CodigoRevision

: 12-GFHL-ITF-PE-01: 04

EVALUACIONDE LA SOLICITUD DE ITF

Revisado por: W;Jose Canelo XCoordinador ~FHL

FechaPagina

Aprobado por:

: 0 ole. 2012: 1 de 5

Ing. Gustavo CastilloEspecialista URGC

Ing. Elias FoxJete de URGC

IngEsp cialista UPPD

Ing. Jorge Humberto VillarJete de UPPD

EI presente instructivo es aplicable a todas las actividades que se detalian en el Anexo N° 1 delProcedimiento Atencion de Solicitudes de Informe Tecnico Favorable.

ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE

EI responsable recibe y analiza en gabinete la solicitud (expediente), yel 0 los expedientes antecedentes, de existir, previa requerimiento al

10. Asistente Administrativo 0 AOT

Verificacion del De ser necesaria una visita, el supervisor imprime la "Guia de

Expediente Supervision" por el tipo de actividad de supervision, segun Supervisorcorresponda. Asimismo, coordina con el solicitante, la fecha y horapara realizar la visita de supervision.De Iievarse a cabo la visita, el proceso continua en la actividad 15, casocontrario continua en la actividad 20.

INSTRUCTIVO Codigo : 12-GFHL-ITF-PE-01

COsinerg • Revision : 04

EVALUACION Fecha : 03 DIe. 2012~O'!.ft'Ul.~cttlo.l~#ifl'Si6*irn!M!lf..v."'Ml.*<H;l.t.

DE LA SOLICITUD DE ITF Pagina : 2 de 5

15.Visita alestablecim iento

20.Elaboraci6n

DESCRIPCION

EI responsable se presenta al establecimiento y valida el nombre 0raz6n social del solicitante, nombre del representante legal, tipo ynumero del documento de identidad" direcci6n del establecimiento(direcci6n operativa), direcci6n legal y direcci6n de correspondencia.De existir cambios, el responsable informa al solicitante que debecomunicarlo a OSINERGMIN.Asimismo, valida el nombre de quien acompafie durante la supervisi6n,tipo y numero del documento de identidad y, cargo administrativo.

EI responsable consigna los datos en la "Carta de Visita deSupervisi6n"; registra en la "Guia de Supervisi6n", de manera clara yconcreta, los cumplimientos e incumplimientos a los reglamentos.Cuando exista duda, el responsable consulta al Especialista/SRcorrespondiente.

AI terminG de la visita, el responsable entrega al solicitante una copiade la "Carta de Visita de Supervisi6n", recabando el cargo de recepci6ncon la firma correspondiente del solicitante.

Cuando la "Gufa de Supervisi6n" contenga incumplimientos, elresponsable comunica al solicitante que Ie sera notificado un Oficioconteniendo las observaciones detectadas y el plazo 1 para poderpresentar los descargos correspondientes.

Si el responsable se presenta en la direcci6n indicada por el solicitanteen su solicitud y 10 encuentra cerrado 0 no se Ie permite el ingreso, nise Ie brinda facilidades para supervisar y, en consecuencia, no puedeconcretar la visita, el responsable 10 reporta en la "Carta de Visita deSupervisi6n" y recolecta los medios probatorios. EI proceso continua enla actividad 25.

Si durante la visita el responsable encuentra situaciones especiales enel establecimiento como son:

1. Que el establecimiento cuente con instalaciones y/o este operando,sin contar, de ser el caso, con la Ficha de Registro,

2. Para los casos de unidades operativas que cuentan con ficha deregistro y estan solicitando Modificaci6nse encuentra que:a. Ha efectuado modificaciones sin la debida autorizaci6n,b. Esta operando con modificaciones realizadas sin la debida

autorizaci6n.3. Que se constate que quien opera el establecimiento es una

empresa distinta a la que figura inscrito en la Ficha de Registro, u4. Otra situaci6n especial.

Ante estas situaciones, el responsable procedera hacer la consulta alEspecialista de la Unidad respectiva,

J El usuario contani con 10 dias habiles, para las solicitudes atendidas en UROC, y hasta 30 dias hGbiles en UPPD. Excepcionalmentese considerara un segundo oficio cuyo plazo sera de 2 dias hGbiles en el caso de UROC y hasta 15 dias hGbiles en UPPD.

Codigo : 12·GFHL-ITF-PE-01Revision : 04C°sinergmn

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ACTIVIDAD

Cierre delPrimer Informede Supervisi6nen el SFH

30. Vistos yFirmas deOficio

40.Registro deEscrito(s)

50.Evaluaci6n delEscrito,de existir.

EVALUACIONDE LA SOLICITUD DE ITF

Fecha . : 03 DIe. 2012Pagina : 3 de 5

DESCRIPCION

al SFH e imprime el reporte del SFH. EI informe debera:

En caso de haber detectado incumplimiento(s) a la normativa tecnica -legal, debe indicar citando 10 escrito en la "Guia de Supervisi6n" con elsustento correspondiente y si es posible adjuntando fotografias. Luegoimprime el Informe de Supervisi6n e incorpora al expediente elrespectivo proyecto de Oficio firmado (UROC). EI proceso continua enla actividad 30.

1. En el caso de no haber impedido u obstaculizar la visita, el informedebe recomendar la improcedencia de la solicitud. Luego continuacon la actividad 65 para emisi6n del "Informe Tecnico Denegatorioy Resoluci6n".

2. En caso de no haber detectado incumplimientos a la normativatecnica, legal, el informe debe indicarlo, adjuntando el archivofotografico correspondiente, de ser el caso. EI proceso continuacon la actividad 65 para emisi6n del "Informe Tecnico Favorable yResoluci6n" .

Los supervisores de UROC derivan el expediente directamente al SRpara revisi6n, en el caso de UPPD 10 ingresan por la ORLIOR 6 alAsistente Administrativo.

En ambos casos la derivaci6n de los documentos se realiza tanto enfisico como via SIGED.En UROC, el SR revisa el Informe de Supervisi6n y visa el Oficio,dando conformidad a 10 elaborado por el supervisor, de 10 contrariodevuelve al supervisor para correcci6n inmediata, el proceso continuaen la actividad 20.

En UPPD el Oficio es ademas aprobado por el Jefe de unidad y luegofirm ado por el Jefe de la Divisi6n de Operaciones.EI oficio es revisado, aprobado y firmado por SIGED.

Finalmente se notifica el oficio al solicitante.Una vez notificado, se debe incluir en el expediente el cargo del Oficiodebidamente notificado.

Se procede segun el instructivo Registro y Asignaci6n desolicitudes, 11-GFHL-ITF-PE- 01.

EI responsable evalua el escrito/expediente:

En caso sea necesario y previa coordinaci6n con el Especialista/SR,se programa una visita de supervisi6n. EI responsable registra en la"Carta de Visita de Supervisi6n" la informaci6n correspondiente, verificaellevantamiento de las observaciones y al termino de la visita, entregauna copia de la carta de visita de supervisi6n al solicitante.

Si no requiere visita, el supervisor evaluara en gabinete los Escritospresentados, verifica el levantamiento de las observaciones yelaborael informe de supervisi6n.

AI vencimiento del plazo otorgado en el oficio, sin que el solicitantehaya presentado un escrito (descargos), el Especialista 0 SR asigna aun supervisor para concluir con la atenci6n de la solicitud de ITF.EI roceso continua con la actividad 55.

Especial istalSRI

AsistenteAdministrativol

AU/EAUEspecialista

ISR

INSTRUCTIVO.

Codigo : 12-GFHL-ITF-PE-01

COsinergmln Revision : 04

EVALUACION Fecha 03 ole. 2012OtGaNJSMCSlfi'f.~ pf:tAmw:~ mtMKJj 'fMfM~j..\ :DE LA SOLICITUD DE ITF Pagina : 4 de 5

55.Elaboraci6n yCierre delInforme deSupervisi6n

60.Elaboraci6n deun InformeAdicional

65.Elaboraci6n delInformeTecnicoResoluci6n

DESCRIPCION

EI responsable elabora e imprime el Informe de Supervisi6n y 10incorpora al expediente. Cabe seiialar que la documentaci6n que obreen el expediente, excepto el Informe Tecnico y Resoluci6n, debe estarfoliado por el responsable en la parte superior derecha de atras haciadelante y ordenados en orden cronol6gico, teniendo en cuenta elmodelo vigente de Informe de Supervisi6n y la Estructura delExpediente indicado en la actividad 70.

EI Informe de supervisi6n podra concluir:1. Que no existen incumplimientos: EI proceso continua con la

actividad 65 para emisi6n de "Informe Tecnico Favorable yResoluci6n" .

2. Que persistan incumplimientos2 0 que no se haya recibidorespuesta al oficio: EI proceso continua con la actividad 65para emisi6n de "Informe Tecnico Denegatorio y Resoluci6n".

3. Que el escrito sea un desistimiento: EI proceso continua con laactividad 65 para emisi6n de "Informe Tecnico deDesistimiento y Resoluci6n".

Antes de cerrar el Informe de Supervisi6n con resultado improcedente,el responsable debe verificar el ingreso de algun nuevo escritoingresado a OSINERGMIN y que deba incluirse en la evaluaci6n,actuando segun el "Anexo Na 1: Verificaci6n del ingreso de un escrito ysu tratamiento correspondiente al instructivo de "Validaci6n deInforme Tecnico y Resoluci6n, 13-GFHL-ITF-PE-01".

EI responsable elabora el Informe de Supervisi6n y 10 ingresa en elSFH y SIGED, incluyendo los incumplimientos y fotografias (si loshubiere). En caso el responsable necesite presentar un informeadicional rocede de acuerdo a la actividad 60.Si el Supervisor Regional 0 Especialista considera riecesario uninforme adicional al ya cerrado y no habiendo escrito nuevo queevaluar, podra asignar otra carta linea 0 solicitar al JUROC/JR lareapertura de la carta linea ya trabajada.

EI Supervisor prepara el Informe Tecnico, sea este Favorable,Denegatorio 0 de Desistimiento y el Proyecto de Resoluci6n que Iecorresponda (en papel de seguridad de color verde), usando losmodelos vigentes aprobados. Imprime ambos documentos, firma el"Informe Tecnico" y coloca su vasa en el Proyecto de "Resoluci6n parael caso de UROC

Para el caso de UPPD los que firman el Informe Tecnico son ely Supervisor y el Especialista , pero no firman la resoluci6n

EI informe Tecnico y el Proyecto de Resoluci6n tambien sonadjuntados en el SIGED.

Supervisor IEspecialista

Supervisor IEspecialista

2 Si los incumplimientos a los que hace referencia no han sido comunicados al solicitante en el primer oficio, se debeni coordi-nar con el SR y especialista, para la emision de un segundo oficio.

Codigo : 12-GFHL-ITF-PE-01Revision : 04

La estructura del Expediente debera ser como sigue:

1. Informe Tecnico y Proyecto de Resolucion2. Registro de "Verificaci6n de los Requisitos del Producto", F4-

GFHL-ITF-PE-01. (UROC)3. Informe de Supervision (Informe final)4. Escritos (de ser el caso)5. Oficio (de ser el caso)6. Informe de Supervision (Primer Informe y otros de ser el caso)7. Solicitud de Informe Tecnico Favorable

Considerar que puede haber mas de un Informe de Supervision y masde un escrito que deberan de incluirse en el expediente segun el ordende ingreso (orden cronologico).Para el caso de UROC, EL Supervisor entrega el Expediente al SRPara el caso de UPPD, los supervisores pueden entregar el expedienteal Asistente Administrativo 0 por medio de la ORLlOR, y el expedienteSIGED es remitido al Especialista.EI proceso continua en el Instructivo: Validaci6n de Informe Tecnicoy Resoluci6n, 13-GFHL-ITF-PE-01.

4. ANEXOS:

70.Verificacion delProducto

80.-Entrega delExpediente

EVALUACIONDE LA SOLICITUD DE ITF

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DESCRIPCION

EI Supervisor de UROC verifica los requisitos del Informe Tecnico yResolucion correspondiente a traves del formato "Verificaci6n de losRequisitos del Producto", F4-GFHL-ITF-PE-01 realizando lascorrecciones necesarias, de ser el caso, ademas verifica que losdocumentos conform antes del expediente esten ordenadoscronologicamente y foliados respetando la estructura definida en losmodelos de Informes de Supervision vigentes.

• Carta de Visita de Supervision, cuando aplique (Plantilla),• Informe de Supervision que incluye Guia de Supervision, Oficio (de ser el caso), Informe

Tecnico y Resolucion.• Verificacion de los Requisitos del Producto, F4-GFHL- ITF-PE-01

CONTROL DE CAMBIOS: