CONTROL INTERNO

INFORME DE AUDITORÍA INTERNA DE GESTIÓN

FECHA DE EMISIÓN DEL INFORME Día: 13 Mes: 08 Año: 2019

Reunión de Apertura Ejecución de la Auditoría Reunión de Cierre

Fecha:(D/M/A) 02/04/2019

Desde: 02/04/2019 11/07/2019Fecha:(D/M/A)

19/07/2019

D/M/A D/M/A

Proceso/Área: Gestión Jurídica Líder de Proceso/Área Jefe Oficina Asesora Jurídica - Sandra Lorena Gomez Osorio

Objetivos de la Auditoría:

Objetivo

Realizar la verificación a la gestión adelantada dentro del marco del proceso de Gestión Jurídica dentro del marco de las políticas operacionales y los procesos de 2º nivel, y conforme al marco legal, lineamientos internos y externos aplicables al Proceso.

Objetivos Específicos

- Verificar el cumplimiento a la política operacional de Gestión Jurídica, Protección de Datos, Derechos de Autor y los correspondientes procesos de 2º Nivel referentes a representación judicial y extrajudicial y asesoría jurídica.

- Verificar las actividades inherentes al proceso dentro del marco de defensa de los intereses de la Entidad en los procesos judiciales.

- Verificar la gestión adelantada de acuerdo a la normatividad aplicable a cada proceso. - Verificar la implementación de lineamientos de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. - Verificar el seguimiento a los riesgos de gestión del proceso y evaluación de los controles.- Verificar la trazabilidad y cumplimiento de los indicadores asociados al proceso, a través del Sistema

de Planeación y Gestión – Kawak.

Alcance de la Auditoría:

Información de las vigencias 2017, 2018 y 2019 del proceso Gestión de Jurídica, mediante toma de información de carácter selectiva de acuerdo a reunión primaria de la Oficina de Control Interno.

Criterios de la Auditoría:

- Política operacional de Gestión Jurídica, Protección de Datos, Derechos de Autor y los procesos de 2º Nivel de representación judicial y extrajudicial y asesoría jurídica.

- Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

- Ley 1564 de 2012 Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones.

- Decreto Ley 1069 de 2015, Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho - "Sistema de información litigiosa del Estado".

- Decreto 2052 de 2014, reglamenta implementación del sistema único de gestión e información de la actividad litigiosa del Estado, (eKOGUI)

- Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado eKOGUI- Lineamientos Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.- Indicadores de gestión del proceso de Gestión Jurídica.- Ley de Trasparencia 1712 de 2014. - Ley 594 de 2000 Gestión Documental (archivo de gestión y archivo técnico) y aplicación de la TRD.- Priorización de expedientes de procesos judiciales inherentes a demandas admitidas (vigencia

2017) en que actúe la Entidad, en calidad de demandante y demandada, jurisdicción ordinaria y administrativa, de acuerdo a reunión primaria de la Oficina de Control Interno.

RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

Hallazgo No. 1

Debilidades dentro del marco de la gestión, control y seguimiento respecto de la vigencia y/o duración del ejercicio de la representación judicial y extrajudicial de la Entidad, con ocasión a la asignación de apoderados y la correspondiente comunicación al Despacho Judicial, toda vez que en relación a los expedientes a continuación indicados, se observa falta de celeridad en el precitado trámite dentro del marco de garantía a una adecuada y oportuna defensa de los intereses de RTVC.

Expediente /proceso

Acción / medio de control

Terminación plazo de ejecución contrato apoderado

Radicación al despacho judicial renuncia poder

Radicación al despacho judicial nuevo poder

2017 0050 Nuevo Colon

Acción Popular 03/10/2017 31/10/2017

Acción Popular 31/01/2018 10/02/2018 07/03/2018

2016 - 00421Estación Tiribita

Reparación Directa

03/10/2017 21/11/2017 21/11/2017

Hallazgo No. 2

Debilidades dentro del marco del trámite de actualización de información en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, toda vez que no se observa el registro y cargue con la debida celeridad, de actuaciones derivadas de la actividad litigiosa de la Entidad, de conformidad con los lineamientos, protocolos e instructivos emitidos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del

Estado y Art. 2.2.3.4.1.7. Decreto 1069 de 2015; información requerida para el seguimiento de las actividades, procesos y procedimientos inherentes a la actividad judicial, con ocasión a los expedientes a continuación relacionados.

Expediente /proceso Actuación Fecha deactuación

Fecha deregistro

Fecha de cargue del documento

Actuación faltante

Acción Popular2017 0050 / Nuevo Colon

15001333301220170005000

Recurso de Apelación

2018-01-24 2019/04/15

Audiencia Pacto Cumplimiento

2017-09-26 2018-01-10 2018/01/10

Sentencia aprueba pacto de cumplimiento

2017-01-18 2018/01/25

Admisión recurso de apelación

2018-02-21 2019/04/15

Reparación Directa2016 - 004211001333603720160042100

Traslado copia demanda 2017-05-30

2017/09/04

Contestación 2017-07-13 2017-09-04 2019/04/15LaboralClaudia Esperanza Zuleta

11001310500520170056100

Contestación Demanda

2018-02-13 2018-05-04 2018/05/04

Acción Contractual RTVC Vs NYL Electrónica

25000233600020170024700

Demanda de reconvención

2018-08-08 2018-07-19 2019/04/15

Contestación demanda de reconvención

2018-05-28 2018-07-19 2018/07/19.

Auto admisión demanda reconvención

2017-12-182017-12-19 2018/07/19

Auto que resuelve recurso

2017-06-08 2017-07-18 2018/07/19

Audiencia inicial 2019-02-29 Acta Nulidad y Restablecimiento del Derecho

EBSA Vs RTVC25000234100020170103502. Ekogui25000233700020170103502. Rama J.

Contestación Demanda

2018-02-07 2018-07-19 2018/07/19

Audiencia inicial 2018-09-26 Acta

Acción de Cumplimiento25000234100020170130300

Fallo 1ª instancia

2017-09-22 2018-01-10 2018/01/10

Fallo 2ª instancia

2017-11-08 2018/01/10 2018/01/10

Acción PopularPersonería Chámeza

85001233300020170007500

Contestación demanda ANTV

2017-05-22 2017-08-01 2019/04/15

Alegatos de conclusión

2018-02-26 2018-03-08 2018/04/12

Fallo 1ª instancia

2018-04-06 2018-04-16 2019/04/16

Laboral 2017-0227

11001310503720170022700

Fallo 1ª instancia

2018-08-06 2018-08-14 2019/02/27

Nulidad y Restablecimiento del Derecho RTVC Vs ANTV25000234100020160170300

Contestación demanda

2017-10-17 2018-01-10 2018-01-10

Alegatos de conclusión RTVC

2018-07-09 2019-03-14 2019/03/14

Hallazgo No. 3

Debilidades dentro del trámite de organización documental en los expedientes de los procesos inherentes a la actividad litigiosa de la Entidad, de acuerdo a las normas adoptadas por la empresa en materia de gestión documental y lo establecido por el Archivo General de la Nación, toda vez que:

Expediente ObservaciónLaboralClaudia Esperanza Zuleta11001310500520170056100

Documento incorporado en 6 folios sin foliar, “Contestación frente a las declaraciones y condenas“, entre el folio 41 al 47.No se encuentran debidamente organizados los folios 68, 69, 82 y 83, toda vez que está invertida su orden en el expediente. Folio 35 repetido

Nulidad y Restablecimiento del Derecho RTVC Vs ANTV25000234100020160170300

No se encuentra incorporado los documentos de alegatos de conclusión de RTVC 19/07/2018, contestación demanda por parte de ANTV. eKOGUI.

Nulidad y Restablecimiento del DerechoEBSA Vs RTVCEk 25000234100020170103502Rj 25000233700020170103502

No se encuentra incorporado los documentos de acta de audiencia inicial 2018-09-26, remisión a Consejo Estado recurso de apelación interpuesto por RTVC Oficio MTAS 18-863 FHIM-2017-1035. Consulta de Procesos RJ/CSJ.

Acción de Cumplimiento23-41-000-2017—01303-0025000234100020170130300

No se evidencia constancia notificación de Auto Admisorio

Hallazgo No. 4

Debilidades dentro del proceso de formulación y adopción de la Política de Prevención del Daño Antijurídico de la vigencia 2018, toda vez que con ocasión al trámite de envío por parte de la Oficina Asesora Jurídica de RTVC a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado para el correspondiente análisis, éste fue realizado de fecha 20/06/2018, inobservando el lineamiento indicado en el numeral 2.4 de la Circular Externa No. 6 de 06/07/16 de la ANDJE, en cuanto señala; “2.4. Las entidades públicas del orden nacional entre los meses de noviembre y diciembre de cada año, deberán enviar a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado la política de prevención del daño antijurídico que se va a implementar el año siguiente.”

Hallazgo No. 5

Debilidades dentro del marco de ejecución de la Política Operacional de Protección de Datos, toda vez que

con ocasión a la información allegada no se evidencia la debida gestión que den cuenta de las actividades realizadas durante la vigencia 2018, en virtud a la precitada política y conforme lo establecido en el artículo 13 del decreto 1377 de 2013 en cuanto indica que , “Los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas.”.

Hallazgo No. 6

Al revisar los riesgos de gestión y los controles definidos para la mitigación del riesgo, se observan debilidades en la identificación de los riesgos y diseño de los controles que hacen parte del mapa de riesgos de gestión del proceso, en razón a que su “tipología de riesgos” se encuentra sin identificar y con relación a las “variables” establecidas, presentan inconsistencias respecto a la periodicidad de ejecución del control, propósito, desviaciones y evidencia al ejecutar el control, aspectos necesarios dentro del marco de una adecuada evaluación a los controles.

Lo anterior de acuerdo a la Guía de Administración del Riesgo y Diseño de Controles en Entidades Públicas, Paso 2 Identificación de Riesgos numeral 2.2.2 tipología de riesgos, Paso 3 valoración de riesgos numeral 3.2.2 valoración de controles (Diseño).

Hallazgo No. 7

De acuerdo a los lineamientos y principios de transparencia y acceso a la información pública consagrados en la Ley de Trasparencia, 1712 de 2014, su Decreto Reglamentario 103 de 2015, y conforme el correspondiente anexo 1 en el que se determinan los estándares para publicación y divulgación de la información, se observa debilidades en el proceso de seguimiento y actualización con ocasión a la información objeto de publicación en el sitio web de la Entidad como sujeto obligado, respecto del enlace Transparencia y acceso a la información pública, y en relación a las siguientes categorías de información:

Categoría de información Observaciones 2.1. Publicación en datos abiertos: Enlaces rotos de los siguientes ítems:

- Cubrimiento Radiónica- Cubrimiento AM Radio Nacional de Colombia- Mapa georefenciado Cubrimiento Radio

Nacional de Colombia AM. Municipios.- Mapa georefenciado Cubrimiento TDT Fase I,

II y III Municipios- Mapa georefenciado Cubrimiento Radionica

FM Municipios- Mapa georefenciado Cubrimiento Radio

Nacional de Colombia AM. Municipios. 4.Normatividad

Decretos descargables no compilados de: Estructura, Salarios, Decretos que desarrollan leyes marco y Otros.

Decreto 815 de 2018 y Decreto 1083 de 2015, sus enlaces están rotos.

Documento escala salarial desactualizado última versión de 2016.

6.1. Políticas, lineamientos y manuales Circular 010/2013 (TARIFAS RADIO Y TV) Documento desactualizado

Circular 010 de 2017 ( Link ROTO)7. Informe sobre las demandas contra la Desactualizado, última versión primer trimestre de

entidad, incluyendo. 2016. 8. Control - 8.3. Publicación de procedimientos, lineamientos y políticas en materia de adquisición y compras.

Manual de Contratación 2017. (Actual febrero 2019)

RECOMENDACIONES DE LA AUDITORÍA

Recomendación No. 1

Establecer dentro de la caracterización del proceso de Gestión Jurídica, lineamientos o aspectos inherentes a las políticas operacionales de Protección de Datos y de Derechos de Autor, a efectos de que sea observado en el alcance, actividades del proceso y con ocasión al monitoreo y medición.

Recomendación No. 2

En la política actualizada a junio de 2019 en el numeral 1.6 Derechos y Titulares Roles y Responsables para RTVC, se determina como “Encargado de Tratamiento” a personas que lideran la recopilación y administración de éstos, considerándose necesario especificar los responsables principales de acuerdo a los procesos de la Entidad.

Recomendación No. 3

Fortalecer los mecanismos de orientación y generación de directrices necesarias a los colaboradores de RTVC de acuerdo a los roles y responsables, con ocasión al uso y cuidado de obras y material sonoro audiovisual conforme a los lineamientos de la Política operacional de Derechos de Autor.

CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA

Se observa implementación de mecanismos de seguimiento y control en relación a la actividad litigiosa de los procesos judiciales, derivada de la representación judicial y extrajudicial de la Entidad, de acuerdo las herramientas y formatos adoptados por la Entidad.

De acuerdo a los procesos revisados se evidencia atención a los términos y oportunidades procesales dentro del marco de la actividad litigiosa inherente de la representación judicial y extrajudicial de la Entidad.

De acuerdo a la gestión judicial y extrajudicial no se presentaron erogaciones por concepto de responsabilidad patrimonial a cargo de la Entidad derivados de conciliación o condena en la vigencia y alcance de la auditoría.

La adecuada administración del riesgo y evaluación periódica de sus controles, ha permitido al proceso su minimización y mitigación, logrando reducir la posible materialización de sus riesgos de gestión inherentes a las actividades permanentes del proceso; sin embargo, es importante realizar su identificación según la tipología y verificación de variables en el diseño de controles.

La medición oportuna de los indicadores en las diferentes etapas y momentos de su ejecución, permiten al proceso y a la Entidad la toma de decisiones con mayor certeza y confiabilidad. Por lo

anterior los indicadores del proceso presentan análisis, trazabilidad y cumplimiento a las metas establecidas, reflejando la eficacia y realidad del proceso, según lo reportado por el Sistema de Planeación y Gestión KAWAK – Gestión de Indicadores.

Nota: Todos los soportes que hacen parte del presente documento reposan en la unidad digital de Control Interno (U).

APROBACIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA

Nombre Completo Responsabilidad/Cargo Firma

Luis Francisco García Martínez Asesor Oficina de Control Interno ORIGINAL FIRMADO

Oscar Julián Ayala Sierra Profesional Esp. Control InternoAuditor Interno

ORIGINAL FIRMADO

Camilo Betancourt Pulido Profesional de Apoyo Control InternoAuditor Líder

ORIGINAL FIRMADO

Maribel Ardila Flórez Profesional de Apoyo Control Interno ORIGINAL FIRMADO

Sandra Milena Bonilla Rodríguez Profesional de Apoyo Control Interno ORIGINAL FIRMADO

Luz Stella Orozco Ardila Apoyo Administrativo Control Interno ORIGINAL FIRMADO