RFI - GEB No Pregunta Respuestas...módulo de SAP (el mas actualizado SSFF) en la solución o se deben mantener los 2 módulos de SAP? Continuando con la pregunta anterior, a continuación

No

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A que hacen referencia con Re-Implementación de SAP4/HANA? Es un Upgrade? Es un

Rollout? Ya tienen implementado S/4 HANA?

Que sociedad o sociedades del grupo, tienen implementado SAP?

Que versiones de SAP están implementadas hoy en día? Por sociedad.

Actualmente GEB tiene implementado SAP R3.

La necesidad del grupo corresponde a una nueva implementación de SAP pero

sobre S4HANA con la premisa de utilizar al máximo el estándar SAP, lo cual implica

ajustar los procesos de las compañías a las mejores prácticas de SAP.

De las 6 sociedades incluidas dentro del alcance del proyecto 5 cuentan con SAP

R3.

La única compañía que actualmente no está en SAP es EBBIS - Guatemala ( Su

alcance de implementación corresponderá a una copia de TRECSA).

La versión implementada: es ECC 6.06

RespuestasPregunta

RFI - GEB

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CRM - ISU aplicaría para todas las sociedades? Se debe extender?

Cuando hacen Referencia al soporte del Software, la propuesta del proponente tiene que

cubrir este servicio posterior a la salida en vivo? Como una línea de servicio adicional?

Hacemos referencia que normalmente en los proyectos de implementación hay una fase

de hypercare. Pero solicitamos aclaración es si la solicitud que se hace en el RFI es sobre

este soporte, o sobre un contrato de soporte y mantenimiento, posterior a la salida en

vivo?

A que hacen referencia con el módulo "Claret Ricardo"? Asumimos es un error de

escritura

La propuesta debe mantener infraestructura On Premise? E posible 100% On Cloud?

La propuesta debe contener los dos escenarios (On Premise y On Cloud), sin

embargo, el RFI actual no contempla que el proveedor incluya infraestructura

tecnológica.

CRM - ISU aplicará para CALIDDA y CONTUGAS.

La estimación que es solicitada en RFI corresponde a la gestión y operación técnica

de la solución durante tres (3) meses posteriores a la salida a producción para el

soporte día a día, mantenimientos correctivos, preventivos, mantenimientos

evolutivos, y entrega de soporte del servicio a la mesa de ayuda. (Soporte Post

productivo)

En la última versión del RFI incluso enviada por correo, se ajusto el acápite.

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Cuando mencionan que son módulos para Evaluar, se hace referencia a que se tienen hoy

en día en alguna otra sociedad y se quiere extender? No se tiene implementado

actualmente? Podrían por favor ser mas específicos en el término y la asignación de este

valor en la tabla de referencia

Por favor confirmar los valores del módulo de mantenimiento de activos en la tabla de

referencia, para las sociedades TRECSA, CÁLIDDA y CONTUGAS. Gracias

Han considerado migrar la solución actual en HCM a SSFF? Podemos proponer usar solo 1

módulo de SAP (el mas actualizado SSFF) en la solución o se deben mantener los 2

módulos de SAP?

Continuando con la pregunta anterior, a continuación envío los equivalentes en SFSF para

los temas que están en HCM

HCM Gestión de la organización --> SSFF: Se puede implementar la solución de estructura

organizacional en SSFF – Employee Central

HCM Gestión de personal --> SSFF: Se puede implementar la solución de Employee Profile

de SSFF – Employee Central

HCM Gestión de Nómina --> SSFF: Se puede implementar la solución de nómina en nube en

SSFF – Employee Central Payroll (Es prerrequisito tener Employee Central para la parte de

gestión de personal)

Con base en un análisis posterior, HCM no se va a implementar. Los módulos de

SFSF (sin incluir Payroll) se van a ir implementando en paralelo a S4hana, por lo que

no hacen parte del alcance del presente proyecto.

Agradecemos que se plantee en la estimación:

* La implementación de Payroll de SFSF

* La integración de SFSF con S/4HANA

Con base en un análisis posterior, HCM no se va a implementar. Los módulos de

SFSF (sin incluir Payroll) se van a ir implementando en paralelo a S4hana, por lo que

no hacen parte del alcance del presente proyecto.




En la última versión del RFI incluso enviada por correo, se modificaron las

convenciones asociadas a la evaluación, por modulo requerido y modulo no

requerido.

La información requerida no será suministrada, debido a que la misma no es insumo

para el RFI.

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Cuando mencionan Mantenimiento de Activos, se refieren al módulo LAM de Asset

Management de SAP? P a SAP PM?

La vertical ISU de SAP se debe implementar para todas las sociedades? En el RFI pareciera

que la vertical solo existe en 1 sociedad. El alcance seguiría siendo el mismo o se debe

aplicar en todas?

Actualmente tienen implementado alguna vertical de SAP para la industria?

En el alcance de la implementación se están considerando PM y LAM

La vertical de Utilities - ISU, debe aplicar sólo para CÁLIDDA y CONTUGAS

Se cuenta con las verticales de:

- ISU en Cálidda

- OIL AND GAS SCHNEIDER integrada con SAP en TGI

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Cuántos y Cuáles son los sistemas de información con los que se integrará SAP?

GEB tiene identificado posible estrategia en la salida en vivo del proyecto (Big Bang/Olas)?

Podemos contar con un cuadro de complejidad por sociedad? Donde se muestre variables

como, cantidad de centros, cantidad de transacciones, etc.

Podrían por favor compartir las lista de BOM de los productos de SAP que actualmente

tienen para cada sociedad?

Se deberá realizar:

Evaluación de integraciones con los siguientes productos/aplicaciones SAP:

- SuccessFactors

- CONCUR

- SOLMAN

- Bus de integración (solo para TGI)

- BO

- BW

Evaluación de integraciones con aplicaciones no SAP:

- Gestor documental

- Sistema de georreferenciación

- Gestor de proyectos y portafolios

- SCADA

A la fecha no se cuenta con una estrategia definida para salida en vivo, por lo que

se permite se realicen propuestas respecto de lo referido.

Esta información se encuentra disponible para este proceso

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Se tiene contemplada la migración de datos en la nueva versión de SAP? Si sí, que objetos

y datos se migrarían y con que rango de tiempo

No cuentan con desarrollos Z en la solución? Si sí, pueden por favor pasarnos una lista de

los desarrollos que están activos y se quieran mantener en la nueva versión de SAP por

sociedad.

Con el propósito de poder brindar una respuesta más personalizada, solicitamos se aplace

la fecha de entrega 3 semanas

Podrían compartir el listado de procesos core, estratégicos y de soporte? Son los mismos

de la sección 3.1.3?

De manera preliminar se tiene contemplado realizar la migración con la respectiva

depuración y homologación de datos maestros, cargue de saldos y partidas

abiertas.

Se agradece contemplar en la estimación (además de dicha depuración y

homologación), el cargue de históricos de nómina y de PM (éste último con

propósitos de mantenimiento predictivo en una fase posterior)

La premisa es implementar los procesos estándar de S/4HANA a excepción de las

localizaciones.

Sin embargo, dentro de la nueva versión del RFI se solicita una estimación

relacionadas con actividades ABAP (ver sección 3.3.1. Componentes de SAP

S/4HANA)

De acuerdo con el último adendo publicado, se confirma que la nueva fecha de

respuesta al RFI es el lunes 20 de agosto de 2018 a las 20:00 horas.

Los procesos corresponden a los incluidos en el capítulo 3.2. SECCIÓN 2.

Requerimientos funcionales

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25 Tiene el GEB y sus filiales actualmente SAP en la nube?

Podría el GEB y sus filiales comprar las licencias de SAP de forma directa a SAP? O espera

que se haga a través del proveedor que gane la implementación?

Las tablas de la 1 a la 5 son estimaciones futuras de cuantas licencias se requieren o son

las actuales?

Quien está realizando la implementación actualmente de los módulos de la sección 3.1.3?

Dentro de las tablas 1 a 5, se encuentra el número de licencias que a la fecha tienen

adquiridas cada una de las compañías.

En la última versión RFI publicada no existe punto 3.1.3. Para efectos de esta

solicitud de RFI, considere las necesidades de implementación como Modulo

requerido incluido en el capítulo 3.2. SECCIÓN 2. Requerimientos funcionales.

Actualmente GEB y TGI cuentan con Success Factors en la nube; en lo que resta del

año, se aspira que las demás empresas también tengan implementado.

Adicionalmente GEB tiene SAP Analitics cloud.

De acuerdo con la última versión publicada, el alcance de este RFI no considera la

estimación del licenciamiento.

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Que solución de cloud utiliza GEB y sus filiales (Azure, AWS)?

Tiene el GEB y sus filiales datacenters? Quien los opera?

Espera GEB y sus filiales que los canales de comunicación sean provistos por el proveedor

que gane la implementación? O los contrataran con su actual proveedor recibiendo un

sizing?

Que BUS y middeware de integración tiene actualmente el GEB y sus filiales?

GEB utiliza HEC (nube de SAP), para algunos temas puntuales.

Si los tiene.

La información correspondiente a la administración de estos es confidencial.

Lo referido no hace parte del alcance definido en el RFI.

La única compañía que contará con bus de integración para la implementación

corresponderá a TGI.

Se aclara que este se encuentra en proceso de implementación.

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Los productos y servicios solicitados en el numeral 3.4.1 son únicamente relacionados con

SAP?

Consideran la implementación del SAP ISU como parte del proyecto de SAP? O se pude

tratar por separado?

Se deben entregar 3 documentos (Respuesta al RFI (incluye los puntos del Anexo 1, Anexo

2 y 3?)

Puede el GEB compartir su arquitectura técnica e empresarial actual de integración? La información requerida no hace parte de la información a suministrar en este RFI.

En la nueva versión del RFI el punto 3.4.1 hace referencia a : fecha de presentación.

La implementación de la vertical ISU para CÁLIDDA y CONTUGAS, debe estar

incluida dentro de este proyecto de implementación, se reciben sugerencias

fases/etapas de implementación.

Se debe hacer entrega de los tres Anexos del RFI junto con los formatos

relacionados dentro del RFI última versión.

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¿El documento de respuesta de RFI se debe completar estrictamente con las tablas

indicadas en los numerales 3.4, 3.5 y 3.6?

En la tabla de contenido, hace falta la sección 8 términos de confidencialidad

El documento Anexo 1 Formato de Respuesta de requerimiento debe ser diligenciado

adicional del documento de respuesta RFI establecido en el numeral 3.3.4?

Cuenta el GEB y sus filiales con una MPLS regional?

No se cuenta con un canal dedicado regional.

Canales dedicados existentes:

- TRECSA se conecta a GEB y GEB al Datacenter

- CONTUGAS se conecta a CÁLIDDA y CÁLIDDA al datacenter.


relacionados dentro del RFI.

Por favor considerar la última versión publicada.

Dentro de la última versión del RFI, los temimos de confidencialidad se encuentran

documentados en la sección 3.8.



Por favor considerar la última versión publicada.

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El documento Anexo 1 Cuadro Homologación de costos debe ser diligenciado adicional del

documento de respuesta RFI establecido en el numeral 3.3.4?

Cuál es el número de documentos que se deben entregar? 1 por cada anexo y

adicionalmente un documento con las respuestas del RFI? O un único documento que

recolecte toda la información?

Se asume el mantenimiento de TODOS los módulos y todas las compañías del grupo? No

abra opción a que se parta el servicio por país o compañía?

Importa el lugar desde donde se ofrezca el mantenimiento? Alguna restricción?



Por favor considerar la última versión publicada

La entrega debe realizarse por separado.

De acuerdo con la actualización realizada al RFI, el mantenimiento incluido

corresponde a la gestión y operación técnica de la solución durante los tres (3)

meses posteriores a la salida a producción para el soporte día a día. Este alcance

deberá cubrir todos los procesos implementados.

Para efectos de la estimación, es viable considerar los tres escenarios:

- Servicio unificado para todas las sociedades

- Servicio segmentado por país

- Servicio segmentado por compañía.

Para el soporte post productivo de tres meses es necesario contar con consultoría

presencial.

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45Tienen actualmente alguna herramienta para generación de mesa de ayuda/service desk?

Cuál es? Se Usaría esa misma? todos los países tienen la misma herramienta?

Solo se requiere mantenimiento por 3 años?

Que horarios se requieren de servicio? Con los de Colombia 8-5pm sería perfecto para

todos los países? Algún requerimiento especial de fines de semana o soporte nocturno?

Se asume solo mantenimiento correctivo y evolutivo?

Para el soporte post productivo de tres meses, la cobertura debe ser total. Por lo

cual la estimación deberá ser considerada a demanda.

De acuerdo con la última versión del RFI el alcance de este servicio es:

mantenimientos correctivos, preventivos, mantenimientos evolutivos, y entrega de

soporte del servicio de mesa de ayuda.

Actualmente no se cuenta con herramientas funcionando para la mesa de ayuda.

Con la actualización realizada al RFI lo indicado no da a lugar.

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Existe actualmente una mesa de ayuda que reportaría a través de la herramienta de

tickets los requerimientos de servicio? O se debe estimar este soporte? Cada país cuenta

con su propia mesa de ayuda?

Podrían especificar que herramientas de service desk se tiene en cada país?

Existen SLA’s predefinidos esperados para el servicio de mantenimiento aplicativo?

Cuantos usuarios de SAP tiene el GEB y sus filiales?

Actualmente cada país cuenta con su mesa de ayuda.

Por favor considerar la estimación de SOLMAN para la gestión de tickets.

Actualmente no se cuenta con herramientas para la mesa de ayuda.

Por favor incluya dentro de su propuesta los acuerdos de nivel de servicio que

podría prestar al GEB.

A continuación se relacionan los usuarios SAP por empresa del grupo:

- GEB 517

- Calidda 362

- Contugas 89

- TGI 428

- TRECSA 41

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Se requiere estimar actividades de gestión del cambio y capacitación? O esto será

cubierto inhouse por el grupo?

Recientemente Accenture LTDA sufrió una re capitalización en el mes de Abril. Aceptaría

el GEB esto EEFF que no son a corte de fin de año?

Punto 3.4.3 Cual sería el link a la página Web de GEB donde comunicarán las respuestas a

las consultas por parte de los interesados del RFI y cómo accederíamos ?

Se ha tomado la decisión de si la implementación de SAP S/4 HANA será on-premise o en

la nube ?

A la fecha no se tiene definido un proceso de implementación de SAP S/4 HANA,

por lo que se permite la presentación de diferentes escenarios de implementación

que contemplen las posibilidades planteadas en el interrogante.

De acuerdo con la última versión del RFI, no se encuentra incluido la estimación de

la infraestructura requerida para la implementación.

Se debe estimar la transferencia del conocimiento pág. 13 del RFI. (Train de

Trainers)

Para el alcance de este proceso sería viable.

Las respuestas al RFI serán publicadas en el siguiente link:

https://www.grupoenergiabogota.com/proveedores-y-contratistas/procesos-de-

compra-y-contratacion2/procesos-competitivos-abiertos/procesos-en-

curso/solicitud-de-informacion-re-implementacion-de-sap4-hana-para-las-empresas-

del-grupo-energia-bogota

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Integración: en el punto 3.3.2 hace referencia a productos NO SAP a integrar. Por favor

indicar que información y sentido a tener en cuenta para construir las interfaces con cada

uno de ellos (Gestor documental, Sistema de georreferenciación, Gestor de proyectos y

portafolios, SCADA). Por favor indicar también el nombre del producto NO SAP.

Se debe considerar una integración con factura electrónica ? En caso afirmativo, en que

países ?

Punto 3.6.2 tabla de implementación columna Salidas de la Fase, a que hace referencia

dicha columna y con qué contenido se espera que se complete

Localización: Además de Colombia, presentan balances e información impositiva de las

filiales de Perú, Guatemala, Brasil y Centro América ?, en caso afirmativo indicar en que

países incluyendo en que países de Centro américa.

Dentro del alcance de la implementación se encuentran Perú (CÁLIDDA y

CONTUGAS), Guatemala (TRECSA y EBBIS) y Colombia (GEB y TGI). Para efectos de

consolidación, también se incluirá (vía archivos Excel), información proveniente de

las las filiales de Brasil.

Es importante resaltar que GEB es quien realiza el proceso de consolidación

financiera del GRUPO.

Se informa que la información suministrada será únicamente la documentada en el

RFI, lo anterior con la finalidad de dar cumplimiento a las políticas de seguridad y

confidencialidad de la información existentes en la compañía.

Ver capítulo 3.3.2. Integración.

Si, se debe considerar integración con el proveedor tecnológico.

En la columna, salidas de la fase se deberá incluir la información correspondiente a

entregables, y principales hitos a ser ejecutados dentro de una determinada fase.

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En el anexo 03 se solicita información financiera sobre licenciamiento, y su actualización y

mantenimiento. Por favor aclara si esta solicitud debe ser respondida.

Aclarar si la intención del grupo GEB es hacer una nueva implementación en SAP

S/4HANA o realizar un proceso de migración de una versión anterior de SAP (i.e. ECC6.0)

a S/4HANA?

¿Qué versión de SAP tienen actualmente?

Proveer la descripción de los tipos o modelos principales de contratos de venta aplicables

por negocio, incluyendo sus modelos de taifas, penalidades y bonificaciones

De acuerdo con la última versión del RFI, este no considera dentro de su alcance la

estimación de licenciamiento.

GEB realizará una nueva implementación en SAP S/4HANA

La versión implementada es ECC 6.06




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65 Compartir el modelo de base de Datos requerido: Single Tenant o MultiTenant

Describir el modelo de facturación por cada empresa o negocio (facturación masiva de

solución de servicios públicos, facturación normal por SD o ambas)

Proveer los resultados del sizing de SAP, si se ha hecho alguno. Si no, ver preguntas 8 y 9

Proveer el número de transacciones estimadas (drivers) por cada uno de los procesos

definidos en los requerimientos funcionales actuales y proyectados a 3 años

**


RFI.

De acuerdo con la última versión del RFI, la estimación de infraestructura no hace

parte del alcance de este documento.

Facturación masiva; Sólo Calidda y Contugas

TGI: genera alrededor de 400 facturas al mes

GEB y Trecsa: generan sólo 2 mesuales (de gran valor)

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Proveer un mapa de sistemas actuales por empresa

Describir las interfaces existentes y sus principales características (objetivo, sistemas

participantes, batch o en línea, frecuencia, número de registros intercambiados)

Aclarar, desde la expectativa del GEB, ¿cuáles de las aplicaciones actuales desea

reemplazar y cuáles deben permanecer con la nueva implantación?

Aclarar si el GEB posee actualmente un middleware, cuáles son sus características y si

este producto debe conservarse en la implantación


RFI.


RFI.


RFI.

No posee

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Si no, aclarar si se requiere la implementación de un middleware o cuál es el modelo de

interfaces requerido (por web services, archivos planos, mixto)

Arquitectura actual / Mapa de Arquitectura de Sistemas

Para cada sistema o solución SAP por empresa se requiere:

- Descripción

- Versión

- Sobre que bases de datos corre (y tamaños aproximados de las mismas)

- En que sistemas operativos están.

Cual es la Arquitectura final deseada? Por sistema o solución por empresa.

Hay muchas formas de proponer arquitecturas y dependen de varios factores.

De las siguientes opciones cual sería la preferible para la implantación:

1. SAP S/4 HANA / on Premise / Managed by Customer

2. SAP S/4 HANA / Private managed cloud / Managed by SAP

A la fecha no se tiene definida la arquitectura de implementación de SAP S/4 HANA,



Les recordamos que de acuerdo con la última versión del RFI, la estimación de

infraestructura no hace parte del alcance de este documento.

El sugerido por el posible implementador

De acuerdo con la última versión del RFI, la estimación de infraestructura no hace


A la fecha no se tiene definida la arquitectura de implementación de SAP S/4HANA,





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La opción de la versión cloud de S4 HANA está descartada entendemos. Por favor

confirmar.

Por empresa:

- Qué sistema tiene en productivo?

- Qué versión?

Por empresa:

- Qué módulos ya están implementados actualmente.

Si la opción de implantación es S/4 HANA /Private managed Cloud / Managed By SAP,

¿Cuál sería la solución sería cloud?

Hay importantes cambios metodológicos en base al tipo de implantación a abordar."











Sistema Productivo:

GEB - TRECSA - TGI: SAP ERP 6.06

CÁLIDDA - CONTUGAS: ECC 6.0 EHP 4 SP08

Los módulos actualmente implementados: ver anexo módulos implementados.doc

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¿Los casos de uso que delimitarán el alcance del proyecto serán por sociedad o se

buscarán sinergias en los procesos?

Estrategia de implementación Roll-out o Big bang?

Estrategia de implementación Roll-out o Big bang?

¿Cabe a posibilidad de partir el pliego de la oferta en diferentes proveedores? Si es así,

¿bajo que diferenciación? ¿Geográfica, funcional (especialidad), técnica, infraestructura,

u otras?

La expectativa de GEB y sus filiales es adoptar los procesos estándar de SAP al

máximo posible.

NOTA: El documento RFI presenta las necesidades funcionales a alto nivel que cada

una de las compañías requiere.

Con base en este entendimiento realizar las estimaciones requeridas.

A la fecha no se cuenta con una estrategia definida para salida en vivo, por lo que

se permite se realicen propuestas respecto de lo referido.

PREGUNTA REPETIDA

De acuerdo con la última versión del RFI, el alcance de la estimación solicitada es

únicamente de tipo funcional.

Les recordamos que la estimación de infraestructura no hace parte del alcance de

este documento.

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Si no se consideran desarrollos a medida inicialmente. En el caso de encontrar la

necesidad durante el proyecto de desarrollos a medida, estos tendrán que ser estimados

aparte y ser aprobados en forma de cambios de alcance?

¿Todas las empresas estarán en el mismo servidor?

Expectativas de tiempo de implantación del proyecto

Confirmar si se utilizará la metodología del Activate

La expectativa del grupo es contar con un tiempo de implementación no mayor a 15

meses.

Se permite la presentación de diferentes escenarios de implementación que

contemplen las posibilidades planteadas en el interrogante.

En principio se estima que la metodología de implementación deberá estar

fundamentada en la metodología ACTIVATE, la cual es la recomendada por el

fabricante; sin embargo, y de acuerdo con su experiencia y conocimiento es

permitido presentar la metodología que ustedes recomienden.

La expectativa de GEB y sus filiales es adoptar los procesos estándar de SAP.

En caso de ser requeridos desarrollos que no correspondan a localizaciones, estos

serán administrados por medio del proceso de gestión de cambios.

GEB - TGI - TRECSA, se encuentran en un servidor y CALIDDA - CONTUGAS se

encuentran en otro.

EBBIS no se encuentra en SAP.

A la fecha no se cuenta con una arquitectura definida para la implementación futura

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El proyecto es una implantación desde cero ?

El proyecto No es una migración?

A partir de nuestra experiencia un proyecto de este tipo requiere de un proceso de

Gestión del Cambio para ser exitoso. Esto no lo vemos dentro del alcance del RFI, ¿se

podrá incluir en la propuesta?

¿En caso de los equipos que por temas de la localización o nómina, deban estar ubicados

en cada país, el desplazamiento de estos a la sede del proyecto central, será un coste de

desplazamiento que asumirá GEB ? O debe ser cotizados en la propuesta económica

aparte?

La necesidad del grupo corresponde a una nueva implementación de SAP S/4HANA

pero es necesario tener en cuenta que GEB ya cuenta con implementación de SAP.

No es una migración. La necesidad del grupo corresponde a una nueva

implementación de SAP S/4HANA pero es necesario tener en cuenta que GEB ya

cuenta con implementación de SAP.

Se permite la estimación de un proceso de gestión de cambios.

Los costos correspondientes a desplazamientos serán asumidos por GEB pero se

hace necesario tener un estimado de viajes en donde se indique: No. De viajes por

país, número de días de viaje; número de consultores en el viaje.

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¿Se tiene disponible la documentación de procesos funcionales?

¿Se requerirá incluir equipo para la Nomina y requerimientos locales?

Dado que de manera natural se puede cubrir aspectos de Conectividad, integración,

almacenamiento y procesamiento (IaaS, SaaS y PaaS), ¿se tiene considerado

licenciamiento en SAP Cloud Platform?

De no ser el caso, ¿se puede contar con landscape o diseño de arquitectura actual?

¿Se tiene en consideración licenciamiento en soluciones como HCI (para SSFF) o SAP PI

(entre módulos)?Si




Si se requerirá. Los módulos de SFSF (sin incluir Payroll) se van a ir implementando

en paralelo a S4hana, por lo que no hacen parte del alcance del presente proyecto.





RFI.

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La integración con el sistema de Facturación Electrónica sería igual para todas las

empresas?

O se tienen una diferente para cada país de acuerdo a la localización?

Hay que incluir Roles y PeRFIles en el alcance ?

¿Qué sistema, equipo e infraestructura utilizan hoy en día para dar el Soporte

(mantenimiento) al sistema SAP?

Para la integración necesitaríamos para cada Sistema a integrar SAP o No SAP (Son 13

integraciones) lo siguiente :

- Cuales procesos deben incluirse en la integración (en la anterior versión estaban

indicados).

- Entradas y salidas.


RFI,

Ver la SECCIÓN 3. Requerimientos Tecnológicos

Para efectos de esta estimación de costos, por favor considerar un único sistema de

Facturación electrónica para ser integrado con SAP S/4HANA para todas las

empresas

Como parte de las actividades del frente técnico del programa de implementación

se deberá incluir la estimación de esfuerzos de roles y perfiles

Actualmente cada país cuenta con su mesa de ayuda.

Por favor considerar la estimación de SOLMAN para la gestión de tickets.

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Se puede incluir una propuesta aparte para el mantenimiento Post Implementación

(preventivo, correctivo, evolutivo)? Por cuánto tiempo se podría plantear?

Se tiene en consideración la utilización de SAP PI, teniendo en cuenta que esta solución

tiene todo el abanico de necesidades de integración y monitoreo.

Se considera la utilización de SCP como plataforma tecnológica?

En la sección de req. Técnico, en la parte de Infraestructura se habla de una capa de

integración con fuentes de información y otros sistemas. ¿se podría obtener un mayor

detalle de cuáles son estos sistemas fuentes, metodología de comunicación con ellos,

etc.?

El alcance del RFI considera únicamente un servicio de soporte postproductuvo de 3

meses para la estabilización del sistema.

Sin embargo, es permitido incluir una propuesta adicional de un servicio completo

de soporte por un tiempo de 1 año.

Si




Considere que en el alcance de este RFI no se deben realizar estimaciones por

efectos de infraestructura.




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105 ¿A que se refiere el punto de clasificación de proveedores?

¿Contemplamos localizaciones?

La localizaciones serían para: Colombia, Perú y Guatemala.

¿Como se esta amortizando la concesiones de CALIDDA?

Colombia: GEB - TGI

Guatemala: TRECSA - EBIS

Perú; CÁLIDDA - CONTUGAS




La funcionalidad corresponde a la categorización de los proveedores de acuerdo

con si nivel de importancia para cada una de las sociedades.

Si por favor considerar las localizaciones que desde su experiencia como

implementadores conocen.

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¿A qué esta asociado el punto de control de series?

¿Qué tipo de operaciones de tesorería extendida manejan ?

Prevemos dos segmentos de negocio ENERGIA y GAS, ¿algún otro segmento que

precisemos considerar?

¿Para la gestión de crédito con los clientes tienen compañía de seguros para cobertura de

riesgos?

Esta funcionalidad no se encuentra especificada dentro de RFI.




Energía y Gas son los segmentos a considerar.

Favor tener en cuenta los objetos de las compañías:

• GEB - Grupo de Energía de Bogotá,

• TGI - Transportadora de Gas Internacional,

• TRECSA - Transportadora de Energía de Centroamérica S.A.,

• EEBIS - Ingeniería y Servicios – Guatemala,

• CONTUGAS – comercializadora de Gas Natural en ICA Perú-, y

• CÁLIDDA - Gas Natural de Lima y Callao S.A.




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¿Plan de Cuentas FI será reutilizado?

¿Tienen un listado especifico de APPs que quieren que sea cotizado?

Están considerados flujos intercompañía entre las distintas sociedades?

Está considerada la implementación de documentos electrónicos (factura

emitida/recibida, guías de despacho, libros)?Considerar dentro de la estimación de costos asociados a la consultoría funcional.

El plan de cuentas de cada una de las compañías deberá pasar por todo el proceso

de depuración y homologación de datos.

El manejo de estos deberá considerarse dentro de la estrategia de datos del frente

de implementación.

Considerar únicamente el alcance que se encuentra en el RFI.

Actualmente la operación de las compañías se realiza de manera independiente.

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Se pretende implementar MRP?

Se pretende implementar lectura de código de barras en los movimientos de bodega?

Se pretende habilitar las aplicaciones fiori estándar de la librería o desarrollar nuevas?

Se pretende habilitar las aplicaciones fiori estándar de la librería o desarrollar nuevas?Dentro de la estimación únicamente se deben considerar las aplicaciones estándar

de la librería de FIORI.

Si, en GEB, TGI, Calidda, Contugas, TRecsa y Eebis

Considerar dentro de la estimación de costos asociados a la consultoría funcional.

PREGUNTA REPETIDA

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¿Se desea integrar PLC de activos con SAP PM?

Desean utilizar Radiofrecuencia / Códigos de barras asociadas a actividades de

mantenimiento de activos.

¿Qué módulos de SAP se van a integrar con SAP PM?

¿Desean movilizar la gestión de mantenimiento?

Considerar únicamente el alcance que se encuentra en el RFI.


Para la estimación considere las integraciones estándar del sistema.


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125 Cantidad de proyectos actuales que se gestionan ? Cuantos se crean en un año?

El mantenimiento está tercerizado ? Cuando contratos con proveedores de

mantenimiento manejan?

¿Requieren análisis de rentabilidad por cliente, producto, etc… no se ven requerimientos

asociados a COPA

¿Qué tipos de proyectos manejan?



RFI.


RFI.




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La solución PPM está implementada en alguna de las empresas hoy en día?

Se quiere integrar PPM con Primavera? Que integraciones será necesarias? Entradas y

salidas ?

Las soluciones para tesorería y Bancos que ya están definidas e implementadas en GEB,

seguirán un modelo similar, o son totalmente diferentes en el resto de las empresas, y se

debe analizar desde cero ?

Aproximadamente cuantas operaciones de riesgos y préstamos se realizan hoy en día ?

No está implementada en ninguna sociedad


RFI.

Para toda la implementación se realizará una aplicación de un modelo único

corporativo el objetivo es solo realizar las localizaciones necesarias.


RFI.

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En la parte, Embedded Analytics with SAP S/4HANA, en la segunda versión del RFI,

aparece vació. Esto es correcto?

En la parte, Embedded Analytics with SAP S/4HANA, en la segunda versión del RFI,

aparece vació. Esto significa que van a mantener las versión actual de BPC en vez de la

versión de S4 HANA?

GEB y TGI, tienen o está implementando Consolidación y planificación. Para estas

empresas entonces se realizará la implantación desde cero ?

BPC que se implantará será el clásico o embebido ? Para al estimación de costos considere BPC embebido.

Por favor considerar el siguiente alcance: ver Emb. Analytics.doc

Considere el alcance incluido en la respuesta anterior.

Consolidación: sólo aplica para GEB, y ya está implementado

GEB tiene planificación de presupuesto y la información requerida, la solicita a

todas las filiales. Es posible que se requiera planificación de ingresos

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¿Manejan moneda de grupo 30 como moneda de consolidación?

Para la "Planificación de Liquidez", se mantendrá un modelo similar al implementado para

GEB, o se creará uno totalmente nuevo ?

Por la Lámina de Visión Futura de Integración, se puede identificar que la Vertical de

Utilities está en evaluación, esto estará definido para el RFP? Se debe entonces considerar

en el alcance del RFI ?

¿Qué estructura de empresas está creadas en SAP y si estas pertenecen a la misma

sociedad ?

AS_IS:

Una misma Sociedad CO para TGI, GEB

Una Sociedad CO para Trecsa

Una Sociedad CO para Calidda

Una Sociedad CO para Contugas

Sociedades FI: Una por sociedad

TO_BE:

Recomendar si debe haber una sociedad CO por país

Sociedades FI: Una por sociedad

Dado que la directriz del grupo es que las empresas se alinean con las mejores

prácticas del Standard de SAP, para el TO_BE favor Recomendar qué es lo más

conveniente

Esta decisión hace parte del proceso de implementación

Considerar dentro de la estimación de este RFI los costos asociados a la

implementación de la vertical ISU para las compañías CONTUGAS - CÁLIDDA.

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¿Qué soluciones verticales para la Industria están considerando o evaluando?

La solución vertical solo se implementará en CALIDDA y CONTUGAS ?

Existen sistemas legados que quieran integrar con CRM/ISU?

En la parte de Analytics del proyecto ¿se espera la construcción de reportes

personalizados a cada una de las Entidades dentro del alcance?



Considera las siguientes soluciones:

CRM - ISU (Custom Relationship Management) & Billing for Utilities

e-Invoicing & Contract Accounting (e-ICA)

Energy Data Mgmt. Device Mgmt

Energy Data Mgmt Meter Reading Mgmt



Para el alcance de este RFI no se considerarán integraciones con CRM/ISU.

Para el alcance de este RFI no se considerarán personalizaciones, pero sin embargo

favor plantear un máximo de 20 reportes personalizados de complejidad media para

cada una de las empresas.

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145 Entendemos que SucessFactor está implementado. En cuales empresas?

Cuales son las necesidades de informes de cada integración de SAP Analytics con:

- ERP, SucessFactors, Vertical, Primavera, BPC.

Se desean recrear los Informes que están hoy en día en BI - BO ?

En el proyecto para SucessFactors, solo se incluye la "integración" ? O también la

Implementación ?

Se debe garantizar que los informes que se generan hoy en día funcionen en

S/4HANA haciendo las conexiones que se requieran

Los módulos de SFSF (sin incluir Payroll) se van a ir implementando en paralelo a

S4hana, por lo que no hacen parte del alcance del presente proyecto.




SucessFactors ya se encuentra implementado en GEB y TGI.

No hace parte del alcance de este RFI.

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SucessFactor también se desea implementar desde cero?

Si fuese el caso, en cuales empresas se desea implementar SucessFactor desde cero?

¿Cuál va a ser el maestro central de los datos de HR? SAP ECC o SuccessFactor ?

¿Podemos incluir la parte de Nomina con Employee Central Payroll?











No se va a implementar HCM.












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¿La gestión del tiempo la podemos realizar también con SuccessFactor?

Se entiende que HCM para GEB y TGI ya están implementadas todas las funcionalidades

requeridas. Estas se quieren Implementar desde cero ?

En TRESCA, CALIDDA y CONTUGAS, no está implementado HCM y pero se implementará

en sus 4 funcionalidades. Por favor confirmar.

Entendemos que SucessFactor está implementado. En cuales empresas?




















* La integración de SFSF con S4hana

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Cuantas personas por empresa trabajan hoy en día en recursos humanos?

Se entiende que Ariba solo se debe integrar, no se va a implementar desde cero ?

Se entiende que Ariba solo se debe integrar, no se va a implementar desde cero ?

Cuantos empleados hay en cada una de las 6 empresas.

A continuación se relacionan los usuarios SAP por empresa del grupo:

- GEB 517

- Calidda 362

- Contugas 89

- TGI 428

- TRECSA 41

Esta información no hace parte de este RFI

No se requiere la estimación de costos para la implementación de ARIBA.

PREGUNTA REPETIDA

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Los costes de cada fase dividido por entidades, es en el caso de considerar un roll-out ? En

caso de proponer un Big--Ban se podría poner el valor completo en la columna GEB ?

Se debe indicar los costes por Fase por Modulo ? Ejemplo:

Realización / MM / 100.000 USD

Realización / SD / 200.000 USD

Realización / MM / 100.000 USD

Realización / SD / 200.000 USD

Si no es así, por favor dar un ejemplo.

Se debe indicar los costes por Fase por Sistema a integrar ? Ejemplo:

Realización / Concur / 100.000 USD

Realización / ARIBA / 200.000 USD

Realización / CONCUR / 100.000 USD

Realización / ARIBA / 200.000 USD

Si no es así, por favor dar un ejemplo.

El escenario vertical es para indicar el coste de la implantación del la solución vertical de

negocio ?

Los costos asociados deben estar asignados a cada una de las compañías de

acuerdo con los requerimientos funcionales descritos en el documento.

Es correcto.

Por favor realizar la discriminación de los costos para cada fase según el

planteamiento de implementación que se sugiera.

No es necesario, pero aportaría en el proceso.

En esta hoja del anexo, por favor incluir únicamente los costos asociados a la

implementación de la vertical.

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165 ¿Es permitido el modelo de Consorcios o Uniones Temporales?

El escenario vertical es para indicar el coste de la implantación del la solución vertical de

negocio separada por módulos y por las integraciones con otros sistemas ? Por favor dar

un ejemplo.

En el coste el punto 1 y 2 de licenciamiento y mantenimiento de licencias NO se debe

completar?

¿El no presentar el RFI es inhabilita para la presentación del RFP?

De acuerdo con la última versión del RFI, no se debe estimar costos de

licenciamiento.

Para la GEB es de gran importancia este proyecto de reimplementación de SAP y se

encuentra catalogado como un proyecto estratégico, aunque el no presentar el RFI

no inhabilita para la presentación de RFP, la GEB considera como un muy valioso el

aporte por parte de los participantes al proceso la respuesta del RFI ya que será

parte crucial en el planteamiento y futura evaluación del RFP.

Es permitido.

En esta hoja del anexo, por favor incluir únicamente los costos asociados a la

implementación de la vertical.

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¿Si son validos los anteriores modelos cuales son las condiciones?

¿Cuáles son las condiciones de Pago?

¿Que indicadores financieros se requieren para la contratación?

¿Que tipo de Pólizas/ Garantías solicitan para el contrato?

Como parte de la documentación requerida, se deberá dejar claramente

especificada la función que se espera de cada una de las entidades junto con su

porcentaje de participación.

Se esperaría también se incluya la estructura de gobierno que se presentaría para la

implementación.

Para efectos de este RFI el proponente tiene la posibilidad de establecer los hitos de

acuerdo con su plan de implementación.

Tal como se indica en el Anexo 1 . el proveedor deberá anexar el RUP.

Para efectos de RFI no aplican pólizas.

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¿Despliegue del proyecto S/4HANA para los países mencionados, se requiere de forma

simultanea o en línea?

¿El pago del contrato se realizará en Colombia o en cada uno de los países?

¿Cual es la cuidad base para cada país?

¿Podríamos ofrecer infraestructura en proveedores Cloud tipo Amazon Web Services?De acuerdo con la última versión del RFI, la estimación de infraestructura no hace


Se permite la estimación de costos para los dos escenarios.

Para efectos de RFI, la pregunta no aplica.

La ejecución del proyecto se realizará desde BOGOTÁ.

No considere dentro de su estimación gastos por desplazamiento.

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Cantidad de Centros/ Sucursales para la Sociedad Trecsa?

Cantidad de Centros/ Sucursales para la Sociedad CALIDDA?

Cantidad de Centros/ Sucursales para la sociedad GEB?

Cantidad de Centros/ Sucursales Para la sociedad TGI?

2 Sucursales. Se encuentra en Caso de Negocio la implementación de Centro de

Servicios Compartidos, cuya implementación implicaría manejar una tercera

sucursal

1 Sucursal

1 Sucursal

1 Sucursal

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Cantidad de Centros/ Sucursales para la Sociedad CONTUGAS?

¿Usan Tele medición?

¿Se tiene que incluir en el alcance Facturación Electrónica?

¿Cuántas razones sociales incluirá la funcionalidad de FE?

1 Sucursal

No se usa.


Facturación electrónica para ser integrado con SAP S/4HANA, para todas las

empresas (6)


Facturación electrónica para ser integrado con SAP S/4HANA, para todas las

empresas (6)

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185Se considera como válida, únicamente la experiencia en implementaciones únicamente en

Colombia y Latinoamérica?

¿Cual es el máximo de facturas generadas por hora?

¿Cuentan con un sistema de Gestión Documental? Si es así, especifique cual, y su función.

¿Se requiere el flujo y descripción del proceso de para la aprobación de facturas

(Workflow o físico)?

Para efectos de este RFI, no es requerido.

No se requiere.

Es permitido presentar experiencia diferente a Colombia y Latinoamérica.

Calidda genera 30.000 facturas diarias

Contugas genera 120.000 facturas mensuales

TGI genera 400 facturas mensuales

Trecsa y GEB generan 2 facturas mensuales (voluminosas)

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Se entiende que el alcance del proyecto es la implementación de S4HANA y no una re

implementación de esta solución?

Se considera una fase inicial de definición de procesos globales o corporativos para

estandarizar todas las sociedades en cuanto a procesos, datos maestros, consolidación de

la información, etc.? En caso de ser afirmativo por favor confirmar si esta fase ya inicio o

se considera parte inicial del proyecto de implementación de S/4 HANA?

El proyecto se contempla en una sola fase o se inicia con alguna sociedad específica y

después se procede por “Roll-out” para las demás sociedades? O tiene planeada una

estrategia diferente GEB?

La implementación de cada país se contempla de manera centralizada en Colombia? O se

realizaría en cada país?

La necesidad del grupo corresponde a una nueva implementación de SAP.

Actualmente se está desarrollando un proyecto de estandarización de procesos el

cual será insumo para el diseño de los procesos en SAP.

A la fecha GEB no cuenta con una estrategia establecida.

Se permite la estimación de escenarios.

La implementación estará centralizada en Colombia.

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En el diagrama de la presentación se observa que tienen Primavera para gestión de

proyectos y portafolio con una interfaz con SAP, esto continúa? o se piensa implementar

PS y SAP Portfolio Project Management?

Se menciona que la vertical de utilities y SAP GRC está en proceso de evaluación,

actualmente ya se tiene definido si se implementan o no dentro del alcance del proyecto?

De acuerdo con el diagrama de integración, se dice: "SAP implementada o a

implementar", es posible que nos confirmen cuales son las aplicaciones que se encuentran

implementadas y cuáles las que se van a implementar?

Se considera herramienta central para el manejo de las interfaces como SAP HCI? Si

Considere la integración entre SAP y Primavera.

Por favor considera:

* las verticales para Calidda y Contugas,

* GRC para todo el grupo

Para efectos de este RFI considere la información consignada en la SECCIÓN 3.

Requerimientos Tecnológicos

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Se maneja alguna fecha máxima en la cual desean tener todas sus filiales implementadas

en S/4 HANA?

El proyecto contempla la instalación de un servidor On Premise y se deberán realizar las

conexiones correspondientes hacia SFSF? O el modelo será la nómina en la nube a través

de SFSS y se adquirirán la licencias de Emplee Central Payrrol?

Las nóminas de Colombia, Perú, Brasil y Guatemala se encuentra actualmente

implementadas en el servidor On Premise?

Qué sistema de gestión documental utilizan y de georreferenciación?Se informa que la información suministrada será únicamente la documentada en el

RFI.

La expectativa de GEB es contar con todas las sociedades en productivo para inicios

de 2019







Si.

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Facturación Electrónica (Indican NO SAP en Evaluación)

PARA COLOMBIA

Facturan todos los procesos por SD o existen procesos en que se facture a través de otro

módulo y se deba asegurar el debido reporte de la facturación electrónica a la DIAN?

Se tienen contemplados procesos de mejoras de cada una de los proceso de nómina que

tienen actualmente?.

Los históricos de los empleados cuanto tiempo deberán ser cargados?.

La expectativa es adoptar al máximo, las mejores prácticas porpuestas por SAP.

(Procesos estándar)

En evaluación y estimación; serían cerca de 25 años, sólo para el GEB


Facturación electrónica para ser integrado con SAP S/4HANA

Para GEB: SD-FI

Para TGI: Scheneider Electrics

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205Consideran el uso del submodulo de LETRA para transportes y liquidación de gastos de

transportes?.

PARA PERÚ/GUATEMALA

Actualmente como es la conexión y reporte a cada uno de los entes reguladores: Perú

(SUNAT), Guatemala (SAT), Brasil (Secretaria de Fazenda)?.

Entre las empresas existe proceso de Venta Intercompany?

El monitoreo de rendimientos de procesos de venta, corresponde a los análisis respectivos

de rentabilidad?.

Actualmente la operación de las compañías se realiza de manera independiente.

Agradecemos considerar la implementaciòn de Intercompany

Si

LETRA no se encuentra dentro del alcance de este RFI.

Brasil no hace parte del alcance de la implementación

Para efectos de este RFI favor considerar conexión con proveedor tecnológico

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En que moneda se trabajarían los reportes consolidados de costos?.

Para las acciones de monitoreo, se requiere que sea configurado directamente en el

Sistema SAP Solution Manager del cliente o del Interesado ?

Para el monitoreo de aplicaciones y plataforma que herramientas utilizan actualmente ?

Si utilizan herramientas de terceros para monitoreo , se requiere su integración con SAP

Solution Manager del cliente ?

No se cuenta con una herramienta de monitoreo de aplicaciones, a futuro sería

SOLMAN

No se cuenta con una herramienta de monitoreo de aplicaciones, a futuro sería

SOLMAN

Los reportes se tiene en la moneda propia de cada país y para efectos de

consolidación en USD.

Se permite la estimación de SOLMAN.

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El alcance en Solman para la Gestión de Servicios IT es únicamente para aplicaciones

SAP?

La Seguridad (Roles y PeRFIles ) debe asumirse dentro de las actividades de

Mantenimiento y Operación ?

Es del interés de GEB que como parte de esta invitación, el proponente presente

propuesta de arquitectura para la solución de S/4HANA?

En caso de ser afirmativo, es posible contar con información base para realizar un sizing

de infraestructura?No, el alcance de este RFI no considera la arquitectura.

Si

Si

No, el alcance de este RFI no considera la arquitectura.

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Se entiende que las certificaciones de experiencia consiste en hacer la relación de las

mismas en la tabla correspondiente. Es correcto este entendimiento?

Por favor confirmar si la NO presentación de estas experiencias inhabilita al proponente

para participar en la fase siguiente de este proceso.

El licenciamiento lo gestionan directamente con SAP de acuerdo a la reunión de

entendimiento. Por lo anterior no aplicaría el tema de licenciamiento del Anexo.3. es

correcto nuestro entendimiento?

La estimación de esfuerzos de las integraciones con aplicaciones SAP y no SAP; se debe

tomar de la información de la presentación Slide 2.1 o del numeral 3.3.2 del RFI

funcional?

Es correcto.

Es importante realizar el diligenciamiento de cada uno de los formatos y anexos

incluidos en el RFI.

No, pero se plantea el envío de dicha información para efectos de un planteamiento

adecuado del RFP

Así es, el alcance de este RFI no considera costos por licenciamiento.

debe tomar de la información de presentada en el numeral 3.3.2 del RFI funcional

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Dentro de las opciones de otras estrategias podemos proponer otra plataforma distinta a

HEC y AWS? En caso positivo, podríamos tener mayor información para lograr un Sizing

de las maquinas que soportarían esta implementación.

Si podrían plantear otra plataforma distinta pero el tema de infraestructura no se

encuentra dentro del alcance del RFI

Documents

RFI - GEB No Pregunta Respuestas...módulo de SAP (el mas actualizado SSFF) en la solución o se deben mantener los 2 módulos de SAP? Continuando con la pregunta anterior, a continuación