RESULTADOS DELASAUDITORIAS INTERNAS, ESTADO DELAS … · establecidos en la norma (NTC GP 1000:2009 e ISO 9001:2008), los legales y demás requisitos complementarios. 21 auditores

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CULTURA, RECREACION Y DEPORTE

lnItituIo CGtnIIIIdoI Rac:reaOOn t 0epgr1e

RESULTADOS DE LAS AUDITORIAS INTERNAS, ESTADO DE LASACCIONES DE MEJORA Y SEGUMIENTO AL MAPA DE RIESGOS

- VIGENCIA 2015-

1, Resultados de las auditorias internas de calidad realizadas en el lORD para lavigencia 2015:

, , y p qestablecidos en la norma (NTC GP 1000:2009 e ISO 9001:2008),los legales y demás requisitos complementarios.

21 auditores

13 procesos

En las auditorías de campo que se realicen a las obras, eventos oactividades recreativas y deportivas se tendrán en cuenta las que Ise estén ejecutando en la vigencia y coincida con las fechas deauditoria, para los parques y escenarios se evaluaran los quecontengan más No conformidades, hallazgos y/o observaciones Iderivadas de las auditorias y evaluaciones de control interno.

J

Criterio de Programación

Generalidades Auditoria Interna del Sistema de Gestión de la Calidad año 2015Ciclo No. I

Verificar el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de laCalidad del Instituto Distrital de Recreación y Deporte, como su

Ob'etivo eficacia eficiencia efectividad el cum Iimiento de los re uisitos

No. de auditores

No. procesos auditados

I

NOTA: Los nuevos auditores internos acompañaran al grupo auditor como parte de su Iformación y tendrán la responsabilidad de recopilar y verificar la información que el grupoauditor requiera. I

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ClJl TVAA RE~ION Y OEPORTEItIII/tuIo 0ilItrit81 de RecteadOtIy Oeporte

ROCESO NO CONFORMIDADES TIPOLOGIA (Norma NTC,POR PROCESO MECI, legal, interno)

PLANEACIÓN A LA GESTiÓN 3* Norma

DISEÑO y CONSTRUCIONES DE 2 NormaPARQUES y ESCENARIOS--

ADMINISTRACiÓN YMANTENIMIENTO PARQUES Y 1 NormaESCENARIOS

FOMENTO AL DEPORTE 1** Legal

PROMOCiÓN DE LA 4 1 Procedimiento InternoIRECREACiÓN 3 Norma

GESTiÓN DE COMUNICACIONES 4 Norma

GESTiÓN DE TALENTO HUMANO O --GESTiÓN DE RECURSOS 5 4 NormaFíSICOS y TECNOLOGICOS I 1 Procedimiento Interno

GESTiÓN JURíDICA 2 Norma

ADQUISICiÓN DE BIENES Y I

SERVICIOS 2 2Norma

IGESTiÓN FINANCIERA 1 Norma ,rGESTiÓN DOCUMENTAL 3 Norma

GESTiÓN DE PROYECTOS UEL -- --CONTROL, EVALUACiÓN Y 2 2 NormaSEGUIMIENTO

" Número de No conformidades reportadas en el Informe Final por el grupo auditor, pero no se ha generado la aprobación por parte delresponsable del proceso auditado, por medio de la firma del informe final.

.,. No conformidad de responsabilidad del Área de Desarrollo y Gestión Comunitaria, area que no se encuentra identificada en el Sistemade Gestión d la Calidad se redireciona por este proceso.

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CULTUM. RE~EAClON y DEPORlElnItitulo C1atnlal ". RII(:nI-eoon v 0ep01e

Gráfico 1. No Conformidades 2015 por Tipologia

30

25

20

15105

O

NORMA

2

PROCEDIMIENTOINTERNO

1

~

LEGAL

20

Gráfico 2. No Conformidades 2015 por Capitulo de la Norma NTCGP

17

15 -

10 -

5

O

o

6

Capítulo 4 Capítulo 5 Capítulo 6 Capítulo 7 Capítulo 8

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CULTURA. RECREACIóN Y OEPORTElmUt\IIo Dt.bil*I "" ROI<:l'PdOn r o.tPO'1e

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201342

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201530

Gráfico 3. No Conformidades por Proceso 2014.2015

.2014

.2015

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CUL TUAA RE:CREACION y DEPORTElnattMo DIsIrilaI ". Reaul:IóI\ Y De(IO'Ie

Gráfico 4. No Conformidades 2014 - 2015 por Capitulo de la Norma NTCGP

18

16

14

12

10

8

6

4

2

OCap/tulo 4 Cap/tulo 5 Cap/tulo 6 Cap/tulo 7 Cap/tulo 8

BALANCE GENERAL AUDITORIAS DE CALIDAD AÑO 2015

Las auditorias se realizaron en cumplimiento del Programa Anual de Auditorias 2015

1

aprobado en el Comité del Sistema Integrado de Gestión el 12 de febrero de 2015 (ActaNo. 42), a su vez tuvo una reprogramación (Comité SIG realizado el 15 de septiembre de2015 - Acta No. 43) debido a la capacitación que se programó en el mes de agosto conapoyo del Área de Talento Humano, con el fin de ampliar el grupo auditor y ampliar elconocimiento de los auditores en lo que se relaciona con el Sistema Integrado de Gestión yla Norma Técnica Distrital NTD SIG 001:2011, igualmente se presentó para aprobación elPrograma Anual de Auditorias del Sistema Integrado de Gestión en el cual se difinio elobjetivo, alcance, criterios y fecha de la auditoria.

Se contó con un total de 21 auditores los cuales evaluaron los 14 procesos con que cuentael Instituto, dando cumplimiento del programa tanto en el objetivo y las fechasprogramadas.

Las auditorias se realizaron a través de entrevistas y recopilación de la información con laspersonas responsables y grupos de trabajo de cada proceso, igualmente se verificódocumentación y registros, fisicos y magnéticos, tomando muestras aleatorias para suevaluación. IL________ _ ~

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M TUllA RECREACION Y OEPORTE1"'_ DIIlntIl'"R~ 100p0r1,

Para esta vigencia el grupo auditor reporto 30 No Conformidades para los 14 procesos,resaltando que el único proceso que no le generaron no conformidades es el de Gestión deTalento Humano, asi mismo los procesos que tuvieron más no conformidades son: Gestiónde Recursos Fisicos y Tecnológicos con cinco, Gestión de Comunicaciones y Promoción ala Recreación con cuatro, Gestión Documental y Planeación de la Gestión con tres, losdemás procesos esta entre una y dos No conformidades.

Las No Conformidades reportadas se centran en los requisitos de la norma, dado que 271No Conformidades fueron direccionadas a la NTC GP 1000 Y solamente 1 a los requisitos Ilegales y 2 a los procedimientos internos. En donde se puede establecer que los procesosse están desarrollando dentro de los parámetros legales y procedimentales. I

Se observa que el capitulo de la norma que más inconsistencias se identificaron es elCapitulo 4 "Requisitos Generales" con 17 No conformidades, seguido con el capitulo 7"Prestación del Servicio" con seis No conformidades, el Capitulo 8 "Medición Análisis yMejora" con tres No conformidades, el Capitulo 5 "Revisión por la Dirección" con una y ellCapitulo 6 "Gestión de los Recursos" no presentó No Conformidades, observando que sedeben fortalecer principalmente los temas básicos (Control de Registros, Control de I

1

Documentos y disponibilidad de los recursos) y los requisitos relacionados directamente Icon los usuarios y/o ciudadanos.

En lo referente con el Capitulo 7 se debe mejorar e implementar el uso de los análisis dedatos obtenidos de los indicadores, caso particular proceso Diseño y Construcción de

IParques y Escenarios. Así como los controles en la planificación y seguimiento de lasactividades recreativas dado que no se identifica la realización de este servicio.

IComparando con años anteriores, en el 2014 se originaron 26 No conformidades y en el2013 42, manteniendo un numero aproximado dado que en el 2013 se están sumando las INo conformidades reportadas en los parques y escenarios. Para esta vigencia se determinóque no se evaluara por parte de las auditorias del Sistema de Gestión de la Calidad losparques y escenarios como se venian realizando anteriormente, si no se tomara una Imuestra dependiendo de las observaciones y hallazgos obtenidos en las auditorías deControl Interno, esto es debido a que en las Auditorias de Control Interno para esta vigenciase han auditado aproximadamente el 95% de los parques y escenarios administrados Idirectamente por el Instituto y la meta es cubrir el 100%, realizando a su vez seguimientos Iperiódicos.

Comparando los resultados obtenidos con el año anterior se observa que aumentaron las 11

No Conformidades en los Capitulo 4 y Capitulo 7, pero a su vez se mejoro en el Capitulo 8.


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CVLT\JRA RE~ION Y OEPORTElMtJtuIo OilIlntal6e RKfUCIOo 1 Deporte

i En cuanto a los procesos se observa el mejoramiento de los procesos misionales deFomento al Deporte y Administración y Mantenimiento de Parques y Escenarios y elaumento de inconsistencias en los Procesos de Promoción a la Recreación y Diseño yConstrucción de Parques y Escenarios. Así mismo en general los procesos de apoyo se haIevidenciado hallazgos relacionados con el control de los registros y documentación de lainformación que se genera dentro de cada proceso.

En cuanto a la auditoria al Proceso de Gestión UEL, no se logró realizar debido a que nohay responsable del proceso, se encuentra vacante este cargo y el grupo interno de trabajosalió a vacaciones y a su vez están designados a laborar en otras áreas, en razón que estaOficina no esta desempeñando función alguna. Solamente están solicitando el fenecimientode los saldos existen de algunos contratos. I

Se puede concluir de acuerdo a las observaciones y conclusiones obtenidas de losinformes finales de auditoria, como en las No Conformidades reportadas, que un problemageneral es el control y organización de los archivos de gestión y/o información resultante decada proceso, así como la poca divulgación y/o capacitación de los procedimientos internoslal personal y la baja utilización de las herramientas gerenciales con que cuenta el Institutopara tomar decisiones, indicadores de gestión, mapa de riesgos, acciones de mejora,seguimiento a los objetivos y metas de cada proyecto, entre otros.

FORTALEZASIEl compromiso en general de los funcionarios y contratistas que integran el grupo auditorde calidad, los cuales dedicaron el tiempo y el conocimiento necesario para llevar estaactividad acabo.

Sobresale el proceso de Gestión de Talento Humano el cual no reporto no conformidadesen este ciclo de auditoria. Así como el mejoramiento de los proceso de Administración yMantenimiento de Parques y Escenarios y Fomento al Deporte en el Control dedocumentos, control de registros, control a los equipos de medición y la planificación yprestación de los servicios y/o programas que se realizan al interior del Instituto.

La participación e interés en general de los responsables de los procesos con susrespectivos grupos de trabajo, asumiendo su rol en las reuniones de apertura y cierre y enalgunos casos acompañando etapas de la auditoria.

El proceso de modernización de la infraestructura tecnológica y la innovación deactividades relacionadas con el software (Sistema de Información Misional y aplicaciones

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OBSERVACIONES

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CULTUAA RECREACION y DEPORTE

lrwtiIuItI CilItntll de R.craadOn t ~

I informáticas - !\PP) que. se ha venido desarrollando, asi como la respuesta de los servicios 1

I

Ique presta el Area de Sistemas.

IEl compromiso y el des~rrollo técnico y logistico para participar en los Juegos Nacionales2015, por parte de las Areas de Alto Rendimiento y la Unidad de Ciencias Aplicadas alDeporte - UCAD, asi como su organización documental y establecimiento de normatividadinterna que logra realizar procesos más trasparentes. I

La innovación y mejora continua en actividades particulares de los diferentes procesos I

como: la efectividad del cobro coactivo, el desarrollo de aplicativos, sostenimiento de IIprogramas como bicicorredores, entre otros.

I

1 El proceso que presentó mayor número de no conformidades fue: Administración yMantenimiento de Parques y Escenarios con siete (7) no conformidades en la sedeadministrativa, se debe tener en cuenta que falta el informe final de los parques y Iescenarios. Igualmente refleja que es uno de los procesos que tiene mas interacción conlos usuarios y que es el proceso que reporta más PQRS.

Es de vital importancia resaltar que los procesos misionales se debe fortalecer elprocedimiento del reporte, control y seguimiento de los productos no conformes que sepuedan generar en las actividades propias de cada proceso.

Se recomienda fortalecer la supervisión, seguimiento y medición de las actividades, Ieventos y/o programas, en razón que se han presentado inconsistencias en laprogramación o cambios de sitios y actividades.

ISe debe fortalecer las acciones que se describen en los planes de acción tanto internos Icomo externos, dado que se han generado acciones que no son lo suficientementesostenibles, en razón a que no eliminan las causas reales de los hallazgos. Asi como Iestablecer controles para ejecutar y desarrollar las actividades propuestas dentro de lostiempos establecidos, dado que se ha incrementado la solicitud de plazos en cumplimiento Ide los planes de mejoramiento.

En cuanto al incremento de hallazgos en el Capitulo 4, se debe a la desactualización de losprocedimientos, instructivos, manuales y formatos que se utilizan en los procesos, asi como Iel desconocimiento, falta de divulgación, desorganización en la documentación y archivosde gestión.


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CUtTURA. ~CREAClON '( OEPORlE

"..••.•...•.._-_._"'----------Se evidenció la falta de acompañamiento, control y seguimiento al Programa Institucional [de Gestión Ambiental - PIGA, en el cumplimiento del plan de acción entregado a laSecretaria del Medio Ambiente y la falta de registros y soportes de las actividadesasociadas al programa. I

A su vez se expone que la Oficina Asesora de Planeación no coopero con la formación deauditores en el Sistema Integrado de Gestión - SIG y con el desarrollo de las AuditoriasInternas del Sistema de Gestión de la Calidad, dado que se convocó a los funcionariosformados de esta Oficina para la capacitación y participación de las Auditorias, pero no sepuso a disposición los auditores formados por la entidad en SGC. Como parte del Sistema[de Control Interno del lORD, es importante resaltar que la OAP es la representante de ladirección para la adecuación de estos sistemas y responsable del SGC. Si bien es cierto no:pueden ser juez y parte en la implementación del SIG, pero si pueden aportar alfortalecimiento y mejoramiento del SGC, asi como lo hacen los funcionarios de toda laentidad. El auditor del Sistema Gestión de Calidad, en el momento que entra a participarcomo auditor, hace parte del equipo evaluador del sistema y transitoriamente se aparta de

¡la parte funcional de la Oficina donde presta sus servicios y asume funciones de auditor delSGC.

Dado lo anterior no se observa cooperación, participación y trabajo en equipo por estaOficina, para facilitar el desarrollo de las Auditorias Internas y permitir el logro del objetivopropuesto en el Programa Anual de Auditorias de esta vigencia. I

Como resultado de las Auditorias Internas de Calidad 2015, se realizan las siguientesobservaciones y recomendaciones, con el fin de que se registren comooportunidades de mejora:

l. Fortalecer en los procesos misionales en la identificación, registro, control, tratamiento, Itrazabilidad del producto no conforme, así como la actualización de los procedimientosque enuncian este tema .

• Actualizar y/o revisar los procedimientos, instructivos, fichas y formatos de los procesos I

que tengan más de un año de aprobación, si se requiere, en razón de los nuevos cambiosI normativos y/o actividades que se realizan en el presente .

• Se evidencia que el área de Desarrollo y Gestión Comunitaria no cuenta con procesos, Iprocedimientos y formatos en general, área que viene desarrollando funcionesdirectamente con la comunidad y/o la ciudadanía desde el 2013, además de interacciona~

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CULTlJAA RECREACION Y OEPORTE1_ CiIlnleI611 RlICfNClOrly DeporIe

directamente con los procesos misionales por medio de actividades que no se estáncontrolando, evaluando y midiendo de acuerdo al Sistema de Gestión de la Calidad y elModelo Estándar de Control Interno .

• Establecer la coordinación de las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes PQRS de laUnidad Ciencias Aplicadas al Deporte - UCAD con el Área de Atención al Cliente, dado Ique esta información no se esta teniendo en cuenta, no se controlan las respuestas encuanto a su contenido y oportunidad .

• Tomar acciones frente al proceso Gestión UEL dado que desde el 2010 ha venidodecayendo su operatividad y sus funciones son mínimas de conformidad con el Decreto101 de marzo del 2010. Igualmente evaluar la viabilidad de retirar este proceso delSistema de Gestión de la Calidad, en razón que no esta aportando ningún beneficio,producto y/o servicio interno; no reportan acciones en el plan operativo, no tiene riesgos,ní indicadores, sus funcionarios han sído reubicados .

• Aumentar el grupo auditor asi como capacitarlo en el Sistema Integrado de Gestión enreferente con la norma NTD SIG 001: 2011, en razón a la puesta en marcha de estesistema a partir del 1 de enero de 2015.

CONCLUSiÓN GENERAL

En general se concluye y se evidencia que se mantiene el Sistema de Gestión de laCalidad del lORD, asi mismo se da cumplimiento al objetivo del programa de auditoria'Verificar el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de la Calidad del InstitutoDistrital de Recreación y Deporte, la eficacia, eficiencia y efectividad, así como el

I cumplimiento de los requisitos establecidos en la norma (NTC GP 1000:2009 e ISO9001 :2008), los legales y demás requisitos complementarios. ".

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ISO9001

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Objetivo

I


CUlTUAAR.E~ION YDEPORTEIroItiluIO CiltrlIaI dfI R-.;:r.llOiOn ~ 0epcw'I0t

RECOMENDACIONES DE MEJORA PARA LA EJECUCiÓN DE LAS AUDITORIAS DEL SGC

• Seguir aumentando el personal que conforma el grupo auditor del Sistema deGestión de la Calidad, en razón a que la próxima vigencia entra en operatividad elSistema Integrado de Gestión, el cual contiene seis subsistemas más.

• Capacitar a los nuevos auditores y fortalecer conocimientos con los antiguos en eluso del aplicativo ISOLUCION.

• Continuar con la capacitación de auditores internos en los temas relacionados con elSistema Integrado de Gestión y la norma NTD-SIG 001 :2011, en razón de lamultiplicidad de temas que vincula esta norma.

• Realizar las auditorias en el tercer trimestre dado que el último trimestre sepresentan más factores internos y externos, y a su vez se programa la auditoria conel Ente Certificador al final de la vigencia, esto con el fin de tener organizada ladocumentación y avances de los planes de mejoramiento de los hallazgos que sereporten.

2. Resultados de las Auditorias Internas de Control Interno realizadas en el IDRD parala vigencia 2015.

Generalidades Auélitoria Interna del Sistema de Control Interno 2015

¡Verificar el cumplimiento de los objetivos, los controles y la gestión de los,procesos a auditar, asi como prevenir por medio de evaluaciones, monitoreos y'seguimientos a puntos criticas que se presenten en el transcurso de la vigencia,!'con el fin de identificar y proporcionar observaciones y recomendaciones'tendientes a asegurar la calidad, oportunidad, eficiencia, eficacia, organización'

I y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno del Instituto.No. de auditores T 9 auditores

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CULT1JAA RECREACION Y OEPORTElnIUt.lIo CisltUl de ~1IO'Mdoln 1 0ePQ'IlI

AUDITORíAS PROGRAMADAS DE CONTROL INTERNO 2015

NOMBRE LA AUDITORíA PROGRAMADA FECHAESTADO NÚMERO DE

PROGRAMADA HALLAZGOS

Diseño y construcción de ParquesYI

I

Escenarios 4to Trimestre I En desarrollo -- II

Administración y Mantenimiento de Parques y I---j

2do Trimestre Se Finalizó 9Escenarios~

Fomento al Deporte 4to Trimestre En desarrollo --Promoción de la Recreación 3er Trimestre Pendiente Informe Final --Procesos de Atención al Ciudadano, Sistemasde Información y Atención a Peticiones, 3er Trimestre Se Finalizó OQuejas, Reclamos y Sugerencias IProcesos de Participación Ciudadana y

2do Trimestre Se Finalizó 3Control Social

Procesos de Contratación 3er Trimestre Pendiente Informe Final ---

EVALUACIONES EN TIEMPO REAL DE CONTROL INTERNO 2015

Las evaluaciones en tiempo real se realizan a actividades y/o eventos que se esténejecutando en el momento, con el fin de tomar medidas preventivas y/o correctivasinmediatas cuando se presenta una irregularidad administrativa.

NOMBRE DE LA AUDITORIA YIO EVALUACiÓN ESTADO NÚMERO DEHALLAZGOS

I Evaluación Sendero de Monserrate (Semana Santa 2015) Se Finalizó OI Proyectos de Construcción de Obras Se Finalizó 12

Proyecto Alianza Publico-Privada Coliseo Cubierto el Campin Se Finalizó O,I Proceso de Eliminación de Duplicidad Planimétrica Se Finalizó O!

Visita Calidad y Estabilidad de Obra Se Finalizó OEvaluación a la Actualización y Seguimiento a los Proyectos de Inversión Se Finalizó OEvaluación Coliseo las Cruces Se Finalizó 2

Informe Bodega de Parques Se Finalizó 2

Evaluación a las PQRS Se Finalizó I OEvaluación al Procedimiento de Liquidación de Nomina Se Finalizó 2

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m TUR:\ RECREAClON y DEPORTElNtituIo Clatm.ll dlI Recn«JOn y 0el)0'Ie

Evaluación de la Situación Disciplinaria de los Contratistas del lORD PendienteInforme Final --

Evaluación del Proceso IDRD-STRD-SAS-015-2014 y Contrato IDRD-CTO- Pendiente1554-2014 Informe Final --

Evaluación bicicletas almacenadas parque Tercer Milenio Se Finalizó 2

Proyectos de Inversión Se Finalizó 10

Evaluación Programa Forjador de Campeones Se Finalizó 2Evaluación Liquidación Definitiva Funcionarios de Planta lORD Se Finalizó 2'Evaluación Prima de Antigüedad Se Finalizó 2'Visita al Parque y/o Escenario Nacional - Enrique Olaya Herrera Pendiente

Informe Final --Evaluación Plan de Mejoramiento Gestión Documental Se Finalizó 4

Evaluación Area de Desarrollo y Gestión Comunitaria PendienteInforme Final --

Evaluación Convenios de apoyo Interadminsitrativo con Ligas y PendienteFederaciones Evaluación Informe Final --

Festival de Verano Se Finalizó 3'Evaluación Aprovechamiento Económico de Clubes y Ligas En desarrollo --Asignación de Contratistas En desarrollo --Consorcios y Proponentes En desarrollo --rEvaluación a la implementación del SIG En desarrollo : --I Evaluación de Implementos Deportivos En desarrollo --• Son hallazgos que se reportaron en el Informe Finar de Auditoria, pero a la fecha no se ha remitido el plan de acción por parte del ÁreaResponsable.

Se resalta que en las auditorias como en las evaluaciones de Control Interno se describieronen el Informe Final observaciones y/o oportunidades de mejora, en donde se les sugiere quetambien tengan en cuenta estas conclusiones.


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BALANCE GENERAL AUDITORIAS DE CONTROL INTERNO AÑO 2015

Las auditorias Internas de Control Interno se realizaron de acuerdo al procedimientoaprobado y a las normas de auditoria generalmente aceptadas, las cuales incluyenindagaciones y obtención de evidencias, con el fin de obtener el soporte necesario paraapoyar las conclusiones obtenidas. Al final de cada auditoria se obtuvo un informeindicando las observaciones, oportunidades de mejora o hallazgos, las cuales seránconcertadas con el área para su posterior mejora.

Las evaluaciones son auditorias en tiempo real o inmediatas a actividades y/o eventos quese estén ejecutando en el momento, con el fin de tomar medidas preventivas y/o correctivascuando se presenta una irregularidad administrativa, dando cumplimiento al Decreto Ley1474 de 2011, Estatuto Anticorrupción.

El Programa Anual de Auditoria de la Oficina de Control Interno se aprobó en el Comité delSistema Integrado de Gestión - SIG realizado el 12 de febrero de 2015 (Acta No. 42), a suvez tuvo una reprogramación (Comité SIG realizado el 15 de septiembre de 2015 - ActaNo. 43) al Plan de auditorias debido al cambio de la metodología de evaluación a los

Iparques y actividades recreodeportivas; las Auditorias del Sistema Integrado de Gestión,debido a la formación de Auditores del Sistema Integrado de Gestión que se realizó en elmes de agosto, igualmente se continuaron con las evaluaciones en tiempo real.

Los hallazgos reportados en las auditorias y evaluaciones se relacionan con la baja gestióndel presupuesto de la entidad, la falta de Planeación y incumplimiento en la ejecución delos procesos, excesiva contratación directa con muchas prórrogas y adiciones a lacontratación, el desorden en el manejo de los expedientes de contratación ha generadoproblemas serios con los entes de control, en donde ha generado procesos sancionatoriosa directivos, el manejo de alta reservas en los últimos tres años es muestra de ineficienciaadministrativa del Instituto, que ha conllevado a castigo presupuestal de las siguientevigencia, situación que se debe cambiar.

Se debe tener un equipo directivo comprometido con el cumplimiento misional de la entidadtrabajando por ampliar la cobertura de los programas de Recreación, Deporte, ActividadFisica y construcción de mas Parques en la ciudad.

I

Se requiere fortalecer los temas de contratación especialmente en cuanto a la parteprecontractual y de supervisión, para lograr cumplir los plazos y objetivos trazados en loscontratos. Así como el compromiso por parte de Directivos y funcionarios en los procesos,para que se fortalezcan los programas, actividades, eventos que realizan los procesosmisionales.


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OJI.TUI:lI\~CHéAClON yaoPOtUl:.Inftituto 0iUiIa1 llol Reaeaci/lrl ~ Oepct\llr--

En cuanto a los planes de acción las áreas han venido desarrollando y ejecutando lasactividades pactadas, es necesario el compromiso de todos en general, dado que se hanpresentado situaciones que no remiten los planes de mejoramiento como en lasevaluaciones al Área de Nómina y el responsable del Festival de Verano que van dosvigencias que no establece acciones para fortalecer y/o eliminar los hallazgos obtenidos enlas auditorias internas, dado que todo este proceso es para la procura del mejoramientocontinuo y el logro del cumplimiento de las metas y objetivos trazados en el Instituto.

RECOMENDACIONES DE MEJORA PARA LAS AUDITORIAS DE CONTROL INTERNO

auditorias yriesgo y así I

• Mejorar el seguimiento a los plan de mejoramiento generados por lasevaluaciones, con el fin de fortalecer las actividades que se encuentran enapoyar al mejoramiento y logro de las metas y objetivos propuestos.

I• Controlar los tiempos de desarrollo de las auditorias y evaluaciones, dado que algunosinformes no se remiten en las fechas establecidas en los planes de auditoria, originandolobservaciones y/o conclusiones cuando ya no se puedan realizar correctivos y pOderlprevenir irregularidades administrativas que se presentan en el momento.

1 _

3. Relación de las acciones correctivas, preventivas y de mejora generadas por lasauditorias internas de calidad y de control interno año 2011-2012:

AÑO 2013 AÑO 2014 AÑO 2015

TIPO DE ACCiÓN TOTAL TOTAL TOTAL TOTAL TOTAL TOTALTOTAL TOTAL TOTAL TOTAL

ABIERTAS ABIERTAS GENERADAS ABIERTAS GENERADAS ABIERTAS GENERADAS ABIERTAS GENERADAS ABIERTAS

CALIDAD CONTROL CALIDAD CALIDAD CONTROL CONTROL CAllDAD CALIDAD CONTROL CONTROLINTERNO INTERNO INTERNO INTERNO INTERNO

HALLAZGOS, NO

ICONFORMIDAD YIO 2 O 26 8 38 2 30 30 49 44OBSERVACIONES

A la fecha el lORD cuenta con 89 acciones abiertas originadas por las auditorias internas decalidad y control interno, teniendo en cuenta que solamente 12 son de vigencias anteriores.


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CULTURA. RECREACION Y DEPOR1E

ll>I_ Oialrltal"" ReaaadOn t Deporte

4. Clasificación de los Riesgos:

UBICACiÓN DEL RIESGOTOTAL

RIESGOS

40 18

%

45%

ZONA ALTA

7

%

18% 12 30%

ZONA BAJA

3

%

8%

5. Resultados y conclusión general de la gestión realizada sobre el seguimiento a losriesgos en el primer y segundo trimestre del año 2014.

En primer lugar se han realizado dos seguimientos con corte a 30 de junio de 2015. Estosseguimientos se realizan por parte de la Oficina de Control Interno en el aplicativo ¡SOlución,específicamente en el modulo diseñado y denominado "Riesgos". Para realizar esteseguimiento se informa al dueño de cada uno de los procesos institucionales mediante unmemorando los plazos y se le indica los parámetros de seguimiento. Es importante aclararque las acciones y controles que se ejercen desde las dependencias son diseñados porellas mismas en acompañamiento con la Oficina Asesora de Planeación en el mes de enerode 2015, mes en donde se realizó la actualización del actual Mapa de Riesgos; la Oficina deControl Interno se hace cargo del seguimiento de dichas acciones y/o controles.

Se ha diseñado en el modulo de ISOlución una ventana denominada "registro de accionescorrectivas", en ella se consigna la información que la dependencia dueña del procesopresenta como seguimiento interno para evitar la materialización del riesgo y darle el manejoque pretende evitar esta materialización. En este seguimiento se aporta por parte de ladependencia los documentos que avalen lo escrito en el respectivo seguimiento y queresultan evidencia de la gestión que se realiza para el manejo del riesgo.

El seguimiento se inicia con el seguimiento a la medición del indicador asociado al riesgo; eneste indicador se debe realizar la medición dependiendo de la frecuencia establecida por eldueño del proceso; se realizan aportes sobre esta medición, mirando la pertinencia de laformula y si ella apunta a la medición que pretende reflejar la realidad de dicho indicador. LaOficina de Control Interno al hacer el seguimiento también aporta sobre la pertinencia de lasevidencias que se asocian a la medición del indicador.

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En segundo lugar se miran los controles establecidos en la formulación para gestionar elriesgo; si la dependencia elabora un número plural de controles, la dependencia debe hacerel seguimiento a cada control de tal manera que se cubran todos los puntos. La Oficina deControl Interno evaluá la pertinencia del seguimiento y aporta las recomendaciones a seguiren caso de inconsistencias.

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Por ultimo, la metodología utilizada minímiza el consumo de papel, facilita la verificación deevidencias y hace mas ágil el seguimiento.

Nota: Es importante referir que las personas que realizan el seguimiento, no siempre son losdueños del proceso; en alguna ocasiones no saben sobre la metodología y por ende no ledan la importancia a tales tareas de seguimiento. Es importante definir por parte dePlaneación el rol del dueño del proceso en estas instancias, robustecer los procedimientos.En opinión personal es necesario que se establezca un instructivo que permita el control deeste tipo de seguimientos.

Cordialmente,

LUIS FRA CIS CANTE CÉSPEDES'DE CONTROL INTERNO

Proye~EdUardO Torres lugo - Profesional Especializado, Oficina de Controllnterno~rJairo Palacios Peña - Profesional Especializado, Oficina de Control Interno.

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RESULTADOS DELASAUDITORIAS INTERNAS, ESTADO DELAS … · establecidos en la norma (NTC GP 1000:2009 e ISO 9001:2008), los legales y demás requisitos complementarios. 21 auditores