4.1.- SABER COMO REDISEÑAR

MEJORA DE LOS PROCESOS ORGANIZACIONALES

¿Qué es el Rediseño Organizacional?

EL rediseño debe ser parte de la visión, misión y objetivos estratégicos de la compañía

Debe permitir a la empresa seguir a las variaciones de mercado y posicionarse

mejor

El rediseño puede involucrar reestructura física, humana , procedimientos y otros

aspectos

El rediseño es un cambio que no puede ser único, “solo es cambio es permanente”

¿CUÁNDO REALIZAR UN REDISEÑO ORGANIZACIONAL?

• Posibles resoluciones de los problemas urgentes en una organización

• Posibles soluciones para los problemas importantes en una organización

ETAPAS EN EL REDISEÑO ORGANIZACIONAL

Fase 1:

o Crear el enfoque estratégico

Fase 2:

o Rediseño de la Organización

Fase 3:

o Implementación del Rediseño

Fase 4:

o Medición y monitoreo

o Visualizar el Futuro

o Crear conciencia de la necesidad del cambio

o Clarificar la Visión, Misión y valores

o Desarrollo de Factores Críticos, metas y objetivos

o Crear el Equipo Directivo

o Crear el Equipo de Rediseño

o Analizar la situación actual:

o Análisis Técnico

o Análisis Social

o Rediseñar la Organización

o Examinar y proponer cambios a los sistemas clave

o Acordar la línea base

o Acordar el plan de implementación

o Desarrollar calendario de implementación

o Comprometer logística de apoyo

o Proveer entrenamiento y orientación

o Alinear sistemas clave

o Reevaluar el rediseño y hacer cambios si es necesario

o Evaluar:

o Desarrollo del Equipo

o Resultados del desempeño

o Renovar:

o Concientización

o Compromiso

o Destrezas

o Reevaluar el rediseño y hacer cambios si es necesario

Es fundamental tener presente: 1.- La Misión de la organización como una visión compartida por

sus integrantes; 2.- Enunciados de los valores o filosofía empresarial que conducen la gestión

en búsqueda de la obtención de la Misión; 3.- Una concepción moderna de la organización que

reconozca las nuevas dimensiones del papel del administrador en este trabajo .

QUÉ SE ENTIENDE POR MEJORAMIENTO DE UN PROCESO

Mejoramiento de un proceso se define como el esfuerzo continuo para saber acerca del sistema

de causas en un proceso y para usar este conocimiento para cambiar el proceso para reducir la

variación y complejidad y para mejorar la satisfacción del cliente .

o Varios oficios se combinan en uno: Es decir, muchos oficios o tareas que antes eran

distintos se integran y comprimen en uno solo

o Los trabajadores toman decisiones: Ello implica comprimir verticalmente la

organización, de manera que los trabajadores ya no tengan que acudir al nivel

jerárquico superior y tomen sus propias decisiones.

o Los trabajos tienen múltiples versiones : En cambio, un proceso de múltiples versiones

es claro y sencillo porque cada versión sólo necesita aplicarse a los casos para los

cuales es apropiada

o Se reducen las verificaciones y los controles: Los procesos rediseñados hacen uso de

controles solamente hasta donde se justifican económicamente

Reconstrucción de los Procesos

REINGENIERÍA DE PROCESOS DE NEGOCIOS Y MEJORA DE PROCESOS

o En la actualidad, muchas compañías se están enfocando en construir nuevos sistemas

de información que mejoran sus procesos de negocios. Algunos de estos proyectos de

sistemas representan la reestructuración radical de procesos de negocios, mientras que

en otros el cambio es más gradual.

REINGENIERÍA DE PROCESOS DE NEGOCIOS

o Si las organizaciones replantean y rediseñan radicalmente sus procesos de negocios

antes de aplicar el poder de la computación, cuentan con la posibilidad de obtener

rendimientos bastantes significativos de sus inversiones en tecnología de la

información.

2.

o La conciliación se minimiza: Se disminuyen los puntos de contacto externo que tiene un

proceso, y con ello se reducen las posibilidades de que se reciba información

incompatible que requiere de conciliación.

o Un gerente de caso ofrece un solo punto de contacto

o Prevalecen operaciones híbridas centralizadas-descentralizadas

Reconstrucción de los Procesos

o Establecimiento de las Políticas y Marco Normativo de la

o Organización

o Dividir el Trabajo, agrupar las tareas y funciones en unidades

o organizacionales

o Diseño de los procesos, tareas, funciones y procedimientos de la

o Organización.

o Diseño de los diferentes cargos y especificación de los

o requerimientos

o Definición las dependencias jerárquicas de las diferentes

o unidades y estructuras de las relaciones funcionales y rediseño de las lineas de

comunicación

Etapas y Procesos del Rediseño Organizacional

Etapas y Procesos del Rediseño Organizacional Diseño de los diferentes cargos y

especificación de los requerimientos Definición las dependencias jerárquicas de las diferentes

unidades y estructuras de las relaciones funcionales y rediseño de las lineas de comunicación

Establecimiento de las Políticas y Marco Normativo de la Organización Diseño de los procesos,

tareas, funciones y procedimientos de la Organización. Dividir el Trabajo, agrupar las tareas y

funciones en unidades organizacionales

o Eficiente,

o Productiva,

o De breves tiempos de respuesta

o Organización aplanada, con tendencia a ser predominantemente horizontal.

o Adhocrática, es decir, los equipos de trabajo se adaptan a las exigencias prioritarias de

un determinado período o lo que es lo mismo, el personal trabaja de acuerdo a las

metas y funciones de la organización como un todo sin sectorización ni

departamentalización formal muy estricta.

TIPOS DE CAMBIOS QUE OCURREN AL REDISEÑAR LOS PROCESOS

o Los valores cambian: de proteccionistas a productivos: La reingeniería conlleva un

importante cambio en la cultura de la organización, exige que los empleados asuman el

compromiso de trabajar para sus clientes, no para sus jefes

o Los gerentes cambian: de supervisores a entrenadores: La reingeniería al transformar

los procesos, libera tiempos de los gerentes para que éstos ayuden a los empleados a

realizar un trabajo más valioso y más exigente.

o Estructuras organizacionales cambian: de jerarquía a planas: Las organizaciones más

planas acercan a los ejecutivos a los clientes y a las personas que realizan el trabajo

que agrega valor.

o Los ejecutivos cambian: de anotadores de tantos a líderes: Las organizaciones más

planas acercan a los ejecutivos a los clientes y a las personas que realizan el trabajo

que agrega valor

PROCESO DE IMPLEMENTACION DE LAS TI PARA EL REDISEÑO ORGANIZACIONAL

o Debemos identificar el área de la empresa

o Establecer claramente los objetivos

o Establecer el presupuesto disponible para el proyecto

o Seleccionar el mejor proveedor ¿ compra o desarrollo ?

o Sensibilizar al Personal

o Duración del proyecto

o Revisar el cumplimiento de los Objetivos planteados

VENTAJAS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA SI/TI EN EL REDISEÑO ORGANIZACIONAL

o Incrementar el servicio y la satisfacción del cliente (interno y/o externo)

o Simplificar procesos eliminando actividades sin valor agregado

o Reducir tiempos de respuesta en los procesos

o Reducir costos de operación

o Incrementar utilidades

o Involucrar a la gente en la resolución de problemas

o habilitar la mejora continua y modificaciones a los procesos

o Implantar una estructura organizacional eficiente

REDISEÑO Y MEJORA DE PROCESOS

Rediseñar un proceso es hacerlo más eficiente y eficaz. Es conseguir que rinda en un grado

superior al que tenía anteriormente, y ello gracias a una acción sistemática sobre el proceso

que hará posible que los cambios sean estables.

Se trata de conocer el proceso, sus causas asignables (imputables) de variación, de eliminar

actividades sin valor añadido y de aumentar la satisfacción del cliente. El rediseño de

procesos incluye una actividad de mejora permanente, ya que al rediseño en sí ha de seguir

la aplicación del ciclo PDCA de mejora continua.

Un primer paso, esencial para acometer la mejora de procesos, es contar con el liderazgo

de la alta dirección de la organización. Este liderazgo ha de ser asumido decididamente e ir

acompañado de un intenso compromiso, mientras que es comunicado explícitamente de

manera que se genere un estado de opinión y actitud favorables hacia las actividades de

mejora y sus resultados. Igualmente, los líderes deben asegurar que los equipos de mejora

tenga a su disposición todos los recursos necesarios y la capacitación precisa para

emprender y ultimar su misión.

La mejora de un proceso implica una serie de actividades ordenadas, que constituyen en sí

mismas un proceso, y cuyas fases principales están contenidas en la figura siguiente. En

ella se puede observar la presencia de un subproceso (A) que no es otro que el

correspondiente al de la mejora continua.

Links de internet:

http://www.acitsi.com/docs/rediseno.pdf

http://www.buenastareas.com/ensayos/Rediseno-Organizacional/356722.html