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Implantadores y Evaluadores del Gobierno de las Tecnologías de la Información en las Universidades, Baeza 2013 S14: Cartera de Proyectos TI FRANCISCO J. SAMPALO LAINZ Universidad Politécnica de Cartagena [email protected] 1

S14: Cartera de Proyectos TI - Crue-TICtic.crue.org/.../uploads/2016/07/S14-Cartera-de-Proyectos-TI.pdf · Alinear la estrategia de TI con la estrategia global de la organización

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S14: Cartera de Proyectos TI

FRANCISCO J. SAMPALO LAINZ

Universidad Politécnica de Cartagena

[email protected]

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Reseña curricular del autor:

• Licenciado en Informática por la Universidad Politécnica de Madrid

• Jefe de la Unidad de Informática de la UPCT

• Miembro de los Grupos de Análisis, Planificación y Gobierno TI y de

Administración Electrónica de la Sectorial CRUE-TIC

• Secretario del Comité de Gobierno TI de la UPCT, participando en el

Proyecto de Arranque de Gobierno de las TI en 2011.

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Índice

1. Introducción general.

2. Proceso de desarrollo de una Cartera de Proyectos TI

3. Resumen y conclusiones

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Introducción general y referencias

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¿Qué es una Cartera de Proyectos de TI?

Colección de proyectos/programas y otro tipo deiniciativas que se encuentran agrupadas con el

objetivo de facilitar su gestión efectiva de cara a conseguir las metas estratégicas de la organización

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Objetivos de la Gestión de la Cartera de TI

1. Alinear la estrategia de TI con la estrategia global de laorganización.

2. Determinar cuales son los objetivos estratégicos másimportantes donde invertir.

3. Establecer la prioridad de los proyectos TI a llevar a cabo.

4. Determinar el valor que proporcionan las TI a laorganización.

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La Cartera de Proyectos y el Gobierno TI

Es la herramienta fundamental para la puesta en marcha de las acciones derivadas del Gobierno TI.

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Pasos para implantar una Cartera de Proyectos TI (modelo PMI)

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Pasos para implantar una Cartera de Proyectos TI (Berkeley)

•Para desarrollar nuestra implementación de la Cartera de Proyectos hemos tomado como referencia lo realizado por la Universidad de Berkeley:https://technology.berkeley.edu/planning/it-budget/fy-2011-12/

1. In the IT Funding Request process, requests are evaluated and prioritized by the Campus Technology Council (CTC) and the CIO. This allows for discussion about which investments can have the greatest impact on the campus as a whole. Over time, this process will provide a comprehensive view of campus IT needs and facilitate strategic IT investment and portfolio tracking.

2. Project sponsors discuss proposals with their respective Associate CIOs. They will be sharing this information with other Associate CIOs to identify possible opportunities for collaboration.

3. The CIO will discuss his funding priorities with the Chancellor, Vice Chancellor-Administration, and Associate Vice Chancellor-Budget and Resource Planning, based upon the recommendations made by the CTC. The Chancellor will determine the IT Bank and IT Loan Pool amounts for FY 2011–12.

Docs 8, 9 y 10

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3S14: Cartera de Proyectos TI 10

Roles•Promotor. Es la persona que propone el proyecto y defiende la necesidad

de su ejecución. Será necesariamente un Vicerrector, el Gerente o algún otro miembro del Equipo de Gobierno.

•Director de proyecto. Es la persona asignada por el Promotor del

proyecto para la dirección y ejecución posterior del mismo y tendrá la responsabilidad de conseguir los objetivos propuestos. Debe ser un responsable funcional.

•Apoyo técnico. En la Unidad de Informática se designarán una o varias

personas que podrán asesorar (en los aspectos técnicos) al Promotor y al Director del proyecto en la elaboración de la propuesta.

•Vicerrector TIC (CIO). Responsable de aclarar a los promotores

cualquier duda relacionada con la CP, recibirá todas las solicitudes, las evaluará y elevará una propuesta de priorización al Equipo de Gobierno.

•Equipo de Gobierno. Encargado de establecer la financiación y los

criterios para establecer la prioridad de los proyectos. Analizará las solicitudes, determinará su prioridad, confeccionará la cartera de proyectos final y la pondrá en conocimiento del resto de la comunidad universitaria.

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3S14: Cartera de Proyectos TI 11

Proceso de desarrollo de una Cartera de Proyectos TI

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3S14: Cartera de Proyectos TI 12

Configurar CPTIU

Publicar apertura convocat.

CPTIU

Redacción propuestas

de PTI

Revisión propuestas

de PTI

Cierre convocat.

CPTIU

EquipoGobierno Rector

Patrocinadores/ Jefes de proyecto

1 2 3 4 5

€ RR-HH.

Criterios

Plantilla

€ Fechas

Carta

Fechas

Enlaces

NO completa

completa

Oficina del CIO

Plantilla del nuevo PTI

rellena

Plantilla del nuevo PTI revisada

2 meses 1 mes

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3S14: Cartera de Proyectos TI 13

1Evaluar y proponer prioridad

CPTIU

Revisar prioridad

y financiarCPTIU

Publicar resolución

financiación CPTIU

Seguimiento de CPTIU

Publicar éxito de la

CPTIU

EquipoGobierno Rector

Oficina CIO Patrocinadores/

Jefes de proyecto

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Documentación de cada PTI

Hoja calculo con evaluación y

prioridad

Oficina del CIO

1 mes

Hoja calculo resumida con financiación

Lista de PTI con sus

objetivos

Lista de objetivos e

indicadores de éxito de cada

PTI

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3S14: Cartera de Proyectos TI 14

1. Configurar la Cartera de Proyectos de TI

1. ¿Con qué recursos contamos?• Económicos: Establecer de forma centralizada la cuantía que se va a

dedicar, diferenciando entre mantenimiento y nuevas inversiones TI.• Personal: Establecer la dedicación actual de los técnicos de TI,

distinguiendo entre mantenimientos y nuevos proyectos y determinar el potencial de horas que pueden dedicar a nuevos proyectos durante el próximo año .

2. ¿Cuáles son los criterios de evaluación?• Establecer y ponderar unos criterios de evaluación de los proyectos

que estén alineados con la estrategia institucional.3. ¿Cuáles son los contenidos de cada proyecto?

• Establecer una plantilla de referencia que contenga toda la información que se necesita para decidir acerca del proyecto; la plantilla debe de ser diseñada para que sus contenidos se aproximen más a las cuestiones de gobierno que a cuestiones técnicas.

• La rellenarán todos los solicitantes de nuevos proyectos TI

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3S14: Cartera de Proyectos TI 15

1. Configurar la Cartera de Proyectos de TI (Riesgos)

1. ¿Con qué recursos contamos?• Económicos: No conocer a priori el presupuesto del próximo año.• Personal:

• No existe información sobre los tiempos de dedicación del personal.

• ¿Dedicación de los usuarios?2. ¿Cuáles son los criterios de evaluación?

• ¿Están definidos estos criterios en general)?.3. ¿Cuáles son los contenidos de cada proyecto?

• La plantilla puede resultar excesivamente larga para los solicitantes. • Se confunden cuestiones técnicas con cuestiones de gobierno.• ¿Están realmente acostumbrados a esta metodología de trabajo?:

estimación de costes, dedicación del personal, análisis de riesgos…

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2. Publicar la convocatoria de la CPTI

1. El Rector enviará a los responsables funcionales (vicerrectores y responsables funcionales) una carta indicando la apertura del proceso de solicitud.

2. En esta carta se informa de los plazos y demás condiciones.

3. Se facilitará un enlace a los formularios e instrucciones de ayuda.

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3. Redacción de las propuestas de proyectos.

1. Los responsables funcionales y/o promotores deberán rellenar los formularios con sus propuestas, según el modelo establecido.

2. Existirá una “oficina técnica” de apoyo al proceso que asesore y ayude a los solicitantes en el proceso de elaborar su solicitud.

• Riesgos:• Si se trata de un proyecto TI, ¿por qué tengo que rellenar yo toda

esta información?• Muchos apartados sin rellenar (no se considera información

relevante o simplemente no se ha seguido nunca esta metodología de trabajo).

• ¿Cuál es o debe ser la implicación de mi personal en el desarrollo de este proyecto?

• ¿Qué periodo de tiempo es el óptimo?

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4. Revisión de las propuestas de proyectos.

1. Todos los Proyectos TI serán considerados2. La “Oficina técnica” del CIO debe revisar las propuestas presentadas por

los patrocinadores e intentar que los PTI sean suficientemente importantes desde el punto de vista estratégico, evitando que se presenten PTI pequeños, agrupándolos dentro de otro más amplio.

3. La revisión de la Oficina técnica del CIO tiene por objetivo que los patrocinadores no dejen de rellenar todos los apartados de la plantilla.

• Riesgos:• Apenas hay propuestas totalmente completas.• Proyectos pequeños y poco transversales.• El CIO debe ser estricto en el cumplimiento de las normas.

Docs 5 y 6

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5. Cierre de la convocatoria.

A partir de una fecha concreta ya no se permitirán nuevas propuestas de proyectos o modificaciones sobre lo ya solicitado.

Riesgos:• Pueden surgir obligaciones o necesidades que hay que

cubrir y que priorizar sobre lo ya solicitado.

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6. Evaluación y propuesta del CIO.

1. Los Proyectos TI se evalúan y priorizan en base a los criterios previamente publicados en la convocatoria.

2. La Oficina del CIO debe realizar una propuesta de evaluación y de priorización que posteriormente será revisada por el Equipo de Gobierno.

3. La revisión de la Oficina del CIO tiene por objetivo evitar gran cantidad de trabajo al EG aunque este se reserva la responsabilidad de reevaluarla

• Riesgos:• Se trata de una primera criba y el CIO debe ser consciente de que,

probablemente, haya proyectos que no entrarán en la Cartera.• Proceso complicado en el que se manejan muchas variables:

recursos económicos, RRHH y evaluación del proyecto, ¿cómo encajarlo todo?

• El CIO debe ser consciente de que se trata de una propuesta para su debate en el Equipo de Gobierno.

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7. Revisión del Equipo de Gobierno y Cartera definitiva.

1. Se convoca una reunión monográfica del EG para la resolución de la CPTI del próximo año.

2. El CIO presenta al EG la propuesta de priorización y evaluación de los proyectos, justificando la información aportada.

3. Se abre un proceso de debate para que los promotores que lo estimen oportuno, justifiquen y defiendan posibles cambios en la priorización y evaluación propuesta.

4. Se realizan los cambios oportunos en función del resultado de este debate y de lo que se acuerde conjuntamente por el EG, quedando configurada la Cartera de Proyectos definitiva.

• Riesgos:• Implicación de los promotores.• ¿Buscar acuerdos de compromiso, sin considerar las limitaciones en

recursos? • No pasa nada, pues finalmente podremos hacerlo todo…..

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8. Publicar resolución con la Cartera definitiva.

• El objetivo es conseguir la máxima transparencia del proceso.

• La comunicación de los proyectos seleccionados debe hacerla el Rector, o al menos el CIO, en términos de objetivos estratégicos.

• Por tanto, se publicarán los objetivos institucionales que se pretenden alcanzar con los proyectos financiados, así como una relación de los proyectos con una breve descripción de los mismos.

http://www.upct.es/victec/secciones.php?id_categoria=4

Riesgos:

• Puede considerarse que se trata de proyectos internos y no conviene publicarlos.

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9 y 10. Seguimiento de la Cartera de proyectos.

• La Oficina del CIO debe coordinarse con los patrocinadores de cada proyecto para realizar el seguimiento del mismo en base a una serie de indicadores estratégicos.

• El EG comprobará al final del periodo de ejecución si el proyecto ha tenido éxito en base a los indicadores propuestos inicialmente.

• El EG debe saber qué proyectos van retrasados o tienen problemas de presupuesto para poder decidir sobre su continuidad.

• El EG debe publicar el éxito de los proyectos sea cual sea el nivel de satisfacción alcanzado.

Riesgos:

• ¿Existe una “cultura corporativa” de seguimiento y medición del éxito de los proyectos?

• ¿Quién hace el seguimiento?

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Resumen y conclusiones

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Resumen de buenas prácticas relacionadas con la CP (1)

• El EG decide, y por tanto conoce, cuánto se gasta en TI (al menos centralizadas) y en qué (inversión o mantenimiento), alineando estos gastos con los objetivos estratégicos de la universidad.

• El EG incluye en presupuesto del próximo año las cuantías dedicadas a las TI y no las cambia durante todo el año.

• La gestión de los RRHH se racionaliza: se conoce el potencial de desarrollo y la carga de trabajo asignada al personal.

• El EG puede alinear los criterios de selección de los proyectos TI con la estrategia de la universidad y por tanto potenciar aquellos proyectos más estratégicos.

• El EG proporciona una manera objetiva y transparente de valorar y posteriormente priorizar los proyectos.

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Resumen de buenas prácticas relacionadas con la CP (2)

• El EG se asegura recibir toda la información necesaria para poder tomar buenas decisiones en relación a los proyectos TI (evita recibir demasiada información técnica o poca información estratégica).

• Al establecer una agenda con bastante antelación, el EG se asegura que se planifican los PTI con el tiempo suficiente como para ser incluidos en el presupuesto del próximo año.

• Se asegura que se presupuestan todas las inversiones y se evitan inversiones “espontáneas” durante el siguiente año.

• El EG asume responsabilidades y un papel activo: • En la propuesta de proyectos (Promotor) • En la toma de decisiones (elaboración de la Cartera definitiva)• En el seguimiento.• Es el propio Rector quien lidera el proceso.

• El EG sabrá al finalizar el año qué proyectos han tenido éxito (y han concluido a tiempo y dentro de presupuesto).

• Transparencia.

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Resumen riesgos/problemas en la puesta en marcha

• Cambio en la cultura organizativa.• Conseguir la implicación de los principales “actores”: promotores,

CIO, Rector.• ¿Cómo se hace finalmente la toma de decisiones?• Soluciones de compromiso.• ¿Qué se considera un proyecto TI?:

• Proyectos de desarrollo/programación.• Muy focalizados a problemas concretos (poco transversales).• Protagonismo del servicio de informática.

• Definición de los proyectos por parte de las áreas funcionales.• El seguimiento y la evaluación de los proyectos.

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Referencias y Enlaces de interés:

• Universidad de Berkeley:

https://technology.berkeley.edu/planning/it-budget/fy-2011-12/

• Universidad Politécnica de Cartagena:

http://www.upct.es/victec/secciones.php?id_categoria=4

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S14: Cartera de Proyectos TI

FRANCISCO J. SAMPALO LAINZ

¡ Gracias !

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