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GOBIERNO DE PUERTO RICODEPARTAMENTO DE HACIENDA
PO BOX 9024140 SAN JUAN PR 00902-4140
GOVERNMENT OF PUERTO RICODEPARTMENT OF THE TREASURY
PO BOX 9024140 SAN JUAN PR 00902-4140
RETENCION EN EL ORIGEN DE LACONTRIBUCION SOBRE INGRESOS
EN EL CASO DE SALARIOS
WITHHOLDING OF INCOME TAX ATSOURCE ON WAGES
MANUAL PARA PATRONOS
EMPLOYER'S GUIDE
LAS TABLAS DE RETENCION QUE APARECEN EN ESTE FOLLETOSON DE APLICACION A SALARIOS PAGADOS DESPUES DEL
31 DE DICIEMBRE DE 2011 Y ANTES DEL 1 DE ENERO DE 2013
THE WITHHOLDING TABLES SHOWN IN THIS BOOKLETARE APPLICABLE TO WAGES PAID AFTER DECEMBER 31, 2011 AND
BEFORE JANUARY 1, 2013
TABLA DE CONTENIDO
TABLE OF CONTENTS
Instrucciones Generales ........................
Cómputo de la retención .................
Tablas de retención ........................
Retención en el origen de la contribuciónsobre ingresos cuando se pagan salariossuplementarios ......................................
Definición del términosalarios suplementarios ...................
Procedimiento paradeterminar la retención ...................
Instrucciones a los patronos para rendir lasplanillas y pago de la contribución retenida ..
Apéndices ..............................................
Apéndice 1: Tabla para computar laexención para la retención en el casode salarios pagados después del 31de diciembre de 2011 y antes del 1de enero de 2013 ..............................
Apéndice 2: Tabla para determinar lacantidad de concesión por la deducciónespecial para ciertos individuos en elcaso de salarios pagados después del31 de diciembre de 2011 y antes del 1de enero de 2013 ................................
Apéndice 3: Tablas para determinar lacontribución que se deducirá y retendrásobre la cantidad de los salarios ..........
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General Instructions ................................
Withholding computation ...................
Withholding tables ............................
Withholding of income tax at source whensupplementary salaries are paid ...............
Definition of the term supplementarysalaries.............................................
Procedure to determine thewithholding .......................................
Instructions to employers to file thereturns and payment of tax withheld ........
Appendixes ..............................................
Appendix 1: Table to compute thewithholding exemption in the case ofwages paid after December 31, 2011and before January 1, 2013 ...............
Appendix 2: Table to determine theallowance amount for the specialdeduction for certain individuals inthe case of wages paid afterDecember 31, 2011 and beforeJanuary 1, 2013 ...............................
Appendix 3: Tables to determine thetax to be deducted and withheld uponthe amount of wages .....................
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La Sección 1062.01 del Código de RentasInternas para un Nuevo Puerto Rico, segúnenmendado (Código), dispone que todo patrono quehaga pagos de salarios deducirá y retendrácontribución sobre ingresos sobre dichos salarios,de acuerdo a las tablas de retención aprobadas porel Secretario, las cuales forman parte de este folleto.
La base para el cómputo de la contribución quese deducirá y retendrá en el origen será la diferenciaentre los salarios y la exención para la retención aque tenga derecho el empleado.
La exención para la retención se compone de lassiguientes:
1. Exención personal,2. Exención personal adicional para veteranos (si aplica),3. Exención por dependientes,4. Concesión por deducción especial, y5. Concesión por deducciones (opcional).
La Sección 1021.03 del Código provee uncómputo opcional para determinar la contribuciónsobre ingresos en el caso de personas casadasque vivan juntas y rindan planilla conjunta. Todapersona que opte por este cómputo opcional,deberá notificarlo a su patrono en el Certificado deExención para la Retención (Formulario 499 R-4).
Todo empleado cuyo salario bruto anual noexceda de $20,000, no estará sujeto a retención decontribución sobre ingresos en el origen sobredichos salarios. Sin embargo, el empleado podráoptar porque se le efectúe retención indicando lacantidad en el Certificado de Exención para laRetención (Formulario 499 R-4).
Según establece el Military SpousesResidency Relief Act (MSRRA), el cónyuge de unmiembro activo de servicio que fue trasladado bajoordenes militares a una nueva estación militar enalguno de los estados, posesiones o territorios deEstados Unidos o el Distrito de Columbia, puedemantener su residencia o domicilio original parapropósitos de tributación. Por lo tanto, si elempleado es el cónyuge de un militar que fuetrasladado a Puerto Rico y opta por acogerse alas disposiciones de MSRRA, no estará sujeto aretención de contribución sobre ingresos en elorigen en Puerto Rico sobre los salarios generadosaquí. Para estos propósitos, es necesario que elempleado seleccione la opción provista en elCertificado de Exención para la Retención(Formulario 499 R-4).
INSTRUCCIONES GENERALES
GENERAL INSTRUCTIONS
Section 1062.01 of the Internal RevenueCode for a New Puerto Rico, as amended(Code), provides that every employer makingpayments of wages shall deduct and withholdincome tax upon such wages, according to thewithholding tables approved by the Secretary,which are part of this booklet.
The basis for the computation of the tax to bededucted and withheld at source shall be thedifference between the total wages and the withholdingexemption to which the employee is entitled to.
The withholding exemption consists of thefollowing:
1. Personal exemption,2. Additional personal exemption for veterans (if applicable),3. Exemption for dependents,4. Allowance for special deduction, and5. Allowance for deductions (optional).
Section 1021.03 of the Code provides anoptional computation of tax in the case of marriedindividuals living together and filing a joint return.Every person who elects this optionalcomputation, shall notify the same to his/heremployer using the Withholding ExemptionCertificate (Form 499 R-4.1).
Every employee whose gross annual salarydoes not exceed $20,000, will not be subjectto the withholding of income tax at source uponsuch wages. Nevertheless, the employee mayelect for an amount to be withheld by indicatingso on the Withholding Exemption Certificate(Form 499 R-4.1).
The Military Spouses Residency Relief Act(MSRRA) provides that the spouse of an activeservice member that was transferred undermilitary orders to a new military station in anyof the states, possessions or territories of theUnited States or the District of Columbia, cankeep his/her original residence or domicile fortax purposes. Therefore, if the employee is thespouse of an active service member that wastransferred to Puerto Rico and makes anelection to be covered under the provisions ofMSRRA, earned wages within Puerto Rico willnot be subject to income tax withholding atsource. For these purposes, it is necessarythat the employee selects the option providedin the Withholding Exemption Certificate (Form499 R-4.1).
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Aunque el patrono no venga obligado a retener enel origen sobre los salarios para propósitos dePuerto Rico, podría estar sujeto a retenerimpuestos federales según disponga el InternalRevenue Service.
COMPUTO DE LA RETENCION
Se utilizarán tres tablas para determinar lacantidad que se deberá deducir y retener sobre lossalarios pagados. Con la primera tabla (Apéndice 1)se podrá determinar la cantidad de exención para laretención y concesión por deducciones a que tendráderecho el empleado de acuerdo con los salariosrecibidos según su período de nómina. La exencióndependerá de su estado personal, del número dedependientes y de si reclama o no alguna exenciónpersonal. La concesión por deducciones igualmentedependerá de la cantidad de deducción especial paraciertos individuos y de las deducciones que elempleado estime que tendrá derecho a reclamar, siopta por considerar las mismas para el cómputo.
La segunda tabla (Apéndice 2) provee paradeterminar la cantidad de concesión por ladeducción especial para ciertos individuos(deducción especial) en el caso de salariospagados después del 31 de diciembre de 2011 yantes del 1 de enero de 2013.
La tercera tabla (Apéndice 3) provee elporcentaje que aplicará a la "cantidad de lossalarios" para determinar a cuánto ascenderá lacontribución que el patrono deducirá y retendrásegún los salarios y su período de nómina. Estase compone a su vez de un conjunto de ochosubtablas según los siguientes períodos de nómina:
1. semanal 5. trimestral
2. cada dos semanas 6. semestral
3. quincenal 7. anual
4. mensual 8. diario o misceláneo
Para aplicar este conjunto de tablas, deberáconsiderarse que la "cantidad de los salarios" será aquéllapor la cual éstos exceden la exención para la retención.
En la primera tabla que se utiliza para determinarel total de exención para la retención a que tendráderecho el empleado (Apéndice 1), se establecen lascantidades correspondientes que se concederán encada período de nómina por:
1. exención personal reclamada por el empleado,
2. exención por cada dependiente, y
3. cada concesión basada en deducciones.
Según indicado anteriormente, un matrimonio en elque ambos viven juntos y rinden planilla conjunta, puedeelegir el cómputo opcional de la contribución y determinar
Even though the employer will not be required towithhold at source on wages for Puerto Ricopurposes, it could be required to withhold federaltaxes if so instructed by the Internal RevenueService.
WITHHOLDING COMPUTATION
Three tables will be used to determine the amountto be deducted and withheld from the wages paid.The first table (Appendix 1) must be used to determinethe amount of the withholding exemption andallowance for deductions to which the employee isentitled, in accordance with his/her payroll period. Theexemption will depend upon the employee's personalstatus, the number of dependents and whether or nothe/she claims any personal exemption. Theallowance for deductions will equally depend upon theamount of the special deduction for certain individualsand the estimate of deductions which he/she will beentitled to claim, if he/she chooses to consider thesame for the computation.
The second table (Appendix 2) provides forthe determination of the allowance amount forthe special deduction for certain individuals(special deduction) in the case of salaries paidafter December 31, 2011 and before January 1,2013.
The third table (Appendix 3) provides thepercentage that will be applicable to the "amountof wages", in order to determine the tax that theemployer shall deduct and withhold according tothe wages and payroll period. Such set consistsof eight subtables in accordance with thefollowing payroll periods:
1. weekly 5. quarterly
2. biweekly 6. semiannual
3. semimonthly 7. annual
4. monthly 8. daily or miscellaneous
To apply this set of tables, the “amount ofwages” shall be that amount by which thewages exceed the withholding exemption.
The first table used to determine the totalwithholding exemption to which the employee willbe entitled (Appendix 1), sets forth the amountsallowed, for each of the following, in each payrollperiod:
1. the personal exemption claimed by the employee,
2. the exemption for each dependent, and
3. each allowance based on deductions.
As previously indicated, a marriage where bothspouses live together and file a joint return, mayelect the optional computation of tax and determine2
su responsabilidad contributiva individualmente, segúnse dispone en la Sección 1021.03 del Código. En talcaso, el patrono deberá considerar lo siguiente:
1. cada cónyuge podrá considerar suexención personal completa o ninguna,
2. cada cónyuge reclamará el 50% de laexención por dependientes (refiérase a lacolumna “Exención por Dependientes –Cómputo Opcional” del Apéndice 1), y
3. cada concesión basada en deducciones sedeterminará conforme a las disposiciones dela Sección 1021.03 del Código, las cualesse discutirán más adelante.
El patrono deberá considerar el número deconcesiones basadas en deducciones al momentode computar la exención para la retención delempleado. Para determinar el número deconcesiones basadas en deducciones se deberánconsiderar la deducción especial y las deduccionesaplicables, según indicado por el empleado en elFormulario 499 R-4.
El Apéndice 2 se utilizará para determinar lacantidad que se va a descontar de los salarios porconcepto de la deducción especial, según la cantidadde salario bruto del empleado y el período de nómina.
En cuanto a las concesiones basadas en lasdeducciones, se dividirá el total de las mismas entre$500. El empleado detallará su estimado de dichasdeducciones en el Formulario 499 R-4. Cualquierfracción en exceso de 50% que resulte de la divisiónanterior será considerada como una concesiónadicional.
Cuando un matrimonio rinde planilla conjuntay ambos cónyuges optan por considerar laconcesión por deducciones, tendrán derecho adeterminar el número de concesiones basadas endeducciones según sus deducciones combinadas.Además, podrán dividirse las concesiones totalessegún lo deseen, pero a base de concesionescompletas. Sin embargo, una concesiónreclamada por un cónyuge no podrá ser reclamadapor el otro.
No obstante, si el matrimonio rinde planillaconjunta, se acoge al cómputo opcional de lacontribución y reclama las deducciones aplicablespara el cómputo de la concesión por deducciones, alcompletar el Formulario 499 R–4, cada cónyugedeberá distribuir las deducciones hasta los límites yconforme a las disposiciones de la Sección 1021.03del Código.
individually their tax responsibility, as provided inSection 1021.03 of the Code. In such case, theemployer must consider the following:
1. each spouse will be able to consider his/her personal exemption as complete ornone,
2. each spouse will claim 50% of theexemption for dependents (refer tocolumn “Exemption for Dependents –Optional Computation” of Appendix 1), and
3. each allowance based on deductions willbe determined as provided in Section1021.03 of the Code, as discussed below.
The employer shall consider the number ofal lowances based on deductions whendetermining the employee's amount ofwithholding exemption. To determine the numberof allowances based on deductions you mustconsider the special deduction and the deductionsapplicable, as indicated by the employee on Form 499R-4.1.
Appendix 2 will be used to determine the amountto be deducted from the wages with respect to thespecial deduction, according to employee's grosswages and the payroll period.
To determine the number of allowancesbased on the deductions, the total of deductionsshall be divided by $500. The employee shouldprovide an estimate of such deductions on Form499 R-4.1. Any fraction in excess of 50% resultingfrom the aforementioned division shall beconsidered as an additional allowance.
In the case of a married couple filing jointlywhere both spouses choose to consider theallowance for deductions, the number of allowancesbased on deductions may be determinedconsidering their combined deductions. At theirdiscretion, they may divide among themselves thetotal allowances so obtained, but such division willbe based on complete allowances. Nevertheless,any allowance claimed by one of the spousescannot be claimed by the other.
Notwithstanding, if the married couple files ajoint return, elects the optional computation of taxand claims the deductions appl icable todetermine the allowance based on deductions,when completing Form 499 R-4.1, each spouseshal l distr ibute the deductions up to thelimitations and according to the provisions ofSection 1021.03 of the Code.
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En tal caso, las deducciones por intereseshipotecarios, donativos, gastos médicos ypérdidas de la residencia principal y de bienesmuebles debido a ciertas causas fortuitas, seatribuirán a cada cónyuge a base de un 50% deltotal. Por otro lado, se atribuirán al cónyuge a quiencorrespondan individualmente las aportaciones asistemas gubernamentales de pensiones o retiro,Cuentas de Retiro Individual, Cuentas deAportación Educativa, Cuentas de Ahorro de Salude intereses de préstamos estudiantiles.
Una persona casada que vive con su cónyugey rinde planilla separada, deberá determinar elnúmero de concesiones basadas en deduccionesde acuerdo con el total de sus deduccionesindividuales. Esto estará sujeto a las cantidadesmáximas que tendrá derecho a deducir según seestablece en la Sección 1033.15 del Código.
TABLAS DE RETENCION
Las Tablas de Retención que aparecen en laspáginas siguientes consideran los cambiosimplantados al Sistema de Retención sobreSalarios de acuerdo con el Código.
En el Apéndice 1, aparece la tabla paradeterminar la cantidad de exención para retención.
En el Apéndice 2, aparece la tabla paradeterminar el importe que se deducirá del total delos salarios por la deducción especial para ciertosindividuos.
En el Apéndice 3, aparecen las tablas paradeterminar el importe de la contribución que sededucirá y retendrá sobre el total de los salarios.
ESTAS TABLAS SERAN DE APLICACION ASALARIOS QUE SE PAGUEN DESPUES DEL 31DE DICIEMBRE DE 2011 Y ANTES DEL 1 DEENERO DEL 2013.
A continuación se ilustra mediante ejemplos laaplicación de las tablas de retención:
Ejemplo 1: “A” es una persona soltera que nohace aportaciones de su salario a un sistemagubernamental de pensiones o retiro (conexcepción del Seguro Social) y reclama la totalidadde la exención personal y la concesión pordeducciones. “A” es artista gráfico y recibe unsueldo mensual de $2,200. Estima que duranteel año podrá reclamar $4,500 por concepto deintereses hipotecarios y así lo hace constar en elCertificado de Exención para la Retención(Formulario 499 R-4).
El total de contribución que se retendrá sobre$2,200 mensuales será $40.47, determinadocomo sigue:
In such case, the deductions for home mortgageinterest, charitable contributions, medical expenses,and losses on your principal residence and personalproperty, as a result of certain casualties, shall beattributed to each spouse on a 50% basis. On theother hand, the contributions to governmental pensionor retirement systems, Individual RetirementAccounts, Educational Contributions Account, HealthSavings Account, and interest paid on student loansat university level shall be allowed to the spouse towhom they individually correspond.
A married person living with spouse and filingseparately, shall determine the number ofallowances based on deductions according tothe total of its individual deductions. This shallbe subject to the maximum amounts which eachwill be entitled to deduct as provided in Section1033.15 of the Code.
WITHHOLDING TABLES
The Withholding Tables on the following pages,consider the changes introduced to the System ofWithholding of Income Tax at Source on Wages bythe Code.
Appendix 1 contains the table to determine thewithholding exemption.
Appendix 2 contains the table to determinethe amount that will be deducted from the totalwages regarding the special deduction forcertain individuals.
Appendix 3 contains the tables to determinethe amount of the tax that will be deducted andwithheld from the total wages.
THESE TABLES SHALL BE APPLICABLEWITH RESPECT TO WAGES PAID AFTERDECEMBER 31, 2011 AND BEFORE JANUARY1, 2013.
Hereinafter, are some examples to illustrate theaplication of the withholding tables:
Example 1: “A” is a single person who does notmake contributions from his salary to agovernmental pension or retirement system(except for Social Security), and claims all of thepersonal exemption and the allowance fordeductions. “A” is a graphic artist and receives amonthly salary of $2,200. He estimates that, forthis year, he will be able to claim $4,500 of mortgageinterest, and indicates so on the WithholdingExemption Certificate (Form 499 R-4.1).
The total tax to be withheld on the monthly $2,200will be $40.47, determined as follows:
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Salario Total…………………………….. $ 2,200.00Menos: Exención para la retención (Apéndice1)A. Exención personal (Contribuyente Individual) …... $292.00B. Exención por dependientes …. 0.00C. Concesión por deducciones: 1. Deducción especial para ciertos individuos (Apéndice 2)* ..................... 415.00 2. Deducciones aplicables (9** x $41.50***) …….....… 373.50Total exención para la retención……… 1,080.50Salario sujeto a retención………........…... $1,119.50Porcentaje aplicable (Apéndice 3) …........ x .07 $78.37
Menos (Apéndice 3) ….........………….. 37.90Total de la contribución que se retendrá . $40.47
Apéndice 2: $415.00 por un salario bruto anual de $26,400 ($2,200 x 12) Certificado de Exención para la Retención (Formulario 499 R-4), Parte C, línea 4 ($4,500 ÷ 500 = 9) Apéndice 1
Ejemplo 2: “B” es una persona casada que rindeplanilla conjunta, tiene un dependiente, no haceaportaciones de su salario a un sistemagubernamental de pensiones o retiro (con excepcióndel Seguro Social) y no reclama exención personalalguna ni concesión por deducciones. Es vendedora base de un sueldo mensual de $1,500.El total de contribución que se retendrá sobre $1,500mensuales será $0.00 [($1,500 x 12 = $18,000) <$20,000].
Todo empleado cuyo salario bruto anual no excedade $20,000, no estará sujeto a retención decontribución sobre ingresos en el origen sobre sussalarios.
No obstante, el empleado podrá optar para que se leefectúe la retención en el origen. Para esto, elempleado notificará su elección a su patrono en elFormulario 499 R-4.
Total Wages…...…………………………. $2,200.00Less: Withholding exemption (Appendix 1)A. Personal exemption (Individual Taxpayer) …........ $292.00B. Exemption for dependents ... 0.00C. Allowance for deductions: 1.Special deduction for certain individuals (Appendix 2)*….................... 415.00 2. Deductions applicable (9** x $41.50***) ………....… 373.50Total withholding exemption ………….… 1,080.50Wages subject to withholding …….……. $1,119.50Applicable percentage (Appendix 3) ....... x .07 $78.37
Less (Appendix 3) …………..............….. 37.90Total tax to be withheld ……………….. $40.47
Appendix 2: $415.00 for a gross annual wage of $26,400 ($2,200 x 12) Withholding Exemption Certificate (Form 499 R-4.1), Part C, line 4 ($4,500 ÷ 500 = 9) Appendix 1
Example 2: “B” is a married person who files a jointreturn, has one dependent, does not makecontributions from his salary to a governmentalpension or retirement system (except for SocialSecurity) and does not claim personal exemption norallowance for deductions. He is a salesman with amonthly salary of $1,500. The total tax to be withheldon the monthly $1,500 will be $0.00 [($1,500 x 12 =$18,000) < $20,000].
Every employee whose gross annual wages do notexceed $20,000, will not be subject to the withholdingof income tax at source upon such wages.
Nevertheless, the employee may elect for withholdingat source to be made. The employee shall notify theelection to the employer using Form 499 R-4.1.
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A continuación se describe el procedimientoestablecido por el Departamento de Hacienda parala deducción y retención en el origen de lacontribución sobre ingresos cuando se pagansalarios suplementarios.
DEFINICION DEL TERMINOSALARIOS SUPLEMENTARIOS
La remuneración de un empleado puede consistirde salarios pagados por un período de nóminaordinario y de salarios suplementarios pagados porel mismo período, por un período diferente o sinconsideración a período alguno. El término salariossuplementarios se aplica a la remuneración adicionalque se paga como bonificaciones, comisiones,tiempo extra u otros pagos similares consideradoscomo salarios, y por tanto, sujetos a retención.
PROCEDIMIENTO PARA DETERMINAR LARETENCION
El pago de salarios suplementarios puede ono coincidir con el pago ordinariocorrespondiente al período de nómina. Además,a veces se pagan salarios suplementarios pordos o más períodos de nómina ordinariosconsecutivos. El procedimiento para determinarla retención sobre el pago de salariossuplementarios dependerá de:
1. si el pago de éstos coincide o no con elpago ordinario de salarios, y
2. del número de períodos de nómina ordinarioscomprendidos en el período por el cual sepagan los salarios suplementarios.
Es importante señalar que al determinar la retenciónen el origen de la contribución sobre ingresos en el casode salarios suplementarios, no se considerará laconcesión por la deducción especial provista en elApéndice 2 de este manual. Esto es debido a que ladeducción especial depende del salario bruto anual delempleado, el cual no se puede determinar con exactituden el caso de salarios suplementarios.
A continuación se ilustran en detalle, medianteejemplos, las distintas situaciones que podríanpresentarse en casos de pagos de salariossuplementarios.
Hereinafter, the procedure established bythe Depar tment o f the Treasury for thededuction and withholding of income tax atsource when supplementary salaries are paidis described.
DEFINITION OF THE TERMSUPPLEMENTARY SALARIES
The remuneration of an employee mayconsist of wages paid for an ordinary payrollperiod and of supplementary salaries paid for thesame or a different period, or without consideringany period. The term supplementary salariesapplies to the additional remuneration that is paidsuch as bonuses, commissions, overtime orother similar payments considered as salaries,and therefore, subject to withholding.
PROCEDURE TO DETERMINE THEWITHHOLDING
The payment of supplementary salaries maycoincide or not with the corresponding payroll periodordinary payment. Furthermore, sometimessupplementary salaries are paid for two or moreconsecutive ordinary payroll periods. The procedureto determine the income tax to be withheld upon thesupplementary salaries will depend on:
1. whether their payment coincides or not withthe salaries ordinary payment, and
2. the number of ordinary payroll periodscomprised in the period for which thesupplementary salaries are paid.
It is important to point out that to determine thewithholding of income tax at source in the case ofsupplementary salaries, the allowance for thespecial deduction provided on Appendix 2 of thisbooklet will not be considered. This is because thespecial deduction depends on the gross annual salaryof the employee, which cannot be determinedaccurately in the case of supplementary salaries.
Hereinafter, the different situations that mayocurr in cases of payment of supplementarysalaries, are illustrated in detail and by means ofexamples.
RETENCION EN EL ORIGEN DE LA CONTRIBUCION SOBRE INGRESOSCUANDO SE PAGAN SALARIOS SUPLEMENTARIOS
WITHHOLDING OF INCOME TAX AT SOURCEWHEN SUPPLEMENTARY SALARIES ARE PAID
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1. CUANDO COINCIDEN LAS FECHAS DEPAGO DEL SALARIO ORDINARIO Y DELSALARIO SUPLEMENTARIO, Y EL PERIODOPOR EL CUAL SE PAGA EL SALARIOSUPLEMENTARIO COMPRENDE UN PERIODODE NOMINA ORDINARIO SOLAMENTE.
En este caso se sumarán ambas cantidades,salario ordinario y salario suplementario, y lacontribución que se retendrá se determinará delmismo modo que si se tratara de un solo pagoordinario de salarios.
Ejemplo: "A" es una persona soltera que no haceaportaciones de su salario a un sistemagubernamental de pensiones o retiro (conexcepción del Seguro Social) y reclama latotalidad de la exención personal y la concesiónpor deducciones. "A" es vendedor a base deun sueldo mensual de $1,800, más comisionessobre las ventas del mes. Durante agosto de2012 "A" recibió $500 de comisiones, lo cualse le pagó junto con el sueldo de $1,800 el 10de septiembre de dicho año.
El total de contribución que se retendrá sobre$2,300 ($500 de comisión más $1,800 del pagoordinario de salarios) será $47.47, determinadocomo sigue:
Salario Total………....……….........…….. $2,300.00Menos: Exención para la retención (Apéndice1)
A. Exención personal (Contribuyente Individual) ............. $292.00B. Exención por dependientes ….... 0.00C. Concesión por deducciones:
1. Deducción especial para ciertos individuos (Apéndice 2) .................. (no aplica) 2. Deducciones aplicables
(19* x $41.50**) …....…. 788.50Total exención para la retención ...... 1,080.50
Salario sujeto a retención………........…. $1,219.50Porcentaje aplicable (Apéndice 3) .......... x .07 $85.37
Menos (Apéndice 3) ...………….............. 37.90Total de la contribución que se retendrá . $47.47
Certificado de Exención para la Retención(Formulario 499 R-4), Parte C, línea 4Apéndice 1
1. WHEN THE DATES OF PAYMENT OF THEORDINARY SALARY AND THE SUPPLEMENTARYSALARY COINCIDE AND THE PERIODCOVERED BY THE SUPPLEMENTARY SALARYCOMPRISES ONLY ONE ORDINARY PAYROLLPERIOD.
In this case, both amounts, ordinary salary andsupplementary salary, are added and the incometax to be withheld will be determined in the samemanner as if it were only one ordinary salarypayment.
Example: “A” is a single person who does not makecontributions from his salary to a governmentalpension or retirement system (except for SocialSecurity), and claims all of the personalexemption and the allowance for deductions.“A” is a salesman at a monthly salary of $1,800,plus commissions on sales made during themonth. During the month of August, 2012, “A”received $500 in commissions, which alongwith the salary of $1,800, was paid onSeptember 10 of said year.
The total tax to be withheld on $2,300 ($500 ofcommissions, plus $1,800 of the ordinarysalary payment) will be $47.47, determined asfollows:
Total Wages ……………..........……….. $2,300.00Less: Withholding exemption (Appendix 1)
A. Personal exemption (Individual Taxpayer) ................... $292.00B. Exemption for dependents .. 0.00C. Allowance for deductions: 1. Special deduction for certain individuals (Appendix 2) ............. (does not apply) 2. Deductions applicable (19* x $41.50**) …...….. 788.50
Total withholding exemption ........ 1,080.50Wages subject to withholding ….……... $1,219.50Applicable percentage (Appendix 3)... x.07 $85.37
Less (Appendix 3) ……………………..… 37.90Total tax to be withheld ……….............. $47.47
Withholding Exemption Certificate (Form 499 R- 4.1), Part C, line 4 Appendix 1
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2. CUANDO NO COINCIDEN LAS FECHASDE PAGO DEL SALARIO ORDINARIO Y ELSUPLEMENTARIO Y EL PERIODO POR EL CUALSE PAGA EL SALARIO SUPLEMENTARIOCOMPRENDE UN PERIODO DE NOMINAORDINARIO SOLAMENTE.
Los salarios suplementarios se sumarán a lossalarios pagados por el período de nóminainmediatamente precedente dentro del mismo añonatural o por el período de nómina corriente. La cantidadde contribución que se retendrá se determinará como siel agregado de los salarios suplementarios y los salariosordinarios constituyeran un solo pago de salarios para elperíodo de nómina regular.
Ejemplo: "B" es un contribuyente individual que tienetres dependientes, no hace aportaciones de susalario a un sistema gubernamental de pensiones oretiro (con excepción del Seguro Social) y reclamala totalidad de la exención personal. "B" recibe unsalario semanal de $450.00 pagadero el sábado decada semana. El miércoles de determinada semanaa "B" se le pagaron $90.00 por tiempo extra de lasemana anterior.
La contribución se determinará de la siguiente manera:
Salario Total ($450 + $90) …………..... $540.00Menos: Exención para la retención (Apéndice1)A. Exención personal (Contribuyente Individual) ................. $ 67.00B. Exención por dependientes (3 x $48**) ................................. 144.00C. Concesión por deducciones:
1. Deducción especial para ciertos individuos (Apéndice 2) .................... (no aplica)2. Deducciones aplicables
(9* x $9.50**) ……….......……. 85.50Total exención para la retención ........ 296.50
Salario sujeto a retención……………... $243.50Porcentaje aplicable (Apéndice 3)........ x .07 $17.05Menos (Apéndice 3) …...................….. 8.80Total de la contribución ……….………. $ 8.25Contribución previamente retenida ….. 1.95Contribución que se retendrá sobre pago por tiempo extra ……...........…….... $6.30
Certificado de Exención para la Retención(Formulario 499 R-4), Parte C, línea 4Apéndice 1
2. WHEN THE DATES OF PAYMENT OF THEORDINARY AND THE SUPPLEMENTARYSALARIES DO NOT COINCIDE AND THEPERIOD FOR WHICH THE SUPPLEMENTARYSALARY IS PAID COMPRISES ONLY ONEORDINARY PAYROLL PERIOD.
The supplementary salaries will be added to thewages paid during the immediately preceding payrollperiod of the same calendar year or during thecurrent payroll period. The amount of tax to bewithheld will be determined as if the sum of thesupplementary salaries and the ordinary salariesconstitute only one salaries payment for the ordinarypayroll period.
Example: “B” is an individual taxpayer , who hasthree dependents, does not makecontr ibut ions from his salary to agovernmental pension or retirement system(except for Social Security) and claims all ofthe personal exemption. “B” receives a weeklysalary of $450.00 payable every Saturday. Ona given Wednesday, $90.00 of the precedingweek overtime was paid to “B”.
The tax will be determined in the following manner:
Total Wages ($450 +$90) ……..………. $540.00Less: Withholding exemption (Appendix 1) A. Personal exemption
(Individual Taxpayer) ............ $67.00 B. Exemption for dependents
(3 x $48**) ......................... 144.00 C. Allowance for deductions: 1. Special deduction for certain individuals (Appendix 2) ............... (does not apply) 2. Deductions applicable (9* x $9.50**) ….…..... 85.50 Total withholding exemption …......... 296.50Wages subject to withholding ................. $243.50Applicable percentage (Appendix 3) ...... x .07 $17.05Less (Appendix 3) ….............………...... 8.80Total tax …………..………………..…..... $8.25Tax previously withheld ……………..….. 1.95Tax to be withheld from overtime payment $6.30
Withholding Exemption Certificate (Form 499 R- 4.1), Part C, line 4 Appendix 1
8
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**
*
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3. WHEN THE PERIOD FOR WHICH THESUPPLEMENTARY SALARY IS PAID COMPRISESMORE THAN ONE ORDINARY PAYROLL PERIOD.
If supplementary payments are made to anemployee during a calendar year for a period thatcomprises two or more consecutive ordinarypayroll periods and if his/her salaries are also paidduring said calendar year, the total withholdingthat will be made upon the supplementarysalaries will be computed in the following manner:
(i) Determine the average salary for each oneof such payroll periods, by dividing the totalof the supplementary and ordinary salariespaid for said payroll periods by the numberof said periods.
(ii) Determine the tax for each payroll periodas if the total average salary representsthe wages paid for said payroll period.
(iii) Multiply the tax computed on the basisof the average salary by the number ofpayroll periods. Subtract from thisproduct the total tax previously withheldfor said payroll periods. The balance willbe the total tax to be withheld from thesupplementary salaries.
Example: “C” is a married person who files a jointreturn, has one dependent, does not makecontr ibut ions from his salary to agovernmental pension or retirement system(except for Social Security), and claims all ofhis personal exemption. He is a salesmanwith a monthly salary of $1,750 pluscommissions on sales to be paid at the endof every calendar quarter. On October 5,2012, “C” was paid commissions of $1,500for the quarter that ended on September 30,2012. The total tax to be withheld upon thecommissions paid on October 5, 2012, willbe computed as follows:
Determine the average salary for each payrollperiod:
Wages during the quarter endedon September 30, 2012 ($1,750 x 3) $5,250.00
Commissions paid on October 5, 2012… $1,500.00
Total wages and commissions ..……... $6,750.00
Average salary for each payroll period($6,750.00 ÷ 3) ...........................… $2,250.00
3. CUANDO EL PERIODO POR EL CUALSE PAGA EL SALARIO SUPLEMENTARIOCOMPRENDE MAS DE UN PERIODO DENOMINA ORDINARIO.
Si se pagan salarios suplementarios a unempleado durante un año natural por un período quecomprenda dos o más períodos de nómina ordinariosconsecutivos y si sus salarios ordinarios son tambiénpagados durante dicho año natural, el total de lacontribución que se retendrá sobre los salariossuplementarios se computará de la siguiente manera:
(i) Determinar el salario promedio para cadauno de dichos períodos de nómina, dividiendo eltotal de salarios suplementarios y ordinariospagados por dichos períodos de nóminaentre el número de dichos períodos.
(ii) Determinar la contribución por cada períodode nómina como si el total del salariopromedio representara los salariospagados para dicho período de nómina.
(iii) Multiplicar las contribuciones computadasa base del salario promedio por el númerode períodos de nóminas. Restar de esteproducto el total de las contribucionespreviamente retenidas para dichos períodosde nómina. El remanente será el total decontribución que se retendrá de los salariossuplementarios.
Ejemplo: "C" es una persona casada que rindeplanilla conjunta, tiene un dependiente, no haceaportaciones de su salario a un sistemagubernamental de pensiones o retiro (conexcepción del Seguro Social) y reclama la totalidadde la exención personal. Es vendedor a base deun sueldo mensual de $1,750 más comisionessobre las ventas, las cuales se pagan al final decada trimestre natural. El 5 de octubre de 2012 a"C" le pagaron comisiones por $1,500 por eltrimestre que terminó el 30 de septiembre de 2012.El total de contribución que se retendrá de lascomisiones pagadas el 5 de octubre de 2012, secomputará como sigue:
Determine el salario promedio por cada período denómina:
Salarios durante el trimestre terminadoel 30 de septiembre de 2012 ($1,750 x 3) .... $5,250.00
Comisiones pagadas el 5 de octubre de 2012 ... $1,500.00
Total de salarios y comisiones ……….. $6,750.00
Salario promedio por cada períodode nómina ($6,750.00 ÷ 3) ..….......… $2,250.00
9
Determine la contribución sobre el salario promedio:
Salario promedio ……….……….….. $2,250.00Menos: Exención para la retención (Apéndice1)
A. Exención personal (Persona casada que rinde planilla conjunta) ……..... $583.00B. Exención por dependientes (uno) ................................ 208.00C. Concesión por deducciones: 1. Deducción especial para ciertos individuos (Apéndice 2) ................. (no aplica) 2. Deducción aplicable (9* x $41.50**) …..….… 373.50
Total exención para la retención 1,164.50Total de los salarios……………………. $1,085.50Porcentaje aplicable (Apéndice 3) ........... x .07 $75.99Menos (Apéndice 3) ………………...…... 37.90Contribución sobre salario promedio .... $38.09
Contribución sobre el total de salarios ycomisiones durante el trimestre ($38.09 x 3) $114.27
Menos: contribución previamenteretenida sobre pagos de salariosmensuales de $1,750.00 ($3.09 x 3) .. 9.27
Contribución que se retendrá sobrelas comisiones …..……….....…....... $105.00
Certificado de Exención para la Retención(Formulario 499 R-4), Parte C, línea 4 Apéndice 1
4. CUANDO LOS PAGOS SUPLEMENTARIOSFLUCTUAN CONSIDERABLEMENTE ENCANTIDAD Y EN FRECUENCIA.
Existen casos de empleados a sueldo quetrabajan también a comisión y ésta fluctúaconsiderablemente en la cantidad y en la frecuenciacon que se paga. En muchos casos se hacen pagossuplementarios (comisiones, bonos gerenciales, etc.)una o dos veces al año en cantidades sustanciales ydurante el resto del año no se hacen más pagos poreste concepto. Esto puede traer como resultado quela retención que se efectúe sobre dichos pagossuplementarios resulte excesiva al utilizar los dosmétodos antes discutidos.
Determine the tax upon average salary:
Average salary …................................... $2,250.00Less: Withholding exemption (Appendix 1)
A. Personal exemption (Married person filing jointly)..... $583.00B. Exemption for dependents (one) ....................................… 208.00C. Allowance for deductions: 1. Special deduction for certain individuals (Appendix 2) ........................ (does not apply) 2. Deduction applicable (9* x $41.50**) ……............ 373.50 Total withholding exemption ............. 1,164.50Total salaries …...................…......…..... $1,085.50Applicable percentage (Appendix 3)......... x .07 $75.99Less (Appendix 3) .……………….…........ 37.90Tax upon average salary ………............ $38.09
Tax upon total salaries and commissionsduring the quarter ($38.09 x 3) .…....... $114.27
Less: tax previously withheld uponmonthly salaries of $1,750.00 ($3.09 x 3) . 9.27
Tax to be withheld uponcommissions …................................... $105.00
Withholding Exemption Certificate (Form 499 R-4.1), Part C, line 4 Appendix 1
4. WHEN THE SUPPLEMENTARY SALARIESPAYMENTS FLUCTUATE CONSIDERABLY ONAMOUNT AS WELL AS FREQUENCY.
There are salaried employees who also workon commissions which fluctuate considerably onamount as well as in the frequency they are paid.In many cases supplementary salaries(commissions, managerial bonuses, etc.) are paidonce or twice a year in substantial amounts andduring the rest of the year no more payments arereceived for such concept. Such situation mayresult in an excessive withholding upon suchsupplementary salaries, if any of the two precedingmethods is used.
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**
*
**
En dichos casos, al igual que en otrossimilares, el patrono podrá computar el total de lacontribución que se retendrá sobre los salariossuplementarios de la siguiente forma:
(1) Elevar los salarios totales del empleado encada período de nómina a base anual. Paraello, se multiplicará el salario ordinario en unperíodo de nómina regular por el número deperíodos de nómina que hay en un año. Aeste producto se le sumarán los pagossuplementarios recibidos durante el períodode nómina que se trate.
(2) Computar la contribución que se retendrá sobrelos salarios totales del empleado (elevados abase anual del modo indicado en el renglón(1)) mediante las tablas de retención aplicablesa cuando el período de nómina es anual.
(3) Determinar qué parte de la contribución(computada de acuerdo con el renglón (2))corresponde a los períodos de nóminatranscurridos hasta el período de nómina deque se trate. Para hacer esto, se aplicará adicha contribución la proporción que el total delos salarios realmente recibidos (incluyendopagos suplementarios) durante los períodos denómina transcurridos guarde con los salariostotales del empleado elevados a base anual,según indicado en el renglón (1).
(4) Restar el total de la retención efectuadaanteriormente de la contribucióncorrespondiente a los períodos de nóminatranscurridos. El resultado será la retenciónque se efectuará sobre el pago que se haga.
Cualquier patrono que adopte el métodoanterior, deberá seguir usando el mismométodo durante todo el año natural de que setrate.
Ejemplo: "D" es una persona casada que rindeplanilla conjunta. Tiene un dependiente y reclamala totalidad de la exención personal. Es vendedoren una empresa privada a base de un sueldomensual de $1,800 más comisiones sobre lasventas. Estas se le pagan junto al salario ordinariodel mes en que las devengue. Debido a lanaturaleza del equipo que vende, en algunosmeses no efectúa venta alguna. Por tanto, norecibe comisiones en esos meses. Por elcontrario, en algunos meses efectúa ventasconsiderables por las cuales recibe comisionescuantiosas. En marzo, junio y noviembre del añonatural se le pagaron comisiones ascendentesa $10,000, $6,000 y $8,000, respectivamente.El total de la contribución que se le retendrá secomputa como sigue:
In such cases, as well as in similar ones, theemployer may compute the total tax to be withheldupon the supplementary salaries in the followingmanner:
(1) Annualize the employee’s total wagesin each payrol l per iod. To do so,multiply the ordinary salary in a givenpayroll period times the number ofpayroll periods in a year. Add to thisproduct the supplementary paymentsreceived dur ing the given payrol lperiod.
(2) Compute the tax to be withheld upon theemployee's total salaries (annualized asindicated in i tem (1)), using thewithholding tables applicable to anannual payroll period.
(3) Determine which par t o f the tax(computed under i tem (2) )corresponds to the payroll periodselapsed until the given payroll period.To do so, app ly to sa id tax theproportion which the total salariesactua l ly rece ived ( inc lud ingsupplementary payments) during thegiven payroll periods bears with theemployee’s total salaries on an annualbasis, as indicated in item (1).
(4) Subtract the total tax already withheldfrom the tax corresponding to the givenpayroll periods. The result shall be thetax that has to be withheld upon thepayment made.
Any employer who adopts theaforementioned method, shall continue usingthe same method during the whole calendaryear.
Example: “D” is a married person filing jointly, hasone dependent and claims all of his personalexemption. He is a salesman in a private businessat a monthly salary of $1,800 plus commissionsupon sales. The commissions are paid to himalong with the ordinary salary of the month in whichthey are earned. Due to the nature of theequipment that “D” sells, there are months inwhich no sales are made. Therefore, he does notreceive commissions during those months. Onthe contrary, in other months he makesconsiderable sales, and consequently, thecommissions are substantial. In March, June andNovember of the calendar year he receivedcommissions payments amounting to $10,000,$6,000 and $8,000, respectively. The total taxto be withheld is computed as follows:
11
12
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Período deNómina
PayrollPeriod
SalarioOrdinario
Anual
AnnualOrdinarySalary
TotalComisionesRecibidas
TotalCommissions
Received
SalariosTotales
Elevados aBase Anual(Col. 1 más
Col. 2)
TotalSalaries on
Annual Basis(Col.1 plus
Col. 2)
Exención para laRetención a
Base de Períodode Nómina
Anual
WithholdingExemption
based on anAnnual Payroll
Period
Total de losSalarios(Col. 3menosCol. 4)
Total Salaries(Col. 3 minus
Col. 4)
Contribuciónque se retendrásobre el total delos Salarios de
la Col. 5
Tax to bewithheld upon
the totalSalaries of
Col. 5
ContribuciónCorrespondiente a Períodos de
NóminaTranscurridos
TaxCorrespondingto the ElapsedPayroll Periods
RetenciónEfectuada
Anteriormente
TaxPreviouslyWithheld
Retención delPeríodo de
Nómina(Col. 7 menos
Col. 8)
Withholding for thePayroll Period
(Col. 7 minus Col.8)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
$21,600.00
21,600.00
21,600.00
21,600.00
21,600.00
21,600.00
21,600.00
21,600.00
21,600.00
21,600.00
21,600.00
21,600.00
-
-
$10,000.00
-
-
$16,000.00
-
-
-
-
$24,000.00
-
$21,600.00
21,600.00
31,600.00
31,600.00
31,600.00
37,600.00
37,600.00
37,600.00
37,600.00
37,600.00
45,600.00
45,600.00
$14,000.00
14,000.00
14,000.00
14,000.00
14,000.00
14,000.00
14,000.00
14,000.00
14,000.00
14,000.00
14,000.00
14,000.00
$7,600.00
7,600.00
17,600.00
17,600.00
17,600.00
23,600.00
23,600.00
23,600.00
23,600.00
23,600.00
31,600.00
31,600.00
$77.00
77.00
777.00
777.00
777.00
1,239.00
1,239.00
1,239.00
1,239.00
1,239.00
2,359.00
2,359.00
$6.16
13.09
380.73
419.58
466.20
879.69
941.64
1,003.59
1,065.54
1,115.10
2,264.64
2,359.00
$0.00
6.16
13.09
380.73
419.58
466.20
879.69
941.64
1,003.59
1,065.54
1,115.10
2,264.64
$6.16
6.93
367.64
38.85
46.62
413.49
61.95
61.95
61.95
49.56
1,149.54
94.36
*( )
Asumiendo que el empleado reclama nueve concesiones por deducciones.Assuming that the employee claims nine allowances for deductions.*( )
*( )
5. RETENCION QUE SE EFECTUARASOBRE PAGOS POR BONO NAVIDEÑO.
El patrono determinará esta retenciónmediante uno de los siguientes métodos:
(a) Aplicar un 7% al total del bono cuando ésteno exceda de $400.00. Cuando el bonoexceda de esta cantidad, la retención seefectuará según el procedimientoseñalado en la sección 3, ejemplo "C" dela página 9 de estas instrucciones.
(b) Determinar el sueldo recibido por elempleado durante el año hasta la fechamás cercana al pago del bono. Sumar elbono a este sueldo. Luego se computarála contribución que se retendrá sobredicho agregado como si éstecomprendiera un período anual. De lacontribución así determinada, se resta lacontribución retenida, si alguna, y elresultado será el total de contribución quese retendrá sobre el pago del bono.
(c) Determinar un porcentaje efectivo deretención para cada empleado. Esteporcentaje surgirá de la relación que guardeel total de la contribución retenida en elperíodo de nómina más cercano a la fechadel pago del bono sobre el total del sueldodel empleado en dicho período. Esteporcentaje se multiplicará por el total del bono.
5. AMOUNT OF INCOME TAX TO BEWITHHELD IN THE CASE OF CHRISTMASBONUS PAYMENT.
The employer will determine this withholdingthrough the use of any of the following methods:
(a) Apply a 7% to the total amount of the bonuswhen it does not exceed $400.00. In thosecases where the bonus exceeds said amount,the withholding will be determined following theprocedure shown in section 3, example "C" onpage 9 of these instructions.
(b) Determine the wages received by theemployee during the year, up to the dateclosest to the bonus payment. Add the bonuspayment to said wages. The tax to bewithheld is computed upon said aggregateas if it were an annual payroll period. Fromthe tax so determined, the tax previouslywithheld, if any, is subtracted, and the resultwill constitute the total tax to be withheld uponthe bonus payment.
(c) Determine an effective withholdingrate for each employee. This rate willbe the proportion that the total taxwithheld during the payrol l periodclosest to the bonus payment bearswith the total employee’s salary in saidperiod. Multiply this rate times the bonustotal.
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La Sección 6080.05 del Código dispone quetodo patrono obligado a deducir y retenercontribuciones sobre salarios, deberá pagar éstasal Secretario de Hacienda según se establezca enlos reglamentos promulgados en relación a laforma, el tiempo y las condiciones que regirán elpago o depósito de dichas contribuciones retenidas.
El Reglamento Núm. 5924 del 26 de febrero de1999, promulgado al amparo de la Sección 6130, delCódigo de Rentas Internas de Puerto Rico de 1994,según enmendado (Reglamento), establece las reglaspara el depósito de la contribución sobre ingresosretenida sobre salarios y para la determinación de laclase de depositante. Bajo sus disposiciones, lospatronos vendrán obligados a efectuar sus depósitosde la contribución retenida como sigue:
Patronos cuya retención en un trimestreno haya excedido de $500.00. Estospatronos no vendrán obligados a realizar eldepósito mensual, y en su lugar, pagarán dichacontribución cuando rindan la planilla trimestral.
Patronos nuevos y patronos que hayanretenido e informado $50,000 o menosdurante el período comprendido entre el 1de julio del año antepasado y el 30 de juniodel año pasado. Estos patronos seconsiderarán depositantes mensuales ydepositarán sus contribuciones no más tardedel decimoquinto (15) día del mes siguiente ala retención.
Patronos que hayan retenido e informadomás de $50,000 durante el períodocomprendido entre el 1 de julio del añoantepasado y el 30 de junio del año pasado.Estos patronos se considerarán depositantesbisemanales y deberán depositar lascontribuciones retenidas los miércoles oviernes, dependiendo del día en que se paguela nómina. Esto es, si el patrono paga la nóminaun miércoles, jueves o viernes, deberá realizarel depósito el miércoles siguiente. En cambio,si paga la nómina un sábado, domingo, luneso martes, realizarán el depósito el viernessiguiente.
Patronos que hayan retenido $100,000 omás en cualquier día de un período dedepósito. Estos patronos deberán realizar sudepósito no más tarde de la hora de cierre delpróximo día bancario.
Section 6080.05 of the Code provides thatevery employer required to deduct and withholdincome tax from salaries, shall pay such amountsto the Secretary of the Treasury according to theregulations regarding the form, time and conditionsgoverning the payment and deposit of such withheldtaxes.
The Regulation No. 5924 of February 26,1999, under provision of Section 6130 of thePuerto Rico Internal Revenue Code of 1994,as amended (Regulations) establishes therules for the deposit of the income tax withheldfrom salaries and for the determination of thetype of depositor. Under its provisions, theemployers will be required to make the depositof the tax withheld as follows:
Employers whose quarterly withholdingshave not exceeded $500.00. Theseemployers are not required to make the monthlydeposit; instead, they will pay said income taxwhen filing the quarterly return.
New employers and employers who havewithheld and reported $50,000 or lessduring the lookback period which beginsJuly 1 and ends June 30 of the precedingyear. These employers will be consideredmonthly depositors and will deposit their incometax not later than the fifteenth (15) day of themonth following the month in which thewithholding was made.
Employers who have withheld and reportedover $50,000 during the lookback periodwhich begins July 1 and ends June 30 ofthe preceding year. These employers will beconsidered semiweekly depositors and shalldeposit the income tax withheld onWednesdays or Fridays, depending on the daythe payroll is paid. That is, if the employer paysthe payroll on Wednesday, Thursday or Friday,the deposit must be made the followingWednesday. However, if the payroll is paid onSaturday, Sunday, Monday or Tuesday, thedeposit must be made the following Friday.
Employers who have withheld $100,000or more in any day of a deposit period.These employers shall make the depositnot later than the closing hour of the nextbanking day.
14
INSTRUCCIONES A LOS PATRONOS PARARENDIR LAS PLANILLAS Y PAGO DE LA CONTRIBUCION RETENIDA
INSTRUCTIONS TO EMPLOYERS TO FILE THE RETURNSAND PAYMENT OF TAX WITHHELD
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
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La determinación de si un patrono es depositantemensual o bisemanal se hará anualmente, abase del historial de pago de los últimos 12meses terminados el 30 de junio del añoanterior.
I. PLANILLA TRIMESTRAL PATRONAL DE CONTRIBUCION SOBRE INGRESOS RETENIDA (FORMULARIO 499R-1B)
Contenido de la Planilla - Esta contendrátoda la información sobre la contribución sobreingresos retenida de los salarios pagados por elpatrono a sus empleados durante el trimestre porel cual se rinde como lo dispone la Sección 1062.01del Código. La planilla se preparará a nombre delpatrono que hace los pagos y estará firmada poréste o por la persona que ejerza el control del pagode salarios. Si el patrono es una corporación,firmará el presidente, vicepresidente u otro oficialprincipal. Si es una sociedad, firmará el socio gestor.
En caso de que un patrono tenga un crédito decontribución retenida de trimestres anteriores, dichopatrono debe reclamar este crédito en la línea 5 delFormulario 499R-1B. Explique la razón del ajuste enun anejo el cual debe incluirse con la planilla.
Fecha en que deberá rendirse elFormulario 499R-1B y efectuarse el pago - Laplanilla deberá someterse no más tarde del 30 deabril, 31 de julio, 31 de octubre y 31 de enero de cadaaño. La misma deberá estar acompañada de uncheque o giro postal a nombre del Secretario deHacienda con un cupón de depósito por aquella partede la contribución que no haya sido pagada odepositada según se establece en las Secciones6041.05 ó 6080.05 del Código.
Dónde deberá rendirse - La planilla deberárendirse en la Colecturía de Rentas Internas de sumunicipio o enviarse por correo al:
DEPARTAMENTO DE HACIENDANEGOCIADO DE PROCESAMIENTO DE PLANILLAS
PO BOX 9022501SAN JUAN PR 00902-2501
II. DEPOSITO DE CONTRIBUCION RETENIDA SOBRE SALARIOS (FORMULARIO 499.R-1)
El total de la contribución deducida y retenida por unpatrono sobre los salarios de sus empleados deberádepositarse en cualesquiera de las institucionesbancarias designadas como depositarias de fondospúblicos y autorizadas como tal por el Secretario deHacienda.
El depósito se hará de la forma, en el tiempo ybajo las condiciones indicadas a principio de estasección. El depósito deberá estar acompañado deel cupón preimpreso que emite el Departamento.
The determination of whether an employer is amonthly or semiweekly depositor will be madeannually based on the employer’s tax withholdingpayment history during the 12 month lookbackperiod ending on June 30 of the preceding year.
I. EMPLOYER'S QUARTERLY RETURN OFINCOME TAX WITHHELD (FORM 499R-1B)
Content of the Return - The return shall includeall information on the income tax withheld upon thewages paid by the employer to his/her employees,during the quarter for which it is filed, as provided bySection 1062.01 of the Code. The return shall beprepared on behalf of the employer who makes thepayments and shall be signed by him/her or by theperson who exercises the control over the paymentof wages. If the employer is a corporation, thepresident, vice president or any other principal officermust sign. If the employer is a partnership, themanaging partner must sign.
In the case of an employer that has a creditfrom previous quarters, said employer must claimthis credit on line 5 of Form 499R-1B. Explain thereason for the adjustment in a schedule and includeit with the return.
Date in which Form 499R-1B must befiled and payment must be made - Thereturn shall be filed on or before April 30, July31, October 31 and January 31 of each year.The same shall be accompanied by a checkor money order payable to the Secretary of theTreasury with a deposit coupon for said portionof the tax wh ich has not been pa id ordeposited, as established by Sections 6041.05or 6080.05 of the Code.
Where it should be filed - The return shall befiled at the Internal Revenue Collections Office ofyour municipality or sent by mail to:
DEPARTMENT OF THE TREASURYRETURNS PROCESSING BUREAU
PO BOX 9022501SAN JUAN PR 00902-2501
II. DEPOSIT OF INCOME TAX WITHHELD ON WAGES (FORM 499.R-1)
The amount of tax deducted and withheld byan employer upon the wages paid to his/heremployees shall be deposited in any of the bankinginstitutions designated as depositaries of publicfunds and authorized as such by the Secretary ofthe Treasury.
The deposit shall be made in the form, time andunder the conditions described at the beginning ofthis section. The deposit shall be made accompaniedby the printed coupon issued by the Department.
Los patronos que no hayan recibido estoscupones preimpresos deberán comunicarse conel Centro de Llamadas y Correspondencia delNegociado de Servicio al Contribuyente al (787)722-0216, opción número 3 del directorio.
También, los patronos pueden utilizar el serviciode Colecturía Virtual para realizar los depósitos dela contribución deducida y retenida sobre salarios.Este servicio está disponible en nuestra página deInternet: www.hacienda.gobierno.pr y no requierelos cupones preimpresos.
III. ESTADO DE RECONCILIACION DE CONTRIBUCION SOBRE INGRESOS RETENIDA (FORMULARIO 499R-3)
Todo patrono obligado a deducir y retenercontribuciones sobre los salarios de sus empleados,deberá rendir un estado de reconciliación anual dondeconste el total de la contribución deducida y retenidadurante el año natural sobre dichos salarios, segúnlo establece la Sección 1062.01 del Código. Esteestado se rendirá además de cualesquiera otrosdocumentos, no más tarde del 31 de enero del añosiguiente al año natural para el cual se rinde.
IV. COMPROBANTE DE RETENCION(FORMULARIO 499R-2/W-2PR)
Todo patrono obligado a deducir y retenercontribuciones sobre los salarios de sus empleados,o que estará así obligado de haber los empleadosreclamado solamente la exención personal admitidaa un individuo soltero, suministrará a cada uno dedichos empleados con respecto a su empleo duranteel año natural, una declaración escrita en la queconstará el total de los salarios pagados por el patronodurante dicho año natural y el total de la contribucióndeducida y retenida bajo la Sección 1062.01 delCódigo sobre dichos salarios, no más tarde del 31de enero del año siguiente. Si su empleo terminaraantes del cierre de dicho año natural, entonces deberásuministrar el comprobante de retención el día en quese efectuará el último pago de salarios.
V. INTERESES, RECARGOS Y PENALIDADES
1. Intereses - El Código dispone que se añadanintereses a razón del 10% anual sobrecualquier balance de contribuciones que nohaya sido pagado a la fecha de su vencimiento.
2. Recargos - Cuando proceda añadirintereses, se cobrará además, unrecargo de 5% del total no pagado, si lademora es por más de 30 días y no másde 60 días. Si la demora excede de 60días, el recargo será por 10% del totalno pagado.
Employers who have not received thepreprinted coupons must contact the Calls andCorrespondence Center of the Taxpayer'sService Bureau at (787) 722-0216, option number3 of the directory.
Also, employers can use the Payments Onlineservice to deposit the tax deducted and withheldfrom salaries. This service is available at ourwebpage: www.hacienda.gobierno.pr and does notrequire the preprinted coupons.
III. RECONCILIATION STATEMENT OF INCOME TAX WITHHELD (FORM 499R-3)
Every employer required to deduct and withholdtaxes upon the wages of his/her employees, shallfile an annual reconciliation statement showing thetotal tax deducted and withheld during the calendaryear upon said wages, as established by Section1062.01 of the Code. Said statement shall be filedin addition to any other documents, on or beforeJanuary 31 of the year following the calendar yearfor which it is filed.
IV. WITHHOLDING STATEMENT (FORM 499R-2/W-2PR)
Every employer required to deduct and withholdtaxes upon the wages of his/her employees, or whois so required if the employees had claimed onlythe personal exemption allowed to an individual whois single, shall furnish to each of such employeeswith respect to his/her employment during thecalendar year, a written statement showing the totalwages paid by the employer during such calendaryear and the total tax deducted and withheld underSection 1062.01 of the Code upon such wages, onor before January 31 of the following year. If his/heremployment terminates before the close of suchcalendar year, then you shall furnish the withholdingstatement on the day the last payment of wages ismade.
V. INTEREST, SURCHARGES, AND PENALTIES
1. Interest - The Code provides for thecollection of interest at a 10% annualrate on any tax balance not paid afterits due date.
2. Surcharges - In any case in which theaddition of interest is applicable, a surchargeshall be further collected equivalent to 5% ofthe total not paid, if the delay exceeds 30 daysbut is not over 60 days. If the delay is over 60days, the surcharge shall be 10% of the totalnot paid.
16
3. Penalidades:
Por dejar de recaudar, pagar o depositarcontribuciones deducidas y retenidas sobresalarios
El patrono es la persona responsable alSecretario del pago de la contribución quedebe deducir y retener sobre los salariosde sus empleados. Todo patrono que almomento de rendir su planilla decontribución sobre ingresos no hayaremitido al Departamento de Hacienda latotalidad del monto deducido y retenido sobrelos salarios pagados a sus empleadoscorrespondientes al año contributivo por elcual está rindiendo, no podrá reclamar lossalarios pagados como gastos deoperación.
Además, se impondrá a toda persona quedejare de pagar o depositar cualquiercontribución retenida sobre salarios, unapenalidad no menor de 25% ni mayor del50% de la insuficiencia determinada,disponiéndose que en los casos dereincidencia, dicha penalidad podrá serhasta un máximo de 100%.
También, toda persona que voluntariamentedejare de recaudar o de dar cuenta de yentregar en pago dicha contribución, y quevoluntariamente intentare derrotar o evadir lacontribución, incurrirá en delito grave de tercergrado.
Por dejar de rendir planillas o declaraciones
Se impondrá una penalidad progresivadesde el 5% hasta el 25% del importe de lacontribución a toda persona que dejare derendir cualquier planilla o declaración dentrodel término dispuesto por el Código sincausa razonable. Esto será además de unapenalidad de $500 por cada Comprobantede Retención, Planilla Trimestral o Estadode Reconciliación Anual que no haya sidorendido.
Toda persona que voluntariamente dejarede rendir cualquier planilla o declaración,además de otras penalidades, incurrirá endelito menos grave. Sin embargo, si laintención es evadir o derrotar cualquiercontribución impuesta por el Código,además de otras penalidades, incurrirá enun delito grave de tercer grado.
3. Penalties:
For failure to collect, pay or depositthe tax deducted and withheld uponwages
The employer is the person responsibleto the Secretary for the payment of thetax that must be deducted and withheldfrom the employee’s salaries. Everyemployer that at the time of filing theincome tax return has not remitted to theDepartment of Treasury the amountdeducted and withheld from salaries paidto his employees for the taxable year forwhich he is filing, can not deduct thesalaries paid as an operating expense.
In addittion, every person who fails to payor deposit any tax withheld upon wages,shall be subject to a penalty of no lessthan 25% nor more than 50% of theinsufficiency determined, provided thatin cases of repeated offenses, saidpenalty may increase to a maximum of100%.
Also, every person who willfully fails tocollect or truthfully account for and payover such tax, and who willfully attemptsto evade or defeat the tax, shall be guiltyof a third degree felony.
For failure to file returns or statements
Every person who fails to file any returnor statement within the time prescribedby the Code without reasonable cause,will be subject to a progressive penaltyfrom 5% to 25% of the tax. This will bein addition to a penalty of $500 for everyWithholding Statement, QuarterlyReturn or Annual Reconci l iat ionStatement not filed.
Every person who willfully fails to file anyreturn or statement, in addition to otherpenalt ies, shal l be gui l ty of amisdemeanor. However, if the intentionis to evade or defeat any tax imposedby the Code, in addit ion to otherpenalties, shall be guilty of a third degreefelony.
17
.
.
. .
Por dejar de entregar el Comprobante deRetención al empleado
Se impondrá a la persona obligada a entregar enla fecha establecida el Comprobante de Retencióna un empleado una penalidad de $100 por cadacomprobante que no se entregue o se entreguetarde, a menos que se demuestre que tal omisiónse debe a causa razonable.
Por dejar de rendir el Estado de ReconciliaciónAnual y el Comprobante de Retención
Cualquier persona que voluntariamente dejarede suministrar el Estado de ReconciliaciónAnual o el Comprobante de Retención, en lugarde cualquier otra penalidad, incurrirá en delitomenos grave por cada infracción.
Por dejar de retener o depositar la contribución
En caso de que cualquier persona dejare dedepositar las contribuciones retenidas sobresalarios, y que debieron haber sido depositadasdentro del término establecido por el Código,se impondrá a tal persona una penalidad del2% de la insuficiencia si la omisión es por 30días o menos y un 2% adicional por cadaperíodo o fracción de período adicional de 30días mientras subsista la omisión, sin queexceda de 24% en total.
VI. PERDIDA DEL CREDITO POR CONTRIBUCIONRETENIDA SOBRE SALARIOS
La cantidad deducida y retenida sobre los salarios de unindividuo como contribución durante cualquier año natural,será admitida como un crédito contra la contribución sobreingresos de dicho individuo para el año contributivo quecomience en dicho año natural.
Si las cantidades retenidas por una corporación osociedad como contribución sobre salarios de susempleados no han sido pagadas al Secretario deHacienda, no se concederá dicho crédito a lassiguientes personas:
Directores de corporación en funciones en el momentoen que no se pagó a tiempo al erario la contribuciónretenida.
Cualquier accionista que posea más del 50% delpoder total combinado de voto de todas las clasesde acciones con derecho a voto en una corporación.
Un socio en cualquier clase de sociedad o empresacomún.
18
For failure to deliver the WithholdingStatement to the employee
Every person with the obligation to deliver atthe prescribed date the Withholding Statementto an employee, will be imposed a penalty of$100 for each statement that is not deliveredor is delivered late, unless it is shown that theomission was due to reasonable cause.
For failure to file the Annual ReconciliationStatement and the Withholding Statement
Any person who willfully fails to furnish theAnnual Reconciliation Statement or theWithholding Statement, in lieu of any otherpenalty, shall be guilty of a misdemeanor foreach violation.
For failure to withhold or deposit the tax
In case any person fails to deposit thetaxes withheld upon wages that shouldhave been deposited within the periodprescribed by the Code, there shall beimposed on such person a penalty of 2%of the deficiency if the failure is for 30 daysor less and an additional 2% for eachadditional period or fraction of a period of30 days while the failure persists, but notto exceed 24% in total.
VI. LOSS OF THE CREDIT FOR TAX WITHHELD ON WAGES
The amount deducted and withheld as tax during anycalendar year upon the wages of an individual, shallbe allowed as a credit against the income tax of suchindividual for the taxable year beginning in suchcalendar year.
If the amounts withheld by a corporation or partnershipas tax upon wages of its employees have not beenpaid to the Secretary of the Treasury, no such creditwill be allowed to the following persons:
The directors of a corporation who were in officewhen the withheld taxes were not duly paid to theTreasury.
Any shareholder who holds more than 50% ofthe total combined voting power of all kinds ofvoting stocks in a corporation.
A partner in any kind of partnership or joint venture.
..
..
..
1.
2.
3.
1.
2.
3.
APENDICES
APPENDIXES
TABLAS PARA DETERMINAR LA CONTRIBUCION QUE SE DEDUCIRA Y RETENDRA EN ELCASO DE SALARIOS
TABLES TO DETERMINE THE TAX TO BE DEDUCTED AND WITHHELD IN THE CASE OFWAGES
20
APENDICE 1
TABLAS PARA COMPUTAR LA EXENCION PARA LA RETENCION EN EL CASO DESALARIOS PAGADOS DESPUES DEL 31 DE DICIEMBRE DE 2011 Y ANTES DEL
1 DE ENERO DE 2013
APPENDIX 1
TABLES TO COMPUTE THE WITHHOLDING EXEMPTION IN THE CASE OFWAGES PAID AFTER DECEMBER 31, 2011 AND BEFORE JANUARY 1, 2013
PERIODO DENOMINA
EXENCION PERSONAL* EXENCION PORDEPENDIENTES
CONCESION PORDEDUCCIONES
ContribuyenteIndividual yreclama la
totalidad de laexenciónpersonal
Casado que rindeplanilla conjunta y
reclama latotalidad de la
exención personalpara la retención
Persona Casada que rindeplanilla conjunta y reclama
la mitad de la exenciónpersonal para la retención oPersona Casada que vivecon su cónyuge, se acoge
al cómputo opcional yreclama la totalidad de la
exención personal para laretención
Adicionalpara
Veteranos
Por cadadependiente
Por cadaconcesiónbasada en
deducciones
PAYROLLPERIOD
PERSONAL EXEMPTION*EXEMPTION
FORDEPENDENTS
ALLOWANCE FORDEDUCTIONS
IndividualTaxpayer andclaims all ofthe personalexemption
Married filingjointly and claimsall of the personal
exemption forwithholdingpurposes
Married Person filing jointlyand claiming half of thepersonal exemption for
withholding purposes orMarried Person living withspouse, who chooses the
optional computation oftax and claims all of thepersonal exemption for
withholding
Additionalfo r
Veterans
For eachdependent
For eachallowancebased on
deductions
$ 67.00
135.00
146.00
292.00
875.00
1,750.00
3,500.00
14.00
$ 135.00
270.00
292.00
583.00
1,750.00
3,500.00
7,000.00
28.00
$ 67.00
135.00
146.00
292.00
875.00
1,750.00
3,500.00
14.00
$ 29.00
57.50
62.50
125.00
375.00
750.00
1,500.00
6.00
$ 48.00
96.00
104.00
208.00
625.00
1,250.00
2,500.00
9.50
$ 9.50
19.00
21.00
41.50
125.00
250.00
500.00
2.00
SemanalWeekly
Cada dossemanasBiweekly
QuincenalSemimonthly
MensualMonthly
TrimestralQuarterly
SemestralSemiannual
AnualAnnual
Diario oMisceláneo(Por cada díade dichoperíodo)Daily orMiscellaneous(Per day ofsuch period)
EXENCION PORDEPENDIENTES
(COMPUTO OPCIONAL OCUSTODIA COMPARTIDA)
Por cadadependiente
EXEMPTIONFOR DEPENDENTS
(OPTIONAL COMPUTATIONOR JOINT CUSTODY)
For eachdependent
$ 24.00
48.00
52.00
104.00
312.50
625.00
1,250.00
4.75
Por ladeducciónespecial
paraciertos
individuos
22
For thespecial
deductionfor certainindividuals
Refiéraseal
Apéndice2.
Refer toAppendix
2.
*La persona que selecciona no reclamar la exención personal ("Ninguna"), se le deducirá $0.00. The person who chooses claiming none of the personal exemption ("None"), shall be deducted $0.00.
23
$ 8
,000
.00
$ 7
,500
.00
$ 7
,000
.00
$ 6
,500
.00
$ 6
,000
.00
$ 5
,500
.00
$ 5
,000
.00
$ 4
,500
.00
$ 4
,000
.00
$ 3
,500
.00
$ 3
,000
.00
$ 2
,500
.00
$ 2
,000
.00
$ 1
,500
.00
$ 1
,000
.00
$
500
.00
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0.00
$21,
000.
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5,00
0.00
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000.
00$2
7,00
0.00
$28,
500.
00$2
9,50
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$30,
500.
00$3
2,00
0.00
$33,
000.
00$3
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0.00
$35,
500.
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0.00
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000.
00$2
6,00
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00$3
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0.00
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6.50
$ 5
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$ 4
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$ 3
8.00
$ 2
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$ 1
9.00
$
9.50
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$247
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$228
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$209
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$190
.00
$171
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$152
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$133
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$114
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