a los mismos riesgos del sitio principal y mantenga las condiciones
físicas y ambientales necesarias para su preservación y posterior recuperación; y,
e) Transporte de respaldos entre los centros de resguardo que deban efectuarse con
adecuados controles de seguridad (sellos, bitácoras de salida y entrada, personal
autorizado, entre otros aspectos) que minimicen ubicación remota, que no debe estar
expuesto a los riesgos del sitio principal. La información debe estar resguardada por
el lapso no menor a lo que indica la normativa vigente, en condiciones y en
formatos que se establezcan para el caso por parte de los entes de control.
9.3.2.- Las entidades señaladas deberán garantizar que el proceso de adquisición,
desarrollo, implementación y mantenimiento de las aplicaciones satisfagan los objetivos del
negocio, considerando al menos lo siguiente:
a) Una metodología que permita la adecuada administración y control del proceso
de compra de software y del ciclo de vida de desarrollo y mantenimiento de
aplicaciones, con los usuarios involucrados;
b) Requerimientos funcionales aprobados por el área solicitante;
c) Requerimientos técnicos y el análisis de la relación y afectación a la capacidad
de la infraestructura tecnológica actual, aprobados por el área técnica;
d) Ambientes de prueba, desarrollo y producción, con la debida segregación de
accesos. Para el caso de entidades que hayan tercerizado el servicio de
desarrollo de sistemas, deberán contar al menos con ambientes de prueba y
producción;
e) Mitigación de las vulnerabilidades del código fuente de las aplicaciones;
f) Pruebas técnicas y funcionales que reflejen la aceptación de los usuarios
autorizados;
g) Procedimientos de control de cambios que considere su registro, manejo de
versiones, segregación de funciones y autorizaciones e incluya los cambios
emergentes; y,
h) Procedimientos de migración de la información, que incluyan controles para
garantizar las características de integridad, disponibilidad y confidencialidad.
En caso de que la entidad contrate el servicio de desarrollo de software o adquiera un
sistema informático, debe verificar que el proveedor cumpla con las disposiciones descritas
en los numerales precedentes.
9.3.3.- Con el objeto de garantizar que la infraestructura tecnológica que soporta las
operaciones sea administrada, monitoreada y documentada, las entidades y la Corporación,
deben contar con un manual de gestión de la infraestructura que contengan al menos:
a) Procedimientos que permitan la administración, monitoreo y registros de
configuración de las bases de datos, redes de datos, hardware y software base,
que incluya límites y alertas;
b) Una metodología documentada de análisis de la capacidad y desempeño de la
infraestructura tecnológica que soporte las operaciones del negocio, cuyo
resultado debe ser conocido y analizado por el comité de tecnología o el órgano
que haga sus veces, con una frecuencia mínima semestral. La metodología debe
incluir límites y alertas de al menos: almacenamiento, memoria, procesador,
consumo de ancho de banda; y, para bases de datos: áreas temporales de trabajo,
log de transacciones y almacenamiento de datos;
c) Procedimientos de migración de la plataforma tecnológica, que incluyan
controles para garantizar la continuidad del servicio;
d) Instalaciones de procesamiento de información crítica en áreas protegidas con
los suficientes controles que eviten el acceso de personal no autorizado, daños a
los equipos de computación y a la información en ellos procesada, almacenada o
distribuida; y, condiciones físicas y ambientales necesarias para garantizar el
correcto funcionamiento del entorno de la infraestructura de tecnología de la
información; y,
e) Un procedimiento para mantener un inventario de infraestructura tecnológica
actualizado que considere por lo menos, su registro, responsables de uso, fecha y
control de ingresos y salidas de los activos.
9.3.4.- En el caso de contratar servicios de infraestructura, plataforma y/o software
conocido como computación en la nube, las entidades y la Corporación deben asegurar que
el proveedor disponga al menos de:
a) Centros de procesamiento de datos principal y/o alterno, contratados en la nube,
implementados siguiendo el estándar TIA-942 y contar como mínimo con la
certificación TIER III para diseño, implementación y operación;
b) Certificación ISO 27001 en seguridad de la información para los servicios
ofertados;
c) Si es un proveedor internacional, que tenga una representación comercial en el
país, con capacidad para brindar soporte integral con personal y representar
legalmente al proveedor internacional en el país; y,
d) Capacidad para transferir sólidamente los conocimientos.
La información almacenada por el proveedor deberá estar a disposición permanente de la
entidad y a través de ésta, del organismo de control, por medio de los canales o mecanismos
que disponga para el efecto. La información es de estricta confidencialidad y no podrá ser
comercializada o utilizada para otros fines distintos a los manejados por la entidad dueña de
la información.
La notificación de término del contrato deberá ser informada por el proveedor con la debida
anticipación, con el propósito de garantizar la continuidad de las operaciones de la entidad.
En caso de terminación del contrato de servicios de infraestructura, plataforma y/o
software, la información será devuelta por el proveedor a la entidad de forma inmediata,
conservando un respaldo de seguridad por un período de al menos tres meses debiendo
observar estricta confidencialidad y el impedimento para utilizarla y comercializarla.
Las entidades referidas en este artículo y la Corporación deberán informar al consejo de
administración sobre el detalle de los servicios a ser contratados que incluya el análisis de
los riesgos operativos, legales, tecnológicos, de seguridad y continuidad a los que se
exponen al adoptar este servicio; así como los controles para mitigarlo;
Artículo 10.- Las entidades de los segmentos 4 y 5 deberán incluir dentro de su gestión, la
administración de la tecnología de información; para lo cual deben contar al menos con:
a) Un presupuesto aprobado para el funcionamiento de la operación de tecnología
de información;
b) Respaldos de los movimientos de operaciones activas, pasivas, contingentes y
de servicios, ubicados fuera del área de procesamiento; y,
c) Normas básicas de operación y un inventario de los principales elementos
tecnológicos con los que cuenta.
Artículo 11.- Eventos Externos: En la administración del riesgo operativo, las entidades y
la Corporación deben considerar la posibilidad de pérdidas derivadas de la ocurrencia de
eventos ajenos a su control, tales como: incidentes con proveedores, fallas en los servicios
públicos, ocurrencia de desastres naturales, atentados, fraudes externos y otros actos
delictivos, los cuales pudieran alterar el desarrollo normal de sus actividades. Para el efecto,
deben contar con planes de contingencia y de continuidad del negocio.
SECCIÓN V.- CONTINUIDAD DEL NEGOCIO
Artículo 12.- Planes de Contingencia y Continuidad: Las entidades de los segmentos
1,2, cajas centrales, asociaciones mutualistas de ahorro y crédito para la vivienda y la
Corporación, deben implementar planes de contingencia y de continuidad del negocio que
cubran a personas, procesos y tecnología, con el fin de garantizar su capacidad para operar
en forma continua y minimizar las pérdidas en caso de una interrupción del negocio, de ser
el caso, al menos apegados a la Norma ISO 22301 o a la buena práctica que se ajuste para
el efecto.
12.1.- Procesos críticos: Las referidas entidades deberán adoptar una metodología que les
permita identificar y evaluar los procesos críticos, aún en los provistos por terceros, previo
a la elaboración del plan de continuidad del negocio; así como realizar un análisis de
riesgos y equilibrar el costo de la implementación o no del plan de continuidad,
dependiendo de la criticidad de cada proceso.
Los procesos priorizados por la entidad se deberán incluir en el plan de continuidad.
12.2.- Actividades: Las aludidas entidades deberán considerar las siguientes actividades
para la definición e implementación de los planes de continuidad y de contingencia, según
corresponda:
a) Incorporar el proceso de administración del plan de continuidad del negocio al
proceso de administración integral de riesgos;
b) Definir períodos de recuperación y tiempos máximos de interrupción que puedan
soportar los procesos identificados como críticos, sin que afecte a la sostenibilidad
de la institución;
c) Identificar y analizar los principales escenarios de contingencia tomando en cuenta
el impacto y la probabilidad de que sucedan (Análisis de impacto en el negocio);
d) Identificar los riesgos por fallas en la tecnología de información y gestionar un plan
de acción para mitigar los riesgos identificados;
e) Definir una estrategia de continuidad de los procesos críticos, en línea con los
objetivos institucionales;
f) Desarrollar los planes de contingencia necesarios para implementar la estrategia de
continuidad definida.
g) Definir acciones a ejecutar antes, durante y una vez ocurrido el incidente que ponga
en peligro la operatividad de la entidad;
h) Determinar acciones a realizar para continuar con las actividades de la entidad en
instalaciones propias o alternas (reanudación y recuperación);
i) Realizar pruebas periódicas de los planes de continuidad y contingencia que
permitan comprobar la aplicabilidad y efectuar los ajustes necesarios;
j) Mantener información actualizada de contacto de las personas responsables de
ejecutar cada actividad;
k) Contar con cronogramas y procedimientos de prueba y mantenimiento de los planes
de continuidad y contingencia;
l) Definir procedimientos de difusión, comunicación, concientización y cumplimiento
de los planes de continuidad y contingencia; y,
m) Designar de su estructura un responsable de la continuidad del negocio.
Las entidades del segmento 3 deberán implementar un plan de recuperación de desastres de
tecnología de información.
SECCIÓN VI.- SERVICIOS PROVISTOS POR TERCEROS
Artículo 13. Calificación y selección de proveedores: Las entidades de los segmentos 1,2,
3, cajas centrales, asociaciones mutualistas de ahorro y crédito para la vivienda y la
Corporación, deberán contar con un proceso integral para la calificación y selección de
proveedores, que incluya las actividades previas a la contratación, cumplimiento y
renovación del contrato, y el cual deberá contener al menos procedimientos para:
a) Evaluar la experiencia de la empresa y su personal;
b) Evaluar la capacidad financiera para asegurar la viabilidad del proveedor durante
todo el período de contratación previsto;
c) Efectuar análisis de costo beneficio;
d) Evaluar la capacidad y oportunidad de respuesta del proveedor a consultas,
solicitudes de presupuesto y presentación de ofertas;
e) Evaluar la capacidad y calidad del servicio, instalación y apoyo;
f) Evaluar la capacidad logística del proveedor incluyendo las instalaciones y recursos
técnicos y económicos;
g) Exigir que las entidades y organizaciones de servicios auxiliares cuenten con la
calificación respectiva de la Superintendencia y cumplan la normativa
correspondiente, y;
h) Comprobar que el proveedor cuente con representación técnica, legal, operativa y de
contingencia suficientes, en especial si son proveedores internacionales.
13.1.- Para el caso de adquisición, implantación o arriendo de los bienes, servicios o
sistemas tecnológicos, todas las entidades y la Corporación deberán verificar:
a) El objeto y especificaciones del servicio contratado;
b) Los requisitos funcionales y técnicos de los bienes o servicios a ser adquiridos;
c) Los costos totales;
d) El nivel de soporte, capacitación y transferencias de conocimiento a ser
proporcionados por el proveedor;
e) La existencia de respaldos, seguridad y sigilo de la información;
f) El mantenimiento y continuidad de los bienes y servicios;
g) Adaptación eficiente y oportuna a los requerimientos normativos; y,
h) El documento en que el conste el plan de contingencia y continuidad del servicio
que presta el proveedor, según corresponda.
En el caso que compañías u organizaciones de servicios auxiliares participen como
proveedores, deberán presentar copia de la resolución de calificación de la
Superintendencia de Economía Popular y Solidaria.
Las cooperativas de los segmentos 4 y 5 deberán contratar los servicios de proveedores
tecnológicos siempre y cuando cumplan con lo dispuesto en este numeral. En el caso de que
a la fecha de expedición de esta norma, dichas cooperativas hubieran contratado un
proveedor que no cumpla con tales requisitos, las entidades le solicitarán que dentro de un
plazo de dos años, cumplan con este requerimiento normativo.
Artículo 14.- Proveedores alternos para los servicios críticos: Las entidades de los
segmentos 1, 2, 3, cajas centrales, asociaciones mutualistas de ahorro y crédito para la
vivienda y la Corporación, deberán contar con proveedores alternos que tengan la
capacidad técnica y operativa para proveer los bienes y prestar los servicios que se requiera,
para lo cual se deberá observar lo previsto en el artículo 13 de la presente norma.
Artículo 15.- Proveedores del exterior: Los proveedores de servicios críticos
domiciliados en el exterior y que presten servicios a las entidades y a la Corporación,
deberán tener una subsidiaria o una contraparte en el país que responda ante posibles fallas
o requerimientos de mejora del servicio o sistema adquirido. Esta contraparte deberá ser
calificada por los organismos de control pertinentes del país y deberá garantizar los mismos
estándares de calidad y responsabilidad que un proveedor local.
Artículo 16.- Para la calificación y selección de proveedores las entidades y la
Corporación, deberán analizar ofertas, de acuerdo a su política de contratación establecida,
de tal manera que se evite posibles conflictos de interés.
SECCIÓN VII.- RIESGO LEGAL
Artículo 17.- Administración de riesgo legal: Las entidades y la Corporación deben
determinar de manera oportuna las fallas o insuficiencias de orden legal, de tal manera que
les proporcione una visión clara sobre su exposición a este tipo de riesgo.
Artículo 18.- Aspectos de enfoque de riesgo legal: Las fallas o insuficiencias de orden
legal deben ser establecidas por las entidades y la Corporación de acuerdo con su propia
percepción y perfil de riesgos y enfocarlas, principalmente, en los siguientes aspectos: actos
societarios; gestión de crédito; operaciones del giro financiero; actividades
complementarias no financieras; empresas proveedoras extranjeras, estipulaciones
contractuales y, cumplimiento legal y normativo, entendiéndolos dentro de las siguientes
conceptualizaciones:
18.1.- Actos societarios: Son todos aquellos procesos jurídicos que se deben realizar en
orden de ejecutar y perfeccionar las decisiones de los órganos de gobierno, necesarios para
el desenvolvimiento societario de las entidades y la Corporación, de acuerdo a su naturaleza
jurídica.
18.2.- Gestión de crédito: Es el conjunto de actividades que deben ejecutar en relación al
otorgamiento de operaciones crediticias, su instrumentación y su recuperación.
18.3.- Operaciones del giro financiero: Es el conjunto de actividades o procesos que
realiza la entidad para la ejecución de operaciones propias de su giro financiero, distintas a
la gestión de crédito.
18.4.- Actividades complementarias de las operaciones del giro financiero: Es el
conjunto de actividades o procesos que debe ejecutar la entidad, que sin ser propias del giro
financiero, son necesarias para el cumplimiento y desarrollo de su objeto social.
18.5.- Proveedores extranjeros: Son las personas jurídicas constituidas en el exterior y
que proveen bienes o servicios críticos. Deberán estar domiciliadas en el país o contar con
un representante legal en el Ecuador, con capacidad para responder solidariamente por las
obligaciones contraídas por el proveedor con la entidad.
18.6 Estipulaciones contractuales: Los contratos deben ser debidamente suscritos,
legalizados y contener estipulaciones al menos sobre: los niveles mínimos de servicio
acordado; garantías técnicas y financieras, tales como: buen uso del anticipo, fiel
cumplimiento del contrato, buen funcionamiento y disponibilidad del servicio, entre otros;
penalizaciones por incumplimientos; y, facilidades para la revisión y seguimiento del
servicio prestado, ya sea, por la unidad de auditoría interna u otra área que la entidad
designe, así como, por parte de los auditores externos o de la Superintendencia.
Los contratos con proveedores que presten servicios tecnológicos críticos, a más de las
estipulaciones señaladas en el inciso anterior, deberán contener cláusulas respecto de:
garantías de acceso a los programas fuentes, bases de datos, respaldos de datos, plataformas
de prestación de servicio o infraestructura tecnológica, en caso de quiebra del proveedor o
situaciones contingentes que así lo requieran. Se deberá establecer la protección,
privacidad y confidencialidad de los activos de información de la entidad que serán
accedidos y manejados por el proveedor de servicios, siempre sujetos a verificación; y, la
facultad de realizar auditorías informáticas al proveedor en el caso de ser requerido, tanto
por la entidad como por el ente de control.
18.7 Cumplimiento legal y normativo: Es el proceso mediante el cual la entidad controla
que sus actividades y sus operaciones se ajusten a las disposiciones legales y normativas
vigentes, así como la capacidad de adecuarse rápida y efectivamente a nuevas disposiciones
legales y normativas.
Artículo 19.- Clasificación del riesgo legal: El riesgo legal se puede clasificar en:
19.1 Riesgo de Documentación: Es el riesgo de que no existan documentos que respalden
las operaciones de crédito, garantías, entre otros, o que de existir, tengan deficiencias en su
redacción, no estén completos, o no contengan los requisitos necesarios para su validez, de
acuerdo a la normativa vigente.
19.2 Riesgo de Legislación: Riesgo de que una operación no pueda ser ejecutada por
prohibición, limitación o incertidumbre acerca de la legislación del país o por errores en la
interpretación de la misma.
19.3 Riesgo de Capacidad: Está compuesto por el riesgo de que la contraparte no tenga
capacidad legal para operar en un sector, producto o moneda determinada y por el riesgo de
que las personas que actúan en nombre de la contraparte no cuenten con poder legal
suficiente para comprometerla.
SECCIÓN VIII.- RESPONSABILIDADES EN LA ADMINISTRACIÓN DE
RIESGO OPERATIVO
Artículo 20.- Responsabilidades de las entidades de los segmentos 1, 2, 3, cajas
centrales, asociaciones mutualistas de ahorro y crédito para la vivienda y la
Corporación: Los órganos internos de dichas entidades, además de las responsabilidades
previstas en las “Normas para la Administración Integral de Riesgos en las cooperativas de
ahorro y crédito, cajas centrales y asociaciones mutualistas de ahorro y crédito para la
vivienda” y en las “Norma para la administración integral de riesgos de la Corporación
Nacional de Finanzas Populares y Solidarias”, expedidas por la Junta de Política y
Regulación Monetaria y Financiera, tendrán las siguientes:
20.1.- Consejo de Administración o Directorio:
a) Crear una cultura organizacional con principios y valores de comportamiento ético
que priorice la gestión eficaz del riesgo operativo;
b) Aprobar las políticas y metodologías propuestas por el comité de administración
integral de riesgos;
c) Aprobar el manual de gestión de riesgo operativo;
d) Conocer los principales riesgos operativos afrontados por la entidad, estableciendo
cuando ello sea posible, adecuados niveles de tolerancia; y,
e) Las demás determinadas por la Superintendencia.
20.2.- Comité de Administración Integral de Riesgos:
a) Evaluar y proponer al consejo de administración o el directorio, según corresponda,
las políticas, los manuales y metodologías de administración del riesgo operativo
para su aprobación;
b) Aprobar los procesos y procedimientos de administración de riesgo operativo;
c) Evaluar la aplicación de manuales y metodologías de gestión de riesgo previo a la
aprobación del consejo de administración o el directorio, según corresponda;
d) Definir los mecanismos para monitorear y evaluar la exposición a riesgos;
e) Recomendar al consejo de administración o el directorio, según corresponda, la
aprobación de una metodología consistente para administrar la matriz de riesgos y
límites de riesgo;
f) Someter a aprobación del consejo de administración o el directorio, según
corresponda, los planes de contingencia y de continuidad del negocio, asegurar la
aplicabilidad y cumplimiento de los mismos, para el caso de las entidades de los
segmentos 1, 2, cajas centrales, asociaciones mutualistas de ahorro y crédito para la
vivienda y Corporación. Las entidades del segmento 3 deberán someter a
aprobación del consejo de administración, el plan de recuperación de desastres de
tecnología de información; y,
g) Las demás que determine el consejo de administración o el directorio, según
corresponda o la Superintendencia.
20.3.- La Unidad o el administrador de riesgos: La unidad o el administrador de riesgos
de la entidad deberá cumplir al menos con las siguientes funciones
a) Proponer políticas para la gestión del riesgo operativo;
b) Participar en el diseño y permanente actualización del manual de gestión del riesgo
operativo;
c) Desarrollar la(s) metodología(s) para la gestión del riesgo operativo;
d) Apoyar y asistir a las demás unidades de la entidad para la aplicación de la(s)
metodología(s) de gestión del riesgo operativo;
e) Evaluar el riesgo operativo, de forma previa al lanzamiento de nuevos productos,
implementación de nuevos procesos y ante cambios importantes en el ambiente
operativo o informático en base a los informes de las áreas que corresponda;
f) Realizar el seguimiento al cumplimiento de los planes de acción;
g) Consolidar y desarrollar reportes e informes sobre la gestión del riesgo operativo
por unidades, factores y líneas de negocios;
h) Identificar las necesidades de capacitación y difusión para una adecuada gestión del
riesgo operativo;
i) Liderar el desarrollo, la aplicabilidad y cumplimiento de los planes de contingencia
y de continuidad del negocio; así como proponer los líderes de las áreas que deban
cubrir el plan de contingencia y de continuidad del negocio para el caso de las
entidades de los segmentos 1, 2, cajas centrales, asociaciones mutualistas de ahorro
y crédito para la vivienda y la Corporación;
j) En las entidades del segmento 3, el administrador de riesgos deberá elaborar y
liderar la ejecución del plan de recuperación de desastres de tecnología de
información;
k) Elaborar la metodología para definir y administrar la matriz de riesgos para las
entidades de los segmentos 1, 2, cajas centrales, asociaciones mutualistas de ahorro
y crédito para la vivienda y la Corporación;
l) En coordinación con el área legal de la entidad, analizar, monitorear y evaluar los
procedimientos de orden legal y emitir informes que determinen su real exposición
al riesgo legal, los cuales deben ser puestos en conocimiento del comité de
administración integral de riesgos; y,
m) Otras necesarias para el desarrollo de la función.
Artículo 21.- Responsabilidades del representante legal: El representante legal tiene la
responsabilidad de implementar la gestión del riesgo operativo conforme a las
disposiciones del consejo de administración o el directorio, según corresponda.
Los gerentes de las unidades organizativas de negocios o de apoyo tienen la
responsabilidad de gestionar el riesgo operativo en su ámbito de acción, dentro de las
políticas, límites y procedimientos establecidos, en especial, con el reporte de los eventos
de riesgo identificados.
Artículo 22.- Responsabilidades de las entidades de los segmentos 4 y 5: Los órganos
internos de dichas entidades, a más de las responsabilidades previstas en las “Normas para
la Administración Integral de Riesgos en las cooperativas de ahorro y crédito, cajas
centrales y asociaciones mutualistas de ahorro y crédito para la vivienda” expedida por la
Junta de Política y Regulación Monetaria y Financiera, tendrán las siguientes:
a) El consejo de administración será responsable de aprobar el documento en el que se
definan los procesos de la entidad, el manual de administración del personal, así
como cualquier política definida en relación a la administración de riesgo operativo,
los mismos que deben estar previamente revisados y conocidos por el consejo de
vigilancia;
b) El consejo de vigilancia deberá revisar el cumplimiento permanente de la aplicación
de los procesos aprobados por el consejo de administración;
c) El representante legal además de las responsabilidades previstas en el artículo 21,
implementará y dará continuidad a los lineamientos definidos en el numeral 4.4 del
artículo 4 y de lo establecido en el artículo 10 de la presente norma; y,
d) Crear una cultura organizacional con principios y valores de comportamiento ético
que priorice la gestión eficaz del riesgo operativo.
Las entidades y la Corporación deberán asignar recursos suficientes para la gestión del
riesgo operativo, que les permita un adecuado cumplimiento de las funciones señaladas en
la presente norma y asegurar una adecuada independencia entre el área que asuma las
funciones de gestión del riesgo operativo y aquellas otras unidades de negocio o de apoyo.
DISPOSICIONES GENERALES
PRIMERA.- La Superintendencia de Economía Popular y Solidaria, sin perjuicio de
requerir la información que considere necesaria para cumplir con sus actividades de
supervisión y control, podrá disponer la adopción de medidas adicionales a las previstas en
esta norma, con el propósito de velar por la aplicación de políticas, normas y
procedimientos de riesgo operativo que enfrenten las entidades y la Corporación y las
compañías y organizaciones de servicios auxiliares del sector financiero popular y
solidario.
SEGUNDA.- Los auditores internos deberán verificar que la unidad de riesgo cumpla con
las normas relacionadas al riesgo operativo e informar a la Superintendencia de Economía
Popular y Solidaria sobre los niveles de avance, en los plazos y medios que este organismo
de control lo requiera.
Los auditores internos deberán aplicar procesos y procedimientos de auditoria a través de
un equipo competente, debidamente capacitado y operativamente independiente, que
coadyuven al mejoramiento de la efectividad de la administración de riesgos. El auditor
interno no es el directamente responsable de la gestión del riesgo operativo.
TERCERA.- Las metodologías adoptadas para la administración del riesgo operativo,
deben estar disponibles cuando lo requiera la Superintendencia de Economía Popular y
Solidaria para su validación.
CUARTA.- Las entidades sujetas a esta norma y la Corporación, deben enviar a la
Superintendencia de Economía Popular y Solidaria, la información de eventos de riesgo
operativo con el contenido, formato y frecuencia que dicho organismo de control
determine.
DISPOSICIONES TRANSITORIAS
PRIMERA.- Las cooperativas de ahorro y crédito, cajas centrales, asociaciones
mutualistas de ahorro y crédito para la vivienda y la Corporación, deberán proceder con la
implementación de esta norma dentro de los plazos previstos en el siguiente cronograma a
partir de la entrada en vigencia de la presente resolución:
N° TEMA
PLAZO EN DÍAS
SE
GM
EN
TO
1,
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2
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GM
EN
TO
3
1 Identificar las líneas de negocio 180 270 360
2 Definir el portafolio de procesos 180 270 360
3 Elaborar manual de administración de procesos 540 900 1080
4 Levantar los procesos de la entidad 720 1080 1440
5 Construir la bases de datos del recurso humano de la entidad 90 120 180
6 Elaborar manual descriptivo de cargos 180 270 360
7 Elaborar el manual de administración del personal 270 360 540
8 Conformar la unidad de tecnología de información 90 120 N/A
9 Nombrar al responsable de tecnología de información N/A N/A 180
10 Conformar el comité de tecnología de información 90 120 N/A
11
Implementar políticas, procesos, procedimientos y metodologías para
la administración de la tecnología de información (manual) 360 540 720
12 Elaborar el plan estratégico de tecnologías de la información (PETI) 720 1080 N/A
13
Definir o actualizar los planes de contingencia y continuidad del
negocio y cronograma de implementación 360 1080 N/A
14
Aplicar el cronograma de implementación de planes de contingencia
y continuidad del negocio 720 1440 N/A
15
Definir un plan de recuperación de desastres de tecnología de
información N/A N/A 720
16 Elaborar e implementar la matriz de riesgo operativo 360 540 N/A
17
Actualizar la matriz de riesgo operativo con los eventos de riesgo
históricos identificados (base de eventos de riesgo operativo) 720 1080 N/A
18 Registro de eventos de riesgo N/A N/A 1440
19 Elaborar manual de contratación de proveedores 90 210 270
20
Elaborar manual de riesgo operativo que contenga las políticas,
procesos y metodologías para la administración del riesgo operativo
incluido el riesgo legal 1080 1440 1800
N/A= No aplica
En el caso de las cooperativas de los segmentos 4 y 5, los plazos establecidos son los
siguientes:
N° TEMA
PLAZO EN DÍAS
SE
GM
EN
TO
4
SE
GM
EN
TO
5
1 Identificar líneas de negocio 360 360
2 Definir documento de administración de procesos 720 1080
3
Levantar procesos productivos ( captación, colocación, atención y
servicio al socio) 1080 1440
4 Elaborar manual descriptivo de cargos 720 1080
5 Elaborar e implementar la bitácora de eventos de riesgo 1440 1800
6
Elaborar y aprobar el presupuesto de operación de tecnología de
información 720 720
7
Respaldar fuera del área de procesamiento, los movimientos de
operaciones activas, pasivas, contingentes y de servicios 720 720
8 Realizar el inventario de principales elementos tecnológicos 720 720
9 Definir normas básicas de operación de tecnología de información 1080 1080
SEGUNDA.- Las cooperativas del segmento 1 que al 31 de diciembre de 2012, no
estuvieron bajo el control de la Superintendencia de Bancos, observarán los plazos para el
segmento 2 establecidos en la Disposición Transitoria Primera.
Las cooperativas de los segmentos 2 y 3 que al 31 de diciembre de 2012, estuvieron bajo el
control de la Superintendencia de Bancos, observarán los plazos para el segmento 1,
establecidos en la Disposición Transitoria Primera.
TERCERA.- Las compañías de servicios auxiliares deberán cumplir con lo previsto en esta
norma dentro del plazo de 1080 días.
DISPOSICIÓN FINAL.- La presente resolución entrará en vigencia a partir de la presente
fecha, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.
Publíquese en la página web de la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria.
COMUNÍQUESE Y PUBLÍQUESE.- Dado y firmado en la ciudad de San Francisco de
Quito, Distrito Metropolitano a 26 NOV 2018
Catalina Pazos Chimbo
INTENDENTE GENERAL TÉCNICO
FUENTE:
Resolución No. SEPS-IGT-IR-IGJ-2018-0279 de 26 de noviembre de 2018.
Resolución No. SEPS-IGT-IR-IGJ-2018-0284 de 13 de diciembre de 2018.
