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1. Serie 2. Subserie 3. Nombre del registro o documento de archivo 4. Definición5. Descripción de la categoría de
información6. Idioma
7.Soporte
Análogo
8. oporte
Digital
9.Soporte
Electrónico
10. Descripción del
Soporte
11. Estado de la
información
12.Información
Pública
13.Información Pública
Clasificada
ACCIONES
CONSTITUCIONALESAcciones de Grupo Auto admisorio de la demanda Providencia a través de la cual se da apertura al proceso.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
ACCIONES
CONSTITUCIONALESAcciones de Grupo Notificación de la demanda
Acto mediante el cual se pone en conocimiento de los sujetos procesales el
contenido de las providencias que se produzcan dentro del proceso, tiene
como finalidad garantizar los derechos de defensa y de contradicción como
nociones integrantes del concepto de debido proceso.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
ACCIONES
CONSTITUCIONALESAcciones de Grupo Contestación de la demanda
Acto procesal de la parte demandada consistente en una respuesta que da a
la pretensión contenida en la demanda del actor, oponiendo, si las tuviera,
las excepciones que hubiere lugar, o negando o aceptando la causa de la
acción o en último caso, contrademandando.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
ACCIONES
CONSTITUCIONALESAcciones de Grupo Ficha técnica de conciliación
Documento técnico que contiene el estudio jurídico de los casos y procesos
que serán puestos en consideración del Comité de Conciliación.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
ACCIONES
CONSTITUCIONALESAcciones de Grupo Acta del comité interno de conciliación
Documento o pieza escrita donde se consigna el resultado de las
deliberaciones y acuerdos de cada una de las sesiones del comité.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
ACCIONES
CONSTITUCIONALESAcciones de Grupo Acta de audiencia de conciliación
Documento o pieza escrita que elabora el secretario en el respectivo
expediente judicial para acreditar dichas declaraciones o acuerdos
concernientes a los asuntos de la audiencia.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
ACCIONES
CONSTITUCIONALESAcciones de Grupo Auto de pruebas
Providencia empleada para recibir el proceso o causa a prueba; a fin de que,
dentro del término concedido por el juez, presenten las partes las pruebas
que estimen convenientes a su derecho.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
ACCIONES
CONSTITUCIONALESAcciones de Grupo Alegatos de conclusión
Oportunidad procesal en la que el apoderado le manifiesta al operador
judicial sus apreciaciones acerca de la forma en que debe dictarse el fallo,
sobre la base de los hechos alegados y las pruebas llegadas al proceso.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
ACCIONES
CONSTITUCIONALESAcciones de Grupo Fallo de primera instancia
Tipo de decisión final que se toma dentro del proceso, una vez agotadas o
cumplidas todas sus etapas procesales, en la cual se define o resuelve de
fondo por parte de un juez o Tribunal.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
ACCIONES
CONSTITUCIONALESAcciones de Grupo Edicto
Notificación de alguna resolución judicial dictada en juicio, mediante la
publicación en algún órgano oficial o privado, con el fin de hacer un
llamamiento al demandado incierto o cuyo domicilio se desconoce y
emplazarlo a comparecer en juicio bajo apercibimiento de ser declarado
ausente y juzgado en rebeldía.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
ACCIONES
CONSTITUCIONALESAcciones de Grupo Recurso de apelación (según sea el caso)
Medio de defensa por el cual se solicita al mismo funcionario que expidió la
decisión que la aclare, modifique, adicione o revoque.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
RGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN
ACCIONES
CONSTITUCIONALESAcciones de Grupo Fallo de segunda instancia (según sea el caso)
Tipo de decisión final que se toma dentro del proceso, una vez agotadas o
cumplidas todas sus etapas procesales, en la cual se define o resuelve de
fondo por parte de un juez o Tribunal.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
ACCIONES
CONSTITUCIONALESAcciones de Grupo Edicto, copia auto ejecutoriado
Notificación de alguna resolución judicial dictada en juicio, mediante la
publicación en algún órgano oficial o privado, con el fin de hacer un
llamamiento al demandado incierto o cuyo domicilio se desconoce y
emplazarlo a comparecer en juicio bajo apercibimiento de ser declarado
ausente y juzgado en rebeldía.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
ACCIONES
CONSTITUCIONALESAcciones de Grupo
Resolución que ordena el cumplimiento del fallo
(según sea el caso)
Acto procesal proveniente de un tribunal, mediante el cual resuelve las
peticiones de las partes, o autoriza u ordena el cumplimiento de
determinadas medidas. Dentro del proceso, doctrinariamente se le considera
un acto de desarrollo, de ordenación e impulso o de conclusión o decisión.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
ACCIONES
CONSTITUCIONALESAcciones de Tutela Auto admisorio de la demanda Providencia a través de la cual se da apertura al proceso.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
ACCIONES
CONSTITUCIONALESAcciones de Tutela Demanda
Escrito por medio del cual se solicita a una autoridad judicial o arbitral, la
protección y/o reconocimiento de los derechos e intereses colectivos.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
ACCIONES
CONSTITUCIONALESAcciones de Tutela Notificación de la demanda
Acto mediante el cual se pone en conocimiento de los sujetos procesales el
contenido de las providencias que se produzcan dentro del proceso, tiene
como finalidad garantizar los derechos de defensa y de contradicción como
nociones integrantes del concepto de debido proceso.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
ACCIONES
CONSTITUCIONALESAcciones de Tutela Contestación de la demanda
Acto procesal de la parte demandada consistente en una respuesta que da a
la pretensión contenida en la demanda del actor, oponiendo, si las tuviera,
las excepciones que hubiere lugar, o negando o aceptando la causa de la
acción o en último caso, contrademandando.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
ACCIONES
CONSTITUCIONALESAcciones de Tutela Fallo de primera instancia
Tipo de decisión final que se toma dentro del proceso, una vez agotadas o
cumplidas todas sus etapas procesales, en la cual se define o resuelve de
fondo por parte de un juez o Tribunal.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
ACCIONES
CONSTITUCIONALESAcciones de Tutela Recurso de apelación (según sea el caso)
Medio de defensa por el cual se solicita al mismo funcionario que expidió la
decisión que la aclare, modifique, adicione o revoque.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
ACCIONES
CONSTITUCIONALESAcciones de Tutela Fallo de segunda instancia (según sea el caso)
Tipo de decisión final que se toma dentro del proceso, una vez agotadas o
cumplidas todas sus etapas procesales, en la cual se define o resuelve de
fondo por parte de un juez o Tribunal.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
ACCIONES
CONSTITUCIONALESAcciones de Tutela Comunicación de Cumplimiento (según sea el caso) Documento donde se comunica el cumplimiento del fallo.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
ACCIONES
CONSTITUCIONALESAcciones Populares Auto admisorio de la demanda Providencia a través de la cual se da apertura al proceso.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
ACCIONES
CONSTITUCIONALESAcciones Populares Demanda
Escrito por medio del cual se solicita a una autoridad judicial o arbitral, la
protección y/o reconocimiento de los derechos e intereses colectivos.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
ACCIONES
CONSTITUCIONALESAcciones Populares Notificación de la demanda
Acto mediante el cual se pone en conocimiento de los sujetos procesales el
contenido de las providencias que se produzcan dentro del proceso, tiene
como finalidad garantizar los derechos de defensa y de contradicción como
nociones integrantes del concepto de debido proceso.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
ACCIONES
CONSTITUCIONALESAcciones Populares Contestación de la demanda
Acto procesal de la parte demandada consistente en una respuesta que da a
la pretensión contenida en la demanda del actor, oponiendo, si las tuviera,
las excepciones que hubiere lugar, o negando o aceptando la causa de la
acción o en último caso, contrademandando.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
ACCIONES
CONSTITUCIONALESAcciones Populares Fallo de primera instancia
Tipo de decisión final que se toma dentro del proceso, una vez agotadas o
cumplidas todas sus etapas procesales, en la cual se define o resuelve de
fondo por parte de un juez o Tribunal.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
ACCIONES
CONSTITUCIONALESAcciones Populares Recurso de apelación (según sea el caso)
Medio de defensa por el cual se solicita al mismo funcionario que expidió la
decisión que la aclare, modifique, adicione o revoque.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
ACCIONES
CONSTITUCIONALESAcciones Populares Fallo de segunda instancia (según sea el caso)
Tipo de decisión final que se toma dentro del proceso, una vez agotadas o
cumplidas todas sus etapas procesales, en la cual se define o resuelve de
fondo por parte de un juez o Tribunal.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
ACCIONES
CONSTITUCIONALESAcciones Populares
Resolución que ordena el cumplimiento del fallo
(según sea el caso)
Acto procesal proveniente de un tribunal, mediante el cual resuelve las
peticiones de las partes, o autoriza u ordena el cumplimiento de
determinadas medidas. Dentro del proceso, doctrinariamente se le considera
un acto de desarrollo, de ordenación e impulso o de conclusión o decisión.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
ACCIONES
CONSTITUCIONALESAcciones Populares Comunicación de Cumplimiento (según sea el caso) Documento donde se comunica el cumplimiento del fallo.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
ACTASActas de Comité Directivo
Modelo Integrado de GestiónActas
Documento donde se consigna el resultado de las decisiones, acuerdos y
compromisos adquiridos en cada una de las sesiones del Comité Directivo
Modelo Integrado de Gestión.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
fiscal, histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
ACTASActas de Comité Directivo
Modelo Integrado de GestiónComunicaciones Internas Comunicación escrita entre los servidores públicos de la entidad.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
Español X Papel Disponible X
ACTASActas de Comité Directivo
Modelo Integrado de GestiónControl de Asistencia
Documento donde se registra la presencia y participación de los integrantes
e invitados del comité.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
Español X Papel Disponible X
ACTAS
Actas de Comité Evaluador
del Modelo Integrado de
Gestión
Actas
Documento donde se consigna el resultado de las decisiones, acuerdos y
compromisos adquiridos en cada una de las sesiones del Comité Evaluador
del Modelo Integrado de Gestión.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
fiscal, histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
ACTAS
Actas de Comité Evaluador
del Modelo Integrado de
Gestión
Comunicaciones Internas Comunicación escrita entre los servidores públicos de la entidad.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
Español X Papel Disponible X
ACTAS
Actas de Comité Evaluador
del Modelo Integrado de
Gestión
Control de AsistenciaDocumento donde se registra la presencia y participación de los integrantes
e invitados del comité.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
Español X Papel Disponible X
ACTASActas Comité Operativo
Modelo Integrado de GestiónActas
Documento donde se consigna el resultado de las decisiones, acuerdos y
compromisos adquiridos en cada una de las sesiones del Comité Operativo
Modelo Integrado de Gestión.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
Español X Papel Disponible X
ACTASActas Comité Operativo
Modelo Integrado de GestiónComunicaciones Internas Comunicación escrita entre los servidores públicos de la entidad.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
Español X Papel Disponible X
ACTASActas Comité Operativo
Modelo Integrado de GestiónControl de Asistencia
Documento donde se registra la presencia y participación de los integrantes
e invitados del comité.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
Español X Papel Disponible X
ACTASActas de Comité Asesor y
EvaluadorActa
Documento donde se consigna el resultado de las decisiones, acuerdos y
compromisos adquiridos en cada una de las sesiones del Comité Asesor y
Evaluador.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
fiscal, histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
ACTASActas de Comité Asesor y
EvaluadorRegistro de Asistencia
Documento donde se registra la presencia y participación de los integrantes
e invitados del comité.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
Español X Papel Disponible X
ACTASActas de Comité de Control
InternoActa
Documento donde se consigna el resultado de las decisiones, acuerdos y
compromisos adquiridos en cada una de las sesiones del Comité de Control
Interno.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
Español X Papel Disponible X
ACTASActas de Comité de Control
InternoListado de Asistencia
Documento donde se registra la presencia y participación de los integrantes
e invitados del comité.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
Español X Papel Disponible X
ACTAS Actas de Comité Directivo ActaDocumento donde se consigna el resultado de las decisiones, acuerdos y
compromisos adquiridos en cada una de las sesiones del Comité Directivo.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
Español X Papel Disponible X
ACTAS Actas de Comité Directivo Listado de AsistenciaDocumento donde se registra la presencia y participación de los integrantes
e invitados del comité.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
Español X Papel Disponible X
ACTASActas de Comité Distrital de
EmergenciasActa
Documento donde se consigna el resultado de las decisiones, acuerdos y
compromisos adquiridos en cada una de las sesiones del Comité Distrital de
Emergencias.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
Español X Papel Disponible X
ACTASActas de Comité Distrital de
EmergenciasListado de Asistencia
Documento donde se registra la presencia y participación de los integrantes
e invitados del comité.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
Español X Papel Disponible X
ACTAS Actas de Control Interno Plan de Acción
Herramienta que permite llevar a cabo los fines planteados por la entidad,
mediante una adecuada definición de objetivos y metas, así mismo permite
organizar y orientar estratégicamente acciones, procesos, instrumentos y
recursos disponibles hacia el logro de objetivos y metas. Igualmente, el Plan
de Acción permite definir indicadores que facilitan el seguimiento y
evaluación de las acciones y sirven de guía para la toma oportuna de
decisiones.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
ACTAS Actas de Control Interno Programa de AuditoríasConjunto de una o más auditorias planificadas para un período de tiempo
determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
ACTAS Actas de Control Interno Acta
Documento donde se consigna el resultado de las decisiones, acuerdos y
compromisos adquiridos en cada una de las sesiones de la Oficina de Control
Interno.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
ACTAS Actas de Control Interno Informes y Presentaciones
Documento donde se registran y evidencian las actividades, operaciones y
actuaciones, así como la administración de la información y los recursos que
se realicen en la entidad de acuerdo con las normas constitucionales y
legales dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las
metas u objetivos previstos.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
ACTASActas de Comité Interno de
ConciliaciónFicha técnica de conciliación
Documento técnico que contiene el estudio jurídico de los casos y procesos
que serán puestos en consideración del Comité de Conciliación.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
fiscal, histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
ACTASActas de Comité Interno de
ConciliaciónActa del comité interno de conciliación
Documento o pieza escrita donde se consigna el resultado de las
deliberaciones y acuerdos de cada una de las sesiones del comité.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
fiscal, histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
ACTAS Actas Visitas Entes Externos Acta
Documento redactado por el funcionario competente del ente de control
externo, que tiene por objeto dejar constancia de una actuación
administrativa.
Subserie documental de valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
ACTAS Actas Visitas Entes Externos Documentos soportesDocumentos que evidencian la entrega de la información requerida por el
ente externo.
Subserie documental de valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
ACTOS ADMINISTRATIVOS Acuerdos Junta Directiva Acuerdo Junta DirectivaActo administrativo contentivo de la voluntad de la Junta Directiva que
involucra efectos generales y/o particulares.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
fiscal, histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
ACTOS ADMINISTRATIVOS Circulares Circular
Comunicación oficial interna o externa mediante la cual se da a conocer
internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios,
políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común.
Subserie Documental con valor
administrativoEspañol X Papel Disponible X
ACTOS ADMINISTRATIVOS Directiva Directiva
Acto administrativo contentivo de la voluntad de la administración sobre
aspectos de manejo de rubros que entran y salen de la Entidad y que afectan
el manejo de recursos públicos a nivel Distrital.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
fiscal, histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
ACTOS ADMINISTRATIVOS Resolución ResoluciónActo administrativo contentivo de la voluntad de la administración que
involucra efectos generales y/o particulares .
Subserie Documental de
Conservación Total, posee valor
administrativo, legal y/o jurídico,
histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
AUDITORÍAS Auditorías Externas Comunicación Oficial / Plan de Auditoría Descripción de las actividades y detalles acordados de una auditoria.Subserie Documental con valor
administrativoEspañol X Papel Disponible X
AUDITORÍAS Auditorías Externas Acta
Documento redactado por el funcionario competente del ente de control
externo, que tiene por objeto dejar constancia de una actuación
administrativa.
Subserie Documental con valor
administrativoEspañol X Papel Disponible X
AUDITORÍAS Auditorías Externas Informe Preliminar
Documento que contiene los resultados de la evaluación de los componentes
y factores de auditoría a manera de observaciones para que sean analizados
y contestadas por el Sujeto de Control en los aspectos que se consideran no
están suficientemente respaldadas con evidencia valida, suficiente,
pertinente y competente.
Subserie Documental con valor
administrativoEspañol X Papel Disponible X
AUDITORÍAS Auditorías Externas Informe Final
Documento que contiene las conclusiones y hallazgos finales a las que ha
llegado el equipo de auditoría, luego de realizar el proceso auditor, en torno
de la gestión y los resultados, la opinión de los estados contables y
evaluación del sistema de control interno. Es integral por cuanto se ha hecho
una evaluación conjunta al aplicar en forma articulada los diferentes
sistemas de control.
Subserie Documental con valor
administrativoEspañol X Papel Disponible X
AUDITORÍAS Auditorías Internas Plan Descripción de las actividades y detalles acordados de una auditoria..Subserie Documental con valor
administrativoEspañol X Papel Disponible X
AUDITORÍAS Auditorías Internas Comunicación Interna Comunicación oficial escrita entre los servidores públicos de la entidad. Subserie Documental con valor
administrativoEspañol X Papel Disponible X
AUDITORÍAS Auditorías Internas ActasDocumento elaborado por un funcionario competente de la entidad, que
tiene por objeto dejar constancia de una actuación administrativa.
Subserie Documental con valor
administrativoEspañol X Papel Disponible X
AUDITORÍAS Auditorías Internas Listas de VerificaciónDocumento que determina las variables medibles que merecen atención
especial dejando un registro del seguimiento hecho.
Subserie Documental con valor
administrativoEspañol X Papel Disponible X
AUDITORÍAS Auditorías Internas Soportes de Trabajo Documentos soportes que evidencian la realización de la auditoría interna.Subserie Documental con valor
administrativoEspañol X Papel Disponible X
AUDITORÍAS Auditorías Internas Informe
Documento que contiene con veracidad y exactitud las actividades de la
auditoría. los resultados de la auditoria interna en términos de fortalezas y
debilidades, conclusiones y recomendaciones.
Subserie Documental con valor
administrativoEspañol X Papel Disponible X
CONCILIACIÓN PREJUDICIAL Solicitud de conciliación
Petición dirigida por escrito por una o varias partes o sus representantes
debidamente facultados solicitando la conciliación para lograr una resolución
extrajudicial respecto de una diferencia determinada.
Serie Documental que constituye
un medio alternativo al proceso
judicial, mediante la cual las partes
resuelven sus problemas sin tener
que acudir a un juicio.
Español X Papel Disponible X
CONCILIACIÓN PREJUDICIAL Solicitud al convocadoDocumento que convoca a la entidad para el trámite de la Conciliación
Prejudicial.
Serie Documental que constituye
un medio alternativo al proceso
judicial, mediante la cual las partes
resuelven sus problemas sin tener
que acudir a un juicio.
Español X Papel Disponible X
CONCILIACIÓN PREJUDICIALComunicación oficial remisión expediente a la
ProcuraduríaComunicación oficial remitiendo el expediente del caso a la procuraduría
Serie Documental que constituye
un medio alternativo al proceso
judicial, mediante la cual las partes
resuelven sus problemas sin tener
que acudir a un juicio.
Español X Papel Disponible X
CONCILIACIÓN PREJUDICIAL Ficha técnica de conciliaciónDocumento técnico que contiene el estudio jurídico de los casos y procesos
que serán puestos en consideración del Comité de Conciliación.
Serie Documental que constituye
un medio alternativo al proceso
judicial, mediante la cual las partes
resuelven sus problemas sin tener
que acudir a un juicio.
Español X Papel Disponible X
CONCILIACIÓN PREJUDICIAL PoderDocumento que le confiere a una persona la autoridad para actuar en
representación de la otra.
Serie Documental que constituye
un medio alternativo al proceso
judicial, mediante la cual las partes
resuelven sus problemas sin tener
que acudir a un juicio.
Español X Papel Disponible X
CONCILIACIÓN PREJUDICIAL DemandaEscrito por medio del cual se solicita a una autoridad judicial o arbitral, la
protección y/o reconocimiento de los derechos e intereses colectivos.
Serie Documental que constituye
un medio alternativo al proceso
judicial, mediante la cual las partes
resuelven sus problemas sin tener
que acudir a un juicio.
Español X Papel Disponible X
CONCILIACIÓN PREJUDICIAL Acta del comité interno de conciliación (copia)Documento o pieza escrita donde se consigna el resultado de las
deliberaciones y acuerdos de cada una de las sesiones del comité.
Serie Documental que constituye
un medio alternativo al proceso
judicial, mediante la cual las partes
resuelven sus problemas sin tener
que acudir a un juicio.
Español X Papel Disponible X
CONCILIACIÓN PREJUDICIAL PruebasElementos de convicción llevados formalmente al proceso para ser
apreciados por el juez antes de tomar su decisión.
Serie Documental que constituye
un medio alternativo al proceso
judicial, mediante la cual las partes
resuelven sus problemas sin tener
que acudir a un juicio.
Español X Papel Disponible X
CONCILIACIÓN PREJUDICIAL Comunicación allegando pruebas Documento mediante el cual se aportan pruebas a un proceso judicial.
Serie Documental que constituye
un medio alternativo al proceso
judicial, mediante la cual las partes
resuelven sus problemas sin tener
que acudir a un juicio.
Español X Papel Disponible X
CONCILIACIÓN PREJUDICIAL Fallo de primera instancia
Tipo de decisión final que se toma dentro del proceso, una vez agotadas o
cumplidas todas sus etapas procesales, en la cual se define o resuelve de
fondo por parte de un juez o Tribunal.
Serie Documental que constituye
un medio alternativo al proceso
judicial, mediante la cual las partes
resuelven sus problemas sin tener
que acudir a un juicio.
Español X Papel Disponible X
CONCILIACIÓN PREJUDICIAL Recurso de apelaciónMedio de defensa por el cual se solicita al mismo funcionario que expidió la
decisión que la aclare, modifique, adicione o revoque.
Serie Documental que constituye
un medio alternativo al proceso
judicial, mediante la cual las partes
resuelven sus problemas sin tener
que acudir a un juicio.
Español X Papel Disponible X
CONCILIACIÓN PREJUDICIAL Fallo de segunda instancia
Tipo de decisión final que se toma dentro del proceso, una vez agotadas o
cumplidas todas sus etapas procesales, en la cual se define o resuelve de
fondo por parte de un juez o Tribunal.
Serie Documental que constituye
un medio alternativo al proceso
judicial, mediante la cual las partes
resuelven sus problemas sin tener
que acudir a un juicio.
Español X Papel Disponible X
CONCILIACIÓN PREJUDICIAL PruebasElementos de convicción llevados formalmente al proceso para ser
apreciados por el juez antes de tomar su decisión.
Serie Documental que constituye
un medio alternativo al proceso
judicial, mediante la cual las partes
resuelven sus problemas sin tener
que acudir a un juicio.
Español X Papel Disponible X
CONCILIACIÓN PREJUDICIAL Resolución que ordena el cumplimiento
Acto procesal proveniente de un tribunal, mediante el cual resuelve las
peticiones de las partes, o autoriza u ordena el cumplimiento de
determinadas medidas. Dentro del proceso, doctrinariamente se le considera
un acto de desarrollo, de ordenación e impulso o de conclusión o decisión.
Serie Documental que constituye
un medio alternativo al proceso
judicial, mediante la cual las partes
resuelven sus problemas sin tener
que acudir a un juicio.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS
Contratos de Aceptación de
Oferta
(mínima cuantía)
Soportes de los Estudios de Mercado
(cotizaciones)
Documentos que soportan los datos correspondientes a el análisis realizado
frente a la comparación de cotizaciones como referente para la apertura de
un proceso de contratación.
Subserie Documental que
comprende el procedimiento de
selección para la celebración de
contratos cuyo objeto sea la
adquisición de bienes o servicios
cuyo valor no exceda el 10%.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS
Contratos de Aceptación de
Oferta
(mínima cuantía)
Estudios previos
Documento mediante el cual se describirá la necesidad que se pretende
satisfacer, el objeto a contratar, la modalidad de selección, el valor estimado
del contrato, la justificación y los factores de selección, que son soportes
para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato.
Subserie Documental que
comprende el procedimiento de
selección para la celebración de
contratos cuyo objeto sea la
adquisición de bienes o servicios
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS
Contratos de Aceptación de
Oferta
(mínima cuantía)
Certificado de disponibilidad presupuestal
Documento mediante el cual se garantiza el principio de legalidad, es decir,
la existencia del rubro y la apropiación presupuestal suficiente para atender
un gasto determinado.
Subserie Documental que
comprende el procedimiento de
selección para la celebración de
contratos cuyo objeto sea la
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS
Contratos de Aceptación de
Oferta
(mínima cuantía)
Matriz de Riesgo y Análisis de Garantías
Documento mediante el cual se efectúan los estudios de riesgos que pueden
ocurrir en la ejecución de un contrato, y las garantías que deben exigirse para
el cubrimiento de tales riesgos.
Subserie Documental que
comprende el procedimiento de
selección para la celebración de
contratos cuyo objeto sea la
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS
Contratos de Aceptación de
Oferta
(mínima cuantía)
Comunicación designación comité asesor
evaluador
Comunicación oficial por medio del cual se formaliza la delegación del
ordenador del gasto a los miembros del comité evaluador dentro de los
procesos de selección.
Subserie Documental que
comprende el procedimiento de
selección para la celebración de
contratos cuyo objeto sea la
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS
Contratos de Aceptación de
Oferta
(mínima cuantía)
Invitación
Documento que evidencia el ejercicio jurídico mediante el cual la
administración comunica a una persona natural o jurídica, su voluntad e
intención de contratar con ella, para determinado ejercicio contractual.
Subserie Documental que
comprende el procedimiento de
selección para la celebración de
contratos cuyo objeto sea la
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS
Contratos de Aceptación de
Oferta
(mínima cuantía)
Adenda (si aplica)
Documentos que se expiden dentro de un proceso licitatorio, concurso,
selección
abreviada, o contratación de mínima cuantía con el fin de aclarar, modificar
o
Subserie Documental que
comprende el procedimiento de
selección para la celebración de
contratos cuyo objeto sea la
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS
Contratos de Aceptación de
Oferta
(mínima cuantía)
Acta de cierreDocumento que declara la ocurrencia del termino (dentro del cronograma)
de cierre dentro de un proceso de selección.
Subserie Documental que
comprende el procedimiento de
selección para la celebración de
contratos cuyo objeto sea la
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS
Contratos de Aceptación de
Oferta
(mínima cuantía)
Propuestas económicas
Documento que contiene las ofertas monetarias y la forma en que cumpliría
las condiciones un futuro contratista, ya sea persona natural o jurídica,
durante los primeros momentos del ejercicio contractual.
Subserie Documental que
comprende el procedimiento de
selección para la celebración de
contratos cuyo objeto sea la
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS
Contratos de Aceptación de
Oferta
(mínima cuantía)
Evaluación jurídica y técnica de propuesta
económica mas baja
Fase correspondiente al proceso de contratación de mínima cuantía
adelantado por los miembros del Comité Evaluador, con el objeto de verificar
el cumplimiento de los requisitos habilitantes de la oferta con el precio mas
bajo y determinar mediante el informe de verificación de requisitos
habilitantes, si el proponente se encuentra habilitado, o se le debe requerir
para que subsane documentos de la propuesta, o si el mismo se encuentra
dentro de las causales de rechazo para participar en el proceso de
contratación.
Subserie Documental que
comprende el procedimiento de
selección para la celebración de
contratos cuyo objeto sea la
adquisición de bienes o servicios
cuyo valor no exceda el 10%.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS
Contratos de Aceptación de
Oferta
(mínima cuantía)
Aceptación de la InvitaciónDocumento emitido por el ordenador del gasto dentro de un proceso de
selección de mínima cuantía para configurar junto con la oferta el contrato.
Subserie Documental que
comprende el procedimiento de
selección para la celebración de
contratos cuyo objeto sea la
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS
Contratos de Aceptación de
Oferta
(mínima cuantía)
Póliza
Documento mediante el cual se establece una relación entre el asegurado y
una Compañía de Seguros, donde se establecen los derechos y obligaciones
de ambas partes, las Coberturas (son los riesgos que asume el asegurador y
que se describen en la póliza), en relación al seguro contratado.
Subserie Documental que
comprende el procedimiento de
selección para la celebración de
contratos cuyo objeto sea la
adquisición de bienes o servicios
cuyo valor no exceda el 10%.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS
Contratos de Aceptación de
Oferta
(mínima cuantía)
Comunicación sobre último requisito de ejecución
Comunicación oficial emitida por el área jurídica donde se autoriza la
aprobación de la garantía o se informa la fecha de las disponibilidades
presupuestales correspondientes.
Subserie Documental que
comprende el procedimiento de
selección para la celebración de
contratos cuyo objeto sea la
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS
Contratos de Aceptación de
Oferta
(mínima cuantía)
Acta de inicioDocumento mediante el cual se establece entre las partes el inicio del
contrato, definiendo la fecha y firmado entre las partes.
Subserie Documental que
comprende el procedimiento de
selección para la celebración de
contratos cuyo objeto sea la
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS
Contratos de Aceptación de
Oferta
(mínima cuantía)
Adición, prórroga, suspensión, reinicio, cesión (Si
aplica)
Documento mediante el cual se realiza una modificación del contrato en el
plazo de ejecución en caso de ser una adición, la prorroga hace referencia a
una modificación del contrato en cuanto a su valor, la suspensión es el
documento mediante el cual se establece la posibilidad legal de interrumpir
transitoriamente y por un término claramente determinado, la ejecución del
contrato, el reinicio hace referencia al documento mediante el cual se
determina la reiniciación de un contrato después de una suspensión, este
documento es firmado por las partes plasmando la fecha de reinicio del
contrato y la cesión, es el documento mediante el cual se traslada la
titularidad de un contrato a un tercero, quien lo recibe en los mismos
términos, condiciones y características en que fue suscrito, contrayendo por
Subserie Documental que
comprende el procedimiento de
selección para la celebración de
contratos cuyo objeto sea la
adquisición de bienes o servicios
cuyo valor no exceda el 10%.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS
Contratos de Aceptación de
Oferta
(mínima cuantía)
Informes de actividades y productos
Documento elaborado por el contratista para conocimiento del supervisor,
en el cual debe establecer de manera detallada, las actividades y productos
ejecutados durante cada etapa del contrato, requerido entre otros, para la
presentación de la cuenta de cobro conforme a la forma de pago establecida
Subserie Documental que
comprende el procedimiento de
selección para la celebración de
contratos cuyo objeto sea la
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS
Contratos de Aceptación de
Oferta
(mínima cuantía)
Resolución Sancionatoria (Si es del caso)Acto administrativo por medio del cual se impone una sanción a un
contratista o un proveedor.
Subserie Documental que
comprende el procedimiento de
selección para la celebración de
contratos cuyo objeto sea la
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS
Contratos de Aceptación de
Oferta
(mínima cuantía)
Acta de terminación anticipada por mutuo
acuerdo. (si es del caso)
Documento mediante el cual se establece la terminación de un contrato de
común acuerdo, entre las partes antes del cumplimiento de su plazo o
ejecución de su objeto.
Subserie Documental que
comprende el procedimiento de
selección para la celebración de
contratos cuyo objeto sea la
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS
Contratos de Aceptación de
Oferta
(mínima cuantía)
Reporte de Publicación en el SECOP
Mecanismo que debe ser utilizado por todas las entidades públicas con el fin
de garantizar que todos los proponentes y demás interesados en la gestión
contractual que adelante la entidad, conozcan todas las actuaciones de los
procesos de contratación que se encuentran en curso.
Subserie Documental que
comprende el procedimiento de
selección para la celebración de
contratos cuyo objeto sea la
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS
Contratos de Aceptación de
Oferta
(mínima cuantía)
Documento de Entrada a Almacén (Si aplica)Documento a cargo del personal de almacén, donde queda plasmado los
bienes que entran a esta área.
Subserie Documental que
comprende el procedimiento de
selección para la celebración de
contratos cuyo objeto sea la
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS
Contratos de Aceptación de
Oferta
(mínima cuantía)
Acta de liquidación
Documento mediante el cual se realiza la revisión total de las obligaciones
ejecutadas a fin que puedan declararse a paz y salvo y dar finalización a la
relación comercial, una vez revisado se procederá a firmar por cada una de
las partes, este documento también se emitirá en las terminaciones
anticipadas de contratos.
Subserie Documental que
comprende el procedimiento de
selección para la celebración de
contratos cuyo objeto sea la
adquisición de bienes o servicios
cuyo valor no exceda el 10%.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS
Contratos de Aceptación de
Oferta
(mínima cuantía)
Acta de recibo a satisfacciónDocumento en el cual se deja constancia del recibo final a satisfacción por las
partes involucradas.
Subserie Documental que
comprende el procedimiento de
selección para la celebración de
contratos cuyo objeto sea la
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Arrendamiento Estudios previos
Documento mediante el cual se describirá la necesidad que se pretende
satisfacer, el objeto a contratar, la modalidad de selección, el valor estimado
del contrato, la justificación y los factores de selección, que son soportes
para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato.
Subserie Documental que establece
los compromisos en que las dos
partes se obligan recíprocamente,
la una a conceder el goce del bien
arrendado, y la otra a pagar por el
usufructo, por un precio
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Arrendamiento Certificado de disponibilidad presupuestal
Documento mediante el cual se garantiza el principio de legalidad, es decir,
la existencia del rubro y la apropiación presupuestal suficiente para atender
un gasto determinado.
Subserie Documental que establece
los compromisos en que las dos
partes se obligan recíprocamente,
la una a conceder el goce del bien
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Arrendamiento Matriz de Riesgo y Análisis de Pólizas
Documento mediante el cual se efectúan los estudios de riesgos que pueden
ocurrir en la ejecución de un contrato y la confrontación con la póliza física,
con el fin de que cumpla con todas las garantías y condiciones exigidas por la
administración.
Subserie Documental que establece
los compromisos en que las dos
partes se obligan recíprocamente,
la una a conceder el goce del bien
arrendado, y la otra a pagar por el
usufructo, por un precio
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Arrendamiento Fotocopia cedula de ciudadanía Fotocopia del documento de identidad del arrendatario.
Subserie Documental que establece
los compromisos en que las dos
partes se obligan recíprocamente,
la una a conceder el goce del bien
arrendado, y la otra a pagar por el
usufructo, por un precio
determinado.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Arrendamiento Certificado de Antecedentes Fiscales
Documento expedido por la Contraloría General de la República, que prueba
y certifica los hallazgos provenientes de auditorías, actuaciones especiales
y/o denuncias relacionadas con la hacienda pública y el sistema de
tributación del estado.
Subserie Documental que establece
los compromisos en que las dos
partes se obligan recíprocamente,
la una a conceder el goce del bien
arrendado, y la otra a pagar por el
usufructo, por un precio
determinado.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Arrendamiento Certificados de Antecedentes Disciplinarios
Documento expedido por la Procuraduría General de la Nación que requiere
el ciudadano para diferentes casos; entre ellos, concursar y posesionarse en
cargos públicos, contratar con el estado y licitar con el mismo, también para
efectos de vinculación laboral.
Subserie Documental que establece
los compromisos en que las dos
partes se obligan recíprocamente,
la una a conceder el goce del bien
arrendado, y la otra a pagar por el
usufructo, por un precio
determinado.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Arrendamiento Certificado de Antecedentes Judiciales
Documento expedido por la Policía Nacional de Colombia, con el que se da
cuenta de los registros sobre delitos en los que un ciudadano se ha visto
involucrado.
Subserie Documental que establece
los compromisos en que las dos
partes se obligan recíprocamente,
la una a conceder el goce del bien
arrendado, y la otra a pagar por el
usufructo, por un precio
determinado.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Arrendamiento Fotocopia RUT
Documento expedido por la DIAN que permite identificar la actividad
económica ante terceros con quienes sostenga una relación comercial,
laboral o económica en general y ante los diferentes entes de supervisión y
control.
Subserie Documental que establece
los compromisos en que las dos
partes se obligan recíprocamente,
la una a conceder el goce del bien
arrendado, y la otra a pagar por el
usufructo, por un precio
determinado.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Arrendamiento Fotocopia RIT
Documento expedido por la Dirección de Impuestos de Bogotá, que registra
la identificación, ubicación y clasificación de los contribuyentes del Impuesto
de Industria y Comercio, Avisos y Tableros.
Subserie Documental que establece
los compromisos en que las dos
partes se obligan recíprocamente,
la una a conceder el goce del bien
arrendado, y la otra a pagar por el
usufructo, por un precio
determinado.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de ArrendamientoCertificado de libertad y tradición del bien
arrendado
Documento público en el que constan los datos jurídicos de un predio y la
posesión actual y anterior del mismo.
Subserie Documental que establece
los compromisos en que las dos
partes se obligan recíprocamente,
la una a conceder el goce del bien
arrendado, y la otra a pagar por el
usufructo, por un precio
determinado.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Arrendamiento Propuesta ganadora
Documento que evidencia la selección, al final del proceso contractual, de
aquella propuesta que cumpla con la totalidad de condiciones exigidas por la
administración.
Subserie Documental que establece
los compromisos en que las dos
partes se obligan recíprocamente,
la una a conceder el goce del bien
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de ArrendamientoResolución de justificación de contratación
directa
Acto administrativo por medio del cual la entidad expone las razones por las
cuales es procedente realizar una contratación de manera directa para
satisfacer las necesidades de un producto o servicio.
Subserie Documental que establece
los compromisos en que las dos
partes se obligan recíprocamente,
la una a conceder el goce del bien
arrendado, y la otra a pagar por el
usufructo, por un precio
determinado.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Arrendamiento Contrato
Documento mediante el cual se realiza un acuerdo de voluntades, verbal o
escrito, manifestado en común entre dos o más personas con capacidad
(partes del contrato), que se obligan en virtud del mismo, regulando sus
relaciones relativas a una determinada finalidad o cosa, y a cuyo
cumplimiento pueden compelerse de manera recíproca, si el contrato es
bilateral, o compelerse una parte a la otra, si el contrato es unilateral.
Subserie Documental que establece
los compromisos en que las dos
partes se obligan recíprocamente,
la una a conceder el goce del bien
arrendado, y la otra a pagar por el
usufructo, por un precio
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Arrendamiento Certificado de registro presupuestal
Documento expedido por el responsable de presupuesto, mediante el cual se
afecta en forma preliminar un rubro presupuestal, garantizando la existencia
de apropiación presupuestal disponible libre de toda afectación y suficiente
para respaldar los actos administrativos con los cuales se procede a afectar
el presupuesto o a hacer uso de la apropiación presupuestal.
Subserie Documental que establece
los compromisos en que las dos
partes se obligan recíprocamente,
la una a conceder el goce del bien
arrendado, y la otra a pagar por el
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Arrendamiento Pólizas (Si aplica)
Documento mediante el cual se establece una relación entre el asegurado y
una Compañía de Seguros, donde se establecen los derechos y obligaciones
de ambas partes, las Coberturas (son los riesgos que asume el asegurador y
que se describen en la póliza), en relación al seguro contratado.
Subserie Documental que establece
los compromisos en que las dos
partes se obligan recíprocamente,
la una a conceder el goce del bien
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Arrendamiento Comunicación sobre último requisito de ejecución
Comunicación oficial emitida por el área jurídica donde se autoriza la
aprobación de la garantía o se informa la fecha de las disponibilidades
presupuestales correspondientes.
Subserie Documental que establece
los compromisos en que las dos
partes se obligan recíprocamente,
la una a conceder el goce del bien
arrendado, y la otra a pagar por el
usufructo, por un precio
determinado.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Arrendamiento Acta de inicioDocumento mediante el cual se establece entre las partes el inicio del
contrato, definiendo la fecha y firmado entre las partes.
Subserie Documental que establece
los compromisos en que las dos
partes se obligan recíprocamente,
la una a conceder el goce del bien
arrendado, y la otra a pagar por el
usufructo, por un precio
determinado.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de ArrendamientoAdición, prórroga, suspensión, reinicio, cesión (Si
aplica)
Documento mediante el cual se realiza una modificación del contrato en el
plazo de ejecución en caso de ser una adición, la prorroga hace referencia a
una modificación del contrato en cuanto a su valor, la suspensión es el
documento mediante el cual se establece la posibilidad legal de interrumpir
transitoriamente y por un término claramente determinado, la ejecución del
contrato, el reinicio hace referencia al documento mediante el cual se
determina la reiniciación de un contrato después de una suspensión, este
documento es firmado por las partes plasmando la fecha de reinicio del
contrato y la cesión, es el documento mediante el cual se traslada la
titularidad de un contrato a un tercero, quien lo recibe en los mismos
Subserie Documental que establece
los compromisos en que las dos
partes se obligan recíprocamente,
la una a conceder el goce del bien
arrendado, y la otra a pagar por el
usufructo, por un precio
determinado.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Arrendamiento Resolución Sancionatoria (Si es del caso)Acto administrativo por medio del cual se impone una sanción a un
contratista o un proveedor.
Subserie Documental que establece
los compromisos en que las dos
partes se obligan recíprocamente,
la una a conceder el goce del bien
arrendado, y la otra a pagar por el
usufructo, por un precio
determinado.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Arrendamiento Documento de Entrada a Almacén (Si aplica)Documento a cargo del personal de almacén, donde queda plasmado los
bienes que entran a esta área.
Subserie Documental que establece
los compromisos en que las dos
partes se obligan recíprocamente,
la una a conceder el goce del bien
arrendado, y la otra a pagar por el
usufructo, por un precio
determinado.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de ArrendamientoActa de terminación anticipada por mutuo
acuerdo. (Si aplica)
Documento mediante el cual se establece la terminación de un contrato de
común acuerdo, entre las partes antes del cumplimiento de su plazo o
ejecución de su objeto.
Subserie Documental que establece
los compromisos en que las dos
partes se obligan recíprocamente,
la una a conceder el goce del bien
arrendado, y la otra a pagar por el
usufructo, por un precio
determinado.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Arrendamiento Acta de liquidación
Documento mediante el cual se realiza la revisión total de las obligaciones
ejecutadas a fin que puedan declararse a paz y salvo y dar finalización a la
relación comercial, una vez revisado se procederá a firmar por cada una de
las partes, este documento también se emitirá en las terminaciones
anticipadas de contratos.
Subserie Documental que establece
los compromisos en que las dos
partes se obligan recíprocamente,
la una a conceder el goce del bien
arrendado, y la otra a pagar por el
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Comodato Estudios previos
Documento mediante el cual se describirá la necesidad que se pretende
satisfacer, el objeto a contratar, la modalidad de selección, el valor estimado
del contrato, la justificación y los factores de selección, que son soportes
para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato.
Subserie Documental que
constituye el préstamo de uso, en
que una de las partes entrega a la
otra gratuitamente una especie (no
fungible), mueble o raíz, para que
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de ComodatoActo Administrativo de nombramiento del
Representante Legal
Documento mediante el cual se evidencia la ostentación o nominación del
cargo como Representante Legal.
Subserie Documental que
constituye el préstamo de uso, en
que una de las partes entrega a la
otra gratuitamente una especie (no
fungible), mueble o raíz, para que
haga uso de ella, con la obligación
de restituir la misma especie
después de terminado el uso.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Comodato Fotocopia cedula de ciudadanía Fotocopia del documento de identidad del comodatario.
Subserie Documental que
constituye el préstamo de uso, en
que una de las partes entrega a la
otra gratuitamente una especie (no
fungible), mueble o raíz, para que
haga uso de ella, con la obligación
de restituir la misma especie
después de terminado el uso.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Comodato Certificado de Antecedentes Fiscales
Documento expedido por la Contraloría General de la República, que prueba
y certifica los hallazgos provenientes de auditorías, actuaciones especiales
y/o denuncias relacionadas con la hacienda pública y el sistema de
tributación del estado.
Subserie Documental que
constituye el préstamo de uso, en
que una de las partes entrega a la
otra gratuitamente una especie (no
fungible), mueble o raíz, para que
haga uso de ella, con la obligación
de restituir la misma especie
después de terminado el uso.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Comodato Fotocopia RUT
Documento expedido por la DIAN que permite identificar la actividad
económica ante terceros con quienes sostenga una relación comercial,
laboral o económica en general y ante los diferentes entes de supervisión y
control.
Subserie Documental que
constituye el préstamo de uso, en
que una de las partes entrega a la
otra gratuitamente una especie (no
fungible), mueble o raíz, para que
haga uso de ella, con la obligación
de restituir la misma especie
después de terminado el uso.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Comodato Fotocopia RIT
Documento expedido por la Dirección de Impuestos de Bogotá, que registra
la identificación, ubicación y clasificación de los contribuyentes del Impuesto
de Industria y Comercio, Avisos y Tableros.
Subserie Documental que
constituye el préstamo de uso, en
que una de las partes entrega a la
otra gratuitamente una especie (no
fungible), mueble o raíz, para que
haga uso de ella, con la obligación
de restituir la misma especie
después de terminado el uso.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Comodato Solicitud elaboración contratoDocumento por medio del cual las diferentes áreas de la entidad presentan
la solicitud de la necesidad que pretenden satisfacer.
Subserie Documental que
constituye el préstamo de uso, en
que una de las partes entrega a la
otra gratuitamente una especie (no
fungible), mueble o raíz, para que
haga uso de ella, con la obligación
de restituir la misma especie
después de terminado el uso.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Comodato Contrato
Documento mediante el cual se realiza un acuerdo de voluntades, verbal o
escrito, manifestado en común entre dos o más personas con capacidad
(partes del contrato), que se obligan en virtud del mismo, regulando sus
relaciones relativas a una determinada finalidad o cosa, y a cuyo
cumplimiento pueden compelerse de manera recíproca, si el contrato es
bilateral, o compelerse una parte a la otra, si el contrato es unilateral.
Subserie Documental que
constituye el préstamo de uso, en
que una de las partes entrega a la
otra gratuitamente una especie (no
fungible), mueble o raíz, para que
haga uso de ella, con la obligación
de restituir la misma especie
después de terminado el uso.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Comodato Pólizas (Si aplica)
Documento mediante el cual se establece una relación entre el asegurado y
una Compañía de Seguros, donde se establecen los derechos y obligaciones
de ambas partes, las Coberturas (son los riesgos que asume el asegurador y
que se describen en la póliza), en relación al seguro contratado.
Subserie Documental que
constituye el préstamo de uso, en
que una de las partes entrega a la
otra gratuitamente una especie (no
fungible), mueble o raíz, para que
haga uso de ella, con la obligación
de restituir la misma especie
después de terminado el uso.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Comodato Comunicación sobre último requisito de ejecución
Comunicación oficial emitida por el área jurídica donde se autoriza la
aprobación de la garantía o se informa la fecha de las disponibilidades
presupuestales correspondientes.
Subserie Documental que
constituye el préstamo de uso, en
que una de las partes entrega a la
otra gratuitamente una especie (no
fungible), mueble o raíz, para que
haga uso de ella, con la obligación
de restituir la misma especie
después de terminado el uso.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Comodato Acta de inicioDocumento mediante el cual se establece entre las partes el inicio del
contrato, definiendo la fecha y firmado entre las partes.
Subserie Documental que
constituye el préstamo de uso, en
que una de las partes entrega a la
otra gratuitamente una especie (no
fungible), mueble o raíz, para que
haga uso de ella, con la obligación
de restituir la misma especie
después de terminado el uso.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de ComodatoAdición, prórroga, suspensión, reinicio, cesión (Si
aplica)
Documento mediante el cual se realiza una modificación del contrato en el
plazo de ejecución en caso de ser una adición, la prorroga hace referencia a
una modificación del contrato en cuanto a su valor, la suspensión es el
documento mediante el cual se establece la posibilidad legal de interrumpir
transitoriamente y por un término claramente determinado, la ejecución del
contrato, el reinicio hace referencia al documento mediante el cual se
determina la reiniciación de un contrato después de una suspensión, este
documento es firmado por las partes plasmando la fecha de reinicio del
contrato y la cesión, es el documento mediante el cual se traslada la
titularidad de un contrato a un tercero, quien lo recibe en los mismos
Subserie Documental que
constituye el préstamo de uso, en
que una de las partes entrega a la
otra gratuitamente una especie (no
fungible), mueble o raíz, para que
haga uso de ella, con la obligación
de restituir la misma especie
después de terminado el uso.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Comodato Actas de entrega y devolutivosDocumento en el que se registran las entregas de los elementos que fueron
recibidos por ocasión de un contrato.
Subserie Documental que
constituye el préstamo de uso, en
que una de las partes entrega a la
otra gratuitamente una especie (no
fungible), mueble o raíz, para que
haga uso de ella, con la obligación
de restituir la misma especie
después de terminado el uso.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Comodato Resolución Sancionatoria (Si es del caso)Acto administrativo por medio del cual se impone una sanción a un
contratista o un proveedor.
Subserie Documental que
constituye el préstamo de uso, en
que una de las partes entrega a la
otra gratuitamente una especie (no
fungible), mueble o raíz, para que
haga uso de ella, con la obligación
de restituir la misma especie
después de terminado el uso.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de ComodatoActa de terminación anticipada por mutuo
acuerdo. (Si aplica)
Documento mediante el cual se establece la terminación de un contrato de
común acuerdo, entre las partes antes del cumplimiento de su plazo o
ejecución de su objeto.
Subserie Documental que
constituye el préstamo de uso, en
que una de las partes entrega a la
otra gratuitamente una especie (no
fungible), mueble o raíz, para que
haga uso de ella, con la obligación
de restituir la misma especie
después de terminado el uso.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Comodato Documento de Entrada a Almacén (Si aplica)Documento a cargo del personal de almacén, donde queda plasmado los
bienes que entran a esta área.
Subserie Documental que
constituye el préstamo de uso, en
que una de las partes entrega a la
otra gratuitamente una especie (no
fungible), mueble o raíz, para que
haga uso de ella, con la obligación
de restituir la misma especie
después de terminado el uso.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Comodato Acta de recibo a satisfacciónDocumento en el cual se deja constancia del recibo final a satisfacción por las
partes involucradas.
Subserie Documental que
constituye el préstamo de uso, en
que una de las partes entrega a la
otra gratuitamente una especie (no
fungible), mueble o raíz, para que
haga uso de ella, con la obligación
de restituir la misma especie
después de terminado el uso.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Comodato Acta de liquidación
Documento mediante el cual se realiza la revisión total de las obligaciones
ejecutadas a fin que puedan declararse a paz y salvo y dar finalización a la
relación comercial, una vez revisado se procederá a firmar por cada una de
las partes, este documento también se emitirá en las terminaciones
anticipadas de contratos.
Subserie Documental que
constituye el préstamo de uso, en
que una de las partes entrega a la
otra gratuitamente una especie (no
fungible), mueble o raíz, para que
haga uso de ella, con la obligación
de restituir la misma especie
después de terminado el uso.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Compraventa Soportes de los Estudios de MercadoDocumentos que soportan la evidencia de las cotizaciones realizadas para
establecer el valor del proceso de contratación.
Subserie Documental que establece
el acuerdo mediante el cual el
vendedor se obliga a transferir la
propiedad de un bien al comprador,
y este a su vez, se obliga a pagar su
precio en dinero.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Compraventa Estudios previos
Documento mediante el cual se describirá la necesidad que se pretende
satisfacer, el objeto a contratar, la modalidad de selección, el valor estimado
del contrato, la justificación y los factores de selección, que son soportes
para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato.
Subserie Documental que establece
el acuerdo mediante el cual el
vendedor se obliga a transferir la
propiedad de un bien al comprador,
y este a su vez, se obliga a pagar su
precio en dinero.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Compraventa Certificado de disponibilidad presupuestal
Documento mediante el cual se garantiza el principio de legalidad, es decir,
la existencia del rubro y la apropiación presupuestal suficiente para atender
un gasto determinado.
Subserie Documental que establece
el acuerdo mediante el cual el
vendedor se obliga a transferir la
propiedad de un bien al comprador,
y este a su vez, se obliga a pagar su
precio en dinero.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Compraventa Matriz de Riesgo y Análisis de Pólizas
Documento mediante el cual se efectúan los estudios de riesgos que pueden
ocurrir en la ejecución de un contrato y la confrontación con la póliza física,
con el fin de que cumpla con todas las garantías y condiciones exigidas por la
administración.
Subserie Documental que establece
el acuerdo mediante el cual el
vendedor se obliga a transferir la
propiedad de un bien al comprador,
y este a su vez, se obliga a pagar su
precio en dinero.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Compraventa Resolución designación comité asesor evaluador
Acto administrativo por medio del cual el ordenador del gasto designa los
funcionarios o contratistas que van a conformar el Comité Evaluador dentro
del proceso de contratación.
Subserie Documental que establece
el acuerdo mediante el cual el
vendedor se obliga a transferir la
propiedad de un bien al comprador,
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Compraventa Proyecto de Pliego de condiciones
Documento que se constituye en proyección de lo que llegará a ser el pliego
de condiciones definitivo, dentro de un proceso contractual en su primera
fase.
Subserie Documental que establece
el acuerdo mediante el cual el
vendedor se obliga a transferir la
propiedad de un bien al comprador,
y este a su vez, se obliga a pagar su
precio en dinero.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Compraventa Resolución apertura procesoActo administrativo mediante el cual se ordena la apertura del proceso de
selección y la publicación del Pliego de Condiciones definitivo.
Subserie Documental que establece
el acuerdo mediante el cual el
vendedor se obliga a transferir la
propiedad de un bien al comprador,
y este a su vez, se obliga a pagar su
precio en dinero.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Compraventa Pliego de condiciones Acto jurídico fundamental para entrar a regular una relación contractual y
que se tiene como futura entre las partes.
Subserie Documental que establece
el acuerdo mediante el cual el
vendedor se obliga a transferir la
propiedad de un bien al comprador,
y este a su vez, se obliga a pagar su
precio en dinero.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Compraventa Acta de comité (Si aplica)Documento que registra los pronunciamientos que tenga un comité, ya sea
asesor, evaluador, supervisión etc..
Subserie Documental que establece
el acuerdo mediante el cual el
vendedor se obliga a transferir la
propiedad de un bien al comprador,
y este a su vez, se obliga a pagar su
precio en dinero.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Compraventa Adendas (Si aplica)
Documentos que se expiden dentro de un proceso licitatorio, concurso,
selección
abreviada, o contratación de mínima cuantía con el fin de aclarar, modificar
o
precisar los términos de los pliegos de condiciones o la invitación pública con
posterioridad a su expedición y que formarán parte de los mismos.
Subserie Documental que establece
el acuerdo mediante el cual el
vendedor se obliga a transferir la
propiedad de un bien al comprador,
y este a su vez, se obliga a pagar su
precio en dinero.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Compraventa Acta de cierreDocumento que declara la ocurrencia del termino (dentro del cronograma)
de cierre dentro de un proceso de selección.
Subserie Documental que establece
el acuerdo mediante el cual el
vendedor se obliga a transferir la
propiedad de un bien al comprador,
y este a su vez, se obliga a pagar su
precio en dinero.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Compraventa Propuesta ganadora
Documento que evidencia la selección, al final del proceso contractual, de
aquella propuesta que cumpla con la totalidad de condiciones exigidas por la
administración.
Subserie Documental que establece
el acuerdo mediante el cual el
vendedor se obliga a transferir la
propiedad de un bien al comprador,
y este a su vez, se obliga a pagar su
precio en dinero.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Compraventa Informe de evaluación requisitos calificables
Informe emitido por el Comité Verificador y Evaluador del proceso
contractual posterior a la verificación de los requisitos habilitantes, mediante
el cual se efectúa la ponderación de factores de evaluación establecidos en el
Pliego de Condiciones y se determina cual de los proponentes obtuvo el
mayor puntaje con el fin de recomendar al ordenador del gasto el posible
adjudicatario.
Subserie Documental que establece
el acuerdo mediante el cual el
vendedor se obliga a transferir la
propiedad de un bien al comprador,
y este a su vez, se obliga a pagar su
precio en dinero.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Compraventa Informe de verificación requisitos habilitantes
Informe emitido por el Comité Verificador y Evaluador del proceso
contractual, mediante el cual se establece si los proponentes cumplen con
los requisitos habilitantes establecidos en el Pliego de Condiciones, o se les
debe requerir para que subsanen documentos de la propuesta, o si alguno de
los oferentes se encuentra dentro de las causales de rechazo para participar
en el proceso de contratación.
Subserie Documental que establece
el acuerdo mediante el cual el
vendedor se obliga a transferir la
propiedad de un bien al comprador,
y este a su vez, se obliga a pagar su
precio en dinero.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Compraventa Acta de adjudicación Documento que declara y registra lo ocurrido en audiencia de adjudicación.
Subserie Documental que establece
el acuerdo mediante el cual el
vendedor se obliga a transferir la
propiedad de un bien al comprador,
y este a su vez, se obliga a pagar su
precio en dinero.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Compraventa Fotocopia cedula de ciudadanía Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal.
Subserie Documental que establece
el acuerdo mediante el cual el
vendedor se obliga a transferir la
propiedad de un bien al comprador,
y este a su vez, se obliga a pagar su
precio en dinero.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Compraventa Certificado de Antecedentes Fiscales
Documento expedido por la Contraloría General de la República, que prueba
y certifica los hallazgos provenientes de auditorías, actuaciones especiales
y/o denuncias relacionadas con la hacienda pública y el sistema de
tributación del estado.
Subserie Documental que establece
el acuerdo mediante el cual el
vendedor se obliga a transferir la
propiedad de un bien al comprador,
y este a su vez, se obliga a pagar su
precio en dinero.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Compraventa Fotocopia RUT
Documento expedido por la DIAN que permite identificar la actividad
económica ante terceros con quienes sostenga una relación comercial,
laboral o económica en general y ante los diferentes entes de supervisión y
control.
Subserie Documental que establece
el acuerdo mediante el cual el
vendedor se obliga a transferir la
propiedad de un bien al comprador,
y este a su vez, se obliga a pagar su
precio en dinero.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Compraventa Fotocopia RIT
Documento expedido por la Dirección de Impuestos de Bogotá, que registra
la identificación, ubicación y clasificación de los contribuyentes del Impuesto
de Industria y Comercio, Avisos y Tableros.
Subserie Documental que establece
el acuerdo mediante el cual el
vendedor se obliga a transferir la
propiedad de un bien al comprador,
y este a su vez, se obliga a pagar su
precio en dinero.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Compraventa Certificaciones laborales o de experiencia
Documento que deja constancia del tiempo por el que ha estado contratado
un empleado en una empresa, el tipo de labor desempeñada, tipo de
contratación y salario devengado, así como la experiencia adquirida. En
algunos casos, también incluye las funciones realizadas.
Subserie Documental que establece
el acuerdo mediante el cual el
vendedor se obliga a transferir la
propiedad de un bien al comprador,
y este a su vez, se obliga a pagar su
precio en dinero.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Compraventa
Constancia de afiliación a los sistemas de salud,
pensión (ARL si aplica) o Certificación de aportes
ley 789
Documento en el que se deja evidencia del soporte del certificado de
afiliación a fondo de pensiones, salud y ARL del candidato objeto a contratar.
Subserie Documental que establece
el acuerdo mediante el cual el
vendedor se obliga a transferir la
propiedad de un bien al comprador,
y este a su vez, se obliga a pagar su
precio en dinero.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Compraventa Contrato
Documento mediante el cual se realiza un acuerdo de voluntades, verbal o
escrito, manifestado en común entre dos o más personas con capacidad
(partes del contrato), que se obligan en virtud del mismo, regulando sus
relaciones relativas a una determinada finalidad o cosa, y a cuyo
cumplimiento pueden compelerse de manera recíproca, si el contrato es
bilateral, o compelerse una parte a la otra, si el contrato es unilateral.
Subserie Documental que establece
el acuerdo mediante el cual el
vendedor se obliga a transferir la
propiedad de un bien al comprador,
y este a su vez, se obliga a pagar su
precio en dinero.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Compraventa Certificado de registro presupuestal
Documento expedido por el responsable de presupuesto, mediante el cual se
afecta en forma preliminar un rubro presupuestal, garantizando la existencia
de apropiación presupuestal disponible libre de toda afectación y suficiente
para respaldar los actos administrativos con los cuales se procede a afectar
el presupuesto o a hacer uso de la apropiación presupuestal.
Subserie Documental que establece
el acuerdo mediante el cual el
vendedor se obliga a transferir la
propiedad de un bien al comprador,
y este a su vez, se obliga a pagar su
precio en dinero.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Compraventa Pólizas
Documento mediante el cual se establece una relación entre el asegurado y
una Compañía de Seguros, donde se establecen los derechos y obligaciones
de ambas partes, las Coberturas (son los riesgos que asume el asegurador y
que se describen en la póliza), en relación al seguro contratado.
Subserie Documental que establece
el acuerdo mediante el cual el
vendedor se obliga a transferir la
propiedad de un bien al comprador,
y este a su vez, se obliga a pagar su
precio en dinero.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Compraventa Comunicación sobre último requisito de ejecución
Comunicación oficial emitida por el área jurídica donde se autoriza la
aprobación de la garantía o se informa la fecha de las disponibilidades
presupuestales correspondientes.
Subserie Documental que establece
el acuerdo mediante el cual el
vendedor se obliga a transferir la
propiedad de un bien al comprador,
y este a su vez, se obliga a pagar su
precio en dinero.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Compraventa Acta de inicioDocumento mediante el cual se establece entre las partes el inicio del
contrato, definiendo la fecha y firmado entre las partes.
Subserie Documental que establece
el acuerdo mediante el cual el
vendedor se obliga a transferir la
propiedad de un bien al comprador,
y este a su vez, se obliga a pagar su
precio en dinero.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de CompraventaAdición, prórroga, suspensión, reinicio, cesión (Si
aplica)
Documento mediante el cual se realiza una modificación del contrato en el
plazo de ejecución en caso de ser una adición, la prorroga hace referencia a
una modificación del contrato en cuanto a su valor, la suspensión es el
documento mediante el cual se establece la posibilidad legal de interrumpir
transitoriamente y por un término claramente determinado, la ejecución del
contrato, el reinicio hace referencia al documento mediante el cual se
determina la reiniciación de un contrato después de una suspensión, este
documento es firmado por las partes plasmando la fecha de reinicio del
contrato y la cesión, es el documento mediante el cual se traslada la
titularidad de un contrato a un tercero, quien lo recibe en los mismos
Subserie Documental que establece
el acuerdo mediante el cual el
vendedor se obliga a transferir la
propiedad de un bien al comprador,
y este a su vez, se obliga a pagar su
precio en dinero.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Compraventa Informes de actividades y productos
Documento elaborado por el contratista para conocimiento del supervisor,
en el cual debe establecer de manera detallada, las actividades y productos
ejecutados durante cada etapa del contrato, requerido entre otros, para la
presentación de la cuenta de cobro conforme a la forma de pago establecida
en el contrato.
Subserie Documental que establece
el acuerdo mediante el cual el
vendedor se obliga a transferir la
propiedad de un bien al comprador,
y este a su vez, se obliga a pagar su
precio en dinero.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Compraventa Acta de recibo a satisfacciónDocumento en el cual se deja constancia del recibo final a satisfacción por las
partes involucradas.
Subserie Documental que establece
el acuerdo mediante el cual el
vendedor se obliga a transferir la
propiedad de un bien al comprador,
y este a su vez, se obliga a pagar su
precio en dinero.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de CompraventaActa de terminación anticipada por mutuo
acuerdo. (Si aplica)
Documento mediante el cual se establece la terminación de un contrato de
común acuerdo, entre las partes antes del cumplimiento de su plazo o
ejecución de su objeto.
Subserie Documental que establece
el acuerdo mediante el cual el
vendedor se obliga a transferir la
propiedad de un bien al comprador,
y este a su vez, se obliga a pagar su
precio en dinero.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Compraventa Acta de liquidación (Si aplica)
Documento mediante el cual se realiza la revisión total de las obligaciones
ejecutadas a fin que puedan declararse a paz y salvo y dar finalización a la
relación comercial, una vez revisado se procederá a firmar por cada una de
las partes, este documento también se emitirá en las terminaciones
anticipadas de contratos.
Subserie Documental que establece
el acuerdo mediante el cual el
vendedor se obliga a transferir la
propiedad de un bien al comprador,
y este a su vez, se obliga a pagar su
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Compraventa Documento de Entrada a AlmacénDocumento a cargo del personal de almacén, donde queda plasmado los
bienes que entran a esta área.
Subserie Documental que establece
el acuerdo mediante el cual el
vendedor se obliga a transferir la
propiedad de un bien al comprador,
y este a su vez, se obliga a pagar su
precio en dinero.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Consultoría Soportes de los Estudios de MercadoDocumentos que soportan la evidencia de las cotizaciones realizadas para
establecer el valor del proceso de contratación.
Subserie Documental que
comprende los acuerdos que
celebra la entidad para el
diagnóstico de desarrollo de
proyectos de inversión, estudios de
diagnóstico, pre factibilidad o
factibilidad de programas o
proyectos, las asesorías técnicas,
las interventorías, asesorías o
gerencia de obras o proyectos, la
dirección o ejecución de diseños,
planos, proyectos y anteproyectos.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Consultoría Estudios previos
Documento mediante el cual se describirá la necesidad que se pretende
satisfacer, el objeto a contratar, la modalidad de selección, el valor estimado
del contrato, la justificación y los factores de selección, que son soportes
para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato.
Subserie Documental que
comprende los acuerdos que
celebra la entidad para el
diagnóstico de desarrollo de
proyectos de inversión, estudios de
diagnóstico, pre factibilidad o
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Consultoría Certificado de disponibilidad presupuestal
Documento mediante el cual se garantiza el principio de legalidad, es decir,
la existencia del rubro y la apropiación presupuestal suficiente para atender
un gasto determinado.
Subserie Documental que
comprende los acuerdos que
celebra la entidad para el
diagnóstico de desarrollo de
proyectos de inversión, estudios de
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Consultoría Matriz de Riesgo y Análisis de Pólizas
Documento mediante el cual se efectúan los estudios de riesgos que pueden
ocurrir en la ejecución de un contrato y la confrontación con la póliza física,
con el fin de que cumpla con todas las garantías y condiciones exigidas por la
administración.
Subserie Documental que
comprende los acuerdos que
celebra la entidad para el
diagnóstico de desarrollo de
proyectos de inversión, estudios de
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Consultoría Resolución designación comité asesor evaluador
Acto administrativo por medio del cual el ordenador del gasto designa los
funcionarios o contratistas que van a conformar el Comité Evaluador dentro
del proceso de contratación.
Subserie Documental que
comprende los acuerdos que
celebra la entidad para el
diagnóstico de desarrollo de
proyectos de inversión, estudios de
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Consultoría Proyecto de Pliego de Condiciones
Documento que se constituye en proyección de lo que llegará a ser el pliego
de condiciones definitivo, dentro de un proceso contractual en su primera
fase.
Subserie Documental que
comprende los acuerdos que
celebra la entidad para el
diagnóstico de desarrollo de
proyectos de inversión, estudios de
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de ConsultoríaObservaciones y respuesta a observaciones al
Proyecto de Pliego (Si aplica)
Etapa dentro de las primeras fases del proceso contractual, consistente en
que las personas (naturales o jurídicas), interesadas en participar, hacen
saber a esta sus puntos de vista sobre el proyecto de pliego de condiciones, y
la consiguiente respuesta por parte de la administración a las observaciones
presentadas.
Subserie Documental que
comprende los acuerdos que
celebra la entidad para el
diagnóstico de desarrollo de
proyectos de inversión, estudios de
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Consultoría Resolución de aperturaActo administrativo mediante el cual se ordena la apertura del proceso de
selección y la publicación del Pliego de Condiciones definitivo.
Subserie Documental que
comprende los acuerdos que
celebra la entidad para el
diagnóstico de desarrollo de
proyectos de inversión, estudios de
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Consultoría Pliego de condicionesActo jurídico fundamental para entrar a regular una relación contractual y
que se tiene como futura entre las partes.
Subserie Documental que
comprende los acuerdos que
celebra la entidad para el
diagnóstico de desarrollo de
proyectos de inversión, estudios de
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de ConsultoríaObservaciones y respuesta a observaciones al
Pliego de Condiciones Definitivo (Si aplica)
Etapa dentro de las primeras fases del proceso contractual, consistente en
que las personas (naturales o jurídicas), interesadas en participar, hacen
saber a esta sus puntos de vista sobre el proyecto de pliego de condiciones y
la consiguiente respuesta por parte de la administración a las observaciones
presentadas.
Subserie Documental que
comprende los acuerdos que
celebra la entidad para el
diagnóstico de desarrollo de
proyectos de inversión, estudios de
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Consultoría Acta de comité (Si aplica)Documento que registra los pronunciamientos que tenga un comité, ya sea
asesor, evaluador, supervisión etc..
Subserie Documental que
comprende los acuerdos que
celebra la entidad para el
diagnóstico de desarrollo de
proyectos de inversión, estudios de
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Consultoría Adendas (Si aplica)
Documentos que se expiden dentro de un proceso licitatorio, concurso,
selección
abreviada, o contratación de mínima cuantía con el fin de aclarar, modificar
o
precisar los términos de los pliegos de condiciones o la invitación pública con
Subserie Documental que
comprende los acuerdos que
celebra la entidad para el
diagnóstico de desarrollo de
proyectos de inversión, estudios de
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Consultoría Acta de cierreDocumento que declara la ocurrencia del termino (dentro del cronograma)
de cierre dentro de un proceso de selección.
Subserie Documental que
comprende los acuerdos que
celebra la entidad para el
diagnóstico de desarrollo de
proyectos de inversión, estudios de
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Consultoría Propuesta ganadora
Documento que evidencia la selección, al final del proceso contractual, de
aquella propuesta que cumpla con la totalidad de condiciones exigidas por la
administración.
Subserie Documental que
comprende los acuerdos que
celebra la entidad para el
diagnóstico de desarrollo de
proyectos de inversión, estudios de
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Consultoría Documentos de saneamiento (Si aplica)
Documento presentado por el oferente, el cual a sido requerido por el
Comité Verificador y Evaluador del proceso contractual dentro de la etapa de
subsanación establecida en el cronograma del proceso del Pliego de
Condiciones.
Subserie Documental que
comprende los acuerdos que
celebra la entidad para el
diagnóstico de desarrollo de
proyectos de inversión, estudios de
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Consultoría Cuadro evaluativo requisitos habilitantes
Documento realizado por el Comité Evaluador de cada proceso de
contratación, donde se verifica que el proponente cumpla con los requisitos
habilitantes establecidos en la invitación o pliego de condiciones.
Subserie Documental que
comprende los acuerdos que
celebra la entidad para el
diagnóstico de desarrollo de
proyectos de inversión, estudios de
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Consultoría Informe de evaluación requisitos calificables
Informe emitido por el Comité Verificador y Evaluador del proceso
contractual posterior a la verificación de los requisitos habilitantes, mediante
el cual se efectúa la ponderación de factores de evaluación establecidos en el
Pliego de Condiciones y se determina cual de los proponentes obtuvo el
mayor puntaje con el fin de recomendar al ordenador del gasto el posible
Subserie Documental que
comprende los acuerdos que
celebra la entidad para el
diagnóstico de desarrollo de
proyectos de inversión, estudios de
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Consultoría Informe de verificación requisitos habilitantes
Informe emitido por el Comité Verificador y Evaluador del proceso
contractual, mediante el cual se establece si los proponentes cumplen con
los requisitos habilitantes establecidos en el Pliego de Condiciones, o se les
debe requerir para que subsanen documentos de la propuesta, o si alguno de
los oferentes se encuentra dentro de las causales de rechazo para participar
en el proceso de contratación.
Subserie Documental que
comprende los acuerdos que
celebra la entidad para el
diagnóstico de desarrollo de
proyectos de inversión, estudios de
diagnóstico, pre factibilidad o
factibilidad de programas o
proyectos, las asesorías técnicas,
las interventorías, asesorías o
gerencia de obras o proyectos, la
dirección o ejecución de diseños,
planos, proyectos y anteproyectos.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Consultoría Acta de audiencia Documento donde se registra todo lo ocurrido en una audiencia.
Subserie Documental que
comprende los acuerdos que
celebra la entidad para el
diagnóstico de desarrollo de
proyectos de inversión, estudios de
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Consultoría Fotocopia cedula de ciudadanía Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal.
Subserie Documental que
comprende los acuerdos que
celebra la entidad para el
diagnóstico de desarrollo de
proyectos de inversión, estudios de
diagnóstico, pre factibilidad o
factibilidad de programas o
proyectos, las asesorías técnicas,
las interventorías, asesorías o
gerencia de obras o proyectos, la
dirección o ejecución de diseños,
planos, proyectos y anteproyectos.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Consultoría Certificado de Antecedentes Fiscales
Documento expedido por la Contraloría General de la República, que prueba
y certifica los hallazgos provenientes de auditorías, actuaciones especiales
y/o denuncias relacionadas con la hacienda pública y el sistema de
tributación del estado.
Subserie Documental que
comprende los acuerdos que
celebra la entidad para el
diagnóstico de desarrollo de
proyectos de inversión, estudios de
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Consultoría Fotocopia RUT
Documento expedido por la DIAN que permite identificar la actividad
económica ante terceros con quienes sostenga una relación comercial,
laboral o económica en general y ante los diferentes entes de supervisión y
control.
Subserie Documental que
comprende los acuerdos que
celebra la entidad para el
diagnóstico de desarrollo de
proyectos de inversión, estudios de
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Consultoría Fotocopia RIT
Documento expedido por la Dirección de Impuestos de Bogotá, que registra
la identificación, ubicación y clasificación de los contribuyentes del Impuesto
de Industria y Comercio, Avisos y Tableros.
Subserie Documental que
comprende los acuerdos que
celebra la entidad para el
diagnóstico de desarrollo de
proyectos de inversión, estudios de
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Consultoría Certificaciones laborales o de experiencia
Documento que deja constancia del tiempo por el que ha estado contratado
un empleado en una empresa, el tipo de labor desempeñada, tipo de
contratación y salario devengado, así como la experiencia adquirida. En
algunos casos, también incluye las funciones realizadas.
Subserie Documental que
comprende los acuerdos que
celebra la entidad para el
diagnóstico de desarrollo de
proyectos de inversión, estudios de
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de ConsultoríaConstancia de afiliación a los sistemas de salud,
pensión (ARL si aplica)
Documento en el que se deja evidencia del soporte del certificado de
afiliación a fondo de pensiones, salud y ARL del candidato objeto a contratar.
Subserie Documental que
comprende los acuerdos que
celebra la entidad para el
diagnóstico de desarrollo de
proyectos de inversión, estudios de
diagnóstico, pre factibilidad o
factibilidad de programas o
proyectos, las asesorías técnicas,
las interventorías, asesorías o
gerencia de obras o proyectos, la
dirección o ejecución de diseños,
planos, proyectos y anteproyectos.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Consultoría Contrato
Documento mediante el cual se realiza un acuerdo de voluntades, verbal o
escrito, manifestado en común entre dos o más personas con capacidad
(partes del contrato), que se obligan en virtud del mismo, regulando sus
relaciones relativas a una determinada finalidad o cosa, y a cuyo
cumplimiento pueden compelerse de manera recíproca, si el contrato es
bilateral, o compelerse una parte a la otra, si el contrato es unilateral.
Subserie Documental que
comprende los acuerdos que
celebra la entidad para el
diagnóstico de desarrollo de
proyectos de inversión, estudios de
diagnóstico, pre factibilidad o
factibilidad de programas o
proyectos, las asesorías técnicas,
las interventorías, asesorías o
gerencia de obras o proyectos, la
dirección o ejecución de diseños,
planos, proyectos y anteproyectos.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Consultoría Certificado de registro presupuestal
Documento expedido por el responsable de presupuesto, mediante el cual se
afecta en forma preliminar un rubro presupuestal, garantizando la existencia
de apropiación presupuestal disponible libre de toda afectación y suficiente
para respaldar los actos administrativos con los cuales se procede a afectar
el presupuesto o a hacer uso de la apropiación presupuestal.
Subserie Documental que
comprende los acuerdos que
celebra la entidad para el
diagnóstico de desarrollo de
proyectos de inversión, estudios de
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Consultoría Reporte de Publicación en el SECOP
Mecanismo que debe ser utilizado por todas las entidades públicas con el fin
de garantizar que todos los proponentes y demás interesados en la gestión
contractual que adelante la entidad, conozcan todas las actuaciones de los
procesos de contratación que se encuentran en curso.
Subserie Documental que
comprende los acuerdos que
celebra la entidad para el
diagnóstico de desarrollo de
proyectos de inversión, estudios de
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Consultoría Pólizas
Documento mediante el cual se establece una relación entre el asegurado y
una Compañía de Seguros, donde se establecen los derechos y obligaciones
de ambas partes, las Coberturas (son los riesgos que asume el asegurador y
que se describen en la póliza), en relación al seguro contratado.
Subserie Documental que
comprende los acuerdos que
celebra la entidad para el
diagnóstico de desarrollo de
proyectos de inversión, estudios de
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Consultoría Comunicación sobre último requisito de ejecución
Comunicación oficial emitida por el área jurídica donde se autoriza la
aprobación de la garantía o se informa la fecha de las disponibilidades
presupuestales correspondientes.
Subserie Documental que
comprende los acuerdos que
celebra la entidad para el
diagnóstico de desarrollo de
proyectos de inversión, estudios de
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Consultoría Acta de inicioDocumento mediante el cual se establece entre las partes el inicio del
contrato, definiendo la fecha y firmado entre las partes.
Subserie Documental que
comprende los acuerdos que
celebra la entidad para el
diagnóstico de desarrollo de
proyectos de inversión, estudios de
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de ConsultoríaAdición, prórroga, suspensión, reinicio, cesión (Si
aplica)
Documento mediante el cual se realiza una modificación del contrato en el
plazo de ejecución en caso de ser una adición, la prorroga hace referencia a
una modificación del contrato en cuanto a su valor, la suspensión es el
documento mediante el cual se establece la posibilidad legal de interrumpir
transitoriamente y por un término claramente determinado, la ejecución del
contrato, el reinicio hace referencia al documento mediante el cual se
determina la reiniciación de un contrato después de una suspensión, este
documento es firmado por las partes plasmando la fecha de reinicio del
contrato y la cesión, es el documento mediante el cual se traslada la
titularidad de un contrato a un tercero, quien lo recibe en los mismos
términos, condiciones y características en que fue suscrito, contrayendo por
tanto las obligaciones propias del contratista inicial.
Subserie Documental que
comprende los acuerdos que
celebra la entidad para el
diagnóstico de desarrollo de
proyectos de inversión, estudios de
diagnóstico, pre factibilidad o
factibilidad de programas o
proyectos, las asesorías técnicas,
las interventorías, asesorías o
gerencia de obras o proyectos, la
dirección o ejecución de diseños,
planos, proyectos y anteproyectos.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Consultoría Informes de actividades y productos
Documento elaborado por el contratista para conocimiento del supervisor,
en el cual debe establecer de manera detallada, las actividades y productos
ejecutados durante cada etapa del contrato, requerido entre otros, para la
presentación de la cuenta de cobro conforme a la forma de pago establecida
en el contrato.
Subserie Documental que
comprende los acuerdos que
celebra la entidad para el
diagnóstico de desarrollo de
proyectos de inversión, estudios de
diagnóstico, pre factibilidad o
factibilidad de programas o
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de ConsultoríaDocumento de Entrada de Informes de
actividades y Productos al CDI
Documento que constituye el formato de validación de medios analógicos y
digitales.
Subserie Documental que
comprende los acuerdos que
celebra la entidad para el
diagnóstico de desarrollo de
proyectos de inversión, estudios de
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Consultoría Resolución Sancionatoria (Si es del caso)Acto administrativo por medio del cual se impone una sanción a un
contratista o un proveedor.
Subserie Documental que
comprende los acuerdos que
celebra la entidad para el
diagnóstico de desarrollo de
proyectos de inversión, estudios de
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de ConsultoríaActa de terminación anticipada por mutuo
acuerdo. (Si aplica)
Documento mediante el cual se establece la terminación de un contrato de
común acuerdo, entre las partes antes del cumplimiento de su plazo o
ejecución de su objeto.
Subserie Documental que
comprende los acuerdos que
celebra la entidad para el
diagnóstico de desarrollo de
proyectos de inversión, estudios de
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Consultoría Acta de Liquidación
Documento mediante el cual se realiza la revisión total de las obligaciones
ejecutadas a fin que puedan declararse a paz y salvo y dar finalización a la
relación comercial, una vez revisado se procederá a firmar por cada una de
las partes, este documento también se emitirá en las terminaciones
anticipadas de contratos.
Subserie Documental que
comprende los acuerdos que
celebra la entidad para el
diagnóstico de desarrollo de
proyectos de inversión, estudios de
diagnóstico, pre factibilidad o
factibilidad de programas o
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Fiducia Soportes de los Estudios de MercadoDocumentos que soportan la evidencia de las cotizaciones realizadas para
establecer el valor del proceso de contratación.
Subserie Documental que establece
el acuerdo por medio del cual una
persona natural o jurídica llamada
constituyente o fideicomitente
entrega a una entidad fiduciaria,
uno o más bienes concretos
despojándose o no de la propiedad
de los mismos, con el objeto de
cumplir una determinada finalidad
en provecho del constituyente o de
un tercero a quien expresamente
éste determine.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Fiducia Estudios previos
Documento mediante el cual se describirá la necesidad que se pretende
satisfacer, el objeto a contratar, la modalidad de selección, el valor estimado
del contrato, la justificación y los factores de selección, que son soportes
para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato.
Subserie Documental que establece
el acuerdo por medio del cual una
persona natural o jurídica llamada
constituyente o fideicomitente
entrega a una entidad fiduciaria,
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Fiducia Certificado de disponibilidad presupuestal
Documento mediante el cual se garantiza el principio de legalidad, es decir,
la existencia del rubro y la apropiación presupuestal suficiente para atender
un gasto determinado.
Subserie Documental que establece
el acuerdo por medio del cual una
persona natural o jurídica llamada
constituyente o fideicomitente
entrega a una entidad fiduciaria,
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Fiducia Matriz de Riesgo y Análisis de Pólizas
Documento mediante el cual se efectúan los estudios de riesgos que pueden
ocurrir en la ejecución de un contrato y la confrontación con la póliza física,
con el fin de que cumpla con todas las garantías y condiciones exigidas por la
administración.
Subserie Documental que establece
el acuerdo por medio del cual una
persona natural o jurídica llamada
constituyente o fideicomitente
entrega a una entidad fiduciaria,
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Fiducia Resolución designación comité asesor evaluador
Acto administrativo por medio del cual el ordenador del gasto designa los
funcionarios o contratistas que van a conformar el Comité Evaluador dentro
del proceso de contratación.
Subserie Documental que establece
el acuerdo por medio del cual una
persona natural o jurídica llamada
constituyente o fideicomitente
entrega a una entidad fiduciaria,
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Fiducia Aviso de convocatoria
Documento que contiene los datos identificadores del bien y la indicación de
las condiciones mínimas de la enajenación, el valor del avalúo comercial y el
precio mínimo de venta, si fueren diferentes. Si las condiciones de los bienes
requieren información adicional a la indicada en el presente artículo, la
Entidad debe publicarla en el aviso de convocatoria o indicar el lugar en el
cual los interesados pueden obtenerla.
Subserie Documental que establece
el acuerdo por medio del cual una
persona natural o jurídica llamada
constituyente o fideicomitente
entrega a una entidad fiduciaria,
uno o más bienes concretos
despojándose o no de la propiedad
de los mismos, con el objeto de
cumplir una determinada finalidad
en provecho del constituyente o de
un tercero a quien expresamente
éste determine.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Fiducia Proyecto de Pliego de Condiciones
Documento que se constituye en proyección de lo que llegará a ser el pliego
de condiciones definitivo, dentro de un proceso contractual en su primera
fase.
Subserie Documental que establece
el acuerdo por medio del cual una
persona natural o jurídica llamada
constituyente o fideicomitente
entrega a una entidad fiduciaria,
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de FiduciaObservaciones y respuesta a observaciones al
Proyecto de Pliego (Si aplica)
Etapa dentro de las primeras fases del proceso contractual, consistente en
que las personas (naturales o jurídicas), interesadas en participar, hacen
saber a esta sus puntos de vista sobre el proyecto de pliego de condiciones, y
la consiguiente respuesta por parte de la administración a las observaciones
presentadas.
Subserie Documental que establece
el acuerdo por medio del cual una
persona natural o jurídica llamada
constituyente o fideicomitente
entrega a una entidad fiduciaria,
uno o más bienes concretos
despojándose o no de la propiedad
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Fiducia Resolución de aperturaActo administrativo mediante el cual se ordena la apertura del proceso de
selección y la publicación del Pliego de Condiciones definitivo.
Subserie Documental que establece
el acuerdo por medio del cual una
persona natural o jurídica llamada
constituyente o fideicomitente
entrega a una entidad fiduciaria,
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Fiducia Pliego de condiciones definitivoActo jurídico fundamental para entrar a regular una relación contractual y
que se tiene como futura entre las partes.
Subserie Documental que establece
el acuerdo por medio del cual una
persona natural o jurídica llamada
constituyente o fideicomitente
entrega a una entidad fiduciaria,
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Fiducia Actas de comité asesor evaluador (Si aplica)Documento por el cual se formaliza la delegación del ordenador del gasto a
los miembros del comité evaluador dentro de los procesos de selección.
Subserie Documental que establece
el acuerdo por medio del cual una
persona natural o jurídica llamada
constituyente o fideicomitente
entrega a una entidad fiduciaria,
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de FiduciaObservaciones y respuesta a observaciones al
Pliego de Condiciones Definitivo (Si aplica)
Etapa dentro de las primeras fases del proceso contractual, consistente en
que las personas (naturales o jurídicas), interesadas en participar, hacen
saber a esta sus puntos de vista sobre el proyecto de pliego de condiciones y
la consiguiente respuesta por parte de la administración a las observaciones
presentadas.
Subserie Documental que establece
el acuerdo por medio del cual una
persona natural o jurídica llamada
constituyente o fideicomitente
entrega a una entidad fiduciaria,
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Fiducia Adendas (Si aplica)
Documentos que se expiden dentro de un proceso licitatorio, concurso,
selección
abreviada, o contratación de mínima cuantía con el fin de aclarar, modificar
o
precisar los términos de los pliegos de condiciones o la invitación pública con
Subserie Documental que establece
el acuerdo por medio del cual una
persona natural o jurídica llamada
constituyente o fideicomitente
entrega a una entidad fiduciaria,
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Fiducia Acta de cierreDocumento que declara la ocurrencia del termino (dentro del cronograma)
de cierre dentro de un proceso de selección.
Subserie Documental que establece
el acuerdo por medio del cual una
persona natural o jurídica llamada
constituyente o fideicomitente
entrega a una entidad fiduciaria,
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Fiducia Cuadro evaluativo requisitos habilitantes
Documento realizado por el Comité Evaluador de cada proceso de
contratación, donde se verifica que el proponente cumpla con los requisitos
habilitantes establecidos en la invitación o pliego de condiciones.
Subserie Documental que establece
el acuerdo por medio del cual una
persona natural o jurídica llamada
constituyente o fideicomitente
entrega a una entidad fiduciaria,
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Fiducia Evaluaciones jurídicas, financieras y técnicas
Etapa dentro del proceso de contratación estatal desarrollada por el Comité
Verificador y Evaluador del proceso plasmada en el Informe de Verificación y
Evaluación, mediante el cual se establece si los proponentes cumplen con los
requisitos habilitantes jurídicos, técnicos y financieros establecidos en el
Pliego de Condiciones, o se les debe requerir para que subsanen documentos
de la propuesta, o si alguno de los oferentes se encuentra dentro de las
causales de rechazo para participar en el proceso de contratación.
Subserie Documental que establece
el acuerdo por medio del cual una
persona natural o jurídica llamada
constituyente o fideicomitente
entrega a una entidad fiduciaria,
uno o más bienes concretos
despojándose o no de la propiedad
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Fiducia Propuesta ganadora
Documento que evidencia la selección, al final del proceso contractual, de
aquella propuesta que cumpla con la totalidad de condiciones exigidas por la
administración.
Subserie Documental que establece
el acuerdo por medio del cual una
persona natural o jurídica llamada
constituyente o fideicomitente
entrega a una entidad fiduciaria,
uno o más bienes concretos
despojándose o no de la propiedad
de los mismos, con el objeto de
cumplir una determinada finalidad
en provecho del constituyente o de
un tercero a quien expresamente
éste determine.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Fiducia Fotocopia cedula de ciudadanía Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal.
Subserie Documental que establece
el acuerdo por medio del cual una
persona natural o jurídica llamada
constituyente o fideicomitente
entrega a una entidad fiduciaria,
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Fiducia Certificado de Antecedentes Fiscales
Documento expedido por la Contraloría General de la República, que prueba
y certifica los hallazgos provenientes de auditorías, actuaciones especiales
y/o denuncias relacionadas con la hacienda pública y el sistema de
tributación del estado.
Subserie Documental que establece
el acuerdo por medio del cual una
persona natural o jurídica llamada
constituyente o fideicomitente
entrega a una entidad fiduciaria,
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Fiducia Fotocopia RUT
Documento expedido por la DIAN que permite identificar la actividad
económica ante terceros con quienes sostenga una relación comercial,
laboral o económica en general y ante los diferentes entes de supervisión y
control.
Subserie Documental que establece
el acuerdo por medio del cual una
persona natural o jurídica llamada
constituyente o fideicomitente
entrega a una entidad fiduciaria,
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Fiducia Fotocopia RIT
Documento expedido por la Dirección de Impuestos de Bogotá, que registra
la identificación, ubicación y clasificación de los contribuyentes del Impuesto
de Industria y Comercio, Avisos y Tableros.
Subserie Documental que establece
el acuerdo por medio del cual una
persona natural o jurídica llamada
constituyente o fideicomitente
entrega a una entidad fiduciaria,
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Fiducia Fotocopia de la Tarjeta Profesional (Si aplica)Documento que acredita la formación académica e idoneidad profesional de
un individuo en un área específica del conocimiento.
Subserie Documental que establece
el acuerdo por medio del cual una
persona natural o jurídica llamada
constituyente o fideicomitente
entrega a una entidad fiduciaria,
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Fiducia Certificaciones laborales o de experiencia
Documento que deja constancia del tiempo por el que ha estado contratado
un empleado en una empresa, el tipo de labor desempeñada, tipo de
contratación y salario devengado, así como la experiencia adquirida. En
algunos casos, también incluye las funciones realizadas.
Subserie Documental que establece
el acuerdo por medio del cual una
persona natural o jurídica llamada
constituyente o fideicomitente
entrega a una entidad fiduciaria,
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de FiduciaConstancia de afiliación a los sistemas de salud,
pensión y ARL o Certificación de aportes ley 789
Documento en el que se deja evidencia del soporte del certificado de
afiliación a fondo de pensiones, salud y ARL del candidato objeto a contratar.
Subserie Documental que establece
el acuerdo por medio del cual una
persona natural o jurídica llamada
constituyente o fideicomitente
entrega a una entidad fiduciaria,
uno o más bienes concretos
despojándose o no de la propiedad
de los mismos, con el objeto de
cumplir una determinada finalidad
en provecho del constituyente o de
un tercero a quien expresamente
éste determine.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Fiducia Resolución adjudicaciónActo administrativo por medio del cual se informa a los interesados en el
proceso de contratación cual a sido el oferente seleccionado.
Subserie Documental que establece
el acuerdo por medio del cual una
persona natural o jurídica llamada
constituyente o fideicomitente
entrega a una entidad fiduciaria,
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Fiducia Contrato
Documento mediante el cual se realiza un acuerdo de voluntades, verbal o
escrito, manifestado en común entre dos o más personas con capacidad
(partes del contrato), que se obligan en virtud del mismo, regulando sus
relaciones relativas a una determinada finalidad o cosa, y a cuyo
cumplimiento pueden compelerse de manera recíproca, si el contrato es
bilateral, o compelerse una parte a la otra, si el contrato es unilateral.
Subserie Documental que establece
el acuerdo por medio del cual una
persona natural o jurídica llamada
constituyente o fideicomitente
entrega a una entidad fiduciaria,
uno o más bienes concretos
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Fiducia Certificado de registro presupuestal
Documento expedido por el responsable de presupuesto, mediante el cual se
afecta en forma preliminar un rubro presupuestal, garantizando la existencia
de apropiación presupuestal disponible libre de toda afectación y suficiente
para respaldar los actos administrativos con los cuales se procede a afectar
el presupuesto o a hacer uso de la apropiación presupuestal.
Subserie Documental que establece
el acuerdo por medio del cual una
persona natural o jurídica llamada
constituyente o fideicomitente
entrega a una entidad fiduciaria,
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Fiducia Pólizas
Documento mediante el cual se establece una relación entre el asegurado y
una Compañía de Seguros, donde se establecen los derechos y obligaciones
de ambas partes, las Coberturas (son los riesgos que asume el asegurador y
que se describen en la póliza), en relación al seguro contratado.
Subserie Documental que establece
el acuerdo por medio del cual una
persona natural o jurídica llamada
constituyente o fideicomitente
entrega a una entidad fiduciaria,
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Fiducia Comunicación sobre último requisito de ejecución
Comunicación oficial emitida por el área jurídica donde se autoriza la
aprobación de la garantía o se informa la fecha de las disponibilidades
presupuestales correspondientes.
Subserie Documental que establece
el acuerdo por medio del cual una
persona natural o jurídica llamada
constituyente o fideicomitente
entrega a una entidad fiduciaria,
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Fiducia Acta de inicioDocumento mediante el cual se establece entre las partes el inicio del
contrato, definiendo la fecha y firmado entre las partes.
Subserie Documental que establece
el acuerdo por medio del cual una
persona natural o jurídica llamada
constituyente o fideicomitente
entrega a una entidad fiduciaria,
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de FiduciaAdición, prórroga, suspensión, reinicio, cesión (Si
aplica)
Documento mediante el cual se realiza una modificación del contrato en el
plazo de ejecución en caso de ser una adición, la prorroga hace referencia a
una modificación del contrato en cuanto a su valor, la suspensión es el
documento mediante el cual se establece la posibilidad legal de interrumpir
transitoriamente y por un término claramente determinado, la ejecución del
contrato, el reinicio hace referencia al documento mediante el cual se
determina la reiniciación de un contrato después de una suspensión, este
documento es firmado por las partes plasmando la fecha de reinicio del
contrato y la cesión, es el documento mediante el cual se traslada la
titularidad de un contrato a un tercero, quien lo recibe en los mismos
términos, condiciones y características en que fue suscrito, contrayendo por
tanto las obligaciones propias del contratista inicial.
Subserie Documental que establece
el acuerdo por medio del cual una
persona natural o jurídica llamada
constituyente o fideicomitente
entrega a una entidad fiduciaria,
uno o más bienes concretos
despojándose o no de la propiedad
de los mismos, con el objeto de
cumplir una determinada finalidad
en provecho del constituyente o de
un tercero a quien expresamente
éste determine.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Fiducia Informes de actividades y productos
Documento elaborado por el contratista para conocimiento del supervisor,
en el cual debe establecer de manera detallada, las actividades y productos
ejecutados durante cada etapa del contrato, requerido entre otros, para la
presentación de la cuenta de cobro conforme a la forma de pago establecida
en el contrato.
Subserie Documental que establece
el acuerdo por medio del cual una
persona natural o jurídica llamada
constituyente o fideicomitente
entrega a una entidad fiduciaria,
uno o más bienes concretos
despojándose o no de la propiedad
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Fiducia Resolución Sancionatoria (Si es del caso)Acto administrativo por medio del cual se impone una sanción a un
contratista o un proveedor.
Subserie Documental que establece
el acuerdo por medio del cual una
persona natural o jurídica llamada
constituyente o fideicomitente
entrega a una entidad fiduciaria,
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de FiduciaActa de terminación anticipada por mutuo
acuerdo. (Si aplica)
Documento mediante el cual se establece la terminación de un contrato de
común acuerdo, entre las partes antes del cumplimiento de su plazo o
ejecución de su objeto.
Subserie Documental que establece
el acuerdo por medio del cual una
persona natural o jurídica llamada
constituyente o fideicomitente
entrega a una entidad fiduciaria,
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Fiducia Reporte de Publicación en el SECOP
Mecanismo que debe ser utilizado por todas las entidades públicas con el fin
de garantizar que todos los proponentes y demás interesados en la gestión
contractual que adelante la entidad, conozcan todas las actuaciones de los
procesos de contratación que se encuentran en curso.
Subserie Documental que establece
el acuerdo por medio del cual una
persona natural o jurídica llamada
constituyente o fideicomitente
entrega a una entidad fiduciaria,
uno o más bienes concretos
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Fiducia Acta de entrega a satisfacciónDocumento en el cual se deja constancia del recibo final a satisfacción por las
partes involucradas.
Subserie Documental que establece
el acuerdo por medio del cual una
persona natural o jurídica llamada
constituyente o fideicomitente
entrega a una entidad fiduciaria,
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Fiducia Acta de liquidación
Documento mediante el cual se realiza la revisión total de las obligaciones
ejecutadas a fin que puedan declararse a paz y salvo y dar finalización a la
relación comercial, una vez revisado se procederá a firmar por cada una de
las partes, este documento también se emitirá en las terminaciones
anticipadas de contratos.
Subserie Documental que establece
el acuerdo por medio del cual una
persona natural o jurídica llamada
constituyente o fideicomitente
entrega a una entidad fiduciaria,
uno o más bienes concretos
despojándose o no de la propiedad
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Interventorías Soportes de los Estudios de Mercado Documentos que soportan la evidencia de las cotizaciones realizadas para
establecer el valor del proceso de contratación.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
intervienen en el desarrollo de un
contrato o de una orden, llámese
de servicio, consultoría, obra,
trabajo, compra, suministro, etc.,
que se ejerce a partir de la firma y
perfeccionamiento del mismo,
hasta la liquidación definitiva.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Interventorías Soportes de los Estudios de Mercado Documentos que soportan la evidencia de las cotizaciones realizadas para
establecer el valor del proceso de contratación.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
intervienen en el desarrollo de un
contrato o de una orden, llámese
de servicio, consultoría, obra,
trabajo, compra, suministro, etc.,
que se ejerce a partir de la firma y
perfeccionamiento del mismo,
hasta la liquidación definitiva.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Interventorías Certificado de disponibilidad presupuestal
Documento mediante el cual se garantiza el principio de legalidad, es decir,
la existencia del rubro y la apropiación presupuestal suficiente para atender
un gasto determinado.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Interventorías Matriz de Riesgo y Análisis de Pólizas
Documento mediante el cual se efectúan los estudios de riesgos que pueden
ocurrir en la ejecución de un contrato y la confrontación con la póliza física,
con el fin de que cumpla con todas las garantías y condiciones exigidas por la
administración.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Interventorías Resolución designación comité asesor evaluador
Acto administrativo por medio del cual el ordenador del gasto designa los
funcionarios o contratistas que van a conformar el Comité Evaluador dentro
del proceso de contratación.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Interventorías Aviso de convocatoria
Documento que contiene los datos identificadores del bien y la indicación de
las condiciones mínimas de la enajenación, el valor del avalúo comercial y el
precio mínimo de venta, si fueren diferentes. Si las condiciones de los bienes
requieren información adicional a la indicada en el presente artículo, la
Entidad debe publicarla en el aviso de convocatoria o indicar el lugar en el
cual los interesados pueden obtenerla.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
intervienen en el desarrollo de un
contrato o de una orden, llámese
de servicio, consultoría, obra,
trabajo, compra, suministro, etc.,
que se ejerce a partir de la firma y
perfeccionamiento del mismo,
hasta la liquidación definitiva.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Interventorías Proyecto de Pliego de Condiciones
Documento que se constituye en proyección de lo que llegará a ser el pliego
de condiciones definitivo, dentro de un proceso contractual en su primera
fase.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de InterventoríasObservaciones y respuesta a observaciones al
Proyecto de Pliego (Si aplica)
Etapa dentro de las primeras fases del proceso contractual, consistente en
que las personas (naturales o jurídicas), interesadas en participar, hacen
saber a esta sus puntos de vista sobre el proyecto de pliego de condiciones, y
la consiguiente respuesta por parte de la administración a las observaciones
presentadas.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
intervienen en el desarrollo de un
contrato o de una orden, llámese
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Interventorías Pliego de condiciones y anexosActo jurídico fundamental para entrar a regular una relación contractual y
que se tiene como futura entre las partes y sus anexos.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de InterventoríasObservaciones y respuesta a observaciones al
Pliego de Condiciones Definitivo (Si aplica)
Etapa dentro de las primeras fases del proceso contractual, consistente en
que las personas (naturales o jurídicas), interesadas en participar, hacen
saber a esta sus puntos de vista sobre el proyecto de pliego de condiciones y
la consiguiente respuesta por parte de la administración a las observaciones
presentadas.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
intervienen en el desarrollo de un
contrato o de una orden, llámese
de servicio, consultoría, obra,
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Interventorías Acta de comité (Si aplica)Documento que registra los pronunciamientos que tenga un comité, ya sea
asesor, evaluador, supervisión etc..
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Interventorías Resolución de aperturaActo administrativo mediante el cual se ordena la apertura del proceso de
selección y la publicación del Pliego de Condiciones definitivo.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Interventorías Acta de cierreDocumento que declara la ocurrencia del termino (dentro del cronograma)
de cierre dentro de un proceso de selección.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Interventorías Cuadro evaluativo requisitos habilitantes
Documento realizado por el Comité Evaluador de cada proceso de
contratación, donde se verifica que el proponente cumpla con los requisitos
habilitantes establecidos en la invitación o pliego de condiciones.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Interventorías Informe de evaluación requisitos calificables
Informe emitido por el Comité Verificador y Evaluador del proceso
contractual posterior a la verificación de los requisitos habilitantes, mediante
el cual se efectúa la ponderación de factores de evaluación establecidos en el
Pliego de Condiciones y se determina cual de los proponentes obtuvo el
mayor puntaje con el fin de recomendar al ordenador del gasto el posible
adjudicatario.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
intervienen en el desarrollo de un
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Interventorías Informe de verificación requisitos habilitantes
Informe emitido por el Comité Verificador y Evaluador del proceso
contractual, mediante el cual se establece si los proponentes cumplen con
los requisitos habilitantes establecidos en el Pliego de Condiciones, o se les
debe requerir para que subsanen documentos de la propuesta, o si alguno de
los oferentes se encuentra dentro de las causales de rechazo para participar
en el proceso de contratación.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
intervienen en el desarrollo de un
contrato o de una orden, llámese
de servicio, consultoría, obra,
trabajo, compra, suministro, etc.,
que se ejerce a partir de la firma y
perfeccionamiento del mismo,
hasta la liquidación definitiva.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Interventorías Acta de audiencia Documento donde se registra todo lo ocurrido en una audiencia.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Interventorías Adendas (Si aplica)
Documentos que se expiden dentro de un proceso licitatorio, concurso,
selección
abreviada, o contratación de mínima cuantía con el fin de aclarar, modificar
o
precisar los términos de los pliegos de condiciones o la invitación pública con
posterioridad a su expedición y que formarán parte de los mismos.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
intervienen en el desarrollo de un
contrato o de una orden, llámese
de servicio, consultoría, obra,
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Interventorías Propuesta ganadora
Documento que evidencia la selección, al final del proceso contractual, de
aquella propuesta que cumpla con la totalidad de condiciones exigidas por la
administración.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
intervienen en el desarrollo de un
contrato o de una orden, llámese
de servicio, consultoría, obra,
trabajo, compra, suministro, etc.,
que se ejerce a partir de la firma y
perfeccionamiento del mismo,
hasta la liquidación definitiva.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Interventorías Contrato
Documento mediante el cual se realiza un acuerdo de voluntades, verbal o
escrito, manifestado en común entre dos o más personas con capacidad
(partes del contrato), que se obligan en virtud del mismo, regulando sus
relaciones relativas a una determinada finalidad o cosa, y a cuyo
cumplimiento pueden compelerse de manera recíproca, si el contrato es
bilateral, o compelerse una parte a la otra, si el contrato es unilateral.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
intervienen en el desarrollo de un
contrato o de una orden, llámese
de servicio, consultoría, obra,
trabajo, compra, suministro, etc.,
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Interventorías Certificado de registro presupuestal
Documento expedido por el responsable de presupuesto, mediante el cual se
afecta en forma preliminar un rubro presupuestal, garantizando la existencia
de apropiación presupuestal disponible libre de toda afectación y suficiente
para respaldar los actos administrativos con los cuales se procede a afectar
el presupuesto o a hacer uso de la apropiación presupuestal.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
intervienen en el desarrollo de un
contrato o de una orden, llámese
de servicio, consultoría, obra,
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Interventorías Fotocopia cedula de ciudadanía Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
intervienen en el desarrollo de un
contrato o de una orden, llámese
de servicio, consultoría, obra,
trabajo, compra, suministro, etc.,
que se ejerce a partir de la firma y
perfeccionamiento del mismo,
hasta la liquidación definitiva.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Interventorías Certificado de Antecedentes Fiscales
Documento expedido por la Contraloría General de la República, que prueba
y certifica los hallazgos provenientes de auditorías, actuaciones especiales
y/o denuncias relacionadas con la hacienda pública y el sistema de
tributación del estado.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
intervienen en el desarrollo de un
contrato o de una orden, llámese
de servicio, consultoría, obra,
trabajo, compra, suministro, etc.,
que se ejerce a partir de la firma y
perfeccionamiento del mismo,
hasta la liquidación definitiva.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Interventorías Certificados de Antecedentes Disciplinarios
Documento expedido por la Contraloría General de la República, que prueba
y certifica los hallazgos provenientes de auditorías, actuaciones especiales
y/o denuncias relacionadas con la hacienda pública y el sistema de
tributación del estado.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
intervienen en el desarrollo de un
contrato o de una orden, llámese
de servicio, consultoría, obra,
trabajo, compra, suministro, etc.,
que se ejerce a partir de la firma y
perfeccionamiento del mismo,
hasta la liquidación definitiva.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Interventorías Certificado de Antecedentes Judiciales
Documento expedido por la Policía Nacional de Colombia, con el que se da
cuenta de los registros sobre delitos en los que un ciudadano se ha visto
involucrado.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Interventorías Fotocopia RUT
Documento expedido por la DIAN que permite identificar la actividad
económica ante terceros con quienes sostenga una relación comercial,
laboral o económica en general y ante los diferentes entes de supervisión y
control.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Interventorías Fotocopia RIT
Documento expedido por la Dirección de Impuestos de Bogotá, que registra
la identificación, ubicación y clasificación de los contribuyentes del Impuesto
de Industria y Comercio, Avisos y Tableros.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Interventorías Certificados de EstudiosDocumento legal que acredita al contratista la culminación de estudios en un
nivel determinado y proporciona información final de sus evaluaciones.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Interventorías Fotocopia de la Tarjeta Profesional (Si aplica)Documento que acredita la formación académica e idoneidad profesional de
un individuo en un área específica del conocimiento.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Interventorías Certificaciones laborales o de experiencia
Documento que deja constancia del tiempo por el que ha estado contratado
un empleado en una empresa, el tipo de labor desempeñada, tipo de
contratación y salario devengado, así como la experiencia adquirida. En
algunos casos, también incluye las funciones realizadas.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Interventorías
Constancia de afiliación a los sistemas de salud,
pensión y ARL o Certificación de aportes ley 789
(Si aplica)
Documento en el que se deja evidencia del soporte del certificado de
afiliación a fondo de pensiones, salud y ARL del candidato objeto a contratar.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
intervienen en el desarrollo de un
contrato o de una orden, llámese
de servicio, consultoría, obra,
trabajo, compra, suministro, etc.,
que se ejerce a partir de la firma y
perfeccionamiento del mismo,
hasta la liquidación definitiva.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Interventorías Pólizas
Documento mediante el cual se establece una relación entre el asegurado y
una Compañía de Seguros, donde se establecen los derechos y obligaciones
de ambas partes, las Coberturas (son los riesgos que asume el asegurador y
que se describen en la póliza), en relación al seguro contratado.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Interventorías Comunicación sobre último requisito de ejecución
Comunicación oficial emitida por el área jurídica donde se autoriza la
aprobación de la garantía o se informa la fecha de las disponibilidades
presupuestales correspondientes.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Interventorías Acta de inicioDocumento mediante el cual se establece entre las partes el inicio del
contrato, definiendo la fecha y firmado entre las partes.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de InterventoríasDocumento de Adición, prórroga, suspensión,
Reinicio, Cesión (Si aplica)
Documento mediante el cual se realiza una modificación del contrato en el
plazo de ejecución en caso de ser una adición, la prorroga hace referencia a
una modificación del contrato en cuanto a su valor, la suspensión es el
documento mediante el cual se establece la posibilidad legal de interrumpir
transitoriamente y por un término claramente determinado, la ejecución del
contrato, el reinicio hace referencia al documento mediante el cual se
determina la reiniciación de un contrato después de una suspensión, este
documento es firmado por las partes plasmando la fecha de reinicio del
contrato y la cesión, es el documento mediante el cual se traslada la
titularidad de un contrato a un tercero, quien lo recibe en los mismos
términos, condiciones y características en que fue suscrito, contrayendo por
tanto las obligaciones propias del contratista inicial.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
intervienen en el desarrollo de un
contrato o de una orden, llámese
de servicio, consultoría, obra,
trabajo, compra, suministro, etc.,
que se ejerce a partir de la firma y
perfeccionamiento del mismo,
hasta la liquidación definitiva.
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CONTRATOS Contratos de InterventoríasInformes de actividades, productos e informe
técnico
Documento elaborado por el contratista para conocimiento del supervisor,
en el cual debe establecer de manera detallada, las actividades y productos
con componentes técnicos de acuerdo al objeto y conforme a las
obligaciones contractuales, las cuales han sido ejecutadas durante cada
etapa del contrato, y el cual es requerido entre otros, para la presentación de
la cuenta de cobro de acuerdo a la forma de pago establecida.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
intervienen en el desarrollo de un
contrato o de una orden, llámese
de servicio, consultoría, obra,
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Interventorías Resolución Sancionatoria (Si es del caso)Acto administrativo por medio del cual se impone una sanción a un
contratista o un proveedor.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de InterventoríasActa de terminación anticipada por mutuo
acuerdo. (Si aplica)
Documento mediante el cual se establece la terminación de un contrato de
común acuerdo, entre las partes antes del cumplimiento de su plazo o
ejecución de su objeto.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
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CONTRATOS Contratos de Interventorías Reporte de Publicación en el SECOP
Mecanismo que debe ser utilizado por todas las entidades públicas con el fin
de garantizar que todos los proponentes y demás interesados en la gestión
contractual que adelante la entidad, conozcan todas las actuaciones de los
procesos de contratación que se encuentran en curso.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Interventorías Acta de recibo a satisfacciónDocumento en el cual se deja constancia del recibo final a satisfacción por las
partes involucradas.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de InterventoríasDocumento de Entrada de Informes de
actividades y Productos al CDI
Documento que constituye el formato de validación de medios analógicos y
digitales.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
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CONTRATOS Contratos de Interventorías Acta de liquidación
Documento mediante el cual se realiza la revisión total de las obligaciones
ejecutadas a fin que puedan declararse a paz y salvo y dar finalización a la
relación comercial, una vez revisado se procederá a firmar por cada una de
las partes, este documento también se emitirá en las terminaciones
anticipadas de contratos.
Subserie Documental que
comprende la supervisión,
coordinación y control realizado
por una persona natural o jurídica,
a los diferentes aspectos que
intervienen en el desarrollo de un
contrato o de una orden, llámese
de servicio, consultoría, obra,
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CONTRATOSContratos de Obra
y/o ConstrucciónSoportes de los Estudios de Mercado
Documentos que soportan la evidencia de las cotizaciones realizadas para
establecer el valor del proceso de contratación.
Subserie Documental que
comprende aquellos contratos que
celebra la entidad para la
construcción, mantenimiento,
instalación o cualquier trabajo
realizado sobre un bien inmueble.
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CONTRATOSContratos de Obra
y/o ConstrucciónEstudios previos
Documento mediante el cual se describirá la necesidad que se pretende
satisfacer, el objeto a contratar, la modalidad de selección, el valor estimado
del contrato, la justificación y los factores de selección, que son soportes
para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato.
Subserie Documental que
comprende aquellos contratos que
celebra la entidad para la
construcción, mantenimiento,
instalación o cualquier trabajo
realizado sobre un bien inmueble.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Obra
y/o ConstrucciónCertificado de disponibilidad presupuestal
Documento mediante el cual se garantiza el principio de legalidad, es decir,
la existencia del rubro y la apropiación presupuestal suficiente para atender
un gasto determinado.
Subserie Documental que
comprende aquellos contratos que
celebra la entidad para la
construcción, mantenimiento,
instalación o cualquier trabajo
realizado sobre un bien inmueble.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Obra
y/o ConstrucciónMatriz de Riesgo y Análisis de Pólizas
Documento mediante el cual se efectúan los estudios de riesgos que pueden
ocurrir en la ejecución de un contrato y la confrontación con la póliza física,
con el fin de que cumpla con todas las garantías y condiciones exigidas por la
administración.
Subserie Documental que
comprende aquellos contratos que
celebra la entidad para la
construcción, mantenimiento,
instalación o cualquier trabajo
realizado sobre un bien inmueble.
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CONTRATOSContratos de Obra
y/o ConstrucciónResolución designación comité asesor evaluador
Acto administrativo por medio del cual el ordenador del gasto designa los
funcionarios o contratistas que van a conformar el Comité Evaluador dentro
del proceso de contratación.
Subserie Documental que
comprende aquellos contratos que
celebra la entidad para la
construcción, mantenimiento,
instalación o cualquier trabajo
realizado sobre un bien inmueble.
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CONTRATOSContratos de Obra
y/o ConstrucciónAviso de convocatoria
Documento que contiene los datos identificadores del bien y la indicación de
las condiciones mínimas de la enajenación, el valor del avalúo comercial y el
precio mínimo de venta, si fueren diferentes. Si las condiciones de los bienes
requieren información adicional a la indicada en el presente artículo, la
Entidad debe publicarla en el aviso de convocatoria o indicar el lugar en el
cual los interesados pueden obtenerla.
Subserie Documental que
comprende aquellos contratos que
celebra la entidad para la
construcción, mantenimiento,
instalación o cualquier trabajo
realizado sobre un bien inmueble.
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CONTRATOSContratos de Obra
y/o ConstrucciónProyecto de Pliego de Condiciones
Documento que se constituye en proyección de lo que llegará a ser el pliego
de condiciones definitivo, dentro de un proceso contractual en su primera
fase.
Subserie Documental que
comprende aquellos contratos que
celebra la entidad para la
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CONTRATOSContratos de Obra
y/o Construcción
Observaciones y respuesta a observaciones al
Proyecto de Pliego (Si aplica)
Etapa dentro de las primeras fases del proceso contractual, consistente en
que las personas (naturales o jurídicas), interesadas en participar, hacen
saber a esta sus puntos de vista sobre el proyecto de pliego de condiciones, y
la consiguiente respuesta por parte de la administración a las observaciones
presentadas.
Subserie Documental que
comprende aquellos contratos que
celebra la entidad para la
construcción, mantenimiento,
instalación o cualquier trabajo
realizado sobre un bien inmueble.
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CONTRATOSContratos de Obra
y/o ConstrucciónResolución de apertura
Acto administrativo mediante el cual se ordena la apertura del proceso de
selección y la publicación del Pliego de Condiciones definitivo.
Subserie Documental que
comprende aquellos contratos que
celebra la entidad para la
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CONTRATOSContratos de Obra
y/o ConstrucciónPliego de condiciones definitivo
Acto jurídico fundamental para entrar a regular una relación contractual y
que se tiene como futura entre las partes.
Subserie Documental que
comprende aquellos contratos que
celebra la entidad para la
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CONTRATOSContratos de Obra
y/o ConstrucciónActas de comité asesor evaluador (Si aplica)
Documento por el cual se formaliza la delegación del ordenador del gasto a
los miembros del comité evaluador dentro de los procesos de selección.
Subserie Documental que
comprende aquellos contratos que
celebra la entidad para la
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CONTRATOSContratos de Obra
y/o Construcción
Observaciones y respuesta a observaciones al
Pliego de Condiciones Definitivo (Si aplica)
Etapa dentro de las primeras fases del proceso contractual, consistente en
que las personas (naturales o jurídicas), interesadas en participar, hacen
saber a esta sus puntos de vista sobre el proyecto de pliego de condiciones y
la consiguiente respuesta por parte de la administración a las observaciones
presentadas.
Subserie Documental que
comprende aquellos contratos que
celebra la entidad para la
construcción, mantenimiento,
instalación o cualquier trabajo
realizado sobre un bien inmueble.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Obra
y/o ConstrucciónAdendas (Si aplica)
Documentos que se expiden dentro de un proceso licitatorio, concurso,
selección
abreviada, o contratación de mínima cuantía con el fin de aclarar, modificar
o
Subserie Documental que
comprende aquellos contratos que
celebra la entidad para la
construcción, mantenimiento,
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Obra
y/o ConstrucciónActa de cierre
Documento que declara la ocurrencia del termino (dentro del cronograma)
de cierre dentro de un proceso de selección.
Subserie Documental que
comprende aquellos contratos que
celebra la entidad para la
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Obra
y/o ConstrucciónCuadro evaluativo requisitos habilitantes
Documento realizado por el Comité Evaluador de cada proceso de
contratación, donde se verifica que el proponente cumpla con los requisitos
habilitantes establecidos en la invitación o pliego de condiciones.
Subserie Documental que
comprende aquellos contratos que
celebra la entidad para la
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CONTRATOSContratos de Obra
y/o ConstrucciónEvaluaciones jurídicas, financieras y técnicas
Etapa dentro del proceso de contratación estatal desarrollada por el Comité
Verificador y Evaluador del proceso plasmada en el Informe de Verificación y
Evaluación, mediante el cual se establece si los proponentes cumplen con los
requisitos habilitantes jurídicos, técnicos y financieros establecidos en el
Pliego de Condiciones, o se les debe requerir para que subsanen documentos
de la propuesta, o si alguno de los oferentes se encuentra dentro de las
causales de rechazo para participar en el proceso de contratación.
Subserie Documental que
comprende aquellos contratos que
celebra la entidad para la
construcción, mantenimiento,
instalación o cualquier trabajo
realizado sobre un bien inmueble.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Obra
y/o ConstrucciónPropuesta ganadora
Documento que evidencia la selección, al final del proceso contractual, de
aquella propuesta que cumpla con la totalidad de condiciones exigidas por la
administración.
Subserie Documental que
comprende aquellos contratos que
celebra la entidad para la
construcción, mantenimiento,
instalación o cualquier trabajo
realizado sobre un bien inmueble.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Obra
y/o ConstrucciónFotocopia cedula de ciudadanía Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal.
Subserie Documental que
comprende aquellos contratos que
celebra la entidad para la
construcción, mantenimiento,
instalación o cualquier trabajo
realizado sobre un bien inmueble.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Obra
y/o ConstrucciónCertificado de Antecedentes Fiscales
Documento expedido por la Contraloría General de la República, que prueba
y certifica los hallazgos provenientes de auditorías, actuaciones especiales
y/o denuncias relacionadas con la hacienda pública y el sistema de
tributación del estado.
Subserie Documental que
comprende aquellos contratos que
celebra la entidad para la
construcción, mantenimiento,
instalación o cualquier trabajo
realizado sobre un bien inmueble.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Obra
y/o ConstrucciónFotocopia RUT
Documento expedido por la DIAN que permite identificar la actividad
económica ante terceros con quienes sostenga una relación comercial,
laboral o económica en general y ante los diferentes entes de supervisión y
Subserie Documental que
comprende aquellos contratos que
celebra la entidad para la
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Obra
y/o ConstrucciónFotocopia RIT
Documento expedido por la Dirección de Impuestos de Bogotá, que registra
la identificación, ubicación y clasificación de los contribuyentes del Impuesto
de Industria y Comercio, Avisos y Tableros.
Subserie Documental que
comprende aquellos contratos que
celebra la entidad para la
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Obra
y/o ConstrucciónFotocopia de la Tarjeta Profesional (Si aplica)
Documento que acredita la formación académica e idoneidad profesional de
un individuo en un área específica del conocimiento.
Subserie Documental que
comprende aquellos contratos que
celebra la entidad para la
construcción, mantenimiento,
instalación o cualquier trabajo
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Obra
y/o ConstrucciónCertificaciones laborales o de experiencia
Documento que deja constancia del tiempo por el que ha estado contratado
un empleado en una empresa, el tipo de labor desempeñada, tipo de
contratación y salario devengado, así como la experiencia adquirida. En
algunos casos, también incluye las funciones realizadas.
Subserie Documental que
comprende aquellos contratos que
celebra la entidad para la
construcción, mantenimiento,
instalación o cualquier trabajo
realizado sobre un bien inmueble.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Obra
y/o Construcción
Constancia de afiliación a los sistemas de salud,
pensión y ARL o Certificación de aportes ley 789
Documento en el que se deja evidencia del soporte del certificado de
afiliación a fondo de pensiones, salud y ARL del candidato objeto a contratar.
Subserie Documental que
comprende aquellos contratos que
celebra la entidad para la
construcción, mantenimiento,
instalación o cualquier trabajo
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Obra
y/o ConstrucciónResolución adjudicación
Acto administrativo por medio del cual se informa a los interesados en el
proceso de contratación cual a sido el oferente seleccionado.
Subserie Documental que
comprende aquellos contratos que
celebra la entidad para la
construcción, mantenimiento,
instalación o cualquier trabajo
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Obra
y/o ConstrucciónContrato
Documento mediante el cual se realiza un acuerdo de voluntades, verbal o
escrito, manifestado en común entre dos o más personas con capacidad
(partes del contrato), que se obligan en virtud del mismo, regulando sus
relaciones relativas a una determinada finalidad o cosa, y a cuyo
cumplimiento pueden compelerse de manera recíproca, si el contrato es
bilateral, o compelerse una parte a la otra, si el contrato es unilateral.
Subserie Documental que
comprende aquellos contratos que
celebra la entidad para la
construcción, mantenimiento,
instalación o cualquier trabajo
realizado sobre un bien inmueble.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Obra
y/o ConstrucciónCertificado de registro presupuestal
Documento expedido por el responsable de presupuesto, mediante el cual se
afecta en forma preliminar un rubro presupuestal, garantizando la existencia
de apropiación presupuestal disponible libre de toda afectación y suficiente
para respaldar los actos administrativos con los cuales se procede a afectar
el presupuesto o a hacer uso de la apropiación presupuestal.
Subserie Documental que
comprende aquellos contratos que
celebra la entidad para la
construcción, mantenimiento,
instalación o cualquier trabajo
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Obra
y/o ConstrucciónPólizas
Documento mediante el cual se establece una relación entre el asegurado y
una Compañía de Seguros, donde se establecen los derechos y obligaciones
de ambas partes, las Coberturas (son los riesgos que asume el asegurador y
que se describen en la póliza), en relación al seguro contratado.
Subserie Documental que
comprende aquellos contratos que
celebra la entidad para la
construcción, mantenimiento,
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Obra
y/o ConstrucciónComunicación sobre último requisito de ejecución
Comunicación oficial emitida por el área jurídica donde se autoriza la
aprobación de la garantía o se informa la fecha de las disponibilidades
presupuestales correspondientes.
Subserie Documental que
comprende aquellos contratos que
celebra la entidad para la
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Obra
y/o ConstrucciónActa de inicio
Documento mediante el cual se establece entre las partes el inicio del
contrato, definiendo la fecha y firmado entre las partes.
Subserie Documental que
comprende aquellos contratos que
celebra la entidad para la
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Obra
y/o Construcción
Adición, prórroga, suspensión, reinicio, cesión (Si
aplica)
Documento mediante el cual se realiza una modificación del contrato en el
plazo de ejecución en caso de ser una adición, la prorroga hace referencia a
una modificación del contrato en cuanto a su valor, la suspensión es el
documento mediante el cual se establece la posibilidad legal de interrumpir
transitoriamente y por un término claramente determinado, la ejecución del
contrato, el reinicio hace referencia al documento mediante el cual se
determina la reiniciación de un contrato después de una suspensión, este
documento es firmado por las partes plasmando la fecha de reinicio del
contrato y la cesión, es el documento mediante el cual se traslada la
titularidad de un contrato a un tercero, quien lo recibe en los mismos
Subserie Documental que
comprende aquellos contratos que
celebra la entidad para la
construcción, mantenimiento,
instalación o cualquier trabajo
realizado sobre un bien inmueble.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Obra
y/o ConstrucciónInformes técnicos
Informes presentados por el contratista a la supervisión e interventoría, en
virtud de las obligaciones contractuales establecidas en cumplimiento del
objeto del contrato con un componente técnico establecido desde la etapa
Subserie Documental que
comprende aquellos contratos que
celebra la entidad para la
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Obra
y/o ConstrucciónInformes de Interventoría
Informes presentados por el interventor de determinado contrato, cuya
finalidad es establecer el seguimiento técnico, administrativo, financiero,
contable y jurídico sobre el cumplimiento del contrato cuando el seguimiento
comprende un conocimiento especializado.
Subserie Documental que
comprende aquellos contratos que
celebra la entidad para la
construcción, mantenimiento,
instalación o cualquier trabajo
realizado sobre un bien inmueble.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Obra
y/o Construcción
Documento de Entrada de Informes de
actividades y Productos al CDI (Si aplica)
Documento que constituye el formato de validación de medios analógicos y
digitales.
Subserie Documental que
comprende aquellos contratos que
celebra la entidad para la
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Obra
y/o ConstrucciónResolución Sancionatoria (Si es del caso)
Acto administrativo por medio del cual se impone una sanción a un
contratista o un proveedor.
Subserie Documental que
comprende aquellos contratos que
celebra la entidad para la
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Obra
y/o Construcción
Acta de terminación anticipada por mutuo
acuerdo. (Si aplica)
Documento mediante el cual se establece la terminación de un contrato de
común acuerdo, entre las partes antes del cumplimiento de su plazo o
ejecución de su objeto.
Subserie Documental que
comprende aquellos contratos que
celebra la entidad para la
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Obra
y/o ConstrucciónReporte de Publicación en el SECOP
Mecanismo que debe ser utilizado por todas las entidades públicas con el fin
de garantizar que todos los proponentes y demás interesados en la gestión
contractual que adelante la entidad, conozcan todas las actuaciones de los
procesos de contratación que se encuentran en curso.
Subserie Documental que
comprende aquellos contratos que
celebra la entidad para la
construcción, mantenimiento,
instalación o cualquier trabajo
realizado sobre un bien inmueble.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Obra
y/o ConstrucciónActa de recibo a satisfacción
Documento en el cual se deja constancia del recibo final a satisfacción por las
partes involucradas.
Subserie Documental que
comprende aquellos contratos que
celebra la entidad para la
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Obra
y/o ConstrucciónActa de liquidación
Documento mediante el cual se realiza la revisión total de las obligaciones
ejecutadas a fin que puedan declararse a paz y salvo y dar finalización a la
relación comercial, una vez revisado se procederá a firmar por cada una de
las partes, este documento también se emitirá en las terminaciones
anticipadas de contratos.
Subserie Documental que
comprende aquellos contratos que
celebra la entidad para la
construcción, mantenimiento,
instalación o cualquier trabajo
realizado sobre un bien inmueble.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Prestación de
Servicios ProfesionalesCertificado de inexistencia de personal
Documento que evidencia la respuesta de Talento Humano frente a la
certificación de insuficiencia o inexistencia de personal.
Subserie Documental que
constituye aquellos contratos que
celebra la entidad con personas
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Prestación de
Servicios ProfesionalesEstudios previos
Documento mediante el cual se describirá la necesidad que se pretende
satisfacer, el objeto a contratar, la modalidad de selección, el valor estimado
del contrato, la justificación y los factores de selección, que son soportes
para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato.
Subserie Documental que
constituye aquellos contratos que
celebra la entidad con personas
naturales o jurídicas para su normal
funcionamiento o para la ejecución
de labores necesarias para la
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Prestación de
Servicios ProfesionalesCertificado de disponibilidad presupuestal
Documento mediante el cual se garantiza el principio de legalidad, es decir,
la existencia del rubro y la apropiación presupuestal suficiente para atender
un gasto determinado.
Subserie Documental que
constituye aquellos contratos que
celebra la entidad con personas
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Prestación de
Servicios ProfesionalesCertificado de estudio de idoneidad y experiencia
Documento en el que se deja evidencia del soporte de la certificación de
idoneidad y experiencia.
Subserie Documental que
constituye aquellos contratos que
celebra la entidad con personas
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Prestación de
Servicios ProfesionalesHoja de Vida
Resumen escrito y ordenado de la capacitación profesional y experiencia
laboral, así como de los datos de ubicación y contacto del contratista.
Subserie Documental que
constituye aquellos contratos que
celebra la entidad con personas
naturales o jurídicas para su normal
funcionamiento o para la ejecución
de labores necesarias para la
administración pública.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Prestación de
Servicios ProfesionalesFotocopia cedula de ciudadanía Fotocopia del documento de identidad del Contratista.
Subserie Documental que
constituye aquellos contratos que
celebra la entidad con personas
naturales o jurídicas para su normal
funcionamiento o para la ejecución
de labores necesarias para la
administración pública.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Prestación de
Servicios ProfesionalesLibreta Militar (Hombres menores de 50 años)
Documento que certifica el desarrollo de la actividad militar prestada por un
hombre.
Subserie Documental que
constituye aquellos contratos que
celebra la entidad con personas
naturales o jurídicas para su normal
funcionamiento o para la ejecución
de labores necesarias para la
administración pública.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Prestación de
Servicios ProfesionalesFormato Único de Hoja de Vida (función pública)
Documento en el que se deja evidencia del soporte de la hoja de vida de una
persona natural en su calidad de servidor público o contratista.
Subserie Documental que
constituye aquellos contratos que
celebra la entidad con personas
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Prestación de
Servicios ProfesionalesCertificado de Antecedentes Judiciales
Documento expedido por la Policía Nacional de Colombia, con el que se da
cuenta de los registros sobre delitos en los que un ciudadano se ha visto
involucrado.
Subserie Documental que
constituye aquellos contratos que
celebra la entidad con personas
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Prestación de
Servicios ProfesionalesCertificado de Antecedentes Fiscales
Documento expedido por la Contraloría General de la República, que prueba
y certifica los hallazgos provenientes de auditorías, actuaciones especiales
y/o denuncias relacionadas con la hacienda pública y el sistema de
tributación del estado.
Subserie Documental que
constituye aquellos contratos que
celebra la entidad con personas
naturales o jurídicas para su normal
funcionamiento o para la ejecución
de labores necesarias para la
administración pública.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Prestación de
Servicios ProfesionalesCertificados de Antecedentes Disciplinarios
Documento expedido por la Contraloría General de la República, que prueba
y certifica los hallazgos provenientes de auditorías, actuaciones especiales
y/o denuncias relacionadas con la hacienda pública y el sistema de
tributación del estado.
Subserie Documental que
constituye aquellos contratos que
celebra la entidad con personas
naturales o jurídicas para su normal
funcionamiento o para la ejecución
de labores necesarias para la
administración pública.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Prestación de
Servicios ProfesionalesFotocopia RUT
Documento expedido por la DIAN que permite identificar la actividad
económica ante terceros con quienes sostenga una relación comercial,
laboral o económica en general y ante los diferentes entes de supervisión y
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constituye aquellos contratos que
celebra la entidad con personas
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Prestación de
Servicios ProfesionalesFotocopia RIT
Documento expedido por la Dirección de Impuestos de Bogotá, que registra
la identificación, ubicación y clasificación de los contribuyentes del Impuesto
de Industria y Comercio, Avisos y Tableros.
Subserie Documental que
constituye aquellos contratos que
celebra la entidad con personas
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Prestación de
Servicios ProfesionalesCertificados de Estudios
Documento legal que acredita al contratista la culminación de estudios en un
nivel determinado y proporciona información final de sus evaluaciones.
Subserie Documental que
constituye aquellos contratos que
celebra la entidad con personas
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Prestación de
Servicios ProfesionalesFotocopia de la Tarjeta Profesional (Si aplica)
Documento que acredita la formación académica e idoneidad profesional de
un individuo en un área específica del conocimiento.
Subserie Documental que
constituye aquellos contratos que
celebra la entidad con personas
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Prestación de
Servicios ProfesionalesCertificaciones laborales
Documento que deja constancia del tiempo por el que ha estado contratado
un empleado en una empresa, el tipo de labor desempeñada, tipo de
contratación y el salario devengado. En algunos casos, también incluye las
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constituye aquellos contratos que
celebra la entidad con personas
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CONTRATOSContratos de Prestación de
Servicios Profesionales
Constancia de afiliación a los sistemas de salud,
pensión y ARL o Certificación de aportes ley 789
Documento en el que se deja evidencia del soporte del certificado de
afiliación a fondo de pensiones, salud y ARL del candidato objeto a contratar.
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constituye aquellos contratos que
celebra la entidad con personas
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Prestación de
Servicios ProfesionalesComunicación de Invitación a contratar
Comunicación oficial emitida por del ordenador del gasto donde se pronuncia
para que una persona natural presente una propuesta de servicios..
Subserie Documental que
constituye aquellos contratos que
celebra la entidad con personas
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Prestación de
Servicios ProfesionalesComunicación de Aceptación
Comunicación oficial recibida por medio de la cual el ordenador del gasto
acepta la oferta presentada por la persona que vaya a contratar una
prestación de servicios.
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constituye aquellos contratos que
celebra la entidad con personas
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Prestación de
Servicios ProfesionalesComunicación solicitud de contrato
Comunicación oficial emitida por el área solicitante, donde se realiza el
requerimiento para la elaboración de un contrato, radicada en el área de la
Unidad ejecutora para elaboración de documentos en la etapa
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constituye aquellos contratos que
celebra la entidad con personas
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Prestación de
Servicios ProfesionalesContrato
Documento mediante el cual se realiza un acuerdo de voluntades, verbal o
escrito, manifestado en común entre dos o más personas con capacidad
(partes del contrato), que se obligan en virtud del mismo, regulando sus
relaciones relativas a una determinada finalidad o cosa, y a cuyo
cumplimiento pueden compelerse de manera recíproca, si el contrato es
bilateral, o compelerse una parte a la otra, si el contrato es unilateral.
Subserie Documental que
constituye aquellos contratos que
celebra la entidad con personas
naturales o jurídicas para su normal
funcionamiento o para la ejecución
de labores necesarias para la
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Prestación de
Servicios ProfesionalesCertificado de registro presupuestal
Documento expedido por el responsable de presupuesto, mediante el cual se
afecta en forma preliminar un rubro presupuestal, garantizando la existencia
de apropiación presupuestal disponible libre de toda afectación y suficiente
para respaldar los actos administrativos con los cuales se procede a afectar
el presupuesto o a hacer uso de la apropiación presupuestal.
Subserie Documental que
constituye aquellos contratos que
celebra la entidad con personas
naturales o jurídicas para su normal
funcionamiento o para la ejecución
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Prestación de
Servicios ProfesionalesPólizas
Documento mediante el cual se establece una relación entre el asegurado y
una Compañía de Seguros, donde se establecen los derechos y obligaciones
de ambas partes, las Coberturas (son los riesgos que asume el asegurador y
que se describen en la póliza), en relación al seguro contratado.
Subserie Documental que
constituye aquellos contratos que
celebra la entidad con personas
naturales o jurídicas para su normal
funcionamiento o para la ejecución
de labores necesarias para la
administración pública.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Prestación de
Servicios ProfesionalesComunicación sobre último requisito de ejecución
Comunicación oficial emitida por el área jurídica donde se autoriza la
aprobación de la garantía o se informa la fecha de las disponibilidades
presupuestales correspondientes.
Subserie Documental que
constituye aquellos contratos que
celebra la entidad con personas
naturales o jurídicas para su normal
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Prestación de
Servicios ProfesionalesActa de inicio
Documento mediante el cual se establece entre las partes el inicio del
contrato, definiendo la fecha y firmado entre las partes.
Subserie Documental que
constituye aquellos contratos que
celebra la entidad con personas
naturales o jurídicas para su normal
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CONTRATOSContratos de Prestación de
Servicios Profesionales
Adición, prórroga, suspensión, reinicio, cesión (Si
aplica)
Documento mediante el cual se realiza una modificación del contrato en el
plazo de ejecución en caso de ser una adición, la prorroga hace referencia a
una modificación del contrato en cuanto a su valor, la suspensión es el
documento mediante el cual se establece la posibilidad legal de interrumpir
transitoriamente y por un término claramente determinado, la ejecución del
contrato, el reinicio hace referencia al documento mediante el cual se
determina la reiniciación de un contrato después de una suspensión, este
documento es firmado por las partes plasmando la fecha de reinicio del
contrato y la cesión, es el documento mediante el cual se traslada la
titularidad de un contrato a un tercero, quien lo recibe en los mismos
términos, condiciones y características en que fue suscrito, contrayendo por
tanto las obligaciones propias del contratista inicial.
Subserie Documental que
constituye aquellos contratos que
celebra la entidad con personas
naturales o jurídicas para su normal
funcionamiento o para la ejecución
de labores necesarias para la
administración pública.
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CONTRATOSContratos de Prestación de
Servicios ProfesionalesInformes de actividades y productos
Documento elaborado por el contratista para conocimiento del supervisor,
en el cual debe establecer de manera detallada, las actividades y productos
ejecutados durante cada etapa del contrato, requerido entre otros, para la
presentación de la cuenta de cobro conforme a la forma de pago establecida
en el contrato.
Subserie Documental que
constituye aquellos contratos que
celebra la entidad con personas
naturales o jurídicas para su normal
funcionamiento o para la ejecución
de labores necesarias para la
administración pública.
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CONTRATOSContratos de Prestación de
Servicios ProfesionalesResolución Sancionatoria (Si es del caso)
Acto administrativo por medio del cual se impone una sanción a un
contratista o un proveedor.
Subserie Documental que
constituye aquellos contratos que
celebra la entidad con personas
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CONTRATOSContratos de Prestación de
Servicios Profesionales
Acta de terminación anticipada por mutuo
acuerdo. (Si aplica)
Documento mediante el cual se establece la terminación de un contrato de
común acuerdo, entre las partes antes del cumplimiento de su plazo o
ejecución de su objeto.
Subserie Documental que
constituye aquellos contratos que
celebra la entidad con personas
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CONTRATOSContratos de Prestación de
Servicios ProfesionalesActa de liquidación (Si aplica)
Documento mediante el cual se realiza la revisión total de las obligaciones
ejecutadas a fin que puedan declararse a paz y salvo y dar finalización a la
relación comercial, una vez revisado se procederá a firmar por cada una de
las partes, este documento también se emitirá en las terminaciones
anticipadas de contratos.
Subserie Documental que
constituye aquellos contratos que
celebra la entidad con personas
naturales o jurídicas para su normal
funcionamiento o para la ejecución
de labores necesarias para la
administración pública.
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CONTRATOSContratos de Prestación de
Servicios ProfesionalesFormato de Paz y Salvos
Formato que debe entregar el contratista para la presentación de su última
cuenta de cobro, donde el supervisor y las áreas de Gestión Documental,
Gestión Contractual, Talento Humano, Telecomunicaciones, Almacén e
Informática, certifican que las actividades correspondientes a las mismas se
encuentran cumplidas y/o recibidas a satisfacción.
Subserie Documental que
constituye aquellos contratos que
celebra la entidad con personas
naturales o jurídicas para su normal
funcionamiento o para la ejecución
de labores necesarias para la
administración pública.
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CONTRATOSContratos de Prestación de
Servicios ProfesionalesActa de recibo a satisfacción
Documento en el cual se deja constancia del recibo final a satisfacción por las
partes involucradas.
Subserie Documental que
constituye aquellos contratos que
celebra la entidad con personas
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CONTRATOSContratos de Proveedor
ExclusivoEstudios previos
Documento mediante el cual se describirá la necesidad que se pretende
satisfacer, el objeto a contratar, la modalidad de selección, el valor estimado
del contrato, la justificación y los factores de selección, que son soportes
para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato.
Subserie Documental que
corresponde a la determinación de
la entidad de elegir una empresa
específica y así evitar la
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CONTRATOSContratos de Proveedor
ExclusivoCertificado de disponibilidad presupuestal
Documento mediante el cual se garantiza el principio de legalidad, es decir,
la existencia del rubro y la apropiación presupuestal suficiente para atender
un gasto determinado.
Subserie Documental que
corresponde a la determinación de
la entidad de elegir una empresa
específica y así evitar la
competencia con otros
proponentes, con base en el precio
o la calidad de los servicios o
productos ofrecidos.
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CONTRATOSContratos de Proveedor
ExclusivoMatriz de Riesgo y Análisis de Pólizas
Documento mediante el cual se efectúan los estudios de riesgos que pueden
ocurrir en la ejecución de un contrato y la confrontación con la póliza física,
con el fin de que cumpla con todas las garantías y condiciones exigidas por la
administración.
Subserie Documental que
corresponde a la determinación de
la entidad de elegir una empresa
específica y así evitar la
competencia con otros
proponentes, con base en el precio
o la calidad de los servicios o
productos ofrecidos.
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CONTRATOSContratos de Proveedor
Exclusivo
Documento que lo acredite como proveedor
exclusivo, titular de los derechos de propiedad
intelectual o de derechos de autor
Documento que se requiere para contratar directamente cuando no existen
pluralidad de oferentes, consistente en una certificación que lo acredite
como proveedor exclusivo en el territorio nacional, o titular de los derechos
de propiedad industrial expedido por la Superintendencia de Industria y
Comercio, o de derechos de autor por parte de la Dirección Nacional de
Derechos de Autor del Ministerio del Interior.
Subserie Documental que
corresponde a la determinación de
la entidad de elegir una empresa
específica y así evitar la
competencia con otros
proponentes, con base en el precio
o la calidad de los servicios o
productos ofrecidos.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Proveedor
ExclusivoCertificado de existencia y representación legal
Documento que expide la Cámara de Comercio, donde da constancia sobre la
existencia y la representación legal de todos los negocios o personas jurídicas
inscritas en los registros públicos.
Subserie Documental que
corresponde a la determinación de
la entidad de elegir una empresa
específica y así evitar la
competencia con otros
proponentes, con base en el precio
o la calidad de los servicios o
productos ofrecidos.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Proveedor
ExclusivoFotocopia cedula de ciudadanía Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal.
Subserie Documental que
corresponde a la determinación de
la entidad de elegir una empresa
específica y así evitar la
competencia con otros
proponentes, con base en el precio
o la calidad de los servicios o
productos ofrecidos.
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CONTRATOSContratos de Proveedor
ExclusivoCertificado de Antecedentes Fiscales
Documento expedido por la Contraloría General de la República, que prueba
y certifica los hallazgos provenientes de auditorías, actuaciones especiales
y/o denuncias relacionadas con la hacienda pública y el sistema de
tributación del estado.
Subserie Documental que
corresponde a la determinación de
la entidad de elegir una empresa
específica y así evitar la
competencia con otros
proponentes, con base en el precio
o la calidad de los servicios o
productos ofrecidos.
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CONTRATOSContratos de Proveedor
ExclusivoFotocopia RUT
Documento expedido por la DIAN que permite identificar la actividad
económica ante terceros con quienes sostenga una relación comercial,
laboral o económica en general y ante los diferentes entes de supervisión y
control.
Subserie Documental que
corresponde a la determinación de
la entidad de elegir una empresa
específica y así evitar la
competencia con otros
proponentes, con base en el precio
o la calidad de los servicios o
productos ofrecidos.
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CONTRATOSContratos de Proveedor
ExclusivoFotocopia RIT
Documento expedido por la Dirección de Impuestos de Bogotá, que registra
la identificación, ubicación y clasificación de los contribuyentes del Impuesto
de Industria y Comercio, Avisos y Tableros.
Subserie Documental que
corresponde a la determinación de
la entidad de elegir una empresa
específica y así evitar la
competencia con otros
proponentes, con base en el precio
o la calidad de los servicios o
productos ofrecidos.
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CONTRATOSContratos de Proveedor
ExclusivoCertificado de Antecedentes Judiciales
Documento expedido por la Policía Nacional de Colombia, con el que se da
cuenta de los registros sobre delitos en los que un ciudadano se ha visto
involucrado.
Subserie Documental que
corresponde a la determinación de
la entidad de elegir una empresa
específica y así evitar la
competencia con otros
proponentes, con base en el precio
o la calidad de los servicios o
productos ofrecidos.
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CONTRATOSContratos de Proveedor
Exclusivo
Constancia de afiliación a los sistemas de salud,
pensión y ARL o Certificación de aportes ley 789
Documento en el que se deja evidencia del soporte del certificado de
afiliación a fondo de pensiones, salud y ARL del candidato objeto a contratar.
Subserie Documental que
corresponde a la determinación de
la entidad de elegir una empresa
específica y así evitar la
competencia con otros
proponentes, con base en el precio
o la calidad de los servicios o
productos ofrecidos.
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CONTRATOSContratos de Proveedor
ExclusivoComunicación Oficial de Invitación a contratar
Comunicación oficial emitida por el Ordenador donde se pronuncia para que
una persona presente una propuesta para contratar un servicio o un bien
determinado por ser proveedor exclusivo.
Subserie Documental que
corresponde a la determinación de
la entidad de elegir una empresa
específica y así evitar la
competencia con otros
proponentes, con base en el precio
o la calidad de los servicios o
productos ofrecidos.
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CONTRATOSContratos de Proveedor
ExclusivoComunicación de Aceptación
Comunicación oficial recibida por medio de la cual el ordenador del gasto
acepta la oferta presentada por la persona que vaya a contratar una
prestación de servicios.
Subserie Documental que
corresponde a la determinación de
la entidad de elegir una empresa
específica y así evitar la
competencia con otros
proponentes, con base en el precio
o la calidad de los servicios o
productos ofrecidos.
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CONTRATOSContratos de Proveedor
ExclusivoPropuesta ganadora
Documento que evidencia la selección, al final del proceso contractual, de
aquella propuesta que cumpla con la totalidad de condiciones exigidas por la
administración.
Subserie Documental que
corresponde a la determinación de
la entidad de elegir una empresa
específica y así evitar la
competencia con otros
proponentes, con base en el precio
o la calidad de los servicios o
productos ofrecidos.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Proveedor
ExclusivoComunicación solicitud de contrato
Comunicación oficial emitida por el área solicitante, donde se realiza el
requerimiento para la elaboración de un contrato, radicada en el área de la
Unidad ejecutora para elaboración de documentos en la etapa
precontractual.
Subserie Documental que
corresponde a la determinación de
la entidad de elegir una empresa
específica y así evitar la
competencia con otros
proponentes, con base en el precio
o la calidad de los servicios o
productos ofrecidos.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Proveedor
Exclusivo
Resolución de justificación de contratación
directa
Acto administrativo por medio del cual la entidad expone las razones por las
cuales es procedente realizar una contratación de manera directa para
satisfacer las necesidades de un producto o servicio.
Subserie Documental que
corresponde a la determinación de
la entidad de elegir una empresa
específica y así evitar la
competencia con otros
proponentes, con base en el precio
o la calidad de los servicios o
productos ofrecidos.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Proveedor
ExclusivoContrato
Documento mediante el cual se realiza un acuerdo de voluntades, verbal o
escrito, manifestado en común entre dos o más personas con capacidad
(partes del contrato), que se obligan en virtud del mismo, regulando sus
relaciones relativas a una determinada finalidad o cosa, y a cuyo
cumplimiento pueden compelerse de manera recíproca, si el contrato es
bilateral, o compelerse una parte a la otra, si el contrato es unilateral.
Subserie Documental que
corresponde a la determinación de
la entidad de elegir una empresa
específica y así evitar la
competencia con otros
proponentes, con base en el precio
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CONTRATOSContratos de Proveedor
ExclusivoCertificado de registro presupuestal
Documento expedido por el responsable de presupuesto, mediante el cual se
afecta en forma preliminar un rubro presupuestal, garantizando la existencia
de apropiación presupuestal disponible libre de toda afectación y suficiente
para respaldar los actos administrativos con los cuales se procede a afectar
el presupuesto o a hacer uso de la apropiación presupuestal.
Subserie Documental que
corresponde a la determinación de
la entidad de elegir una empresa
específica y así evitar la
competencia con otros
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Proveedor
ExclusivoPólizas
Documento mediante el cual se establece una relación entre el asegurado y
una Compañía de Seguros, donde se establecen los derechos y obligaciones
de ambas partes, las Coberturas (son los riesgos que asume el asegurador y
que se describen en la póliza), en relación al seguro contratado.
Subserie Documental que
corresponde a la determinación de
la entidad de elegir una empresa
específica y así evitar la
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Proveedor
ExclusivoComunicación sobre último requisito de ejecución
Comunicación oficial emitida por el área jurídica donde se autoriza la
aprobación de la garantía o se informa la fecha de las disponibilidades
presupuestales correspondientes.
Subserie Documental que
corresponde a la determinación de
la entidad de elegir una empresa
específica y así evitar la
competencia con otros
proponentes, con base en el precio
o la calidad de los servicios o
productos ofrecidos.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Proveedor
ExclusivoActa de inicio
Documento mediante el cual se establece entre las partes el inicio del
contrato, definiendo la fecha y firmado entre las partes.
Subserie Documental que
corresponde a la determinación de
la entidad de elegir una empresa
específica y así evitar la
competencia con otros
proponentes, con base en el precio
o la calidad de los servicios o
productos ofrecidos.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Proveedor
Exclusivo
Documento de Adición, prórroga, suspensión,
Cesión (Si aplica)
Documento mediante el cual se realiza una modificación del contrato en el
plazo de ejecución en caso de ser una adición, la prorroga hace referencia a
una modificación del contrato en cuanto a su valor, la suspensión es el
documento mediante el cual se establece la posibilidad legal de interrumpir
transitoriamente y por un término claramente determinado, la ejecución del
contrato, y la cesión, es el documento mediante el cual se traslada la
titularidad de un contrato a un tercero, quien lo recibe en los mismos
términos, condiciones y características en que fue suscrito, contrayendo por
tanto las obligaciones propias del contratista inicial.
Subserie Documental que
corresponde a la determinación de
la entidad de elegir una empresa
específica y así evitar la
competencia con otros
proponentes, con base en el precio
o la calidad de los servicios o
productos ofrecidos.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Proveedor
ExclusivoActa de reiniciación (Si aplica)
Documento por medio del cual se reinician las actividades y obligaciones de
las partes del contrato después de haberse superado las condiciones que
dieron lugar a la suspensión.
Subserie Documental que
corresponde a la determinación de
la entidad de elegir una empresa
específica y así evitar la
competencia con otros
proponentes, con base en el precio
o la calidad de los servicios o
productos ofrecidos.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Proveedor
ExclusivoInformes de actividades y productos
Documento elaborado por el contratista para conocimiento del supervisor,
en el cual debe establecer de manera detallada, las actividades y productos
ejecutados durante cada etapa del contrato, requerido entre otros, para la
presentación de la cuenta de cobro conforme a la forma de pago establecida
en el contrato.
Subserie Documental que
corresponde a la determinación de
la entidad de elegir una empresa
específica y así evitar la
competencia con otros
proponentes, con base en el precio
o la calidad de los servicios o
productos ofrecidos.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Proveedor
Exclusivo
Documento de Entrada de Informes de
actividades y Productos al CDI
Documento que constituye el formato de validación de medios analógicos y
digitales.
Subserie Documental que
corresponde a la determinación de
la entidad de elegir una empresa
específica y así evitar la
competencia con otros
proponentes, con base en el precio
o la calidad de los servicios o
productos ofrecidos.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Proveedor
ExclusivoResolución Sancionatoria (Si es del caso)
Acto administrativo por medio del cual se impone una sanción a un
contratista o un proveedor.
Subserie Documental que
corresponde a la determinación de
la entidad de elegir una empresa
específica y así evitar la
competencia con otros
proponentes, con base en el precio
o la calidad de los servicios o
productos ofrecidos.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Proveedor
Exclusivo
Acta de terminación anticipada por mutuo
acuerdo. (Si aplica)
Documento mediante el cual se establece la terminación de un contrato de
común acuerdo, entre las partes antes del cumplimiento de su plazo o
ejecución de su objeto.
Subserie Documental que
corresponde a la determinación de
la entidad de elegir una empresa
específica y así evitar la
competencia con otros
proponentes, con base en el precio
o la calidad de los servicios o
productos ofrecidos.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Proveedor
ExclusivoReporte de Publicación en el SECOP
Mecanismo que debe ser utilizado por todas las entidades públicas con el fin
de garantizar que todos los proponentes y demás interesados en la gestión
contractual que adelante la entidad, conozcan todas las actuaciones de los
procesos de contratación que se encuentran en curso.
Subserie Documental que
corresponde a la determinación de
la entidad de elegir una empresa
específica y así evitar la
competencia con otros
proponentes, con base en el precio
o la calidad de los servicios o
productos ofrecidos.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Proveedor
ExclusivoActa de recibo a satisfacción
Documento en el cual se deja constancia del recibo final a satisfacción por las
partes involucradas.
Subserie Documental que
corresponde a la determinación de
la entidad de elegir una empresa
específica y así evitar la
competencia con otros
proponentes, con base en el precio
o la calidad de los servicios o
productos ofrecidos.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Proveedor
ExclusivoActa de liquidación
Documento mediante el cual se realiza la revisión total de las obligaciones
ejecutadas a fin que puedan declararse a paz y salvo y dar finalización a la
relación comercial, una vez revisado se procederá a firmar por cada una de
las partes, este documento también se emitirá en las terminaciones
anticipadas de contratos.
Subserie Documental que
corresponde a la determinación de
la entidad de elegir una empresa
específica y así evitar la
competencia con otros
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos de Proveedor
ExclusivoDocumento de Entrada a Almacén (Si aplica)
Documento a cargo del personal de almacén, donde queda plasmado los
bienes que entran a esta área.
Subserie Documental que
corresponde a la determinación de
la entidad de elegir una empresa
específica y así evitar la
competencia con otros
proponentes, con base en el precio
o la calidad de los servicios o
productos ofrecidos.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Seguros Estudios previos
Documento mediante el cual se describirá la necesidad que se pretende
satisfacer, el objeto a contratar, la modalidad de selección, el valor estimado
del contrato, la justificación y los factores de selección, que son soportes
para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato.
Subserie Documental que
comprende el acuerdo por el cual
una de las partes, el asegurador, se
obliga a resarcir de un daño o a
pagar una suma de dinero a la otra
parte, tomador, al verificarse la
eventualidad prevista en el
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Seguros Certificado de disponibilidad presupuestal
Documento mediante el cual se garantiza el principio de legalidad, es decir,
la existencia del rubro y la apropiación presupuestal suficiente para atender
un gasto determinado.
Subserie Documental que
comprende el acuerdo por el cual
una de las partes, el asegurador, se
obliga a resarcir de un daño o a
pagar una suma de dinero a la otra
parte, tomador, al verificarse la
eventualidad prevista en el
contrato, a cambio del pago de un
precio, denominado prima, por el
tomador.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Seguros Matriz de Riesgo y Análisis de Pólizas
Documento mediante el cual se efectúan los estudios de riesgos que pueden
ocurrir en la ejecución de un contrato y la confrontación con la póliza física,
con el fin de que cumpla con todas las garantías y condiciones exigidas por la
administración.
Subserie Documental que
comprende el acuerdo por el cual
una de las partes, el asegurador, se
obliga a resarcir de un daño o a
pagar una suma de dinero a la otra
parte, tomador, al verificarse la
eventualidad prevista en el
contrato, a cambio del pago de un
precio, denominado prima, por el
tomador.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Seguros Resolución comité asesor
Acto administrativo por medio del cual el ordenador del gasto designa los
funcionarios o contratistas que van a conformar el Comité Asesor dentro del
proceso de contratación.
Subserie Documental que
comprende el acuerdo por el cual
una de las partes, el asegurador, se
obliga a resarcir de un daño o a
pagar una suma de dinero a la otra
parte, tomador, al verificarse la
eventualidad prevista en el
contrato, a cambio del pago de un
precio, denominado prima, por el
tomador.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Seguros Proyecto de Pliego de Condiciones
Documento que se constituye en proyección de lo que llegará a ser el pliego
de condiciones definitivo, dentro de un proceso contractual en su primera
fase.
Subserie Documental que
comprende el acuerdo por el cual
una de las partes, el asegurador, se
obliga a resarcir de un daño o a
pagar una suma de dinero a la otra
parte, tomador, al verificarse la
eventualidad prevista en el
contrato, a cambio del pago de un
precio, denominado prima, por el
tomador.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Seguros Resolución de aperturaActo administrativo mediante el cual se ordena la apertura del proceso de
selección y la publicación del Pliego de Condiciones definitivo.
Subserie Documental que
comprende el acuerdo por el cual
una de las partes, el asegurador, se
obliga a resarcir de un daño o a
pagar una suma de dinero a la otra
parte, tomador, al verificarse la
eventualidad prevista en el
contrato, a cambio del pago de un
precio, denominado prima, por el
tomador.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Seguros Pliego de condiciones Acto jurídico fundamental para entrar a regular una relación contractual y
que se tiene como futura entre las partes.
Subserie Documental que
comprende el acuerdo por el cual
una de las partes, el asegurador, se
obliga a resarcir de un daño o a
pagar una suma de dinero a la otra
parte, tomador, al verificarse la
eventualidad prevista en el
contrato, a cambio del pago de un
precio, denominado prima, por el
tomador.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Seguros Acta de comité (Si aplica)Documento que registra los pronunciamientos que tenga un comité, ya sea
asesor, evaluador, supervisión etc..
Subserie Documental que
comprende el acuerdo por el cual
una de las partes, el asegurador, se
obliga a resarcir de un daño o a
pagar una suma de dinero a la otra
parte, tomador, al verificarse la
eventualidad prevista en el
contrato, a cambio del pago de un
precio, denominado prima, por el
tomador.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Seguros Adendas (Si aplica)
Documentos que se expiden dentro de un proceso licitatorio, concurso,
selección
abreviada, o contratación de mínima cuantía con el fin de aclarar, modificar
o
precisar los términos de los pliegos de condiciones o la invitación pública con
posterioridad a su expedición y que formarán parte de los mismos.
Subserie Documental que
comprende el acuerdo por el cual
una de las partes, el asegurador, se
obliga a resarcir de un daño o a
pagar una suma de dinero a la otra
parte, tomador, al verificarse la
eventualidad prevista en el
contrato, a cambio del pago de un
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Seguros Acta de cierreDocumento que declara la ocurrencia del termino (dentro del cronograma)
de cierre dentro de un proceso de selección.
Subserie Documental que
comprende el acuerdo por el cual
una de las partes, el asegurador, se
obliga a resarcir de un daño o a
pagar una suma de dinero a la otra
parte, tomador, al verificarse la
eventualidad prevista en el
contrato, a cambio del pago de un
precio, denominado prima, por el
tomador.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Seguros Propuesta ganadora
Documento que evidencia la selección, al final del proceso contractual, de
aquella propuesta que cumpla con la totalidad de condiciones exigidas por la
administración.
Subserie Documental que
comprende el acuerdo por el cual
una de las partes, el asegurador, se
obliga a resarcir de un daño o a
pagar una suma de dinero a la otra
parte, tomador, al verificarse la
eventualidad prevista en el
contrato, a cambio del pago de un
precio, denominado prima, por el
tomador.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Seguros Documentos de saneamiento (Si aplica)
Documento presentado por el oferente, el cual a sido requerido por el
Comité Verificador y Evaluador del proceso contractual dentro de la etapa de
subsanación establecida en el cronograma del proceso del Pliego de
Condiciones.
Subserie Documental que
comprende el acuerdo por el cual
una de las partes, el asegurador, se
obliga a resarcir de un daño o a
pagar una suma de dinero a la otra
parte, tomador, al verificarse la
eventualidad prevista en el
contrato, a cambio del pago de un
precio, denominado prima, por el
tomador.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Seguros Cuadro evaluativo requisitos habilitantes
Documento realizado por el Comité Evaluador de cada proceso de
contratación, donde se verifica que el proponente cumpla con los requisitos
habilitantes establecidos en la invitación o pliego de condiciones.
Subserie Documental que
comprende el acuerdo por el cual
una de las partes, el asegurador, se
obliga a resarcir de un daño o a
pagar una suma de dinero a la otra
parte, tomador, al verificarse la
eventualidad prevista en el
contrato, a cambio del pago de un
precio, denominado prima, por el
tomador.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Seguros Informe de evaluación requisitos calificables
Informe emitido por el Comité Verificador y Evaluador del proceso
contractual posterior a la verificación de los requisitos habilitantes, mediante
el cual se efectúa la ponderación de factores de evaluación establecidos en el
Pliego de Condiciones y se determina cual de los proponentes obtuvo el
mayor puntaje con el fin de recomendar al ordenador del gasto el posible
adjudicatario.
Subserie Documental que
comprende el acuerdo por el cual
una de las partes, el asegurador, se
obliga a resarcir de un daño o a
pagar una suma de dinero a la otra
parte, tomador, al verificarse la
eventualidad prevista en el
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Seguros Informe de verificación requisitos habilitantes
Informe emitido por el Comité Verificador y Evaluador del proceso
contractual, mediante el cual se establece si los proponentes cumplen con
los requisitos habilitantes establecidos en el Pliego de Condiciones, o se les
debe requerir para que subsanen documentos de la propuesta, o si alguno de
los oferentes se encuentra dentro de las causales de rechazo para participar
en el proceso de contratación.
Subserie Documental que
comprende el acuerdo por el cual
una de las partes, el asegurador, se
obliga a resarcir de un daño o a
pagar una suma de dinero a la otra
parte, tomador, al verificarse la
eventualidad prevista en el
contrato, a cambio del pago de un
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Seguros Acta de audiencia Documento donde se registra todo lo ocurrido en una audiencia.
Subserie Documental que
comprende el acuerdo por el cual
una de las partes, el asegurador, se
obliga a resarcir de un daño o a
pagar una suma de dinero a la otra
parte, tomador, al verificarse la
eventualidad prevista en el
contrato, a cambio del pago de un
precio, denominado prima, por el
tomador.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Seguros Fotocopia cedula de ciudadanía del RL Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal.
Subserie Documental que
comprende el acuerdo por el cual
una de las partes, el asegurador, se
obliga a resarcir de un daño o a
pagar una suma de dinero a la otra
parte, tomador, al verificarse la
eventualidad prevista en el
contrato, a cambio del pago de un
precio, denominado prima, por el
tomador.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Seguros Certificado de Antecedentes Fiscales
Documento expedido por la Contraloría General de la República, que prueba
y certifica los hallazgos provenientes de auditorías, actuaciones especiales
y/o denuncias relacionadas con la hacienda pública y el sistema de
tributación del estado.
Subserie Documental que
comprende el acuerdo por el cual
una de las partes, el asegurador, se
obliga a resarcir de un daño o a
pagar una suma de dinero a la otra
parte, tomador, al verificarse la
eventualidad prevista en el
contrato, a cambio del pago de un
precio, denominado prima, por el
tomador.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Seguros Fotocopia RUT
Documento expedido por la DIAN que permite identificar la actividad
económica ante terceros con quienes sostenga una relación comercial,
laboral o económica en general y ante los diferentes entes de supervisión y
control.
Subserie Documental que
comprende el acuerdo por el cual
una de las partes, el asegurador, se
obliga a resarcir de un daño o a
pagar una suma de dinero a la otra
parte, tomador, al verificarse la
eventualidad prevista en el
contrato, a cambio del pago de un
precio, denominado prima, por el
tomador.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Seguros Fotocopia RIT
Documento expedido por la Dirección de Impuestos de Bogotá, que registra
la identificación, ubicación y clasificación de los contribuyentes del Impuesto
de Industria y Comercio, Avisos y Tableros.
Subserie Documental que
comprende el acuerdo por el cual
una de las partes, el asegurador, se
obliga a resarcir de un daño o a
pagar una suma de dinero a la otra
parte, tomador, al verificarse la
eventualidad prevista en el
contrato, a cambio del pago de un
precio, denominado prima, por el
tomador.
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CONTRATOS Contratos de Seguros Contrato de Seguros
Contrato mediante el cual intervienen dos partes el asegurador y el tomador,
el primero es la persona que asume lo riesgos a cambio de una
remuneración y el segundo es quien traslada los riesgos al asegurador.
Subserie Documental que
comprende el acuerdo por el cual
una de las partes, el asegurador, se
obliga a resarcir de un daño o a
pagar una suma de dinero a la otra
parte, tomador, al verificarse la
eventualidad prevista en el
contrato, a cambio del pago de un
precio, denominado prima, por el
tomador.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Seguros Certificado de registro presupuestal
Documento expedido por el responsable de presupuesto, mediante el cual se
afecta en forma preliminar un rubro presupuestal, garantizando la existencia
de apropiación presupuestal disponible libre de toda afectación y suficiente
para respaldar los actos administrativos con los cuales se procede a afectar
el presupuesto o a hacer uso de la apropiación presupuestal.
Subserie Documental que
comprende el acuerdo por el cual
una de las partes, el asegurador, se
obliga a resarcir de un daño o a
pagar una suma de dinero a la otra
parte, tomador, al verificarse la
eventualidad prevista en el
contrato, a cambio del pago de un
precio, denominado prima, por el
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Seguros Pólizas
Documento mediante el cual se establece una relación entre el asegurado y
una Compañía de Seguros, donde se establecen los derechos y obligaciones
de ambas partes, las Coberturas (son los riesgos que asume el asegurador y
que se describen en la póliza), en relación al seguro contratado.
Subserie Documental que
comprende el acuerdo por el cual
una de las partes, el asegurador, se
obliga a resarcir de un daño o a
pagar una suma de dinero a la otra
parte, tomador, al verificarse la
eventualidad prevista en el
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Seguros Comunicación sobre último requisito de ejecución
Comunicación oficial emitida por el área jurídica donde se autoriza la
aprobación de la garantía o se informa la fecha de las disponibilidades
presupuestales correspondientes.
Subserie Documental que
comprende el acuerdo por el cual
una de las partes, el asegurador, se
obliga a resarcir de un daño o a
pagar una suma de dinero a la otra
parte, tomador, al verificarse la
eventualidad prevista en el
contrato, a cambio del pago de un
precio, denominado prima, por el
tomador.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Seguros Acta de inicioDocumento mediante el cual se establece entre las partes el inicio del
contrato, definiendo la fecha y firmado entre las partes.
Subserie Documental que
comprende el acuerdo por el cual
una de las partes, el asegurador, se
obliga a resarcir de un daño o a
pagar una suma de dinero a la otra
parte, tomador, al verificarse la
eventualidad prevista en el
contrato, a cambio del pago de un
precio, denominado prima, por el
tomador.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Seguros Adición, prórroga, reinicio, Cesión (Si aplica)
Documento mediante el cual se realiza una modificación del contrato en el
plazo de ejecución en caso de ser una adición, la prorroga hace referencia a
una modificación del contrato en cuanto a su valor, el reinicio hace
referencia al documento mediante el cual se determina la reiniciación de un
contrato después de una suspensión, este documento es firmado por las
partes plasmando la fecha de reinicio del contrato y la cesión, es el
documento mediante el cual se traslada la titularidad de un contrato a un
tercero, quien lo recibe en los mismos términos, condiciones y características
en que fue suscrito, contrayendo por tanto las obligaciones propias del
Subserie Documental que
comprende el acuerdo por el cual
una de las partes, el asegurador, se
obliga a resarcir de un daño o a
pagar una suma de dinero a la otra
parte, tomador, al verificarse la
eventualidad prevista en el
contrato, a cambio del pago de un
precio, denominado prima, por el
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Seguros Resolución Sancionatoria (Si es del caso)Acto administrativo por medio del cual se impone una sanción a un
contratista o un proveedor.
Subserie Documental que
comprende el acuerdo por el cual
una de las partes, el asegurador, se
obliga a resarcir de un daño o a
pagar una suma de dinero a la otra
parte, tomador, al verificarse la
eventualidad prevista en el
contrato, a cambio del pago de un
precio, denominado prima, por el
tomador.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Seguros Acta de liquidación
Documento mediante el cual se realiza la revisión total de las obligaciones
ejecutadas a fin que puedan declararse a paz y salvo y dar finalización a la
relación comercial, una vez revisado se procederá a firmar por cada una de
las partes, este documento también se emitirá en las terminaciones
anticipadas de contratos.
Subserie Documental que
comprende el acuerdo por el cual
una de las partes, el asegurador, se
obliga a resarcir de un daño o a
pagar una suma de dinero a la otra
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Suministro Soportes de los Estudios de MercadoDocumentos que soportan la evidencia de las cotizaciones realizadas para
establecer el valor del proceso de contratación.
Subserie Documental que consiste
en que una parte se obliga a
cumplir a favor de otra, en forma
independiente, prestaciones
periódicas o continuadas de cosas
o servicios, a cambio de un pago o
contraprestación, es decir, el
contratista se compromete a
proveer cosas o servicios a la
entidad a cambio de un pago.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Suministro Estudios previos
Documento mediante el cual se describirá la necesidad que se pretende
satisfacer, el objeto a contratar, la modalidad de selección, el valor estimado
del contrato, la justificación y los factores de selección, que son soportes
para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato.
Subserie Documental que consiste
en que una parte se obliga a
cumplir a favor de otra, en forma
independiente, prestaciones
periódicas o continuadas de cosas
o servicios, a cambio de un pago o
contraprestación, es decir, el
contratista se compromete a
proveer cosas o servicios a la
entidad a cambio de un pago.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Suministro Certificado de disponibilidad presupuestal
Documento mediante el cual se garantiza el principio de legalidad, es decir,
la existencia del rubro y la apropiación presupuestal suficiente para atender
un gasto determinado.
Subserie Documental que consiste
en que una parte se obliga a
cumplir a favor de otra, en forma
independiente, prestaciones
periódicas o continuadas de cosas
o servicios, a cambio de un pago o
contraprestación, es decir, el
contratista se compromete a
proveer cosas o servicios a la
entidad a cambio de un pago.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Suministro Matriz de Riesgo y Análisis de Pólizas
Documento mediante el cual se efectúan los estudios de riesgos que pueden
ocurrir en la ejecución de un contrato y la confrontación con la póliza física,
con el fin de que cumpla con todas las garantías y condiciones exigidas por la
administración.
Subserie Documental que consiste
en que una parte se obliga a
cumplir a favor de otra, en forma
independiente, prestaciones
periódicas o continuadas de cosas
o servicios, a cambio de un pago o
contraprestación, es decir, el
contratista se compromete a
proveer cosas o servicios a la
entidad a cambio de un pago.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Suministro Aviso de convocatoria
Documento que contiene los datos identificadores del bien y la indicación de
las condiciones mínimas de la enajenación, el valor del avalúo comercial y el
precio mínimo de venta, si fueren diferentes. Si las condiciones de los bienes
requieren información adicional a la indicada en el presente artículo, la
Entidad debe publicarla en el aviso de convocatoria o indicar el lugar en el
cual los interesados pueden obtenerla.
Subserie Documental que consiste
en que una parte se obliga a
cumplir a favor de otra, en forma
independiente, prestaciones
periódicas o continuadas de cosas
o servicios, a cambio de un pago o
contraprestación, es decir, el
contratista se compromete a
proveer cosas o servicios a la
entidad a cambio de un pago.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Suministro Resolución designación comité asesor evaluador
Acto administrativo por medio del cual el ordenador del gasto designa los
funcionarios o contratistas que van a conformar el Comité Evaluador dentro
del proceso de contratación.
Subserie Documental que consiste
en que una parte se obliga a
cumplir a favor de otra, en forma
independiente, prestaciones
periódicas o continuadas de cosas
o servicios, a cambio de un pago o
contraprestación, es decir, el
contratista se compromete a
proveer cosas o servicios a la
entidad a cambio de un pago.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Suministro Proyecto de Pliego de Condiciones
Documento que se constituye en proyección de lo que llegará a ser el pliego
de condiciones definitivo, dentro de un proceso contractual en su primera
fase.
Subserie Documental que consiste
en que una parte se obliga a
cumplir a favor de otra, en forma
independiente, prestaciones
periódicas o continuadas de cosas
o servicios, a cambio de un pago o
contraprestación, es decir, el
contratista se compromete a
proveer cosas o servicios a la
entidad a cambio de un pago.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de SuministroObservaciones y respuesta a observaciones al
Proyecto de Pliego (Si aplica)
Etapa dentro de las primeras fases del proceso contractual, consistente en
que las personas (naturales o jurídicas), interesadas en participar, hacen
saber a esta sus puntos de vista sobre el proyecto de pliego de condiciones, y
la consiguiente respuesta por parte de la administración a las observaciones
presentadas.
Subserie Documental que consiste
en que una parte se obliga a
cumplir a favor de otra, en forma
independiente, prestaciones
periódicas o continuadas de cosas
o servicios, a cambio de un pago o
contraprestación, es decir, el
contratista se compromete a
proveer cosas o servicios a la
entidad a cambio de un pago.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Suministro Resolución de aperturaActo administrativo mediante el cual se ordena la apertura del proceso de
selección y la publicación del Pliego de Condiciones definitivo.
Subserie Documental que consiste
en que una parte se obliga a
cumplir a favor de otra, en forma
independiente, prestaciones
periódicas o continuadas de cosas
o servicios, a cambio de un pago o
contraprestación, es decir, el
contratista se compromete a
proveer cosas o servicios a la
entidad a cambio de un pago.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Suministro Pliego de condiciones definitivoActo jurídico fundamental para entrar a regular una relación contractual y
que se tiene como futura entre las partes.
Subserie Documental que consiste
en que una parte se obliga a
cumplir a favor de otra, en forma
independiente, prestaciones
periódicas o continuadas de cosas
o servicios, a cambio de un pago o
contraprestación, es decir, el
contratista se compromete a
proveer cosas o servicios a la
entidad a cambio de un pago.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de SuministroObservaciones y respuesta a observaciones al
Pliego de Condiciones Definitivo (Si aplica)
Etapa dentro de las primeras fases del proceso contractual, consistente en
que las personas (naturales o jurídicas), interesadas en participar, hacen
saber a esta sus puntos de vista sobre el proyecto de pliego de condiciones y
la consiguiente respuesta por parte de la administración a las observaciones
presentadas.
Subserie Documental que consiste
en que una parte se obliga a
cumplir a favor de otra, en forma
independiente, prestaciones
periódicas o continuadas de cosas
o servicios, a cambio de un pago o
contraprestación, es decir, el
contratista se compromete a
proveer cosas o servicios a la
entidad a cambio de un pago.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Suministro Acta de comité (Si aplica)Documento que registra los pronunciamientos que tenga un comité, ya sea
asesor, evaluador, supervisión etc..
Subserie Documental que consiste
en que una parte se obliga a
cumplir a favor de otra, en forma
independiente, prestaciones
periódicas o continuadas de cosas
o servicios, a cambio de un pago o
contraprestación, es decir, el
contratista se compromete a
proveer cosas o servicios a la
entidad a cambio de un pago.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Suministro Adendas (Si aplica)
Documentos que se expiden dentro de un proceso licitatorio, concurso,
selección
abreviada, o contratación de mínima cuantía con el fin de aclarar, modificar
o
precisar los términos de los pliegos de condiciones o la invitación pública con
posterioridad a su expedición y que formarán parte de los mismos.
Subserie Documental que consiste
en que una parte se obliga a
cumplir a favor de otra, en forma
independiente, prestaciones
periódicas o continuadas de cosas
o servicios, a cambio de un pago o
contraprestación, es decir, el
contratista se compromete a
proveer cosas o servicios a la
entidad a cambio de un pago.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Suministro Acta de cierreDocumento que declara la ocurrencia del termino (dentro del cronograma)
de cierre dentro de un proceso de selección.
Subserie Documental que consiste
en que una parte se obliga a
cumplir a favor de otra, en forma
independiente, prestaciones
periódicas o continuadas de cosas
o servicios, a cambio de un pago o
contraprestación, es decir, el
contratista se compromete a
proveer cosas o servicios a la
entidad a cambio de un pago.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Suministro Propuesta ganadora
Documento que evidencia la selección, al final del proceso contractual, de
aquella propuesta que cumpla con la totalidad de condiciones exigidas por la
administración.
Subserie Documental que consiste
en que una parte se obliga a
cumplir a favor de otra, en forma
independiente, prestaciones
periódicas o continuadas de cosas
o servicios, a cambio de un pago o
contraprestación, es decir, el
contratista se compromete a
proveer cosas o servicios a la
entidad a cambio de un pago.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Suministro Documentos de saneamiento (Si aplica)
Documento presentado por el oferente, el cual a sido requerido por el
Comité Verificador y Evaluador del proceso contractual dentro de la etapa de
subsanación establecida en el cronograma del proceso del Pliego de
Condiciones.
Subserie Documental que consiste
en que una parte se obliga a
cumplir a favor de otra, en forma
independiente, prestaciones
periódicas o continuadas de cosas
o servicios, a cambio de un pago o
contraprestación, es decir, el
contratista se compromete a
proveer cosas o servicios a la
entidad a cambio de un pago.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Suministro Cuadro evaluativo requisitos habilitantes
Documento realizado por el Comité Evaluador de cada proceso de
contratación, donde se verifica que el proponente cumpla con los requisitos
habilitantes establecidos en la invitación o pliego de condiciones.
Subserie Documental que consiste
en que una parte se obliga a
cumplir a favor de otra, en forma
independiente, prestaciones
periódicas o continuadas de cosas
o servicios, a cambio de un pago o
contraprestación, es decir, el
contratista se compromete a
proveer cosas o servicios a la
entidad a cambio de un pago.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Suministro Informe de evaluación requisitos calificables
Informe emitido por el Comité Verificador y Evaluador del proceso
contractual posterior a la verificación de los requisitos habilitantes, mediante
el cual se efectúa la ponderación de factores de evaluación establecidos en el
Pliego de Condiciones y se determina cual de los proponentes obtuvo el
mayor puntaje con el fin de recomendar al ordenador del gasto el posible
Subserie Documental que consiste
en que una parte se obliga a
cumplir a favor de otra, en forma
independiente, prestaciones
periódicas o continuadas de cosas
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Suministro Informe de verificación requisitos habilitantes
Informe emitido por el Comité Verificador y Evaluador del proceso
contractual, mediante el cual se establece si los proponentes cumplen con
los requisitos habilitantes establecidos en el Pliego de Condiciones, o se les
debe requerir para que subsanen documentos de la propuesta, o si alguno de
los oferentes se encuentra dentro de las causales de rechazo para participar
Subserie Documental que consiste
en que una parte se obliga a
cumplir a favor de otra, en forma
independiente, prestaciones
periódicas o continuadas de cosas
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Suministro Acta de audiencia Documento donde se registra todo lo ocurrido en una audiencia.
Subserie Documental que consiste
en que una parte se obliga a
cumplir a favor de otra, en forma
independiente, prestaciones
periódicas o continuadas de cosas
o servicios, a cambio de un pago o
contraprestación, es decir, el
contratista se compromete a
proveer cosas o servicios a la
entidad a cambio de un pago.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Suministro Fotocopia cedula de ciudadanía Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal.
Subserie Documental que consiste
en que una parte se obliga a
cumplir a favor de otra, en forma
independiente, prestaciones
periódicas o continuadas de cosas
o servicios, a cambio de un pago o
contraprestación, es decir, el
contratista se compromete a
proveer cosas o servicios a la
entidad a cambio de un pago.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Suministro Certificado de Antecedentes Fiscales
Documento expedido por la Contraloría General de la República, que prueba
y certifica los hallazgos provenientes de auditorías, actuaciones especiales
y/o denuncias relacionadas con la hacienda pública y el sistema de
tributación del estado.
Subserie Documental que consiste
en que una parte se obliga a
cumplir a favor de otra, en forma
independiente, prestaciones
periódicas o continuadas de cosas
o servicios, a cambio de un pago o
contraprestación, es decir, el
contratista se compromete a
proveer cosas o servicios a la
entidad a cambio de un pago.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Suministro Fotocopia RUT
Documento expedido por la DIAN que permite identificar la actividad
económica ante terceros con quienes sostenga una relación comercial,
laboral o económica en general y ante los diferentes entes de supervisión y
control.
Subserie Documental que consiste
en que una parte se obliga a
cumplir a favor de otra, en forma
independiente, prestaciones
periódicas o continuadas de cosas
o servicios, a cambio de un pago o
contraprestación, es decir, el
contratista se compromete a
proveer cosas o servicios a la
entidad a cambio de un pago.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Suministro Fotocopia RIT
Documento expedido por la Dirección de Impuestos de Bogotá, que registra
la identificación, ubicación y clasificación de los contribuyentes del Impuesto
de Industria y Comercio, Avisos y Tableros.
Subserie Documental que consiste
en que una parte se obliga a
cumplir a favor de otra, en forma
independiente, prestaciones
periódicas o continuadas de cosas
o servicios, a cambio de un pago o
contraprestación, es decir, el
contratista se compromete a
proveer cosas o servicios a la
entidad a cambio de un pago.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Suministro Certificaciones laborales o de experiencia
Documento que deja constancia del tiempo por el que ha estado contratado
un empleado en una empresa, el tipo de labor desempeñada, tipo de
contratación y salario devengado, así como la experiencia adquirida. En
algunos casos, también incluye las funciones realizadas.
Subserie Documental que consiste
en que una parte se obliga a
cumplir a favor de otra, en forma
independiente, prestaciones
periódicas o continuadas de cosas
o servicios, a cambio de un pago o
contraprestación, es decir, el
contratista se compromete a
proveer cosas o servicios a la
entidad a cambio de un pago.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Suministro
Constancia de afiliación a los sistemas de salud,
pensión (ARL si aplica) o Certificación de aportes
ley 789
Documento en el que se deja evidencia del soporte del certificado de
afiliación a fondo de pensiones, salud y ARL del candidato objeto a contratar.
Subserie Documental que consiste
en que una parte se obliga a
cumplir a favor de otra, en forma
independiente, prestaciones
periódicas o continuadas de cosas
o servicios, a cambio de un pago o
contraprestación, es decir, el
contratista se compromete a
proveer cosas o servicios a la
entidad a cambio de un pago.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Suministro Contrato
Documento mediante el cual se realiza un acuerdo de voluntades, verbal o
escrito, manifestado en común entre dos o más personas con capacidad
(partes del contrato), que se obligan en virtud del mismo, regulando sus
relaciones relativas a una determinada finalidad o cosa, y a cuyo
cumplimiento pueden compelerse de manera recíproca, si el contrato es
bilateral, o compelerse una parte a la otra, si el contrato es unilateral.
Subserie Documental que consiste
en que una parte se obliga a
cumplir a favor de otra, en forma
independiente, prestaciones
periódicas o continuadas de cosas
o servicios, a cambio de un pago o
contraprestación, es decir, el
contratista se compromete a
proveer cosas o servicios a la
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Suministro Certificado de registro presupuestal
Documento expedido por el responsable de presupuesto, mediante el cual se
afecta en forma preliminar un rubro presupuestal, garantizando la existencia
de apropiación presupuestal disponible libre de toda afectación y suficiente
para respaldar los actos administrativos con los cuales se procede a afectar
el presupuesto o a hacer uso de la apropiación presupuestal.
Subserie Documental que consiste
en que una parte se obliga a
cumplir a favor de otra, en forma
independiente, prestaciones
periódicas o continuadas de cosas
o servicios, a cambio de un pago o
contraprestación, es decir, el
contratista se compromete a
proveer cosas o servicios a la
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Suministro Pólizas
Documento mediante el cual se establece una relación entre el asegurado y
una Compañía de Seguros, donde se establecen los derechos y obligaciones
de ambas partes, las Coberturas (son los riesgos que asume el asegurador y
que se describen en la póliza), en relación al seguro contratado.
Subserie Documental que consiste
en que una parte se obliga a
cumplir a favor de otra, en forma
independiente, prestaciones
periódicas o continuadas de cosas
o servicios, a cambio de un pago o
contraprestación, es decir, el
contratista se compromete a
proveer cosas o servicios a la
entidad a cambio de un pago.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Suministro Comunicación sobre último requisito de ejecución
Comunicación oficial emitida por el área jurídica donde se autoriza la
aprobación de la garantía o se informa la fecha de las disponibilidades
presupuestales correspondientes.
Subserie Documental que consiste
en que una parte se obliga a
cumplir a favor de otra, en forma
independiente, prestaciones
periódicas o continuadas de cosas
o servicios, a cambio de un pago o
contraprestación, es decir, el
contratista se compromete a
proveer cosas o servicios a la
entidad a cambio de un pago.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Suministro Acta de inicioDocumento mediante el cual se establece entre las partes el inicio del
contrato, definiendo la fecha y firmado entre las partes.
Subserie Documental que consiste
en que una parte se obliga a
cumplir a favor de otra, en forma
independiente, prestaciones
periódicas o continuadas de cosas
o servicios, a cambio de un pago o
contraprestación, es decir, el
contratista se compromete a
proveer cosas o servicios a la
entidad a cambio de un pago.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de SuministroAdición, prórroga, suspensión, reinicio, cesión (Si
aplica)
Documento mediante el cual se realiza una modificación del contrato en el
plazo de ejecución en caso de ser una adición, la prorroga hace referencia a
una modificación del contrato en cuanto a su valor, la suspensión es el
documento mediante el cual se establece la posibilidad legal de interrumpir
transitoriamente y por un término claramente determinado, la ejecución del
contrato, el reinicio hace referencia al documento mediante el cual se
determina la reiniciación de un contrato después de una suspensión, este
documento es firmado por las partes plasmando la fecha de reinicio del
contrato y la cesión, es el documento mediante el cual se traslada la
titularidad de un contrato a un tercero, quien lo recibe en los mismos
Subserie Documental que consiste
en que una parte se obliga a
cumplir a favor de otra, en forma
independiente, prestaciones
periódicas o continuadas de cosas
o servicios, a cambio de un pago o
contraprestación, es decir, el
contratista se compromete a
proveer cosas o servicios a la
entidad a cambio de un pago.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Suministro Informes de actividades y productos
Documento elaborado por el contratista para conocimiento del supervisor,
en el cual debe establecer de manera detallada, las actividades y productos
ejecutados durante cada etapa del contrato, requerido entre otros, para la
presentación de la cuenta de cobro conforme a la forma de pago establecida
en el contrato.
Subserie Documental que consiste
en que una parte se obliga a
cumplir a favor de otra, en forma
independiente, prestaciones
periódicas o continuadas de cosas
o servicios, a cambio de un pago o
contraprestación, es decir, el
contratista se compromete a
proveer cosas o servicios a la
entidad a cambio de un pago.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Suministro Resolución Sancionatoria (Si es del caso)Acto administrativo por medio del cual se impone una sanción a un
contratista o un proveedor.
Subserie Documental que consiste
en que una parte se obliga a
cumplir a favor de otra, en forma
independiente, prestaciones
periódicas o continuadas de cosas
o servicios, a cambio de un pago o
contraprestación, es decir, el
contratista se compromete a
proveer cosas o servicios a la
entidad a cambio de un pago.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de SuministroActa de terminación anticipada por mutuo
acuerdo. (Si aplica)
Documento mediante el cual se establece la terminación de un contrato de
común acuerdo, entre las partes antes del cumplimiento de su plazo o
ejecución de su objeto.
Subserie Documental que consiste
en que una parte se obliga a
cumplir a favor de otra, en forma
independiente, prestaciones
periódicas o continuadas de cosas
o servicios, a cambio de un pago o
contraprestación, es decir, el
contratista se compromete a
proveer cosas o servicios a la
entidad a cambio de un pago.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Suministro Reporte de Publicación en el SECOP
Mecanismo que debe ser utilizado por todas las entidades públicas con el fin
de garantizar que todos los proponentes y demás interesados en la gestión
contractual que adelante la entidad, conozcan todas las actuaciones de los
procesos de contratación que se encuentran en curso.
Subserie Documental que consiste
en que una parte se obliga a
cumplir a favor de otra, en forma
independiente, prestaciones
periódicas o continuadas de cosas
o servicios, a cambio de un pago o
contraprestación, es decir, el
contratista se compromete a
proveer cosas o servicios a la
entidad a cambio de un pago.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Suministro Acta de liquidación
Documento mediante el cual se realiza la revisión total de las obligaciones
ejecutadas a fin que puedan declararse a paz y salvo y dar finalización a la
relación comercial, una vez revisado se procederá a firmar por cada una de
las partes, este documento también se emitirá en las terminaciones
anticipadas de contratos.
Subserie Documental que consiste
en que una parte se obliga a
cumplir a favor de otra, en forma
independiente, prestaciones
periódicas o continuadas de cosas
o servicios, a cambio de un pago o
contraprestación, es decir, el
contratista se compromete a
proveer cosas o servicios a la
entidad a cambio de un pago.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Suministro Documento de Entrada a Almacén (Si aplica)Documento a cargo del personal de almacén, donde queda plasmado los
bienes que entran a esta área.
Subserie Documental que consiste
en que una parte se obliga a
cumplir a favor de otra, en forma
Español X Papel Disponible X
CONTRATOS Contratos de Suministro Acta de recibo a satisfacciónDocumento en el cual se deja constancia del recibo final a satisfacción por las
partes involucradas.
Subserie Documental que consiste
en que una parte se obliga a
cumplir a favor de otra, en forma
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos
InteradministrativosEstudios previos
Documento mediante el cual se describirá la necesidad que se pretende
satisfacer, el objeto a contratar, la modalidad de selección, el valor estimado
del contrato, la justificación y los factores de selección, que son soportes
para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato.
Subserie Documental que
constituye una de las posibilidades
de contratación directa, que el
estatuto contractual consagra para
las diferentes entidades estatales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos
InteradministrativosCertificado de disponibilidad presupuestal
Documento mediante el cual se garantiza el principio de legalidad, es decir,
la existencia del rubro y la apropiación presupuestal suficiente para atender
un gasto determinado.
Subserie Documental que
constituye una de las posibilidades
de contratación directa, que el
estatuto contractual consagra para
las diferentes entidades estatales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos
InteradministrativosMatriz de Riesgo y Análisis de Pólizas (Si aplica)
Documento mediante el cual se efectúan los estudios de riesgos que pueden
ocurrir en la ejecución de un contrato y la confrontación con la póliza física,
con el fin de que cumpla con todas las garantías y condiciones exigidas por la
administración.
Subserie Documental que
constituye una de las posibilidades
de contratación directa, que el
estatuto contractual consagra para
las diferentes entidades estatales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos
Interadministrativos
Resolución de justificación de contratación
directa
Acto administrativo por medio del cual la entidad expone las razones por las
cuales es procedente realizar una contratación de manera directa para
satisfacer las necesidades de un producto o servicio.
Subserie Documental que
constituye una de las posibilidades
de contratación directa, que el
estatuto contractual consagra para
las diferentes entidades estatales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos
Interadministrativos
Fotocopia cedula de ciudadanía de los
representantes legales de las entidades y acto de
nombramiento y posesión y facultades legales
Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal y del acto
administrativo de nombramiento y posesión así como sus facultades legales.
Subserie Documental que
constituye una de las posibilidades
de contratación directa, que el
estatuto contractual consagra para
las diferentes entidades estatales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos
InteradministrativosCertificado de Antecedentes Fiscales (Si aplica)
Documento expedido por la Contraloría General de la República, que prueba
y certifica los hallazgos provenientes de auditorías, actuaciones especiales
y/o denuncias relacionadas con la hacienda pública y el sistema de
tributación del estado.
Subserie Documental que
constituye una de las posibilidades
de contratación directa, que el
estatuto contractual consagra para
las diferentes entidades estatales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos
InteradministrativosSoportes de los Estudios de Mercado
Documentos que soportan la evidencia de las cotizaciones realizadas para
establecer el valor del proceso de contratación.
Subserie Documental que
constituye una de las posibilidades
de contratación directa, que el
estatuto contractual consagra para
las diferentes entidades estatales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos
Interadministrativos
Constancia de afiliación a los sistemas de salud,
pensión y ARL o Certificación de aportes ley 789
(Si aplica)
Documento en el que se deja evidencia del soporte del certificado de
afiliación a fondo de pensiones, salud y ARL del candidato objeto a contratar.
Subserie Documental que
constituye una de las posibilidades
de contratación directa, que el
estatuto contractual consagra para
las diferentes entidades estatales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos
InteradministrativosFotocopia RUT (Si aplica)
Documento expedido por la DIAN que permite identificar la actividad
económica ante terceros con quienes sostenga una relación comercial,
laboral o económica en general y ante los diferentes entes de supervisión y
control.
Subserie Documental que
constituye una de las posibilidades
de contratación directa, que el
estatuto contractual consagra para
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos
InteradministrativosFotocopia RIT (Si aplica)
Documento expedido por la Dirección de Impuestos de Bogotá, que registra
la identificación, ubicación y clasificación de los contribuyentes del Impuesto
de Industria y Comercio, Avisos y Tableros.
Subserie Documental que
constituye una de las posibilidades
de contratación directa, que el
estatuto contractual consagra para
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos
Interadministrativos
Certificaciones laborales o de experiencia (Si
aplica)
Documento que deja constancia del tiempo por el que ha estado contratado
un empleado en una empresa, el tipo de labor desempeñada, tipo de
contratación y salario devengado, así como la experiencia adquirida. En
algunos casos, también incluye las funciones realizadas.
Subserie Documental que
constituye una de las posibilidades
de contratación directa, que el
estatuto contractual consagra para
las diferentes entidades estatales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos
InteradministrativosContrato Interadministrativo
Documento de relación que que se realiza entre entidades estatales de
manera directa, donde las obligaciones que se derivan tienen relación directa
con el objeto de la entidad ejecutora.
Subserie Documental que
constituye una de las posibilidades
de contratación directa, que el
estatuto contractual consagra para
las diferentes entidades estatales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos
InteradministrativosCertificado de registro presupuestal (Si aplica)
Documento expedido por el responsable de presupuesto, mediante el cual se
afecta en forma preliminar un rubro presupuestal, garantizando la existencia
de apropiación presupuestal disponible libre de toda afectación y suficiente
para respaldar los actos administrativos con los cuales se procede a afectar
el presupuesto o a hacer uso de la apropiación presupuestal.
Subserie Documental que
constituye una de las posibilidades
de contratación directa, que el
estatuto contractual consagra para
las diferentes entidades estatales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos
InteradministrativosPólizas
Documento mediante el cual se establece una relación entre el asegurado y
una Compañía de Seguros, donde se establecen los derechos y obligaciones
de ambas partes, las Coberturas (son los riesgos que asume el asegurador y
que se describen en la póliza), en relación al seguro contratado.
Subserie Documental que
constituye una de las posibilidades
de contratación directa, que el
estatuto contractual consagra para
las diferentes entidades estatales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos
Interadministrativos
Comunicación sobre último requisito de
ejecución. (Si aplica)
Comunicación oficial emitida por el área jurídica donde se autoriza la
aprobación de la garantía o se informa la fecha de las disponibilidades
presupuestales correspondientes.
Subserie Documental que
constituye una de las posibilidades
de contratación directa, que el
estatuto contractual consagra para
las diferentes entidades estatales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos
InteradministrativosActa de inicio
Documento mediante el cual se establece entre las partes el inicio del
contrato, definiendo la fecha y firmado entre las partes.
Subserie Documental que
constituye una de las posibilidades
de contratación directa, que el
estatuto contractual consagra para
las diferentes entidades estatales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos
Interadministrativos
Adición, prórroga, suspensión, reinicio, cesión (Si
aplica)
Documento mediante el cual se realiza una modificación del contrato en el
plazo de ejecución en caso de ser una adición, la prorroga hace referencia a
una modificación del contrato en cuanto a su valor, la suspensión es el
documento mediante el cual se establece la posibilidad legal de interrumpir
transitoriamente y por un término claramente determinado, la ejecución del
contrato, el reinicio hace referencia al documento mediante el cual se
determina la reiniciación de un contrato después de una suspensión, este
documento es firmado por las partes plasmando la fecha de reinicio del
contrato y la cesión, es el documento mediante el cual se traslada la
titularidad de un contrato a un tercero, quien lo recibe en los mismos
Subserie Documental que
constituye una de las posibilidades
de contratación directa, que el
estatuto contractual consagra para
las diferentes entidades estatales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos
InteradministrativosInformes de actividades y productos
Documento elaborado por el contratista para conocimiento del supervisor,
en el cual debe establecer de manera detallada, las actividades y productos
ejecutados durante cada etapa del contrato, requerido entre otros, para la
presentación de la cuenta de cobro conforme a la forma de pago establecida
en el contrato.
Subserie Documental que
constituye una de las posibilidades
de contratación directa, que el
estatuto contractual consagra para
las diferentes entidades estatales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos
InteradministrativosResolución Sancionatoria (Si es del caso)
Acto administrativo por medio del cual se impone una sanción a un
contratista o un proveedor.
Subserie Documental que
constituye una de las posibilidades
de contratación directa, que el
estatuto contractual consagra para
las diferentes entidades estatales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos
Interadministrativos
Acta de terminación anticipada por mutuo
acuerdo. (Si aplica)
Documento mediante el cual se establece la terminación de un contrato de
común acuerdo, entre las partes antes del cumplimiento de su plazo o
ejecución de su objeto.
Subserie Documental que
constituye una de las posibilidades
de contratación directa, que el
estatuto contractual consagra para
las diferentes entidades estatales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos
InteradministrativosReporte de Publicación en el SECOP
Mecanismo que debe ser utilizado por todas las entidades públicas con el fin
de garantizar que todos los proponentes y demás interesados en la gestión
contractual que adelante la entidad, conozcan todas las actuaciones de los
procesos de contratación que se encuentran en curso.
Subserie Documental que
constituye una de las posibilidades
de contratación directa, que el
estatuto contractual consagra para
las diferentes entidades estatales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos
InteradministrativosDocumento de Entrada a Almacén (Si aplica)
Documento a cargo del personal de almacén, donde queda plasmado los
bienes que entran a esta área.
Subserie Documental que
constituye una de las posibilidades
de contratación directa, que el
estatuto contractual consagra para
las diferentes entidades estatales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos
Interadministrativos
Documento de Entrada de Informes de
actividades y Productos al CDI (Si aplica)
Documento que constituye el formato de validación de medios analógicos y
digitales.
Subserie Documental que
constituye una de las posibilidades
de contratación directa, que el
estatuto contractual consagra para
las diferentes entidades estatales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos
InteradministrativosActa de liquidación
Documento mediante el cual se realiza la revisión total de las obligaciones
ejecutadas a fin que puedan declararse a paz y salvo y dar finalización a la
relación comercial, una vez revisado se procederá a firmar por cada una de
las partes, este documento también se emitirá en las terminaciones
anticipadas de contratos.
Subserie Documental que
constituye una de las posibilidades
de contratación directa, que el
estatuto contractual consagra para
las diferentes entidades estatales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSContratos
InteradministrativosActa de recibo a satisfacción
Documento en el cual se deja constancia del recibo final a satisfacción por las
partes involucradas.
Subserie Documental que
constituye una de las posibilidades
de contratación directa, que el
estatuto contractual consagra para
las diferentes entidades estatales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios de Cooperación
Nacional e InternacionalEstudios previos de las partes intervinientes
Documento mediante el cual se describirá la necesidad que se pretende
satisfacer, el objeto a contratar, la modalidad de selección, el valor estimado
del contrato, la justificación y los factores de selección, que son soportes
para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato.
Subserie Documental que se define
como la colaboración entre las
partes para apoyar el desarrollo
económico y social de la entidad,
mediante la transferencia de
tecnologías, conocimientos,
habilidades o experiencias por
parte de entidades e instituciones
nacionales y países u
organizaciones multilaterales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios de Cooperación
Nacional e Internacional
Certificado de disponibilidad presupuestal (Si
aplica)
Documento mediante el cual se garantiza el principio de legalidad, es decir,
la existencia del rubro y la apropiación presupuestal suficiente para atender
un gasto determinado.
Subserie Documental que se define
como la colaboración entre las
partes para apoyar el desarrollo
económico y social de la entidad,
mediante la transferencia de
tecnologías, conocimientos,
habilidades o experiencias por
parte de entidades e instituciones
nacionales y países u
organizaciones multilaterales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios de Cooperación
Nacional e InternacionalMatriz de Riesgo y Análisis de Pólizas (Si aplica)
Documento mediante el cual se efectúan los estudios de riesgos que pueden
ocurrir en la ejecución de un contrato y la confrontación con la póliza física,
con el fin de que cumpla con todas las garantías y condiciones exigidas por la
administración.
Subserie Documental que se define
como la colaboración entre las
partes para apoyar el desarrollo
económico y social de la entidad,
mediante la transferencia de
tecnologías, conocimientos,
habilidades o experiencias por
parte de entidades e instituciones
nacionales y países u
organizaciones multilaterales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios de Cooperación
Nacional e Internacional
Fotocopia cedula de ciudadanía de los
representantes legales de las entidades y acto de
nombramiento y posesión y facultades legales
Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal y del acto
administrativo de nombramiento y posesión así como sus facultades legales.
Subserie Documental que se define
como la colaboración entre las
partes para apoyar el desarrollo
económico y social de la entidad,
mediante la transferencia de
tecnologías, conocimientos,
habilidades o experiencias por
parte de entidades e instituciones
nacionales y países u
organizaciones multilaterales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios de Cooperación
Nacional e InternacionalCertificado de Antecedentes Fiscales (Si aplica)
Documento expedido por la Contraloría General de la República, que prueba
y certifica los hallazgos provenientes de auditorías, actuaciones especiales
y/o denuncias relacionadas con la hacienda pública y el sistema de
tributación del estado.
Subserie Documental que se define
como la colaboración entre las
partes para apoyar el desarrollo
económico y social de la entidad,
mediante la transferencia de
tecnologías, conocimientos,
habilidades o experiencias por
parte de entidades e instituciones
nacionales y países u
organizaciones multilaterales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios de Cooperación
Nacional e InternacionalFotocopia RUT (Si aplica)
Documento expedido por la DIAN que permite identificar la actividad
económica ante terceros con quienes sostenga una relación comercial,
laboral o económica en general y ante los diferentes entes de supervisión y
control.
Subserie Documental que se define
como la colaboración entre las
partes para apoyar el desarrollo
económico y social de la entidad,
mediante la transferencia de
tecnologías, conocimientos,
habilidades o experiencias por
parte de entidades e instituciones
nacionales y países u
organizaciones multilaterales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios de Cooperación
Nacional e InternacionalFotocopia RIT (Si aplica)
Documento expedido por la Dirección de Impuestos de Bogotá, que registra
la identificación, ubicación y clasificación de los contribuyentes del Impuesto
de Industria y Comercio, Avisos y Tableros.
Subserie Documental que se define
como la colaboración entre las
partes para apoyar el desarrollo
económico y social de la entidad,
mediante la transferencia de
tecnologías, conocimientos,
habilidades o experiencias por
parte de entidades e instituciones
nacionales y países u
organizaciones multilaterales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios de Cooperación
Nacional e Internacional
Certificaciones laborales o de experiencia (Si
aplica)
Documento que deja constancia del tiempo por el que ha estado contratado
un empleado en una empresa, el tipo de labor desempeñada, tipo de
contratación y salario devengado, así como la experiencia adquirida. En
algunos casos, también incluye las funciones realizadas.
Subserie Documental que se define
como la colaboración entre las
partes para apoyar el desarrollo
económico y social de la entidad,
mediante la transferencia de
tecnologías, conocimientos,
habilidades o experiencias por
parte de entidades e instituciones
nacionales y países u
organizaciones multilaterales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios de Cooperación
Nacional e InternacionalConvenio Acuerdo de voluntades, donde las partes aúnan esfuerzos para un fin común.
Subserie Documental que se define
como la colaboración entre las
partes para apoyar el desarrollo
económico y social de la entidad,
mediante la transferencia de
tecnologías, conocimientos,
habilidades o experiencias por
parte de entidades e instituciones
nacionales y países u
organizaciones multilaterales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios de Cooperación
Nacional e InternacionalCertificado de registro presupuestal (Si aplica)
Documento expedido por el responsable de presupuesto, mediante el cual se
afecta en forma preliminar un rubro presupuestal, garantizando la existencia
de apropiación presupuestal disponible libre de toda afectación y suficiente
para respaldar los actos administrativos con los cuales se procede a afectar
el presupuesto o a hacer uso de la apropiación presupuestal.
Subserie Documental que se define
como la colaboración entre las
partes para apoyar el desarrollo
económico y social de la entidad,
mediante la transferencia de
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios de Cooperación
Nacional e InternacionalPólizas (Si aplica)
Documento mediante el cual se establece una relación entre el asegurado y
una Compañía de Seguros, donde se establecen los derechos y obligaciones
de ambas partes, las Coberturas (son los riesgos que asume el asegurador y
que se describen en la póliza), en relación al seguro contratado.
Subserie Documental que se define
como la colaboración entre las
partes para apoyar el desarrollo
económico y social de la entidad,
mediante la transferencia de
tecnologías, conocimientos,
habilidades o experiencias por
parte de entidades e instituciones
nacionales y países u
organizaciones multilaterales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios de Cooperación
Nacional e Internacional
Comunicación sobre último requisito de ejecución
(Si aplica)
Comunicación oficial emitida por el área jurídica donde se autoriza la
aprobación de la garantía o se informa la fecha de las disponibilidades
presupuestales correspondientes.
Subserie Documental que se define
como la colaboración entre las
partes para apoyar el desarrollo
económico y social de la entidad,
mediante la transferencia de
tecnologías, conocimientos,
habilidades o experiencias por
parte de entidades e instituciones
nacionales y países u
organizaciones multilaterales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios de Cooperación
Nacional e InternacionalActa de inicio
Documento mediante el cual se establece entre las partes el inicio del
contrato, definiendo la fecha y firmado entre las partes.
Subserie Documental que se define
como la colaboración entre las
partes para apoyar el desarrollo
económico y social de la entidad,
mediante la transferencia de
tecnologías, conocimientos,
habilidades o experiencias por
parte de entidades e instituciones
nacionales y países u
organizaciones multilaterales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios de Cooperación
Nacional e Internacional
Adición, prórroga, suspensión, reinicio, cesión (Si
aplica)
Documento mediante el cual se realiza una modificación del contrato en el
plazo de ejecución en caso de ser una adición, la prorroga hace referencia a
una modificación del contrato en cuanto a su valor, la suspensión es el
documento mediante el cual se establece la posibilidad legal de interrumpir
transitoriamente y por un término claramente determinado, la ejecución del
contrato, el reinicio hace referencia al documento mediante el cual se
determina la reiniciación de un contrato después de una suspensión, este
documento es firmado por las partes plasmando la fecha de reinicio del
contrato y la cesión, es el documento mediante el cual se traslada la
titularidad de un contrato a un tercero, quien lo recibe en los mismos
Subserie Documental que se define
como la colaboración entre las
partes para apoyar el desarrollo
económico y social de la entidad,
mediante la transferencia de
tecnologías, conocimientos,
habilidades o experiencias por
parte de entidades e instituciones
nacionales y países u
organizaciones multilaterales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios de Cooperación
Nacional e InternacionalInformes de actividades y productos
Documento elaborado por el contratista para conocimiento del supervisor,
en el cual debe establecer de manera detallada, las actividades y productos
ejecutados durante cada etapa del contrato, requerido entre otros, para la
presentación de la cuenta de cobro conforme a la forma de pago establecida
en el contrato.
Subserie Documental que se define
como la colaboración entre las
partes para apoyar el desarrollo
económico y social de la entidad,
mediante la transferencia de
tecnologías, conocimientos,
habilidades o experiencias por
parte de entidades e instituciones
nacionales y países u
organizaciones multilaterales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios de Cooperación
Nacional e Internacional
Documento de Entrada de Informes de
actividades y Productos al CDI (Si aplica)
Documento que constituye el formato de validación de medios analógicos y
digitales.
Subserie Documental que se define
como la colaboración entre las
partes para apoyar el desarrollo
económico y social de la entidad,
mediante la transferencia de
tecnologías, conocimientos,
habilidades o experiencias por
parte de entidades e instituciones
nacionales y países u
organizaciones multilaterales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios de Cooperación
Nacional e InternacionalResolución Sancionatoria (Si es del caso)
Acto administrativo por medio del cual se impone una sanción a un
contratista o un proveedor.
Subserie Documental que se define
como la colaboración entre las
partes para apoyar el desarrollo
económico y social de la entidad,
mediante la transferencia de
tecnologías, conocimientos,
habilidades o experiencias por
parte de entidades e instituciones
nacionales y países u
organizaciones multilaterales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios de Cooperación
Nacional e Internacional
Acta de terminación anticipada por mutuo
acuerdo. (Si aplica)
Documento mediante el cual se establece la terminación de un contrato de
común acuerdo, entre las partes antes del cumplimiento de su plazo o
ejecución de su objeto.
Subserie Documental que se define
como la colaboración entre las
partes para apoyar el desarrollo
económico y social de la entidad,
mediante la transferencia de
tecnologías, conocimientos,
habilidades o experiencias por
parte de entidades e instituciones
nacionales y países u
organizaciones multilaterales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios de Cooperación
Nacional e InternacionalReporte de Publicación en el SECOP
Mecanismo que debe ser utilizado por todas las entidades públicas con el fin
de garantizar que todos los proponentes y demás interesados en la gestión
contractual que adelante la entidad, conozcan todas las actuaciones de los
procesos de contratación que se encuentran en curso.
Subserie Documental que se define
como la colaboración entre las
partes para apoyar el desarrollo
económico y social de la entidad,
mediante la transferencia de
tecnologías, conocimientos,
habilidades o experiencias por
parte de entidades e instituciones
nacionales y países u
organizaciones multilaterales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios de Cooperación
Nacional e InternacionalDocumento de Entrada a Almacén (Si aplica)
Documento a cargo del personal de almacén, donde queda plasmado los
bienes que entran a esta área.
Subserie Documental que se define
como la colaboración entre las
partes para apoyar el desarrollo
económico y social de la entidad,
mediante la transferencia de
tecnologías, conocimientos,
habilidades o experiencias por
parte de entidades e instituciones
nacionales y países u
organizaciones multilaterales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios de Cooperación
Nacional e InternacionalActa de recibo a satisfacción
Documento en el cual se deja constancia del recibo final a satisfacción por las
partes involucradas.
Subserie Documental que se define
como la colaboración entre las
partes para apoyar el desarrollo
económico y social de la entidad,
mediante la transferencia de
tecnologías, conocimientos,
habilidades o experiencias por
parte de entidades e instituciones
nacionales y países u
organizaciones multilaterales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios de Cooperación
Nacional e InternacionalActa de liquidación (Si aplica)
Documento mediante el cual se realiza la revisión total de las obligaciones
ejecutadas a fin que puedan declararse a paz y salvo y dar finalización a la
relación comercial, una vez revisado se procederá a firmar por cada una de
las partes, este documento también se emitirá en las terminaciones
anticipadas de contratos.
Subserie Documental que se define
como la colaboración entre las
partes para apoyar el desarrollo
económico y social de la entidad,
mediante la transferencia de
tecnologías, conocimientos,
habilidades o experiencias por
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios de Cooperación
Nacional e Internacional
Documento de Entrada de Informes de
actividades y Productos al CDI (Si aplica)
Documento que constituye el formato de validación de medios analógicos y
digitales.
Subserie Documental que se define
como la colaboración entre las
partes para apoyar el desarrollo
económico y social de la entidad,
mediante la transferencia de
tecnologías, conocimientos,
habilidades o experiencias por
parte de entidades e instituciones
nacionales y países u
organizaciones multilaterales.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios
InteradministrativosEstudios previos de las partes intervinientes
Documento mediante el cual se describirá la necesidad que se pretende
satisfacer, el objeto a contratar, la modalidad de selección, el valor estimado
del contrato, la justificación y los factores de selección, que son soportes
para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato.
Subserie Documental que
comprende el negocio jurídico
bilateral de la entidad en virtud del
cual ésta se vincula con otra
persona jurídica pública o con una
persona jurídica o natural privada
para alcanzar fines de interés
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios
Interadministrativos
Certificado de disponibilidad presupuestal (Si
aplica)
Documento mediante el cual se garantiza el principio de legalidad, es decir,
la existencia del rubro y la apropiación presupuestal suficiente para atender
un gasto determinado.
Subserie Documental que
comprende el negocio jurídico
bilateral de la entidad en virtud del
cual ésta se vincula con otra
persona jurídica pública o con una
persona jurídica o natural privada
para alcanzar fines de interés
mutuo en el marco de la ejecución
de funciones administrativas.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios
InteradministrativosMatriz de Riesgo y Análisis de Pólizas (Si aplica)
Documento mediante el cual se efectúan los estudios de riesgos que pueden
ocurrir en la ejecución de un contrato y la confrontación con la póliza física,
con el fin de que cumpla con todas las garantías y condiciones exigidas por la
administración.
Subserie Documental que
comprende el negocio jurídico
bilateral de la entidad en virtud del
cual ésta se vincula con otra
persona jurídica pública o con una
persona jurídica o natural privada
para alcanzar fines de interés
mutuo en el marco de la ejecución
de funciones administrativas.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios
Interadministrativos
Fotocopia cedula de ciudadanía de los
representantes legales de las entidades y acto de
nombramiento y posesión y facultades legales
Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal y del acto
administrativo de nombramiento y posesión así como sus facultades legales.
Subserie Documental que
comprende el negocio jurídico
bilateral de la entidad en virtud del
cual ésta se vincula con otra
persona jurídica pública o con una
persona jurídica o natural privada
para alcanzar fines de interés
mutuo en el marco de la ejecución
de funciones administrativas.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios
InteradministrativosCertificado de Antecedentes Fiscales (Si aplica)
Documento expedido por la Contraloría General de la República, que prueba
y certifica los hallazgos provenientes de auditorías, actuaciones especiales
y/o denuncias relacionadas con la hacienda pública y el sistema de
tributación del estado.
Subserie Documental que
comprende el negocio jurídico
bilateral de la entidad en virtud del
cual ésta se vincula con otra
persona jurídica pública o con una
persona jurídica o natural privada
para alcanzar fines de interés
mutuo en el marco de la ejecución
de funciones administrativas.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios
InteradministrativosFotocopia RUT (Si aplica)
Documento expedido por la DIAN que permite identificar la actividad
económica ante terceros con quienes sostenga una relación comercial,
laboral o económica en general y ante los diferentes entes de supervisión y
control.
Subserie Documental que
comprende el negocio jurídico
bilateral de la entidad en virtud del
cual ésta se vincula con otra
persona jurídica pública o con una
persona jurídica o natural privada
para alcanzar fines de interés
mutuo en el marco de la ejecución
de funciones administrativas.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios
InteradministrativosFotocopia RIT (Si aplica)
Documento expedido por la Dirección de Impuestos de Bogotá, que registra
la identificación, ubicación y clasificación de los contribuyentes del Impuesto
de Industria y Comercio, Avisos y Tableros.
Subserie Documental que
comprende el negocio jurídico
bilateral de la entidad en virtud del
cual ésta se vincula con otra
persona jurídica pública o con una
persona jurídica o natural privada
para alcanzar fines de interés
mutuo en el marco de la ejecución
de funciones administrativas.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios
Interadministrativos
Certificaciones laborales o de experiencia (Si
aplica)
Documento que deja constancia del tiempo por el que ha estado contratado
un empleado en una empresa, el tipo de labor desempeñada, tipo de
contratación y salario devengado, así como la experiencia adquirida. En
algunos casos, también incluye las funciones realizadas.
Subserie Documental que
comprende el negocio jurídico
bilateral de la entidad en virtud del
cual ésta se vincula con otra
persona jurídica pública o con una
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios
InteradministrativosConvenio Acuerdo de voluntades, donde las partes aúnan esfuerzos para un fin común.
Subserie Documental que
comprende el negocio jurídico
bilateral de la entidad en virtud del
cual ésta se vincula con otra
persona jurídica pública o con una
persona jurídica o natural privada
para alcanzar fines de interés
mutuo en el marco de la ejecución
de funciones administrativas.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios
InteradministrativosCertificado de registro presupuestal (Si aplica)
Documento expedido por el responsable de presupuesto, mediante el cual se
afecta en forma preliminar un rubro presupuestal, garantizando la existencia
de apropiación presupuestal disponible libre de toda afectación y suficiente
para respaldar los actos administrativos con los cuales se procede a afectar
el presupuesto o a hacer uso de la apropiación presupuestal.
Subserie Documental que
comprende el negocio jurídico
bilateral de la entidad en virtud del
cual ésta se vincula con otra
persona jurídica pública o con una
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios
InteradministrativosPólizas (Si aplica)
Documento mediante el cual se establece una relación entre el asegurado y
una Compañía de Seguros, donde se establecen los derechos y obligaciones
de ambas partes, las Coberturas (son los riesgos que asume el asegurador y
que se describen en la póliza), en relación al seguro contratado.
Subserie Documental que
comprende el negocio jurídico
bilateral de la entidad en virtud del
cual ésta se vincula con otra
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios
Interadministrativos
Comunicación sobre último requisito de ejecución
(Si aplica)
Comunicación oficial emitida por el área jurídica donde se autoriza la
aprobación de la garantía o se informa la fecha de las disponibilidades
presupuestales correspondientes.
Subserie Documental que
comprende el negocio jurídico
bilateral de la entidad en virtud del
cual ésta se vincula con otra
persona jurídica pública o con una
persona jurídica o natural privada
para alcanzar fines de interés
mutuo en el marco de la ejecución
de funciones administrativas.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios
InteradministrativosActa de inicio
Documento mediante el cual se establece entre las partes el inicio del
contrato, definiendo la fecha y firmado entre las partes.
Subserie Documental que
comprende el negocio jurídico
bilateral de la entidad en virtud del
cual ésta se vincula con otra
persona jurídica pública o con una
persona jurídica o natural privada
para alcanzar fines de interés
mutuo en el marco de la ejecución
de funciones administrativas.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios
Interadministrativos
Adición, prórroga, suspensión, reinicio, cesión (Si
aplica)
Documento mediante el cual se realiza una modificación del contrato en el
plazo de ejecución en caso de ser una adición, la prorroga hace referencia a
una modificación del contrato en cuanto a su valor, la suspensión es el
documento mediante el cual se establece la posibilidad legal de interrumpir
transitoriamente y por un término claramente determinado, la ejecución del
contrato, el reinicio hace referencia al documento mediante el cual se
determina la reiniciación de un contrato después de una suspensión, este
documento es firmado por las partes plasmando la fecha de reinicio del
contrato y la cesión, es el documento mediante el cual se traslada la
titularidad de un contrato a un tercero, quien lo recibe en los mismos
Subserie Documental que
comprende el negocio jurídico
bilateral de la entidad en virtud del
cual ésta se vincula con otra
persona jurídica pública o con una
persona jurídica o natural privada
para alcanzar fines de interés
mutuo en el marco de la ejecución
de funciones administrativas.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios
InteradministrativosInformes de actividades y productos
Documento elaborado por el contratista para conocimiento del supervisor,
en el cual debe establecer de manera detallada, las actividades y productos
ejecutados durante cada etapa del contrato, requerido entre otros, para la
presentación de la cuenta de cobro conforme a la forma de pago establecida
en el contrato.
Subserie Documental que
comprende el negocio jurídico
bilateral de la entidad en virtud del
cual ésta se vincula con otra
persona jurídica pública o con una
persona jurídica o natural privada
para alcanzar fines de interés
mutuo en el marco de la ejecución
de funciones administrativas.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios
InteradministrativosResolución Sancionatoria (Si es del caso)
Acto administrativo por medio del cual se impone una sanción a un
contratista o un proveedor.
Subserie Documental que
comprende el negocio jurídico
bilateral de la entidad en virtud del
cual ésta se vincula con otra
persona jurídica pública o con una
persona jurídica o natural privada
para alcanzar fines de interés
mutuo en el marco de la ejecución
de funciones administrativas.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios
Interadministrativos
Acta de terminación anticipada por mutuo
acuerdo. (Si aplica)
Documento mediante el cual se establece la terminación de un contrato de
común acuerdo, entre las partes antes del cumplimiento de su plazo o
ejecución de su objeto.
Subserie Documental que
comprende el negocio jurídico
bilateral de la entidad en virtud del
cual ésta se vincula con otra
persona jurídica pública o con una
persona jurídica o natural privada
para alcanzar fines de interés
mutuo en el marco de la ejecución
de funciones administrativas.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios
InteradministrativosReporte de Publicación en el SECOP
Mecanismo que debe ser utilizado por todas las entidades públicas con el fin
de garantizar que todos los proponentes y demás interesados en la gestión
contractual que adelante la entidad, conozcan todas las actuaciones de los
procesos de contratación que se encuentran en curso.
Subserie Documental que
comprende el negocio jurídico
bilateral de la entidad en virtud del
cual ésta se vincula con otra
persona jurídica pública o con una
persona jurídica o natural privada
para alcanzar fines de interés
mutuo en el marco de la ejecución
de funciones administrativas.
Español X Papel Disponible X
CONTRATOSConvenios
InteradministrativosDocumento de Entrada a Almacén (Si aplica)
Documento a cargo del personal de almacén, donde queda plasmado los
bienes que entran a esta área.
Subserie Documental que
comprende el negocio jurídico
bilateral de la entidad en virtud del
cual ésta se vincula con otra
persona jurídica pública o con una
persona jurídica o natural privada
para alcanzar fines de interés
mutuo en el marco de la ejecución
de funciones administrativas.
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CONTRATOSConvenios
InteradministrativosActa de recibo a satisfacción
Documento en el cual se deja constancia del recibo final a satisfacción por las
partes involucradas.
Subserie Documental que
comprende el negocio jurídico
bilateral de la entidad en virtud del
cual ésta se vincula con otra
persona jurídica pública o con una
persona jurídica o natural privada
para alcanzar fines de interés
mutuo en el marco de la ejecución
de funciones administrativas.
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CONTRATOSConvenios
InteradministrativosActa de liquidación (Si aplica)
Documento mediante el cual se realiza la revisión total de las obligaciones
ejecutadas a fin que puedan declararse a paz y salvo y dar finalización a la
relación comercial, una vez revisado se procederá a firmar por cada una de
las partes, este documento también se emitirá en las terminaciones
anticipadas de contratos.
Subserie Documental que
comprende el negocio jurídico
bilateral de la entidad en virtud del
cual ésta se vincula con otra
persona jurídica pública o con una
persona jurídica o natural privada
para alcanzar fines de interés
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INFORMESInformes a Entes de Control y
VigilanciaSoportes de trabajo
Compendio de documentos relacionados con el tema central del informe a
presentar al ente de control y vigilancia.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
INFORMESInformes a Entes de Control y
VigilanciaInforme
Los informes consolidan información sobre el desarrollo y funcionamiento de
la entidad respecto a los parámetros del control interno, lo que permite
advertir los detalles de la articulación de la gestión institucional respecto a
los planes de funcionamiento institucional de la entidad en relación con los
planes de desarrollo del gobierno distrital.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
INFORMESInformes a Entes de Control y
VigilanciaComunicación Oficial
Comunicación oficial de envío del informe con sus anexos al ente de control y
vigilancia.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
Español X Papel Disponible X
INFORMESInformes a Entes de Control y
Vigilancia
Informes de Evaluación del Sistema de Control
Interno
Los informes consolidan información sobre el desarrollo y funcionamiento de
la entidad respecto a los parámetros del control interno, lo que permite
advertir los detalles de la articulación de la gestión institucional respecto a
los planes de funcionamiento institucional de la entidad en relación con los
planes de desarrollo del gobierno distrital.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
INFORMESInformes a Entes de Control y
VigilanciaInforme de Evaluación a la Gestión Institucional
Los informes consolidan información sobre el desarrollo y funcionamiento de
la entidad respecto a los parámetros del control interno, lo que permite
advertir los detalles de la articulación de la gestión institucional respecto a
los planes de funcionamiento institucional de la entidad en relación con los
planes de desarrollo del gobierno distrital.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
INFORMESInformes a Entes de Control y
VigilanciaLista de Verificación
Documento que determina las variables medibles que merecen atención
especial dejando un registro del seguimiento hecho
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
Español X Papel Disponible X
INFORMESInformes a Entes de Control y
Vigilancia
Informes de Evaluación del Sistema de Control
Interno Contable
Los informes consolidan información sobre el desarrollo y funcionamiento de
la entidad respecto a los parámetros del control interno, lo que permite
advertir los detalles de la articulación de la gestión institucional respecto a
los planes de funcionamiento institucional de la entidad en relación con los
planes de desarrollo del gobierno distrital.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
INFORMESInformes a Entes de Control y
Vigilancia
Informes de Seguimiento a Derechos de Autor
Software
Los informes consolidan información sobre el desarrollo y funcionamiento de
la entidad respecto a los parámetros del control interno, lo que permite
advertir los detalles de la articulación de la gestión institucional respecto a
los planes de funcionamiento institucional de la entidad en relación con los
planes de desarrollo del gobierno distrital.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
INFORMESInformes a Entes de Control y
Vigilancia
Informes de Seguimiento de los Controles de
Advertencia
Los informes consolidan información sobre el desarrollo y funcionamiento de
la entidad respecto a los parámetros del control interno, lo que permite
advertir los detalles de la articulación de la gestión institucional respecto a
los planes de funcionamiento institucional de la entidad en relación con los
planes de desarrollo del gobierno distrital.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
INFORMESInformes a Entes de Control y
Vigilancia
Informes de Seguimiento a los Mapas de Riesgos
Institucionales
Los informes consolidan información sobre el desarrollo y funcionamiento de
la entidad respecto a los parámetros del control interno, lo que permite
advertir los detalles de la articulación de la gestión institucional respecto a
los planes de funcionamiento institucional de la entidad en relación con los
planes de desarrollo del gobierno distrital.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
INFORMESInformes a Entes de Control y
VigilanciaCertificación de envío a través de aplicativo
Documento que certifica el envío de los informes que consolidan la
información sobre el desarrollo y funcionamiento de la entidades respecto a
los parámetros del control interno, por medio del aplicativo cordis.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
histórico, científico y cultural
Español X X Papel Disponible X
INFORMES Informes a Otras EntidadesComunicación oficial externa solicitando el
informe
Comunicación oficial emitida por un funcionario de la entidad con destino a
otras entidades.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
Español X Papel Disponible X
INFORMES Informes a Otras EntidadesComunicación oficial externa remitiendo el
informe
Comunicación oficial emitida por un funcionario de la entidad con destino a
otras entidades.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
Español X Papel Disponible X
INFORMES Informes a Otras Entidades InformeDocumento que consolida el requerimiento de información para otras
entidades.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
Español X Papel Disponible X
INFORMES Informes de GestiónComunicación oficial interna solicitando los
resultados obtenidos en cada periodoComunicación escrita entre los servidores públicos de la entidad.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, histórico, científico
Español X Papel Disponible X
INFORMES Informes de GestiónComunicación oficial interna enviando el informe
solicitado con sus anexosComunicación escrita entre los servidores públicos de la entidad.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, histórico, científico
Español X Papel Disponible X
INFORMES Informes de Gestión Informe de gestión Documento que consolida la gestión de una dependencia periódicamente.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, histórico, científico
y cultural
Español X Papel Disponible X
PLANES Planes de Acción Plan de acción
Documento que define las estrategias, actividades y tareas (técnicas y de
gestión) necesarias para satisfacer los requerimientos de un producto o
servicio, según se han definido en el proyecto.
Subserie Documental con valor
administrativoEspañol X X
Papel y
DigitalDisponible X
PLANES Planes de Acción Acta de reunión plan de acción
Documento en el cual se registran las observaciones, recomendaciones,
compromisos, tareas acordadas y las decisiones adoptadas antes y durante
el desarrollo de la reunión.
Subserie Documental con valor
administrativoEspañol X X
Papel y
DigitalDisponible X
PLANES Planes de AcciónControl de asistencia acta de reunión plan de
acción
Documento que permite evidenciar la presencia de los asistentes a la
reunión, así como los datos de ubicación y contacto.
Subserie Documental con valor
administrativoEspañol X X
Papel y
DigitalDisponible X
PLANES Planes de Acción Reporte de seguimiento
Documento donde se registra el proceso continuo y sistemático de
recolección y análisis de datos e información para verificar lo realizado y sus
resultados.
Subserie Documental con valor
administrativoEspañol X X
Papel y
DigitalDisponible X
PLANESPlanes Estratégicos de la
EntidadInforme de empalme
Documento dirigido al equipo del Alcalde electo, con alcance cuatrienal, el
cual tiene por objetivo generar la información estratégica, administrativa e
institucional de la entidad para el empalme entre la Administración saliente y
la entrante.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, histórico, científico
y cultural
Español X Digital Disponible X
PLANESPlanes Estratégicos de la
Entidad
Comunicación oficial interna convocando al
Comité DirectivoComunicación escrita entre los servidores públicos de la entidad.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, histórico, científico
y cultural
Español X Digital Disponible X
PLANESPlanes Estratégicos de la
EntidadActa de reunión
Documento en el cual se registran las observaciones, recomendaciones,
compromisos, tareas acordadas y las decisiones adoptadas antes y durante
el desarrollo de la reunión.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, histórico, científico
y cultural
Español X Digital Disponible X
PLANESPlanes Estratégicos de la
EntidadRegistro de asistencia
Documento que permite evidenciar la presencia de los asistentes a la
reunión, así como los datos de ubicación y contacto.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, histórico, científico
y cultural
Español X Digital Disponible X
PLANESPlanes Estratégicos de la
EntidadPlan de acción
Documento que define las estrategias, actividades y tareas (técnicas y de
gestión) necesarias para satisfacer los requerimientos de un producto o
servicio, según se han definido en el proyecto.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, histórico, científico
y cultural
Español X Digital Disponible X
PLANESPlanes Estratégicos de la
EntidadReporte de seguimiento
Documento donde se registra el proceso continuo y sistemático de
recolección y análisis de datos e información para verificar lo realizado y sus
resultados.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, histórico, científico
Español X Digital Disponible X
PLANESPlanes Estratégicos de la
EntidadActa de Comité Directivo Documento en el cual se consolidan las actuaciones del Comité Directivo.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, histórico, científico
Español X Digital Disponible X
PLANESPlanes Estratégicos de la
EntidadCronograma del Direccionamiento Estratégico
Documento que muestra ordenadamente las diferentes tareas y objetivos
que forman el plan, las relaciones de precedencia y antecedencia entre ellas,
su duración y el inicio y fin del proyecto.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, histórico, científico
y cultural
Español X Digital Disponible X
PLANESPlanes Estratégicos de la
EntidadOperaciones estratégicas de la Secretaría General
Instrumento de planeación que se utiliza como guía para hacer uso y
aprovechamiento del suelo de forma eficaz y eficiente. Su finalidad es
organizar y vincular el territorio a nivel físico, ambiental, social y económico,
en miras de mejorar la calidad de vida de la ciudad en donde vivimos.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, histórico, científico
y cultural
Español X Digital Disponible X
PLANESPlanes Estratégicos de la
EntidadPlan estratégico de la Secretaría General
Documento que registra el conjunto de acciones que adelanta la entidad
para la prestación de los bienes o servicios, en el que se toman como
referentes los requisitos de los usuarios, los legales, los de uso y los de la
entidad.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, histórico, científico
y cultural
Español X Digital Disponible X
PROCESOS JUDICIALESProcesos ante el Tribunal de
ArbitramentoAuto admisorio de la demanda Providencia a través de la cual se da apertura al proceso.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALESProcesos ante el Tribunal de
ArbitramentoDemanda
Escrito por medio del cual se solicita a una autoridad judicial o arbitral, la
protección y/o reconocimiento de los derechos e intereses colectivos.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALESProcesos ante el Tribunal de
ArbitramentoNotificación de la demanda
Acto mediante el cual se pone en conocimiento de los sujetos procesales el
contenido de las providencias que se produzcan dentro del proceso, tiene
como finalidad garantizar los derechos de defensa y de contradicción como
nociones integrantes del concepto de debido proceso.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALESProcesos ante el Tribunal de
ArbitramentoAntecedentes Constancia legal de los actos delictivos cometidos por una persona.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALESProcesos ante el Tribunal de
ArbitramentoContestación de la demanda
Acto procesal de la parte demandada consistente en una respuesta que da a
la pretensión contenida en la demanda del actor, oponiendo, si las tuviera,
las excepciones que hubiere lugar, o negando o aceptando la causa de la
acción o en último caso, contrademandando.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALESProcesos ante el Tribunal de
ArbitramentoPruebas
Elementos de convicción llevados formalmente al proceso para ser
apreciados por el juez antes de tomar su decisión.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALESProcesos ante el Tribunal de
ArbitramentoAlegatos de conclusión
Oportunidad procesal en la el apoderado le manifiestan al operador judicial
sus apreciaciones acerca de la forma en que debe dictarse el fallo, sobre la
base de los hechos alegados y las pruebas llegadas al proceso.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALESProcesos ante el Tribunal de
ArbitramentoFallo de primera instancia
Tipo de decisión final que se toma dentro del proceso, una vez agotadas o
cumplidas todas sus etapas procesales, en la cual se define o resuelve de
fondo por parte de un juez o Tribunal.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALESProcesos ante el Tribunal de
ArbitramentoEdicto
Notificación de alguna resolución judicial dictada en juicio, mediante la
publicación en algún órgano oficial o privado, con el fin de hacer un
llamamiento al demandado incierto o cuyo domicilio se desconoce y
emplazarlo a comparecer en juicio bajo apercibimiento de ser declarado
ausente y juzgado en rebeldía.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALESProcesos ante el Tribunal de
ArbitramentoRecurso de apelación (según sea el caso)
Medio de defensa por el cual se solicita al mismo funcionario que expidió la
decisión que la aclare, modifique, adicione o revoque.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALESProcesos ante el Tribunal de
ArbitramentoPruebas
Elementos de convicción llevados formalmente al proceso para ser
apreciados por el juez antes de tomar su decisión.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALESProcesos ante el Tribunal de
ArbitramentoFallo de segunda instancia (según sea el caso)
Tipo de decisión final que se toma dentro del proceso, una vez agotadas o
cumplidas todas sus etapas procesales, en la cual se define o resuelve de
fondo por parte de un juez o Tribunal.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALESProcesos ante el Tribunal de
Arbitramento
Resolución que ordena el cumplimiento del fallo
(según sea el caso)
Acto procesal proveniente de un tribunal, mediante el cual resuelve las
peticiones de las partes, o autoriza u ordena el cumplimiento de
determinadas medidas. Dentro del proceso, doctrinariamente se le considera
un acto de desarrollo, de ordenación e impulso o de conclusión o decisión.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALESProcesos ante el Tribunal de
Arbitramento
Comunicación de cumplimiento (según sea el
caso)Documento donde se comunica el cumplimiento del fallo.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALESProceso Contencioso
AdministrativoAuto admisorio de la demanda Providencia a través de la cual se da apertura al proceso.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALESProceso Contencioso
AdministrativoDemanda
Escrito por medio del cual se solicita a una autoridad judicial o arbitral, la
protección y/o reconocimiento de los derechos e intereses colectivos.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALESProceso Contencioso
AdministrativoNotificación de la demanda
Acto mediante el cual se pone en conocimiento de los sujetos procesales el
contenido de las providencias que se produzcan dentro del proceso, tiene
como finalidad garantizar los derechos de defensa y de contradicción como
nociones integrantes del concepto de debido proceso.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALESProceso Contencioso
AdministrativoOficio de traslado al competente
Documento mediante el cual se traslada una petición a la autoridad
competente.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALESProceso Contencioso
AdministrativoPoder
Documento en el que se fija la extensión y límites de la facultad que una
persona da a otra, llamada representante o apoderado, para que obre en
nombre y por cuenta de aquella.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALESProceso Contencioso
AdministrativoSolicitud de antecedentes
Solicitud de constancia legal de los actos delictivos cometidos por una
persona.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALESProceso Contencioso
AdministrativoAntecedentes Constancia legal de los actos delictivos cometidos por una persona.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALESProceso Contencioso
AdministrativoContestación de la demanda
Acto procesal de la parte demandada consistente en una respuesta que da a
la pretensión contenida en la demanda del actor, oponiendo, si las tuviera,
las excepciones que hubiere lugar, o negando o aceptando la causa de la
acción o en último caso, contrademandando.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALES Auto de pruebas
Providencia empleada para recibir el proceso o causa a prueba; a fin de que,
dentro del término concedido por el juez, presenten las partes las pruebas
que estimen convenientes a su derecho.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALESProceso Contencioso
AdministrativoAlegatos de conclusión
Oportunidad procesal en la que el apoderado le manifiesta al operador
judicial sus apreciaciones acerca de la forma en que debe dictarse el fallo,
sobre la base de los hechos alegados y las pruebas llegadas al proceso.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALESProceso Contencioso
AdministrativoFallo de primera instancia
Tipo de decisión final que se toma dentro del proceso, una vez agotadas o
cumplidas todas sus etapas procesales, en la cual se define o resuelve de
fondo por parte de un juez o Tribunal.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALESProceso Contencioso
AdministrativoEdicto
Notificación de alguna resolución judicial dictada en juicio, mediante la
publicación en algún órgano oficial o privado, con el fin de hacer un
llamamiento al demandado incierto o cuyo domicilio se desconoce y
emplazarlo a comparecer en juicio bajo apercibimiento de ser declarado
ausente y juzgado en rebeldía.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALESProceso Contencioso
AdministrativoRecurso de apelación
Medio de defensa por el cual se solicita al mismo funcionario que expidió la
decisión que la aclare, modifique, adicione o revoque.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALESProceso Contencioso
AdministrativoPruebas
Elementos de convicción llevados formalmente al proceso para ser
apreciados por el juez antes de tomar su decisión.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALESProceso Contencioso
AdministrativoFallo de segunda instancia
Tipo de decisión final que se toma dentro del proceso, una vez agotadas o
cumplidas todas sus etapas procesales, en la cual se define o resuelve de
fondo por parte de un juez o Tribunal.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALESProceso Contencioso
AdministrativoOficio de traslado de fallo al competente
Documento mediante el cual se remite una sentencia judicial a la autoridad
competente para cumplimiento o conocimiento.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALESProceso Contencioso
AdministrativoResolución que ordena el cumplimiento del fallo
Acto procesal proveniente de un tribunal, mediante el cual resuelve las
peticiones de las partes, o autoriza u ordena el cumplimiento de
determinadas medidas. Dentro del proceso, doctrinariamente se le considera
un acto de desarrollo, de ordenación e impulso o de conclusión o decisión.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALESProceso Contencioso
AdministrativoComunicación de cumplimiento Documento donde se comunica el cumplimiento del fallo.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALES Procesos Civiles Auto admisorio de la demanda Providencia a través de la cual se da apertura al proceso.Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALES Procesos Civiles DemandaEscrito por medio del cual se solicita a una autoridad judicial o arbitral, la
protección y/o reconocimiento de los derechos e intereses colectivos.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALES Procesos Civiles Notificación de la demanda
Acto mediante el cual se pone en conocimiento de los sujetos procesales el
contenido de las providencias que se produzcan dentro del proceso, tiene
como finalidad garantizar los derechos de defensa y de contradicción como
nociones integrantes del concepto de debido proceso.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALES Procesos Civiles Contestación de la demanda
Acto procesal de la parte demandada consistente en una respuesta que da a
la pretensión contenida en la demanda del actor, oponiendo, si las tuviera,
las excepciones que hubiere lugar, o negando o aceptando la causa de la
acción o en último caso, contrademandando.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALES Procesos Civiles Auto de pruebasProvidencia empleada para recibir el proceso o causa a prueba; a fin de que,
dentro del término concedido por el juez, presenten las partes las pruebas
que estimen convenientes a su derecho.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALES Procesos Civiles Alegatos de conclusión
Oportunidad procesal en la que el apoderado le manifiesta al operador
judicial sus apreciaciones acerca de la forma en que debe dictarse el fallo,
sobre la base de los hechos alegados y las pruebas llegadas al proceso.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALES Procesos Civiles Fallo de primera instanciaTipo de decisión final que se toma dentro del proceso, una vez agotadas o
cumplidas todas sus etapas procesales, en la cual se define o resuelve de
fondo por parte de un juez o Tribunal.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALES Procesos Civiles Edicto (según sea el caso)
Notificación de alguna resolución judicial dictada en juicio, mediante la
publicación en algún órgano oficial o privado, con el fin de hacer un
llamamiento al demandado incierto o cuyo domicilio se desconoce y
emplazarlo a comparecer en juicio bajo apercibimiento de ser declarado
ausente y juzgado en rebeldía.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALES Procesos Civiles Recurso de apelación (según sea el caso)Medio de defensa por el cual se solicita al mismo funcionario que expidió la
decisión que la aclare, modifique, adicione o revoque.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALES Procesos Civiles Pruebas (según sea el caso)Elementos de convicción llevados formalmente al proceso para ser
apreciados por el juez antes de tomar su decisión.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALES Procesos Civiles Fallo de segunda instancia (según sea el caso)Tipo de decisión final que se toma dentro del proceso, una vez agotadas o
cumplidas todas sus etapas procesales, en la cual se define o resuelve de
fondo por parte de un juez o Tribunal.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALES Procesos CivilesResolución que ordena el cumplimiento del fallo
(según sea el caso)
Acto procesal proveniente de un tribunal, mediante el cual resuelve las
peticiones de las partes, o autoriza u ordena el cumplimiento de
determinadas medidas. Dentro del proceso, doctrinariamente se le considera
un acto de desarrollo, de ordenación e impulso o de conclusión o decisión.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALES Procesos Civiles Comunicación de cumplimiento (según sea el caso) Documento donde se comunica el cumplimiento del fallo. Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALES Procesos Laborales Auto admisorio de la demanda Providencia a través de la cual se da apertura al proceso.Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALES Procesos Laborales DemandaEscrito por medio del cual se solicita a una autoridad judicial o arbitral, la
protección y/o reconocimiento de los derechos e intereses colectivos.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALES Procesos Laborales Notificación de la demanda
Acto mediante el cual se pone en conocimiento de los sujetos procesales el
contenido de las providencias que se produzcan dentro del proceso, tiene
como finalidad garantizar los derechos de defensa y de contradicción como
nociones integrantes del concepto de debido proceso.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALES Procesos Laborales Contestación de la demanda
Acto procesal de la parte demandada consistente en una respuesta que da a
la pretensión contenida en la demanda del actor, oponiendo, si las tuviera,
las excepciones que hubiere lugar, o negando o aceptando la causa de la
acción o en último caso, contrademandando.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALES Procesos Laborales Fallo de primera instancia Tipo de decisión final que se toma dentro del proceso, una vez agotadas o
cumplidas todas sus etapas procesales, en la cual se define o resuelve de
fondo por parte de un juez o Tribunal.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALES Procesos Laborales Recurso de apelación (según sea el caso)Medio de defensa por el cual se solicita al mismo funcionario que expidió la
decisión que la aclare, modifique, adicione o revoque.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALES Procesos Laborales Fallo de segunda instancia (según sea el caso)Tipo de decisión final que se toma dentro del proceso, una vez agotadas o
cumplidas todas sus etapas procesales, en la cual se define o resuelve de
fondo por parte de un juez o Tribunal.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALES Procesos LaboralesResolución que ordena el cumplimiento del fallo
(según sea el caso)
Acto procesal proveniente de un tribunal, mediante el cual resuelve las
peticiones de las partes, o autoriza u ordena el cumplimiento de
determinadas medidas. Dentro del proceso, doctrinariamente se le considera
un acto de desarrollo, de ordenación e impulso o de conclusión o decisión.
Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROCESOS JUDICIALES Procesos Laborales Comunicación de cumplimiento (según sea el caso) Documento donde se comunica el cumplimiento del fallo. Subserie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROPOSICIONES ProposiciónCuestionario que formula el honorable concejo de Bogotá sobre un tema
especifico, pueden generarse anexos para soportar la respuesta.
Serie Documental con valor
administrativoEspañol X Papel Disponible X
PROPOSICIONES Comunicación oficial de respuestaComunicación oficial de salida mediante la cual se exponen los puntos de
vista y argumentos sobre la proposición a responder.
Serie Documental con valor
administrativoEspañol X Papel Disponible X
PROPUESTAS NO
GANADORAS O
DECLARADAS DESIERTAS
Propuesta
Documento que refleja la escogencia, al final del proceso contractual, de
aquella propuesta que recoja la totalidad de condiciones exigidas por la
administración.
Serie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X
PROYECTOS DE INVERSIÓN Ficha de perfil de proyecto
Documento mediante el cual se describe la necesidad de formular un
proyecto de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Secretaria
Distrital de Planeación.
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Total con valor administrativo,
legal y/o jurídico, contable, fiscal,
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DigitalDisponible X
PROYECTOS DE INVERSIÓNViabilidad de la modificación Secretaria Distrital
de Planeación
Documento que emite la Secretaria Distrital de Planeación dando concepto
favorable a las modificaciones presentadas para los proyectos de inversión.
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legal y/o jurídico, contable, fiscal,
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PROYECTOS DE INVERSIÓN Comunicación oficial de envío de proyectoComunicación oficial mediante la cual se remite a la Secretaria Distrital de
Hacienda las modificaciones presentadas para los proyectos de inversión.
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legal y/o jurídico, contable, fiscal,
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PROYECTOS DE INVERSIÓNComunicación oficial de solicitud de aprobación
del proyecto de inversión
Comunicación oficial mediante la cual se remite a la Secretaria Distrital de
Planeación y Secretaria Distrital de Hacienda el proyecto de inversión para su
revisión y posterior aprobación.
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PROYECTOS DE INVERSIÓN Matriz identificando las necesidades de inversión Documento donde se consolidan las necesidades de inversión de la entidad
en relación a su objeto misional.
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PROYECTOS DE INVERSIÓN Acta de reunión Documento mediante el cual se consolidan las decisiones o actuaciones de
acuerdo al proyecto de inversión.
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legal y/o jurídico, contable, fiscal,
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PROYECTOS DE INVERSIÓN Acta del comité Directivo
Documento en el cual se consolidan las actuaciones durante el Comité
Directivo mediante el cual se realiza la revisión y viabilidad del proyecto de
inversión.
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PROYECTOS DE INVERSIÓNCronograma de actividades para la formulación
del proyecto
Documento mediante el cual se establecen las fechas para la entrega de la
programación del proyecto de inversión.
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legal y/o jurídico, contable, fiscal,
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PROYECTOS DE INVERSIÓNComunicación interna de lineamientos para la
formulación de proyectos de inversión
Comunicación oficial escrita entre los servidores públicos de la entidad
informando los lineamientos para la formulación de proyectos de inversión.
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legal y/o jurídico, contable, fiscal,
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PROYECTOS DE INVERSIÓNComunicación interna enviando el proyecto de
Inversión
Comunicación oficial escrita entre los funcionario de la entidad, mediante la
cual se remiten las modificaciones presentadas para los proyectos de
inversión.
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PROYECTOS DE INVERSIÓN Ficha de inversión
Documento mediante el cual se describe la necesidad de formular un
proyecto de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Secretaria
Distrital de Planeación.
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PROYECTOS DE INVERSIÓN Planes de contratación
Documento mediante el cual los gerentes de proyectos presentan las
programaciones del presupuesto para la siguiente vigencia, este documento
se considera como antecedente.
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legal y/o jurídico, contable, fiscal,
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PROYECTOS DE INVERSIÓN Lista de chequeo Herramienta que funciona como una lista de factores claves para estudiar e
investigar la viabilidad del proyecto de inversión.
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PROYECTOS DE INVERSIÓNComunicación oficial interna solicitando ajustes a
los Proyectos de Inversión
Comunicación oficial escrita entre los servidores públicos de la entidad
solicitando los ajustes correspondientes a los Proyectos de Inversión.
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legal y/o jurídico, contable, fiscal,
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PROYECTOS DE INVERSIÓN Ficha resumen proyecto de inversión (EBI - D)
Documento mediante el cual se define la ficha esquemática que contiene el
resumen de la información básica de un proyecto. Corresponde a la
Secretaría Distrital de Planeación (SDP) determinar su contenido general y
las orientaciones básicas para su diligenciamiento.
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legal y/o jurídico, contable, fiscal,
histórico, científico y cultural
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PROYECTOS DE INVERSIÓNComunicación oficial externa solicitando ajustes a
los proyectos de Inversión
Documento emitido por los servidores públicos de las diferentes áreas de la
Entidad con destino a personas particulares o entidades externas.
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PROYECTOS DE INVERSIÓNComunicación interna dando viabilidad al
proyecto de inversiónComunicación oficial escrita entre los servidores públicos de la entidad.
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PROYECTOS DE INVERSIÓN Concepto de viabilidad
Viabilidad que da el Asesor de Planeación Estratégica cuando se registra por
primera vez un proyecto Previa verificación de los siguientes aspectos: i) la
concordancia del proyecto con los lineamientos y políticas del Plan de
Desarrollo Distrital vigente; ii) las competencias de la entidad para ejecutar
el proyecto propuesto; iii) la coherencia de la solución que plantea el
proyecto con el
problema o situación que se pretende resolver, y iv) el cumplimiento de los
lineamientos establecidos por la SDP para la formulación de proyectos.
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legal y/o jurídico, contable, fiscal,
histórico, científico y cultural
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PROYECTOS DE INVERSIÓN
Comunicación oficial externa informando la
validación de la información y el cierre del
sistema
Comunicación oficial de salida emitida por los servidores públicos de las
diferentes áreas de la entidad notificando la aprobación de la información.
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PROYECTOS DE INVERSIÓNCertificado de viabilidad de los proyectos de
inversión
Documento que determina la viabilidad de un proyecto en términos
económicos, técnicos, sociales, ambientales y legales.
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PROYECTOS DE INVERSIÓNComunicación interna solicitando modificaciones
al proyecto de inversión
Comunicación oficial escrita entre los servidores públicos de la entidad
solicitando ajustes al proyecto de inversión.
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legal y/o jurídico, contable, fiscal,
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PROYECTOS DE INVERSIÓNDocumento de modificaciones del proyecto de
inversión
Documento que evidencia las operaciones mediante las cuales la entidad
cambia los valores asignados a los proyectos de inversión, aumentado,
disminuyendo o creando nuevos montos, por traslados, reducciones o
adiciones.
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legal y/o jurídico, contable, fiscal,
histórico, científico y cultural
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PROYECTOS DE INVERSIÓNComunicación interna dando la viabilidad a las
modificaciones del proyecto de inversión
Comunicación oficial escrita entre los servidores públicos de la entidad
aprobando la viabilidad a las modificaciones del proyecto de inversión.
Serie Documental de Conservación
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legal y/o jurídico, contable, fiscal,
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PROYECTOS DE INVERSIÓNComunicación interna informando la negativa de
la modificación al proyecto de inversión
Comunicación oficial escrita entre los servidores públicos de la entidad
notificando denegación de la modificación al proyecto de inversión.
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legal y/o jurídico, contable, fiscal,
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PROYECTOS DE INVERSIÓNComunicación interna enviando las
modificaciones al proyecto de inversión
Comunicación oficial escrita entre los servidores públicos de la entidad
remitiendo las modificaciones al proyecto de inversión.
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legal y/o jurídico, contable, fiscal,
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PROYECTOS DE INVERSIÓN Proyecto de Inversión reformulado o modificado
Es la ficha de Estadísticas Básicas de Inversión EBI, que resume las
características centrales de un proyecto. En ella se debe plasmar la
información de la alternativa seleccionada en la evaluación del proyecto.
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legal y/o jurídico, contable, fiscal,
histórico, científico y cultural
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PROYECTOS DE INVERSIÓNComunicación interna solicitando ajustes a los
proyectos de inversión modificados
Comunicación oficial escrita entre los servidores públicos de la entidad
solicitando ajustes a los proyectos de inversión modificados.
Serie Documental de Conservación
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legal y/o jurídico, contable, fiscal,
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DigitalDisponible X
QUERELLAS Demanda
Documento mediante el cual se consolidan las memorias sobre el
incumplimiento de la ley para iniciar un proceso en materia civil y, requerir
una resolución judicial sobre las peticiones formuladas ante el Juez o
magistrado competente, constituyendo el primer acto que inicia la relación
procesal.
Serie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X X
Papel y
DigitalDisponible X
QUERELLAS Notificación de la audiencia
Documento por medio del cual se pone en conocimiento a las partes o a
terceras personas vinculadas de las decisiones tomadas y las citaciones que
emiten las dependencias del Poder Judicial.
Serie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X X
Papel y
DigitalDisponible X
QUERELLAS AudienciaDocumento mediante el cual se consignan las decisiones, actuaciones e
intervenciones durante la audiencia.
Serie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X X
Papel y
DigitalDisponible X
QUERELLAS Acta de inspección
Documento escrito en el que se hace contar el resultado de las
comprobaciones que, en cumplimiento de las órdenes emanadas de
determinados órganos de la administración pública, han sido efectuadas por
funcionario público, cualificado y legitimado para ello, referidas a la actividad
de la persona física o jurídica objeto de las actuaciones inspectoras.
Serie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X X
Papel y
DigitalDisponible X
QUERELLAS Decreto de pruebas (según sea el caso)Documento en el cual se establece toda decisión judicial fundada en las
pruebas practicadas de manera regular y oportuna.
Serie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X X
Papel y
DigitalDisponible X
QUERELLAS PronunciamientoOrden o declaración que emite un tribunal, un juez o una entidad a cargo de
juzgar.
Serie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X X
Papel y
DigitalDisponible X
QUERELLAS Lanzamiento
Documento en el cual se registra la acción de efectivizar la desocupación de
un inmueble por mandato judicial, si fuese necesario, con el apoyo de la
fuerza pública.
Serie Documental con valor
administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X X
Papel y
DigitalDisponible X
SISTEMA DE GESTIÓN
AMBIENTALMatriz de aspectos e impactos ambientales
Documento mediante el cual e identifican los actividades, productos y
servicios a fin de determinar aquellos que generan aspectos ambientales
significativos y controlar los mismos.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
histórico, científico y cultural
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SISTEMA DE GESTIÓN
AMBIENTAL
Comunicación oficial interna a la Dirección
Jurídica Distrital enviando el proyecto del acto
administrativo para su revisión
Documento donde se solicita la revisión y ajuste del acto administrativo
relacionado con la adopción de los documentos que hacen parte del SIG.
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Total con valor administrativo,
histórico, científico y cultural
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SISTEMA DE GESTIÓN
AMBIENTALActa concertación PIGA
Documento de carácter oficial que declara la condición legal de la secretaria,
la cual recoge los puntos discutidos y los acuerdos adoptados en Comité
PIGA.
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histórico, científico y cultural
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SISTEMA DE GESTIÓN
AMBIENTALInforme de seguimiento a la matriz de riesgos
Documento mediante el cual se realiza el seguimiento a la matriz de
aspectos e impactos ambientales, como resultado de la aplicación de los
controles operacionales.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
histórico, científico y cultural
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SISTEMA DE GESTIÓN
AMBIENTALDiagnóstico del Sistema de Gestión Ambiental
Documento que registra el conjunto de actividades que sirven como un
diagnóstico inicial de los procesos de calidad y mejora continua, que tiene
por objetivo determinar: Los procesos y actividades operativas y el flujo de
información interno y externo, los aspectos e impactos ambientales
relacionados, la legislación aplicable a las operaciones en el ámbito
ambiental, la gestión de residuos y su significancia y las situaciones de
emergencia y ocurrencia de accidentes e incidentes.
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histórico, científico y cultural
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SISTEMA DE GESTIÓN
AMBIENTAL
Acta de Reunión Diagnostico Sistema de Gestión
Ambiental
Documento que presenta resultados obtenidos y proporciona evidencia de
las actividades desempeñadas del SGA.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
histórico, científico y cultural
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SISTEMA DE GESTIÓN
AMBIENTAL
Comunicación oficial interna a las dependencias
enviando la información para la realización del
Diagnóstico
Comunicación oficial escrita entre los servidores públicos de la entidad
remitiendo la información para la realización del diagnóstico.
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Total con valor administrativo,
histórico, científico y cultural
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DigitalDisponible X
SISTEMA DE GESTIÓN
AMBIENTAL
Matriz de identificación de aspectos e impactos
ambientales
Documento que permite la identificación de las actividades, productos y
servicios a fin de determinar aquellos que generan aspectos ambientales
significativos y controlar los mismos.
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histórico, científico y cultural
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SISTEMA DE GESTIÓN
AMBIENTAL
Comunicación oficial interna al Comité Técnico
del Sistema de Gestión Ambiental para su
aprobación
Comunicación oficial escrita dirigida al Comité Técnico del Sistema de
Gestión Ambiental para la aprobación del diagnóstico.
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Total con valor administrativo,
histórico, científico y cultural
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DigitalDisponible X
SISTEMA DE GESTIÓN
AMBIENTALPlan de Acción Interno (UAESP)
Documento que tiene por objeto registrar las acciones tendientes al eficiente
manejo de los residuos sólidos producidos, tanto por la entidad, como por los
servidores pertenecientes a ellas, buscando como objetivo central su
adecuado aprovechamiento.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
histórico, científico y cultural
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DigitalDisponible X
SISTEMA DE GESTIÓN
AMBIENTALPlan Institucional de Gestión Ambiental -PIGA-
Instrumento de planeación que parte del análisis de la situación ambiental
institucional, con el propósito de brindar información y argumentos
necesarios para el planteamiento de acciones de gestión ambiental que
garanticen primordialmente el cumplimiento de los objetivos de eco
eficiencia establecidos en el Decreto 456 de 2008, entre otras acciones
ambientales que contemplen las entidades y aporten a la totalidad de los
objetivos ambientales establecidos en el PGA.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
histórico, científico y cultural
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SISTEMA DE GESTIÓN
AMBIENTAL
Informe de Gestión del Sistema de Gestión
Ambiental
Documento que evidencia la evaluación formal y sistemática efectuada por
la dirección para asegurar la adecuación y efectividad del SIG, permitiendo su
mejora continúa.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
histórico, científico y cultural
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DigitalDisponible X
SISTEMA DE GESTIÓN
AMBIENTAL
Comunicación oficial interna solicitando
información sobre el Sistema de Gestión
Ambiental
Comunicación oficial escrita entre los servidores públicos de la entidad
requiriendo información sobre el Sistema de Gestión Ambiental.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
histórico, científico y cultural
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DigitalDisponible X
SISTEMA DE GESTIÓN
AMBIENTAL
Comunicación oficial interna enviando la
información solicitada del Sistema de Gestión
Ambiental
Comunicación oficial escrita entre los servidores públicos de la entidad
remitiendo información solicitada del Sistema de Gestión Ambiental.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
histórico, científico y cultural
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DigitalDisponible X
SISTEMA DE GESTIÓN
AMBIENTALCertificaciones ambientales
Documento que constituye la certificación que garantiza la conservación de
los recursos naturales con el fin de dar un manejo sustentable en beneficio
del entorno natural.
Serie Documental de Conservación
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histórico, científico y cultural
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SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓNComunicación oficial interna
Documento mediante el cual se realiza una solicitud bajo el marco del
mejoramiento de los procesos institucionales, esta se puede presentar por
funcionarios, contratistas o entidades externas.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
histórico, científico y cultural
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DigitalDisponible X
SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓNPropuesta de documento
Es un boceto, también llamado borrador. Es un documento realizado de
forma esquemática y sin preocuparse de los detalles o terminaciones para
representar ideas, lugares, personas u objetos.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
histórico, científico y cultural
Español X XPapel y
DigitalDisponible X
SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN
Solicitud creación, modificaciones o eliminación
de documentos
Documento que se utiliza para registrar las solicitudes de modificación,
ajuste o modificación de los documentos que hacen parte del Sistema
Integrado de Gestión (datos, instrucciones, etc.).
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
histórico, científico y cultural
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DigitalDisponible X
SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓNActa de reunión levantamiento de información
Documento mediante el cual se conforma la memoria de la reunión en la
cual se realiza el levantamiento de la información sobre el proceso
institucional a mejorar o crear, los tiempos para realizarlo, la metodología a
utilizar y el producto esperado.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
histórico, científico y cultural
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DigitalDisponible X
SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN
Control de asistencia reunión de levantamiento
de información
Documento soporte en el cual se firma por cada asistente a la reunión de
levantamiento de información.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
histórico, científico y cultural
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DigitalDisponible X
SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓNDocumento Aprobado con código y versión
Documento oficial del Sistema Integrado de Gestión que reglamenta y
estandariza las actividades al interior de la entidad.
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Total con valor administrativo,
histórico, científico y cultural
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SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN
Comunicación oficial interna sobre solicitud y/o
envío de información
Comunicación oficial escrita entre los servidores públicos de la entidad
solicitando y/o enviando información.
Serie Documental de Conservación
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histórico, científico y cultural
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DigitalDisponible X
SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN
Comunicación oficial externa sobre solicitud y/o
envío de información
Documento de salida emitido por servidores públicos de las diferentes áreas
de la entidad solicitando y/o enviando información.
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SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓNResolución de adopción de solución
Documento mediante el cual se establece una actuación administrativa por
parte de la Dirección General en el cual se adopta una solución conforme a
un requerimiento presentado.
Serie Documental de Conservación
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SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓNControl Maestro de Documentos
Documento mediante el cual se conforma el Índice que describe
ordenadamente los documentos existentes y el estado de actualización se
encuentran, incluyendo código, nombre, fecha de aprobación y versión.
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histórico, científico y cultural
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DigitalDisponible X
SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN
Comunicación oficial interna divulgación de
solución
Comunicación oficial interna electrónica mediante la cual se le informa a
toda la entidad la ubicación del documento en la intranet, recordando la
necesidad de eliminar las copias de versiones anteriores.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
histórico, científico y cultural
Español X XPapel y
DigitalDisponible X
SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN
Actas de Asesoría del Sistema Integrado de
Gestión
Documento que presenta los resultados obtenidos y proporciona evidencia
de las actividades desempeñadas del SIG.
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Total con valor administrativo,
histórico, científico y cultural
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DigitalDisponible X
SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN
Comunicación oficial interna solicitando y/o
invitando a la reunión
Comunicación oficial escrita entre los servidores públicos de la entidad de
solicitud y/o invitación a la reunión.
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histórico, científico y cultural
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DigitalDisponible X
SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN
Correo institucional solicitando y/o invitando a la
reunión
Comunicación oficial generada, recibida, almacenada y/o enviada por medios
electrónicos, entre los servidores públicos de la entidad, solicitando y/o
invitando a la reunión.
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Total con valor administrativo,
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SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓNActa de la reunión Documento mediante el cual se conforma la memoria de la reunión.
Serie Documental de Conservación
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SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓNRegistro de asistencia Documento soporte en el cual se firma por cada asistente a la reunión.
Serie Documental de Conservación
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SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN
Comunicación oficial interna sobre creación,
fusión, modificación e implementación de los
Comités Técnicos
Comunicación oficial escrita entre los servidores públicos de la entidad
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
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DigitalDisponible X
SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓNPropuestas de actos administrativos
Es un boceto, también llamado borrador. Es un documento realizado de
forma esquemática y sin preocuparse de los detalles o terminaciones para
representar ideas, lugares, personas u objetos.
Serie Documental de Conservación
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DigitalDisponible X
SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓNActa de reunión Documento mediante el cual se conforma la memoria de la reunión.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
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SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓNRegistro de Asistencia Documento soporte en el cual se firma por cada asistente a la reunión.
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SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN
Comunicación oficial interna sobre solicitud y/o
envío de información a las dependencias
Comunicación oficial escrita entre los servidores públicos de la entidad
solicitando y/o enviando información a las dependencias.
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DigitalDisponible X
SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN
Comunicación oficial interna de envío de la
información de las dependencias a la Oficina
Asesora de Planeación
Comunicación oficial escrita entre los servidores públicos de la entidad
enviando información a la Oficina Asesora Jurídica.
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DigitalDisponible X
SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓNDiagnósticos del Sistema Integrado de Gestión
Conjunto de actividades que sirven como un diagnóstico inicial de los
procesos de calidad y mejora continua, que tiene por objetivos determinar el
nivel de avance por cada subsistema que integra el SIG.
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DigitalDisponible X
SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN
Comunicación oficial interna enviando el plan
Sistema Integrado de Gestión aprobado a las
dependencias
Comunicación oficial escrita entre los servidores públicos de la entidad de
envío del plan Sistema Integrado de Gestión aprobado a las dependencias.
Serie Documental de Conservación
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Español X XPapel y
DigitalDisponible X
SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓNPlan del Sistema Integrado de Gestión
Documento donde se determinan objetivos, metas, prioridades y estrategias
de manera general definidas para un periodo de tiempo para el SIG.
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histórico, científico y cultural
Español X XPapel y
DigitalDisponible X
SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN
Comunicación oficial interna invitando a reunión
a Gestores para presentar el Plan del Sistema
Integrado de Gestión
Comunicación oficial escrita entre los servidores públicos de la entidad de
invitación a reunión para presentación del Plan del Sistema Integrado de
Gestión.
Serie Documental de Conservación
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Español X XPapel y
DigitalDisponible X
SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓNActa de Reunión de avance
Documento mediante el cual se conforma la memoria de la reunión y se
registral el avance del Plan del Sistema Integrado de Gestión.
Serie Documental de Conservación
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DigitalDisponible X
SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓNRegistro de Asistencia
Documento en el cual se registra la presencia y participación de los
asistentes a la reunión.
Serie Documental de Conservación
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histórico, científico y cultural
Español X XPapel y
DigitalDisponible X
SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN
Comunicación oficial interna solicitando
requerimientos de parametrización e
implementación del sistema
Comunicación oficial escrita entre los servidores públicos de la entidad de
solicitud de requerimientos de parametrización e implementación del
sistema.
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DigitalDisponible X
SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN
Comunicación oficial externa solicitando
requerimientos de parametrización e
implementación del sistema
Documento de salida emitido por servidores públicos de las diferentes áreas
de la entidad solicitando requerimientos de parametrización e
implementación del sistema.
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Total con valor administrativo,
histórico, científico y cultural
Español X XPapel y
DigitalDisponible X
SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN
Comunicación oficial interna dando respuesta a
los requerimientos
Comunicación oficial escrita entre los servidores públicos de la entidad
respondiendo a los requerimientos.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
histórico, científico y cultural
Español X XPapel y
DigitalDisponible X
SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN
Comunicación oficial externa enviando respuesta
a los requerimientos de parametrización e
implementación del sistema
Documento de salida emitido por servidores públicos de las diferentes áreas
de la entidad remitiendo contestación a los requerimientos de
parametrización e implementación del sistema.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
histórico, científico y cultural
Español X XPapel y
DigitalDisponible X
SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓNActa de reunión
Documento en el cual se registran las observaciones, recomendaciones,
compromisos, tareas acordadas y las decisiones adoptadas antes y durante
el desarrollo de la reunión.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
histórico, científico y cultural
Español X XPapel y
DigitalDisponible X
SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓNRegistro de Asistencia
Documento en el cual se registra la presencia y participación de los
asistentes a la reunión.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
histórico, científico y cultural
Español X XPapel y
DigitalDisponible X
ATENCIÓN DE
EMERGENCIASGrabación magnetofónica
Medio tecnológico en el cual se registra el archivo de audio y otros formatos
de la información referente al evento, este medio se produce como soporte a
las actividades de evaluar el nivel de la emergencia, activar el grupo de
respuesta a la emergencia, Reportar a la alcaldía local, activar a las entidades
a nivel local para la atención de la emergencia, al montar puesto de mando
unificado en el sitio, activar al Gestor Local, activar a los grupos
especializados de la Entidades del Sistema Distrital para la Prevención y
Atención de Emergencias, al clasificar el evento determinado si se produjo
por un fenómeno de remoción en masa, inundación y/o colapso estructural,
para asignar recursos en el sitio, realizar el desplazamiento al sitio, reportar
llegada, para atender la emergencia y establecer las necesidades (cuando
aplique) de ayudas humanitarias, solicitar las mismas y reportar a la base la
información consolidada sobre la atención del evento, este medio se
almacena en el Servidor del IDIGER.
Serie Documental de Conservación
Total con valor legal, histórico,
científico y cultural
Español X Disponible X
ATENCIÓN DE
EMERGENCIASBitácora
Documento mediante el cual se registran las actividades realizadas frente a
una emergencia y los reportes generados a través del Sistema de
Información para la Gestión de Riesgos y Atención de Emergencias de Bogotá
- SIRE.
Serie Documental de Conservación
Total con valor legal, histórico,
científico y cultural
Español X Disponible X
ATENCIÓN DE
EMERGENCIASSIRE
Sistema de información que apoya la administración de la información
relacionada con el proceso de gestión de riesgo y atención de emergencias de
Bogotá.
Serie Documental de Conservación
Total con valor legal, histórico,
científico y cultural
Español X Electrónico Disponible X
ATENCIÓN DE
EMERGENCIASActa de Plan de Mando Unificado
Documento en el cual se consignarán las observaciones, recomendaciones,
conceptos técnicos formulados y las decisiones adoptadas antes y durante la
ejecución del evento.
Serie Documental de Conservación
Total con valor legal, histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
AYUDAS HUMANITARIASAyudas Humanitarias de
Carácter No PecuniarioRegistro SIRE
Sistema de Información para la Gestión y Atención de Emergencias - SIRE en
el cual se registran los eventos y/o emergencias que son recepcionados en la
sala de radios.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor legal,
histórico, científico y cultural
Español X Electrónico Disponible X
AYUDAS HUMANITARIASAyudas Humanitarias de
Carácter No Pecuniario
Formato de entrega de ayuda humanitaria de
carácter no pecuniario
Documento mediante el cual se registra la entrega de ayuda humanitaria de
carácter no pecuniario a una persona o familia.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor legal,
histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
AYUDAS HUMANITARIASAyudas Humanitarias de
Carácter No PecuniarioActa de entrega de ayuda humanitaria
Documento mediante el cual se registra la entrega de ayuda humanitaria a
una persona o familia.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor legal,
histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
AYUDAS HUMANITARIASAyudas Humanitarias de
Carácter No Pecuniario
Copia Cedula de Ciudadanía de quien recibe la
ayuda humanitariaFotocopia cédula de ciudadanía del beneficiario.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor legal,
histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
EVENTOS MASIVOS Inscripción en la Base de Datos SUGA
Registro del evento y documentación requerida en el Sistema Único de
Gestión de Aglomeraciones - SUGA, para la emisión en línea de los conceptos
técnicos o las autorizaciones necesarias para su licito desarrollo.
Serie Documental de Conservación
Total con valor legal, histórico,
científico y cultural
Español X XPapel y
DigitalDisponible X
EVENTOS MASIVOS Plan de Emergencia y Contingencia
Instrumento principal que define las políticas, sistemas de organización y
procedimientos generales aplicables para enfrentar de manera oportuna,
eficiente y eficaz las situaciones de calamidad, desastre o emergencia, en sus
distintas fases, con el fin de mitigar o reducir los efectos negativos o lesivos
de las situaciones que se presenten en la Organización.
Serie Documental de Conservación
Total con valor legal, histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
EVENTOS MASIVOS Comunicación oficial sobre ajustesComunicación oficial de salida, producida en desarrollo de las funciones
asignadas legalmente a la entidad, independientemente del medio utilizado.
Serie Documental de Conservación
Total con valor legal, histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
EVENTOS MASIVOS Concepto Favorable
Documento electrónico mediante el cual se acreditan los requisitos para
el/la organizador/a del evento en cumplimiento de las exigencias verificables
por cada entidad, dentro del marco de sus competencias específicas y de las
normas que regulan las funciones de cada una de ellas y en observancia de
las disposiciones del Decreto 192 de 2011.
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Total con valor legal, histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
EVENTOS MASIVOS Concepto Pendiente
Documento electrónico mediante el cual los requisitos no son acreditados
para la realización del evento y se precisarán las exigencias necesarias para la
emisión del concepto favorable.
Serie Documental de Conservación
Total con valor legal, histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
EVENTOS MASIVOS Concepto Desfavorable
Documento electrónico mediante el cual se informa que no se acredita el
cumplimiento de la totalidad de los requisitos por parte del/la organizador/a
de la actividad de aglomeración por lo cual no se da aval para la realización
del evento.
Serie Documental de Conservación
Total con valor legal, histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
EVENTOS MASIVOS Comunicación oficial de aprobaciónComunicación oficial de salida, producida en desarrollo de las funciones
asignadas legalmente a la entidad, independientemente del medio utilizado.
Serie Documental de Conservación
Total con valor legal, histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
EVENTOS MASIVOS Acta de Puesto de Mando Unificado (PMU)
Documento en el cual se consignarán las observaciones, recomendaciones,
conceptos técnicos formulados y las decisiones adoptadas antes y durante la
ejecución del evento.
Serie Documental de Conservación
Total con valor legal, histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
EVENTOS MASIVOS Informe sobre evento realizado
Documento mediante el cual se realizan las observaciones pertinentes
cuando se incumple en un evento al cambiar las condiciones o incumplir lo
establecido en el plan de contingencia.
Serie Documental de Conservación
Total con valor legal, histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
PLANESPlan Día de la Prevención
Distrital
Plan Institucional de Respuesta a Emergencias
(PIRE)
Herramienta de planeación que define los lineamientos para que la entidad
responda de manera adecuada y oportuna ante la ocurrencia de situaciones
de calamidad, desastre o emergencia mediante un esquema organizacional
efectivo.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
histórico, científico y cultural
Español X X Papel y Digital Disponible X
PLANESPlan Día de la Prevención
Distrital
Acta de reunión divulgación y sensibilización del
Plan de Emergencias de Bogotá
Documento que constituye la memoria de la reunión sobre la socialización
del Plan de Emergencias de Bogotá.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
histórico, científico y cultural
Español X X Papel y Digital Disponible X
PLANESPlan Día de la Prevención
Distrital
Listado de asistencia a reunión de divulgación y
sensibilización del Plan de Emergencias de Bogotá
Documento donde se registra la presencia y participación de los integrantes
e invitados de la reunión.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
histórico, científico y cultural
Español X X Papel y Digital Disponible X
PLANESPlan Día de la Prevención
Distrital
Ficha de campo (pertinencia, chequeo,
evaluación)
Documento de seguimiento y evaluación a las funciones desarrolladas para el
apoyo de actividades en simulaciones o simulacros.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
histórico, científico y cultural
Español X X Papel y Digital Disponible X
PLANESPlan Día de la Prevención
DistritalPlan de trabajo
Documento mediante el cual se establecen las actividades de planeación
para el desarrollo de las tareas de priorización y gradualidad del instrumento.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
histórico, científico y cultural
Español X X Papel y Digital Disponible X
PLANESPlan Día de la Prevención
Distrital
Instructivo metodológico simulacro Distrital
(Instituciones y Distrital)
Documento que contiene las instrucciones para la realización del simulacro
Distrital.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
histórico, científico y cultural
Español X X Papel y Digital Disponible X
PLANESPlan Día de la Prevención
Distrital
Acta de reunión sobre el diseño de ejercicios de
entrenamiento de simulacros y simulaciones
Documento que constituye la memoria de la reunión y reúne los detalles de
las actividades a desarrollar en simulacros y simulaciones .
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
histórico, científico y cultural
Español X X Papel y Digital Disponible X
PLANESPlan Día de la Prevención
Distrital
Listado de asistencia a reunión sobre el diseño
de ejercicios de entrenamiento de simulacros y
simulaciones
Documento donde se registra la presencia y participación de los integrantes
e invitados de la reunión.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
histórico, científico y cultural
Español X X Papel y Digital Disponible X
PLANESPlan Día de la Prevención
Distrital
Solicitud de requerimientos para el mes de
octubre
Comunicación oficial recibida de un Particular o una Entidad en la cual
solicitan requerimientos para el día de la prevención.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
histórico, científico y cultural
Español X X Papel y Digital Disponible X
PLANESPlan Día de la Prevención
Distrital
Comunicación de respuesta a solicitud de
requerimiento para el mes de octubre
Comunicación oficial mediante la cual se da respuesta a la solicitud de
requerimientos para el día de la prevención, donde se explica la viabilidad o
no del requerimiento solicitado.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
histórico, científico y cultural
Español X X Papel y Digital Disponible X
PLANES
Plan Institucional de
Respuesta a Emergencias -
PIRE
Plan Institucional de Respuesta a Emergencias -
(PIRE)
Herramienta de planeación que define los lineamientos para que la entidad
responda de manera adecuada y oportuna ante la ocurrencia de situaciones
de calamidad, desastre o emergencia mediante un esquema organizacional
efectivo.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
histórico, científico y cultural
Español X X XPapel, Digital y
ElectrónicoDisponible X
POLÍTICAS PARA LA
ATENCIÓN DE
EMERGENCIAS
Documento de Identificación de necesidadesDocumento en el cual se analizan las políticas existentes e identifican las
necesidades de emitir o actualizar instrumento de atención de emergencias.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
legal y/o jurídico, histórico,
científico y cultural
Español X X Papel y Digital Disponible X
POLÍTICAS PARA LA
ATENCIÓN DE
EMERGENCIAS
Informe de viabilidad
Documento en el cual se registra el resultado de la viabilidad después del
análisis de los aspectos técnico, jurídico y económico de la aplicabilidad en el
Distrito Capital para emitir o modificar la política.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
legal y/o jurídico, histórico,
científico y cultural
Español X X Papel y Digital Disponible X
POLÍTICAS PARA LA
ATENCIÓN DE
EMERGENCIAS
Guía de actuación en respuesta a una emergencia
Documento mediante el cual se establecen las pautas de orientación sobre
la actuación interinstitucional o interpersonal en una emergencia,
enmarcadas en la normatividad vigente.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
legal y/o jurídico, histórico,
científico y cultural
Español X X Papel y Digital Disponible X
POLÍTICAS PARA LA
ATENCIÓN DE
EMERGENCIAS
Protocolo de respuesta a emergencias
Documento mediante el cual se establece el acuerdo operativo
interinstitucional, este documento de elabora en conjunto con las demás
Entidades involucradas.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
legal y/o jurídico, histórico,
científico y cultural
Español X X Papel y Digital Disponible X
POLÍTICAS PARA LA
ATENCIÓN DE
EMERGENCIAS
Plan de emergencia y contingencia
Documento mediante el cual se describe el conjunto de acciones
preestablecidas para la respuesta a situaciones de emergencia y desastre en
el Distrito Capital.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
legal y/o jurídico, histórico,
científico y cultural
Español X X Papel y Digital Disponible X
POLÍTICAS PARA LA
ATENCIÓN DE
EMERGENCIAS
Solicitud actualización contenidos Web
Comunicación oficial mediante la cual se realiza la solicitud de actualización
del sistema SIRE por emisión o actualización de una directriz relacionada con
la Gestión Integral del Riesgos.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
legal y/o jurídico, histórico,
científico y cultural
Español X X Papel y Digital Disponible X
SIMULACIONES DE
EMERGENCIAS
Solicitud de acompañamiento en simulación de
emergencia
Comunicación oficial mediante la cual se realiza el requerimiento de un
Particular o una Entidad para que se acompañe en un simulacro de
emergencia.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
legal y/o jurídico, histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
SIMULACIONES DE
EMERGENCIASSolicitud de información faltante
Comunicación oficial mediante la cual se informa a la entidad sobre los
documentos faltantes y se pide la remisión de ellos.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
legal y/o jurídico, histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
SIMULACIONES DE
EMERGENCIASActa de reunión desarrollo de simulaciones
Documento mediante el cual se constituye la memoria de la reunión en la
que se revisa la solicitud y/o documentos anexos, de acuerdo a la guía para
el desarrollo de simulacros.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
legal y/o jurídico, histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
SIMULACIONES DE
EMERGENCIAS
Lista de pertinencia para acompañamiento a
simulaciones
Documento en el cual se evalúa el cumplimiento de requisitos previos por
una Entidad y se define el acompañamiento a un simulacro de emergencia.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
legal y/o jurídico, histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
SIMULACIONES DE
EMERGENCIAS
Comunicación oficial de recomendaciones de
ajustes en el plan de trabajo y de información
sobre no acompañamiento en la simulación de
emergencia
Comunicación oficial que contiene las recomendaciones y ajustes al plan de
trabajo y la información sobre el no acompañamiento a la simulación de
emergencia.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
legal y/o jurídico, histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
SIMULACIONES DE
EMERGENCIAS
Comunicación oficial de negación de
acompañamiento en simulación de emergencia y
de solicitud de informe
Comunicación oficial mediante la cual se informa al particular o la entidad,
sobre la no asistencia del profesional de preparativos del IDIGER y se solicita
informar de la simulación mediante informe.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
legal y/o jurídico, histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
SIMULACIONES DE
EMERGENCIASInforme de actividades del ejercicio
Documento que contiene la descripción y evaluación de todo lo observado y
desarrollado durante la simulación.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
legal y/o jurídico, histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
SIMULACIONES DE
EMERGENCIASLista de chequeo para simulación
Documento en el cual se realiza la verificación de recursos humanos y
técnicos disponibles para realización de simulacro de emergencia.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
legal y/o jurídico, histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
SIMULACIONES DE
EMERGENCIASEvaluación de simulaciones
Documento que da a conocer el detalle y resultado de las actividades
desarrolladas en la simulación de emergencia.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
legal y/o jurídico, histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
SIMULACIONES DE
EMERGENCIAS
Evaluación de apoyo para simulación de
emergencia
Documento mediante el cual se evalúa la calidad del apoyo dado en la
simulación de emergencia, teniendo en cuenta las conclusiones del ejercicio
realizado por parte de la entidad o particular solicitante del apoyo e IDIGER.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
legal y/o jurídico, histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
SIMULACIONES DE
EMERGENCIAS
Informe general de evaluación de simulación de
emergencia
Documento que contiene la descripción y evaluación de todo lo observado y
desarrollado durante la simulación de emergencia.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
legal y/o jurídico, histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
SIMULACROS DE
EMERGENCIAS
Solicitud de acompañamiento en simulacro de
emergencia
Comunicación oficial mediante la cual se realiza el requerimiento de un
Particular o una Entidad para que se acompañe en un simulacro de
emergencia.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
legal y/o jurídico, histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
SIMULACROS DE
EMERGENCIAS
Acta de reunión revisión inicial de acuerdo a la
guía para el desarrollo de simulacros
Documento mediante el cual se constituye la memoria de la reunión en la
que se revisa la solicitud y/o documentos anexos, de acuerdo a la guía para
el desarrollo de simulacros.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
legal y/o jurídico, histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
SIMULACROS DE
EMERGENCIASSolicitud de información complementaria
Comunicación oficial mediante la cual se informa a la entidad sobre los
documentos faltantes y se pide la remisión de ellos.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
legal y/o jurídico, histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
SIMULACROS DE
EMERGENCIAS
Lista de pertinencia para acompañamiento a
simulacros
Documento en el cual se evalúa el cumplimiento de requisitos previos por
una Entidad y se define el acompañamiento a un simulacro de emergencia.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
legal y/o jurídico, histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
SIMULACROS DE
EMERGENCIAS
Comunicación de aprobación o negación de
acompañamiento en simulacro
Comunicación oficial mediante la cual se informa al particular o a la entidad
que es o no viable el acompañamiento solicitado.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
legal y/o jurídico, histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
SIMULACROS DE
EMERGENCIAS
Comunicación oficial sobre no asistencia de
profesional de preparativos
Comunicación oficial mediante la cual se informa al particular o a la entidad
solicitante la no asistencia de profesional de preparativos y se solicita
reporte del ejercicio.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
legal y/o jurídico, histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
SIMULACROS DE
EMERGENCIASLista de chequeo para simulacro
Documento en el cual se realiza la verificación de recursos humanos y
técnicos disponibles para realización de simulacro de emergencia.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
legal y/o jurídico, histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
SIMULACROS DE
EMERGENCIASEvaluación del simulacro
Documento que da a conocer el detalle y resultado de las actividades
desarrolladas en un simulacro de emergencia.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
legal y/o jurídico, histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
SIMULACROS DE
EMERGENCIAS
Evaluación de apoyo para simulacro de
emergencia
Documento que evalúa la calidad del apoyo dado en un simulacro de
emergencia.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
legal y/o jurídico, histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
SIMULACROS DE
EMERGENCIAS
Informe general de evaluación de simulacro de
emergencia
Documento que contiene la descripción y evaluación de todo lo observado
durante el simulacro.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
legal y/o jurídico, histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
ACTASActas de Comité Local de
EmergenciasActa de comité local de emergencia
Documento mediante el cual se recopilan las decisiones y la memoria del
comité local de emergencia, en los cuales tanto entidades públicas como
privadas realizan planes, programas, proyectos y acciones específicas, con el
objetivo central de asegurar el manejo integral de riegos en Bogotá.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
ACTASActas de Comité Local de
EmergenciasSoportes
Documentos que soportan las decisiones tomadas, actividades a desarrollar
y los avances frente a una acción durante el comité, estos documentos son
ocasionales de acuerdo a las actuaciones dentro del comité local de
emergencia.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
AYUDAS HUMANITARIASAyudas Humanitarias de
Carácter Pecuniario
Solicitud de evacuación o restricción parcial de
uso
Comunicación oficial mediante la cual se describe el estado de alerta en que
se encuentra un predio, este documento es soporte para el tramite de
relocalización transitoria.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
contable, fiscal, histórico, científico
y cultural
Español X Papel Disponible X
AYUDAS HUMANITARIASAyudas Humanitarias de
Carácter Pecuniario
Planilla atención social IDIGER para la entrega de
ayuda humanitaria de carácter pecuniario
Documento en el cual se describe la atención que se presta a un núcleo
familiar en el cual se verifica el antecedente y se da tramite a la ayuda
humanitaria.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
contable, fiscal, histórico, científico
y cultural
Español X Papel Disponible X
AYUDAS HUMANITARIASAyudas Humanitarias de
Carácter PecuniarioDeclaración de otorgamiento de ayuda
Documento oficial por el cual el beneficiario notifica mediante la declaración
el otorgamiento de la ayuda humanitaria por la afectación durante un evento
determinado a su predio, esta declaración irá acompañada por la fotocopia
de la cedula del responsable de la familia evacuada y del responsable del
predio que recibe a la familia evacuada.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
contable, fiscal, histórico, científico
y cultural
Español X Papel Disponible X
AYUDAS HUMANITARIASAyudas Humanitarias de
Carácter PecuniarioHoja de ruta expediente
Documento mediante el cual se enlistan las actividades para el tramite de
pago de ayuda de relocalización transitoria, en este documento se verifican
los documentos para el tramite de ayuda humanitaria.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
contable, fiscal, histórico, científico
y cultural
Español X Papel Disponible X
AYUDAS HUMANITARIASAyudas Humanitarias de
Carácter Pecuniario
Base de datos evacuación y relocalización
transitoria
Documento electrónico en el cual se consolidan los datos sobre las ayudas
humanitarias suministradas y negadas, esta conformada por los siguientes
campos: beneficiario, # acta, fecha acta, dirección de donde fue evacuado,
dirección a donde fue trasladado, receptor de la ayuda, localidad, barrio,
resolución, valor, # Certificado de Disponibilidad Presupuestal, # Registro
Presupuestal, fecha de inicio, duración, orden de pago.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
contable, fiscal, histórico, científico
y cultural
Español X Electrónico Disponible X
AYUDAS HUMANITARIASAyudas Humanitarias de
Carácter PecuniarioCertificado de Disponibilidad Presupuestal
Documento mediante el cual se garantiza la existencia de apropiación
presupuestal disponible y libre de afectación para la entrega de la ayuda
humanitaria de carácter pecuniario.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
contable, fiscal, histórico, científico
y cultural
Español X Papel Disponible X
AYUDAS HUMANITARIASAyudas Humanitarias de
Carácter PecuniarioCertificado de registro presupuestal
Documento mediante el cual se afecta en forma definitiva la apropiación de
un rubro, garantizando que sólo se utilizará para la ayuda humanitaria de
carácter pecuniario.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
contable, fiscal, histórico, científico
y cultural
Español X Papel Disponible X
AYUDAS HUMANITARIASAyudas Humanitarias de
Carácter PecuniarioOrden de pago
Documento mediante el cual se ordena el pago de la ayuda humanitaria;
debe estar soportado por el CDP, RP y la Resolución ordenando el pago.
Subserie Documental de
Conservación Total con valor
administrativo, legal y/o jurídico,
contable, fiscal, histórico, científico
y cultural
Español X Papel Disponible X
FICHAS TÉCNICAS DE
INGRESOFicha técnica de ingreso
Documento en el cual se identifica la información básica del predio, la
ubicación, estructura de la vivienda, documentos técnicos de inclusión,
registro fotográfico, esquemas de la estructura de la vivienda y población por
vivienda.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
legal y/o jurídico, histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
INSTRUMENTOS
PEDAGÓGICOS PARA LA
GESTIÓN INTEGRAL DEL
RIESGO
Solicitud apropiación de la gestión integral del
riesgo
Comunicación oficial mediante el cual la comunidad y/o los sectores
identifican y comunican a la Entidad una necesidad de acompañamiento
frente al fortalecimiento de las capacidades sectoriales y/o organizacionales
en la gestión del riesgo.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
histórico, científico y cultural
Español X X Papel y Digital Disponible X
INSTRUMENTOS
PEDAGÓGICOS PARA LA
GESTIÓN INTEGRAL DEL
RIESGO
Acta de identificación de necesidades para la
apropiación integral del riesgo
Documento mediante el cual la Entidad identifica una necesidad de
acompañamiento frente al fortalecimiento de las capacidades sectoriales y
organizacionales en la gestión del riesgo.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
histórico, científico y cultural
Español X X Papel y Digital Disponible X
INSTRUMENTOS
PEDAGÓGICOS PARA LA
GESTIÓN INTEGRAL DEL
RIESGO
Acta de reunión educación
Documento mediante el cual se establece la viabilidad de una nueva acción,
a nivel técnico y financiero y se determinan los recursos técnicos para
elaborar un instrumento pedagógico para la gestión integral del riesgo.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
histórico, científico y cultural
Español X X Papel y Digital Disponible X
INSTRUMENTOS
PEDAGÓGICOS PARA LA
GESTIÓN INTEGRAL DEL
RIESGO
Listado de asistencia reunión educaciónDocumento soporte en el cual se firma por cada asistente a la reunión de
educación.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
histórico, científico y cultural
Español X X Papel y Digital Disponible X
INSTRUMENTOS
PEDAGÓGICOS PARA LA
GESTIÓN INTEGRAL DEL
RIESGO
Acta de reunión seguimiento desarrollo
herramienta pedagógica
Documento en el cual se revisa y realiza el seguimiento de las etapas de
diseño y desarrollo de la acción, en caso de ser realizado por un tercero esta
acta hará parte del contrato.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
histórico, científico y cultural
Español X X Papel y Digital Disponible X
INSTRUMENTOS
PEDAGÓGICOS PARA LA
GESTIÓN INTEGRAL DEL
RIESGO
Listado de asistencia reunión seguimiento de la
herramienta pedagógica
Es el documento soporte en el cual se firma por cada asistente a la reunión
seguimiento del instrumento pedagógico para la gestión integral del riesgo.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
histórico, científico y cultural
Español X X Papel y Digital Disponible X
INSTRUMENTOS
PEDAGÓGICOS PARA LA
GESTIÓN INTEGRAL DEL
RIESGO
Plan de acción prueba piloto Documento que define los lineamientos para el desarrollo de la prueba piloto
sobre el instrumento pedagógico para la gestión integral del riesgo.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
histórico, científico y cultural
Español X X Papel y Digital Disponible X
INSTRUMENTOS
PEDAGÓGICOS PARA LA
GESTIÓN INTEGRAL DEL
RIESGO
Plan de trabajo
Documento mediante el cual se realiza la planeación para el desarrollo de las
actividades a realizar para la implementación del instrumento pedagógico
para la gestión integral del riesgo.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
histórico, científico y cultural
Español X X Papel y Digital Disponible X
INSTRUMENTOS
PEDAGÓGICOS PARA LA
GESTIÓN INTEGRAL DEL
RIESGO
Control de asistencia formación en la Gestión
Integral del Riesgo
Documento en el cual se controla la asistencia a los talleres programados
sobre formación en la gestión integral del riesgo.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
histórico, científico y cultural
Español X X Papel y Digital Disponible X
INSTRUMENTOS
PEDAGÓGICOS PARA LA
GESTIÓN INTEGRAL DEL
RIESGO
Solicitud de certificación Documento mediante el cual el usuario solicita a la Entidad la certificación
sobre su asistencia al taller de formación en la gestión integral del riesgo.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
histórico, científico y cultural
Español X X Papel y Digital Disponible X
INSTRUMENTOS
PEDAGÓGICOS PARA LA
GESTIÓN INTEGRAL DEL
RIESGO
Certificado de asistencia taller formación en la
gestión integral del riesgo
Documento que se emite como certificación de la asistencia al taller de
formación en la gestión integral del riesgo.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
histórico, científico y cultural
Español X X Papel y Digital Disponible X
PROGRAMAS DE
REASENTAMIENTO
Comunicación sobre inclusión en el programa de
reasentamiento
Comunicación oficial mediante la cual se recomienda a las familias al
programa de reasentamiento, que tienen prioridad técnica definida, después
de la revisión de los antecedentes o de acuerdo a un fallo del juzgado en
donde se especifique que la familia debe ser incluida dentro del programa.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
legal y/o jurídico, histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
PROGRAMAS DE
REASENTAMIENTO
Comunicación interna sobre actualización de la
cobertura
Comunicación oficial interna mediante la cual se informa al área de
informática la cobertura de predios en alto riesgo no mitigables para que sea
actualizada en la Base de datos.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
legal y/o jurídico, histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
PROGRAMAS DE
REASENTAMIENTO
Comunicación negación de inclusión al programa
de reasentamiento
Comunicación oficial mediante la cual se informa al usuario que no ha sido
aceptado para el programa de reasentamiento y se le indica los demás
programas a los que podría acceder.
Serie Documental de Conservación
Total con valor administrativo,
legal y/o jurídico, histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
ASISTENCIA TÉCNICA DEL
RIESGOAsistencia Técnica del Evento Reporte del evento
Documento que informa riesgo inminente de fenómenos de remoción en
masa, estructural y/o inundación
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ASISTENCIA TÉCNICA DEL
RIESGOAsistencia Técnica del Evento Formulario de visita en campo del evento
Documento que recopila la información de la visita técnica correspondiendo
únicamente a lo observado en campo y los datos que suministre quien este
en el predio
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ASISTENCIA TÉCNICA DEL
RIESGOAsistencia Técnica del Evento
Registro fotográfico de la condición del riesgo del
evento
Son imágenes tomadas en visitas de campo a los diferentes puntos para
registrar el estado actual de los predios o zona a intervenir y realizar el
respectivo seguimiento.
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ASISTENCIA TÉCNICA DEL
RIESGOAsistencia Técnica del Evento
Acta de visita para evacuación y/o restricción
parcial de uso (Informe)
Documento que registra la recomendación de evacuación o el uso parcial de
una unidad habitacional
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ASISTENCIA TÉCNICA DEL
RIESGOAsistencia Técnica del Evento Solicitud de ayudas humanitarias
Documento que registra las necesidades de un afectado por situación de
emergencia para efectuar la entrega de la ayuda humanitaria
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ASISTENCIA TÉCNICA DEL
RIESGO
Asistencia Técnica para
Prevención del RiesgoSolicitud de asistencia técnica del riesgo Documento externo solicitando asistencia técnica del riesgo
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ASISTENCIA TÉCNICA DEL
RIESGO
Asistencia Técnica para
Prevención del RiesgoPlanilla de control de reparto
Documento que relaciona los documentos de entrada asignados a cada una
de las áreas de la Entidad
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ASISTENCIA TÉCNICA DEL
RIESGO
Asistencia Técnica para
Prevención del Riesgo
Acta de visita técnica evacuación y/o restricción
parcial de uso ( Según sea el caso)
Documento que registra la visita técnica de evacuación o uso parcial de una
unidad habitacional y las recomendaciones brindadas a los habitantes de la
casa que se encuentra en riesgo
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ASISTENCIA TÉCNICA DEL
RIESGO
Asistencia Técnica para
Prevención del Riesgo
Registro fotográfico de la condición de riesgo
(según sea el caso)
Son imágenes tomadas en visitas de campo a los diferentes puntos para
registrar el estado actual de los predios o zona a intervenir y realizar el
respectivo seguimiento.
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Eliminación, no posee valores
secundarios
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ASISTENCIA TÉCNICA DEL
RIESGO
Asistencia Técnica para
Prevención del Riesgo
Formulario de visita presentando las
recomendaciones iniciales (documento de apoyo
a la función)
Documento que presenta recomendaciones iniciales que deben
implementarse de manera inmediata por parte de los responsables de los
predios visitados, por
parte de las entidades del SDPAE o por quien corresponda
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Eliminación, no posee valores
secundarios
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ASISTENCIA TÉCNICA DEL
RIESGO
Asistencia Técnica para
Prevención del RiesgoSolicitud de evacuación y restricción
Documento en el que se registra la recomendación de evacuación o el uso
parcial de una unidad habitacional
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Eliminación, no posee valores
secundarios
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ASISTENCIA TÉCNICA DEL
RIESGO
Asistencia Técnica para
Prevención del RiesgoOficio de respuesta oficial
Documento emitido por la Entidad dando respuesta a la solicitud de
evacuación y restricción
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Eliminación, no posee valores
secundarios
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ASISTENCIA TÉCNICA DEL
RIESGO
Asistencia Técnica para
Prevención del RiesgoOficio remisorio del diagnóstico técnico
Documento que remite la evidencia del análisis efectuado en un área o
terreno señalado para determinar y recomendar las medidas o acciones
inmediatas para su mitigación
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Eliminación, no posee valores
secundarios
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ACTASActas de Reunión para
Estudios Técnicos de RiesgoActa
Documento que registra la información de la emergencia reportada por el
profesional a cargo y responsable de Asistencia Técnica
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Eliminación, no posee valores
secundarios
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CONCEPTOSConceptos Técnicos Amenaza
RuinaComunicación oficial recibida
Documento que solicita la emisión de un concepto técnico, remitido por una
alcaldía local o una inspección de policía distrital
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Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
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CONCEPTOSConceptos Técnicos Amenaza
Ruina
Registro Sistemático (Excel) - Inventario de
solicitudes de emisión de conceptos técnicos de
amenaza ruina
Listado que registra las solicitudes de emisión de conceptos de amenaza de
ruina
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histórico, científico y cultural
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CONCEPTOSConceptos Técnicos Amenaza
RuinaComunicación oficial de salida para respuesta
Documento que comunica a la alcaldía local o la inspección de policía la
fecha de la visita
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Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
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CONCEPTOSConceptos Técnicos Amenaza
RuinaRegistro fotográfico
Imágenes tomadas en las visitas de campo a los diferentes puntos para
registrar el estado actual de los predios (estructuras y edificaciones)
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Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
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CONCEPTOSConceptos Técnicos Amenaza
RuinaComunicación Respuesta Oficial (RO)
Comunicación oficial de respuesta donde después de revisado el concepto
técnico, se envía la carta remisoria
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Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
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CONCEPTOSConceptos Técnicos Amenaza
RuinaMapas de localización
Representación gráfica del sector donde se encuentra el predio, Generado
por medio del Sistema de Información del SIRE
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Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
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CONCEPTOSConceptos Técnicos Amenaza
RuinaConcepto Técnico de Amenaza Ruina
Documento técnico mediante el cual se describe el sistema estructural del
inmueble a conceptuar, el estado de obsolescencia del mismo y se concluye
si el inmueble amenaza o no ruina y se dan las recomendaciones pertinentes
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histórico, científico y cultural
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CONCEPTOS
Conceptos Técnicos de
Licencias de Urbanismo y
Construcción
Solicitud de emisión de concepto técnico de
licencias de urbanismo y construcción
Documento remitido al IDIGER por la constructora interesada en obtener el
concepto relacionado con el trámite de una licencia urbanística, junto con el
formato de verificación de información revisión de estudios de remoción en
masa y los documentos requeridos en el formulario para adelantar el trámite
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histórico, científico y cultural
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CONCEPTOS
Conceptos Técnicos de
Licencias de Urbanismo y
Construcción
Registro Sistemático (Excel) control de conceptos
técnicosHoja de Excel que registra cada uno de los conceptos técnicos emitidos
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histórico, científico y cultural
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CONCEPTOS
Conceptos Técnicos de
Licencias de Urbanismo y
Construcción
Planilla de programación de disponibilidad de
vehículo para visitas de campo
Documento que agenda el móvil con la Coordinación Administrativa
indicando fecha y hora de la visita
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histórico, científico y cultural
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CONCEPTOS
Conceptos Técnicos de
Licencias de Urbanismo y
Construcción
Solicitud de Información Geográfica
Requerimiento hecho a la Oficina de TIC y SIRE solicitando la información
predial y de localización, diligenciando el formato de solicitud de información
geográfica que se encuentra en la intranet
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histórico, científico y cultural
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CONCEPTOS
Conceptos Técnicos de
Licencias de Urbanismo y
Construcción
Mapas de localización del proyecto en el plano
normativo de amenaza por remoción en masa
Plano con la localización del barrio, desarrollo o plan parcial en el mapa de
amenaza según la temática correspondiente del Plan de Ordenamiento
Territorial, incluyendo la distribución predial, solicitado por la intranet del
IDIGER a la Oficina TICS
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histórico, científico y cultural
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CONCEPTOS
Conceptos Técnicos de
Licencias de Urbanismo y
Construcción
Documentos técnicos análogos y digitalesPlanos y documentos técnicos suministrados por el área de tecnologías y
ubicados en el SIRE
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histórico, científico y cultural
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CONCEPTOS
Conceptos Técnicos de
Licencias de Urbanismo y
Construcción
Concepto técnico sobre necesidad de estudios
detallados de amenaza y riesgo por fenómenos
de remoción en masa dentro del trámite de
licencia urbanística
Documento que manifiesta la necesidad de presentar estudios detallados de
amenaza y riesgo por fenómenos de remoción en masa dentro del trámite de
licencia ambiental
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histórico, científico y cultural
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CONCEPTOS
Conceptos Técnicos de
Licencias de Urbanismo y
Construcción
Comunicación de Respuesta Oficial (RO)
Documento remitido a la Constructora que esta solicitando el Concepto
Técnico, informando que el estudio no contiene los requisitos mínimos para
su revisión, comunicando la situación para su corrección
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histórico, científico y cultural
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CONCEPTOS
Conceptos Técnicos para la
Planificación Sectorial y
Territorial
Acta de reunión o comunicación oficial de
solicitud
Documento que nace del comité técnico de legalización y regularización o el
comité de planes parciales, a través de estos se solicita al IDIGER el concepto
técnico, aportando la cartografía aprobada y demás información que se
requiera
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histórico, científico y cultural
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CONCEPTOS
Conceptos Técnicos para la
Planificación Sectorial y
Territorial
Listado de asistencia Documento que relaciona los asistentes a los comités de planes parciales o
técnico de legalización
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histórico, científico y cultural
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CONCEPTOS
Conceptos Técnicos para la
Planificación Sectorial y
Territorial
Acta de ReuniónDocumento que registra los temas tratados y acuerdos adoptados en los
comités de legalización y regularización y de planes parciales
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histórico, científico y cultural
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CONCEPTOS
Conceptos Técnicos para la
Planificación Sectorial y
Territorial
Comunicación Interna o Correo Electrónico
Documento emitido por la Entidad informando los temas tratados y las
conclusiones a que se llego en los comités de legalización y regularización de
planes parciales
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histórico, científico y cultural
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CONCEPTOS
Conceptos Técnicos para la
Planificación Sectorial y
Territorial
Oficio (Carta remisoria) o Comunicación Interna
Documento que informa al Comité Técnico de Legalización y regularización o
planes parciales con copia Oficina Asesora de Planeación, que el concepto
técnico no se llevará a cabo en la fecha correspondiente
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histórico, científico y cultural
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CONCEPTOS
Conceptos Técnicos para la
Planificación Sectorial y
Territorial
Correo electrónico enviado de forma automática
por la intranet en el que se asigna número de
solicitud de la información geográfica
Documento electrónico enviado por la intranet asignando número de
solicitud de la información geográfica para la emisión del concepto
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histórico, científico y cultural
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CONCEPTOS
Conceptos Técnicos para la
Planificación Sectorial y
Territorial
Inventario de Antecedentes Inventario de viviendas para la evaluación de la vulnerabilidad física
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histórico, científico y cultural
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CONCEPTOS
Conceptos Técnicos para la
Planificación Sectorial y
Territorial
Registro fotográfico Imágenes tomadas en las visitas de campo a los diferentes puntos para
registrar la vulnerabilidad física de las viviendas
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CONCEPTOS
Conceptos Técnicos para la
Planificación Sectorial y
Territorial
Información cartográfica básica actualizada
incluyendo inventario de prediosDocumento que presenta la información cartográfica básica, actualizada
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Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
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CONCEPTOS
Conceptos Técnicos para la
Planificación Sectorial y
Territorial
Planos y/o Tablas Documentos que sintetizan los resultados obtenidos de las evaluaciones de
amenaza, vulnerabilidad física y riesgos
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Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
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CONCEPTOS
Conceptos Técnicos para la
Planificación Sectorial y
Territorial
Fichas levantamiento de predios Formato establecido por la Entidad utilizado para consignar la información
referente a los predios, como es localidad, nomenclatura, manzana, lote, etc.
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Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
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CONCEPTOS
Conceptos Técnicos para la
Planificación Sectorial y
Territorial
Concepto Técnico para Programa de Legalización
y Regularización de Barrios
Documento técnico que reconoce, la existencia de un asentamiento humano,
aprueba planos, regulariza y expide la reglamentación para los desarrollos
humanos realizados clandestinamente, sin perjuicio de la responsabilidad
penal, civil y administrativa de los comprometidos
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Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
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CONCEPTOS
Conceptos Técnicos para la
Planificación Sectorial y
Territorial
Concepto Técnico Programa de Planes Parciales
Documento técnico que desarrolla y complementa las disposiciones de los
planes de reordenamiento territorial para áreas determinadas del suelo
urbano y para las áreas incluidas en el suelo de expansión urbana
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Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
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CONCEPTOS
Conceptos Técnicos para la
Planificación Sectorial y
Territorial
Carta Remisoria del concepto Documento emitido por la Entidad remitiendo el Concepto Técnico de
Programa de Planes Parciales
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CONCEPTOS
Conceptos Técnicos para la
Planificación Sectorial y
Territorial
Solicitud correo electrónico
Sistema de comunicación electrónico que informa a la Entidad solicitante, o
al Comité Técnico de Legalización y regularización o planes parciales, con
copia a la Oficina Asesora de Planeación, que el Concepto Técnico no se
llevara a cabo en la fecha estipulada
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Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
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DIAGNÓSTICOS TÉCNICOS
DE RIESGODiagnóstico técnico del riesgo
Documento Técnico que recomienda una evacuación o restricción, cuando se
entregan ayudas humanitarias o de estabilización temporal y cuando se
recomienda la inclusión en el programa de reasentamientos o en la base de
sitios para intervención
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científico y cultural
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DIAGNÓSTICOS TÉCNICOS
DE RIESGOComunicación remisoria de diagnóstico técnico
Documento emitido por la Entidad remitiendo el Diagnóstico Técnico a quien
lo haya solicitado
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Total con valores histórico,
científico y cultural
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ESTUDIOS TÉCNICOS DE
RIESGOActa de Reunión Estudios Técnicos
Documento que registra las decisiones y compromisos tomados en las
reuniones efectuadas en las áreas para determinar la necesidad de realizar
estudios de riesgos
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científico y cultural
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ESTUDIOS TÉCNICOS DE
RIESGOListado de asistencia reunión educación Documento que registra los asistentes a la reunión de educación
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Total con valores histórico,
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ESTUDIOS TÉCNICOS DE
RIESGO
Formato diligenciado Presentación de la
necesidad de estudios
Documento que define la necesidad y el objeto de estudios de riesgo a
realizar
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científico y cultural
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ESTUDIOS TÉCNICOS DE
RIESGOComunicación oficial interna
Documento emitido por el grupo de Estudios y Conceptos Técnicos del Riesgo
a la Subdirección de Análisis para aprobación y firma
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científico y cultural
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ESTUDIOS TÉCNICOS DE
RIESGOActa de entrega Final
Formato establecido por la Entidad utilizado por el consultor para la entrega
final del estudio técnico
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científico y cultural
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ESTUDIOS TÉCNICOS DE
RIESGO
Solicitud de Ingreso de Documentos al Centro de
Documentación e Información - CDI
Formato establecido por la Entidad solicitando el Ingreso de los Documentos
al CDI
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científico y cultural
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ESTUDIOS TÉCNICOS DE
RIESGO
Formato diligenciado de Validación de Productos
de Información
Validación de Productos de Información (Convenio y/o Contratos de ciencia
y tecnología)
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Total con valores histórico,
científico y cultural
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ESTUDIOS TÉCNICOS DE
RIESGOEstudio de Riesgo
Análisis pormenorizado de los factores de riesgo en una determinada zona o
sector, con el fin de obtener insumos para la formulación de estrategias
Distritales y toma de decisiones, en el marco de la gestión integral del riesgo
Serie Documental de Conservación
Total con valores histórico,
científico y cultural
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ESTUDIOS TÉCNICOS DE
RIESGOActa liquidación del contrato
Documento que registra la liquidación del contrato por parte del supervisor
de conformidad con lo establecido en la Ley
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Total con valores histórico,
científico y cultural
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ESTUDIOS TÉCNICOS DE
RIESGOComunicación Oficial Interna
Documento emitido por el Supervisor del Contrato remitiendo el acta de
liquidación para que sea incluida en el expediente
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Total con valores histórico,
científico y cultural
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INFORMES Informe de Gestión
Recuento escrito de la Subdirección de Análisis y Mitigación de Riesgos sobre
la forma cómo llevó a cabo su gestión durante el período, y las medidas que
recomienda a la Dirección para que sean adoptadas por ésta
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Total con valores histórico,
científico y cultural
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INFORMESInforme técnico de la Red de Acelerógrafos de
Bogotá
Análisis detallado sobre la red de acelerógrafos con el objetivo de encontrar
una solución o mejora de la mencionada red
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Total con valores histórico,
científico y cultural
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PROYECTOS DE OBRAS Y
MITIGACIÓN
Comunicación oficial de solicitud de ejecución de
obras de mantenimiento
Documento radicado en el IDIGER por cualquier ciudadano, representante de
comunidad, Entidad del Distrito o Estatal, funcionario público o cualquier
organismo de control; mediante el cual se solicita realizar labores de
mantenimiento a una obra ejecutada por el IDIGER
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Total con valores histórico,
científico y cultural
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PROYECTOS DE OBRAS Y
MITIGACIÓN
Comunicación oficial de solicitud de adecuación
de predios
Documento radicado en el IDIGER por cualquier ciudadano, representante de
comunidad, Entidad del Distrito o Estatal, funcionario público o cualquier
organismo de control; mediante el cual se solicita realizar labores de
adecuación en predios del Distrito ubicados en zonas de alto riesgo no
mitigable, que hayan cumplido con el proceso de reasentamiento ante la CVP
y que hayan sido entregados oficialmente al IDIGER para realizar las labores
de adecuación
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Total con valores histórico,
científico y cultural
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PROYECTOS DE OBRAS Y
MITIGACIÓNReporte de emergencia
Evento reportado por el área de Emergencias (Asistencia Técnica) del FOPAE
o por cualquier Entidad del Distrito adscrita al Sistema Distrital de Gestión
del Riesgo; mediante el cual se realizan recomendaciones para realizar
diferentes intervenciones de mantenimiento de obras FOPAE o adecuación
de algún predio localizado en zona de alto riesgo no mitigable
Serie Documental de Conservación
Total con valores histórico,
científico y cultural
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PROYECTOS DE OBRAS Y
MITIGACIÓNRespuesta Oficial Gestión de obras
Documento emitido por el FOPAE hacía cualquier Entidad del Distrito,
funcionario público o cualquier organismo de control; mediante el cual se
solicita desarrollar una obra de mitigación de acuerdo con las competencias
de cada despacho
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Total con valores histórico,
científico y cultural
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PROYECTOS DE OBRAS Y
MITIGACIÓNActa de reunión Gestión de obras
Documento oficial donde se soportan las diferentes actividades y
compromisos realizados en reuniones, mesas o visitas técnicas de campo
Serie Documental de Conservación
Total con valores histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
PROYECTOS DE OBRAS Y
MITIGACIÓNFichas Técnicas
Documento emitido por el FOPAE con la caracterización técnica del proceso
de remoción en masa donde se define su zona de influencia, localización,
prioridad de intervención, reasignación de responsabilidades para la
ejecución y seguimiento a la intervención
Serie Documental de Conservación
Total con valores histórico,
científico y cultural
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PROYECTOS DE OBRAS Y
MITIGACIÓN
Registro Fotográfico para contrato de obra por
adecuación de predios
Son imágenes tomadas en visitas de campo a los diferentes puntos para
registrar el estado actual de los mismos y realizar el respectivo seguimiento
Serie Documental de Conservación
Total con valores histórico,
científico y cultural
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PROYECTOS DE OBRAS Y
MITIGACIÓN
Comunicación Interna de solicitud a
mantenimiento de obras
Comunicación oficial interna mediante la cual se solicita a las dependencia
del FOPAE el acompañamiento o ejecución del mantenimiento de las Obras
FOPAE
Serie Documental de Conservación
Total con valores histórico,
científico y cultural
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PROYECTOS DE OBRAS Y
MITIGACIÓNLista de predios a adecuar
Documento mediante el cual se listan los predios entregados por la Caja de
vivienda popular al FOPAE para realizar las actividades de adecuación en los
predios reasentados y ubicados en zonas de alto riesgo no mitigable
Serie Documental de Conservación
Total con valores histórico,
científico y cultural
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PROYECTOS DE OBRAS Y
MITIGACIÓNCopia de las Actas de Entrega de los Predios
Copia de los documentos soporte entregados por la Caja de vivienda popular
al FOPAE, de los predios que terminaron proceso de reasentamiento y que
dan cuenta del derecho de posesión a favor de la administración distrital
Serie Documental de Conservación
Total con valores histórico,
científico y cultural
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PROYECTOS DE OBRAS Y
MITIGACIÓN
Registro fotográfico de verificación de estabilidad
de obras
Son imágenes tomadas en visitas de campo a los diferentes puntos para
registrar el estado actual de los predios o zona a intervenir y realizar el
respectivo seguimiento
Serie Documental de Conservación
Total con valores histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
PROYECTOS DE OBRAS Y
MITIGACIÓN
Ficha de información general y verificación de
obras
Es un documento técnico, en el cual se describe la obra ejecutada por el
FOPAE, junto con su nivel de intervención encontrado en el momento de la
visita
Serie Documental de Conservación
Total con valores histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
PROYECTOS DE OBRAS Y
MITIGACIÓN
Comunicación interna de solicitud de verificación
e inclusión de obras
Documento interno para solicitar la verificación e inclusión de obras FOPAE
con posibles fallas a los sitios de intervención
Serie Documental de Conservación
Total con valores histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
PROYECTOS DE OBRAS Y
MITIGACIÓNCarta remisoria - CR
Documento oficial donde se solicita al contratista la verificación de
estabilidad de obras
Serie Documental de Conservación
Total con valores histórico,
científico y cultural
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PROYECTOS DE OBRAS Y
MITIGACIÓNInforme Técnico
Documento técnico donde se describen las condiciones de estabilidad de una
obra
Serie Documental de Conservación
Total con valores histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
PROYECTOS DE OBRAS Y
MITIGACIÓN
Comunicación oficial de solicitud de seguimiento
y reparación de obras
Comunicación oficial mediante la cual se informa las labores que se deben
realizar para el seguimiento y reparación de obras
Serie Documental de Conservación
Total con valores histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
PROYECTOS DE OBRAS Y
MITIGACIÓN
Informe técnico de sitios intervenidos con obras
de mitigación de riesgos por el IDIGERDocumento donde se reporta el grado de intervención de cada obra
Serie Documental de Conservación
Total con valores histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
PROYECTOS DE OBRAS Y
MITIGACIÓN
Comunicación interna para iniciar un proceso de
contratación de obra o solicitud de requerimiento
de estabilidad de obra
Documento interno remitido al área Jurídica de la Entidad, para iniciar un
proceso de contratación de obra o para realizar una solicitud de
requerimiento de estabilidad de obra
Serie Documental de Conservación
Total con valores histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
PROYECTOS DE OBRAS Y
MITIGACIÓNDiagnostico Técnico
Documento técnico en el cual se describen las condiciones de amenaza de un
predio dejando claro la responsabilidad de cada uno de los actores según su
competencia
Serie Documental de Conservación
Total con valores histórico,
científico y cultural
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PROYECTOS DE OBRAS Y
MITIGACIÓNGrabación Magnetofónica
Medio tecnológico en el cual se realiza el archivo de audio y otros formatos
de la información referente al evento, este medio se produce como soporte a
las actividades de evaluar el nivel de la emergencia
Serie Documental de Conservación
Total con valores histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
PROYECTOS DE OBRAS Y
MITIGACIÓNRegistro fotográfico de obras de emergencia
Son imágenes tomadas en visitas de campo a los diferentes puntos para
registrar el estado actual de los mismos y realizar el respectivo seguimiento
Serie Documental de Conservación
Total con valores histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
PROYECTOS DE OBRAS Y
MITIGACIÓNInforme técnico de obras de emergencia
Documento técnico mediante el cual se compila la descripción de un
fenómeno a intervenir, toda la información básica para el diseño de la
intervención y el diseño a nivel conceptual o detallado, así como las
cantidades de obra, valores unitarios y otra información relevante que
permita la ejecución de la medida de mitigación
Serie Documental de Conservación
Total con valores histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
PROYECTOS DE OBRAS Y
MITIGACIÓNActa de Reunión de obras de emergencia
Documento oficial donde se soportan las diferentes actividades y
compromisos realizados en reuniones, mesas o visitas técnicas de campo
Serie Documental de Conservación
Total con valores histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
PROYECTOS DE OBRAS Y
MITIGACIÓNConcepto Jurídico
Documento técnico y Concepto Jurídico donde se precisan las acciones a
desarrollar en cada sitio priorizado analizan los riesgos, oportunidades,
dificultades y beneficios y se define la viabilidad de una intervención.,
evaluando la disponibilidad predial o el mecanismo de gestión del suelo
Serie Documental de Conservación
Total con valores histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
PROYECTOS DE OBRAS Y
MITIGACIÓNPresupuesto
Recopilación de cotizaciones que conforman la carpeta de estudio de
mercado y presupuesto elaborado en medio digital
Serie Documental de Conservación
Total con valores histórico,
científico y cultural
Español X Papel Disponible X
ACTASActas de Comisión de
PersonalActa de reunión de la Comisión de Personal
Documento que registra los temas tratados y acuerdos adoptados en la
Comisión de Personal
Subserie Documental de
Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
ACTASActas de Comité Asesor y
EvaluadorActa de Comité Asesor y Evaluador
Documento que registra los temas tratados y acuerdos adoptados en el
Comité Asesor y Evaluador
Subserie Documental de
Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
ACTASActas de Comité Asesor y
EvaluadorRegistro de Asistencia
Documento que permite verificar la asistencia de los miembros del comité e
invitados
Subserie Documental de
Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
ACTAS Actas de Comité de ArchivoComunicación Interna citando al Comité de
Archivos
Comunicación dirigida a los miembros del Comité de Archivo e invitados,
citándolos a reunión de Comité
Subserie Documental de
Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
ACTAS Actas de Comité de Archivo Acta de Comité de ArchivoDocumento que registra los temas tratados y acuerdos adoptados en el
Comité de Archivo de la Entidad
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Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
ACTAS Actas de Comité de Archivo Registro de AsistenciaDocumento que permite verificar la asistencia de los miembros del comité e
invitados
Subserie Documental de
Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
ACTAS Actas de Comité de
InventariosActa de Comité de Inventarios
Documento que registra los temas tratados y acuerdos adoptados en el
Comité de Inventarios
Subserie Documental de
Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
ACTAS Actas de Comité de
InventariosAnexos
Soportes documentales utilizados en el Comité de Inventarios para soportar
la información expuesta o documentos generados en el mismo de acuerdo a
los temas tratados
Subserie Documental de
Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
ACTAS Actas del Comité Paritario
OcupacionalActa del Comité Paritario Ocupacional
Documento que registra los temas tratados y acuerdos adoptados en el
Comité Paritario Ocupacional
Subserie Documental de
Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
ACTAS Actas de Junta Directiva Acta de Junta DirectivaDocumento que registra los temas tratados y acuerdos adoptados en la Junta
Directiva de la Entidad
Subserie Documental de
Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
ACTAS Actas de Transferencias
Documentales SecundariasActa de Transferencia Secundaria
Documento que registra los documentos a transferir al archivo central por
parte de las Oficinas de la Entidad
Subserie Documental de
Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
ACTASActas de Transferencias
Documentales Secundarias
Inventario de registros de la documentación a
transferir
Instrumento archivístico de recuperación de información que describe de
manera exacta y precisa las series o asuntos a transferir
Subserie Documental de
Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTO
Lineamiento de política presupuestal emitida por
la Alcaldía Mayor de BogotáInstrumento bajo el cual se rige la actividad presupuestal en el distrito capital
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTO
Circular de programación presupuestal y
cronograma presupuestal
Documento emitido anualmente por la SDH conjunto a la SDP el cual señala
las fases del proceso, plazos y modos de consolidación de la información
base para la elaboración del proyecto de presupuesto y cierre anual, en el
cual se muestra la programación presupuestal a desarrollar durante el año
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTO
Acta de reunión presentando los lineamientos
para la programación presupuestal
Documento soporte de reunión en la cual presentan la manera en la que la
entidad prepara, revela y presenta la programación presupuestal, a través
del plan financiero
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTO
Comunicación interna informando a las áreas el
cronograma para la proyección de los ingresos y
gastos para la siguiente vigencia
Documento interno emitido con el fin de informar a las áreas los plazos
establecidos para el óptimo cumplimiento y desarrollo del mismo.
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTO
Circular informando a las áreas el cronograma
para la proyección de los ingresos y gastos para la
siguiente vigencia
Informe que muestra la justificación y el análisis de la situación activa y
pasiva de la entidad
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTOFormulario plantas de personal con costos
Cuadro que presenta con antelación la información del anteproyecto a la
SDH
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTO
Oficio remisorio del formulario de planta de
personal con costos
Proceso que busca preparar y organizar los Recursos Propios que se estima
incorporar al presupuesto de la siguiente vigencia y de los Ingresos de
recursos incorporados al Presupuesto por ajuste de convenios u otro tipo de
recursos propios
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTORelación de gastos esenciales Documento que soporta la proyección anual de rentas e ingresos
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
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ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTOGastos esenciales PREDIS ORACLE
Mensaje enviado vía correo electrónico que soporta la proyección anual de
rentas e ingresos
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTO
Comunicación interna enviando la proyección de
los ingresos y/o gastos por centro de costos
Documento que refleja las obligaciones legalmente contraídas y
perfeccionadas en vigencias anteriores pero que deben cancelarse con
recursos de la vigencia en que se hagan exigibles
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTO
Informe de justificación de las partidas
presupuestales de ingresos y/o gastos
Las fuentes de financiación se denominan de conformidad con el origen de
las mismas y dependiendo de los momentos de recaudo o ejecución
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTO
Cuadro Preliminar del anteproyecto de ingresos
y/o gastos.
Documento firmado por el Director y remitido a los Subdirectores, líderes y
responsables de la ejecución de gastos de funcionamiento e inversión para el
pago de los mismos
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTO
Programación del presupuesto orientado a
resultados por centro de costo
Documento que refleja los compromisos legalmente contraídos en la vigencia
anterior y que deben ser cancelados con recursos de la vigencia en la que
fueron constituidos.
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTO
Comunicación interna solicitando ajustar el
(PMR)
Se presenta las certificaciones mensuales CBN-1092 en el aplicativo SIVICOF
de la Contraloría
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTO
Programación del presupuesto orientado a
resultados (PMR)
Se presenta las certificaciones mensuales CBN-1092 en el aplicativo SIVICOF
de la Contraloría
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
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ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTOInversión por proyecto PREDIS ORACLE
Documento que muestra los proyectos a ejecutar en cada una de las
anualidades que conforman el periodo de gobierno, considerando para cada
uno de ellos su costo, la fuente de financiación y la asignación presupuestal
anual; clasifica los proyectos de inversión por sectores, entidades y
programas
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
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ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTOInversión por proyecto SEGPLAN ORACLE
Instrumento de planeación financiera, de preparación de los presupuestos
anuales y de referencia para la toma de decisiones en un horizonte de diez
(10) años, que fija las metas anuales de balance primario requeridas para
garantizar la sostenibilidad fiscal, las cuales deben ser consistentes con las
proyecciones sobre crecimiento económico, tasas de interés, tasas de
cambio, programación de gasto y contratación de crédito
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTO
Programación de ingresos propios
(establecimiento públicos, empresas comerciales
o industriales)
Base para la programación presupuestal y de la estrategia financiera del plan
de desarrollo
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTO
Informe de justificación de los ingresos
proyectadosDocumento que soporta la proyección anual de rentas e ingresos
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTO
Correo electrónico remisorio de la programación
y justificación de ingresos
Mensaje enviado vía correo electrónico que soporta la proyección anual de
rentas e ingresos
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X DOC Disponible X
ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTOSIPROJ ORACLE (obligaciones contingentes)
Pasivos que posee la Entidad generados en operaciones de crédito público y
otros contratos administrativos
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTO
Formulario de obligaciones contingentes por
operaciones de crédito y otros contratos
administrativos
Documento que refleja las obligaciones legalmente contraídas y
perfeccionadas en vigencias anteriores pero que deben cancelarse con
recursos de la vigencia en que se hagan exigibles
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
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ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTO
Oficio remisorio de las obligaciones contingentes
por operaciones de crédito y otros contratos
administrativos
Comunicación proyectada y dirigida a la Secretaria Distrital de Hacienda de
las obligaciones contingentes a cargo de la Entidad
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Eliminación, no posee valores
secundarios
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ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTOFormulario relación de los pasivos exigibles
Documento que refleja las obligaciones legalmente contraídas y
perfeccionadas en vigencias anteriores pero que deben cancelarse en la
vigencia que se hagan exigibles
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Eliminación, no posee valores
secundarios
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ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTOFuente de financiación de los pasivos exigibles
Las fuentes de financiación se denominan de conformidad con el origen de
las mismas y dependiendo de los momentos de recaudo o ejecución
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTOOficio remisorio de los pasivos exigibles
Documento firmado por el Director y remitido a los Subdirectores, líderes y
responsables de la ejecución de gastos de funcionamiento e inversión para el
pago de los mismos
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Eliminación, no posee valores
secundarios
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ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTO
Formulario financiación de reservas
presupuestales
Documento que refleja los compromisos legalmente contraídos en la vigencia
anterior y que deben ser cancelados con recursos de la vigencia en la que
fueron constituidos.
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTOFormulario proyección del servicio de la deuda
Se presenta las certificaciones mensuales CBN -1092 en el aplicativo SIVICOF
de la Contraloría
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTO
Oficio remisorio de la proyección del servicio de
la deuda
Se presenta las certificaciones mensuales CBN-1092 en el aplicativo SIVICOF
de la Contraloría
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secundarios
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ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTOPlan Operativo Anual de Inversiones- POAI
Documento que muestra los proyectos a ejecutar en cada una de las
anualidades que conforman el periodo de gobierno, considerando para cada
uno de ellos su costo, la fuente de financiación y la asignación presupuestal
anual; clasifica los proyectos de inversión por sectores, entidades y
programas
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secundarios
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ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTOMarco Fiscal de mediano plazo.
Instrumento de planeación financiera, de preparación de los presupuestos
anuales y de referencia para la toma de decisiones en un horizonte de diez
(10) años, que fija las metas anuales de balance primario requeridas para
garantizar la sostenibilidad fiscal, las cuales deben ser consistentes con las
proyecciones sobre crecimiento económico, tasas de interés, tasas de
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ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTOPlan financiero
Base para la programación presupuestal y de la estrategia financiera del plan
de desarrollo
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ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTOPlan financiero plurianual
Instrumento de planificación financiera que tiene como base las operaciones
efectivas, tomando en consideración las proyecciones de ingresos, gastos, el
resultado fiscal esperado y su financiación. debe ser compatible con los
programas anuales de caja de las entidades distritales
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ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTO
Informe de justificación de los parámetros, las
variables o supuestos utilizados y cambios en las
tendencias de la proyección.
El productor documental expresa no conocer este documento
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ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTO
Acta de reunión de presentación y aprobación del
plan financiero
Acta soporte de la presentación y aprobación del plan financiero por parte
del ordenador del gasto
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ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTO
Oficio remisorio del plan financiero o el plan
financiero plurianual
Comunicación dirigida a la secretaria distrital de hacienda anexo el plan
financiero o el plan financiero plurianual previamente validado y aprobado
por el ordenador del gasto
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ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTOMarco fiscal de mediano plazo
Instrumento de planeación financiera, de preparación de los presupuestos
anuales y de referencia para la toma de decisiones en un horizonte de diez
(10) años, que fija las metas anuales de balance primario requeridas para
garantizar la sostenibilidad fiscal, las cuales deben ser consistentes con las
proyecciones sobre crecimiento económico, tasas de interés, tasas de
cambio, programación de gasto y contratación de crédito
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Eliminación, no posee valores
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ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTODocumento de recomendaciones al CONFIS Descripción de Recomendaciones
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ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTOActa aprobando el plan financiero
Documento que registra la aprobación del Plan Financiero por parte de la
Entidad
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ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTO
Comunicación remisoria del formulario de planta
de personal con costos.
Documento remitido por la Entidad a la Dirección Distrital de Presupuesto
estimando el personal de la actual y posterior vigencia
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ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTO
Oficio notificando la aprobación o
recomendaciones sobre el presupuesto
Comunicación que notifica la aprobación o recomendación sobre el
presupuesto
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ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTOOficio asignando la cuota global de gastos
Comunicación recibida de la Secretaria Distrital de Hacienda informando la
cuota global del gasto para la siguiente vigencia con las fuentes de
financiamiento aprobadas por el CONFIS
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ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTOPrograma anual mensualizado de caja (PAC)
Instrumento de manejo de la ejecución presupuestal cuya finalidad es la
verificación de los ingresos mensuales disponibles que regulan igualmente los
pagos mensuales
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ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTO
Oficio remisorio de la programación mensual de
pagos a Tesorería Distrital
Documento remitido a la Tesorería Distrital discriminando los pagos a
realizarse mes a mes de acuerdo a la programación establecida
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ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTOAnteproyecto de Presupuesto
Conjunto de objetivos, actividades, consultas, estudios y documentos que se
realizan al interior de la Entidad previo a la elaboración del proyecto de
presupuesto, este contiene:
a. Mensaje presupuestal y estructura organizacional de la entidad.
b. Anteproyecto de Ingresos (establecimientos públicos, unidades
administrativas especiales, Contraloría y Ente Autónomo Universitario)
c. Anteproyecto de gastos
d. POAI con las respectivas fuentes de financiación
e. Informes específicos relacionados con población desplazada, infancia y
adolescencia, juventudes y los demás que por norma legal se establezcan.
f. Productos Metas y Resultados – PMR
g. Documento explicativo, en forma detallada, de la programación de cada
uno de los rubros y proyectos de inversión, de acuerdo con la cuota global de
gasto asignada.
h. Informe de ejecución de vigencias futuras, estableciendo los bienes y
servicios contratados.
i. Solicitud de vigencias futuras de conformidad con las normas vigentes, si a
ello hubiere lugar.
j. Resumen consolidado anteproyecto de presupuesto de ingresos y gastos.
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ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTO
Oficio remisorio del Anteproyecto de
Presupuesto.
Comunicación enviada a la Secretaria Distrital de Hacienda correspondiente
a la cuota global del gasto, para que se elabore el mensaje presupuestal, el
anteproyecto de inversión y los cuadros soporte que los sustenta, de acuerdo
con los lineamientos y cronograma establecido en la Circular emitida anual y
conjuntamente con la Secretaría Distrital de Hacienda y Secretaría Distrital
de Planeación, Guía de ejecución, seguimiento y cierre presupuestal de la
actual vigencia y programación presupuestal del siguiente.
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ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTOProyecto de presupuesto
Es el documento o proyecto de acto administrativo mediante el cual se
materializa anualmente el programa de gobierno que ha sido plasmado en el
Plan de Desarrollo, se cuantifica la disponibilidad de recursos y los usos que
se darán a los mismos, debe contener las fuentes que lo financian, la
priorización del gasto, la identificación del gasto público social, los criterios
de racionalización y control sobre los gastos de funcionamiento garantizando
de manera adecuada el funcionamiento de las entidades distritales y la
clasificación de la inversión por sectores
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ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTOAcuerdo de expedición del presupuesto Acuerdo por el cual el Concejo de Bogotá Expide el presupuesto anual.
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ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTODecreto de liquidación
El Decreto de Liquidación es elaborado por la Secretaría Distrital de Hacienda
para firma del Alcalde Mayor, dentro de los diez (10 días) calendario
siguiente a la fecha de sanción del Acuerdo de Presupuesto
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ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTO
Acuerdo de la Junta Directiva dando concepto
favorable proyecto de presupuesto
Acto Administrativo expedido por la Entidad en el cual se registra las
necesidades y modificaciones de los rubros presupuestales para aprobación
del Director de la Entidad y remisión a la SDH para efectuar los créditos y
contracréditos en el aplicativo PREDIS - SDH
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ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTOResolución del Proyecto de presupuesto
Acto administrativo mediante el cual se presenta al CONFIS Distrital el
presupuesto.
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ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTO
Oficio remisorio del proyecto de presupuesto al
CONFIS y a Secretaría Distrital de Hacienda
Comunicación mediante el cual se envía al CONFIS y a la SDH el proyecto del
presupuesto
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Eliminación, no posee valores
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Español X Papel Disponible X
ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTOResolución de aprobación del presupuesto
Acto administrativo mediante el cual el CONFIS Distrital aprueba el
presupuesto
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTOResolución de liquidación del presupuesto Anexo detallado del presupuesto de rentas e ingresos y de gastos e inversión
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Eliminación, no posee valores
secundarios
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BAJA DE BIENESBaja de Bienes no utilizables
o inservibles.Concepto técnico de los bienes.
Documento que refleja las características de los bienes de la Entidad
(equipos de sistemas, equipos de comunicaciones, equipos eléctricos y
electrónicos, equipos de emergencia, vehículos, muebles y enseres entre
otros)
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secundarios
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BAJA DE BIENESBaja de Bienes no utilizables
o inservibles.
Registro fotográfico de los bienes (según sea el
caso)
Serie de fotografías realizadas a los bienes de la Entidad en caso de ser
necesario para su identificación y registro
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secundarios
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BAJA DE BIENESBaja de Bienes no utilizables
o inservibles.Relación tipificada de bienes a dar de baja.
Documento que establece la salidas definitiva de los bienes no requeridos
por la Entidad para el normal desarrollo de sus actividades
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secundarios
Español X Papel Disponible X
BAJA DE BIENESBaja de Bienes no utilizables
o inservibles.
Informe de relación sobre bienes a dar de baja al
Comité de Inventarios solicitando autorización
para iniciar el trámite de baja de bienes.
Formato establecido por la Entidad (ADM-FT-138) en el cual se registra toda
la información de los bienes que se van a dar de baja
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
BAJA DE BIENESBaja de Bienes no utilizables
o inservibles.Acta Comité de inventarios
Documento que registra las decisiones tomadas sobre todos aquellos bienes
susceptibles a dar de baja
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
BAJA DE BIENESBaja de Bienes no utilizables
o inservibles.
Acta de desmantelamiento de bienes (según sea
el caso)El productor documental expresa no conocer este documento
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
BAJA DE BIENESBaja de Bienes no utilizables
o inservibles.Resolución para dar de baja los bienes.
Acto Administrativo por medio del cual se da la autorización para la
eliminación de los bienes registrados y aprobados para su eliminación en el
acta de comité de inventarios, previa firma del Director General de la Entidad
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
BAJA DE BIENESBaja de Bienes no utilizables
o inservibles.Oficio ofreciendo los bienes a dar de baja Documento que brinda o entrega los bienes a dar de baja por la Entidad
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
BAJA DE BIENESBaja de Bienes no utilizables
o inservibles.Registro fílmico de la diligencia.
Grabación en la que se registra la entrega o baja de los bienes que fueron
aprobados para su eliminación
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
BAJA DE BIENESBaja de Bienes no utilizables
o inservibles.Acta de destrucción.
Documento que registra la destrucción de bienes de acuerdo a su destino
final.
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
BAJA DE BIENESBaja de Bienes no utilizables
o inservibles.Baja de Bienes no utilizables o inservibles.
En esta categoría se agrupan aquellos bienes que no pueden ser reparados,
reconstruidos o mejorados tecnológicamente debido a su mal estado físico o
mecánico o que esa inversión resultaría ineficiente y antieconómica para la
entidad.
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
BAJA DE BIENESBaja de Bienes no utilizables
o inservibles.Avalúo de los bienes reparados.
Estimación o valor asignado aplicado a un bien para determinar su valor de
reposición
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
BAJA DE BIENESBaja de Bienes no utilizables
o inservibles.Relación de bienes a vender
Documento que registra los bienes que la Entidad en desarrollo de sus
actividades no utiliza, y dados de baja son remitidos para su venta
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
BAJA DE BIENESBaja de Bienes no utilizables
o inservibles.Acta de entrega y recibo de bienes. Documento que registra la entrega y recibo de bienes de la Entidad
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
BAJA DE BIENESBaja de Bienes no utilizables
o inservibles.
Solicitud de autorización para incineración de
bienes.
Comunicación en la que se solicita la destrucción de bienes por el método de
incineración
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
BAJA DE BIENESBaja de Bienes no utilizables
o inservibles.Autorización para incineración de bienes.
Documento en el que se autoriza la quema de los bienes que fueron
aprobados para su destrucción por el método de incineración
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
BAJA DE BIENESBaja de Bienes no utilizables
o inservibles.Acta de incineración.
Documento que registra los bienes de la Entidad que fueron destruidos
incluyendo la fecha, el sitio y la cantidad de elementos o bienes eliminados
por el método de incineración
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
BAJA DE BIENESBaja de Bienes no utilizables
o inservibles.Acta de adjudicación del bien.
Documento que registra los bienes otorgados, cedidos o traspasados a un
particular
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
CERTIFICADOSCertificados de disponibilidad
presupuestal
Solicitud de certificado de Disponibilidad
Presupuestal.
Documento en el que se solicita la expedición del Certificado de
Disponibilidad Presupuestal
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Español X Papel Disponible X
CERTIFICADOSCertificados de disponibilidad
presupuestalCertificado de Disponibilidad Presupuestal
Documento de gestión financiera y presupuestal que permite dar certeza
sobre la existencia de una apropiación disponible y libre de afectación para la
asunción de un compromiso
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secundarios
Español X Papel Disponible X
CERTIFICADOSCertificados de disponibilidad
presupuestal
Solicitud de anulación de certificado de
disponibilidad presupuestal.
Documento en el que se requiere la expedición del Certificado de
Disponibilidad Presupuestal
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Español X Papel Disponible X
CERTIFICADOSCertificados de disponibilidad
presupuestal
Informe de justificación de la anulación
presupuestal
Documento que evidencia la anulación parcial o total de Certificado de
Disponibilidad Presupuestal
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Español X Papel Disponible X
CERTIFICADOSCertificados de disponibilidad
presupuestal
Acta de anulación de certificado de disponibilidad
presupuestal
Documento que registra la invalidación de un Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
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CERTIFICADOSCertificados de registro
presupuestal
Solicitud de registro de disponibilidad
presupuestal
Comunicación en la que se requiere la expedición de un Certificado de
Registro Presupuestal
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CERTIFICADOSCertificados de registro
presupuestalCertificado de registro presupuestal
Documento de gestión financiera y presupuestal que afecta en forma
definitiva la apropiación existente, esto implica que los recursos financiados
mediante este registro no podrán ser destinados a ningún otro fin
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Eliminación, no posee valores
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Español X Papel Disponible X
CERTIFICADOSCertificados de registro
presupuestal
Certificado de compromiso de reservas
presupuestales
Documento de gestión financiera y presupuestal que genera una obligación
sobre aquellos compromisos que no se hayan cumplido en el periodo fiscal
anterior
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Español X Papel Disponible X
CERTIFICADOSCertificados de registro
presupuestalSolicitud de anulación de registro presupuestal.
Documento que registra la invalidación del Certificado de Registro
Presupuestal
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Español X Papel Disponible X
CERTIFICADOSCertificados de registro
presupuestalActa de liquidación del compromiso presupuestal
Documento en el que se deja constancia de la cancelación del compromiso
presupuestal adquirido
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Español X Papel Disponible X
CERTIFICADOSCertificados de registro
presupuestal
Comunicación interna solicitando liberación de
una reserva presupuestal
Documento dirigido a gestión financiera solicitando la liberación de reservas
presupuestales
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Español X Papel Disponible X
CIERRE PRESUPUESTAL Circular de cierre presupuestal.Documento utilizado para comunicar a todas las áreas de la Entidad el cierre
presupuestal
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
CIERRE PRESUPUESTAL Registro en el aplicativo PREDIS.Registro de la ejecución presupuestal en este aplicativo establecido por la
Secretaria Distrital de Hacienda
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
CIERRE PRESUPUESTALInforme de ejecución presupuestal de ingresos y
gastos.
INFORME EJECUCIÓN DE GASTO
Informe Presupuestal emitido por el aplicativo PREDIS HACIENDA el cual
refleja la apropiación inicial con sus modificaciones, los compromisos, giros
del mes y acumulados.
INFORME INGRESOS
Informe presupuestal emitido por el aplicativo PREDIS HACIENDA el cual
refleja los ingresos iniciales con sus modificaciones, los recaudos del mes y
los acumulados, tanto de vigencia como de reserva.
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Eliminación, no posee valores
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Español X Papel Disponible X
CIERRE PRESUPUESTALRelación de saldos de los registros
presupuestales.Informe que muestra por compromiso su saldo girado y por girar
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CIERRE PRESUPUESTAL Acta de anulación de saldos no comprometidos.Documento en el que se evidencia la anulación de los saldos de los
compromisos por orden del ordenador del gasto al finalizar una vigencia.
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Eliminación, no posee valores
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CIERRE PRESUPUESTAL Relación de reservas presupuestales.Listado de los compromisos constituidos legalmente pero que no fueron
ejecutados dentro del año fiscal y serán pagados en la siguiente vigencia
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Español X Papel Disponible X
CIERRE PRESUPUESTAL Relación de cuentas por pagar.Listado de las deudas que tiene la Entidad con cualquiera de sus proveedores
por adquisición de bienes o servicios
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CIERRE PRESUPUESTAL Informe del estado de la tesorería.
Documento que refleja las previsiones de pago y cobro por concepto
presupuestario de tal forma que se puedan proyectar los saldos de la
Entidad, para así tomar decisiones
Serie Documental para
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CIERRE PRESUPUESTALFormulario de superávit fiscal o excedente
financiero.
Documento que muestra al cierre de la vigencia fiscal del año
inmediatamente anterior el resultado de restar las disponibilidades netas en
tesorería, exigibilidades como recursos con destinación específica, reservas
presupuestales constituidas a 31 de diciembre y cuentas por pagar
y los excedentes financieros resultan de deducir el valor patrimonial el
monto del capital social y el de las reservas legales de la entidad
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
CIERRE PRESUPUESTALInforme de disponibilidades, compromisos y
autorizaciones de giro.
Informe que muestra por Rubro las disponibilidades, compromisos y giros a
la fecha.
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
CIERRE PRESUPUESTALPropuesta de distribución de los excedentes
financieros
Documento donde se indica, el rubro presupuestal en el cual la entidad
incorpora los excedentes financieros.
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
CIERRE PRESUPUESTALComprobantes de reintegro de la Tesorería
Distrital.
Documento que refleja las previsiones de pago y cobro por concepto
presupuestario de tal forma que se puedan proyectar los saldos de la
Entidad, para así tomar decisiones
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
CIERRE PRESUPUESTALOficio remisorio de los informes a la Secretaría de
Hacienda.Comunicación en la que se relacionan los informes a entregar a la SDH
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
CIERRE PRESUPUESTALInforme de ejecución presupuestal de ingresos y
gastos.Informe detallado de los ingresos y gastos por rubros mensuales realizados
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
CIERRE PRESUPUESTAL Acta de anulaciónDocumento que registra la anulación parcial o total de los saldos
comprometidos por parte de la Entidad
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
CIERRE PRESUPUESTAL Informe de logros El productor documental expresa no conocer este documento
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
CIERRE PRESUPUESTAL Relación de cuentas por cobrar.Listado que registra los cobros que tienen pendientes los acreedores de la
Entidad por obtención de bienes o servicios
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
CIERRE PRESUPUESTAL Informe de ajuste presupuestal
La Secretaría Distrital de Hacienda – Dirección Distrital de Presupuesto
efectuará los ajustes pertinente- mediante Resolución, sin cambiar el monto
aprobado por el Concejo de Bogotá, la cual será base para la expedición del
acto administrativo por parte de la Entidad Descentralizada correspondiente.
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
CIERRE PRESUPUESTALOficio enviando la información del cierre
presupuestal
Documento mediante el cual se envían los informes de cierre presupuestal
de la vigencia.
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
COMPROBANTES DE
CONTABILIDADComprobantes de Ajuste Comprobante de Ajuste
Documento que resume los ajuste correspondientes a un periodo
determinado
Subserie Documental para
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COMPROBANTES DE
CONTABILIDADComprobantes de Diario Comprobantes de movimiento diario
Documento que debe elaborarse previo al registro de cualquier operación
indicando el número, la fecha, origen, descripción y cuantía de las
operaciones registradas en la Entidad
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COMPROBANTES DE
CONTABILIDADComprobantes de Diario Soportes de contabilidad
Documentos que sirven de base para registrar todas las operaciones de
carácter contable que se ejecutan en la Entidad
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COMPROBANTES PAGO DE
NÓMINADesprendible Pago de Nómina
Documento que registra el desembolso de dinero efectuado a los
funcionarios de la Entidad por los servicios y actividades definidas en su
contrato de trabajo
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CONCILIACIONES Conciliaciones Bancarias ConciliaciónRegistro de los comprobantes de pago para verificar que el valor pagado
corresponde con el valor solicitado o establecido
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CONCILIACIONESConciliaciones de
Operaciones ReciprocasActas de Conciliación El productor documental expresa no conocer este documento
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CONCILIACIONESConciliaciones Especificas
FOPAEConciliación por cuenta o banco
Documento que efectúa una comparación entre los registros efectuados en
la Entidad de sus cuentas (Ahorros o Corriente) contra los registros
efectuados por parte del banco sobre estas mismas cuentas (Ahorros o
Corriente)
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CONCILIACIONESConciliaciones Especificas
FOPAEExtractos Bancarios
Documento generado por una Entidad Bancaria en el cual se registran las
operaciones o movimientos realizados por parte de la Entidad en un
determinado periodo de tiempo
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CONSECUTIVO DE
COMUNICACIONES
OFICIALES
Copia comunicación oficial enviada
Copia de las comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las
funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del
medio utilizado
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CONSTITUCIÓN CAJA
MENOR
Solicitud del certificado de disponibilidad
presupuestal
Documento en el que se solicita la expedición del Certificado de
Disponibilidad Presupuestal
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CONSTITUCIÓN CAJA
MENORCertificado de disponibilidad presupuestal
Documento de gestión financiera y presupuestal que permite dar certeza
sobre la existencia de una apropiación disponible y libre de afectación para la
asunción de un compromiso
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CONSTITUCIÓN CAJA
MENOR
Comunicación oficial motivada para la
apertura de un número mayor de cajas
menores
Documento producido por Gestión Financiera solicitando la apertura de
mayor numero de cajas menores
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CONSTITUCIÓN CAJA
MENORResolución de creación de las cajas menores
Acto administrativo firmado por el Director en el cual se autoriza la creación
de la caja menor o cajas menores que la Entidad requiere para su normal
funcionamiento
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CONSTITUCIÓN CAJA
MENOR
Solicitud del certificado de registro
presupuestal
Comunicación en la que se requiere la expedición de un Certificado de
Registro Presupuestal
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CONSTITUCIÓN CAJA
MENORCertificado de Registro Presupuestal
Documento de gestión financiera y presupuestal que afecta en forma
definitiva la apropiación existente, esto implica que los recursos financiados
mediante este registro no podrán ser destinados a ningún otro fin
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CAJA MENOR Comunicación oficial de solicitud de giro inicial Documento emitido por la Entidad solicitando el giro inicial de caja menor
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CAJA MENOR Comprobante de egreso de caja menorDocumento donde se registra la salida de dinero de la caja menor por
conceptos de gastos menores
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CAJA MENOR Solicitud de gasto por caja menor Petición de gastos por caja menor
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CAJA MENORComprobante de egreso provisional de caja
menor
Documento provisional donde se registra la salida de dinero de la caja menor
por conceptos de gastos menores
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CAJA MENORComprobante de egreso Documento que mantiene el registro de todos los gastos que se efectúan en
la Entidad
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CAJA MENORDocumentos de soporte de la compra o pago de
servicio por caja menor
Documentos que certifican el pago o la compra de cualquier servicio por caja
menor
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CAJA MENOR Acta de arqueo de la caja menor
Documento que deja constancia del recuento y la verificación de los saldos
existentes en caja menor verificando la existencia de efectivo, cheques,
recibos de caja y los sobrantes o faltantes en caja
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CAJA MENOR Relación de gastos por rubro para reintegroListado de las erogaciones efectuadas por cada uno de los rubros para ser
reintegrados a caja menor
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CAJA MENORRelación de descuentos tributarios por caja
menor
Listado de aquellos beneficios otorgados por la administración pública a la
Entidad por concepto de caja menor
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CAJA MENOR Comprobantes de egresoDocumentos encargados de mantener el registro de todos los gastos que se
efectúan en la Entidad
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CAJA MENOR Relación de los saldos totales por rubrosListado de los saldos totales de cada uno de los registros financieros de la
Entidad
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CAJA MENOR Relación de gastos totales por caja menor Listado en el cual se vinculan todos los gastos efectuados por caja menor
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CAJA MENOR Comprobantes de egresoDocumentos encargados de mantener el registro de todos los gastos que se
efectúan en la Entidad
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CAJA MENORRecibo de consignación de los recursos
sobrantes
Comprobante que certifica el deposito de los recursos sobrantes de caja
menor
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CONTROL DEL PARQUE
AUTOMOTOR
Controles del Servicio de
TransporteSolicitud de servicio de transporte
Formato establecido por la Entidad (ADM-FT-127) en el cual se registra la
solicitud de servicio de transporte indicando el lugar, fecha y hora del
servicio requerido
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CONTROL DEL PARQUE
AUTOMOTOR
Controles del Servicio de
Transporte
Autorización de movilidad del vehículo fuera de la
ciudad
Autorización previa suscrita por el Director de la Entidad aprobando la salida
del vehículo fuera de la ciudad
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CONTROL DEL PARQUE
AUTOMOTOR
Controles del Servicio de
TransporteEvaluación del servicio de transporte (opcional)
Documento en el cual se valora el servicio prestado por el conductor
asignado para prestar el servicio solicitado
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DATOS DEL APLICATIVO DEL
MANEJO DE INVENTARIOS Y
DEVOLUTIVOS
Registros de la base de datos de inventarios.
Inscripción de todos los bienes adquiridos por la Entidad de acuerdo a la
información consignada en los comprobantes de entrada al almacén junto
con todos sus anexos, en la base de datos de inventarios
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ELECCIONES DEL COMITÉ DE
PERSONAL
Acto administrativo convocando para elecciones
de representantes de la Comisión de Personal
Documento jurídico proyectado para la firma del Director General en el cual
se convoca a aquellos aspirantes a ser representantes de los empleados en la
Comisión de Personal, divulgado ampliamente por los diferentes mecanismos
y medios de comunicación que posea la Entidad
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ELECCIONES DEL COMITÉ DE
PERSONAL
Documento de convocatoria a la elección de la
Comisión de Personal
Documento en el cual se convoca a los servidores públicos a inscribirse para
formar parte activa en la Comisión de Personal, por parte de los empleados.
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ELECCIONES DEL COMITÉ DE
PERSONAL
Lista de aspirantes inscritos para elección de la
Comisión de Personal
Relación de funcionarios, aspirantes a ser representantes de los empleados
en la Comisión de Personal
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ELECCIONES DEL COMITÉ DE
PERSONAL
Lista de candidatos inscritos para elección de la
Comisión de Personal
Relación de funcionarios inscritos que cumplan con los requisitos estipulados
en el artículo 6 del Decreto 1228 de 2005
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ELECCIONES DEL COMITÉ DE
PERSONALLista general de jurados publicados
Relación de los funcionarios de la Entidad designados por el Jefe de Gestión
de Talento Humano para obrar como jurados de votación
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ELECCIONES DEL COMITÉ DE
PERSONALComunicación oficial de notificación a los jurados
Documento que designa a los jurados de votación elegidos por Gestión del
Talento Humano y que será publicada en la pagina web de la Entidad
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ELECCIONES DEL COMITÉ DE
PERSONALActa de apertura de la mesa
Documento que registra la apertura de la mesa de votación para el sufragio
que elegirá los miembros de la Comisión de Personal por parte de los
funcionarios
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ELECCIONES DEL COMITÉ DE
PERSONALLista general de votantes
Relación de los funcionarios de la Entidad que pueden votar en los
escrutinios para la elección de los representantes de la Comisión de Personal
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ELECCIONES DEL COMITÉ DE
PERSONALVotos
Papel o escrito en el que se expresa la opinión o la voluntad de cada uno de
los funcionarios consultados para aprobar o rechazar a los candidatos
postulados como miembros de la Comisión de Personal
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ELECCIONES DEL COMITÉ DE
PERSONALActa de cierre de la mesa
Documento en el que se registra el cierre de la mesa de votación por haberse
cumplido el tiempo de votación o hallan votado los funcionarios inscritos
para votar en la misma
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ELECCIONES DEL COMITÉ DE
PERSONAL
Acta de escrutinio con número total de
sufragantes
Documento que registra el número de sufragantes en cada una de las mesas
de votación
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ELECCIONES DEL COMITÉ DE
PERSONAL
Acta de escrutinio con número de votos
depositados por mesa
Documento que registra el número de votos depositado en cada una de las
mesas
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secundarios
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ELECCIONES DEL COMITÉ DE
PERSONAL
Acta de escrutinio con número de votos a favor
de cada candidato
Documento que registra el número de votos a favor de cada uno de los
candidatos inscritos para ser miembros de la Comisión de Personal de la
Entidad
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ELECCIONES DEL COMITÉ DE
PERSONALActa de escrutinio general
Documento que registra el número de votos emitidos en favor de cada
candidato, así como los votos en blanco
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ELECCIONES DEL COMITÉ DE
PERSONAL
Acto administrativo de conformación de la
Comisión de Personal
Documento jurídico proyectado para firma del Director General en el cual
conforma la Comisión de Personal
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secundarios
Español X Papel Disponible X
ELECCIONES DEL COMITÉ DE
PERSONAL
Comunicación oficial convocando a los miembros
de la Comisión de Personal
Documento en el cual se convoca a los servidores públicos a inscribirse para
formar parte activa en la Comisión de Personal, por parte de los empleados.
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secundarios
Español X Papel Disponible X
ELECCIONES DEL COMITÉ DE
PERSONAL
Comunicación oficial solicitando ampliación de la
convocatoria para elección de los Representantes
de la Comisión de Personal
Documento donde se amplia el plazo para inscripción de los representantes
de los servidores ante la comisión de personal, teniendo en cuenta que a la
fecha estipulada no se haya inscrito candidatos como representantes.
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ELECCIONES DEL COMITÉ DE
PERSONAL
Documento sobre la ampliación de inscripción a
los funcionarios
Documento donde se amplia el plazo para inscripción de los representantes
de los servidores ante la comisión de personal, teniendo en cuenta que a la
fecha estipulada no se haya inscrito candidatos como representantes.
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ELECCIONES DEL COMITÉ DE
PERSONAL
Documento sobre la conformación del Comité de
PersonalResolución donde se conforma la comisión de personal de la entidad.
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ELECCIONES DEL COMITÉ DE
PERSONAL
Comunicación oficial solicitando ratificar la
Comisión de Personal existente
Resolución ratificando o modificando los representantes ante la comisión de
personal.
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ELECCIONES DEL COMITÉ DE
PERSONAL
Documento sobre la ratificación del Comité de
Personal
Resolución ratificando o modificando los representantes ante la comisión de
personal.
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ELECCIONES DEL COMITÉ DE
PERSONAL
Comunicación oficial de notificación de la
resolución adoptando la decisión.
Documento donde se informa a los servidores su delegación ante la comisión
de personal.
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ELIMINACIONES
DOCUMENTALES
Acta del Comité de Archivos aprobando la
eliminación (copia)
Documento que certifica la destrucción de la información y la disposición
final de los residuos generados
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ELIMINACIONES
DOCUMENTALES
Inventario de registros documentales (de las
series a eliminar)
Instrumento Archivístico que registra los documentos producidos por cada
una de las áreas de la Entidad en ejercicio de sus funciones
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ELIMINACIONES
DOCUMENTALES
Comunicación interna entregando la
documentación al responsable del PIGA
Documento emitido por Gestión Documental y remitido a la Oficina Asesora
de Planeación informando que de acuerdo a aprobación del comité de
Archivo se realizará una eliminación documental
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ELIMINACIONES
DOCUMENTALESCertificación de eliminación Documento que relaciona los documentos a eliminar o depurar
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ELIMINACIONES
DOCUMENTALES
Comunicación oficial solicitando asistencia
técnica al Archivo de Bogotá para la eliminación
de documentación con biodeterioro (opcional)
Documento emitido por la Entidad en el cual se solicita al Archivo de Bogotá
asistencia técnica para la eliminación de los documentos con deterioro
biológico
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
EMBARGOS Recibo de consignación de pago de embargo Comprobante expedido por el Banco que certifica el pago del embargo
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
EMBARGOS Oficio de embargoComunicación que notifica la retención de determinados bienes o derechos
con valor económico al afectado
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
EMBARGOS Oficio de desembargoComunicación que notifica la liberación de los bienes o derechos con valor
económico de la persona afectada
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
EMBARGOS Planillas de depósito judicial Listado que relaciona los depósitos judiciales
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ENTRADAS DE ALMACÉN
Documentos que soporta el ingreso (contrato,
convenio, remesas, decisiones judiciales, pólizas,
orden de compra, suministro, factura, formatos
de acta de: reposición, reintegro, compensación,
recuperación, sobrantes)
Documentos legales
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ENTRADAS DE ALMACÉN Certificado de recibo a satisfacciónDocumento que certifica que la persona afectada se encuentra al día o paz y
salvo y tiene sus compromisos económicos saneados
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ENTRADAS DE ALMACÉN Concepto de perito (según sea el caso) Concepto técnico expedido por un profesional debidamente autorizado.
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ENTRADAS DE ALMACÉN Certificado de cumplimiento de obligaciones Documento de IDIGER GFI-FT-01 debidamente diligenciado.
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ENTRADAS DE ALMACÉN Acta de ReposiciónDocumento en que se registra el recibido de un bien objeto de perdida del
cual hace reposición el reponle del mismo.
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ENTRADAS DE ALMACÉN Comprobante de entrada a Almacén Documento que registra los ingresos de los bienes materiales a la Entidad
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
ESTADOS CONTABLES E
INFORMES
COMPLEMENTARIOS
Estados básicos, fiscales, económicos y
financieros
Son todos aquellos que detallan o analizan información o ciertas partidas
contenidas en los estados financieros básicos. Los cuales deben ser
preparados y presentados en forma conjunta con los demás estados
financieros
Serie Documental para Selección,
poseen valor administrativo,
jurídico, legal, fiscal y contable
Español X Papel Disponible X
ESTRUCTURACIÓN DE
GEOINFORMACIÓN Comunicación oficial remitente.
Solicitud realizada por la comunidad para caract6erizar y definir zonas de
riesgo para los desarrollos del distrito capital
Subserie Documental de
Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
ESTRUCTURACIÓN DE
GEOINFORMACIÓN Inventario de información Geográfica.
Corresponde a la estructuración lógica, espacial y temporal de las coberturas
geográficas relacionadas con la gestión de riesgos
Subserie Documental de
Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
ESTRUCTURACIÓN DE
GEOINFORMACIÓN
Control de estructuración de información
geográfica
Corresponde a la documentación de los objetos geográficos en términos de
estándares definidos por la infraestructura de datos espaciales del distrito
capital IDECA (catálogo de objeto, catálogo de símbolos, catálogo de
representación etc.)
Subserie Documental de
Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
ESTRUCTURACIÓN DE
GEOINFORMACIÓN Objeto espacial
Corresponde a un objeto geográfico que representa un fenómeno o dinámica
en el espacio geográfico.
Subserie Documental de
Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
GESTIÓN DE PAGOS Ordenes de Pago Orden de pago
Documento generado para efectuar los pagos a proveedores y contratistas
de la Entidad, lleva anexos los soportes necesarios para efectuar el pago,
como son: factura, certificación de cumplimiento, informes de actividades y
otros documentos según sea del caso
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
GESTIÓN DE PAGOS Ordenes de PagoMemorando remisorio con documentos soporte
para el pago - si aplica
Documento generado por el ordenador de gasto o jefe de área en el cual se
ordena un pago.
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
GESTIÓN DE PAGOS Ordenes de Pago Relación de pago de aportes parafiscales.
Soporte del pago que registra los aportes a seguridad social de cada
contratista que debe incluir Salud, pensión y ARL. Este se presenta como
requisito para el pago y lo debe verificar el supervisor del contrato.
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
GESTIÓN DE PAGOS Ordenes de Pago Facturas
La factura debe cumplir con los siguientes requisitos: Estar denominada
expresamente como factura de venta, apellidos y nombre o razón y NIT del
vendedor o de quien presta el servicio, apellidos y nombre o razón social y
NIT del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del
IVA pagado, llevar un número que corresponda a un sistema de numeración
consecutiva de facturas de venta, fecha de expedición, descripción específica
o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados, valor total de la
operación, el nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura,
Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
GESTIÓN DE PAGOS Ordenes de Pago Cuentas de cobro
Documento emitido por el contratista en el cual se establece el valor cobrado
por cada contratista en el caso que pertenezca al Régimen Simplificado. Este
documento debe cumplir con similares requisitos al de la factura en sus
especificaciones.
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
GESTIÓN DE PAGOS Ordenes de Pago Certificación de cumplimiento
Documento emitido por el Supervisor del contrato en el cual certifica que el
contratista haya cumplido con las obligaciones pactadas en el contrato y que
determina entre otros el valor a pagar, periodo, tipo de contrato y
información financiera del contrato en mención.
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
GESTIÓN DE PAGOS Ordenes de PagoDenuncia de pérdida o hurto de cheque
efectuada por el beneficiario - si aplicaEl productor documental expresa no conocer este documento
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
GESTIÓN DE PAGOS Ordenes de Pago
Comunicación de no pago de uno o varios
cheques enviada a la Entidad Bancaria girada - si
aplica
Documento que contiene la relación de los cheques no pagos a la Entidad
cualesquiera sea la causal para la no cancelación de la obligación por parte
del acreedor
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
GESTIÓN DE PAGOS Ordenes de PagoComunicación oficial firmada por el beneficiario
solicitando el nuevo giro - si aplicaComunicación oficial recibida de solicitud de pago.
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
GESTIÓN DE PAGOSRelaciones de
AutorizaciónRelación de autorización
Documento en el cual se establece las obligaciones de la Entidad con asuntos
relacionados con nómina y parafiscales, en el cual se detallan los rubros
presupuestales y que sirve como insumo para solicitud de Registro
Presupuestal y aplicación de pago.
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
GESTIÓN DE PAGOSRelaciones de
AutorizaciónAnexos
Son los diferentes documentos que soportan la ejecución de un contrato, que
pueden estar establecidos en la minuta y que son requisito para el pago.
Entradas de almacén, Informes, Actas de reunión, soportes de entrega, etc.
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
HISTORIA DEL VEHÍCULO Hoja de vida del vehículo
Conjunto de documentos que recopilan la información especifica de cada
uno de los vehículos que posee la Entidad, registrando los documentos que
acreditan la propiedad, los mantenimientos, los accidentes y la venta o dada
de baja del respectivo vehículo
Serie Documental para Selección,
poseen valor administrativo,
jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIA DEL VEHÍCULO Hoja de vida de mantenimiento
Es el registro de la recopilación, en forma permanente, de la información
básica y específica de cada acción de mantenimiento y/o reparación
realizada sobre los bienes muebles e inmuebles. Mediante este registro se
puede determinar y/o decidir con el transcurso del tiempo, el estado físico-
funcional del equipo, necesidad de descarte o reemplazo, análisis de
costo/beneficio
Serie Documental para Selección,
poseen valor administrativo,
jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIA DEL VEHÍCULO Fotocopia de la Tarjeta de Propiedad Copia del documento que acredita como propietario del vehículo a la Entidad
Serie Documental para Selección,
poseen valor administrativo,
jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIA DEL VEHÍCULOFotocopia del Seguro obligatorio para Accidentes
de Tránsito (SOAT)
Copia del seguro obligatorio para accidentes cuyo objetivo es asegurar la
atención, de manera inmediata de las victimas de accidentes de transito
Serie Documental para Selección,
poseen valor administrativo,
jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIA DEL VEHÍCULO Póliza de segurosContrato establecido entre la Entidad y una compañía de seguros para
indemnizar el daño producido a un tercero en caso de accidente o siniestro
Serie Documental para Selección,
poseen valor administrativo,
jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIA DEL VEHÍCULO Fotocopia de la Licencia de ConducciónCopia del documento expedido por la autoridad competente que otorga a su
poseedor la autorización para movilizar vehículos por vía pública
Serie Documental para Selección,
poseen valor administrativo,
jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIA DEL VEHÍCULO Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía (conductor)Copia del documento que identifica a su poseedor como ciudadano en
ejercicio facultado con todos sus derechos y deberes a la nación
Serie Documental para Selección,
poseen valor administrativo,
jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIA DEL VEHÍCULO Documentos de importación (si aplica)
Documentos que permiten la entrada de productos importados al país en
este caso de vehículos en caso que la compra sea directamente con el
fabricante o distribuidor autorizado externo
Serie Documental para Selección,
poseen valor administrativo,
jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIA DEL VEHÍCULO Concepto de viabilidad de reparaciónDocumento que define la posibilidad de reparación y mantenimiento de los
vehículos
Serie Documental para Selección,
poseen valor administrativo,
jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIA DEL VEHÍCULOSolicitud y asignación de servicios de
mantenimiento correctivo de vehículos
Documento que registra la petición y determina el mantenimiento del
vehículo
Serie Documental para Selección,
poseen valor administrativo,
jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIA DEL VEHÍCULO Diagnóstico de la falla del vehículo
Documento que estipula el estado del vehículo, el tipo de mantenimiento
que se va a efectuar (preventivo o correctivo), el costo del mantenimiento,
las reparaciones y repuestos necesarios, el tiempo de entrega y la viabilidad
de reparación
Serie Documental para Selección,
poseen valor administrativo,
jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIA DEL VEHÍCULOOrden de trabajo para el mantenimiento del
vehículo
Solicitud remitida a gestión financiera para efectuar el mantenimiento
(preventivo o correctivo) del vehículo
Serie Documental para Selección,
poseen valor administrativo,
jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIA DEL VEHÍCULO Informe de actividades desarrolladas al vehículoDocumento que da a conocer los resultados del mantenimiento efectuado al
vehículo
Serie Documental para Selección,
poseen valor administrativo,
jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIA DEL VEHÍCULO Recibo a satisfacción de los repuestos (opcional)Documento que garantiza que los repuestos que fueron remplazados al
vehículo sean originales y correspondan al mismo
Serie Documental para Selección,
poseen valor administrativo,
jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIA DEL VEHÍCULO Listado de repuestos cambiados (opcional) Relación de los repuestos que fueron sustituidos en el vehículo
Serie Documental para Selección,
poseen valor administrativo,
jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIA DEL VEHÍCULORecibo a satisfacción del trabajo realizado al
vehículo
Documento que garantiza que el trabajo realizado en el vehículo cumple con
los requerimientos y garantías de calidad y servicio
Serie Documental para Selección,
poseen valor administrativo,
jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIA DEL VEHÍCULO Certificación de pago servicio prestadoDocumento que prueba que se ha realizado el pago por el servicio de
mantenimiento del vehículo
Serie Documental para Selección,
poseen valor administrativo,
jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIA DEL VEHÍCULO Solicitud de suministro adicional de gasolina Documento que solicita abastecimiento adicional de gasolina al vehículo
Serie Documental para Selección,
poseen valor administrativo,
jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIA DEL VEHÍCULOAutorización de suministro adicional de gasolina
(Software)Documento que legaliza el suministro adicional de gasolina
Serie Documental para Selección,
poseen valor administrativo,
jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIA DEL VEHÍCULO Registro de consumo por vehículo Documento que relaciona el consumo de gasolina por vehículo
Serie Documental para Selección,
poseen valor administrativo,
jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIA DEL VEHÍCULO Croquis del accidente de tránsitoMapa levantado por la autoridad competente que evidencia detalladamente
un accidente de transito
Serie Documental para Selección,
poseen valor administrativo,
jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIA DEL VEHÍCULOComunicación oficial relatando el accidente de
tránsitoDocumento que detalla como ocurrió el accidente de transito
Serie Documental para Selección,
poseen valor administrativo,
jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIA DEL VEHÍCULOComunicación oficial efectuando la reclamación
por siniestro ante la compañía aseguradora
Documento que solicita a la compañía aseguradora cubra los gastos
generados por el accidente de transito, previo estudio y aprobación del
siniestro por parte de la aseguradora
Serie Documental para Selección,
poseen valor administrativo,
jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIA DEL VEHÍCULOInforme del responsable del vehículo sobre los
hechos
Documento que detalla como ocurrió el accidente de transito, elaborado por
el responsable del vehículo
Serie Documental para Selección,
poseen valor administrativo,
jurídico y legal
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HISTORIA DEL VEHÍCULO DenunciaNotificación realizada a la autoridad exponiendo los hechos que causaron el
accidente
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HISTORIA DEL VEHÍCULOComunicación oficial solicitando el pago de la
indemnización
Documento remitido a la aseguradora solicitando el pago de la
indemnización
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HISTORIA DEL VEHÍCULO Acta de inspección ocular (si la hay)Documento que registra la diligencia efectuada por la autoridad competente
en el lugar de los hechos
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HISTORIA DEL VEHÍCULORespuesta de la aseguradora o Orden de
desembolso
Comunicación recibida de la compañía aseguradora dando la orden de
desembolso o justificando el pago parcial o no pago causado por el siniestro
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HISTORIA DEL VEHÍCULO Copia del comprobante de salida de almacén Documento que registra la salida de bienes o productos del almacén
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HISTORIA DEL VEHÍCULO Copia de la resolución que da de baja los bienes.
Copia del acto administrativo que autoriza a retirar del patrimonio de la
Entidad todos aquellos bienes que han perdido la posibilidad de ser
utilizados, por haber cumplido con su ciclo de vida útil
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HISTORIAS LABORALESFormato de verificación de requisitos para
nombramiento
Documento que permite corroborar los requerimientos de estudios,
experiencia y antecedentes para el nombramiento del aspirante al cargo
vacante
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HISTORIAS LABORALESResolución nombramiento (Encargo,
Nombramiento en cargo o provisional)
Acto administrativo firmado por el Director en el cual se efectúa el
nombramiento al cargo vacante, ya sea este por encargo o nombramiento en
cargo provisional
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HISTORIAS LABORALESComunicación oficial notificación de
nombramiento por encargo
Documento que comunica al aspirante al cargo vacante, que fue nombrado
para ocupar esta plaza (nombramiento por encargo)
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HISTORIAS LABORALES Comunicación de aceptación del cargoDocumento enviado por el aspirante al cargo vacante, aceptando el
nombramiento al que fue postulado
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HISTORIAS LABORALES Acuerdo de gestión, seguimiento y evaluaciónDocumento donde se establecen los objetivos y compromisos a cumplir, se
acuerda entre el Director General y cada uno de los subdirectores.
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HISTORIAS LABORALESActa de posesión (Encargo, Nombramiento en
cargo o provisional)
Documento que registra la posesión del funcionario al cargo que fue
nombrado (encargo, nombramiento en cargo o provisional)
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HISTORIAS LABORALES
Comunicación oficial a la Comisión Nacional del
Servicio Civil solicitando autorización para
proveer el cargo de manera transitoria
Documento de carácter oficial enviado a la Comisión Nacional del Servicio
Civil en el cual se pide la aprobación para cubrir el cargo de manera
transitoria
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HISTORIAS LABORALES Lista de elegiblesRelación que tiene por objetivo el orden para proveer los cargos que hayan
sido objeto de concurso
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HISTORIAS LABORALES Resolución confirmando lista de elegibles Acto administrativo que ratifica los cargos que hayan sido objeto de concurso
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HISTORIAS LABORALES Hoja de vida
Resumen escrito y ordenado de la capacitación profesional y experiencia
laboral que busca presentar el potencial del candidato al empleador para
posibilitar posteriormente una entrevista de trabajo y consecución del
empleo al cual se ha postulado
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HISTORIAS LABORALES
Formulario de evaluación y entrevista para
ingreso de empleos cargos de libre
nombramiento
Documento que permite evaluar la hoja de vida de los candidatos y la
entrevista a la que son sujetos para acceder a los cargos de libre
nombramiento
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HISTORIAS LABORALES Formato hoja de vida únicaFormulario único de inscripción en procesos públicos y abiertos para la
selección meritocrática de servidores públicos
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HISTORIAS LABORALES Formato Estudio de Hoja de VidaDocumento establecido por el DAFP para ser diligenciado por todos los
servidores públicos de la entidad.
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HISTORIAS LABORALES Formato datos de ingreso para servidoresDocumento donde los servidores públicos registran información personal,
familiar y del SGSD, al igual que información de Bienestar Social.
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HISTORIAS LABORALES Certificados de formación académicaDocumentos que certifican que el candidato cumple con los requisitos de
formación académica requeridos para el cargo vacante
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HISTORIAS LABORALES Certificados de experiencia laboralDocumentos que certifican que el candidato cumple con los requisitos de
experiencia laboral requeridos para el cargo vacante
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HISTORIAS LABORALES Declaración juramentada de bienes y rentas
Formulario que registra bajo gravedad de juramento los bienes económicos
que posee el funcionario o contratista al momento de tomar posesión del
cargo o firmar el contrato por prestación de servicios
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HISTORIAS LABORALES Fotocopia del documento de identidadCopia del documento que identifica a su poseedor como ciudadano en
ejercicio facultado con todos sus derechos y deberes a la nación
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HISTORIAS LABORALES Fotocopia de la libreta militar (para hombres)Copia del documento que acredita que se ha definido la situación militar del
candidato a la vacante presentada
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HISTORIAS LABORALES Certificado de la Policía
Documento que permite verificar que el ciudadano que lo ha expedido no
tiene antecedentes criminales que le impidan ejercer su ciudadanía y aspirar
a cargos públicos
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HISTORIAS LABORALESCertificado de antecedentes disciplinarios de la
Procuraduría General de la Nación
Documento que requiere el ciudadano para diferentes casos; entre ellos,
concursar y posesionarse en cargos públicos, contratar con el Estado y licitar
con el mismo, también para efectos de vinculación laboral
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HISTORIAS LABORALESCertificado de antecedentes disciplinarios de la
Personería de Bogotá
Documento que contiene las anotaciones de sanciones e inhabilidades
disciplinarias que reportan las Entidades Distritales
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HISTORIAS LABORALESCertificado de antecedentes fiscales de la
Contraloría General de la Nación
Documento expedido por la Contraloría General de la República, en el que se
certifica si la persona natural o jurídica está o no incluida en el Boletín de
Responsables Fiscales
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HISTORIAS LABORALESDeclaración juramentada sobre obligaciones
alimentarias
Documento donde se da cumplimiento a lo establecido en la Ley 962 de
2005.
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HISTORIAS LABORALESCertificado de antecedentes profesionales (según
sea el caso)
Documento emitido por el COPNIA, (caso de ingenieros), para conocer si esta
inhabilitado para ejercer como profesional.
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HISTORIAS LABORALESFotocopia de la Tarjeta profesional (de acuerdo al
cargo)
Documento público que acredita la formación académica e idoneidad
profesional de un individuo en un área especifica del conocimiento
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HISTORIAS LABORALES Registro civil hijos
Documento que registra el nacimiento de los hijos del trabajador,
otorgándoles una identidad, brindándoles un reconocimiento por el Estado y
el derecho a los bienes y servicios brindados por este
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HISTORIAS LABORALESFormato de declaración juramentada sobre
obligaciones alimentarías
Documento donde se da cumplimiento a lo establecido en la Ley 962 de
2005.
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HISTORIAS LABORALESFormato de Declaración juramentada no estar en
causal de inhabilidad o incompatibilidad
Documento donde se declara el no inhabilidad o incompatibilidad para
ejercer el cargo al cual fue nombrado.
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HISTORIAS LABORALES Formato declaración de renta
Documento en el cual se diligencia la información solicitada para el pago de
impuesto de renta, impuesto que debe pagar todo contribuyente sobre las
utilidades o rentas logradas durante el año gravable anterior
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HISTORIAS LABORALES Formato autorización abono en cuenta Documento donde se autoriza la cuenta bancaria para el pago del sueldo.
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HISTORIAS LABORALES Registro de matrimonioEs el instrumento jurídico por el cual se legaliza un matrimonio, sea este civil
o religioso
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HISTORIAS LABORALES Declaración extra juicio de convivencia
Es una manifestación libre y espontánea con la que una persona puede ante
una notaría bajo gravedad de juramento, confirmar o dar fe de vivir bajo
unión marital de hecho
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HISTORIAS LABORALESCertificado de aptitud laboral (examen medico de
ingreso)
Documento en el que se acredita que la persona aspirante al cargo cumple
con los requisitos de experiencia y formación académica para posesionarse
en este
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HISTORIAS LABORALES Registro de afiliación a saludDocumento que garantiza que la persona registrada se encuentra cubierta
por el sistema general de salud
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HISTORIAS LABORALES Registro de afiliación a fondo de cesantíasDocumento que garantiza que la persona registrada mantiene sus cesantías
depositadas en un fondo de cesantías
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HISTORIAS LABORALES Registro de afiliación a fondo de pensiones
Formato que registra a un trabajador en una administradora de fondo de
pensiones para realizar los pagos al sistema general de pensiones,
financiando con estos pagos las cotizaciones obligatorias que realiza un
empleado en su vida laboral
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HISTORIAS LABORALES Registro de afiliación a ARP
Formato que registra al trabajador en un sistema general de riesgos en busca
de prevenir, proteger y atender al trabajador de los efectos de las
enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como
consecuencia de la labor que desarrolla
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HISTORIAS LABORALES Registro de afiliación a Caja de Compensación
Documento que registra al trabajador en una caja de compensación familiar,
con el objeto de brindarle una mejor calidad de vida, desarrollo y bienestar a
el y su grupo familiar
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HISTORIAS LABORALES Registro civil de nacimiento de los hijos
Documento que registra el nacimiento de los hijos del trabajador,
otorgándoles una identidad, brindándoles un reconocimiento por el Estado y
el derecho a los bienes y servicios brindados por este
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HISTORIAS LABORALESComunicación oficial informando el periodo de
vacaciones acumuladas
Documento que notifica al funcionario sobre los periodos de vacaciones que
tiene acumuladas, señalándole el tiempo que tiene para el disfrute de las
mismas
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HISTORIAS LABORALES Resolución autorizando las vacacionesActo administrativo en el que se notifica a la Entidad y al funcionario el
periodo de vacaciones que tiene para su disfrute
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HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de notificación de la
Resolución vacaciones
Documento que notifica al funcionario sobre la Resolución que autoriza su
periodo de vacaciones
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HISTORIAS LABORALES Resolución suspendiendo las vacacionesActo administrativo que interrumpe las vacaciones del funcionario por
necesidades en el servicio o trabajo que desempeña
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HISTORIAS LABORALES Resolución aplazando las vacacionesActo Administrativo que pospone las vacaciones del funcionario,
acumulándolas para un periodo posterior
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HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de notificación de la
Resolución de suspensión o aplazamiento
Documento que notifica al funcionario sobre la Resolución que pospone o
aplaza su periodo de vacaciones
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HISTORIAS LABORALES Incapacidades
Documento que registra la situación de enfermedad o de padecimiento físico
o psíquico que impide al funcionario de manera transitoria o definitiva,
realizar la actividad para la que fue nombrado
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HISTORIAS LABORALES Incapacidad por maternidad
Beneficio prestacional que se le reconoce a la mujer en estado de ingravidez
otorgándole un periodo de descanso que deben tomar forzosamente para
cuidar de si mismas en la etapa final del embarazo, y también para cuidar de
su bebe recién nacido
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HISTORIAS LABORALES Solicitud de licencia por paternidad y adopciónDocumento a través del cual un funcionario público solicita una licencia
remunerada al momento del nacimiento de un hijo
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HISTORIAS LABORALES Resolución licencia de maternidadActo administrativo que autoriza a la funcionaria a tomar la licencia de
maternidad
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HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de notificación de la
Resolución para licencia
Documento en el cual se notifica a la funcionaria del acto administrativo que
aprueba la licencia de maternidad
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HISTORIAS LABORALES Solicitud de licencia no remunerada (ordinaria)Documento en el cual el funcionario solicita una licencia no reglamentaria o
no pagada
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HISTORIAS LABORALESResolución autorizando o negando la licencia
ordinaria
Acto administrativo que autoriza o niega la licencia no reglamentario o no
pagada
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HISTORIAS LABORALES Comunicación oficial solicitando permisoDocumento remitido por el funcionario a su superior a través de las vías
estipuladas por la Entidad, solicitando un permiso
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HISTORIAS LABORALESComunicación oficial autorizando el permiso o
calamidad domestica
Documento remitido por el jefe o superior al funcionario concediendo el
permiso solicitado por calamidad doméstica
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HISTORIAS LABORALESResolución de nombramiento en periodo de
prueba o ascenso
Acto Administrativo expedido por la Entidad mediante el cual se realiza la
designación del cargo para el cual se postulo el funcionario
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HISTORIAS LABORALESComunicación oficial solicitando autorización
para asignar empleos provisionalesDocumento que No aplica, ya que, se realiza por medio de resolución.
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HISTORIAS LABORALESComunicación oficial autorizando nombramientos
provisionales
Documento expedido por la Entidad aprobando los nombramientos
provisionales
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HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de notificación de la
Resolución de nombramiento
Documento que notifica al funcionario sobre el nombramiento para el cargo
al cual se postulo
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HISTORIAS LABORALES
Comunicación oficial solicitando prórroga del
término de duración del nombramiento
provisional
Resolución comunicando la ampliación de la provisionalidad en el cargo.
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HISTORIAS LABORALESComunicación oficial autorizando prórroga del
nombramiento provisional
Comunicación oficial de aprobación de prórroga del nombramiento en
provisionalidad.
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HISTORIAS LABORALES Evaluación del desempeño laboral
Proceso mediante el cual se verifican, valoran y califican las realizaciones de
un empleado en el marco del propósito principal, las funciones y
responsabilidades del empleo de acuerdo con las condiciones previamente
establecidas en la etapa de fijación de compromisos laborales y
comportamentales, su aporte al logro de las metas institucionales y la
generación del valor agregado a la Entidad.
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HISTORIAS LABORALESResolución de retiro del funcionario por no
aprobación del periodo de prueba
Acto administrativo que resuelve el retiro del funcionario por no haber
aprobado el periodo de prueba
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HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de notificación de la
Resolución
Documento que notifica al funcionario sobre la resolución que aprobó el
retiro del mismo
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Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALES Recurso de reposición
Solicitud efectuada a quien emite la resolución para que este la revoque o
modifique por contener una o varias inconsistencias, y de no hacerlo, la envíe
a su superior para que este la revise y corrija las inconsistencias halladas
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Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALES Recurso de apelaciónMedio de defensa por el cual se solicita al mismo funcionario que expidió la
decisión que la aclare, modifique, adicione o revoque.
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALES Resolución resolviendo el recurso de reposiciónActo administrativo resuelve el recurso de reposición dando una respuesta a
la solicitud efectuada por el afectado
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Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de notificación de la
Resolución resolviendo el recurso de reposición
Documento remitido al afectado en el cual se le informa de las acciones
tomadas por el funcionario o su superior jerárquico en cuanto al recurso
interpuesto
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Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALES Resolución que resuelve el recurso de apelaciónActo administrativo resuelve el recurso de reposición dando una respuesta a
la solicitud efectuada por el afectado
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Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de notificación de la
Resolución que resuelve el recurso de apelación
Documento remitido al afectado en el cual se le informa de las acciones
tomadas por el superior jerárquico de quien emitió la resolución, dando
respuesta al recurso interpuesto
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Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESComunicación oficial informando la decisión
tomadaComunicación oficial de notificación de nombramiento.
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HISTORIAS LABORALESSolicitud de inscripción y actualización en el
registro público de carrera administrativa
En la actualidad No aplica en el procedimiento, en el momento que los
servidores ingresen a carrera administrativa aplicará.
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HISTORIAS LABORALESCopia de Resolución de nombramiento en
periodo de prueba
Acto administrativo expedido por la Dirección General mediante del cual se
designa al funcionario en periodo de prueba
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HISTORIAS LABORALES Copia de acta de posesión en periodo de prueba Documento que registra la posesión del funcionario en periodo de prueba
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HISTORIAS LABORALES
Documento que acredite tener definida la
situación militar, (en los casos en los que haya
lugar)
Documento que acredita que se ha definido la situación militar del
funcionario que se encuentra en periodo de prueba
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Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de notificación del resultado
de la evaluación
Documento donde se informa a los servidores en libre nombramiento y
remoción la calificación obtenida en la evaluación.
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALES Edicto
Notificación de alguna resolución judicial dictada en juicio, mediante la
publicación en algún órgano oficial o privado, con el fin de hacer un
llamamiento al demandado incierto o cuyo domicilio se desconoce y
emplazarlo a comparecer en juicio bajo apercibimiento de ser declarado
ausente y juzgado en rebeldía.
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HISTORIAS LABORALESResolución de insubsistencia del nombramiento
de un empleado
Acto administrativo que informa la terminación del vinculo laboral de un
funcionario con la Entidad
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HISTORIAS LABORALES
Comunicación oficial de notificación de la
Resolución de insubsistencia del nombramiento
de un empleado
Documento que comunica al funcionario la terminación del vinculo laboral
con la Entidad
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HISTORIAS LABORALES Fallo de suspensión provisionalDocumento que define la continuidad del servidor en el cargo, ya sea por la
faltas o por convocatoria de carrera administrativa.
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALES Resolución de suspensiónDocumento que define la continuidad del servidor en el cargo, ya sea por la
faltas o por convocatoria de carrera administrativa.
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HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de notificación de la
Resolución de suspensión
Documento que define la continuidad del servidor en el cargo, ya sea por la
faltas o por convocatoria de carrera administrativa.
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Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESComunicación oficial enviando la Resolución a los
entes de control
Documento donde se informa a los entes de control la suspensión temporal o
definitiva del servidor.
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jurídico y legal
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HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de notificación de la
Resolución de suspensión por reservistaComunicación oficial de notificación del acto administrativo.
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Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de solicitud para comisión
interna o externa de servicios
Documento dirigido al Director General solicitando autorización para cumplir
con el objeto de sus actividades que requieren ser ejecutadas fuera de su
sede habitual de trabajo
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Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALES Decreto autorizando comisión de servicios Acto administrativo autorizando la comisión de servicios
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESResolución autorizando o negando la comisión de
serviciosActo administrativo que autoriza o niega la comisión de servicios
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESResolución prorrogando el plazo de la comisión
de serviciosActo administrativo que aplaza la comisión de servicios
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESComunicación oficial comunicando la
autorización de la comisión de servicios
Documento que comunica al funcionario o contratista la autorización de la
comisión
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALES
Comunicación oficial de notificación de la
Resolución o decreto para la comisión de
servicios
Documento que comunica al funcionario o contratista la notificación de la
Resolución que autoriza la comisión de servicios
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jurídico y legal
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HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de solicitud para comisión
de estudios
Documento remitido por el servidor público al Director General, solicitando
aprobación de comisión para realizar estudios que estén acordes a las
funciones propias del empleo del que es titular
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALES Decreto de comisión por estudios en el exterior Acto administrativo que aprueba o rechaza la comisión de estudios
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESResolución autorizando o negando la comisión de
estudiosActo administrativo que aprueba o rechaza la comisión de estudios
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de notificación de la
Resolución o decreto para la comisión de estudios
Documento que notifica al servidor público la expedición de la resolución o
decreto que aprueba o niega la comisión de estudios
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALES
Comunicación oficial solicitando comisión para
desempeñar un empleo de libre nombramiento y
remoción
Documento remitido por el servidor público al Director General, solicitando
aprobación de comisión para ejercer temporalmente las funciones de un
cargo de libre nombramiento o remoción
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HISTORIAS LABORALES
Resolución autorizando o negando la comisión
para desempeñar un cargo de libre
Nombramiento o remoción
Acto administrativo que aprueba o rechaza la solicitud efectuada por el
funcionario para ejercer temporalmente las funciones de un cargo de libre
nombramiento o remoción
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALES
Comunicación oficial informando la autorización
a un funcionario para desempeñar un cargo de
libre nombramiento y remoción
Documento emitido por la Entidad autorizando a un funcionario para ejercer
temporalmente las funciones de un cargo de libre nombramiento o remoción
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALES
Comunicación oficial informando la prórroga o
suspensión de la comisión para desempeñar un
cargo de libre nombramiento y remoción
Documento emitido por la Entidad comunicando al funcionario la prórroga o
suspensión de la comisión para ejercer temporalmente las funciones de un
cargo de libre nombramiento o remoción
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALES
Comunicación oficial informando a la Comisión
Nacional del Servicio Civil la prórroga o
suspensión de la Comisión
Documento emitido por la Entidad y remitido a la Comisión Nacional del
Servicio Civil la prórroga o suspensión de la comisión para ejercer
temporalmente las funciones de un cargo de libre nombramiento o remoción
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALES
Resolución autorizando o suspendiendo la
comisión para desempeñar un empleo de libre
nombramiento y remoción
Acto administrativo que interrumpe la comisión para ejercer temporalmente
las funciones de un cargo de libre nombramiento o remoción
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESComunicación oficial solicitando comisión por
invitación
Documento remitido por el funcionario al Director General requiriendo la
aprobación de una comisión por invitación
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de solicitud de autorización
para comisión en el exterior con gastos pagos
Documento remitido por el funcionario al Director General requiriendo la
aprobación de una comisión al exterior con gastos pagos
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALES Decreto autorizando comisión al exterior del país Acto administrativo aprobando al funcionario la comisión al exterior
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jurídico y legal
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HISTORIAS LABORALES Resolución autorizando el gasto para la comisión Acto administrativo que aprueba el gasto para la comisión
Serie Documental para Selección,
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de notificación de la
Resolución
Documento emitido por la Entidad en el cual se notifica al funcionario la
Resolución que aprueba o niega la comisión
Serie Documental para Selección,
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALES Informe de la comisión
Documento que expone la información recolectada durante la comisión para
ser presentada a Talento Humano anexando certificado de permanencia,
pasabordos de ida y regreso, para así legalizar viáticos si hay lugar a ello
Serie Documental para Selección,
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de solicitud de encargo de
personal
Documento que da por encargo un empleo al funcionario notificado, no
aplica por la provisional y aplica a los cargos de libre nombramiento y
remoción.
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jurídico y legal
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HISTORIAS LABORALESResolución de encargo de un empleo o
funcionario
Documento que da por encargo un empleo al funcionario notificado, no
aplica por la provisional y aplica a los cargos de libre nombramiento y
remoción.
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HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de notificación de la
Resolución
Documento emitido por la Entidad en el cual se notifica al funcionario la
Resolución que aprueba o niega el encargo de un empleo o funcionario
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HISTORIAS LABORALES Fallo ejecutoriado de sanción disciplinariaSentencia que ya no admite recurso judicial , exigiendo el cumplimiento de la
sanción disciplinaria
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HISTORIAS LABORALESComunicación oficial informando al funcionario
cuando se hace efectiva la sanción
Documento emitido por la Entidad comunicando al funcionario a partir de
que fecha entra en firme la sanción disciplinaria
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HISTORIAS LABORALESComunicación oficial informando a los entes de
control la efectividad de la sanción
Documento emitido por la Entidad comunicando a los entes de control la
fuerza de la sanción aplicada al funcionario
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HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de amonestación (con copia
a la hoja de vida)
Documento emitido por la Entidad que comunica al funcionario un llamado
de atención o amonestación con copia a la hoja de vida
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HISTORIAS LABORALESComunicación oficial al sancionado para efectos
de pago
Documento emitido por la Entidad que comunica al funcionario la afectación
económica suscitada por la sanción que se le ha imputado
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HISTORIAS LABORALESComunicación oficial del sancionado autorizando
la forma de pago
Documento emitido por el funcionario sancionado autorizando la forma de
pago por la sanción imputada
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HISTORIAS LABORALESComunicación oficial aprobando la forma de pago
propuesta por el funcionario
Documento emitido por la Entidad autorizando la forma de pago propuesta
por el funcionario sancionado
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Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESComunicación oficial a los entes de control
informando que ya se hizo efectiva la multa
Documento emitido por la Entidad a los entes de control comunicando que la
sanción económica impuesta al funcionario se ha hecho efectiva
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HISTORIAS LABORALES Novedad sobre la sanción disciplinaria Documento donde se registra la sanción disciplinaria.
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HISTORIAS LABORALES Comprobante de pago de la multaDocumento que acredita el pago de la multa impuesta por la Entidad al
funcionario sancionado
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HISTORIAS LABORALESComunicación oficial informando el inicio de
cobro coactivo por moraComunicación oficial de notificación de inicio del proceso de cobro coactivo.
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HISTORIAS LABORALESResolución de insubsistencia por calificación
insatisfactoria de servicios
Acto administrativo que da por terminado el vinculo laboral por calificación
insatisfactoria en la evaluación del desempeño, en caso de cargos de carrera
administrativa
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Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de notificación de la
Resolución
Documento emitido por la Entidad que notifica la resolución que da por
terminado el vinculo laboral por calificación insatisfactoria en la evaluación
del desempeño
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HISTORIAS LABORALES Resolución de reconocimiento de la pensiónActo administrativo que reconoce la pensión a un funcionario cuando este
cumple con los requisitos para acceder a la pensión de vejez
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HISTORIAS LABORALESComunicación oficial renunciando al cargo por
jubilación
Documento remitido por el funcionario a la Oficina de Talento Humano,
comunicando que cumple con los requisitos para acceder a la pensión de
vejez
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HISTORIAS LABORALESResolución de desvinculación del funcionario por
derecho de jubilación
Acto administrativo emitido por la Entidad comunicando la desvinculación
del funcionario por cumplir con los requisitos para poderse jubilar
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Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de notificación de la
Resolución
Documento emitido por la Entidad en el cual se notifica la resolución que
desvincula al funcionario por cumplir con los requisitos para jubilación
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Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALES Certificado de invalidez
Documento público determinado por una junta médica, que se otorga a
cualquier funcionario o a quien lo solicite y tenga una alteración funcional,
permanente, transitoria o prolongada, física, sensorial o mental, que en
relación a su edad o su condición implique desventajas considerables para su
adecuada integración en el ámbito laboral; permitiéndole acceder a una serie
de derechos y beneficios dados por la ley
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HISTORIAS LABORALESResolución de desvinculación del funcionario por
invalidez absoluta
Acto administrativo emitido por la Entidad comunicando la desvinculación
del funcionario por estar imposibilitado de manera permanente para ejercer
las funciones asignadas en su cargo
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HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de notificación de la
Resolución
Documento emitido por la Entidad en el cual se notifica la resolución que
desvincula al funcionario por estar imposibilitado de manera permanente
para ejercer las funciones asignadas en su cargo
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HISTORIAS LABORALES Orden judicial para desvinculación del funcionarioDisposición hecha por un juez exigiendo se cumpla la orden de
desvinculación de un funcionario o servidor público
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HISTORIAS LABORALESResolución de desvinculación del funcionario por
decisión judicial
Acto administrativo emitido por la Entidad comunicando la desvinculación
del funcionario por disposición judicial
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HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de notificación de la
Resolución
Documento emitido por la Entidad en el cual se notifica la resolución que
desvincula al funcionario por disposición judicial que ordena la
desvinculación de un funcionario o servidor público
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HISTORIAS LABORALES Certificado de defunción
Documento público que acredita la muerte de una persona, indicando el
mes, el día, la hora y la causa del deceso, es de vital importancia para
solicitar la pensión de parte del cónyuge
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Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESResolución de vacancia definitiva por
fallecimiento del titular
Acto administrativo emitido por la Entidad comunicando la existencia de una
vacante por deceso del funcionario que desempeñaba el cargo
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HISTORIAS LABORALES Hoja del diario de circulación nacional Publicación realizada para pago de prestaciones sociales de un ex servidor.
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HISTORIAS LABORALESResolución de reconocimiento de prestaciones de
los herederos
Acto administrativo que reconoce las prestaciones o la pensión a los
familiares del funcionario fallecido (cónyuge o en su ausencia sus hijos)
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HISTORIAS LABORALES
Comunicación oficial de solicitud de certificación
de información laboral para la emisión de bono
pensional
Documento emitido por la Entidad solicitando certificación de información
laboral al fondo pensional para la emisión del bono pensional
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HISTORIAS LABORALESCertificación de información laboral para la
emisión de bono pensional
Documento que certifica los periodos de vinculación laboral con entidades
públicas del solicitante y que son validos para pensión, y/o para bono
pensional
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HISTORIAS LABORALES Certificado de factores salarialesDocumento que presenta la información detallada de los diferentes
conceptos salariales que ha devengado un empleado durante un año
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HISTORIAS LABORALESDocumento de notificación de la expedición de la
certificación de salario para bono pensional
Comunicación que informa al interesado la expedición de la certificación de
salario para bono pensional
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HISTORIAS LABORALESComunicación oficial solicitando reconocimiento
o reajuste de la prima técnica
Documento remitido por un funcionario a la Entidad requiriendo se le
reconozca o reliquide la prima técnica
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HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de negación de la prima
técnica
Documento emitido por la Entidad comunicando al funcionario la negativa de
reconocimiento o reliquidación de la prima técnica
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HISTORIAS LABORALESResolución de reajuste o reconocimiento prima
técnica
Acto administrativo emitido por la Entidad comunicando la reliquidación o
reconocimiento de la prima técnica a aquellos funcionarios que solicitaron
estos reajustes
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HISTORIAS LABORALES
Comunicación oficial de notificación de la
Resolución de reconocimiento o reajuste de la
prima técnica
Documento emitido por la Entidad en el cual se notifica la resolución que
reconoce el reajuste de la prima técnica solicitado por el o los funcionarios
que solicitaron estos ajustes
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HISTORIAS LABORALESAutorización de descuento aportes voluntarios de
pensiones
Documento remitido por el funcionario a talento humano asintiendo se le
descuente estos aportes de sus ingresos mensuales
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HISTORIAS LABORALES
Certificado para disminución de la base de
retención en la fuente por concepto de salud
prepagada.
Documento donde consta el pago del servidor por concepto de aportes en
medicina prepagada.
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HISTORIAS LABORALESCertificado para disminución de la base de
retención en la fuente por concepto de educación
Documento donde consta el pago del servidor por concepto de educación de
los hijos o del servidor.
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HISTORIAS LABORALES
Certificado para disminución de la base de
retención en la fuente por concepto de obligación
hipotecaria
Documento donde consta el pago del servidor por concepto de obligación
hipotecaria a nombre del servidor.
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HISTORIAS LABORALES Certificados de ingresos y retencionesDocumento que relaciona los ingresos y retenciones realizados por el ente
pagador en años anteriores
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Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de solicitud de liquidación
de cesantías parciales o definitivas
Documento remitido por el funcionario a la Entidad solicitando la liquidación
de sus cesantías de manera parcial o definitiva
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Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESPromesa de compraventa (cesantías para compra
de vivienda)
Contrato mediante el cual una parte se compromete a vender y la otra a
comprar un bien raíz determinado. En ella se establece el plazo para
materializar la compra del bien, condiciones y multas en caso de
desistimiento de alguna de las partes
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Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESCertificado de tradición y libertad (cesantías para
compra de vivienda)
Documento público que contiene los datos jurídicos de un predio y la
posesión actual y anterior del mismo
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HISTORIAS LABORALESContrato de obra civil autenticada en notaria
(cesantías para mejoras locativas)
Documento en el que se expresan todas las actividades que un contratista
debe cumplir a petición de un contratante, es valido únicamente para
reglamentar las actividades concernientes a las obras o actividades que se
han pactado por parte de las partes que firman el contrato de obra civil
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HISTORIAS LABORALESFotocopia de la cedula del arquitecto o Ing. Civil
(cesantías para mejoras locativas)
Documento que identifica al arquitecto o ingeniero encargado de efectuar las
mejoras locativas en un inmueble
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HISTORIAS LABORALESFotocopia de la tarjeta profesional del arquitecto
o Ing. Civil (cesantías para mejoras locativas)
Documento público que acredita la formación académica e idoneidad
profesional del arquitecto o Ingeniero Civil encargado de efectuar las mejoras
locativas del bien inmueble
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Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALES Orden de matricula (cesantías para educación)Documento emitido por una Institución educativa con el cual el aspirante
formaliza su matricula o inscripción a determinado programa de estudios
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Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALES Registro civil (hijos) (cesantías para educación)
Documento que registra el nacimiento de los hijos del trabajador,
otorgándoles una identidad, brindándoles un reconocimiento por el Estado y
el derecho a los bienes y servicios brindados por este
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HISTORIAS LABORALESRegistro civil de matrimonio (cesantías para
educación)
Instrumento jurídico por el cual se legaliza una unión de hecho, sea este civil
o religioso
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HISTORIAS LABORALESDeclaración extra juicio de convivencia (cesantías
para educación)
Manifestación libre y espontánea con la que una persona puede ante una
notaría y bajo gravedad de juramento, dar testimonio de que convive por
unión de hecho con su cónyuge o compañera(o) permanente
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HISTORIAS LABORALES
Certificación del Ministerio de Educación
avalando la institución educativa (cesantías para
educación)
Documento público emitido por el Ministerio de Educación Nacional en el
cual se confirma la personería jurídica de una institución educativa
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HISTORIAS LABORALES
Certificado del banco donde se tenga la
obligación hipotecaria (cesantías para liberación
de gravámenes)
Documento donde consta la obligación hipotecaria a nombre del servidor
para autorizar a la AFC el giro de las cesantías.
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HISTORIAS LABORALESCertificado de tradición y libertad (cesantías para
liberación de gravámenes)
Documento público que contiene los datos jurídicos de un predio y la
posesión actual y anterior del mismo
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HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de solicitud de las cesantías
definitivas
Documento remitido por el funcionario a la Oficina de Talento Humano
solicitando el retiro total de sus cesantías
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HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de solicitud de visita para
verificar la necesidad de las mejoras locativas
Documento remitido por el funcionario a la Entidad solicitando el retiro del
total de sus cesantías para mejoras locativas
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Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALES Comunicación oficial remitiendo el conceptoDocumento emitido por la Entidad remitiendo concepto jurídico que aprueba
o desaprueba la inversión de las cesantías en mejoras locativas
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Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESConcepto aprobando o desaprobando la mejora
locativa
Documento que basado en estudios y planteamientos técnicos aprueba o
desaprueba la mejora locativa
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESComunicación oficial negando las cesantías
parciales
Documento emitido por la Entidad en el cual se le comunica al funcionario la
no aprobación de pago de las cesantías parciales
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jurídico y legal
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HISTORIAS LABORALESRegistro de retiro de cesantías al Fondo Nacional
del Ahorro (opcional)
Documento donde consta la obligación hipotecaria a nombre del servidor
para autorizar a la AFC el giro de las cesantías.
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de autorización de retiro de
cesantías parciales por retroactividad (opcional)
Documento emitido por la Entidad en el cual se aprueba el retiro de las
cesantías parciales por retroactividad por parte del funcionario
Serie Documental para Selección,
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESResolución de autorización de retiro de cesantías
de los fondos privados (copia)
Acto administrativo emitido por la Entidad autorizando el retiro de las
cesantías de los funcionarios que solicitaron este desembolso
Serie Documental para Selección,
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALES
Comunicación oficial de autorización para retiro
de cesantías definitivas de los fondos privados
(opcional)
Documento emitido por la Entidad en el cual se aprueba el retiro de las
cesantías definitivas por parte del funcionario
Serie Documental para Selección,
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de notificación de la
liquidación de las cesantías
Documento emitido por la Entidad comunicando la liquidación de las
cesantías al funcionario
Serie Documental para Selección,
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALES Concepto de seguimiento de cesantíasDocumentos soportes donde se solicita el giro de las cesantías, ya sea para
estado o vivienda.
Serie Documental para Selección,
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESCircular solicitando actualizar el fondo donde se
encuentra afiliado el funcionario (opcional)
Documento de interés general que requiere actualizar el fondo donde se
encuentra afiliado el funcionario
Serie Documental para Selección,
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESResolución de reconocimiento de las cesantías e
intereses anuales ( Fondos Privados)
Acto administrativo que reconoce las cesantías y los intereses anuales,
únicamente para los fondos privados
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de remisión de la planilla a
los fondos privados
Documento emitido por la Entidad remitiendo la relación de funcionarios
afiliados a los fondos privados
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESRegistro Único de Reporte de Accidentes de
Trabajo
Documento que reporta los accidentes de trabajo que se llegasen a presentar
en la Entidad
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESInvestigación de accidentes e incidentes de
trabajo
Informarse de cualquier tipo de incidente o accidente laboral, para
establecer mecanismos de prevención, acciones correctivas y preventivas
que permitan evitar y controlar nuevos eventos similares
Serie Documental para Selección,
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESCitación para ser jurados de votación en
elecciones por votación popular
Notificación realizada por el Estado a cualquier ciudadano colombiano en
ejercicio para hacer parte del organismo encargado de atender a los
sufragantes en las elecciones
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESSolicitud de permiso remunerado por haber sido
jurado de votación
Documento remitido por el funcionario al Área de Talento Humano
requiriendo el permiso a que tiene derecho por haber sido jurado de votación
Serie Documental para Selección,
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALES Comunicación oficial de renuncia voluntariaDocumento remitido por el funcionario dando por terminado su contrato de
trabajo con la Entidad de forma voluntaria
Serie Documental para Selección,
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALES Resolución de aceptación de renuncia voluntariaActo administrativo que reconoce y acepta la renuncia voluntaria por parte
del funcionario
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de notificación de la
Resolución
Documento emitido por la Entidad notificando la resolución de renuncia
voluntaria por parte del funcionario
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALES Resolución de modificación de la planta Acto administrativo que modifica la planta de personal de la Entidad
Serie Documental para Selección,
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de notificación de la
supresión del cargoDocumento emitido por la Entidad comunicando la supresión de un cargo
Serie Documental para Selección,
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESComunicación oficial informando la decisión de la
liquidación o de reubicación
Documento donde se informa al servidor el cambio de área de trabajo por la
planta global de la entidad.
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESComunicación oficial solicitando la reubicación
del funcionario a un empleo igual o equivalente.
Documento emitido por la Entidad solicitando la reubicación del funcionario
a un cargo igual o equivalente
Serie Documental para Selección,
poseen valor administrativo,
jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESComunicación oficial informando la ausencia de
un funcionario
Documento emitido por la Entidad comunicando la ausencia de un
funcionario
Serie Documental para Selección,
poseen valor administrativo,
jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESPruebas de la ausencia de un cargo (examen
médico, denuncia judicial, etc.)
Documentos que justifican la ausencia del funcionario a su empleo (examen
médico, denuncia judicial, etc.)
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALES Resolución de insubsistencia abandono de cargoActo administrativo que comunica y resuelve la insubsistencia o abandono
del cargo
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de notificación de la
Resolución
Documento emitido por la Entidad comunicando la resolución de
insubsistencia o abandono del cargo
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALES Edicto
Notificación de alguna resolución judicial dictada en juicio, mediante la
publicación en algún órgano oficial o privado, con el fin de hacer un
llamamiento al demandado incierto o cuyo domicilio se desconoce y
emplazarlo a comparecer en juicio bajo apercibimiento de ser declarado
ausente y juzgado en rebeldía.
Serie Documental para Selección,
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALES Resolución del retiro del funcionarioActo administrativo emitido por la Entidad que comunica y resuelve el retiro
del funcionario
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESResolución de liquidación definitiva de
prestaciones sociales
Acto administrativo emitido por la Entidad que comunica y resuelve la
liquidación definitiva de las prestaciones sociales del funcionario que se
retira
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESPaz y salvo de inventarios de bienes muebles a su
cargo
Certificado oficial que expide la Entidad al funcionario, constatando la
entrega de los bienes muebles a su cargo
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jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALES Paz y salvo de inventarios documentalesCertificado oficial que expide la Entidad al funcionario, constatando la
entrega de los inventarios documentales
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poseen valor administrativo,
jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALES Paz y salvo de entrega del cargoCertificado oficial que expide la Entidad al funcionario, constatando la
entrega del cargo que ejercía en la Entidad
Serie Documental para Selección,
poseen valor administrativo,
jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALES Paz y salvo de entrega del carnéCertificado oficial que expide la Entidad al funcionario, constatando la
entrega del carné que lo identificaba como funcionario de la misma
Serie Documental para Selección,
poseen valor administrativo,
jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESExamen médico al momento del retiro
(actualizado para pensión)
Evaluación médica ejecutada cuando se termina la relación laboral, con el
objeto de valorar y registrar las condiciones de salud en las que el trabajador
se retira de las tareas o funciones asignadas
Serie Documental para Selección,
poseen valor administrativo,
jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALES Registro de bienes y rentasDocumento donde se registra los ingresos, bienes, estados financieros del
servidor, documento anual.
Serie Documental para Selección,
poseen valor administrativo,
jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALES Evaluación a la fecha de retiro Valoración efectuada por la Entidad al funcionario al momento de retirarse
Serie Documental para Selección,
poseen valor administrativo,
jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALES Informe de entrega del cargoDocumento entregado por el funcionario comunicando a la Oficina de
Talento Humano la entrega oficial de su cargo
Serie Documental para Selección,
poseen valor administrativo,
jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
HISTORIAS LABORALESEvaluación del desempeño de los funcionarios a
su cargo
Documento que verifica, valora y califica el desempeño de los funcionarios
en el cargo que tienen en ejercicio evaluando el aporte al logro de las metas
institucionales y la generación de valor agregado a la Entidad
Serie Documental para Selección,
poseen valor administrativo,
jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
INFORMES Informe final de ejecución
del Plan de Capacitación
Informe final de ejecución del plan de
capacitación
Documento que expone la información recolectada durante la ejecución del
plan de capacitación, describiendo el estado del plan, en busca de mejoras en
la formación y capacitación de los funcionarios
Subserie Documental de
Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
INFORMES
Informe final de ejecución
del Programa de Bienestar
Social
Informe final de ejecución del Programa de
Bienestar Social
Documento que expone la información recolectada durante la ejecución del
programa de bienestar social , describiendo el estado del programa, en busca
de mejorar el bienestar de los funcionarios de la Entidad
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
INFORMES Informe final de ejecución
del Programa de Incentivos
Informe final de ejecución del Programa de
Incentivos
Documento que expone la información recolectada durante la ejecución del
programa de incentivos, describiendo el estado del programa, en busca de
mejorar el sistema de recompensas e integrar estrategias motivacionales
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
INFORMES Informes a Entidades de
ControlInforme
Instrumento cuyo propósito es comunicar al superior jerárquico el avance de
planes, programas, proyectos y demás, a corto, mediano y largo plazo,
describiendo el objetivo del plan, el programa, el proyecto y demás
instrumentos, como se encuentra actualmente, los problemas presentados y
la evaluación de los avances
Subserie Documental para
Selección, poseen valor
administrativo, jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
INFORMES Informes a otras entidades Informe a otras entidades
Documento que comunica y expone a otras Entidades del sector el avance en
planes, programas, proyectos y demás instrumentos, describiendo el estado
de avance de estos instrumentos administrativos
Subserie Documental para
Selección, poseen valor
administrativo, jurídico y legal
Español X Papel Disponible X
INFORMES
Informes de ejecución del
plan de mantenimiento
preventivo, correctivo y
servicios del área
administrativa
Plan de acción
Herramienta de planificación empleado para la gestión y control de tareas o
proyectos que hacen parte de los objetivos y metas de la Entidad, como tal,
funciona como una hoja de ruta que establece la manera en que se
organizara, orientara e implementará el conjunto de tareas necesarias para
la consecución de estos objetivos y metas.
De esta manera, el plan de acción se constituye como una guía que brinda un
marco o estructura para ejecutar las tareas y proyectos que se encuentran
definidos en la Entidad
Subserie Documental para
Selección, poseen valor
administrativo
Español X Papel Disponible X
INFORMES Informes de Ejecución
PresupuestalInforme de ejecución activa (ingresos)
Instrumento que expone y detalla el recaudo de los ingresos que financian el
presupuesto de la Entidad
Subserie Documental para
Selección, poseen valor
administrativo, jurídico, legal, fiscal
y contable
Español X Papel Disponible X
INFORMES Informes de Ejecución
PresupuestalInforme de ejecución pasiva (gastos)
Instrumento que expone y detalla el proceso mediante el cual se adquieren
compromisos y se ordenan gastos que cumplan con los requisitos
establecidos en las disposiciones legales vigentes
Subserie Documental para
Selección, poseen valor
administrativo, jurídico, legal, fiscal
y contable
Español X Papel Disponible X
INFORMES Informes de Ejecución
Presupuestal
Comunicación oficial remisoria del informe de
Ejecución a Secretaría de Hacienda, Secretaría de
Planeación y entes de control
Documento emitido por la Entidad que remite el Informe de Ejecución a la
Secretaria de Hacienda, Secretaria de Planeación y a los Entes de Control que
lo requieran
Subserie Documental para
Selección, posee valor
administrativo, jurídico, legal, fiscal
y contable
Español X Papel Disponible X
INFORMES
Informe de evaluación de las
actividades de salud
ocupacional
Informe de evaluación de las actividades de Salud
Ocupacional
Documento que analiza los datos suministrados de las actividades ejecutadas
en los programas de Salud Ocupacional
Subserie Documental de
Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
INFORMES
Informe de evaluación de las
actividades para mitigar el
riesgo
Informe de evaluación de las actividades para
mitigar el riesgo
Documento que analiza los datos suministrados de las actividades ejecutadas
para la mitigación del riesgo
Subserie Documental de
Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
INFORMES Informe de Gestión Informe
Instrumento cuyo propósito es comunicar al superior jerárquico el avance de
planes, programas, proyectos y demás, a corto, mediano y largo plazo,
describiendo el objetivo del plan, el programa, el proyecto y demás
instrumentos, como se encuentra actualmente, los problemas presentados y
la evaluación de los avances
Subserie Documental de
Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
INFORMES Informes de Gestión
DocumentalInforme estadístico de los servicios prestados
Los informes de gestión documental condensan la actividad desplegada por
los funcionarios en el ejercicio del cargo y permiten reconstruir de manera
consolidada el direccionamiento de la entidad en un periodo de tiempo
específico
Subserie Documental de
Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
Español X Papel Disponible X
INFORMES Informes de InventarioInforme final de la toma física de los inventarios
en Bodega y bienes devolutivos en servicio
Instrumento que sirve efectuar el control y realizar la evaluación de los
inventarios que se encuentran en Bodega y de los bienes devolutivos en
servicio
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
INVENTARIO FÍSICO DE
BIENES MUEBLES
Inventario General
de Bienes
Programación para la realización de la toma física
de inventarioCircular en donde se detalla el cronograma de la toma física de inventarios.
Subserie Documental para
Selección, posee valor
administrativo, jurídico, legal y
fiscal
Español X Papel Disponible X
INVENTARIO FÍSICO DE
BIENES MUEBLES
Inventario General
de Bienes
Cronograma de ejecución del inventario físico de
bienesCronograma establecido para la toma física de inventarios.
Subserie Documental para
Selección, posee valor
administrativo, jurídico, legal y
fiscal
Español X Papel Disponible X
INVENTARIO FÍSICO DE
BIENES MUEBLES
Inventario General
de BienesInforme de conteo físico en Almacén o Bodega. Informe que arroja el resultado del conteo físico
Subserie Documental para
Selección, posee valor
administrativo, jurídico, legal y
fiscal
Español X Papel Disponible X
INVENTARIO FÍSICO DE
BIENES MUEBLES
Inventario General
de BienesInventario individual de bienes físicos en servicio Tarjeta individual del inventario por responsable.
Subserie Documental para
Selección, posee valor
administrativo, jurídico, legal y
fiscal
Español X Papel Disponible X
INVENTARIO FÍSICO DE
BIENES MUEBLES
Inventario General
de BienesActa de bienes sobrantes (según sea el caso)
Documento que se realiza una vez comprobado que existen elementos
sobrantes en el conteo físico.
Subserie Documental para
Selección, posee valor
administrativo, jurídico, legal y
fiscal
Español X Papel Disponible X
INVENTARIO FÍSICO DE
BIENES MUEBLES
Inventario General
de BienesActa de bienes faltantes (según sea el caso)
Documento que se realiza una vez comprobado que existen elementos
faltantes en el conteo físico.
Subserie Documental para
Selección, posee valor
administrativo, jurídico, legal y
fiscal
Español X Papel Disponible X
INVENTARIO FÍSICO DE
BIENES MUEBLES
Inventario General
de BienesInformes final de sobrantes y faltantes.
Informe que hace parte del informe final de toma física d e inventarios en
donde se registran las diferencias encontradas en dicha toma física.
Subserie Documental para
Selección, posee valor
administrativo, jurídico, legal y
fiscal
Español X Papel Disponible X
INVENTARIO FÍSICO DE
BIENES MUEBLES
Inventario General
de Bienes
Acto administrativo de baja o alta de bienes
motivado en la toma física.Resolución administrativa expedida por la Dirección General.
Subserie Documental para
Selección, posee valor
administrativo, jurídico, legal y
fiscal
Español X Papel Disponible X
INVENTARIOSInventarios Documentales
Archivo Central
Inventario documental Archivo Central (base de
datos)
Formato establecido por el Archivo General de la Nación, en el cual se
consigna los documentos que son producidos en el ejercicio de sus funciones,
describiendo de manera exacta las series o asuntos de cada una de las áreas
de la Entidad, asegurando así el control de los documentos en sus diferentes
fases
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Base de Datos Disponible X
INVENTARIOSInventarios por
ResponsablesInventario individual de bienes físicos
Formato donde se registra la entrega de bienes físicos a cada uno de los
funcionario para que estos hagan uso de ellos
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
LIBROS DE CONTABILIDAD Libro Auxiliar Libros Auxiliares
Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica y
detallada los valores y la información registrada en libros principales o libros
mayores
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
LIBROS DE CONTABILIDAD Libro Diario Libro Diario
Es el libro en el cual se consignan cada día todos los acontecimientos
económicos de la Entidad, es decir, todas las transacciones que se lleven a
cabo, siguiendo un orden cronológico.
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
LIBROS DE CONTABILIDAD Libro Mayor y Balances Libro Mayor y Balances
Es el libro resumen de las operaciones efectuadas en un mes, el cual permite
elaborar los estados financieros de propósito general, contiene todas las
cuentas mayores del PUC que utiliza la Entidad
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
LIQUIDACIONES A FONDOS
DE CESANTÍAS
Comunicación oficial remisorio de los aportes a
cesantías al fondo
Documento emitido por la Entidad remitiendo los aportes a cesantías al
fondo
Serie Documental para Eliminación,
no posee valores secundariosEspañol X Papel Disponible X
LIQUIDACIONES A FONDOS
DE CESANTÍAS
Relación de los funcionarios afiliados y valor
acreditadoListado de funcionarios afiliados al fondo junto con el valor total de abono
Serie Documental para Eliminación,
no posee valores secundariosEspañol X Papel Disponible X
LIQUIDACIONES A FONDOS
DE CESANTÍAS
Listado de los afiliados al fondo de cesantías del
Fondo Nacional del Ahorro.
Relación de los funcionarios afiliados al fondo de cesantías del Fondo
Nacional del Ahorro
Serie Documental para Eliminación,
no posee valores secundariosEspañol X Papel Disponible X
LIQUIDACIONES A FONDOS
DE CESANTÍASSolicitud disponibilidad presupuestal
Comunicación en la cual se solicita la expedición de un Certificado de
Disponibilidad Presupuestal
Serie Documental para Eliminación,
no posee valores secundariosEspañol X Papel Disponible X
LIQUIDACIONES A FONDOS
DE CESANTÍASSolicitud Registro presupuestal
Comunicación en la cual se solicita la expedición de un Registro de
Disponibilidad Presupuestal
Serie Documental para Eliminación,
no posee valores secundariosEspañol X Papel Disponible X
LIQUIDACIONES A FONDOS
DE CESANTÍASCertificado de Registro Presupuestal
Es el documento mediante el cual se perfecciona el compromiso,
garantizando que los recursos comprometidos no sean desviados a ningún
otro fin
Serie Documental para Eliminación,
no posee valores secundariosEspañol X Papel Disponible X
LIQUIDACIONES A FONDOS
DE CESANTÍASCertificado de Disponibilidad Presupuestal
Documento que garantiza la existencia de apropiación presupuestal
disponible y libre de afectación para atender gastos de funcionamiento y/o
inversión
Serie Documental para Eliminación,
no posee valores secundariosEspañol X Papel Disponible X
LIQUIDACIONES A FONDOS
DE CESANTÍAS
Comunicación oficial remisorio de los aportes a
cesantías al fondo
Documento emitido por la Entidad remitiendo los aportes a cesantías al
fondo
Serie Documental para Eliminación,
no posee valores secundariosEspañol X Papel Disponible X
LIQUIDACIONES A FONDOS
DE CESANTÍAS
Certificación de pago de cesantías del Fondo
Nacional del Ahorro
Documento expedido por el Fondo Nacional del Ahorra confirmando el pago
de aporte de cesantías a esta Entidad
Serie Documental para Eliminación,
no posee valores secundariosEspañol X Papel Disponible X
LIQUIDACIONES A FONDOS
DE CESANTÍASRecibo de pago de cesantías
Documento que registra el pago de las cesantías, garantizando con este, que
se ha efectuado el abono al fondo
Serie Documental para Eliminación,
no posee valores secundariosEspañol X Papel Disponible X
LIQUIDACIONES Y PAGOS DE
OBLIGACIONES DE
PERSONAL
Novedades de personal
Son todos aquellos acontecimientos ocurridos al personal como lo son
Ingresos, retiros, libranzas, licencias, vacaciones, suspensiones, traslados,
cambios de EPS, cambio de cuentas, horas extras, recargos nocturnos,
dominicales y festivo, resolución de vacaciones, resolución de multas y
sanciones, liquidación de cesantías, órdenes de embargo, incapacidades,
nombramientos, licencias, insubsistencias, renuncias, resolución de primas
técnicas, traslados de fondos de cesantías, certificados para modificar la
base de retención en la fuente, cuotas sindicales y cualquier acto
administrativo que afecte la liquidación y pago de la nómina de los
funcionarios que afectan la nomina
Serie Documental para Eliminación,
no posee valores secundariosEspañol X Papel Disponible X
LIQUIDACIONES Y PAGOS DE
OBLIGACIONES DE
PERSONAL
Relación de descuentos por pensión
Comunicación, donde el funcionario requiere un descuento adicional por
concepto de pensiones para ser liquidado en la planilla de seguridad social
del mes correspondiente.
Serie Documental para Eliminación,
no posee valores secundariosEspañol X Papel Disponible X
LIQUIDACIONES Y PAGOS DE
OBLIGACIONES DE
PERSONAL
Relación de descuentos por retención en la
fuente
Comunicación de los funcionarios, donde solicitan tener en cuenta soportes
de acuerdo a la normatividad vigente, para la deducción de las bases de
retención en la fuente.
Serie Documental para Eliminación,
no posee valores secundariosEspañol X Papel Disponible X
LIQUIDACIONES Y PAGOS DE
OBLIGACIONES DE
PERSONAL
Relación de descuentos por embargosListado de todas aquellas deducciones que acarrea un funcionario por
concepto de embargos
Serie Documental para Eliminación,
no posee valores secundariosEspañol X Papel Disponible X
LIQUIDACIONES Y PAGOS DE
OBLIGACIONES DE
PERSONAL
Relación de descuentos por cooperativasListado de todas aquellas deducciones que acarrea un funcionario por
concepto de cooperativas
Serie Documental para Eliminación,
no posee valores secundariosEspañol X Papel Disponible X
LIQUIDACIONES Y PAGOS DE
OBLIGACIONES DE
PERSONAL
Registro de aportes voluntarios para pensión en
Fondos Privados
Inscripción de los aportes voluntarios para pensión en Fondos Privados que
efectúa el funcionario
Serie Documental para Eliminación,
no posee valores secundariosEspañol X Papel Disponible X
LIQUIDACIONES Y PAGOS DE
OBLIGACIONES DE
PERSONAL
Cuadro de aportes voluntariosSe incluye en el registro de aportes voluntarios a Aporte al Fomento de la
Construcción (AFC) Planilla
Serie Documental para Eliminación,
no posee valores secundariosEspañol X Papel Disponible X
LIQUIDACIONES Y PAGOS DE
OBLIGACIONES DE
PERSONAL
Registro de aportes voluntarios a Aporte al
Fomento de la Construcción (AFC) (Planilla)
Informe de personal con descuentos, donde se relaciona el funcionario, tipo
de descuento, valor descontado, cuenta bancaria a girar, y documentos de
identificación de las partes.
Serie Documental para Eliminación,
no posee valores secundariosEspañol X Papel Disponible X
LIQUIDACIONES Y PAGOS DE
OBLIGACIONES DE
PERSONAL
Reporte de liquidación mensual para el Fondo
Nacional del Ahorro
Se refiere a la relación detallada de los funcionarios afiliados al FNA a los que
se les realiza el aporte de cesantías del año correspondiente.
Serie Documental para Eliminación,
no posee valores secundariosEspañol X Papel Disponible X
LIQUIDACIONES Y PAGOS DE
OBLIGACIONES DE
PERSONAL
Reporte de provisión mensual de aportes
patronales por cesantías
Prestaciones Sociales como: Prima Semestral, Prima de Navidad, Prima de
Vacaciones, Bonificación por Recreación, Bonificación por Servicios Prestados
entre otras, a las cuales el funcionario tiene derecho de acuerdo a la
normatividad vigente. El reporte de provisiones de estas prestaciones tiene
como finalidad reconocer la adquisición del derecho a percibir dichas
prestaciones mensualmente.
Serie Documental para Eliminación,
no posee valores secundariosEspañol X Papel Disponible X
LIQUIDACIONES Y PAGOS DE
OBLIGACIONES DE
PERSONAL
Solicitud Registro presupuestalComunicación en la cual se solicita la expedición de un Registro de
Disponibilidad Presupuestal
Serie Documental para Eliminación,
no posee valores secundariosEspañol X Papel Disponible X
LIQUIDACIONES Y PAGOS DE
OBLIGACIONES DE
PERSONAL
Registros presupuestales Operación mediante la cual se perfecciona el compromiso, garantizando que
los recursos comprometidos no sean desviados a otro fin
Serie Documental para Eliminación,
no posee valores secundariosEspañol X Papel Disponible X
LIQUIDACIONES Y PAGOS DE
OBLIGACIONES DE
PERSONAL
Planilla Integral de Liquidación de aportes (PILA)Documento que relaciona los aportes efectuados por pago de Seguridad
Social por parte de la Entidad
Serie Documental para Eliminación,
no posee valores secundariosEspañol X Papel Disponible X
MANTENIMIENTOS
CORRECTIVOS
Mantenimientos Correctivos
de Infraestructura Física
Solicitud de requerimiento de servicio de
mantenimiento correctivo a la infraestructura
física
Documento emitido por la Entidad solicitando el servicio de mantenimiento
correctivo a la infraestructura física
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MANTENIMIENTOS
CORRECTIVOS
Mantenimientos Correctivos
de Infraestructura Física
Informe de diagnóstico de la situación presentada
en infraestructura física (opcional)
Documento que contiene 1. Diagnóstico de la estructura física , 2. Tipo de
mantenimiento a desarrollar (preventivo o correctivo), 3. Costos del
mantenimiento,
4. Reparaciones, 5. Tiempo para la entrega, 6. Viabilidad de reparación
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MANTENIMIENTOS
CORRECTIVOS
Mantenimientos Correctivos
de Infraestructura Física
Informe de ejecución de obras de mantenimiento
correctivo y recibo a satisfacción
Documento que presenta la información detallada de los avances de obras
de mantenimiento correctivo y recibo a satisfacción
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MANTENIMIENTOS
CORRECTIVOS
Mantenimientos Correctivos
de Reparaciones Locativas y
Servicio de Aseo
Solicitud de servicio de reparación o
mantenimiento de bienes muebles
Documento en el que se solicita la reparación o mantenimiento de un bien
mueble
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MANTENIMIENTOS
CORRECTIVOS
Mantenimientos Correctivos
de Reparaciones Locativas y
Servicio de Aseo
Informe de diagnóstico de la situación presentada
en los bienes muebles (opcional)
Documento que contiene 1. Diagnóstico del estado de cada uno de los
bienes, 2. Tipo de mantenimiento a desarrollar (preventivo o correctivo), 3.
Costos del mantenimiento,
4. Reparaciones y repuestos necesarios, 5. Tiempo para la entrega, 6.
Viabilidad de reparación
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MANTENIMIENTOS
CORRECTIVOS
Mantenimientos Correctivos
de Reparaciones Locativas y
Servicio de Aseo
Informe de ejecución de mantenimiento
correctivo y recibo a satisfacción
Documento que presenta la información detallada de los avances de obras
de mantenimiento correctivo y recibo a satisfacción
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALESReducciones Presupuestales
Oficio emitido por la Secretaría Distrital de
Hacienda, informando la reducción del
presupuesto de la Entidad.
Comunicación emitida por la Secretaria Distrital de Hacienda, informando la
reducción del presupuesto de la Entidad
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALESReducciones Presupuestales Decreto de reducción presupuestal. Decreto que ordena la reducción presupuestal de la entidad
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALESReducciones Presupuestales
Certificados de disponibilidad presupuestal de los
rubros a los cuales se les reduce el presupuesto.
Certificados de disponibilidad presupuestal que soporta la reducción del
presupuesto en los rubros establecidos.
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALESReducciones Presupuestales
Resolución de reducción presupuestal, emitida
por la Entidad
Certificados de disponibilidad presupuestal que soporta la reducción del
presupuesto en los rubros establecidos.
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALESReducciones Presupuestales
Comunicación oficial remisoria del Acto
Administrativo de reducción presupuestal a las
Secretarías de Hacienda y Planeación.
Acto Administrativo emitido por la Entidad que resuelve la reducción
presupuestal
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALESReducciones Presupuestales
Justificación legal, económica y financiera de la
reducción presupuestal. (solicitada por una
Entidad).
Documento que muestra y sustenta por parte de la administración Distrital
la reducción presupuestal
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALESReducciones Presupuestales
Comunicación interna solicitando la reducción
presupuestal. Documento que solicita la reducción presupuestal de la entidad
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALESReducciones Presupuestales
Acto administrativo de reducción presupuestal
que afecta agregados.Acto administrativo competente para modificar el presupuesto de la entidad.
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALESReducciones Presupuestales
Comunicación oficial remisoria a la Secretaría de
Hacienda, del Acto Administrativo de reducción
presupuestal.
Acto administrativo competente para modificar el presupuesto de la entidad.
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALESReducciones Presupuestales
Decreto de Modificación presupuestal expedido
por el Alcalde Mayor.Acto administrativo que modifica el presupuesto de la Entidad.
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALESReducciones Presupuestales Exposición de Motivos El productor documental expresa no conocer este documento
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALESReducciones Presupuestales Acuerdo de Modificación Presupuestal. Acto administrativo que modifica el presupuesto de la Entidad.
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALESReducciones Presupuestales Decreto de Liquidación (Alcalde Mayor). Acto administrativo mediante el cual se liquida el presupuesto de la Entidad.
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALESReducciones Presupuestales
Resolución de reducción presupuestal en la
Entidad. (Empresas industriales y Comerciales del
Estado y ESE).
El productor documental expresa no conocer este documento
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALESReducciones Presupuestales
Comunicación oficial solicitando a las Secretarías
de Hacienda y de Planeación la aprobación de la
reducción presupuestal.
Documento emitido por el CONFIS autorizando la reducción presupuestal
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALESReducciones Presupuestales
Resolución del CONFIS aprobando la reducción
presupuestal.
Documento emitido por la Entidad requiriendo la suspensión o aplazamiento
presupuestal que no afecta los agregados
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALESReducciones Presupuestales
Comunicación oficial emitida por el CONFIS
remitiendo la Resolución de aprobación de la
reducción presupuestal. (Sector Central,
Establecimientos públicos, Personería,
Universidad Distrital.)
Resolución que resuelva la suspensión o aplazamiento presupuestal
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALES
Suspensiones o
Aplazamientos
Presupuestales
Comunicación oficial solicitando la suspensión o
aplazamiento presupuestal que no afecta los
agregados
Documento emitido por la Entidad requiriendo concepto sobre suspensión o
aplazamiento presupuestal
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALES
Suspensiones o
Aplazamientos
Presupuestales
Acto Administrativo de suspensión o
aplazamiento presupuestal
Documento mediante el cual SDH, emite concepto de aplazamiento a
reducción.
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALES
Suspensiones o
Aplazamientos
Presupuestales
Comunicación oficial solicitando concepto sobre
suspensión o aplazamiento presupuestal.
Acto administrativo emitido por la Entidad resolviendo la suspensión o
aplazamiento presupuestal
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALES
Suspensiones o
Aplazamientos
Presupuestales
Concepto sobre aplazamiento o reducción
presupuestal por parte de la Secretaría de
Hacienda.
Documento mediante el cual la Secretaria de Hacienda, emite concepto de
aplazamiento a reducción.
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALES
Suspensiones o
Aplazamientos
Presupuestales
Resolución de suspensión o aplazamiento
presupuestal, emitida por la Entidad.
Documento que sustenta legal, financiera y económicamente el traslado
presupuestal
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALES
Traslados Presupuestales que
afectan los agregados
Solicitud de traslados presupuestales internos por
centro de costo (Sector Central, Establecimientos
públicos, Personería, Universidad Distrital).
Oficio mediante el cual se solicita un traslado presupuestal
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALES
Traslados Presupuestales que
afectan los agregados
Justificación legal, económica y financiera del
traslado presupuestal interno por centro de costo
Documento que sustenta legal, financiera y económicamente el traslado
presupuestal
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALES
Traslados Presupuestales que
afectan los agregados
Informe de Justificación legal, económica y
financiera del traslado presupuestal interno que
afecta los agregados.
Documento que sustenta legal, financiera y económicamente el traslado
presupuestal que afecta agregados
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALES
Traslados Presupuestales que
afectan los agregadosEstudio de necesidades Documento mediante el cual se establecen las necesidades de la entidad
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALES
Traslados Presupuestales que
afectan los agregados
Solicitud de concepto sobre las modificaciones
presupuestales de inversión que afectan los
agregados.
Documento emitido por la Entidad requiriendo el traslado presupuestal que
afecta los agregados
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALES
Traslados Presupuestales que
afectan los agregados
Concepto sobre viabilidad para efectuar el
traslado presupuestal interno por inversión
Documento emitido por Planeación Distrital donde se emite el concepto
favorable para un traslado presupuestal entre proyectos de inversión.
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALES
Traslados Presupuestales que
afectan los agregados
Comunicación oficial solicitando el traslado
presupuestal que afecta los agregados.
Documento emitido por la Entidad remitiendo la resolución de traslado
presupuestal a la Secretaria de Hacienda
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALES
Traslados Presupuestales que
afectan los agregados
Resolución de traslado presupuestal que afecta
los agregados.
Documento que sustenta legal, financiera y económicamente el traslado
presupuestal que afecta agregados
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALES
Traslados Presupuestales que
afectan los agregados
Oficio remisorio del Acto Administrativo de
traslado presupuestal a la Secretaría de
Hacienda.
Documento emitido por la Entidad solicitando la inclusión de modificaciones
presupuestales en la agenda del CONFIS
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALES
Traslados Presupuestales que
afectan los agregados
Justificación legal económica y financiera
(Empresas industriales y Comerciales del Estado y
ESE)
Documento que sustenta legal, financiera y económicamente el traslado
presupuestal que afecta agregados
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALES
Traslados Presupuestales que
afectan los agregados
Acto Administrativo de aprobación del traslado
presupuestal (Acta, Resolución o Acuerdo de la
Junta Directiva)
Acto administrativo emitido por el CONFIS en el cual resuelve las
modificaciones presupuestales aprobadas
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALES
Traslados Presupuestales que
afectan los agregados
Oficio remisorio de Acto Administrativo a las
Secretarías de Hacienda y Planeación.
Documento emitido por el CONFIS a las Entidades informando sobre las
modificaciones presupuestales aprobadas
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALES
Traslados Presupuestales que
afectan los agregados
Comunicación oficial de solicitud de inclusión de
las modificaciones presupuestales en la agenda
del CONFIS.
Documento emitido por la Entidad solicitando la inclusión de modificaciones
presupuestales en la agenda del CONFIS
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALES
Traslados Presupuestales que
afectan los agregadosActa de reunión del CONFIS
Documento que registra los temas tratados y acuerdos adoptados por el
CONFIS
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALES
Traslados Presupuestales que
afectan los agregadosResolución de aprobación del CONFIS
Acto administrativo emitido por el CONFIS en el cual resuelve las
modificaciones presupuestales aprobadas
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALES
Traslados Presupuestales que
afectan los agregados
Comunicación oficial del CONFIS a cada una de
las Entidades remitiendo las modificaciones
presupuestales aprobadas
Documento emitido por el CONFIS a las Entidades informando sobre las
modificaciones presupuestales aprobadas
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALES
Traslados Presupuestales que
no Afectan los Agregados.
Solicitud de traslados presupuestales internos por
centro de costo. Oficio mediante el cual se solicita un traslado presupuestal
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALES
Traslados Presupuestales que
no Afectan los Agregados.
Justificación legal, económica y financiera del
traslado presupuestal interno por centro de costo
Documento que sustenta legal, financiera y económicamente el traslado
presupuestal
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALES
Traslados Presupuestales que
no Afectan los Agregados.
Comunicación interna solicitando el traslado
presupuestal que no afecta los agregados.
Documento emitido por la Entidad requiriendo el traslado presupuestal que
no afecta los agregados
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALES
Traslados Presupuestales que
no Afectan los Agregados.
Resolución de traslado presupuestal que no
afecta los agregados.
Acto administrativo emitido por la Entidad resolviendo el traslado
presupuestal que no afecta los agregados
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALES
Traslados Presupuestales que
no Afectan los Agregados.
Comunicación oficial solicitando a la Secretaría
de Hacienda concepto sobre traslado
presupuestal interno.
Documento emitido por la Entidad solicitando a la Secretaria de Hacienda
concepto sobre traslado presupuestal interno
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALES
Traslados Presupuestales que
no Afectan los Agregados.
Concepto sobre traslado presupuestal interno
emitido por la Secretaría de HaciendaEl productor documental expresa no conocer este documento
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
MODIFICACIONES
PRESUPUESTALES
Traslados Presupuestales que
no Afectan los Agregados.
Resolución de traslado presupuestal que no
afecta agregados (Emitida por cada Entidad).
Acto administrativo emitido por la Entidad resolviendo el traslado
presupuestal que no afecta los agregados
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secundarios
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MODIFICACIONES
PRESUPUESTALES
Traslados Presupuestales que
no Afectan los Agregados.
Justificación legal, económica y financiera del
traslado presupuestal de inversión.El productor documental expresa no conocer este documento
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MODIFICACIONES
PRESUPUESTALES
Traslados Presupuestales que
no Afectan los Agregados.Estudio de necesidades Documento mediante el cual se establecen las necesidades de la entidad
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MODIFICACIONES
PRESUPUESTALES
Traslados Presupuestales que
no Afectan los Agregados.
Comunicación oficial remisoria a la Secretaría
Distrital de Planeación de la solicitud de concepto
sobre modificación.
Documento emitido por la Entidad solicitando a la Secretaria Distrital de
Planeación concepto sobre modificación
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MODIFICACIONES
PRESUPUESTALES
Traslados Presupuestales que
no Afectan los Agregados.
Concepto sobre viabilidad para efectuar el
traslado presupuestal interno por inversión
Documento emitido por Planeación Distrital donde se emite el concepto
favorable para un traslado presupuestal entre proyectos de inversión.
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MODIFICACIONES
PRESUPUESTALES
Traslados Presupuestales que
no Afectan los Agregados.
Resolución de traslado presupuestal interno que
no afecta los agregados.
Acto administrativo emitido por la Entidad que resuelve el traslado
presupuestal interno que no afecta los agregados
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MONITOREOS DE
AMENAZAS
Monitoreo Geotécnico y
Estructural
Formato diligenciado de presentación de la
necesidad de estudios.
Documento elaborado desde el área técnica, en la cual se soporta la
necesidad de contratación de un estudio requerido. Su diligenciamiento está
soportado en un formato predefinido por la entidad, el cual es revisado en su
conjunto por parte del área jurídica antes de proceder al proceso de
contratación.
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Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
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MONITOREOS DE
AMENAZAS
Monitoreos de la Red de
Acelerógrafos
Comunicación oficial interna de solicitud de
mantenimiento correctivo a equipos.Comunicación oficial interna de solicitud de servicio de mantenimiento.
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Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
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MONITOREOS DE
AMENAZAS
Monitoreos de la Red de
Acelerógrafos
Formato diligenciado de Visita de Mantenimiento
a las estaciones de la red de acelerógrafos
Documento en el que se consigna el estado de los equipos en el momento del
mantenimiento
Subserie Documental de
Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
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MONITOREOS DE
AMENAZAS
Monitoreos de la Red de
Acelerógrafos
Informe mensual de operación y mantenimiento
Red Acelerógrafos de Bogotá – RAB
Documento en el que se describen el resumen y resultado de las visitas
realizadas a la RAB con periodicidad mensual.
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Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
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MONITOREOS DE
AMENAZAS
Monitoreos de la Red de
Acelerógrafos
Formato diligenciado de Eventos Registrados en
la Red de Acelerógrafos de Bogotá – RABEl productor documental expresa no conocer este documento
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Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
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MONITOREOS DE
AMENAZAS
Monitoreos de la Red de
Acelerógrafos
Comunicación oficial interna de solicitud
corrección en el Sistema de Información para la
Gestión de Riesgos y Atención de Emergencias de
Bogotá - SIRE .
Documento emitido al interior de la entidad, definido bajo un formato
prestablecido, el cual permite solicitar correcciones en el SIRE
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Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
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MONITOREOS DE
AMENAZAS
Monitoreos de la Red de
AcelerógrafosCatalogo de sismos
Documento que compila la información de registros sísmicos reportados en
la red de acelerógrafos que administra el IDIGER.
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Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
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MONITOREOS DE
AMENAZAS
Monitoreos de la Red
Hidrometeorológica
Comunicación oficial interna solicitud de soporte
técnico. Comunicación oficial interna de solicitud de asistencia técnica.
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Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
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MONITOREOS DE
AMENAZAS
Monitoreos de la Red
Hidrometeorológica
Comunicación oficial interna de solicitud
corrección en el Sistema de Información para la
Gestión de Riesgos y Atención de Emergencias de
Bogotá - SIRE
Documento emitido al interior de la entidad, definido bajo un formato
prestablecido, el cual permite solicitar correcciones en el SIRE
Subserie Documental de
Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
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MONITOREOS DE
AMENAZAS
Monitoreos de la Red
Hidrometeorológica
Comunicación oficial interna de solicitud de
mantenimiento correctivo a equipos.
Documento emitido al interior de la entidad, en el cual se solicita la
realización de un mantenimiento preventivo a los diversos equipos de
monitoreo que administra el IDIGER, dirigido al área de TIC.
Subserie Documental de
Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
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MONITOREOS DE
AMENAZAS
Monitoreos de la Red
Hidrometeorológica
Bitácora de operación y mantenimiento a
Estaciones
Documento en el que se describen el resumen y resultado de las visitas
realizadas a la RHB diaria y mensualmente.
Subserie Documental de
Conservación Total con valores
histórico, científico y cultural
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NÓMINASolicitud de disponibilidad presupuestal y registro
presupuestal
Documento Interno solicitando Certificados de Disponibilidad Presupuestal y
Registro Presupuestal
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NÓMINA Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Documento de gestión financiera y presupuestal que permite dar certeza
sobre la existencia de una apropiación disponible y libre de afectación para la
asunción de un compromiso
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NÓMINA Certificado de Registro Presupuestal
Documento de gestión financiera y presupuestal que afecta en forma
definitiva la apropiación existente, esto implica que los recursos financiados
mediante este registro no podrán ser destinados a ningún otro fin
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NÓMINA Nómina Registro financiero que relaciona los pagos de la Entidad
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NÓMINA Resumen de NóminaReporte que genera el sistema por conceptos devengados y deducidos de la
nómina mensual.
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NÓMINA Relación de descuentos de salud Listado que registra los descuentos realizados por el pago de salud
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NÓMINAReporte resumen por régimen nuevo, antiguo y
generalEl productor documental expresa no conocer este documento
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NÓMINARelación de cesantías discriminado por fondos y
régimenRelación de fondos de cesantías por funcionario.
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NÓMINA Nómina adicional (opcional)
Nómina que se liquida separadamente de la nómina mensual, donde se
tienen en cuenta novedades que por su carácter se deben pagar lo más
pronto posible. Por ejemplo vacaciones, liquidaciones de prestaciones, etc.
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NÓMINA Copia desprendibles de pagoDocumento que acredita el desembolso de dinero para el pago del salario del
funcionario
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NOTIFICACIONES POR
ESTADONotificación Estado
Aviso que consiste en que la parte toma conocimiento directo del contenido
de la resolución a través de un listado donde se exhiben todas las
resoluciones dictadas por la Entidad
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NOVEDADES DE NÓMINA Novedades de ingresos (copia) Resolución de nombramiento y actos de posesión de nuevos funcionarios.
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NOVEDADES DE NÓMINA Novedades de retiros (copia)Resolución de aceptación de renuncia o separación del cargo de los ex -
funcionarios.
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NOVEDADES DE NÓMINA Novedades de encargos (copia) Resolución de encargo por funciones o cargo a funcionarios.
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NOVEDADES DE NÓMINA Novedades de prima técnica (copia)Resolución por medio de la cual se ordena el reconocimiento y pago de una
prima técnica.
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NOVEDADES DE NÓMINA Novedades de suspensiones (copia) Resolución de suspensión a funcionarios.
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NOVEDADES DE NÓMINA Novedades de licencias (copia)Resolución por medio de la cual se otorga una licencia remunerada o no
remunerada.
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NOVEDADES DE NÓMINA Reporte políticas de capacitación El productor documental expresa no conocer este documento
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NOVEDADES DE NÓMINA Certificado de crédito de viviendaCertificación expedida por entidad financiera, donde consta el valor pagado
por intereses de Crédito Hipotecario. Con vigencia de un año.
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NOVEDADES DE NÓMINA Registro de reclamación de nóminaComunicación dirigida de un funcionario, donde solicita revisión y aclaración
de la liquidación de nómina y prestaciones sociales.
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
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Español X Papel Disponible X
NOVEDADES DE NÓMINA Autorización de descuentoDocumento remitido por el funcionario en el cual autoriza se le descuente
cierto valor de dinero por un determinado concepto
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NOVEDADES DE NÓMINA Relación mensual de descuentosDetalle que radican entidades, con cartera pendiente con funcionarios de la
entidad, por préstamos a través de libranzas.
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
NOVEDADES DE NÓMINA Resolución de vacacionesActo administrativo emitido por la Entidad en el que resuelve la salida a
vacaciones de un funcionario
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
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Español X Papel Disponible X
NOVEDADES DE NÓMINA
Certificados para disminución de la base de
retención en la fuente por concepto de salud
prepagada
Certificación expedida por empresas de Medicina Prepagada o Seguros de
Salud, donde constan los aportes por dichos servicios durante el año gravable
anterior. Con vigencia de un año.
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
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NOVEDADES DE NÓMINACertificados para disminución de la base de
retención en la fuente por concepto de educación
Deducción por concepto de dependientes, es una comunicación juramentada
donde se relaciona y certifican, de acuerdo a la normatividad vigente las
personas que dependen del funcionario.
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
NOVEDADES DE NÓMINAResolución sobre acuerdo de retroactividad
(copia)Acto administrativo que resuelve un acuerdo de retroactividad
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secundarios
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PAGOS DE SERVICIOS
PÚBLICOS Y TELEFONÍA
MÓVIL
Factura de acueducto y alcantarilladoRecibo de pago que refleja el valor a pagar por servicio de acueducto y
alcantarillado
Serie Documental para Selección,
posee valor administrativo y
contable
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PAGOS DE SERVICIOS
PÚBLICOS Y TELEFONÍA
MÓVIL
Factura de luz Recibo de pago que refleja el valor a pagar por servicio de energía
Serie Documental para Selección,
posee valor administrativo y
contable
Español X Papel Disponible X
PAGOS DE SERVICIOS
PÚBLICOS Y TELEFONÍA
MÓVIL
Factura de aseo Recibo de pago que refleja el valor a pagar por servicio de aseo
Serie Documental para Selección,
posee valor administrativo y
contable
Español X Papel Disponible X
PAGOS DE SERVICIOS
PÚBLICOS Y TELEFONÍA
MÓVIL
Factura de teléfono Recibo de pago que refleja el valor a pagar por servicio de teléfono
Serie Documental para Selección,
posee valor administrativo y
contable
Español X Papel Disponible X
PAGOS DE SERVICIOS
PÚBLICOS Y TELEFONÍA
MÓVIL
Factura de telefonía móvil Recibo de pago que refleja el valor a pagar por servicio de telefonía móvil
Serie Documental para Selección,
posee valor administrativo y
contable
Español X Papel Disponible X
PAGOS DE SERVICIOS
PÚBLICOS Y TELEFONÍA
MÓVIL
Recibo de pago Documento que registra la entrega de dinero a cambio de un bien o servicio
Serie Documental para Selección,
posee valor administrativo y
contable
Español X Papel Disponible X
PAGOS DE SERVICIOS
PÚBLICOS Y TELEFONÍA
MÓVIL
Informe estadístico de consumo de servicios
públicos y telefonía móvilDocumento que presenta en cifras
Serie Documental para Selección,
posee valor administrativo y
contable
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PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS, Y SUGERENCIAS
(PQRS)
Comunicación Recibida (según sea el caso)Documento recibido por la Entidad atendiendo un asunto al cual se le debe
brindar una respuesta, de acuerdo al área que venga remitido
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PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS, Y SUGERENCIAS
(PQRS)
Derecho de Petición
Documentos recibidos por la Entidad atendiendo las solicitudes de los
ciudadanos sobre ciertos temas particulares, a los cuales se debe dar una
pronta respuesta de acuerdo a tiempos ya establecidos en el IDIGER
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PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS, Y SUGERENCIAS
(PQRS)
Formato de sugerencias, felicitaciones, quejas y
reclamos
Documento establecido por la entidad en el cual se consignan las
sugerencias, felicitaciones, quejas o reclamos realizados por los usuarios
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PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS, Y SUGERENCIAS
(PQRS)
Solicitudes de Información
Petición formulada por cualquier ciudadano a través de la cual se puede
consultar cualquier tipo de información sobre temas particulares y generales
de la Entidad
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PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS, Y SUGERENCIAS
(PQRS)
Solicitudes de CopiasPetición formulada por cualquier ciudadano a través de la cual se puede
solicitar copias sobre temas particulares y generales de la Entidad
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PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS, Y SUGERENCIAS
(PQRS)
RequerimientosPetición formulada por cualquier ciudadano solicitando información de
carácter general o especifico a la Entidad
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Español X Papel Disponible X
PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS, Y SUGERENCIAS
(PQRS)
Formato control de atención al usuarioDocumento emitido por la Entidad, el cual controla y registra el servicio
prestado a los ciudadanos presencial y telefónicamente
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Español X Papel Disponible X
PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS, Y SUGERENCIAS
(PQRS)
Formato Buzón de sugerenciasDocumento establecido por la Entidad en el cual se consignan las sugerencias
realizadas por los usuarios
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS, Y SUGERENCIAS
(PQRS)
Comunicación Oficial RemisoriaDocumento emitido por la Entidad, dando respuesta a los diferentes
requerimientos realizados por la ciudadanía
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PLANESPlan de Bienestar Social de
PersonalPlan de acción
Documento que define las estrategias, actividades y tareas (técnicas y de
gestión) necesarias para satisfacer los requerimientos de un producto o
servicio, según se han definido en el proyecto
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PLANESPlan de Bienestar Social de
PersonalPlan de Bienestar Social
Serie de actividades recreativas, deportivas y culturales que se planean y
ejecutan dentro de la vigencia de un (1) año, en beneficio de aquellos que
hacen parte de la entidad.
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Español X Papel Disponible X
PLANESPlan de Bienestar Social de
Personal
Resolución aprobación del Plan de Bienestar
Social (copia)Acto administrativo que aprueba el Plan de Bienestar Social de la Entidad
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PLANESPlan de Bienestar Social de
PersonalLista de asistencia al Plan de Bienestar Social
Documento donde se registran los participantes en las actividad
programadas en el Plan de Bienestar.
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PLANESPlan de Bienestar Social de
Personal
Evaluación de satisfacción del Plan de Bienestar
Social
Documento donde se registra el nivel de satisfacción de los servidores acerca
de las actividades de Bienestar Social
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Español X Papel Disponible X
PLANES Plan de Salud Ocupacional Plan de acción
Documento que define las estrategias, actividades y tareas (técnicas y de
gestión) necesarias para satisfacer los requerimientos de un producto o
servicio, según se han definido en el proyecto
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secundarios
Español X Papel Disponible X
PLANES Plan de Salud Ocupacional Panorama de factores de riesgoDocumento donde se registra los riesgos específicos en el ambiente de
trabajo.
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Español X Papel Disponible X
PLANES Plan de Salud Ocupacional Cronograma de actividades con la ARPDocumento que programa las actividades con la Administradora de Riesgos
Laborales
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PLANES Plan de Salud Ocupacional Acta de reunión de COPASO
Documento donde se registran las actividades programadas y desarrolladas¡,
al igual que los compromisos de los miembros del Comité Paritario de
Seguridad y Salud en el Trabajo.
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Español X Papel Disponible X
PLANES Plan de Salud OcupacionalInforme de actividades de ejecución de la ARP
(opcional)
Documento que da a conocer los resultados de las actividades efectuadas en
la Entidad, presentado por la ARP
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PLANES Plan de Salud OcupacionalCronograma de actividades para mitigar riesgos
(opcional)Documento que programa las actividades para la mitigación de riesgos
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PLANES Plan de Salud OcupacionalListado de asistencia a las actividades para
mitigar el riesgo
Documento que relaciona los funcionarios que acuden a las actividades para
mitigación de riesgos
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PLANES Plan de Salud Ocupacional Registro fotográfico (opcional)Serie de fotografías que registran las actividades realizadas en mitigación de
riesgos
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PLANES Plan de Salud Ocupacional Documento de inspeccionesPlanillas donde se registran las inspecciones planeadas realizadas por el
COPASST, sobre la infraestructura de la entidad.
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PLANES Plan de Salud OcupacionalDocumento de compromiso u oficialización del
hallazgo
Planillas donde se registran las inspecciones planeadas realizadas por el
COPASST, sobre la infraestructura de la entidad.
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secundarios
Español X Papel Disponible X
PLANES Plan de Salud OcupacionalRegistro Único de Reporte de Accidentes de
Trabajo
Documento donde se registran los incidentes y accidentes de trabajo
ocurridos a los servidores y contratistas en el desempeño de sus funciones o
actividades.
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PLANES Plan de Salud Ocupacional Estadísticas de salud visual, auditiva, ergonómicaDocumento que hace parte del plan de Bienestar social, actividades de
prevención y promoción.
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Español X Papel Disponible X
PLANES Plan de Salud Ocupacional Programas de vigilancia epidemiológicaPrograma que identifica y evalúa los factores de riesgo que puedan
presentarse en la Entidad
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Español X Papel Disponible X
PLANES Plan de Salud Ocupacional Plan de Salud Ocupacional
Consiste en la planeación y ejecución de actividades de medicina, seguridad e
higiene industrial, que tienen como objetivo mejorar la salud de los
trabajadores en la Entidad
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Español X Papel Disponible X
PLANES Plan de Salud OcupacionalResolución adoptando el Plan de Salud
Ocupacional
Acto administrativo emitido por la Entidad que resuelve la adopción del Plan
de Salud Ocupacional
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PLANES Plan de Salud OcupacionalDocumento de divulgación del Plan de Trabajo de
Salud Ocupacional
Documento emitido por la Entidad que publica el Plan de Trabajo de Salud
Ocupacional
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PLANES Plan de Salud OcupacionalDocumento convocando a las actividades del Plan
de Salud Ocupacional
Documento emitido por la Entidad citando a las actividades del Plan de Salud
Ocupacional
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PLANESPlanes de Capacitación de
PersonalDiagnostico necesidades de capacitación
Encuesta dirigida a los subdirectores para conocer las necesidades de
capacitación del ser y del hacer.
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PLANESPlanes de Capacitación de
PersonalListado de asistencia
Documento que relaciona los funcionarios que acuden a las actividades
establecidas en el Plan de Salud Ocupacional
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Español X Papel Disponible X
PLANESPlanes de Capacitación de
PersonalPlan Institucional de Capacitación
Busca orientar los procesos de formación y capacitación de los funcionarios,
hacia el fortalecimiento y potenciación, tanto de sus habilidades y destrezas,
como de sus valores y actitudes, con el fin de hacerlos más competentes en
el desarrollo de su actividad
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Español X Papel Disponible X
PLANESPlanes de Capacitación de
PersonalDocumento de inducción
Documento que tiene por objeto que cada uno de los funcionarios recién
integrados a la Entidad conozca los aspectos mas importantes de la misma
como su misión, visión, funciones, servicios que presta etc.
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Español X Papel Disponible X
PLANESPlanes de Capacitación de
PersonalDocumento de reinducción
Documento que tiene por objeto reorientar la integración del funcionario a la
cultura organizacional a causa de los cambios producidos en la institución
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PLANESPlanes de Capacitación de
Personal
Acta de Comisión de Personal (aval del Plan de
Capacitación)
Documento que registra los temas tratados y acuerdos adoptados en la
Comisión de Personal
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PLANESPlanes de Capacitación de
Personal
Resolución aprobando el Plan de Capacitación
(copia)Acto administrativo que resuelve la aprobación del Plan de Capacitación
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PLANESPlanes de Capacitación de
Personal
Comunicación oficial de divulgación del Plan de
CapacitaciónDocumento emitido por la Entidad dando a conocer el Plan de Capacitación
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PLANESPlanes de Capacitación de
Personal
Documento informando a los funcionarios la
participación en las capacitaciones
Documento emitido por la Entidad invitando a los funcionarios participar en
las capacitaciones
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PLANESPlanes de Capacitación de
PersonalCronograma general de inducción
Documento que Programa las actividades de inducción a funcionarios de la
Entidad
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Español X Papel Disponible X
PLANESPlanes de Capacitación de
Personal
Listado de asistencia a los programas de
capacitación
Documento que relaciona los funcionarios asistentes a los programas de
capacitación
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Español X Papel Disponible X
PLANESPlanes de Capacitación de
PersonalEvaluación de conocimiento de la capacitación
Documento que mide los conocimientos adquiridos por los funcionarios en la
capacitación
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Español X Papel Disponible X
PLANESPlanes de Capacitación de
Personal
Evaluación de satisfacción de la
capacitación
Documento que valora la satisfacción generada en el funcionario por la
capacitación recibida
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Español X Papel Disponible X
PLANESPlanes de Capacitación de
PersonalFormato acuerdo de gestión servidores
Documento donde se establecen los objetivos y compromisos a cumplir, se
acuerda entre el Director General y cada uno de los subdirectores.
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Español X Papel Disponible X
PLANESPlanes de Capacitación de
PersonalEvaluación de cumplimiento acuerdos de gestión
Documento donde se evalúa los objetivos y compromisos a cumplir, se
acuerda entre el Director General y cada uno de los subdirectores.
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Español X Papel Disponible X
PLANESPlanes de Capacitación de
Personal
Comunicación de notificación sobre evaluación al
servidor participante
Documento donde se notifican los objetivos y compromisos a cumplir, se
acuerda entre el Director General y cada uno de los subdirectores.
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secundarios
Español X Papel Disponible X
PLANESPlanes de contingencia y
seguridad de la información
Solicitud de Usuarios en Tecnología y en Sistemas
de Información
Formato establecido por la Entidad requiriendo la creación de usuario,
asignación de permisos, desactivación de cuentas y asignación de cuentas de
correo electrónico, en busca del cumplimiento del objeto contractual de cada
funcionario que así lo requiera
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Español X Papel Disponible X
PLANESPlanes de contingencia y
seguridad de la informaciónReporte de soporte a usuarios
Documento que relaciona los servicios prestados en tecnología a los
funcionarios que lo han solicitado
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Español X Papel Disponible X
PLANESPlanes de contingencia y
seguridad de la información
Concepto Técnico del Estado Operativo del
equipo
Documento que define el estado en que se encuentra el equipo al que se le
ha solicitado realizar mantenimiento correctivo o preventivo
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Español X Papel Disponible X
PLANESPlanes de contingencia y
seguridad de la informaciónHoja de vida del indicador
Documento que registra las tareas de mantenimiento correctivo y preventivo
de los equipos de la Entidad
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Español X Papel Disponible X
PLANESPlanes de contingencia y
seguridad de la información
Comunicación oficial por correo electrónico sobre
solicitud
Documento electrónico solicitando el mantenimiento de los equipos de la
Entidad
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Español X DOC Disponible X
PLANESPlanes de contingencia y
seguridad de la informaciónActa de Responsabilidad de Hardware
Formato emitido por la Entidad que legaliza el préstamo de elementos de
hardware, este préstamo no supone un traslado de bienes, ni un reporte a
almacén por tratarse de elementos de flujo permanente para el personal de
la entidad
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Español X Papel Disponible X
PLANESPlanes de contingencia y
seguridad de la informaciónRelación de prestamos de hardware
Documento que refleja los prestamos de hardware realizados en la Entidad
en determinado periodo de tiempo
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Español X Papel Disponible X
PLANESPlanes de contingencia y
seguridad de la informaciónSoporte y Atención a Usuarios Internos y Externos
Documento que registra el servicio prestado a los funcionarios de la Entidad
para garantizar la funcionalidad de los sistemas de información y
disponibilidad de los servicios informáticos
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
PLANESPlanes de Mantenimiento del
Parque AutomotorPlan de mantenimiento
Documento que define las tareas para el cuidado y preservación de los
equipos de la Entidad
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
PLANESPlanes de Mantenimiento del
Parque AutomotorRegistro de actividades
Formato utilizado para programar los móviles que serán requeridos para
atender las solicitudes que tengan que ver con actividades de la Entidad
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
PLANES
Planes de Mantenimiento
Preventivo y Correctivo y de
los Servicios a Prestar
Plan de acción
Documento que define las estrategias, actividades y tareas (técnicas y de
gestión) necesarias para satisfacer los requerimientos de un producto o
servicio, según se han definido en el proyecto
Subserie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
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PLANES
Planes de Mantenimiento
Preventivo y Correctivo y de
los Servicios a Prestar
Seguimiento a plan de acciónInstrumento que contribuye a la orientación de la gestión de la Entidad para
el cumplimiento de sus objetivos
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secundarios
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PRESTAMOS
DOCUMENTALES
Solicitud de consulta y préstamo de documentos
(tanto de usuarios internos como externos)
Documento que registra los expedientes que son facilitados a préstamo a los
ciudadanos en general para consulta de la información contenida en ellos
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PRESTAMOS
DOCUMENTALESRegistro de consulta y préstamos de documentos
Listado que relaciona los usuarios tanto internos como externos y los
documentos prestados para su consulta
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PRESTAMOS
DOCUMENTALES
Comunicación oficial informando la falta de folios
del expediente.
Documento emitido por la Entidad comunicando la falta de folios en un
expediente
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PRESTAMOS
DOCUMENTALESReporte de préstamos documentales vencidos.
Listado emitido por Gestión Documental informando el vencimiento de los
documentos que se encuentran en calidad de préstamo
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PRESTAMOS
DOCUMENTALES
Comunicación oficial solicitando devolución de
documentación que esta vencida.
Documento emitido por la Entidad requiriendo al usuario la entrega de los
expedientes que tenga en su poder y se encuentren vencidos
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PRESTAMOS
DOCUMENTALES
Comunicación oficial informando la no devolución
de los documentos al archivo.
Documento emitido por la Entidad notificando la no devolución de los
documentos dados a préstamo al archivo
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secundarios
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioQueja
Documento que registra una reclamación realizada por un usuario de la
Entidad a causa de una inconformidad por un servicio recibido o de un
ciudadano cualquiera.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioPruebas anexas (opcional) Documentos probatorios
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
Ordinario
Informe de hechos constitutivos de faltas
disciplinarias
Documento escrito mediante el cual un servidor público informa respecto de
una serie de hechos que pueden ser constitutivos de un posible proceso
disciplinario.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioAuto apertura indagación preliminar (opcional)
Documento mediante el cual se establece de manera motivada, el inicio de
la investigación previa, con el objeto de verificar la identidad del funcionario
denunciado en la queja, el suceso que ocasiono la falta y si esta resulta
irregular
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
Ordinario
Comunicación apertura de indagación preliminar
(opcional)Comunicación al interesado del inicio de la indagación preliminar
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioNotificación personal
Documento que comunica de manera personal la apertura de investigación a
un funcionario público
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioNotificación por edicto
Documento publicado en la Entidad comunicando la apertura de
investigación a un funcionario público
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioPruebas (opcionales)
Documentos que contienen los elementos probatorios necesarios para emitir
una decisión respecto de la indagación preliminar.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioAuto inhibitorio (si es del caso)
Documento que contiene la decisión del operador disciplinario de no iniciar
actuación alguna cuando la información o queja sea manifiestamente
temeraria o se refiera a hechos disciplinariamente irrelevantes o de
imposible ocurrencia o sean presentados de manera absolutamente
inconcreta o difusa.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioNotificación auto inhibitorio Documento que notifica el auto de inhibición para iniciar actuación alguna.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioNotificación edicto auto inhibitorio
Documento publicado en la Entidad comunicando el auto de inhibición para
iniciar actuación alguna.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioCitación testigo
Documento mediante el cual se convoca a una persona para que rinda
testimonio.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioComunicación decreto oficioso de pruebas Comunicación oficial de notificación de decreto de pruebas.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioSolicitud de documentos
Documento mediante el cual se efectúan requerimientos para que obren
como pruebas al interior del expediente.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioActa visita administrativa Documento en el que se registra las resulta de una visita administrativa.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioCitación quejoso ratificación y ampliación
Documento mediante el cual se cita al ciudadano que indicó la queja para
que amplia la información y/o se ratifique en su queja.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioRatificación y ampliación de la queja
Documento que contiene la confirmación y/o ampliación de la queja por
parte del afectado o un testigo
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioTestimonio
Manifestación hecha por un testigo evidenciando o asegurando la veracidad
de los hechos
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
Ordinario
Auto decreta pruebas de indagación o
investigación
Documento mediante el cual se orden ala práctica de pruebas en cualquiera
de las etapas de indagación preliminar o de investigación.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioVersión libre
Exposición libre y espontanea dada en una investigación y rendida por el
funcionario afectado
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioAuto de archivo (si es del caso)
Acto administrativo emitido por la Entidad el cual resuelve se archive el
expediente dando por terminado el proceso disciplinario.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioComunicación auto archivo implicado
Documento emitido por la Entidad que notifica el auto de archivo del
expediente
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioComunicación auto archivo quejoso
Documento emitido por la Entidad que comunica el auto de archivo del
expediente
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioNotificación personal
Documento que comunica de manera personal la resolución que resuelve la
apertura de investigación a un funcionario público
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioConstancia de ejecutoria
Documento mediante el cual se certifica que el auto administrativo quedó
debidamente ejecutoriado y cobro firmeza.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioRecurso de apelación del quejoso
Solicitud efectuada por el quejoso pidiendo se revoque un auto
administrativo emitido por la Entidad, el cual es resuelto por el superior
jerárquico del funcionario que emitió el acto
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioConstancia de ejecutoria
Documento que deja en firme el acto administrativo para su ejecución
inmediata
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioAuto concediendo recurso de apelación
Acto administrativo emitido por la Entidad que concede el recurso de
apelación
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
Ordinario
Auto Rechazando recurso de apelación
improcedente
Acto administrativo emitido por la Entidad rechazando el recurso de
apelación interpuesto por considerarlo improcedente
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
Ordinario
Auto Rechazando recurso de apelación
extemporáneo
Acto administrativo emitido por la Entidad rechazando el recurso de
apelación interpuesto por considerarlo extemporáneo
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioAuto declarando desierto recurso
Acto administrativo emitido por la Entidad declarando desierto el recurso de
reposición
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
Ordinario
Comunicación remisión expediente segunda
instancia
Documento emitido por la Entidad remitiendo el expediente al superior
jerárquico para resolver el recurso de reposición.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioComunicación auto niega recurso de apelación
Documento emitido por la Entidad comunicando la decisión de negar el
recurso de apelación
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioComunicación auto concede apelación
Documento emitido por la Entidad comunicando el auto que concede la
apelación
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioComunicación implicado no apelante
Documento mediante el cual se le comunica al implicado la decisión
adoptada.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioNotificación personal a no apelante
Documento mediante el cual se notifica la decisión adoptada a quien no
apeló.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioRecurso de queja (si es del caso)
Solicitud efectuada por el funcionario afectado cuando el recurso de
apelación es rechazado o cuando la resolución es inapelable
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioAuto declarando desierto recurso de queja Documento mediante el cual se declara desierto el recurso de queja
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioAuto declarando precluído el recurso queja Documento mediante el cual se declara precluído el recurso de queja.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioAuto rechazando el recurso queja extemporáneo
Acto administrativo emitido por la Entidad rechazando el recurso de queja
extemporáneo
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioAuto concediendo recurso de queja Acto administrativo emitido por la Entidad que confiere recurso de queja
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
Ordinario
Comunicación remisión expediente segunda
instancia
Documento emitido por la Entidad remitiendo el expediente a segunda
instancia
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioComunicación trámite recurso queja Documento emitido por la Entidad dando tramite al recurso de queja
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioAuto resolviendo la apelación Acto administrativo emitido por la Entidad resolviendo la apelación
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioComunicación implicado segunda instancia
Documento mediante el cual se le comunica al implicado la remisión del
expediente a segunda instancia.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioNotificación personal
Documento que comunica las decisiones que ponen termino a una actuación
administrativa de manera personal al funcionario afectado
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioNotificación edicto
Documento publicado en la Entidad el cual contiene la parte resolutiva del
acto administrativo, la determinación y la firma del Director General
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioComunicación auto segunda instancia quejoso
Documento mediante el cual se comunica al quejoso de la decisión proferida
por al entidad en segunda instancia.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioAuto apertura investigación
Acto administrativo emitido por la Entidad resolviendo abrir investigación a
un funcionario por posibles faltas cometidas hacia la Entidad
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
Ordinario
Comunicación apertura de investigación
personería
Documento emitido por la Personería Distrital que establece de manera
motivada, el inicio de la investigación previa, con el objeto de verificar la
identidad del funcionario denunciado en la queja, el suceso que ocasiono la
falta y si esta resulta irregular
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
Ordinario
Comunicación apertura de investigación
procuraduría
Documento emitido por la Procuraduría que establece de manera motivada,
el inicio de la investigación previa, con el objeto de verificar la identidad del
funcionario denunciado en la queja, el suceso que ocasiono la falta y si esta
resulta irregular
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioCitación notificación personal apertura
Documento mediante el cual se cita al funcionario para que se notifique de la
decisión adoptada por la entidad mediante la cual abre el proceso a
investigación.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioNotificación personal
Documento mediante el cual se le informa al funcionario de la decisión
adoptada por la entidad mediante la cual abre el proceso a investigación.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioTestimonio
Manifestación hecha por un testigo evidenciando o asegurando la veracidad
del hecho que se esta investigando
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioRatificación y ampliación de la queja
Documento que contiene la confirmación y ampliación de la queja por parte
del afectado o un testigo
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioCitación quejoso ratificación y ampliación
Documento que registra la orden para presentarse al testigo, en busca de
ratificar y ampliar la queja
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioAuto decreta pruebas de investigación
Acto administrativo emitido por la Entidad que decreta las pruebas de
investigación
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioActa visita administrativa Documento en el que se deja constancia de la visita efectuada.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioCitación testigo
Documento que registra la orden para presentarse al testigo, en busca de
presentar testimonio sobre los hechos
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioSolicitud de documentos
Documento mediante el cual se efectúan requerimientos a otras áreas en
busca de información.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioAuto de cierre de investigación
Acto administrativo emitido por la Entidad el cual resuelve u ordena el cierre
de la investigación
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioComunicación cierre de investigación Documento emitido por la Entidad comunicando el cierre de la investigación
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioFijación estado cierre investigación
Aviso, orden o decreto publicado por la autoridad con el fin de promulgar y
hacer pública la decisión de cierre de investigación.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioPliego de cargos
Documento que resume las faltas consignadas en un expediente contra el
funcionario, a quien se le comunica para que pueda asumir su defensa
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioVersión libre
Exposición libre y espontanea dada en una investigación y rendida por el
funcionario afectado
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioAuto de archivo
Acto administrativo emitido por la Entidad que ordena el archivo del
expediente
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioComunicación decreto oficioso de pruebas
Documento mediante el cual se informa a los interesados respecto de la
decisión adoptada por la entidad de practicar pruebas de manera oficiosa.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioAuto prórroga término investigación Acto administrativo que amplia el término de la investigación
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
Ordinario
Comunicación prórroga apertura de investigación
implicado
Documento que posterga la apertura de la investigación al implicado de la
falta
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioNotificación personal
Documento que comunica las decisiones que ponen termino a una actuación
administrativa de manera personal al funcionario afectado
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioNotificación edicto
Documento publicado en la Entidad el cual contiene la parte resolutiva del
acto administrativo, la determinación y la firma del Director General
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioCitación quejoso ratificación y ampliación
Documento que registra la orden para presentarse al testigo, en busca de
ratificar y ampliar la queja
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioActa visita administrativa Documento en el que se registra las resultas de una visita administrativa.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioAuto decreta pruebas de investigación
Acto administrativo emitido por la Entidad que determina las pruebas de
investigación
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioSolicitud de documentos
Documento mediante el cual se efectúan requerimientos para que obren
como pruebas al interior del expediente.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioCitación testigo
Documento que registra la orden para presentarse al testigo, en busca de
presentar testimonio sobre los hechos
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioRatificación y ampliación de la queja
Documento que contiene la confirmación y ampliación de la queja por parte
del afectado o un testigo
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioTestimonio
Manifestación hecha por un testigo evidenciando o asegurando la veracidad
del hecho que se esta investigando
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioAuto de archivo
Acto administrativo emitido por la Entidad que ordena el archivo del
expediente
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administrativo y contable
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioVersión libre
Exposición libre y espontanea dada en una investigación y rendida por el
funcionario afectado
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Español X Papel Disponible X
PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioComunicación decreto oficioso de pruebas
Documento mediante el cual se informa a los interesados respecto de la
decisión adoptada por la entidad de practicar pruebas de manera oficiosa.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioCitación notificación pliego de cargos
Documento que requiere u ordena al funcionario implicado presentarse a
audiencia para ser notificado sobre los cargos en su contra para que asuma
su defensa
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioNotificación pliego de cargos Documento que comunica al funcionario el pliego de cargos en su contra
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioAuto declaratoria ausencia
Acto administrativo mediante el cual, transcurrido un determinado período
de tiempo sin que reaparezca el presunto ausente o se tengan nuevas
noticias del desaparecido, se declara su ausencia legal.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioNotificación personal
Documento que comunica las decisión adoptada por la entidad mediante la
cual se comunica la declaratoria de ausencia legal del investigado.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioAuto nombramiento defensor de oficio
Acto administrativo emitido por la Entidad que nombra abogado de oficio
para la defensa del funcionario
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioAuto corriendo traslado para alegar de conclusión
Acto administrativo mediante el cual se da la oportunidad a los
contendientes de esgrimir sus argumentos culminantes en procura de sus
propios derechos e intereses.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
Ordinario
Comunicación consultorio jurídico (si es
apoderado de oficio)
Documento mediante el cual se informa al abogado de oficio del investigado
ausente del traslado para alegar de conclusión.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioComunicación defensor oficio
Documento que notifica al funcionario que le fue asignado un abogado
defensor de oficio
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioNotificación personal Documento que comunica las decisiones adoptadas por la entidad.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioEscrito de descargos
Documento que contiene los alegatos de conclusión que pueden ser
presentados por el afectado para su defensa
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioAuto decreta pruebas descargos
Acto administrativo emitido por la Entidad que dicta o resuelve las pruebas
en contra del funcionario implicado
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioComunicación decreto pruebas sujeto procesal
Documento mediante el cual se le informa al funcionario investigado y/o su
defensor, y/o al Ministerio Público, que se han decretado pruebas al interior
del proceso disciplinario.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioAuto niega pruebas
Acto administrativo emitido por la Entidad que niega las pruebas en contra
del funcionario implicado
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioNotificación personal Documento que comunica las decisiones adoptadas por la entidad.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioRecurso de reposición y en subsidio apelación Oportunidad procesal para debatir la decisión adoptada.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
Ordinario
Auto rechazando recurso de reposición
improcedente
Acto administrativo emitido por la Entidad que rechaza el recurso de
reposición por considerarlo improcedente
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioAuto declarando desierto recurso Acto administrativo emitido por la Entidad declarando desierto el recurso
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
Ordinario
Auto Rechazando recurso de apelación
extemporáneo
Acto administrativo emitido por la Entidad rechazando el recurso de
apelación por no haber sido propuesto en tiempo.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioAuto resolviendo recurso reposición
Acto administrativo emitido por la Entidad que resuelve el recurso de
reposición interpuesto por le funcionario implicado
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
Ordinario
Auto rechazando recurso de reposición
extemporáneo
Acto administrativo emitido por la Entidad rechazando el recurso de
reposición extemporáneo
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administrativo y contable
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
Ordinario
Auto Rechazando recurso de apelación
improcedente
Acto administrativo emitido por la Entidad rechazando el recurso de
apelación improcedente
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioComunicación auto concede apelación
Documento emitido por la Entidad comunicando al funcionario implicado
que concede la apelación
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioComunicación auto niega recurso de apelación
Documento emitido por la Entidad negando al funcionario implicado el
recurso de apelación
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioNotificación personal
Documento que comunica las decisiones que ponen termino a una actuación
administrativa de manera personal al funcionario afectado
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioComunicación implicado no apelante Documento mediante el cual se le notifica al interesado no apelante.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioNotificación personal Documento que comunica las decisiones adoptadas por al entidad.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioComunicación auto concede apelación
Documento emitido por la Entidad que comunica el auto que concede el
recurso de apelación al funcionario implicado
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
Ordinario
Comunicación remisión expediente segunda
instancia
Documento mediante el cual se notifica la entrega del expediente a la
autoridad de segunda instancia.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioComunicación auto niega recurso de apelación
Documento emitido por la Entidad que comunica el auto que niega el recurso
de apelación al funcionario implicado
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioAuto declarando desierto recurso de queja
Acto administrativo emitido por la Entidad que declara desierto el recurso de
queja
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioAuto concediendo recurso de queja Acto administrativo emitido por la Entidad que otorga el recurso de queja
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioAuto rechazando el recurso queja extemporáneo
Acto administrativo emitido por la Entidad que niega el recurso de queja por
haber sido interpuesto fuera de tiempo.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioAuto declarando prelucido el recurso queja
Acto administrativo emitido por la Entidad que da por extinto el recurso de
queja
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioComunicación trámite recurso queja
Documento mediante el cual se informa la decisión adoptada por la entidad
respecto del recurso de queja
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
Ordinario
Comunicación remisión expediente segunda
instanciaDocumento que remite el expediente a segunda instancia
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PROCESOS DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario
OrdinarioFallo de segunda instancia
Tipo de decisión final que se toma dentro del proceso, una vez agotadas o
cumplidas todas sus etapas procesales, en la cual se define o resuelve de
fondo por parte de un juez o Tribunal.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioCitación notificación fallo de segunda instancia
Documento que cita al funcionario implicado para comunicarle el fallo dado
en la segunda instancia
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioNotificación fallo de segunda instancia Documento que comunica el fallo dado en segunda instancia
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioNotificación a otros sujetos procesales
Documento mediante el cual se notifica de la decisión adoptada por la
entidad a otro sujetos procesales.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioComunicación fallo absolutorio quejoso Documento mediante el cual se comunica al quejoso del fallo absolutorio.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioNotificación personal
Documento que comunica las decisiones que ponen termino a una actuación
administrativa de manera personal
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioNotificación edicto
Documento publicado en la Entidad el cual contiene la parte resolutiva del
acto administrativo, la determinación y la firma del Director General
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioComunicación registro sanción personería
Documento mediante el cual se le informa a la Personería de la sanción
impuesta.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioComunicación registro sanción procuraduría
Documento mediante el cual se le informa a la Procuraduría de la sanción
impuesta.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioConstancia de ejecutoria
Documento que deja en firme el acto administrativo para su ejecución
inmediata
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioComunicación al nominador para la ejecución
Documento mediante el cual se le informa al nominador de la sanción
impuesta.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioComunicación otras autoridades
Documento mediante el cual se le informa a cualquier otra entidad de la
sanción impuesta.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
Ordinario
Comunicación a organismos de control sobre fallo
absolutorio
Documento emitido por la Entidad comunicando a los entes de control la
sentencia o veredicto que absuelve al funcionario implicado
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
Ordinario
Acto administrativo que ordena la ejecución de la
sanción
Resolución emitida por la Entidad que ordena se ejecute la sanción impuesta
al funcionario implicado
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioComunicación fallo absolutorio quejoso
Documento mediante el cual se le informa al quejoso del fallo mediante el
cual se absuelve al investigado
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioSolicitud de Revocatoria Directa
Documento mediante el cual se solicita a la entidad que de aplicación a la
facultad de dejar sin efectos un acto administrativo expedido por ella
derogándolo en su totalidad.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioAuto que rechaza la revocatoria directa
Acto Administrativo proferido por la entidad rechazando la revocatoria
directa.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioAuto que inadmite la revocatoria directa Acto administrativo mediante el cual se inadmite la revocatoria directa.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioAuto de acumulación
Acto administrativo emitido por la Entidad que autoriza que dos o mas
procesos se deban constituir en uno solo
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioAuto de nulidad
Acto administrativo emitido por la Entidad que declara la ineficacia o falta de
valor legal de los actos jurídicos celebrados con violación de las normas
establecidas
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
Ordinario
Auto de remisión por competencia poder
preferente
Acto administrativo mediante el cual se remite a la Personería o a la
Procuraduría para el ejercicio de su poder preferente.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioAuto de incorporación
Acto administrativo emitido por la Entidad resolviendo que todos los
documentos generados con posterioridad a la notificación deben ser
incorporados al expediente del funcionario investigado
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PROCESOS
DISCIPLINARIOS
Proceso Disciplinario
OrdinarioAuto remisión por competencia
Acto administrativo que remite a otra dependencia u Entidad el asunto de la
referencia por no corresponder al área a quien fue enviado el documento
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PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Queja
Documento remitido por un usuario poniendo de manifiesto su insatisfacción
en relación con un servicio prestado por la Entidad
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PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Pruebas
Documentos que comprueban si la acusación realizada al funcionario como
autor de un hecho dañoso doloso o culposo, son o no verdaderas
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PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal
Informe de hechos constitutivos de faltas
disciplinariasInforme que se elabora con los hechos que constituyen faltas disciplinarias.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Pruebas
Documentos que comprueban si la acusación realizada al funcionario como
autor de un hecho dañoso doloso o culposo, son o no verdaderas
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PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Auto inhibitorio
Acto administrativo mediante el cual la entidad decide abstenerse de llevar a
cabo alguna acción.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Auto citación audiencia
Acto administrativo emitido por la Entidad que cita a audiencia a las partes
involucradas en el proceso
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PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Notificación personal
Documento que comunica las decisiones que ponen termino a una actuación
administrativa de manera personal al funcionario afectado
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PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Notificación edicto verbal
Medio subsidiario para notificar las decisiones que no se pudieren realizar
personalmente, consistente en citación al disciplinado para hacerle conocer
el contenido de la decisión, y si
esto no es posible, fijación del contenido de la misma en la secretaría del
despacho. Con la realización de este procedimiento se entiende cumplida la
notificación.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal
Comunicación citación audiencia recursos
humanos
Documento emitido por el área de Recursos Humanos citando a audiencia a
las partes implicadas en el proceso
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PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Comunicación citación audiencia procuraduría
Documento emitido por la Procuraduría citando a audiencia a las partes
implicadas en el proceso
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PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Comunicación citación Audiencia personería
Documento emitido por la Personería citando a audiencia a las partes
involucradas en el proceso
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PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Comunicación citación audiencia implicado
Documento emitido por la Entidad citando a audiencia al funcionario
implicado en el proceso
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PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Auto declaratoria ausencia
Acto administrativo mediante el cual, transcurrido un determinado período
de tiempo sin que reaparezca el presunto ausente o se tengan nuevas
noticias del desaparecido, se declara su ausencia legal.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Auto nombramiento defensor de oficio
Acto administrativo que nombra un abogado de oficio al funcionario
implicado en la falta
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PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal
Comunicación consultorio jurídico si es defensor
de oficio
Documento mediante el cual se informa al abogado de oficio del investigado
ausente de la designación como defensor
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PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Ratificación y ampliación de la queja
Documento que contiene la confirmación y ampliación de la queja por parte
del afectado o un testigo
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PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Versión libre
Exposición libre y espontanea dada en una investigación y rendida por el
funcionario afectado
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PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Testimonio
Manifestación hecha por un testigo evidenciando o asegurando la veracidad
de los hechos
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PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Audiencia y fallo proceso verbal
Instancia en la que se debate y se adopta la decisión final al interior del
proceso disciplinario.
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administrativo y contable
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PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Testimonio
Manifestación hecha por un testigo evidenciando o asegurando la veracidad
del hecho que se esta investigando
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administrativo y contable
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PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Acta visita administrativa Documento en el que se registra las resultas de una visita administrativa.
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PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Audiencia y fallo proceso verbal
Instancia en la que se debate y se adopta la decisión final al interior del
proceso disciplinario.
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administrativo y contable
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PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Auto concediendo recurso de apelación
Acto administrativo emitido por la Entidad otorgando recurso de apelación al
funcionario implicado
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administrativo y contable
Español X Papel Disponible X
PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Comunicación auto concede apelación
Documento emitido por la Entidad divulgando el auto que concede el recurso
de apelación
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administrativo y contable
Español X Papel Disponible X
PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Notificación personal
Documento que comunica las decisiones que ponen termino a una actuación
administrativa de manera personal al funcionario afectado
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administrativo y contable
Español X Papel Disponible X
PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Auto declarando desierto recurso
Acto administrativo emitido por la Entidad declarando desierto el recurso de
apelación
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administrativo y contable
Español X Papel Disponible X
PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal
Auto Rechazando recurso de apelación
extemporáneo
Acto administrativo emitido por la Entidad negando el recurso de apelación
extemporáneo
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administrativo y contable
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PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Comunicación auto niega recurso de apelación
Documento emitido por la Entidad comunicando el auto que niega el recurso
de apelación
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administrativo y contable
Español X Papel Disponible X
PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Comunicación implicado no apelante
Documento mediante el cual se le comunica al implicado la decisión
adoptada en segunda instancia.
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administrativo y contable
Español X Papel Disponible X
PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal
Comunicación remisión expediente segunda
instancia
Documento emitido por la Entidad remitiendo el expediente a segunda
instancia
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administrativo y contable
Español X Papel Disponible X
PROCESOS DISCIPLINARIOS Proceso Disciplinario Verbal Fallo de segunda instancia
Tipo de decisión final que se toma dentro del proceso, una vez agotadas o
cumplidas todas sus etapas procesales, en la cual se define o resuelve de
fondo por parte de un juez o Tribunal.
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administrativo y contable
Español X Papel Disponible X
PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Comunicación fallo de segunda instancia
Documento emitido por la Entidad comunicando el veredicto dado en
segunda instancia
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administrativo y contable
Español X Papel Disponible X
PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Notificación personal
Documento que comunica las decisiones que ponen termino a una actuación
administrativa de manera personal al funcionario afectado
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administrativo y contable
Español X Papel Disponible X
PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Notificación edicto
Documento publicado en la Entidad el cual contiene la parte resolutiva del
acto administrativo, la determinación y la firma del Director General
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administrativo y contable
Español X Papel Disponible X
PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Auto de incorporación
Acto administrativo emitido por la Entidad resolviendo que todos los
documentos generados con posterioridad a la notificación deben ser
incorporados al expediente del funcionario investigado
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administrativo y contable
Español X Papel Disponible X
PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal
Acto administrativo que ordena la ejecución de la
sanción
Resolución emitida por la Entidad ordenando la ejecución de la sanción
impuesta al funcionario implicado
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Selección, posee valor
administrativo y contable
Español X Papel Disponible X
PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Solicitud de revocatoria directa
Documento que solicita la invalidación del acto administrativo que ordena la
ejecución de la sanción impuesta al funcionario
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Selección, posee valor
administrativo y contable
Español X Papel Disponible X
PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Auto que rechaza la revocatoria directa Acto administrativo emitido por la Entidad que rechaza la revocatoria directa
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Selección, posee valor
administrativo y contable
Español X Papel Disponible X
PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal
Auto de remisión por competencia poder
preferente
Comunicación remitida a Procuraduría General de la Nación o la Defensoría
competente.
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Selección, posee valor
administrativo y contable
Español X Papel Disponible X
PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Comunicación otras autoridades
Documento mediante el cual se informa a cualquier otra autoridad respecto
del proceso disciplinario.
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Selección, posee valor
administrativo y contable
Español X Papel Disponible X
PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Comunicación al nominador para la ejecución
Documento emitido por la entidad mediante el cual se le informa al
nominador de la sanción proferida
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Selección, posee valor
administrativo y contable
Español X Papel Disponible X
PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Comunicación registro sanción procuraduría
Documento emitido por la Entidad que comunica la sanción del funcionario a
la Procuraduría
Subserie Documental para
Selección, posee valor
administrativo y contable
Español X Papel Disponible X
PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Comunicación registro sanción personería
Documento emitido por la Entidad que comunica la sanción del funcionario a
la Personería
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Selección, posee valor
administrativo y contable
Español X Papel Disponible X
PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Auto de acumulación
Acto administrativo emitido por la Entidad que autoriza que dos o mas
procesos se deban constituir en uno solo
Subserie Documental para
Selección, posee valor
administrativo y contable
Español X Papel Disponible X
PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Comunicación fallo absolutorio quejoso
Documento mediante el cual se comunica al quejoso el acto mediante el cual
se profirió fallo absolviendo al investigado.
Subserie Documental para
Selección, posee valor
administrativo y contable
Español X Papel Disponible X
PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Constancia de ejecutoria
Documento que deja en firme el acto administrativo para su ejecución
inmediata
Subserie Documental para
Selección, posee valor
administrativo y contable
Español X Papel Disponible X
PROCESOS
DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Auto de nulidad
Acto administrativo emitido por la Entidad que declara la ineficacia o falta de
valor legal de los actos jurídicos celebrados con violación de las normas
establecidas
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Selección, posee valor
administrativo y contable
Español X Papel Disponible X
PROGRAMA ANUAL
MENSUALIZADO DE
CAJA PAC
Programa anual mensualizado de caja PAC.
Instrumento mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos
disponibles en la Cuenta Única Nacional para los órganos financiados con
recursos del Distrito
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Disponible X
PROGRAMA ANUAL
MENSUALIZADO DE
CAJA PAC
Comunicación oficial solicitando la
reprogramación de pagos de inversión y
funcionamiento.
Documento emitido por la Entidad solicitando reprogramación de pagos de
inversión y funcionamiento
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
X Papel Disponible X
PROGRAMA ANUAL
MENSUALIZADO DE
CAJA PAC
Comunicación oficial remisoria del PAC por área.
Documento emitido por la Entidad solicitando a cada uno de los
responsables de la ejecución de los compromisos y pagos de las áreas, definir
los montos mensuales de gastos de inversión y gastos de funcionamiento
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
X Papel Disponible X
PROGRAMA ANUAL
MENSUALIZADO DE
CAJA PAC
Solicitud de reprogramación del PAC Documento emitido por la Entidad solicitando la reprogramación del PAC
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X X Papel y Digital Disponible X
PROGRAMA ANUAL
MENSUALIZADO DE
CAJA PAC
Oficio remisorio de reprogramación del PAC
Documento emitido por la Entidad a la Secretaria Distrital de Hacienda –
Dirección Distrital de Presupuesto la reprogramación del PAC
Serie Documental para
Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
PROGRAMAS
Programa de Salud
Ocupacional para Personal -
Elecciones del COPASO
Acto administrativo de convocatoria para
elecciones de representantes del Comité Paritario
de Salud Ocupacional (COPIA)
Resolución emitida por la Entidad invitando a los funcionarios de la Entidad a
elección de representantes del Comité Paritario de Salud Ocupacional
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
PROGRAMAS
Programa de Salud
Ocupacional para Personal -
Elecciones del COPASO
Documento de convocatoria a la elección del
Comité Paritario de Salud Ocupacional
Comunicación emitida por la Entidad invitando a funcionarios a la elección
del Comité Paritario de Salud Ocupacional
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
PROGRAMAS
Programa de Salud
Ocupacional para Personal -
Elecciones del COPASO
Lista de aspirantes inscritos para elección del
COPASO
Relación de aquellos funcionarios que respondieron a la convocatoria
realizada para la conformación del Comité Paritario de Salud Ocupacional y
se inscribieron para las elecciones de representantes del mismo
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
PROGRAMAS
Programa de Salud
Ocupacional para Personal -
Elecciones del COPASO
Documento de divulgación de la lista de
candidatos inscritos al COPASO
Comunicación emitida por la Entidad publicando la lista de candidatos
inscritos, aspirantes a ser parte del COPASO
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Eliminación, no posee valores
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Español X Papel Disponible X
PROGRAMAS
Programa de Salud
Ocupacional para Personal -
Elecciones del COPASO
Lista general de votantes y jurados publicadaRelación de todos los funcionarios que pueden sufragar en las elecciones y
aquellos que fueron elegidos como jurados de votación
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Eliminación, no posee valores
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Español X Papel Disponible X
PROGRAMAS
Programa de Salud
Ocupacional para Personal -
Elecciones del COPASO
Comunicación oficial de notificación a los juradosDocumento emitido por la Entidad informando los funcionarios que fueron
designados como jurados de votación en las elecciones del COPASO
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
PROGRAMAS
Programa de Salud
Ocupacional para Personal -
Elecciones del COPASO
Acta de instalación de la mesaDocumento que registra los miembros de la mesa y materiales para dar inicio
a la votación
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
PROGRAMAS
Programa de Salud
Ocupacional para Personal -
Elecciones del COPASO
Lista general de votantesRelación de los funcionarios aptos para votar en las elecciones de
representantes del COPASO
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Eliminación, no posee valores
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Español X Papel Disponible X
PROGRAMAS
Programa de Salud
Ocupacional para Personal -
Elecciones del COPASO
Votos
Documento que contiene la opinión o voluntad de cada uno de los
funcionarios de la Entidad para aprobar o desaprobar a los candidatos a
formar parte del COPASO
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Español X Papel Disponible X
PROGRAMAS
Programa de Salud
Ocupacional para Personal -
Elecciones del COPASO
Acta de cierre de la mesaDocumento que se realiza en el momento de cierre del escrutinio en la
elección de los representantes del COPASST por los servidores públicos
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secundarios
Español X Papel Disponible X
PROGRAMAS
Programa de Salud
Ocupacional para Personal -
Elecciones del COPASO
Acta de escrutinio con número total de
sufragantes
Documento que registra el número total de funcionarios que votaron en las
elecciones del COPASO
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secundarios
Español X Papel Disponible X
PROGRAMAS
Programa de Salud
Ocupacional para Personal -
Elecciones del COPASO
Acta de escrutinio con número de votos
depositados por mesa
Documento que registra el número total de votos depositados en la mesa de
votación
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
PROGRAMAS
Programa de Salud
Ocupacional para Personal -
Elecciones del COPASO
Acta de escrutinio con número de votos a favor
de cada candidato
Documento que registra el número de votos a favor de cada uno de los
candidatos inscritos para ser miembros del Comité Paritario de Salud
Ocupacional
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
PROGRAMAS
Programa de Salud
Ocupacional para Personal -
Elecciones del COPASO
Acta de escrutinio general
Documento que registra tanto el numero total de votos, votos validos, votos
en blanco y votos anulados y adicionalmente los votos a favor de cada uno
de los candidatos inscritos para ser miembros de la Comité Paritario de Salud
Ocupacional
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
PROGRAMAS
Programa de Salud
Ocupacional para Personal -
Elecciones del COPASO
Acto Administrativo de conformación del
COPASO (copia)
Resolución emitida por la Entidad que conforma el Comité Paritario de Salud
Ocupacional
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
PROGRAMAS
Programa de Salud
Ocupacional para Personal -
Elecciones del COPASO
Comunicación oficial convocando a los miembros
del Comité Paritario de Salud Ocupacional
Documento emitido por la Entidad citando a los miembros del Comité
Paritario de Salud Ocupacional
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PROGRAMAS
Programa de Salud
Ocupacional para Personal -
Elecciones del COPASO
Acta de conformación del Comité Paritario de
Salud Ocupacional (copia)
Documento que registra la conformación del Comité Paritario de Salud
Ocupacional
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PROGRAMAS
Programa de Salud
Ocupacional para Personal -
Elecciones del COPASO
Registro del Comité Paritario del COPASO (copia)Documento donde se registra la participación de los representantes de los
empleados y empleador en las reuniones del COPASSt.
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PROVISIÓN DE PERSONAL Solicitud de provisión de personal
Documento emitido por el área que requiere cubrir alguna vacante,
solicitando al área de Gestión de Talento Humano la consecución de un
candidato de acuerdo al perfil requerido
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PROVISIÓN DE PERSONAL Comunicación de reporte de empleos vacantesDocumento emitido por la Entidad informando acerca de las vacantes que
existen en la Entidad
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SALIDAS DE ALMACÉNSalida a servicio de Bienes de
Bodega a Servicio
Solicitud de traslado o salida de bienes de
almacén a servicio
Documento de IDIGER Formato ADM-FT-38 TRASLADO DE BIENES
DEVOLUTIVOS
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SALIDAS DE ALMACÉNSalida a servicio de Bienes de
Bodega a ServicioActa de traslado de bienes Documento soporte de traslado de bienes entre responsables.
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SALIDAS DE ALMACÉNSalida a servicio de Bienes de
Bodega a Servicio
Comprobante de traslado o salida de Almacén al
servicio.
Documento de IDIGER Formato ADM-FT-38 TRASLADO DE BIENES
DEVOLUTIVOS
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SALIDAS DE ALMACÉN
Salida de Bienes a Través de
Contrato de Comodato o
Convenio interadministrativo
Solicitud de préstamo de bienes entre entidades.
(Comodato o Convenio)Contrato de Comodato o Convenio interadministrativo entre entidades.
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SALIDAS DE ALMACÉN
Salida de Bienes a Través de
Contrato de Comodato o
Convenio interadministrativo
Comprobante de salida de bienes (Comodato o
Convenio)Documento de IDIGER Formato ADM-FT-37 SALIDA DE ALMACEN
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SALIDAS DE ALMACÉN
Salida de Bienes a Través de
Contrato de Comodato o
Convenio interadministrativo
Acta de Entrega de los bienes por contrato de
comodato o convenio interadministrativo.
Acta en donde consta la descripción de los bienes que se entregan dentro de
un contrato de comodato o un convenio interadministrativo.
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SALIDAS DE ALMACÉN
Salida de Bienes por Hurto,
Caso Fortuito o Fuerza
Mayor.
Comunicación interna donde se confirma el
hurto, caso fortuito o fuerza mayor de un bien.
Documento emitido por la Entidad donde se confirma el hurto, caso fortuito
o fuerza mayor de un bien
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SALIDAS DE ALMACÉN
Salida de Bienes por Hurto,
Caso Fortuito o Fuerza
Mayor.
Denuncio del hurto de un bien.Denuncia presentada ante autoridad competente por la perdida o hurto de
un bien.
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SALIDAS DE ALMACÉN
Salida de Bienes por Hurto,
Caso Fortuito o Fuerza
Mayor.
Documentos sobre incendio (Informe de
Bomberos sobre hechos ocurridos, presupuesto
de obra detallado, Relación detallada del
salvamiento si lo hubiere, documentos con los
cuales se demuestra la propiedad de los bienes
afectados)
Informe bomberos o entidad que atienda el siniestro.
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SALIDAS DE ALMACÉN
Salida de Bienes por Hurto,
Caso Fortuito o Fuerza
Mayor.
Comunicación oficial aseguradoraComunicación dirigida a la aseguradora realizando la reclamación del
siniestro.
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SALIDAS DE ALMACÉN
Salida de Bienes por Hurto,
Caso Fortuito o Fuerza
Mayor.
Documentos sobre perdida parcial o hurto
automóviles (Declaración del siniestro, Fotocopia
Cédula de Ciudadanía del conductor, Fotocopia
Licencia de Conducción, Tarjeta de Propiedad,
Denuncia al carbón en la que incluya placas,
número de motor, y número de serie, Copia del
informe de accidente de tránsito, en caso de no
tener el informe de accidente - declaración
juramentada con descripción detallada y objetiva
de los hechos, Original de la citación de tránsito
(si procede, Original de las facturas probatorias
de reparación de emergencia (si procede)
Comunicación en donde se reporte el siniestro del vehículo con los datos
pertinentes.
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SALIDAS DE ALMACÉN
Salida de Bienes por Hurto,
Caso Fortuito o Fuerza
Mayor.
Informe por daños de bienesinforme adelantado por el responsable, por una entidad, o por un profesional
que atienda y revise el daño que se presento en el bien.
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SALIDAS DE ALMACÉN
Salida de Bienes por Hurto,
Caso Fortuito o Fuerza
Mayor.
Acta de pérdida de bienes Acta en donde consta la descripción de los bienes que se perdieron.
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SALIDAS DE ALMACÉN
Salida de Bienes por Hurto,
Caso Fortuito o Fuerza
Mayor.
Baja de Almacén del bien por hurto. Documento de IDIGER ADMT-FT-41 BAJA DE ALMACEN
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SALIDAS DE ALMACÉNTraslado de Bienes entre
Dependencias o Servidores.Traslado de Bienes devolutivos en servicio.
Documento de IDIGER Formato ADM-FT-38 TRASLADO DE BIENES
DEVOLUTIVOS
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SALIDAS DE ALMACÉNTraslado de Bienes entre
Dependencias o Servidores.Acta de traspaso de bienes Documento soporte de traspaso de bienes entre responsables.
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SALIDAS DE ALMACÉNTraslado de Bienes entre
Dependencias o Servidores.
Comprobante de traslado de bienes entre
dependencias o usuarios.Documento soporte de traslado de bienes entre responsables.
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SISTEMAS DE INFORMACIÓN Relación de requerimientosDocumento soporte en donde se relacionan específicamente cada una de las
solicitudes de los usuarios relacionados con los procesos a automatizar
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SISTEMAS DE INFORMACIÓN Seguimiento de Requerimientos para Desarrollo
Documento Bitácora que reúne cada una de las solicitudes indicadas en la
relación de requerimientos y se registran los tiempos de atención y
cumplimiento de cada uno
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SISTEMAS DE INFORMACIÓN Comunicación oficial de notificación Comunicación oficial por medio de la cual se informa de un asunto referente
con la administración tecnológica de la entidad.
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SISTEMAS DE INFORMACIÓN Acta de reunión de viabilidad El productor documental expresa no conocer este documento
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SISTEMAS DE INFORMACIÓN Análisis de requerimiento
Documento que reúne cada una de las solicitudes indicadas en la relación de
requerimientos, se registra el tratamiento que se le da y las alternativas para
la solución
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SISTEMAS DE INFORMACIÓNSeguimiento a actualizaciones Sistemas de
Información
Documento bitácora de actualizaciones en el que se registra el modulo y la
fecha en la que se realizo alguna modificación a los sistemas de información
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SISTEMAS DE INFORMACIÓN Lista de casos de uso Conjunto de casos de uso de un sistema de información
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SISTEMAS DE INFORMACIÓN Diagrama de casos de usoDocumento con que registra el modelamiento de cada uno de los casos de
uso
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SISTEMAS DE INFORMACIÓN Análisis de Casos de uso Ficha de desagregación y análisis de cada caso de uso
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SISTEMAS DE INFORMACIÓN Informe de DespliegueDocumento que registra la información relacionada con los dispositivos
físicos donde se aloja el software puesto en producción
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SISTEMAS DE INFORMACIÓN Programación de backupsDocumento en el que se programan fechas de copias de seguridad de la base
de datos
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SISTEMAS DE INFORMACIÓN Reporte de Data Protector El productor documental expresa no conocer este documento
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SISTEMAS DE INFORMACIÓN Acta de Entrega y Recibo de Medios MagnéticosActa que relaciona los medios magnéticos recibidos y/o entregados en
custodia para ser almacenados fuera de la entidad
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SISTEMAS DE INFORMACIÓN Diagramas de componentes del negocioDocumento donde se registra la estructura de componentes que constituyen
el sistema de información y sus relaciones
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SISTEMAS DE INFORMACIÓN Modelo de datosDocumento que registra la estructura del almacenamiento en un modelo
Entidad Relación
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SISTEMAS DE INFORMACIÓN Diccionario de datosDocumento donde se registra los nombres, tipos, tamaños, rangos de los
datos y estructuras, tablas y objetos de la base de datos
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SISTEMAS DE INFORMACIÓN Análisis de requerimientos
Documento que reúne cada una de las solicitudes indicadas en la relación de
requerimientos, se registra el tratamiento que se le da y las alternativas para
la solución
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SISTEMAS DE INFORMACIÓN Reporte de Trafico
Monitoreo del ancho de banda de la red y los patrones de tráfico a nivel de la
interfaz, Identifica qué usuarios, aplicaciones y protocolos consumen la
mayor parte del ancho de banda
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SISTEMAS DE INFORMACIÓN Reporte de NavegaciónEstadísticas de páginas visitadas, ya se por IP o por URL para uno o todos los
usuarios de la entidad. muestra las direcciones IP de los usuarios más activos
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SISTEMAS DE INFORMACIÓN Licencias
Contrato entre el licenciante (autor/titular de los derechos de
explotación/distribuidor) y el licenciatario (usuario consumidor /usuario
profesional o empresa) del programa informático, para utilizar el software
cumpliendo una serie de términos y condiciones establecidas dentro de sus
cláusulas
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SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Manuales de funcionamientoDocumento que indica procesos, procedimientos y pasos para el uso de un
sistema de información
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SISTEMAS DE INFORMACIÓNSeguimiento a Actualizaciones de Sistemas de
Información
Documento bitácora de actualizaciones en el que se registra el modulo y la
fecha en la que se realizo alguna modificación a los sistemas de información
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TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
Solicitud de elaboración o actualización de la TRD
del área.
Documento emitido por la Entidad solicitando al elaboración o actualización
de la TRD del área
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TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
Cuadros de caracterización documental por
procesos
Documento que permite identificar los formatos, tipos documentales,
definiciones y cada una de las Series Documentales a los que pertenecen
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TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTALFichas de valoración secundaria
Instrumento archivístico que permite dar un valor secundario a las series
documentales registradas en la TRD de cada una de las áreas (Histórico,
científico y cultural)
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TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTALCuadro de Clasificación Documental. (Anexos)
Instrumento archivístico que identifica cada una de las áreas de la Entidad
junto con el total de series y subseries documentales codificadas y su
tipología documental
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TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTALTabla de Retención Documental
Instrumento archivístico que refleja los asuntos que tramita cada una de las
áreas de la Entidad, identificados como Series, Subseries y Tipos
Documentales, a las cuales se les asigna un tiempo de permanencia en las
diferentes fases del archivo (Gestión, Central e Histórico) y estableciendo la
disposición final de cada de una de estas Series y Subseries de acuerdo a la
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TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
Comunicación oficial remitiendo las TRD para
concepto del Archivo de Bogotá.
Documento remitido por la Entidad al Archivo de Bogotá, remitiendo las
Tablas de Retención Documental junto con todos sus anexos para aprobación
o ajuste
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TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTALConcepto de la TRD del Archivo de Bogotá
Documento emitido por el Archivo de Bogotá que basado en un estudio
detallado y concienzudo, aprueba o remite las TRD a la Entidad para su
ajuste
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TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
Comunicación oficial remisoria de la Tabla de
Retención Documental al Consejo Distrital de
Archivos
Documento emitido por la Entidad remitiendo la Tabla de Retención
Documental junto con todos sus anexos al Consejo Distrital de Archivos
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TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
Acuerdo del Consejo Distrital de Archivos
(aprobando la TRD) copia
Acto administrativo emitido por el Consejo Distrital de Archivo aprobando las
TRD de la Entidad
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TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
Resolución adoptando la TRD, Cuadros de
Clasificación Documental y la guía de gestión
documental (copia)
Acto administrativo emitido por la Entidad adoptando las TRD y los Cuadros
de Clasificación Documental para su adopción y aplicación inmediata
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TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
Transferencias
Documentales Primarias
Cronograma de transferencias documentales
primarias
Documento que establece las fechas para realizar las transferencias
documentales desde las áreas de la Entidad al Archivo Central
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TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
Transferencias
Documentales Primarias
Comunicación interna enviando el cronograma de
transferencias
Documento emitido por la Entidad a cada una de sus áreas informando la
fecha en que debe realizar la transferencia de sus documentos al Archivo
Central
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TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
Transferencias
Documentales PrimariasFormato único de inventario documental
Instrumento archivístico de recuperación de información que describe de
manera exacta y precisa las series o asuntos a transferir y que pertenecen a
cada una de las áreas de la Entidad
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TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
Transferencias
Documentales Primarias
Comunicación oficial informando al área las
inconsistencias encontradas
Documento emitido por Gestión Documental informando a cada una de las
áreas las inconsistencias halladas en el Inventario Documental de
Transferencia, para su ajuste y entrega
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TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
Transferencias
Documentales Primarias
Comunicación oficial solicitando la asistencia
técnica al Archivo de Bogotá para la
documentación con biodeterioro.
Documento emitido por la Entidad solicitando al Archivo de Bogotá
asistencia técnica para la recuperación de la documentación deteriorada
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TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
Transferencias
Documentales Primarias
Comunicación oficial informando la fecha de la
visita
Documento remitido por el Archivo de Bogotá informando la fecha de visita
para brindar la asistencia técnica solicitada por la Entidad
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TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
Transferencias
Documentales Primarias
Comunicación oficial informando la programación
de saneamiento ambiental
Documento emitido por la Entidad comunicando las fechas establecidas para
la realización del saneamiento ambiental
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TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
Transferencias
Documentales Primarias
Comunicación oficial informando que no se
requiere saneamiento preventivo
Documento emitido por la Entidad comunicando el no requerimiento de
saneamiento preventivo
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TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
Transferencias
Documentales Primarias
Informe técnico de saneamiento ambiental
preventivo.
Documento técnico que presenta las actividades desarrolladas para el
mantenimiento de los archivos y espacios de almacenamiento documental
del IDIGER, garantizando la conservación del acervo documental y la
reducción de los potenciales riesgos de enfermedades respiratorias y de la
piel en los funcionarios y usuarios del servicio de archivo
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TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
Transferencias
Documentales Secundarias
Comunicación oficial solicitando la asistencia
técnica al Archivo de Bogotá para la
documentación con biodeterioro
Documento emitido por la Entidad solicitando al Archivo de Bogotá visita
técnica para intervenir la documentación con biodeterioro
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TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
Transferencias
Documentales Secundarias
Comunicación oficial informando la fecha Central
de la visita
Documento emitido por el Archivo de Bogotá informando la fecha de visita a
los archivos de la Entidad
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TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
Transferencias
Documentales Secundarias
Concepto sobre el tratamiento para la
documentación con biodeterioro
Documento que define el tratamiento que se debe dar a los documentos que
se encuentren afectados por biodeterioro
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Eliminación, no posee valores
secundarios
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TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
Transferencias
Documentales Secundarias
Comunicación oficial solicitando transferencia
secundaria
Documento emitido por la Entidad solicitando al Archivo de Bogotá la
Transferencia de sus documentos de valor histórico, científico o cultural
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secundarios
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TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
Transferencias
Documentales SecundariasInventario analítico de transferencias secundarias
Instrumento archivístico de recuperación de información que describe de
manera exacta y precisa las Series o asuntos a transferir al Archivo de Bogotá
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
Transferencias
Documentales SecundariasActa de transferencia al Archivo de Bogotá
Documento que registra la transferencia de los documentos de conservación
total al Archivo de Bogotá
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Eliminación, no posee valores
secundarios
Español X Papel Disponible X
14.Información Pública
Reservada
15.Lugar de
consulta
16.Nombre del responsable de la
producción de información
17. Tipo de
Clasificación
Archivo de
GestiónOficina Asesora Jurídica
Reservado
Clasificado
Archivo de
GestiónOficina Asesora Jurídica
Reservado
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GestiónOficina Asesora Jurídica
Reservado
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GestiónOficina Asesora Jurídica
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GestiónOficina Asesora Jurídica
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GestiónOficina Asesora Jurídica
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GestiónOficina Asesora Jurídica
Reservado
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GestiónOficina Asesora Jurídica
Reservado
Clasificado
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GestiónOficina Asesora Jurídica
Reservado
Clasificado
Archivo de
GestiónOficina Asesora Jurídica
Reservado
Clasificado
Archivo de
GestiónOficina Asesora Jurídica
Reservado
Clasificado
RGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN
Archivo de
GestiónOficina Asesora Jurídica
Reservado
Clasificado
Archivo de
GestiónOficina Asesora Jurídica
Reservado
Clasificado
Archivo de
GestiónOficina Asesora Jurídica
Reservado
Clasificado
Archivo de
GestiónOficina Asesora Jurídica
Reservado
Clasificado
Archivo de
GestiónOficina Asesora Jurídica
Reservado
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Archivo de
GestiónOficina Asesora Jurídica
Reservado
Clasificado
Archivo de
GestiónOficina Asesora Jurídica
Reservado
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GestiónOficina Asesora Jurídica
Reservado
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GestiónOficina Asesora Jurídica
Reservado
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Archivo de
GestiónOficina Asesora Jurídica
Reservado
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GestiónOficina Asesora Jurídica
Reservado
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Archivo de
GestiónOficina Asesora Jurídica
Reservado
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Archivo de
GestiónOficina Asesora Jurídica
Reservado
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GestiónOficina Asesora Jurídica
Reservado
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Archivo de
GestiónOficina Asesora Jurídica
Reservado
Clasificado
Archivo de
GestiónOficina Asesora Jurídica
Reservado
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Archivo de
GestiónOficina Asesora Jurídica
Reservado
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Archivo de
GestiónOficina Asesora Jurídica
Reservado
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Archivo de
GestiónOficina Asesora Jurídica
Reservado
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GestiónOficina Asesora Jurídica
Reservado
Clasificado
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GestiónOficina Asesora Planeación Público
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GestiónOficina Asesora Planeación Público
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GestiónOficina Asesora Planeación Público
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GestiónOficina Asesora Planeación Público
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GestiónDirección General Público
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GestiónDirección General Público
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GestiónDirección General Público
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GestiónDirección General Público
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