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La planeación Paso 1:
Establecer una o varias metas.
La planeación empieza cuando la empresa necesita o
desea algo.
Paso 2:
Definir la situación actual. ¿A qué distancia se
encuentra la empresa de cumplir las metas? ¿Qué
recursos se requiere para alcanzarlas? Sólo después
se analizar el listado, se puede trazar planes para el
progreso futuro
Paso 3:
Identificar las ayudas y los obstáculos de las metas.
¿Qué factores del ambiente interno y externo pueden
ayudar a la empresa a alcanzar sus metas? ¿Qué
factores pueden crearle problemas?
Paso 4:
Desarrollar un plan o el medio de acción para
alcanzar las metas.
Paso 5:
Establecer el plan como una serie de actividades
secuenciales o paralelas e indicar para cada una de
ellas lo siguiente:
Tiempo de inicio y duración
Responsable y equipo de trabajo
Recursos necesarios
Paso 6:
Indicar el sistema que evaluará y controlará el logro
de los objetivos y resultados concretos previstos en la
función de planeación.
Política
Son vías amplias,
verbales o escritas, las
cuales permiten al
empresario usar su
iniciativa y su juicio
en la interpretación
de una acción o
norma en particular.
Estrategia
Son las acciones o
interpretación de los
planes que tiene la
empresa.
Presupuesto
Es un documento que
indica la cantidad que
necesitará o con lo
que cuenta para
llevar a cabo una
actividad.
Propósito
Estable la actividad concreta a que la empresa
se va a dedicar, ya sea de transformación o
servicio.
Estándar
Es una unidad de medida establecida como
criterio o nivel de referencia, se considera que
un plan tipo stadar es algo por que luchar.
Objetivos
Son los resultados que la empresa desea lograr.
Tomando como base estos objetivos, el
empresario realiza la planeación de actividades.
Misión
Implica la responsabilidad de cumplir con el
próposito establecido por la empresa. Se dice y
acepta que la misión constituye el compromiso.
Interrogantes en la planeación
QUÉ Define lo que quiere
hacerse. Lo que se desea
dedicar esfuerzo y dinero
CÓMO Define qué actividades se
van a realizar para que
la empresa funcione.
CUÁNDO Define el tiempo de inicio
de las actividades de la
empresa.
QUIÉN Define quien o quienes
van a iniciar la empresa.
PARA
QUÉ
Define lo que quiero
obtener al crear la
empresa.
DÓNDE Define el lugar para
instalar la empresa.
Administración Tener un control en lo que vayamos hacer y en lo
que tenemos planeado.
Características de la Administración
Universalidad: Fenómeno administrativo se da
donde quiera que existe un organismo social,
porque él siempre debe existir la coordinación de
los medios.
Valor Instrumental: Medio para alcanzar un fin,
se utiliza en los organismos sociales, participan en
distintos grados y modalidades de la misma
administración.
Unidad temporal: Fases, etapas y elementos del
fenómeno administrativo de una empresa.
Amplitud del ejercicio: Se aplican en todos los
niveles un organismo formal.
Especificidad: Tiene características específicas que
no permite confundirla con otras ciencias o
técnicas.
Interdisciplinariedad: Hace uso de los principios,
procesos, procedimientos y métodos que sirvan,
relacionadas con la eficiencia de trabajo.
Flexibilidad: Principios y técnicas administrativas
que se pueden adaptar a las diferentes necesidades
de la empresa.
Administradores ¿Quiénes son?
Son individuos en una organización que dirigen las
actividades de otras personas.
¿Cómo se clasifican?
Administradores de primera línea
- Supervisores
Los de mandos medios
- Jefes de departamentos
- Líder del proyecto
- Jefe de unidad
¿Qué hacen?
Lograr que las cosas se lleven a cabo por conducta
de otras personas.
Desarrollan su trabajo en una organización
Roles o papeles administrativas
Interpersonales, de información, líder.
Proceso Administrativo
Planeación
Tener en mente lo que se pretende hacer o
alcanzar. Teniendo ideas concretas para un
futuro.
Organización
Tener actividades para conseguir lo que
queremos, organizanos bien,
Integración de Personas
Reunir elementos materiales y humanos
también en conservar lo requerido.
Control
Asegurarse que las cosas vayan bien, con
un buen resultado.
Dirección
Ya que tenemos asegurado es bueno
hacerlo funcionar, ponerlo en práctica.
Investigación Métodos Modo ordenado y sistemático que procede
para llegar a un resultado o fin determinado.
Programas Lo que se planea realizar en algún
ámbito o circunstancia.
Reglas Conjunto de principios o normas que lleva
la vida del trabajador.
Procedimiento Método o trámite necesario para
ejecutar una cosa.
Proyectos Idea de una cosa que se planea hacer y
para la cual se establece un método determinado.
Pronósticos Predicción de la evolución de un
proceso o de un hecho futuro.
Herramientas para la
toma de decisiones Toma de decisiones
- Cualitativas
- Cuantitativas
Organización La coordinación y ordenamiento de los recursos y
tareas de la empresa con el fin de facilitar el logro
de sus objetivos.
Ejercer una función integradora, que permite la
articulación y coordinación de los componentes de la
empresa y facilita el desarrollo de los siguientes
procesos.
Proceso de
Organización Detallar el trabajo con los fines de la empresa.
Que habilidades necesita la persona para realizar el
trabajo: depende del cargo, se determinan las
habilidades.
Habilidad Física
Habilidad Mental
Habilidad Numérica
Qué tanto esfuerzo necesita la persona para realizar
el trabajo.
Qué grado de responsabilidad puede asumir una
persona en su cargo.
¿Cómo es el lugar de trabajo?
Detallar el trabajo
Tener claro y presente lo que se va a dedicar dentro
de la empresa.
Habilidades necesarias
Depende del cargo que desempeñe el trabajador.
Física: rapidez, eficiencia
Mental: análisis, ilógica
Esfuerzo necesario
Emplea sus habilidades ya sean físicas o mentales.
Grado de responsabilidad según el cargo
Hacerse cargo de lo que se hace y las diferentes
decisiones que se toman.
Características del lugar de trabajo
Limpio
Ventilado
Luminoso
Ordenado
División del Trabajo Estimar el tiempo por tarea
Termina el tiempo establecido
Cantidad de piezas por producir y cuánto tiempo se
lleva en producir las piezas.
Departamentalización Definir qué hará cada departamento, aplicando los
procedimientos.
Coordinación del Trabajo Coordinación: controlar, supervisar.
Delegación: asignar, responsabilidades.
Investigación Lista de Cargos
- Gerente General
- Gerente de producción
- Gerente de ventas
- Gerente de finanzas
- Gerente de marketing
- Gerente de recursos humanos
- Asistente de contabilidad
Organización Lineal
- Autoridad lineal o única
- Líneas formales de comunicación
- Centralización de las decisiones
- Aspecto piramidal
Organización funcional
- Autoridad funcional o dividida
- Líneas directas de comunicación
- Descentralización de las decisiones
- Énfasis en la especialización
Organización lineo-funcional
- Con la combinación de 2 organizaciones
- Lineal es la que se transmite a través de un solo
jefe para cada función
- Funcional, la especialización de cada actividad en
una función
Formas de un organigrama
- Vertical: los niveles jerárquicos quedan
determinados de arriba hacia abajo
- Horizontal: los niveles jerárquicos se representan
de izquierda a derecha
- Circular: los niveles jerárquicos se grafican desde
el centro hacia la periferia
Dirección Un valioso activo de la empresa.
La capacidad para guiar y motivar a los
trabajadores hacia el logro de los objetivos de la
empresa.
Liderazgo
Es la capacidad de persuadir a otro, de buscar con
entusiasmo objetivos definidos.
El jefe de una empresa es un líder y cada jefe o líder
tiene su propio estilo para dirigir.
Líderes autocráticos: Lo que el jefe dice se hace y
punto.
- Ventajas:
Le permite tomar decisiones rápidas
Permite mayor control
- Desventajas:
Desagran a las personas
Líderes democráticos: Considera la opinión de los
empleados y entre todos toman la decisión.
Líderes “déjalo ser”: le dice a los empleados que
resuelvan los problemas como puedan.
Confianza en los trabajadores
Confianza--------- Democrático
Confianza Nula----- Autocrático
Seguridad en sí mismo
Baja----------Democrático
Alta---------- Autocrático
Valores Humanos
Justicia
Equidad
Honradez
Igualdad
Indicadores de los trabajadores
Responsabilidad
Alta--------- Democrático
Baja--------- Autocrático
Dependencia
Alta----- Autocrático
Baja----- Democrático
Conocimientos
Alta------- Democrático
Baja------- Autocrático
Experiencia
Alta------ Democrático
Baja------ Autocrático
Indicadores de la situación
Tipos de empresa
Conservadora------ Autoritaria
Flexible------------- Democrática
Problemas a resolver
Organizacionales------ Autoritaria
Departamentales------ Democrático
Presión del tiempo
Alta---- Autoritaria
Baja---- Democrática
Poder para ajustarse a las situaciones
Poder personal
Poder legítimo
Motivación Es el impulso de una persona para realizar Su
trabajo, porque desea hacerlo con el fin de satisfacer
sus necesidades. Es decir, consiste en encontrar las
necesidades de un trabajador y de ayudarlo a
satisfacerlas para que se sienta co ganas de trabajar.
Fisiología:
Trabajo estable
Seguridad:
Seguros
Jubilaciones
Afiliación:
Ambiente agradable
Amigos dentro de las empresas
Estimación:
Reconocimientos con pines
Autorrealización:
Aprender más sobre el trabajo
Aspectos para mantener un buen ambiente
laboral
La oportunidad de participar y tomar decisiones en
la empresa.
El reconocimiento y el estímulo
La estabilidad laborar ofrecida por la empresa al
trabajador.
La oportunidad de capacitación y desarrollo personal
para el trabajador.
El trato amable, justo y respetuoso para cada
miembro de la empresa.
La equidad y la justicia en el manejo de los
conflictos.
Comunicación Es la transferencia de información, ideas,
conocimientos o emocionales mediante símbolos
convencionales.
Debe de ser en dos sentidos: se comunica algo, se
recibe el mensaje y se contesta.
Pasos de la comunicación
Elaboración de una idea
Codificación
Transmisión
Decodificación
Uso
Barreras de la comunicación
Barreras personales
Barreras físicas
Barreras semánticas
Técnicas para la comunicación efectiva
Retroalimentación
Uso de comunicación cara a cara
Lenguaje simple
Uso correcto de la redundancia
Comunicación de apoyo
La comunicación dentro de una empresa
puede ser:
- Vertical
Ascendente
Descendente
Medios de comunicación empresarial
Las entrevistas
Los afiches
Las circulares
Los memorandos
Las cartas
Las carteleras
Control Interno Es la capacidad para dirigir o guiar los
acontecimientos o hechos de la vida. Para tener
control interno se necesitan dos cosas: crecer y
actuar, de manera que se ejercite la habilidad para
dirigir la vida.
Planear
Establecer objetivos
Tomar riesgos
Asumir responsabilidades
Las creencias que no tienen control sobre hechos,
toman la forma de supuestos.
Riesgos
Las personas con control interno están deseosas de
tomar riesgos moderados, porque creen que pueden
influir en los resultados.
Creatividad e innovación
Es la generación de una idea nueva, mientras la
innovación se define como la conversión de esa idea
un nuevo producto, servicio o método de producción.
- Generación de ideas
- Mantenimiento de ideas
Simple
Apropiado
Económico
Funcional
Seguimiento de la idea
Relaciones humanas
¿Qué es?
Las relaciones humanas son las enderezadas a crear
y mantener entre los individuos relaciones cordiales,
vínculos amistosos, basadas en ciertas reglas
aceptadas por todos y, fundamentalmente, en el
reconocimiento y respeto de la personalidad.
Habilidades de relaciones humanas
Respeto
Integridad
Coraje
Autoridad
Sinceridad
Inteligencia
Veracidad
Colegio
Respetando a las personas
Siendo claro y breve en lo que diga
Ser sincera en lo que se dice
Trabajo
Puntualidad en todo lo realizado
Veracidad en los trabajos
Control Consiste en la medición y corrección del rendimiento
de los componentes con la empresa con el fin de
asegurar que alcancen los objetivos y los planes
ideados para su logro.
o Tienen como fin señalar las debilidades y errores.
o Está muy relacionada con la función de
planeación.
o En todos los niveles de una empresa se puede
ejercitar el control para que se alcance los
estándares deseados.
El empresario puede:
- Observar directamente a sus empleados
Con la ayuda de personal especializado
- Auditar periódicamente
Revisión de las operaciones o investigaciones
especiales.
- Revisión de planes pasados
¿Dónde?
¿Qué pasó?
¿Por qué?
Función de control
Facilita ajustar estándares
Brinda información
Calidad
Cantidad
Uso del tiempo
Costo
Compara lo planeado con lo realizado
Elementos del control
Cantidad: El producto realizado por mes
Calidad: Lo que se espera
Uso de tiempo: producción por hora
Costo: el costo estimado, que el producto no se
pase de lo establecido.
Tipos de control
- Control usado para el desempeño
- Control para salvaguardar activos
- Control de calidad
- Control diseñado para limitar el ejercicio de
autoridad
- Control para medir el desempeño del trabajo
Proceso del control
El control es un proceso que se debe de llevar a cabo
de manera precisa y adecuada, pues el exceso del
control genera desconfianza y paraliza la
organización.
Establecimiento de estándares o patrones
Estándar= unidad de medida que sirve como
modelo o patrón.
Medición= estándar
Aplicación de los estándares o patrones
Aplicación de técnicas adecuadas de acuerdo con las
normas establecidas y según la situación específica
del trabajo que se realiza o se va a realizar.
Comparación de estándar o patrón y lo real
Funcionamiento actual de las actividades que se van
a controlar con el patrón o estándar plenamente
establecida.
Acción preventiva y correctiva
Esta etapa es crucial para el proceso de control, ya
que los esfuerzos están encaminados a que los
resultados correspondan a los estándares.
Relación del control con el proceso
administrativo
El control consiste en supervisar que las tareas
planeadas se lleven a cabo.
El control de lo planeado se puede realizar mejor si
se utilizan algunos ejemplos útiles como estándares,
procesos, tiempos, promedios, etc.
El control complementa la planeación en el sentido
de establecer nuevas metas que estén de acuerdo con
la realidad, es decir hacer pequeños ajustes a los
estándares.
Relación del control con la organización
Proporciona resultados de medición que se hacen con
respecto a cómo funciona la estructura de la
empresa, es decir si cada actividad que realiza cada
persona están coordinadas para alcanzar el logro de
los objetivos de la empresa.
Relación del control con la dirección
Encuentra la mejor manera de dirigir al personal
mediante la aplicación de mediciones y verificación
de la satisfacción del empleado en el ámbito laboral.
Control de auditoría administrativa
Se encarga de revisar las diferentes actividades o
funciones que se llevan a cabo en la empresa y
verificar que se realicen de la mejor forma.
Algunos beneficios derivados de una auditoría son:
- Revisión de las nuevas políticas de la empresa.
- Identificación de las áreas principales que se
requieren atender.
Control de presupuesto
Establecen unidades, el comportamiento esperado de
una variable.
Pueden ser medidas en:
- Dinero
- Horas
Control de costos
Es una evaluación de tipo comparativo de los costos
actuales en relación con un patrón apropiado de
estándares que facilitan una constante y permanente
evaluación y especificación de las medidas
correctivas, este tipo de control permite que la
empresa tenga el cuidado debido y que el manejo
contable y financiero sea adecuado.
Control de inventarios
Un buen sistema de control de inventarios, busca
tener los artículos adecuados en las cantidades
adecuadas y en el momento y lugar adecuados.
- Objetivos
Disminuir la inversión
Disminuir costos de almacenamiento
Con
trol
Dem
anda , m
edició
n y
cor
recc
ión d
el r
endim
iento
de
la
empre
sa.
Función
Ajustar estándares
Calidad
Cantidad
Uso del tiempo
costos
El empresario puede
Observar
Auditar
Revisión de planes
Proceso
Se lleva de manera precisa y adecuada
Establecimiento de estándares
Estándares
Modelo
Medición
Control de auditoría
Revisar diferentes actividades o funciones en la
empresa.
Control de inventarios
Artículos adecuados en las cantidades,
momento y lugar.
Herramientas del
control Presupuesto
Cálculo y negociación anticipada de los ingresos y
egresos de una actividad.
Gráficas
Constituyen una herramienta estadística utilizada
para evaluar la estabilidad de un proceso.
Registros
Documento donde se relacionan ciertos
acontecimientos.
Estándares
Son normas usuales, los propósitos, los objetivos, a
alcanzar las metas y planes.
Experiencia
Conocimiento de algo o habilidad que se van
adquiriendo.
Investigación
Es el procedimiento donde se verifica si hay algo
ilícito o irregular.
Observación
Ver y oír fenómenos que se quieren estudiar.
Entrevistas
Es la reunión de dos o más personas para tratar
algún asunto.
Media Histórica
Medio de comparación
Power point Una buena presentación debe constar de tres partes:
- Introducción
- Discusión
- Conclusión
Tamaño y fuente
No más de 6 líneas por diapositivas.
No más de 7 palabras por línea.
El tamaño de la letra tiene que ser mayor de 24 en
el cuerpo de la diapositiva.
Listas o numeraciones
Las frases las podemos numerar o poner viñetas
para secuenciarlas.