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Estado Libre Asociado de Puerto Rico Oficina del Contralor
Yesmfn M. Valdivieso Contralora
21 de marzo de 2018
ALAMANO
PRIVILEGIADA Y CONFIDENCIAL
Hon. Thomas Rivera Schatz Presidente Senado de Puerto Rico San Juan, Puerto Rico
Estimado señor Presidente: -.. : • .,_ .. _..r:.·~--
Le incluimos copia del Informe de Auditoría DA-18-15 de la Oficina del Procurador de las Personas de Edad Avanzada, aprobado por esta Oficina el 18 de marzo de 2018. Publicaremos dicho Informe en nuestra página en Internet: www.ocpr.gov.pr para conocimiento de los medios de comunicación y de otras partes interesadas.
Estamos a sus órdenes para ofrecerle cualquier información adicional que estime necesaria.
Mejorar la fiscalización y la administración de la propiedad y de los fondos públicos es un compromiso de todos.
Cordialmente,
'.1n-1~
~Valdivieso
Anejo
PO BOX 366069 SAN JUAN PUEFUO RICO 00936-6069 105 AVENIDA PONCE DE LEÓN, HATO REY, PUEFUO RICO 00917-1136
1EL. (187) 754-3030 FAX (187) 751-6768 E-MAIL: [email protected] JNTERNET: http://www.ocpr.gov.pr
l]www.facehook.com/ocpronline {?Jhttps://twitter.com/ocpronline
HOJA DE TRÁMITE
Hon. Thomas Rivera Schatz Presidente del Senado
El Capitolio P.O. Box 9023431
San Juan, Puerto Rico 00902-3434
Fecha referido: 2 DE ABRIL DE 2018
Referido a: SR:~-(CRETARIO DEL SENADO DE PUERTO RICO
De:
Asunto:
GINA HERNANDEZ GONZALEZ. SECRETARIA EJECUTIVA DEL PRESIDENTE DEL SENADO
1. ADJUNTO CARTA CIRCULAR OC-17-07 Y OC-18-12 Y CERTIFICACIÓN E INFORME ANUAL
SOBRE EL ESTADO DE PRIVATIZACIONES AL 30 DE JUNIO DE 2016 Y 30 DE JUNIO DE 2017. 2.
INFORME DE AUDITORÍA DA-18-15 DE LA OFICINA DEL PROCURADOR DE LAS PERSONAS DE
EDAD AVANZADA.
___ Para su conocimiento
___ Para acción correspondiente
___ Para trabajar y contestar directamente
___ Autorizado
_,:_..:.. ----~:.-: ·.
·: ,· ~·C. e-, :¡ - . - .:_~ ;.._, • ·,' ;
-• .:. .• :t-,:__ ----- • --- -
OBSERVACIONES
Recibido por _______ _ Fecha _____ _ Hora _____ _
INFORME DE AUDITORÍA DA-18-15 18 de marzo de 2018
Oficina del Procurador de las Personas de Edad Avanzada (Unidad 1459 - Auditoría 14149)
Período auditado: 1 de julio de 2013 al 30 de abril de 2017
DA-18-15 1
CONTENIDO
OBJETIVOS DE AUDITORÍA ............................................................................................................... 2
CONTENIDO DEL INFORME ............................................................................................................... 2
ALCANCE Y METODOLOGÍA ............................................................................................................. 2
INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA .......................................................................... 3
COMUNICACIÓN CON LA GERENCIA ............................................................................................. 5
CONTROL INTERNO ............................................................................................................................. 6
OPINIÓN Y HALLAZGOS ..................................................................................................................... 7
1 - Deficiencias relacionadas con los desembolsos por concepto de servicios profesionales y consultivos .................................................................................................................................... 7
2 - Tardanza en la contratación de los servicios de un contador público autorizado para preparar los estados financieros (single audit) .............................................................................. 9
3 - Deficiencias relacionadas con la actividad de auditoría interna .................................................. 12
COMENTARIOS ESPECIALES .......................................................................................................... 13
1 - Consejo Consultivo de la OPPEA no constituido ........................................................................ 14
2 - Acuerdos transaccionales por dos demandas incoadas contra la OPPEA .................................... 15
RECOMENDACIONES ......................................................................................................................... 16
APROBACIÓN ....................................................................................................................................... 16
ANEJO 1 - FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERÍODO AUDITADO ............................................................................................... 17
Página
2 DA-18-15
Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR
San Juan, Puerto Rico
18 de marzo de 2018
Al Gobernador, y a los presidentes del Senado de Puerto Rico y de la Cámara de Representantes
Incluimos los resultados de la auditoría de cumplimiento que realizamos de la Oficina del Procurador de las
Personas de Edad Avanzada del Estado Libre Asociado de Puerto Rico (OPPEA). Hicimos la misma a base
de la facultad que se nos confiere en el Artículo III, Sección 22 de la Constitución del Estado Libre
Asociado de Puerto Rico, y en la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada; y en cumplimiento
de nuestro Plan Anual de Auditorías.
OBJETIVOS DE AUDITORÍA
Objetivo general
Realizar una auditoría de las operaciones fiscales de la OPPEA, para
determinar si las mismas se efectuaron de acuerdo con la ley y la
reglamentación aplicables.
Objetivos específicos
1. Examinar las operaciones relacionadas con los desembolsos de los
programas federales.
2. Examinar las operaciones relacionadas con los contratos de servicios
profesionales y consultivos.
CONTENIDO DEL INFORME
Este informe contiene tres hallazgos y dos comentarios especiales sobre el
resultado del examen que realizamos de las áreas indicadas en la
sección anterior. El mismo está disponible en nuestra página en
Internet: www.ocpr.gov.pr.
ALCANCE Y METODOLOGÍA
La auditoría cubrió del 1 de julio de 2013 al 30 de abril de 2017. En
algunos aspectos examinamos transacciones de fechas anteriores y
DA-18-15 3
posteriores. El examen lo efectuamos de acuerdo con las normas de
auditoría gubernamental generalmente aceptadas contenidas en el
Goverment Auditing Standards, emitido por la Oficina de Rendición de
Cuentas del Gobierno de Estados Unidos (GAO, por sus siglas en inglés),
en lo concerniente a auditorías de desempeño. Estas normas requieren que
planifiquemos y realicemos la auditoría para obtener evidencia suficiente y
apropiada que proporcione una base razonable para nuestros hallazgos y
opiniones relacionados con los objetivos de la auditoría. En consecuencia,
realizamos las pruebas que consideramos necesarias, a base de muestras y
de acuerdo con las circunstancias, según nuestros objetivos de auditoría.
Realizamos pruebas tales como: entrevistas a funcionarios y empleados;
inspecciones físicas; exámenes y análisis de informes y de documentos
generados por la unidad auditada; y análisis de información financiera, de
procedimientos de control interno y de otros procesos e información
pertinente.
En relación con los objetivos de la auditoría, consideramos que la
evidencia obtenida proporciona una base razonable para nuestros hallazgos
y opinión.
INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA
La OPPEA se creó mediante la Ley 203-2004, Ley de la Oficina del
Procurador de las Personas de Edad Avanzada, según enmendada. Esta
Ley fue derogada mediante el Plan de Reorganización 1, Plan de
Reorganización de las Procuradurías del 22 de junio de 20111 y, como
parte del proceso, en el Capítulo IV, Artículo 17, se creó la Oficina del
Procurador de las Personas Pensionadas y de la Tercera Edad. Esta era
responsable, entre otros, de atender e investigar los reclamos y velar por
los derechos de todo pensionado, participante y beneficiario de los
diversos sistemas de retiro públicos o privados, así como las personas de la
tercera edad en las áreas de educación, planificación financiera, salud,
1 Mediante dicho Plan se creó la Oficina de Administración de las Procuradurías y se consolidaron las siguientes procuradurías: la Oficina del Procurador de la Salud, la Oficina del Procurador de las Personas Pensionadas y de la Tercera Edad, la Oficina del Procurador de los Veteranos y la Oficina del Procurador de las Personas con Impedimentos.
4 DA-18-15
seguridad, empleo, derechos civiles y políticos, legislación social laboral y
contributiva, vivienda, transportación, recreación y cultura, entre otras.
Además, tenía la responsabilidad de establecer y llevar a cabo un programa
de asistencia, orientación y asesoramiento para la protección de los
derechos de las personas de edad avanzada. Por otro lado, estaba
encargada de fiscalizar la implantación y el cumplimiento, por las agencias
y entidades privadas, de la Ley Núm. 121 del 12 de julio de 1986, según
enmendada, conocida como la Carta de Derechos de las Personas de Edad
Avanzada, y de toda legislación que esté en armonía con la política
enunciada en virtud del Older American Act of 19652, según enmendada.
Mediante la Ley 76-2013, Ley del Procurador de las Personas de Edad
Avanzada3, se creó la nueva OPPEA como una entidad jurídica
independiente y separada de cualquier otra agencia o entidad pública. La
OPPEA es dirigida por una procuradora nombrada por el Gobernador, con
el consejo y consentimiento del Senado de Puerto Rico, por un término de
diez años.
La OPPEA está compuesta por las oficinas de: Auditoría; Asuntos
Legales; Administración; Recursos Humanos; y Evaluación, Estadísticas y
Seguimiento de Planes. Además, cuenta con las procuradurías auxiliares
de Programas4 de Educación y Relaciones con la Comunidad5, de
Protección y Defensa6; y con un Consejo Consultivo7.
La OPPEA tiene centralizados los servicios que ofrece en dos oficinas
regionales y cuatro oficinas satélites. La Región I de San Juan, ubicada en
2 Mediante esta Ley se reciben fondos federales, los cuales son utilizados en las operaciones de los programas que administran las procuradurías auxiliares de la OPPEA. 3 La Ley 75-2013 dejó sin efecto el Plan de Reorganización de las Procuradurías del 22 de junio de 2011. 4 Identifica y coordina las necesidades de las personas de edad avanzada y sus cuidadores, con el propósito de mantener su calidad de vida. 5 Provee servicios educativos, de orientación y consejería sobre sus beneficios. 6 Fiscaliza para que se cumpla con las leyes estatales y federales que protegen los derechos de las personas de edad avanzada. 7 El Consejo Consultivo lo integran 17 miembros nombrados por el Gobernador. Al momento de nuestra auditoría, el Consejo Consultivo no estaba constituido. Véase el Comentario Especial 1.
DA-18-15 5
la Oficina Central de la OPPEA, tiene dos oficinas satélites en los
municipios de Camuy y Juncos, y la Región II, ubicada en Ponce, tiene sus
dos oficinas satélites en los municipios de Mayagüez y Guayama.
De acuerdo con las estimaciones del Negociado del Censo en
Puerto Rico, la población de personas de edad avanzada ha aumentado
significativamente. Para el 2014, esta población se estimó en 823,070
personas de edad avanzada, lo que representa el 22.7% de la población de
Puerto Rico.
El presupuesto asignado a la OPPEA proviene de fondos federales8, del
Fondo General del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y de
asignaciones especiales. Para los años fiscales del 2013-14 al 2015-16, la
OPPEA recibió asignaciones federales, estatales y especiales por
$68,729,848 y realizó desembolsos por $62,541,801, para un saldo de
$6,188,047.
El ANEJO 1 contiene una relación de los funcionarios principales de la
OPPEA que actuaron durante el período auditado.
La OPPEA cuenta con una página en Internet, a la cual se puede acceder
mediante la siguiente dirección: www.oppea.pr.gov. Esta página provee
información acerca de los servicios que presta dicha entidad.
COMUNICACIÓN CON LA GERENCIA
Mediante carta de nuestros auditores del 7 de julio de 2017, le fueron
remitidos a la Dra. Carmen D. Sánchez Salgado, procuradora, siete
hallazgos relacionados con los desembolsos; los contratos de servicios
profesionales y consultivos; los informes de single audits; la actividad de
auditoría interna; el recibo de los bienes y servicios; y el control de
materiales, de la propiedad y de los documentos de la OPPEA. En la
referida carta se incluyeron anejos con detalles sobre algunas de las
situaciones comentadas.
Mediante carta del 17 de julio de 2017, la procuradora solicitó una
prórroga para remitir sus comentarios y se le concedió hasta el 21 de julio.
8 El 85% del presupuesto de la OPPEA proviene de fondos federales.
6 DA-18-15
El 20 de julio la procuradora remitió sus comentarios y estos fueron
considerados al redactar el borrador de este Informe. La OPPEA tomó las
acciones correctivas relacionadas con el recibo de los bienes y servicios y
la ausencia de cláusulas en los contratos de servicios profesionales y
consultivos.
El borrador de este Informe que incluía seis hallazgos y dos comentarios
especiales se remitió a la procuradora, para comentarios, por carta del 8 de
febrero de 2018.
Mediante carta del 21 de febrero de 2018, la procuradora solicitó una
prórroga para remitir sus comentarios y se le concedió hasta el 28 de
febrero. El 26 de febrero, la procuradora remitió sus comentarios. Estos
fueron considerados en la redacción final de este Informe, y algunos se
incluyeron en los hallazgos y los comentarios especiales de este Informe.
Luego de evaluar sus comentarios y la evidencia remitida, determinamos
que la procuradora tomó las acciones correctivas pertinentes en varias de
las deficiencias comentadas relacionadas con los desembolsos, el control
de la propiedad y de los materiales de almacén, y la administración de
documentos públicos. Por lo tanto, determinamos incluir en este Informe
tres hallazgos y los dos comentarios especiales.
CONTROL INTERNO La gerencia de la OPPEA es responsable de establecer y mantener una
estructura del control interno efectiva para proveer una seguridad
razonable en el logro de:
• la eficiencia y eficacia de las operaciones
• la confiabilidad de la información financiera
• el cumplimiento de las leyes y la reglamentación aplicables.
Nuestro trabajo incluyó la comprensión y evaluación de los controles
significativos para los objetivos de este Informe. Utilizamos dicha
evaluación como base para establecer los procedimientos de auditoría
DA-18-15 7
apropiados a las circunstancias, pero no con el propósito de expresar una
opinión sobre la efectividad de la estructura del control interno de
la OPPEA.
En el Hallazgo 1 de este Informe se comentan las deficiencias de controles
internos significativas, dentro del contexto de los objetivos de nuestra
auditoría, identificadas a base del trabajo realizado. Además, en los
hallazgos 2 y 3 se comentan otras deficiencias de controles internos
relacionadas con los single audits, y la actividad de auditoría interna, las
cuales no son significativas para los objetivos de auditoría, pero merecen
que se tomen medidas correctivas.
Las deficiencias comentadas no contienen necesariamente todos los
aspectos de control interno que pudieran ser situaciones objeto de
hallazgo. Esto, debido a que dichas deficiencias fueron identificadas como
resultado de la evaluación de las operaciones, los procesos, las actividades
y los sistemas relacionados con los objetivos de la auditoría.
OPINIÓN Y HALLAZGOS
Opinión cualificada
Las pruebas efectuadas y la evidencia en nuestro poder revelaron que las
operaciones fiscales de la OPPEA, objeto de este Informe, se realizaron, en
todos los aspectos significativos, de acuerdo con la ley y la reglamentación
aplicables; excepto por los hallazgos del 1 al 3 que se comentan a
continuación.
Hallazgo 1 - Deficiencias relacionadas con los desembolsos por concepto de servicios profesionales y consultivos
Situaciones
a. La Oficina de Administración de la OPPEA es la responsable, entre
otras cosas, de recibir las facturas de los bienes adquiridos y servicios
prestados. Para esto, cuenta con una preinterventora, la cual verifica
que las facturas y demás documentos de pago estén firmados y
completados, y que los comprobantes de pago estén firmados por las
personas autorizadas. Los desembolsos se procesan en el sistema de
contabilidad del Departamento de Hacienda, conocido como
8 DA-18-15
Puerto Rico Integrated Financial System (PRIFAS). El Departamento
de Hacienda es la entidad responsable de emitir el pago al proveedor.
La preinterventora le responde a la directora de Finanzas y esta, a su
vez, al director de Administración.
El examen de 50 comprobantes de pago9 y sus justificantes por
$488,025, emitidos del 28 de junio de 2013 al 17 de enero de 2017,
reveló lo siguiente:
1) En cinco facturas pagadas a una compañía de empleo temporero
por $29,195, correspondientes a cinco comprobantes de pago
(10%), no se incluyeron informes mensuales de la labor realizada
por el personal, entre otra información requerida, según el
contrato.
2) Cinco facturas pagadas a una corporación por $19,715,
correspondientes a cinco comprobantes de pago, no contenían
una descripción de los servicios prestados. La corporación
contratada por la OPPEA brinda servicios de gerencia financiera
a los veteranos.
Criterios
La situación comentada en el apartado a.1) es contraria a lo establecido
en la cláusula cuarta del contrato, en la se dispone la descripción del
informe que debe entregar el contratista a la OPPEA por los servicios
prestados.
Lo comentado en el apartado a.2) es contrario a lo establecido en el
Artículo 9(g) de la Ley Núm. 230 del 23 de julio de 1974, Ley de
Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, según enmendada, en el cual
se establece que los jefes de las dependencias o sus representantes
autorizados serán responsables de la legalidad, exactitud, propiedad,
necesidad y corrección de todos los gastos que remitan para pago.
9 Se incluyen pagos parciales realizados a tres órdenes de compras.
DA-18-15 9
Conforme a dicha disposición, la OPPEA debe establecer los controles
internos necesarios para que las facturas remitidas para pago contengan
información detallada de los servicios prestados.
Efectos
Las situaciones comentadas no permiten ejercer un control adecuado del
proceso de pagos en la OPPEA. Además, propician la comisión de
irregularidades en los desembolsos, y evitan que, de estas cometerse, se
puedan detectar a tiempo para fijar responsabilidades.
Causas
Las situaciones comentadas se atribuyen a que la preinterventora no
cumplió con su responsabilidad y las personas que fungieron como
directoras de Finanzas no ejercieron una supervisión adecuada.
Comentarios de la Gerencia
La procuradora indicó lo siguiente:
[…] Se le notificó a la compañía de empleo temporero la información que debe incluir en las facturas con relación a la labor realizada por los empleados. […] [sic] [Apartado a.1) y 2)]
Véase la Recomendación 2.
Hallazgo 2 - Tardanza en la contratación de los servicios de un contador público autorizado para preparar los estados financieros (single audit)
Situación
a. La OPPEA recibe fondos federales del Departamento de Salud y
Servicios Humanos de Estados Unidos (U.S. Department of Health
and Human Services o HHS, por sus siglas en inglés) para los
diecisiete programas de servicio que ofrece la agencia a la población
de edad avanzada. Esto, conforme al Older American Act of 1965.
En el Single Audit Act Amendements of 1996, se requiere que las
entidades recipientes de fondos federales por una cantidad mayor a
$500,00010 remitan a la agencia federal correspondiente un informe
del uso de los fondos recibidos, preparado por un contador público
10 Efectivo el 26 de diciembre de 2014 esta cantidad aumentó a $750,000 y es aplicable para el año fiscal 2015-16.
10 DA-18-15
autorizado11. En la Ley 273-2003, Ley de Normas Contractuales
sobre Independencia en las Auditorías Externas de Entidades
Gubernamentales, según enmendada, se establece que en todos
aquellos casos en que se le requiera por ley a cualquier entidad de
Gobierno, reglamento o acuerdo de financiamiento, o cuando se
determine necesario la contratación de auditores externos para
realizar auditorías financieras, el contrato se otorgará 90 días antes del
cierre del año fiscal a ser auditado.
De acuerdo con la información provista por la División de Finanzas,
durante los años fiscales del 2013-14 al 2015-16, la OPPEA efectuó
desembolsos de fondos federales por $19,379,570, $17,910,921 y
$16,098,421, respectivamente, por lo cual tenía que hacer las
contrataciones para realizar el single audit de dichos años fiscales. La
procuradora era la responsable de contratar y atender los asuntos
relacionados con los single audits.
El examen realizado del cumplimiento con las disposiciones
relacionadas con la preparación y radicación del single audit, reveló
que no se contrataron, en el término establecido por Ley, los servicios
de una firma de contadores públicos autorizados para realizar el
single audit de los años fiscales del 2013-14 al 2015-16. Las
tardanzas en las contrataciones fluctuaron de 69 a 688 días
consecutivos, luego de vencerse el término establecido en la
reglamentación aplicable, según se indica:
Año
Fiscal
Fecha límite para la
contratación
Fecha de
contratación
Días de
tardanza
2013-14 1 abr. 14 19 feb. 16 688
2014-15 1 abr. 15 19 feb. 16 323
2015-16 1 abr. 16 10 jun. 16 69
El informe del single audit de los años fiscales 2013-14 y 2014-15 fue
completado por la firma de contadores el 19 de diciembre de 2016 y
11 La fecha límite es el 31 de marzo de cada año, nueve meses después del año fiscal auditado.
DA-18-15 11
el 20 de enero de 2017. Estos fueron recibidos en la agencia federal
designada el 30 de enero y 10 de febrero de 2017, y en nuestra
Oficina el 3 y 7 de febrero de 2017, respectivamente. La auditoría del
single audit del año fiscal 2015-16 no ha finalizado.
Criterio
La situación comentada es contraria a lo dispuesto en el Artículo 7 de la
Ley 273-2003.
Efecto
La situación comentada impidió a la OPPEA cumplir con su
responsabilidad de realizar el single audit en el tiempo establecido y de
remitirlo a la agencia federal designada en el término establecido. Esto
propicia la comisión de errores e irregularidades en las operaciones de los
programas financiados con fondos federales, sin que se puedan detectar a
tiempo para poder fijar responsabilidades y tomar las medidas correctivas.
Además, impidió a la agencia federal designada de tener información
oportuna del resultado de las auditorías realizadas.
Causa
La situación comentada se atribuye a que las personas que actuaron como
procuradores se apartaron de las disposiciones legales indicadas al no
contratar la firma de contadores en el término establecido.
Comentarios de la Gerencia
La procuradora indicó lo siguiente:
[...] Desde que comencé a dirigir la Oficina del Procurador de las Personas de Edad Avanzada nos encontramos con los retrasos en los Single Audit. Ha sido mi propósito dar cumplimiento a la legislación vigente, poniendo al día los mismos y enviándolos al Clearing House, según corresponde. Sin embargo, cabe aclarar que debido a que el presupuesto de nuestra oficina se compone de un 89% de fondos federales y un 11% de fondos estatales, el contrato de los auditores externos deberá realizarse en o antes del 3 de julio, según la vigencia de los fondos federales, 30 de septiembre. Es por esta razón, que dejándonos llevar por el año fiscal federal, la contratación de los auditores externos para el año fiscal 2015-2016 se realizó dentro del término de tiempo. [sic]
Consideramos las alegaciones de la procuradora con respecto a la situación
que se comenta en el Hallazgo, pero determinamos que la misma
12 DA-18-15
prevalece. Esto, debido a que el término para la contratación que dispone
la Ley 273-2003 es independiente del porciento de fondos federales que
recibe la entidad.
Véase la Recomendación 3.
Hallazgo 3 - Deficiencias relacionadas con la actividad de auditoría interna
Situación
a. La Oficina de Auditoría Interna (OAI) de la OPPEA tiene la función
principal de realizar auditorías para examinar y evaluar las
actividades y operaciones fiscales de sus oficinas regionales, satélites,
entre otras áreas de la OPPEA. También realiza monitorías a los
Centros de Actividades y Servicios Múltiples (CASM)12, recipientes
de fondos federales. Esto, para determinar si las mismas se han
realizado de conformidad con las leyes, los reglamentos y los
procedimientos establecidos. Las operaciones relacionadas con la
actividad de auditoría interna se rigen por el Manual de Auditoría,
aprobado el 22 de diciembre de 2006 por la procuradora. Al 16 de
noviembre de 2016, la OAI contaba con una auditora principal y
cinco auditores internos.
El examen realizado a la OAI reveló que no se efectuaron auditorías
de las operaciones fiscales de la OPPEA para el año fiscal 2015-16.
Solo se realizaron monitorías a los CASM. Esto, según nos informó la
auditora principal en entrevista del 16 de noviembre de 2016.
Criterio
La situación comentada es contraria a lo establecido en el Manual de
Auditoría, en el cual se dispone que la OAI tendrá la responsabilidad de
realizar exámenes periódicos de las actividades financieras,
administrativas y operacionales de la Procuraduría y Grupos
Auspiciadores13 para determinar si cumplen con las leyes, reglamentos,
normas y directrices establecidas.
12 La OPPEA asigna fondos a 144 centros ubicados en los municipios. 13 Estos son los CASM.
DA-18-15 13
Efectos
La situación comentada impide mantener una fiscalización eficaz de las
operaciones fiscales de la OPPEA. Además, propicia el ambiente para la
comisión de irregularidades y deficiencias en las operaciones, sin que se
puedan detectar a tiempo para fijar responsabilidades, y tomar las medidas
correctivas necesarias.
Causa
Atribuimos la situación comentada a que la OAI no cuenta con el personal
de auditoría suficiente para realizar las auditorías, y se concentran en
realizar auditorías a los programas que administra la OPPEA y a las
monitorías en los CASM.
Comentarios de la Gerencia
La procuradora indicó lo siguiente:
La inestabilidad en la retención de los empleados y la plantilla de solo tres monitores en la Oficina de Auditoría Interna (IAO) de la OPPEA fue lo que causó que se establecieran prioridades en el plan de trabajo a realizar. La Oficina de Auditoría se enfocó en monitorear los fondos que se distribuyen a los Centros de Actividades y Servicios Múltiples y los diferentes Programas de Auxiliares y Voluntario. [...] A pesar de los esfuerzos de la OPPEA en contratar al personal necesario, el gobierno central no autorizó la contratación. [...] se concedió en el 2016 la autorización para contratar cinco monitores más, pero debido a la escala salarial, sólo dos personas pudieron ser reclutadas el 1 de mayo de 2017. Sin embargo, el 25 de septiembre de 2017, renunció uno de ellos. En noviembre de 2017, se solicitó nuevamente a la Oficina de Gerencia y Presupuesto los puestos vacantes, sin que al momento los hayan aprobado. [sic]
Véase la Recomendación 4.
COMENTARIOS ESPECIALES
En esta sección se comentan situaciones que no necesariamente implican
violaciones de leyes y de reglamentos, pero que son significativas para las
operaciones de la entidad auditada. También se incluyen situaciones que
no están directamente relacionadas con las operaciones de la entidad, las
cuales pueden constituir violaciones de leyes o de reglamentos, que
afectan al erario.
14 DA-18-15
Comentario 1 - Consejo Consultivo de la OPPEA no constituido
Situación
a. Mediante el Artículo 12 de la Ley 76-2013, se creó el Consejo
Consultivo de la OPPEA para, entre otras cosas:
• Asesorar a la OPPEA en materias relacionadas con las
necesidades y el bienestar de las personas de edad avanzada en
los aspectos físico, mental, y socioeconómico.
• Recomendar sistemas y métodos encaminados a la integración
de los programas que desarrolle el Gobierno para atender las
necesidades de las personas de edad avanzada.
• Asesorar a la OPPEA con respecto a la distribución de fondos y
ayuda económica proveniente de donaciones y otras
aportaciones que reciba.
• Hacer recomendaciones a la OPPEA con respecto a los
reglamentos y normas que se adopten al amparo de su Ley
creadora.
El Consejo Consultivo lo componen: 9 miembros ex officio en
representación del interés público, y 8 miembros en representación del
interés de la comunidad. Los miembros ex officio en representación
del interés público serán los secretarios de los departamentos de Salud,
de la Familia, de Educación, de Recreación y Deportes, del Trabajo y
Recursos Humanos, y de la Vivienda; además, los procuradores del
paciente, de las personas con impedimentos14 y de las mujeres o el
representante que estos funcionarios designen expresamente para estos
propósitos. De los 8 miembros en representación del interés de la
comunidad, 4 de los mismos deberán ser personas de edad avanzada.
El 3 de octubre de 2016 la procuradora certificó a nuestros auditores
que los miembros del Consejo Consultivo no habían sido nombrados
por el Gobernador y que, entre agosto y octubre de 2014, se enviaron a
14 A partir de la aprobación de la Ley 158-2015, Ley de la Defensoría de las Personas con Impedimentos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, se conoce como el defensor de las personas con impedimentos.
DA-18-15 15
la Oficina del Gobernador los nombres de las personas que
compondrían el Consejo Consultivo. Además, indicó que la Oficina
del Gobernador les comunicó que evaluarían a las personas
designadas. Sin embargo, no han recibido confirmación de los
miembros sugeridos y tampoco han recibido respuestas a los
seguimientos, en comunicaciones telefónicas, realizados a la Oficina
del Gobernador sobre este asunto.
Efecto
La situación comentada priva a la OPPEA de contar con el asesoramiento
del Consejo Consultivo, y a que este se constituya en el cumplimiento de
la misión y los objetivos de la entidad.
Comentarios de la Gerencia
La procuradora indicó lo siguiente:
Le daremos nuevamente el seguimiento a la Oficina del Gobernador sobre los candidatos que sometimos para su evaluación entre agosto y octubre de 2014.
Véase la Recomendación 1.
Comentario 2 - Acuerdos transaccionales por dos demandas incoadas contra la OPPEA
Situación
a. Durante el período auditado, dos empleados radicaron dos demandas
contra la OPPEA relacionadas con acciones de personal. En
noviembre de 2014 y mayo de 2016, las partes llegaron a un acuerdo
y la Comisión Apelativa del Servicio Público ordenó el pago de
$92,861 y $60,000, respectivamente. Esto, según certificaciones
emitidas por la Directora de Recursos Humanos, el 17 de enero
de 2017.
Comentarios de la Gerencia
La procuradora indicó lo siguiente:
El propósito de nuestra Oficina es cumplir con los acuerdos llegados y pagar lo que la comisión nos ordenó. Es por esta razón, que en la petición presupuestaria 2017-2018 se solicitó presupuesto para pagar lo establecido en los acuerdos, pero el
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RECOMENDACIONES
APROBACIÓN
DA-18-15
dinero no fue asignado. Nuevamente hemos hecho la petición para el presupuesto 2018-2019 y estamos esperando la contestación a nuestra solicitud de dinero. [sic]
Al Gobernador del Estado Libre Asociado de Puerto Rico
1. Considerar la situación comentada en el Comentario Especial 1 y
tomar las medidas que correspondan.
A la Procuradora de las Personas de Edad Avanzada
2. Instruir al director de Administración o su representante autorizado
para que se asegure de que la preinterventora verifique que las
facturas y demás documentos remitidos para pago contengan la
información requerida en los contratos. [Hallazgo 1-a.1) y 2)]
3. Formalice los contratos para que se prepare el single audit, 90 días
antes del cierre del año fiscal [Hallazgo 2]
4. Se asegure que la OAI prepare anualmente un plan de auditoría que
incluya los programas y las operaciones fiscales a ser auditadas en la
OPPEA. [Hallazgo 3]
A los funcionarios y a los empleados de la Oficina del Procurador de las
Personas de Edad Avanzada, les exhortamos a velar por el cumplimiento
de la ley y la reglamentación aplicables, y a promover el uso efectivo,
económico, eficiente y ético de los recursos del Gobierno en beneficio de
nuestro Pueblo. Les agradecemos la cooperación que nos prestaron durante
nuestra auditoría.
Oficina del Contralor de Puerto Rico
Aprobado por:
DA-18-15 17
ANEJO 1
OFICINA DEL PROCURADOR DE LAS PERSONAS DE EDAD AVANZADA DEL ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO
FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERÍODO AUDITADO
NOMBRE CARGO O PUESTO PERÍODO
DESDE HASTA
Dra. Carmen D. Sánchez Salgado Procuradora 4 dic. 13 30 abr. 17
Sr. David Ortiz Ortiz Procurador Interino 24 ago. 13 3 dic. 13
Sra. Concepción Silva Vergara Procuradora 1 jul. 13 23 ago. 13
Sr. Luis R. Torres Meléndez Director de Administración15 2 nov. 15 15 dic. 16
Sr. Miguel Padilla Vázquez ” 1 oct. 13 4 oct. 15
Sra. Brendaliz Pérez Ballester Directora de Finanzas16 16 ago. 16 31 dic. 16
Sra. Zaida Rivera Hernández ” 1 jul. 13 17 abr. 16
Sr. Miguel Padilla Vázquez Director de Presupuesto17 1 ene. 17 30 abr. 17
Sra. Leila Virella Pagán Directora de Presupuesto 9 ago. 16 15 oct. 16
Sr. Noel Rodríguez Maldonado Director de Presupuesto 1 jul. 13 30 jun. 15
Sra. Sheila Hodge Narváez Auditora Principal18 16 may. 15 30 abr. 17
Sra. Amarilys Rivera Cacéres Directora de Recursos Humanos19 7 ene. 14 30 abr. 17
Sra. Luisa Torres Ramírez ” 1 jul. 13 15 dic. 13
15 Vacante del 1 de julio al 30 de septiembre de 2013, del 5 de octubre al 1 de noviembre de 2015 y del 16 de diciembre de 2016 al 30 de abril de 2017. 16 Vacante del 18 de abril al 15 de agosto de 2016 y del 1 de enero al 30 de abril de 2017. 17 Vacante del 1 de julio de 2015 al 8 de agosto de 2016 y del 16 de octubre al 31 de diciembre de 2016. 18 Vacante del 1 de julio de 2013 al 15 de mayo de 2015. 19 Vacante del 16 de diciembre de 2013 al 6 de enero de 2014.
MISIÓN Fiscalizar las transacciones de la propiedad y de los fondos públicos, con
independencia y objetividad, para determinar si se han realizado de acuerdo con la ley, y atender otros asuntos encomendados.
Promover el uso efectivo, económico, eficiente y ético de los recursos del Gobierno en beneficio de nuestro Pueblo.
PRINCIPIOS PARA LOGRAR UNA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE EXCELENCIA
La Oficina del Contralor, a través de los años, ha identificado principios que ayudan a mejorar la administración pública. Dichos principios se incluyen en la Carta Circular OC-08-32 del 27 de junio de 2008, disponible en nuestra página en Internet.
QUERELLAS Las querellas sobre el mal uso de la propiedad y de los fondos públicos
pueden presentarse, de manera confidencial, personalmente o por teléfono al 787-754-3030, extensiones 2801 o 2805, o al 1-877-771-3133 (sin cargo). También se pueden presentar mediante el correo electrónico [email protected] o mediante la página en Internet de la Oficina.
INFORMACIÓN SOBRE LOS INFORMES DE AUDITORÍA
En los informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las auditorías. En nuestra página en Internet se incluye información sobre el contenido de dichos hallazgos y el tipo de opinión del informe.
La manera más rápida y sencilla de obtener copias libres de costo de los informes es mediante la página en Internet de la Oficina.
También se pueden emitir copias de los mismos, previo el pago de sellos de rentas internas, requeridos por ley. Las personas interesadas pueden comunicarse con el Administrador de Documentos al 787-754-3030, extensión 3400.
INFORMACIÓN DE CONTACTO
Dirección física:
105 Avenida Ponce de León
Hato Rey, Puerto Rico
Teléfono: (787) 754-3030
Fax: (787) 751-6768
Dirección postal:
PO Box 366069
San Juan, Puerto Rico 00936-6069
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