RESOLUCION DE LA OFICINA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

Nº013-2011-SERVIR-OAF

Lima, 03 de Marzo de 2011

VISTOS,

El Informe Nº 020-2011/SERVIR-OAF-TI de fecha 02 de Marzo del 2011, mediante el

cual el Especialista en Tecnologías de Información de la Autoridad Nacional del Servicio Civil,

en adelante SERVIR propone a la Oficina General de Administración y Finanzas el proyecto de

Directiva: "Normas para el uso del Correo Electrónico en la Autoridad Nacional del Servicio

Civil - SERVIR".

CONSIDERANDO:

Que, de acuerdo a lo dispuesto por la Resolución Jefatura! Nº 088-2003-INEI, publicado

en las normativas de la ONGEI, que aprobó la Directiva Nº 005-2003-INEl/DTNP, "Normas para

el uso del servicio de correo electrónico en las Entidades de la Administración Pública", donde

se establece que el correo electrónico institucional es una herramienta importante de

comunicación e intercambio de información entre personas y entidades de la Administración

Pública, por lo que resulta necesario promover su correcta aplicación, como recurso de

comunicación intra e inter institucional y regular su uso racional para optimizar su

aprovechamiento estableciendo procedimientos para el uso del servicio de correo electrónico

en las entidades de la Administración Pública;

Que, estando que la citada Directiva es de cumplimiento obligatorio por las entidades

del Poder Ejecutivo, Legislativo y Judicial, Organismos Autónomos, Organismos Públicos

Descentralizados, Gobiernos Regionales, Locales y Empresas Públicas a nivel nacional, de

acuerdo a lo dispuesto en el artículo 111 de la mencionada Directiva;

Que, de conformidad con el Informe Nº 025-2010/SERVIR-GG-OAF, que aprueba los

"Principios y Política de la Gestion Administrativa, Financiera y de Recursos Humanos De

SERVIR", en cuya Política Nº 5 se indica que SERVIR garantiza la privacidad, inviolabilidad e

inamovilidad, sin consentimiento alguno, de los bienes de oficina y los servicios de

comunicación que se pone a disposición del personal como herramientas de trabajo

(escritorios, credenzas, correo electrónico, telefonía fija y celular, computadora, laptops, USB,

entre otros) .

Que, con la finalidad de asegurar el control de acceso y uso de los servicios disponibles

vía Internet de la Autoridad Nacional del Servicio Civil - SERVIR, así como regular el uso

racional del servicio de correo electrónico para optimizar su aprovechamiento acorde con la

normatividad correspondiente dispuesta por la Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e

Informática - ONGEI, es necesario aprobar la correspondiente Directiva;

Que, teniendo en cuenta que forma parte de las funciones de la Oficina General de

Administración y Finanzas el coadyuvar al fortalecimiento de la organización mediante la

adecuada gestión de tecnologías de la información y de los recursos informáticos, de acuerdo

a lo dispuesto en el artículo 18º del Reglamento de Organización y Funciones de SERVIR;

De conformidad con lo establecido en la Resolución Jefatura! Nº 088-2003-INEI,

publicado en las normativas de la ONGEI, que aprobó la Directiva Nº 005-2003-INEl/DTNP,

"Normas para el uso del servicio de correo electrónico en las Entidades de la Administración

Pública", el Reglamento de Organización y Funciones de SERVIR, aprobado mediante Decreto

Supremo N° 062-2008-PCM y modificado por Decreto Supremo Nº 014-2010-PCM.

SE RESUELVE:

Artículo l°.- Aprobar la Directiva Nº 006-2011-SERVIR/OAF "Normas para el uso del

Correo Electrónico en la Autoridad Nacional del Servicio Civil - SERVIR", misma que

forma parte integrante de la presente Resolución.

Artículo 2º.- Disponer que la presente Resolución así como la Directiva aprobada se

publique en el portal institucional www.servir.gob.pe

Regístrese, comuníquese y archívese.

DIRECTIVA Nº 006-2011-SERVIR/OAF

NORMAS PARA EL USO DEL CORREO ELECTRÓNICO EN LA AUTORIDAD NACIONAL DEL

SERVICIO CIVIL - SERVIR

l. FINALIDAD

La presente Directiva tiene como finalidad asegurar el control de acceso y uso de los

servicios disponibles vía Internet así como regular el uso racional del servicio de correo

electrónico para optimizar su aprovechamiento con el objetivo de contribuir al objetivo

organizacional de mejorar los procedimientos del uso de activos y servicios tecnológicos.

2. ALCANCE

Las disposiciones contenidas en la presente Directiva son de aplicación obligatoria para

todas las Oficinas y Gerencias que formen parte de la Autoridad Nacional del Servicio Civil -

SERVIR. Su aplicación incluye a todo equipo tecnológico conectado a la red de SERVIR, sea

propiedad de este o de terceros que requieran usar recursos tecnológicos de la institución.

3. RESPONSABILIDAD

Son responsables de la aplicación y cumplimiento de la presente directiva todos los

funcionarios y personas que brindan servicios en SERVIR.

4. BASE LEGAL

• Decreto Legislativo N2 1023 que crea la Autoridad Nacional del Servicio Civil.

• Decreto Supremo N2 062-2008-PCM que aprueba el Reglamento de Organización y

Funciones de la Autoridad Nacional del Servicio Civil.

• Resolución de Gerencia General Nº 010-2009-ANSC-GG y sus modificatorias, que

aprueba el procedimiento de reclutamiento, selección y contratación del personal

CAP.

• Resolución de Gerencia General Nº 012-ANSC-GG y sus modificatorias, que aprueba el

procedimiento para la aplicación del régimen especial de contratación administrativa

de servicios - CAS.

• RESOLUCION JEFATURAL N2 088-2003-INEI, que aprueba las normas para el uso del

servicio de correo electrónico en las entidades de la Administración Pública.

• DIRECTIVA N2 005-2003-INEl/DTNP, normas para el uso del servicio de correo

electrónico en las entidades de la Administración Pública.

S. DISPOSICIONES GENERALES

a) El Área de Tecnologías de la Información es responsable de cumplir y hacer cumplir las

disposiciones contenidas en la presente directiva .

b) El correo electrónico institucional es una herramienta de comunicación e intercambio

de información oficial entre personas.

c) SERVIR establece, de acuerdo a su política institucional, la asignación de cuentas de

correo electrónico institucional a sus trabajadores.

• El servicio de correo electrónico será debidamente autorizado por la Oficina

General de Administración y Finanzas a los usuarios que lo necesiten y mediante

requerimiento formal del jefe del área usuaria.

• El área de Recursos Humanos comunicará al área de Tecnologías de la

Información la relación de trabajadores que hayan ingresado a laborar y de los

que han dejado de hacerlo para el mantenimiento correspondiente de las cuentas

de correo.

• La cuenta de correo se mantendrá vigente por un período de dos semanas

adicionales a la fecha de cese del trabajador.

• La creación de cuentas genéricas serán debidamente autorizadas mediante

requerimiento formal del jefe del área usuaria que designará un responsable de la

cuenta, así como el período de caducidad de la misma.

d) El tener una cuenta de correo institucional compromete y obliga a cada usuario a

aceptar las normas establecidas por SERVIR y someterse a ellas.

e) Cada usuario es responsable de todas las actividades realizadas con la cuenta de

correo electrónico que tiene asignada.

f) La cuenta de correo asignada a cada usuario se utilizará únicamente para actividades

relacionadas con el cumplimiento de su función en SERVIR.

g) SERVIR garantiza la privacidad de las cuentas de correo electrónico institucional de

todos los usuarios y sus respectivas copias de respaldo. Sólo en el caso de que se

detecte que un usuario está cometiendo una falta grave contra lo establecido por la

institución por medio de su cuenta de correo, el área de TI podrá inhabilitar o anular

dicha cuenta de correo.

h) El nombre de la cuenta de correo electrónico institucional para cada usuario estará

formado por la letra inicial del nombre de pila del usuario seguido del apellido

paterno, ligado con el símbolo @ al nombre de dominio de SERVIR (establecido por la

Directiva Nº 010-2002-INEl/DTNP " Normas Técnicas para la Asignación de Nombres de

Dominio de las entidades de la Administración Pública") De existir coincidencias, el

área de TI realizará las coordinaciones necesarias con las personas involucradas.

6. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

6.1 DEL BUEN USO DEL CORREO ELECTRÓNICO

A. USO DE CONTRASEÑAS

a) Los usuarios con una cuenta de correo asignada establecerán una contraseña segura

para hacer uso del servicio.

b) La contraseña asignada a cada usuario es de uso personal e intransferible.

c) El usuario cerrar la aplicación de correo electrónico o bloqueará su estación de trabajo

cuando no utilice el servicio para evitar que otra persona tenga acceso a su

información.

B. LECTURA DE CORREO

a) Al recibir un mensaje que se considere ofensivo, se reenviará al área de Tecnologías de

la Información, con el fin de tomar las acciones respectivas.

b) El usuario realizará actividades de mantenimiento periódico a su buzón de correo,

eliminando mensajes que no requiera almacenar.

C. ENVÍO DE CORREO

a) Los mensajes enviados desde cualquier cuenta de correo serán responsabilidad

exclusiva del usuario asignado a cada cuenta.

b) Se evitará el uso de opciones de confirmación de entrega y lectura.

c) Se evitará enviar mensajes a listas globales, a menos que sea un asunto oficial que

involucre a toda la institución.

d) la posibilidad de enviar correos a grupos de SERVIR será restringida a usuarios

determinados. La solicitud formal de envío de correos masivos o a grupos de correo

será autorizado por el área de Recursos Humanos a los usuarios que no tengan

privilegios para tal fin y mediante requerimiento formal del jefe del área usuaria.

e) De contarse con la autorización necesaria para el envío de este tipo de correos, es

altamente recomendable utilizar la alternativa de enviar distintos correos agrupados

por listas de direcciones de poca extensión.

f) El envío de correos masivos a direcciones de correos externas se realiza con el único

fin de realizar comunicaciones institucionales. El envío de este tipo de correos se

realizará en coordinación con el área de TI

g) SERVIR no garantiza que como consecuencia del envío de correos masivos, el sistema

de correo electrónico no sea colocado en "listas negras" de restricción. Dependiendo

de la naturaleza del requerimiento, el área de TI realizará las coordinaciones

correspondientes con el proveedor de Internet para evitar que el servicio sea afectado.

D. LISTAS DE CORREO

a) Se recomienda evitar enviar mensajes con archivos adjuntos, 1magenes,

documentación en general a grupos de usuarios para evitar la sobrecarga de la red

institucional.

b) Se evitará realizar suscripciones por Internet a listas ajenas a la función institucional

para evitar saturación en la recepción de mensajes.

c) La creación de grupos por divisiones y categorías se real iza con el único fin de realizar

comunicaciones institucionales.

6.2 DEL MAL USO DEL CORREO ELECTRÓNICO

a) Se prohíbe el uso del correo electrónico institucional para :

• Facilitar la cuenta o buzón del correo institucional a terceras personas.

• Utilizar un sistema de correo distinto al definido por SERVIR para actividades

relacionadas con el cumplimiento de la función laboral.

• Enviar mensajes a foros de discusión que comprometan la información de SERVIR

o violen las leyes del Estado Peruano.

b) Se considera como mal uso del correo electrónico institucional:

• Usar el correo electrónico para cualquier propósito ajeno a SERVIR

• Participar en la propagación de mensajes encadenados.

• Distribuir mensajes con contenidos impropios y/o lesivos a la moral.

• Falsificar cuentas de correo electrónico.

• Transmitir información confidencial como credenciales de acceso al sistema,

configuraciones de redes internas, descripciones de sistemas.

• Difusión de contenido inadecuado: apología del terrorismo, distribución de

programas piratas, pornografía, amenazas, estafas, virus.

• Difusión de contenido para fines ajenos a la institución, como la transferencia de

música, videos o imágenes inapropiadas.

• Difusión a través de canales no autorizados: uso no autorizado del servidor de

correo de SERVIR para enviar correo persona l, ut ilizando recursos de la institución

sin consentimiento de directiva interna.

• Difusión masiva no autorizada: envío masivo de publicidad u otro t ipo de correo no

solicitado "spam".

6.3 DE LA SEGURIDAD DEL CORREO ELECTRÓNICO

a) El antivirus institucional para servidores y estaciones de trabajo deben verificar todos

los archivos y eliminar el virus detectado automáticamente.

b) Debe revisarse en forma constante la computadora para evitar remitir virus al

momento de enviar documentos adjuntos. Es responsabilidad de cada usuario el envío

de archivos adjuntos.

7. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

7.1 los correos electrónicos que adjunten documentos, imágenes o información en

general que no sean propios del remitente, deberán citar la fuente de origen, a fin de

respetar los derechos de propiedad intelectual.

.2. De recibir un correo cuestionable o ilegal, se deberá comunicar al Área de Tecnologías

de la Información para que se tomen las medidas del caso.

las disposiciones de la presente Directiva se subord inan a lo que el Estado Peruano

establezca en el marco de medidas para el uso del correo electrónico.

lima, Marzo 2011