7/22/2019 Reuniones Efectivas de Trabajo en Equipo

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Reuniones Efectivas de Trabajo en Equipo

Cmo ser efectivos?Todos hemos asistido a reuniones, algunas productivas y otras tremendamente intiles.Cuando un equipo de trabajo suele tener reuniones con bajo nivel de eficacia no solo se pierdeel valioso tiempo de los que participan de la misma sino que adems todos estn aprendiendo

el hbito de la inefectividad colectiva.

a reuni!n es una herramienta muy importante para cualquier profesional que quiera multiplicarsus esfuer"os y logros. #l riesgo del fracaso siempre esta latente. $olo una acci!n proactiva dequienes se declaren responsables de la misma puede alterar este rumbo. %or ello les propongoque pongan en consideraci!n las siguientes t&cnicas de lo que considero una reuni!nefectiva.

Antes de Partir: Invitar EfectivamenteConsidera las veces en las que fuiste invitado a reuniones. '( cuales de ellas asisti! con maspilas) ( las que se sinti! obligado a asistir o a aquellas a las cuales sinti! que podr*a hacer unaporte significativo)

+o podemos controlar el estado de animo de los dems, lo que si podemos hacer es facilitar elproceso por el cual, las personas siente que estn haciendo algo de provecho. uien convocaa la reuni!n debe asegurarse-. nvitar a las personas que pueden contribuir al objetivo de la misma. $er claro en las consignas de la misma.

/efle0ionemos un minuto sobre la forma en la que e0plican tus invitados su presencia en lareuni!n. 1oy porque ten*amos el compromiso asumido con tal persona. 1oy porque es unae0igencia laboral. 1oy porque el tema era interesante. 1oy solo porque siempre voy. 2, voypara lograr tales objetivos....a diferencia en el grado de protagonismo puede ser diametral. 3 tus resultados tambi&n.

Primer Paso: Chec In/eci&n llegamos a una reuni!n, y ya hay muchos riesgos de fracaso debajo de la mesa. '1alela pena intentar algo para resolverlos). 1eamos los ms importantes. o quieras o no, cadaparticipante llega con su radio interna 4historias, preocupaciones, etc.5 encendida. 2trostantos llegan a la reuni!n sin la menor idea de lo que se tratar en la misma o con unainterpretaci!n diferente de para que estn all*. amentablemente muchas veces dejamos estostemas debajo de la mesa, ya que no sabemos como tratarlos.

a t&cnica del Chec6 n es una forma de abordar estos temas, facilitando la efectividad grupalal conseguir que durante la reuni!n todos est&n presentes en el tema que se trata y no en losproblemas de su radio interna. $i el grupo elige invertir un espacio de tiempo para que cadauno pueda sucintamente hacer su chec6 in, entonces cada uno debe plantearse las siguientespreguntas-

7. 'u& circunstancias hacen relevante 4para mi y para el equipo5 este encuentro)8. 'u& resultado4s5 quiero obtener al final de la reuni!n)9. 'Tengo informaci!n significativa 4profesional o personal5 para compartir)

+ada elimina los riesgos de inefectividad colectiva, esta t&cnica puede ser una oportunidad.41er Capitulo : del libro ;etamanagement de

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#l grado de satisfacci!n de cada asistente, terminada una reuni!n, tiene que ver con lase0pectativas que tra*a al comen"ar, gestionar las mismas antes de comen"ar, facilita losresultados y, luego, el grado de compromiso con las acciones que c>u luego deber ejecutar.

Tercer paso: Cmo?& Coordinando Acciones

Cuando un objetivo o decisi!n requiere de un proceso en el cual est involucrada mucha gente,entonces necesitamos coordinar nuestras acciones.'#sta suficientemente preparado su grupo para coordinar acciones) '3 ?sted) #s decir,'$aben hacer la coordinaci!n) a efectividad en dicha acci!n depende de ciertas habilidadesque se requiere tener o hay que desarrollarlas en cada uno de los miembros-

. @acer un pedido- Te pido 000 en un tiempo """ y con estas condiciones de satisfacci!n AAA

. @acer una oferta

. /echa"ar, Contra ofertar y>o (ceptar

. Confiar

. Comprometerse

. /omper un compromiso

Cuando ponemos a rodar este ciclo, debemos considerar que la efectividad del mis acciones enla empresa, dependen del tiempo y la calidad en la que se cumplo mis compromisos de acci!ny en como cumplen los dems conmigo. uego los procesos de negocios son encadenamientosde estos compromisos de acci!n, de ellos depende la rentabilidad de la empresa.

Cuarto paso: Cmo?& !iendo Efectivos

a efectividad es el criterio bsico para canali"ar las conversaciones durante una reuni!n. Beesta forma todos los participantes nos centramos en las acciones ms efectivas que conducenal objetivo. Cuando la reuni!n se empantana, uno de los riesgos ms importantes, debemospreguntarnos- '%ara qu& estamos dialogando o discutiendo) '%ara tener ra"!n > defenderargumentos o %ara encontrar las acciones mas efectivas para conseguir el resultado que todos

queremos)

Cuando hablamos de efectividad, pensamos en la obtenci!n de los resultados propuestos, perono solo se refiere a la consecuci!n de los mismos, sino tambi&n a la elecci!n 4anlisis decartera de las posibilidades de acci!n5 de cuales caminos seguir.

@asta aqu* los aspectos de corto pla"o de la efectividad 4focali"arse en el 2bjetivo y loscaminos para alcan"arlo5, tambi&n puedes elegir considerar los aspectos que afectan laefectividad de medio y largo pla"o-

Tomadas estas acciones, 'C!mo quedar las relaciones entre y con las otras personas)'C!mo se pueden minimi"ar los efectos negativos)

a autoconfian"a y autoestima de c>u de las personas afectadas.

#l aprendi"aje. 'u& y c!mo aprendi! el grupo como consecuencia de las accioneselegidas)

#uinto paso: Cmo? 'aci%itador

uien invita a la reuni!n o cualquiera que se declara responsable de ello, puede ejercer el rolde facilitador. #ste rol implica esta presente 4atento5 de c!mo la dinmica es efectiva para elobjetivo buscado. /econduciendo las veces que sea necesaria la conversaci!n. #n el mejor delos casos, esta persona debe tener autoridad para ejercer el rol, dada por todos losparticipantes.

Bos objetivos adicionales completan el rol del facilitador- lograr la colaboraci!n voluntaria de losparticipantes e impulsar conversaciones sin&rgicas.

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#l compromiso del equipo no se obtiene por un sistema de premios y castigos 4as* solo seobtiene cumplimiento5, sino por una decisi!n interna de la persona.

a pregunta es-

'ue me est faltando como facilitador para que cada miembro colabore, sinergise y se

comprometa a la acci!n)

a visi!n compartida no es algo que aparece milagrosamente, sino que hay que construirla,mediante un proceso de imaginaci!n, dialogo y por ltimo compromiso.

!e(to paso: E(poner e Inda"ar

Cada conversaci!n puede tener como objetivo tener la ra"!n o buscar resolver con efectividadel problema.

#n esa l*nea adquirir competencia en indagar y e0poner productivamente, tiene que ver conabrir el juego a los dems de los argumentos y los supuestos que sostienen lo que digo, deesa forma la conversaci!n se torna mas profunda y con posibilidades de sinergia.

(dems, cuando e0pongo a los dems mi interpretaci!n y supuestos de lo que digo,inmediatamente pongo sobre la mesa la e0istencia de otras interpretaciones posibles en lugarde jugar al juego de la verdad nica.

(l mirar juntos los ingredientes bsicos 4las opiniones y observaciones de cada uno de larealidad5, los interlocutores pueden luego cocinar 4pensar5 juntos una interpretaci!n y estrategiacomn.

Primera Estacin: )a siner"ia

Cuando un equipo acepta y aprende a compartir y potenciar ideas entonces comien"a a vivir elfen!meno de la sinergia. #l mismo solo se logra si el ambiente de colaboraci!n se combina con

una fuerte orientaci!n a obtener resultados conjuntos. %ara ello cada miembro tiene que valoraral otro como otro, es decir ver en el otro 4en las ideas del otro5 una posibilidad para lacocreaci!n.

os que vivieron este tipo de dinmicas saben del poder de la misma, la sinergia es el puntodonde el cambio cuantitativo se transforma en el cambio cualitativo.

Cuando deja de ser ms de lo mismo para pasar a ser algo diferente.

#sto solo se logra desarrollando de relaciones de confian"a entre los miembros. $tephenCovey lo llama el @abito de la Cooperaci!n Creativa

*%tima Estacin: Pasar a %a Accin

$in acci!n, no hay resultados. o nico que produce resultados es la acci!n

#ntendidas las acciones que cada uno se compromete a reali"ar, el equipo puede aportarideas, en los casos que crea necesario a las preguntas que c>u enfrentar al salir de la reuni!n-'$aber qu& hace falta hacer) '+o saber por donde empe"ar)'u& es lo que te impide pasar a la acci!n) '#n que objetivo estas detenido)'u& ;iedos que te limitan) '$alir de un espacio de comodidad)'+o saber cul es el mejor momento) 'C!mo podr*as empe"ar)'u& o qui&n puede ayudarte a salir) 'u& necesitas hacer)'u& podr*as hacer hoy que te acerque a tu meta) '3 esta semana)

+o te preocupes porque tu vida termine, preocpate para que empiece pronto. Drace @ansen.

%rimero salta al precipicio. Tus alas se desplegaran en el camino hacia abajo. /ay Eradbury

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*%tima Estacin: Chec +ut

#l proceso de cierre es tan importante como el de inicio. 1olver a la refle0i!n sobre el finalfacilitan las acciones comprometidas y el aprendi"aje para el futuro-

7. 'u& tareas me he comprometido a hacer 4y con qu& condiciones de satisfacci!n5)8. '@a quedado algn tema importante sin tratar, para mi) 3 para otros) 'u& vamos a hacer)9. '#n que reas, objetivos y e0pectativas, dinmica de la reuni!n, relaci!n entre las personas,y estados de animo debemos mejorar con vistas a la pr!0ima reuni!n)

Eibliograf*a- a /euni!n Eien levada, Tim @indle F Drijalbo. ;etamanagement de

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RE*.I+.E! E'ECTI/A! 0E TRA1A2+ E. E#*IP+

A%"unos Tips para Reuniones efectivas:

a&$u responsabilidad es controlar, dirigir y centrar continuamente la reuni!n. #mplee el tacto,

la educaci!n, y la cortes*a para conseguirlo. os asistentes deben al finali"ar la reuni!n, tenerla impresi!n de que fue absolutamente productiva, y que sirvi! para algo.

b&Bebemos intentar que todos participen por igual.