Conformado Cincel

INTRODUCCINEn las empresas es necesario conocer cmo se est realizando el trabajo y si se estn consiguiendo los objetivos propuestos por esta, y esto se puede realizar mediante una reunin de trabajo bien manejada y correctamente aprovechada.

Algo que nos dan las reuniones es que se permite compartir ideas, con el mismo nivel de conocimiento acerca de un tema o problema y adems una toma de decisiones colectiva con representantes de las diversas entidades involucradas. Las reuniones insumen mucho tiempo y por lo tanto, y adems a veces no funcionan como se debera, Por esto es necesario conocer los pasos de como preparar una buena reunin de trabajo y llevarse a cabo con un alto grado de eficacia a fin de resolver rpidamente los temas a tratar.

Ladireccin de una reunin tambin influye a la vez yhace referencia al conjunto de acciones que deben tomarse para organizar y llevar a cabo una reunin en buenas condiciones y que permita el seguimiento de sus resultados.

A continuacin se explicar lo necesario para preparar y dirigir reuniones de trabajo de forma ms detallada, a la vez definiendo cada concepto para entender as el tema planteado.

Qu son las reuniones de trabajoSepuede definirse como grupos de personas convocadas para trabajar juntas, durante un tiempo determinado, con un objetivo especfico.

El objetivo especfico y durante un tiempo determinado son elementos que diferencian las reuniones de trabajo productivas de aquellas ineficaces.

La reunin de trabajo es una tcnica que permite que personas con objetivos comunes intercambien informacin y lleguen a compromisos colectivos para conseguir las metas fijadas.Importancia de las reunionesSon importantes ya que conectan al trabajador con la direccin de la empresa, estableciendo una comunicacin de reciprocidad entre ambos. Con todo ello, las posibilidades de mejora de la actividad, as como de los beneficios para el trabajador aumentan.

Funcin de la reunin

Difundir informacin. Tomar decisiones. Recoger opiniones. Analizar y resolver problemas. Trabajar en equipo. Satisfacer necesidades humanas de afiliacin y contacto.Tipos de reuniones: Se clasifican por propsito

Reunin para informar: El responsable informa a los participantes y responde a sus preguntas. Se producen cuando se quiere que un grupo de personas est al da de un asunto especfico.

Reunin para recoger informacin: Los participantes informan y el responsable hace las preguntas.

Reunin de formacin: El responsable ensea habilidades y conocimientos a los participantes.

Reunin para lograr un acuerdo: El responsable y los participantes tratan de conciliar posturas para llegar a un acuerdo.

Reunin de toma de decisiones: El responsable y los participantes hacen propuestas, acciones y toman decisiones. Quienes participan

Un grupo de personas a los cuales se le hace la invitacin, aqu lo que importa son los roles en los asistentes, estos son los siguientes: Apoyo Administrativo: Resuelve aspectos prcticos para el xito de la reunin, tales como asegurar la participacin de los convocados, disponibilidad de lugar y materiales a utilizar.

Registro de Acta y Control de Avance: Lleva registro de los temas tratados, las decisiones y compromisos. Esto servir a futuro. Expositores: Surge cuando se ha decidido abordar un tema en profundidad y se invita a un relator externo o a uno o ms miembros del equipo a exponer.

Moderador: Cuando los equipos estn en una etapa de madurez, el lder podr incluso asignar un rol de moderador a otra persona, ya sea porque quiere tener la oportunidad de observar y escuchar en perspectiva a su equipo, o porque quiere preparar a los participantes en la conduccin de reuniones, etc.La influencia de un conductor se debe a una relacin en tres factores:1) Su personalidad.

2) La autoridad que le confieren sus xitos recientes.

3) La situacin del momento.

Tipologa de participantes durante la reunin Tmido: No se atreve a participar por falta de seguridad en s mismo o por miedo a los dems, es decir, atento pero callado. Distrado: No sigue el desarrollo de la reunin est pensando en otra cosa. Intenta distraer a los dems. Preguntn: Hace preguntas comprometedoras para conocer la opinin del moderador, ofrece su punto de vista como crtica al del moderador. Liante: Prolonga la reunin ms de lo necesario. Discutidor: Opone un pero a todas las proposiciones. Crea tensin: pasa de discutir aspectos tcnicos a ataques personales.

Tenaz (Obstinado): Quiere tener siempre la razn y pretende imponer su criterio. Considera enemigo a los que discrepan de su opinin. Sabelotodo: Trata de impresionar con sus conocimientos. Pasos para preparar una direccin exitosa

Las reuniones son parte de las herramientas que impulsan los negocios, por ello deben de ser eficaces y para lograr los resultados deseados.

Lo que se necesita tener siempre en cuenta:

Los objetivos de la reunin.

La motivacin de las personas que dirigen la reunin y la de los participantes de la misma. La metodologa empleada debe facilitar un clima favorecedor.

El tiempo necesario y ajustado para su desarrollo.

Fase I: Planificar la reunin (agenda y metas)

Decidir el objetivo de la reunin.Recopilar informacin e investigar sobre el tema referente a la reunin.Decidir quin necesita estar presente. Aqu es donde se procede a convocar a travs de una invitacin al personal necesario. Se les hace saber a todos lo que se va a discutir, no es necesario mantenerlo en secreto.Planificar la agenda con otros puede desarrollar nuevos lderes, no toma mucho tiempo, y puede resultar una buena planificacin.

Fase II: Organizar la reunin (Logstica)Empezar y finalizar a tiempo.Apuntar a los asistentes.

Crear espacio cmodo y confortable, ordenar los equipos y/o material que se utilizar.

Se debe dar tiempo antes y despus de la reunin para que las personas hablen y sociabilicen.

Crear un da fijo de reunin ya que as todos reservarn este da, obviamente no debe hacerse una reunin solo por hacerla (debe tener objetivos).

Hacer presentaciones: Presentarse y describir el rol que se tiene como facilitador, hacer que todos se presenten, etapa donde se rompe el hielo.Obtener la aprobacin de la agenda y de las reglas. Se hace una retroalimentacin acerca de la agenda antes de empezar la reunin, tambin remarcando algunas reglas.

No dejar que la discusin se desve.Vigilar los tiempos tanto de inicio como final y desarrollo de la agenda, se puede alargar el tiempo mientras todos estn de acuerdo.Resumir lo escuchado y fomentar la participacin.

Se pueden rotar los roles tambin para generar nuevos lderes.Fase IV: Dar seguimiento a la reunin (despus de que termina la reunin)Recopilar todo tipo de retroalimentacin por parte del grupo. sea la informacin del grupo en referencia a qu opinan los participantes de la reunin, lo que puede ser mejorado.Hacer llamadas de seguimiento. Mantiene al grupo unido.

Resumir la reunin: Es sumamente til hacer una lista de las decisiones tomadas, con sus respectivos seguimientos.

Ventajas de las reuniones.

1. Permite la definicin de un grupo.

2. Los asistentes del grupo ponen al da, aaden y revisan informacin.

3. Cuando se juntan diferentes personas para que piensen juntas, se obtiene un resultado superior.

4. Hacen surgir en los asistentes un compromiso hacia las decisiones tomadas.

5. Cuando son participativas promueven la integracin e implicacin.

Lo que se debe tomar en cuenta durante una reuninComenzar y terminar a la hora establecida.

Tomar medidas para evitar interrupciones del exterior de la sala.

Seguir la agenda evitar prdidas de tiempo manteniendo el ritmo.

Evitar los celulares entre otros dispositivos electrnicos.Se debe evitar siempre llegar tarde.CONCLUSIN

Una de las ms importantes conclusiones que se puede realizar es que no existe una buena reunin de trabajo sin una buena planificacin.

Cuando se juntan diferentes personas para que piensen juntas, se obtiene un resultado superior a travs de una cooperacin sinrgica, por ello las reuniones de trabajo siguen siendo una herramienta utilizada en toda empresa.Si La reunin funciona bien, es una fuente de energa, motivacin y realizacin tanto para el grupo como para cada una de las personas, pero si las reuniones funcionan mal se pierde energa, tiempo y dinero.

Dirigir reuniones es una habilidad, es decir, es algo que nacemos sabiendo. Al igual que con cualquier otra habilidad, se mejora con la prctica que nos hace sentir ms seguros.BIBLIOGRAFIA

Reuniones de trabajo ms eficaces de Jean Blanger - Editores tcnicos asociados S.A., Barcelona 1975

LINKOGRAFA http://www.gestiopolis.com/canales/derrhh/articulos/no14/reunionesdetrabajo.htm http://www.sii.cl/rrhh/Guia_Practica_de_Manejo_de_Reuniones_Efectivas_v2011.pdf http://www.adrformacion.com/cursos/reunion2/leccion2/tutorial1.html

http://boliviaemprende.com/tips/7-tips-para-hacer-las-reuniones-mas-productivas http://www.rivassanti.net/curso-ventas/como-dirigir-reuniones.php