RESUMEN GENERAL - Archivo Nacional de Costa Rica · Web viewINSTITUCIONAL 1.1. Gestión financiera: En el siguiente cuadro la institución debe incluir los datos de los recursos autorizados

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INFORME ANUAL 2016

Objetivo: Conocer los resultados de la evaluación de la gestión institucional del ejercicio económico 2016 e identificar desviaciones respecto de las metas de los indicadores y productos, así como acciones correctivas para los siguientes periodos

1. APARTADO INSTITUCIONAL

1.1. Gestión financiera:

En el siguiente cuadro la institución debe incluir los datos de los recursos autorizados y ejecutados al 31 de diciembre de 2016, financiados con ingresos corrientes, de capital y de financiamiento (superávit) (incluir recursos de crédito público en el espacio asignado para ese rubro).

Las Entidades Públicas, deberán utilizar como insumo los datos del Presupuesto modificado del año 2016.

Con base en el cuadro anterior y sin considerar los recursos de crédito público, en caso de que existieran, complete el siguiente cuadro con las partidas que presenten un porcentaje de ejecución presupuestaria igual o inferior al 90%:

Dirección: Edificio NOGA, calles 38 y 40, Frente al Centro Colón, Paseo Colón Tel:(506)2539-6240 - www.hacienda.go.cr

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Cuadro 1.1.2Junta Administrativa del Archivo Nacional

Factores que afectaron la ejecución presupuestaria y acciones correctivas Al 31 de diciembre de 2016

Factores que afectaronAcciones

Bienes Duraderos

1/ Se refiere a la persona responsable directa de ejecutar la acción, no se refiere al responsable del programa o subprograma

Fuente: Informe de Ejecución Presupuetaria IV Trimestre 2016, Unidad Financiero Contable.

Partidas Presupuestarias

Acciones correctivas para los siguientes ejercicios económicos

Responsable directo de

ejecutar las acciones 1/

Esta partida no se logró ejecutar en un mayor porcentaje, debido a que la mayoría de los recursos corresponden al proyecto de construcción de la IV etapa del edificio del Archivo Nacional, el cual durante el primer semestre de 2016 se encontraba en proceso de inscripción en el Banco de Proyectos de MIDEPLAN y en proceso de aprobación del aumento del límite de gasto presupuestario para el 2016. Debido a lo anterior, la licitación se publicó el 9 de junio de 2016, adjudicandose el 11 de agosto de 2016; no obstante, uno de los oferentes interpuso un proceso de apelación el 29 de agosto, el cual fue resuelto por la Contraloría General de la República hasta el 8 de noviembre de 2016.

Da inicio la Construcción de IV Etapa del Edificio

Junta Administrativa y Dirección General

Transferencias Corrientes

Las prestaciones legales e indemnizaciones no requirienton ser ejecutadas al final del perído, en vista de que el colaborador que se pensionaría no presentó el tramite respectivo; así mismo, se tenía previsto un monto para pago de indemnizaciones por demandas laborales, las cuales no se resolvieron en el período.

Se dependía de los trámites que interpusieran los funcionarios interesados.

Jefes de Departamento

Complete el siguiente cuadro con las partidas que al primer semestre presentaron un porcentaje de ejecución presupuestaria inferior al 45% y que al cierre del ejercicio 2016, tienen un porcentaje de ejecución presupuestaria igual o inferior al 90%, lo anterior sin considerar los recursos de crédito público:


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Cuadro 1.1.3Junta Administrativa del Archivo Nacional

Factores que afectaron la ejecución presupuestaria y acciones correctivasAl 31 de diciembre de 2016

Partidas Presupuestarias

Bienes Duraderos

Transferencias Corrientes

Acciones correctivas indicadas en el Informe de Seguimiento y otras

acciones aplicadas

Razones por las que no funcionaron las acciones

correctivas aplicadas

Esta partida no se logró ejecutar en un mayor porcentaje, debido a que la mayoría de los recursos corresponden al proyecto de construcción de la IV etapa del edificio del Archivo Nacional, el cual durante el primer semestre de 2016 se encontraba en proceso de inscripción en el Banco de Proyectos de MIDEPLAN y en proceso de aprobación del aumento del límite de gasto presupuestario para el 2016. Debido a lo anterior, la licitación se publicó el 9 de junio de 2016, adjudicandose el 11 de agosto de 2016; no obstante, uno de los oferentes interpuso un proceso de apelación el 29 de agosto, el cual fue resuelto por la Contraloría General de la República hasta el 8 de noviembre de 2016.

Se realizaron la gestiones para lograr iniciar lo antes posibe pero se debió cumplir los plazos y permisos requeridos por un un proyecto de construcción

Las prestaciones legales e indemnizaciones no requirienton ser ejecutadas al final del perído, en vista de que el colaborador que se pensionaría no presentó el tramite respectivo; así mismo, se tenía previsto un monto para pago de indemnizaciones por demandas laborales, las cuales no se resolvieron en el período.

Se dependía de los trámites que interpusieran los funcionarios interesados.

Fuente: Informe de Ejecución Presupuestaria IV Trimestre 2016, Unidad Financiero Contable.

Sobre transferencias

Con el fin de conocer las acciones de dirección, coordinación y vigilancia que llevaron a cabo, las instituciones que transfieren recursos a los órganos desconcentrados e instituciones descentralizadas (sin considerar las contribuciones sociales) sobre éstos en el 2016; así como los saldos disponibles en caja única, deberán llenar el siguiente cuadro:


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_La institución no realiza transferencias a otras instituciones, por lo que el cuadro anterior no aplica.

Nombre y firma del máximo jerarca: Virginia Chacón Arias

Sello:

2. APARTADO PROGRAMÁTICO (realizarlo por cada programa o subprograma).

Objetivo: Conocer el logro de la gestión física y financiera del programa o subprograma durante el 2016.

Código y nombre del Programa o Subprograma: Patrimonio Documental de la Nación

Logros obtenidos:

Este programa presupuestario tiene tres productos finales debidamente identificados y analizados a la luz de los lineamientos brindados por la Autoridad Presupuestaria y la Secretaría de Planificación Institucional y Sectorial (SEPLA) del Ministerio de Cultura y Juventud, según la metodología de programación vigente, con sus respectivos indicadores asociados.

Además el programa cuenta con dos objetivos estratégicos institucionales, para los cuales también se definieron los respectivos indicadores para cada uno, por evaluar en este informe anual.


Cuadro 1.1.4Institución JAAN

Al 31 de diciembre de 2016

Acciones de coordinación y seguimiento de recursos transferidos

Institución a la que se le transfirió recursos

Acciones de coordinación y

seguimiento realizadas por la

institución concedente

Fuente: Indicar la fuente respectiva

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Cuadro 2.1.Archivo Nacional

Programa: Patrimonio Documental de la Nación

Cumplimiento de metas de producción al 31 de diciembre de 2016

Producto Unidad de MedidaMeta

Grado de cumplimiento

Programada Alcanzada Porcentaje

de ejecución

Servicios de difusión del patrimonio documental.

Visitas y Exposiciones13 16 123 x

Personas participantes 580 1736 299 x

Servicios de difusión atendidos 100 100 100 x

Necesidades identificadas y ajustadas 70 75 107 x

Porcentaje de actividades de difusión novedosas implementadas. 5 4,50 90 x

Facilitación del patrimonio documental.

Grado de satisfacción 98 100 102 x Grado de satisfacción 89 99 111 x Servicios de facilitación atendidos 100 100 100 x

Desarrollo y mantenimiento de la infraestructura.

Grado de avance

1 5 5 x

7 1 1Fuente: Información proporcionada por el Programa Patrimonio Documental de la Nación.

Producto: Servicios de difusión del patrimonio documental.

Visitas y Exposiciones y Personas participantes

Realizar 52 actividades nuevas en cantones prioritarios como parte del Programa de desconcentración artística, educativa y cultural (4 Exposiciones en cantón prioritario y 9 visitas guiadas en el Archivo Nacional a estudiantes de cantones prioritarios, por año), así como lograr una participación de 2.320 personas en las actividades desarrolladas en cantones prioritarios (Se contempla la participación de al menos 100 personas por exposición, así como un aproximado de 20 jóvenes en cada una de las visitas guiadas que se realicen).

Se efectuaron 4 exposiciones itinerantes en los cuatro cantones prioritarios seleccionados para el año:

- Colegio Técnico Profesional de San Pablo de León Cortés exhibió la exposición " El urbanismo en el nuevo mundo", durante todo el mes de mayo. Esta exposición realizada por la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas de España, selecciona documentos y planos del Archivo General de Indias de Sevilla, que denotan el modelo urbano implantado por los colonizadores españoles en América y el surgimiento de las poblaciones americanas.

A través de estos documentos, se ilustra el proceso de fundación de las ciudades, las leyes de población, los modelos urbanísticos y su evolución desde el arribo de los conquistadores


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españoles hasta el siglo XVIII, aportando una tipología de las ciudades que se establecieron. Los planos y los mapas escogidos son de gran belleza y tienen gran amplitud geográfica pues abarcan una amplia gama de países entre los cuales están: Panamá, Chile, México, Guatemala, Venezuela, Honduras, Uruguay, Cuba, Brasil, Nicaragua, Argentina y Costa Rica, enfatizando finalmente en el caso de las ciudades en Perú.

La muestra tiene una gran representatividad en cuanto a las obras urbanísticas entre las cuales se destacan caminos, obras hidráulicas, puentes y cuadrantes de las ciudades de estos países.

- Colegio Técnico Profesional Carlos Manuel Vicente Castro, de Golfito, exhibió “El cuarto viaje de Colón. Del sueño asiático a la realidad americana”. Esta exposición realizada por la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas de España centrada en el Cuarto Viaje de Cristóbal Colón por tierras centroamericanas, exhibe reproducciones de documentos de gran importancia. Entre ellos destacamos El Tratado de Tordesillas, firmado entre los Reyes Católicos y el Rey Juan II de Portugal, una carta de Colón a la Reina Isabel la Católica expresándole su temor a perder la empresa de las Indias y el libro en que se registran los privilegios de Colón concedidos por los Reyes Católicos en 1492 y 1493, además de relaciones sobre los navíos y las personas que acompañaron a Colón en esta expedición. Otros documentos registran los enfrentamientos entre jurisdicciones y las distintas capitulaciones que se dieron, entre las que se destacan: el cambio de Gobernación de Honduras e Higueras por el de Chiapas, la conquista y población de Veragua y la conquista y Gobierno de Cartago. De mucho interés son los documentos de carácter personal de Cristóbal Colón, entre los cuales sobresalen su testamento, su relato a los Reyes sobre las incidencias de su viaje, una carta enviada a su hijo Diego y la reproducción del Escudo que le fue concedido por los Reyes Católicos en 1493.

Se exponen dibujos de Sevilla, ciudad desde la cual Colón preparó su cuarto viaje y del Puerto de Cádiz, desde donde partió la expedición, cartas de navegación y gran cantidad de materiales cartográficos dentro de los cuales se encuentran planos de la ciudad de Santo Domingo, de las costas de Veragua, de la Villa de Portovelo, del Puerto de Santa Ana en Jamaica. Destacamos un plano dibujado a pluma en que se traza el Río Matina y su desembocadura en Moín y Pacuare y el plano del relieve y situación geográfica de Talamanca.

Finalmente, se muestran planos y cédulas reales que evidencian los avances del conocimiento geográfico sobre las tierras descubiertas, el asentamiento de gobernaciones y fortalezas, las nuevas rutas de exploración desde Nicaragua y Honduras, la expansión por el Pacífico y la ruta interoceánica. (25 agosto-8 septiembre)

-Liceo de Ciudad Neilly expuso “Fotografía, memoria del pasado y fuente de información”, Esta exposición centrada en la colección fotográfica del Archivo Nacional de Costa Rica, resalta el valor de la fotografía como fuente de información, da a conocer la variedad temática que la compone y los criterios de organización y de conservación que se aplican en esta Institución con este tipo de materiales. El público puede apreciar una selección de fotografías de gran valor y diversidad entre las cuales se destacan las de personalidades que visitaron nuestro país, tales como María Teresa de Calcuta, Ronald Reagan, ex presidente de los Estados Unidos de Norteamérica y los mandatarios que firmaron los acuerdos de Paz en Centro América, así como de otras figuras de la vida política costarricense. Se presentan imágenes de personajes y grupos que conforman la diversidad étnica costarricense, así como de los protagonistas anónimos que participaron en diversas actividades económicas desarrolladas en el país, como por ejemplo en el cultivo del café. Por otra parte, se aprecian imágenes que recrean la vida cotidiana de los pueblos, las obras arquitectónicas de diferentes lugares del país, panorámicas antiguas de San José e imágenes del Terremoto de Cartago de 1910 entre otras. (08 al 29 de septiembre).

- Uned de Buenos Aires de Puntarenas expuso "El urbanismo en el nuevo mundo", del 21 de octubre al 30 de noviembre.


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En materia de visitas guiadas, se atendieron 12 grupos. Una parte visitó el Archivo Nacional y otra se atendió por medio de charlas interactivas en los colegios (esta fue una medida remedial para alcanzar a estos centros educativos que definitivamente no pudieron visitar el Archivo Nacional). Cuando se efectúa una visita guiada el grupo recorre la institución (entre los sitios se encuentran depósitos del Archivo Histórico y Departamento de Conservación), observa el video institucional y la exposición que se tenga en exhibición en el momento.

En las charlas interactivas se efectúa una exposición durante la cual se conversa con los estudiantes, se observa el video y se muestran reproducciones documentales que el grupo puede manipular. Los contenidos son similares a los de las visitas guiadas: quehacer y servicios del Archivo Nacional e importancia social de los archivos.

- Los días 23, 27 y 28 de junio se llevaron a cabo tres visitas guiadas con estudiantes del Colegio Técnico Profesional de San Pablo de León Cortés.

- El 25 de agosto se atendieron tres grupos, en el Colegio Técnico Profesional Carlos Manuel Vicente Castro, de Golfito. El 19 de octubre se atendió el Colegio Técnico Profesional de Puerto Jiménez, Golfito.

- El 8 de septiembre se atendieron dos grupos, en el Liceo de Ciudad Neilly, Corredores. Además, el 20 de octubre se atendió al Colegio Técnico Profesional de Corredores, en visita guiada.

- Los días 9 y 30 de septiembre se atendieron dos visitas guiadas con estudiantes de Buenos Aires

Además, se logró la participación de 1.736 en las actividades desarrolladas en cantones prioritarios, desglosado de la siguiente manera:

_León Cortés: 638 personas _Golfito: 415 personas _Corredores: 540 personas _Buenos Aires: 143 personas

Servicios de difusión atendidos

Cabe indicar que detrás de cada uno de los servicios de difusión, existe un esfuerzo institucional, tanto en materia de recursos financieros, como en materia de recurso humano y todo un engranaje de logística, con el objetivo primordial de satisfacer las necesidades de información de nuestros usuarios y beneficiarios.

Este es uno de los indicadores más relevantes, tomando en cuenta que permite la democratización de la información y de los documentos, promoviendo y difundiendo todo el acervo por medio de diferentes estrategias y aplicando en todo lo posible, la tecnología, sobre todo por medio del diseño de multimedias que apoyan los diferentes productos, publicación en el sitio web institucional y páginas institucionales en Facebook y Twitter.

Necesidades identificadas y ajustadas

Se da énfasis a la mejora del sistema de información que se pone a la disposición de los usuarios, con el fin de facilitar los documentos que forman parte del patrimonio documental de la Nación. En


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este sentido, la depuración y normalización de las bases de datos de los diferentes fondos documentales y su publicación en el sitio web, constituyen pilares fundamentales de este indicador. Igualmente las metas relacionadas con la implementación de recomendaciones vertidas en los diagnósticos que realizan los archivistas y las recomendaciones contenidas en los estudios de usuarios, son mecanismos propicios para ajustar los servicios y la información a los requerimientos de los usuarios. Porcentaje de actividades de difusión novedosas implementadas.

Se está a la espera de las aprobaciones respectivas de las propuestas de material presentadas a la Dirección y Subdirección.

Producto 2: Facilitación del patrimonio documental.

Grado de satisfacción con el servicio de facilitación brindado en el Archivo Histórico y de la Biblioteca Especializada en Archivística y Ciencias Afines

Es importante destacar que el Archivo Nacional ha fijado como prioridad institucional la revisión y mejora continua de la calidad de los servicios que ofrece a sus usuarios, realizando en sus diferentes despachos de atención, los denominados “Estudios de usuarios”, que permiten sistematizar información por un periodo determinado, normalmente un año, sobre los diferentes elementos que intervienen en la prestación de los servicios. Congruente con lo anterior, también se han establecido los estudios de usuarios comparativos, para que además de conocer el resultado de un período determinado, se identifique en que se ha mejorado o desmejorado en un análisis comparativo de periodos, normalmente cinco años. Igualmente y por medio de la Contraloría de Servicios, también se revisan las encuestas y sus resultados para velar por la debida prestación de los servicios a nuestros usuarios.

Con el cumplimiento de esta meta la institución logra cumplir parte de su misión, ya que la administración del acervo documental de la Nación no estaría completa si no se brinda un fácil acceso de la información a los usuarios y a la ciudadanía en general, con calidad y oportunidad.

Además, se contribuye a dar consecución al objetivo estratégico del programa, a saber, “Brindar un servicio de facilitación de mayor calidad, mediante la identificación de las necesidades de los usuarios y el respectivo ajuste”.

Grado de satisfacción

Al igual que mostró en el indicador de este tipo para los servicios del Archivo Histórico (Sala de Consulta) y la Biblioteca Especializada en Archivística y Ciencias a Fines, el Archivo Nacional fija la prioridad institucional en la prestación de un servicio de calidad a nuestros usuarios. También en el Archivo Notarial se realizan los denominados “Estudios de usuarios”, que permiten sistematizar información por un periodo determinado, normalmente un año, sobre los diferentes elementos que intervienen en la prestación de los servicios. Igualmente y por medio de la Contraloría de Servicios, también se revisan las encuestas y sus resultados para velar por la debida prestación de los servicios a nuestros usuarios, satisfaciendo sus necesidades.

Los principales aspectos positivos que incidieron en el logro de los tres indicadores son:


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La reconocida formación, experiencia y capacitación del personal del Archivo Nacional que le permite atender las solicitudes de servicios de historiadores, notarios públicos, administradores, estudiantes y en términos generales, todo tipo de público.

La identificación de su personal con la misión, visión y políticas institucionales. El compromiso del personal orientado al servicio al usuario y a la mejora continua. La cultura institucional de transparencia, cumplimiento de metas y rendición de cuentas. Organización eficiente del trabajo y controles apropiados para la gestión. La ejecución de proyectos orientados a la mejora de los servicios prestados, entre ellos la

facilitación de consultas por medio de internet, en particular la consulta de información notarial.

Colaboración de los usuarios en el llenado de las encuestas durante todo el año. Elaboración de los estudios de usuarios en los diferentes despachos de atención y la

implementación de las medidas correctivas o acciones para el mejoramiento continuo. Incorporación de estudios y seguimientos realizados por la Contraloría de Servicios de la

Institución.Servicios de facilitación atendidos

Se demuestra una excelente capacidad del Archivo Nacional, en cuanto a la organización de sus recursos de todo tipo para atender todos los servicios requeridos por los usuarios. En total se atendieron 167.602 servicios de facilitación solicitados por los usuarios. Es importante mencionar la cantidad notoria de servicios que se brindan a los usuarios del Archivo Notarial por medio de la consulta de documentos notariales en el Gestor de Información Notarial en internet.

Producto 3: Desarrollo y mantenimiento de la infraestructura.

Grado de avance Esta obra de construcción es de la mayor importancia para la gestión eficiente del Archivo Nacional con el fin de contar con más metros lineales de áreas dedicados a depósitos de documentos, con las condiciones idóneas para su conservación.

_ Se realizó el trámite de contratación para licitar la construcción del edificio, la cual fue publicada en el SICOP el día 6 de junio del 2016 y tuvo como fecha de apertura al 8 de julio del 2016, presentando a participar tres empresas. Adjudicado mediante acuerdo 12 tomado en sesión 24-2016 del 3 de agosto del 2016 a la empresa Constructora Navarro & Avilés S. A. Recurrido según notificación de la CGR del 26 de agosto del 2016. Resuelto mediante resolución RDCA-906-2016 del 11 de noviembre del 2016. Esta edificación albergará depósitos de documentos para los Departamentos de Archivo Notarial y Archivo Histórico.

_ La no fue cumplida debido a la interposición de recurso de apelación ante la Contraloría General de la República y trámite tardío de obtención de permisos por parte de la empresa inspectora contratada para ello. Se requiere la obtención de permisos para girar la orden de inicio a la empresa constructora. Se mantiene un seguimiento constante con la empresa inspectora (Consultécnica S.A) y se encuentra en estudio la aplicación de sanción por el retraso incurrido.

Código y nombre del Programa o Subprograma: Sistema Nacional de Archivos

Logros obtenidos:


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Este programa presupuestario tiene tres productos finales debidamente identificados y analizados a la luz de los lineamientos brindados por la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria y la Secretaría de Planificación Institucional y Sectorial (SEPLA) del Ministerio de Cultura y Juventud, según la metodología de programación vigente. Para cada uno de estos productos finales se definió un indicador.

Además el programa cuenta con un objetivo estratégico institucional, para el cual también se definió el respectivo indicador, que se evaluará en este informe.


Programa: Sistema Nacional de Archivos

Cumplimiento de metas de producción al 31 de diciembre de 2016

Producto Unidad de Medida

MetaGrado de

cumplimiento

Programada Alcanzada

Porcentajede ejecución

Servicios de Capacitación archivística a entidades externa, pertenecientes al Sistema Nacional de Archivos.

Actividades realizadas 100 100 100 x

Cantidad de instrumentos sin errores

80 91,7 115 x

Servicios de asesoría a instituciones públicas y privadas en materia de organización documental.

Asesorías brindadas 100 100 100 x

Servicios de inspección a instituciones públicas en materia de cumplimiento de la normativa existente.

Inspecciones brindadas 100 91,9 92 x

Inspecciones realizadas 9 10,93 121 x

4 1 0Fuente: Información proporcionada por el Programa Sistema Nacional de Archivos

Producto 1: Servicios de Capacitación archivística a entidades externa, pertenecientes al Sistema Nacional de Archivos.

Actividades realizadas

Es importante mencionar que los funcionarios encargados de la mayoría de las actividades de capacitación en materia archivística son funcionarios de los departamentos Servicios Archivísticos Externos y Archivo Histórico, quienes no tienen exclusividad en esta función, sino que tienen otras responsabilidades asignadas en los departamentos respectivos.

Además, el programa de capacitación es de la mayor prioridad institucional, ya que como órgano rector del Sistema Nacional de Archivos, debe preocuparse por brindar capacitación en temas archivísticos a los funcionarios que no cuenten con formación universitaria en esta disciplina, además de propiciar espacios para la reflexión, intercambio de experiencias y en general, actividades de actualización de los profesionales en ejercicio.

Cantidad de instrumentos sin errores


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En relación con los “Servicios de capacitación archivística a entidades externas” se pretende medir la calidad del servicio y el impacto que en el tiempo genera esta capacitación. Para ello se medirá el resultado del Taller Curso de Tablas de Plazo realizado en el año 2015 y el impacto en la calidad de los instrumentos (tablas de plazo de conservación de documentos y valoraciones parciales) recibidos por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos(CNSED) para su aprobación, evaluando si el desempeño en los Comités Institucionales de Selección y Eliminación de Documentos(CISED) de las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivo mejorará a partir de la capacitación que recibió el personal.

Producto 2: Servicios de asesoría a instituciones públicas y privadas en materia de organización documental.

Asesorías brindadas Las asesorías se ofrecieron durante el año por medio de las siguientes modalidades:

Asesorías a solicitud de las instituciones que reúnan los requisitos. Visitas de seguimiento a las instituciones que han recibido asesorías en materia de

conservación de documentos. Atención de consultas técnicas. Atención de consultas presenciales previa cita.

Algunos aspectos positivos que se rescatan para el cumplimiento anual de la meta son:

La alta formación, experiencia y capacitación del personal del Archivo Nacional que le permite atender las solicitudes de servicios de asesorías, que solicitan las instituciones y que ordenan las autoridades superiores.

La identificación de su personal con la misión, visión y políticas institucionales. La función rectora que le otorga la Ley Nº 7202 del Sistema Nacional de Archivos a la

institución. El reconocimiento y confianza del personal que labora en los archivos del sistema nacional de

archivos, a la labor que realiza el Archivo Nacional.

Producto 3: Servicios de inspección a instituciones públicas en materia de cumplimiento de la normativa existente.

Inspecciones brindadas e Inspecciones realizadas

La meta del indicador está establecida en función de las inspecciones que ordena la autoridad superior y de la programación de actividades del Departamento Servicios Archivísticos Externos, tomando en cuenta la cantidad de recurso humano con que se dispone para estas actividades.

Un elemento que afecta el desarrollo de las actividades de inspecciones, sobre todo el establecimiento de metas más elevadas, es la carencia de recurso humano. Son muy pocos los funcionarios a cargo de esta labor y muchas las instituciones públicas que forman parte del Sistema Nacional de Archivos, por lo que se corre el riesgo de no tener una respuesta institucional oportuna para realizar las inspecciones necesarias para garantizar que se cumpla lo dispuesto en la Ley Nº 7202 del Sistema Nacional de Archivos.


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Con base en la siguiente tabla, complete la columna de efectividad del cuadro 2.2 “Cumplimiento de indicadores de producto, estimación de recursos asociados y efectividad de los indicadores de producto”; además, realice un análisis sobre los resultados obtenidos en relación con la efectividad en el cumplimiento de los indicadores de producto y la ejecución de los recursos, destacando las acciones llevadas a cabo para ubicarse en determinado nivel de efectividad, o en su defecto, las acciones correctivas que desarrollará, así como el nombre de la unidad o departamento que las ejecutará y dará seguimiento para efectuar una mejor gestión.

Efectividad Ejecución de recursos

Efectivo ( E ) Cumplido 100% 90%- 100%Parcialmente Efectivo ( PE )

Parcialmente cumplido

76% - 99% 51%-89%

No Efectivo ( NE ) No cumplido 0% - 75% 0%-50%

Cumplimiento del indicador

Nota: En los casos en que no se cumpla con los rangos establecidos, tanto para cumplimiento del indicador como para la ejecución de recursos, para cada una de las categorías de efectividad, será clasificado como “Parcialmente Efectivo”, por cuanto refleja debilidades entre la planificación física y financiera.


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Programa: Patrimonio Documental de la NaciónCumplimiento de indicadores de desempeño y estimación de recursos asociados en millones de

colones

al 31 de diciembre de 2016

Producto Indicador

Meta Recursos Efectividad

Programada Alcanzada

Porcentajede

ejecución

Programados 1/

Ejecutados 1/ 2/ Ejecución E PE NE

Servicios de difusión del patrimonio documental.

Número de actividades nuevas en cantones prioritarios

13 16 123

1,50 1,50 100

x

Número de personas participantes en actividades en cantones prioritarios.

580 1736 299 x

Porcentaje de servicios de difusión atendidos 100 100 100

1.274 942,73 74

x

Porcentaje de ajustes respecto de las necesidades identificadas de los usuarios

70 75 107 x

Porcentaje de actividades de difusión novedosas implementadas.

5 4,50 90 x

Facilitación del patrimonio documental.

Porcentaje de usuarios satisfechos con el servicio de facilitación brindado en el Archivo Histórico.

98 100 102 x

Porcentaje de usuarios satisfechos con el servicio de facilitación brindado en el Archivo Notarial

89 98,8 111 x

Porcentaje de servicios de facilitación atendidos 100 100 100 x


Porcentaje de grado de avance de construcción (IV etapa y edificio construido y equipado)

1 5 5 x

Total de recursos

1.275 944 74 7 1 1

1/ Estimación realizada por la institución para el cumplimiento del indicador basada en los recursos asignados en el presupuesto autorizado y sus modificaciones, excluyendo las transferencias no vinculas a la gestión.

2/ Ejecutado: Para las entidades corresponde a la sumatoria de los egresos reales y los compromisos al 31 de diciembre.

Fuente: Elaboración propia con base en el presupuesto aprobado para el ejercicio económico del 2016 y sus modificaciones.


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P rogramada AlcancazadaP orcenaje

de ejecución

P rogramados 1/

Ejecutados 1/ 2/

Ejecución E PE NE

Porcentaje deactividades decapacitación impartidas aentidades externasdel Sistema Nacionalde Archivos.

100 100 100 x

Cantidad deinstrumentos sinerrores

80 91,7 115 x

Servicios deasesoría ainstituciones públicas yprivadas enmateria deorgnización documental .

Porcentaje instituciones atendidas porasesoría

100 100 100 x

Porcentaje instituciones atendidas porinspección

100 91,9 92 x

Porcentaje deinstituciones delSistema Nacional deArchivos, inspeccionadas yvaloradas respecto alcumplimiento de laLey 7202 y otralesgilación archivistica conexa.

9 10,93 121 x


Porcentaje de gradode avance deconstrucción (IVetapa y edif icioconstruido yequipado) 1 5 5 x

Total de recursos 1.286 931 72 4 1 1

1/ Estimación realizada por la institución para el cumplimiento del indicador basada en los recursos asignados en el presupuestoautorizado y sus modificaciones, excluyendo las transferencias no vinculas a la gestión.

EfectividadProducto Indicador

Meta Recursos

Servicios deCapacitación archivística aentidades externa, pertenecientes al SistemaNacional deArchivos.

Servicios deinspección ainstituciones públicas enmateria decumplimiento de lanormativa existente.

1.285,92 72931


Programa: Sistema Nacional de ArchivosCumplimiento de indicadores de desempeño y estimación de recursos asociados en millones de

colonesal 31 de diciembre de 2016


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a. De acuerdo con el cuadro anterior realice un análisis amplio de los resultados de cada indicador de Desempeño del programa o subprograma, vinculando los siguientes aspectos:

No se logró ejecutar en un mayor porcentaje, debido a que la mayoría de los recursos corresponden al proyecto de construcción de la IV etapa del edificio del Archivo Nacional, el cual durante el primer semestre de 2016 se encontraba en proceso de inscripción en el Banco de Proyectos de MIDEPLAN y en proceso de aprobación del aumento del límite de gasto presupuestario para el 2016. Debido a lo anterior, la licitación se publicó el 9 de junio de 2016, adjudicándose el 11 de agosto de 2016; no obstante, uno de los oferentes interpuso un proceso de apelación el 29 de agosto, el cual fue resuelto por la Contraloría General de la República hasta el 8 de noviembre de 2016. Es importante mencionar que el presupuesto para la Construcción de IV Etapa del Edificio se distribuye presupuestariamente dentro de los tres programas, sin embargo en vista de que la MAPP contempla únicamente información del programa 1 y 2, es que se reflejan solo los recursos que se incluidos en los programas en mención.

Acciones: Da inicio la Construcción de IV Etapa del Edificio

Responsables: Junta Administrativa y Dirección General

Las prestaciones legales e indemnizaciones no requiriendo ser ejecutadas al final del período, en vista de que el colaborador que se pensionaría no presentó el tramite respectivo; así mismo, se tenía previsto un monto para pago de indemnizaciones por demandas laborales, las cuales no se resolvieron en el período.

Acciones: Presupuestar los recursos en el ejercicio presupuestario 2017, para realizar el pago de extremos laborales de exfuncionarios y quedar a la espera de la resolución de las demandas laborales para determinar si es necesario presupuestar recursos.

Responsables: Jefes de Departamento

Con los resultados obtenidos en este periodo de evaluación, se logra incidir positivamente en los tres objetivos estratégicos, los cuales están estrictamente vinculados a los indicadores definidos para cada uno, así como en la misión institucional, que gira en torno a funciones vitales como lo son lo cultural o patrimonial, la de gobierno o del Sistema Nacional de Archivos y la notarial, con sus prioridades.

Las metas se desarrollan de acuerdo con lo programado; no obstante lo anterior no se puede dejar de mencionar como se ha indicado propiamente en el desarrollo del análisis de cada indicador, que un aspecto que incide en la imposibilidad de establecer metas más elevadas que las propuestas en el presente año, es el recurso humano limitado con que cuenta la institución.

Algunas de las principales actividades que se llevan a cabo con muchas limitaciones o con cobertura menor a la deseada, son las siguientes: las asesorías e inspecciones en los archivos del Sistema Nacional de Archivos, obligando la ley a cubrir a todas las instituciones públicas; el rescate del patrimonio documental en sus diferentes soportes; tratamiento archivístico a los documentos que hoy todavía son inéditos y que por tanto no están a la disposición de los usuarios; digitación de los millones de fichas y otros instrumentos descriptivos en base de datos para facilitar la búsqueda de información;


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diagnósticos sobre el estado de conservación de los más de 18 kilómetros lineales de documentos que custodia la institución; la conservación preventiva y restaurativa de los documentos, sobre todo los que presentan el mayor deterioro, así como la obligada protección y seguridad que deben tener los documentos, lo que exige ejercer un mayor control sobre los documentos, sobre todo los que se prestan a los usuarios.

Sin embargo, el Archivo Nacional se compromete con el cumplimiento de sus metas de la manera más eficiente y eficaz posible, según los procedimientos establecidos y el marco legal que lo rige, pero sobre todo con el esfuerzo y la disciplina de trabajo de su personal, que en todo momento se ha destacado como su mayor fortaleza para explicar los logros alcanzados en el período en evaluación

Código y nombre del Programa: Patrimonio Documental de la Nación

Datos del (la) Director (a) o responsable del Programa:

Nombre: Marco Antonio Calderón Delgado, Jefe Departamento de Conservación

Dirección de correo electrónico: [email protected]

Número telefónico: 2283-1400 ext. 239

Firma:

Sello:

Código y nombre del Programa: Sistema Nacional de Archivos

Datos del (la) Director (a) o responsable del Programa:

Nombre: Mauricio López Elizondo, Jefe por recargo, Departamento Archivo Notarial

Dirección de correo electrónico: [email protected]

Número telefónico: 2283-1400 ext. 222

Firma:

Sello:


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RESUMEN GENERAL - Archivo Nacional de Costa Rica · Web viewINSTITUCIONAL 1.1. Gestión financiera: En el siguiente cuadro la institución debe incluir los datos de los recursos autorizados