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Cacho Sousa Carolina Isabel
Propuesta de mejora del proceso de compras internacionales de una PYME venezolana
incorporando tecnología de la información parte 2
Universidad de Los Andes-Facultad de Ciencias Económicas y Sociales-Postgrado en
Administración. 2011. p. 84
Venezuela
Disponible en:
http://bdigital.ula.ve/RediCiencia/busquedas/DocumentoRedi.jsp?file=34061&type=ArchivoDocumento
&view=pdf&docu=27214&col=5
¿Cómo citar?
CAPÍTULO VIl
DEFINICIÓN DE LAS ACTIVIDADES Y TAREAS AUTOMATIZABLES EN
EL PROCESO DE COMPRAS INTERNACIONALES DE UNA PYME
VENEZOLANA. CASO DE ESTUDIO
Una vez adaptado el proceso de Compras Internacionales de una PyME,
al modelo conceptual de referencia, se realiza la mejora del proceso para su
optimización introduciendo TI. Para ello, se definen las actividades y tareas
que son automatizables o parcialmente automatizables, dentro del proceso;
es decir, se consideran todas aquellas que se ejecutan manualmente o con
ayuda de aplicaciones o software de oficina, como son los procesadores de
texto, las hojas de cálculo, y el correo electrónico. Estas son actividades, que
requieren de la intervención humana directa. Adicionalmente, se considera
que deben ser actividades y/o tareas con sus entradas y salidas bien
definidas dentro del proceso, que generen datos que se puedan registrar en
una base de datos, y finalmente, que las decisiones asociadas a su
realización, estén bien estructuradas; es decir, que se cuente con las pautas
y/o lineamientos requeridos para tomar la decisión de ejecutar una tarea de
112
una manera específica o no ejecutarla si no se cumplen las condiciones
pautadas.
El hecho de automatizar actividades y/o tareas completas, implica que
las mismas pueden ser realizadas a través de un sistema ó aplicación de
software, que además, debería estar integrado y cooperar con otras
aplicaciones y/o sistemas de software de la organización. Es importante
aclarar que estas actividades o tareas se pueden ejecutar en dos formas,
una totalmente automatizable, con la información ingresada al inicio de cada
subproceso, generando una secuencia de actividades, o en forma
parcialmente automatizable, en los casos que se requiera una verificación
previa para su ejecución y/o realizar una parte de la tarea manualmente.
Cuando se automatizan las actividades y/o tareas, se logra realizar el
proceso en menor tiempo, con menor esfuerzo, con menor probabilidad de
errores humanos, permitiendo trazabilidad y abriendo la posibilidad de que
los mismos sean auditables. La automatización se logra incorporando la TI
adecuada, que permita integrar de la mejor manera al personal, los procesos
y la información, como se describe en el Capítulo 11 (Bases Teóricas, pág.
17).
Para definir las actividades y tareas automatizables en el presente
estudio, se identifican, en el Proceso de Compras Internacionales de la
PyME (modelado y descrito en el Capítulo V), cada una de las tareas que
podrían realizarse a través de la TI. Así, se consideran aquellas que tienen
información de entrada registrable que cumplen con las reglas
preestablecidas en la PyME y aquellas tareas, que por su nivel de
importancia, requieren verificación previa de ciertos participantes para que se
realicen, como la aprobación de una Cotización o la aprobación del Pago de
los Gastos de Nacionalización. En otros casos, cuando hay una parte de la
tarea y/o actividad que requiere de la intervención humana para culminarla,
113
como son ingresar las cantidades a comprar a los Proveedores
Seleccionados o el hacer una Carta Bancaria que tiene que firmarse y
sellarse, entre otros, se considera la posibilidad de su automatización parcial.
Las actividades y tareas automatizables o parcialmente automatizables
definidas para el caso de estudio de la PyME, se estructuran en matrices por
subprocesos, con los participantes y los objetos del negocio asociados. De
igual forma, se agrupan las actividades y/o tareas automatizables, que deben
realizar los Agentes Externos a la PyME. Para ello, se seleccionan aquellos
que tienen relación directa con los actores del proceso de Compras
Internacionales dentro de la PyME, como son los Proveedores, el Agente
Aduanal y los Agentes de Carga. Los cuadros del 19 al 25 muestran estas
actividades.
En los cuadros, se colocan diferentes colores en las celdas los cuales
identifican: color Amarillo, las tareas parcialmente automatizables, color
erd , las nuevas tareas, color Blanco, las tareas totalmente automatizables
y las tareas eliminadas con letras de color Rojo.
Cuadro 19
Actividades Automatizables de la PyME en el Subproceso de Compras
Actividad Tarea Participan tes Objeto del Neaocio
Recibir la Almacén 1
Requisición a Departamento de Requisición a
Compras Compras Compras Internacionales
Buscar Departamento de Carpeta con
proveedores Compras Registro de
1 nternacionales Proveedores Búsqueda de
Seleccionar 3 Proveedores Departamento de Evaluación y Proveedores
(por verificación Compras Norma de calidad
previa) 1 nternacionales de Proveedores
Tornar los datos Departamento de
de los Datos de tres proveedores (se
Compras proveedores
elimina) 1 nternacionales
Solicitudes de Realizar tres Departamento de Formato de
114
Solicitudes de Compras Solicitud de Cotización por Internacionales Cotización y
tipo de producto Requisición a
Enviar las Departamento de Solicitudes de
Solicitudes de Compras Cotización
Cotización Internacionales Archivar Departamento de
Solicitudes de Solicitudes de Cotización (en
Compras Cotización 1 nternacionales
Departamento de Cotizaciones de
Cotizaciones Proveedores y (por verificación
Compras Solicitudes de
1 nternacionales Cotización
Enviar a Departamento de Tabla Presidencia las Compras Comparativa de
Cotizaciones 1 nternacionales Cotizaciones Presidencia 1 Cotizaciones de
Aprobación de Departamento de Proveedores y Cotización (es) Compras cantidades
Internacionales seleccionadas Obtener Presidencia 1
proveedor, Departamento de Cotizaciones
cantidades y Aprobadas de Órdenes de Compra productos
Compras Proveedores
robados Internacionales
Elaborar las Departamento de Órdenes de
Órdenes de Compras Compras
1 nternacionales Enviar las
Órdenes de Departamento de Órdenes de
Compras (por Compras Compras
verificación 1 nternacionales
Archivar las Departamento de Cotizaciones de
Compras Proveedores
Internacionales Departamento de
Compras Requisiciones 1 nternacionales
Departamento de Órdenes de
Compras Compras Internacionales
Se observa que en el subproceso de Compras hay diez ( 1 O) tareas
automatizables, cuatro (04) parcialmente automatizables, (01) una nueva
115
tarea y se eliminan dos (02) tareas producto de la automatización de tareas
previas a éstas.
Cuadro 20
Actividades Automatizables de la PyME en el Subproceso de
Importación
Actividad Tarea Participantes Objeto del Negocio
Notificar al Departamento de
proveedor la Factura Proforma aprobación de
Compras aprobada la proforma
Internacionales
Archivar la Departamento de Factura Factura Proforma
Hacer resumen de proforma (en Compras
Aprobada Proformas electrónico)
Internacionales Aprobadas
Anexar información a
Departamento de Cuadro resumen cuadro resumen
detodaslas Compras de Proformas
proformas Internacionales aprobadas
aprobadas Asignar a los Proforma, Manual
Solicitud de productos de la Departamento de de Arancel
Permisos Proforma los Compras Venezolano y códigos Internacionales códigos
arancelarios arancelarios Seleccionar las proformas de la cual se tenga Proformas de
fecha de Departamento de mercancía en entrega del Compras producción y
proveedor y que 1 nternacionales fecha estimada la mercancía de embarque
Solicitud de Divisas este en a CADIVI producción
Seleccionar de Proformas en estas preformas producción con las que se haya Departamento de fecha estimada
recibido el Compras de embarque y certificado de Internacionales sus Certificados No producción de No Producción
"si aplica" obtenidos Solicitar al Proforma,
proveedor de la Departamento de
Notificación de Contratación de Proforma con AAD obtenido e Agente de Carga AAD aprobado
Compras información de
el volumen y Internacionales
peso y volumen peso total total estimado.
116
estimado de la carga
Tomar la información del lugar de entrega
de la Departamento de Información de la mercancía, tipo Compras
Preforma de mercancía y Internacionales
datos del proveedor de la
preforma Solicitar a los Agentes de
Solicitud de Carga
Departamento de cotización de cotización de
fletes Compras fletes marítimos,
marítimos, Internacionales aéreos o
aéreos o terrestres
terrestres Enviar Departamento de
Cotizaciones de cotizaciones a Compras
Agentes de carga Presidencia 1 nternacionales Esperar la
Departamento de Cotización de cotización
seleccionada Compras Agente de Carga
por Presidencia Internacionales seleccionada
Notificar aprobación al
Departamento de agente de carga Aprobación de
seleccionado Compras
Presidencia (por verificación
1 nternacionales
previa) Archivar Departamento de
Cotización de Cotización (en Compras
Agente de Carga electrónico) Internacionales
Archivar Departamento de
Notificación de Notificación de AAD (en Compras
AAD electrónico)
Internacionales
Solicitar al proveedor el
Departamento de Borrador de borrador de los documentos
Compras documentos
que debe enviar 1 nternacionales originales
Embarque de en original Mercancía Aprobar al
proveedor el Departamento de Documentos envío de Compras
Originales documentos 1 nternacionales originales
e n el subproceso de Importación se detecta que hay ocho (08) tareas
automatizables, y siete (07) parcialmente automatizables, y que se elimina
117
una (01) tarea, como resultado de la automatización de las tareas previas a
éstas.
Cuadro 21
Actividades Automatizables de la PyME en el Subproceso de
Nacionalización
Actividad Tarea Participantes Objeto del Negocio
Solicitar al agente aduanal
Departamento de Planillas de el borrador de las planillas de
Compras impuestos a
impuestos a Internacionales pagar
pagar Solicitar a
Presidencia la Autorización de autorización Departamento de Presidencia y
para pagar los Compras Planillas de impuestos (por 1 nternacionales impuestos a
verificación pagar previa)
Nacionalización Hacer carta
Departamento de Modelo de Carta,
bancaria Compras Carta Bancaria, Internacionales firmada y sellada
Solicitar fecha de
Departamento de Información de reconocimiento de aduana y
Compras fechas de
CADIVI al Internacionales reconocimientos
Agente Aduanal Solicitar al
Agente Aduanal Departamento de Resultado de el resultado de Compras
reconocimientos los Internacionales reconocimientos
En el subproceso de Nacionalización hay tres (03) tareas automatizables
y dos (02) parcialmente automatizables.
118
Cuadro 22
Actividades Automatizables de la PyME en el Subproceso de Retiro de
la Mercancía
Actividad Tarea Participantes Objeto del Negocio
Solicitar a Departamento de lnfonmación de Presidencia fecha Compras fecha de retiro de la
de retiro de la Internacionales 1 mercancía mercancía Presidencia
Solicitar al agente Departamento de aduanallos Preliquidaciones de
gastos para retirar Compras gastos a pagar.
la mercancía Internacionales
Verificar que las Departamento de Preliquidaciones de
tarifas y fechas Compras gastos a pagar y carpeta de tarifas
Coordinación con estén correctas 1 nternacionales en el puerto. Agente Aduanal
Enviar a Presidencia los Departamento de montos de las Compras Montos de
preliquidaciones y Internacionales 1 Preliquidaciones esperar Presidencia
aprobación Realizar la carta Carta de envío de de envío de los Departamento de
los depósitos depósitos Compras
originales y las Internacionales originales y las
retenciones retenciones
Solicitar a almacén central Departamento de
lnfonmación de los vehículos Compras
volumen y peso de necesarios para el Internacionales 1
retiro de la Almacén Central la mercancía
mercancía Solicitar al
Departamento de almacén central
los datos del Compras Datos del Chófer y
chofer y el Internacionales 1 el vehículo
vehículo Almacén Central
Enviar a almacén Departamento de Coordinación con central copia de Compras Factura y lista de Almacén Central factura y lista de Internacionales 1 empaque
empaque Almacén Central Enviar los datos
Departamento de del chófer y el
Compras Datos del Chófer y
vehículo al agente Internacionales
el vehículo aduanal Esperar
confinmación de Departamento de Confinmación de almacén central de recepción de la Compras recepción y/ ó
mercancía y Internacionales 1 infonme con
cualquier novedad Almacén Central novedades
con la misma
119
En el subproceso de Retiro de la Mercancía hay cinco (05) tareas
automatizables y cinco (05) parcialmente automatizables.
Cuadro 23
Actividades Automatizables de la PyME en el Subproceso de
Liquidación de Divisas
Actividad Tarea Participantes Objeto del Negocio
Notificar a Departamento de Notificación de
Presidencia el Compras ALDy
ALD obtenido Internacionales 1 autorización para
Presidencia liauidar divisas Modelo de carta y
Liquidación de Realizar carta Departamento de Cartas de de liquidación Compras liquidación de
Divisas de divisas 1 nternacionales divisas selladas y firmadas
Notificar al Departamento de Información de proveedor el
Compras Factura y monto pago de la
Internacionales liquidado mercancía
En este subproceso de Liquidación de Divisas, hay solo tres (03) tareas
parcialmente automatizables.
Cuadro 24
Actividades Automatizables por los Proveedores
Actividad .¡1::1 Tarea Parti~i pan tes Objeto del Nego,cio
Elaborar y Proveedor 1
Órdenes de Departamento de Compra
enviar Compras
Cotizaciones Cotizaciones
Internacionales Notificar fecha
Información de de entrega de la Proveedor 1 Solicitud de mercancía (que Departamento de
fecha de entrega
Divisas a CADIVI se encuentra en Compras de la mercancía
producción) en 1 nternacionales en el puerto de
puerto de oriQen origen
Enviar los datos Proveedor 1
Información de y Contratación de Departamento de
Agente de Carga de peso y
Compras peso y volumen
volumen total 1 nternacionales total
120
Proveedor 1
Embarque de la Notificar Departamento de Información de
embarque de la Compras embarque de la mercancía mercancía Internacionales y mercancía
Agente de Caraa
Notificar Proveedor 1 Notificación del
Liquidación de recepción de la Departamento de Proveedor de
Divisas Compras recepción de la transferencia Internacionales transferencia
Desde el punto de vista de este estudio, las tareas que realizan los
proveedores son parcialmente automatizables, ya que éstos deben ingresar
información en formatos prediseñados (por la PyME) para que luego el
sistema o aplicación de software, genere y dé paso con tal información, a
otras tareas, según pautas previamente establecidas. Así, los proveedores
deben realizar cinco (05) tareas parcialmente automatizables.
Cuadro 25
Actividades Automatizables por los Agentes de Carga
Actividad Tarea Participantes l Objeto del Negocio
Elaborar y Agente de Carga 1 Cotizaciones de
enviar Departamento de fletes marítimos,
Cotizaciones Compras aéreos ó
Contratación de 1 nternacionales terrestres Agente de Carga
Enviar fecha Agente de Carga 1
Información estimada de
Departamento de sobre fecha de
embarque Compras
embarque Internacionales
Notificar arribo Agente de Carga 1 Información
Nacionalización de la mercancía Departamento de
sobre fecha de al puerto de Compras
arribo destino 1 nternacionales
~1 Agente de Carga tiene una participación puntual, pero muy importante
en el Proceso de Compras Internacionales y es el embarque y el arribo de la
mercancía a su puerto de destino. Para tal fin, éste debe realizar tres (03)
tareas parcialmente automatizables en los subprocesos de la PyME.
121
Cuadro 26
Actividades Automatizables por el Agente Aduanal
Actividad Tarea Participantes Objeto del Ne_g_ocio
Confirmar recepción de Agente Aduana I/
Embarque de documentos Departamento de Documentos Mercancía originales para Compras originales
declarar la Internacionales mercancía
Enviar las planillas Agente Aduanal/ impresas con Departamento de Planillas borrador borrador de Compras de declaración declaración Internacionales
Confirmar Agente Aduana I/
recepción de la Departamento de
Carta bancaria carta bancaria
Compras Internacionales
Confirmar Agente Aduanal/ Planillas selladas
realización del Departamento de con ráfaga del
pago del Tesoro y Compras banco
Nacionalización SENIAT Internacionales
Enviar fecha de Agente Aduanal/
Información de reconocimiento de Departamento de
fechas de Aduana y CADIVI
Compras reconocimiento
Internacionales
Enviar resultados Agente Aduanal/
lnfonnación del de los
Departamento de resultado de los
reconocimientos Compras reconocimientos
Internacionales Agente Aduanal/
Validación obtenida Notificar validación Departamento de a través del de funcionario Compras SIDUNEA Internacionales
Enviar Preliquidaciones Preliquidaciones de de almacenaje, Agente Aduana!/ almacenaje,
demora de Departamento de demora de contenedor, Compras contenedor, agente
agente aduanal, Internacionales aduanal, agente de agente de carga y carga y otros.
otros. Confirmar Agente Aduanal/
Coordinación con recepción de Departamento de Depósitos Agente Aduanal depósitos Compras originales
originales Internacionales Informar estatus Agente Aduanal/
Información del del proceso de Departamento de estatus del retiro de retiro de la Compras
la mercancía mercancía Internacionales
Confirmar salida Agente Aduana I/ Pase de salida de
de la mercancía Departamento de la mercancía
del puerto Compras firmado y sellado Internacionales por el almacén
El Agente Aduanal tiene una participación importante en el subproceso
de Nacionalización y Retiro de la Mercancía, principalmente en lo que 122
concierne a la confirmación de la ejecución de las tareas en el puerto, con los
funcionarios de la Aduana y de CADIVI y, enviando la información necesaria
para realizar los pagos de impuestos y gastos generados, antes del retiro de
la mercancía. Es así como el Agente Aduana!, debe realizar once (11) tareas
parcialmente automatizables para los subprocesos de la PyME.
123
CAPÍTULO VIII
CAMBIOS EN EL PROCESO DE COMPRAS INTERNACIONALES DE UNA
PYME VENEZOLANA INCORPORANDO TI. CASO DE ESTUDIO
Contexto Actual de una PyME Venezolana
El proceso de Compras Internacionales de la PyME del caso de estudio,
está modelado a nivel de objetivos, subprocesos, actividades, objetos,
reglas, actores, roles y eventos. Se cuenta con una relación comparativa
entre este proceso y el modelo conceptual de referencia, donde se deben
incorporar tres (03) nuevas actividades, agregar mayor información en los
formatos de Requisición a Compras, Solicitud de Cotización y Orden de
Compras y por último, agregar un nuevo formato para realizar el Cuadro
Comparativo de Cotizaciones, para que de esta manera el proceso del caso
de estudio sea conceptualmente correcto.
124
Se estima que en el proceso de Compras Internacionales de la PyME, un
27,68% de todas las actividades, corresponden a actividades relacionadas
con solicitud de permisos a entes públicos y de control de cambiario, las
cuales forman parte de procesos internos de dichos entes, que están
totalmente fuera del control de la PyME para ser automatizadas o
modificadas. Del 72,32% restante, el 32,10% de las actividades son
automatizables, el 49,38% parcialmente automatizables y de éstas el 47,5%
son actividades directas con entes externos a la organización.
En otras palabras, la total y parcial automatización del proceso de
Compras Internacionales, corresponde a un 58,93% de todas las actividades
de éste proceso, donde intervienen Presidencia, Jefe de Compras,
Asistentes de Compras, Tesorería, Contabilidad, Almacén, Mensajería, así
como los entes externos, como lo son Proveedores, Agente de Carga y
Agente Aduanal. A continuación se presenta en el Cuadro 27 el resumen de
estas est1mac1ones:
Cuadro 27
Estimación de Actividades Automatizables y Parcialmente
Automatizables en el Proceso de Compras Internacionales de una PyME
Tipo de Cantidad o/o Tipo de Actividad Cantidad o/o Tipo de % Actividad Actividad
Entes Públicos 31 27,68% No 15 18,52%
Automatizables Sin Entes
81 72,32% Automatizables 26 32,10% Públicos Parcialmente 40 49,38% Entes Externos 19/
Auto matizables 47,5%
Total 112 100% 81 Actividades
En cuanto al resto de la organización, existen tres (03) departamentos
que participan en actividades del proceso de Compras Internacionales, los
cuales son: Almacén, Contabilidad y Tesorería, de estos se automatizan
125
%
41,07%
58,93%
100%
solamente algunas actividades de manera total y parcial de Almacén, por tal
motivo debe integrarse en el cambio y automatización a éste departamento.
La automatización se debe hacer en cuanto al intercambio de información
con Compras Internacionales, como el envío de la Requisición a Compras,
información para el retiro de la mercancía con los vehículos de la empresa y
sobre la recepción de la mercancía.
Cambios Requeridos para mejorar el Proceso de Compras
Internacionales de una PyME Venezolana incorporando TI
La mejora de este proceso, implica un cambio en primer lugar a nivel
tecnológico, ya que debe incorporarse una nueva aplicación y/o sistemas de
software en los sistemas ya existentes en la organización, haciendo uso de
intranet, para que se ejecuten las tareas o actividades predefinidas, total y
parcialmente automatizables. En segundo lugar, se debe contar con personal
técnico de apoyo y mantenimiento, que garantice la operatividad y la
disponibilidad de estos sistemas. Al mismo tiempo, este personal debe crear
y mantener una base de datos o repositorio de datos con respaldo, y que
esté disponible en lugares seguros y confiables. Por último, se debe
capacitar a los participantes o actores del mencionado proceso, tanto
internos como externos a la organización, para que estos puedan ejecutar
sus labores, adaptados a la nueva aplicación de software. Esto conllevaría
entonces, a un proceso más o menos largo de adaptación, del personal al
nuevo proceder automatizado.
126
En cuanto a los agentes externos, como son los Proveedores, Agentes
de Carga y Agente Aduana!, éstos deben tener acceso, a través de una
extranet, a los sistemas de la organización, con su código de usuario y su
clave. Este acceso es restringido sólo para la información que les compete,
es decir, de acuerdo a la información que tendrían que completar y recibir en
las diferentes fases del proceso. Este acondicionamiento, se refleja
directamente en la interfaz de usuario implementada para los diferentes tipos
de agentes externos y, en la preparación de un manual de procedimientos
práctico y sencillo, que les permita realizar cabalmente sus labores, sin que
esto implique un mayor esfuerzo ni dedicación de tiempo y, que perciban el
beneficio del cambio para su cliente (PyME venezolana). En este punto, los
agentes externos disponen de una de las herramientas principales, como es
el internet para acceder al extranet de la organización. Generalmente, al
principio surge la necesidad de un tiempo de adaptación a los nuevos
sistemas, el cual dependería de la disposición y de la importancia, que éstos
le den a su cliente.
Origen y Tipo de Cambio Organizacional de una PyME Venezolana
Barrios (2001) define el cambio organizacional como "un proceso de
transformación, de redefinición, de reestructuración o de desarrollo de una
organización. Él puede ser progresivo o radical, parcial o total" En este
mismo orden de ideas, Barrios (2001) establece que "el origen o fuente del
cambio, son las fuerzas contextuales que lo provocan y que toma dos
valores: interno y externo". Como también lo destacan Balkin y Gómez-Mejía
(2002, p. 1 08), "las fuerzas internas y las del entorno pueden estimular la
necesidad de un cambio en la organización".
127
Barrios establece (2001) que "las fuerzas de origen externo son
limitaciones impuestas por el ambiente externo de la organización ... éstas
pueden causar cambios importantes a nivel organizacional, en sus procesos,
en las informaciones, fuentes o servicios que ellas generan". Entre los
cambios más frecuentes generados por fuerzas de origen externo, Barrios
(2001) menciona los siguientes:
(a) Nuevas leyes o modificaciones de éstas generadas por el gobierno, (b) medidas de coexistencia o cooperación que deben ser adoptadas por organizaciones miembros de comunidades, de una corporación o de una asociación, (e) fenómenos económicos generados en el mercado al cual pertenece la organización, (d) tendencias o estrategias de competencia establecidas y fijadas directamente por el entorno, (e) la introducción de nuevos paradigmas de las tecnologías de información que generan nuevas competencias y nuevas formas de ofrecer servicios y (f) la desaparición de nichos de mercado y/o la aparición de otros nuevos.
En cuanto a las fuerzas de origen interno, Barrios (2001) las define como:
La necesidad y/o las ganas de la organización de crecer, evolucionar o desarrollarse. Este proceso de cambio nace en el seno de la organización, es el resultado de una innovación en la manera de llevar la organización, de ejecutar los procesos, de suministrar los productos o servicios o por la introducción de nueva tecnología.
Estas fuerzas pueden surgir de iniciativas de empleados (de abajo hacia
arriba) o de la alta gerencia (de arriba hacia abajo), en ambos casos
buscando una mejora en la organización, en la forma de trabajar, en la
obtención de resultados, entre otros. Es decir, una empresa que desee
mantenerse competitiva, con altos niveles de utilidad, revisa continuamente
sus gestiones con clientes y proveedores, la forma en que se hacen los
procesos, los resultados que se obtienen y busca la forma de mejorarlos. Las
fuerzas que impulsan estos cambios pueden también generarse del entorno,
al compararse con empresas que logran mejores resultados, que compiten
128
en precios, calidad y servicio, tanto a nivel regional como a nivel mundial.
En el presente estudio, se identifica la carencia en el uso de las
tecnologías de información para apoyar apropiadamente los procesos de una
PyME venezolana. Desde la perspectiva global, el uso de estas herramientas
tecnológicas, es fundamental en empresas competitivas y productivas. Así lo
resalta Páez (2008, p. 53), cuando expone que algunas de las razones para
decidir implementar tecnologías (en las PyMEs venezolanas), las
encontramos en "las presiones que empresas nacionales e internacionales y
organismos públicos y privados ejercen, para que las empresas se
incorporen y hagan uso más intensivo de las nuevas tecnologías". Por lo
tanto, en este estudio, el origen de las fuerzas del cambio que se plantea es
externo, debido a las tendencias tecnológicas establecidas por el entorno,
tanto a nivel de empresas que funcionan en el mismo mercado, y que
compiten con la organización, como a nivel del uso de TI en los trámites
rutinarios con instituciones del gobierno, como declaraciones de impuestos,
solicitud de solvencias, solicitud de permisos, registro de empresas,
solicitudes de divisas, entre otros. La necesidad de incorporar TI en los
procesos, surge de la presión en los avances tecnológicos que ocurren en el
entorno de una PyME, específicamente, para el proceso de Compras
Internacionales, que está bajo un escenario de control cambiario y que tiene
intercambios a nivel internacional con diferentes entes que cuentan con
herramientas de TI más avanzadas.
En cuanto al tipo de cambio organizacional del presente estudio, el
mismo se define como forzado, ya que como lo establece Barrios (2001) "el
cambio forzado es generalmente causado por el entorno. El hecho de que el
origen del cambio sea externo, le da un carácter problemático, tanto a nivel
de gestión de procesos del cambio como por el impacto negativo causado
sobre la organización y sus miembros". Este tipo de cambio no surge de
manera planificada por los miembros de la organización, sino que al existir
129
otras empresas que funcionan con TI más avanzadas, deben los miembros
de la PyME identificar, analizar y comprender en la situación en la que se
encuentra la organización, para proceder Juego a planear y realizar el cambio
requerido.
Cultura Organizacional de una PyME Venezolana
Balkin y Gómez-Mejía (2002, p. 101) definen la cultura organizacional
como "un sistema de valores, asunciones, creencias y normas compartidas
por los miembros de una organización. La cultura organizacional suministra a
los empleados una idea de la forma de hacer las cosas". También destaca
que "la cultura de la organización ayuda a conseguir los objetivos de la
misma de muy diversas maneras", entre las que menciona "el control social
de los empleados, la estabilidad, la socialización de los empleados y la de
servir de apoyo a la implantación de la estrategia de la empresa".
En el caso de organizaciones tipo PyMEs, además de tener su propia
cultura organizacional, tienen una serie de características que pueden
facilitar y/o dificultar Jos cambios organizacionales. En cuanto a las
características que facilitan el cambio a nivel de instalación de TI, éstas las
destaca Páez (2008, p. 60) como sigue:
Son empresas que carecen de una burocracia excesiva, facilitando el proceso de toma de decisiones, son organizaciones que operan muy cerca del mercado y los clientes, lo cual dota de sensibilidad especial para evaluar el mercado y los cambios que en él se producen. Esta cercanía con el mercado las obliga a dotarse de una flexibilidad de
130
respuesta y adaptación de la que generalmente adolecen las grandes empresas.
Para el caso particular de las PyMEs venezolanas, Páez (2008, p. 33)
menciona que "predomina la estructura familiar de la propiedad y gestión de
las empresas, y esta conformación está relacionada con la estructura de
financiamiento y la gestión diaria, entre otros aspectos". También indica que
"la estructura familiar de la empresa, cerrada a sus miembros, no facilita la
participación de terceros, el establecimiento de alianzas y la creación de
mecanismos asociativos y de cooperación entre empresas". En el mismo
orden de ideas, señala que "el tamaño de la empresa y el volumen de lo que
produce, asociados a políticas públicas tradicionales concentran su interés
en el mercado local y regional, ... existiendo desinterés por el mercado
internacional. .. con elevados niveles de desconfianza .. percepción miope del
mercado", siendo estas las dificultades para que las mismas ejecuten la
instalación y adopción de las nuevas TI.
La PyME venezolana del caso de estudio, es una empresa familiar,
donde las decisiones son tomadas por el presidente de la misma. Los jefes
de departamentos tienen contacto directo con el presidente de la empresa, a
quien se le consulta la mayoría de las decisiones a tomar durante los
procesos de la organización. No existen procedimientos formales para la
consulta de decisiones, generalmente a través de un correo electrónico o
personalmente. Por tal motivo la sugerencia o propuesta de un cambio se
puede plantear fácilmente de abajo hacia arriba y, el presidente de la
empresa está abierto al uso de herramientas tecnológicas, siempre y cuando
representen una retribución significativa para la empresa a nivel económico y
operativo. Por otro lado, el personal de la empresa son profesionales
universitarios, que en su mayoría adquieren experiencia laboral dentro de
esta organización, por lo cual se adaptan a la forma de trabajar del
presidente de la misma. Particularmente, en el proceso de Compras
131
Internacionales, los miembros de este departamento se adaptan, tal vez de
forma forzada, al uso de tecnologías de información, debido a la realización
de trámites gubernamentales obligatorios, como el registro y solicitud de
divisas ante CADIVI, la solicitud de Certificados de No producción ante el
Ministerio del Poder Popular pertinente, entre otros. Por tal motivo, se
presume que el personal es adaptable a los cambios en sus procesos
incorporando TI.
Planteamiento de Escenarios para Realizar los Cambios en el Proceso
de Compras Internacionales de una PyME Venezolana
Se proponen dos (02) escenarios para la implantación de los cambios en
el proceso de Compras Internacionales incorporando TI, como se describe a
continuación:
Escenario 1
Automatizar las actividades predefinidas, en todo el proceso de Compras
Internacionales de una sola vez, dentro de la PyME y con los entes externos,
es decir, con los Proveedores, Agente de Carga y Agente Aduana!.
Escenario 2
Automatizar las actividades predefinidas, por partes en el proceso de
Compras Internacionales, siguiendo el siguiente orden según nodo
organizacional:
132
1- PyME
2- Proveedores
3- Agente de Carga
4- Agente Aduana!
En el siguiente Capítulo se evalúa el impacto del cambio para los dos
(02) escenarios planteados.
133
CAPÍTULO IX
EVALUACIÓN DEL CAMBIO EN EL PROCESO DE COMPRAS
INTERNACIONALES INCORPORANDO TI EN UNA PYME VENEZOLANA.
CASO DE ESTUDIO
De acuerdo a los dos (02) escenarios planteados en el Capítulo VIII, se
expone a continuación, las posibles implicaciones a generarse en cada uno
de ellos, primero a nivel organizacional, en cuanto a los cambios en los
procesos y a la adaptación de los actores a las nuevas actividades y forma
de realizarlas, y segundo a nivel tecnológico, en relación a los tipos de
sistemas de software y hardware a adquirir. De esta forma, se evalúan los
escenarios, para luego sugerir el más conveniente con su consecuente plan
de implantación para mejorar el proceso actual de Compras Internacionales.
Luego se mencionan cuales pueden ser las ventajas y riesgos del escenario
elegido para la PyME venezolana.
134
Implicaciones del Cambio bajo el Escenario 1: Automatizar las
Actividades Predefinidas, en todo el Proceso de una sola vez
El Escenario 1, plantea la automatización de todas las actividades del
proceso de Compras Internacionales, tanto a nivel interno de la PyME como
a nivel externo con los entes que participan en el proceso: Proveedor, Agente
Aduanal y Agente de Carga. A continuación se mencionan las implicaciones
a nivel organizacional y a nivel tecnológico.
A Nivel Organizacional
1- Comprometerse con un proceso de mejora de procesos, que se realiza a
bajo nivel (actividades y/o tareas) para los subprocesos y nodos
implicados en el proceso de Compras Internacionales, involucrando
previamente a los actores que participan en él.
2- Capacitación y adiestramiento de todos los actores involucrados, en
cuanto a la importancia y necesidad de los cambios para la mejora del
proceso, y para el uso de los nuevos sistemas de software.
3- Establecer la estrategia necesaria para el aprovechamiento inmediato de
la automatización, implantando versiones funcionales en la medida que el
proyecto se lleva a cabo.
4- Evaluación del impacto de la automatización de los procesos, al ser un
cambio organizacional forzado, tanto a nivel de implantación del nuevo
proceso, como la puesta en marcha de acciones de contingencia para la
minimización de los efectos negativos.
135
A Nivel Tecnológico
Para determinar las implicaciones tecnológicas, se plantean a
continuación tres (03) alternativas de adquisición e instalación de los nuevos
sistemas de software y hardware, para la incorporación de las TI en los
cambios del proceso.
Alternativa 1:
Adquisición de tecnología de hardware y de software ya elaborado para
este fin, como un Enterpríse Resource Planning (ERP), Planificación de
Recursos Empresariales, especializado para gestión de proveedores y
compras de materia prima (aprovisionamiento), donde sólo se requiere
realizar ciertos ajustes de la organización al ERP y viceversa. Entre los
beneficios del ERP que destaca O'Brien (2006, p. 262), se encuentran: (a)
calidad y eficiencia, ya que integra y mejora los procesos internos del
negocio, (b) disminuye costos, en cuanto al procesamiento de
transacciones, hardware, software y el personal de apoyo de TI, (e) apoyo a
la toma de decisiones, ya que proporciona con gran rapidez información
vital interfuncional en el desempeño del negocio y (d) agilidad empresarial,
ya que echa abajo muchos muros anteriores funcionales y departamentales
de procesos del negocio.
Por otro lado, O'Brien (2006, p. 263) también resalta, que los costos y
riesgos de fracaso en la implementación de un sistema ERP son
sustanciales, debido a que los administradores del negocio y los
profesionales de TI subestiman la complejidad de la planeación, desarrollo y
capacitación para preparar un nuevo sistema ERP que cambia de manera
radical sus procesos de negocio, por no involucrar a los empleados
afectados en las fases de planeación y desarrollo o intentar hacer
demasiado en corto tiempo, una capacitación insuficiente y por no realizar
suficientes pruebas y conversión de datos, entre otros. Es una tecnología
136
costosa y un poco rígida, particularmente para el contexto venezolano con
control cambiario de la moneda.
Alternativa 2:
Desarrollo de la tecnología en casa (en la misma PyME), es decir
contratación de personal técnico especializado en la TI de desarrollo e
implantación requerida y en 828. Esta alternativa toma un tiempo largo de
implantación y es generalmente costosa. A nivel de impacto organizacional
implica la constitución de una nueva unidad de desarrollo dentro de la
PyME, por lo que se modifica la estructura de la empresa. Implica también
la adquisición de hardware y software de apoyo requerido. Se generan
costos de mantenimiento en casa o servicios especiales de mantenimiento
según los requerimientos.
Alternativa 3:
Desarrollo de la tecnología requerida mediante contratación externa,
estableciendo los términos de referencia con la descripción del producto
requerido. Se elabora un plan de entregas y pruebas de validación, al igual
que un contrato de mantenimiento o de entregas de fuentes.
El detalle de la tecnología mediante la cual la organización externa
desarrolla y provee los requisitos de la aplicación, como por ejemplo, los
servicios de información disponibles en la web, detalles de diseño de las
bases de datos (8Ds) son opciones técnicas que deben ser determinadas
durante el proceso de desarrollo propiamente dicho, y que escapa a la
competencia de este trabajo.
Al realizarse mediante contratación externa, la empresa proveedora
cuenta con la experiencia, el personal y los equipos para el desarrollo e
instalación de los nuevos sistemas, lo cual genera las siguientes ventajas:
(a) un menor tiempo de entrega, por el respaldo técnico que posee el
137
proveedor y para obtener el pago correspondiente al culminar cada fase del
servicio contratado, (b) se puede exigir un sistema a la medida de las
necesidades de la PyME, (e) el mismo proveedor que desarrolla e instala,
presta el servicio de mantenimiento lo cual facilita esa labor.
Implicaciones del Cambio bajo el Escenario 2: Automatizar las
Actividades Predefinidas por partes en el Proceso
El Escenario 2, plantea realizar la automatización del proceso por partes,
es decir desarrollar e implementar las TI, en forma separada, por actividades
de nodo organizacional del proceso. Una vez que interactúen las partes, se
forma el conjunto del proceso de Compras Internacionales. El nodo
organizacional, es considerado en este estudio, como el conjunto de
actividades dentro del proceso, que ejecuta un tipo de organización, es decir
que en este proceso existen cuatro (04) nodos, los cuales se identifican
como, PyME, Proveedores, Agente de Carga y Agente Aduanal. A
continuación se mencionan las implicaciones a nivel organizacional y a nivel
tecnológico.
A Nivel Organizacional
Tiene las mismas implicaciones del Escenario 1, pero con la diferencia
de que el cambio se maneja progresivamente y se va aprendiendo de la
experiencia de implantación en cada nodo. Esto otorga el tiempo necesario
para que cada nodo asuma de manera individual la responsabilidad y el
impacto del cambio en el modo de trabajo y, pueda habituarse a él, antes de
interactuar completamente con los otros nodos. Este escenario permite el
ajuste progresivo de las necesidades de trabajo cooperativo entre nodos.
138
A Nivel Tecnológico
Se consideran igualmente las tres (03) alternativas del Escenario 1, pero
se desarrollan e implantan a nivel individual o de nodos y, luego, se van
integrando en la medida en que están listas para operar coordinadamente.
Esta implantación progresiva del nuevo proceso automatizado, da mayor
oportunidad técnica de corregir y mejorar la aplicación, en pro de lograr una
colaboración e integración más completas entre las partes.
Propuesta de Cambio en el Proceso de Compras Internacionales de una
PyME Venezolana
Se sugiere realizar el cambio de acuerdo al Escenario 2, bajo la
Alternativa 3, es decir, ejecutarlo por partes, contratando el desarrollo e
instalación de la tecnología a un ente externo. Esta sugerencia se basa en
que al hacer el cambio por nodo organizacional, se puede ir aprendiendo de
la experiencia de cada nodo e ir corrigiendo la incorporación de las TI, para
que sea más rápido y efectivo el cambio en los demás nodos. De igual forma,
se obtiene un producto completamente adaptado a las necesidades de la
organización, de acuerdo al requerimiento que se realice a la empresa
contratada. Al mismo tiempo, al contratar el servicio de un ente externo para
el desarrollo e instalación de las TI, no se modifica la estructura organizativa
de la PyME, lo cual evita costos de selección y contratación de personal,
creación de puestos de trabajo, adquisición de equipos y herramientas para
el desempeño de este personal y adicionalmente se desconoce el tiempo de
duración de sus labores. Cabe destacar, que el proceso fundamental de la
empresa es la manufactura metalmecánica y no el desarrollo de las TI,
139
siendo esta un área de trabajo de poco conocimiento para la organización.
Finalmente, en el contexto venezolano de las PyMEs, la incertidumbre a nivel
económico y las políticas del estado, establecen una serie de factores que
conllevan, a tener que planear la incorporación de las TI por partes o nodos
organizacionales.
Ventajas y Riesgos de la Propuesta del Cambio en el Proceso de
Compras Internacionales de una PyME Venezolana
Un cambio organizacional genera ventajas y puede generar también
riesgos, ambos deben ser de total conocimiento para la organización a la
hora de evaluar una iniciativa en esta área. Por un lado, las ventajas son las
que convencen y dan seguridad a los directivos y miembros de una
organización hacia el cambio. Por otro lado, el conocimiento de los riesgos,
permite evaluar si los mismos se pueden evitar y/o controlar, para disminuir
su influencia negativa en virtud de las ventajas que se obtienen.
Las ventajas que se generan debido al cambio propuesto de incorporar
TI en el proceso de Compras Internacionales de una PyME venezolana, son:
Los actores del proceso se liberan del trabajo engorroso que no
agrega valor al proceso. Es decir, no tienen que transcribir largas
requisiciones, buscar proveedores en forma manual, transcribir
información de las proformas, solicitar información a los entes
externos vía telefónica, realizar cartas bancarias, entre otros.
140
El tiempo para la recuperación de datos e información es mucho más
corto, dado que el sistema automatizado cuenta con repositorios de
datos.
- Aunque no se ha estimado un número preciso, se considera
cualitativamente, que el tiempo de ejecución de las tareas se reduce
significativamente, permitiendo realizar otras tareas que pueden
agregar valor al proceso.
Al reducir los tiempos de ejecución de procesos de Compras
Internacionales, se reduce el tiempo de suministro de materia prima e
insumes, evitando paradas inesperadas de producción e
incumplimiento con los clientes.
Se obtiene en tiempo real, el estatus de las diferentes fases del
proceso de importación, nacionalización y retiro de la mercancía, por
parte de los entes externos.
Permite conocer cuando se realizaron las actividades y ubicar los
documentos u objetos de los procesos.
Permite hacer seguimiento a los tiempos de ejecución de los procesos
para evaluar el desempeño de los actores.
- Al contar con un sistema de software, con la mayoría de las tareas
automatizadas, los datos y la información requerida para ejecutar las
tareas del proceso está a disposición de los nuevos actores que
ingresen a la organización y no únicamente de los que hayan
trabajado durante largo tiempo en la misma.
Se estima que debe generarse una reducción de costos, al disminuir el
tiempo de ejecución de las tareas, obteniendo la materia prima en
141
menor tiempo, lo cual evita realizar compras no planificadas, a
proveedores más cercanos con precios más altos.
- Ampliación del mercado, al invertir el tiempo ganado en búsqueda de
nuevos proveedores que cubran plenamente las requisiciones de la
materia prima e insumas necesarios, así como de maquinaria para
diversificar y ampliar las líneas de producción.
Facilita su posicionamiento en el mercado, al obtener productos de
mejor calidad y en corto tiempo.
Permite el desarrollo de nuevos proveedores, aprovechando el tiempo
ganado para afianzar relaciones con los proveedores, negociar y
obtener de ellos mejores beneficios.
En cuanto a los riesgos que genera el cambio que se propone,
incorporando TI en el proceso de Compras Internacionales de una PyME
venezolana, se destacan a continuación:
Falta de adaptación de los actores del proceso al nuevo cambio por
desconocimiento de las nuevas tecnologías.
Rechazo por parte de los actores del proceso, a una nueva forma de
ejecutar las tareas, por inseguridad a perder su participación en el
mismo, y dentro de la organización.
Rechazo por parte de los actores del proceso, por angustia de hacer
mal las cosas.
Rechazo por parte de los actores del proceso, al no tener claro el
objetivo del cambio y la importancia de su participación en dicho
proceso.
142
Falta de adaptación por parte de los entes externos a la organización
que intervienen en el proceso como son: proveedores, agente de
carga y agente aduana!.
Errores en el diseño de los nuevos sistemas automatizados, por falta
de experiencia técnica en la empresa contratada.
- Sobredimensionamiento tecnológico, de las necesidades de
infraestructura TI, por falta de experiencia técnica de la PyME, al no
definir claramente lo que se requiere y/o externamente (la empresa
que ofrece el servicio), causando la subutilización de nuevos equipos.
- Vulnerabilidad de los sistemas, como el robo de información a través
de las redes, la posible modificación de la imagen de la empresa,
entre otros, lo cual debe ser disminuido con el aumento de la
seguridad por la empresa proveedora del servicio.
Teniendo en cuenta las ventajas y los riesgos que puede acarrear el
cambio propuesto en el proceso de Compras Internacionales de una PyME
venezolana, se procede en el siguiente Capítulo a elaborar un plan de
implantación de la propuesta: Escenario 2 con Alternativa 3.
143
CAPÍTULO X
PLAN DE IMPLANTACIÓN DE LAS NUEVAS TI PARA MEJORAR EL
PROCESO DE COMPRAS INTERNACIONALES DE UNA PYME
VENEZOLANA. CASO DE ESTUDIO
La situación actual de la PyME está establecida, la necesidad del cambio
está demostrada, los posibles escenarios están analizados y la propuesta de
la situación futura incorporando TI está formulada. Sólo resta definir las
especificaciones técnicas de la propuesta y plantear un plan de implantación
de las TI.
Especificaciones Técnicas de la Propuesta de Cambio para Incorporar
las nuevas TI
A continuación se mencionan las especificaciones técnicas que se
sugieren en términos genéricos para incorporar las nuevas TI, las cuales se
plantean al ente externo o empresa proveedora del servicio:
144
1
, 1
1- Elaborar en detalle los términos de referencia, a partir del modelo de
negocios del proceso de Compras Internacionales, partiendo de la
información levantada en los siguientes modelos:
a. Modelo de Objetos del Negocio: Es el requisito de entrada para la
definición del conjunto de datos o base de datos requerida para
apoyar el proceso de forma automatizada y, de la distribución de
datos en cada nodo, según actividades y responsabilidades en el
proceso. De aquí también se extraen los formatos y formularios que
deben implementarse en el sistema de manera que se mantengan,
que se mejoren o se agreguen, según las necesidades y de acuerdo
con los resultados de la comparación del proceso de referencia y el
de la PyME
b. Modelo de Actores y Roles: Es el requisito de entrada para la
definición de casos de uso de la aplicación, el cual se completa con el
Modelo de Objetos y el de Actividades (subprocesos). Los formularios
serán luego parte de los casos de uso de los usuarios y de su
interacción con el sistema.
c. Flujo de Trabajo entre Subprocesos: Es el elemento de inicio para la
especificación técnica del modelo dinámico o de comportamiento de
los objetos del negocio, de las manipulaciones y cambios que estos
sufren; es decir, las actividades, métodos o funciones de la aplicación
que los modifican, usan, crean o eliminan. Al mismo tiempo, es
importante para especificar el empotramiento de las reglas del
negocio en las bases de datos y en los programas que la acceden,
asegurando su coherencia, integridad y consistencia.
2- Elaborar los requisitos técnicos relacionados con las capacidades y
rendimiento de los servidores (aplicaciones, datos), máquinas de trabajo
(PCs) de los usuarios en la organización, específicamente de Compras
Internacionales y Almacén, y en los nodos de entes externos, según
145
disponibilidad actual y, comparando con los requisitos para implantar la
aplicación requerida.
Se sugiere exigir el desarrollo de la aplicación en plataforma de
software abierta y libre, de manera que se minimicen los costos de la
organización en relación a la adquisición de sistemas de apoyo, a la
operación y el mantenimiento del producto final.
a- Al ser una aplicación de tecnología e-business, ésta opera
sobre navegador web, con requisitos de conexión y acceso
básicos a internet.
b- Sistemas operativos para funciones básicas:
Interfaz
- Administración de recursos
- Administración de archivos
- Administración de tareas
e- Lenguajes de programación y herramientas de desarrollo libres
y abiertas, tales como: XML, Java, Postgres, Mysql, PHP, entre
otros.
d- Implementación bajo arquitectura SOA (Aplicación Orientada a
Servicios) bajo las siguientes categorías del proceso de
comercio electrónico:
Control y acceso de seguridad
Perfiles de personalización
- Administración de las búsquedas
- Administración de contenidos
- Administración del flujo de trabajo
Notificación de eventos
Colaboración y negociación
e- Servidores web, de base de datos y de aplicación back-office.
f- Aplicaciones empresariales integradas bajo paquetes de
software (EAI), tales como:
146
ERP (Enterprise Resource Planning): planeación de
recursos empresariales
OL TP ( Online Transaction Processing): procesamiento en
línea de transacciones.
Plan de Implantación de las nuevas TI en el Proceso de Compras
Internacionales de una PyME
O'Brien (2006, p. 416), establece que "la implantación de sistemas
incluye la adquisición de hardware y software, el desarrollo de software, las
pruebas de programas y procedimientos, la conversión de recursos de datos
y diversas alternativas de conversión. También implica la educación y
capacitación de los usuarios finales y especialistas que operarán un sistema
nuevo". En función de estas actividades se proponen cuatro (04) fases para
la implantación de las TI, las cuales se muestran en la Figura 16 y se
menciona a continuación una breve descripción de cada una:
1. Fase de Adquisición: para adquirir el hardware, software y servicios
requeridos, realizando previamente la evaluación de los proveedores
en cuanto a costo, servicio y calidad.
2. Fase de Desarrollo e Instalación: mediante la cual la empresa
proveedora, propone versiones funcionales, se realizan las pruebas y
la conversión de datos, hasta obtener los sistemas más ajustados a
las necesidades de la PyME. Esta fase se realiza en paralelo con la
Fase de Formación y Adiestramiento.
3. Fase de Formación y Adiestramiento: capacitar a los usuarios finales,
para entender e identificarse con el cambio y para el manejo de las
nuevas TI.
147
4. Fase de Conversión: para pasar del sistema anterior al sistema nuevo
(mejorado).
FASE DE ADQUISICIÓN
FASE DE DESARROLLO
E INSTALACIÓN
FASE DE FORMACIÓN Y
ADIESTRAMIENTO
Figura 16
FASE DE CONVERSIÓN
Fases de Implantación de TI en el Proceso de Compras Internacionales de una PyME.
Fase de Adquisición
De acuerdo a los requerimientos técnicos definidos, se debe realizar en
primer lugar la búsqueda de proveedores confiables. Como lo señala Páez
(2008, p. 74):
La adecuada gestión de calidad y productividad de la empresa está asociada a la calidad y el precio de los productos y servicios que consume y que suministran las empresas proveedoras. Esto plantea la necesidad de contar con proveedores confiables con los cuales se mantengan relaciones de largo plazo.
Por tal motivo se deben buscar proveedores que se adapten a las
necesidades planteadas, de óptima calidad y a un precio razonable. A
continuación se mencionan lps pasos a seguir:
148
1. Solicitar a tres (03) proveedores reconocidos, por tipo de producto y
servicio que ofrezcan (en caso que el mismo proveedor no suministre
todos los requerimientos juntos) lo siguiente:
Cotización
Tiempo de garantía
Tiempo para suministrar el bien y servicio
Tiempo de validez de la cotización
Para los siguientes productos y servicios:
Equipos (hardware y software)
Desarrollo del sistema de software
Instalación del sistema de software
Capacitación de los usuarios
Mantenimiento de los sistemas y redes
Es importante que el proveedor suministre manuales de la aplicación, en
cuanto al uso, operación y mantenimiento.
2. Realizar un análisis de las opciones, considerando garantía,
adaptabilidad al requerimiento, calidad de servicio y precio. Es
importante tener en cuenta que al ser una PyME, los precios que se
pueden obtener son altos al ser un volumen de compra bajo por la
dimensión del tipo de empresa, por lo que normalmente se recurre a
intermediarios, sin embargo, cada vez más, se promueve el uso de
internet para la búsqueda de estos proveedores, ya que genera un
mejor resultado, y se puede tener contacto directo con las grandes
empresas proveedoras.
3. Realizar una evaluación del hardware, software y servicios que
ofrecen los proveedores, en cuanto a tecnología, como,
compatibilidad, capacidades, flexibilidad, seguridad, entre otros. A
149
continuación se listan en el Cuadro 28 los factores de evaluación
sugeridos por O'Brien (2006):
Cuadro 28
Factores de Evaluación de Hardware, Software y Servicios
Factores de evaluación Factores de evaluación Factores de evaluación de Hardware de Software de Servicios
Rendimiento: velocidad, Calidad: libre de fallas o tiene Rendimiento: en la relación a capacidad y tasa de errores en su código de lo prometido a su cliente transferencia. programa. pasado. Confiabilidad: riesgo de mal Eficiencia: sistema bien Desarrollo de sistemas: funcionamiento, necesidades desarrollado de código de existencia de desarrolladores de mantenimiento, programa que no consume de sitios web y de otros características de diagnóstico mucho tiempo del CPU, negocios electrónicos, y control de errores. capacidad de memoria o calidad y costo.
espacio de disco. Compatibilidad: Flexibilidad: manejo con Mantenimiento: ofrece compatibilidad con el facilidad de los procesos del mantenimiento al equipo, software y hardware actuales negocio, sin modificaciones calidad y costo. o con los que proporcionan importantes. los proveedores de la competencia. Tecnología: año del ciclo de Seguridad: proporciona Conversión: tipo de servicios vida del producto, usa procedimientos de control de desarrollo de sistemas e tecnología nueva no probada para errores, mal instalación durante el período o corre el riesgo de ser funcionamiento o uso de instalación. obsoleta. inadecuado. Ergonomía: aplica la Conectividad: habilitado para Capacitación: proporcionan "ingeniería de factores internet para fácil acceso a capacitación al personal, humanos" con el usuario en internet, intranets y extranets, calidad y costo. mente, es amigable para el a través de navegadores usuario, seguro, cómodo y Web u otro software de red. fácil de usar. Conectividad: conecta con Mantenimiento: Respaldo: posee facilidad a redes de área implementación de forma instalaciones de computo local y amplia que usan sencilla de nuevas similares que se encuentren diferentes tipos de características o cerca con propósitos de tecnologías de red y correcciones de errores por respaldo de emergencia. alternativas de ancho de los desarrolladores de banda. software. Escalabilidad: puede manejar Documentación: incluye Accesibilidad: proporciona las demandas de pantallas de ayuda y agentes sitios locales o regionales procesamiento de una amplia de software. que ofrezcan ventas, gama de usuarios finales, desarrollo de sistemas y transacciones, búsquedas y servicios de mantenimiento otras necesidades de de hardware, existe centro de procesamiento de soporte al cliente en el sitio información. Web del proveedor,
proporciona asistencia telefónica al cliente.
150
Software: existe software de Hardware: el existente posee Posición de negocio: el sistema y de aplicación las características requeridas proveedor es disponible que pueda utilizar para utilizar mejor este financieramente fuerte, con mejor este hardware. software. buenas perspectivas en el
mercado industrial. Soporte: disponibilidad los Hardware: proporcionan una servicios requeridos de amplia selección de soporte y mantenimiento. dispositivos y accesorios de
hardware compatibles. Software: ofrecen una variedad de software de negocios electrónicos y paquetes de aplicación útiles.
Una vez seleccionada la mejor opción, se procede a la adquisición de los
mismos.
Fase de Desarrollo e Instalación
En esta fase, el proveedor que se seleccione en la Fase de Adquisición,
debe realizar las siguientes actividades:
1. Entregar cronograma de actividades y fechas, indicando
expresamente las fechas de pruebas de validación con el usuario y de
las entregas, para así organizar las labores del departamento de
Compras Internacionales y evitar interrupciones prolongadas.
2. Realizar la conversión de los datos existentes para adaptarlos a las
nuevas aplicaciones, donde deben corregir datos erróneos, realizar la
eliminación de datos no deseados, consolidar datos de varias bases
de datos y organizar datos en nuevos subconjuntos de datos.
3. El desarrollo e implementación del software, haciendo las pruebas
pertinentes, mostrando a los dueños de la empresa el sistema
obtenido o versiones funcionales del producto, para verificar la
151
adaptabilidad del mismo y realizar los posibles ajustes. Sin embargo,
los ajustes definitivos se realizan sobre la marcha cuando los dueños
de los procesos trabajen directamente con el nuevo sistema.
4. Una vez aprobada una primera versión del sistema, se procede con la
instalación de los equipos, sistemas y redes.
Fase de Formación y Adiestramiento
Esta fase debe realizarse en paralelo con la Fase de Desarrollo e
Instalación, para ir adaptando los participantes al nuevo proceso. Como lo
destaca O'brien (2006, p. 27) "las personas son el ingrediente esencial para
la operación exitosa de todos los sistemas de información, estos recursos de
personas incluyen usuarios finales y especialistas en SI". Teniendo en cuenta
que están todos los actores familiarizados con el uso de internet, correo
electrónico y usos de TI en general, para la ejecución de algunas gestiones
de importación, se consideran las siguientes etapas a seguir para la
formación y adiestramiento del personal involucrado:
1. Introducción al Cambio
1- Dar a conocer a los actores del proceso cuáles son las tareas a
automatizar total y parcialmente.
2- Explicar cómo serán estas tareas una vez automatizadas, es decir, en
qué forma el software de aplicación, ejecutará esta tarea sin la
intervención directa de los actores y, en qué grado ellos deben
participar.
152
3- Resaltar las ventajas de la automatización de las tareas a nivel de
reducción del tiempo de ejecución de tareas y de recuperación
información de datos, autorización de trazabilidad, disminución del
margen de error en los procesos y disminución de trabajo engorroso.
4- Destacar la importancia de la intervención de cada actor en el nuevo
proceso, al no ser una reducción de personal (PyME), sino un mejor
aprovechamiento del tiempo, haciendo la labor de los actores más
eficiente y útil, ya que el proceso de Compras Internacionales se
mantiene pero se realizará de una forma más rápida y confiable.
2. Adiestramiento con las Nuevas TI Instaladas
En conjunto con la empresa encargada del desarrollo de la tecnología,
planificar el adiestramiento del personal que interviene en el proceso de
Compras Internacionales. Este entrenamiento cubre uso y adaptación a la
interfaz de usuario, almacenamiento, búsqueda y recuperación de datos e
información, ejecución de las funciones disponibles, ubicación de módulos
de ayuda, impresión de información, verificación del estatus de los
subprocesos, notificación de eventos, entre otros. Se recomienda realizar
sesiones de adiestramiento diarias para no perder la continuidad y el interés
en el uso del nuevo sistema.
Debido a que los entes externos tienen ubicaciones geográficas
diferentes, la empresa proveedora de desarrollo de TI, debe contar con un
módulo de formación y adiestramiento en línea, en ingles y español, con
colaboración de los actores de la PyME, así, se prevé un mejor logro de la
integración de estos entes al nuevo proceso y en forma progresiva,
empezando por los proveedores, luego el agente de carga y, finalmente, el
agente aduanal. Es importante contar permanentemente, en línea, con este
módulo de formación para los nuevos proveedores y usuarios del sistema.
153
3. Retroalimentación entre Actores y Empresa Desarrolladora de TI
En la medida en que los actores se familiarizan con los nuevos sistemas,
ellos pueden, como dueños del proceso, sugerir a la empresa contratada, las
modificaciones necesarias, generándose una retroalimentación que permite
obtener un producto más adaptado, al mismo tiempo que permite a los
actores entender cada vez mejor el funcionamiento de las nuevas TI.
Esta etapa es fundamental, ya que de las observaciones que hagan los
actores del proceso, se obtiene un proceso más eficiente y útil. Para lograr
estas observaciones de forma oportuna, es importante que los actores de la
PyME inicien el uso de los nuevos sistemas cuanto antes, aprovechando la
intervención directa de la empresa desarrolladora de TI en la Fase de
Instalación y Desarrollo. Luego será más sencillo adiestrar a los entes
externos partiendo de un "grupo PyME" ya experto en su manejo.
Fase de Conversión
Una vez que los actores fueron adiestrados y se familiarizaron con el
nuevo sistema en la Fase de Formación y Adiestramiento, se genera
entonces la conversión completa al nuevo sistema y en etapas, ya que como
lo menciona O'Brien (2006, p. 424) "la conversión en etapas permite llevar a
cabo un proceso de implantación gradual dentro de una organización". De
esta forma el nuevo sistema se prueba en una etapa o parte del proceso
hasta que los desarrolladores determinan que puede implementarse en el
resto del proceso. Esto se hace en varias pruebas, es decir, revisión de
prototipos de pantallas, reportes, documentos de entrada, entre otros,
manejando versiones cada vez mejores, donde las mejoras se van
integrando en la medida en que se van implantando las nuevas TI en cada
154
nodo: PyME, Proveedores, Agente de Carga y Agente Aduanal. Esto puede
ocurrir durante un tiempo prolongado de acuerdo a la instalación y
adiestramiento de los actores.
Con esta fase culmina el plan de implantación del proceso de Compras
Internacionales mejorado con la incorporación de TI.
155
CONCLUSIONES
En este trabajo se presentó la Propuesta de Mejora del Proceso de
Compras Internacionales de una PyME Venezolana introduciendo
Tecnologías de Información, cumpliendo cabalmente con el objetivo general
y con los específicos inicialmente planteados, excepto con su objetivo
específico de reingeniería, dado que a lo largo del desarrollo del proyecto, se
determinó que los cambios planteados no implicaban una reingeniería de
procesos sino solo una mejora.
Este estudio contribuye en el área de Comercio Internacional de las PyMEs
venezolanas, bajo un escenario de control cambiario de la moneda, ya que
contiene información detallada y referencial, en cuanto a los procesos y
procedimientos a seguir para realizar compras a proveedores
internacionales. De igual forma, se obtiene una metodología referencial, para
realizar la mejora de un proceso de apoyo de una organización tipo PyME
para incorporar TI, analizando, el tipo y origen del cambio, la cultura
organizacional, los escenarios y alternativas tecnológicas, hasta evaluar el
impacto organizacional de la propuesta y establecer un plan de implantación
de las TI. Este trabajo representa un aporte especial para el CIDE, debido a
156
que en él se realiza un estudio en la línea de investigación de las
Organizaciones, a partir del cual se pueden realizar otros trabajos de
investigación, como la implantación de las tecnologías de información (TI) en
PyMEs, el desarrollo del software y definición de la tecnología de información
requerida para los procesos de apoyo de una PyME, entre otros. Finalmente,
este trabajo puede ser utilizado como un estudio referencial para
investigaciones que impliquen cambios organizacionales con innovación
tecnológica.
En otro orden de ideas, este estudio, es el aprendizaje final de la
Maestría en Administración mención Gerencia, debido al uso y aplicación de
los conceptos aprendidos durante la escolaridad, que fueron posteriormente
utilizados bajo un escenario real, para el desarrollo de esta investigación.
A continuación se detallan cada uno de los aportes del presente trabajo de
investigación:
1 1
Se obtiene un modelo conceptual de referencia del proceso de
compras internacionales, el cual sirve como referencia a las PyMEs
venezolanas, al momento de crear, evaluar y/o mejorar dicho proceso
en este tipo de organizaciones.
Los modelos del negocio (caso de estudio) que se obtienen a través
del BMM y su descripción, son un aporte fundamental, por la
información detallada y completa que poseen del funcionamiento del
departamento de compras internacionales en una PyME venezolana.
o Estos modelos se obtienen en forma de diagrama y están
debidamente validados, los cuales representan el proceso de
compras internacionales de una PyME venezolana
(considerando el control cambiario actual).
157
-~-¡
1
o Los modelos representados son de subprocesos, actividades,
reglas, objetivos, objetos, actores, roles y eventos de las
compras internacionales de una PyME venezolana.
o Los modelos contienen información mucho más detallada y
precisa que el manual de normas y procedimientos
correspondiente al proceso de Compras Internacionales de una
PyME, pudiendo ser utilizado de modo más práctico.
Estos modelos considerados genéricos y en consecuencia adaptables,
sirven de referencia para otras PyMEs similares, para cuando éstas
requieran representar su proceso de compras internacionales;
adicionalmente, los modelos obtenidos contribuyen a la capitalización
del conocimiento organizacional.
El análisis comparativo utilizado en este estudio entre el proceso del
caso de estudio y el conceptual, permite obtener una metodología a
seguir por las PyMEs similares venezolanas.
El análisis del cambio organizacional a efectuarse y de la cultura
organizacional de la organización, al igual que el estudio de los
escenarios planteados con las alternativas tecnológicas, son un aporte
importante para PyMEs venezolanas similares, que requieran realizar
cambios con innovación tecnológica en sus procesos.
Se determinan ventajas y riesgos del escenario y la alternativa
sugerida, a nivel de entes externos e internamente con los actores y
las actividades a desempeñar en el proceso de compras
internacionales.
El plan de implantación de las nuevas TI, en el proceso de compras
internacionales se plantea en cuatro fases: Fase de Adquisición, Fase
de Desarrollo e Instalación, Fase de Formación y Adiestramiento y
Fase de Conversión.
- Aunque no está contemplado en los objetivos de este estudio, se dan
los elementos para definir los términos técnicos de referencia del
158
¡ 1
desarrollo e implantación de las TI para el proceso de compras
internacionales de una PyME.
- Se genera una ventaja en la reducción del esfuerzo laboral, a fin de
dedicar más tiempo a cada proceso y de esta manera ser más
eficiente.
Al realizarse una mejora y de forma continua en el futuro, se
considera, desde un enfoque de gestión, como Calidad Total.
En cuanto a los resultados obtenidos en el caso de estudio se destaca:
Partiendo del proceso de compras internacionales del caso de estudio,
se identificaron todas las actividades y tareas que pueden
automatizarse total o parcialmente para introducir TI, a nivel de PyME
y de las actividades que realizan los entes externos. De esta
identificación se encontró que:
o El proceso de compras internacionales del caso de estudio,
posee un 27,68% de actividades donde intervienen entes
gubernamentales, las cuales no pueden ser automatizadas por
la PyME.
o En el proceso de compras internacionales del caso de estudio,
existe un 58,93% de la suma de actividades automatizables
parcial y totalmente.
o Todas las actividades automatizables que realizan los entes
externos, sólo lo son parcialmente, y representan el 16,96% de
todas las actividades del proceso de compras internacionales
del caso de estudio.
En relación al cambio organizacional del proceso se estableció que:
o El origen de las fuerzas del cambio del proceso del caso de
estudio, son externas debido a las tendencias tecnológicas del
entorno, específicamente, por instituciones gubernamentales y
empresas competidoras en el mismo mercado.
159
o El tipo de cambio que se genera en el caso de estudio es
forzado al ser causado por los cambios tecnológicos del
entorno.
o La cultura organizacional influye significativamente en las
decisiones y forma de realizar los cambios dentro de la
organización.
Del análisis a nivel organizacional y tecnológico, de los dos escenarios
planteados para el caso de estudio, se sugiere realizar la
automatización por nodo organizacional: PyME, Proveedores, Agente
de Carga y Agente Aduana!, para aprender de la experiencia de cada
nodo e ir corrigiendo la incorporación de las TI, lográndose en forma
más rápida y efectiva el cambio en los demás nodos.
De las tres alternativas tecnológicas sugeridas, se determina la
contratación del desarrollo e instalación de las nuevas TI a un ente
externo, para evitar modificaciones en la estructura organizativa y
obtener un producto hecho a la medida de las necesidades de la
PyME.
El impacto sobre el resto de la organización del caso de estudio, se
genera en el Departamento de Almacén, donde cuatro actividades
ejecutadas por este departamento, se automatizan totalmente y dos
parcialmente, por tal motivo se automatiza e integra al cambio este
departamento a nivel de intercambio de información con compras
internacionales.
160
RECOMENDACIONES
Teniendo en cuenta los diferentes aportes de este trabajo, a
continuación se mencionan algunas sugerencias que permiten
aprovechar mejor las ventajas organizacionales y técnicas ofrecidas por el
modelo de cambio propuesto.
- Analizar el contexto actual de la PYME en la cual se espera implantar
el modelo:
o Antes de decidir incorporar las nuevas TI en los procesos de
una PyME, es importante estudiar la situación actual de la
organización, es decir, identificar sus necesidades y realizar la
evaluación de la capacidad tecnológica instalada.
o Se debe verificar previamente, las similitudes del caso de
estudio con otras PyMEs, para tomar como referencia el
presente estudio al incorporar TI en sus procesos de Compras
Internacionales.
o Los cambios que se generen para mejorar un proceso, deben
realizarse cumpliendo los objetivos de la organización y de los
procesos.
Los proveedores de desarrollo e instalación de las nuevas TI, deben
ser empresas reconocidas y con la capacidad de interpretar las
necesidades de la PyME, para obtener el resultado mejor adaptado a
los requerimientos de la misma.
161
Evaluar cuidadosamente las propuestas del/de los proveedor(es), en
cuanto al hardware, software y servicios, para tratar de evitar
tecnología sobredimensionada, obsoleta o subdimensionada.
Encontrar consenso y apoyo por parte de la organización:
o Es importante que tanto los directivos de la PyME, como los
actores del proceso a mejorar dentro de la organización, estén
identificados y convencidos de realizar cambios en sus
procesos.
o Lograr que los actores entiendan y asimilen la importancia y la
necesidad del cambio en la organización.
o Antes de iniciar cualquier cambio o mejora que involucre
incorporación de las TI, es fundamental que los actores del
proceso de la PyME conozcan el uso y funcionamiento de las
mismas, para que puedan asimilar y contribuir en forma positiva
con el proceso de cambio.
o Es de gran importancia que los actores o dueños del proceso,
participen en el modelado o levantamiento de los procesos y
actividades, para obtener la mejor representación de éstos,
para lograr identificar más efectivamente las actividades a
automatizar.
- Se recomienda realizar los cambios en forma gradual, para aprender
de cada experiencia, obteniendo mejoras cada vez más eficaces.
162
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166
ANEXOS
167
[ANEXO 1]
[Subprocesos del Proceso de Compras Internacionales como Marco Conceptual de Referencia de las PyMEs]
Según la notación UML Business utilizada en el método BMM, los elementos contenidos en un proceso se representan con símbolos como se describe a continuación:
LJ Es un Evento que llega y genera una actividad. Este evento es un objeto.
D Es un Objeto dentro del proceso, como información (datos, planilla, documento, forma, entre otros), insumo, producto, persona, recurso trsico, intangible, entre otros.
o Es una Actividad del proceso que no puede ser descompuesta en otros de más bajo nivel.
Es un punto de Decisión entre 2 ó más objetos del proceso .
• Es el Inicio de un Proceso o Actividad.
Es el Final de un Proceso o Actividad.
Es el Flujo de Control, es decir muestra el orden de ejecución de los procesos.
·-------;::. Es el Flujo de Recursos, es decir representa recursos que fluyen entre procesos.
Según la descripción de los Subprocesos del Capítulo IV, se identifican los nombres de los departamentos a cargo del Proceso de Compras Internacionales de la siguiente forma:
Departamento de Compras: OC
Departamento Técnico: DT
Departamento de Servicios Aduanales: OSA
Departamento de Tráfico: OTRA
168
REQUISICIÓN A COMPRAS
(SOLICITANTE)
REQUISICIÓN (CORRECTA)
VERIFICAR INFORMACIÓN DE LA
• ._ ___ ___:;;o.! REQUISICIÓN (OC) 1---....;:;¡..: ABRE NUEVO
EXPEOIEN1E (OC)
Inicio
Figura 1A
Subproceso: Solicitud de Materiales a Compras
~--fiN/~--~-----------·--
ad IMPORTACI~ ----- ------··---------------············------.
Inicio
...------, FUEN1ES
PROii'EEi50RAS
' ' ' ' \
'
REALIZAR SOLICITUD DE COllZACIÓNA
PROVEEDORES (OC)
Figura 18
3 SOLIQ-TUDES
DE COllZACION
ENVIARLAS SOLICITUDES DE
COllZACIÓN A LOS PROVEEDORES (OC)
Subproceso: Solicitud de Cotización a Proveedores
169
1----_:;¡.{·
FIN
adNACIONAU~CióN~~ ------ --- -- ----------- ------- -------l
Inicio
VERIRCAR INFORMACIÓN DE LAS CO'IIZACIONES
(OC)
ESTÁ COMPLETA Y CORRECTA LA INFORMACIÓN?
REAUZAR CUADRO COMPARA'IIVO DE
CO'JIZACIONES (OC)
Figura 1C
Subproceso: Elaboración de Cuadro Comparativo y Negociación
C011ZACIÓN --oer--PROVEEDOR s~o
SOUCITAR LOS PERMISOS
RESPEC11VOS (DSA)
Figura 10
Fin
SELECCIONAR AL PROVEEDOR MÁS
ADECUADO (OC)
CO'IIZACIÓN DEL
PROVEEDOR SELECCIONADO
ENVIAR LA INFORMACIÓN OBTENIDA A COMPRAS
(OSA)
Subproceso: Verificación de Servicios Aduanales y Solicitud de Permisos
170
ad REALIZAR ORDEN DE COMPRAS AL PROVEEDOR SELECCIONADO
PERMISOS OBTENDIDOS
REQUISICIÓN (CORRECTA)
1
1' 1
1 1'
/
REALIZAR LA ORDEN DE COMPRAS FORMAL AL
PROVEEDOR (OC)
,. 1
1 /
1' /
1
COllZACIÓN DEL
PROV'EEDOR SELECCIONADO
1 /
/
ENVIAR LA ORDEN DE COMPRAS AL
PROVEEDOR CON FECHA ¡;.......--3lol e ACORDADA DE
1
1' /
EMBARQUE (OC) FIN
ORDEN DE COMPRAS
Figura 1E
Subproceso: Realización de la Orden de Compras al Proveedor Seleccionado
171
SOLICITARA TRÁFICO/PROVEEDOR
MEDIO Y TRANSPORTISTA MAS ADECUADO (OC)
SOLICITAR PRODUCIR lA ORDEN AL
PROVEEDOR (OC)
HACER LAS CORRECIONES (PROVEEDOR)
ENVIAR A OSA COPIA DE SERVICIO SOLICITADO A -----------------------
DlRA(DC)
HACER EL RASTREO E INFORMAR A COMPRAS Y SERV. ADUANALES DEL
OESVIO O LLEGADA DEL MATERIAL (DlRA)
• FIN
L-~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~---·--------------·-·---~---~~
Figura 1F
Subproceso: Embarque de los Materiales y Envío de los Documentos al Agente Aduanal
172
INICIO
NOllACAR AL AGENlE ADUANAL COMO,
CUANDO Y o0NDE LLEGA EL MATERIAL (OSA)
ENlREGAR EL MATERIAL Al. AGENJ< ADUANAL
(DlRA)
VERJACAR CON EL AGENlE ADUANAL
CONDICIONES DE LA MERCANCIA (OSA)
Figura 1G
LA MERCANCIA LLEGÓ CON PROBLEMAS?
~----------------------~-,~~--------~ FIN
Subproceso: Nacionalización y Retiro de los Materiales
173
ad ~NSPORlE--A DESTI~_FINAL Y REcEPCió~ ~E LOS MATERIALES P~R PARlE-óil souc1~~~ ·-
RECIBIR EL MATERIAL
(SOLICITANTE)
Figura 1H
MERCANclA LLEGÓ EN BUEN ESTADO Y COMPLETA?
f--------?>j BUSCAR ~C~OLUCIÓN
ENVIAR ACUSE DE RECIBO A COMPRAS
(SOLICITANTE)
Subproceso: Transporte a Destino Final y Recepción de los Materiales por parte del Solicitante
174
[ANEXO 2]
[Subprocesos y Actividades del Proceso de Compras Internacionales de una PyME Venezolana. Caso de Estudio]
Según la notación UML Business utilizada en el método BMM, los elementos contenidos en un proceso se representan con símbolos como se describe a continuación:
Es un Evento que llega y genera una actividad. Este evento es un objeto.
Es un Objeto dentro del proceso, como información (datos, planilla, documento, forma, entre otros}, insumo, producto, persona, recurso fisico, intangible, entre otros.
O Es una Actividad del proceso que no puede ser descompuesta en otros de más bajo nivel.
Es un punto de Decisión entre 2 ó más objetos del proceso.
Es el Inicio de un Proceso o Actividad.
Es el Final de un Proceso o Actividad.
Es el Flujo de Control, es decir muestra el orden de ejecución de los procesos.
·----·--;> Es el Flujo de Recursos, es decir representa recursos que fluyen entre procesos.
Según la descripción de los Subprocesos y Actividades del Capftulo V, se identifican los nombres de los actores del Proceso de Compras Internacionales de una PyME, de los formatos y términos usados, de la siguiente forma:
Almacén: A
Agente Aduanal: AA
Agente de Carga: ACA
Asistente de Compras 1: AC1
Asistente de Compras 2: AC2
Jefe de Compras: JC
175
---¡
Mensajero: M
Presidencia: P
Proveedor: PRO
Instructivo Evaluación de Proveedores: (GU-CP-1-001)
Norma de Calidad de Proveedores: (GU-CP-N-001)
Formato de Requisiciones Internas a Almacén: (GU-AL-F-003)
Formato de Requisiciones a Compras: (GU-CP-F-007)
Registro de Proveedores: (GU-CP-F-004)
Formato de Solicitud de Cotización/Request of Quotation: (GU-CP-F-001)
Formato de Orden de Compra/Purchase Order: (GU-CP-F-005)
Plano: (GU-IG-F-001)
Formato de Reclamos de Productos Comprados: (GU-CP-F-006)
Formato de Evaluación de Proveedores: (GU-CP-F-003)
Formato de Cuestionario de Evaluación del SGC de Proveedores: (GU-AC-F-022)
Servicio Autónomo Nacional de Normalización, Calidad, Metrología y Reglamentos Técnicos: SENCAMER
Término usado para el trámite de obtención de Certificado de No Producción ante el antiguo Ministerio de Industrias Ligeras y Comercio: MILCO
Comisión de Administración de Divisas: CADIVI
Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria: SENIAT
Planillas que arroja la web de CADIVI una vez realizada la Solicitud de Adquisición de Divisas: RUSAD (03, 04 y 05)
Autorización de Adquisición de Divisas: AAD
Autorización de Liquidación de Divisas: ALD
176
----- . - ------------ad COMPRAS
:-------------------------------------------------.----~---,
ReqUslclóna COI!lXas (GU-CP-F· 007),~anos(GU-IG
F-001)y especdicaciones (A)
Nuevos PrOVeedOres
Evaluación de r Norma de Proveedores - Calidad de (GlU:P~-603) P~
GU.CP-N-1101
Formato S OiiC'iilidde
cOtizBc'ióñ"iGuCP-1'-1101)
Figura 2A
Subproceso: Compras
177
carpem de Compras del
~
1 ad BUSQUEDA DE PROVEEDOREV--
1
inicio
Requisición a Compras(GU
CP-F-007), planos (GU-IG
F-001)y especificaciones
fA)
Buscar Proveedores de productos de requisición
(AC1)
-------------------· --
Seleccionar 3 Proveedores por tipo de producto con más alta
puntuación (AC11
Evaluación de Proveedores !GU.CP-f-003)
Norma de Calidad de p~ (GU.CP-N-001)
Carpeta Registro de
Proveedores (GU-CP.f-004)
Buscar (internet o en catalógos) nuevos
Proveedores hasta NP=3 (AC1)
Figura 28
[NP=3)
Actividad: Búsqueda de Proveedores
178
Tomar datos de Proveedores
(AC1) • Fin
a_d SOLICilUD DE COliZACIONES )
Datos 3 Pr~es
'
Inicio
ad ORDENES DE COMPRA
' ' ' ' ' '
Fonnato s~.
cotización (GUCP-F-001)
Sollcib.ldes de Cotización
correspondientes
' ' '
!//' ' ' ' ' ' ' '
' ' ..;l<---L-----'---....
Elaborar 3 Sollcib.ldes de Cotización por tipo de
producto (AC1)
Requisición a Compras !GU-CP
F-0071 planos (GU~G-F-001) y
especificaciones
Env lar (correo electrónico o fax) Sollcib.ldes de
Cotización con planos y tabla de especificaciones
(AC1)
Carpeta Registro de Proveedores
(GU-CP-F-004)
Figura 2C
Archlv ar Solicitudes de Cotización (AC1)
Carpeta Solicitudes de
Cotización
Actividad: Realización de Solicitud de Cotizaciones
completa?
Dar instrucciones adicionales a
Proveedores para negociar (AC1)
[~} (NO(
: 1
Figura 20
Formato Orden
~-CP-F-'105)
Actividad: Generación de Órdenes de Compras
179
-
----------------------------------------------------------------------------------------------------,
~111~ 1',:, / 1; .. ~1- liJ ' ¡,:.
Figura 2E
Subproceso: Importación
----------- ------
Hacer las correcciones al Proveedor (AC1)
Verificar Factura •l----""1 Proforma según Órden de
Notificar aprobación al
Proveedor (AC1)
Inicio Compras y las
condiciones acordadas (AC1)
~ ' Órdenes ¡
de !<------------------------------------------ ---~ ~
~ corres¡i"ondencia
'
del Proveedor ~ -------------------------------------------------------------------· del ano en curso
Figura 2F
Actividad: Elaboración de Resumen de Facturas Proformas Aprobadas
180
Planillas
~:S
Usta de bienes prioritarios de CADIVI set~ún última Gaceta ~
Requerir algún pe iso para s:~r Importado? (JC)
Figura 2G
Actividad: Solicitud de Permisos
181
Figura 2H
Actividad: Solicitud de Divisas a CADIVI
182
IniCIO
~ correSPondencia
Lugar de en1resa. tif)() de
mercancta y datos del Proveedor
del Proveedor del ano en curso
v olumcn y pC$0 total estimado (JC)
Tomar infonnación de lugar de entrega, tipo de mercancla y datos del Proveedor de Factura
Profonna (JC)
',
Solicitar a Agentes de carga Cotización para embarque hasta puerto
venezolano y pedir tiempo de travesla (JC)
Fecha estimada de embargue en caordfnael6n con el Proveedor (F)
Archivar Cotización y --------------------------- fecha estimada de
Figura 21
carpeta del Asenté de
Carga del ano en curso
Actividad: Contratación de Agente de Carga
183
embarque (JC)
Fin
--------------------------------.
Carpeta de correSriOndencia
del proveedor del ano en curso
Solicitar a Proveedor borrador de documentos
·f----~ para enviar en original
Verificar que los documentos coincidan con solicitud a
CADIVI(JC) Inicio
(JC)
Borracbrde Factlaa lista de errmgua y ~
entergua
Hacer las correcciones respectivas al Proveedor
(JC)
Están correctos los documentos?
Figura 2J
Actividad: Embarque de Mercancía
184
Fotocopiar y enviar los documentos originales,
copia de los RUSAD, permiso necesario en original y autorización ante CADIVI al Agente
Aduanal (AC2)
Esperar confirmación de recepción de documentos del Agente Aduana!
(AC2)
Autorizar Agente Aduanat la(s)
solicitud(es) ante la web de CADIVI (JC)
Fin
Documento originales
(PRO)
Permisos de los emes
correSPOndientes
Directorio telefónico y
de direcCIOnes de servicios
Carpeta de importación ,
Notificación daarrlboda
~-· """"' Venezolano (ACA)
Planillas im¡;resasCon
borrador de
~
Autorización de presidencia para
~ impuestos
Fechas de re~to
de aduana '1
Solicitar (Agente Aduana!)
resultado de los reconocimientos
(JC)
Esperar que lleguen dfas de
reconocimientos (JC)
~
Hacercarta bancaria, firmarla y sellarla (AC2)
Cortlrlllllr reaUzaci6ndel pagodeTeaoroySENlAT
(JC) Directorio 'telefónico y
de direcCiOnes de serv iclos
'--------------------------------------------------------------------------------------------;:--::-.:--::-.:--::-:.:!:::;-~~-,.J
Figura 2K
Subproceso: Nacionalización
185
Esperar respuesta de Agen1e Aduanal (JC)
·"' requ\s\tos consignados
(AA)
Validación notificada
(AA) ................... .............
' 1 ', /
1 1
Preliguidaciones de almacenaje
deroora de conten
aoente ad.Janal forwarder y otros
IAafax
',,, 1 ,' --------\ ' ~ ~ _J COI?iadecartade
',\\ // _ _,,-'' --- ,--------71L~-~o*'de~deoós~i!!!;tos:s:.....J
-- ,_''_,_ _ _._~"'1-1 _.~:;:', __ , ...... ,
-------------------------------------------.. ----------------------------------------COORDINACIÓN
CON AGENTE ADUANAL ' ' ' '
' ' ' ' ' ' ' '
' ' '
' ' 1 1
1 1
1
Fotocopias de docs. originales
Figura 2L
' ' ' ' ' ' '
-------------------------------- j
Fecha de r~ rrercancla
' ' ' ' ' ' ' ' ' ' ' ' ------------------ ----------- ----·
' ' ' ' ' Oirectaio
telefónico y de drecclones de
seNcios
' ' ' ' ' ' ' ' ' ' ' ' ' ' --------------------------------------------J
' ' ' '
Subproceso: Retiro de la Mercancía del Puerto
186
ad COORDINACIÓN CON AGENTE~~----~~--~---------~----------- -----------
Validación de
mercancfa
fotocopiar depósitos realiz.ados, retenciones y ·, carta firmada de envio de
depósltDs (AC2)
Fecha de
retiro de
mercancla (P)
Solicitar a Agente Aduana! gastos para retirar mercancta
en fecha indicada (JC)
Preliguidacionesde alrn!!l?énajadarrDrade,
coUuiOdoi aael'te
~ ~
Env lar retenciones y preliquidaciones a
Tesorerfa para que realice los depósitos respectivos '
(AC2)
Env lar a Opto. de Contabilidad para que
hagan retenciones (AC2)
Solicitar correcciones a AQerte Adumal o orm ll't.Oit~:;ra<b (AC2)
_ ...... --
Confirma ció de pago
de gastos(P)
.... • ~-""":::=_::::: :_:::=:~:::::,:____________ -- -- --- -- __ j
depósitos realizados
retenciones y carta de envio de los mismos
Archivar en carpeta de importación copias de
depósitos realizados con prellquldaciones y retenciones (AC2)
Figura 2LL
Corroborar (Agente Aduana!) que el proceso '
de retiro de mercancra est:6
sin novedad (JC)
Actividad: Coordinación con Agente Aduanal
187
Esperar (Agente Aduana!) confirmación de salida
del puerto de mercancla (JC)
_j
Solicitar (Almacén •a-_;;,..¡ Central} el/los vehículo(s}
necesario(s} para el retiro de la mercancía (JC} Inicio
Cerpeta de la
impo;:¡¡¡ción
Directorio
~ de
direcCiOnes de servicios
Figura 20
Actividad: Coordinación con Almacén Central
188
Enviar (Almacén Central} copia de factura, lista do empaque y certificado de calidad de mercancia a
retira11AC2}
• Fin
Condctones de
roorcl!f"C:1a recibida y fecJt1ade recepción
Inicio
/'
-----"'----''-----"'----..,. /:;:' _-' /
Providencias resoluciones y convenios de
CAD lVI
Careetas de solicitud de AADCon ~ ~
Figura 2P
Conformidad por parte del Operador Cambtario7
F'n
Subproceso: Cierre de Importación
189
Solicitar correclones del Operador Cambiarlo {M)
-~--~ 2 Carpetas de
solicitud de ALD
Correcciones del Ooerador
Cambiario para la solicitud de
ALD
ad uaUiDACION DE DIVISAS)----- - -- ----- --- ------- - ---------------------- --
Notificar {Presidencia) el AW obtenido para
autorizar liquidación de divisas (JC)
¡-------------------------------------------------------------------------------------------------------------¡
! ¡ ..... , Correcciones
Modelo de carta de liquidación
lde dlv lsas según el operador cambiarlo
Conformidad por parte del Operador Cambiaría?
carpetas de ,.. .... solicitud de
AADcon acuse de
~
del operador cambiarlo para
liquidar las
~
Recuperar 1 carta con sello de acuse de recibo
(M)
Fin
NctiflcaejOfl .. liqt.i!Deión ........
"' -CW'GPric
Nctifi::'ál
reeepciOn .. ........... (PRO)
-------------------
__________________________ .J
Documentos originales de
nacionalización. facturas y Acta de verificación de CAD! VI v la
~
----------- ________ ______________________________ ___j
Figura 2Q
Subproceso: Liquidación de Divisas
190
[ANEXO 3]
[Modelo de Objetos del Proceso de Compras Internacionales de una PyME Venezolana. Caso de Estudio]
Según la notación UML Business los elementos contenidos en el Modelo de Objetos se representan con símbolos como se describe a continuación:
D Es un Objeto dentro del proceso, como información (datos, planilla, documento, forma, entre otros), insumo, producto, persona, recurso físico, intangible, entre otros.
B Son Clases de Objetos, es decir que agrupa los objetos por tipo con sus características.
<> Permite la asociación entre objetos o clases de objetos.
~Agrega atributos, información u objetos a otro objeto
·----·--:... '"'" Es el Flujo de Recursos, es decir representa recursos que fluyen entre Objetos.
Asociación o relación entre objetos
191
GLOSARIO DE TÉRMINOS
COVENIN: (Comisión Venezolana de Normas Industriales)
La norma venezolana COVENIN es el resultado de un laborioso proceso, que
incluye la consulta y estudio de las normas internacionales, regionales y
extranjeras, de asociaciones o empresas relacionadas con la materia, así
como de las investigaciones de empresas o laboratorios, para finalmente
obtener un documento aprobado por consenso de los expertos y
especialistas que han participado en el mismo.
Desde su aprobación por consenso, es una referencia aprobada por todos,
que permite definir los niveles de calidad de los productos, facilitar el
intercambio comercial de bienes y servicios, y resolver problemas técnicos y
comerciales.
DP (Data Processing) Procesamiento de Datos: Ejecución de una
secuencia sistemática de operaciones realizadas con los datos para
transformarlos en información.
EA (Enterprise Architect): Herramienta UML para Negocios,
Software y Sistemas de tiempo real. El ambiente de modelado para trabajo
en equipo, potenciado por UML 2.3, abarca el ciclo de vida completo del
desarrollo de software, con herramientas que pueden proveerle una
estructura competitiva en modelado de negocio, diseño de software,
193
ingemena de sistemas, arquitectura de empresas, gestión de requisitos,
testing, entre otros.
EIS (Enterprise /nformation Systems) Sistemas de Información de
Empresa: Un Sistema de Información de Empresa, es en general cualquier
tipo de sistema de computación que es de "clase empresarial". Esto significa
normalmente que ofrece alta calidad de servicio, que trata grandes
volúmenes de datos y capaz de apoyar a alguna organización de gran
tamaño. Proporciona una plataforma tecnológica que permite a las
organizaciones integrar y coordinar sus procesos de negocio. Proporcionan
un sistema único que es fundamental para la organización y asegura que la
información puede ser compartida en todos los niveles y jerarquías
funcionales de gestión.
ERP (Enterprise Resource Planning) Sistemas de Gestión Empresarial:
son sistemas de gestión de información que integran y automatizan muchas
de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o
productivos de una empresa, eliminando complejas conexiones entre
sistemas de distintos proveedores.
MIS (Management lnformation Systems) Sistemas de Información
Gerencial: Sistema de apoyo administrativo que produce informes,
presentaciones y respuestas especificados de antemano de manera
periódica, excepcional, a demanda o automática.
OMA Organización Mundial de Aduanas: es un organismo internacional
dedicado a ayudar a los países miembros (normalmente representado por las
respectivas aduanas) a cooperar y estar comunicados entre ellos en materia
aduanera. Fue fundada en 1952 como el Consejo de Cooperación Aduanera
nombre que utilizó hasta 1994, año en que se cambió por el vigente.
194
-~~
OMG (Object Management Group) Grupo de Gestión de Objetos: es un
consorcio dedicado al cuidado y el establecimiento de diversos estándares
de tecnologías orientadas a objetos, tales como UML, XMI, CORSA. Es una
organización sin ánimo de lucro que promueve el uso de tecnología orientada
a objetos mediante guías y especificaciones para las mismas.
PROFIT: es uno de los primeros y pocos sistemas empresariales diseñados
y construidos enteramente para operar bajo ambiente Windows. Además,
ofrece capacidades para una adaptación y arquitectura abierta única,
desarrollada con herramientas estándar de la industria, incluyendo Visual
Studio 6.0 de Microsoft, y tecnología SQL de base de datos que permiten
que el sistema se pueda extender e integrar fácilmente con aplicaciones
particulares de la empresa. Este diseño proporciona a los usuarios la máxima
flexibilidad, eficiencia, confiabilidad y desempeño.
RIF (Registro de Información Fiscal): Es un registro destinado al control
tributario, en el cual deben inscribirse las personas naturales o jurídicas, las
comunidades y las entidades o agrupaciones sin personalidad jurídica,
susceptibles en razón de los bienes o actividades, de ser sujetos o
responsables del Impuesto sobre la Renta, los agentes de retención del
impuesto, y los residentes en el extranjero sin establecimiento permanente o
base fija, siempre que la causa del enrique-cimiento esté u ocurra en
Venezuela. Igualmente, todas las personas naturales y jurídicas obligadas
por las leyes, reglamentos y demás normas a inscribirse en el Registro de
Contribuyentes (RIF) de la Administración Tributaria.
SIDUNEA: Es el Sistema Aduanero Automatizado, que sirve como
herramienta informática para el control y administración de la gestión
aduanera, desarrollada por La Conferencia de las Naciones Unidas sobre el
Comercio y el Desarrollo UNCTAD, y que actualmente es usada con éxito en
195
más de 80 países, SIDUNEA permite realizar un seguimiento automatizado
de las operaciones aduaneras y controlar efectivamente la recaudación de
los impuestos aduaneros, porque este sistema verifica automáticamente los
registros, calcula los impuestos y contabiliza todo lo relativo a cada
declaración, con la mínima intervención del factor humano subjetivo.
SIS (Strategic lnformation Systems) Sistemas de Información
Estratégica: Sistemas de información que proporcionan a una empresa
productos y servicios competitivos que le dan una ventaja estratégica sobre
sus competidores en el mercado. Además, sistemas de información que
fomentan la innovación empresarial, mejoran los procesos del negocio y
crean recursos de información estratégica para una empresa.
196
