FONDO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL (FDI)LÍNEA: MODERNIZACIÓN DE PROCESOS AÑO 2012.

PROYECTO: MODERNIZACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DEL CFT LOTA ARAUCO

CLASIFICACIÓN POR ÁREA: GENERALCLASIFICACIÓN POR ACTIVIDAD: MODERNIZACIÓN DE GESTIÓN ACADÉMICA

Jefe del Proyecto: José Luis Carrasco SáezCargo: Jefe de Área Académica de Tecnologías de Información y Comunicación.Duración del proyecto: 1 año

RESUMEN DEL PROYECTO

1. OBJETIVO GENERAL. El objetivo general de este proyecto consiste en mejorar la capacidad de gestión de la institución, propiciando el uso de tecnologías de información para manejar información pertinente y oportuna en el ámbito académico y administrativo, junto con monitorear y evaluar resultados por medio de indicadores medibles que permitan una mejor toma de decisiones y gestión en los distintos ámbitos de desarrollo del CFT Lota Arauco.

2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS1. Mejorar la capacidad de gestión del Centro de Formación Técnica Lota Arauco.2. Disponer de un sistema de gestión, que permita monitorear, evaluar y asegurar la

calidad de los resultados académicos y administrativos alcanzados, a través de indicadores de gestión.

3. Incorporar Tecnologías de Información como herramientas de apoyo al sistema de gestión del Centro que permita disponer de información estadística e indicadores de gestión en tiempo real para apoyar la toma de decisiones.

3. RESULTADOS ESPERADOS1. Contar con indicadores de gestión confiables, actualizados y veraces, que permitan una mejor toma de decisiones y gestión en el ámbito académico, administrativo, de vinculación con el medio, de eficiencia y efectividad del proceso docente y de aprendizaje de los alumnos del centro.2. Contar con un sistema de monitoreo (BSC) que permita verificar periódicamente el nivel de logro de las decisiones tomadas en el Centro,

con el fin de adecuar la planificación, generar medidas correctivas para el proceso de enseñanza aprendizaje y ajustar la gestión de los distintos estamentos del CFT, a la realidad que exigen sus alumnos y el entorno.3. Contar con docentes y administrativos formados y capacitados en materias relacionadas con las estrategias utilizadas por instituciones de educación chilenas o del exterior que apunten al aseguramiento de la calidad a través de la planificación, el mejoramiento continuo y el uso de indicadores de gestión.

4- IMPACTOS DEL PROYECTO:Impacto en el Nivel de Servicio a Alumnos:

● Mejorar el actual Sistema de Gestión del centro, permitirá que la institución cuente con indicadores en tiempo real que le permitan tomar decisiones oportunas que apunten a mejorar sus niveles de rendimiento académico, de titulación y de retención de alumnos, junto con la entrega de información a los diversos actores que interactúan directamente con el CFT: padres y apoderados, centros de práctica, Mineduc, CNA, etc.

● La unificación de los distintos sistemas de información que maneja el centro, permitirá que sedes lejanas puedan realizar operaciones básicas como matrículas, inscripción de asignaturas, etc., lo que se traducirá en prestar un servicio de calidad para los alumnos, entregando información pertinente y oportuna, requerida por estos (certificado de alumno regular, certificado de titulo, informes curriculares, etc.).

Impacto en la Administración Institucional● Se crearán e implantarán herramientas de análisis y de obtención de

indicadores de gestión que podrán ser utilizados por las carreras del Centro y por los consejos académicos y administrativos, para una gestión docente y administrativa acorde a lo que el entorno exige.

5. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DEL PROYECTO

Indicador de impacto Valor indicador antes de realizar el proyecto (4)

Valor estimado indicador después de realizar proyecto (4)

Tasa de funcionarios sensibilizados frente al cambio(FS)FS=(N°Funcionarios Sensibilizados/N° Total Funcionarios) x100

10% 70%

Tasa de Indicadores de gestión validados, incluidos en el nuevo Sistema de Gestión.(TIGV)TIGV= (Nºindicadores incorporados/Nº Total de indicadores validados)x100

10% 90%

Tasa de Docentes capacitados en el nuevo sistema de gestión(TDC) TDC=(N°docentes capacitados /N°total de docentes) x100

0 % 70%

Tasa de Administrativos capacitados en el nuevo sistema de gestión. (TAC).TAC=(N°administrativos capacitados/N°total de administrativos) x100

0 % 70%

Tasa de Docentes que utilizan el nuevo sistema de gestión. (TDUSG).TDUSG=(N°docentes utilizan nuevo sistema gestión /N°total de docentes) x100

0 70%

Tasa de Administrativos que utilizan el nuevo sistema de gestión. (TAUSG)

TAUSG=(N°administrativos que utilizan nuevo sistema de gestión /N°total de administrativos) x100

0 70%

Tasa de Retención estudiantil(RE)RE= (1- N°Alumnos que abandonan /N° Alumnos que ingresan) x100

60% 62%

Tasa de Titulación(TT)TT= N°Alumnos titulados/N° Alumnos matriculados) x100

25% 28%

Tasa de mejoramiento del Rendimiento académico(RA)RA=(N° de actividades académicas con repitencia superior al 20% / N° total de asignaturas) x100

32% 30%

Incremento en la Tasa de alumnos que demuestran satisfacción de los servicios ofrecidos por el centro.(ITS)ITS_año1= n0ITS_año2= n0 +n1

50%

65%

6. ALGUNOS APORTES DEL PROYECTO PARA EL CFT

1. Ahorro de $12.000.000 para el presupuesto 2013. Se trabajará en el desarrollo y modernización del actual sistema de contabilidad y de recursos humanos del CFT. Esta inversión de alrededor de $12.000.000 debía ser imputada al presupuesto 2013. Ahora en este nuevo escenario, será incluida como parte de la negociación con la consultora que se adjudique la asistencia técnica contemplada en el proyecto.

2. Implementación de postulaciones on-line. Como una manera de contribuir a optimizar el proceso de postulaciones al CFT., se pretende implementar un modulo de postulaciones on-line, para estar a la par con la tendencia de la

mayoría de instituciones de educación superior que ya cuentan con este servicio para sus postulantes.

3. Indicadores de gestión en tiempo real. Se implementará un sistema de cuadro de mando integral (BSC), con el fin de obtener de manera fácil y amigable, los indicadores que los diversos estamentos del CFT consideren claves para la toma oportuna de decisiones. Por ejemplo: tasas de retención y titulación, nivel de satisfacción de los alumnos con respecto a los servicios que el CFT les ofrece.

7. RESUMEN DE MACRO ACTIVIDADES, PRODUCTOS Y RESULTADOS ESPERADOS DEL PROYECTO

8. EQUIPO DE TRABAJOEl equipo de trabajo esta compuesto principalmente por los funcionarios que realizaron la pasantía en México (Proyecto CLA 0701), donde trabajaron con la implementación de BSC, y los equipos técnicos de los departamentos de contabilidad, adquisiciones y computación e informática.

El detalle del equipo que trabajará en el proyecto, se presenta a continuación:

EQUIPO INTEGRANTES MACRO ACTIVIDADESJefe proyecto. José Luis Carrasco 1,2,3,4,5

Responsable del fiel cumplimiento de los objetivos planteados en el proyecto.Responsable de la correcta ejecución presupuestaria del proyecto.Responsable de liderar los equipos de trabajo.Responsable de determinar la carta Gantt y la ruta de ejecución del proyecto.Responsable de determinar las funciones y tareas de los equipos de trabajo.Responsable de entregar reportes de avance a rectoría y vicerrectoría académica Responsable de visar todo el proceso de contratación de la asistencia técnica.Responsable de entregar los reportes finales del proyecto.Responsable de llevar las relaciones públicas del proyecto.

Equipo implementación BSC, capacitación:

María Eugenia HermosillaRogelio Pincheira Marco Vásquez Luis FernándezPatricia SierraValeska Contreras

1,3,5

Liderar la actividad inaugural del proyecto.Liderar actividades de sensibilización del proyecto, entre los funcionarios del Centro.Elaborar documento de estado del arte, con la información que existe en el CFT que podría ser útil para definir la propuesta de indicadores para la consultoría: Sextante, México, Base de datos institucional, estudios CFT, compromisos ante la CNA, Plan Estratégico, Índices, Preparar los instrumentos para los Focus group con los distintos estamentos del CFT.Ejecutar los Focus group para el levantamiento de indicadores críticos.Preparar y retroalimentar la propuesta de indicadores para el BSC.Llevar el acta de todas las actividades y reuniones que tengan relación con su ámbito de acción.Determinar las necesidades de capacitación de los funcionarios que requerirán el BSC.Participar en las reuniones de trabajo.Elaborar prototipo previo de visualización de indicadores para el BSC.Ser la contraparte de gestión académica entre el CFT y la consultora que se adjudique la AT.Preparar las actividades de cierre del proyecto.Informar periódicamente al jefe de proyecto sobre avances y dificultades.Otras tareas y/o funciones que pudieran surgir en el contexto del proyecto.Equipo Desarrollo, virtualización y difusión.

Javier RochaLeonardo Vega Silvana FloresMaría AlvialEduardo Pérez

1,2,3,4,5

Mantener actualizado el sitio Web con la información del proyecto.Difundir mensualmente los estados de avance del proyecto, en diferentes soportesParticipar en las reuniones de trabajo con la consultora que se adjudique la AT.

Elaborar el documento con los términos de referencia técnicos para la licitación de la ATParticipar en el proceso de implementación del sistema de recursos humanos y contabilidadParticipar en el proceso de migración del servidor de correos institucional.Participar en el proceso de implementación del Módulo de postulaciones on-line.Determinar los requerimientos de capacitación técnicos. Participar en la virtualización de los servidores del CFT.Participar en la normalización de las bases de datos del CFTParticipar en la implementación de VLANs.Ser la contraparte técnica entre el CFT y la Consultora que se adjudique la ATLlevar el acta de todas las actividades y reuniones que tengan relación con su ámbito de acción.Informar periódicamente al jefe de proyecto sobre avances y dificultades.Otras tareas y/o funciones que pudieran surgir en el contexto del proyecto.Equipo adquisiciones y rendiciones financieras

Álvaro RojasVíctor Guzmán

1,3,4

Responsable del control financiero y el registro de la ejecución presupuestaria en los tiempos determinados por el FDI.Velar por el fiel cumplimiento y elaboración de las boletas de garantía que el FDI exige.Aportaren el desarrollo del sistema de recursos humanos y contabilidad.Responsable de velar porque las compras con cargo al CFT sean reutilizadas como gasto del proyecto.Definir los procedimientos de compra.Incluir en el presupuesto 2013, los costos que el CFT debe cubrir como contraparte del proyecto.Definir los procedimientos de rendiciones financieras.Gestionar todas las compras de bienes aprobadas en el proyecto.Llevar el detalle de todas las facturas del CFT que sean imputables al proyecto.Ser la contraparte entre el CFT y los asesores de finanzas del FDI.Llevar el acta de todas las actividades y reuniones que tengan relación con su ámbito de acción.Rendir cuenta de los recursos aportados por el Ministerio conforme a los procedimientos establecidos en la Resolución Nº 759, de 2003, de la Contraloría General de la República, o la normativa que la reemplace.  La rendición de cuentas deberá presentarse semestralmente, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al mes que corresponda. El plazo se contará desde la total tramitación del último acto administrativo que apruebe el convenio respectivoInformar periódicamente al jefe de proyecto sobre avances y dificultades.Otras tareas y/o funciones que pudieran surgir en el contexto del proyecto.Equipo de apoyo Técnico Karen Peña

Carlos ArévaloAbner Pichuman

1,2,3,4,5

Llevar acta de todas las reuniones por equipo y generales de trabajo.Apoyar el trabajo y los requerimientos logísticos y administrativos de cada uno de los equipos del proyecto. Ser el nexo entre la casa central y la sede Cañete del CFT.Diseñar, mantener y actualizar la plataforma Web del proyecto.Llevar actualizada la carpeta del proyecto.Informar periódicamente al jefe de proyecto sobre avances y dificultades.Otras tareas y/o funciones que pudieran surgir en el contexto del proyecto.

____________________________________________JOSE LUIS CARRASCO SAEZJEFE AREA ACADEMICA TIC

JEFE PROYECTO MODERNIZACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DEL CFT LOTA ARAUCO.